Procedimientos Contables de Egresos

7/29/2019 Procedimientos Contables de Egresos

1/19

MANUAL

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES

AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD Mayo, 2004

PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE

EGRESOS


2/19

MANUAL


CONTABLES


1. Procedimiento: Clculo, registro de las Vacaciones y Bono Vacacional.

Objetivo: Describir las actividades correspondientes en el proceso de clculo de lasVacaciones y Bono Vacacional.

Normas Especficas:Debe crearse el compromiso del gasto correspondiente a la partida

4.01 Gastos de Personal al inicio de cada ao por la Coordinacin de Presupuesto.

Responsable Accin

Gerencia de Gestin Interna 1. Enva la solicitud firmada para la aprobacin dela Presidencia.

Presidencia 2. Firma en seal de aprobacin.Asesora Legal 3. Recibe, revisa y firma conformando lo indicado

por la gerencia de gestin interna y devuelve.Coordinacin de Finanzas yContabilidad

4. Recibe de la Gerencia de Gestin Interna laSolicitud para el clculo de las Vacaciones y locorrespondiente al Bono Vacacional.

5. Efecta clculo de las vacaciones en elmomento en que elabora la nmina mensual.

6. Efecta clculo del bono vacacional en elmomento en que este cumple el ao de

servicio, y es incluido en la respectiva nminadel mes en que corresponde, ordenando sucancelacin en la primera quincena del mesrespectivo.

141


3/19

MANUAL


CONTABLES

AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD

N Pgina

Mayo, 2004

2. Procedimiento: Elaboracin y Registro de la Nmina del Personal que labora enFUNDACITE Mrida.

Objetivo: Instruir sobre los pasos a realizar al momento de elaborar y registrar la nmina

del personal que labora en la Fundacin para el Desarrollo de la Ciencia y Tecnologa delEstado Mrida.

Normas Especficas: Debe crearse el compromiso del gasto correspondiente a las

partida 4.01 Gastos de Personal al inicio de cada ao por la Coordinacin dePresupuesto.

Responsable Accin

Coordinacin de Finanzas yContabilidad

1. Recibe en los primeros cinco das de cada mes, de laGerencia de Gestin Interna los recaudos por variaciones

o modificaciones solicitadas que tengan relacin con lanmina (tanto de personal fijo como contratado).

2. Elabora la nmina mensual entre los das nueve (9) y Diez

(10) de cada mes.3. Revisa todas las variaciones por los diferentes conceptos

tales como: Incremento salarial, Prstamos de Caja deAhorros, Cuentas por Cobrar a CANTV, entre otros.

4. Realiza todos los clculos necesarios (salarios, sueldos,

deducciones de Ley (SSO, Paro Forzoso, LPH, Fondo de

Pensiones y Jubilaciones, Caja de Ahorro, etc.) aportespatronales(SSO, Paro Forzoso, LPH, Fondo de Pensionesy Jubilaciones, Caja de Ahorros), previsin de antigedad,

Vacaciones de acuerdo a la Ley y Reglamentospertinentes en el programa de Excel y el mdulo denmina del sistema administrativo contable SIGESP.

5. Procede a Imprimir la nmina con sus respectivosauxiliares de Deducciones y de Aportes Patronales.

6. Se elabora un oficio como Orden de pago para que seadirigido al Banco.

7. Enva Oficio y los dems recaudos a la Gerencia deGestin Interna.

Gerencia de Gestin Interna 8. Recibe el oficio y todos los recaudos.

9. Revisa toda la documentacin.

10. Enva a Presidencia.Presidencia 11. Aprueba la nmina, firma todos los recaudos y la

secretaria sella el oficio(Orden de Pago).12. Enva a la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.

143


4/19

MANUAL

SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES


N Pgina

Mayo 2004

2. Procedimiento: Elaboracin y Registro de la Nmina del Personal que labora enFUNDACITE-Mrida.

Responsable Accin


13. Se procede a fotocopiar el oficio (nmina).

14. Enva el oficio al Banco (Escrito y en versinelectrnica) para que efectu la cancelacin dela nmina quincenal a travs de las ordenes depagos respectivas.

15. Si es personal contratado se elabora la ordende pago y se enva al apoyo administrativo paraque elabore el cheque.

16. Se realiza el registro contable de la nmina.

17. Se elabora un memorando dirigido al apoyoadministrativo para que elabore al final del meslos cheques para el pago de los aportes ydeducciones anexando copia de la nmina consus respectivos auxiliares.

18. Se archiva la nmina en su carpeta respectiva.

19. Se archiva el asiento contable y sus respectivossoportes por fecha e Institucin Financiera.

20. Elabora los recibos de los sueldos de nmina.

21. Se envan los recibos de sueldos y salarios a laGerencia de Gestin Interna para que realice ladistribucin de los mismos.

Gerencia de Gestin Interna 22. Recibe de la Coordinacin de Finanzas yContabilidad los recibos de sueldos y salarios.

23. Realiza la distribucin de los Recibos desueldos y salarios al personal de la Fundacin.

144


5/19

MANUAL

SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS

CONTABLES


N Pgina

Mayo 2004

3. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de indemnizacin a empleados yobreros de FUNDACITE-Mrida.

Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la indemnizacin a empleados y obreros de

FUNDACITE-Mrida.

Normas Especficas: Debe crearse el correspondiente compromiso presupuestario alinicio de cada ao de la partida 4.01 Gastos de Personal y dems subpartidascorrespondientes a este rubro por la Coordinacin de Presupuesto.

Responsable Accin

Gerencia de Gestin Interna 1. Enva la solicitud a Consultara Jurdica para laelaboracin de las indemnizaciones delpersonal que labora en la Fundacin.

Consultora Jurdica 2. Elabora los clculos de la respectivaindemnizacin de acuerdo a lo establecido porla Ley Orgnica del Trabajo.

3. Enva el documento a la Coordinacin deFinanzas y Contabilidad


4. Revisa los clculos de la Indemnizacinrealizados por la Consultora Jurdica y firma.

5. Enva a Consultara JurdicaConsultora Jurdica 6. Revisa y Coloca la media Firma

7. Enva a Presidencia

Presidencia 8. Aprueba

9. Enva a la Coordinacin de Finanzas yContabilidad


10. Elabora un oficio dirigido a la Gerencia deFideicomisos de Prestaciones Sociales paraque se ordene el pago a travs de un chequede gerencia por lo correspondiente alFideicomiso adquirido en la cuenta Bancaria.

11. Ordena el pago por la diferencia a cancelar,enviando memorando al apoyo administrativopara que proceda a la elaboracin del cheque.

12. Ingresa los datos en el mdulo financiero elapoyo administrativo por lo cual quedaregistrado contablemente la liquidacin oindemnizacin.

13. Elabora cheque cumpliendo con el proceso dela firma.

147


6/19

MANUAL


CONTABLES


N Pgina

Mayo, 2004

3. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de indemnizacin a empleados yobreros de FUNDACITE-Mrida.

Responsable Accin


14. Se entrega el cheque al Beneficiario.

15. Se archiva el asiento contable, el oficio enviadoal Banco y los respectivos soportes de losclculos en contabilidad y en la carpeta auxiliarde Prestaciones Sociales y de Nmina.

148


7/19

MANUAL


CONTABLES


N Pgina

Mayo, 2004

4. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de la nmina de Becas Ayudantias

Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la cancelacin de la nmina de BecasAyudantias.

Normas Especficas: Debe crearse el correspondiente compromiso presupuestario al

inicio de cada ao de la partida 4.01 Gastos de Personal por la Coordinacin dePresupuesto.

Responsable Accin

Coordinacin de Becas 1. Recibe las solicitudes de pago de cada unidad(lo cual incluye oficio y horas mensuales).

2. Prepara la nmina de las Becas Ayudantias (locual incluye un formato de identificacin por cadatipo de Gerencia, Coordinacin y Unidad.

3. Elabora un (1) oficio, este debe indicar el mesque se est pagando, el concepto del mismo ydems indicaciones que se considerenimportantes.

4. Se enva a la Coordinacin de Finanzas yContabilidad.


5. Revisa la nmina y el respectivo Oficio.

6. Coloca la media firma si la nmina fue biencalculada y firma el oficio, registra en el controlde ordenamiento de pagos(interno).

7. Se enva la nmina a Presidencia

Presidencia 8. Aprueba la nmina

9. Enva a Coordinacin de Becas la nmina yaautorizada.

Coordinacin de Becas 10. Recibe la nmina de Becas autorizada.

11. Enva el original al respectivo Banco, junto conlas dos (2) copias para el Depsito Bancario en

cuenta previamente asignada al becario.12. Enva una copia a la Coordinacin de Finanzas y

ContabilidadCoordinacin de Finanzas yContabilidad

13. Registra el asiento de cancelacin de BecasAyudantias.

14. El asistente administrativo procede a archivar lossoportes por la fecha de la operacin y porentidad financiera.

150


8/19

MANUAL


CONTABLES


N Pgina

Mayo, 2004

5. Procedimiento: Registro de la Cancelacin de la nmina de los becarios externosde FUNDACITE-Mrida.

Objetivo: Ilustrar los pasos para registrar la cancelacin de la nmina de los becarios

externos de la Fundacin.

Normas Especficas: El gasto est correctamente imputado a la correspondiente partidadel presupuesto.

Responsable Accin

Coordinacin de Becas 1. Procede a dar seguimiento a los becarios decualquier nivel educativo.

2. Determina la cantidad a pagar

3. Procede a elaborar un oficio, este debe indicar elmes que se est pagando, el concepto del mismo ydems indicaciones que se consideren importantes.

4. Se enva los quince primeros das de cada mes a laCoordinacin de Finanzas y Contabilidad para que

revise la nmina de los becarios de Educacin

bsica, media y diversificada, a travs del sistema

S.I.E.T.E va on line .Coordinacin de Finanzas yContabilidad

5. Revisa la nmina y el respectivo Oficio.

6. Firma los oficios y anexos respectivos.

7. Procede a enviar a Presidencia

Presidencia 8. Aprueba la nmina de becarios externos

9. Devuelve a la oficina de Coordinacin de Becas

Coordinacin de Becas 10. Recibe la nmina ya autorizada.

11. Se comunica con la Coordinacin de Finanzas yContabilidad para consultar si existe disponibilidadfinanciera en la Entidad Bancaria.


12. Informa a la Coordinacin de Becas sobre ladisponibilidad de Fondos en la entidad financiera.

13. Si no existe procede a ordenar Transferenciasfinancieras entre bancos.14. Procede a firmar la nmina en el sistema S.I.E.T.E.,

en seal de conformidad indicndole por esta va a

la entidad bancaria que puede proceder a abonar a

cada becario.

15. Registra contablemente la operacin.

16.Archiva los soport es por fecha y por entidadfinanciera.

152


9/19

MANUAL


CONTABLES


6. Procedimiento: Registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mrida

Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de la compra de bienes para FUNDACITEMrida.

Normas Especficas: Se debe regir de acuerdo a la normativa interna para la compra y

adjudicacin directa tomando las decisiones adoptadas por la Comisin de Compras,Servicios Generales, Seguro y Cctel. Adems debe cumplir con el articulo 38 de la LeyOrgnica de la Contralora General de la Republica de Venezuela en el capitulo II quetrata sobre el Control Interno, la cual seala a continuacin lo siguiente: El sistema deControl Interno que implante en los entes y organismos a que se refiere al articulo 9,numerales 1 al 11 de esta ley; deber garantizar que antes de proceder a la adquisicinde bienes o servicios o a la elaboracin de contratos que impliquen compromisosfinancieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

1. Que el gasto est correctamente imputado a la correspondiente partida delpresupuesto o en su caso a crditos adicionales.

2. Que exista disponibilidad presupuestaria.3. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para responder por las

obligaciones que ha de asumir el contratista4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en la ley

5. Que hubiere cumplido con los trminos de la ley de Licitaciones, en los casos que seanecesario y dems leyes que sean aplicables.

Responsable Accin

Coordinaciones requeriente 1. Hace la solicitud a la Unidad de ServiciosGenerales de acuerdo a sus metas u objetivostomando en consideracin la disponibilidadasignada a su programa.

Unidad de Servicios Generales 2. Solicita la cotizacin a proveedores segn lanormativa interna para la compra oadjudicacin directa de bienes.

3. Canaliza la orden de compra (verprocedimiento administrativo Elaborar ycanalizar la compra)

4. Enva a La Coordinacin de Presupuesto lanota de pedido

Coordinacin de Presupuesto 5. Procede a Imputar la partida de gasto porprograma (ver procedimientopresupuestarioElaborar la Ejecucin financieradel presupuesto de gasto de la Fundacin)

154


10/19

MANUAL


CONTABLES


6. Procedimiento: Registro de la compra de bienes para FUNDACITE Mrida.

Responsable Accin


6. Solicita la informacin del compromiso a travsdel mdulo de Cuentas por pagar en elprograma administrativo contable SIGESP,solicitando los datos: N de solicitud, nombre

del proveedor beneficiario.7. Solicita el pago a travs del sistemaadministrativo SIGESP en la cual se identificael N de solicitud y se determina la fecha por locual se causa el compromiso.

8. Se procede a contabilizar a travs del mdulo,registrando la informacin la cual debeaparecer en el modulo financiero.

9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a ladecisin que tome la Coordinadora de Finanzasy Contabilidad.

10. El apoyo administrativo procede a elaborar el

cheque.11. Se entrega cheque al beneficiario, de acuerdoal horario preestablecido.

12. Se archiva el asiento contable y los soportesde acuerdo al banco y la fecha.

10


11/19

MANUAL


CONTABLES


7. Procedimiento: Registro de la cancelacin de Servicios No Personales adquiridospor FUNDACITE-Mrida.

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la cancelacin de los servicios no

personales adquiridos por la Fundacin.

Normas Especficas: Debe crearse el compromiso de la partida 4.03 Servicios NoPersonales al comienzo del ao por la Coordinacin de Presupuesto, dependiendo deltipo de servicio.

Adems debe cumplir con el articulo 38 de la Ley Orgnica de la Contralora General de laRepublica de Venezuela en el capitulo II que trata sobre el Control Interno que seala acontinuacin lo siguiente: El sistema de Control Interno que implante en los entes yorganismos a que se refiere al articulo 9 , numerales 1 al 11 de esta ley deber garantizarque antes de proceder a la adquisicin de bienes o servicios o a la elaboracin decontratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren delcumplimiento de los requisitos siguientes:

1. Que el gasto este correctamente imputado a la correspondiente partida delpresupuesto o en su caso a crditos adicionales2. Que exista disponibilidad presupuestaria.

3. Que se hayan previsto las garantas necesarias y suficientes para responder por lasobligaciones que ha de asumir el contratista4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en la ley5. Que hubiere cumplido con los trminos de la Ley de Licitaciones, en los casos que seanecesario y dems leyes que sean aplicables.

Responsable Accin

Gerencia, Coordinacin oUnidad, solicitante

1. Eleva la solicitud ante presidencia

Presidencia 2. Enva la solicitud de la elaboracin de

contratos de serviciosConsultara Jurdica 3. Elabora el Contrato de Servicio en dos(2)originales ver procedimiento administrativo Elaborar contratos

4. Envalos dos (2) ejemplares a la Coordinacinde presupuesto

Coordinacin de Presupuesto 5. Procede a revisar e imputar el gasto a la partidaespecifica y el programa correspondiente verprocedimiento presupuestario:Elaborar laEjecucin Financiera del Presupuesto deGastos de la fundacin.

157


12/19

MANUAL


CONTABLES


7. Procedimiento: Registro de la cancelacin de Servicios No Personales adquiridospor FUNDACITE Mrida

Responsable Accin


6. Recibe los nuevos compromisos o gastoscausados, los revisa y ordena el pago en elmomento en que corresponda.

Gerencia interna 7. Da el visto bueno al informe presentado y loenva a la Coordinacin de Finanzas y

Contabilidad.Coordinacin de Finanzas yContabilidad

8. Analiza el gasto de acuerdo al programacorrespondiente (si tiene parte corriente ocapitalizable).

a. Si se cancela con la presentacin deinformes.

b. Si existe un anticipo se carga a lacuenta de activo: Anticipo aProveedores y se abona al banco.

c. Si corresponde efectuar ordenar yefectuar Retencin de ley.

9. Se elabora el cheque de acuerdo al proceso.

10. Se entrega el cheque al beneficiario.11. Se procede archivar el asiento y los soportes

de la transaccin.

158


13/19

MANUAL


CONTABLES


8. Procedimiento: Registro de la Reposicin del Fondo de Caja Chica

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la Reposicin del Fondo de CajaChica.

Normas Especficas: Se debe contabilizar la reposicin cuando se ha gastado el 75% del Fondo;

ya que el mismo se contabiliza al comienzo o al final del ao; es decir cuando se crea y cuando secierra. Se establece que el lmite de gastos establecidos para este Fondo es de 50.000, 00 Bs. Las

partidas 4.01 Gastos de Personal y 4.03 Servicios No Personales no se pueden cubrir por este

Fondo, igualmente de la partida 4.02Materiales y Suministros que haya en existencia en

Almacn.

Los soportes deben cumplir con las disposiciones referidas a la resolucin N 320 emitida por elServi cio Nacional Integrado de Administracin Tributaria SENIAT sobre la Impresin y Elaboracin

de Facturas y Otros Documentos Similares.

Responsable Accin

Coordinacin de Presupuesto 1. Se recibe del o los responsable(s) del Fondo, unmemorando solicitando la reposicin del Fondo de CajaChica (este memorando debe contener: El nmero de

reposicin y la relacin de los gastos con sus respectivos

soportes)


2. Revisa la solicitud de reposicin y la relacin detallada delos recibos soportes de Caja Chica.

3. Revisa la relacin de gastos para crear el compromisopresupuestario, es decir; realiza la imputacinpresupuestaria (esta debe contener los soportes necesarios

y la media firma de la Coordinacin de Presupuesto en cadasoporte).

4. Autoriza el pago si estas revisiones contienen todos losrequerimientos, si no se devuelve a la Coordinacin dePresupuesto para que corrija las fallas existentes.

5. Se enva al apoyo administrativo una autorizacin para querealice el cheque por el mdulo de pagos directos delsistema administrativo contable SIGESP.

6. Enva el cheque con sus respectivos soportes a la Asistente

de la Contralora Interna.Asistente de ContraloraInterna

7. Revisa el cheque y soportes y coloca sello de revisado y loconsigna en la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.


8. Recibe cheque y soportes y consigna ante Presidencia parasu respectiva firma.

Presidencia 9. Firma cheque y ordena a secretaria que lo consigne a laCoordinacin de Finanzas y Contabilidad.


10. Recibe cheque con sus respectivos soportes.

11. Entrega el cheque al responsable del Fondo.

12. Archiva los soportes relacionados con la Reposicin.

161


14/19

MANUAL


CONTABLES


9. Procedimiento: Registro de la Reposicin del Fondo de Trabajo

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la reposicin del Fondo de Trabajo

Normas Especficas: Se debe contabilizar la reposicin cuando se halla producido elgastado del 80% del fondo.

Los soportes deben cumplir con las disposiciones referidas a la Resolucin N 320 emitidapor el SENIAT sobre la Impresin y Elaboracin de Facturas y Otros DocumentosSimilares.

Responsable Accin

Coordinacin de Presupuesto 1. Se recibe de los responsables de los Fondos unmemorando solicitando la reposicin de los Fondos de

Trabajo para crear el compromiso presupuestario (Estememorando debe contener: El nmero de reposicin y la

relacin de los gastos con sus respectivos soportes) (verprocedimiento denominado Reposicin de los fondos de

Trabajo


2. Revisa la solicitud de reposicin (para determinar si elnmero de reposicin de los Fondos de Trabajo coincidencon el nmero posterior de la solicitud de reposicinanterior.

3. Revisa la relacin de gastos (esta debe contener lossoportes necesarios y la media firma de la coordinacin de

presupuesto en cada soporte).

4. Autoriza el pago si estas revisiones contienen todos losrequerimientos, si no se devuelve a la Coordinacin dePresupuesto para que corrija las fallas existentes

5. Se enva al apoyo administrativo una autorizacin para querealice el cheque por el modulo de pagos directos delsistema administrativo contable SIGESP.

6. Enva cheque con sus respectivos soportes a la Asistentede Contralora Interna.

Asistente de ContraloraInterna

7. Recibe cheque y soportes, revisa y coloca sello, devuelve ala Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.


8. Recibe cheque y soportes y lo enva a Presidencia para sufirma.

Presidencia 9. Recibe cheque y soportes, firma el presidente y la secretariaconsigna en la Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.


10. Recibe Cheque firmado por el presidente.

11. Entrega el cheque al responsable del Fondo de Trabajo.

12. Archiva los soportes de la Reposicin del Fondo de Trabajo.

163


15/19

MANUAL


CONTABLES

AREA: FINANZAS Y CONTABILIDADMayo, 2004

10. Procedimiento: Registro de la compra de material para mantener existenciasmnimas en almacn.

Objetivo: Ilustrar los pasos a seguir para el registro de la compra de material para

mantener existencias mnimas en almacn.

Normas Especficas: El encargado del almacn debe elaborar una relacin de losmateriales usados por Presidencia, Gerencia, Coordinacin y Unidad de acuerdo a laspartidas presupuestarias y programas con el objeto de que cuando se efectu la comprapara surtir el mismo, se lleve el gasto del programa contra la cuenta 1.01.03.07 Inventario

de Materiales y Suministros de Oficina

Adems se debe cumplir con lo establecido en el artculo 38 de la Ley Orgnica deContralora General de la Republica Bolivariana de Venezuela que habla sobre losrequisitos de control interno para la adquisicin de bienes y servicios conjuntamente conlos pagos de los mismos

Responsable Accin

Almacn 1. Realiza estimacin de la cantidad de materialque se va a utilizar para un periodo de tiempo

2. Elabora y enva memorando de solicitud dematerial para mantener existencia mnima enalmacn a Unidad de Servicios Generales

Unidad de Servicios Generales 3. Solicita la cotizacin a proveedores segn lanormativa interna para la compra oadjudicacin directa de bienes.

4. Canaliza la orden de compra (verprocedimiento administrativo Elaborar ycanalizar la compra.

5. Enva la Orden de Compra a la Coordinacinde Presupuesto.

Coordinacin de Presupuesto 6. Procede a Imputar la partida de gasto por

programa ver procedimiento presupuestario:Elaborar la Ejecucin financiera delPresupuesto de Gasto de la Fundacin


7. Solicita la informacin del compromiso a travsdel mdulo de Cuentas por Pagar en elprograma administrativo contable SIGESP,solicitando los datos: N de solicitud, nombredel proveedor, beneficiario

165


16/19

MANUAL


CONTABLES


10. Procedimiento: Registro de la compra de material para mantener existenciasmnimas en almacn

Responsable Accin


8. Solicita el pago a travs del sistemaadministrativo SIGESP en la cual se identificael N de solicitud y se determina la fecha por locual se causa el compromiso.

9. Se procede a contabilizar a travs del mdulo,

registrando la informacin la cual debeaparecer en el mdulo financiero.10. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la

decisin que tome la Coordinadora de Finanzasy Contabilidad.

11. El apoyo administrativo procede a elaborar elcheque.

12. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidadprocede a revisar el cheque, lo firma y enva ala Asistente de Contralora Interna para surevisin.

Asistente de Contralora Interna 13. Recibe cheque y soportes, revisa , coloca sello

y devuelve a la Coordinacin de Finanzas yContabilidad.Coordinacin de Finanzas yContabilidad

14. Recibe cheque y soportes y lo enva apresidencia para la firma.

Presidencia 15. Recibe cheque y soportes, firma el presidente,entrega a la secretaria para que lo consigne ala Coordinacin de Finanzas y Contabilidad.


16. Recibe cheque con soportes, firmado por elPresidente.

17. Entrega cheque al beneficiario, en la fechapreestablecida.

18. Archiva el asiento contable y los soportes(solicitud de material para el almacn, relacinde material utilizado por programa,cotizaciones, orden de compras) por fecha,institucin financiera.

166


17/19

MANUAL


CONTABLES


11. Procedimiento: Registro de los Viticos solicitados por el personal de FUNDACITE-Mrida

Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de los viticos realizados por el personal de

FUNDACITE-Mrida.

Normas Especficas: Debe comprometerse la partida 4.03.07.01 (Viticos y pasajesdentro del pas); 4.03.07.02 (Viticos y Pasajes Fuera del Pas); 4.03.07.03 (asignacinpor Kilmetros Recorridos, por la Coordinacin de Presupuesto y el gasto de esta partidade Egresos ocupa el tercer lugar como prioridad para el ordenamiento de los pagos deacuerdo a la planificacin segn decisin adoptada. Los Viticos y Pasajes segnreglamento se ordena el pago y se hace efectivo el mismo, mnimo 3 das antes del viaje.

Responsable Accin

Presidencia, Gerencia,Coordinacin y Unidades

1. Realiza el procedimiento administrativo generalde solicitud de Viticos

Solicitantes 2. Enva la solicitud de viticos a la Unidad deServicios Generales; si existe el requerimientode pasajes.

Unidad de Servicios Generales 3. Canaliza la Orden de Pasajes (verprocedimiento administrativo Elaborar y

canalizar la compra4. Enva la Orden de compra a La Coordinacin

de PresupuestoCoordinacin de Presupuesto 5. Procede a Imputar la partida de gasto

correspondiente por programa verprocedimiento presupuestario:Elaborar laEjecucin Financiera del Presupuesto de Gastode la Fundacin


6. Solicita la informacin del compromiso a travsdel mdulo de Cuentas por Pagar, solicitandolos datos: N de solicitud, nombre delbeneficiario.

7. Solicita el pago a travs del mdulo de Cuentaspor Pagar del sistema administrativo SIGESP,en la cual se identifica el N de solicitud y sedetermina la fecha por lo cual se causa elcompromiso.

8. Se procede a contabilizar a travs del mdulo,registrando la informacin la cual debeaparecer en el mdulo financiero de banco delsistema SIGESP.

168


18/19

MANUAL


CONTABLES


11. Procedimiento: Registro de los Viticos solicitados por el personal deFUNDACITE Mrida

Responsable Accin


9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a ladecisin que tome la Coordinadora de Finanzasy Contabilidad.

10. El apoyo administrativo procede a elaborar elcheque.

11. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad,revisa cheque, firma y enva a la Asistente deContralora Interna.

Asistente de Contralora Interna 12. Recibe cheque con sus respectivos soportes,revisa ,coloca sello, firma y devuelve a laCoordinacin de Finanzas y Contabilidad.


13. Recibe cheque, soportes y enva a Presidenciapara la firma del Presidente.

Presidencia 14. Recibe cheque, soportes, firma el presidente yordena a la secretaria que se enve a laCoordinacin de Finanzas y Contabilidad.

Coordinacin de Finanzas y

Contabilidad

15. Recibe cheque firmado por el presidente.

16. Se entrega el cheque al beneficiario.

17. Se archiva el asiento contable y los soportespor fecha y banco

169


19/19

MANUAL


CONTABLES


12. Procedimiento: Registro de la adquisicin de Pasajes Boletos Areos

Objetivo: Ilustrar los pasos para el registro de la adquisicin de pasajes o Boletos AreosNormas Especficas : Debe comprometerse las partidas 4.03.07.01 (Viticos y pasajes dentro del pas dentro del pas);4.03.07.02 (Viticos y Pasajes Fuera del Pas), por la Coordinacin de Presupuesto.

Responsable Accin

Presidencia, Gerencia,Coordinacin y Unidad

1. Realiza el procedimiento administrativo general: Pasajeso Boletos Areos

Solicitante 2. Enva nota de pedido a la Unidad de Servicios Generales.

Unidad de Servicios Generales 3. Realiza el procedimiento administrativo: Elaborar ycanalizar las ordenes de com pra

4. Enva la orden de compra a la Coordinacin dePresupuesto

Coordinacin de Presupuesto 5. Procede a imputar el gasto a la partida especifica y elprograma correspondiente ver procedimientopresupuestario:Elaborar la ejecucin Financiera del

Presupuesto de gastos de la Fundacin.


6. Solicita la informacin del compromiso a travs del mdulode Cuentas por pagar, solicitando los datos: N desolicitud, nombre del proveedor beneficiario.

7. Solicita el pago, a travs del mdulo de Cuentas porPagar en la cual se identifica el N de solicitud y sedetermina la fecha por lo cual se causa el compromiso.

8. Se procede a contabilizar a travs del mdulo, registrandola informacin la cual debe aparecer en el mdulo

financiero.

9. Se procede a ordenar el pago de acuerdo a la decisinque tome la Coordinadora de Finanzas y Contabilidad.

10. El apoyo administrativo procede a elaborar el cheque, unavez recibida la instruccin por el o la Coordinadora de

Finanzas y Contabilidad.

11. La Coordinadora de Finanzas y Contabilidad procede afirmar el cheque y enviarlo a la Asistente de ContraloraInterna.

Asistente de Contralora Interna 12. Recibe cheque y soportes, revisa, coloca sello, firma elvoucher y devuelve a la Coordinacin de Finanzas y

Contabilidad.


13. Recibe cheque con sus respectivos soportes y lo enva aPresidencia para la firma del cheque.

Presidencia 14. Recibe cheque, soportes, firma el presidente y ordena a lasecretaria que lo consigne ante la Coordinacin deFinanzas y Contabilidad.


15. Recibe cheque firmado por el presidente.

16. Entrega al Beneficiario en la fecha preestablecida.

17.Archiva el asiento y los soportes por fecha y banco

171

Date post:	04-Apr-2018
Category:	Documents
Upload:	jorgeball
View:	237 times
Download:	0 times

Procedimientos Contables de Egresos

Documents