Manuel BRIOplus

E-Marketing – E-mailing de masse via ADDEMAR

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Table des matières

E-MARKETING : E-MAILING DE MASSE VIA ADDEMAR ....................................................... 3

1. ACTIVATION ET COMMANDE .............................................................................................................................................. 3

2. SIGNALÉTIQUE COURTIER ................................................................................................................................................. 4

3. SIGNALÉTIQUE PRENEUR ................................................................................................................................................... 4

4. SÉLECTION ET RAPPORT .................................................................................................................................................... 5 4.1. EXPORTER LES CONTACTS - LISTES DE DISTRIBUTION ........................................................................................................ 6 4.1.1. Mise à jour des contacts : Création d’une nouvelle liste ............................................................................................... 7 4.1.2. Mise à jour des contacts : Utilisation d’une liste de distribution existante .................................................................... 7 4.1.3. Supprimer une liste de distribution ............................................................................................................................... 8 4.2. LES MODÈLES .................................................................................................................................................................... 9 4.3. LES NEWSLETTERS .......................................................................................................................................................... 10 4.4. CRÉATION DE CAMPAGNE ................................................................................................................................................ 18 4.5. SUIVI DES CAMPAGNES .................................................................................................................................................... 20

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E-marketing : e-mailing de masse via Addemar Vous retrouvez à nouveau le thème E-Marketing dans cette nouvelle version de BRIO, toujours avec l’objectif d’étendre les possibilités d’utiliser votre logiciel comme instrument commercial. La version 8.0 vous permet de faire du e-mailing de masse, sans être ‘placé’ sur une liste noire, très

simplement à partir du résultat d’une sélection en BRIO. Portima utilise à cette fin un logiciel externe, ADDEMAR (www.addemar.com) dont il n’est cependant pas nécessaire de connaître le fonctionnement pour pouvoir réaliser l’e-mailing de masse. Les fonctionnalités du E-Marketing ont été étudiées et développées pour être simples et faciles à

utiliser tout en restant en BRIO. Mais toutes les fonctionnalités du logiciel Addemar vous sont bien

entendu accessibles si vous le souhaitez. L’utilisation de ce logiciel externe ne vous sera pas facturé via l’achat d’une licence mais par le nombre de messages envoyés. Portima a également prévu un lien vers un autre outil, Brokermail (www.brokermail.be). Il est possible que d’autres logiciels soient utilisés dans le futur si les demandes étaient suffisantes.

Les deux programmes ont donc pour objectif de vous permettre d’envoyer des newsletters, de lancer des actions commerciales, etc… Le prix, en ce qui concerne Addemar, est déterminé comme suit (prix hors TVA):

- Lors de l’activation de votre account : 50 euro. Ce montant comprend le prix du setup de

votre account ainsi que 1000 mails. - Ensuite, selon l’usage que vous en ferez, vous pouvez commander différents lots de 2000 (60

euro), 3000 (75 euro), 4000 (100 euro) … e-mails. - Chaque e-mail envoyé vous coûte dès lors 0,025 euro. - Il n’y a pas d’autres frais.

En ce qui concerne les tarifs de Brokermail, veuillez consulter leur siteweb.

1. Activation et commande

Rendez-vous sur BEN (Broker ExtraNet) et cliquez sur l’onglet ‘Autogestion –Mailing de masse’. Faites ensuite votre choix :

Addemar : acceptez d’abord les Conditions Générales et passez votre commande. Ensuite,

vous recevrez une confirmation de cette commande et vous pouvez activer le lien avec Addemar. Vous vous retrouvez ensuite automatiquement dans BRIO(plus), dans la signalétique courtier où vous devez enregistrer les données complétées(pt 2). A partir de ce moment, le lien est actif. BRIO(plus) vérifiera à chaque campagne si votre crédit d’e-mails disponibles est encore suffisant. Si ce n’est pas le cas, vous avez la possibilité de commander un crédit supplémentaire directement à partir de BRIO(plus). Vous vous retrouverez automatiquement dirigé vers la page de BEN pour commander un lot d’e-mails

supplémentaires. Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter le manuel ‘E Marketing – E-mailing de masse’ que vous retrouverez sur BEN, dans la rubrique ‘Logiciels de gestion – BRIO(plus) – Manuels’.

Brokermail : Passez d’abord commande auprès de Brokermail. Ensuite, encodez vos données

relatives à votre account sur la page de BEN et confirmez l’activation. Vous vous retrouvez automatiquement en BRIO(plus) où vous devez enregistrer les données. A partir de ce

moment, le lien est activé.

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2. Signalétique Courtier Suite à l’activation et la commande, les informations demandées sont déjà encodées.

Attention : Assurez-vous que le champ ‘Adresse E-mail’ de l’onglet ‘Général’ soit bien complété.

3. Signalétique Preneur Un champ a été ajouté dans l’onglet E-Marketing de la signalétique ‘Preneur’ : Désinscription newsletter’. Il sera mis à jour automatiquement par le suivi de vos campagnes marketing.

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4. Sélection et Rapport Via le module Sélection et Rapport, BRIOplus vous permet à présent de gérer des listes de distribution, de choisir et d’envoyer des newsletters.

A partir du résultat d’une sélection, cliquez sur le bouton ‘Analyse du résultat’.

Un nouveau bouton a été ajouté pour effectuer vos mailings : Email marketing.

En cliquant sur ce bouton, une fenêtre ‘Email Marketing campagne’ apparaît : elle présente 5 onglets qui vont vous permettre de :

Exporter les contacts : c'est-à-dire créer et gérer des listes de distribution pour l’envoi de mails

Partir d’un ‘modèle’ (créé au sein d’Addemar) pour générer une newsletter Gérer les newsletters à envoyer Créer des campagnes E-Marketing et de les tester Effectuer le suivi de ces campagnes

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4.1. Exporter les contacts - Listes de distribution

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4.1.1. Mise à jour des contacts : Création d’une nouvelle liste Vous venez d’effectuer une sélection: par défaut, BRIOplus vous propose de créer une nouvelle liste

de distribution reprenant les données du résultat de la sélection. L’option ‘Créer une nouvelle liste de distribution’ est cochée, reprenant le nom de votre sélection. A droite apparaissent les adresses e-mail de la sélection.

En cliquant sur le bouton , BRIOplus importe les contacts : au fur et à mesure que la barre de défilement progresse, les contacts s’affichent dans la partie ‘Liste de distribution’.

Le nombre de contacts apparaît à droite. Votre liste de distribution est sauvegardée par BRIOplus. Addemar effectue un contrôle sur la validité des adresses e-mail.

4.1.2. Mise à jour des contacts : Utilisation d’une liste de distribution

existante

En cochant la seconde option et en choisissant, à l’aide du menu déroulant, une liste de distribution existante, vous visualisez d’une part, les contacts de cette liste sous le titre ‘Liste de distribution’.

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Mais vous avez également la possibilité d’autre part, via le bouton , de mettre à jour la liste de distribution existante en la complétant par les données de votre sélection.

4.1.3. Supprimer une liste de distribution

Pour supprimer une liste de distribution, sélectionnez la liste concernée et cliquez ensuite sur la croix

rouge. Confirmez la suppression en cliquant sur ‘Yes’.

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4.2. Les modèles

Dans cet onglet, vous retrouvez les ‘modèles’ créés directement dans Addemar. Si vous n’avez jamais créé de modèle dans Addemar, cet onglet est vide. Sur base d’un modèle, vous avez la possibilité de créer une nouvelle newsletter. Sélectionnez le modèle souhaité Encodez une description.

Cliquez sur le bouton ‘Créer nouvelle newsletter’.

Vous arrivez dans la newsletter.

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4.3. Les Newsletters En cliquant sur l’onglet Newsletter, vous pourrez gérer le contenu et le lay-out des newsletters à envoyer. Vous pouvez aussi y accéder dans le module Sélection & Rapport, en cliquant sur le menu E-Marketing – Gestion des newsletters.

Quelques modèles BRIOplus ont été préparés pour vous et sont disponibles en BRIOplus mais il est vous est naturellement possible de les adapter et les personnaliser. NB L’objectif recherché est bien de vous permettre de réaliser ces opérations très simplement,

directement à partir de BRIOplus. Si, néanmoins, vous souhaitiez créer vos newsletters de manière plus approfondie, il vous est loisible de l’effectuer dans le logiciel ADDEMAR même.

Cliquez sur l’onglet ‘Newsletter’ si vous êtes passé par le menu E-Marketing. Choisissez à l’aide du menu déroulant le modèle souhaité.

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4.3.1. Adapter une newsletter

Dans l’onglet Newsletter, sélectionnez à l’aide du menu déroulant, une newsletter. Le contenu apparaît à l’écran : il est composé de différentes parties, du texte, un logo, une image, un

header.

Les adaptations se feront à l’aide d’un éditeur ‘allégé’ d’Addemar, éditeur que l’on a importé dans le module Sélection & Rapport. Cet éditeur se présente en anglais. Un simple clic sur une image ou une partie de texte et un pop-up s’affiche permettant la modification.

Vous encodez votre texte et confirmez en cliquant sur le bouton ‘Save’.

Du texte :

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Cliquer sur une image (ou un logo)

BRIOplus vous demande de définir l’alignement, la hauteur etc.

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Modèles : quelques remarques

testé en Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010, Windows Live Mail, Hotmail, Gmail, Telenet Webmail, iPhone, iPad.

1. Emplacement des photos Vous pouvez insérer des photos dans le texte. Pour un alignement harmonieux de celles-ci à gauche ou à droite par rapport au texte, choisissez le champ ‘align: left’ (ou right selon votre

préférence) au moment de l’insertion.

2. Liens dans Gmail (et dans certains autres services e-mail online comme Telenet Webmail)

Il est possible d’adapter via le bouton ‘Colours and Fonts’ la plupart des couleurs, les types de polices ou encore la taille des caractères de vos modèles. La couleur du lien sélectionnée dans

votre modèle peut s’afficher différemment selon le service e-mail utilisé.

Couleur du lien choisie:

Résultat en Outlook, Hotmail etc :

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Résultat en Gmail, Telenet Webmail etc :

Vous pouvez facilement éviter cela en définissant la couleur du lien dans le code-même de celle-

ci. Ouvrez l’éditeur de texte et cliquez sur ‘Source’.

Lien normal – est affiché correctement dans la plupart des e-mails clients, sauf Gmail etc .: Integer nec <a href="http://www.portima.com">pretium</a> odio.

Lien adapté – couleur correcte dans tous les e-mail clients: Integer nec <a href="http://www.portima.com" color=”#cc0000”>pretium</a> odio. Attention! En définissant la couleur du lien de cette manière, vous ne pouvez plus utiliser le bouton ‘Colours and Fonts’ d’Addemar. Toutes les adaptations devront dès lors être effectuées

dans le code-même.

3. Le lien ‘Read more’ (ou ‘En savoir plus ’) Si vous travaillez avec des versions courtes et longues d’articles, il est conseillé d’utiliser le lien

‘Read more’. La couleur de ce lien ne peut toutefois être modifiée via le bouton ‘Colours and

Fonts’ de votre modèle mais uniquement via les paramètres généraux d’Addemar. Cela signifie que la couleur s’applique à toutes les mises en page disponibles. Pour modifier la couleur du lien ‘Read more’, dans Addemar, cliquez sur : My Account > Settings > Layout > tab Colours & Fonts > Text Link Color.

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4. Adapter le logo ou l’image de l’en-tête Les 2 modèles permettent l’adaptation mais la largeur maximale des modèles est limitée.

Modèle 1: 560 px Modèle 2: 600 px Si vous ne respectez pas ces limitations, vous risquez d’obtenir une mise en page ‘déformée’. Votre logo a une couleur de fond différente de celle de votre modèle ? Utilisez dans ce cas une version de logo en format ‘.png’ ou ‘.gif’. qui présentera souvent une couleur de fond transparente.

5. Sauvegarder votre mise en page adaptée.

Il est fastidieux de devoir à chaque mailing redéfinir votre style personnalisé (couleur, type de

police, etc).

Vous avez dès lors la possibilité d’adapter votre modèle une seule fois et ensuite de le sauvegarder pour les utilisations futures. Dans Addemar, via le menu ‘Create’, vous sauvegardez vos propres modèles de sorte que vous les récupérez rapidement par la suite.!

6. Plusieurs articles dans une newsletter Il est possible de rédiger une newsletter comprenant plusieurs articles. Cliquez pour ce faire sur

la croix apparaissant dans le coin inférieur droit lorsque vous déplacez la souris sur le premier article. (pas l’intro!).

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Conseils généraux d’encodage de texte afin d’éviter les spams

Eviter les phrases extrêmement commerciales dans le sujet (chance unique ! ou cliquez

ici!') Eviter les points d’exclamation Eviter d’écrire tout en majuscule Eviter le texte en couleur rouge vif ou vert vif Ne pas utiliser de code html ‘pollué’ (venant d’un Wysiwyg ou html venant de Word) Ne pas copier/coller de texte de Word vers Addemar (mais d’abord copie/coller en Notepad pour enlever la mise en page Word)

Ne pas utiliser de texte ‘invisible’ :la couleur du texte doit être différente de la couleur de fond

Eviter les sujets et mots liés aux horloges Rolex, drogues etc… Ne pas mentionner de grands montants financiers Ne pas utiliser une police de caractère de plus de 12 pts pour le texte Ne pas utiliser de formulaire dans l’e-mail

Préférer toujours une combinaison de texte et d’image et respectez un ratio équilibré entre les 2 : un mail contenant une grande image seule augmente le spam score mais n’envoyer que du texte sans image ne fonctionne pas non plus) Envoyer toujours une version texte de l’e-mail à coté de la version html (option dans addemar)

4.3.2. Copier une newsletter

Vous pouvez copier une newsletter existante et lui donner un autre nom. Sélectionner la newsletter dans le menu déroulant et cliquez ensuite sur le bouton ‘Copier’

Donnez-lui un nom et cliquez sur OK.

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4.3.3. Charger une newsletter

Vous avez également la possibilité de ‘charger’ une newsletter qui se trouve déjà sur votre disque.

Encodez d’abord dans la zone Newsletter le nom de celle-ci; le bouton ‘Charger newsletter’ devient à ce moment accessible et vous permet d’aller rechercher votre document.

Cette newsletter doit exister dans un format HTML et doit remplir certaines conditions imposées par le

logiciel Addemar.

4.3.4. La fonction d’aide ADDEMAR

Il existe une fonction d’aide spécifique à Addemar concernant la gestion des newsletters : Besoin d’aide, cliquez ici.

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4.4. Création de campagne Cet onglet permet de définir les paramètres de la campagne E-Marketing. Les champs en ‘gras’ sont obligatoires. Partie relative à la campagne

Donnez un nom à la campagne. La liste de distribution est automatiquement complétée si vous en avez déjà sélectionné une

via l’onglet ‘Exporter les contacts’. Dans le cas contraire, cliquez sur cet onglet pour le faire. La zone ‘Newsletter’ est également automatiquement complétée si vous en avez choisie une

via le second onglet. Dans le cas contraire, passez par l’onglet pour en choisir une. Vous devez définir une adresse email qui va servir à réaliser des tests.

Partie relative à Email

Le nom, les adresses e-mail et email de réponse du bureau sont automatiquement complétés

par les données courtier de BRIOplus. Remplissez le sujet de l’e-mail. Le champ ‘réponse e-mail’ est également déjà complété Vous visualisez le nombre d’e-mails disponibles et celui à envoyer.

Tester la campagne

Chaque campagne doit passer une phase de test qui consiste à envoyer vers l’adresse e-mail de test

définie, la newsletter afin d’en vérifier le contenu et le lay-out. Cliquez sur le bouton ‘Tester’ dans le bas de la fenêtre : une barre de défilement se déroule et ensuite BRIOplus vous avertit que le test a été effectué et vous demande de vérifier.

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Le bas de l’écran vous indique la réalisation du test.

Si le test n’est pas satisfaisant, il peut être relancé autant de fois que souhaité. Si le test est ok, passez à l’onglet ‘Suivi des campagnes’ pour lancer l’envoi de masse.

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4.5. Suivi des campagnes

Cet onglet permet d’effectuer le suivi de vos campagnes. Vous pouvez aussi y accéder d’emblée via le menu de l’application Sélection & Rapport, E-Marketing et Suivi des campagnes.

Sélectionnez la campagne concernée et cliquez sur le bouton ‘Lancer’ La newsletter sera envoyée vers chaque adresse e-mail de la liste de distribution.

La barre de défilement se déroule et vous recevez la confirmation de l’envoi.

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Remarque importante : A chaque envoi de campagne en production, deux e-mails supplémentaires seront ajoutés et comptabilisés d’office :

l’e-mail de test (qui n’est pas visible) et un e-mail qui teste le niveau de spam.

En cliquant sur le bouton , vous visualisez un tableau vous indiquant si l’e-mail a été

Envoyé Lu Cliqué : si on a cliqué sur un lien dans le mail Non délivré Désinscription : si le tableau présente des désinscriptions, vous pouvez mettre BRIOplus à jour

en cliquant sur le bouton .

Les signalétiques ‘Preneurs’ de BRIOplus seront adaptées : dans l’onglet E-Marketing, le champ ‘Désinscription newsletter’ est coché.

Le lien ‘Visualiser évaluation campagne’ affiche le résultat de la campagne dans le logiciel Addemar même.