Sistema de Planillas Electrónicas de Riesgos del Trabajo

Manual de Usuario

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ÍNDICE

SISTEMA DE ENVÍO DE PLANILLAS POR INTERNET......................................... 3

1. Ingrese a la página del Instituto Nacional de Seguros: .................................... 3

2. Regístrese como Usuario del Servicio: ............................................................ 5

3. Genere su planilla de Riesgos del Trabajo en formato texto:........................... 7

4. Ingrese al Sistema de Envío de Planillas por Internet: ................................... 12

5. Envíe su Planilla de Riesgos del Trabajo: ...................................................... 13

SERVICIOS ADICIONALES.................................................................................. 16

6. Inclusión Provisional de Trabajadores:........................................................... 16 7. Envío de Avisos de accidente: …………………………………………………...18

8. Consulta de Planillas Enviadas por Internet:.................................................. 19

9. Consulta de Inclusiones Enviadas por Internet: ............................................. 19

10. Consulta de Avisos de Accidente Enviados por Internet: ............................... 19 11. Consulta de Póliza:……………………………:::………………………………….23

12. Cambio de clave: ........................................................................................... 23

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Sistema de Envío de Planillas por Internet El Instituto Nacional de Seguros (INS) ha implementado el Sistema de Envío de Planillas de Riesgos del Trabajo vía Internet. Toda empresa o patrono, que cuente con una o varias pólizas de Riesgos del Trabajo vigentes y tenga acceso a Internet, está en capacidad de utilizar el sistema. Este Manual le guiará paso a paso en el uso del Sistema de Planillas Electrónicas de Riesgos del Trabajo por Internet, así como otros servicios adicionales. El usuario tiene a disposición todos los elementos para optar por un sistema de planillas que cubra sus expectativas, solamente debe seguir los pasos que se indican a continuación:

1. Ingrese a la página del Instituto Nacional de Se guros: Ingrese a la dirección del Instituto Nacional de Seguros en Internet: http://www.ins-cr.com. En la página principal, en el menú color azul ubicado en la parte izquierda, haga clic en la opción Envío de Planillas RT.

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A continuación se le desplegarán dos opciones: Envío de planillas de Riesgos del Trabajo y Otros servicios de Riesgos del Trabajo.

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2. Regístrese como Usuario del Servicio: Antes de iniciar el uso del servicio, debe registrarse como usuario. Para ello debe ingresar a la opción Registro de Usuarios (menú al lado izquierdo), ubicada en “Otros Servicios de Riesgos del Trabajo”. En esta opción se le desplegará un formulario con el cual usted podrá registrarse como usuario por primera vez, seleccionando la opción Solicitar cuenta de usuario.

La pantalla muestra la Solicitud de inscripción . La información que se solicita deberá ser incorporada, ya que todos los campos son requeridos.

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Presione sobre el botón para completar el registro, una vez completados todos los datos del formulario. El formulario será remitido en forma inmediata a las oficinas del Instituto Nacional de Seguros. A cambio, usted recibirá una notificación indicando que la información ha sido recibida satisfactoriamente. En las siguientes 24 horas le será remitido por parte del INS, su código de usuario y palabra clave por el medio que usted haya indicado en la Solicitud de inscripción.

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3. Genere su planilla de Riesgos del Trabajo en for mato texto: El Archivo de Planilla, que cada patrono envía al Instituto Nacional de Seguros a través de este Sistema, deberá ser estrictamente de “tipo texto” (.txt), con un tamaño de campo definido. Para ello, le presentamos al usuario dos opciones:

a) Generar su propio archivo de planilla: Si cuenta con la ayuda de un técnico o profesional en informática, podrá confeccionar su propio archivo con las especificaciones técnicas requeridas. Consulte la sección Estructura del archivo en el Sitio Web del Envío de Planillas.

b) Generar su planilla con la aplicación del INS: El INS pone a su disposición una

aplicación en Excel y un manual de usuario que le ayudará paso a paso en la confección del archivo de texto de forma fácil y rápida, denominado PlaniRT v5 Aplicación.

Este archivo de Excel será su herramienta para generar el archivo de texto, con los datos de su planilla.

Para utilizar este archivo es estrictamente necesario habilitar las macros; a continuación se detalla como realizar esta tarea.

Microsoft Excel 2007: Como Habilitar Macros en Micr osoft Excel 2007 hojas de cálculos.

Para habilitar macros en Microsoft Excel 2007, siga los siguientes pasos:

1. Abrir Excel 2007 y presionar el Botón redondo con el logo de Office en la

esquina superior izquierda de la pantalla. En la parte de abajo de este menú, pulse el botón de Opciones de Excel .

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2. Presione el botón de Centro de confianza a la izquierda. Luego, en la parte inferior derecha, seleccione Ajustes de Centro de Confianza .

3. En la nueva ventana que aparece, escoja Ajustes de Macro de la barra del lado izquierdo y escoger Deshabilitar todas las macros con la notificación de la lista de las opciones que aparecen.

Esta opción guarda macros deshabilitadas, pero notifica a usuarios cuando las macros intentan cargarse, permitiendo a los usuarios decidir de una base de caso-por-caso, cual macros permitir. Presionar OK para salir de esta ventana.

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4. Para que los nuevos ajustes tengan efecto, será necesario cerrar el Excel y seguidamente volver a abrirlo. Un cuadro de diálogo de seguridad debería aparecer bajo las opciones de Office, cada vez que usted intenta abrir una hoja de cálculos que contiene macros.

5. Cuando la notificación aparece, presione el botón de Opciones . Escoja Permitir o habilitar este contenido de las opciones que aparecen para permitir que las macros se habiliten dentro de la hoja de cálculos Excel. Presionar OK para cerrar la ventana.

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Habilitar Macros en Excel con versiones inferiores al Office 2007

1. Abrir la aplicación, irse a la barra de herramientas, elegir la opción de Herramientas , luego la opción de Macro y seleccionar Seguridad .

2. Se le muestra la siguiente ventanilla, donde se indica el nivel de seguridad del archivo, se debe seleccionar el nivel Medio , presionar el botón de Aceptar , luego debe guardar el archivo sin cambiarle de nombre, posteriormente cerrarlo y volverlo a abrir.

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3. Cuando vuelve a abrir el archivo, se le mostrará un mensaje en donde debe seleccionar la opción de Habilitar macros y luego trabajar normalmente el archivo excel.

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4. Ingrese al Sistema de Envío de Planillas por In ternet: Una vez que usted ya se ha registrado como usuario y tiene generado el archivo de texto de la aplicación de Excel, podrá hacer uso del Sistema, para ello deberá ingresar nuevamente a la página principal del Sistema de Planillas, seleccionar la opción “Envío de planillas de Riesgos del Trabajo”.

Se desplegará una caja de diálogo, en la que se debe digitar el código de usuario y la clave que le fueron remitidas previamente.

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Recuerde que el código de Usuario debe ser digitado exactamente como le fue asignado, se diferencian las minúsculas de las mayúsculas.

5. Envíe su Planilla de Riesgos del Trabajo: Posterior a digitar el usuario y clave, se presentará la siguiente pantalla:

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Número de póliza: A parecen únicamente las pólizas vigentes asignadas al usuario. Se deberá seleccionar el número de póliza, en caso de que la empresa o patrono cuente con varias de ellas. Mes y Año: Le indicará el año y mes de planilla que deberá enviar Tipo de Planilla: Usted deberá seleccionar una de las tres opciones disponibles según corresponda:

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• Mensual : Para enviar la planilla completa, correspondiente a la primera planilla del mes correspondiente. • Adicional : Se utiliza para incluir dentro del mismo plazo establecido para la presentación uno o más empleados que por diversas razones, no se reportaron en la planilla mensual. También puede ser utilizada si el patrono desea remitir sus registros de planilla en forma separada. • No Actividad : Esta opción podrá ser utilizada para aquellos casos en que no hubo trabajos durante el mes.

El botón Examinar le permitirá buscar y seleccionar el archivo de planilla tipo texto que usted enviará a través de Internet.

Una vez seleccionado el archivo, presione el botón para completar el proceso de envío y verificación de la planilla. Pocos segundos después se desplegará en la pantalla un reporte señalando el resultado de la transferencia en detalle. Si el archivo enviado presenta algún tipo de inconsistencia, se desplegará la lista detallada de los errores encontrados para cada trabajador, usted deberá realizar la corrección de los mismos y repetir el proceso de Envío de Planillas por Internet . Si el archivo no presenta ninguna inconsistencia en los datos remitidos, su planilla será aceptada y se indicará en el reporte el total de trabajadores y salarios de la misma que será cargado a la póliza. El sistema genera una lista con todos los ajustes realizados a los salarios reportados que se encuentren por debajo del salario mínimo de ley vigente. El cálculo se realiza en relación con los días y horas laboradas y el salario devengado. Este reporte en pantalla es su acuse de recibido, d eberá imprimirlo y guardarlo cuidadosamente, pues comprueba que usted envió corr ectamente los datos al INS.

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Servicios Adicionales Adicionalmente, el Instituto Nacional de Seguros le ofrece los siguientes servicios, los cuales usted podrá accesar con el mismo usuario y clave asignado para enviar sus planillas:

a. Inclusión Provisional de Trabajadores b. Avisos de accidentes laborales c. Consulta de Planillas enviadas por Internet d. Consulta de Inclusiones Provisionales enviadas por Internet e. Consulta de Avisos de Accidente enviados por Internet f. Consulta de su póliza, estado, vigencia, otros g. Cambio de la clave de usuario.

6. Inclusión Provisional de Trabajadores: El Instituto Nacional de Seguros ha habilitado el servicio para remitir las Inclusiones Provisionales de Nuevos Trabajadores. Para hacer uso de dicho servicio será necesario tan solo seguir los siguientes pasos: Debe seleccionar la opción Inclusión Provisional de Trabajador, desde la opción Otros servicios, después de ingresar su código de usuario y contraseña. El Sistema le mostrará el siguiente formulario:

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1 Se debe digitar toda la información que se le solicita (deben llenarse todos los espacios, son obligatorios) 2 Una vez digitado, presione sobre el botón ENVIAR para concluir el proceso. Si no hay ningún error se despliega un acuse de recibo, como se observa:

Este reporte en pantalla es su acuse de recibido, deberá imprimirlo y guardarlo cuidadosamente, pues comprueba que usted envió correctamente los datos al INS.

7. Avisos de Accidente Laboral: Mediante esta nueva opción, usted podrá remitir al Instituto los avisos de accidentes laborales, de forma tal que el trabajador accidentado no debe trasladar el documento físico, pues la denuncia llegará de forma directa a nuestras oficinas. Solo debe elegir la opción de “Enviar un aviso de accidente” y completar la información que se le solicita, así como elegir el centro médico del Instituto más cercano.

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8. Consulta de Planillas Enviadas por Internet: Usted tendrá acceso a las planillas enviadas por Internet durante el año. Para ello debe seleccionar la opción VER HISTORIAL DE PLANILLAS ENVIADAS CON ANTERIORIDAD, desde la opción Otros servicios del Sistema de Envío de Planillas, después de ingresar su código de usuario y contraseña.

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El Sistema le mostrará las planillas enviadas, como se observa:

Podrá consultar el detalle de cada planilla haciendo un clic sobre el número de póliza, al lado izquierdo de cada planilla (detalle por Mes y Año).

9. Consulta de Inclusiones Provisionales Enviadas p or Internet: Con esta opción usted tiene acceso a consultar las inclusiones provisionales enviadas por Internet, durante el año.

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10. Consulta de Avisos de Accidente Laboral Enviado s por Internet: Mediante esta opción tendrá acceso a los avisos de accidentes enviados por Internet durante el año vigente.

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11. Consulta de Póliza de Riesgos del Trabajo: Con esta nueva opción puede revisar el estado de su póliza, la forma de pago y el monto asegurado.

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12. Cambio de clave: Si desea cambiar la palabra clave asignada, podrá modificarla en el momento que considere necesario. Seleccione la opción Cambio de clave, desde la página principal del Sistema de Envío de Planillas, después de identificarse con su código de usuario y contraseña.

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Gracias por utilizar los Servicios Electrónicos del Instituto Nacional de Seguros. Si usted desea más información puede dirig irse a

cualquiera de nuestras oficinas en todo el país.