Managing Corporate Information System and Technology

Volkswagen of America:

Managing IT Priorities

Group Assignment 2 Session 9

Case Studi : Volkswagen of America: Managing IT Priorities

• 1. What is your assessment of the new process for managing priorities at Volkswagen of America? Are the criticisms justified? Is it an improvement over the old process?

• 2. Who controls the budgets from which IT projects are funded at Volkswagen of America? Who should control these budgets? Should the IT department have its own budget?

• 3. How should Matulovic respond to his fellow executives who are calling to ask him for special treatment outside the new priority management system?

• 4. What should Matulovic do about the unfunded Supply Flow project?

Bina Nusantara

Answer ..Secara keseluruhan terdapat empat cara dalam mengelola prioritas TI, antara

lain:

• 1.Memperjelas Proporsi Nilai Organisasi

– Dalam poin ini yang terpenting adalah untuk menjawab beberapa pertanyaan berikut ini, Apakah TI diharapkan dapat mendorong penghematan biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, menciptakan arus pendapatan baru atau meningkatkan pendapatan yang sudah ada? Apakah kepuasan pelanggan merupakan prioritas? Atau apakah penghematan biaya lebih penting? Proposisi nilai menjadi jangkar perusahaan, proyek yang bernilai / proyek prioritas terikat dengan jangkar perusahaan tersebut.

Bina Nusantara

2.Create a Logical, Fact-Based, Prioritization Processes for IT Investments

• Terdapat beberapa step-step yang harus silakukan, antara lain:– 1. Step 1: Menggunakan pendekatan Top-Down dalam menyusun break-down-

drivers kedalam beberapa parameter– 2. Step 2: Skor setiap proyek di semua parameter, pendekatan Bottom-Up– 3. Step 3: Menetapkan bobot untuk setiap parameter sesuai dengan tujuan bisnis

Bina Nusantara

• 3.Mengembangkan struktur yang mengidentifikasi dan menyelesaikan konflik Sumber Daya Alokasi. Dalam hal ini yang perlu dilakukan adalah melakukan review proyek serta mengidentifikasi konflik sumber daya dan harus dianalisis untuk semua proposal.

• 4.Organisasi karyawan harus mendorong adanya kolaborasi. Hal yang dilakukan adalah menggunakan tools yang efektif dan efisien untuk berkolaborasi, seperti database pengetahuan, kelompok pada bidang tertentu, serta gugus tugas untuk masing-masing anggota tim.

Bina Nusantara

• Pada kasus VwoA, terdapat beberapa prioritization process yang dilakukan oleh anggota tim tersebut antara lain:

Bina Nusantara

Bina Nusantara

1. Prioritas proses manajemen TI yang baru didorong oleh kendala anggaran TI yang diberikan kepada VWoA oleh VWAG sebagai perusahaan induk. Jika kendala anggaran baru tidak dimulai, ada kemungkinan bahwa unsur-unsur dari metode yang kurang terorganisir dan kurang terpusat akan dipertahankan. Pada akhirnya, hal ini dapat bermanfaat bagi unit bisnis individu, tetapi merugikan bisnis secara keseluruhan. Dalam menciptakan proses baru, Matulovic memungkinkan manajer unit bisnis untuk bekerja sama dalam membuat keputusan yang akan mempengaruhi departemen mereka menggunakan strategi perusahaan secara keseluruhan sebagai driver. Dalam melakukan ini, ia berhasil melibatkan semua manajer yang akan terpengaruh oleh sistem prioritas serta tetap menjaga tujuan strategis kepemimpinan eksekutif tim. Sistem baru ini merupakan peningkatan yang substansial dari sistem sebelumnya.

Bina Nusantara

• 2.Anggaran untuk proyek TI dikontrol melalui proses yang melibatkan beberapa entitas organisasi yang menetapkan prioritas. Ada empat tim tertentu yang terlibat dalam proses ini: ELT (Executive Leadership Team), ITSC (IT Steering Committee), PMO (Project Management Office), dan DBC (Digital Business Council). ELT bertanggung jawab untuk melaksanakan NRG (Next Round of Growth) strategi di mana tata kelola TI adalah bagian yang berada dalam pengawasan mereka. ITSC terdiri dari bisnis dan manajer TI dan bertanggung jawab untuk membimbing dan menyetujui proses pemilihan proyek TI dan prioritas. PMO mengelola proposal proyek dan proses persetujuan. DBC bertanggung jawab untuk proses proyek penyaringan yang memutuskan proyek mana yang paling sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.

Bina Nusantara

• 3. Matulovic menciptakan sebuah sistem terorganisir yang berfokus pada tujuan perusahaan. Eksekutif sesama terlibat dalam pengambilan keputusan prioritas TI dan harapan perusahaan adalah manajer unit bisnis juga mendukung tujuan perusahaan. Jika mereka berpikir bahwa tujuan-tujuan dalam kaitannya dengan permintaan mereka tidak masuk akal, maka mereka memiliki kesempatan dalam proses ini untuk menyuarakan keprihatinan mereka kepada salah satu tim proses (ELT, ITSC, PMO, dan / atau DBC), bukan menyalahkan Matulovic sendiri.

Bina Nusantara

• 4.Karena Supply Flow proyek terikat ke dalam strategi global, Matulovic harus mengusulkan bahwa pendanaan untuk proyek ini berasal dari VWAG (Perusahaan induk VW). Hal ini karena proyek tersebut merupakan sebuah proyek multilayer yang merupakan hasil dari prakarsa globalisasi dan agak berbeda dari proyek-proyek lain yang diusulkan.

Bina Nusantara

Sekian

Dan

Terima Kasih

Bina Nusantara