PDM Overview User Guide ESN

PPDDMM –– VV33

GGuuííaa ddeell UUssuuaarriioo

RReesseeññaa GGeenneerraall ddee PPDDMM

BBaassaaddoo eenn SShhaarreeppooiinntt SSeerrvviicceess TTeecchhnnoollooggyy

PPuubblliiccaaddoo eenn eell 22000088

PPDDMM -- RReesseeññaa ggeenneerraall

Guía del Usuario PDM Versión: 2008/01/30

ÍÍnnddiiccee

Índice ____________________________________________________________________ 2 1 Introducción ____________________________________________________________ 4

1.1 Objetivo de este documento ____________________________________________ 4 1.2 Otros cursos de capacitación recomendados _______________________________ 4 1.3 Terminología utilizada en esta guía_______________________________________ 5 1.4 ¿Cómo está organizado este documento? _________________________________ 6 1.5 Conceptos generales__________________________________________________ 7

2 El sitio PDM ____________________________________________________________ 8 2.1 Acceso a un sitio de proyecto PDM_______________________________________ 8

2.1.1 Preliminar _______________________________________________________ 8 2.1.2 Acceder el sitio PDM por primera vez__________________________________ 8 2.1.3 Requisitos de la contraseña _________________________________________ 9 2.1.4 Después de cambiar la contraseña correctamente_______________________ 10 2.1.5 Ingresar al sitio: acceso local / externo ________________________________ 10 2.1.6 Contraseñas que van a expirar o que ya han expirado ___________________ 12

2.2 PDM / Interfaz ______________________________________________________ 13 3 Navegar en un sitio PDM _________________________________________________ 14

3.1 Para acceder a la biblioteca de documentos_______________________________ 15 3.2 La Biblioteca de Documentos __________________________________________ 16

3.2.1 Descripción _____________________________________________________ 16 3.2.2 Vistas de la biblioteca de documentos ________________________________ 16

4 Manejo de documentos – Reseña general____________________________________ 17 4.1 El concepto de lo que es un documento __________________________________ 17 4.2 Ver un documento ___________________________________________________ 17 4.3 Ver las propiedades del documento (metadatos) ___________________________ 17 4.4 Descargar un documento locamente_____________________________________ 18

5 Alertas y Notificaciones __________________________________________________ 20 5.1 Alerta(s) a nivel de un documento_______________________________________ 20 5.2 Alerta(s) al nivel de Biblioteca de Documentos _____________________________ 21 5.3 Cómo manejar las alertas _____________________________________________ 22

6 Buscar información______________________________________________________ 24 6.1 Búsqueda básica ____________________________________________________ 24 6.2 Búsqueda avanzada _________________________________________________ 25 6.3 Preferencias de búsqueda_____________________________________________ 27


Guía del Usuario PDM 3/37 Versión: 2008/01/30

7 Revisión o marcado en rojo _______________________________________________ 30 7.1 Abrir los Marcados para revisarlos ______________________________________ 32 7.2 Agregar una marca de agua personalizada________________________________ 33 7.3 Para crear una marca de agua – para la pantalla ___________________________ 33 7.4 Para crear una marca de agua – Para impresión ___________________________ 35 7.5 Para crear una marca de agua – Para la pantalla y para impresión _____________ 36 7.6 Publicar un documento marcado, en formato PDF __________________________ 36



11 IInnttrroodduucccciióónn

Esta Guía para el Usuario de PDM se ha preparado para brindar la información necesaria a todos los usuarios que acceden, navegan y consultan o descargan los documentos de un sitio PDM.

1.1 Objetivo de este documento

Este documento contiene varias directrices y procedimientos que se han ilustrado paso-a-paso para ayudar a los usuarios a navegar por las diferentes áreas de un sitio PDM V3.

Se hace notar que el documento no reemplaza la información de PDM/Sharepoint Online Help que puede ser consultada a cualquier momento directamente dentro del sitio PDM: .

Al oprimir este botón aparece la pantalla de Online Help ilustrada a continuación:

Nota importante: Las funciones de este menú se refieren a todas las propiedades y funciones de PDM/Sharepoint; por lo tanto, es posible que no todas sean accesibles a aquellos usuarios que no tengan el maximo nivel de acceso al sitio PDM.

1.2 Otros cursos de capacitación recomendados

Para comprender mejor algunos de los aspectos metodológicos relacionados con los Controladores de Documentos o los ingenieros (”red lining”), etc. los usuarios finales pueden asistir a los siguientes cursos de capacitación:

• PDM – Gestión Básica de Documentos (Controladores de Documentos). • PDM – Herramientas Avanzadas para el Control de Documentos

(Avanzado). • PDM – ”red lining”.



1.3 Terminología utilizada en esta guía

Aunque los usuarios probablemente no tendrán que utilizar todas las palabras claves listadas a continuación, es conveniente saber el significado de los terminos más comunes de Sharepoint/PDM. La siguiente lista resume las que se usan con mayor frecuencia.

Palabra/frase Definición Alerta Una propiedad que notifica al usuario por correo electrónico cuando hay un

cambio en un documento (archivo), lista o biblioteca de documentos en el sitio PDM. Por ejemplo: Un usuario puede crear una alerta para recibir un mensaje electrónico cada vez que se actualice un documento en una biblioteca de documentos específica.

Biblioteca de Documentos (Bibliotecas)

Una lista de los lugares donde se guardan las colecciones de archivos. Cada archivo en una biblioteca de documentos está asociado a la información definida por el usuario que se visualiza en la lista del contenido de esa biblioteca. Una biblioteca de documentos puede contener también carpetas y sub-carpetas Por ejemplo: El sub-sitio “Liberar documentos” tiene una biblioteca de documentos llamada “Documentos liberados” Esta biblioteca puede estar organizada para contener uno o más archivos y/o sub-archivos.

PDM Siglas por Project Document Management System (Sistema de Gestión de Documentos de Proyecto)

Niveles de Permiso

La autoridad para ver, cambiar o manejar un sitio en particular, es determinada por el nivel de permiso que usted asigna a un usuario o a un grupo. Este nivel controla todos los permisos para el sitio y cualquier sub-sitio, listas, documentos, bibliotecas, archivos y artículos que heredan los permisos de sitio.

Permisos Autorización para realizar acciones específicas, tales como ver páginas, abrir artículos y crear sub-sitios.

Sitio Un grupo de páginas Web relacionadas, cuyo anfitrión es un servidor en la Intranet de SNC-Lavalin. Las páginas de un sitio generalmente cubren uno o más temas y se interconectan mediante hipervínculos. La mayoría de los sitios PDM tienen una página principal como su punto de inicio (ver arriba).

Dirección del sitio, también conocida como “Home” o Página Principal de PDM

La dirección de la web (URL1) que deben ingresar los usuarios en su explorador de Internet para acceder al sitio PDM. Esta direccion tiene el siguiente formato: https://pm-gp.snclavalin.com/sites/project_name

Colección de sitios

Un conjunto de sitios en un servidor que tienen el mismo propietario y comparten los mismos parámetros de administración (el mismo proyecto PDM). Cada conjunto de sitios contiene un sitio Web superior que puede contener uno o más sub-sitios. Pueden haber múltiples colecciones de sitios dentro del mismo proyecto PDM. Por ejemplo: Se pueden agrupar dos o más zonas en una estructura de documentación de un proyecto bajo el mismo nivel superiori y se llaman una “Colección de Sitios”.

Sub-sitio Un subdirectorio del sitio de nivel superior que es en si mismo un sitio completo. Cada sub-sitio puede tener su propia administración, nivel de autoridad y permisos de navegación de los sitios Web superiores y de otros sub-sitios.

Sitio de nivel superior (“Home Page”)

La página principal (Home Page) para ganar acceso al Sitio PDM, (ver arriba).

1 URL – Universal Resource Locator – Localizador Universal de Recursos



1.4 ¿Cómo está organizado este documento?

Este documento comprende siete secciones principales:

1. Conceptos generales

• ¿Sitio PDM o Sharepoint? 2. El sitio PDM

• Acceso a un sitio PDM 3. PDM / Interfaz

4. Navegar por las diferentes secciones (zonas) de un sitio PDM

5. Reseña del procesamiento de documentos

• El concepto de la Biblioteca de Documentos • Para ver/leer un documento • Para bajar un documento

6. Alertas y notificaciones

• Crear una alerta • Manejar las alertas de usuarios

7. Buscar información

• Búsqueda básica y avanzada • Configurar las preferencias del usuario • Guardar una consulta

En esta guía las instrucciones se plantean paso por paso, mostrando los pasos que deben seguirse para realizar una tarea específica, tal como registrarse en el sitio, moverse de una zona a otra, acceder a una carpeta, ver un documento, etc.

La información contenida en este documento ha sido personalizada para adecuarla a las necesidades de los Usuarios Finales de los sitios PDM de SNC-Lavalin Inc.



1.5 Conceptos generales

PDM, también conocido por su nombre completo en inglés Project Document Management System (Sistema de Gestión de Documentos de Proyecto), es un concepto que surgió de las reglas de negocios de SNC-Lavalin respecto a la gestión o administración de documentos para un proyecto de ingeniería.

Las reglas de negocios en referencia estan contenidas en la Norma 2003 de Estructuración y Codificación de Documentos de SNC-Lavalin y la tecnología utilizada para implementar estas reglas es la tecnología Sharepoint© de Microsoft.

La Norma 2003 dicta la manera de nombrar y codificar los documentos de acuerdo a varios parámetros.

Se puede obtener una copia de esta norma en Infozone (en la Intranet de SLi) en la siguiente dirección:

http://eww/cws_QA/new/files/procedures/2000/2003e_Integrated_coding_system.doc

¿Quién utiliza un sitio PDM? Los miembros del equipo de ingeniería o de construcción necesitarán un repositorio de documentos para guardar todos los documentos e información asociada a sus respectivos proyectos.

¿Cuáles son las funcionalidades principales de un sitio PDM? • Acceso seguro provisto por los sistemas de Networking y Firewall de SLi • Accesibilidad: desde prácticamente cualquier sitio • 24 horas al día 7 días de la semana • Es una aplicación basada en la Web • No requiere instalación de ningúna aplicación en el equipo “cliente” • Los usuarios necesitan una cuenta SLI válida • Un navegador de Web (IE por ejemplo) • En caso de conectarse desde afuera de una red local de SLi, una cuenta

de Internet ¿?? • PDM dispone de un servicio de soporte dedicado

http://eww/cws_QA/new/files/procedures/2000/2003e_Integrated_coding_system.doc�



22 EEll ssiittiioo PPDDMM

2.1 Acceso a un sitio de proyecto PDM

Para ingresar en cualquier sitio PDM los usuarios deben tener su cuenta de SLi incluida en el sitio PDM al que se quiere accesar. La cuenta SLi es un identificador único que permite al usuario:

• Acceso a un sitio PDM específico • Navegar por las páginas y leer documentos de acuerdo con los

derechos y permisos solicitados y otorgados por el Gerente de Proyecto.

2.1.1 Preliminar

Empleados de SNC-Lavalin: La cuenta de usuario (la cuenta SLi) es la misma que usan los empleados de SNC-Lavalin para registrarse en su computadora, cuando inician una sesión de trabajo.

Usuarios externos: Personas que no son empleados de SNC-Lavalin

Quienes no son empleados de SNC Lavalin deben obtener una cuenta SLi para poder acceder al sitio PDM. El Administrador del sitio o el Gerente del Proyecto solicitan tales cuentas para sus usuarios externos y les otorgan los derechos y permisos para navegar y leer las páginas del PDM y las listas de documentos.

Hay formularios que el Gerente de Proyecto o Administrador del sitio tienen que llenar y enviar al servicio apropiado para solicitar cuentas SLi para usuarios externos.

En las paginas que siguen se presentan los siguientes aspectos:

• Conexión por primera vez para una persona no empleada por SNC-Lavalin

• Cambio de contraseña: frecuencia, requisitos, información y mensajes de alerta, etc.

• Conexión al sitio PDM desde las oficinas de SNC-Lavalin o desde Internet – todos los usuarios

• Contraseña que ha expirado o que va a expirar pronto

2.1.2 Acceder el sitio PDM por primera vez

Usuarios externos, personas no empleadas por SNC-Lavalin • Cuando se accede al sitio PDM por la primera vez, se necesita ingresar

el nombre del dominio SLi, la cuenta de usuario SLi y la contraseña inicialmente provista, en ese paso.



Aparece entonces una nueva pantalla pidiendo que se cambie la contraseña (es obligatorio cambiar la contraseña en este paso)

• Siga los pasos que siguen, antes de confirmar la nueva contraseña:

o Paso 1: Ingrese el nombre del dominio SLi. Este no cambia nunca o Paso 2: Ingrese el username [nombre de usuario]. Éste nombre es

exclusivo a cada usuario o Paso 3: Ingrese la contraseña actual o Paso 4: Escriba la nueva contraseña

(vea los requisitos en la pagina que sigue) o Paso 5: Vuelva a escribir la nueva contraseña

o Haga clic en [OK]

2.1.3 Requisitos de la contraseña

Aplicable a todos los usuarios: internos y externos 1. Las contraseñas se deben cambiar cada 90 días

2. Las contraseñas deben contener por lo menos 6 caracteres (alfanuméricos, símbolos, etc.)

3. No es posible usar la misma contraseña dos veces seguidas. Deben hacerse 6 cambios de contraseña, antes de poder reutilizar una contraseña de nuevo.



Nota: Si la contraseña no cumple con estos requisitos, aparece la siguiente pantalla:

Este mensaje informa a los usuarios que las condiciones requeridas no han sido cumplidas satisfactoriamente.

Por ejemplo: Una contraseña muy corta o igual a la anterior.

• Haga clic en BACK [Atrás] para corregir la información faltante

2.1.4 Después de cambiar la contraseña correctamente

Aplicable a todos los usuarios: internos y externos Aparece una nueva pantalla:

• Salga y cierre la sesión del navegador • Inicie el navegador, ingrese la dirección en la Web (URL)

Una pantalla para registrarse e iniciar la sesión le pide que se identifique (vea los pasos a seguir en la siguiente página)

2.1.5 Ingresar al sitio: acceso local / externo

Localmente o por medio de Internet Aplicable a todos los usuarios: internos y externos

• Abra un navegador de Internet • En el campo de la dirección escriba la dirección del sitio PDM o, • Haga clic en el vínculo en el correo electrónico enviado cuando se creó

la cuenta PDM



Acceso local (Intranet)

1 – Ingrese el nombre de usuario (SNC-Lavalin) 2 – Escriba la contraseña 3 – Ingrese el nombre de dominio: SLI

4 – Haga clic en

Acceso vía Internet

1 – Ingrese el nombre de usuario precedido por el nombre de dominio: SLI\User_Name 2 – Escriba la contraseña

3 – Haga clic en [Aceptar]

En caso que no haya conexión al sitio PDM: Verifique el permiso/derechos de acceso con el gerente de proyecto o con el Administrador del sitio PDM Llame al Escritorio de ayuda (Help Desk) para verificar si su cuenta de usuario está bloqueada

En caso que no haya conexión con el sitio PDM: Verifique su conexión de Internet Confirme que el nombre de dominio SLI se ha escrito primero, seguido por el signo “\” y luego el nombre de usuario Confirme que los permisos y derecho de acceso le dan el derecho de conectarse al sitio (le puede informar el gerente de proyecto/administrador del sitio) Llame al Escritorio de Ayuda para verificar si su cuenta de usuario está bloqueada



2.1.6 Contraseñas que van a expirar o que ya han expirado

Aplicable a todos los usuarios: internos y externos Cuando su contraseña ha expirado la proxima vez que desee entrar en el sitio PDM aparecerá la siguiente pantalla:

Siga los pasos indicados al principio del documento:

Notas importantes: Si deja pasar la fecha limite de notificación para “cambiar contraseña”, la cuenta será bloqueada. El usuario tendrá que llamar al Centro de Servicio (3551) para obtener ayuda y desbloquear la cuenta.

Igualmente, una cuenta se considera bloqueada en caso que el usuario trate de entrar una contraseña diferente (equivocada) 5 veces seguidas, para el mismo nombre de usuario. Para resolver el problema, el usuario tiene que llamar al Centro de Servicio.



2.2 PDM / Interfaz

Una vez conectado a un sitio PDM la primera pantalla que aparece es la página principal (Home Page) del sitio.

Esta sección describe la interfaz de PDM y sus diferentes componentes:

1 El Título y Descripción de un sitio PDM usualmente se refiere al nombre o número del proyecto.

2 La Barra superior de vínculos. Use las lengüetas para navegar por las páginas del sitio.

3 La sección de Inicio Rápido tiene un atajo que permite acceso directo a varias Listas, Bibliotecas y otros lugares del sitio.

4 El Area principal se usa para visualizar las diferentes partes de la web o las bibliotecas del documento.

5 El mecanismo de búsqueda. Ingrese las palabras clave para hacer una búsqueda.

6 Los Componentes o Partes de la Web: componentes agregados a petición del Administrador o del Gerente del proyecto para agregar funcionalidades adicionales al sitio PDM, tales como: calendario, lista de Vínculos, lista de Anuncios, etc.

Nota Los componentes pueden variar de un sitio a otro de acuerdo con las necesidades específicas del Projecto. Los que se indican en la ilustración anterior corresponden a los parámetros prededefinidos para los sitios PDM de SLI.



33 NNaavveeggaarr eenn uunn ssiittiioo PPDDMM

La primera herramienta de navegación es la Barra superior de vínculos. Cada lengüeta en la barra superior de vínculos representa un sitio (o área). Al hacer clic en una lengüeta, el usuario accede la página correspondiente. La lengüeta marcada representa la página activa.

En la imagen a continuación, el usuario hizo clic en la lengüeta 01 – Trab. en Ejecución obteniendo acceso al sitio Trabajo en Ejecución.

El marco a la izquierda de la página visualiza una vista de la estructura de árbol de la página y en el marco central se ve la biblioteca de documentos. En ambos marcos los usuarios pueden navegar a traves la estructura de la carpeta y revisar el material rápidamente sin entrar en la biblioteca de documentos.

• En el marco a la izquierda, el usuario puede ampliar o ocultar la estructura utilizando los símbolos y .

• En el marco central, para navegar por la estructura, haga clic en el nombre de la carpeta y para regresar, haga clic en Atrás de su navegador.

Nota: Navegar por la estructura sin entrar en la biblioteca del documento permite ver las carpetas y los documentos pero no ofrece la posibilidad de ver, cargar o descargar documentos, etc. Para poder trabajar con los documentos, tiene que entrar en la biblioteca de documentos.



3.1 Para acceder a la biblioteca de documentos

Para entrar en la biblioteca de documentos y usar las funcionalidades:

• Haga clic en el nombre de la biblioteca de documentos desde el marco central, o

• Haga clic en una carpeta en la estructura de árbol.

Cuando los usuarios acceden a una biblioteca de documentos, verán una nueva barra de herramientas debajo del título de la biblioteca de documentos. Esta barra de herramientas ofrece varias funciones relacionadas al nivel de permiso de cada usuario.

Los nombres de las carpetas se pueden ver en el rastro o estructura de navegación (bread crumb), facilitando la navegación.



3.2 La Biblioteca de Documentos

3.2.1 Descripción Una Biblioteca de Documentos se puede describir como el almacén donde se depositan o se guardan todos los documentos en carpetas o sub-carpetas. En la biblioteca, el registro de documento contiene los documentos electrónicos al igual que todas las propiedades estándares y personalizadas adjuntas al documento. Estas propiedades se llaman metadatos.

3.2.2 Vistas de la biblioteca de documentos Toda biblioteca de documentos tiene un mínimo de dos vistas: La Vista Todos los documentos y la Vista Explorador. La Vista Todos los documentos, según aparece abajo, visualiza los documentos y carpetas junto con los metadatos definidos (organizados en columnas) proporcionando información adicional acerca de los documentos (tales como título, fecha de creación, quien hizo la última modificación, etc.).

Nota: Los metadatos pueden variar de un sitio a otro. Es posible agregar vistas adicionales que desplieguen más columnas o diferentes columnas (metadatos).

• Haga clic en el menú descendente Ver para obtener una vista diferente.

La Vista Explorador, según se ilustra a continuación, visualiza los documentos como en el Explorer de Windows. Para usar la mayoría de las funciones de Explorer de Windows, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier carpeta.



44 MMaanneejjoo ddee ddooccuummeennttooss –– RReesseeññaa ggeenneerraall

4.1 El concepto de lo que es un documento

Un documento es un archivo contenido en una biblioteca de documentos. Los documentos se identifican con un nombre de archivo exclusivo. Un mismo documento con dos diferentes extensiones se considera como dos documentos distintos.

4.2 Ver un documento

Es posible ver cualquier documento directamente dentro de la biblioteca de documentos. Si hace clic directamente en el nombre de archivo, el navegador de Internet abre el archivo directamente en el programa donde se guardó el documento por última vez (si dicho programa se encuentra instalado en su computador).

• Haga clic en el nombre del documento

4.3 Ver las propiedades del documento (metadatos)

Para ver los metadatos del documento:

• Haga clic en el menú del documentos • Haga clic en Ver propiedades



Se visualiza la ventana de Propiedades, mostrando los metadatos correspondientes.

Si tambien desea ver las columnas vacías, seleccione la opción Editar Propiedades (esta opción está disponible solamente a los usuarios que tienen permiso de contribuir).

4.4 Descargar un documento locamente

Si es necesario, los usuarios pueden descargar un archivo locamente desde cualquier biblioteca de documentos.

• Haga clic en el nombre del documento con el botón derecho del ratón • Seleccione y haga clic en Guardar destino como… [Save Target

As…] • Aparece la pantalla Guardar como… [Save As…]



O

• Haga clic en el menú del documento • Seleccione Enviar a/Descargar una copia

De la pantalla de selección Guardar como [Save as]:

• Seleccione la carpeta de destino • Confirme el nombre del archivo en el campo “Nombre de archivo” [File

name] • Haga clic en “Guardar” [Save] para guardar

• Haga clic en Abrir [Open] para ver el archivo inmediatamente en su

formato original • o • Haga clic en Cerrar [Close] para terminar este procedimiento y ver el

archivo a una oportunidad posterior



55 AAlleerrttaass yy NNoottiiffiiccaacciioonneess

Las alertas se usan para mantenerse informado sobre los cambios que ocurren en una biblioteca de documentos, o en un documento especifico. Las alertas se describen como suscripciones que notifican a los usuarios suscritos cuando ocurren cambios en un documento o a nivel de biblioteca de documentos.

5.1 Alerta(s) a nivel de un documento

• Haga clic en la lista descendente del documento • Seleccione Enviarme alertas

Se abre la ventana Nueva Alerta:

1 El título de la Alerta incluye el archivo para el cual se creó la Alerta

2 En la sección Enviar alertas sobre estos cambios, el parámetro predeterminado es Haya cualquier cambio

3 Ajustar Cuando enviar alertas. El parámetro predeterminado es Enviar por correo electrónico inmediatamente

• Haga clic en para confirmar la configuración de Alertas.



Se envía un correo electrónico al usuario suscrito anunciando que se ha configurado con éxito la Alerta para un documento determinado.

1-2 Indican el destinatario y el asunto del correo electrónico

3 El vínculo directo del documento en PDM

4 Haga clic en el vínculo Mis Alertas para ir al sitio directamente y modificar las alertas suscritas

5.2 Alerta(s) al nivel de Biblioteca de Documentos

Configurar las alertas a nivel de biblioteca de documentos es similar a configurar una alerta a nivel de documento. La única diferencia es que la Alerta es aplicable a todos los archivos incluidos en esa biblioteca de documentos en particular.

• Haga clic en el botón de la biblioteca del documento • Seleccione Enviarme alertas.



La ventana Alerta es similar a la ventana Alerta para un documento individual. Se le ha agregado la sección Tipo de cambio para las opciones de alerta de biblioteca de documentos.

• Seleccione las opciones de Alerta y haga clic en

5.3 Cómo manejar las alertas

Los usuarios pueden manejar sus alertas en un sitio determinado

• Desde la ventana Nueva Alerta, haga clic en Ver mis alertas de este sitio.

La lista de alertas muestra

• Para modificar cualquier alerta en la lista, haga clic en el nombre de la

alerta.



La ventana Editar alerta muestra

• Para eliminar una alerta, marque la casilla y haga clic en

• Haga clic en para confirmar la eliminación

• Para crear una nueva alerta, haga clic en • Seleccione la biblioteca de documentos

• Haga clic en . Aparece la ventana Nueva alerta permitiendo a los usuarios editar su alerta.



66 BBuussccaarr iinnffoorrmmaacciióónn

La nueva herramienta de búsqueda (Coveo) en el sitio PDM, es una herramienta muy potente. Hay dos opciones de búsqueda: básica o estándar y avanzada.

Cada uno de los sitios, sub-sitios o Bibliotecas de documentos tienen una herramienta de búsqueda ubicada en la esquina superior derecha de la pantalla. Los usuarios ingresan la(s) palabra(s) que están buscando y hacen clic en el botón de búsqueda.

Los resultados pueden variar dependiendo de la relevancia de las palabras ingresadas y del proceso de indexación del servidor del sitio PDM.

Cada uno de los sitios PDM está indexado de acuerdo con una frecuencia específica que se determina cuando se pone en producción el sitio. Si se ignora ese dato, los usuarios necesitan pedir esta información (petición de indexación) al gerente del sitio o al administrador del sitio.

Para evitar que la búsqueda produzca resultados imprecisos (demasiados resultados o ninguno), los usuarios deben llegar primero a la ubicación del sitio desde donde debe comenzar su búsqueda, de otra forma la búsqueda se iniciará desde el punto en que se inició el proceso de búsqueda.

6.1 Búsqueda básica

• Seleccione el Sitio o Sub-sitio donde se debe comenzar la búsqueda. • En el campo ingrese la(s) palabra(s) de

búsqueda. • Haga clic en el botón .

Después de unos minutos, aparecerán los resultados de la búsqueda.

Los resultados de la búsqueda aparecen en forma de lista. Incluyen toda la información del documento: el autor, la fecha en que fue publicado (cargado), etc.

Un breve resumen debajo del título del documento proporciona la información básica sobre el contenido del documento.



Los usuarios pueden Ver rápidamente el documento, Ver una síntesis del Resumen, o en qué Biblioteca de documentos se encuentra el documento.

Para búsquedas avanzadas, haga clic en Búsqueda avanzada en la parte superior de la pantalla. Aparece la página Búsqueda avanzada.

Nota Importante Los resultados de la búsqueda muestran los archivos y documentos de acuerdo con el nivel de permiso del usuario. Por ejemplo, un usuario que tiene acceso solamente a una de las cuatro zonas, recibirá solamente los resultados de la búsqueda correspondientes a esa zona.

6.2 Búsqueda avanzada

• Para acceder la página de búsqueda avanzada directamente, haga clic en y luego en .



Aparece la siguiente página:

1 Las palabras claves son útiles cuando la búsqueda está enfocada en Metadatos o palabras específicas en el documento.

2 Buscar por fecha es útil para limitar el número de respuestas.

3 Otras opciones útiles incluyen: tipo de archivo, autor, etc.

Nota La búsqueda por el texto completo no es aplicable a archivos PDF que fueron escaneados o a archivos gráficos.



6.3 Preferencias de búsqueda

A fin de obtener resultados más precisos durante el proceso de búsqueda, se pueden personalizar las preferencias de búsqueda. Cuando esas preferencias se definen y se guardan, contendrán los parámetros predeterminados para todas las búsquedas futuras.

Comentario La selección de preferencias para la herramienta de búsqueda es basada en el usuario; no afecta el sitio.

• Haga clic en el símbolo para acceder a la página de Búsqueda. Esta página permite búsquedas básicas; escriba sólo una sola palabra o grupo de palabras para iniciar una búsqueda.

• Haga clic en Preferencias para habilitar/deshabilitar las preferencias que

va a marcar o desmarcar. La página de Preferencias se visualiza de la manera siguiente (ver la siguiente página).

Nota Puede haber cierta demora entre el momento en que se carga un documento y cuando el usuario está tratando de buscar ese documento en particular. La indexación de documentos adicionales puede tomar una o dos horas antes de que la herramienta de búsqueda pueda encontrarlos.



Preferencias de búsqueda 1 Cantidad de resultados por página: Esta opción le permite especificar el número de

resultados que se muestran por página. Si aumenta el número, la interfaz es más lenta ya que el navegador de la Web tendrá que descargar y procesar más información. Número de caracteres en el extracto: esta opción controla la longitud aproximada del extracto que se muestra debajo de cada resultado. Aumente el valor si desea ver más información de cada resultado sin tener que abrir el panel Resumen. Siempre abra los resultados en una ventana nueva. Al marcar esta casilla todos los resultados se abrirán en una nueva ventana del explorador, en vez de ser cargados directamente a la ventana actual.

2 Número del resultado: Marque esta casilla para que se muestre el índice de cada resultado en su consulta actual. Dirección: Marque esta casilla para que se muestre la dirección de cada resultado. Extracto: Marque esta casilla para obtener un extracto de cada resultado. Idioma: Marque esta casilla para ver el idioma de cada resultado mostrado. Último clic: Marque esta casilla para ver la última vez que abrió un resultado específico. Puntuación: Marque esta casilla para obtener la puntuación de importancia de cada resultado mostrado. Tamaño: Marque esta casilla para ver el tamaño de cada resultado mostrado. Conceptos: Marque esta casilla para que se muestren los conceptos extraídos para cada resultado visualizado. Fecha de modificación: Marque esta casilla para ver la última fecha de modificación para cada resultado mostrado Fecha de indexación: Marque esta casilla para visualizar la fecha en que se indexó cada resultado. Autor: Marque esta casilla para ver el nombre de la última persona que modificó el documento visualizado. Correo electrónico: Marque esta casilla para ver la dirección del destinatario y del que envió cada correo electrónico. Colección/fuente: Marque esta casilla para ver la colección y fuente de donde proviene cada resultado visualizado. Comandos contextuales: Marque esta casilla para ver el Resumen, Inicio Rápido/ Ver/en Caché y Carpetas para cada resultado visualizado, en lo posible. Calificación: Marque esta casilla para ver la calificación colaborativa o personal de cada resultado visualizado.

3 Comentarios: Puede ser que ciertas de estas opciones no estén habilitadas o que los usuarios no tengan acceso a otros sitios PDM. Si estas opciones no funcionan, significa que los usuarios que las han seleccionado no tienen los permisos apropiados para activarlas. Las restricciones de cuándo y si podrían ser a nivel Corporativo / Administrador de Red.



Preferencias de búsqueda 4 Filtrar duplicados: Cuando se marca esta casilla, Coveo filtra automáticamente las

copias duplicadas del mismo documento de los resultados. Optimizar las consultas de frases exactas: Cuando se marca esta casilla, las consultas hechas con correspondencia de una frase exacta (utilizando comillas dobles) será optimizada para obtener mejores resultados, pero puede dejar de lado algunos documentos menos relevantes. Tener en cuenta el idioma de la interfaz en el cálculo de la puntuación: Cuando se marca esta casilla, Coveo favorece los documentos en el mismo idioma que el de la interfaz de búsqueda en que está haciendo su búsqueda. Usar diccionario de sinónimos automáticamente la consulta: Cuando se marca se utilizará el diccionario de sinónimos definido con su administrador de sistema para ampliar las consultas con los sinónimos de las palabras que usted ha ingresado. Usar caracteres comodines para las consultas: Cuando se marca esta casilla, se permite usar caracteres comodines en las expresiones de la consulta. Usar calificación de colaboración: Cuando se marca esta casilla, el orden en que se presentan los resultados puede estar influido por el número de veces que sus compañeros de trabajo lo han accedido y también le proporciona sus propias puntuaciones personales para los documentos. Comentario: Todas los parámetros de búsqueda avanzada están predeterminadamente habilitados.

• Haga clic en para que estas opciones queden como los nuevos parámetros para búsquedas futuras.



77 RReevviissiióónn oo mmaarrccaaddoo eenn rroojjoo

Entre las funciones incluidas en sitio PDM está la habilidad de “Marcar” un documento. Los usuarios pueden agregar comentarios, anotaciones y sugerencias al contenido del documento.

El Marcado se hace en una capa superpuesta al documento, por lo tanto no está integrada en el documento original. Más de un usuario puede hacer anotaciones en el mismo documento, al mismo tiempo, cada uno en una capa de comentarios o marcas diferente. Cuando terminan, el revisor puede ver uno o más capas de comentarios y decidir cuáles conservar antes de enviar el archivo (en formato PDF) para una revisión final.

El proceso ilustrado a continuación, explica los pasos a seguir para marcar y publicar un documento sin modificar el documento original.

• Haga clic en el menu del documento • Seleccione Open with Brava! Viewer

Después de unos segundos, el documento se abre en el visualizador y se habilitan las funciones de Marcado.



• Haga clic en el primer icono a la izquierda ; luego, haga clic en Nuevo [New] del menú.

La barra de herramientas principal muestra las herramientas para Marcar o revisar los documentos.

Aparece la barra de herramientas de formato de texto, que es contextual a la herramienta seleccionada de la barra de herramientas principal.



• Cuando se ha terminado de hacer los Marcas en el documento, haga clic en y luego en Guardar [Save] o en Guardar como… [Save As...].

• Aparece la pantalla Save As [Guardar como], escriba un nombre para el Marcado y luego haga clic en .

7.1 Abrir los Marcados para revisarlos

Es probable que un revisor tenga que ver los comentarios “Marcados” en un documento; para ello, seleccione uno o varios marcados y luego publique el documento, incluyendo los marcados seleccionados, en formato PDF.

Al publicar el documento, el usuario puede guardar una copia localmente, o enviarla por correo electrónico en formato PDF para ser aprobada previo a su publicación final.

Cuando un usuario abre un documento que contiene Marcados, el documento muestra un pequeño símbolo (símbolo de exclamación en rojo! en el extremo izquierdo de la barra indicando que “Markups exist for this document” es decir “Hay comentarios marcados para este documento).

• De la pantalla para ver el documento haga clic en y luego en Abrir para revisar [Open for Review].



• Seleccione uno o mas capas de comentarios en la pantalla Markup

Open for Review, luego haga clic en .

7.2 Agregar una marca de agua personalizada

Antes de publicar un documento con comentarios, es posible agregarle una marca de agua; por ejemplo, “Revisado” – “1er Borrador”, etc.

7.3 Para crear una marca de agua – para la pantalla

• Abra el documento al que quiere agregar una marca de agua para la pantalla

• Haga clic en el símbolo y seleccione ISO Banners/Watermark.



Aparece la siguiente pantalla

• Haga clic en Marca de Agua para Pantalla [Screen Watermark] y luego en Blank [Blanco].

• Escriba el nombre de la marca de agua.

• Al terminar haga clic en .

Aparece el siguiente resultado



7.4 Para crear una marca de agua – Para impresión

• Abra un documento para agregar la marca de agua (watermark) que se imprimirá con el documento

• Haga clic en el símbolo , seleccione ISO Banners/Watermark.

Aparece la siguiente pantalla

• Haga clic en Marca de Agua [Watermark] y después en Blanco [Blank] • Escriba el nombre de la marca de agua

• Al terminar haga clic en .

La marca de agua se imprimirá como fondo en la copia impresa, la marca de agua no aparece en la pantalla.



7.5 Para crear una marca de agua – Para la pantalla y para impresión

• Haga clic en Marca de Agua para Pantalla [Screen Watermark] y después en Blanco [Blank].

• Escriba el nombre de la marca de agua para la pantalla. • Haga clic en Marca de Agua [Watermark] y después en Blanco [Blank]. • Escriba el nombre de la marca de agua.

• Al terminar, haga clic en .

Ahora están agregadas las dos marcas de agua, para la pantalla y para impresión.

7.6 Publicar un documento marcado, en formato PDF

• Haga clic en el tercer icono de la izquierda luego en Publish to PDF [Publicar en PDF].



• Seleccione Send to File o Email as attachment [Enviar a archivo o a

Correo electrónico como adjunto] y luego haga clic en .

La selección de Save to file [Guardar en archivo] permite al usuario definir el destino final del documento y también modificar el nombre del archivo.

Date post:	18-Feb-2015
Category:	Documents
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