Manual trajnimi ALPHA WEB BUSINESS

ALPHA SOFTWARE HOUSE

Manual Trajnimi

AlphaWeb

Manual Trajnimi AlphaWeb

Përmbajtja Hyrje.............................................................................................................................5 Kujt i shërben ky manual?............................................................................................5 Programi AlphaWeb......................................................................................................5 Çfare ju duhet për të punuar në AlphaWeb?................................................................5 Çfarë e dallon AlphaWeb-in nga programet e tjerë?....................................................6 Dritarja e punës në AlphaWeb......................................................................................6

Leksioni 1 Raportet në AlphaWeb..............................................................................7 1.1 Raportet e kontabilitetit........................................................................................7 1.2 Raportet e blerjeve\shitjeve.................................................................................10 1.3 Raportet e inventarëve.........................................................................................12 1.4 Raportet e klientëve\furnitorëve..........................................................................13 1.5 Raportet e arkës\bankës......................................................................................15 1.6 Filtrimi i raporteve................................................................................................17 1.7 Ndërtimi i raporteve në Business Intelligence.....................................................18

Leksioni 2 Moduli i blerje & shitjeve..........................................................................19 2.1 Regjistrimi i faturave të shitjeve me artikuj në lekë dhe valutë të huaj................19 2.1.1 Mënyrat e pageses në AlphaWeb.................................................................21 2.1.2 Regjistrimi i faturave të shitjeve kur klienti është i ri (çelja e shpejtë e klientëve nëprogram).......................................................22 2.1.3 Regjistrimi i faturave të shitjeve kur artikulli është i ri (çelja e shpejtë e artikujve)..........................................................................23 2.2 Regjistrimi i faturave të shitjeve të shërbimeve..................................................24 2.3 Regjistrimi i faturave të blerjeve (me artikuj/shërbimeve)..................................25 2.4 Shënime dhe sygjerime......................................................................................26

Leksioni 3 Veprimet me klientët dhe furnitorët..................................................26 3.1 Krijimi i një oferte për shitje.................................................................................26 3.1.1 Konvertimi i ofertës së shitjes në faturë shitje.............................................27 3.2 Krijimi i një kërkese,oferte dhe urdhërblerje.......................................................28 3.3 Çelja e klientëve të rinj.......................................................................................28 3.4 Çelja e furnitorëve të rinj....................................................................................30 3.5 Shënime dhe sygjerime.......................................................................................30


Leksioni 4 Arka dhe banka.........................................................................................31 4.1 Veprimet me arkën................................................................................................31 4.1.1 Lista e dokumentave të arkës......................................................................31 4.2 Veprimet me bankën............................................................................................32 4.2.1 Lista e dokumentave të bankës..................................................................33 4.3 Si çelet një njësi arke dhe banke?.......................................................................34 4.3.1 Çelja e një arke...........................................................................................34 4.4 Shënime dhe sygjerime........................................................................................34

Leksioni 5 Veprimet me inventarët..........................................................................19 5.1 Si regjistrohet një fletëhyrje në magazinë?...........................................................19 5.1.1 Llojet e fletëhyrjes në magazinë...................................................................21 5.2 Si regjistrohet një fletëdalje nga magazina?.......................................................22 5.2.1 Llojet e fletëdaljes nga magazina ...............................................................23 5.3 Si çelet një magazinë (njësi administrative)?.......................................................24 5.4 Si çelet një artikull qarkullues?...........................................................................25 5.5 Si realizohet procesi i rivlerësimit të invetarit?...................................................25 5.6 Shënime dhe sygjerime.......................................................................................26

Leksioni 6 Doganime import/eksport & shpërndarje shpenzimesh...............26 6.1 Blerjet me import.................................................................................................26 6.2 Shitjet me eksport...............................................................................................27 6.3 Shpërndarja e shpenzimeve në AlphaWeb..........................................................28 Leksioni 7 Moduli i kontabilitetit............................................................................26 7.1 Si çelen llogaritë e reja në planin kontabël?.......................................................26 7.2 Mjedisi i kontabilizimit........................................................................................27 7.3 Si regjistrohet një fletë kontabël e re?...............................................................28

Leksioni 8 Moduli i prodhimit..................................................................................26 8.1 Burimet dhe aktivitetet........................................................................................26 8.1.1 Çelja e aktiviteteve......................................................................................27 8.2 Planifikimi i prodhimit..........................................................................................28 8.2.1 Si regjistrohet planifikimi i prodhimit?........................................................26 8.2.2 Ekzekutimi i prodhimit...............................................................................27


8.3 Gjenerimi i prodhimit.........................................................................................28 8.4 Shënime dhe sygjerime......................................................................................28

Leksioni 9 Qendrat e kostos....................................................................................31 9.1 Si çelet një qendër kostoje?................................................................................31 9.2 Përcaktimi i llogarive për shpërndarje................................................................31 9.3 Si ndërtohen skemat e qendrave të kostos?......................................................32 9.4 Si çelen objektivat e kostos?..............................................................................33 9.5 Regjistrimet në qendrat e kostos........................................................................34 9.6 Shënime dhe sygjerime.......................................................................................34

Leksioni 10 Burimet njerëzore dhe listëpagesat................................................19 10.1 Çelja e strukturës administrative (departamenteve)..........................................19 10.2 Çelja e kartelës së punonjësve..........................................................................21 10.3 Çelja e komponentëve të pagës........................................................................22 10.4 Çelja e komponentëve të listëpagesës..............................................................23 10.5 Regjistrimi i listëpagesës...................................................................................24 10.6 Shënime dhe sygjerime......................................................................................25

Leksioni 11 Konfigurime të tjera në AlphaWeb...................................................26 11.1 Si përcaktohen afatet e maturimit dhe kategoritë e zbritjes së klient/furnitorëve?..............................................................................................26 11.2 Si percaktohen çmimet e shitjes?.......................................................................27 11.3 Si personalizohen ambjentet e punës në program?...........................................28 11.4 Çelja e monedhave, taksave, numrave automatike, qyteteve.............................28

Leksioni 12 Funksione të përparuara në AlphaWeb...........................................26 12.1 Si çelet një përdorues/user i ri?.........................................................................26 12.1.1 Çelja e roleve..............................................................................................27 12.2 Çelja e ndërmarrjes............................................................................................28 12.3 Si kontrollohen hyrjet/daljet e një përdoruesi ?................................................28 12.4 Eksport/importi i të dhënave në program..........................................................28 12.5 Shënime dhe sygjerime......................................................................................28

HyrjeKujt i shërben ky manual?

Ky manual trajnimi ka për qëllim të japë udhëzime hap pas hapi për përdorimin e programit AlphaWeb. Manuali i drejtohet :

• specialisteve dhe jospecialisteve të financës • drejtuesve të kompanive • instruktorëve për mësimdhënien e programit AlphaWeb• studentëve të profilit financjar dhe jo vetem, etj.

Temat e manualit do të zhvillohen duke filluar me shpjegimin e veprimeve më të zakonshme të nje biznesi. Këto tema gjënden të renditura në pasqyrën e mësipërme .Në manual do të gjeni shembuj dhe figura ilustruese për të bërë më te qartë funksionet e programit.

Programi AlphaWeb

AlphaWeb është program kompjuterik për administrimin dhe kontrollin e plotë të një ndërmarrje dhe degëve të saj të ndodhura në largësi.Ky program është i ndërtuar teresisht ne internet. Mjafton një linjë e thjeshtë interneti dhe mund të hysh në program me të njëjten lehtësi si të hysh në llogarinë tënde të e-mailit.AlphaWeb është një program i gjerë, i përshtatshëm për çdo lloj aktiviteti: tregti, prodhim, ndërtim, shërbim apo ent publik.AlphaWeb :

• Kontrollon ecurinë e ndërmarrjes nëpërmjet raporteve të shumëllojshme.• Monitoron punën e përdoruesave sipas detyrave dhe të drejtave të lejuara.• Kontrollon magazinat nëpërmjet hyrje - daljeve të inventarit, veprimeve me dy njësi matjeje dhe me disa metoda kostoje etj.• Lehtëson punën e regjistrimit dhe përpunimit të dokumentave të shitjes, blerjes, arkës, bankës, magazinës, doganës, pagave.• Realizon lidhjen e dokumentave me njëra-tjetrin etj

Çfare ju duhet për të punuar në AlphaWeb?

Për të punuar në programi ju nevojitet: • Një kompjuter i thjeshtë me parametra mesatare (mund të përdoret edhe nga celularët).• Linjë interneti. • Një përdorues (username) dhe fjalëkalim.• Trajnim fillestar për përdorimin e programit.

5

Hyrje

Çfarë e dallon AlphaWeb-in nga programet e tjerë?

AlphaWeb-i, në ndryshim nga të tjerët:• Vihet shpejt në punë dhe i përshtatet nevojava te veçanta të përdoruesve (të gjitha dritaret në AlphaWeb mund të ndërtohen sipas kërkesës së klientit).• Është i lehtë në përdorim.• Është i shpejtë në regjistrimin e veprimeve të përditshme të ndërmarrjes.• Mundëson komunikimin e magazinave, pikave të shitjes dhe të prodhimit të ndo hura në largësi, njësive vartëse të institucioneve etj.• Bashkërendon punën e sektorëve të shitjes, blerjeve, prodhimit, burimeve njerëzore etj.• Gjeneron raporte financjare dhe jofinancjare sipas kërkesave të personalizuara të përdoruesave.• Është praktik dhe ekonomik (nuk ka nevojë për instalim dhe kompjtuter të shtrenjtë). • Nuk ka kosto mirëmbajtje (asistenca dhe përditesimi i të rejave të programit bëhet nga IMB-ja)

Dritarja e punës në AlphaWeb

Për të hyrë në program ju nevojitet një përdorues (username) dhe një fjalëkalim.Dritarja e punës në AlphaWeb është e organizuar sipas menysë kryesore ku ndodhen të gjitha funksionet :

• Administrimi (kontrolli i përdoruesave).• Konfigurime (çelje fillestare, çelje llogarish, çmimesh etj).• Çelje (çelje artikujsh, klientë, furnitorë etj).• Regjistrime (rregjistrimi i dokumentave të përditshme, fatura ,mandate etj).• Raporte (pasqyrat financjare dhe menaxheriale të çdo moduli).• Help (ndihma online). dhe sipas moduleve të organizuar sipas funksionaliteteve:

• Moduli i administrimit.• Moduli i kontabilietetit (dritarja e kontabilizimit të dokumentave).• Moduli inventarë (lëvizja e magazinave etj).• Moduli blerje/Shitje (veprimet e blerjeve dhe shitjeve).• Moduli i arkës/bankës (likujdimi i arkës dhe i bankës).• Moduli i burimeve njerëzore (listpagesat e punonjësve).• Moduli i qëndrave të kostos (shpërndarja e TR dhe Shp sipas QK.)• Moduli i aprovimeve (dokumentat që kërkojnë aprovim).• Moduli i raporteve.

6

Leksioni 1

Raportet në AlphaWeb

Një nga epërsitë kyçe të programit AlphaWeb është moduli i roporteve. Nëpërmjet raportimit përdoruesi merr në çdo çast një pasqyrë të qartë të gjendjes financjare dhe ecurisë së përgjithshme të ndërmarrjes. Nëpërmjet këtyre raporteve programi ndihmon drejtuesit e kompanisë në optimizi-min e vendimarrjes.

Në modulin raporte përdoruesi:• Eksporton raportet në formate të ndryshme si excel, pdf etj.• Shfleton shpejt faqet e raportit. • Ndryshon ngjyrën dhe madhësinë e raporteve sipas dëshirës.

Raportet në AlphaWeb janë të grupuara sipas funksioneve. Për të parë raportet duhet të shkoni në menynë raporte dhe të zgjidhni sipas kategorive që dëshironi. Më poshtë do të shpjegojmë raportet më të rëndësishme të programit.

1.1 Raportet e kontabilitetit

Në raportet e kontabilitetit gjenerohen disa nga formatet zyrtare të detyrueshme për tu deklaruar pranë autoriteteve:

Ditari i kontabilitetit

Në ditarin e kontabilitetit pasqyrohen veprimet kronologjike sipas formatit standart të tij.

Fig.1 Ditari i kontabilitetit

7

Leksioni 1

Libri i madh

Libri i madh përmban të njëjtët veprime si ditari i kontabilitetit, por në këtë rast veprimet janë të grupuara sipas llogarive.

Bilanci

AlphaWeb gjeneron bilancin standart sipas formatit dhe zërave të dhëna nga Zyra e Tatimeve, i detajuar sipas të gjithë zërave.

Të ardhura dhe shpenzime

Gjeneron raportin e llogarive të të ardhurave dhe shpenzimeve. Edhe ky raport i përmbahet formatit të dhënë nga zyra e tatimeve.

Kartela e llogarive

Gjenerohet një raport për gjendjen e llogarive pa regjistrimet analitike të bëra në ato llogari. Në të raportohet si gjendja e llogarive në monedhën bazë (lek) ashtu edhe në monedhën e llogarisë.

Fig.2 Bilanci kontabël

8

Fig.3 Kartela e llogarive

Fig.4 Regjistri përmbledhës i blerjeve

Leksioni 1

1.2 Raportet e blerjeve dhe të shitjeve

Raportet më të rëndësishme të këtij moduli janë:

Formati zyrtar i librit të blerjeve

Regjistri përmbledhës i blerjeve

Raporti përmban numrin dhe datën e dokumentit, furnitorin me të cilin lidhet ky dokument blerje, si dhe vleftën me dhe pa TVSH.

9

Fig.5 Marzhi i shitjeve

Leksioni 1

Regjistri analitik i shitjeve

Libri i shitjeve

Përmban të dhënat e librit të shitjeve për çdo pikë shitje, sipas formatit zyrtar të zyrës së tatimeve

Marzhi i shitjeve

Ky raport paraqet për secilin artikull diferencën midis vlerës së shitur të tyre dhe KMSH-së , pra mar-zhin e fitimit.

1.3 Raportet e inventarit

Dy raportet më të rëndësishme të modulit të inventareve janë:

Regjistri përmbledhës i magazinës

Ky raport përmban të dhënat për magazinat si lloji i dokumentit, numri, data e regjistrimit, lloji i regjis-trimit, destinacioni, përshkrimi dhe vlefta. Ky regjistër paraqet vetëm totalet e çdo lëvizjeje (dokumenti).

10

Fig.6 Regjistri përmbledhë si magazinës

Leksioni 1

Gjëndja e magazinës

Tregohet totali I hyrjeve, daljeve si dhe gjendja në sasi dhe vlerë për çdo artikull.

1.4 Raportet e klientëve/furnitorëve

Raportet më të rëndësishmë të cilat japin një pasqyrë reale të situatës së klientëve dhe furnitorëve të firmës janë:

Kartela e klientëve/furnitorëve

Shfaq të gjitha veprimet e regjistruara për furnitorin apo klientin në program.

Situacioni i klientëve/furnitorëve

Shfaq detyrimin në total të klientëve dhe furnitorëve.

11

Fig.7 Situacioni i klientit

Leksioni 1

Raporti analitik faturime dhe pagesa

Ky raport siguron ndjekjen analitike të likuidimit të faturave duke paraqitur të dhënat kryesore të faturave të shitjeve dhe të dokumentave të arkës / bankës, si : nr. dok., datë dok., lloj dok. , përshkrimi i veprimit, nr. fature, vleftë e faturuar dhe e paguar.

Fig.8 Raporti analitik faturime dhe pagesa

12

Fig.9 Ditari klasik i arkës

Leksioni 1

1.5 Raportet e arkës dhe bankës

Dy raportet më të rëndësishme që lidhen me veprimet e arkës dhe bankës janë:

Ditari klasikKy raport shfaq në mënyrë kronologjike të gjitha veprimet e derdhjeve apo tërheqjeve të regjistru-ara në sistem për arkën dhe bankën.

1.6 Filtrimi i raporteve

Raportet në AlphaWeb pasqyrojnë shpejt dhe lehtë informacionin. Për të filtruar nëpër raporte përdoren tre lloj filtrash:

Filta kryesore - filtrimi sipas datës së dokumentit. Ky është filtri që përdoret për filtrimin e të gjitha raporteve

Fig.10 Ditari total i arkës

13

Leksioni 1

Filtra të avancuar - filtrim sipas filtrave të tjerë. Çdo filtër përmban alternativat si: “fillon me” , “përmban” etj..

Filtra të personalizuar - janë kombinime të filtrave të cilat përdoren më shpesh nga përdoruesi.

14

Fig.11 Krijimi i raporteve në Business Intelligence

Leksioni 1

1.7 Ndërtimi i raporteve në Business Intelligence

Business Intelligence është një funksion në AlphaWeb që shërben për të paraqitur informacionet e ndryshme në format raporti. Qëllimi i tij është krijimi i disa lloje raportesh duke u nisur nga një grup fillestar të dhënash. Ky funksion i veçantë ndihmon përdoruesin në grupimin e të dhënave dhe në theksimin e informacionit të dëshiruar nga përdoruesi.

Raporti i ndërtuar me Business Intelligence është i përbëre nga kolona, rreshta, fusha me të dhëna, si dhe filtra të raportit . Ambjenti i ndërtimit përmban listën me të gjitha fushat që mund të shtohen në raport. Këto fusha mund të përcaktohen nëse do të shërbejnë si rreshta, kolona apo fusha me vlera në raport. Këto raporte ndërtohen në modulin:

Raporte - Business Intelligence - Shto.

15

Leksioni 2

Moduli i blerje & shitjeve

2.1 Regjistrimi i faturave të shitjeve me artikuj

Qëllimi kryesor i një biznesi është shitja e produkteve apo sherbimeve të tij. Për të rregjistruar një faturë shitje zgjedhim modulin e Blerjeve dhe shitjeve - Regjistrimet e Shitjeve

Dritarja e rregjistrimit të faturave të shitjes dhe të blerjes përbëhet nga:

- Pjesa identifikuese (koka) e dokumentit që mban informacion për llojin e veprimit dhe të dhëna të tjera identifikuese:

1. Fusha numer - vendoset numri unik i dokumentit .

2. Fusha klienti - zgjidhet klienti i faturës.

Në rastin kur fatura është bërë në monedhë të huaj, do të përcaktojmë edhe kursin e këmbimi.

**Regjistrimet lejohen vetëm në monedhën e furnitorit apo klientit**.

**E veçanta e faturës së shitjes të krijuar në AlphaWeb është zgjedhja e formatit të dëshiruar të printimit që në trupin e faturës **

Fig.12 Faturë shitje me artikuj

16

Leksioni 2

-Pjesa e detajeve të dokumentit (trupi) që mban informacion për artikujt që janë hedhur në të, çmimet si dhe sasitë përkatëse.

3. Zgjidhet në trup lloji i rreshtit “Artikull”. Në fushën ngjitur aktivizohet lupa e artikujve dhe thër-rasim artikujt e faturës.

4. Vendosim çmimin dhe sasinë për çdo artikull të faturës.

5. Në pjesën e fundit të dokumentit përcaktojme mënyrën e pagesës së faturës.

6. Pasi plotësojmë të gjitha fushat e ambjentit të regjistrimit klikojmë në toolbar Ruaj për të ruajtur dhe kontabilizuar dokumentin.

- Për të parë listën e të gjithë faturave të regjistruara në program:

Moduli i Blerjeve dhe shitjeve - Faturat e shitjeve

2.1.1 Mënyrat e pagesës në faturë

Në pjesën e fundit të faturës përcaktojme dhe menyrat e likujdimit të faturës nga klienti. Në AlphaWeb mund të zgjidhen pesë mënyra pagese :

1. Me mirëbesim - Likujdimi I faturës bëhet në një moment të dytë.

2. Pagesë - Pasi ruhet fatura programi na dërgon menjëherë në dritaren e regjistrimit të një man-datëarkëtimi.

17

Leksioni 2

3. Pagesë automatike - Programi gjeneron automatikisht një dokument arkëtimi/pagese pas ruajtjes së faturës. Që ky funksion të jetë aktiv është e nevojshme që klienti apo furnitori që po likuj-dohet të jetë I lidhur me një njësi arke apo banke.

** Pagesa automatike mund të përdoret vetëm në shtimin e një dokumenti te ri, jo gjatë modifikimit **

4. Cash & Bank - Nëse pagesa bëhet pjesërisht me para në dorë, pjesërisht nga banka.

5. Me parapagim - Kur klienti/furnitori ka parapaguar për faturën.

2.1.2 Regjistrimi i faturave të shitjeve kur klienti eshte i ri (çelja e shpejtë e klientëve në program)

Kur të dhënat e klientit nuk janë regjistruar ende në program, mund ti shtojmë direkt nga fatura e shitjes. Në fushen klient të faturës klikojmë opsionin shto klient. Kjo komandë na dërgon men-jëherë në dritaren e çeljes se kartelave të klienteve dhe në pak kohë regjistrojmë të dhënat e tij.

18

Fig.12 Çelja e shpejtë e klientit

Leksioni 2

1. Fusha kodi - vendoset kodi unik i klientit.

2. Vendoset emertimi i klientit në fushën emërtimi.

3. Fusha nr.llogari - zgjedhim llogarinë e kontabilitetit që do të preket gjatë veprimeve që do kryhen me këtë klient.

4. Në fund Ruaj për të regjistruar kartelën e klientit me të dhena.

2.1.3 Regjistrimi i faturave të shitjeve kur artikulli është i ri (çelja e shpejtë e artiku-jve)

Vendosemi në rreshtin e zgjedhjes së artikujve në faturën e shitjes. Nëse artikulli nuk është në listën e artikujve duke klikuar butonin Shto regjistrojmë shpejt një artikull të ri.

Fig.13 Çelja e shpejtë e artikujve

19

Leksioni 2

1. Fusha kodi - vendoset kodi unik i klientit.

2. Vendoset emertimi i klientit në fushën emërtimi.

3. Fusha nr.llogari - zgjedhim llogarinë e kontabilitetit që do të preket gjatë veprimeve që do kryhen me këtë klient.

4. Në fund Ruaj për të regjistruar kartelën e klientit me të dhena.

2.2 Regjistrimi i faturave të shitjeve të shërbimeve

Dritarja e rregjistrimit të faturave pa artikuj (të shërbimeve) është i njëjti me faturat me artikuj.

Moduli Blerje dhe Shitje - Rregjistrime Faturash

1.Tek fusha lloji përzgjedhim alternativen FST (faturë shitje pa artikuj).

2. Në trupin e faturës nuk do të thërrasim artikuj por do të zgjedhim një llogari nga plani kontabel i llogarive.

**Zgjedhja e llojit të rreshtit artikull apo llogari të jep mundësinë që në një faturë të vetme të kemi artikuj dhe llogari njëkohësisht.**

Fig.14 Faturë shitje pa artikuj

20

Leksioni 2

2.3 Regjistrimi i faturave të blerjeve (me artikuj/shërbimeve)

Faturat e blerjeve me artikuj/pa artikuj regjistrohen tek :

Moduli Blerje dhe shitje - Rregjistrimet e blerjeve

Dy pikat kyçe të procesit të blerjes janë artikujt e blerë dhe furnitorët.

Shtimi i një furnitorit të ri drejtpërdrejt nga fatura e blerjes ka të njejtën procedure si në faturën e shitjes. Me anë të komandës shto furnitorë dhe shto artikull të ri mund të çelim një furnitor dhe një artikull të ri në të njëjtën kohë që regjistrojmë faturën.

E veçante:** Në faturën e blerjes në AlphaWeb zgjedhja e magazinës së hyrjes së artikujve është anali-tike. Kjo do të thotë që në një faturë artikujt mund të magazinohen secili në magazina të ndryshme.**

2.4 Shënime dhe sygjerime

Në fund të këtij leksioni duhet të dimë të regjistrojmë :

a) Një faturë me ose pa hyrje në magazine .b) Shpëjt një klient ose furnitori direkt nga fatura.c) Një faturë blerje / shitje shërbimi ose artikulli

21

Fig.15 Ofertë shitjeje

Leksioni 3

Veprimet me klientët dhe furnitorët3.1 Krijimi i një ofertë për shitje

Dokumenta të tjerë që paraprijnë shitjen e produktit, janë : oferta, kërkesa dhe urdhri për shitje. Pasi klienti bën kërkesën për shitje pranë kompanise, kjo e fundit harton një ofertë shitje për klientin. Nëse klienti bie dakort me kushtet e ofertës, kjo ofertë do të shndërrohet në një urdher shitje. Në momentin që urdhri i shitjes miratohet nga departamenti përgjegjës, ajo konvertohet në një faturë të rregull shitje.

Moduli Blerje dhe shitje - Regjistrimi i shitjeve.

1. Tek fusha lloji klikojmë opsionin ofertë shitje.

2. Zgjedhim klientin, i cili ka kërkuar ofertën tek fusha klient.

3. Zgjedhim llojin artikull ose llogari në trupin e ofertës dhe thërrasim me rradhë të gjithë artikujt e ofertës.

3.1.1 Konvertimi i ofertës së shitjes në faturë shitje

Oferta e shitjes e krijuar shndërrohet në një urdhër shitje më anë të funksionit të konvertimit.

1. Nga lista e faturave kërkohet oferta e shitjes (me ane të filtrave), e zgjedhim dhe klikojmë konverto.

22

Leksioni 3

2. Oferta e shitjes do të hapet e plotë për të bërë ndryshimet e dëshiruara përpara se të kthehet në një urdhër shitje.

3. Më pas klikojmë Ruaj.

4. Procesi vazhdon me konvertimin e urdhërshitjes në faturë shitje nëse merret konfirmimi nga departamenti përgjegjës.

Është serisht e njëjta procedure. Zgjidhet urdhëshitja nga lista e faturave dhe me anë të konvertimit e kthejmë në një faturë të rregullt shitje.

**Oferta e shitjes mund të konvertohet drejtpërdrejt në faturë shitje pa qënë nevoja të shndërrohet fillim-isht në urdhërshitje.**

Oferta për shitje, kërkesa dhe urdhri për shitje janë dokumenta autorizues dhe, si të tillë nuk kontabi-lizohen.

3.2 Krijimi i një kërkese, oferte dhe urdhërblerje

Një nga veprimet më të zakonshme që kryhen me furnitorët janë rregjistrimi i një kërkese për blerje ,ofertë për blerje apo urdhërporosi.

1. Ndermarrja bën një kërkesë për produkte pranë furnitorit dhe e rregjistron atë në program.

2. Furnitori na sjell nje ofertë dhe ndermarrja e regjistron ofertën për blerje me kushtet e përcaktuar nga furnitori.

3. Pasi merret konfirmimi nga departamenti përgjegjes për pranimin e ofertës , kompania përpilon urdhërblerjen dhe ia dergon furnitorit.

23

Fig.16 Çelja e kartelës se klientit

Leksioni 3

4. Hallka e fundit është kryerja e veprimit të blerjes dhe regjistrimi i faturës të blerjes në program.

3.3 Çelja e klientëve te rinj

Programi AlphaWeb të jep mundësinë të kontrollosh më së miri klientët e kompanisë. Klientet duhet të kenë secili ambjenti e tij ku të regjistrohen të gjitha të dhenat dhe detyrimet që kanë ndaj kompanisë. Në AlphaWeb klientët çelen në dy menyra:

1. Drejtpërdrejt nga fatura e shitjes (e shpjeguar më sipër)

2. Nëpërmjet modulit Blerjet dhe shitje - Klientet - Shto dhe menysë Çelje - Klientët - Shto

Dritarja e çeljes së furnitorëve është i ndarë në katër nëndritare:

1. Dritarja informacion - vendoset informacion i përgjithshem për klientin.

2. Dritarja kontabilitet - vendosen llogaritë të cilat do të preken gjatë kontabilizimit.

3. Dritarja kontabilitet - vendosen llogaritë të cilat do të preken gjatë kontabilizimit.

4. Dritarja regjistrime - bëhen konfigurimet e klientit, të cilat ndikojnë gjatë regjistrimeve.

5. Dritarja banka - vendosen të dhënat e klientit që kanë lidhje me bankën.

24

Leksioni 3

3.4 Çelja e furnitorëve

Çelja e furnitoreve të rinj në program bëhet :

1. Drejtpërdrejt nga fatura e shitjes (e shpjeguar më sipër).

2. Nëpërmjet modulit Blerjet dhe shitjet - Furnitorët -Shto dhe menysë Çelje- Furnitorë - I ri.

Dritarja e regjistrimit të furnitorit është e ngjashme me atë të klientit.


Në fund te këtij leksioni duhet të këmi njohuri se si :

1) regjistrohet një kërkesë, ofertë dhe urdhërshitje.2) regjistrohet një kërkesë, ofertë dhe urdhërblerjë

25

Leksioni 4

Arka dhe banka

4.1 Veprimet me arkën

Arkëtimi dhe pagesa janë veprimet e fundit të ciklit të shitjes. Pasi klienti likujdon faturën e shitjes, në program do të regjistrohet një mandat arkëtimi që vërteton veprimin likujdimit. Gjithashtu, kur kompania shlyen detyrimin ndaj një furnitori do të regjistrojë në program një mandatpagese për të vërtetuar veprimin e pagesës. Për të regjistruar një arkëtim apo pagesë :

Menyja Regjistrime - Veprime me arkën - arkëtim/pagese.

Moduli Arka dhe banka - Regjistrimi i arkëtimeve Regjistrimi i pagesave.

Ambjenti i cili shërben për të regjistruar dokumentin e arkës, është i përbërë nga dy pjesë:

- Koka e dokumentit

1. Tek fusha nënkategoria përcaktojmë nëse po bëjmë një arkëtim apo pagesë.

2. Fusha arka - zgjidhet arkën, në të cilën do të arkëtojmë ose nga e cila do të bëjmë pagesën.

3. Vendoset numri i dokumentit.

4. Tek fusha vlera vendoset nga përdoruesi vlera totale e arkëtuar ose paguar.

- Trupi i dokumentit ku përcaktohet:

5. Lloji i subjektit :

6. Në varësi të zgjedhjes së mësiperme në fushën subjekti zgjedhim klientin/furnitorin që po likuj-dohet.

7. Gjenerohet automatikisht numri dhe data e faturës së zgjedhur në listën e faturave të pali-kuiduara. Në rastin kur subjekti = llogari atëherë kjo kolonë është joaktive.

klient- arkëtimi/pagesa bëhet nga një klient/furnitorë

furnitorë- arkëtimi/pagesa bëhet nga një shitës/furnizues

llogari - prekim një llogari kontabël

26

Fig.17 Mandatarkëtim

Leksioni 4

Në mandatarkëtimet dhe pagesat dallojmë dy momente:

kur pagesa ose arkëtimi lidhet me një faturë (kur klienti apo kompania likujdon një faturë të rregjistruar më parë)

kur bëhet një likujdim apo një pagesë pjesore e detyrimit e pa shoqëruar me asnjë faturë

Në rast se likujdimi bëhet i pashoqëruar me faturë, do te plotësohet manualish vlera e shlyer pa e lidhur me asnjë faturë

4.2 Lista e dokumentave të arkës

Shkojmë tek moduli Arka dhe banka - Arkëtimet

-Lista e arkëtimeve të rregjistruara më parePërdoruesi mund të përdorë filtrimin sipas çdo kolone, gjithashtu mund të bëjë dhe kombinime të ndryshme të filtrave për të marre informacionin e dëshiruar .

**Kombinimet më të përdorshme të filtrave mund të ruhen me një emërtim të caktuar dhe të përdoren ne vazhdimsi**

27

Leksioni 4

4.3 Veprimet e bankës

Ambjenti i regjistrimeve të bankës përfshin :

regjistrimin e një derdhje në llogarinë bankare të kompanisë;

regjistrimin nje tërheqje nga llogaria.

Regjistrimi i dokumentave justifikues të bankës është i ngjashëm me veprimet e arkës të shpje-guara më sipër.

1. Shkojmë tek menyja Regjistrime - Veprime me bankën - derdhje/tërheqje bankare ose tek moduli Arka dhe banka - Regjistrimi i një tërheqje/derdhje në bankë.

2. Plotësojmë të dhënat e dokumentit: nr., data , banka, vlera dhe komisionin bankar nëse ka pasur të tille.

3. Tek grida e tabelës zgjedhim llojin e subjektit, emrin dhe faturën përkatëse që po likuidohet.

4. Në fund klikojmë Ruaj.

Si në rastin e arkës edhe tek dokumentat e bankës do dallojme rastin kur likujdimi bëhet:

i lidhur me një faturë (i shpjeguar më sipër);

i palidhur me faturë.

**Kur klienti apo furnitori shlyen një detyrim pjesërisht ose në total, pa e lidhur me ndonjë faturë konk-rete, nuk zgjidhen fatura, por vendoset vetëm vlera qa paguhet ose arkëtohet.**

28

Fig.18 Çelja e një njësie arke

Leksioni 4

4.4 Lista e dokumentave ekzistuese të bankës

Shkojmë tek moduli Arka dhe banka - Derdhje. Shfaqen lista e të gjitha derdhjeve të rregjistruara më parë. Përdoruesi mund të përdorë filtrimin sipas çdo kolone, gjithashtu mund të bëjë dhe kom-binime të ndryshme të filtrave për te marr informacionin e dëshiruar.

Moduli Arka dhe banka - Tërheqje - Lista e të gjitha tërheqjeve nga llogaria bankare.

4.5 Si çelet një njësi arke dhe banke?

4.5.1 Çelja e një arke

1. Për të çelur një njësi arke shkojmë tek moduli Arka dhe banka - Çelja e një arke ose me anë të menysë Çelje - Çelje Arke.

2. Dritarja arka - plotësojme kodin e arkës (unik), emrin e arkës, llojin, nr. e llogarisë në planin konta-bel, monedhën dhe degën administrative (cilës zonë i përket).

3. Dritarja kontakti - plotësojmë të dhënat e arkëtarit.

4.5.2 Çelja e një banke

Për të çelur nje njësi banke është e njëjta procedure si çelja e arkës.

1. Shkojmë tek moduli Arka dhe Banka - Çelje banke ose me anë të menysë Çelje - Çelje Banke. Fillimisht shfaqet lista e njësive të bankës të çelura më parë.

29

Leksioni 4

2. Klikojmë butonin Shto.

3. Plotësojmë me të dhëna të gjitha dritaret.

-Dritarja banka - plotësojmë kodin dhe emrin e bankës, degën administrative nëse ka , numrin e lloga-risë bankare, monedhën dhe komisionin bankar.

-Dritarja adresa - plotësojmë kodin dhe emrin , shtetin dhe qytetin, telefonin dhe zip kodin.

-Dritarja kontakti - plotësojme emrin dhe mbiemrin e personin të kontaktit, adresën, telefonin dhe email-in etj.


Në fund të këtij leksioni duhet të dimë:

1) Si çelet një njësi e re arke / banke.2) Si rregjistohen veprimet në arke dhe bankë.3) Pagesat dhe arkëtimet.4) Derdhjet dhe tërheqjet në bankë

- Duhet patur kujdes në çeljen e njësive të arkës dhe bankës, lidhjet me llogaritë e planit kontabel dhe në veçanti monedha që do të përdoret.

- Banka/arka dhe llogaria në planin kontabël duhet të jenë në të njejtën monedhë.

- Veprimet që bëhen në arkë/bankë duhet të jenë në të njëjtën monedhë me faturën.

- Veprimet e ndryshme të cilat nuk lidhen me fatura ose me ndonje subjekt të çelur në program duhet të preken me opsionin llogari dhe jo subjekt klient/furnitor.

30

Fig.19 Fletëhyrje në magazinë

Leksioni 5

Veprimet me InventarëPër të regjistruar dokumentat të cilat vërtetojnë lëvizjet e artikujve nga magazina shërben ambjenti i menysë Regjistrime - Regjistrimt e hyrjeve / daljeve dhe Moduli Inventare-Rregjistrimet e hyrjeve/Regjistrimet e Daljeve.

5.1 Si regjistrohet një fletëhyrje në magazinë?

Dokumenti i fletëhyrjes së magazinës shërben për të regjistruar hyrjet e artikujve në magazinë.

Shkojme tek moduli Inventar dhe klikojmë Regjistrimet e Hyrjeve.

Fletëhyrja përbëhet nga :

- Koka e fletëhyrjes

1. Tek fusha nënkategoria zgjedhim FH.

2. Fusha lloji zgjedhim opsionin FH.

3. Plotësojmë të dhënat e fletë hyrjes: numri, data.

4. Tek fusha magazina zgjedhim magazinën ku po behet hyrja.

-Trupi i dokumentit:

5. Tek fusha kategoria zgjedhim opsionin “artikull”, plotësojmë sasinë , çmimin dhe e përsërisim këtë veprim për çdo artikull që i bëjmë hyrje.

31

Leksioni 5

6. Në fund klikojmë butonin Ruaj.

Në momentin që zgjedhim magazinën në këtë lupë, kjo magazinë edhe në trupin e dokumentit kur të zgjedhim artikujt.

**Magazinën mund ta ndryshojmë nga rreshti ku zgjedhim artikujt. Magazina e zgjedhur në trupin e dokumentit ka me shumë rëndësi se sa magazina e zgjedhur në kokën e dokumentit, kështu që maga-zina e kokës së dokumentit mund të lihet dhe bosh.**

5.1.1 Llojet e fletëhyrjes në magazinë

Në kokën e fletëhyrjes në magazinë mund të zgjedhim disa lloje fletëhyrjesh në varësi të origjinës se nga vjen artikulli :

1. Sipas hyrjes fillestare të mallrave (VKM). Kur përdoruesi hedh gjendjen fillestare të artikujve në program, ai duhet të zgjedhë këtë opsion.

2. Fletë hyrje të tjera (FHT) shërben për të regjstruar hyrjet nga blerja ose hyrje të tjera.

5.2 Si rregjistrohet një fletëdalje nga magazinë?

Dokumenti i fletëdaljes nga magazina shërben për të nxjerrë artikujt nga magazina. Shkojmë tek moduli Inventarë dhe klikojmë Regjistrimet e daljeve ose që nga fletëhyrja mund të regjistrojme direkt nje fletëdalje. Mjafton të ndryshojme tek fusha Nënkategoria opsionin FD (fletëdalje). Fushat e tjera janë të ngjashme me fletëhyrjen.

5.2.1 Llojet e fletëdaljes nga magazina

Në varësi të destinacionit se ku shkon artikulli, dallohen disa lloje fletëdaljesh:

1. FD - fletëdalje e thjeshte nga magazina.

1. FDT - fletedalje nga transferimi .Tregon se artikulli po del nga magazina për të hyrë në një maga-zinë tjetër. Në këtë rast aktivizohet fusha destinacion, në të cilën zgjidhet magazina ku do të hyjnë mallrat. Ky opsioni aktivizon njëkohësisht një fletëdalje dhe një fletëhyrje për magaznën destina-cion.

2. FDTK - fletëdalje me konfirmim. Hyrjet dha daljet nga magazine e artikujve bëhen vetëm me anë të konfirmit

32

Fig.20 Çelja e magazinës

Leksioni 5

3. FDT - fletëdalje të tjera. Zgjidhet atëherë kur destinacioni se ku do të shkojë artikulli nuk është asnjë nga rastet e mësipërme

5.3 Si çelet një magazine (njësi administrative)?

1. Shkojmë tek moduli Inventar/Magazina ose në menynë Çelje - Magazina - Shfaqet lista e të gjitha magazinave.

2. Klikojme butonin Shto.

3. Në dritaren e shfaqur regjistromë të dhënat e magazinës: kodin, përshkrimin e magazinës, adresën etj.

Në AlphaWeb magazinat mund të jenë reale ose ato mund të çelen fiktive për një kontroll sa më të mire të artikujve të regjistruar.

5.4 Si çelet një artikull qarkullues?

1. Për të çelur një artikull qarkullues shkojme tek menyja Inventar/Artikuj.


3. Dritarja informacion - plotësojmë të dhënat e artikullit: kodin, përshkrimin etj.

4. Dritarja inventar - plotësojmë metodën e kostos, gjëndjen minimum dhe maximum, peshë bruto dhe neto, magazinën, detajimet etj.

5. Dritarja kontabiliteti - përcakton skemën e kontabilizimit.

33

Fig.21 Çelja e artikullit afatshkurtër

Leksioni 5

6. Dritarja regjistrime - përcakton mënyrën e regjistrimit si : njesitë e matjes, niveli i TVSH-se, furni-tori kryesor i këtij artikulli etj.

7. Dritarja çmimet - përcaktojmë nivele të ndryshme çmime shitjesh për kategori të ndryshme klientesh.

Për të çelur një artikull afatgjatë shkojmë tek menyja Inventar/Artikuj afatgjatë dhe klikojmë butonin Shto.

5.5 Si realizohet procesi i rivlerësimit të invetarit?

1. Shkojme tek menyja Inventar/Rivleresim i Inventarit .

2. Zgjedhim tek fusha magazina magazinën ku do te behet rivleresim ose zgjedhim te gjitha maga-zinat.

3. Zgjedhim periudhën e fillimit dhe mbarimit të procesit te rivleresimit (datat).

34

Leksioni 5

4. Zgjedhim një pjesë të artikujve ose të gjithe artikujt që do të rivleresojnë çmimin.

5. Klikojmë butonin rillogarit dhe presim derisa procesi të përfundojë.


Në fund të këtij leksioni duhet të dimë :

1) Të çelim një kartële artikulli afatshkurtër dhe afatgjatë.2) Të regjistrojë hyrjet dhe daljet nga magazina.3) Të bëjmë procesin e rivleresimit

35

36

Leksioni 6

Doganime import/eksport dhe shpërndarje ShpenzimeshShumë kompani blejnë dhe shesin artikuj nga vëndet jashtë Shqipërisë. Ndalemi në shpjegimin e blerjeve me import.

6.1 Blerjet me import

1. Regjistrojmë faturën e blerjes me import në modulin Blerjet dhe shitjet - Regjistrimi i bler-jeve

Në faturën e blerjes me import TVSH-ja nuk është aktive për t’u klikuar pasi ajo do të llogaritet në fletën doganore dhe jo në faturë.

2. Regjistrojmë fletën doganore të importit në menynë Regjistrime Fletë doganore - Import.

Fleta doganimit ka një format të përcaktuar zyrtar, që plotësohet në doganë për të gjithë mallrat e importuara. Në fletën doganore llogaritet dhe kontabilizoet TVSH-ja bashkë me taksat doganare. Në fletën doganore plotesohen:

Nr dokumenti Vendosim numrin e fletës doganore.

Data e dokumentit Plotësojme datën e fletës doganore.

Fatura shoqereuese Zgjedhim faturat e blerjes me të cilen shoqërohet kjo flete doganore.

Monedha Plotësohet automatikisht në bazë të faturës së blerjes.

Kursi Plotesohet kursi i fletës doganore.

Vlera e faturuar Merret në mënyrë automatike nga fatura e blerjes.

Vlera në monëdhen bazë Vlera e faturuar * kursin e këmbimit.

Transport Vendosim vlerën e transportit nëse ka patur një shpenzim të tillë.

Siguracion Vendosim vlerën e siguracionit nëse ka patur një shpezim të tillë.

Leksioni 6

Të tjera Plotësojmë shpenzime të tjera, që nuk janë transport apo siguracion.

Vlera e doganimit Plotesohet në mënyre automatike nga program e cila është e barabartë me këtë shumën: vlefta në monedhën bazë + transport + siguracion + të tjera.

6.2 Shitjet me eksport

Procesi i shitjeve me eskport është i njejtë me blerjen:

1. Regjistrojmë faturën e shitjes me eskport tek moduli Blerje dhe shitje – Regjistrimi i Shitjeve.

2. Regjistrojme fletën doganore të ekportit në menynë Regjistrime - Fletë doganore - Ekport. Fleta e doganimi ka një format të përcaktuar zyrtar, që plotësohet në doganë për të gjithë mallrat e e eksportuara.

3. Regjistrime - Flete doganore import/eksport - Lista shfaq listën e të gjitha fletëve doganore të regjistruara në program.

Për t’u njohum me skemën kontabel të veprimit të doganës klikojme butoni fletë kontabël.

6.3 Shpërndarja e shpenzimeve në AlphaWeb

Kostoja me të cilën kompania blen artikujt, nuk përfshin vetëm çmimin e blerjes së tyre, por edhe një seri shpenzimesh të tjera, të cilat i shtohen artikujve të blere. Për këto shpenzime programi ofron një dritare të posaçme, në të cilën bëhet shpërndarja e tyre mbi kostot e artikujve. Kjo është shpërndarja e shpenzimeve.

1. Shkojme ne menynë Inventar- Shpërndarje shpenzimesh.


3. Plotesojme fushat: nënkategoria, llojin dhe numrin e dokumentit të shpërndarjes së shpenzimeve.

4. Fusha faturat - zgjedhim faturat që shoqërohen me fletë doganore. Automatikisht do të shfaqen artikujt e blerë se bashku me vlerat përkatëse.

37

Leksioni 6

Të tjera Plotësojmë shpenzime të tjera, që nuk janë transport apo siguracion.

Vlera e doganimit Plotesohet në mënyre automatike nga program e cila është e barabartë me këtë shumën: vlefta në monedhën bazë + transport + siguracion + të tjera.

6.2 Shitjet me eksport

Procesi i shitjeve me eskport është i njejtë me blerjen:

1. Regjistrojmë faturën e shitjes me eskport tek moduli Blerje dhe shitje – Regjistrimi i Shitjeve.

2. Regjistrojme fletën doganore të ekportit në menynë Regjistrime - Fletë doganore - Ekport. Fleta e doganimi ka një format të përcaktuar zyrtar, që plotësohet në doganë për të gjithë mallrat e e eksportuara.

3. Regjistrime - Flete doganore import/eksport - Lista shfaq listën e të gjitha fletëve doganore të regjistruara në program.

Për t’u njohum me skemën kontabel të veprimit të doganës klikojme butoni fletë kontabël.

6.3 Shpërndarja e shpenzimeve në AlphaWeb

Kostoja me të cilën kompania blen artikujt, nuk përfshin vetëm çmimin e blerjes së tyre, por edhe një seri shpenzimesh të tjera, të cilat i shtohen artikujve të blere. Për këto shpenzime programi ofron një dritare të posaçme, në të cilën bëhet shpërndarja e tyre mbi kostot e artikujve. Kjo është shpërndarja e shpenzimeve.

1. Shkojme ne menynë Inventar- Shpërndarje shpenzimesh.


3. Plotesojme fushat: nënkategoria, llojin dhe numrin e dokumentit të shpërndarjes së shpenzimeve.

4. Fusha faturat - zgjedhim faturat që shoqërohen me fletë doganore. Automatikisht do të shfaqen artikujt e blerë se bashku me vlerat përkatëse.

Leksioni 6

5. Tek fusha llogaria zgjedhim llogarinë që do të shpërndajmë dhe vlerën.

6. Klikojme butonin shpërnda. Kjo lloj shpërndarje bëhet në mënyrë automatike sipas vlerave të artikujve.

7. Në fund klikojme butonin Ruaj.

**Dokumentat që do të preken me anë të shpërndarjes së shpenzimeve në AlphaWeb nuk duhet të përmbajnë Artikuj AQT, por vetëm artikuj afatshkurter.**

38

Fig.22 Çelja e strukturës së llogarive

39

Leksioni 7

Moduli KontabilitetÇdo dokument kontabël që regjistrojmë në program ka efektin e tij në kontablitet. Kjo do të thotë që çdo regjistrim që ne bëjmë në program, gjeneron një fletë kontabël të veçantë. Modulikontabilitet është i ndarë në tre seksione:

Struktura e llogarive

Para se të fillojmë punën në AlphaWeb, përdoruesi përcakton çfarë plani kontabel do të përdori. Në program, si strukturë kryesore është ndërtuar plani kontabel i llogarive standarte. Mbi këtë plan përdoruesi mund të çeli llogari të reja, të modifikojë apo të shtojë llogari të reja.

E veçantë **AlphaWeb të lejon te punosh edhe në 2 struktura të tjera llogarish përveç planit konta-bël kombëtarë **:

Struktura e dytë - organizimi i llogarive sipas një plani tjetër (plan i huaj). Është i vlefshëm në rastin e firmave që raportojnë dhe jashtë shtetit përvec se në Shqipëri.

Struktura e tretë - shërben për një organizim të lirë të planit kontabel sipas dëshirave të përdoruesit.

Për të çelur llogari sipas strukturës së dytë apo të tretë përdorim butonin Shto. Ambjenti i shtimit të një strukture përbëhet nga nënambjentet si:

Llogari standarte

Në këtë nënambjent vendosen të dhënat kryesore për çeljen e strukturës së llogarive

40

Leksioni 7

Shënime Llogaritë

Në këtë nënambjent shfaqen të gjitha llogaritë vetjake të cilat janë të lidhura me llogarinë e një strukture.

7.1 Si çelen llogaritë e reja në planin kontabël?

Seksioni i dyte i modulit kontabilitet është:

Çelja e llogarive të reja në planin kontabel

1. Shkojmë në menynë Çelje / Llogari ose në modulin Kontabilitet - Llogaritë .

Fillimisht shfaqen të gjitha llogaritë e planit kontabël. Përdoruesi mund te çelë, të modifikoj ose te fshijë llogaritë nga ky ambjent. Për të shtuar një llogari të re :

2. Klikojmë Shto dhe dritaret e meposhtme:

3. Dritarja llogaria - plotësojmë nr. e llogarisë, emrin e llogarisë, monedhën dhe grupin ose nën-grupin në të cilën bën pjesë.

4. Dritarja grupim - këtu bëjmë lidhjen e llogarisë së re që po çelim me një grup llogarish që mund të jenë debitore ose kreditore.


7.2 Ambjenti i kontabilizimit

Seksioni i tretë i modulit kontabilitet është:

Dritarja e kontabilizimit

Në këtë ambjent gjenerohen të gjitha fletët kontabël që vijnë nga rregjistrimet e dokumentave dhe po ashtu mund të shtohen dhe fletë kontabël të reja. Klikojme tek moduli Kontabilitet- Ambjent kontabilizimi. Shfaqet lista e të gjitha fletëve kontabel të regjistruar me parë.

Fig.24 Fletë kontabël

Fig.23 Ambjenti i Kontabilizimit

41

Leksioni 7

7.3 Si regjistroet nje fletë kontabël e re?

Fletët kontabël (FK) janë dokumenta që përdoren për justifikimin e veprimeve të ndryshme konta-bël, të cilat nuk bëhen me dokumentat e tjerë (fatura blerje/shitje, mandat arkëtim/pagese, fletëhyrje/dalje, listëgagesa etj). Në një farë kuptimi kjo është dritarja rezervë ku përdoruesi mund të kontabilizojë një veprim kontabël çfarëdo, që mund të mos bëhet dot nëpërmjet ambienteve të tjera të regjistrimit.

1. Shkojme tek moduli Kontabilitet- Ambjent kontabilizimi-Shto

2. Plotësojmë: Nr. dokumenti, datë, nr. e llogarisë që kreditohet apo debitohet nga ky veprim, moedhën dhe kursin kembimi, vlerën në debi ose në kredi .

42

Leksioni 8

Moduli i ProdhimitModuli i prodhimit përdoret nga kompanitë me aktivitet prodhimi. Regjistrimi i gjithë procesit të prodhimit fillon me përcaktimin e burimeve të kompanisë që marrin pjesë në prodhim.

8.1 Burimet dhe aktivitetet

Burimet e prodhimit përfshijnë ato elementë, të cilat drejtpërdrejt ose jo kontribuojnë në koston e prodhimit të produkteve të caktuara. Burimet mund të përfshijnë artikujt lëndë të para, por mund të jenë makineri, mjete apo punonjës.

Çelja e burimeve të prodhimit bëhët tek menyja Çelje/Burimet ose në modulin Prodhim - Burime - Shto . Fushat që duhen plotësuar janë:

• Kodi dhe emertimi i burimit. • Tipi i burimit - nëse burimi është mjet, aktiv apo makineri. • Kosto dhe ore plani - shërben për të plotësuar orët e punes, nëse janë të planifikuara

8.1.1 Çelja e aktiviteteve

Çelja e aktiviteteve të prodhimit përmban bashkimin e disa burimeve në të njëjtën kohë.

1. Çelja e tyre realizohet në ambientin Çelje /Aktivitetet ose në modulin Prodhim - Aktivitete - Shto

2. Tek dritarja aktiviteti plotësohet:• Kodi dhe emertimi i aktivitetit.• Koha plan - përcaktohet kohëzgjatja e aktivitetit, kodi dhe emertimi i aktivitetit.• Njësitë e Kohës - përcaktojmë njesitë e matjes së kohës së aktivitetit.

3. Dritarja burimet shërben për të lidhur burimet me aktivitetin e çelur:• Data e aktivizimit - kur do të fillojë procesi i aktivitetitit• Data e ndryshimit - plotësohet data vetem nëse ka ndryshuar burimi i aktivitetit.• Kodi dhe përshkrimi - plotësojmë kodin dhe emertimin e burimit që i përket aktivitetit.• Koha - plotësojmë kohën që konsumon burimi.• Kosto/orë - plotësojmë koston e planifikuar për ore të burimit.• Kosto - plotësohet automatikisht (koha * kosto/orë = kosto totale e burimit).

4. Zgjidhen burimet që do i përkasin aktivitetit.

43

Leksioni 8


8.2 Planifikimi i prodhimit

Procesi i prodhimit kalon ne 2 faza:1) Planifikimi i prodhimit2) Ekzekutimi i rodhimit

8.2.1 Si regjistrohet planifikimi i prodhimit?

Dokumenti i planifikimit të prodhimit paraqet listën e produkteve që planifikohen të prodhohen në të ardhmen. Ky dokument nuk lë gjurmë në kontabilitet, pra nuk është i detyrueshëm për t’u plotësuar, por regjistrimi i tij shkurton punën në fazën tjetër, atë të ekzekutimit të prodhimit.

Vendosemi tek Menyja Rregjistrime/Planifikim i prodhimit/E re:• Nr dhe data e dokumentit - plotësojmë nr. dhe datën e dokumentit.• Klienti - zgjidhet klienti, të cilit do ti shiten produktet që do të prodhohen.• Magazina - zgjidhet magazina ku do te behet prodhimi.• Kodi - zgjidhet kodi i artikullit.• Njësia - zgjidhet njesia e pare ose e dytë e produktit.• Sasia - plotësohet sasia që do të prodhohet.• Data e regjistrimit - plotësohet data kur regjistrohet dokumenti i prodhimit.

8.2.2 Ekzekutimi i prodhimit

Dokumenti i ekzekutimit të prodhimit përbën fazën e dytë të procesit të prodhimit, pas planifikimit të tij. Ky dokument paraqet produktet që faktikisht prodhohen dhe si rrjedhim kontabilizohet.

Shkojme tek Menyja Regjistrime/Ekzekutimi i prodhimit/E re. Klikojme butonin Shto. Dritarja e regjistrimit të prodhimit është e kategorizuar në tre pjesë si më poshtë:

1.Koka e dokumentit :• Nr. dhe datë dokumenti - plotësojmë datën dhe numrin e ekzekutimit të prodhimit.• Magazina e produkteve, recepturave - zgjedhim magazinën e produkteve dhe lëndeve të para.• Planifikime prodhimi - zgjidhet magazina ku do të behet prodhimi.• Data e rregjistrimit - klikohet mbi këtë datë dhe përzgjidhen dokumentat për plani fikim prodhimi.

44

Leksioni 8

2.Trupi i dokumentit dritarja produkti:• Kodi dhe përshkrimi - vendosim kodin dhe përshkrimin e artikullit.• Njësi matje - përcaktojmë njësitë matëse të produktit.• Sasia plan - vendosim sasinë faktike të produktit.• Kosto - gjenerohet automatikisht nga programi (kosto e recepturave me koeficientët e tyre)• Kosto totale - gjenerohet automatikisht nga programi (kosto * sasia aktuale)• Magazina - zgjidhet magazina e artikujve përkatës.

3. Trupi i dokumentit, dritarja recepturat, të dhenat për recepturat dhe burimet:• Kodi dhe përshkrimi - kodi dhe përshkrimi i produktit.• Lloji - përzgjedhim llojin e recepturave , lëndë të pare apo burim.• Njësia matëse - plotësohet njësia e matjes për recepturat.• Sasia aktuale - plotësohet sasia aktuale e përdorur e recepturave.• Sasia - vendosim sasine e planifikuar të recepturave• Firo % - shfaqet niveli i firos në përqindje.• Firo ligjore - vendoset niveli i firos në % për recepture.• Kosto - kur receptura është artikull shfaqet automatikisht kostoja e tij. Kur receptura është burim, kosto plotësohet nga përdoruesi për një njesi artikull prodhim.• Kosto totale/receptura - gjenerohet automatikisht nga programi (sasia aktuale*kosto).• Magazina - zgjidhet magazina e lëndeve të para.• Data e regjistrimit - plotësohet data e regjistrimit të ekzekutimit të prodhimit.• Totali - tregon koston totale të recepturave të përdorura në prodhim

Në fund klikojmë butonin Ruaj.

8.3 Gjenerimi i prodhimit

Programi AlphaWeb mundëson ambientet ku përdoruesi porosinë e klientëve për prodhim ta kalojë në mënyrë të shpejtë në planifikim prodhimi. Gjenerimi i projektit të prodhimit kalon në hapat e mëposhtme:

1. Fillimisht shkojmë tek ambienti Çelje/Artikuj dhe zgjedhim artikujt e klasës prodhim.

2. Tek dritarja që shfaqet në tabin kontabiliteti selektohet fusha prodhim me porosi.

Selektimi i kësaj fushe mundëson regjistrimin e dokumentit prodhim me porosi për artikullin e zgjedhur.

45

Leksioni 8

3. Shkojme tek Menyja Regjistrime/Faturat e shitjeve/E re dhe zgjedhim nënkategorinë urdhër Shitje dhe tek fusha Lloji zgjedhim prodhim me porosi.

4. Shkojme tek menyja regjistrime/gjenero projektin e prodhimit. Ky dokument është i përbërë nga dy pjesë:

- Koka e dokumentit Data nga - filtrohet data, nga e cila kemi regjistruar dokumentat e urdheshitjes pro dhim me porosi. Data deri - filtrohet data, deri nga e cila kemi regjistruar dokumentat e urdhershitjes prodhim me porosi. Produkti - filtrohen artikujt. Grupi dhe nëngrupi - filtrohen artikujt sipas grupeve dhe nëngrupeve të artikujve. Klienti - filtrohet sipas klientit. Nr. urdhër shitje - filtrohet sipas numrit të urdhërshitjeve për prodhim me porosi. Kërko - shtypet butoni kërko pasi janë plotësuar filtrat e mësiperm.

- Trupi i dokumenit Shiriti faturat - seleketohet mbi këtë shirit për të zgjedhur faturën e urdhër shitjeve me prodhim me porosi. Grida - tek grida do të na shfaqen të dhënat e faturës. Gjenero - shfaqet default pasi të klikojmë butonin Ruaj, do të gjenerohet projekti i prodhimit. Numer dhe kod projekti - plotësohet nr. dhe kodi i urdhër shitjes për prodhim me porosi. Emertimi - shfaqet emertimi i produktit me kodin përkatës. Sasia aktuale - plotësohet sasia që do të prodhohet ose meret drejtpërdrejt nga fatura ose plotësohet nga përdoruesi. Data - plotësohet data e projektit të prodhimt. Kodi dhe emri i klientit - shfaqet kodi dhe emri i klienti. Sasia e porositur - shfaqet sasia e porositur nga klienti.


46

Leksioni 8


Në fund të këtij leksioni duhet të dimë :1) Të çelim nje burim dhe aktivete per nje projekt prodhimi.2) Të regjistrojmë nje planifikim prodhimi.3) Të regjistrojmë një ekzekutim prodhimi.4) Të gjenerojmë një projekt prodhimi.

Fig.17 Mandatarkëtim

47

Leksioni 9

Qendrat e kostosQendrat e kostos bëjnë të mundur mbajtjen e kontabilitetit të kostos, duke bërë shpërndarjan e të ardhurave dhe shpenzimeve në nivel qëndre kosto (ndarje me të vogla se kompania).

Qëndrat e kostos mundësojnë marrjen e pasqyrave financjare për secilën nga qëndrat e kostos të çelura në program, duke ndihmuar në këtë mënyrë në marrjen e vendimeve të duhura. Si qendra kosto mund të shërbejnë departamentet, produktet etj

9.1 Si çelet një qendër kostoje?

Për të çelur një qender kostoje:

1. Pozicionohemi tek menyja vertikale dhe klikojmë Qendra kosto - Qendra kosto - Shto ose në menynë horizontale Çelje / Qendra kosto.

2. Plotësojmë kodin dhe përshkrimin e qendres së kostos. Fusha prindi nëse e lëmë bosh (pa plotësuar) do të thotë që kjo qendër kostoje që po çelim është një qender kostoje prind. Por nëse zgjedhim një qender kostoje prind do të thotë që qendra e kostos që po çelim është një qendër bijë (e varur nga qendra prind).

3. Tek fusha monedha plotësojmë monedhën në të cilën do të raportohet qendra e kostos.


48

Leksioni 9

9.2 Përcaktimi i llogarive për shperndarje

Në mënyre që të mbahet kontabiliteti i kostos sipas qendrave të kostos, duhet të përcaktohen llogaritë kontabël që do të shpërndahen nëpër qendra kosto. Kjo realizohet në menyne Konfigurime\Qendra kostoje\Llogari për shpërndarje në QK.

Ambjenti përbëhet nga dy pjese: në njërën anë shfaqen klasat e llogarive të planit kontabël dhe nga ana tjetër do të kalohen klasat që do të zgjidhen për t’u shpërndarë në qendrat e kostove.

Klasat që do të zgjidhen për shpërndarje kalohen nëpërmjet shigjetës në anën tjetër. Pasi shtypim butonin 'Ruaj', konfigurimi do të ruhet. Ky moment do të aktivizojë përdorimin e modulit të qen-drave të kostos.

9.3 Si ndërtohen skemat e qendrave të kostos?

Krijimi i skemave me qendra të gatshme kostoje realizohet në mënyrë që shumat përkatëse të llogarive të shpërndahen në qendra kostoje sipas një skeme. Për të çelur një skemë me qendër kosto të re, shërben ambjenti Çelje/Skema me qendra kosto. Dritarja përbëhet nga një listë me skemat e qendrave të kostos të çelura në program dhe një nëndritare për çeljen e një qendre të re si më poshtë:

1. Plotesojme kodin dhe përshkrimin e skemës.

2. Tek tabela zgjedhim ato qendra kostoje që do të përmbaje kjo skeme qënder kostoje.

3. Pasi kemi zgjedhur qendren e kostos, plotesojmë dhe vlerën në perqindje (%) që do të shpërnda-het në këto qendra kosto për secilën llogari. Këtë veprim e përserisim për aq qendra kostoje sa do të përmbajë kjo skemë.


Fig.26 Shpërndarja në qendra kosto

49

Leksioni 9

9.4 Si çelen objektivat e kostos?

Objektivat e kostos janë nivele më të vogla se qendrat e kostos të cilat shërbejnë për matjen e kostos së një veprimtarie të caktuar, siç mund të jetë një punonjës, një produkt etj. Objektivat e kostos, pasi çelen, mund t’u caktohen artikujve, klientëve, furnitorëve, punonjësve dhe llogarive kontabël.

1. Për çeljen e një objektivi kosto shkojmë në menynë Qendra kosto/Objektiv kosto.

2. Përcaktojmë kodin.

3. Mund të përcaktojmë gjithashtu datën e fillimit dhe datën e përfundimit duke limituar në këtë mënyrë një objektiv kosto në një kohëzgjatje të caktuar.

4. Në fund Ruaj.

9.5 Regjistrimet në qendrat e kostos

Pasi kemi bërë çeljen e qendrave të kostos , sa herë që bëjmë një regjistrim në program, nga i cili preken në kontabilitet llogaritë e caktuara për t’u shpërndare në qendra kosto do të na shfaqet një mesash: ‘Deshironi të beni shpërndarjen në Qendra kosto? Po ose Jo’. Nëse klikojmë butonin Po, atëherë do të shpërndajmë llogaritë në qendra kostoje manualisht ose nëpermjet skemave të qëndrave të kostos në mënyre automatike sipas çeljeve që shpjeguam më sipër.

50

Leksioni 9

Nëqoftëse llogaritë kontabël, departamenti ose dega administrative është e lidhur me një qendër kostoje, atëherë shpërndarja bëhet automatike nga programi në këtë qendër. E njëjta situatë ndodh për objektivat e kostos. Përdoruesi mund të ndryshojë qendrën e kostos të sugjeruar, si dhe vlerën për t’u shpërndarë.

Në rast se shpërndarjen e qendrave të kostos nuk duam të bëjme në të njejtën kohë me regjistrimin e dokumentit, ateherë na sherben ambjenti Qendra kosto/Regjistrim qendër kosto e re.

1. Në këtë ambjent mjafton të plotësojmë numrin e dokumentit të shpërndarjes në qendra kostoje dhe datën.

2. Zgjedhim qendrën ose qëndrat e kostos ku do të bëhet shpërndarja.

3. Më pas, në tabelën që na shfaqet, përcaktojmë llogaritë që duam të shpërndarjmë në qëndrat e kostos të zgjedhura.



Duhet patur parasysh që të përcaktohen llogaritë, vlera e të cilave do të shpërndahet në qendra kosto. Për të bërë një shpërndarje sa me automatike, kini parasysh që të lidhni qëndrat e kostos me llogaritë, departamentet dhe degët administrative (pika shitje, magazina etj), si dhe objektivat e kostos me llogaritë, artikujt, klientet etj.

51

Leksioni 10

Burimet njerëzore dhe listëpagesat

Në programin AlphaWeb kompanitë mund të kontrollojnë në mënyre analitike burimet njerëzore të tyre. Në program mund të regjistrosh kartelat e të gjithë punonjësve deri në regjistrimin e listpageses çdo muaj. Për të arritur në procesin e rregjistrimit të listpagesës fillimisht duhet të çelim strukturën administrative dhe kartelat e punonjsve.

10.1 Çelja e strukturës administrative (departamenteve)

1. Në ambientin Burimet njerëzore\Departamentet të menysë vertikale realizohet krijimi i depar-tamenteve dhe nëndepartamenteve që kompania mund të ketë. Kjo shërben për grupimin e punonjësve dhe raportimin në nivel departamenti.

2. Për të krijuar një departament klikojme në opsionin shto prind.

3. Plotësojmë kodin dhe përshkrimin e departamentit, personin e kontaktit, nr. e telefonit dhe mund të bëjmë lidhjen me qendrat e kostos.

4. Për të krijuar një nëndepartament klikojmë në opsionin shto dhe plotësojmë të njëjtat të dhëna si për departamentin.

5. Në fund klikojmë butonin Ruaj për të regjistruar departamentin bashkë me nëndepartamentin përkatës.

10.2 Çelja e kartelës së punonjësve

Informacioni që plotësohet për punojësit, është i rëndësishëm për funksionin e listpagesave dhe të burimeve njërëzore të organizatës. Fushat që ofron kjo dritare i japin mundësinë përdoruesit të regjistrojë informacion sasior e cilësor për çdo punonjës të njësisë ekonomike.

1. Çelja e punonjësve në program realizohet në ambientin Çelje/Punonjës.

Dritarja e çeljes se punonjësve është i ndërtuar në disa nëndritare ku në secilin prej tyre plotësohet një informacion i caktuar mbi punonjësin:

2. Tek dritarja punonjës do të plotësojmë të dhënat personale të çdo punonjësi.

3. Tek dritarja kontakti i emergjencës plotësojmë të dhënat dytësore për një person të afërt të punonjësit.

Fig.27 Çelja e kartelës të punonjësit

52

Leksioni 10

4. Tek ambjenti punesimet plotësojmë të dhënat për veçorite e punës së punonjesit si: departamenti, detyra, llogaria bankare, numri i kontratës.

5. Pasi plotësohen fushat më sipër duhet të shtypet butoni Ruaj punësim dhe më pas kalohet në dritaren tjetër.

6. Tek dritarja paga dhe shtesa plotësojmë të dhenat e pagës së punonjësit: lloji i pagës (mujore/ditore/orare), monedhën, vlerën e saj si dhe datën e aktizimit. Sa herë ndryshon paga e punonjesit mjafton të vendoset vlera e re e pages dhe data e re e aktivizimit.

7. Tek ambjenti komponentet e listepagesës zgjidhet skema e sigurimit që do të aplikohet në listepagesë për punonjesin dhe komponentët që përdoruesi dëshiron ti bëjë të dukshme në listep-agesë për atë punonjës.

8. Në fund Ruaj.

10.3 Çelja e komponentëve të pagës

Ambienti Burimet njerezore\Komponente page përmban komponentet që shërbejnë për lloga-ritjen e pagës së punonjesit. Komponentet e zakonshëm janë të çelur në program por mund të shtohen edhe të reja. Këto jane komponente fikse të pagës së punonjesit dhe nuk ndryshojnë nga muaji në muaj.

Për të çelur një komponent te ri page përcaktohen të dhëna si kodi dhe emertimi.

53

Leksioni 10

Kujdes ** Një komponent mund të jetë i tipit :

Numer (përfaqëson një vlerë numerike që plotësohet nga vetë përdoruesi). Formule (vlera llogaritet nga programi në bazë të një formule e cila është në funksion të një parametri të caktuar) Tabelë (përfaqëson një tabeë të dhënash). Tipi i komponentit përcaktohet në fushën

Njësia të këtij ambienti.

10.4 Çelja e komponentëve të listëpagesës

Komponentet e listëpagesës përfaqësojnë shtesat dhe ndalesat që aplikohen mbi pagën e punonjesit dhe ndikojnë në llogaritjen e pagës neto të tij.

Në ambientin Burimet njerëzore\Komponentët e listëpagesës gjenden të çelura komponentët kryesorë të përdorura nga kompanitë për llogaritjen e pagës por mund të krijohen të reja në varësi të situatave specifike të kompanive.

Për të çelur një komponent të ri listepagese plotësohen të dhena si kodi dhe emertimi i kompo-nentit, njesia në të cilën do të jetë komponenti (numër/formulë/tabelë), kodi i parametrit nga e cila varet në rastin e formulës, tipi i komponentit (nëse është shtesë apo ndalesë mbi pagën).

10.5 Regjistrimi i listëpagesës

Për të regjistruar një listëpagesë shkojmë në menynë Burimet njerëzore \ Listpagese e re.

1. Si fillim plotësohen të dhënat identifikuese të listepageses si data, nr., monedha, departamenti dhe nëndepartamenti.

2. Së dyti plotësojmë trupin e dokumentit .Thërrasim të gjithë punonjësit me rradhë.

3. Në momentit që zgjedhim punonjesin shfaqet dhe kartela personale e tij për të plotësuar, ditët ose orët e punës.


Leksioni 8

2.Trupi i dokumentit dritarja produkti:• Kodi dhe përshkrimi - vendosim kodin dhe përshkrimin e artikullit.• Njësi matje - përcaktojmë njësitë matëse të produktit.• Sasia plan - vendosim sasinë faktike të produktit.• Kosto - gjenerohet automatikisht nga programi (kosto e recepturave me koeficientët e tyre)• Kosto totale - gjenerohet automatikisht nga programi (kosto * sasia aktuale)• Magazina - zgjidhet magazina e artikujve përkatës.

3. Trupi i dokumentit, dritarja recepturat, të dhenat për recepturat dhe burimet:• Kodi dhe përshkrimi - kodi dhe përshkrimi i produktit.• Lloji - përzgjedhim llojin e recepturave , lëndë të pare apo burim.• Njësia matëse - plotësohet njësia e matjes për recepturat.• Sasia aktuale - plotësohet sasia aktuale e përdorur e recepturave.• Sasia - vendosim sasine e planifikuar të recepturave• Firo % - shfaqet niveli i firos në përqindje.• Firo ligjore - vendoset niveli i firos në % për recepture.• Kosto - kur receptura është artikull shfaqet automatikisht kostoja e tij. Kur receptura është burim, kosto plotësohet nga përdoruesi për një njesi artikull prodhim.• Kosto totale/receptura - gjenerohet automatikisht nga programi (sasia aktuale*kosto).• Magazina - zgjidhet magazina e lëndeve të para.• Data e regjistrimit - plotësohet data e regjistrimit të ekzekutimit të prodhimit.• Totali - tregon koston totale të recepturave të përdorura në prodhim

Në fund klikojmë butonin Ruaj.

8.3 Gjenerimi i prodhimit

Programi AlphaWeb mundëson ambientet ku përdoruesi porosinë e klientëve për prodhim ta kalojë në mënyrë të shpejtë në planifikim prodhimi. Gjenerimi i projektit të prodhimit kalon në hapat e mëposhtme:

1. Fillimisht shkojmë tek ambienti Çelje/Artikuj dhe zgjedhim artikujt e klasës prodhim.

2. Tek dritarja që shfaqet në tabin kontabiliteti selektohet fusha prodhim me porosi.

Selektimi i kësaj fushe mundëson regjistrimin e dokumentit prodhim me porosi për artikullin e zgjedhur.

Fig.28 Regjistrimi i listpageses

54

Leksioni 10


Në fund të këtij leksioni duhet të kemi njohuri si regjistrohet:

1) Një departament ose nëndepartament.2) Një kartelë punonjësi.3) Si krijohet një komponent i ri listepagese.4) Si regjistrohet një listpagese.5) Si të lexojë informacionin nëpër raporte të ndryshme.

Duhet patur parasysh që pjesa më e rëndësishme është çelja e kartelës së punonjësve dhe rregjis-trimi i listpageses.

Në qoftëse të dhenat e listpageses janë të njëjta nga njeri muaj në tjetrin, ju mund të regjistroni një listepagese të re duke u bazuar në listepagesën e një muaji të mëparshëm nëpërmjet ospioni Ruaj Si.

55

Leksioni 11

Disa konfigurime të tjera në AlphaWeb11.1 Si përcaktohen afatet e maturimit dhe kategoritë e zbritjes së klient/furnitorëve

-Afati i maturimit shpreh kohën që ka në dispozicion klienti për të shlyer detyrimin ndaj kompa-nisë, ose kohën që ka në dispozicion kompania për të shlyer detyrimet që ka ndaj furnitorëve të saj. Çelja e këtyre afateve ndihmon përdoruesin të mirëadministrojë listën e klientëve dhe furnitorëve në program.

1. Vendosemi tek menyja Blerje dhe shitje/Afatet e maturimit.

2. Klikojme butonin Shto dhe plotësojme kodin dhe emertimin, llojin klient/ furnitore, datën e fillimit të maturimit dhe periudhën ditore, javore dhe mujore.

3. Në fund klikojmë Ruaj.

4. Më pas bëhet lidhja e klientëve/furnitorëve me afatete e maturimit në ambientin e çeljes së klientëve/furnitorëve.

- Kategoritë e zbritjes shërbejnë për tu ofruar klientëve të veçantë zbritje nga faturat e shitjeve apo për të përfituar nga furnitorë specifike zbritje në faturat e blerjes. Nëpërmjet kësaj dritareje mundësohet shfaqja e zbritjes automatikisht në fatura sa herë të bëhet një shitje apo blerje.

1. Për te çelur kategoritë e zbritjes shkojmë tek menyja horizontale Konfigurime/Zbritje Analitike - Nivel zbritjesh.

2. Përcaktojme nivelet e zbritjeve tek dritarja Nënkategoria, kodin, përshkrimin, vlerën dhe monedhën.

3. Më pas bëhet lidhja e klientëve/furnitorëve me kategorinë e zbritjes në dritaren e çeljes së klientëve/furnitorëve.

11.2 Si përcaktohen çmimet e shitjes?

Programi AlphaWeb i mundëson përdoruesit të regjistrojë fatura shitje me çmime shitjesh që shfaqen automatikisht në program. Ky opsion lehtëson punën duke shkurtuar kohe, si edhe duke shmangur mundësinë për gabime. Pasi bëhet vendosja e çmimeve për artikujt përkatës, sa herë të regjistroni fatura shitje dhe të zgjidhni këta artikuj në gride, do t’ju shfaqen automatikisht çmimet e shitjes së tyre. Gjithashtu çmimet automatike të shitjes mund të modifikohen nga përdoruesi në

56

Leksioni 11

faturën e shitjes.

Puna me çmimet automatike të shitjes kalon në këto hapa:1. Hapi i parë është çelja e niveleve të çmimeve të shitjes në ambientin : Konfigurime/Çmimet/Nivel çmimi.

2. Hapi i dytë është lidhja e artikujve me çmimet përkatëse tek menyja Konfigurime/Çmime/Përcaktim çmimi.

Për secilin kombinim nivel çmimi – artikull përcaktojmë çmimin që i takon njesise së parë dhe çmimin e njesisë se dytë. Çmimi mund të përcaktohet për një interval të caktuar datash duke ven-dosur datën e fillimit, datën e mbarimit dhe për një interval të caktuar sasie.

**Përcaktimi i çmimit mund të bëhet dhe direkt në kartelën e artikullit gjatë çeljes ose modifikimit të tij.**

3. Hapi i tretë është përzgjedhja e artikujve me çmime automatike në faturat e shitjes

4.Pasi plotësohen fushat përkatëse me çmimet e artikujve apo bëhen ndryshime në çmimet automatike shtypet butoni Ruaj.

11.3 Si personalizohen ambjentet e punës në program?

Për të ndryshuar pamjen e programit dhe për të personalizuar sipas nevojave të përdoruesit, pozi-cionohemi tek menyja horziontale ambjenti Administrimi/Motivet.

1. Klikojme butonin Shto :

2. Dritarja Të pergjjithshme - plotësojmë kodin dhe përshkrimin e motivit që do të përdorim.

3. Dritarja Menutë - zgjedhim ngjyrën që do të përdorim si background në program.

57

Leksioni 11

4. Ambjenti kryesor - zgjedhim temën që do të përdorim për ambjentin kryesor.

5. Dritarja Gridat e regjistrimit - zgjedhim formën e tabeles së gridës së regjistrimit.

6. Dritarja Sfondi - zgjedhim imazhin që do të përdoret në sfond.11.4 Çelja e monedhave, taksave, numrave automatike, qyteteve

11.4 Çelja e monedhave, taksave, numrave automatike, qyteteve

Monedhat

Çelja e monedhave në program është e rëndësishme pasi përdoruesit shpesh i duhet të regjistrojë transaksione në disa monedha.

Çelja e monedhave në program realizohet në ambientin Konfigurime/Monedhat.

Fillimisht zgjidhet modeli i monedhës që do çelet dhe shtypet butoni Shto në listën e butonave.

Taksat

-Taksat janë të lidhura me shumë transaksione që kryen biznesi. Programi AlphaWeb taksat më kryesore i ka të konfiguruara default në program, por, nëse përdoruesi dëshiron të çelë një nivel të ri takse mund të shfrytëzojë ambjenitn përkatës.

Çelja e taksave në program realizohet në ambientin Konfigurime/Taksat

Leksioni 9

9.2 Përcaktimi i llogarive për shperndarje

Në mënyre që të mbahet kontabiliteti i kostos sipas qendrave të kostos, duhet të përcaktohen llogaritë kontabël që do të shpërndahen nëpër qendra kosto. Kjo realizohet në menyne Konfigurime\Qendra kostoje\Llogari për shpërndarje në QK.

Ambjenti përbëhet nga dy pjese: në njërën anë shfaqen klasat e llogarive të planit kontabël dhe nga ana tjetër do të kalohen klasat që do të zgjidhen për t’u shpërndarë në qendrat e kostove.

Klasat që do të zgjidhen për shpërndarje kalohen nëpërmjet shigjetës në anën tjetër. Pasi shtypim butonin 'Ruaj', konfigurimi do të ruhet. Ky moment do të aktivizojë përdorimin e modulit të qen-drave të kostos.

9.3 Si ndërtohen skemat e qendrave të kostos?

Krijimi i skemave me qendra të gatshme kostoje realizohet në mënyrë që shumat përkatëse të llogarive të shpërndahen në qendra kostoje sipas një skeme. Për të çelur një skemë me qendër kosto të re, shërben ambjenti Çelje/Skema me qendra kosto. Dritarja përbëhet nga një listë me skemat e qendrave të kostos të çelura në program dhe një nëndritare për çeljen e një qendre të re si më poshtë:

1. Plotesojme kodin dhe përshkrimin e skemës.

2. Tek tabela zgjedhim ato qendra kostoje që do të përmbaje kjo skeme qënder kostoje.

3. Pasi kemi zgjedhur qendren e kostos, plotesojmë dhe vlerën në perqindje (%) që do të shpërnda-het në këto qendra kosto për secilën llogari. Këtë veprim e përserisim për aq qendra kostoje sa do të përmbajë kjo skemë.


58

Leksioni 11

Qytetet

-Çelja e qyteteve shërben për të identifikuar elementë të caktuar si: njësitë administrative, klientët, furnitorët etj. Duke lidhur këto elemente me qytetet përkatës bëhet më i thjeshtë edhe kontrolli i tyre nëpër raporte.

Çelja e qyteteve në program realizohet në ambientin Konfigurime/Qytete.

Numra automatike

-Përdorimi i numrave automatikë e ndihmon përdoruesin të shkurtojë kohën e punës në dritaret e çeljeve dhe regjistrimeve. Duke përdorur numrat automatikë fusha si numër dokumenti apo kodi plotësohen automatikisht nga programi.

Puna me numrat automatikë kalon në disa hapa:

1. Si fillim bëhet çelja e numrave automatikë në ambientin në ambientin Konfigurime/Numrat automatikë .

2. Hapi tjetër është lidhja e numrave automatikë me ambientin qe dëshirohet te Konfigurime/Konfigurime dokumenti çelje ose regjistrime.

3. Në vijim bëhet hapja e ambientit që u lidh me numrat automatike dhe do të shikoni që fusha nr. Dokumenti apo kodi do të plotësohet automatikisht sipas mënyrës që keni vendosur.

59

Leksioni 12

Funksione të përparuara në AlphaWeb12.1 Si çelet një përdorues/user i ri?

Çdo përdorues ka të drejtat e veta në program që përfshijnë ambientet me të cilat punon si dhe mundësitë për të regjistruar, parë, ose modifikuar dokumenta. Të drejtat për përdoruesit duhet të jenë të qarta që ata të mos ndërhyjnë tek dokumentat e njëri-tjetrit, pa autorizimin e administra-torit.

Për çeljen e përdoruesve ne program shërben ambjenti Administrim/Përdorues. Kjo dritare është e përbërë nga dy nëndritaret e mëposhtme:

Të përgjithshme - lista e përdoruesve ekzistues Nënambjentet e çeljes

Për çeljen e përdoruesve në program shërben driarja Administrim/Përdorues. Kjo dritare është e përbere nga dy nëndriaret e mëposhtme:

Të përgjithshme - shfaqet lista e përdoruesve të çelur në program. Nënambjenti i çeljes - nënambjentet që duhen plotësuar janë :

- Përdorues

Në këte nënambjent plotësohet informacioni i përgjithshëm në lidhje me përdoruesin që po çelet.

- Kontakt

Në këtë nënambjent shkruhen të dhënat e kontaktit të përdoruesit si numër telefoni, adresë, email etj.

- Rolet

Në këtë nënambjent përdoruesi lidhet me të paktën nje rol te çelur në program. Përdoruesi do të ketë në program të drejtat që i janë caktuar rolit. Nëse duam që t’ja ndryshojmë të drejtat duhet që ta lidhim me ndonje rol tjeter ose të ndryshojmë të drejtat e rolit me të cilin është lidhur aktualisht.

60

Leksioni 12

12.1.1 Çelja e roleve

Në AlphaWeb mund të krijohen të drejtat sipas strukturës organizative të firmës. Në program mund të krijohen role me të drejta të ndryshme për ambjentet e programit. Në program janë të çelura disa nga rolet më të përdorura në një firmë si:

Administrator Manaxher Financier Arkëtar

Përveç roleve të çelura në program, ju mund të çelni role të tjera duke caktuar sipas dëshirës suaj të drejtat për çdo rol. Më pas rolet lidhen me përdoruesit. Për të çelur një rol shërben menyja Administrim/Rolet. Dritarja e çeljes përbëhet nga nëndritare si:

-Roli - të dhënat përshkruese të rolit si: përshkrimi, data krijimit etj.

-Ndërmarrje - në këtë nëndritare do të caktohet ndërmarrja në të cilën do të vendosen të drejtat e rolit. Për një rol mund të caktohen edhe më shumë se një ndërmarrje.

-Të drejtat - për secilën ndërmarrje të zgjedhur në nëndritaren më parë caktohen të drejtat që do kete roli për çdo ambjent të programit.

62

Leksioni 12

12.2 Çelja e ndërmarrjes

Ndërmarrja është njësia kryesore dhe shërben si ndarje bazë në administrimin e të dhënave që hidhen në program.

1. Për të çelur ndërmarrje të re në program, shërben ambjenti Administrim/Ndërmarrje. Ky amb-jent është i organizuar sipas nënambjenteve të mëposhtme:

2. Të përgjithshme - të gjitha ndërmarrjet e çelura në sistem do të shfaqen me emërtimin E përgjithshme. Në këtë nënambjent përdoruesi mund të filtrojë dhe mund të selektojë ndërmarrjen për të ndryshuar të dhënat të cilat mund të ndryshohen.

3. Informacion - shërben për të vendosur informacionin e përgjithshëm të ndërmarrjes.

4. Kontakt - vendosen të dhëna kontakti për ndërmarrjen.

5. Ndërmarrje model - në këtë nënambjent bëhet transferimi i të dhënave nga ndërmarrja model në ndërmarrjen që jeni duke çelur.

12.3 Si kontrollohen hyrjet/daljet e një përdoruesi ?

1. Shkojmë tek menyja horizontale dhe klikojme Hyrje/Dalje në program.

2. Në tabelën e shfaqur do të renditen të gjithë përdoruesit që kanë përdorur programin, duke treguar datën dhe orën kur kanë hyrë në program si dhe datën dhe orën kur kanë dalë nga programi.

3. Gjithashtu në tabelë do të shfaqet dhe një fushë që tregon nëse përdoruesi është ende duke punuar në program nëpërmjet statusit online.

12.4 Eksporti/importi i të dhënave në program.

Në AlphaWeb është një ambjent i veçante ku përdoruesi mund të krijojë modele importimi dhe eksportimi nëpërmjet të cilave do të importojë dhe eksportojë të dhënat.

Konfigurim import/eksport të dhënash. Mund të importohen të dhënat si : Artikuj Grupet e artikujve Çmime shitje Klientë/furnitorë

Leksioni 10

4. Tek ambjenti punesimet plotësojmë të dhënat për veçorite e punës së punonjesit si: departamenti, detyra, llogaria bankare, numri i kontratës.

5. Pasi plotësohen fushat më sipër duhet të shtypet butoni Ruaj punësim dhe më pas kalohet në dritaren tjetër.

6. Tek dritarja paga dhe shtesa plotësojmë të dhenat e pagës së punonjësit: lloji i pagës (mujore/ditore/orare), monedhën, vlerën e saj si dhe datën e aktizimit. Sa herë ndryshon paga e punonjesit mjafton të vendoset vlera e re e pages dhe data e re e aktivizimit.

7. Tek ambjenti komponentet e listepagesës zgjidhet skema e sigurimit që do të aplikohet në listepagesë për punonjesin dhe komponentët që përdoruesi dëshiron ti bëjë të dukshme në listep-agesë për atë punonjës.

8. Në fund Ruaj.

10.3 Çelja e komponentëve të pagës

Ambienti Burimet njerezore\Komponente page përmban komponentet që shërbejnë për lloga-ritjen e pagës së punonjesit. Komponentet e zakonshëm janë të çelur në program por mund të shtohen edhe të reja. Këto jane komponente fikse të pagës së punonjesit dhe nuk ndryshojnë nga muaji në muaj.

Për të çelur një komponent te ri page përcaktohen të dhëna si kodi dhe emertimi.

Fig.29 Formatet e eksport/importit të të dhënave

Fig.30 Modifikimi i fortmatit të gatshëm të eksportit të të dhënave

63

Leksioni 12

Njësi administrative Degët administrative Pikë shitje, furnizimi

Importimi/eksportimi mund të realizohet me formate të gatshme që gjënden në program, ose duke krijuar formate të reja sipas nevojave dhe të dhënave që ju nevojiten.

Në menynë Konfigurime - Import/eksport të dhënash - Konfiguro format - Lista . Do të gjeni formate të gatshme për importin e artikujve të rinj qarkullues, klientëve/furnitorëve, hyrjeve filles-tare në magazinë, çmimeve të shitjes, faturave të shitjes etj.

64

Leksioni 12


Në fund të këtij leksioni duhet të kemi njohuri :1) Se si të çelim një ndërmarrje të re.2) Se si të çelim një përdorues të ri.3) Si percaktohen të drejtat dhe rolet.4) Si mund të kontrollojmë përdoruesat në program.

Date post:	21-Jan-2018
Category:	Business
Upload:	self-employed
View:	1,149 times
Download:	232 times