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PRCO. 1 CYCLE DE GESTION DU PERSONNEL

Codifications des cycles etEroceduresCodes Designatio~_ des procedures-- - - - - - _ - - -_.-.------~.-.--PRCO 1-10 Procedure: Prevision d'emhnuche P.t du bU~9.e I

PRCO 1-11 Procedure: Recrutement - .. -.~ ._ .._-PRCOI-110 S/Procedure : EXEression des besoinsPRC01-111 S/Procedure : Appel a un consultantPRCOl-1l2 S/Procedure : Mise en place d'une commission interne de. recrutementPRCOl-12 Procedure: Preparation de 1 0 paie, reqlernent et comptabilisationPRC01-13 Procedure: Differents cas de depart et d'absencePRC01-130 S/Procedure : Autorisation d'absencePRC01-131 S/Procedure : Conge annuelPRC01-132 S/Procedure: Sanction / licenciement

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Programmes Cycle Gestion du Code cycle Date mise itet Projets PRCO.1 jour : Decembre 2003personnel Folio: 1/2Classement : Procedure: Etablissement des previsions VersionPRCO.1.10 d'embauche et du budget des charges du provisoirePersonnel

OBJECTIFS DE LA PROCEDURE

Identifier les besoins en effectifs supplementciresReclasser Ie personnelValoriser ces charges supplementciresDeterminer la masse salariale globale mensuelle et annuelle pour I'exercice averur

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Programmes Cycle Gestion du Code cycle Date mise aet Projets personnel PRCO.l jour : Decembre 2003Folio: 2/2Classement : Procedure : Etablissement des previsions VersionPRCO.1.10 d'embcuche et du budget des charges du proviso irePersonnel

ETAPES

2

3

INTERVENANTSToutes entites du projet ouProgramme

Gestionnaire

Coordonnateur

TACHES REF.SUP. Etablissent les previsions en Tableau des

ressources humaines : Ressources , Prepcrent les informations sur la liste Humainesdes agents susceptibles de ne pas

renouveler leur contrat avec le Liste desProgramme ou ProJet (fin dedetcchernent ou de contrat, Agentsretraite ....:)Transmettent toutes ces informationsau gestionnalre.

A partir des elements d'informations recusdes en+i+es et des elements d'informationsdont il dispose. Etablit Ie budget des charges du

personnel en tenant compte aussi desmesures de rerorme ayant une incidencefincnciere sur la masse salariale;( Ie Journal de paieJournal ce paie qu: est pris en compte Iest celu: du dernier mois precedent laperiode d'elcborction du budget)

Budget descharges

Transmet Ie budget des charges du Fiches de des-personnel au Coordonnateur descr-ip+ionS'assure de l'etcblissement dans un delci postes a pourvoirraisonnable des previsions d'ernbcucheS'assure de l'idennficcrion precise desprofils recurs. des postes a pourvolr etdes dates prevues d'ernbcuche

N. B.: Le budget des charges depersonnel etant une composante du budgetglobal, la description de 1 0 procedure etson adoption, adhere au memecheminement que celui du budget desautres charges.

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Programmes Cycle Gestion du Code cycle Date mise aet Projets PRCO.1 jour : Decembre 2003personnel Folio: 1/4Procedure : Recrutement VersionClassement :PRC01.110 Sous procedure : Expression des besoins parles responsables concernes

proviso ire

ETAPES INTERVENANTS TACHES REF.SUP.1 Unite ou Antenne - Exprirne Ie besoin par ecrit de pourvoir un poste ; Fiche de profil

- Definit Ie profil du candidat ; demcnde Qualification, l)lplome, Experience,- Trcnsmet au secretariat du coordonnateur2 Secretariat du - Ret;:::Jlte Dossier;

i coordonnateur - Enregistre ;- Intrcduit chez Ie coordonnateur;

3 Coordonnateur. - Rec;oltIe dossier;- Examine;- Porte ses cnnotct:ons ;- Transmet au secretariat

I ~ Gestionnaire Ret;:oltIe dossier' vrc S2cretcrlc C ;: - Prend connaissancedes annotations et des instructions du

coordonnateur ;- Etudie Ie dossier;

Collecte les documents; Consulte l'unit e ou antenne demanderesse pour Projet de: complement d'information ; lettre- Prepareun rapport de synthese sur Ie poste a pourvoir et lesI attributions liees et un projet de lettre de transmission;

- Vise Ierapport et transmet Ie lot au coordonnateur;5 Coordonnateur - Ret;:oltIe lot ( rappot +projet de lettre) ;

- Ver+fie et amende s'il y'a lieu;- Signe la lettre ;- Remet a son secretariat

6 Secretalre - Recoir la lettre ;- Dispatche selon instruction:

: , . . . 1Exempiaire du rapport + la lettre augestlonnalre pour Ie suivi

: , . . . 2 Copies de la lettre et du rapport a laDSEPPpour Introduction de la requete etde l'cvis de nonobjection du bailleur ;

I

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Code cycle Date mise aPRCO.l lour : decembre 2003Programmes Cycle Personnel- paie

et ProjetsFolio: 2/4

Classement : Procedure : Recrutement Version_ . _ -PRCO.1.111 Sous procedure : Appel a un consultant proviso ire

DSEPP

Re

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Code cycle Date mise aProgrammes Cycle Personnel-paie PRCO.1 jour : decembre 2003et Projets Folio: 3/4Classement : Procedure :Recrutement

VersionPRCO. 1.111 Sous procedure: Appel a un consultant provisoire

ETAPES INTERVENANTSDSEPP

8 Coordonnateur

9 Responsabledu servicedemandeur

10 Gestionnaire

ConvoqueIe candidat retenu pour Ie poste ;S'entretient avec les ccndidctsfinforrnctionstout czimut sur 1 0 remuneration, Ie reglementInterieur, Ie statut du personnel, etc.);En cas d'ententefccceptction des conditions),demande au candidat de fcire Ie complement deson dossier avec les documents necesscires ;Fait 1 0 presentation du candidatAffecte Ie ccndidcr au service demandeur;

Projet delettre de

TACHES REF.SUP.Recoir Ierapport de recrutement ; Resultat deInforme les personnes retenues a l 'issue des recrutementtravaux du consultant;Convoque la commission pour entretenir lescandidats en vue du choix finol pour Ie peste ;

Prend 1 0 decision d'engogement en confer-miteovec les resultc+s des travoux de 1 0 commissionPublie les resultcts definltifs du recrutement ;Dispotche les resultcts ; 1Copieau badleur.:. 1Copie a I 'Agence du Gouvernement

charge de l'emploi ;.:. 1 Copie a chaque structure

gouvernementale inrer essee ( gestion descarrieres et des retraites notammentlor squ'il s'aglt des foncrionncires ....) consultation

.:. 1 Copie au Coordonnateur du Programme ouProjet concerne ;

.:. 1Cople pour classement a la DSEPP

- Installe Ie nouvel employe;- Fcir un expose technique sur l'or-qcmsctron, les

cctivrtes et Ie fonctionnement du service;

Redige Ie contrat. fait signer les int er-essesfait viser par l'inspecricn cu travail et I'ANPEpour les contrats a duree deterrninee :Ventile( Interesse, dossier chrono, autres );

- Pr-ecedeaux regularisatlOns CNS5 ouFNR

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Programmes Code cycle Date mise aet Projets Cycle Personnel paie PRCOL jour : decernbre 2003

Folio: 4/4Classement : Procedure : RECRUTEMENT VersionSous procedure : Mise en place d'unePRCO.1.112 proviso irecommission interne de recrutement

ETAPES INTERVENANTS REF.SUP.

Coordonnateur

DSEPP

2 La commission

3

TACHESIrutie une rcque+e de poste cupres du Projet de note debailleur: 1 0 reque te est cccompcqnez d'un mise en place derapport motive par 1 0 coordination du commissionProgramme ou Projet:Redige I'avis de recrutement cpres la nonobjection du bailleur;Initie un proje+ de note de mise en placed'une commission interne chargee durecrutement cornposee comme suit:

Un president;Avis derecrutement

Un rapporteur; Des membres:

Vise Ie projet de ler tr-e :Fait l'ovis de rccrut z!';'.ent ;Rec;:oit et centralise les demandes decandidatures:

A l'expirction du delci indique dans l'cvis derecrutement convoque les membres de lacommission;

Se reunrt :Examine les demandes ;Fait la preselection:Organise Ie test;Supervise les travaux ;donne les resultct s def initif s :Pr -cdur t un rapport dont copie est faiteau Bcilleur:Transmet Ie dossier de recrutement aucoordonnateur du Programme ou Proje t:

Rapport derecrutement

Rec;:olt Ie dossier de recrutement etdiliqen+e 1 0 surte de 1 0 procedure commedans Ie cadre du recours au concoursd'un consultant;

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Programmes Code cycle Date mise aCycle Personnel paie PRCO.l _lour : decembr-e 2003et Projets -Folio: IIIProcedure: preparation de la paie, Versionlassement : approbation, reglement et compta-PRCO.1.12 bilisation provisoire

ETAPES INTERVENANTS TACHES- Collecte les informations ayant un impact sur Ie

flchier du personnel;- Met Q jour Ie livre de pale: Prise en compte des

avances, prets et elements jus tifrcctif s.- Recupere les elements de salaire (pieces

~usti ficatives 1:

Gestionnaire

2

- Rec;olt la hesse de paiement;- Precede aux signatures des ordres de virement, des

cheques et de l'etct reccpitulctif de paie ;- Transmet la hesse au gestionnalre et au comptable

pour les suites cdrmrus+rctives finoncieres etcomptables hees au paiement des sclorres .

Precede au traitement de ces elements de solniras ;Precede Q la scis.e sur ordinateur et fait lescorrections necessoires s'il ya lieu;Edite le Journal de pale, Ie brouillard, Ie livre desprets, les bordereaux de precompres. les ordres depaiements, et virements ;transmet la liasse auGestionnaire.

Comptable - Rec;oit la hesse et les pieces jus+ificctives ;Examine;

- Precede Q une verification orrthme+ique:- Verifie concordance montant net sur journal arrete

et les etcts de paiement:- Etablit un e+ct comparatif de variation du sclcire

brut;Vise Ie brouillard, Ie livre des prets, les bordereauxde precornptes les ordres de paiement et devirement;Procede Q 1 0 regulansat,on comptable des operationsde constotctron de la pale;Transmet la Iiasse au Coordonnateur.

3 Coordonnateur

REF. SUP.

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Programmes Cycle Code cycle PRCO.1 Date mise aet Projets Personnel paie jour : decembr-e

2003Folio: 1/4

Classement : Procedure : Les differents cas de depart et VersionPRCO.131 d'cbsence Proviso ire

S/procedure : Conge annuel

ETAPES INTERVENANTS TACHES1 Agent demandeur - Adresse unedemande de conqescnnuels au

Coordonnateur- Transmet au responsable de service

2 Responsable de service - Rec;oit la demande- Donnesonaccord et signe- Transmet auGestionnaire

3 Gestlonnaire - Rec;olt Ie demande :- Vise- Trcnsme t au coordonnateur via Secretariat

4 Secre tuire - Rec;olt et mtrcduit au coordonnateur

5 Coordonnateur - venfle et signe- Renvoie ausecretariat pour ventilation

6 Secretariat - Rec;oit Iedecision signee par Ie coordonnateur- Dispatche: L'originale a l'inreresse Une copie pour Ie chrono Une copre pour classement dans Iedossier individual Reriserqne Ie registre au retour deI'agent

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Programmes Cycle Personnel paie Code cycle Date mise aet Projets PRCO.l jour: decembre

2003Folio 2/4

Classement : Procedure : Les differents cas de VersionPRCO.1.132 depart et d'absence Provisoire

Scua/pr-ocedur-e : Sanction Ilicenciement

INTERVENANTS REF. SUPTAPES1 Responsable de service

2 Agent

3 Responsable de service

4 Coordonnateur

5 GestlOnnalre

6 Coordonnateur

TACHESAdresse une lette de demanded'explication a I'agent fautif ;

Demanded'exphcc+ion

- rec;oit la lettre de demanded'expliccrion ;

- repond par ecrlt donnantI'explication ;

- transmet la re~cnse au responsable deservice;

- recorr la reponse :- adresse une lettre au Coortionno+ecr- Lettre au

par rapport au problema ; Coordonnateur

reco.r la lettre du responsable deservice; annotationsorte etes sesInstructions;trans met la lettre au GestlonnQlre ;

rec;olt la lettre :classe une copie dans Ie dossier de DemandeI'agent ; d'explication duInltle sur demande du Coordonnateur une Coordonnateurlettre de demande d'explication aI'agent ;

re corr Ie proje r de lettre ;veri fieslgne:

- trans met la reponse avec sesannotations et ses Instructions.

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Programmes Cycle Personnel paie Code cycle Date mise aet Projets PRCO.l jour : decembre

2003Folio: 4/4

Classement : Procedure : Les differenrs cas de VersionPRCO.1.132 depart et d'absence Proviso ire

Sous/procedure : Sanction Ilicenciement

ETAPES INTERVENANTS TACHES REF.SUP.11

12

13

DsEPP

Commission

Gestlonnalre

Rec;olt compte rendu et instructions;Etudle et convoque une CommissionFlargle avec ampliation:

Decide et, en caS de rupture decontrct , vcntile Ie lettre delicenciernent ;

Inspection du travailInteresseDossier[;~;egu2s au personnel

- Rec;olt la decision des mains ducoordonnateur;sort Ie fond de dossier de l'interesse:Procede aux regularisations induitespar l'cppl icction de la sanction;Met a Jour Ie fichier du personnel

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Programmeset ProjetsPNUD

Cycle Personnel paie Codecycle

PRCO.lDate mise a

jour : decembr-e 2003Folio 1/10

Classement :PRCO.1.130

Procedure : Les difterents cas dedepart et d'absence

Version Proviso ireS/Procedure.: Autorisation

d'absenceETAPES INTERVENANTS TACHES REF.SUP

Agent demandeur

2 Responsable de service

3 GestionnCllre

Remplit la fiche d'autorisation d'absence Ficheconcue a cet dfet ; d'autorisationTransmet au responsable de service; d'absence

- Re

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Programmes Cycle Personnel Code cycle PRCO. 1 Date mise aet Projets paie jour : decembre2003

Folio : 2/10Classement : Procedure : Les differents cas de depart et VersionPRCO.131 d'absence crnendee

S/procedure : Conge annuel

ETAPEs INTERVENANTS TACHES

1 Agent demandeur - Adresse une demande de ccnqes annuels auCoordonnateur

- Transmet au responsable de service.2 Responsable de service - Rec;:oitla demande

- Donne son accord et signe- Transmet au Gestionnaire

3 Gestionnaire - Rec;:oitla demande- Vise- Transmet au coordonnateur via Secretariat

4 Secretaire - Rec;:oit et introduit au coordonnateur- Ver-ifie et slgne

5 Coordonnateur - Renvoie au secretariat pour venti lation6 Secretariat - Rec;:oit Ie decision signee par Ie

coordonncteur- Dispatche: L'oriqincle a l'interesse Une copie pour Ie chrono Une copie pour classement dans Ie

dossier individuel Renseigne Ie registre au retour de

i'agent

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Programmes Cycle Personnel paie Code cycle Date mise aet Projets PRCO.l jour : decernbre

2003Folio :3/10

Classement : Procedure : Les differents cas de depart et VersionPRCO.l.132 d'cbsence Proviso ireSous/procedure : Sanction /licenciementETAPES

de service;

Demanded'explicction

INTERVENANTS TACHES

2

3

4

5

6

Responsable de service - Adresse une lette de demanded'explication a l'cqent fautif ;

Agent

REF SlJP

- recoit la lettre de demanded'explication;repone par ecrit donnantI'explication;transmet la reponse au responsable

Responsable de service - recoit la reponse ;

Coordonnateur

Gestionnaire

Coordonnateur

Lettre auau Coordonnateurdresse une

Coordonnateur parprcbleme :

lettrerapport au

- r-ecoit la lettre du responsable deservice; ses annotationsorte et sesinstructions;transmet la lettre au GestlOnnaire ;

recoit !a lettre ;classe une copie dans Ie dossier del'cqent .init ie sur demande du Coordonnateurune lettre de demande d'explicationa l'cqent ;

Demanded'explication duCoordonnateur

- r ecoit Ie pr-ojet de lettre ;verifieslgne;

- transmet la reponse avec sesannotations et ses instructions;

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Programmes Cycle Personnel poie Code cycle PRCO.1 Date mise aet Projets jour : decembre 2003

Folio: 4/10Clossement : PRCO.1.132 Procedure: Les differents cas de depart et d'cbsence Version Provisoire

Sous/procedure : Sanction Ilicenciement

ETAPES INTERVENANTS TACHES REF.SUP.

7 Responsable de - Rec;oit les instructions duservice coordonnateur et la reponse de

i'agent. Lettre- Initie une lettre de sanction a la d'avertissement

signature du coordonnateur enfonction du reglement int erieur (Fin Note dede procedure pour la sanction de convocationpremier degre)*

- En cas de sanction du second deqr e.initie une note de convocation duconseil de discipline.

I 8 Conseil de Discipline - Se r eurut sur convocation ducoordonnateur

i - Examine Ie dossier; Ii - Entend I'agent qUi a Ie droit de se Ifcire assister par un delegue du PVdisciplinepersonnel;

- Delibere en i'absence de i'agent ;

9 Coordonnateur - Elobore et signe Ie compte rendu ouPV;

- Fait signer Ie PV ou compte rendupar tous les membres de lacommission;

- Tronsmet au gestlOnnaire

10 Gestionnaire - Recoit compte rendu etinstructions;- Prcduit un rapport circonstcncie a

partir des r-enseiqnernents du des-sier et du PVde la commission;

- Initie une lettre de transmission durapport a la signature ducoordonnateur

- Transmet Ie rapport signecccornpcqne de 1 0 lettre a 1 0 DsEPP.

,. La definition ou la suggestion du degre de sanction est donnie par Iestotut du personnel.

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Programmes Cycle Personnel paie Code cycle Date mise aet Projets PRCO.l jour : decembre 2003

Folio: 5/10Classement : Procedure : Les differents cas de depart et VersionPRCO.1.132 d'absence Proviso ire

Sous/procedure : Sanction llicenciement

ETAPES INTERVENANTS TACHES REF.SUP.

11 DsEPP - Recoit compte rendu etinstructions;

- Etudie et convoque une Commis- Decisionsion Elargie avec ampliation:

I 12 Commission - Decide et, en cas de rupture decontrat, ventile la lettre delicenciement;

Inspection du travai I

IInteresseDossier

IDelegues du personnel

13 Gestionnaire - Recoir la decision des mains ducoordonnateur;- sort Ie fond de dossier de

l'mtcresse:- Procede aux regularisations

induites par I'application de lasanction;

- Met a Jour Ie f ichier du personnel