Optimist International1 Formation au leadership - Optimist International Formation des...

Optimist International 1

Formation au leadership - Optimist International

Formation des Lieutenants-gouverneurs

élus


Exercice de construction d’équipe

Passez cinq minutes en paires et

essayez d’en apprendre le plus possible l’un sur

l’autre.


•Se présenter à l’avant de la pièce.•Faire s’asseoir la personne qui doit être présentée. Cette personne ne dit rien.•La personne qui fait la présentation est debout derrière la chaise et la présente comme s’il s’agissait d’elle-même (donc au JE).•Après la présentation, la personne assise prend la place de la personne debout et fait la même chose.•Faire le tour de la salle jusqu’à ce que tous aient été présentés.

Présentations personnelles


Fonctions du lieutenant-gouverneur


Le lieutenant-gouverneur est l’organe administratif du district.

Votre habileté à vous acquitter

de votre tâche aura pour résultat le succès de votre zone!

Souvenez-vous que vous êtes le

gouverneur de votre zone!

Fonctions du lieutenant-gouverneur


Quelles sont les choses que vous allez faire et quels sont les rôles que vous allez jouer durant

l’année qui vient?




••Soyez aidant••Écoutez••Répondez aux questions••Encouragez la participation •au programme de reconnaissances••Faites la promotion du service à la •jeunesse••Intronisez les nouveaux •officiers de club••Adressez la parole •aux réunions du club •Présidez les réunions de zone

••Soyez le lien entre le gouverneur et les clubs •Tenez la réunion annuelle de planification des activités du club (RAPAC) •Faites la promotion de la croissance••Fondez un nouveau club•Soyez optimiste••Conseillez ••Présentez des rapports

Réponses possibles




•Soyez aidant••Écoutez••Répondez aux questions••Encouragez la participation au •programme de reconnaissances••Faites la promotion du service •à la jeunesse••Intronisez les nouveaux officiers •de club••Adressez la parole aux réunions •du club

•Présidez les réunions de zone

• •Soyez le lien entre le gouverneur et les clubs •Tenez la réunion annuelle de planification des activités du club (RAPAC) • Faites la promotion de la croissance •Fondez un nouveau club •Soyez optimiste •Conseillez •Présentez des rapports

AU SECOURS!


De quelles ressources aurez-vous besoin pour l’année qui vient?

•• Le gouverneur du district•• Les comités du district•• Le personnel d’Optimist International•• Le Guide des dirigeants de district•• Le Guide des marques de reconnaissance•• La Constitution et les Règlements d’Optimist International et• du club•• Le Guide du président de club• De la documentation sur le recrutement, la fondation de nouveaux clubs, les programmes, les clubs Jeunesse, les projets de service communautaire, les collectes de fonds, etc.


Table ronde

• Comment est-ce que je vais faire pour que les membres des clubs de ma zone adoptent comme les leurs les buts de mon district et d’Optimist International et travaillent à les atteindre?

• Comment est-ce que je peux me faire amis des présidents et des secrétaires-trésoriers de mes clubs et gagner leur confiance?

• Comment est-ce que moi, comme lieutenant gouverneur, réagirai si un président n’agit pas comme je m’y attends et le souhaite?


Réunion annuelle de planification des activités

du club(à suivre)

Pause


Réunion annuelle de planification des activités

du club Lieutenant-gouverneur élu


Qu’est-ce qu’une réunion annuelle de planification des activités du club?


Qu’est-ce qu’une réunion annuelle de planification des

activités du club? La réunion annuelle de planification des activités du club est une façon pour les

dirigeants du club et du district de déterminer l’organisation, la planification et la direction du

club pour l’année Optimiste à venir.

La réunion annuelle de planification des activités du

club peut être déterminante pour votre succès comme lieutenant-

gouverneur.


À quel moment doit-on tenir une réunion annuelle de

planification des activités du club?


À quel moment doit-on tenir une réunion annuelle de

planification des activités du club?

Avant le 1er octobre


Réunion annuelle de planification des activités du

club

Qui devrait y assister?


Réunion annuelle de planification des activités du club

Qui devrait y assister?

Le lieutenant-gouverneur

Le président

Le secrétaire-trésorier

Les vice-présidents

Les présidents de comités

D’autres membres du conseil d’administration


Quels sont les bénéfices d’une R.A.P.A.C.?


Quels sont les bénéfices d’une R.A.P.A.C.?

•Elle aide le lieutenant-gouverneur à identifier les problèmes administratifs du club•Elle indique quels sont les besoins spécifiques qui nécessitent une action corrective•Elle fournit les noms des dirigeants-clés du club•Elle permet au club de comprendre le rôle du lieutenant-gouverneur •Elle met l’emphase sur l’utilisation de l’organigramme modèle d’un club•Elle attire l’attention sur des fonctions qui pourraient être ignorées•Elle fournit des renseignements précieux au district•Elle permet de faire l’éducation des membres du conseil d’administration•Elle crée de bonnes relations entre le conseil d’administration et le lieutenant- gouverneurElle aide à atteindre un consensus pour l’année à venir


Information sur le club District __________Zone____ Numéro du club_____Nom du club_______________________Nom du président _______Numéro de téléphone______Nom du secrétaire-trésorier ________Numéro de téléphone______Nom du lieutenant-gouverneur___________ Numéro de téléphone______


Information sur le club

Nombre de membres? ______________ Numéro d’incorporation du club? ______Jour et heure des rencontres? _________ Fréquence de parution du bulletin du club?_________________Cotisation annuelle?____________________ Est-ce que les règlements du club sont disponibles?_________________Frais d’adhésion du nouveau membre?_______ Quand les politiques du club ont-elles été mises à jour?______Est-ce que le budget a été approuvé?_________


Organisation du club

Noms des présidents des comités du club

Services communautaires________________ D’accueil et de fraternité_________________________ Directeur de la croissance personnelle_________ Finances___________________________ Activités jeunesse___________________ Fondations (RFC)________________ Relations publiques_________________________ Programmation ____________________Fondation de nouveau(x) club(s)________________________ Recrutement_______________________Clubs jeunesse______________________ Autres ________________________ Est-ce que votre club prend part au programme de participation et de croissance personnelle?___


Buts du club

Quels sont les buts que le club s’est fixés pour l’année à venir? Croissance nette de l’effectif ____________ Marque de reconnaissance Ami de la jeunesse___________________Parrainage de nouveau(x) club(s)____________ Marque de reconnaissance Engagement dans le service communautaireClub d’honneur ______________________ Marque de reconnaissance Partenaire dans la formation______________Président distingué____________ Nombre d’inscriptions au Concours d’albums de service communautaire (exigence du Club d’honneur)_________Parrainage d’un club Optimiste Junior/Octogone/Alpha___________________


Formation et développement des futurs dirigeants du club

Avez-vous l’intention de présenter quelques modules de développement des compétences à vos réunions de club? (exemples: Résoudre les problèmes avec ingéniosité, Gestion efficace du temps, Opter pour l’Optimisme comme philosophie de vie, Parler en public, etc.)________ Qui représentera le club aux assemblées du district?________________________ Est-ce que votre club apporte une aide financière aux officiers qui assistent aux réunions de district et d’Optimist International


Service du club dans la collectivité

Quels projets de service communautaire/aide à la jeunesse avez-vous planifiés pour l’année?_________________ Quels projets de collecte de fonds avez-vous planifiés pour l’année?____________ Combien le club prévoit-il recueillir de ses projets de collecte de fonds? _______ $


Faites parvenir le formulaire!

Faites signer et dater le formulaire par les officiers du club.

Le travail n’est pas terminé tant que le formulaire n’est pas posté!


Table ronde

• •Vous appelez un président de club pour discuter de ses buts et pour fixer une date pour la RAPAC. Il vous déclare « les membres du conseil d’administration n’ont pas le temps de se rencontrer, je suis satisfait(e) du club tel qu’il est et je n’ai besoin d’aucune aide extérieure. » Comment est-ce que vous réagissez?

• • Comment est-ce que vous agissez avec des bénévoles tels des

présidents de club qui ont une attitude négative? • Jeu de rôle : une réunion annuelle de planification des activités du club

typique. Révisez le formulaire RAPAC et posez des questions. L’animateur joue le rôle du conseil d’administration et donne des réponses typiques d’un club dont les conditions sont marginales. Chacun des lieutenants- gouverneurs fait une section du formulaire à remplir.


Rapports à remettre • Rapport de la réunion annuelle de planification des

activités du club (15 novembre)

• Rapports des réunions de zone (à tous les trimestres, le rapport est envoyé pas plus de trente jours après la réunion)

• Rapport de visite de club (RVC) (Fait entre le 1er avril et le

1er juillet, le rapport est envoyé pas plus de trente jours après la visite)

• • Rétrospective annuelle des activités du club (RAAC) (10

octobre)


Réunions de zone

Lieutenant-gouverneur élu


Réunions de zone• Elles ont lieu à tous les trimestres• Le lieutenant-gouverneur convoque et préside la

réunion• Le président et le secrétaire-trésorier de chaque club

sont invités• D’autres bénévoles peuvent aussi être invités• Tenir la réunion trois ou quatre semaines avant le

congrès de district• Elles se tiennent souvent à l’occasion d’un souper.• Choisir un lieu et une date qui soient acceptables par

la majorité des clubs.


Buts des réunions de zone

Faire la promotion des buts de l’organisation

Créer de la camaraderie

Partager des idées avec d’autres dirigeants de club


Objectifs des réunions de zone

Qu’est-ce que vous voulez accomplir?


Objectifs des réunions de zone


•Donner à mes présidents de club de l’information et le désir de croître.

• Trouver quels dirigeants sont prêts à m’aider à fonder un nouveau club.

• Promouvoir les programmes d’Optimist International destinés à la jeunesse.

•Évaluer les progrès accomplis vers l’atteinte des objectifs et réviser les objectifs.


Objectifs des réunions de zoneLieutenant-gouverneur élu


Écrivez un court objectif relatif à votre première réunion de zone du premier trimestre

Vous avez deux minutes

Partagez-le avec le groupe


Réunions de zone



Exemple d’ordre du jour de réunion de zone

• • Détermination des buts à atteindre pendant le premier trimestre et en faire le plan d’action.

a. A. Recrutementb. B. Fondation de nouveaux clubsc. C. Fondation d’un club OJOId. D. Membre à vie

• • Paiement des cotisations du club Optimiste et du club OJOI• • Date butoir de la remise des rapports RAPAC : 15 novembre• • Révision des programmes de reconnaissance • •Semaine de l’appréciation de la jeunesse et Concours

d’essai littéraire• • Formation des personnes absentes lors du congrès du

district• • Révision de la disponibilité des fournitures et encouragement

à utiliser les produits officiels d’Optimist International •Encouragement de projets conjoints avec les clubs OJOI


Exemple d’ordre du jour de réunion de zone

• Accordez une minute à chaque représentant de club pour parler d’un projet récent, d’une réussite ou d’un succès.

• Accordez une minute à chaque représentant de club pour partager un défi que la club a à affronter très bientôt.

Ne permettez pas que la discussion s’étire

indûment. Tenez-vous en strictement à l’horaire prévu dans l’ordre du jour.


Réunions de zone

Invitez un président de comité de district à

faire une présentation et la promotion de son

domaine d’expertise lors d’une réunion

de zone.


Réunions de zone

• •Assurez-vous que les dirigeants se sentent les bienvenus et appréciés

• •Reconnaissez les réussites des autres

• •Soyez amical

• •Soyez aidant

• Soyez optimiste


Réunions de zone

Remettez votre rapport de réunion de zone!


Atelier de communication



Quelles sont les différentes façons qu’un lieutenant-gouverneur peut

utiliser pour communiquer avec les dirigeants de club?




•Allocution aux rencontres du club ou aux réunions du conseil d’administration du club•Appels téléphoniques•Conversation personnelle•Bulletin•Lettre formulaire•Note personnelle écrite à la main









Lesquelles sont le plus efficace?


Table ronde

• Quelles occasions est-ce que j’aurai pour parler en tête-à-tête à un dirigeant de club? De quoi est-ce que je parlerais?

• • Est-ce que je devrais appeler mes présidents à chaque

mois? Si oui, qu’est-ce que je devrais leur dire et quelle allure est-ce que je devrais donner à la conversation?

•

• À quelles occasions pourrais-je écrire des lettres ou envoyer des bulletins aux dirigeants de club? Qu’est-ce que je devrais écrire?


Optimisme et attitude À suivre


Pause


Optimisme et attitude




Attitude = Altitude

Notre mission est de

« Développer l’Optimisme comme philosophie de vie. »



C O U R A G E« En fin de compte, les seules personnes qui échouent

sont celles qui n’essaient pas. »



E F F O R T« La vie ne nous demande pas d’être le meilleur, seulement

d’essayer. »



E X C E L L E N C E« Certains réussissent car c’est leur destinée. La plupart réussissent

parce qu’ils y sont déterminés. »



L E A D E R S H I P« Ne vous dirigez pas là où vous conduit le sentier. Allez

plutôt là où il n’y a pas de sentier et laissez y vos traces. »



ObjectifsLorsque la journée est finie et que vous avez fait votre

possible… attendez les résultats avec sérénité.


Table ronde

• •Vous apprenez qu’un des clubs de votre zone ne se rencontre plus depuis quelques mois déjà. Qu’est-ce que vous faites?

• •L’un de vos présidents de club n’a aucunement le désir

d’obtenir la mention de Club d’honneur. Il vous dit qu’il « ne se préoccupe pas des points » et veut seulement servir la collectivité. Comment répondriez-vous à cela?

• Un président se plaint auprès de vous que le club ne compte

que vingt-cinq membres mais qu’il continue d’être facturé par Optimist International pour vingt-sept. Sa liste d’effectif ne correspond pas à celle du bureau principal. Comment vous y prendriez-vous pour régler le problème?


Croissance de l’effectif



Pourquoi croître?


Pourquoi croître?

• De nouvelles idées• Plus de projets• De meilleurs programmes• Plus d’argent• Plus d’amis• Plus de ressources pour faire les choses• La réussite du club• Les statuts de Club d’honneur et de Club distingué• Une fierté accrue• De nouveaux chefs de file• Plus de camaraderie


Programme de croissance

•

•

•

•

•


Programme de croissance

• Participation

• Recrutement

• Intronisation/formation/inscription

• Maintien et rétention

• Assiduité


Table ronde

• Qu’est-ce que le lieutenant-gouverneur peut faire pour obtenir une augmentation de l’effectif dans sa zone? Soyez spécifique et précis.


Table ronde

Qu’est-ce que le lieutenant-gouverneur peut faire pour obtenir une augmentation de l’effectif dans sa zone? Soyez spécifique et précis.

– Donnez l’exemple en recrutant vous-même un nouveau membre– Reconnaissez avec enthousiasme les membres qui recrutent de nouveaux

membres et les clubs qui font de même.– Faire la promotion des reconnaissances d’Optimist International et du district pour

la croissance.– Chaque fois que vous en avez l’occasion, soulignez l’importance de

« demander » et d’afficher « l’épinglette de parrain ».– De plus, demandez à d’autres personnes de recruter personnellement; incitez les

clubs et motivez-les à se préoccuper des cinq concepts de la croissance d’un club et convainquez les officiers à suivre les ateliers sur le recrutement lors des assemblées de district.

Réponses possibles


Fondation de nouveaux clubs




Fonder un club Optimiste dans une collectivité ou à un endroit où il n’y a pas de club Optimiste est le MEILLEUR projet

de service communautaire qu’un club puisse entreprendre.



Le lieutenant-gouverneur est la principale personne qui puisse convaincre les

présidents de club du bien fondé de la fondation d’un nouveau club dans la zone.

Il ne faut que deux personnes pour qu’un projet débute – le lieutenant-gouverneur et

un président de club intéressé.


Pourquoi fonder un nouveau club?

• •De nouveaux amis• •De la camaraderie• •De nouvelles relations d’affaires• •L’augmentation de l’effectif de votre propre club• •Des services à des jeunes que votre club ne peut

rejoindre• •L’amélioration de la collectivité• •Un nouvel enthousiasme dans le milieu• •Les reconnaissances officielles



Commencez! • Prenez un engagement. • Développez une attitude positive. Choisissez un emplacement.



Planifiez le projet • Mettez sur pied un comité de fondation de nouveau(x) club(s). • Déterminez l’échéance pour compléter la fondation du club. • Présentez un formulaire de demande de fondation d’un nouveau club. • Développez une liste de membres potentiels. Étudiez l’emplacement de la fondation.



Fondez le club – Au travail! (suite) •• Recrutez des membres fondateurs en leur demandant de remplir la demande d’adhésion et en percevant les frais d’adhésion.

•• Encouragez chaque membre fondateur à recruter personnellement un autre membre.

•• Tenez des réunions hebdomadaires et plus souvent si c’est possible.

• Communiquez régulièrement avec les membres fondateurs et les membres potentiels.



Fondez le club – Au travail! (suite)

• Informez régulièrement Optimist International, le gouverneur du district et les dirigeants du district des progrès de la fondation du nouveau club.

•Demeurez positif et gardez la flamme.



La réunion d’intronisation• Assurez-vous que le club est prêt. • Préparez la réunion.• Tenez une réunion préliminaire à celle de l’intronisation.• Assurez-vous d’avoir un minimum de 60 % des membres fondateurs présents.• Assistez à la première réunion du conseil d’administration.• Assistez à la session d’orientation à l’intention des présidents des comités et des dirigeants..


Fondation de nouveaux clubs Le suivi est crucial! • Le club parrain doit compléter le programme de suivi de 90 jours. • Aidez à la planification de la cérémonie de remise de charte. • Travaillez avec le nouveau club afin d’en établir solidement la base. Encouragez le nouveau club à devenir un membre actif dans toutes les activités du district.


Table ronde

•Comment pouvez-vous, en tant que lieutenant-gouverneur, convaincre les membres d’un club d’assister à des formations sur la fondation de nouveaux clubs?

•Comment pouvez-vous, en tant que lieutenant-gouverneur, susciter de l’intérêt auprès des bénévoles pour la fondation d’un nouveau club dans votre zone?

• Comment quelqu’un s’y prend-il pour commencer un projet de fondation de nouveau club? De quelles ressources disposez-vous pour vous aider dans la fondation?


Emplacements pour la fondation de nouveaux clubs

Quels sont les clubs de votre zone qui pourraient parrainer la fondation d’un nouveau club et où

pourraient-ils le fonder?


Atelier sur les buts



Buts

• Se fixer des buts à atteindre est important pour sa formation personnelle.

• Notre programme de reconnaissances reflète des buts qui en valent la peine.

• • Les activités se reflètent de façon positive

sur votre travail comme lieutenant-gouverneur.


Buts

• Écrivez les buts qui vont déterminer l’orientation de votre année comme lieutenant-gouverneur.

• Les buts devraient être le reflet de la personne qui les choisit.

• Les buts peuvent demeurer privés ou bien être divulgués aux autres, comme par exemple pour lancer un défi aux autres zones.


Buts• Fondation de nouveaux clubs – Combien de nouveaux clubs souhaitez-vous

ajouter à votre zone cette année? Donnez le nom des endroits où vous pensez pouvoir fonder et qui pourrait le faire. Soyez aussi complet que possible sans prendre d’engagement ferme pour le moment.

• Recrutement – Combien de membres votre zone compte-t-elle? Combien de nouveaux membres allez-vous ajouter à votre zone en tant que lieutenant-gouverneur? Combien de membres pensez-vous perdre par attrition naturelle? Quelle sera votre croissance nette?

• Club d’honneur – Combien de clubs de votre zone ont-ils l’habitude d’être Clubs d’honneur? Combien de Clubs d’honneur aurez-vous pendant votre année en tant que lieutenant-gouverneur?

• En une ou deux phrases, décrivez ce que vous désirez accomplir avec votre zone pendant votre année en tant que lieutenant-gouverneur. Qu’est-ce que vous pouvez utiliser pour mesurer avec quel succès vous aurez atteint votre but? Écrivez les noms des gens qui peuvent vous aider à atteindre ce but?

Écrivez les buts personnels suivants pour la zone :


Intronisation des officiers de club




L’une des fonctions du lieutenant- gouverneur entrant est de procéder à

l’intronisation des nouveaux dirigeants de club de la zone.

Ce sera là la première occasion de faire une première impression sur le club.



QU’EST-CE QUE JE FAIS?



• Appelez le président entrant et préparez-vous pour l’intronisation des dirigeants du club.

• L’intronisation devrait se faire en présence de tous les membres du club, des conjoints et d’invités spéciaux.

• Le club devrait payer votre repas.• Saisissez cette occasion pour obtenir de la part

des dirigeants entrants un engagement ferme pour la réussite du club.



J’aurais besoin d’un volontaire pour procéder à un modèle de cérémonie

d’intronisation en face du groupe.

Vous pouvez utiliser l’un ou l’autre des deux modèles d’intronisation que vous

trouverez aux pages 52 et 53 du « Guide des dirigeants de district. »


Jeu de rôle

Avant de procéder à l’intronisation, le lieutenant-gouverneur pourra parler aux membres du club pendant quelques

minutes. Invitez plusieurs lieutenants-gouverneurs élus à faire une courte présentation enthousiaste d’une minute sur

ce qu’ils pensent que les membres du club veulent entendre. Bien souligner aux participants qu’il ne s’agit ici

que d’une pratique.


Jeu de rôle

• Félicitez le président et les officiers• Félicitez le nouveau membre, le membre parrain et

remettre à ce dernier l’épinglette de parrain.• Mentionnez les projets du club et leur impact sur la

collectivité.• Soulignez la valeur de la mention de Club d’honneur –

attirez l’attention sur les écussons de bannière et sur l’histoire qu’ils racontent.

• Parlez de la fierté d’être ce que nous sommes et de faire ce que nous faisons en tant qu’Optimistes.

• Transmettre les vœux du gouverneur et du président international.


Formation des présidents-élus et des secrétaires-trésoriers

désignés de club Lieutenant-gouverneur élu


S’assurer de la présence des officiers de club

Comment vous, en tant que lieutenant- gouverneur de votre zone, pouvez-vous

vous assurer de la présence de vos futurs présidents de club à ces formations?



Comment vous, en tant que lieutenant-gouverneur de votre zone, pouvez-vous vous assurer de la présence de vos

futurs présidents de club à ces formations?

•Allez-y ensemble, en tant que zone•Faites des invitations personnelles écrites à la main •Donnez un prix •Mentionnez les exigences pour l’obtention de la mention Club d’honneur•Soulignez l’importance de la formation

Rien n’est aussi puissant ou efficace qu’une invitation (ou un appel téléphonique) personnelle.



• La formation peut pousser vos dirigeants de club à faire du bon travail.

• Vous devriez promouvoir la formation des officiers et des membres du club lors des assemblées et congrès du district.

• Vous devrez former personnellement les officiers absents.


Dernières remarques

Date post:	03-Apr-2015
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