Manual Primavera Project Planner p 6

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Planeando y Controlando con

Primavera Enterprise

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Curso Bsico P6

Montaje: Omar Lpez

Versin: 6 E Grabado en: Octubre 19 de 2007

Cdigo do Curso: PEB60VE3

Pgina 2 de 270 Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise 3 de 270

INDICE Curso Bsico P6 ......................................................................................... 1

LECCIN 1 - Introduccin a Primavera Enterprise P6 .............................. 9

1.1. Qu es Primavera Enterprise P6 ......................................... 9 1.2. Productos Primavera enterprise ....................................... 10

1.2.1. Primavera Project Manager ....................................................................... 10 1.2.2. Methodology Manager ............................................................................. 11 1.2.3. My Primavera ........................................................................................ 11

1.3. Iniciando P6 ..................................................................... 12 1.4. Pantalla de apertura ......................................................... 13

1.4.1. Abriendo Datos Globales ........................................................................ 14 1.4.2. Abriendo un proyecto existente ............................................................... 15

1.5. Visualizando Proyectos (Projects) .................................... 16 1.5.1. Barra de Directorios Comn a todas las pantallas ................................... 17 1.5.2. Barra de Herramientas del Directorio Projects ........................................ 17 1.5.3. Barra de Comandos del Directorio Projects ............................................ 18

1.6. Visualizando Actividades (Activities) ................................ 18 1.6.1. Barra de Herramientas del Directorio Actividades ...................................... 19 1.6.2. Barra de Comandos del Directorio Actividades .......................................... 20

LECCIN 2 - Tipos de Ayuda ................................................................. 21

2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help) .............. 21 2.2. Utilizando la Ayuda (Help) ............................................. 22 2.3. Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecucin ................... 23

LECCIN 3 - Estructurando Proyectos Corporativamente (OBS x EPS) .. 24

3.1. OBS - Caractersticas Principales ...................................... 24 3.1.1. Visualizando la OBS en forma de Organigrama ......................................... 26 3.1.2. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la OBS ..................................... 27

3.2. EPS Caratersticas Principales ........................................ 29 3.2.1. Visualizando una EPS ............................................................................. 30 3.2.2. Visualizando una EPS en Forma de Organigrama ....................................... 33 3.2.3. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la EPS .............................. 34

LECCIN 4 - Creando Proyectos ............................................................ 36

4.1. Visualizacin de Proyectos Caractersticas Principales ... 36

LECCIN 5 - Propiedades de las Guas de Proyecto ............................... 40

5.1. Gua General ..................................................................... 40 5.2. Gua Dates ........................................................................ 42 5.3. Gua Notebook .................................................................. 43 5.4. Gua Codes ....................................................................... 45 5.5. Gua Defaults .................................................................... 48


5.6. Gua Calculations .............................................................. 49 5.7. Gua Resources ................................................................. 50 5.8. Gua Settings .................................................................... 51 5.9. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos 53 5.10. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos 54

LECCIN 6 - Creando la Estructura Analtica del Proyecto ..................... 56

6.1. EAP Estructura Analtica del Proyecto (WBS Work Breakdown Structurre) ..................................................... 56

6.2. Visualizar el diagrama de WBS ......................................... 58

LECCIN 7 - Agregando Actividades ..................................................... 59

7.1. Qu es una Actividad ........................................................ 59 7.2. Tipos de Actividades ......................................................... 59

7.2.1. Tarea Dependiente (Task Dependent) ...................................................... 59 7.2.2. Dependencia de Recurso (Resource Dependent) ........................................ 60 7.2.3. Hitos de Inicio y Fin (Start e Finish Milestones) ......................................... 60 7.2.4. Sumario (Level Of Effort - LOE) .............................................................. 60 7.2.5. Resumen EAP (WBS Sumary) ................................................................. 60

7.3. Asistente de Creacin de Actividades ................................ 61 7.4. Agregando Actividades con el Asistente ............................ 61

LECCIN 8 - Definiendo Cdigos de Actividades .................................... 64

8.1. Cdigos de Actividades ..................................................... 64

LECCIN 9 - Creando y modificando Calendarios .................................. 66

9.1. Creando Calendarios ......................................................... 66 9.1.1. Adicionando un nuevo calendario ............................................................ 66

9.2. Modificando un Calendario Existente ................................ 69 9.3. Calendarios Globales ........................................................ 69

LECCIN 10 - Tipos de Duracin ............................................................. 72

10.1. Tipos de Duracin ............................................................. 72 10.1.1. Fixed Units/Time ................................................................................... 73 10.1.2. Fixed Duration and Units/Time ................................................................ 73 10.1.3. Fixed Units ........................................................................................... 73 10.1.4. Fixed Duration & Units ........................................................................... 74

LECCIN 11 - Restricciones .................................................................... 75

11.1. Deber terminar en (Must Finish by) ................................ 75 11.2. Iniciar antes de (Start On or Before): ............................... 76 11.3. Iniciar En (una fecha) o despus de (Start On or After): ... 76 11.4. Iniciar en la fecha (Start On): ........................................... 76 11.5. Inicio impuesto en (Mandatory Start): .............................. 77 11.6. Terminar En (una fecha) o antes de (Finish On or Before):77


11.7. Terminar En (una fecha) o despus de (Finish On or After):77 11.8. Terminar En (Finish On): .................................................. 77 11.9. Fin impuesto en (Mandatory Finish): ................................ 77 11.10. Lo ms tarde posible (As Late as Possible): ...................... 77

LECCIN 12 - Pasos (Steps) de Actividades ............................................ 78

12.1. Incluyendo Pasos para Actividades ................................... 79 12.2. Actualizando los Steps con factores porcentuales ............. 80 12.3. Crear Plantillas de Pasos (Steps) ...................................... 81

12.3.1. Insertando plantillas o modelos (Template) de Pasos ................................. 82

LECCIN 13 - Creando Relaciones .......................................................... 84

13.1. Tipos de Relaciones .......................................................... 84 13.1.1. Relacin Fin Inicio (FS) con lag -1 ........................................................ 85 13.1.2. Conexin Inicio Inicio (SS) con lag -1 ................................................... 85 13.1.3. Conexin Fin Fin (FF) con lag -1 ........................................................... 86 13.1.4. Conexin Inicio Fin (SF) con lag +1 ...................................................... 86

13.2. Estableciendo Conexiones Lgicas / Relacionamientos ..... 86 13.3. Creando Relaciones en Detalles de la Actividad ................ 87

13.3.1. Seleccionando Varias Relaciones y Conectando Actividades ........................ 88 13.4. Creando Relaciones en el DIAGRAMA DE ACTIVIDADES .... 90 13.5. Seguimiento de Relaciones Usando Diagrama de Actividades91

LECCIN 14 - Calculando la Programacin .............................................. 93

14.1. Clculo Progresivo ............................................................ 93 14.2. Clculo Retroactivo ........................................................... 94 14.3. Holgura Total ................................................................... 94 14.4. Holgura Libre ................................................................... 95 14.5. Relacionamientos Circulares Loops ................................. 96 14.6. Calculando un Proyecto con Primavera Enterprise P6 ...... 97

14.6.1. Calculando el Proyecto y Emitiendo el Informe Schedule Log .................... 98 14.7. Conexin Dirigente (Driving) y No Dirigente (No Driving) . 99 14.8. Secuencia Lgica (Trace Logic) ......................................... 99

LECCIN 15 - Recursos ......................................................................... 102

15.1. Recursos ........................................................................ 102 15.1.1. Activando el Asistente de Recursos ........................................................ 103 15.1.2. Creando recursos a travs del Asistente ................................................. 104 15.1.3. Creando Recursos sin el Wizard (Asistente) ............................................ 109 15.1.4. Creando un recurso material ................................................................ 111 15.1.5. Vista de Recursos ................................................................................ 112 15.1.6. Cdigo de Recursos ............................................................................. 113 15.1.7. Creando y Definiendo Cdigo de Recursos .............................................. 114 15.1.8. Asociando Cdigos de Recursos ............................................................ 114 15.1.9. Agrupando por Cdigo de Recurso ......................................................... 115

15.2. Funciones de Cargos (Roles) .......................................... 116

LECCIN 16 - Plan de Cuentas y Gastos ................................................ 119


16.1. Creando un Plan de Cuentas ........................................... 119 16.2. Gastos ............................................................................ 120 16.3. Asociando Gastos ........................................................... 120

LECCIN 17 - Creando un Plan Meta (Baseline) .................................... 122

17.1. Anlisis del Clculo para creacin de la Lnea de Base .... 122 17.2. Plan Meta - Baseline .................................................... 123

17.2.1. Creando una Baseline .......................................................................... 124

LECCIN 18 - Sumarizando Datos del Proyecto ..................................... 128

18.1. Sumarizacin Va Job Service ......................................... 129

LECCIN 19 - Organizar y Filtrar Actividades ........................................ 130

19.1. Abriendo un Layout Existente ......................................... 130 19.2. Entendiendo Los Elementos de un Layout ....................... 130 19.3. Modificando un Layout Seleccionando Columnas .......... 132 19.4. Salvando Layouts ........................................................... 133 19.5. Seleccionando Las Guas de Detalles de Actividades ....... 133 19.6. Agrupando Actividades ................................................... 134

19.6.1. Agrupando por WBS ............................................................................ 136 19.6.2. Agrupando por WBS - Resumen ............................................................ 137 19.6.3. Ordenando ......................................................................................... 137 19.6.4. Agrupando por la WBS y Agrupando por Inicio Temprano ......................... 138 19.6.5. Agrupar por Fecha ............................................................................... 138

19.7. Filtros ............................................................................. 140 19.7.1. Aplicando Los Filtros Estndar .............................................................. 140 19.7.2. Actividades Crticas ............................................................................. 141 19.7.3. Creando un Filtro ................................................................................ 141 19.7.4. Ccombinacin de Filtros ....................................................................... 143

LECCIN 20 - Preferencias de Usuario .................................................. 144

20.1. Gua Time Units .............................................................. 144 20.2. Gua Dates ...................................................................... 145 20.3. Gua Currency ................................................................. 146 20.4. Gua E-mail ..................................................................... 147 20.5. Gua Assistence .............................................................. 148 20.6. Gua Application ............................................................. 148 20.7. Gua Password ................................................................ 150 20.8. Gua Resource Analysis ................................................... 150 20.9. Gua Calculations ............................................................ 153 20.10. Gua Startup Filters ........................................................ 154

LECCIN 21 - Ejecucin y Control del Proyecto ..................................... 155

21.1. Proceso de Ejecucin ...................................................... 155 21.2. Qu es la Data Date? ...................................................... 156

21.2.1. La Data Date en la actualizacin ........................................................... 157


21.3. Proceso de actualizacin ................................................ 159 21.3.1. Tips para la actualizacin ..................................................................... 159 21.3.2. Utilizando el Progress Spotlight ............................................................. 160

21.4. Registrando lo Realizado ................................................ 161 21.4.1. Para Actividades Completadas .............................................................. 161 21.4.2. Para Actividades en Progreso ................................................................ 161 21.4.3. Actualice una Actividad Terminada en un Periodo .................................... 162 21.4.4. Actualice una Actividad Terminada en un Periodo .................................... 165 21.4.5. Actualice una Actividad en Progreso ...................................................... 167 21.4.6. Actualice una Actividad Utilizando la Remaining Duration ......................... 168 21.4.7. Actualice una Actividad Utilizando el Porcentaje de Progreso de la Duracin 169 21.4.8. Actualice una Actividad Utilizando la Fecha de Terminacin Esperada ......... 171

21.5. Calculando el Proyecto ................................................... 173 21.6. Anlisis del Impacto de las Actualizaciones y Reprogramaciones

...................................................................................... 174 21.6.1. Anlisis del Impacto en el Plazo del Proyecto .......................................... 176 21.6.2. Anlisis del Impacto en el Esfuerzo del Proyecto ..................................... 177 21.6.3. Anlisis del Impacto en los Recursos del Proyecto ................................... 179

LECCIN 22 - Trabajando con Tipos de Progreso % .............................. 183

22.1. Duration ......................................................................... 183 22.2. Units .............................................................................. 186 22.3. Physical .......................................................................... 187 22.4. % de Desempeo del Proyecto (Performance % Complete)189 22.5. Revisin de la Leccin .................................................... 190

LECCIN 23 - Imprimiendo Informaciones ........................................... 192

23.1. Proceso de Control ......................................................... 192 23.2. Imprimiendo Layouts y Configuracin de Pgina ............ 194

23.2.1. Gua Page .......................................................................................... 194 23.2.2. Gua Margins ...................................................................................... 196 23.2.3. Gua Header ....................................................................................... 196 23.2.4. Gua Footer ........................................................................................ 200 23.2.5. Gua Options ...................................................................................... 202

LECCIN 24 - Reportes ......................................................................... 205

24.1. Reportes Estndar .......................................................... 205 24.2. Asistente de Informes .................................................... 207 24.3. Run Batch - Ejecutar Lote ............................................... 207

LECCIN 25 - Publicacin en la Web ..................................................... 209

25.1. Proyecto en la Web ......................................................... 209 25.2. Configuracin del Personal Web Server .......................... 209 25.3. Configuracin del Site del Proyecto ................................ 210

LECCIN 26 - Importando y exportando informaciones ........................ 217

26.1. Proceso de Gerenciamiento de Proyectos. ....................... 217 26.2. Importando y Exportando informaciones ........................ 217


26.3. Transfiriendo Informaciones del Proyecto a otros usuarios217 26.4. Formato de Exportacin .................................................. 217

26.4.1. Formato de propiedad de Primavera (XER) ........................................... 218 26.4.2. Microsoft Project ( MPX, MPP si el MS Project estuviere instalado) ............. 218 26.4.3. Primavera Project Planner (P3 3.0) ........................................................ 218 26.4.4. Hojas de Clculo (Spreadsheet) ............................................................ 218 26.4.5. - Primavera Contractor 5.1 (XER) .......................................................... 218

26.5. Tipo de Exportacin ........................................................ 219 26.6. Proyecto(s) a exportar ................................................... 220 26.7. Nombre de Archivo ......................................................... 221 26.8. Wizard de importacin .................................................... 222

26.8.1. Formato de Importacin....................................................................... 222 26.9. Tipos de importacin ...................................................... 223 26.10. Nombre del Archivo ........................................................ 223 26.11. Opciones de importacin de proyectos ............................ 224 26.12. Opciones de cambios de proyectos ................................. 225 26.13. Modificando Configuraciones de Importacin.................. 226

LECCIN 27 - ADENDO 1 (Tipo de Duracin de Actividad): .................... 229


LECCI N 1 - I n t roduccin a Pr im avera Ent erpr ise P6

1.1. Qu es Primavera Enterprise P6

A partir de 1999, la empresa Primavera Systems Inc., lanza el sistema Primavera Enterprise (conocido tambin como P6). En esta versin de Sistema de Gerencia de proyectos, Primavera Systems Inc. pas a cubrir los conceptos de Software corporativo por proyectos.

Primavera Systems Inc. mantiene una estricta relacin con el Instituto de Gerencia de Proyectos (Project Management Institute PMI). Esa referencia es importante para destacar una de las principales caractersticas de los Sistemas Primavera: Su adherencia, en trminos de sistema computacional, las metodologas y el Estado de Arte en Gerencia de proyectos difundidos por PMI y explicadas en la Gua Project Management Body of Knowledge (Gua PMBOK 3 edicin). Primavera proporciona la gerencia de mltiples proyectos y mltiples usuarios para gerencia de proyectos corporativos, observando un nivel de detalle gerencial a un detalle operacional, con las atribuciones de cada miembro del equipo. Primavera es una solucin corporativa:

- Forma idntica de trabajo, tanto en mono proyectos, cuanto en multi-proyectos.

- Arquitectura cliente servidor. - Base de datos corporativa (Oracle, SQL Server y MSDE). - Presentacin visual (Interface) simple e intuitiva. - Varios asistentes de creacin (Wizard). - Gran capacidad de personalizacin, para cada tipo de organizacin. - Banco nico de recursos (corporativo). - Patronamiento o estandarizacin de sistemas. - Controles de acceso y niveles de acceso. - Visiones gerenciales consolidadas. - Fuerte adherencia a la metodologa para garantizar informaciones ms

precisas.

Acceso a la informacin va web, proporcionando un ambiente de colaboracin.


1.2. Productos Primavera enterprise

A continuacin, las herramientas que integran el portafolio de productos Primavera:

1.2.1. Primavera Project Manager Primavera Enterprise, tambin llamado P6, viabiliza:

Uso para planeamiento, acompaamiento y control.

Archivar y gerenciar proyectos de manera centralizada. Caractersticas generales:

Gerencia de proyectos nicos y mltiples.

Acceso multi-usuario con bloqueo individual de registros.

Banco de datos relacional Oracle.

Gerencia centralizada de recursos.


Mejor comunicacin entre el Gerente del proyecto con el equipo.

Acceso a tabla de actividades, grfico de Gantt, diagrama de red e histograma de recursos.

Creacin de dependencias, clculos y nivelaciones.

Anlisis de costos, programacin y valor ganado (earned value).

Control de ocurrencias (issues). Usuarios:

Gerentes de proyecto.

Equipo de planeamiento.

Escritorio de Gerencia de Proyectos EGP (Project Management Office PMO).

1.2.2. Methodology Manager

- Proceso integrado de mejora de plataforma de entrega, con mejores prcticas, lecciones aprendidas, patrones organizacionales en forma de templates/modelos de proyectos y estimados.

- Crear, capturar, organizar y mejorar componentes reutilizables para construir futuros planos de proyectos.

Caractersticas generales: Creacin de los modelos de proyectos, envolviendo: 1. Asociacin de documentos padrn. 2. Designacin de funciones para ejecucin de actividades. 3. Parametrizacin de la complejidad de proyectos. Usuarios: - Escritorio de Gerencia de Proyectos EGP (Project Management Office

PMO).

1.2.3. My Primavera

Caractersticas generales: 1. Visualizacin de los proyectos va web. 2. Visualizaciones personalizadas de controles (cartera de proyectos

programas y portafolio). 3. Navegacin dinmica por jerarqua. Usuarios: - Directores y coordinadores de reas.


- Gerentes de proyectos. - Escritorio de Gerencia de Proyectos EGP (Project Management Office

PMO).

1.3. Iniciando P6

Caja de conexin (Login)

1

- Para iniciar el P6 seleccione: Iniciar, Programas, Primavera Enterprise, Project Manager (o haga doble clic sobre el cono de P6).

- Entre con Login Name: admin y el password: admin. - Seleccione el banco de datos que contiene la informacin de su proyecto. - Haga clic en el botn OK.

1 Obs 1: Nombres de usuarios y seas son sensibles a la caja alta y baja Obs 2: El registro de usuarios y seas es definido dentro de P6


1.4. Pantalla de apertura

Crear Nuevo Proyecto (Create New) En este comando usted va directamente a un asistente de creacin. El nombre y el cdigo de identificacin son las informaciones mnimas necesarias para la creacin de un nuevo proyecto. Abrir un proyecto existente (Open Existing) Esta opcin abrir una lista de proyectos existentes, para que usted escoja. Abrir el ltimo Proyecto (Open Last) P6 guarda en la memoria el ltimo proyecto abierto Abrir Datos Globales (Open Global Data) Se abre slo EPS, proyectos, funciones, recursos, calendarios, etc. Escoja la opcin Open Global Data.


1.4.1. Abriendo Datos Globales

Elementos visuales de la pgina inicial:

Barra de fcil acceso

Barra de Ttulo

Barra de Men

Barra de Navegacin

Barra de Status

Men Datos de la Empresa

Men Datos del Proyecto

Barra de Directorio


1.4.2. Abriendo un proyecto existente

Slo Lectura (Read Only) - En este modo usted tiene acceso slo a la lectura, estando impedido de

hacer cualquier alteracin de datos. Modo compartido (Shared) - En esta opcin, usted puede alterar todos los datos de su proyecto, los que

sern compartidos con los dems usuarios de P6. Modo exclusivo (Exclusive) - En el modo exclusivo, slo usted tendr acceso total a su proyecto, los

dems usuarios tendrn acceso al modo Slo Lectura.


1.5. Visualizando Proyectos ( Projects)

Elementos visuales de la pantalla de proyectos:

Ventana Detalles de Proyectos

Barra de Opciones

Barra de rompimiento de pantalla Barra de

Comandos


1.5.1. Barra de Directorios Comn a todas las pantallas

Barra de Directorio (Presente en tosas las visualizaciones)

1.5.2. Barra de Herramientas del Directorio Projects

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Barra de herramientas del proyecto

1 Project table Tabla (Lista) de actividades 2 Gantt chart Grfico de Gantt 3 Chart view Visin grfica 4 Show/Hide Bottom Layout Mostrar/Ocultar Layout inferior

5 Bars Barras

6 Columns Columnas 7 Timescale Escala de tiempo 8 Filters Filtros 9 Group and Sort Agrupar y ordenar 10

Zoom in Aumentar 11

Zoom out Disminuir

12

Zoom to best fit Adecuar a la mejor visualizacin

DATOS DE LA EMPRESA

Projects Proyectos Resources Recursos Reports Reportes Tracking Gerenciador

DATOS DEL PROYECTO

WBS EAP Activities Actividades Assignments Atribucin de los recursos

WPs & Docs Documentos Expenses Gastos Thresholds Desencadenantes Issues Issues Risks - Riesgos


1.5.3. Barra de Comandos del Directorio Projects

Barra de comandos de visin Projects

Add Agregar Delete Excluir/Apagar

Cut Recortar Copy Copiar Paste Pegar

1.6. Visualizando Actividades (Activities)

Elementos visuales de la pantalla de actividades:

Ventana Detalles de Actividades

Barra de Opciones

Ventana Tabla de Actividades

Barra de rompimiento de

pantalla Barra de

Comandos


Para liberar espacio en la pantalla, deshabilite los textos sobre los conos de la barra de Directorios y barra de Navegacin. Seleccione View, Toolbars y deshabilite Navigation Bar Button Text y Directory Button Text.2

1.6.1. Barra de Herramientas del Directorio Actividades

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

Barra de Herramientas de Visualizacin Actividades

1 Activity Table Pantalla (Lista) de Actividades 2 Gantt Chart Grfico de Gantt 3 Relationship Lines Lneas de Relaciones 4 Activity Network Red de Actividades 5 Activity Details Detalle de las Actividades 6 Activity Usage Spreadsheet Planilla de Esfuerzo 7 Activity Usage Profile Grfico de Esfuerzo 8 Resource Usage Spreadsheet Planilla de Recursos 9 Resource Usage Profile Grfico de Recursos 10

Trace Logic Camino lgico 11

Show/Hide Bottom Layout Mostrar/Ocultar Layout inferior

12

Bars Barras

13

Columns Columnas 14

Timescale Escala de Tiempo 15

Filters Filtros

16

Group and Sort Agrupar y Ordenar 17

Schedule Calcular 18

Level Resources Nivelar Recursos

19

Progress Spotlight Farol de Progreso 20

Zoom in Aumentar

21

Zoom out Disminuir

2 Las Barras del Directorio, Navegacin y Comandos poseen recursos semejantes, por ello slo muestran el ttulo del icono (est siempre activa)


1.6.2. Barra de Comandos del Directorio Actividades

Barra de Comandos de visualizacin Actividades

Add Agregar Delete Excluir/Apagar Cut Recortar Copy Copiar Paste Pegar Assign Resources Asignar Recursos Assign Resources by Roles - Asignar Recursos por Funcin

Assign Roles Asignar Funcin Assign Activity Codes - Asignar Cdigos de Actividades Assign Predecessors Asignar Predecesoras Assign Successors Asignar Sucesoras Assign Steps Asignar Pasos


LECCI N 2 - Tipos de Ayuda

2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help)

El recurso de ayuda de Consejos es una ventana explicativa, que se abre cuando el Mouse se ha posicionado sobre una columna de Primavera. Funciona como un diccionario que explica el concepto del campo.

Para una mejor visualizacin, mantener activa slo la tabla de Actividades. En la barra de men, presione View, Show on Top, Activity Table y View, Show on Bottom, No Bottom Layout.

Para activar el recurso Hint Help, en la barra de men, presione View, Hint Help.

Para visualizar la pista superior, posicione el cursor sobre la columna Schedule % Complete.

Presione el smbolo bloquear, cuando la ventana explicativa est abierta para desactivar el recurso o seleccione nuevamente Hint Help en el men View.


2.2. Utilizando la Ayuda ( Help)

La Ayuda (Help) es el manual on-line de P6.

Para consultar el manual on-line, en la Barra de men presione Help, Contents.

Se abrir una ventana con los tpicos de ayuda de P6, que puede ser consultada de tres formas: por el Contenido, por el ndice o Localizar a partir de palabras claves digitadas por el usuario, similar a Ayuda de Windows.

Adems de los recursos mencionados, se puede obtener ayuda presionando la tecla F1 o a travs del botn Help que aparece en diversas cajas de dilogo.


2.3. Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecucin

El Asistente de Ejecucin gua sus pasos durante la creacin de nuevas actividades o nuevos recursos.

Para activar o desactivar el Asistente de Ejecucin, presione Edit, User Preferences y seleccione la carpeta Assistance.

En la seccin Wizard mantenga marcados los tems Use New Resource Wizard y Use New Activity Wizard.


LECCI N 3 - Est ruct urando Proyect os Corpora t ivam ent e ( OBS x EPS)

Esta leccin describe cmo definir una EOE Estructura Organizacional de Emprendimiento (OBS Organizacional Breakdown Structure) y una EAE Estructura Analtica de Emprendimiento (EPS Enterprise Project Structure). Al completar esta leccin, el alumno ser capaz de:

Definir una EOE (OBS)

Visualizar y modificar una EAE (EPS)

3.1. OBS - Caractersticas Principales

La Estructura Organizacional de Emprendimiento EOE (OBS Organizacional Breakdown Structure) es el arreglo jerrquico de la estructura gerencial de la empresa. Puede ser representada por los individuos o por las funciones que componen sus niveles gerenciales.

Cada nivel de OBS est asociado a uno o ms nodos de la EPS.

Cada nivel de la OBS est tambin asociado a uno o ms niveles de la EAP (WBS), siendo responsable por todo el trabajo incluido en el item de la WBS correspondiente.

Es por medio de la OBS que se realiza o controla el acceso a las informaciones del proyecto y/o WBS. Para que un usuario de P6 tenga acceso a un proyecto y/o WBS, debe tener permiso de acceso al nivel de la OBS al cual pertenece el proyecto y/o WBS.

Adems de los controles de acceso del usuario a los proyectos y/o WBS pertenecientes a un determinado nivel de la OBS, tambin es posible limitar el tipo de accin del usuario dentro del alcance de sus responsabilidades.

Permite una utilizacin en grandes proyectos, envolviendo a muchos gerentes de proyectos con diferentes reas de responsabilidades.

Puede ser creado y/o editado en cualquier momento.

EEjjeerrcccciioo 11:: CCrreeaannddoo uunnaa OOBBSS

Vamos a crear una OBS3 para una empresa ficticia Hidra Participaciones, que nos ayudar en lo aprendido de P6, durante lo transcurrido del curso:

- Seleccione el nivel existente en la OBS Hidra. - Haga clic en la palabra Hidra para entrar en el modo de edicin y altrelo

como: Hidra Participaciones. - En la barra de comandos, presione Add y digite el ID de la nueva OBS

Divisin: Inversiones Ivn Teixeira.

3 La OBS deber poseer como mnimo un nivel.


- Cuando la EOE no est en el nivel correcto, clique las flechas , , para mover la OBS hacia el nivel correcto.

- En la gua General es posible hacer una descripcin de ese nivel de la estructura.

- La gua Users lista los usuarios que tienen acceso a este nivel. No llenar. - La gua Responsability lista los proyectos y/o WBS que estn designados

para este nivel. Aumentar los dems niveles de la estructura Hidra, tal como se describe a continuacin:

Nivel Nombre de la OBS 1 Hidra Participaciones 1.1 Divisin: Inversiones Ivn Texeira 1.1.1 Gerente de Montajes Toms Moreira 1.1.1.1 Coord. Sist. Automatizados Anderson Meneses

1.1.1.2 Coord. Transportadores Margarita Fras 1.1.2 Gerente de Construcciones Linda Honorato 1.1.2.1 Coord. Construcciones Joel Nogueira 1.2 Divisin: Productos Manufacturados Tadeo Costa 1.2.1 Samuel Travesso 1.2.1.1 Jaime Camargo 1.2.1.2 Paulo Souza 1.2.2 Oscar Freire 1.3 Divisin: Energa 1.3.1 Director 1.3.1.1 Gerente de Sistemas de Tratamiento de Agua 1.3.1.1.1

Ingeniero Sanitario 1.3.1.2 Gerente de Telefona y Aire Acondicionado 1.3.1.2.1

Ingeniero de Utilidades 1.4 Divisin: Administrativa


Visualizando el resultado de la inclusin de la OBS

3.1.1. Visualizando la OBS en forma de Organigrama

Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama:

Presione la barra de opciones de la ventana de la OBS y seleccione la opcin Chart View.


Presione los botones (+) o (), para expandir o cerrar los diferentes niveles de la OBS.

De un doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. De un doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor.

Presione Close para cerrar la ventana.

Nota: Para alterar el nmero mximo de niveles de la OBS, en la barra de men seleccione Admin, Admin Preferentes, Data Limits (Default = 20 / mximo = 25). Mantener el valor 20.

3.1.2. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la OBS

Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de la OBS:


Modo: Chart View

Muestra / Oculta las carpetas de detalles

(General/Users/Resp)

Alterna visualizacin a modo tabla

Localiza un nivel de la OBS por la descripcin

Imprime la OBS

Permite que los niveles inferiores del OBS seleccionada sean alineados en forma horizontal o vertical

Permite que los niveles inferiores del OBS

seleccionados sean alineados a la izquierda, derecha o centro (solo para arreglos en forma

horizontal)

Permite configurar la caja del organigrama (Ancho,

alto y 4 campos disponibles) o padrn

Control de zoom (mas, menos, mejor posicionamiento)

Expandir o hacer un colapso en la red


Modo: Table View

3.2. EPS Caratersticas Principales

El objetivo de la EPS es permitir la gerencia de mltiples proyectos. Se caracteriza por ser una estructura jerrquica que relaciona los diversos proyectos en una posicin relativa de cada uno en la empresa. Al crear esta estructura analtica se determina el nivel de sumarizacin en el cual el proyecto est insertado. Beneficios:

La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, permitiendo as la suma de datos y su transporte y/o la visualizacin en niveles estructurales ms altos.

Cambiar la posicin relativa de los proyectos, por medio del movimiento de los nodos de la EPS a niveles ms bajos o ms altos, dependiendo del enfoque del anlisis y la jerarqua, facilitando el anlisis por los Gerentes.

Los recursos pertenecen a la EPS, ms son colocados dentro de los proyectos. De esta forma es posible obtener relaciones de todos los recursos colocados en un proyecto especfico o todos los proyectos en los que un determinado recurso est asignado. Permite tambin sumarizaciones para fines gerenciales.

Permite visualizacin padrn (nombre OBS) y columna Users

(usuarios)

Permite configurar la lnea del OBS (tipo de letra, color del fondo de la pantalla, altura de lnea y mostrar

conos)


3.2.1. Visualizando una EPS

Una EPS representa una estructura jerrquica de los proyectos y permite colocar subdivisiones de informaciones en la empresa. Visualizando una EPS:

En la barra de men, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.

Nota: Para alterar el nmero mximo de niveles de la EPS, en la barra de men seleccione Admin, Admin Preferences, Data Limits (Default = 20 / mximo = 50). Mantener el valor 20.

EEjjeerrcccciioo 22:: MMooddiiffiiccaannddoo uunnaa EEPPSS

Agregando nuevos niveles en una EPS. Vamos a crear una EPS para la empresa Hidra de nuestro programa:

Seleccione un nivel (nodo) existente en la (EPS) o Nota: El nodo Modelos ya existe en la (EPS), porque contiene

modelos de proyectos que sern utilizados ms adelante en el curso

En la barra de comandos, presione

Ingrese el ID de la nueva EPS

Ingrese el nombre de la nueva EPS


Clique en la flecha

y en seguida en la flecha

para mover la EPS Hidra hacia el tope de la estructura

Seleccione el Gerente Responsable (Responsible Manager) o Nota: Es necesario asignar siempre un responsable para cada nivel

de la EPS. Si no fuese seleccionado ninguno, el programa adoptar como estndar a quien est en la raz de la OBS.

Agregar los dems niveles de estructura de Hidra, conforme sigue:

Nivel EPS ID EPS Name Responsable Manager

1 Hidra Hidra Participaciones Hidra Participaciones 1.1 Inversiones Nuevos Emprendimientos &

Expansiones Hidra Participaciones

1.1.1 Montajes Lneas de Montaje Hidra Participaciones 1.1.2 Construcciones Construccin civil & Utilidades Hidra Participaciones 1.2 Produccin Divisin de Manufacturas Divisin: Productos

Manufacturados Tadeo Costa

1.2.1 Electrnicos Productos Electrnicos Samuel Travesso 1.2.2 Hidrulicos Sistemas Hidrulicos Oscar Freire 1.3 Energa Divisin de Gerencia de Energa Divisin: Energa 1.3.1 Ro Verde Termoelctrica de Ro Verde Director

2 Modelos Modelos de Proyectos Hidra Participaciones 2.1 Montaje Modelos de Construccin Civil &

Utilidades Hidra Participaciones

2.2 Construccin Modelos de Lneas de Montaje Hidra Participaciones


Visualizando el resultado de la inclusin de la EPS:

Notas: La EPS Modelos, presenta inicialmente una estructura, sta debe ser mantenida en la estructura final. El campo Responsible Manager debe ser alterado por la gua Details, no es posible alterarlo utilizando una tabla.


3.2.2. Visualizando una EPS en Forma de Organigrama

Para visualizar una EPS creada en forma de organigrama:

Presione la barra de opciones de la ventana de la EPS y seleccione la opcion Chart View.

Presione los botones (+) o (-) para expandir o contraer los diferentes niveles de la EPS.

Haga doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. Haga doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor.

Presione Close para cerrar la ventana.


3.2.3. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la EPS

Para visualizar el men, presione la barra de opciones de la ventana de la EPS:

Modo: Chart View

Details: Muestra/Oculta las carpetas de detalles (ID/Name/Responsible). Table View: Alterna la visualizacin al modo de tabla. Find Ctrl+F: Localiza un nivel de la EPS por la descripcin. Print Preview: Imprime la EPS.


Arrange Children: Permite que los niveles inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados de manera horizontal o vertical.

Align Children: Permite que los nodos inferiores de la EPS seleccionada sean ordenados hacia la izquierda, derecha o centro (slo para arreglos en forma horizontal).

Chart Box Template: Permite configurar la caja del nodo de la EPS (largo, alto y 213 campos disponibles) o de la OBS (Padrn).

Chart Font and Colors: Permite configurar la EPS (letra, color de fondo de la pantalla, color de la caja).

Control de zoom: ms, menos, mejor arreglo. Modo: Table View

Chart View: Alterna la visualizacin hacia el modo de organigrama. Columns: Permite visualizar la columna Nombre de la EPS y la columna

Responsible Manager. Table Font and Row: Permite configurar una lnea de la EPS (letra, color de

fondo de la pantalla, altura de la lnea y mostrar conos).


LECCI N 4 - Creando Proyect os

Esta leccin describe cmo crear y agregar proyectos en la estructura del emprendimiento y cmo establecer un presupuesto preliminar, programar e implementar cambios en el mismo y acompaar mensualmente gastos y variaciones en diversos niveles del emprendimiento. Al completar este curso el estudiante ser capaz de:

Crear proyectos

Copiar proyectos

Definir propiedades;

Agrupar y ordenar Proyectos.

Establecer presupuestos en el proyecto

Incluir cambios al presupuesto

Definir un flujo de caja mensual

Analizar el resumen del presupuesto

Definir fuentes de recursos financieros.

4.1. Visualizacin de Proyectos Caractersticas Principales

Proyecto es un grupo de Actividades e informaciones asociadas que constituyen un plan para crear un producto o servicio.

La Visualizacin de Proyectos es utilizada para crear, atribuir propiedades, borrar, organizar, generar sumarios y consultas, en un contexto de gerenciamiento de mltiples proyectos.

Cada proyecto es asociado a un nodo de la EAE (EPS)

Los proyectos son agrupados en los diversos nodos de la EAE (EPS) permitiendo anlisis de costos y recursos a nivel gerencial.

A cada proyecto es designado un Responsable a travs de la EOE (OBS) Son definidos en el nivel de proyecto: fechas de inicio y fin, presupuestos y valores estndares que sern utilizados por recursos, Actividades y clculos.

Permite abrir un nico proyecto o todos los proyectos pertenecientes a un nodo de la EAE (EPS) Nota: Puede tambin asociar algunas propiedades generales en la jerarqua de la EAE (EPS).


Para ir a Visualizacin de Proyectos:

En la barra de navegacin haga clic en el cono Home (en caso no est en la pantalla del Men Principal).

Clic en el botn Projects.

En la barra de opciones presione Display: All, Expand All;

En la parte inferior de la pantalla es mostrada la ventana Detalles del Proyecto. En la barra de Herramientas presione el cono Show/Hide Bottom Window para visualizar la EPS en pantalla completa.

Son mostrados todos los nodos de la EPS y los proyectos actualmente existentes.


EEjjeerrcccciioo 33:: CCrreeaannddoo uunn PPrrooyyeeccttoo NNuueevvoo

El P6 permite que se use un Asistente para la creacin de un nuevo proyecto. La empresa Hidra planea ampliar una fbrica de componentes automotores. Por lo tanto, vamos a crear el proyecto de Sistema Transportador, que es parte de la expansin de esta unidad.

En la barra de Men seleccione File, New.

Clic en el botn

para mostrar la estructura de la EPS.

Seleccione el nodo Montajes y haga clic en el cono Select para atribuir el proyecto a esta EPS. Presione Next.

Ingrese el ID del nuevo Proyecto Transp y el nombre Sistema Transportador. Presione Next.

Clic en el botn

y seleccione la fecha de inicio . Deje en blanco el campo Fecha Esperada de Fin. Presione Next.

Clic en el botn

para mostrar el organigrama de la OBS.

Seleccione el nivel Coord. Transportadores Margarita Fras y de clic en el cono Select para asignarlo como Gerente Responsable. Presione Next.

Presione Finish para concluir la creacin del nuevo proyecto.


EEjjeerrcccciioo 44:: CCrreeaannddoo uunn PPrrooyyeeccttoo aa PPaarrttiirr ddee UUnnoo EExxiisstteennttee

Podemos mantener una serie de proyectos guardados como modelos para que sean utilizados posteriormente. En el nodo Modelos de la EPS tenemos dos proyectos grabados que utilizaremos a seguir:

Seleccione el proyecto , y en la barra de comandos presione el cono Copy

Seleccione el nodo de la EPS y en la barra de comandos presione el icono Paste

Presione OK en las tres cajas de opciones que se seguirn

Altere el nombre del proyecto creando para ;

Seleccione ahora el proyecto y en la barra de comandos presione el icono Copy.

Seleccione el nodo de la EPS y en la barra de comandos presione el icono Paste.

Presione OK en las tres cajas de opciones que se seguirn

Altere el nombre del proyecto creado para .


LECCI N 5 - Propiedades de las Guas de Proyect o

Despus de la creacin de los proyectos es posible consultar y/o modificar los datos registrados y agregar nuevas informaciones. Estas informaciones quedan almacenadas en guas de la ventana Detalles de Proyecto (Project Details).

Abra el proyecto Transp.

Para visualizar la ventana Detalles de Proyectos, presione el icono Show/Hide Bottom Layout.

5.1. Gua General

Contiene informaciones generales del proyecto seleccionado.

En la barra de Herramientas, seleccione la carpeta General.

Status: Identifica si el proyecto est activo (active), inactivo (inactive), planeado (planned) o en anlisis (what if). Solamente los proyectos activos pueden ser ingresados por usuarios del Timesheet. El status tambin determina si un proyecto ser o no incluido durante una sumarizacin;


cualquier actividad perteneciente a un elemento de WBS y cuyo status sea diferente de lo planeado (planned) ser incluido durante la sumarizacin.

Mantener

Risk Level: Use el nivel de riesgo para graduar la importancia relativa de sus proyectos (Very High, High, Medium, Low, Very Low). Utilice para organizar, filtrar y preparar reportes.

Seleccione

Leveling Priority: El P6 usa este nmero para determinar cules proyectos tendrn los recursos nivelados. Por ejemplo: en la barra de men presione Tools, Level Resources; si fuese seleccionado un valor 5 para el item Consider Assignments in Other Projects With Priority Equal/Higher Than entonces todos los recursos con prioridad de 1 a 5 sern nivelados. Acepta valores de 1 a 100 siendo que 1 representa la prioridad mxima.

Seleccione o digite

Check-out status: Informa si un proyecto est siendo utilizado fuera del ambiente del P6. Permite el control sobre la ltima versin del proyecto, pues permite solamente la lectura de los proyectos con esta situacin.

Mantener .

Project Website URL: Es la direccin de la pgina de Internet montada para este proyecto, si aplica. En el caso que la direccin est completa presione Launch para acceder a ella a travs del P6.

No completar


5.2. Gua Dates

Contiene informaciones sobre las fechas principales del proyecto

Seleccione la gua Dates.

Planned start: fecha de inicio planeado para el proyecto. Es completada cuando se crea el Proyecto. Puede ser alterada.

Must Finish by: Fecha en que el proyecto debe ser terminado. No completar.

Data Date: Fecha de clculo en la red / planeamiento.

Finish: Fecha ms temprana de finalizacin del proyecto, calculada por el P6 despus del ltimo clculo.

Actual Start: Fecha de inicio real del proyecto. Slo existe si el proyecto ya fue iniciado.

Actual Finish: Fecha de fin real del proyecto. Slo existe si el proyecto ya fue concluido todas las Actividades tuvieron una fecha real de conclusin.

Anticipated Start: Fecha de inicio esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparacin de planeamiento (no es utilizado en el clculo de la red). Es sustituido por la fecha real de inicio, cuando esta ocurre.


No completar.

Anticipated Finish: Fecha de fin esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparacin de planeamiento (no es utilizado en el clculo de la red). Es substituido por la fecha real de fin, cuando esta acontese.

No completar.

5.3. Gua Notebook

Es utilizado para registrar los acontecimientos ocurridos durante el Proyecto. Los tipos de anotaciones son clasificadas en el men Admin, Admin Categories, en la opcin Notebook Topics. Pueden ser asociados a una EPS, Proyecto, WBS y/o Actividad.

Para definir nuevas categoras de Tpicos de Anotaciones:

En la barra de Men seleccione Admin, Admin Categories y seleccione la carpeta Notebook Topics.

En la ventana que se abre es posible ver diversos tpicos ya registrados. Se pueden alterar los tpicos existentes o aumentar nuevos.

Presione Add e ingrese Objetivos del Proyecto. En los campos que siguen deje marcada apenas la opcin referente al , lo que significa que solamente los proyectos utilizarn este tipo de tpico.

Presione Close

Aumentando una anotacin:

Seleccione la gua Notebook


Presione Add

Seleccione el tpico Objetivos del Proyecto y presione el icono Assign y en seguida Close para cerrar la ventana de tpicos

En la descripcin de anotacin (a la derecha de la pantalla) digite:

La descripcin de la anotacin permite que adems de textos, sean incluidas figuras as como hiperlinks. Nota: Las Guas Budget Log, Spending Plan, Budget Summary y Funding son utilizadas en conjunto para definir el Presupuesto de los Proyectos.


5.4. Gua Codes

El P6 permite el uso de cdigos para organizar los proyectos en la EPS dentro de grupos, de acuerdo con las categoras respectivas, tales como localizacin y fases.

Los cdigos de proyecto son muy tiles cuando proyectos con atributos similares son mantenidos en diferentes niveles de emprendimiento (EPS). Facilitan la gerencia de los proyectos, permitiendo agrupaciones, clasificaciones y utilizacin de filtros.

Los cdigos de proyecto son globales para todo el emprendimiento y pueden tener una estructura jerarquizada.

EEjjeerrcccciioo 55:: CCrreeaannddoo CCddiiggooss yy aattrriibbuuyynnddoollooss aa llooss PPrrooyyeeccttooss

Para definir nuevos Cdigos de Proyectos:

En la barra de Men seleccione Enterprise, Project Codes. En la ventana que se abre es posible ver diversos cdigos ya registrados. Se puede alterar los cdigos existentes o aumentar nuevos.

Presione la tecla Modify.

En la caja Project Codes Definitions que se abrir presione Add. En el nuevo campo ingrese Tipo de Industria.


De vuelta hacia la ventana Project Codes, presione Add para aumentar los valores que el cdigo podr asumir.

Digite los valores y su respectiva descripcin, conforme sigue a continuacin:

Code Value Code Description Energa Generacin de Energa Electro Electro - Electrnica Mec Mecnica Civil Construccin Civil

Ahora que ya definimos los cdigos necesarios, podemos atribuirlos a los respectivos proyectos:

En la barra de Directorio presione el icono Projects, (en caso no estn en esa visualizacin).

Presione la barra de opciones y seleccione Expand All.

En la barra de menu, presione View, Show on Bottom, Project Details.

Seleccione el Proyecto Auto.

Seleccione la gua Codes y presione el botn Assign.

En la ventana Project Codes que se abrir, seleccione los valores de cdigo vlidos para el proyecto Auto, dando un doble clic sobre los valores deseados, conforme figura a continuacin:


Ahora seleccione el proyecto y repita el mismo procedimiento asignando los valores a seguir:

Por ltimo seleccione el proyecto y atribuya los valores:

5.5. Gua Defaults

En esta gua podemos seleccionar valores definidos previamente que sern utilizados para todos los proyectos y para las nuevas Actividades que sean aumentadas.

Defaults for New Activities: Los campos indican cules sern los valores de los Tipos de Duracin, Tipo Porcentual de Progreso, Centro de Costo y el


Calendario que sern utilizados cuando sea insertada una nueva actividad al proyecto. Estos valores pre-definidos podrn ser alterados despus de la creacin de las actividades, en los detalles de la misma. Seleccionar:

Fixed Duration & Units,

Duration,

En Blanco,

Task Dependent y

Estndar 5 das por semana

El significado de cada campo ser detallado en la leccin sobre Actividades.

Auto-numbering Defaults: Establece el patrn de sufijo y prefijo del ID de la actividad, tambin el factor de incremento de los mismos.

5.6. Gua Calculations

En la gua Calculations, en el campo Price/Time for activities without resources ingrese el costo horario que ser utilizado para costear las actividades que no tienen recursos atribuidos.

Mantener el valor $0.00/h En caso desee que el progreso de las actividades sea basado en las etapas (Steps) de las Actividades, marque la caja Activity percent complete based on activity steps.

Dejar desmarcado


5.7. Gua Resources

En esta gua se especifica los criterios de clculo para Recursos y los datos a los cules los usuarios del mdulo Progress Report tendrn acceso. La carpeta contiene los siguientes elementos:

Resource Assignments:

Resources Can Be Assigned to the Same Activity More Than Once (Los Recursos pueden ser asignados a la misma actividad ms de una vez): Cuando es marcada esta opcin, permite que un recurso sea atribuido ms de una vez a una misma actividad.

Deje esta opcin desmarcada. Timesheets

Primary Resources can mark activities as completed (Los recursos bsicos pueden marcar actividades como completas: Permite que el recurso primario marque actividades como completas cuando ingresa el Timesheet.

Haga clic en la caja para marcar esta opcin. Resources can assign themselves to activities (Los recursos pueden

asignarse a s mismos a las actividades: Cuando sealizada permite que el recurso se coloque a s mismo para ejecutar actividades del proyecto a travs del Timesheet.

Haga clic en la caja para marcar esta opcin. Resources can Edit Activity Assignment Percent Complete (Recursos

pueden editar los porcentajes completos de la asignacin de actividades): Seleccione para indicar que los recursos debern informar las cantidades de


trabajo remanente como porcentajes completos de las actividades en el Timesheet.

Deje esta opcin desmarcada. Resources can Edit Activity Assignment Remaining Units (Recursos

pueden editar las unidades faltantes de la asignacin de actividades): Seleccione para indicar que los recursos debern informar la cantidad de trabajo remanente para completar las actividades en el Timesheet.

Clique en la caja para marcar esta opcin. Assignment Details

Specify the default Rate Type for new assignments (Definicin del tipo de tasa para nuevas asignaciones): Definicin de cul tasa de recurso ser utilizada para el clculo en las actividades.

Escoja el valor . Drive Activity dates by default (Fechas de actividad mandatorias por

defecto): Cuando est marcada esta opcin, define que la fecha del recurso es obligatoriamente igual a las fechas de actividades.

Deje marcado.

5.8. Gua Settings

En esta gua se determina las configuraciones generales aplicables al proyecto seleccionado, en la visualizacin Proyectos.

Certifique de que est seleccionado el proyecto en la visualizacin Projects y haga clic en la carpeta Settings.


En esta gua se define:

Summarized Data (Datos Sumarizados): En esta seccin se define los criterios de clculo que el P6 utilizar en las sumarizaciones de los datos, en el nivel del Proyecto y de los nodos de la EPS. La sumarizacin puede ocurrir automticamente en intervalos pre programados o cuando es ejecutada manualmente en cualquier momento.

Contain Summarized Data Only (Contiene solo datos sumarizados): Marque esta opcin si desea que el P6 mantenga apenas los datos sumarizados (sin actividades individuales). Esto permite que la compaa mantenga datos sumarizados para proyectos gerenciados externamente a travs del P6.

Last Summarized on (ltima sumarizacin): Campo no editable, que muestra cundo los datos fueron sumarizados por ltima vez.

Summarize to WBS Level (Sumarice al nivel WBS): Determina el nmero de niveles de la WBS que guardarn informaciones sumarizadas y que estarn disponibles para consulta, a travs del Portafolio Analyst.

Mantener el valor del padrn: 2

Project Settings (Configuraciones del proyecto): Define configuraciones generales aplicables al proyecto.

Character for Separating Code Fields for the WBS Tree (Caracteres de separacin entre sub-niveles de la WBS): Define el character de separacin entre los elementos de una WBS, para indicar niveles jerrquicos. Es posible digitar un nuevo carcter.

Fiscal Year begins on the 1st day of (Ao fiscal empieza el 1 de): El mes en que el ao fiscal del proyecto tiene inicio.

Baseline for earned Value Calculations (Plano Base para clculos de Valor Ganado): Seleccione cul ser el proyecto utilizado durante el clculo de Valor Ganado.

Mantener el valor del padrn: . Define Critical Activities (Define Actividades crticas): Determina cmo sern

clasificadas las actividades crticas.


Critical Activities Have Float Less Than or Equal To (Actividades crticas tienen holgura menor que o igual a): Define cul ser el valor de la Holgura Total Mxima de las actividades (es posible digitar un nuevo valor y una nueva unidad de tiempo), determinando cules sern las marcadas como crticas.

Longest Path (El camino ms largo): Determina que las actividades crticas del proyecto sean las actividades de camino mas largo en el proyecto.

5.9. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos

La visualizacin Projects permite que las informaciones contenidas en ella sean agrupadas y organizadas de diversas y diferentes formas. Para visualizar el men, presione la barra de opciones:


Modo Project Table

o Gantt Chart

Cuando es seleccionada la opcin Show on Top, Chart View, la EPS y los proyectos son mostrados en forma de organigrama. En este caso la barra de opciones es similar al men de la barra de opciones de la EPS (ver pag. xxxx).

5.10. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos

Vamos ahora a utilizar los comandos Filter by y Group and sort by para configurar las informaciones que deseamos ver en la pantalla.

(En caso los proyectos de Hidra no estn abiertos) Seleccione File, Open y seleccione el nodo .

Permite configurar las columnas mostradas en la Tabla de

Proyectos (Size/ Resp Mang / Customize)

Permite configurar tipo de letra, color de fondo, altura de lnea,

mostrar conos y color nveles de la EPS

Permite filtrar los proyectos que sern mostrados (Todos,

Solo abiertos, por status o Personalizado)

Posee diversas opciones de Agrupamiento (por EPS, por

Ger Proy, por Cdigo Proyecto o Personalizado)

Cuando la ventana Grfico Gantt est accionada, permite

configurar tipo y color de las barras y del texto

Permite escoger cules ventanas estarn activadas: Tabla Proyectos

y Grfico Gantt o Proyectos en forma de Organigrama

Permite mostrar o esconder la ventana de Detalles de Proyecto en la parte inferior de

la pantalla


Seleccione la barra de opciones Display: Projects, Filter by, Currently Open.

Seleccione Display: Currently Open, Group and sort by, (uno de los cdigos del proyecto que creamos)

Podemos configurar tambin las columnas mostradas, color de las barras, expandir o comprimir la escala de tiempo, etc.

Vamos a retornar el filtro para All purpose y la agrupacin para EPS


LECCI N 6 - Creando la Est ruct ura Anal t ica del Proyect o

Esta leccin describe como crear una EAP (WBS) en P6. Al final de esta leccin, el alumno sabr:

Definir una WBS

Crear una WBS

6.1. EAP Est ructura Analt ica del Proyecto (WBS Work Breakdown Structurre)

Una EAP Estructura Analtica de Proyecto (WBS Work Breakdown Structure) es el orden jerrquico de los productos y/o servicios o fases del proyecto, producidas durante la ejecucin del proyecto. Cada item de la EAP WBS pueden contener ms tems detallados, actividades o ambos.

La WBS puede ser adicionada al nivel del programa o proyecto despus de que ste ha sido creado. Cuando usted abre el programa, usted ver la Estructura de EAP de todos los proyectos de su programa.

En la creacin de un proyecto, el Gerente debe crear:

Desarrollar la EAP

Vincular los tems de la EAP WBS con los tems de EOP OBS.

Vincular los documentos de referencia dentro de cada tem de la EAP WBS

Definir los criterios de anlisis de performance

OBS: Por estndar, el P6 agrupa actividades, Seguimiento de costos y Monitoreo de la Programacin a travs de la EAP WBS.

EEjjeerrcccciioo 66:: CCrreeaannddoo tteemmss ddee llaa WWBBSS ddeennttrroo ddeell PPrrooyyeeccttoo

Una WBS es una estructura jerrquica que organiza las actividades dentro del proyecto. Vamos a crear la EAP del proyecto Transp

En la barra de men File presione Open y seleccione el proyecto

En la barra de directorio presione el cono:

El primer nivel de la WBS es el propio proyecto Transp

En la Barra de Comando, presione Add e ingrese los cdigos WBS y descripciones conforme a la tabla a seguir.


El responsable por los niveles de la WBS por default ser el responsable del proyecto Transp (mantener el default)

Ingresar los datos de la WBS segn la tabla siguiente:

Nivel

WBS Code

WBS Name

Tansp Sistema Transportador

1 Proj&Eng Proyecto e Ingeniera 2 Adquis Adquisiciones 2.1 Transp Transportadores 2.2 Entren Entrenamiento 3 Campo Servicios en Campo 3.1 Instal Instalacin 3.2 Test Pruebas de Campo

Visualizando el resultado de la inclusin de las WBS:

Las guas de la ventana de detalles de la WBS tienen funciones semejantes a las carpetas de la ventana Detalles de Proyectos.


6.2. Visualizar el diagrama de WBS

Seleccione el icono Chart View

para tener una visualizacin tipo organigrama.

Seleccione el tem de WBS .

Con el botn de la derecha del mouse dentro del layout del diagrama, seleccione Zoom To Best Fit

para tener una visualizacin mejor elaborada.

Presione (+) o (), para ver los diferentes niveles de la WBS.


LECCI N 7 - Agregando Act ividades

Esta leccin describe cmo agregar actividades a un proyecto y modificar atributos de una actividad. Tambin presentar atajos para facilitar la entrada de datos. Al final de esta leccin, el alumno sabr:

Definir una actividad

Definir los tipos de actividades

Incluir actividades

Modificar detalles de actividades

Atribuir cdigos de actividades a las actividades.

7.1. Qu es una Actividad

Las actividades son elementos fundamentales de trabajo de un proyecto. Son el nivel ms bajo de la Estructura Analtica del Proyecto EAP (WBS) y la menor subdivisin de trabajo que interesa directamente al gerente del proyecto.

1. Unidad de trabajo ms detallada, que es acompaada en un proyecto. 2. Contiene todos los detalles sobre el trabajo a ser ejecutado. 3. Tambin conocida como tarea o item.

Componentes de una actividad:

OBS/WBS Duraciones Calendario - Tipo Identificador ID Descripcin Predecesoras Sucesoras Costos Presupuestados

Recursos Presupuestados

Gastos Cdigos de Actividades Restricciones Fechas Tipo de duracin Tipo de Porcentaje Definidos por el usuario

Observaciones

7.2. Tipos de Actividades

El tipo de actividad debe ser siempre definido. Estos tipos controlan el clculo de la duracin de una actividad y/o fechas.

7.2.1. Tarea Dependiente (Task Dependent)

Tarea Dependiente indica que los recursos de una actividad son programados para trabajar en aquella actividad de acuerdo al calendario de


la actividad, al revs de seguir los calendarios de los recursos atribuidos a ella.

Tpicamente, usted usar Actividades tipo Tarea Dependiente cuando diversos recursos designados a una misma actividad precisan trabajar juntos.

7.2.2. Dependencia de Recurso (Resource Dependent)

Dependencia de Recurso indica que cada recurso de la actividad es programado siguiendo su calendario y no el de la actividad. Este tipo de actividad es ms usado cuando la duracin de la actividad depende de la disponibilidad de los recursos atribuidos.

Tpicamente, usted usar Actividades de tipo Dependencia de Recurso cuando los diversos recursos atribuidos a una actividad pueden trabajar de forma independiente.

7.2.3. Hitos de Inicio y Fin (Start e Finish Milestones)

Hito indica que la actividad marca el inicio y el fin de los estados principales de un proyecto. Una actividad Hito puede tener gastos, mas nunca costos basados en tiempo (por ejemplo, trabajo), o recursos atribuidos.

Una actividad Hito no tiene duracin.

Un Hito de Inicio no posee la fecha de fin y un Hito de Fin no posee la fecha de inicio.

7.2.4. Sumario (Level Of Effort - LOE)

Sumario indica que la duracin de la actividad depende de sus predecesoras y/o sucesoras. Actividades de este tipo no pueden tener restricciones.

Tpicamente, usted usar el tipo Sumario para Actividades que acontecern dependiendo de otras Actividades. Por ejemplo, trabajo administrativo, un guarda de seguridad o algn aspecto de gerenciamiento de proyecto. Es generalmente caracterizado por un ritmo uniforme de desempeo de trabajo durante un periodo de tiempo determinado por las actividades soportadas. PMBOK 3.a ed.

7.2.5. Resumen EAP (WBS Sumary)

Este tipo es usado para resumir un nivel de WBS.

Forma un tipo de actividad que comparte un nivel comn de WBS.


Las fechas calculadas en una actividad de WBS Sumary se basan en la fecha de inicio ms pronta de las actividades del grupo y en la fecha ms tarda de estas actividades.

No podrn ser atribuidas restricciones en un WBS Sumary

7.3. Asistente de Creacin de Actividades

Las actividades pueden ser incluidas en su cronograma de diversas formas. P6 posee un asistente de actividades que le permite a usted ejecutar este proceso paso a paso. Usted tambin tiene la opcin de desconectar el asistente y agregar actividades directamente en la tabla de actividades o en el diagrama de red.

7.4. Agregando Actividades con el Asistente

Para definir la unidad de tiempo a ser mostrada, seleccione Edit, User Preferences y en la carpeta Time Units altere el campo Durations Format/ Units como Days.

En el caso de que no sea informada, la duracin padrn para actividades de tipo Task Dependent es de cinco (5) das. Este padrn puede ser alterado seleccionando Admin, Admin Preferences, General.

Usted puede configurar auto-enumeracin para el cdigo de la actividad (Activity ID), escogiendo la visualizacin Project, carpeta Defaults, Auto-numbering Defaults.


1. En la barra de comandos, clique en Add. 2. Digite el Activity Id: CS300. 3. Digite el nombre de la actividad: Proyecto de Sistema y haga clic en Next. 4. Seleccione la WBS: Transp.Proy&Ing y haga clic en Next. 5. Escoja el tipo de actividad Task Dependent y haga clic en Next. 6. Seleccione Do Not Show this Wizard Again y haga clic en Finish.

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1. Seleccione un nivel de WBS. 2. En la Barra de Comandos, haga clic en Add. 3. Clique en la celda de Activity ID y digite el valor. 4. Clique en la celda de Activity Name y digite la descripcin. 5. D doble clic en la celda de Tipo de Actividad (Activity Type) y escoja su tipo

Task Dependent. Ese campo puede ser accesado en la gua General. 6. D doble clic en la celda de Duracin original (Original Duration) y digite la

duracin planeada. Ese campo puede ser accesado en la gua Status.

Ingrese los datos, conforme con la tabla a continuacin:

ID DESCRIPCIN TIPO DE ACTIVIDAD

DURACIN

(DAS)

SISTEMA TRANSPORTADOR

CS200

Inicio del Proyecto Start Milestone 0

CS800

Fin del Proyecto Finish Milestone 0

PROYECTO E INGENIERIA

CS300

Proyecto de Sistema Task Dependent 30

CS310

Revisin y Aprobacin del Proyecto Task Dependent 8


CS430

Preparacin de los Diseos del Transportador Task Dependent 10

CS440

Revisin y Aprobacin de los Diseos de Transportador

Task Dependent 7

ADQUISICIN

TRANSPORTADORES

CS400

Preparacin y Solicitud de Cotizacin para Transportadores

Task Dependent 12

CS410

Revisin de las Cotizaciones de Transportadores Task Dependent 2

CS420

Asignacin de Contrato

Task Dependent

1

CS450

Fabricacin y Entrega de los Transportadores Task Dependent 34

ENTRENAMIENTO

CS770

Manuales de Operacin Task Dependent 18

SERVICIO EN CAMPO

CS311

Inicio de Instalacin de Transportador Start Milestone 0

CS315

Preparacin de Terreno

Task Dependent

18

INSTALACIN

CS700

Instalacin de Transportador 211

Task Dependent

12

CS710

Instalacin de Transportador 212 Task Dependent 8

CS720

Instalacin de Transportador 213

Task Dependent

9

CS730

Instalacin de Transportador 214 Task Dependent 10

CS740

Tabulacin de Campo

Task Dependent

10

CS750

Cableamiento de Campo Task Dependent 10

CS760

Pintura de Campo Task Dependent 4

PRUEBAS DE CAMPO

CS305

Partida y Ajustes del Sistema Task Dependent 9

Visualizando el resultado de la inclusin de las actividades:


LECCI N 8 - Def iniendo Cdigos de Act ividades

Esta leccin describe los diferentes mtodos de codificacin en el P6. Al final de esta leccin el alumno sabr:

Describir los cdigos de actividad (Activity Codes).

Definir cdigos de actividad

Crear y editar cdigos de actividad

Crear calendarios.

8.1. Cdigos de Actividades

Los cdigos de actividad (Activity Codes) son formas de clasificar y categorizar las actividades, de acuerdo con las necesidades de su organizacin y de su proyecto. Cada actividad contiene uno o ms cdigos, organizados de forma jerrquica. Usted puede tener hasta 500 cdigos de actividades diferentes por proyecto y un nmero ilimitado de valores por cdigo de actividad.

Los cdigos de actividad pueden estar disponibles para todos los proyectos de su Banco de Datos o para un proyecto especfico.

La jerarqua entre los valores de los cdigos de actividad puede ser usada en las tablas de la pantalla, adems de ser utilizadas en los reportes.

Organiza los layouts

Selecciona y sumariza actividades

Crea reportesy grficos.

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Vamos a ver los cdigos ya completados previamente y entrar con un nuevo cdigo de actividades.

En la barra de men, seleccione Enterprise, Activity Codes.

Se abrir la pantalla de los Activity Codes. Presione el botn Modif.

Presione Add y digite .

Presione Close para volver a la pantalla de los Activity Codes.

Presione Add y digite los cdigos y la descripcin, conforme sigue:


Valor del

Cdigo

Descripcin

ASA Ambi Sistemas Ambientales HCL Hermanos Campos Ltda. SS Sudoeste Seguros CT Columbia Tecnologas S.A. CG Consultores Globales DL Desarrollo Local S.C. OC Otima Consultora MT Metromedia Telecom S.A. SA Santos Asociados GL Grandes Lagos Ltda.

Vea el resultado de la inclusin de los cdigos de actividades:

Nota: Usted puede definir el nmero mximo de cdigos de actividades, utilice los siguientes comandos Admin, Admin Preferences, Data Limits.

Para atribuir cdigos de actividades, primero usted debe crear los cdigos para despus atribuirlos.

1. En la visualizacin Activities, habilite los detalles de la actividad. 2. Seleccione una actividad. 3. Seleccione la carpeta Codes. 4. Haga clic en Assign. 5. Seleccione los cdigos para la actividad.


LECCI N 9 - Creando y m odif icando Calendar ios

Aprenda cmo utilizar calendarios en un proyecto.

Veremos cmo definir en los calendarios la carga horaria de trabajo diario, feriados, puentes, etc.

Definir los das y periodos de trabajo y feriados.

Describir los tipos de calendarios.

Crear un nuevo calendario.

9.1. Creando Calendarios

Los calendarios son vinculados a actividades y recursos para determinar para cundo se programar el trabajo.

Das y horas trabajadas. o Define cules das de la semana se trabajar o Define el nmero de horas trabajadas por da

Das y horas no trabajadas. o Se registra feriados, holguras, horarios de almuerzo y cena, etc

Excepciones. o Se registra como das/horas de trabajo, los das/horas originalmente

marcados como no trabajados. Primavera Enterprise permite tres tipos de calendario:

Calendario Global Global Calendar. Disponible para ser usado por todos los recursos y actividades de todos los proyectos del banco de datos.

Calendarios de Recursos Resource Calendar. Disponible para uso de los recursos.

Calendarios de Proyectos Project Calendar. Disponible para un portafolio o para un nico proyecto.

9.1.1. Adicionando un nuevo calendario

1. En el men Enterprise, seleccione la opcin Calendars. 2. Haga clic en Project para visualizar los calendarios del proyecto. Ahora clique

en Add para crear un nuevo calendario y seleccione el calendario en la ventana que surge, para ser la base del nuevo calendario.

3. Digite el nombre del nuevo calendario .


Definicin del nmero global de horas por da

Pueden ser informadas cules son las horas de los das de trabajo 1. Haga clic en Modify.

2. En el borde superior derecho de la pantalla, de clic en Total work hours/day. 3. De clic en el botn Workweek.


4. Entre con el nmero de horas de trabajo por cada da y haga clic en OK. Definicin detallada de nmero de horas por da

Tambin pueden ser informadas de forma detallada cules son las horas de los das de trabajo 1. En el borde superior izquierdo de la pantalla, de clic en Detailed work

hours/day. 2. Haga clic en el botn Workweek.


3. En Day of the week seleccione los das a ser trabajados y en la caja Work hours marque las horas de trabajo en esos das. Para marcar ms de un da, utilice el Ctrl de su teclado.

4. Haga clic en el botn Work para transformar esas horas en horas trabajadas. 5. Clic en OK.

9.2. Modificando un Calendario Existente

Vamos a modificar un calendario global existente: Padrn 5 das por semana.

Agregar los siguientes feriados fijos:

01 de Enero

01 de Mayo 12 de Octubre 24 de Diciembre

25 de Enero

09 de Julio 02 de Noviembre

25 de Diciembre

21 de Abril 07 de Setiembre

15 de Noviembre

31 de Diciembre

9.3. Calendarios Globales

Un Calendario Global puede ser utilizado por programas, proyectos, actividades y recursos. El calendario global ser el modelo para los nuevos calendarios.


1. Verifique los das de trabajo y de no trabajo. Gris claro Das de trabajo Gris oscuro Das de no trabajo Blanco Das de excepciones

2. Presione

para volver un mes 3. Presione

para avanzar un mes 4. Presione los botones de das de no trabajado (Nonwork) y trabajado

(Work) 5. Haga clic en Close.

Para cambiar la escala de tiempo del calendario de Mes/Da por Ao/Mes, basta darle clic a la celda donde est el nombre de Mes y Ao.


Para retornar a la escala de tiempo Mes/Da, basta hacer clic en la celda del mes deseado.


LECCI N 1 0 - Tipos de Duracin

Esta leccin refuerza conceptos como tipos de duracin y de cmo asociar restricciones (Constraints) en un proyecto. Al trmino de esta leccin, el alumno ser capaz de:

Diferenciar entre diferentes tipos y duraciones

Aplicar una lnea de fin para proyectos

Describir los tipos de restricciones existentes

Aplicar restricciones a actividades individuales

10.1. Tipos de Duracin

El tipo de duracin es un ajuste que permite controlar cmo son sincronizadas la duracin, las unidades de tiempo y las unidades de recurso/tiempo, con las actividades de modo que la siguiente ecuacin sea siempre verdadera:

Duracin x Recurso (Unidades/Tiempo) = Unidades Donde:

Duracin (Dur): Plazo para ejecucin de la actividad Unidades (Unid): Esfuerzo de trabajo en cantidad de Unidades Recurso (Unidades/Tiempo) (UPT): Asignacin del esfuerzo del trabajo, o productividad.

La tabla de abajo lista las variaciones de valor para balancear la ecuacin arriba mostrada siempre que una de sus variables sea alterada

Tipo de duracin de

actividad

Cambiando unidades,

qu cambia?

Cambiando a duracin,

qu cambia?

Cambiando unidades /

tiempo, qu cambia?

Adicionando un recurso,

qu cambia? Fixed

Units/Time Dur Unid Dur Dur Fixed

Duration and Units/Time

UPT Unid Unid Unid

Fixed Units Dur UPT Dur Dur Fixed

Duration & Units

UPT UPT Unid UPT


10.1.1. Fixed Units/Time

Indica que para la actividad seleccionada se est adoptando un patrn de asignacin fijo. Entonces, si disminuimos la duracin disminuye el esfuerzo de trabajo y si aumentamos el esfuerzo de trabajo la duracin aumenta, conforme el esquema de la ecuacin a seguir:

Duracin = Esfuerzo

Recurso A menor Duracin

Menor Esfuerzo A mayor Duracin

Mayor Esfuerzo

10.1.2. Fixed Duration and Units/Time

Indica que para la actividad seleccionada se est adoptando primero la duracin y en seguida el patrn de asignacin como son las variables de la ecua

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Manual Primavera Project Planner p 6

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