7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

1/19

1

BUKU MANUAL

PROGRAM APLIKASI MULTISHOP

MULTISHOP V.2 2012-2013, Nurullah Laboratory Rinda Cahyana

Pengembang : Rinda Cahyana

Telp. 081320063272

Email : rinda_cahyana@yahoo.com

DAFTAR ISI

Menjalankan MULTISHOP .................................................................................................................. 2

Menentukan Pengguna ...................................................................................................................... 3

Menentukan Toko dan Penggunanya ................................................................................................. 5

Mengubah Toko ................................................................................................................................. 7

Menyiapkan Data Transaksi Jenis Pelanggan ...................................................................................... 8

Menyiapkan Data Transaksi Pelanggan............................................................................................... 9

Menyiapkan Data Transaksi Barang ...................................................................................................10

Mengelola Data Transaksi .................................................................................................................13

Fitur Manager ...................................................................................................................................14

Banyak Pengguna ..............................................................................................................................15

Mengekspor Data .............................................................................................................................18

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

2/19

2

Menjalankan MULTISHOP

MULTISHOP dapat dijalankan dalam simpanan data internal (Harddisk) atau eksternal yang readable

(semisal Flash disk). Berikut ini adalah langkah dasar menjalankan MULTISHOP :

1. Pindahkan folder MULTISHOP ke lokasi simpanan komputer anda

2. Jalankan SISTRANS dengan mengklik dua kali file executable nya (Toko.exe)3. Setelah itu akan muncul antarmuka program sebagai berikut :

4. Ada tiga tombol border icon pada sudut kanan atas, yang berturut-turut dari kiri ke kananmeliputi tombol untuk memperkecil, untuk membuat tampil sepenuh layar, dan untuk keluar

dari SISTRANS.

5. Cara lain untuk keluar dari SISTRANS adalah dengan mengklik menu Mulai |Keluar.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

3/19

3

Menentukan Pengguna

Sebelum dapat digunakan untuk merekam transaksi, minimalnya satu toko harus didaftarkan ke

dalam basis data MULTISHOP, dan juga pengguna basis data toko tersebut dalam kapasitas sebagai

OPERATOR dan MANAGER. Berikut langkah memproteksi SISTRANS :

1. Tentukan file basis data yang akan digunakan. Default-nya, file basis data terdapat dalamdirektori Database dengan nama toko_db. Anda dapat merubah nama basis data tersebut.

2. Setelah basis datanya ditentukan, langkah berikutnya adalah masuk dengan hak aksesADMINISTRATOR. Default-nya kode penggunanya nol (0) enam kali dengan kata kunci

admin. Setelah itu klik tombol OK.

3. Apabila kode aksesnya benar, maka akan muncul dialog Pilih Toko. Karena pengguna000000 secara default tidak ditetapkan memiliki akses pada toko manapun, maka langsung

klik tombol Masuk.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

4/19

4

4. Untuk mengubah kode akses ADMINISTRATOR, pilih menu Mulai | Kendali | Pengguna .

5. Klik pada kolom manapun yang menunjuk kepada baris ADMIN sehingga kotak isian berisidata pengguna ADMIN. Klik tombol Ubah hingga tombol Tambah berubah menjadi Simpan.

Ubah kode akses sesuai dengan yang anda kehendaki. Setelah itu klik tombol Simpan. Jika

tidak ingin mengubah klik tombol Batal.

6. Tambahkan dua pengguna baru dengan mengklik tombol Tambah sehingga namanyaberubah menjadi Selesai. Pastikan kode penggunanya unik antara satu pengguna dengan

pengguna lainnya. Tentukan kelompoknya, di mana pengguna yang pertama sebagai

OPERATOR dan yang kedua sebagai MANAGER. Kode pengguna hanya angka saja. Setelah

kotak isian diisi semua, sudahi dengan meng-klik tombol Selesai. Jika tidak ingin mengubah

klik tombol Batal.

Hak Akses Kelompok Pengguna adalah sebagai berikut :

1. ADMINISTRATOR, bertugas mempersiapkan MULTISHOP seperti memasukan data toko,pengguna, jenis pelanggan, pelanggan, barang, dan pengiriman barang

2. MANAGER, dapat mengakses data transaksi seperti stok barang, rekaman transaksi tokonya,alur kas, penjualan barang

3. OPERATOR, bertugas mengisi data transaksi

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

5/19

5

Menentukan Toko dan Penggunanya

Untuk mendaftarkan toko ke dalam MULTISHOP anda harus memiliki file lisensi dari penjual. Setelah

memiliki file lisensi ini, langkah untuk mendaftarkan toko anda adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Mulai | Kendali | Toko sehingga muncul dialog Data Toko.

2. Klik tombol Tambah, lalu klik tombol Ambil sehingga muncul dialog File Lisensi. Pilih filelisensi yang diberikan oleh penjual, kemudian klik tombol Open.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

6/19

6

3. Setelah itu isi kode toko dengan memastikan beda dari toko lainnya. Kode toko dapat terdiridari angka, huruf kapital, dan tanda minus (-).Isi seluruh kota isian yang diperlukan. Apabila

akan dilakukan penonaktifan pelanggan dalam rentang waktu tertentu, klik Penonaktifan

Otomatis dengan menentukan rentang bulan berlaku status aktifnya. Akhiri dengan menekan

tombol Selesai.

Penonaktifan Otomatis, bermakna pelanggan aktif akan berubah statusnya menjadi tidak aktif

apabila tidak melaksanakan transaksi lebih dari batas waktu yang ditentukan. Dalam kondisi tidak

aktif, pelanggan tidak dapat melaksanakan transaksi.

4. Anda dapat melihat tampilan fakturnya dengan memilih Nama Toko terlebih dahulu danmeng-klik tombol Tampilan Faktur, sehingga muncul dialog Konfirmasi. Pilih Yes jika ingin

menampilkan faktur sederhana dan No jika ingin Faktur lengkap.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

7/19

7

5. Masih dalam dialog Data Toko, klik tombol Pengguna. Klik pengguna dari daftar penggunakemudian klik tombol >> atau klik dua kali untuk menambahkannya sebagai Pengakses Data

Toko. Tambahkan pengguna kelompok OPERATOR dan MANAGER. Untuk mengeluarkan

pengguna, klik tombol

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

8/19

8

Menyiapkan Data Transaksi Jenis Pelanggan

Transaksi tidak dapat berjalan tanpa Data Transaksi berupa Jenis Pelanggan, Pelanggan, Barang, dan

Perusahaan. Berikut adalah langkah untuk menyiapkan atau memperbaharui Data Transaksi :

1. Pilih menu Mulai | Data Transaksi | Jenis Pelanggan, sehingga muncul Jendela JenisPelanggan.

2. Jenis Pelanggan seperti Agen, Distributor, End-User, dan seterusnya dapat ditambahkanberikut persentase untuk setiap jenis Pelanggan tersebut. Persentase merupakan penentu

harga jual Pelanggan dari harga jual setiap barang. Untuk menambah jenis Pelanggan, klik

tombol Tambah sehingga berubah menjadi tombol Selesai. Isi nama jenis Pelanggan dan

persentase nya, misalnya ANONIMOS dengan persentase 0, setelah itu klik tombol Selesai

sehingga nama tombolnya berubah menjadi Tambah kembali.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

9/19

9

3. Untuk mengubah, pilih jenis Pelanggan yang akan diubah, misalnya ANONIMOS, kemudianklik tombol Ubah sehingga berubah menjadi Batal, tulis nama baru yang tidak sama dengan

nama Jenis yang ada, misalnya ANONIM, setelah itu klik tombol Simpan.

4. Untuk menghapus, pilih jenis Pelanggan yang akan dihapus, misalnya ANONIM, kemudianklik tombol Hapus. Hati-hati terhadap penghapusan jenis Pelanggan, karena ia akan

menghapus data Pelanggan dengan jenis Pelanggan ini berikut data transaksinya dan

cashflow terkait.

Menyiapkan Data Transaksi Pelanggan

1. Jenis Pelanggan diperlukan untuk membuat data Pelanggan. Pilih menu Mulai | DataTransaksi | Pelanggan, sehingga muncul Jendela Pelanggan.

2. Untuk menambah Pelanggan, klik tombol Tambah sehingga berubah namanya menjadiSelesai, kemudian isi seluruh kotak isian yang ada. Untuk menuliskan nomor Pelanggan

secara cepat berdasarkan nomor terakhir, klik tombol >. Pastikan nomor Pelanggan belum

digunakan Pelanggan lainnya. Nomor Pelanggan dapat terdiri dari angka, huruf kapital, dan

tanda minus (-). Dan pastikan Aktifdiberi tanda centang agar transaksi dapat dilakukan atas

nama Pelanggan tersebut. Akhiri prosesnya dengan meng-klik tombol Selesai.

3. Untuk mengubah dan menghapus, caranya sama seperti data jenis Pelanggan, dimulai darimemilih nomor Pelanggan. Hati-hati saat menghapus data Pelanggan, karena akan

menyebabkan terhapusnya data transaksi dan cashflow terkait.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

10/19

10

Menyiapkan Data Transaksi Barang

Untuk melakukan transaksi, selain data Pelanggan juga diperlukan data barang dan satuan. Data ini

meliputi nama barang, jumlah stok barang, jumlah keluar, harga pokok untuk menghitung margin di

cashflow, dan harga jual. Berikut ini langkah menyiapkan Data Transaksi barang :

1. Pilih menu Mulai | Data Transaksi | Barang dan Satuan sehingga muncul dialog Barang danSatuan. Cara memanipulasi data barang sama dengan cara menambah data transaksilainnya.

Setelah semua barang dan satuannya dimasukan ke dalam basis data, admin dapat

menambahkan barang tersebut ke toko dan menetapkan harganya. Untuk menambah data

barang toko tertentu, anda harus menggunakan Pengguna yang diberi akses ke toko

tersebut. Memberi akses pelanggan kepada data toko dilakukan pada tahap sebelumnya saat

memasukan data toko. Untuk melihat pelanggan mana saja yang dapat mengakses data toko

klik menu Mulai | Kendali | Toko

2. Untuk mengganti pengguna pilih menu Mulai | Ganti Pengguna. Masukan Kode Akses adminyang diizinkan mengakses toko yang anda kehendaki, lalu pilih toko yang dikehendaki. Nama

toko yang muncul bergantung kepada hak akses admin tersebut. Setelah dipilih nama

tokonya, klik tombol Masuk.

3. Untuk menambah data barang, klik tombol Tambah pada tab STOK BARANG, kemudian isisemua kotak isian. Pastikan kode barang unik. Kode barang dapat terdiri dari angka, huruf

kapital, dan tanda minus (-). Setelah itu klik tombol Selesai.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

11/19

11

Nama barang yang muncul tergantung data barang yang dimasukan pada dialog Barang. Dialog ini

diakses melalui menu Mulai | Data Transaksi | Barang. Untuk pengisian di mana barang belum

diperjualbelikan, maka biarkan Jml Keluarnya nol (0).

Isian Barang mengandung kata berfungsi untuk membatasi tampilan barang

4. Cara mengubah dan menghapus data barang, sama dengan data sebelumnya, dimulaidengan memilih Nama Barang baik dengan mengklik barang di tabel atau memilih Nama

Barang. Lakukan penambahan jumlah stok melalui Tab ini setiap kali ada penambahan stok

barang. Jumlah stok harus menjadi jumlah stok semua ditambah jumlah stok tambahan.

Mencatat Data Transaksi

1. Untuk menambah data transaksi, pengguna harus dalam kedudukan sebagai OPERATOR. Pilihmenu Mulai | Ganti Pengguna, lakukan sama seperti langkah sebelumnya. Pastikan anda

menuliskan kode pengguna yang masuk dalam kelompok OPERATOR dan juga kode akses

yang ditentukan atasnya. Setelah itu pilih toko yang akan diakses basis datanya, lalu klik

tombol Masuk

2. Untuk melaksanakan transaksi klik Tab Transaksi Baru, kemudian isi nomor pelanggannya.Pastikan pelanggan sudah didaftarkan dalam proses sebelumnya. Pilih barang yang dibeli,

dan tentukan harga akhir serta jumlah barangnya. Akhiri dengan meng-klik tombol Tambah.

Untuk menambah barang lagi, klik nama barangnya kemudian klik tombol Tambah.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

12/19

12

Harga Akhir ini tidak dapat kurang dari Harga Pokok. Apabila penggunanya masuk ke dalam

kelompok yang mendapat persentase lebih dari 0, maka jumlah Harga Akhir tidak akan sama dengan

Harga Jual, melainkan sebesar harga persentase tersebut. Harga Jual adalah Harga Akhir dikali

Jumlah Barang. Walau demikian anda dapat merubah Harga Akhir selama tidak kurang dari Harga

Pokok.

3. Untuk mengubah atau menghapus barang yang diberli, awali dengan memilih barang daridaftar Barang yang dibeli.

4. Untuk mengakhiri transaksi, tentukan Jumlah Bayar sama dengan atau lebih dari TotalBelanja. lalu klik tombol Bayar sehingga muncul dialog pilihan cetak faktur.

Apabila harga akhir yang diberikan kurang dari harga pokok, maka akan muncul pesan seperti

ini :

Margin dari transaksi ini akan dituliskan sistem di dalam arus kas. Arus kas ini hanya dapat

diakses oleh Manager. Setelah transaksi ini, jumlah data keluar bertambah, seperti tampak

pada tab STOK BARANG

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

13/19

13

5. Apabila terjadi kesalahan transaksi, operator dapat menghapus data transaksinya melalui tabTRANSAKSI LAMA. Penghapusan hanya berlaku untuk satu hari dan pelanggan tertentu saja.

Untuk melihat data transaksi pelanggan, tuliskan kode pelanggannya lalu klik tombol Lihat.

Mengelola Data Transaksi

1. Data transaksi ini hanya dapat dikelola oleh pengguna kelompok MANAGER. Silahkan masukke dalam sistem dengan menggunakan akun pengguna tersebut, lalu klik tab TRANSAKSI

LAMA.2. Apabila ada transaksi yang mau dibatalkan, mulailah dengan menentukan nomor pelanggan.

Untuk memudahkan penelusuran data, beri tanda centang Tanggal Transaksi, lalu tentukan

rentang tanggalnya. Setelah itu klik tombol Lihat. Jikanomor pelanggan dikosongkan, maka

akan tampil seluruh data transaksi toko.

3. Klik ID transaksinya sesuai yang tertera dalam FAKTUR, kemudian klik tombol Hapus.Penghapusan data transaksi ini akan menyebabkan catatan margin nya di Arus Kas ikut

dihapus, dan barang dikembalikan ke STOK BARANG.4. Apabila ingin mencetak tabel transaksi tersebut, klik tombol Cetak.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

14/19

14

5. Apabila ada transaksi yang mengandung piutang, maka akan ditandai dengan warna merah.Pelunasannya bisa dilakukan melalui kotak pelunasan di bawahnya

Fitur Manager

Selain dapat mengakses data transaksi, manajer juga dapat mengakses Arus Kas, menambah Margin

dan Operasional ke dalam Arus Kas tersebut. Arus kas ini menampung seluruh margin yang diperoleh

dari toko yang menggunakan basis data siistem ini dalam proses transaksinya. Untuk mengembalikan

margin transaksi ke dalam jumlah yang terekam di dalam tabel transaksi, klik tombol Sinkronisasi.

Apabila Catatan Transaksi dari data transaksi ingin dikembalikan ke default, klik tombol Sinkronisasi.

Kalau data margin transaksi terhapus dari alur kas, klik tombol Sinkronisasi pada tab TRANSAKSILAMA.

Selain itu juga dapat dilihat informasi pembelian seperti jumlah barang yang keluar dan total belanja

pelanggan. Melalui fitur ini Manajer dapat mengetahui barang mana yang paling laku atau pelanggan

mana yang paling banyak membeli di toko tertentu atau semua toko.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

15/19

15

Banyak Pengguna

Untuk membuat program aplikasi ini dapat digunakan oleh banyak pengguna, maka harus dibangun

jaringan terlebih dahulu. Di dalam jaringan tersebut terdapat sejumlah komputer yangmengoperasikan program aplikasi. Basis data program aplikasi yakni (toko_db.mdb) disimpan di

server, sementara komputer Pelanggan hanya menyimpan file program aplikasinya saja (toko.exe).

Berikut ini langkah instalasi di sisi server dan Pelanggan :

1. Lihat berapa alamat ip yang diberikan oleh admin jaringan dengan menuliskan di dalamCommand Prompt ipconfig/all, lalu enter. Di sana tertulis IP Address. Jika belum memiliki IP

Address, minta admin jaringan untuk memasangnya di semua komputer sehingga saling

terhubung.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

16/19

16

2. Pada komputer server, buka folder basis data, letakan kursor mouse di atas folder tersebut,lalu klik kanan tombol mouse sehingga mucul menu mengambang. Kemudian pilih sharewithdan beri akses semua pengguna jaringan atau spesifik untuk dapat membaca dan menulis di

dalam folder tersebut.

3. Apabila berhasil, tulis dalam Windows Eksplorer di sisi komputer Pelanggan \\alamatserver sehingga muncul folder yang di share

4. Agar folder tersebut di komputer Pelanggan menjadi drive, letakan kursor mouse di atasfolder tersebut, lalu klik tombol kanan mouse sehingga muncul menu mengambang. Pilih

Map Network Drive

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

17/19

17

5. Tentukan label drive sesuai dengan keinginan anda, lalu klik Finish.

6. Saat dialog file basis data dalam program aplikasi terbuka, pilih basis data dalam drivetersebut.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

18/19

18

Mengekspor Data

Berikut ini adalah langkah untuk menambahkan atau menyesuaikan data barang suatu toko dengan

data toko lainnya.

1.

Masuk sebagai Admin2. Pilih menu Mulai | Kendali | Ekspor Data3. Tentukan basis data toko yang menjadi target ekspor

4. Klik Open sehingga muncul pertanyaan, Hanya menambah data yang tidak ada dan tidakmenyentuh data yang sudah ada?. Sesuaikan dengan kebutuhan anda.

7/30/2019 Manual MultiShop V.2.

19/19

19

5. Setelah itu muncul pertanyaan, Hanya data barang saja?. Jika iya, maka yang akanditambahkan atau diubah hanya data barang saja.