312
Revised July 2013 Michele Miller-Hayes, Director
| Date post: | 21-Jul-2016 |
| Category: |
Documents |
| Upload: | luck-andor |
| View: | 53 times |
| Download: | 8 times |
Revised July 2013
Michele Miller-Hayes, Director
INDEX
Cover Page
Instructional Supervisor Assignment
34 CFR Section 300 Written Notice
504 Forms for Referral
504 Procedures
ABS Referral Packet
Access Sheet
ACE (The Achieving Classroom Excellence Act)
Alternative Behavioral Services (ABS)
Alternative Education Referrals (AER)
Application for One-on-One Assistant
Assistive Technology Assistance Request Form
Procedures for Assistive Technology Referral
Authority to Transfer Education Records
Avatar Procedures
Behavior Intervention Plan
Behavior Observation Form
Caseload and Class Size Requirements
Categories and Key Indicators
Certification
Classroom Interventions
Complaints Brochure
Confidential Records
Confidentiality
Consent for Release of Confidential Information
Criteria Checklist
Destruction Log
Developmental Disabilities Services Division (DDSD)
Developmental Disabilities Services Division (DDSD) Flyer
Discipline
Dynamic Learning Maps
Early Childhood Outcomes
Early Childhood Pre-School/Sooner Start Referral Procedures
ESY IEP Procedures
ESY Consideration Forms
Example Behavior Data Form
FERPA
Formal Written Complaint
Foster Grandparents
Functional Behavioral Assessment
Goals/Objectives
Graduation Checklist
Graduation Procedures
Half Day Placement Procedures
Highly Qualified Frequently Asked Questions
Home Based
Initial Evaluation Key Points
Language Dominance – Bilingual Procedures
Language Dominance Testing Form
Language Dominance Testing FAQ
Language Dominance Waiver
Lindsey Nicole Henry Scholarship
Manifestation Determination
Medical Report Form
Medication
MEETS/MEEGS
Modifications Checklist
Modifications
Notification of Meeting (Eng., Span., & Viet.)
Notification of Meeting Procedures
OMAAP Phase Out Memo
OSDE Forms
Parent Consent Form
Parent Contact Form Details
Parent Contact Form
Parent Rights English
Parent Rights Spanish
Parent Rights Vietnamese
Parent Survey
Physical Restraint Details
Physical Restraint Documentation Form
Placement
Procedural Safeguards
Procedures for Requesting A One-on-One Assistant
Procedures for Requesting IDEA PD Funds
Progress Report
Record of Access
Record of Parent Contact
Re-evaluation Process
Related Services Personnel Qualifications
Removal from Special Services/Revocation of Consent
Response to Intervention (RTI)
Retention, Report Cards, and Grading
Retention
Review of Existing Data (RED)
Seclusion Documentation
Seclusion Documentation Details
Speech-Language Evaluation Summary Report
Social Workers
Special Education Course Guide
State Mandated Assessment
Student Enrollment
Student Summary of Performance
Surrogate Appointment Letter
Surrogate-Request Forms
Task Analysis - Blank
Time Sampling – Blank
Transfer of Parental Rights
Transfers
Transition Assessment
Transition Services
Transition Timeline Checklist
Transition – NSTTAC Indicator 13 Checklist
Translation Procedures
Translation Request Form
Transportation
USDE IDEA Part B Medicaid Consent
Vocational Rehabilitation Referrals and Procedures
Weekly Data Sheet
Written Complaint Building Response Procedures
Written Notice to Parents
Written Notice to Parents (Spanish)
Written Notice to Parents (Vietnamese)
504 PROCEDURES A 504 is a legal document falling under the provisions of the Rehabilitation Act of 1973. It is designed to make accommodations for a student who has a health/medical condition that substantially limits academic achievement, but who does not qualify under IDEA. If the student meets the following criteria a 504 is developed.
Has a physical or mental impairment, and; the physical or mental impairment substantially affects the student’s academic achievement.
Reviews of Existing Data Forms are required documentation to facilitate the 504 plan and must include:
• Current (within the year) test scores. State/District CRTs/EOI or Benchmark Scores Explore Baseline Assessment (8th-9th), Plan Midpoint Assessment (10th)
• Current grades • Attendance history • Current copy of the student’s schedule • Current documentation of the medical condition-The SDE Medical Form
(pgs1&2) and completed REDS form (pgs 1&2) • Descriptive statements of weaknesses/concerns from each core teacher • Counseling diagnosis if receiving by an outside counseling agency
Parent must sign HIPAA consent form and receive parent notification of Medicaid billing (see attached). 504 plans must be reviewed annually and are based on academic effects.
Important Considerations
• 504 Plans only address current needs • 504 Plans are not intended to lesson workloads for AP classes, to ensure the
student receives A’s and B’s, or for SAT/ACT accommodations. • If there is no history or evidence of a substantial limitation ….the student will not
(qualify for a 504 plan. • 504 Plans are binding and all accommodations must to be implemented • School nurse may need to be a part of the 504 team depending in the student’s
medical condition and needs. • 504 folders should be kept in your building for 7 years.
Each school needs to designate a 504 Care Plan Coordinator to facilitate the process.
ACCESS SHEET DETAILS
The access sheet must be on the cover of every confidential folder as regulated by the
Family Education Rights and Privacy Act (FERPA). A record must be kept of parties obtaining access to educational records and the
purpose for which the party is to use the records.
Authorized persons include all staff providing direct services. Unauthorized persons must have parental permission to access confidential records.
Refer to http://www.ecfr.gov/cgi-bin/text-idx?c=ecfr&SID=c6a63ac76c4e32c705c067d5182b6f29&rgn=div5&view=text&node=34:1.1.1.1.33&idno=34
Approved by Oklahoma State Board of Education November 17, 2009 Page 1 Updated May 26, 2011
Alternate Tests and Minimum Cut Scores for Meeting Achieving Classroom
Excellence (ACE) Graduation Testing Requirements for Each of the Oklahoma
End-of-Instruction Exams:
ACE Algebra I ACE Algebra II ACE Geometry ACE Biology I ACE English II ACE English III
ACE United States History
Approved by Oklahoma State Board of Education November 17, 2009 Page 2 Updated May 26, 2011
Purpose of the Alternate Tests Oklahoma Statutes (70 O.S. § 1210.523) allow for students to use alternate tests approved by the State Board of Education to meet the ACE Testing Requirements set forth in the same section of law. Those testing requirements state:
Beginning with students entering the ninth grade in the 2008-2009 school year, every student shall demonstrate mastery of the state academic content standards in the following subject areas in order to graduate from a public high school with a standard diploma: 1. Algebra I; 2. English II; and 3. Two of the following five: a. Algebra II, b. Biology I, c. English III, d. Geometry, and e. United States History. To demonstrate mastery, the student shall attain at least a proficient score on the end-of-instruction criterion-referenced tests administered pursuant to Section 1210.508 of this title.
All students must take the End-of-Instruction (EOI) exams for any course they complete and for which an EOI exists.
Each student who completes the instruction for English II, English III, United States History, Biology I, Algebra I, Geometry, and Algebra II at the secondary level shall complete an end-of-instruction test. (70 O.S. § 1210.508)
This means that the alternate tests may not be given in lieu of End-of-Instruction (EOI) exams but may be used by students who did not score at least at the proficient level on one of the required EOI exams in order to meet the ACE Testing Requirements for graduation. Development of the Alternate Test List and Minimum Scores According to law, the ACE Steering Committee made recommendations to the State Board of Education regarding appropriate minimum cut scores for each of the approved alternate tests. The ACE Steering Committee established a subcommittee to study the details of this task. Their work was conducted between June 2009 and November 2009. The subcommittee requested that Pearson Education, Inc. conduct a relational study between the state EOI exams and the ACT and ACT PLAN. The recommendations of the subcommittee and the ACE Steering Committee were based on the Pearson relational study as well as published research from the proprietary owners of the alternate tests. Use of the Alternate Tests Oklahoma Statutes (70 O.S. § 1210.523 and 70 O.S. § 1210.525) and Oklahoma Administrative Code (OAC 210:10-13-16) provide procedures whereby alternate tests may be used by Oklahoma students to meet the ACE graduation testing requirements set forth in 70 O.S. § 1210.523. Documentation requirements are also set forth in OAC 210:10-13-16. A flowchart, the requirements, and frequently asked questions may be found in the ACE Implementation Guide on the State Department of Education Web site, <http://www.sde.state.ok.us>. The following list of tests and minimum cut scores was originally approved by the State Board of Education on November 17, 2009, with updates made in 2010 and 2011.
Approved by Oklahoma State Board of Education November 17, 2009 Page 3 Updated May 26, 2011
Mathematics Alternate Tests
EOI Exam Alternate Proficient Advanced ACE Algebra I ACE Algebra II EOI Proficient Advanced
ACT PLAN®: Mathematics Subtest 15 21 ACT®: Mathematics Subtest 18 23
AP® Calculus 2 3 CLEP® College Algebra 30 40 IB® Math Methods (Standard Level) 2 3 IB® Math Studies (Standard Level) 2 3 IB® Mathematics (Higher Level) 2 3 PSAT/NMSQT®: Mathematics Subtest 42 52 SAT®: Mathematics Subtest 435 535 WorkKeys®: Applied Mathematics 5 6
ACE Algebra II ACT®: Mathematics Subtest 20 25 AP® Calculus 2 3 CLEP® College Algebra 40 50
COMPASS® Algebra 46 NA IB® Math Method (Standard Level) 2 3
IB® Math Studies (Standard Level) 2 3 IB® Mathematics (Higher Level) 2 3 PSAT/NMSQT®: Mathematics Subtest 46 55 SAT®: Mathematics Subtest 475 575 WorkKeys®: Applied Mathematics 5 6
ACE Geometry ACT®: Mathematics Subtest 18 23
AP® Calculus 2 3 IB® Math Methods (Standard Level) 2 3 IB® Math Studies (Standard Level) 2 3 IB® Mathematics (Higher Level) 2 3 PSAT/NMSQT®: Mathematics Subtest 42 52 SAT®: Mathematics Subtest 435 535 WorkKeys®: Applied Mathematics 5 6 Science Alternate Tests
EOI Exam Alternate Proficient Advanced ACE Biology I ACT PLAN®: Science Subtest 16 23
ACT®: Science Subtest 19 25 AP® Biology 2 3
CLEP® General Biology 30 40 IB® Biology (Higher Level) 2 3 IB® Biology (Standard Level) 2 3 History and Social Sciences Alternate Tests
EOI Exam Alternate Proficient Advanced ACE U.S. History AP® US History 2 3 CLEP® History of United States I and
History of the United States II (total score for both tests)
Combined 60 Combined 80
IB® US History (Higher Level) 2 3
Approved by Oklahoma State Board of Education November 17, 2009 Page 4 Updated May 26, 2011
English/Language Arts Alternate Tests
EOI Exam Alternate Proficient Advanced ACE English II
ACE English III EOI Proficient Advanced ACT®: Reading Subtest ACT®: English Subtest
and
ACT®: Writing
Combined 30 (with neither
below 14)
and 8
Combined 46 (with neither
below 22)
and
10 AP® English Language and Composition 2 3 AP® English Literature and Composition 2 3
IB® English (Higher Level) 2 3 IB® English (Standard Level) 2 3 PSAT/NMSQT®: Critical Reading
Subtest 34 51
SAT®: Critical Reading Subtest 370 535 WorkKeys®: Reading for Information
and
WorkKeys®: Business Writing
4
and 4
5
and 5
ACE English III ACT®: Reading Subtest
ACT®: English Subtest
and ACT®: Writing
Combined 32 (with neither
below 15)
and 8
Combined 48 (with neither
below 23)
and
10 AP® English Language and Composition 2 3 AP® English Literature and Composition 2 3 IB® English (Higher Level) 2 3 IB® English (Standard Level) 2 3 PSAT/NMSQT®: Critical Reading
Subtest 37 53
SAT®: Critical Reading Subtest 395 555 WorkKeys®: Reading for Information
and
WorkKeys®: Business Writing
4
and 4
5
and 5
Definitions Notes AP® – Advanced Placement® ACT®, COMPASS®, PLAN®, and WorkKeys® are registered trademarks of
ACT, Inc. CLEP® – College-Level Examination Program®
AP®, Advanced Placement®, CLEP®, College-Level Examination Program®, PSAT/NMSQT®, and SAT® are registered trademarks or owned trademarks of College Board.
IB® – International Baccalaureate® IB® and International Baccalaureate® are registered trademarks of the International Baccalaureate Organization.
Oklahoma State Department of Education Page 1 10/02/2008 Achieving Classroom Excellence (ACE) Demonstration of Mastery Cumulative Record
Achieving Classroom Excellence (ACE) Demonstration of Mastery Cumulative Record
This ACE Demonstration of Mastery Cumulative Record documents the student’s progress toward meeting the graduation requirements set forth by 70 O.S. § 1210.523. The required information must be kept on this form or in the district’s student information system for each student who does not attain at least a satisfactory or proficient score on the first administration of any of the required end-of-instruction (EOI) exams. Satisfactory and proficient scores on EOI exams are documented on the student’s transcripts; therefore, attaining a satisfactory or proficient score on the first attempt does not need to be documented on the cumulative record. Student Name: ____________________________________________ Student Testing Number (STN): ___________________________________ Name of School District: ____________________________________ Name of School Site: _____________________________________________ ACE Graduation Requirements: Beginning with students entering the ninth grade in the 2008-2009 school year, every student shall demonstrate mastery of the state academic content standards in the following subject areas in order to graduate from a public high school with a standard diploma:
1. Algebra I; 2. English II; and 3. Two of the following five:
a. Algebra II, b. Biology I, c. English III, d. Geometry, and e. United States History.
Verification: The name and signature of the school district official responsible for student records is required to verify the accuracy of this cumulative record upon graduation and when it accompanies a student transferring to a new district. __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Name of School Official (Typed) Title Official Signature Date Oklahoma Administrative Code 210:10-13-16(c): Beginning with students entering the ninth grade in 2008-2009, in order to facilitate the monitoring of student progress toward meeting the graduation requirements of 70 O.S. § 1210.523, districts will maintain an Achieving Classroom Excellence (ACE) Demonstration of Mastery cumulative record for those students who do not attain at least a satisfactory or proficient score on any of the required end-of-instruction exams. All school districts in the state shall use this cumulative record uniform document, or all information required on the uniform document must be contained within the district’s student information system. The State Department of Education will provide an electronic version of this cumulative record to the districts. This cumulative record shall accompany the student when transferring to a new district. For each student who meets the graduation requirements, the student’s transcript shall read, “The student has met the graduation requirement of demonstrating mastery in the state academic content standards.”
Oklahoma State Department of Education Page 2 10/02/2008 Achieving Classroom Excellence (ACE) Demonstration of Mastery Cumulative Record
Achieving Classroom Excellence (ACE) Demonstration of Mastery Cumulative Record
Directions: Use this table to document progress of students toward meeting the graduation requirements set forth by 70 O.S. § 1210.523. This table should serve as final documentation that a student has demonstrated mastery in Algebra I, English II, and two of the remaining five courses, leading to the transcript statement, “The student has met the graduation requirement of demonstrating mastery in the state academic content standards.” Each attempt at the end-of-instruction (EOI) exams, alternate tests, and alternate methods must be documented (except for those students who attain a Satisfactory/Proficient or Advanced score on their first attempt at an EOI exam). In addition, any exceptions or exemptions applied according to Oklahoma Administrative Code 210:10-13-16, one-year exemptions based on other Student Assessment rules and policies, absences, or additional notes of unusual circumstances must be documented. Additional lines or copies may be made and included in the cumulative record as necessary. Supporting documents may also be attached.
End-of-Instruction (EOI) Tests Date Offered Remediation*
Date Offered EOI Retake*
Alternate Test, End of Course Project, Exception, Exemption, or Other Notes
Date Graduation
Requirement Met and Initials
of Official Test Date
Attempted Performance
Level Explanation of Test (Name/Score), End of Course Project (Name/Score), Exception,
Exemption, or Other Notes Date
Attempted
Algebra I (Required for Graduation)
English II (Required for Graduation)
Biology I
U.S. History
Oklahoma State Department of Education Page 3 10/02/2008 Achieving Classroom Excellence (ACE) Demonstration of Mastery Cumulative Record
Algebra II
Geometry
English III
* Oklahoma Administrative Code 210:10-13-16: (E) Remediation opportunities will be outlined in the local school district remediation plan (70 O.S. § 1210.523). School districts shall document a student's failure to participate in remediation including written acknowledgement of the graduation requirements by the student's parent or guardian. (F) School districts shall document a student's failure to complete test retake opportunities including written acknowledgement by the student’s parent or guardian of the graduation requirements related to end-of-instruction tests.
MEMORANDUM TO: Administrators, Counselors, and Testing Coordinators FROM: Melissa White, Executive Director of Counseling/ACE, Office of Educational
Support DATE: January 27, 2011 SUBJECT: ACE End of Course Project and ELL testing accommodation update.
1. Update: What accommodations are available for English language learners? Oklahoma defines a limited English language learner (ELL) as a student who has a
primary language other than English and is not proficient in listening, speaking, reading, writing, or comprehension in the English-speaking classroom as determined by a language assessment instrument. A student is required to pass an assessment as “proficient” to exit ELL status. This definition applies to both Title I and Title III.
All ELL students are required to be assessed annually for English language proficiency in the domains of listening, speaking, reading, and writing, using the Assessing Comprehension and Communication in English State-to-State for English Language Learners (ACCESS for ELLs) test.
Accommodations are made in order to provide a student equal access to learning and equal opportunity to demonstrate what is known.
According to the Oklahoma Administrative Code (OAC 210:10-13-2), students identified as ELL may be provided acceptable accommodations, for which the need is to be determined by the local school district. Accommodations must be those normally employed as part of classroom instruction on a regular basis. Given this stipulation, the following are the only accommodations approved by the SDE for use by students who are ELL in the OSTP: 1. Provide the assistance of a qualified translator to translate or clarify test instructions or test items that do not assess reading competency if a translator has been used in classroom instruction on a regular basis.* A qualified translator is a person who has a high proficiency in both English and the child’s native language, and who also has some familiarity with the instructional and assessment context before working with the child and text. Translations must maintain as much fidelity to the original text as possible. Paraphrasing which modifies the concept or construct being tested, either by taking away or adding to the original text, will either unfairly disadvantage or advantage the student who is an ELL. Alternatively, audiotapes of instructions and test items made by a qualified translator maybe used when a qualified translator cannot be physically present at the time of testing. The District Test Coordinator must destroy tapes. Some sources for locating qualified translators are: local community colleges and universities, private English-language schools for college-level foreign students, adult English-as-a-second-language programs, private translation services, hospitals, businesses dealing with non-English-speaking countries, etc.
Janet BarresiState Superintendent of Public Instruction
State of Oklahoma
Oklahoma State Department of Education2500 North Lincoln Boulevard, Oklahoma City, OK 73105-4599
(405) 521-3301, Fax: (405) 521-6205http://sde.state.ok.us
Administrators, Counselors, and Testing Coordinators Page 2 of 3 January 26, 2012
2. The Test Administrator and/or translator must transcribe answers into a standard scorable answer document/test book. For the Writing test, a student’s response may NOT be transcribed from another language into English. 3. Read aloud, simplify, repeat, and clarify test instructions in English. Also, test items may be read aloud and repeated in English if the test is not a Reading, OMAAP English II, ACE English II or ACE English III Multiple-Choice test. A read aloud should never be used in a group larger than 5 students. 4. Provide small group (no more than five students) or individual testing opportunities. This may include changing the location of test administration and allowing a bilingual/ESL teacher to administer the test. A Test Proctor must be provided in all testing situations, including individual testing. Allow students as much time as necessary to complete the test. Administer subject-area subtests over several sessions (except Sections 1 of the ACE English II and ACE English III tests). Without prior instruction in test-taking strategies, even this accommodation may be of limited value. 5. Provide word-to-word dictionaries (dictionaries that do not give word definitions). In all cases, accommodations must maintain the validity of the test. Accommodations should be carefully selected for students who are ELL based on their individual needs and whether or not they have been introduced to the student and used prior to taking the test in an instructional setting. Too many accommodations introduced too late actually hamper student performance rather than “level the playing field” as desired.
This list specifically addresses accommodations for ELL students. However, it is possible that an ELL student may also be identified as a Special Education student and be on an Individual Education Program (IEP). These students must be afforded accommodations for IEP students. Please refer to the list of accommodations in Appendix B of your Oklahoma School Testing Program manual.
UPDATE: ELL students who have lived in the United States less than three (3) years prior to their proposed graduation date are allowed to retake the ACE English II EOI with all regularly available accommodations and the additional accommodation of test items being read aloud in English and repeated (which is not a normally allowable accommodation on the ACE English II test), contingent on the following conditions:
The student has already taken the English II EOI and scored Limited Knowledge or
Unsatisfactory; The student has participated in remediation as provided or approved by the local school
district; The student has a passing grade in the English II course; and The “Read Aloud” accommodation is normally employed as part of classroom instruction
on a regular basis. This accommodation will be allowable on retakes of the general EOI, modified EOI (OMAAP), or alternate EOI (OAAP).
Administrators, Counselors, and Testing Coordinators Page 3 of 3 January 26, 2012
2. Update: How many End of Course Projects are available? To date, the State Board of Education has approved four projects for Algebra I, one project for Algebra II, one project for Geometry, one project for Biology I, four projects for U.S. History, one project with many options for English II, and 14 projects for English III. Committees of teachers, administrators, business leaders, higher education faculty, and other stakeholders have prepared these projects and all have been approved by the Oklahoma State Board of Education. All projects are available to you on the School District Reporting Site (SDRS). In order for each district superintendent to have access to the confidential ACE End of Course Projects through SDRS, superintendents must submit a signed assurances statement for the district. This statement can be found on the ACE Resources page of the OSDE Web site, http://sde.state.ok.us/Curriculum/ACE/resources.html. This assurances statement does not need to be resubmitted each year unless a new superintendent is hired by the district. If you have any questions about the End of Instruction Assessments, Alternate Tests, End of Course Projects, or Modified Proficiency Scores, please contact Melissa White, Executive Director of Counseling/ACE, Office of Educational Support, at (405) 521-3549, or via e-mail at <[email protected]>.
ALTERNATIVE BEHAVIORAL SERVICES
(ABS)
Special education students may be referred to an interim alternative educational setting for not more
than 45 days without regard to whether the behavior is determined to be a manifestation of the child’s
disability, IF the student meets any of the following conditions:
1. Student possesses a weapon at school, on school premises, or at a school function.
2. Student knowingly possesses or uses illegal drugs, sells or solicits the sale of a controlled
substance while at school, on school premises, or at a school function.
3. Student inflicts serious bodily injury upon another while at school, on school premises or at a
school function.
SERIOUS BODILY INJURY IS DEFINED BY LAW AS:
“That which involves substantial risk of death, extreme physical pain, protracted and obvious
disfigurement, or protracted loss or protracted impairment of the function of a body member,
organ, or mental faculty.”
The following documentation is required for admission to ABS:
ABC-Function/Behavior intervention Summary
ABS application
Student grades
Student’s enrollment (courses, titles, at time of offense)
Current IEP
IEP Review Form documenting need for alternative placement
Police Report/Case number
SeeWorth Application
Remember: FAPE must continue while waiting for placement to ABS. Suspension days can be used if
the student has not already used his 10 days of suspension. The team must look at other
interventions within the building to enable the student to continue a FAPE.
Contact Tiffany Barnett at 587-0419 and inform her of the student needing a referral to ABS, she will
assist you in expediting the procedure. The referral and required documentation should be faxed to
297-6594 or emailed to [email protected] immediately pending the Manifestation Determination
hearing.
Policies and Procedures pg. 27 and
203
ALTERNATIVE EDUCATION REFERRALS (AER)
The IEP TEAM must have strong documentation supporting a need for a more restrictive environment. The IEP and Re-evaluation events must be current and in compliance.
A Functional Assessment of Behavior (FAB) and a Behavior Intervention Plan (BIP) must have been completed for the incident noted on the referral. 34 CFR § 300.530
Behavior goals and objectives addressing the concerning behaviors must in the IEP (The behavior plan must have been implemented, and all building interventions and LRE must be exhausted and documented before alternative placement will be considered. Supporting documentation is required.)
Students must continue in their current placement until the AER is approved. IEP services must be provided on the 11th day of suspension. A change of placement meeting must be held stating the need for the alternate setting. (non-subsequent
IEP mtg) If the above steps have not been done, the referral will be sent back to the school.
Refer to p. 209-228 of the Policy and Procedure Manual for more information.
See ABS referral for drugs, weapons, and serious bodily harm
ONE-ON-ONE ASSISTANT APPLICATION
STUDENT INFORMATION
STUDENT Name:
Date of birth: ID#: Phone:
Current address:
City: State: ZIP Code:
DISABILITY:
PARENT INFORMATION
PARENT’S NAME:
address:
Phone: E-mail: Fax:
City: State: ZIP Code:
STUDENT’S STRENGHTS AND WEAKNESSES
ONE-ON-ONE ASSISTANT APPLICATION
TARGETED BEHAVIORS:
INTERVENTIONS ATTEMPTED:
PROGRAMS ATTENDED PREVIOUSLY:
SCHOOL/PROGRAM: SCHOOL/PROGRAM:
SCHOOL/PROGRAM: SCHOOL/PROGRAM:
SPECIAL SERVICES ASSISTIVE TECHNOLOGY ASSISTANCE REQUEST FORM
School:______________________________ Date of Request:________________________ Requested by:_________________________________ Email:___________________________________ IEP Case Manager: ____________________________ Email:___________________________________
REQUEST FOR SPECIFIC STUDENT: and/or REQUEST FOR CLASSROOM: Student Name:_____________________ Teacher:______________________________ ID #:_______________________________ Room Number:________________________ AREAS OF CONCERN FOR STUDENT: AREAS OF CONCERN/NEEDS FOR CLASSROOM:
___ Fine Mtr-computer/device access ___ Classroom Setup
___ Motor Aspects of writing ___ Task Boxes
___ Composing written material ___ Schedules
___ Communication ___ Boardmaker
___ Reading ___ OAAP
___ Learning and Studying ___ Organization
___ Math ___ Smartboard
___ Recreation/Leisure ___ Adapted Curriculum Materials
___ Seating/Positioning ___ Work Systems (Token Economy)
___ Mobility ___ Other-Please specify ___________
___ Vision
___ Hearing
___ Behavior
___ Other-Please specify ______________________
Request for AT Equipment Trials/Training:_______________________________________________
Follow-up/Comments:
AT Consultant Assigned:____________________________________________
Procedures for Assistive Technology referral (revised
2013)
1. Send “Request for Assistive Technology” form
(found on AT website) to [email protected] or
through School Mail: Sharon Stafford, Special
Services.
2. The AT Consultant will contact IEP case manager to
determine further action.
Please visit the AT website for videos, activities, and
much more. You can access the website by going to:
www.okcps.org
Click on Departments
Click on Student Support Services
Click on Special Services
Click on Assistive Technology
Refer to pp. 44 of the Special
Education Handbook.
AUTHORITY TO TRANSFER EDUCATION RECORDS DRAFT OSDE Form 10 Page 1
To:_________________________________________________________________________________________________ SCHOOL DISTRICT/AGENCY
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP
In accordance with the Family Education Rights and Privacy Act (FERPA), 34 CFR 99.31, transfer of education records is requested for
____________________________________________________________________________________________________ NAME OF CHILD BIRTHDATE
Request for education records includes, but is not limited to: health, grades, cumulative, discipline records, and special education records. Transfer of student records, including disciplinary records, must be made in a timely manner, within three business days of receipt of request, under state law. (70 O.S. 24-101.4)
The student intends to enroll or is enrolled in our school district/agency. Therefore, please send records to: RECORDS OFFICE OKLAHOMA CITY PUBLIC SCHOOLS 900 N. Klein Oklahoma City, Oklahoma 73106-7036 Fax: 405-297-6641
From:______________________________________________________________________________________________ SIGNATURE OF SCHOOL DISTRICT/AGENCY OFFICIAL DATE TELEPHONE
Education records are maintained and released in accordance with the Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). Parents or eligible students shall be provided a copy of the records to be disclosed if requested. Further disclosure of the above records will be in accordance with 34 CFR § 99.31.
DRAFTSandy Garrett, Superintendent of Public Education, Oklahoma State Department of Education (OSDE)
White: Agency Yellow: Records Office
OKLAHOMA CITY PUBLIC SCHOOLS900 N. Klein Oklahoma City, OK 73106
Avatar Register for a Class
Step by Step
1. To register for a class, open up Internet Explorer. In the address
field, type http://okcps.avatarlms.com. Your username will be
your first initial, middle initial, and last name. Your password will
be okcps. All letters are lower case. (Note: you can change your
password by selecting My Profile under the left-hand column
called My Learning Portfolio.)
2. In the left-hand column under My Learning Portfolio, scroll
down to Course Catalog, and select Show All Classes.
3. Once you see the class you want to register for, click the Add to Cart button.
4. Your shopping cart on the left-hand side of your screen will
appear, and the class you just registered for will be in your cart.
Click the Check Out button to officially register.
5. The system will request that you confirm your class. Click
Finalize to confirm you wish to attend.
Click Check Out to officially register for the class you want to attend.
You should receive a “Registration Complete” confirmation for
the class you selected:
BEHAVIOR OBSERVATION FORM
Student Name: _____________________________ Observation Date: ______________ Observer: __________________________________ Time: _____________________ Activity: ____________________________________ Class Period: _______________ Behavior: ______________________________________________________________
ANTECEDENT BEHAVIOR CONSEQUENCE
Categories Refer to http://ok.gov/sde/disability-category
Reading Find It? Skill? Age(s)?Tic Tac Toe Letter and Phoneme
Game Make it yourself!! Letter and sounds recognition Pre-K to 1st
Word Supply Intervention Handbook or interventioncentral.org Reading Error Correction All
Sentence Repeat Intervention Handbook or interventioncentral.org Reading Error Correction All
"Word Attack" Hierarchy Intervention Handbook or interventioncentral.org Reading Error Correction All
Error Word Drill Intervention Handbook or interventioncentral.org Reading Error Correction All
Voyager Reading Mini Books Special Ed teachers using Voyager Reading Fluency and 1st and 2nd grade only
Folding In Intervention Handbook or interventioncentral.org Fluency and/or Word Ident. All
Assisted Reading Practice Intervention Handbook or interventioncentral.org Fluency All
Listening Passage Preview Intervention Handbook or interventioncentral.org Fluency All
Paired Reading Intervention Handbook or interventioncentral.org Fluency All
Sight Word Memory (Memory Game with two sets of flash cards)
http://www.learningbooks.net/Dolchflash.html Sight Word All
State Academic Vocabulary Julie Carpenter Sight Word Ident/Comp. All Strategies to Achieve Reading
Success (Student Book example Printouts)
curriculumassociates.com Comprehension All (Grades 2 and up)
Keywords: A Memorization Strategy Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Advanced Story Map Instruction Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
"Click or Clunk?" A Student Comprehension Self Check
Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Main-Idea Maps Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Mental Imagery: Improving Text Recall
Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Oral Recitation Lesson Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Prior Knowledge: Activating the Known
Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Reciprocal Teaching: A Reading Comprehension Package
Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Text Lookback Intervention Handbook or interventioncentral.org Comprehension All (Grades 2 and up)
Building Academic Vocabulary (list)
SDE Website or http://www.sde.state.ok.us/NCLB/pdf
/BuildAcademicVoc.pdfVocabulary All
www.abcteach.com Website Reading Comprehension All Grades
www.free-reading.net Website Letter sounds/Letter Writing/ Phonological Awareness Elementary
http://www.fcrr.org/Interventions/index.htm Website Struggling Readers K-3 Skills
Recognizing letter blends Circle targeted letter blends in a reading passage Blends Elementary
Carbo Reading Series (reading program)
http://www.carboreading.com/power_reading.asp Reading and Reading Fluency Elementary Reading Skills
Blend Flash cards Make it yourself!! Blends ElementaryI've Dibel'd, Now What? Book by Susan L Hall Reading Elementary Reading Skills
Math Find It? Skill? Age(s)
Cover-Copy-Compare Intervention Handbook or interventioncentral.org Math Facts and Procedures All
Using Plans to Learn Math Facts Intervention Handbook or interventioncentral.org Math Facts All
Cuisenaire Rods: Improving Math with Patterns
Intervention Handbook or interventioncentral.org Math Concepts All
Touch Math: Making a Successive Task Simlutaneous
Intervention Handbook or interventioncentral.org Math Computation All
Advanced Organizer (Math) Attachment (Kara McCullah Math Reasoning Allhttp://nlvm.usu.edu/en/nav/grade_
g_2.html Website (Virtual Manipulatives) Math Concepts Grades 3-5
Rock N Learn Multiplicaton (Mulitiplication Rap) Metro Libraries Multiplication Facts Grades 3-5
Written Expression Find It? Skill? Age(s)?
Integrated Writing Instruction Intervention Handbook or interventioncentral.org Writing Grades 3 and Up
Pronunciation/Dictionary Methods Intervention Handbook or interventioncentral.org Spelling Grades 2 and Up
Cover, Copy, Compare Attachment, Excel Document (Kara McCullah) Spelling and Vocabulary All
http://teachers.net/gazette/DEC02/spelling.html Website Spelling Elementary
www.esl-galaxy.com Website Written Expression Elementary Grades
Websites Find It? Skill? Ages?www.starfall.com Website Basic Academic Skills Elementary
www.bookadventure.com Website Basic Academic Skills Elementary
www.disney.com Website Basic Academic Skills Elementary
www.pbskids.org Website Basic Academic Skills Elementary
http://www.janbrett.com Website Basic Academic Skills Elementary
http://www.storylineonline.net/ Website Basic Academic Skills Elementary
http://www.factmonster.com/ Website Basic Academic Skills Elementary
http://www.awesomelibrary.org/ Website Basic Academic Skills Elementary
http://www.mathfactcafe.com Website Math, Math Facts K-4 (Skills)
www.esl-galaxy.com Website Written Expression Elementary Grades
www.sitesforteachers.com Website (go to Kids Lab) All areas Elementary Grades
www.iknowthat.com Website All Areas Elementary Grades Pre-K-6
www.learningpage.com Website All Areas Elementary Grades
www.literacycenter.net Website Reading, Math, ESL Elementary Grades
Behavioral Interventions Find It? Area of Concern? Age(s)
Biting? Think Again Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
Let Me Show you How Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
Calming Before the Storm Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
Teacher Praise Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
Rug Time Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
Sit and Watch Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
Working It Off Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
One-Two- Three Bounce Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
De-Escalation Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
Good Things Happen When You Do Intervention Handbook or interventioncentral.org Aggression Ages 3-7
A Success Story Intervention Handbook or interventioncentral.org Overdependency on Adults Ages 3-7
I Can Do It By Myself Intervention Handbook or interventioncentral.org Overdependency on Adults Ages 3-7
Turning In Small Amounts Frequently Intervention Handbook or interventioncentral.org Completing Schoolwork All
Public Posting of Records Intervention Handbook or interventioncentral.org Completing Schoolwork All
Mystery Motivators to Improve Academic Performance
Intervention Handbook or interventioncentral.org Completing Schoolwork All
Dots for Motivation Intervention Handbook or interventioncentral.org Completing Schoolwork All
I Want to Play with That Intervention Handbook or interventioncentral.org Staying on Task Ages 3-6
Good Listeners Intervention Handbook or interventioncentral.org Staying on Task Ages 3-7
The Good Behavior Game Intervention Handbook or interventioncentral.org Staying on Task All
Auditory Memory During Transitions Intervention Handbook or interventioncentral.org Transitioning Ages 4-7
Behavior Momentum Intervention Handbook or interventioncentral.org Following Directions Ages 3-7
Beat the Buzzer Intervention Handbook or interventioncentral.org Following Directions Ages 3-7
Following Two Step Directions Intervention Handbook or interventioncentral.org Following Directions Ages 4-7
Happy Face Cards Intervention Handbook or interventioncentral.org Following Directions Ages 4-8
Teaching Prosocial Behaviors Intervention Handbook or interventioncentral.org Following Directions
http://www.behaviordoctor.org/fbaworkbook.htm Website Behavioral Interventions All
Behavior Intervention Manual Hawthorne Press Behavioral Interventions All
Random Positive Attention Intervention Handbook or interventioncentral.org Behavioral Interventions All
Gross/Fine Motor Find It? Skill? Ages
Motor Planning with Towels Intervention Handbook or interventioncentral.org Gross Motor Skills Ages 4-5
Hop on Pop Intervention Handbook or interventioncentral.org Gross Motor Skills Ages 3-7
Pinch Strength Intervention Handbook or interventioncentral.org Fine Motor Skills Ages 3-7
Cutting Intervention Handbook or interventioncentral.org Fine Motor Skills Ages 3-6
The play Dough Dig and Find! Make it yourself fine Motor Skills All
Instructional Find It? Area of Concern? Ages?
Increasing Positive/Decreasing Negative Interactions
Intervention Handbook or interventioncentral.org Classroom Management All
Random Positive Attention Intervention Handbook or interventioncentral.org Classroom Management All
Visual Cues Intervention Handbook or interventioncentral.org Developmental All
Daily Schedule Intervention Handbook or interventioncentral.org Developmental All
Build Student Motivation Intervention Handbook or interventioncentral.org Developmental All
Strategies to Make Directions and Learning Expectations Clearly
Understood
Intervention Handbook or interventioncentral.org Developmental All
Providing Structured Opportunities for Student Participation in Social
Interactions
Intervention Handbook or interventioncentral.org Developmental All
Planning to Generalize Learning Across Settings and Situations
Intervention Handbook or interventioncentral.org Developmental All
What is an IDEA complaint? The Oklahoma State Department of Education (OSDE), Special Education Services (SES), and local educational agencies (LEA) have procedures for filing and resolving specific written complaints regarding alleged violations of the requirements under Part B of the IDEA. How is a complaint filed? An organization or individual may file a signed written complaint with the LEA or the OSDE using the OSDE, SES complaint forms or in letter form. Complaints/concerns made in person or over the telephone to OSDE, SES are not considered formal or written complaints. A copy of the written complaint filed with OSDE, SES will be provided to the LEA. Note: If the complaint is filed with the LEA, the complainant may have the OSDE, SES review the LEA decision. What must the complaint include? The complaint must be written and include a statement that the LEA has violated a requirement under IDEA, Part B; the facts on which the statement is based; and the signature of the person(s) filing the complaint.
Desired remedies are not required; however, they may be helpful. Note: The complaint must allege a violation occurred not more than one year prior to the date the complaint is received by the LEA or OSDE, SES.
Can additional information be submitted for consideration in the complaint?
Additional information may be submitted orally or in writing about the allegation in the complaint.
All relevant information will be considered to assist in determining if there is a violation of a requirement of IDEA, Part B.
COMPLAINT PROCEDURES
for the
Individuals With Disabilities Education Act
What are the complaint timelines? A written letter of findings will be issued within 60 calendar days of the receipt of a complaint, unless exceptional circumstances exist which require lengthier involvement. What will the complaint findings address?
The letter of findings will address each allegation and reasons for the final decision. Can complaints be resolved through mediation?
Mediation is another approach utilized to resolve issues under IDEA. In many instances, this option can facilitate early resolution of the complaint. A brochure is available to explain this process and information regarding how mediation can be arranged. Contact the OSDE, SES at (405) 521-3351 for additional information.
What about complaints filed under the due process hearing system?
If a written complaint and a due process are filed at the same time, any part of the written complaint, which is also the subject of the due process hearing or has previously been decided in a due process hearing, will not be addressed through the complaint procedure. The due process hearing decision shall take precedence. Where can I get information? You may contact the OSDE, SES at (405) 521-3351 or talk to the person in charge of special education at your local school district.
Revised December 2011
KKK III DDD SSS
It is the policy of the Oklahoma State Department of Education (OSDE) not to discriminate on the basis of race, color, religion, gender, national origin, age, or disability in its programs or employment practices as required by Title VI and VII of the Civil Rights Act of 1964, Title IX of the Education Amendments of 1972, and Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973. Civil rights compliance inquiries related to the OSDE may be directed to the Affirmative Action Officer, Room 111, 2500 North Lincoln Boulevard, Oklahoma City, Oklahoma 73105-4599, telephone number (405) 522-4930; or, the United States Department of Education’s Assistant Secretary for Civil Rights. Inquiries or concerns regarding compliance with Title IX by local school districts should be presented to the local school district Title IX coordinator.
REPRINT This publication, printed by the State Department of Education Printing Services, is issued by the Oklahoma State Department of Education as authorized by 70 O.S. § 3-104. Two hundred copies have been prepared with IDEA Part B Administrative federal funds at a cost of $80. Copies have been deposited with the Publications Clearinghouse of the Oklahoma Department of Libraries. December 2011.
Formal or Written Complaint Procedures
For The Individuals With Disabilities
Education Act (IDEA) Part B
Dr. Janet C. Barresi
State Superintendent of Public Instruction
Oklahoma State Department of
Education
CONFIDENTIAL RECORDS
ACCESS
All personnel working with a student with special needs should have access to the confidential file. Access requires signing the access cover page and current date.
DESTRUCTION (See Destruction Log)
Building files need to be maintained for six years from the last activity date, then proceed with destruction in accordance with directions on the department’s Destruction of Records Log. Do not destroy files unless every form is at least six years old. A permanent log of destroyed records is maintained at the building site. District’s Special Education Records are also kept for six years from the last activity date. Parents must be notified and have the right to determine whether they prefer to have the file forwarded to them or destroyed. The parent has sixty (60) days to respond. A permanent log of destroyed records must be maintained.
RELEASE
Buildings may release confidential data when “consent for release of information” forms are completed. A copy of the form is maintained in the confidential file.
REQUEST
When requesting records from another district, the request should include the most current information. Make your request as specific as possible since forms for each state differ. Request all information that will bring the confidential folder into compliance. If you need assistance in collecting records, contact Diane Byrd at [email protected] or call 587-0413.
1. Categorical Eligibility Statements 2. Parent Consent for Initial Evaluation 3. Current and Previous IEP’s 4. Current Evaluations (where applicable):
Psychometric Report Psychological Report (required for ED) Speech/Language Summary Report OT/PT Reports Physician’s Report/Medical Report Audiological Report Visual Report Observation
Refer to pp. 187 – 189 of the Special Education Handbook
CONFIDENTIAL RECORDS (con’t)
STORAGE
All confidential records must be maintained in a centralized secured (locked) location and must be accessible to all providers during the school day.
TRANSITION OF RECORDS
Each building needs to maintain a log of confidential records that have been transferred to another school within the district. Building principals will designate office personnel to be responsible for maintaining the log.
Confidential data may be hand delivered faxed or sent through postal service. Special education teachers should coordinate delivery of confidential records for students transitioning to middle school and or high school.
CONFIDENTIALITY Each public school shall implement procedures regarding the confidentiality of identifiable information and education records. I. Individuals with Disability Education Act (IDEA) A. Special education records include:
special education evaluation reports, recommendations, and observations by professionals who have individually screened or evaluated a student for identification of a disability or placement in a program;
special reports and information from outside agencies or specialists (e.g., private schools, social services agencies, rehabilitation agencies, transition service providers, hospitals, physicians);
special education documentation forms; documentation of all actions, protests, challenges, meetings, and
recommendations by the parents and LEAs for any special education purpose (e.g., taped IEP meetings, complaints, due process hearings);
videotapes and audiotapes of an individual child in relation to special education services; and
portfolio assessments B. Access:
The right to access education records shall not be withheld from parents and/or students because of debts owed to LEA; access shall be documented on Record of Access;
Unauthorized persons must have parental permission to access confidential record; access shall be documented on Record of Access;
Parents/students have the right to request/receive a copy of the records; and
A confidential folder should contain only information on an individual student.
It is a misdemeanor for teachers to reveal any information concerning a student except as required in the performance of contractual duties.
Refer to pp. 187 of the Policy and Procedure Manual for more information.
Oklahoma City Public Schools
OCPS/OSDE Form 1, 10, and 11, Page 2
Notification of Rights under FERPA for Elementary and Secondary Institutions
The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) affords parents and students over 18 years of age (“eligible students”) certain rights with respect to the student’s education records. They are:
•
•
•
•
The right to inspect and review the student’s education records within 45 days of the day the District receives a request for access. Parents or eligible students should submit to the school principal (or appropriate school official) a written request that identifies the record(s) they wish to inspect. The principal will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the records may be inspected. The right to request the amendment of the student’s education records that the parent or eligible student believes is inaccurate or misleading or otherwise in violation of the student’s privacy rights. Parents or eligible students may ask the district to amend a record that they believe is inaccurate or misleading or otherwise in violation of the student’s privacy rights. They should write the school principal, clearly identify the part of the record they want changed, and specify why it is inaccurate or misleading or otherwise in violation of the student’s privacy rights. If the district decides not to amend the record as requested by the parent or eligible student, the district will notify the parent or eligible student of the decision and advise them of their right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent or eligible student when notified of the right to a hearing. The right to consent to disclosures of personally identifiable information contained in the student’s education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent. One exception which permits disclosure without consent is disclosure to school officials with legitimate educational interests. A school official is a person employed by the district as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel); a person serving on the school board; a person or company with whom the district has contracted to perform a special task (such as an attorney, auditor, medical consultant, or therapist); or a parent or student serving on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee, or assisting another school official in performing his or her tasks. A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his or her professional responsibility. Upon request, the district discloses education records without consent to officials of another school district in which a student seeks or intends to enroll. (NOTE: FERPA requires a school district to state in its annual notification that it intends to forward records on request). The right to file a complaint with United States Department of Education concerning alleged failures by the district to comply with requirements of FERPA. The name and address of the office that administers FERPA is: Family Policy Compliance Office, United States Department of Education, 600 Independence Avenue, SW, Washington, D.C. 20202-4605
1
Student:________________________________________________Grade:
This form is intended to assist Individualized Education Program (IEP) teams in determining whether a student should participate in the OCCT, with or without accommodations, or in an alternate assessment based on modified achievement of the standards (OMAAP) with or without accommodations, a combination of OCCT and OMAAP with or without accommodations, or an alternate assessment based on alternate achievement of the standards (OAAP) Portfolio. It is expected that only a small number of students with disabilities will participate in an alternate assessment (OMAAP or OAAP Portfolio).
Students with disabilities are required to be provided with accommodations and modifications to ensure progress toward meeting his/her IEP goals and short-term objectives and/or benchmarks related to the general education curriculum.
The decision to administer an alternate assessment (OMAAP or OAAP Portfolio) must be an IEP team decision
using multiple measures as objective evidence including: Previous performance on state assessments; Other assessments that document academic achievement; and The student’s progress, to date, in response to appropriate instruction.
It shall not be based on: A particular disability category; The amount of time the student receives services in special education; The location of service delivery; or The fact that the academic achievement of the student is significantly below his/her same age peers.
The next page provides a flowchart to help determine which assessment(s) will be appropriate for the student.
OMAAP determinations must be made separately for each content area to be assessed.
Criteria Checklist for Assessing Students with Disabilities on State Assessments Oklahoma Core Curriculum Test (OCCT)
Oklahoma Modified Alternate Assessment (OMAAP) Oklahoma Alternate Assessment Program (OAAP) Portfolio
For documenting decisions made regarding appropriate assessment selections, this document may be attached to the student’s current IEP and should be completed annually. The assessment decision must be documented on the student’s IEP.
2
.
Box A: If the answer to any item in Box A is NO, go to Box E. If all answers in Box A are YES, proceed to Box B. Does the student’s disability result in substantial academic difficulties?
Yes No
Is the student’s difficulty with regular curriculum demands primarily due to his/her disability and not due to excessive absences unrelated to the disability, or social, cultural, environmental, or economic factors?
Yes No
Does the student’s IEP reflect curriculum and daily instruction that focus on modified achievement of the standards or alternate achievement of the standards?
Yes No
Box D: If the answer to any item in Box D is NO, go to Box C. If all answers in Box A and D are YES, the student qualifies for the OAAP Portfolio in all subjects assessed. Does the student have a significant cognitive disability?
Yes No
Do the student’s demonstrated cognitive ability and adaptive behavior require substantial adjustments (CARG-A) to the general education curriculum?
Yes No
Do the student’s learning objectives and expected outcomes focus on functional application of skills as illustrated in the students IEP goals and short-term objectives and/or benchmarks?
Yes No
Does the student require direct and extensive instruction to acquire, maintain, generalize, and transfer new knowledge and skills?
Yes No
Box B: Does the student’s demonstrated cognitive ability and adaptive behavior require substantial adjustments (CARG-A) to the general education curriculum? If no, go to Box C if yes, go to Box D.
Box C: If the answer to any item in Box C is no, go to Box E. If all answers are yes, the student qualifies for the OMAAP assessment, go to Box F. The IEP team is reasonably certain that the student, even if he/she is receiving access to grade level curriculum, taught by highly qualified teachers and makes significant progress, will not achieve grade-level proficiency within the year covered by the IEP.
Yes No
The student received evidence-based response to intervention and continues to progress below grade level achievement based on classroom assessments or other valid measures.
Yes No
The student scored at the Unsatisfactory level on the previous year’s Oklahoma Core Curriculum Test (OCCT) in reading/language arts, mathematics or, science? *
Yes No
Box F: The student qualifies for the Modified assessment. (Check all subjects that apply): _____Mathematics _____English II _____Science _____Algebra I _____Reading _____Biology I _____U.S. History
Box E: The student does not qualify for an alternate assessment (OMAAP or OAAP Portfolio). The regular assessment, with or without accommodations, is the most appropriate assessment for the student. _____Mathematics _____Algebra I _____Reading _____English II _____Science _____Biology I _____Social Studies _____U.S. History _____Geography _____Writing (Grades 5 and 8)
*Scoring Satisfactory on the previous year’s OMAAP does not preclude a student from participating in the OMAAP for the current year. When OCCT scores from previous years are not available (e.g., Grade 3), the IEP team may substitute scores equivalent to unsatisfactory from local assessments to identify students.
1
DESTRUCTION LOG Directions: 1. Identify confidential records that are six years old or older based on the last
generation date. (Do not destroy file unless every form is at least six years old.)
2. Record the students’ names, dates of birth, and identification numbers on this form.
3. Destroy the confidential data by shredding or tearing so that no identifiable data exists.
4. Have the destruction process witnessed. 5. Maintain a copy of the destruction log in the area where inactive confidential
files are kept.
Student Name Date of Birth I.D.# Date of Destruction ________________________
Method of Destruction ________________________
Destruction Witness by ________________________
DISCIPLINE STEPS REQUIRED BY AN IEP TEAM WHEN A STUDENT’S BEHAVIOR IS A CONCERN (Please refer to the Student Code of Conduct in the Parent Handbook) After a child with a disability has been removed from his/her current placement for 10 school days in the same school year, during any subsequent days of removal the public agency must provide services according to the IEP. 34CFR300.530b(2) If this is related to drugs, weapons, or serious bodily injury refer to the Alternative Behavioral Services (ABS) procedures and referral requirements. If the IEP TEAM (home school, assigned school, EES, or alternative school) suspects a student’s behavior may lead to suspension or an alternative placement the following steps need to be taken:
1. Goals and a behavior intervention plan (BIP) must be written. a. Emphasis is on positive consequences that are motivating to the
student (TEAM should have prior input from the student, such as an interest survey before determining the positive consequences).
b. Include input from the student/parent/guardian as well as staff. 2. Begin a functional behavioral assessment (FBA). Contact and collaborate
with your School Psychologist. a. Document behavior changes, improvement or lack of, on some type
of form such as a tally sheet, observation chart, daily record, etc. b. TEAM reviews student’s progress 2 to 3 weeks after beginning the
FBA. c. If the student’s behavior is not improving it may be necessary for the
TEAM to make changes to the BIP. An IEP Not Subsequent must be completed when making changes to a BIP. Remember to consider changes to the LRE.
d. If the TEAM determines suspension or an alternative placement is needed, see Change of Placement – Manifestation Determination procedures. DO NOT WAIT UNTIL THE STUDENT HAS HAD 10 DAYS OF SUSPENSION TO BEGIN THE FBA!
e. Changes made to the student’s length of day may only be considered when the above procedures have been completed and documented. (Refer to Half-Day Placement Procedures)
3. Change of Placement – Manifestation Determination procedures must be
completed within 10 school days. Discipline encompasses a broad category of techniques. Discipline is learned. To end misbehavior, find the cause. Find ways for students to learn new behaviors (Hartwig 1997).
Refer to pp. 198 - 228 of the Special Education Handbook.
EARLY CHILDHOOD OUTCOMES The information must be collected on students aged 3 through 5 years of age as they enter part B services (school services). This is done at eligibility. Information is again collected as they exit preschool services either on their 6th Birthday or as they leave Special Education services. The students must have received Special Education and related services for at least 6 months. Types of Information: May include but not limited to: parent and clinical observation, curriculum-based assessments, norm-reference assessments, service provider notes about performance in different situations, and progress and issues identified in the IEP. Assessment tools can be useful source of information but should be placed in context with other information about the child. Some assessments are not designed to provide information about functional behaviors and functioning across a variety of situations. Standardized testing is an unusual setting for a young child and if the child’s functioning in the testing situation differs from everyday functioning the rating should reflect the everyday functioning of the child. Ratings should reflect child’s current functioning across settings and situations that make up his/her days and should convey functioning in every day situations and not their ability to function under ideal circumstances. If assistive technology or special accommodations are available in the child’s everyday environments then the rating should describe the child’s functioning using these adaptations. If these adaptations are only used in some environment or are limited then the ratings should be with whatever assistance is commonly present. A 7-Point Rating Scale with scores ranging from “Not Yet” to “Completely” is used to document outcomes. Forms are available in EXCEED.
Refer to p. 171 of the Special Education Handbook.
Early Childhood Pre-School/Sooner Start Referral Procedures
2013-2014
When a pre-school referral (not already enrolled in a district preschool) is received by Erin Trussell, the home school will be identified and the referrals will be sent to the -appropriate buildings. The principal and appropriate service providers will be notified by email. These (not enrolled in a district preschool) referrals are not to be placed ahead of referrals already in process but should be placed in line as received.
However, Sooner Start referrals (students prior to age 3) MUST have eligibility and an IEP completed prior to their 3rd birthday.
Events will already be started in Encore with information that was provided. Completion of the F-3’s, including hearing and vision screens, permission to test, evaluation, eligibility, and an IEP will be completed by the home school. The appropriate service and service delivery will be determined by the IEP team.
A Child Outcome Summary must be completed as a part of the evaluation. All students evaluated prior to age 6 require an “Outcome Summary”, even students already enrolled in the public school or that move in from another district. A new Outcome Summary must be completed on all age appropriate students upon entering from another district (attach to outside agency report). Additionally, an Outcome Summary exit report must be completed for all students who move out of district (if the student has received services in this district for at least 6 months). The SLP is responsible for ensuring the completion of summaries for students identified with a primary disability of speech and language impaired. The school psychologist is responsible for ensuring the completion of summaries for students identified with other primary disabilities. Case managers are responsible for the completion of exit reports.
If you are unable to complete hearing and vision screens please contact Debbie Johnson, Nursing Administrator at 587-0250.
If the IEP team determines the child requires services within a self-contained preschool program, please contact Erin Trussell at 587-0433.
If you have any questions you may contact Erin Trussell @ 587-0433, Mary Rozotto @587-0421, Roxie McKnight @587-0423, or Sharon Stafford @587-0415.
EXTENDED SCHOOL YEAR (ESY) IEP PROCEDURE
Special Education and related services must be provided through an ESY program if the team determines the student has regressed or is predicted to regress. Regression is defined as severe loss in critical skill areas due to a break in the educational services or if the recoupment time is excessive. All IEP Teams must utilize the Consideration for ESY Checklist as part of every IEP.
Documentation is listed on the ESY checklist as to why the student does not qualify.
If all service providers are not present then you must determine that additional data is required. Related service providers must be present to determine ESY services for their areas of specialty.
The team must address when they will reconvene. Notification from the Special Services office of procedures and required forms will be sent each spring.
BEHAVIORAL DAILY/WEEKLY DATA SHEET Student: Example From: ________________ to______________
KEY: F = Frequency: Talley # of Times D = Duration: Record # of Minutes R = Ratio: Record #of times/opportunities I= Intensity: 1=Low, 3 = Mod, 5 = High
TARGET BEH (+) CODE
OPERATIONAL DEFINITION
DATA COLLECTION METHOD
Comp = Compliance Follow classroom instructions presented directly to him, the first time.(ie. It’s time to line up, clean up etc.) w/ 80 % consistency over 2 consecutive weeks.
R
Calming-Frustration Tolerance
Practice a variety of calming strategies ( deep breathing, squeeze and release, counting, “getting green” or explaining how he is feeling) w/ 80% consistency over two consecutive weeks.
R
Physical Aggression
Tally any instances of physical aggression-(hitting, kicking, squeezing, etc.) 5 x per day over 2 consecutive weeks.
F-Per day
Property Destruction
Tally any instance of destruction of property or attempts to destroy property (throwing items, tipping over furniture, kicking or hitting furniture etc.) 12 x per day
F-Per day
Date: ___/___/___ Date: ___/___/___
Time or Activity
Comp R
Calm R
Aggression F
Property Des. F
Time or Activity
Comp R
Calm R
Aggression F
Property Des. F
DAILY TOTALS
DAILY TOTALS
Date: ___/___/___ WEEKLY TOTALS
Time or Activity
Comp R
Calm R
Aggression F
Property Des. F
Behavior
Comp R
Calm R
Aggression F
Property Des. F
DAILY TOTALS
WEEKLY TOTALS
Date: ___/___/___ Comments: _______________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ Date: ___/___/___ Comments: ________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ Date: ___/___/___ Comments: ________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________________________________ Date: ___/___/___ Comments: ________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________ Date: ___/___/___ Comments: ________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________
Family Educational Rights and Privacy (FERPA)
For additional information about the federal law Family Educational Rights and Privacy (FERPA) (20 US.C. § 1232g; 34 CFR Part 99) follow the link provided below.
http://www.ed.gov/policy/gen/guid/fpco/ferpa/index.html
FOSTER GRANDPARENTS
The Oklahoma City Public Schools has been tapping into a valuable resource with its Foster Grandparent Volunteers working with students in our special education classrooms since 1991. The Foster Grandparent Program utilizes the experience, knowledge and patience of volunteers 55 years of age and older. The Foster Grandparent Volunteers work four hours a day, five days a week in their neighborhood elementary schools assisting special education students with reading, reviewing spelling words, helping with math facts, writing assignments and other needs to help students have success in the classroom. Often the encouragement from a Foster Grandparent may mean the difference in a student accomplishing an assignment or falling behind. Other possible benefits for the Foster Grandparent include a stipend of $2.65 per hour + meals, paid leave, holidays, transportation assistance and more. If you would be interested in having a Foster Grandparent volunteer in your classroom and know of a senior citizen in your neighborhood who would be interested in working with your students, please contact Special Services, Penny Holloway @ 587-0091.
FUNCTIONAL BEHAVIOR ASSESSMENT
Six Steps to the “Single Session” FBA 1. Identify and define the target behavior.
Remember to describe behavior that is observable, descriptive and operationally defined.
2. Collect information across respondents and settings.
This is obtained from a variety of sources, including standardized instruments, records, discussions, interviews, and direct observation. Be sure to determine duration, frequency, and intensity patterns.
3. Identify antecedent events and consequences.
These are events that logically serve as a stimulus for the current behavior. The consequences that follow and cause the student to maintain specific behavior should be identified and described.
4. Identify the function or the purpose of the behavior. There are basically three reasons: 1. to obtain or get something 2. to escape or avoid something or someone 3. to control antecedent stimuli 5. Develop hypothesis about the behavior.
Remember a hypothesis is simply an informed guess. These are statements that describe the relationship of the behavior to the event and circumstances and help identify specific variables to be manipulated.
6. Develop an intervention based on the hypothesis.
Manipulate the variables systematically. Teach acceptable alternatives. Implement positive consequences motivating to the student. LEAPS is a research based intervention that is aligned to CCSS and RtI to assist with teaching replacement behaviors. Please visit www.goleaps.com for additional information.
GOALS AND OBJECTIVES Objectives are now optional on the IEP of those students who participate in regular or modified state assessments. Students who participate in Portfolio assessment must have goals and at least 2 objectives. Goals and objectives continue to be required for BIPs and Transition. Measurable annual goals are required. The goals must be measurable statements describing how the student’s educational needs, resulting from the disability, and their needs in the general curriculum, including post-secondary transition, can be reasonably met. A goal must be written on grade level using the Common Core State Standards.
Students will enroll in the Core Curriculum standards outlined in state law if the parent or legal guardian gives approval in writing for the student to opt out of the College Preparatory/Work Ready Curriculum. For details see “Success” brochure or graduation requirements online at <www.sde.state.ok.us>.
This curriculum meets the state’s requirements for high school graduation and a standard diploma. The local Board of Education may set graduation requirements above the state standards.
Not all courses included in this curriculum are aligned to requirements for college admission, but students may be admitted to college if they complete the required coursework for college admission.
Not all courses included in this curriculum are aligned to requirements for college admission, but students may be eligible for the Oklahoma’s Promise tuition waiver if they complete the required coursework.
Students must meet additional requirements related to End-of-Instruction tests and the Personal Financial Literacy Passport (see details on checklist page).
Oklahoma’s High School Graduation Requirementsunder Title 70 Oklahoma Statutes § 11-103.6
College Preparatory/Work Ready Curriculum Standards Core Curriculum Standards
The decision to opt out of the College Preparatory/Work Ready Curriculum to the Core Curriculum standards may be made more than once, but it may become more diffi cult for a student in the upper grades to select specifi c courses necessary for high school graduation. Contact your local high school counselor for assistance.
For more information on:• Local high school graduation requirements, contact your high school counselor.• Oklahoma’s Promise college tuition waiver requirements, contact the Oklahoma State Regents for Higher
Education, (405) 225-9100.• State graduation requirements, contact Counseling, (405) 521-3549, or Accreditation, (405) 521-3333, at the
Oklahoma State Department of Education (SDE).• Achieving Classroom Excellence Act requirements, contact the SDE’s Offi ce of Standards and Curriculum,
(405) 521-3361.• End-of-Instruction (EOI) tests, contact the SDE’s Offi ce of Accountability and Assessment, (405) 521-3341.
ACE Graduation Checklist aligned to the detailed brochure:
Earning Skills for Success
Students entering the 9th grade are required to enroll in the College Preparatory/Work Ready Curriculum. A student’s parent or legal guardian may complete an opt-out form provided by the school to request that the student be enrolled under the Core Curriculum standards also in state law.
This curriculum meets the state’s requirements for high school graduation and a standard diploma. The local Board of Education may set graduation requirements above the state standards.
This curriculum is aligned to the requirements for college admission at Oklahoma’s colleges and universities.
This curriculum is aligned to “Oklahoma’s Promise,” a program that provides a college tuition waiver for students who meet specifi c eligibility requirements.
Students must meet additional requirements related to End-of-Instruction tests and the Personal Financial Literacy Passport (see details on checklist page).
www.sde.state.ok.us
Oklahoma Requirements for High School Graduation, Student Testing,
and Oklahoma’s Promise
JUNE 2009
ACE Graduation Checklist A summary of Oklahoma’s College Preparatory/Work Ready Curriculum standards
from the Achieving Classroom Excellence Act of 2005 (ACE), Title 70 O.S. § 11-103.6.
English (4 Units) _____ English I _____ English II _____ English III _____ English IV _____ Other English course approved for college admission requirements
Mathematics (3 Units)Beginning with those entering the 9th grade in the 2008-09 school year, all students must take 3 units of Mathematics in Grades 9-12 in addition to any of the following courses taken prior to Grade 9. _____ Algebra I _____ Algebra II _____ Geometry _____ Trigonometry _____ Math Analysis _____ Calculus _____ AP® Statistics _____ Other mathematics course approved for college admission requirements
Laboratory Science (3 Units) _____ Biology I _____ Chemistry _____ Physics _____ Other laboratory science course approved for college admission requirements
History and Citizenship Skills (3 Units) _____ 1 United States History, and _____ ½ United States Government _____ ½ Oklahoma History _____ 1 selected from the subjects of History, Government, Geography, Economics, Civics, or non- Western culture and approved to meet college admission requirements
Foreign or Non-English Language OR Computer Technology (2 Units) _____ 1st year of Foreign or Non-English language _____ 2nd year of same Foreign or Non-English language
OR _____ 1st year of Computer Technology _____ 2nd year of Computer Technology (excludes keyboarding or typing courses)
1 Additional Unit selected from any courses listed previously _____ __________________________
Fine Arts or Speech (1 Unit or Set of Competencies) _____ Music _____ Art OR _____ Speech _____ Drama At Least 6 Electives†
_____ __________________________ _____ __________________________ _____ __________________________ _____ __________________________ _____ __________________________ _____ __________________________
Testing Requirements*Beginning with students entering 9th grade in the 2008-09 school year, every student shall demonstrate mastery of the state academic content standards in the following subject areas in order to graduate from a public high school with a standard diploma. _____ English II, and _____ Algebra I, and two of the following: _____ English III _____ Algebra II _____ Geometry _____ Biology I _____ U.S. History
23 UNITS are required in order to meet state graduation requirements. *Students with disabilities may participate in the Oklahoma Alternate Assessment Program (OAAP) or Oklahoma Modified Alternate Assessment Program (OMAAP), as determined by their Individual Education Program (IEP) teams.†The local school board’s graduation requirements may exceed the state graduation requirement of 23 units.
See the school counselor for local coursework requirements or for information regarding proficiency-based promotion.
Personal Financial Literacy Requirement (Title 70 O.S. § 11-103.6h )Beginning with students entering the 7th grade in the 2008-2009 school year, in order to graduate from a public high school, students must complete and demonstrate satisfactory knowledge in 14 areas of instruction related to financial literacy, including such topics as credit card debt, saving money, interest, balancing a checkbook, understanding loans, identity theft, and earning an income. School districts have the option of determining when the areas of instruction are taught and whether these are integrated into existing courses or taught as a separate course (which may count as an elective credit). Contact your local school district officials for specific details.
GRADUATION PROCEDURES
The IEP team must identify and document the projected date of graduation when completing the IEP transition plan for a student in the 9th grade or 16 years of age, whichever comes first. All special education students fall under the ACE four of seven EOI requirements. Credit checks should be completed annually, prior to the IEP subsequent. Please note that the “Opt-out letter” denies students access to two free years of education through Oklahoma Promise. If the student is not going to graduate as indicated on the previous IEP, you must hold an IEP Not Subsequent to extend the graduation date. The graduation date is on the transition section. FAPE can be provided through age 21 if necessary. The SOP is a form designed to meet the IDEA 2004 law related to addressing the student’s post-secondary goals. The IEP team should provide the student with a copy of the Graduation event, SOP, reevaluation assessments, and the sample “Post Secondary Service Provider” letter. Graduation requirements are listed annually in the Student Handbook. Refer to the ACE section of the Quick Reference.
Half Day Placement The instructional team has noticed an increased number of students placed on ½ days at the secondary level. Remember, you must work the LRE continuum prior to reducing a student’s school day. According to the Office
of Special Education Programs (OSEP) “…a student’s placement in the
general education classroom is the first option the placement group should consider. IEP teams must consider each student’s individual needs when
determining LRE and cannot be made as a matter of general policy by administration, teachers, or others apart from the IEP team process”.
Additionally, there must be a plan of action in place to return a student to a full day program, if a student is currently on ½ day. A reduced school day is not a permanent solution and should be utilized for 60 days or less.
The LRE continuum consists of :
Regular education full-time—Inside the regular class more than 80% of school day or 5 out of 7 class periods
Special class part-time—Inside the regular class 40% to 80% of the day
Special class full-time—Inside the regular class less than 40% of the day
Separate day school Separate residential facility Home Instruction/Hospital Environment Correctional Facility
The IEP team needs to initiate an FBA prior to reducing a student’s day.
Transportation can be arranged at this time with your Instructional Supervisor.
Refer student to Special Service Social Worker, if needed.
Remember a decrease in seat time (6.5 hours a day according to State law) extends the time it will take a student to graduate.
For alternative ways to meet a student’s educational needs in the LRE
please contact your instructional supervisor.
Refer to p. 114 – 117 of the Special
Education Handbook.
HIGHLY QUALIFIED FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
1. What is the definition of highly qualified teacher? The requirement that teachers be highly qualified applies to all special education teachers who teach a core academic subject.
A. Holds a minimum of a bachelor’s degree; and B. Has obtained full Oklahoma certification or holds an Oklahoma teaching
license and does not have certification or licensure requirements waived on an emergency, temporary, or provisional basis;
C. Has demonstrated subject-matter competency in each of the academic
subjects in which the teacher delivers the content knowledge. 2. Do special education teachers need to meet the highly qualified requirement
if they are not teaching a core academic subject? No, only teachers who teach core academic courses are required to meet the definition of a highly qualified teacher. If you are collaborating or co-teaching you do not need to meet the requirements of highly qualified. 3. If a special education teacher was highly qualified using the 2005-2006
HOUSSE documentation is the teacher highly qualified for the 2006-2007 school year?
No. The HOUSSE has been revised and you will need to use the 2006-2007 HOUSSE documentation. 4. If a special education teacher teaches core academic subjects exclusively to
students who are being assessed against alternate academic achievement standards, at what subject matter level must the special education teacher be highly qualified?
The 2004 IDEA amendments provide that if a special education teacher teaches core academic subjects exclusively to students who are being assessed against alternate achievement standards, the teacher must meet the highly qualified requirements for elementary school teachers and for instruction above the elementary level have subject-matter knowledge appropriate to the level of instruction being provided. 5. Must a special education teacher who teaches core academic subjects
exclusively to students with disabilities be highly qualified in all subjects they teach?
Refer to pp. 232, 242 - 245 of the Special Education Handbook.
Yes. Special education teachers in this category, whether new to the profession or not, must be highly qualified. Special education teachers who are not new to the profession must demonstrate competence in all core subjects they teach. You will use the revised 2006 single subject special education HOUSSE to demonstrate subject-matter competency in each of the core academic subjects that you teach. The 2004 IDEA amendments provide that special education teachers new to the profession who teach multiple core academic subjects and are highly qualified in early childhood, elementary, mathematics, language arts, or science at the time they are hired, have two additional years after the date of hire to become highly qualified in all other academic subjects they teach, including through use of a core academic HOUSSE. 6. What activities may special education teachers carry out if they are not
highly qualified in the core academic content area being taught? There are many activities that special education teachers may carry out that would not, by themselves, require those teachers to be highly qualified in a particular subject matter. Special educators who do not directly instruct students in any core academic subjects or who provide only consultation to highly qualified teachers of core academic subjects in adapting curricula, using behavioral supports and interventions, or selecting appropriate accommodations do not need to demonstrate subject-matter competency in those subjects. These special educators could also assist students with study skills or organizational skills and reinforce instruction that the child has already received from a highly qualified teacher in that core academic subject. 7. Do all areas of advanced certification by the National Board of Professional
Teaching Standards make a teacher automatically highly qualified? A teacher is automatically highly qualified at the middle/secondary level if the national board certification is in the specific core academic subject area the teacher teaches. Example: “English Language Arts/Early Adolescence.” A teacher holding national board certification in a non-core academic subject may become highly qualified by counting the national board certification within their HOUSSE. Example: Exceptional Needs Specialist/Early Childhood. 8. Will college course work at the college of education count when building a
HOUSSE?
No. An EDUC, CIED, or any other education prefix is not acceptable except for reading. Examples of acceptable core academic prefixes are: POLSCI, ENG, MATH, etc.
9. Can psychology or sociology count when building a HOUSSE in social studies?
No. NCLB specifically identified the social studies core academic areas as civics and government, economics, history, and geography. This is in contrast to the other core academic areas of science, mathematics, language arts, etc. Therefore, when counting coursework for social studies only these specific core academic social studies areas may be counted. 10. Can college course work in Humanities count for any core academic
subjects when building a HOUSSE? Yes. When a teacher is teaching a course for art or music credit, they may count Humanities when building a HOUSSE. 11. Can college course work in speech, drama, journalism, or communication
count when building a HOUSSE in language arts? No. These courses are not considered core academic subjects. 12. Can you count out-of-state years of teaching experience when building a
HOUSSE? No. Each state must develop their HOUSSE based on their state standards. 13. When building a HOUSSE, can service in the content area (Column 3) count
if they are accrued out of state? No. Each state must develop their HOUSSE based on their state standards. 14. What is meant by High Objective Uniforms State Standard of Evaluation
(HOUSSE) procedures? As of July 1, 2006 you will be required to use the revised HOUSSE for all special education teachers who teach a core academic subject. 15. May Districts offer HOUSSE procedures as a way for experienced teachers to
demonstrate subject-matter competency in the subjects they teach after the 2005-2006 school year?
Yes. Districts will need to use the revised HOUSSE for special education teachers, as a way of determining that individual teachers have the subject-matter competence they need to be highly qualified in each subject they teach.
16. Do you build a HOUSSE (High Objective Uniform State Standard of Evaluation) for each academic area you are teaching?
Yes. Due to requirements by USDE we have revised the HOUSSE document and you will need to use the revised form for the school year 2006-2007. 17. If you have a master’s degree in special education are you automatically
highly qualified? No, you would still need to build your HOUSSE using the revised document. 18. If you have elementary certification plus special education certification are
you highly qualified? For veteran teachers teaching the subject of elementary, you are qualified only when content competency is demonstrated by also passing the elementary test or by building a HOUSSE in the subject of elementary education. Teacher testing began in 1982. 19. In column 1 of the HOUSSE do I only count one academic area for credits? Yes, you add up all your credit hours of a C or better, for the academic area and then multiply by 4. Remember education courses do not count except for Reading. 20. I have taken my national board certification in special education; will that
automatically make me highly qualified? No, you may use National Board certification in special education under column 6 of the HOUSSE document. 21. What if I cannot reach 100 points to build a HOUSSE will I lose my job? You cannot be the teacher of record for any core academic area. You have until June 30, 2007 to use the revised HOUSSE. Your school district may need to look at reconfiguring your teaching assignments where you are in a consultative, collaborative or co-teaching role.
HOMEBASED If there is medical documentation from a licensed physician indicating a need for Homebased instruction, a special education student could receive instruction in the home setting. For information and procedures please call the Special Services Office, Karen Petree, 587-0411 or [email protected].
Homebased and homeschool are two different educational setting.
INITIAL EVALUATION KEY POINTS
Review of Existing Data(REDs) is required for all initial evaluations. Pages 1 & 5 are required in all circumstances. Pages 2, 3, & 4 are also required if existing, or outside, information is available. Page 6 is required for all students suspected of having a Learning Disability or Other Health Impairment. Interventions must be documented on the REDs for a minimum of 6 weeks prior to determining need for an evaluation. (See RTI for students suspected as having a Learning Disability or Other Health Impairment.) The Qualified Diagnostician/Examiner must sign the REDs. (Qualified Diagnostic Examiner – Psychologist, Psychomotrist or Speech Language Pathologist) Due Diligence must always be performed when attempting to meet with parents. Due Diligence is performed when two attempts, using two different methods of contact, are made. For example; personal phone call and mailed notification Parent Consent must be obtained prior to an initial evaluation. Parent consent is also required before an outside transition specialist can attend the IEP meeting. Eligibility Team – Qualified Diagnostic Examiner, parent, special education teacher(s) certified in areas of suspected disability, regular education teacher, and student (age 14 and above). MEETS/MEEGS are completed by the Qualified Diagnostic Examiner. MEETS/MEEGS - Special education teacher(s) certified in all areas of suspected disabilities must be present at the eligibility meeting. Page 5 is required for all students suspected of having a Learning Disability or Other Health Impairment. Parents are to be given copies of the IEP, eligibility, evaluation and Parent Rights/FERPA. Timelines: Evaluations – within 45 school days Eligibility – within 15 days from report IEP – within 30 days from eligibility
Refer to pp. 64-65 of the Special Education Handbook.
Melissa Eldridge, Bilingual Specialist (405)587-0426*[email protected]
Fax # (405) 297-6594
PROCEDURES FOR REQUESTING LANGUAGE DOMINANCE
The following information must be mailed or faxed to the Bilingual Specialist: Special Services Request for language Dominance Testing form Communication/Language Background for ELL Students (For teachers only) Bilingual Language Proficiency Questionnaire (For parents of Pre-K students and also Kindergarten
students that have had no previous schooling.) Health Information (Vision and Hearing Screening Results) WIDA Teacher Report (If the WIDA score is a 4.0 or higher the student is English Dominant and does
not need a Language Dominance Evaluation. Check with parents and look at the Home Language Survey information that was filled out by the parent at the beginning of the year before the referral is send to the Bilingual Specialist.)
When an English Language Learner is referred for a Re-evaluation, the following procedure should be followed. A copy of the Review of Existing Data attached to a Request for Language Dominance form should be
faxed or mailed to Special Services, Melissa Eldridge. Language dominance is not needed if student was English dominant in the initial evaluation or if the student has scored a 4.0 or above on the WIDA test. If student was bilingual or Spanish dominant, language dominance must be done again.
The teacher does not need to fill out the Communication /Language Background Form unless the student is new to the district.
When requesting a Waiver for a Language dominance evaluation, the following should be followed. Fill out Waiver form and fax or mail to Melissa Eldridge Explain clearly why the student does not need a language dominance evaluation Example: The Student has been diagnosed Intellectually Disabled- and is non-verbal. (Waivers are
usually considered for more severe disabilities affecting communication) or has only been in our schools district for 1 year or less and is apparent that the student does not speak English.
When requesting a Language Dominance Evaluation for Speech and Language students.
If a student is referred for articulation only, a Language Dominance Evaluation is not needed. If the student is Spanish dominant or Bilingual, refer student to Laura Clark, SLP.
When can an English Language Learner be referred?
Students Pre-K – 12 can be referred when the classroom teacher and other school professional belief the student is exhibiting academic difficulties that may not be related to learning a second language.
[When requesting for Language dominance testing please keep the original forms in the students file and send a copy (not the original) to Special Services.]
OKLAHOMA CITY PUBLIC SCHOOLS Educating Students for Life-Long Learning and Responsible Living Special Services 900 N. Kline, Oklahoma City, OK 73106
SPECIAL SERVICES REQUEST FOR LANGUAGE DOMINANCE TESTING Initial Evaluation Re-Evaluation
STUDENT REFERRED FOR TESTING: Date of Request: ____________________________ Name: ________________________________ Birth date: ______________ Age: ________ School: ____________________________ Grade: ____________ ID#: _________________________ Classroom Teacher /Case Manager: ________________________________________________________________ *Request sent by: ______________________________________________________________________________ *Primary Language Spoken at Home: ______________________________________________________________ Are there signs of a language disorder in the student’s native language that may impede English language
learning? Yes No Explain:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Are the student’s English skills within the expected level, given his or her years of formal schooling and literacy in native language? (Explanation below) Yes No
Explain: __________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ [Students learn basic interpersonal communication skills (BICS) in about 2 years upon entering a new language environment. However, learning deeper, more abstract, and complex language as involved in classroom instruction(Cognitive Academic Language Proficiency, CALP) takes 4-7 years of formal schooling in order to acquire an average level of academic language if they have had the support of native language instruction (Cummins 1984). If they have had only English instruction, the typical ELL student will need 7-10 years to attain average achievement, if they ever do (Thomas & Collier, 2002). ] Has the Student ever been taught in a Bilingual setting, Dual language program, or in his/her Native language.
Yes No If yes, for how long has the student been taught in these types of settings? _________________________________ Has the Student repeated grades: Yes No Note circumstances involving retention of student: ____________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________ Reason(s) for Request: Speech or Articulation Only-Language Dominance is not needed Speech and Language Academic Difficulties Parent Request Other _____________________________________________________________________ [Please attach a copy of the*Communication/Language Background for ELL or for Pre-K students attach only the *Bilingual Language Proficiency Questionnaire. Also, attach a copy of the*WIDA Teacher Report. Mail or fax to Melissa Eldridge, Bilingual Specialist at Special Services. Keep all original forms in their confidential file at school.]
OKLAHOMA CITY PUBLIC SCHOOLS Educating Students for Life-Long Learning and Responsible Living
1
BILINGUAL LANGUAGE DOMINANCE TESTING
PRE-REFERRAL INTERVENTION
Questions and Answers What is pre-referral intervention?
• A safeguard against inappropriate referrals to special education • A process for problem solving student difficulties which are not the result of a
disability • A process which supports the classroom teacher and assists in the development of
alternative strategies for students experiencing difficulty • A process which assists in distinguishing true learning disorders from
characteristics of second language acquisition, culture, and other linguistic differences
• A process which helps to rule out linguistic, cultural, social-economic and/or other environmental differences as the primary source of a student’s academic failure
What are the benefits of pre-referral intervention?
• Referrals to special education are more valid. Students are more likely to have a true disorder
• Students who do not have a disability, but need instructional support will receive it in the regular program
• Teachers in the regular program develop a network of peer support • Problem solving as a team facilitates professional growth in needed areas; staff
development is formative and directly in response to teacher needs Why must a language dominance test be conducted? Public Law 105-17 (IDEA), formerly, P.L. 94-142, mandates that a student be evaluated in his or her native language to provide the most descriptive and fair assessment results. Also, the regulation implementing Section 504, at 34 C.F.R. sec.104.35 mandates that a school district conduct an evaluation of any person who, because of disability needs or is believed to need special education or related services in a regular or special education program. Since the students tested are not part of normative populations for standardized instruments, many factors must be considered when interpreting assessment results. The regulation at 34 C.F.R. sec. 104.36 mandates that school district must establish a system
Refer to p. 65 of the Special Education Handbook
2
of procedural safeguards for students who need or are believed to need special education or related services. Language dominance testing provide expertise regarding expected second language learning and helps determine whether or not concerns are due to normal second language acquisition processes or if they may signal other areas of concern that warrant consideration for further assessment. Also, language dominance testing serves as a safeguard against inappropriate referrals to special education. However, language dominance testing is one source for determining further consideration for Special Education. The decision for further evaluations should be drawn from a variety of sources, including aptitude and achievement tests, teacher recommendations, physical condition, social or cultural background, and adaptive behavior, including persons knowledgeable about the child. Decisions made should be in conformity with section 104.34. [34 C.F.R. sec. 104.35(c)]. When parent, physicians, or school staff professionals present concerns to the Preschool Child Find Committee about preschool students, a bilingual specialist representative collaborates during the child study screening or local screening committee meeting to explore linguistic and cultural variables that need to be considered. Who needs a language dominance testing? All limited English Language Learners (ELL) who are being considered for special education must have been previously considered for a language dominance assessment by the Multidisiplinary team (RTI team, Sit team etc.). The referring source should contact the Multidisiplinary team to determine the appropriateness of a language dominance assessment and initiate consideration for such assessment. For preschool-age ELL children, a bilingual specialist participates in the Preschool Child Find child study and/or local screening committee meeting. During these collaborative meetings, the committee examines language and cultural variables that should be considered before further testing are recommended. ELL students, already in special education programs, who are due for reevaluation and transitioning preschool class-based or home-resource students, may need a language dominance test before further testing is initiated. When a previously administered language dominance test has determined that the student undergoing evaluation is English dominant, a second language dominance test is not needed as long as the ELL student in question has remained in an English-speaking educational environment since the first Language dominance test was conducted. Upon request, the bilingual specialist will provide a waiver letter explaining why the Language dominance test is or is not required in these cases. The language dominance test may vary in form and context from student to student according to individual needs and backgrounds. While the majority of ELL students require complete language dominance testing, some cases may only require language
3
dominance confirmation. Others may require only first language analysis and in a few cases only require telephone consultations or a waiver. Since many variables affect whether or not a language dominance test is needed and which type of assessment is appropriate, any questions or concerns should be discussed with the Bilingual Specialist. What is the purpose of a language dominance test? Language dominance is a pre-referral procedure conducted by the Bilingual Specialist to:
• Determine home language proficiency and skills • Establish English proficiency and skills within the second language acquisition
continuum • Identify dominant language(s), if any, for the purpose of further evaluation and
assessment, if needed • Address referral concerns, using second language acquisition research and
Bilingual or second language learner perspective • Recommend effective classroom strategies and interventions when needed.
The language dominance test provides information that will help the school determine appropriate interventions. Reports may also confirm the need to consider further testing. Subsequently, language dominance test results help the multidisciplinary team determine if special education evaluation should be initiated and in what language(s) further assessment should be conducted. When should a language dominance test be requested? A language dominance test should be requested during Tier one of the pre- referral process (See three tier steps of interventions). The language dominance test is a pre-referral procedure that must be completed before parent consent for further evaluation is granted. Thus, the language dominance report helps the school determine the need for further action and identifies the appropriate language for testing, if assessment is indicated. What are the components of a language dominance test? The language dominance test consists of a variety of formal, standardized assessment instruments and alternative measures. Tests are administered in both English and the student’s home language, by the bilingual specialist and if needed a trained interpreter. A report is submitted to the school’s Multidisiplinary team. Each language dominance test is tailored to the specific student according to his or her age, grade level, length of time in the United States and/or in English-speaking schools, and the concerns stated in the referral. The assessment explores academic areas that tap into both languages and higher-level thinking skills. The assessment can include evaluating the student’s receptive and expressive vocabulary, oral communication ability, reading comprehension, story retelling ability, and writing skills, among other domains.
4
The length of the Language dominance test varies depending on the literacy level of each individual student. Formal assessment instruments include:
• Woodcock Munoz Language Survey (WMLS-R) 1. Picture Vocabulary-measures expressive semantic tasks at the single-word level 2. Verbal analogies – measures the ability to comprehend and verbally complete a
logical word relationship. 3. Letter word identification – measures the subject’s reading identification skills
with isolated letters and words that appear in large type on the subject’s side of the Test Book.
4. Dictation—measures prewriting skills and measures the subject’s ability to respond in writing to a variety of questions pertaining to letterforms, spelling, punctuation, capitalization, and word usage.
5. Understanding Directions-- understanding directions measures aspects of oral language including listening skills, lexical knowledge, and working memory.
6. Story Recall---measures aspects of oral language including listening skills, meaningful memory, and expressive language. The task requires the subject to recall increasingly complex stories that are presented using an audio recording.
7. Passage Comprehension--passage comprehension measures how well a subject understands written discourse as it is being read.
• Bilingual Verbal Ability Test (BVAT) 1. Picture Vocabulary—measures the ability to name familiar and unfamiliar
pictures objects. 2. Oral Vocabulary—measures knowledge of word meanings. 3. Verbal Analogies—measures the ability to comprehend and verbally complete a
logical word relationship. Who should request a language dominance test? While individual teachers, counselors, administrators, other school personnel, parents, or primary caregivers may request consideration for a language dominance assessment, referrals must show evidence that the school has followed Tier one of the RTI process. The process requires that a group of educators or a team at the school level discuss concerns and that a consensus on the need for a Language dominance assessment be reached after other interventions have been systematically implemented. The members of an in-school problem solving team, including the referring source (s) and ESL teacher, are best able to initiate consideration for a language dominance assessment and serve as a contact for the Bilingual Specialist in Special Services.
Melissa Eldridge Bilingual Specialist
Special Services Oklahoma City Schools
WAIVER FOR LANGUAGE DOMINANCE TESTING
Initial Re-evaluation STUDENT REFERRED FOR TESTING: Date Received: __________________________________ Name of Student:___________________________Date of Birth: ____________ Age_______ School: _ __ _ ________ Grade: _______ ID# _____________________ Classroom Teacher (case worker): __ _______________________ Reason for Request: __ ________________ * Requested by:_____ ___________________________ Language Spoken At Home: ____ ___________________________________ Reason for Waiver: Recommendation: It is recommended the placement team should consider information from this evaluation along with any other evaluations and pertinent information, including the Bilingual Classroom Communication Profile (BCCP) and the WIDA Test for consideration for assessment. Melissa Eldridge, Bilingual Specialist Date: Special Services
OKLAHOMA CITY PUBLIC SCHOOLS Educating Students for Life-Long Learning and Responsible Living
LINDSEY NICOLE HENRY SCHOLARSHIP
HB 1744 is a law (70 S.D. § 13-102.2) that amended the LNH Scholarship Act beginning August 26, 2011. Section A of the Act allows the parent/guardian of a public school student with a disability to exercise their parental option and request to have an LNH Scholarship awarded for their child to enroll in and attend a private school, if the child is on an Individualized Education Program (IEP) prior to the request and has spent the previous school year in attendance at a public school in the state by being reported by a school district for funding purposes during that year.
You must formally withdraw your child from the public school district where he or she is enrolled upon receipt of approval for the LNH Scholarship. Failure to withdraw your child from the district may affect your eligibility status to receive the scholarship.
Application Procedure
1. The parent must first choose an approved private school. Approved Private Schools List
2. The LNH Scholarship Application must be submitted by the parent/guardian to the Oklahoma State Department of Education (OSDE) by mail or fax, with the required documentation, by December 1 of the year that parent/guardian is seeking the scholarship. All applications received after December 1, beginning with the 2010-2011 school year, will be processed for the following school year.
3. The application process must be completed with the OSDE each year that the parent/guardian chooses to participate in LNH Scholarship.
To request the LNH Scholarship for your child with a disability, please submit a completed copy of the LNH Scholarship Application (available below) with all required documentation to the OSDE. You may also call (405) 521-4865 to receive an application packet by mail.
Please contact Anita Eccard, Associate State Director at (405) 521-4865.
Educating Students for Life-Long Learning and Responsible Living
To: Parent or Legal Guardian of a Public School Student with a Disability From: Michele Miller-Hayes, Director of Special Services Erin Trussell, Private School Special Services Coordinator Date: August 4, 2011 Subject: Notification of Educational Options Available through the Lindsey
Nicole Henry Scholarship for Student with Disabilities
House Bill 3393 is a law (70 S.D. § 13-102.2) that became effective August 27, 2010. The bill created a scholarship for use at a private school accredited by the State Board of Education for students with Individualized Education Programs (IEPs). HB 1744 is a law (70 S.D. § 13-102.2) that amends the LNH Scholarship Act beginning August 26, 2011. Section A of the Act allows the parent/guardian of a public school student with a disability to exercise their parental option and request to have an LNH Scholarship awarded for their child to enroll in and attend a private school, if the child was on an IEP prior to the request and has spent the previous school year in attendance at a public school in the state by being reported by a school district for funding purposes during that year. Exceptions will apply to a student who is a child of a member of the United States Armed Forces who transfers to a state from out of state or from a foreign country pursuant to the permanent change of station orders. Section B of the Act requires the parent/guardian to notify the OSDE directly of the intent to participate in the LNH Scholarship program. The parent/guardian must make this request by completing the application process to provide necessary eligibility and accountability information annually. The LNH Scholarship Application will be available online to parents/guardians on the Oklahoma State Department website at www.sde.state.ok.us and can also be downloaded and mailed or faxed to the OSDE for the parent/guardian’s convenience. Applications received after the December 1 deadline will be considered for the following school year. If you have additional questions about the LNH Scholarship Application process, please contact Anita Eccard, Associate State Director at (405) 521-4865.
Educating Students for Life-Long Learning and Responsible Living
Kính gửi: Phụ Huynh hoặc Người Bảo Hộ Học Sinh Khuyết Tật trường Công Lập Người Gửi: Michele Miller-Hayes, Giám Đốc Dịch Vụ Đặc Biệt Charleen Hudson, Phối Trí Viên Dịch Vụ Đặc Biệt Tư Thục Ngày: 4 tháng Tám, 2011 Nội Dung: Thông Báo các khả năng tuỳ chọn của Học Bổng Lindsey Nicole
Henry cho Học Sinh Khuyết Tật
Dự Luật 3393 là luật (70 S.D. § 13-102.2) có hiệu lực từ ngày 27 tháng Tám, 2010. Dự luật cấp học bổng để dùng cho trường tư được Bộ Giáo Dục Tiểu Bang chấp nhận đối với Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (Individualized Education Programs - IEPs). HB 1744 là luật (70 S.D. § 13-102.2) bổ túc cho Đạo Luật Học Bổng LNH bắt đầu ngày 26 tháng Tám, 2011. Khoản A của Đạo Luật cho phép phụ huynh/người bảo hộ có con em là học sinh khuyết tật học trường công lập được hành sử quyền chọn lựa của mình và yêu cầu được cấp Học Bổng LNH để con em của họ có thể ghi danh và theo học trường tư, nếu trẻ đã ở trong chương trình IEP trước khi yêu cầu và đã theo học trường công lập năm trước thuộc tiểu bang được phân bộ báo cáo nhằm xin tiền trong năm qua. Học sinh được hưởng ngoại lệ là con em của Quân Lực Hoa Kỳ, người được thuyên chuyển tới từ tiểu bang khác hoặc từ nước ngoài thay đổi nơi làm việc thường trực. Khoản B của Đạo Luật yêu cầu phụ huynh/người bảo hộ phải thông báo trực tiếp cho Bộ Giáo Dục Tiểu Bang (OSDE) là muốn tham gia chương trình Học Bổng LNH. Phụ huynh/người bảo hộ thực hiện yêu cầu này bằng cách hoàn tất mẫu đơn cung cấp những thông tin cần thiết về việc hợp lệ và trách nhiệm hàng năm. Đơn xin Học Bổng LNH có trên mạng điện toán của Tiểu Bang Oklahoma tại www.sde.state.ok.us phụ huynh có thể tải đơn xuống sau đó tuỳ nghi có thể dùng điện tín hoặc gửi thư cho Bộ Giáo Dục. Đơn nộp sau ngày hạn định 1 tháng Mười Hai sẽ coi như dùng cho năm học tới. Nếu quý vị có thắc mắc gì về tiến trình xin Học Bổng LNH, vui lòng liên lạc với Anita Eccard, Phụ Tá Giám Đốc Tiểu Bang điện thoại số (405) 521-4865.
Vietnamese
Educating Students for Life-Long Learning and Responsible Living
Para: Padre o guardián legal de un estudiante de la escuela pública con una inhabilidad De: Michele Miller-Hayes, Directora de Servicios Especiales ,
Erin Trussell, Coordinadora de Servicios Especiales para las Escuelas Privadas Fecha: 4 de agosto de 2011 Asunto: Notificación de las opciones educativas disponibles por medio de la beca de Lindsey
Nicole Henry (LNH) para estudiantes con inhabilidades El Proyecto de Ley de la Cámara 3393 es una ley (§ 13-102.2 de 70 S.D.) que entró en vigor el 27 de agosto de 2010. El Proyecto de Ley creó una beca para el uso en una escuela privada que haya sido acreditada por la Dirección de Educación Estatal para los estudiantes que están en un programa educativo individualizado (IEP). El Proyecto de Ley de la Cámara 1744 es una ley (§ 13-102.2 de 70 S.D.) que enmendó la beca de LNH a partir del 26 de agosto de 2011. La sección A del Acto permite que el padre o guardián de un estudiante con una inhabilidad que asiste a una escuela pública ejercite su opción parental para pedir una beca de LNH. La beca le puede ser otorgada a un niño para que se inscriba y asista a una escuela privada siempre y cuando el niño ya haya estado en un IEP antes de solicitar una beca, el año pasado escolar haya asistido a una escuela pública dentro del estado y haya sido reportado por ese distrito escolar para los propósitos de financiamiento durante ese año. Las excepciones aplicarán a un estudiante que sea un niño de un miembro de las fuerzas armadas de de los Estados Unidos que se transfiera a un estado de otro estado o de un país extranjero conforme al cambio permanente de las órdenes del puesto. La sección B del acto requiere que el padre o guardián le notifique al Departamento de Educación del Estado directamente de su intención de participar en el programa de la beca de LNH. El padre o guardián debe hacer esta petición anualmente siguiendo el proceso de la solicitud. Este proceso es necesario para los propósitos de elegibilidad y rendición de cuentas. La solicitud para la beca de LNH estará disponible para los padres o guardianes en la Internet en la página Web del Departamento de Educación del Estado de Oklahoma (OSDE) en: www.sde.state.ok.us. También puede bajarse y enviarse por correo o por fax al OSDE para la conveniencia del padre o guardián. Las solicitudes recibidas después del plazo del 1 de diciembre serán consideradas para el próximo año escolar. Si usted tiene preguntas adicionales sobre el proceso para solicitar la beca de LNH, favor de ponerse en contacto con Anita Eccard, Directora Adjunta del Estado al (405) 521-4865.
MANIFESTATION DETERMINATION
Remember: All steps on the Discipline Procedure Form are prerequisite to the Manifestation Determination.
All change of placement requires a Manifestation Determination within 10 school days. The TEAM must consider all relevant information in the child’s file including IEP, teacher observations, FBA, and BIP. In addition consider the following: assessment data, strengths/needs, psychological evaluations, attendance, grades, parent and teacher input.
Key factors to consider when discussing possible suspension are:
1. Is the student’s misconduct a result of the disability?
2. Is the student’s misconduct a result of inappropriate placement or services?
3. Is the BIP appropriate?
4. Does the FBA address this type of incident or referral?
If the manifestation review indicates deficiencies in the areas listed above, immediate steps need to be taken.
It may be determined that the behavior was not a manifestation of the child’s disability, if the review of relevant information (listed above) determines that the conduct in question was not caused by or have a direct relationship to the child’s disability.
Parents have the right to challenge the findings of the manifestation review. The only exception is alternative placement due to drugs, weapons, or serious bodily injury.
If a suspension of more than 10 days is documented or determined appropriate, the IEP TEAM shall determine and record in the IEP appropriate special education services to be provided during the suspension, including any change to a more restrictive placement before such a change occurs. Long-term suspension does not relieve a building of its responsibility to educate the student.
Consider after school hours, Saturday school, in-school suspension, online school, or in-house alternative placement.
Refer to p. 205 of the Special Education Handbook.
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: __________________________ FIRST MIDDLE LAST
OSDE Form 9 Page 1 of 2
BIRTHDATE: ___________________ GRADE ____________ AGE ___________ DATE: _______________________
MONTH/DAY/YEAR MONTH/DAY/YEAR PARENT(S):_________________________________________________________________________________________________
PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) __________________________
HOME ADDRESS: ___________________________________________________________ DISTRICT/AGENCY: _____________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP
TO BE COMPLETED BY THE SCHOOL Referral Date____________ School Contact Person _________________________________ Phone _______________________ Medical concerns about this child are as follows: At school ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ At home ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ NOTE: Consent for Release of Confidential Information with parent signature, is required.
TO BE COMPLETED BY A LICENSED MEDICAL DOCTOR, DOCTOR OF OSTEOPATHY, OR ADVANCED REGISTERED NURSE PRACTITIONER (ARNP) Information in the following areas would be helpful to the school and parents in planning for the child’s educational needs. Please respond as appropriate, including any applicable medical diagnoses. General health: Motor functioning: Neurological findings: Allergies:
MEDICAL REPORT
Medical Report
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: __________________________ FIRST MIDDLE LAST
Dietary considerations: Vision (attach eye report): Hearing: Medications, including purpose: Other pertinent information: Please indicate ways in which any of the above may adversely affect behavior. Is further medical evaluation or treatment planned for any specific area? In what ways may your medical findings affect the school’s educational or behavioral planning? In what ways can school personnel facilitate ongoing communication with you? If the child is involved in the Systems of Care program, please describe.
This information will be maintained in accordance with the Family Educational Rights and Privacy Act (34 CFR Part 99) and Individuals with Disabilities Education Act (IDEA). Medical or epidemiological information or records which identify any person as having a communicable or venereal disease (such as hepatitis, syphilis, gonorrhea, and the human immunodeficiency virus [also known as AIDS]) shall be strictly classified as confidential pursuant to Title 63 O.S. § 502.2. Physician’s or ARNP’s name address, and telephone number (typed or stamped)
_________________________________________________
Physician’s/ARNP’s Signature
_________________________________________________
Date
OSDE Form 9 Page 2 of 2
MEDICATION
IDEA 2004 prohibits LEA (Local Education Agency) personnel from requiring parents to medicate their child as a condition of attending school, receiving an evaluation, or receiving services. Doctor’s order must be on file to dispense medication and provide tube feedings. Medical plans are necessary for directions if the nurse is absent. Best practice is to have a three tier plan in place. (i.e. nurse, secretary, teacher) For regular education students that may need a 504 plan refer to 504 section. If you have any questions contact your school nurse or Debbie Johnson, Health Services at 587-0250.
Refer to p. 17 of the Policy and Procedure Manual for more information.
MEEGS
MULTIDISCIPLINARY EVALUATION AND ELIGIBILITY GROUP SUMMARY
Team members:
Parent Qualified Examiner Special Education Teacher(s)
Must have certification, registry, or emergency endorsement in the disability category listed on page 1 of the MEEGS. Contact your Special Services Supervisor if no one in your building has the necessary certification/registry.
Regular Teacher Others may include (SLP, bilingual specialist, OT, PT, etc.)
If Speech / Language Impairment is identified as a disability, the SLP’s attendance is mandatory.
Eligibility
Not eligible - implement recommendations Eligible - implement IEP process
Refer to p. 61 of the Special Education Handbook.
MODIFICATIONS The IEP team should determine what modifications should be made in the regular classroom to ensure student success. Specific modifications should be addressed in the IEP per subject and location. Regular teachers must be given information regarding specific modifications and/or accommodations for each student they serve who receives special education services. Examples:
• Shortened assignments (break assignments into segments) • Contracts • Positive consequences (stickers, pens, etc.) • Peer tutor • Highlight key words/phrases • Organizers • Timers • Take home tests/assignments • Hands on activities/assignments • Alternative assignments • Taped lessons/tests/answers • Behavior sheets • Assigned study area • Seating arrangements • Allow movement when possible (errands, standing to work, etc.) • Oral tests/assignments • Open book exams • Extra time for tests/assignments • Reduced complexity of assignments
OSDE Form 6 Page 1 of 1
NOMBRE DEL NIÑO: ____________________________________________________ ID. DE ALUMNO: ___________________
PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE APELLIDO
FECHA DE NACIMIENTO: ___________________ GRADO: ____________ EDAD: ___________ FECHA: __________________ MES / DÍA / AÑO MES / DÍA / AÑO
PADRE(S):___________________________________________________________________________________________________
TELÉFONO: (TRABAJO) _______________________ (CASA) ________________________ (OTRO) ______________________
DIRECCIÓN: ___________________________________________________________ DISTRITO /AGENCIA: ______________ CALLE / APARTADO POSTAL CIUDAD ESTADO C. POSTAL PARA: _______________________________________________________________________________________________________
PADRE/MADRE Y NIÑO (SI SE ESTÁN CONSIDERANDO LOS SERVICIOS DE TRANSICIÓN) Nos gustaría reunirnos con usted para platicar sobre: Evaluación / elegibilidad / identificación de discapacidad que requiere servicios de educación especial. Colocación / Programa de Educación Individualizada (IEP). Transición desde los servicios de intervención temprana a la educación preescolar. Revisión de la colocación / IEP. Reevaluación para determinar si hay discapacidad y su naturaleza, el grado de educación especial y servicios relacionados necesarios. Consideración de los servicios de transición necesarios (a partir del 9no grado o al cumplir los 16 años de edad, lo que ocurra primero). Consideración de los servicios de Año Escolar Extendido (ESY). Otras opciones a considerar (si corresponde): _______________________________________________________________________________
LUGAR DE LA REUNIÓN (Edificio / Sala)
DIRECCIÓN
el a las FECHA HORA
Esta reunión nos dará la oportunidad de platicar sobre el programa educativo de su niño y cualquier cambio que pudiera ser necesario para poder brindarle los servicios apropiados. Se debe invitar a los alumnos a asistir a las reuniones con el fin de considerar los servicios de transición que comenzarán a más tardar cuando se desarrolla el primer IEP durante el noveno grado del alumno o al cumplir los 16 años de edad, lo que ocurra primero. Como padre, usted decidirá si su niño menor de edad asistirá. Se puede invitar a la reunión a representantes de agencias que podrían ser responsables de brindar los servicios de transición, previo consentimiento por escrito de los padres. Según su discreción o la discreción de la agencia, podrían también ser miembros del Equipo IEP otros individuos que tengan conocimiento o experiencia especial sobre el niño. Las personas indicadas abajo deben asistir: Las personas seleccionadas abajo están invitadas a asistir: Padre/Madre Proveedor(es) de servicios relacionados Representante de Parte C de IDEA Maestro de educación regular Consejero de rehabilitación vocacional Otro ______________________ Maestro de educación especial Alumno Otro ______________________ Representante administrativo Examinador calificado Otro ______________________
Por favor comuníquese con la persona en la dirección, número de teléfono o dirección de correo electrónico que se indican abajo antes del _____/_____/_____ para confirmar si se puede reunir en el lugar y la hora acordados mutuamente sugeridos, o si se deberían hacer otros arreglos que le sean convenientes. Si ninguno de los padres puede asistir, la agencia pondrá a disponibilidad de los padres otros métodos de participación, incluyendo llamados telefónicos individuales o en conferencia y copias del IEP. El programa y servicios educativos de su niño no serán modificados antes de la reunión para poder garantizarle a usted la oportunidad de participar. Se harán arreglos para contar con servicios de traducción/interpretación si usted así lo solicita. Los padres cuentan con protección bajo los derechos y garantías de procedimiento. Si tiene alguna pregunta sobre este aviso o sobre sus derechos, por favor comuníquese con la persona que se indica en este formulario. Puede buscar recursos adicionales en el documento Derechos de los Padres en la Educación Especial: Aviso de Derechos y Garantías de Procedimiento. Para conseguir una copia, comuníquese con <llenar con maestro de educación especial>. DE: ____________________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL FUNCIONARIO DEL DISTRITO / AGENCIA PÚBLICA DISTRITO / AGENCIA TELÉFONO FECHA ___________________________________________________________________________________________________________ CALLE / APARTADO POSTAL CIUDAD ESTADO CÓDIGO POSTAL CORREO ELECTRÓNICO
SCHOOL USE ONLY: Notice sent by: U.S. Mail Date Mailed __________
Personal Delivery Date Delivered __________ Translation/interpretation needed? Yes No If yes, specify how and when provided:____________________________ School/public agency official’s signature verifies that parent(s) have received an explanation in their native language or other mode of communication to accommodate the parent(s) understanding their rights.
AVISO DE REUNIÓN
GIẤY THÔNG BÁO CUỘC HỌP
TÊN CỦA ĐỨA TRẺ:___________________________________SỐ THẺ HỌC SINH:____________________ TÊN TÊN LÓT HỌ NGÀY SINH:_____________________ LỚP:__________TUỔI:__________ NGÀY:____________________ THÁNG/NGÀY/NĂM THÁNG/NGÀY/NĂM PHỤ HUYNH:________________________________________________________________________________ SỐ ĐIỆN THOẠI: (SỞ LÀM)___________________(NHÀ)_______________(SỐ KHÁC)_________________ ĐỊA CHỈ NHÀ:___________________________________________________QUẬN/CƠ QUAN:____________ ĐỊA CHỈ ĐƯỜNG/SỐ HỘP THƯ THÀNH PHỐ TIỂU BANG SỐ MÃ VÙNG GỞI TỚI:____________________________________________________________________________________ PHỤ HUYNH VÀ ĐỨA TRẺ (NẾU DỊCH VỤ CHUYỂN TIẾP ĐƯỢC XEM XÉT) Chúng tôi muốn gặp quý vị để thảo luận: □ Giám định/điều kiện hưởng/nhận định khuyết tật cần giáo dục đặc biệt □ Đặt chỗ/Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP) □ Chuyển tiếp từ những dịch vụ can thiệp sớm tới lớp mẫu giáo □ Duyệt xét việc đặt chỗ/IEP □ Tái giám định để ấn định sự khuyết tịch và bản chất, mức độ giáo dục đặc biệt và những dịch vụ liên hệ cần thiết. □ Xem xét những dịch vụ chuyển tiếp cần thiết (Bắt đầu trong lớp chin hay khi đạt 16 tuổi, tùy theo cái nào tới trước) □ Xem xét những dịch vụ cho Niên Học Kéo Dài (ESY) □ Xem xét những lựa chọn khác (nếu thích nghi): ____________________________________________________ ĐỊA ĐIỂM CUỘC HỌP (Tòa nhà/Phòng) ĐỊA CHỈ Vào ngày___________________________________ vào lúc__________________________________________ NGÀY GIỜ Cuộc hội thảo này sẽ tạo một cơ hội để thảo luận chương trình giáo dục của con quý vị và những sự sửa đổi nào cần thiết để cung cấp những dịch vụ thích nghi. Những học sinh phải được mời tới tham dự những cuộc họp với mục đích để xem xét những dịch vụ chuyển tíếp bắt đầu không trễ hơn IEP đầu tiên được hoạch định trong lớo chin của học sinh hay khi đạt 16 tuổi, tùy theo cái nào tới trước. Là phụ huynh, quý vị sẽ quyết định là trẻ vị thành niên có tham dự hay không. (Những) đại diện từ những cơ quan có thể có trách nhiệm cung cấp những dịch vụ chuyển tiếp phải được mời tới buổi họp, với sự đồng ý thành văn của phụ huynh.. Tùy theo quyết định của quý vị hay cơ quan, những cá nhân khác mà có hiểu biết hay chuyên môn đặc biệt về đứa trẻ cũng có thể là một thành viên của Đội IEP. Những người dưới đây phải tham dự: Những người được chọn dưới đây được mời tham dự: Phụ huynh □ (Những) Người Cung cấp Dịch vụ Liên hệ □ Đại diện IDEA Phần C Thầy dạy Giáo dục Thường □ Cố vấn Phục hồi Huấn nghệ □ Người khác_________ Thầy dạy Giáo dục Đặc biệt □ Học sinh □ Người khác_________ Đại diện Ban Quản lý □ Trắc nghiệm viên Đủ khả năng □ Ngưòi khác_________ Xin liên lạc người ở địa chỉ hay số điện thoại dưới đây trước ngày ____/____/____ để cho biết quý vị có thể gặp vào giờ và địa điểm được đề nghị hay cần sự sắp xếp nào khác thuận tiện cho quý vị. Nếu cả hai phụ huynh không tham dự được, cơ quan phải sắp xếp những phương cách tham gia khác cho phụ huynh, kể cả thảo luận cá nhân hay hòa đàm bằng điện thoại và những bản sao của IEP. Chương trình giáo dục và dịch vụ cho con em quý vị sẽ không thay đổi trước cuộc họp để quý vị có cơ hội tham gia. Phiên dịch/thông dịch sẽ được sắp xếp nếu có sự yêu cầu. Phụ huynh được sự bảo vệ theo những thủ tục biện pháp an toàn. Nếu quý vị muốn hỏi gì về giấy thông báo này hay những quyền hạn của quý vị, xin liên lạc vời người có tên trong trong bản này. Những nguồn thông tin thêm có thể tìm thấy trong tập Quyền hạn của Phụ huynh trong Chương trình Giáo dục Đặc biệt: Thông báo những Thủ tục Biện pháp An toàn. Để có một bản, xin liên lạc <autofill special education teacher>. TỪ:__________________________________________________________________________________________ CHỮ KÝ CỦA VIÊN CHỨC KHU HỌC/CƠ QUAN CÔNG KHU HỌC/CƠ QUAN SỐ ĐIỆN THOẠI NGÀY ĐỊA CHỈ ĐƯỜNG/HỘP THƯ THÀNH PHỐ TIỂU BANG SỐ MÃ VÙNG CHỈ TRƯỜNG GHI VÀO ĐÂY MÀ THÔI: Giấy báo gởi bằng: □ Bưu điện Hoa kỳ Ngày gởi____________________ □ Đưa tay Ngày đưa tay________________ Cần thông dịch/phiên dịch viên? □ Có □ Không Nếu ghi có, cho biết cung cấp cách nào và khi nào:_______________ Chữ ký của viên chức trường/cơ quan công xác nhận là (những) phụ huynh đã nhận được bản giải thích bằng ngôn ngữ gốc của họ hay bằng một phương cách truyền đạt khác để giúp họ hiểu những quyền hạn của họ. OSDE Mẫu 6 Trang 1 của 1 trang
NOTIFICATION OF MEETING
The Notification of Meeting:
• 10 days notice is recommended unless parent waives this right.
• Must be early enough to ensure parents have opportunity to attend.
• Meeting is scheduled at a mutually agreed upon time and place.
• 2 attempts – one personal contact (documented home visits, phone calls, video conference, mail, email) & a written contact (Notification of Meeting) mailed through US Mail = due diligence.
• The Notification of Meeting must include checked boxes
indicating the purpose(s) of the meeting • A written notice is required for a referral for reevaluation, request
for parent consent, manifestation determination, and when a parent is not present.
Hold meeting if the parent does not show for the meeting after due diligence. This meeting must be held on date and time specified on the previous notification of meeting. Send the Written Notice of Meeting, copy of the IEP, and Parent Rights.
Refer to p. 60 of the Special Education Handbook.
To: Superintendents, District Test Coordinators, and Special Education Directors
From: Maridyth McBee, Assistant State Superintendent of Assessment and Accountability; Rene Axtell, Assistant State Superintendent of Special Education Services
Date: February 28, 2013
RE: Phase out plan and timeline for the elimination of the Oklahoma Modified Alternate Assessment Program (OMAAP), Grades 3-8 and End-of-Instruction (EOI)
The Oklahoma State Department of Education (OSDE) has been in a state of transition to the Partnership for Assessment of Readiness for College and Careers (PARCC) since the adoption of the Common Core State Standards (CCSS) in the Spring of 2010. The purpose of this memo is to outline the specific changes regarding the assessment options for students with disabilities discussed by the previous memo dated February 5th, 2013 (link below). These changes will have an impact upon students with disabilities, Individualized Education Programs (IEPs), assessment, and student results.
1. Beginning with the 2013-2014 school year, the OMAAP will not be an assessment option for first time test takers.
Students with disabilities who were previously eligible for alternate assessments based on modified academic achievement standards will be included in the high-quality assessment based on grade-level academic achievement standards beginning with the 2013-2014 school year.
2. Students who were previously administered the OMAAP EOIs during 2012-13 or earlier and were unsuccessful will have the opportunity to retake an OMAAP in the same subject area in order to apply a modified proficiency score.
This option will remain in place through the 2015-2016 school year for every student who participated in the OMAAP for the first time prior to the start of the 2013-2014 school year. This timeframe will provide students the opportunity to retake the OMAAP in the same subject area in order to apply a modified proficiency score.
What do these changes mean for Oklahoma students with disabilities and assessments during SY 2013-14?
All students who are first time test takers within a subject area must either participate in the Oklahoma Core Curriculum Test (OCCT) or the OAAP assessment.
Core Instruction should focus on the new Oklahoma C3 Standards. Placement decisions should focus on the least restrictive environment that affords a
student access to the Oklahoma C3 Standards and core content curriculum. Instructional and Assessment Accommodations should focus on providing appropriate
access that does not decrease learning expectations.
TIMELINE*
2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 and beyond
All first time test takers in a subject area must participate in the OCCT or OAAP.
All first time test takers in a subject area must participate in the OCCT or OAAP.
All first time test takers in a subject area must participate in the OCCT or OAAP.
All students, including second time test takers, must participate in the OCCT or OAAP for all subjects.
Any student who participated in the OMAAP during the 2012-2013 school year or earlier and was unsuccessful has the option to retake the OMAAP in the same subject area in order to apply a modified proficiency score for ACE graduation requirements.
Any student who participated in the OMAAP during the 2012-2013 school year or earlier and was unsuccessful has the option to retake the OMAAP in the same subject area in order to apply a modified proficiency score for ACE graduation requirements.
Any student who participated in the OMAAP during the 2012-2013 school year or earlier and was unsuccessful has the option to retake the OMAAP in the same subject area in order to apply a modified proficiency score for ACE graduation requirements.
There will be no OMAAP option in any subject area available for second time test takers.
*The number of students needing to utilize the OMAAP for a modified proficiency score will decrease substantially over these school years. The focus of IEP and LIEP teams should be on selecting appropriate accommodations in order for students to be successful in the regular assessment.
OSDE Formulario 4 Página 1 de 1
NOMBRE DEL NIÑO:_________________________________________________ ID DEL ESTUDIANTE:______________________
PRIMER INICIAL APELLIDO
FECHA DE NACIMIENTO______________ GRADO: ____________ EDAD:____________ FECHA: ________________________ MES/DIA/AÑO MES/DÍA/AÑO
PADRE(S):________________________________________________________________________________________________
TELÉFONO: (TRABAJO) _______________________ (DOMICILIO) ________________________ (OTRO) _____________________________
DOMICILIO: ____________________________________________________ DISTRITO/AGENCIA: ______________________ DIRECCIÓN/APARTADO POSTAL CIUDAD/ESTADO CÓDIGO POSTAL Se solicita consentimiento para lo siguiente: Evaluación inicial Reevaluación Enmienda/Modificaciones al Programa de Educación Individualizada (IEP) Acceso ayudas públicas o seguro (debe obtenerse cada vez que el organismo público intenta acceder; debe ser
voluntario por parte del (de los) padre(s)). Asistencia equipo del IEP: dispensa para un miembro del equipo del IEP, total o parcial ________________________________________ __________________________________________ _______________________ (Nombre del miembro dispensado) (Representante del LEA) (Fecha) Miembros de organismo(s) externo(s) que financia(n) o presta(n) servicios de transición secundarios para
asistir a reuniones del IEP _____________________________________________________ _______________________a ____________________________ (Organismo) (Fecha) (Fecha) _____________________________________________________ _______________________a ____________________________ (Organismo) (Fecha) (Fecha) PADRE(S): Se explican los procedimientos de valoración que se utilizarán para evaluar las áreas de funcionamiento en la notificación escrita a los padres, OSDE Formulario 8. He recibido una explicación de la evaluación propuesta y los procedimientos de evaluación que se utilizarán. Estoy al tanto de las protecciones dispuestas según las garantías procesales. He recibido una copia de los Derechos de los padres en educación especial: Notificación de las garantías procesales _______________ (iniciales de los padres). Por recursos adicionales, comuníquese con su organismo de educación local (LEA) al número telefónico que sigue. También puede comunicarse con el Departamento de Educación del Estado de Oklahoma (OSDE), Servicios de Educación Especial (SES) al (405) 522-3248 o visitando el sitio Web del OSDE-SES Web en <www.sde.state.ok.us>. _____________________________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL PADRE FECHA DE: _______________________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL FUNCIONARIO DEL DISTRITO/ORGANISMO PÚBLICO TELÉFONO FECHA _______________________________________________________________________________________________________ DIRECCIÓN/APARTADO POSTAL CIUDAD ESTADO CÓDIGO POSTAL
USO ESCOLAR ÚNICAMENTE:
Notificación enviada por: Correo de EE. UU. Fecha envío __________
Entrega en mano Fecha entrega __________ ¿Se necesita traducción/interpretación? Sí No Si sí, especificar cómo y cuándo se necesita:__________________________ La firma del funcionario de la escuela/organismo público confirma que el(los) padre(s) han recibido una explicación en su lengua nativa u otra forma de comunicación de modo que el(los) padre(s) entienda(n) sus derechos.
CONSENTIMIENTO DE LOS PADRES
Mẫu 4 OSDE Trang 1 của 1
TÊN ĐỨA TRẺ: ____________________________________________________SỐ THẺ HỌC SINH: ______________________
TÊN/TÊN LÓT/HỌ
NGÀY SINH: _______________________LỚP: ________________ TUỔI: _______________ NGÀY: ______________________ THÁNG/NGÀY/NĂM THÁNG/NGÀYNĂM
PHỤ HUYNH:_____________________________________________________________________________________________
ĐIỆN THOẠI (SỞ LÀM): _______________________ (NHÀ) ________________________ (KHÁC) ______________________
ĐỊA CHỈ NHÀ: ___________________________________________________________ QUẬN/CƠ QUAN: _________________ ĐỊA CHỈ ĐƯỜNG/HỘP THƠ THÀNH PHỐ TIỂU BANG SỐ MÃ VÙNG Sự đồng ý của phụ huynh được yêu cầu cho điều sau đây: Giám định sơ khởi Tái giám định Tu chính/Sử đổi cho Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP) Tiếp cận Trợ Cấp Công Cộng hay Bảo Hiểm (Phải có sự đồng ý mỗi lần cơ quan công cộng muốn tiếp cận; sự
đồng ý của phụ huynh phải là tự nguyện.) Sự có hiện diện của nhóm IEP: Sự miễn hiện diện của một thành viên IEP, nguyên bộ hay một phần ________________________________________ __________________________________________ _______________________ (Tên của Thành viên được Miễn) (Đại diện LEA) (Ngày) Thành viên của cơ quan ngoài tài trợ hay cung cấp dịch vụ chuyển tiếp thứ yếu để tham dự những buổi họp
IEP ____________________________________________________ _______________________tới ____________________________ (Cơ quan) (Ngày) (Ngày) _____________________________________________________ _______________________tới ____________________________ (Cơ quan) (Ngày) (Ngày) PHỤ HUYNH: Những thủ tục giám định được dùng để ước lượng những chức năng được giải thích trong Giấy Thông Báo cho Phụ Huynh, Mẫu 8 OSDE. Tôi đã được giải thích sự giám định đề nghị và những thủ tục giám định được dùng. Tôi thông hiểu những sự bảo vệ trong những thủ tục bảo vệ an toàn. Tôi đã nhận được một bản Quyền Hạn của Phụ Huynh trong Chương Trình Giáo Dục Đặc Biệt: Thông Báo về những Thủ Tục Bảo Vệ An Toàn. _______________ (Tên tắt của phụ huynh) Để biết thêm thông tin xin liên lạc với cơ quan giáo dục địa phương (LEA) ở số điện thoại dưới đây. Quý vị cũng có thể liên lạc Bộ Giáo Dục Oklahoma (OSDE), Dịch Vụ Giáo Dục Đặt Biệt (SES) ở số (405) 522-3248 hay viếng địa chỉ mạng của OSDE-SES ở <www.sde.state.ok.us>. _________________________________________________________________________________________________________ CHỮ KÝ CỦA PHỤ HUYNH NGÀY TỪ: _______________________________________________________________________________________________________ CHỮ KÝ CỦA VIÊN CHỨC KHU HỌC/CƠ QUAN CÔNG KHU HỌC/ CƠ QUAN ĐIỆN THOẠI NGÀY _________________________________________________________________________________________________________ ĐỊA CHỈ ĐƯỜNG/HỘP THƠ THÀNH PHỐ TIỂU BANG SỐ MÃ VÙNG
CHỈ TRƯỜNG HỌC GHI ĐÂY MÀ THÔI:
Thông báo gởi bằng: Bưu điện Ngày gởi __________
Đưa tay Ngày đưa __________
Cần thông dịch/phiên dịch? Có Không Nếu có, nói rõ cung cấp cách nào và khi nào:________________________ Chữ ký của viên chức nhà trường/cơ quan công xác nhận rằng phụ huynh đã nhận được giải thích bằng ngôn ngữ chính của họ hay bằng phương cách truyền thông khác để giúp phụ huynh hiểu quyền hạn của họ.
SỰ ĐỒNG Ý CỦA PHỤ HUYNH
Parent Contact Form Details
The Record of Parent Contact Form should be utilized to document each contact made with the parent/guardian.
This form is used to document all attempted contacts.
Parent Contacts should be documented in the online IEP platform. If a paper copy is used, send the original to records.
OSDE Form 2 Page __ of __
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: ___________________________
FIRST MIDDLE LAST
BIRTHDATE: __________________ DISTRICT/AGENCY: ______________________________________________________ MONTH/DAY/YEAR
PARENT(S):__________________________________________________________________________________________________
PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) ___________________________
HOME ADDRESS: ____________________________________________________________________________________________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP
SPECIAL INSTRUCTIONS: _____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact:
Method of Contact: Mail Email Phone Other______________
Results: Person Making Contact: Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact:
Method of Contact: Mail Email Phone Other______________
Results: Person Making Contact:
Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact:
Method of Contact: Mail Email Phone Other ______________
Results: Person Making Contact:
RECORD OF PARENT CONTACT
OSDE Form 2 Page __ of __
NAME OF CHILD: _________________________________________________STUDENT ID:
FIRST MIDDLE LAST SPECIAL INSTRUCTIONS: ____________________________________________________________________________________________________________
Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact: Method of Contact: Mail Email Phone Other___________________
Results: Person Making Contact: Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact: Method of Contact: Mail Email Phone Other___________________
Results: Person Making Contact: Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact: Method of Contact: Mail Email Phone Other _______________
Results: Person Making Contact:
Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact: Method of Contact: Mail Email Phone Other _______________
Results: Person Making Contact:
RECORD OF PARENT CONTACT
PARENTS RIGHTS IN SPECIAL EDUCATION: NOTICE OF PROCEDURAL SAFEGUARDS
As the parent(s) of a child who is receiving or may be eligible for special education and related services, you have certain rights according to State and federal laws. If you have questions about these rights and procedural safeguards, please contact your school district, or the Oklahoma State Department of Education (OSDE), Special Education Services (SES). These rights and procedural safeguards are in accordance with Federal Law, the Individuals with Disabilities Education Act (IDEA) 2004. In general, a copy of the procedural safeguards must be given to you (or your young adult who has reached the age of majority—18 years of age unless a guardian has been appointed by a Court) only one time per year, except that a copy must also be given to you: upon initial referral or your request for evaluation; upon the filing of a State administrative complaint or due process hearing complaint; upon your request and if your student is subject to a disciplinary change of placement. Your school district may place a current copy of the procedural safeguards notice on its Web site if such Web site exists. The procedural safeguards notice must include a full explanation of the procedural safeguards, written in a language understandable to the general public, and provided in your native language or other mode of communication you use, unless it is
clearly not feasible to do so. If your native language or other mode of communication is not a written language, your school district must ensure that the notice is translated orally or by other means in your native language or other mode of communication; you understand the content of the notice; and that there is written evidence that these requirements have been met. PRIOR WRITTEN NOTICE TO PARENTS Your school district must provide prior written notice to you each time it proposes or refuses to initiate or change the identification, evaluation, educational placement of your child or the provision of a free appropriate public education (FAPE) to your child. The notice must include:
A description of the action your school district proposes or refuses to take.
An explanation of why your school district proposes or refuses to take the action.
A description of any other options that the Individualized Education Program (IEP) Team considered and the reasons why those options were rejected.
A description of each evaluation procedure, assessment, record, or report your school district used in
2
deciding to propose or refuse the action.
A description of any other factors which are relevant to your school district’s proposal or refusal.
A statement that you have protection under the procedural safeguards under the IDEA and, if the notice is not a referral for an initial evaluation, the means by which a copy of a description of the procedural safeguards can be obtained, and include resources for you to contact for help in understanding the provisions of the IDEA.
The notice must be:
Written in language understandable to the general public.
Provided in your native language or other mode of communication you use, unless it is clearly not feasible to do so.
NATIVE LANGUAGE If your native language or other mode of communication is not a written language, your school district must ensure that the notice is translated for you orally or by other means in your native language or other mode of communication and that you understand the content of the notice. The school must have written documentation that this requirement has been met. In the case of an individual who is limited English proficient (LEP), native language refers to the language normally used by that person. In the case of a child, it refers to the language normally used by your child’s parents in all direct contact with your child. In all direct contact with your child, it refers to the language normally used by your child in the home or learning environment.
For a person with deafness or blindness, or a person with no written language, the mode of communication is the language the person normally uses (such as sign language, Braille, or oral communication). ELECTRONIC MAIL (E-MAIL) If your school district offers you the choice of receiving documents by e-mail, you may also choose to receive the following documents by e-mail:
Procedural Safeguards Notice. Notices related to a due process
complaint. PARENT CONSENT—DEFINITION Consent means:
You have been fully informed in your native language or other mode of communication of all information relevant to the activity for which you are asked to provide consent.
You understand and agree in writing to the carrying out of the activity for which your consent is sought, and the consent describes the activity and lists the records (if any) which will be released and to whom.
You understand that the granting of consent is voluntary and you may revoke or withdraw your consent at any time prior to carrying out the action. However, your revocation of consent is not retroactive which means that it does not negate the action that has already occurred after you gave consent and before you revoked consent.
3
PARENTAL CONSENT FOR INITIAL EVALUATION After providing you with written notice of the proposed evaluations for your child, your school district must obtain your consent before conducting an initial evaluation to determine whether your child is eligible under Part B of the IDEA to receive special education and related services. Your consent for an initial evaluation does not mean that you have given your consent for the school district to provide special education and related services to your child. Your school district must make reasonable efforts to obtain your informed consent for initial evaluation to decide whether your child is a child with a disability. Your consent is not required before your school district may:
Review existing data as part of your child’s evaluation or reevaluation.
Give your child a test or other assessment that is given to all children, unless, before that test or assessment, consent is required from all parents of all children.
Screen your child by a teacher or specialist to determine strategies for curriculum implementation.
WARDS OF THE STATE For children that are wards of the state and are not living with his/her parent(s) the school district does not need consent from the parent for an initial evaluation to determine if your child is a child with a disability if:
Despite reasonable efforts to do so, the school district cannot find the parent(s) of the child.
The rights of the parent(s) have been terminated in accordance with State law.
A judge has assigned the right to make educational decisions and to consent for an individual evaluation to an individual appointed by the judge to represent the child.
Ward of the state as used in the IDEA, means a child who, as determined by the state where the child lives, is:
A foster child. Considered a ward of the state under
Oklahoma State law. In the custody of a public child
welfare agency. The term does not include a foster child who has a foster parent who meets the definition of a parent. REFUSAL TO CONSENT If you, the parent(s), refuse consent for evaluation, the school or school district may continue to pursue an evaluation by utilizing the mediation and due process complaint hearing procedures, except to the extent where State law is inconsistent with this provision related to parental consent. If you are home schooling your child or you have placed your child in a private school, the school cannot use the mediation or due process hearing procedures to pursue an evaluation. Parental consent for evaluation must not be construed as consent to placement for provision of special education and related services. If the local educational agency (LEA) pursues an evaluation by utilizing the due process complaint hearing procedures, and the hearing officer decides in favor of the
4
LEA/agency, the LEA/ agency may evaluate your child without your consent. This is subject to the parents’ rights under provisions for administrative appeals, impartial reviews, civil actions, due process timelines, and status of your child during the proceedings under the IDEA. The LEA/agency must notify the parent(s) of its actions and that the parent(s) have appeal rights, as well as safeguards and rights at the hearing itself. TRANSFER OF PARENTAL RIGHTS AT AGE OF MAJORITY When a young adult with a disability reaches the age of majority (18 years of age) or when a minor is married, under State law (except for a young adult with a disability who has been determined to be incompetent under State law):
The school district must provide any notice required by the law to both the young adult and the parents.
All other rights afforded to parents under the IDEA Part B transfer to the young adult.
The school district must notify the individual and the parent(s) of transfer of rights at least one year before the transfer in your student’s IEP.
All rights afforded to parent(s) under this law transfer to young adults who are incarcerated in an adult or juvenile federal, State, or local correctional institution.
If, under State law, a young adult with a disability who has reached the age of majority has not been determined to be incompetent, but who is determined not to have the ability to provide informed consent with respect to his or her educational program, the State must establish procedures for appointing the parent(s) of the young
adult, or if the parent(s) are not available, another appropriate individual, to represent the educational interests of the young adult throughout the period of eligibility of the young adult under this part. EVALUATION Either a parent or a school district may initiate a request for an initial evaluation to determine if your child is a child with a disability. If you believe your child is in need of a special education evaluation, you should contact your child’s school. Evaluation means a variety of assessment tools, including your input, your child’s teachers and other service providers observations, strategies, technically sound instruments, and procedures used in accordance with IDEA to determine whether a child qualifies as a child with a disability as defined by IDEA and the educational needs of your child. The term means procedures used selectively with an individual child, and it does not include basic assessments administered to or procedures used with all children in a school, grade, or class. ELIGIBILITY Upon completion of the determination of tests and other evaluation procedures, including information provided by you, the parent(s), the determination of whether your child is eligible as a child with a disability must be made by a group of qualified professionals and the parent(s). A copy of the evaluation report and the documentation of determination of eligibility must be given to you, the parent(s), at no cost. Your child will be eligible for special education services if it is determined that your child has one or more of the disabilities included under Oklahoma’s special education
5
standards and your child is in need of special education (specially designed instruction) as a result. An initial evaluation must be conducted in a 45-school-day timeframe from receipt of parental consent for the initial evaluation until the initial eligibility determination is completed. This timeframe would not apply if you repeatedly fail or refuse to make your child available for the evaluation or your child enrolls in another school district while the evaluation is being conducted. Your child’s new school district and you would then agree on a specific time when your child’s evaluation would be promptly completed. If your child has participated in a process that assesses your child’s response to scientifically research-based intervention to determine if your child has a specific learning disability, the instructional strategies used and the student-centered data collected must include documentation that you, the parent(s), were notified about the State’s policies regarding the amount and nature of student performance data that would be collected and the general education services that would be provided; strategies for increasing your child’s rate of learning; and the your right to request an evaluation. PARENTAL CONSENT FOR SERVICES Your school district must obtain your informed consent before providing special education and related services to your child for the first time. Your school district must maintain documentation of reasonable efforts to obtain your informed consent.
The documentation must include a record of the school district’s attempts in these areas, such as:
Detailed records of telephone calls made or attempted and the results of those calls.
Copies of correspondence sent to you and any responses received.
Detailed records of visits made to your home or place of employment and the results of those visits.
If you refuse to give your consent for your child to receive special education and related services for the first time, or if you do not respond to a request to provide such consent, your school district cannot provide special education and related services to your child. Your refusal to provide consent for your child to first receive special education services cannot be challenged legally by your school district. If you refuse to consent to the provision of special education and related services, or if you fail to respond to a request to provide such consent:
The school district is not in violation of the requirement to make available a FAPE to your child for its failure to provide those services to your child.
The school district is not required to have an IEP meeting or develop an IEP for your child for the special education and related services for which your consent was requested.
Except for an initial evaluation and initial placement of your child into special education, the IDEA provides that consent may not be required as a condition of any benefit to you or your child. Any changes in your child's special education program, after the initial placement, are not subject to your parental consent under the IDEA Part B, but
6
are subject to the prior notice and IEP requirements. Oklahoma procedures and the IDEA also require prior notice to parents and opportunity to participate in development or review of IEPs before conducting reevaluations. PARENTAL CONSENT FOR REEVALUATIONS A reevaluation must be conducted at least every three years, or more often if conditions warrant. However, the IDEA does not require that a school conduct a reevaluation more than once per year unless you and the school agree. Also, the IDEA allows the school district and you to mutually agree to waive the reevaluation. Your school district must obtain your informed consent before it reevaluates your child, unless your school district can demonstrate that:
Your school district took reasonable measures to obtain your consent for your child's reevaluation.
You failed to respond. No additional information is needed
after a review of existing information.
Your school district may, but is not required to, pursue your child’s reevaluation by using the mediation, due process complaint resolution meeting, and/or impartial due process complaint hearing procedures to override your refusal to consent to your child’s reevaluation. However, as with initial evaluations, your school district does not violate its obligations under Part B of the IDEA if it declines to pursue the reevaluation in this manner.
PARENTAL REVOCATION OF CONSENT You have the right to revoke consent for the continued provision of special education and related services at any time. You must submit in writing your request to revoke your consent for special education and related services. Services cannot be revoked in part; therefore, your request for revocation would forfeit all special education services, related services and any other supports included in your child’s IEP. Within a reasonable time, your school district must respond to your revocation with a written notice, regarding the termination of the educational placement and special education and related services that will result from the revocation of consent. The written notice must include information on resources for you to contact to understand the requirements of Part B of the IDEA. If you revoke consent for special education, the school district:
Is not in violation of the requirement to make available a FAPE to your child for its failure to provide services to your child.
Your child will be treated as a nondisabled student for disciplinary purposes.
Is not required to amend your child’s education records to remove any references to your child’s receipt of special education and related services.
You or the school district may at a later date, initiate a request for an initial evaluation to determine if your child is a child with a disability.
7
INDEPENDENT EDUCATIONAL EVALUATION You have the right to obtain an independent educational evaluation (IEE) for your child. If you request an IEE, the school district must provide you information about where an IEE may be obtained. An independent educational evaluation means an evaluation conducted by a qualified examiner who is not employed by the school district responsible for the education of your child. IEE at public expense means that the school district either pays for the full cost of the evaluation or ensures that the evaluation is otherwise provided at no cost to you. Whenever an IEE is at public expense, the criteria in which the evaluation is obtained, including the location of the evaluation and the qualifications of the examiner, must be the same as the criteria that the school district uses when it initiates an evaluation. You have the right to an IEE at public expense if you disagree with an evaluation of your child obtained by your school district. However, the school district may initiate a due process complaint hearing to show that its evaluation is appropriate. If the final decision is that the evaluation is appropriate, you still have the right to an IEE, but not at public expense. The school district may require you to provide them prior notice before you obtain an IEE at public expense; however, the school district may not fail to pay for an IEE if you do not notify the school district that an IEE is being sought. If you obtain an IEE at private or public expense, the results of the evaluation must be considered by the school district in any
decision made with respect to the provision of a FAPE to your child, and may be presented as evidence at a due process hearing regarding your child. If a hearing officer requests an IEE as part of a hearing decision, the cost of the evaluation must be at public expense. EDUCATION RECORDS-PERSONALLY IDENTIFIABLE INFORMATION An education record is information that the school maintains that contains personally identifiable information on your child. Personally identifiable information includes: the name of your child, your name, or other family member names; the address of your child; a personal identifier, such as your child's social security number or student number; or a list of personal characteristics or other information that would make it possible to identify your child with reasonable certainty. ACCESS RIGHTS Each school district must permit you to inspect and review any educational records which are collected, maintained, or used by your school district. The school district must comply with your request without unnecessary delay and before any meeting regarding your child’s IEP, a resolution session or impartial due process hearing, and in no case, more than 45 days after the request has been made. The right to inspect and review educational records under this section includes:
Your right to a response from the school district to your reasonable requests for explanations and interpretations of the records.
8
Your right to have your representative inspect and review the records.
Your right to request that the school district provide copies of the records if you cannot effectively inspect and review the records, unless you receive those copies.
A school district may presume that you have authority to inspect and review records relating to your child unless the school district has been advised that you do not have the authority under applicable State law governing such matters as guardianship, separation, and divorce. RECORD OF ACCESS Each school district must keep a record of parties obtaining access to education records collected, maintained, or used under this part, (except access by parents and authorized employees of the school district), including the name of the party, the date access was given, and the purpose for which the party is authorized to use the records. RECORDS ON MORE THAN ONE CHILD If any educational record includes information on more than one child, the parent(s) of those children have the right to inspect and review only the information relating to their child or to be informed of that specific information. LISTS OF TYPES AND LOCATIONS OF INFORMATION On request, each school district must provide you with a list of the types and locations of your child’s education records collected, maintained, or used by the school district.
FEES FOR SEARCHING, RETRIEVING, AND COPYING RECORDS Each school district may not charge a fee to search for or to retrieve information under the IDEA Part B. Each school district may charge a fee for copies of records, which are made for you if the fee does not effectively prevent you from exercising your right to inspect and review those records. AMENDMENT OF RECORDS AT PARENT'S REQUEST If you believe that information in education records collected, maintained, or used under this part is inaccurate, misleading, or violates the privacy or other rights of your child, you may request the school district that maintains the information change the information. The school district must decide whether to change the information in accordance with your request within a reasonable period of time of receipt of this request. If the school district decides to refuse to change the information in accordance with your request, it must inform you of the refusal and advise you of your right to a hearing as set forth under the Family Education Rights and Privacy Act (FERPA). OPPORTUNITY FOR A HEARING The school district must, on request, provide you an opportunity for a hearing to challenge information in educational records regarding your child to ensure that it is not inaccurate, misleading, or otherwise in violation of the privacy or other rights of your child. If, as a result of the hearing, the school district decides that the information is inaccurate, misleading or otherwise in violation of the privacy or other rights of
9
your child, it must change the information accordingly and inform you in writing. RESULTS OF A HEARING If, as a result of the hearing, the school district decides that the information is not inaccurate, misleading, or otherwise in violation of the privacy or other rights of your child, it must inform you of your right to place in the records it maintains on your child your written statement commenting on the information or providing any reasons you disagree with the decision of the school district. Such an explanation placed in the records of your child must be maintained by the school district as part of the records of your child as long as the record or contested portion is maintained by the school district. If the school district discloses the records of your child or the challenged portion to any party, the explanation must also be disclosed to the party. CONSENT FOR DISCLOSURE OF PERSONALLY IDENTIFIABLE INFORMATION Unless the information is contained in education records, and the disclosure is authorized without your consent under FERPA, your consent must be obtained before personally identifiable information is disclosed to parties other than officials of participating agencies. Your consent is not required before personally identifiable information is released to officials to participating agencies for purposes of meeting a requirement of Part B of the IDEA. Your consent must be obtained before personally identifiable information is
released to officials of participating agencies providing or paying for transition services. If your child is in, or is going to attend, a private school that is not located in the same school district in which you reside, your consent must be obtained before any personally identifiable information about your child is released between officials in the school district where the private school is located and officials in the school district where you reside. SAFEGUARDS Each school district must protect the confidentiality of personally identifiable information at collection, storage, disclosure, and destruction stages. One official at each school district must assume responsibility for ensuring the confidentiality of any personally identifiable information. All persons collecting or using personally identifiable information must receive training or instruction regarding your State’s policies and procedures regarding confidentiality under Part B of the IDEA and FERPA. Each school district must maintain, for public inspection, a current listing of the names and positions of those employees within the district that may have access to personally identifiable information. DESTRUCTION OF INFORMATION Your school district must inform you when personally identifiable information collected, maintained, or used is no longer needed to provide educational services to your child.
10
The information must be destroyed at your request; however, a permanent record of your child’s name, address, and phone number, grades, attendance record, classes attended, grade level completed, and year completed, may be maintained without time limitation. MEDIATION Mediation in special education is a free and effective process to assist parents and schools in resolving disagreements, at the earliest stage possible, regarding the education program of a student with disabilities. This occurs at a non-adversative meeting that is more structured than a parent-school conference but less formal than a due process hearing. The Oklahoma State Department of Education or school district must make mediation available to allow you and the school district to resolve disagreements involving any matter under Part B of the IDEA, including matters arising prior to the filing of a due process complaint. Thus, mediation is available to resolve disputes under Part B of the IDEA, whether or not you have filed a due process hearing request. When a due process complaint is initiated under the IDEA, the school district must inform you of the availability of mediation as an alternative to resolving disputes. The procedures must ensure that the mediation process:
Is voluntary on your part and the school district’s part.
Is provided at no cost to you. Is not used to deny your right to a
due process hearing, or deny any other rights you have under Part B of the IDEA.
Is conducted by a qualified and impartial mediator who is trained in effective techniques.
For further information on Oklahoma’s Mediation system, you may contact the Special Education Resolution Center (SERC) at 918-712-9632 or 888-267-0028. You may also contact the local Early Settlement Center at 877-521-6677 for the name and number of your local Early Settlement Center. Opportunity to Meet with a Disinterested Party: The state educational agency (SEA) or school district may establish procedures to offer you and school districts that choose not to use the mediation process an opportunity to meet with a disinterested party who is under contract with: An appropriate alternative dispute
resolution entity (Early Settlement Centers of the Alternative Dispute Resolution System, under the direction of the Administrative Office of the Courts), a parent training and information center (Oklahoma Parent Training and Information Center), the Joint Oklahoma Information Network (JOIN), or a community parent resource center in the State.
To encourage the use, and explain the benefits, of the mediation process to you.
The mediator: May not be an employee of the SEA or
the school district that is involved in the education or care of your child.
Must not have a personal or professional interest which conflicts with the mediator’s objectivity.
11
A person who otherwise qualifies as a mediator is not an employee of a school district or State agency solely because he/she is paid by the agency or school district to serve as a mediator. Trained, qualified, and impartial mediators are available, and may be requested from the Early Settlement Centers of the Alternative Dispute Resolution System, under the direction of the Administrative Office of the Courts. Information and referral may also be obtained at no cost through the OSDE-SES, the Oklahoma Areawide Services Information System (OASIS), the Oklahoma Parent Training Information Center, or the Oklahoma Disability Law Center (ODLC). The OSDE-SES supports resolution of disputes, involving any matter subject to due process complaints, through mediation or other informal means between parents and school districts concerning the education of a child with a disability or purported to have disabilities. The State is responsible for the costs of the mediation process. Each meeting in the mediation process must be scheduled in a timely manner and held in a location that is convenient for you and the school district. Mediation is not used to deny or delay your right to a due process hearing or to deny any other rights afforded under these requirements. Also, the mediation meeting does not alter the required timelines for due process hearings. To resolve a dispute through the mediation process, both you and the school district must execute a legally binding agreement that sets forth such resolution, and:
States that all discussions occurred during the mediation process will remain confidential and may not be used as evidence in any subsequent
due process hearing or civil proceedings.
Is signed by both you and a representative of the school district who has the authority to bind the school district.
A written, signed mediation agreement is enforceable in any State court or competent jurisdiction or in a district court of the United States. Mediation may be requested by you or the school district but must be attended and agreed upon by both parties. The parties involved may or may not have representatives at the mediation; however, those persons attending should be in a position of authority to make decisions. Either party may refuse to participate in a conference without prejudice to any procedural safeguard afforded under any applicable State or federal law. FILING LOCAL OR STATE LEVEL ADMINISTRATIVE COMPLAINTS A signed written complaint regarding alleged violations of the IDEA Part B may be filed with the local school district administrator or the SEA. The complaint may address your specific child and/or policy or practice of the school district that you allege is in violation of the IDEA. If the complaint is filed with the local school district, the complainant may request that the State review the findings. A written complaint must include:
A statement that the school district has violated a requirement under the IDEA Part B.
Facts on which the statement is based.
12
The signature and contact information of the complainant.
If alleging violations regarding a specific child:
The name of the child and the address of the residence of the child.
The name of the school in which the child attends.
In the case of a homeless child or youth, available contact information for the child and the name of the school in which the child attends.
A description of how the school district has violated the requirements under the IDEA related to the allegation including the facts related to the problem.
The proposed resolution of the problem to the extent known and available to the party following the complaint at the time the complaint is filed.
The complaint must allege the violation occurred not more than one year prior to the date the complaint is filed. If you file an administrative complaint and a due process hearing complaint on the same issue, the investigation of the administrative complaint will be held in abeyance. The hearing officer assigned to hear your due process hearing complaint will conduct an impartial hearing. Relevant information may be submitted orally and in writing regarding the alleged issue for consideration in determining if there is a violation of the IDEA Part B. A form for this purpose is available from the OSDE-SES to assist you in filing a formal written complaint.
A written letter of findings will be issued by the OSDE-SES within 60 calendar days after receipt of a formal written complaint, unless exceptional circumstances exist which require lengthier involvement. Mediation is also encouraged as an option to facilitate early resolution of complaint issues. Information to assist in requesting mediation or filing a complaint may be obtained by contacting the special education director or administrator of your school district or the OSDE-SES. FILING A DUE PROCESS HEARING COMPLAINT You or the school district may file a due process complaint on any matter relating to a proposal or refusal to initiate or change the identification, evaluation, or educational placement of your child, or the provision of a FAPE. The due process complaint must allege a violation that happened not more than two years before you or the school district knew or should have known about the alleged action that forms the basis of the due process complaint. The above timeline does not apply to you if you could not file a due process complaint due to:
The school district specifically misrepresented that it has resolved the issue forming the basis of the complaint.
The school district withheld information from you that was required to be provided to you under Part B of the IDEA.
13
The school district must inform you of any free or low-cost legal or other relevant services available in your area if you request the information, or if you or the school district file a due process complaint. DUE PROCESS COMPLAINT To request a hearing, you or the school district (or your attorney or the school district’s attorney) must submit a due process complaint to the other party. That complaint must contain all of the content listed below and must be kept confidential. You or the school district, whichever filed the complaint, must also provide the SEA with a copy of the complaint. The due process complaint must be in writing, signed, and include:
The name of your child. Your child’s date of birth. The address of your child’s
residence. The name of the school your child is
attending. If your child is a homeless child or
youth, your child’s contact information and the name of the school your child is attending.
The current grade or current placement of your child.
Your child’s established or purported disability.
A description of the nature of the problem of your child relating to the proposed or refused action, including facts relating to the problem.
A proposed resolution of the problem to the extent known and available to you or the school district at the time.
The reason for challenging the identification, evaluation, education-al placement of your child, or the provision of a FAPE to your child.
A party may not have a due process hearing until the party, or the attorney representing the party, files a notice that meets the requirements. A form for this purpose is available from the OSDE-SES to assist you in filing a due process complaint. A copy of this request must be mailed by you, or the attorney representing you on behalf of your child, to the school district, and to the OSDE-SES, Attention: Due Process Hearing Requests, 2500 North Lincoln Boulevard, Room 412, Oklahoma City, Oklahoma 73105-4599. An impartial due process hearing office will be appointed to the case. You or your attorney will be notified of the appointment. The due process complaint will be considered sufficient unless the party receiving the due process complaint notifies the hearing officer and the other party, in writing, within 15 calendar days of receiving their complaint, that the complaint does not meet the requirements listed above. Within five calendar days of receiving the notification that the receiving party considers a due process complaint insufficient, the hearing officer must make a determination if the due process complaint meets the requirements listed above, and must immediately notify the parties in writing of such determination.
14
If the hearing officer determines that your due process hearing complaint is insufficient, you have the right to submit an amended complaint addressing the reason why it did not meet the criteria of a sufficient complaint. You or the school district may make changes to the due process complaint only if:
The other party approves of the changes in writing and is given the opportunity to resolve the due process complaint through resolution meeting.
By no later than five days before the due process hearing begins, the hearing officer grants permission for the changes. If the complaining party makes changes to the due process complaint, the timeline for the resolution meeting, and the time period for the resolution start again on the date in which the amended complaint is filed.
Nothing in this section may be construed to preclude you from filing a separate request for a due process complaint on an issue separate from the complaint already filed. If the school district has not sent a prior written notice to you regarding the subject matter contained in your due process complaint, the school district must, within ten calendar days of receiving the due process complaint, send to you a response that must include:
An explanation of why the school district proposed or refused to take the action raised in the due process complaint.
A description of other options that your child’s IEP team considered and the reasons why those options were rejected.
A description of each evaluation procedure, assessment, record or report the school district used as the basis for the proposed or refused actions.
A description of the other factors that are relevant to the school district’s proposed or refused actions.
Except as stated above, the party receiving a due process complaint must, within ten calendar days of receiving the due process complaint, send to the other party a response that specifically addresses the issues raised in the complaint. RESOLUTION SESSIONS Within 15 calendar days of receiving notice of your due process hearing complaint, and before the due process hearing begins, the school district must convene a meeting with you and the relevant member(s) of the IEP team who have specific knowledge of the facts identified in your due process complaint. The meeting:
Must include a representative of the school district who has decision-making authority on behalf of the school district.
May not include an attorney of the school district, unless you are accompanied by an attorney.
The purpose of the meeting is for you to discuss your due process complaint, and the facts that form the basis of the complaint. The school district is provided the opportunity to resolve the complaint, unless you and the school district both agree in writing to waive the resolution meeting, or agree to use the mediation process. Unless both you and the school district waive the
15
resolution meeting or agree to go to mediation, your failure to participate in the resolution meeting will delay the timelines for the resolution process and the due process hearing until the resolution meeting is held. If the school district has not resolved the complaint to your satisfaction within 30 calendar days of the receipt of the due process complaint, the due process hearing may occur. The 45 calendar day timeline for issuing a final decision begins at the expiration of the 30 calendar day resolution period, unless you and the school district have both agreed to waive the resolution process or to use mediation. In this case, the 45 calendar day timeline begins the next day. If, after making reasonable efforts and documenting such efforts, the school district is not able to obtain your participation in the resolution meeting, the school district may, at the end of the 30 calendar day resolution period, request that a hearing officer dismiss your due process complaint. If the school district fails to hold a mediation session within 15 days after receiving your due process hearing complaint or fails to participate in the resolution meeting, you may ask the hearing office to begin the due process hearing timeline. If a resolution to the dispute is reached at the resolution meeting, you and the school district must execute a legally binding agreement that is:
Signed by you and a representative of the school district who has the authority to bind the school district.
Enforceable in any State court of competent jurisdiction or in a district court of the United States.
If you and the school district enter into an agreement as a result of a resolution meeting, either party may void the agreement within three business days of the time that both you and the school district signed the agreement. IMPARTIAL DUE PROCESS HEARING At a minimum, a hearing officer must:
Not be an employee of the SEA or the school district involved in the education or care of your child; however, a person is not an employee of the agency solely because he/she is paid by the agency to serve as a hearing officer.
Not have personal or professional interest that conflicts with the hearing officer’s objectivity in the hearing.
Be knowledgeable of, and understand, the provisions of the IDEA, federal, and State regulations pertaining to the IDEA, and legal interpretations of the IDEA by federal and State courts.
Have the knowledge and ability to conduct hearings, in accordance with appropriate standard legal practice.
Have the knowledge and ability to render and write decisions in accordance with appropriate, standard legal practice.
The party that requests the due process hearing may not raise issues at the due process hearing that were not addressed in the due process complaint, unless the other party agrees. The SEA maintains a list of qualified hearing officers. When a due process hearing is assigned, the SEA must provide the name of the hearing officer assigned and their qualifications to all parties involved.
16
DUE PROCESS HEARING RIGHTS Any party to a hearing or an appeal must be accorded the right to:
Be accompanied and advised by a lawyer or person with special knowledge or training regarding the problems of children with disabilities.
Present evidence and confront, crossexamine, and require the attendance of witnesses.
Prohibit the introduction of any evidence at the hearing that has not been disclosed to the other party at least five business days prior to the hearing.
Obtain a written, or, at your option, electronic, word-for-word record of the hearing.
Obtain a written, or, at your option, electronic findings of the facts and decisions, which shall be made available to the public and transmitted to the State advisory panel.
A hearing officer may prevent any party that fails to disclose relevant evaluations or recommendations to the other party at least five business days before the hearing. You must be given the right to have your child present, and the right to open the hearing to the public. HEARING DECISIONS A hearing officer’s decision on whether your child received a FAPE must be based on substantive grounds. In matters alleging a procedural violation, a hearing officer may find that your child did not receive a FAPE, only if the procedural inadequacies:
Impeded your child’s right to a FAPE.
Significantly impeded your opportunity to participate in the decision-making process regarding the provision of a FAPE to your child.
Caused a deprivation of an educational benefit.
Nothing in the procedural safeguards section of the federal regulations under Part B of the IDEA can be interpreted to prevent you from filing a separate request for a due process hearing on an issue separate from a request already filed. The SEA, after deleting any personally identifiable information, must:
Provide the findings and decisions in the due process hearing or appeal to the State special education advisory panel.
Make those findings and decisions available to the public.
FINALITY OF DECISION, APPEAL, IMPARTIAL REVIEW A decision made in a due process hearing is final, except that any party involved in the hearing may appeal the decision within 30 calendar days. If a party is aggrieved by the findings and decision in the hearing, an appeal may be brought to the SEA. If there is an appeal, the SEA appoints a state reviewing officer who conducts an impartial review of the findings and decisions appealed. The official conducting the review must:
Examine the entire hearing record.
17
Ensure that the procedures at the hearing were consistent with the requirements of due process.
Seek additional evidence if necessary. If a hearing is held to receive additional evidence, the hearing rights described above apply.
Give the parties an opportunity for oral or written argument, or both, at the discretion of the reviewing official.
Make an independent decision on completion of the review.
Give you and the school district a copy of written, or at your option, electronic, findings of fact and decisions.
The SEA, after deleting any personally identifiable information, must transmit the findings and decisions to the State special education advisory panel, and make the findings and decisions available to the public. The decision made by the reviewing official is final, unless a party brings a civil action under the procedures described below. TIMELINES AND CONVENIENCE OF HEARINGS AND REVIEWS The SEA must ensure that no later than 45 calendar days after the expiration of the 30 calendar day period for resolution meetings, or, no later than 45 calendar days after the expiration of the adjusted time period:
A final decision is reached in a hearing.
A copy of the decision is mailed to you and the school district.
If there is an appeal, the SEA must ensure that no later than 30 calendar days after the receipt of a request for a review:
A final decision is reached in the review.
A copy of the decision is mailed to you and the school district.
A hearing officer may grant specific extensions of time beyond the 45 day calendar time period, if you or the school district requests a specific extension of the timeline. Each hearing must be conducted at a time and place that is reasonably convenient to you and your child. Except in the case of a change in placement initiated by school personnel due to your child carrying or possession of a weapon, possession or use of illegal drugs, or the sale or soliciting the sale of a controlled substance, or inflicting serious bodily injury upon another person, (or a change in placement ordered by a hearing officer due to a determination that maintaining the current placement is substantially likely to result in injury to the child or others), if you request a hearing to challenge the manifestation determination review, your child must remain in the interim alternative educational setting pending the decision of the hearing officer, or until the expiration of the time period of the change of placement, whichever occurs first, unless the State or school district and you agree otherwise. RIGHT TO BRING A CIVIL ACTION Any party who does not agree with the findings and decisions in the State level review has the right to bring a civil action with respect to the matter that was the subject of the due process complaint hearing. The action may be brought in any State court of competent jurisdiction or in a district court of the United States, without regard to the amount in dispute.
18
The party bringing the civil action must have 90 calendar days from the date of the decision of the hearing officer to bring such an action. In any civil action, the court:
Receives the records of the administrative proceedings.
Hears additional evidence at the request of a party.
Bases its decision on the preponderance of the evidence, and grants the relief that the court determines to be appropriate.
ATTORNEYS' FEES In any action or proceeding brought under Part B of the IDEA, the court, in its discretion, may award reasonable attorneys' fees as part of the cost:
To a prevailing party who is the parent of a child with a disability.
To a prevailing party who is a school district against the attorney of a parent who files a request for a due process hearing or subsequent cause of action that is frivolous, unreasonable or without foundation, or against the attorney of a parent who continued to litigate after the litigation clearly became frivolous, unreasonable or without foundation.
To a prevailing school district against the attorney of a parent, or against the parent, if the parent’s complaint or subsequent cause of action was presented for any improper purpose, such as to harass, to cause unnecessary delay, or to needlessly increase the cost of the action or proceeding.
A court awards reasonable attorneys’ fees based on rates prevailing in the community in which the action or hearing arose for the
kind and quality of services furnished. No bonus or multiplier may be used in calculating fees awarded. Funds under the IDEA Part B may not be used to pay attorney's fees or costs of a party related to an action or proceeding. Attorneys' fees may not be awarded and related costs may not be reimbursed in any action or proceeding for services performed subsequent to the time of a written offer of settlement to you, if:
The offer is made within the time prescribed by Rule 68 of the Federal Rules of Civil Procedure; or, in the case of an administrative proceeding, at any time more than ten calendar days before the proceeding begins.
The offer is not accepted within ten calendar days.
The court or administrative hearing officer finds that the relief finally obtained by you is not more favorable to you than the offer of settlement.
Attorneys' fees may not be awarded relating to any meeting of the IEP team unless such meeting is convened as a result of an administrative proceeding or court action, or, at the discretion of the State, for mediation. DISCIPLINE AUTHORITY OF SCHOOL PERSONNEL School personnel may consider any unique circumstances on a case-by-case basis, when determining whether to order a change in placement for a child with a disability who violates a code of student conduct. School personnel may remove a child with a disability who violates a code of student
19
conduct from their current placement to an appropriate interim alternative educational setting, another setting, or suspension, for not more than ten consecutive school days (to the extent such alternatives are applied to children without disabilities). If school personnel seek to order a change in placement that would exceed ten school days, and the behavior that gave rise to the violation of the school code is determined not to be a manifestation of your child’s disability, school personnel may apply the disciplinary procedures to your child in the same manner and for the same duration in which the procedures would be applied to children without disabilities, except the school must provide services to your child. Your child’s IEP team determines the interim alternative educational setting for such services. These services that must be provided to your child if removed from his or her current placement may be provided in an interim alternative educational setting. SERVICES Your child, if removed from his or her current placement for more than ten school days in the same school year must:
Continue to receive educational services, so as to enable him or her to participate in the general education curriculum, although in another setting, and to progress toward meeting the goals identified in his or her IEP; and receive, as appropriate, an Functional Behavior Assessment (FBA), behavioral intervention services, and modifications that are designed to address the behavior violation so that it does not happen again.
MANIFESTATION DETERMINATIONS Must occur within ten school days of any decision to change the placement of your child because of a violation of a code of student conduct that results in ten or more consecutive school days, or more than ten cumulative schools days of suspension in the same school year that school officials have determined is a pattern of behavior. A pattern of behavior may be determined because of the length of each removal, the total time that the student has been removed, the proximity of the removals to one another and whether or the behavior is substantially similar to the student’s behavior in previous incidents that resulted in disciplinary removals. The school district, you, and other relevant members of the IEP team (as determined by you and the school district) must review all relevant information in your child’s file, including his or her IEP, any teacher observations, and any relevant information you have provided to determine if:
The conduct in question was caused by, or was a direct and substantial relationship to, his or her disability.
The conduct in question was the direct result of the school district’s failure to implement his or her IEP.
If the school district, you, and other relevant members of the IEP team determine that either is applicable for your child, the conduct must be determined to be a manifestation of your child’s disability. DETERMINATION THAT BEHAVIOR WAS A MANIFESTATION If the school district, you, and other relevant members of the IEP team determine that the
20
conduct was a manifestation of your child’s disability, the IEP team must either:
Conduct an FBA and implement a behavior intervention plan (BIP) for your child, unless the school district had conducted such assessment prior to such determination and the behavior that resulted in a change in placement.
If a BIP already has been developed, the IEP team must meet to review the plan, and modify it, as necessary, to address the behavior.
Unless determined to be a special circumstance, the school district must return your child to the placement from which your child was removed, unless you and the school district agree to a change of placement as part of the modification of the BIP. DETERMINATION THAT BEHAVIOR WAS NOT A MANIFESTATION OF THE DISABILITY If the result of the review is a determination that the behavior of your child was not a manifestation of your child's disability, the relevant disciplinary procedures applicable to children without disabilities may be applied to your child in the same manner in which they would be applied to children without disabilities, except that a FAPE must be provided to your child during the term of suspension. You have the right to request mediation or an expedited due process hearing if you disagree with the manifestation determination. DISCIPLINARY RECORDS If the school district initiates disciplinary procedures applicable to all children, the
school district must ensure that the special education and disciplinary records of your child are transmitted for consideration by the person(s) making the final determination about the disciplinary action. INTERIM ALTERNATIVE EDUCATIONAL SETTINGS Regardless of whether or not the behavior was a manifestation of your child’s disability, school personnel may remove a student to an interim alternative educational setting for up to 45 school days if your child:
Carries or possesses a weapon to school or has a weapon at school, on school premises, or at a school function under the jurisdiction of an SEA or a school district.
Knowingly has or uses illegal drugs, or sells or solicits the sale of a controlled substance, while at school, on school premises, or at a school function under the jurisdiction of a SEA or school district.
Has inflicted serious bodily injury upon another person while at school, on school premises, or at a school function under the jurisdiction of an SEA or a school district.
“Serious Bodily Injury” is defined to mean a bodily injury that involves a substantial risk of death; extreme physical pain; protracted and obvious disfigurement, or protracted loss or impairment of the function of a bodily member, organ or faculty. The IEP Team will determine the appropriate services for your child in an Interim Alternative Educational Settings (IAES). The school has the option of continuing the IAES into the next school year if there are
21
less than 45 school days remaining in the school year in which the incident takes place. Not later than the date on which the decision to take disciplinary action is made, the school district must notify you of that decision, and provide you with a procedural safeguards notice. CHANGE OF PLACEMENT DUE TO DISCIPLINARY REMOVALS The removal of your child from his or her current educational placement is a change of placement if:
The removal is more than ten consecutive days.
Your child has been subjected to a series of removals that constitute a pattern of removal because:
o The series of removals totaled more than ten school days in a school year.
o Your child’s behavior is substantially similar to your child’s behavior in previous incidents that resulted in the series of removals.
o Of such additional factors as the length of each removal, the total amount of time your child has been removed, and the proximity of the removals to one another.
o Whether a pattern of removals constitutes a change of placements is determined on a case-by-case basis by the school district, and, if challenged, is subject to review by judicial proceedings.
APPEALS You may file a due process complaint to request a due process hearing if you disagree with:
Any decision regarding placement made under the discipline provision.
The manifestation determination. The school district may file a due process complaint to request a due process hearing if it believes that maintaining the current placement of your child is substantially likely to result in injury to your child or to others.
AUTHORITY OF HEARING OFFICER A hearing officer must conduct the due process hearing and make a decision. The hearing officer may:
Return your child to the placement from which your child was removed if the hearing officer determines that the removal was a violation of the requirements described under the heading Authority of School Personnel, or that your child’s behavior was a manifestation of your child’s disability.
Order a change in the placement of your child to an appropriate interim alternative educational setting for not more than 45 school days if the hearing officer determines that maintaining the current placement of your child is substantially likely to result in injury to your child or to others.
These hearing procedures may be repeated, if the school district believes that returning your child to the original placement is substantially likely to result in injury to your child or to others.
22
The SEA or school district must arrange for an expedited hearing when you request one. Whenever you or the school district file a due process complaint to request such a hearing, a hearing must be held that meets the requirements described under the headings Due Process Complaint Procedures, Hearings on Due Process Complaints, and Appeal of Decisions; Impartial Review, except as follows:
The SEA or school district must arrange for an expedited due process hearing, which must occur within 20 school days of the date the hearing is requested and must result in a determination within ten school days after the hearing.
Unless you and the school district agree in writing to waive the meeting, or agree to use mediation, a resolution meeting must occur within seven calendar days or upon receiving notice of the due process complaint.
The hearing may proceed, unless the matter has been resolved to the satisfaction of both parties within 15 calendar days of receipt of the due process complaint.
A State may establish different procedural rules for expedited due process hearings than it has established for other due process hearings. Except for the timelines, those rules must be consistent with the rules in this document regarding due process hearings. A party may appeal the decision in an expedited due process hearing in the same way as they may for decisions in other due process hearings. PLACEMENT DURING APPEALS When you or the school district has filed a due process complaint related to disciplinary
matters, your child must (unless you and the SEA or school district agree otherwise) remain in the interim alternative educational setting pending the decision of the hearing officer or until the expiration of the time period of removal provided for and described under the heading Authority of School Personnel, whichever comes first. PROTECTIONS FOR CHILDREN NOT YET ELIGIBLE FOR SPECIAL EDUCATION AND RELATED SERVICES If a child who has been determined to be eligible for special education and related services under IDEA Part B, violates a code of student conduct, but the school district had knowledge before the behavior that brought about the disciplinary action that your child was a child with a disability, then your child may assert any of the procedural safeguards described in this notice. Basis of knowledge for disciplinary matters- A school district must be deemed to have knowledge that a child is a child with a disability if, before the behavior that brought about the disciplinary action occurred:
You expressed concern in writing that your child is in need of special education and related services to supervisory or administrative personnel of the appropriate education agency, or a teacher of your child.
You requested an evaluation related to eligibility for special education and related services under Part B of the IDEA.
Your child’s teacher, or other school district personnel, expressed specific concerns about a pattern of behavior demonstrated by your child, directly to the school district’s director of special education or to other
23
supervisory personnel of the school district.
Exception─ A school district must not be deemed to have knowledge that your child is a child with a disability:
If you have not allowed an evaluation of your child.
If you have refused services for your child.
Your child has been evaluated and determined not to be a child with a disability under the IDEA Part B.
CONDITIONS THAT APPLY IF NO BASIS OF KNOWLEDGE If prior to taking disciplinary measures against your child, a school district does not have knowledge that a child is a child with a disability, as described in Basis of Knowledge for Disciplinary Matters and Exceptions, your child may be subjected to the disciplinary measures applied to children without disabilities who engaged in comparable behaviors. However, if a request is made for an evaluation of your child during the time period in which your child is subjected to disciplinary measures, the evaluation must be conducted in an expedited manner. Until the evaluation is completed, your child remains in the educational placement determined by school authorities, which include suspension or expulsion without educational services. If your child is determined to be a child with a disability, taking into consideration information from the evaluation conducted by the school district and information provided by you, the school district must provide special education and related services in accordance with the provision
under the IDEA Part B, including the disciplinary requirements described above. REFERRAL TO AND ACTION BY LAW ENFORCEMENT AND JUDICIAL AUTHORITIES The IDEA Part B does not:
Prohibit a school district from reporting a crime committed by a child with a disability to appropriate authorities.
Prevent Oklahoma State law enforcement and judicial authorities from exercising their responsibilities with regard to the application of federal and Oklahoma State law to crimes committed by a child with a disability.
Transmittal of records─ If a school district reports a crime committed by a child with a disability, the school district:
Must ensure that copies of your child’s special education and disciplinary records are transmitted for consideration by the appropriate authorities to whom the agency reports the crime.
May transmit copies of your child’s special education and disciplinary records only to the extent permitted by Family Education Rights and Privacy Act (FERPA).
REQUIREMENTS FOR UNILATERAL PLACEMENT BY PARENTS OF CHILDREN IN PRIVATE SCHOOLS AT PUBLIC EXPENSE The IDEA Part B does not require a school district to pay for the cost of education, including special education and related services, of your child with a disability at a private school or facility if the school
24
district made a FAPE available to your child, and you chose to place your child in a private school or facility. However, the school district where the private school is located must include your child in the population whose needs are addressed under Part B provisions of the IDEA regarding children who have been placed by their parents in a private school at 34 CFR §§ 300.131 through 300.144. Reimbursement for private school placement— If your child previously received special education and related services under the authority of a school district, and you choose to enroll your child in a private elementary or secondary school without the consent of or referral by the school because you disagree that the IEP being offered your child, a court or a hearing officer may require the school district to reimburse you for the cost of that enrollment. The court or hearing officer must find that the school district had not made a FAPE available to your child in a timely manner prior to that enrollment, and that the private placement is appropriate. A hearing officer or a court may find your placement to be appropriate, even if the placement does not meet the State standards that apply to education provided by the SEA and the school district. Limitations on reimbursement— The cost of reimbursement may be reduced or denied if:
At the most recent IEP meeting that you attended prior to removal of your child from the public school, you did not inform the IEP team that you were rejecting the placement proposed by the school district to provide a FAPE to your child,
including stating your concerns and your intent to enroll your child in a private school at public expense.
Ten business days (including any holidays that occur on a business day) prior to the removal of your child from the public school, you did not give written notice to the school district of the information described above.
Prior to the removal of your child from the public school, the school district provided prior written notice to you, of its intent to evaluate your child (including a statement of the purpose of the evaluation that was appropriate and reasonable), but you did not make your child available for such evaluation.
Upon a court’s finding that your actions were unreasonable.
However, the cost of reimbursement must not be reduced or denied for failure to provide notice if:
The school district prevented you from providing the notice.
You cannot read or write in English. You had not received notice of your
responsibility to provide the notice described above.
Compliance with the requirements above would likely result in physical harm to your child.
25
RESOURCES FOR PARENTS AND SCHOOLS Alternative Dispute Resolution Program (Mediation) Administrative Office of the Courts (877) 521-6677 or (405) 522-7876 Joint Oklahoma Information Network (JOIN) 500 North Broadway, Suite 300 Oklahoma City, Oklahoma 73102 Dial 2-1-1 Legal Aid of Western Oklahoma (405) 521-1302 Legal Services of Eastern Oklahoma (918) 584-3211 (918) 428-4357 (Hot Line) (888) 534-5243 (Hot Line) Office of Juvenile Affairs (OJA) Educational Services (405) 962-6106 Oklahoma ABLE Tech 1514 West Hall of Fame Stillwater, Oklahoma 74078 (800) 257-1705 Oklahoma Advanced Practice Nurse Coalition (918) 660-3937 Oklahoma Areawide Services Information System (OASIS) (800) 426-2747 Oklahoma Assistive Technology Center (OATC) at the University of Oklahoma Health Sciences Center, Department of Rehabilitation Sciences—College of Allied Health 1600 North Phillips Oklahoma City, Oklahoma 73104
(405) 271-3625; (405) 271-1705 (TDD) (405) 271-1707 (Fax) (800) 700-OATC (6282) Oklahoma Assistive Technology Center (OATC) at the University of Oklahoma— Tulsa Department of Rehabilitation Sciences—College of Allied Health 4502 East 41st Street Tulsa, Oklahoma 74135 (918) 660-3261 or (918) 660-3279 (918) 660-3297 (Fax) Oklahoma Association of Clinical Nurse Specialists (405) 951-8214 Oklahoma Board of Nursing (405) 962-1800 Oklahoma Commission of Children and Youth (OCCY) (405) 606-4900 Oklahoma Department of Career and Technology Education (405) 377-2000 (405) 743-6816 TDD Oklahoma Department of Corrections (405) 962-6139 Oklahoma Department of Health (405) 271-5600 Oklahoma Department of Human Services (DHS) (405) 521-2778 Oklahoma Department of Mental Health & Substance Abuse Services (ODMHSAS) (405) 522-3908
26
Oklahoma Department of Rehabilitation Services (DRS) Office of Disability Concerns (800) 522-8224 V/TDD (405) 521-3756 V/TDD (800) 845-8476 (405) 951-3400 V/TDD Oklahoma Disability Law Center (ODLC) (800) 226-5883 V/TDD Tulsa (918) 743-6220 V/TDD Oklahoma City (405) 525-7755 V/TDD Oklahoma Indian Legal Services (800) 658-1497 or (405) 943-6457 Oklahoma Parent Training and Information Center (877) 553-4332 Oklahoma State Department of Education (OSDE) Special Education Services 2500 North Lincoln Boulevard, Room 412 Oklahoma City, Oklahoma 73105-4599 (405) 522-3248 or (405) 521-4875 TTY Project ECCO (Enriching Children’s Communications Opportunities) (866) 514-9620 Special Education Resolution Center (SERC) 4825 South Peoria, Suite 2 Tulsa, Oklahoma 74105 (888) 267-0028 (918) 712-9632
DERECHOS DE LOS PADRES EN EDUCACIÓN ESPECIAL: AVISO DE DERECHOS Y GARANTÍAS DE PROCEDIMIENTO
Como padre(s) de un niño que recibe o puede ser elegible para recibir educación especial y servicios relacionados, usted tiene ciertos derechos según las leyes estatales y federales. Si tiene preguntas sobre estos derechos y garantías de procedimiento, por favor comuníquese con el distrito escolar que le corresponde o con los Servicios de Educación Especial (SES, por sus siglas en inglés) del Departamento de Educación del Estado de Oklahoma (OSDE, por sus siglas en inglés). Estos derechos y garantías de procedimiento se ajustan a la Ley Federal, la Ley de Educación para Individuos con Discapacidades (IDEA, por sus siglas en inglés) de 2004. En general, usted (o su joven adulto que haya alcanzado la mayoría de edad: 18 años, a menos que el Tribunal haya nombrado un tutor) debe recibir una copia de los derechos y garantías de procedimiento sólo una vez por año, excepto que también le tienen que dar una copia a usted: al momento de la derivación inicial o cuando usted solicita la evaluación; al momento de la presentación de una queja administrativa estatal o queja de audiencia de debido proceso; si usted así lo solicita y si su estudiante queda sujeto a un cambio de colocación por razones disciplinarias. Su distrito escolar puede colocar una copia actual del aviso de derechos y garantías de procedimiento en su sitio de Internet, si cuenta con uno. El aviso de derechos y garantías de procedimiento debe incluir una explicación completa de los derechos y garantías de procedimiento, escrito en un idioma comprensible para el público en general, y entregado en su lengua madre u otro modo de comunicación que usted use, a menos que
claramente no sea posible hacerlo. Si su lengua madre u otro modo de comunicación no es un idioma escrito, el distrito escolar debe asegurarse de que el aviso sea traducido oralmente o por otros medios a su lengua madre u otro modo de comunicación; que usted comprenda el contenido del aviso; y que haya evidencia escrita de que se cumplieron estos requisitos.
AVISO ESCRITO PREVIO A LOS PADRES
El distrito escolar debe brindarle un aviso escrito previo cada vez que proponga o se niegue a iniciar o cambiar la identificación, evaluación o colocación educativa de su niño o la provisión de educación pública gratuita y apropiada (FAPE, por sus siglas en inglés) para su niño. El aviso debe incluir: Una descripción de la medida que el distrito
escolar propone o se niega a tomar. Una explicación de por qué el distrito escolar
propone o se niega a tomar la medida. Una descripción de cualquier otra opción que
el Equipo del Programa de Educación Individualizada (IEP, por sus siglas en inglés) tuvo en cuenta y los motivos por los cuales dichas opciones fueron rechazadas.
Una descripción de cada valoración, registro, informe o procedimiento de evaluación que usó el distrito escolar para decidir proponer o negar la medida.
Una descripción de cualquier otro factor que sea relevante para la propuesta o rechazo por parte del distrito escolar.
Una declaración de que usted tiene protección conforme a los derechos y garantías de procedimiento de acuerdo con la ley IDEA y, si el aviso no es una derivación
para una evaluación inicial, los medios a través de los cuales se puede obtener una copia de la descripción de los derechos y garantías de procedimiento, y debe incluir recursos que usted puede contactar para que lo ayuden a comprender las disposiciones de la IDEA.
El aviso debe: Estar escrito en un idioma que el público en
general pueda entender. Entregarse en su lengua madre u otro modo
de comunicación que usted use, a menos que claramente no sea posible hacerlo.
LENGUA MADRE Si su lengua madre u otro modo de comunicación no fuera un idioma escrito, el distrito escolar debe asegurarse de que el aviso sea traducido oralmente o por otros medios a su lengua madre u otro modo de comunicación y que usted comprenda el contenido del aviso. La escuela debe contar con documentación escrita de que se ha cumplido con este requisito. En el caso de un individuo con dominio limitado de inglés (LEP, por sus siglas en inglés), el término "lengua madre" se refiere al idioma que generalmente utiliza esa persona. En el caso de un niño, se refiere al idioma que por lo general usan los padres del niño en todos los contactos directos que tienen con el niño. “En todos los contactos directos con el niño” se refiere al idioma que el niño usa generalmente en el hogar o entorno de aprendizaje. Para una persona sorda o ciega, o una persona sin idioma escrito, el modo de comunicación es el lenguaje que la persona usa generalmente (como por ejemplo lenguaje de señas, Braille o comunicación oral). CORREO ELECTRÓNICO (E-MAIL)
Si el distrito escolar le ofrece la opción de recibir documentos por correo electrónico, usted también puede optar por recibir los siguientes documentos por correo electrónico: Aviso de derechos y garantías de
procedimiento. Avisos relacionados con una queja de debido
proceso.
CONSENTIMIENTO DE LOS PADRES - DEFINICIÓN
Consentimiento significa que: Le han proporcionado toda la información
relevante a la actividad para la cual le piden que dé su consentimiento en su lengua madre u otro modo de comunicación.
Usted comprende y acuerda por escrito que se lleve a cabo la actividad para la cual se busca su consentimiento, y el consentimiento describe la actividad y enumera los registros (de haberlos) que se divulgarán y a quién.
Usted comprende que el consentimiento es voluntario y que puede revocar o retirar su consentimiento en cualquier momento antes de que se lleve a cabo la acción. Sin embargo, la revocación del consentimiento no es retroactiva, lo cual significa que no niega la acción que ya ha tenido lugar después de que usted dio su consentimiento y antes de que revocara el consentimiento.
CONSENTIMIENTO DE LOS PADRES PARA LA EVALUACIÓN INICIAL
Después de proporcionarle un aviso por escrito de las evaluaciones propuestas para su niño, el distrito escolar debe obtener su consentimiento antes de llevar a cabo una evaluación inicial para determinar si su niño es elegible, según la Parte B de la IDEA, para recibir educación especial y servicios relacionados. Su consentimiento para que se realice una evaluación inicial no significa que usted ha dado consentimiento para que el distrito escolar le proporcione a su niño educación especial y servicios relacionados. El distrito escolar debe hacer esfuerzos razonables para obtener su consentimiento informado para la realización de una evaluación inicial a fin de decidir si su niño tiene una discapacidad. El distrito escolar no necesita su consentimiento para poder:
Revisar datos existentes como parte de la evaluación o reevaluación de su niño.
Tomar a su niño una prueba u otra evaluación que se les tome a todos los niños, a menos que, antes de dicha prueba o evaluación, se pida el consentimiento a todos los padres de todos los niños.
Encargar a un maestro o especialista que evalúe a su niño para determinar las estrategias que deben tomarse para implementar el plan de estudios.
MENORES BAJO LA TUTELA DEL ESTADO En el caso de niños que son menores bajo la tutela del estado y no viven con su(s) padre(s), el distrito escolar no necesita el consentimiento del padre/madre para realizar una evaluación inicial a fin de determinar si el niño es un niño con una discapacidad, si: A pesar de los esfuerzos razonables para
hacerlo, el distrito escolar no puede localizar al (a los) padre(s) del niño.
Los derechos del (de los) padre(s) del niño han sido cancelados de acuerdo con la ley estatal.
Un juez ha asignado el derecho de tomar decisiones educativas y de dar consentimiento para una evaluación inicial a un individuo nombrado por el juez como representante del niño.
El término “menor bajo la tutela del estado” tal como lo utiliza la IDEA, se refiere a un niño que, según lo determina el estado donde el niño vive: Es un niño en cuidado de crianza. Es considerado un menor bajo la tutela del
estado según la ley del Estado de Oklahoma.
Se encuentra al cuidado de una agencia pública de bienestar de niños.
El término no incluye a un niño en cuidado de crianza que tiene un padre/madre de crianza que cumpla con la definición de padre/madre. NEGATIVA A DAR CONSENTIMIENTO
Si usted(es), el/los padre(s), no dan consentimiento para una evaluación, la escuela o el distrito escolar pueden seguir intentando que se realice una evaluación utilizando los procedimientos de mediación y de audiencia de queja de debido proceso, excepto al grado en que la ley sea inconsistente con esta norma en relación con el consentimiento de los padres. Si usted está educando a su niño en el hogar o usted ha ubicado al niño en una escuela privada, la escuela no puede utilizar los procedimientos de mediación o de audiencia de debido proceso para intentar hacer una evaluación. El consentimiento de los padres para una evaluación no se debe considerar consentimiento de colocación para que se brinde educación especial y servicios relacionados. Si la agencia educativa local (LEA, por sus siglas en inglés) busca hacer una evaluación utilizando los procedimientos de audiencia de queja de debido proceso, y el funcionario de audiencias decide a favor de la LEA/agencia, ésta puede evaluar a su niño sin su consentimiento. Esto queda sujeto a los derechos de los padres según las disposiciones para apelaciones administrativas, revisiones imparciales, acciones civiles, plazos de debido proceso, y condición del niño durante los procedimientos según lo dispuesto por la IDEA. La LEA/agencia debe notificar al (a los) padre(s) sobre sus acciones y comunicarles que tienen derechos de apelación, así como derechos y garantías de procedimiento en la audiencia en sí. TRASPASO DE LOS DERECHOS DE PADRES EN LA MAYORÍA DE EDAD Cuando un joven adulto con una discapacidad alcanza la mayoría de edad (18 años) o cuando un menor de edad contrae matrimonio, según la ley estatal (excepto en el caso de un joven adulto con una discapacidad que se considere persona incompetente según la ley estatal):
El distrito escolar debe proporcionar los avisos que exige la ley tanto al joven adulto como a los padres.
Todos los otros derechos atribuidos a los padres según la Parte B de la IDEA se traspasan al joven adulto.
El distrito escolar debe notificar al individuo y al (a los) padre(s) sobre el traspaso de derechos por lo menos un año antes del traspaso del Plan de Educación Individualizada (IEP) del alumno.
Todos los derechos atribuidos al (a los) padres según esta ley se traspasan a los jóvenes adultos que estén encarcelados en una institución correccional federal, estatal o local para adultos o menores.
Si, según la ley estatal, un joven adulto con una discapacidad que haya alcanzado la mayoría de edad no fue considerado persona incompetente, pero se determina que no tiene la capacidad de dar un consentimiento informado respecto de su programa educativo, el Estado debe establecer procedimientos para nombrar al (a los) padre(s) del joven adulto, o a otro individuo apropiado si el/los padre(s) no están disponibles, para representar los intereses educativos del joven adulto durante el período de elegibilidad del joven adulto según lo dispuesto por esta sección. EVALUACIÓN Uno de los padres o el distrito escolar puede iniciar una solicitud para que se realice una evaluación inicial con el objetivo de determinar si el niño es un niño con una discapacidad. Si usted cree que su niño necesita una evaluación de educación especial, debe ponerse en contacto con la escuela del niño. Evaluación se refiere a una variedad de herramientas de evaluación, incluyendo sus comentarios, las observaciones de los maestros de su niño y otros proveedores de servicios, estrategias, instrumentos técnicamente sólidos y procedimientos que se usan de acuerdo con la IDEA para determinar si un niño reúne los requisitos para ser considerado niño con una
discapacidad según la definición de la IDEA y para determinar las necesidades educativas de su niño. El término significa procedimientos utilizados selectivamente con un niño en particular y no incluye las evaluaciones básicas que se administran o los procedimientos que se usan con todos los niños de una escuela, grado o clase. ELEGIBILIDAD Una vez completada la determinación de pruebas y otros procedimientos de evaluación, incluyendo la información proporcionada por usted, el/los padre(s), la determinación de si su niño es elegible como niño con una discapacidad debe ser tomada por un grupo de profesionales calificados y el/los padre(s). Usted(es), el/los padre(s), deben recibir sin costo una copia del informe de evaluación y de la documentación de determinación de elegibilidad. Su niño será elegible para recibir servicios de educación especial si se determina que tiene una o más discapacidades incluidas según las normas de educación especial de Oklahoma y si su niño necesita educación especial (instrucción especialmente diseñada) como resultado. Se debe realizar una evaluación inicial en un plazo de 45 días escolares a partir del momento en que se recibió el consentimiento de los padres para la evaluación inicial hasta que se tome la determinación inicial de elegibilidad. Este plazo no aplicaría si usted en repetidas oportunidades no presenta al niño para la evaluación o si se niega a que esté disponible para la evaluación, o si su niño se inscribe en otro distrito escolar mientras se está llevando a cabo la evaluación. En ese caso, el nuevo distrito escolar del niño y usted se pondrían de acuerdo en un momento específico para llevar a cabo con prontitud la evaluación del niño.
Si el niño ha participado en un proceso que evalúa la respuesta del niño a la intervención basada en la investigación científica para determinar si su niño tiene una discapacidad de aprendizaje específica, las estrategias de enseñanza utilizadas y los datos centrados en el alumno recopilados deben incluir documentación que indique que usted(es), el/los padre(s), fueron notificados sobre las políticas del estado respecto de la cantidad y la naturaleza de los datos de rendimiento del alumno que se recopilarían y de los servicios de educación general que se brindarían; estrategias para aumentar el ritmo de aprendizaje del niño; y el derecho que usted tiene de solicitar una evaluación. CONSENTIMIENTO DE LOS PADRES PARA LOS SERVICIOS
El distrito escolar debe obtener su consentimiento informado antes de brindarle a su niño educación especial y servicios relacionados por primera vez. El distrito escolar debe guardar la documentación de los esfuerzos razonables que realizó para obtener su consentimiento informado.
La documentación debe incluir un registro de los intentos realizados por el distrito escolar en estas áreas, como por ejemplo: Registros detallados de los llamados
telefónicos realizados o intentados y los resultados de dichos llamados.
Copias de la correspondencia que le enviaron a usted y las respuestas recibidas.
Registros detallados de las visitas hechas a su hogar o lugar de trabajo y los resultados de dichas visitas.
Si usted se niega a dar su consentimiento para que su niño reciba educación especial y servicios relacionados por primera vez, o si usted no responde cuando se le pide que proporcione dicho consentimiento, el distrito escolar no puede brindarle a su niño educación especial y servicios relacionados. El distrito escolar no puede desafiar legalmente su
negativa a dar consentimiento para que su niño reciba servicios de educación especial por primera vez. Si usted se niega a dar su consentimiento para que su niño reciba educación especial y servicios relacionados, o si no responde a un pedido para que proporcione dicho consentimiento: El distrito escolar no estará violando
el requisito de brindarle a su niño educación pública gratuita y apropiada (FAPE) debido a su incapacidad de brindar dichos servicios a su niño.
El distrito escolar no está obligado a llevar a cabo una reunión del plan de educación individualizada (IEP) o a desarrollar un IEP para su niño por la educación especial y servicios relacionados para los cuales se solicitó su consentimiento.
Excepto para una evaluación inicial y la colocación inicial de su niño en educación especial, la IDEA establece que puede no exigirse un consentimiento como condición para que usted o su niño reciban algún beneficio. Cualquier cambio que se produzca en el programa de educación especial de su niño, después de la colocación inicial, no queda sujeto al consentimiento de los padres según las disposiciones de la Parte B de la IDEA, pero sí están sujetos a un aviso previo y a los requisitos del IEP. Los procedimientos de Oklahoma y la IDEA también exigen que se les dé aviso previo a los padres y la oportunidad de que estos participen en el desarrollo o revisión de los IEP antes de que se realicen las reevaluaciones. CONSENTIMIENTO DE LOS PADRES PARA LAS REEVALUACIONES Se debe hacer una reevaluación por lo menos cada tres años, o con mayor frecuencia si las condiciones así lo requieren. Sin embargo, la IDEA no
exige que una escuela realice una reevaluación más de una vez por año a menos que usted y la escuela estén de acuerdo en esto. Además, la IDEA les permite tanto a usted como al distrito escolar ponerse de acuerdo para renunciar a la reevaluación. Usted debe dar su consentimiento informado al distrito escolar antes de que éste pueda reevaluar a su niño, a menos que el distrito escolar pueda demostrar que: El distrito escolar tomó medidas razonables
para obtener su consentimiento para la reevaluación del niño.
Usted no respondió. No se necesita ninguna información
adicional después de la revisión de la información existente.
El distrito escolar puede, pero no está obligado, buscar que se realice la reevaluación de su niño usando el proceso de mediación, la reunión de resolución de queja de debido proceso, y/o los procedimientos de audiencia de queja de debido proceso imparcial para invalidar su negativa a dar consentimiento para la reevaluación de su niño. Sin embargo, al igual que en el caso de las evaluaciones iniciales, el distrito escolar no estará en violación de sus obligaciones según la Parte B de la ley IDEA si se niega a buscar la reevaluación de esta manera. REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO DE LOS PADRES
Usted tiene el derecho a revocar, en cualquier momento, el consentimiento para que se brinde educación especial y servicios relacionados continuos. Usted debe presentar por escrito su solicitud de revocar el consentimiento para educación especial y servicios relacionados. Los servicios no pueden revocarse en parte; por lo tanto, con su solicitud de revocación usted estaría renunciando a todos los servicios de educación especial, servicios relacionados y cualquier otro apoyo incluido en el IEP de su niño. Dentro de un plazo razonable, el distrito
escolar debe responder a su revocación con un aviso escrito sobre la terminación de la colocación educativa y de los servicios de educación especial y servicios relacionados que tendrá lugar como resultado de la revocación del consentimiento. El aviso escrito debe incluir información sobre los recursos que usted puede contactar para comprender los requisitos de la Parte B de la IDEA. Si usted revoca su consentimiento para que el niño reciba educación especial: El distrito escolar no estará violando
el requisito de brindarle a su niño educación pública gratuita y apropiada (FAPE) debido a su incapacidad de brindar servicios a su niño.
Su niño será tratado como un alumno no discapacitado para los fines disciplinarios.
El distrito escolar no tiene obligación de enmendar los registros educativos de su niño para quitar cualquier referencia de que su niño haya recibido educación especial y servicios relacionados.
Posteriormente, usted o el distrito escolar pueden iniciar una solicitud para que se realice una evaluación inicial con el fin de determinar si su niño tiene una discapacidad.
EVALUACIÓN EDUCATIVA INDEPENDIENTE
Usted tiene derecho a obtener una evaluación educativa independiente (IEE, por sus siglas en inglés) para su niño. Si usted solicita una IEE, el distrito escolar debe brindarle información sobre dónde puede conseguirse una IEE. Evaluación educativa independiente se refiere a una evaluación realizada por un examinador calificado que no sea empleado del distrito escolar responsable de la educación de su niño.
IEE a expensas públicas significa que el distrito escolar paga el costo total de la evaluación o garantiza que la evaluación le sea provista a usted sin costo. Siempre que una IEE sea a expensas públicas, los criterios por los cuales se obtiene la evaluación, incluyendo el lugar de la evaluación y las aptitudes del examinador, deben ser los mismos que los criterios que el distrito escolar utiliza cuando inicia una evaluación. Usted tiene el derecho a recibir una IEE a expensas públicas si no está de acuerdo con una evaluación de su niño que haya obtenido el distrito escolar. Sin embargo, el distrito escolar puede iniciar una audiencia de queja de debido proceso para demostrar que la evaluación es apropiada. Si la decisión final es que la evaluación es apropiada, usted aún tiene derecho a recibir una IEE, pero no a expensas públicas. El distrito escolar puede exigirle que le dé un aviso previo antes de obtener una IEE a expensas públicas; sin embargo, el distrito escolar no puede no pagar los gastos de una IEE si usted no notifica al distrito escolar que se está intentado obtener una IEE. Si usted obtiene una IEE a expensas públicas o privadas, el distrito escolar debe tener en cuenta los resultados de la evaluación para cualquier decisión que tome con respecto a la provisión de FAPE para su niño, y puede ser presentada como evidencia en una audiencia de debido proceso sobre su niño. Si un funcionario de audiencias solicita una IEE como parte de una decisión de audiencia, el costo de la evaluación será a expensas públicas. REGISTROS EDUCATIVOS - INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL Un registro educativo es la información que guarda la escuela y que contiene información de identificación personal sobre su niño.
La información de identificación personal incluye: el nombre del niño, su nombre o los nombres de otros miembros de la familia; la dirección del niño; un identificador personal, como por ejemplo el número de seguro social o número de alumno del niño; o una lista de características personales u otra información que hiciera posible identificar al niño con razonable certeza. DERECHOS DE ACCESO Cada distrito escolar debe permitirle inspeccionar y revisar cualquier registro educativo que el distrito escolar recopile, mantenga o utilice. El distrito escolar debe cumplir con su pedido sin demora innecesaria y antes de cualquier reunión sobre el IEP de su niño, una sesión de resolución o audiencia de debido proceso imparcial, y en ningún caso pasados los 45 días de haberse realizado el pedido. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos según lo especificado en esta sección incluye: Su derecho a recibir una respuesta del
distrito escolar respecto de sus pedidos razonables de explicación e interpretación de los registros.
Su derecho a que su representante inspeccione y revise los registros.
Su derecho a solicitar que el distrito escolar proporcione copias de los registros si usted no los puede inspeccionar y revisar efectivamente a menos que reciba dichas copias.
Un distrito escolar puede presumir que usted tiene autoridad para inspeccionar y revisar los registros relacionados con su niño a menos que el distrito escolar haya recibido información de que usted no tiene dicha autoridad según la ley estatal correspondiente que rige los asuntos tales como tutela, separación y divorcio. REGISTRO DE ACCESO
Cada distrito escolar debe mantener un registro de las partes autorizadas a obtener acceso a los registros educativos recopilados, mantenidos o usados según esta sección (excepto el acceso por parte de los padres y empleados autorizados del distrito escolar), incluyendo el nombre del individuo, la fecha en la que se otorgó acceso, y el propósito por el cual se autoriza a la persona a usar los registros. REGISTROS SOBRE MÁS DE UN NIÑO Si algún registro educativo incluyera información sobre más de un niño, el/los padre(s) de dichos niños tienen derecho a inspeccionar y revisar sólo la información referida a su niño, o a recibir información sobre esos datos específicos. LISTAS DE TIPOS DE INFORMACIÓN Y SUS UBICACIONES Cuando usted así lo solicite, cada distrito escolar debe proporcionarle una lista de los tipos y ubicaciones de registros educativos de su niño recopilados, mantenidos o utilizados por el distrito escolar. TARIFAS PARA LA BÚSQUEDA, RECUPERACIÓN Y COPIADO DE REGISTROS Los distritos escolares no pueden cobrar una tarifa por buscar o recuperar información según lo dispuesto en la Parte B de la IDEA. Los distritos escolares pueden cobrar una tarifa por las copias de los registros que hagan para usted si la tarifa no le impide de manera efectiva ejercer su derecho de inspeccionar y revisar dichos registros. ENMIENDAS DE REGISTROS A PEDIDO DEL PADRE Si usted considera que la información presente en los registros educativos recopilados, mantenidos o utilizados según esta sección es incorrecta, engañosa o viola la privacidad u otros derechos de su niño, usted puede solicitarle al distrito escolar que mantiene la información que la modifique.
El distrito escolar debe decidir si se cambia la información de acuerdo con su pedido dentro de un período razonable de tiempo a partir de la recepción de este pedido. Si el distrito escolar decide negarse a cambiar la información de acuerdo con su pedido, debe informarle sobre el rechazo y comunicarle su derecho a una audiencia tal como lo dispone la Ley de Derechos Educativos y de Privacidad de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés de Family Education Rights and Privacy Act) OPORTUNIDAD PARA UNA AUDIENCIA
El distrito escolar debe, bajo pedido, darle la oportunidad de tener una audiencia para cuestionar la información presente en los registros educativos sobre su niño a fin de asegurar que no sea imprecisa, errónea o que de otra manera viole los derechos de privacidad u otros derechos de su niño. Si, como resultado de la audiencia, el distrito escolar decide que la información es imprecisa, errónea o que de alguna otra manera viola los derechos de privacidad u otros derechos de su niño, éste debe cambiar la información como corresponda e informarle por escrito. RESULTADOS DE UNA AUDIENCIA Si, como resultado de la audiencia, el distrito escolar decide que la información no es imprecisa, errónea o que de alguna otra manera viola los derechos de privacidad u otros derechos de su niño, debe comunicarle que usted tiene derecho a incluir en los registros que se mantienen de su niño una declaración escrita que haga comentarios sobre la información o que incluya las razones por las cuales usted no está de acuerdo con la decisión del distrito escolar. El distrito escolar debe mantener dicha explicación incluida en los registros de
su niño como parte de los registros de su niño mientras el distrito escolar mantenga el registro o porción en disputa. Si el distrito escolar divulga los registros de su niño o la porción en disputa a algún tercero, la explicación también debe ser divulgada a dicho tercero. CONSENTIMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL A menos que la información se encuentre en registros educativos, y que la divulgación se autorice sin su consentimiento según la FERPA, se debe obtener su consentimiento antes de divulgar la información de identificación personal a terceros que no sean funcionarios de agencias participantes. No es obligatorio obtener su consentimiento antes de que la información de identificación personal pueda ser divulgada a funcionarios de agencias participantes a los fines de cumplir un requisito de la Parte B de la IDEA. Debe obtenerse su consentimiento antes de que la información de identificación personal pueda ser divulgada a funcionarios de agencias participantes que proveen o pagan servicios de transición. Si su niño asiste, o va a asistir, a una escuela privada que no está ubicada en el mismo distrito escolar donde usted vive, debe obtenerse su consentimiento antes de que cualquier información de identificación personal sobre su niño sea divulgada entre los funcionarios del distrito escolar donde se encuentra la escuela privada y los funcionarios del distrito escolar donde usted vive.
PROTECCIONES Cada distrito escolar debe proteger la confidencialidad de la información de identificación personal en las etapas de recopilación, almacenamiento, divulgación y destrucción. Un funcionario de cada distrito escolar debe asumir la responsabilidad de garantizar la
confidencialidad de la información de identificación personal. Todas las personas que recopilan o utilizan información de identificación personal deben recibir capacitación o instrucción sobre las políticas y procedimientos de su estado respecto de la confidencialidad según la Parte B de la IDEA y FERPA. Cada distrito escolar debe mantener, para inspección pública, un listado actualizado de los nombres y puestos de dichos empleados dentro del distrito que pueden tener acceso a la información de identificación personal. DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN Su distrito escolar debe informarle cuando la información de identificación personal recopilada, mantenida o utilizada ya no sea necesaria para brindar servicios educativos a su niño. La información debe ser destruida si usted así lo solicita; sin embargo, puede mantenerse sin límite de tiempo un registro permanente de su niño que contenga nombre, dirección y número de teléfono, calificaciones, registro de asistencia, clases cursadas, nivel de grado completado y año en que fue completado. MEDIACIÓN La mediación en la educación especial es un proceso gratuito y efectivo para ayudar a los padres y las escuelas a resolver desacuerdos, lo antes posible, respecto del programa de educación de un alumno con discapacidades. Esto sucede en una reunión no adversativa que es más estructurada que una conferencia entre padres y escuela pero menos formal que una audiencia de debido proceso. El Departamento de Educación del Estado de Oklahoma o el distrito escolar
deben poner el proceso de mediación a disposición para permitirle a usted y al distrito escolar resolver los desacuerdos referidos a cualquier asunto según la Parte B de la IDEA, incluyendo asuntos que surjan antes de la presentación de una queja de debido proceso. Por lo tanto, la mediación está disponible para resolver disputas conforme a la Parte B de la IDEA, independientemente si usted ha presentado o no un pedido de audiencia de debido proceso. Cuando se inicia una queja de debido proceso conforme a la IDEA, el distrito escolar debe informarle que el proceso de mediación está disponible como una alternativa para resolver disputas. Los procedimientos deben garantizar que el proceso de mediación: Sea voluntario de su parte y de parte del
distrito escolar. Se le proporcione sin costo alguno. No se utilice para denegarle el derecho a
una audiencia de debido proceso, o denegarle cualquier otro derecho que usted tenga según la Parte B de la IDEA.
Sea realizado por un mediador calificado e imparcial que tenga capacitación en técnicas efectivas.
Para obtener más información sobre el sistema de Mediación de Oklahoma, puede comunicarse con el Centro de Resolución de Educación Especial (SERC, por sus siglas en inglés) al 918-712-9632 o al 888-267-0028. También puede comunicarse con el Centro de Conciliación Temprana al 877-521-6677 para conseguir el nombre y número de su Centro de Conciliación Temprana local. Oportunidad para reunirse con una parte no interesada: La agencia educativa estatal (SEA) o el distrito escolar pueden establecer procedimientos para ofrecerles a usted y a los distritos escolares que decidan no usar el proceso de mediación una oportunidad de reunirse con una parte no interesada que tenga contrato con: Una entidad alternativa apropiada de
resolución de disputas (Centros de
Resolución Temprana del Sistema Alternativo de Resolución de Disputas, bajo la dirección de la Oficina Administrativa de los Tribunales), un centro de información y capacitación para padres (Centro de Información y Capacitación para Padres de Oklahoma), la Red de información Conjunta de Oklahoma (JOIN, por sus siglas en inglés), o un centro comunitario de recursos para padres en el estado.
Para que lo aliente a usted a usar el proceso de mediación y le explique los beneficios del mismo.
El mediador: No puede ser empleado de la SEA o
del distrito escolar que esté involucrado en la educación o cuidado de su niño.
No debe tener un interés personal o profesional que entre en conflicto con la objetividad del mediador.
Una persona que de otra manera reúna los requisitos para ser mediador no es un empleado de un distrito escolar o agencia del Estado simplemente porque reciba un pago por parte de la agencia o del distrito escolar para actuar como mediador. En los Centros de Resolución Temprana del Sistema Alternativo de Resolución de Disputas, bajo la dirección de la Oficina Administrativa de los Tribunales hay disponibles mediadores capacitados, calificados e imparciales que pueden ser solicitados. También se puede obtener información y derivación gratuita a través de OSDE-SES, el Sistema de Servicios de Información en todo Oklahoma (OASIS, por sus siglas en inglés), el Centro de Información y Capacitación para Padres de Oklahoma, o el Centro de la Ley de Discapacidad de Oklahoma (ODLC, por sus siglas en inglés).
El OSDE-SES apoya la resolución de las disputas, referidas a cualquier asunto sujeto a quejas de debido proceso, a través del proceso de mediación u otros medios informales entre padres y distritos escolares respecto de la educación de un niño con una discapacidad o que se suponga que tiene discapacidades. El Estado es responsable de pagar los costos del proceso de mediación. Toda reunión del proceso de mediación debe programarse de manera oportuna y llevarse a cabo en un lugar que sea conveniente tanto para usted como para el distrito escolar. La mediación no se utiliza para negarle o demorar su derecho a tener una audiencia de debido proceso o para denegar cualquier otro derecho otorgado conforme a estos requisitos. Además, la reunión de mediación no altera los plazos requeridos para las audiencias de debido proceso. Para resolver una disputa a través del proceso de mediación, tanto usted como el distrito escolar deben firmar un acuerdo obligatorio que exponga dicha resolución y que: Especifique que todos los debates que
surgieron durante el proceso de mediación se mantendrán confidenciales y que no podrán usarse como evidencia en ningún procedimiento civil o de audiencia de debido proceso subsiguiente.
Esté firmado tanto por usted como por un representante del distrito escolar que tenga la autoridad de obligar legalmente al distrito escolar.
Un acuerdo de mediación escrito y firmado es ejecutable en cualquier jurisdicción competente o tribunal estatal o en un tribunal de distrito de los Estados Unidos. Usted o el distrito escolar pueden solicitar mediación pero ambas partes deben asistir y estar de acuerdo. Las partes involucradas pueden o no tener representantes en la mediación; sin embargo, aquellas personas que asistan deben estar en una posición de autoridad para tomar decisiones.
Cualquiera de las partes puede negarse a participar en una conferencia sin perjuicio de ningún derecho y garantía de procedimiento otorgado según las leyes estatales o federales correspondientes. PRESENTACIÓN DE QUEJAS ADMINISTRATIVAS A NIVEL LOCAL O ESTATAL Puede presentarse ante el administrador del distrito escolar local o la SEA una queja por escrito firmada referente a supuestas violaciones de la Parte B de la IDEA. Si la queja se presenta ante el distrito escolar local, el reclamante puede solicitar que el Estado revise las conclusiones. Una queja escrita debe incluir: Una declaración de que el distrito
escolar ha violado un requisito conforme con la Parte B de la IDEA.
Hechos sobre los cuales se basa la declaración.
La firma e información de contacto del reclamante.
Si se alegan violaciones referentes a un niño en particular: El nombre del niño y la dirección de
residencia del niño. El nombre de la escuela a la que
asiste el niño. En el caso de un niño o joven sin
hogar, información de contacto disponible del niño y el nombre de la escuela a la que asiste el niño.
Una descripción de la manera en la que el distrito escolar ha violado los requisitos según la IDEA relacionados con el alegato, incluyendo los hechos relacionados con el problema.
La resolución del problema propuesta hasta donde se tenga conocimiento y disponible a la parte que sigue la
queja al momento en que se presenta la queja.
La queja debe alegar que la violación ocurrió no más de un año antes de la fecha en que se presenta la queja. Si usted presenta una queja administrativa y una queja de debido proceso para el mismo asunto, la investigación de la queja administrativa se mantendrá en reserva. El funcionario de audiencias asignado para ver y entender su queja de debido proceso llevará a cabo una audiencia imparcial. La información relevante sobre el supuesto asunto a considerar para determinar si existe una violación de la Parte B de la IDEA puede presentarse de manera oral y por escrito. Para este fin, hay un formulario disponible en OSDE-SES que le ayudará a presentar una queja escrita formal. La OSE-SES emitirá una carta de conclusiones por escrito dentro de un plazo de 60 días calendario a partir del momento en que se recibe una queja formal por escrito, a menos que existan circunstancias excepcionales que requieran un involucramiento más extenso. También se alienta la mediación como una opción para facilitar la resolución temprana de asuntos relacionados con quejas. Se puede obtener información de ayuda para solicitar una mediación o presentar una queja comunicándose con el director o administrador de educación especial de su distrito escolar o con el OSDE-SES. PRESENTACIÓN DE UNA QUEJA DE DEBIDO PROCESO Usted o el distrito escolar pueden presentar una queja de debido proceso sobre cualquier asunto que se relacione con una propuesta o negación para iniciar o modificar la identificación, evaluación o colocación educativa de su niño, o la provisión de FAPE.
La queja de debido proceso debe alegar una violación que haya sucedido no más de dos años antes de que usted o el distrito escolar se enterara o se tendría que haber enterado sobre la supuesta acción que forma las bases de la queja de debido proceso. El plazo mencionado arriba no corresponde a su caso si usted no pudo presentar una queja de debido proceso porque: El distrito escolar tergiversó
específicamente que había resuelto el asunto que forma las bases de la queja.
El distrito escolar retuvo información que tenía obligación de entregarle a usted según la Parte B de la IDEA.
El distrito escolar le debe informar sobre cualquier servicio legal u otros servicios relevantes gratuitos o de bajo costo que estén disponibles en su área si usted solicita dicha información, o si usted o el distrito escolar presentan una queja de debido proceso. QUEJA DE DEBIDO PROCESO Para solicitar una audiencia, usted o el distrito escolar (o su abogado o el abogado del distrito escolar) deben presentar una queja de debido proceso a la otra parte. Dicha queja debe incluir todo lo que se describe a continuación y debe mantenerse de manera confidencial. Usted o el distrito escolar, el que haya presentado la queja, también debe proveerle a la SEA una copia de la queja. La queja de debido proceso debe ser hecha por escrito, estar firmada e incluir: El nombre de su niño. La fecha de nacimiento de su niño. La dirección de residencia de su niño. El nombre de la escuela a la que
asiste su niño.
Si su niño es un niño o joven sin hogar, la información de contacto del niño y el nombre de la escuela a la que asiste.
El grado actual o colocación actual de su niño.
La discapacidad establecida o supuesta de su niño.
Una descripción de la naturaleza del problema de su niño relacionada con la acción propuesta o rechazada, incluyendo los datos que tengan referencia con el problema.
Una propuesta para la resolución del problema hasta donde se tenga conocimiento y esté disponible para usted o el distrito escolar en ese momento.
La razón por la cual se cuestiona la identificación, evaluación, colocación educativa de su niño, o la provisión de FAPE para el niño.
Una parte no puede tener una audiencia de debido proceso hasta que la parte, o el abogado que representa a la parte, presenten un aviso que cumpla con los requisitos. En OSDE-SES hay un formulario disponible para este propósito que lo ayudará a presentar una queja de debido proceso. Usted o el abogado que lo represente a usted en nombre de su niño deben enviar por correo una copia de este pedido al distrito escolar y a OSDE-SES, Atención: Due Process Hearing Requests, 2500 North Lincoln Boulevard, Room 412, Oklahoma City, Oklahoma 73105-4599.
Se asignará al caso un funcionario de audiencias de debido proceso imparcial. Se les informará a usted o a su abogado sobre esta asignación. La queja de debido proceso se considerará suficiente a menos que la parte que recibe la queja de debido proceso notifique al funcionario de audiencias y a la otra parte, por escrito y en un plazo de 15 días calendario a partir del momento de recepción de la queja, que la misma no cumple con los requisitos que
se enumeran arriba. Dentro de los cinco días calendario de recibir la notificación de que la parte receptora considera insuficiente una queja de debido proceso, el funcionario de audiencias debe tomar la determinación si la queja de debido proceso cumple o no con los requisitos que se mencionan arriba, y debe notificar dicha determinación de inmediato y por escrito a las partes. Si el funcionario de audiencias determina que su queja de debido proceso es insuficiente, usted tiene el derecho a presentar una queja enmendada en la que se exponga la razón por la cual la queja no reunía con los criterios de una queja suficiente. Usted o el distrito escolar pueden hacer cambios a la queja de debido proceso sólo si: La otra parte aprueba los cambios por
escrito y recibe la oportunidad de resolver la queja de debido proceso por medio de una reunión de resolución.
No más de cinco días antes de que comience la audiencia de debido proceso, el funcionario de audiencias da permiso para realizar los cambios. Si la parte que realiza la queja hace cambios a la queja de debido proceso, el plazo para la reunión de resolución y el período de tiempo para la resolución vuelven a comenzar en la fecha en la que se presenta la queja enmendada.
Ninguna parte de esta sección será interpretada como un impedimento para que usted presente un pedido separado de queja de debido proceso sobre un asunto diferente a la queja ya presentada. Si el distrito escolar no le ha enviado un aviso escrito previo sobre el tema planteado en su queja de debido proceso, el distrito escolar debe, en un plazo de diez días calendario a partir del momento
en que recibe la queja de debido proceso, enviarle una respuesta que debe incluir: Una explicación de por qué el distrito
escolar propuso o se negó a tomar la medida que se plantea en la queja de debido proceso.
Una descripción de otras opciones que el equipo IEP de su niño tuvo en cuenta y las razones por las cuales dichas opciones fueron rechazadas.
Una descripción de cada valoración, registro, informe o procedimiento de evaluación que usó el distrito escolar como base para las medidas propuestas o rechazadas.
Una descripción de los otros factores que sean relevantes para las medidas propuestas o rechazadas del distrito escolar.
A excepción de lo mencionado arriba, la parte que recibe la queja de debido proceso debe, en un plazo de diez días calendario de haber recibido la queja de debido proceso, enviar a la otra parte una respuesta que aborde específicamente los asuntos planteados en la queja. SESIONES DE RESOLUCIÓN
En un plazo de 15 días calendario de haber recibido el aviso sobre la queja de debido proceso, y antes de que comience la audiencia de debido proceso, el distrito escolar debe convocar a una reunión con usted y el/los miembro(s) relevantes del equipo IEP que tengan conocimiento específico de los hechos identificados en su queja de debido proceso. La reunión: Debe incluir a un representante del distrito
escolar que tenga autoridad para tomar decisiones en nombre del distrito escolar.
No puede incluir a un abogado del distrito escolar, a menos que usted esté acompañado por un abogado.
El propósito de la reunión es que usted hable sobre la queja de debido proceso, y los hechos que conforman las bases de la queja.
El distrito escolar recibe la oportunidad de resolver la queja, a menos que usted y el distrito escolar acuerden por escrito renunciar a la reunión de resolución, o acuerden usar el proceso de mediación. A menos que tanto usted como el distrito escolar renuncien a la reunión de resolución o acuerden ir a la mediación, el hecho de no participar en la reunión de resolución demorará los plazos para el proceso de resolución y la audiencia de debido proceso hasta que se lleve a cabo la reunión de resolución. Si el distrito escolar no ha resuelto la queja para su satisfacción dentro de los 30 días calendario de recibida la queja de debido proceso, puede llevarse a cabo la audiencia de debido proceso. El plazo de 45 días calendario para emitir una decisión final comienza al vencimiento del período de resolución de 30 días calendario, a menos que usted y el distrito escolar hayan acordado renunciar al proceso de resolución o utilizar la mediación. En este caso, el plazo de 45 días calendario comienza al día siguiente. Si, después de hacer esfuerzos razonables y de documentar dichos esfuerzos, el distrito escolar no puede lograr que usted participe en la reunión de resolución, el distrito escolar puede, al final del período de resolución de 30 días calendario, solicitar que un funcionario de audiencias desestime su queja de debido proceso. Si el distrito escolar no lleva a cabo una sesión de mediación dentro de los 15 días de recibir su queja de debido proceso o no participa en la reunión de resolución, usted puede pedirle al funcionario de audiencias que comience el plazo para la audiencia de debido proceso. Si se logra una resolución para la disputa en la reunión de resolución, usted y el
distrito escolar deben ejecutar un acuerdo obligatorio que: Esté firmado por usted y un representante
del distrito escolar que tenga la autoridad de obligar legalmente al distrito escolar.
Sea ejecutable en cualquier tribunal estatal de jurisdicción competente o en un tribunal de distrito de los Estados Unidos.
Si usted y el distrito escolar celebran un acuerdo como resultado de una reunión de resolución, cualquiera de las partes puede invalidar el acuerdo dentro de los tres días hábiles posteriores al momento en que usted y el distrito escolar firmaron el acuerdo. AUDIENCIA IMPARCIAL DE DEBIDO PROCESO Como mínimo, el funcionario de audiencias: No debe ser empleado de la SEA o del
distrito escolar involucrado en la educación o cuidado de su niño; sin embargo, no se considera que una persona sea empleada de la agencia simplemente porque reciba un pago de la agencia para actuar como funcionario de audiencias.
No debe tener un interés personal o profesional que entre en conflicto con su objetividad como funcionario de audiencias en la audiencia.
Debe ser muy entendido y comprender las disposiciones de la IDEA, las regulaciones federales y estatales referentes a la IDEA, y las interpretaciones legales de la IDEA por parte de los tribunales federales y estatales.
Debe tener el conocimiento y la habilidad de llevar a cabo audiencias, de acuerdo con la práctica legal estándar y apropiada.
Debe tener el conocimiento y la habilidad de tomar y redactar decisiones de acuerdo con la práctica legal estándar y apropiada.
La parte que solicita la audiencia de debido proceso no puede plantear asuntos en la audiencia de debido proceso que no fueron tratados en la queja de debido proceso, a menos que la otra parte esté de acuerdo.
La SEA tiene una lista de funcionarios de audiencia calificados. Cuando se asigna una audiencia de debido proceso, la SEA debe entregar a todas las partes involucradas el nombre del funcionario de audiencias asignado y sus aptitudes. DERECHOS DE AUDIENCIAS DE DEBIDO PROCESO A todas las partes de una audiencia o apelación se les debe conceder el derecho de: Estar acompañadas y recibir
asesoramiento de un abogado o persona con conocimiento o capacitación especial sobre los problemas de niños con discapacidades.
Presentar evidencia y enfrentar, contrainterrogar y exigir la asistencia de testigos.
Prohibir la introducción de cualquier evidencia en la audiencia que no haya sido divulgada a la otra parte por lo menos cinco días antes de la audiencia.
Obtener un registro palabra por palabra escrito o, si usted lo decide, electrónico, de la audiencia.
Obtener un registro escrito o, si usted lo decide, electrónico, de los fundamentos de hecho y decisiones, que puede ponerse a disponibilidad del público y transmitirse al panel asesor del estado.
Un funcionario de audiencias puede evitar que cualquier parte que no divulgue las recomendaciones o evaluaciones relevantes a la otra parte por lo menos cinco días antes de la audiencia presente esta información. Usted debe tener el derecho de que su niño esté presente, y el derecho de abrir la audiencia al público.
DECISIONES DE AUDIENCIA La decisión de un funcionario de audiencias sobre si su niño recibió o no FAPE debe tener base sustantiva. En los asuntos que alegan una violación de procedimiento, un funcionario de audiencias puede considerar que su niño no recibió FAPE, sólo si las insuficiencias de procedimiento: Le impidieron a su niño el derecho a recibir
FAPE. Le impidieron a usted significativamente la
oportunidad de participar en el proceso de toma de decisiones respecto de la provisión de FAPE para su niño.
Causaron la pérdida de un beneficio educativo.
Ninguna parte de la sección de derechos y garantías de procedimiento de las regulaciones federales conforme a la Parte B de la IDEA puede interpretarse como un impedimento para que usted presente un pedido por separado de una audiencia de debido proceso sobre un asunto diferente al de un pedido ya presentado. La SEA, después de eliminar la información de identificación personal, debe: Proveer las conclusiones y decisiones de la
audiencia de debido proceso o apelación al panel asesor de educación especial del estado.
Poner dichas conclusiones y decisiones a disponibilidad del público.
FINALIDAD DE LA DECISIÓN, APELACIÓN, REVISIÓN IMPARCIAL Una decisión tomada en una audiencia de debido proceso es definitiva, a excepción de que cualquiera de las partes involucradas en la audiencia puede apelar la decisión en un plazo de 30 días calendario. Si una parte resulta agraviada por las conclusiones y decisión de la audiencia, puede elevarse una apelación a la SEA.
Si hay una apelación, la SEA nombra a un funcionario de revisión estatal que lleva a cabo una revisión imparcial de las conclusiones y decisiones apeladas. El funcionario que hace la revisión debe: Examinar el registro completo de la
audiencia. Garantizar que los procedimientos
de la audiencia fueron consistentes con los requisitos de debido proceso.
Buscar evidencia adicional si es necesario. Si se lleva a cabo una audiencia para recibir evidencia adicional, aplican los derechos de audiencia descriptos arriba.
Dar a las partes la oportunidad de presentar argumentos orales o escritos, o ambos, a discreción del funcionario de revisión.
Tomar una decisión independiente una vez completada la revisión.
Entregarle a usted y al distrito escolar una copia de los fundamentos de hecho y decisiones por escrito o, si usted lo decide, en formato electrónico.
La SEA, después de eliminar la información de identificación personal, debe transmitirle las conclusiones y decisiones al panel asesor de educación especial del estado y poner las conclusiones y decisiones a disponibilidad del público. La decisión que toma el funcionario de revisión es definitiva, a menos que una de las partes entable una acción civil de acuerdo con los procedimientos que se describen a continuación. PLAZOS Y CONVENIENCIA DE LAS AUDIENCIAS Y REVISIONES La SEA debe garantizar que a más tardar a los 45 días calendario después del vencimiento del período de 30 días calendario para las reuniones de resolución, o, a más tardar a los 45 días
calendario después del vencimiento del período de tiempo ajustado: Se tome una decisión final en una audiencia. Se envíe por correo a usted y al distrito
escolar una copia de la decisión. Si hay una apelación, la SEA debe garantizar que a más tardar a los 30 días calendario después de recibir una solicitud de revisión: Se tome una decisión final en la revisión. Se envíe por correo a usted y al distrito
escolar una copia de la decisión. Un funcionario de audiencias debe otorgar prolongaciones de tiempo específicas más allá del período de 45 días calendario, si usted o el distrito escolar solicitan una prolongación específica del plazo. Cada audiencia se debe realizar en un momento y lugar que sea razonablemente conveniente para usted y para su niño. Excepto en el caso de que haya un cambio en la colocación iniciada por el personal de la escuela debido a la portación o posesión de un arma, posesión o uso de drogas ilegales, o venta o incitación a la venta de una sustancia controlada por parte de su niño, o porque el niño provocó una herida física grave a otra persona, (o un cambio en la colocación ordenado por un funcionario de audiencias por haberse determinado que mantener la colocación actual podría muy probablemente resultar en una lesión al niño o a otras personas), si usted solicita una audiencia para cuestionar la revisión de determinación de manifestación, su niño debe permanecer en el entorno educativo alternativo interino hasta que el funcionario de audiencias tome una decisión, o hasta que venza el período de tiempo para cambiar la colocación, lo que ocurra primero, a menos que el Estado o el distrito escolar y usted lleguen a otro acuerdo. DERECHO A ENTABLAR UNA ACCIÓN CIVIL Cualquier parte que no esté de acuerdo con las conclusiones y decisiones de la revisión a nivel
del estado tiene derecho a entablar una acción civil con respecto al asunto que fue el tema de la audiencia de queja de debido proceso. La acción puede iniciarse en cualquier tribunal estatal de jurisdicción competente o en un tribunal de distrito de los Estados Unidos, independientemente de la cantidad en disputa. La parte que entabla la acción civil debe tener 90 días calendario a partir de la fecha en que el funcionario de audiencias tomó la decisión para iniciar dicha acción. En cualquier acción civil, el tribunal: Recibe los registros de los
procedimientos administrativos. Escucha evidencia adicional a pedido
de una de las partes. Basa su decisión en la
preponderancia de la evidencia, y otorga el recurso que el tribunal determina apropiado.
HONORARIOS DE LOS ABOGADOS En cualquier acción o procedimiento iniciado conforme a la Parte B de la IDEA, el tribunal, a su discreción, puede adjudicar honorarios de abogados razonables como parte del costo: A una parte vencedora que sea el
padre de un niño con una discapacidad.
A una parte vencedora que sea un distrito escolar contra el abogado de un padre que presenta un pedido de audiencia de debido proceso o causa de acción judicial subsiguiente que sea frívola, no razonable o sin fundamentos, o contra el abogado de un padre que siguió litigando después de que el litigio claramente se volvió frívolo, no razonable o sin fundamentos.
A un distrito escolar vencedor contra el abogado de un padre, o contra el padre, si la queja o causa de acción
judicial subsiguiente del padre fue presentada con fines inapropiados, como por ejemplo para acosar, causar una demora innecesaria, o para aumentar sin necesidad el costo de la acción o procedimiento.
Un tribunal adjudica honorarios de abogados razonables en base a las tarifas que prevalecen en la comunidad en la que surgió la acción o audiencia según el tipo y la calidad de los servicios prestados. No se pueden usar bonos o multiplicadores para calcular los honorarios adjudicados. No pueden usarse los fondos de acuerdo con la Parte B de la IDEA para pagar los honorarios de los abogados o costos de una de las partes relacionados con una acción o procedimiento. No se pueden adjudicar honorarios de abogados y no se pueden rembolsar costos relacionados en ninguna acción o procedimiento por servicios realizados con posterioridad al momento en que se le hizo a usted un ofrecimiento de conciliación por escrito, si: El ofrecimiento se hace dentro del tiempo
prescripto por la Regla 68 de las Reglas Federales de Procedimiento Civil; o, en el caso de un procedimiento administrativo, en cualquier momento más de diez días calendario antes de que comience el procedimiento.
El ofrecimiento no es aceptado en un plazo de diez días calendario.
El funcionario de audiencias administrativas o el tribunal considera que el recurso que usted finalmente obtuvo no es más favorable para usted que el ofrecimiento de conciliación.
No pueden adjudicarse honorarios de abogados en relación con cualquier reunión del equipo IEP a menos que dicha reunión se convoque como resultado de un procedimiento administrativo o acción judicial, o, a discreción del estado, para mediación.
DISCIPLINA AUTORIDAD DEL PERSONAL ESCOLAR El personal escolar puede considerar caso por caso cualquier circunstancia única al determinar si se debe ordenar un cambio de colocación para un niño con una discapacidad que viola el código de conducta estudiantil. El personal escolar puede retirar a un niño con una discapacidad que viola un código de conducta estudiantil de su colocación actual y ubicarlo en un entorno alternativo interino apropiado, otro entorno o suspenderlo, durante no más de diez días de clase consecutivos (hasta el grado en que dichas alternativas se aplican a los niños sin discapacidades). Si el personal escolar busca ordenar un cambio en la colocación que excedería los 10 días de clases, y se determina que el comportamiento que provocó la violación del código escolar no es una manifestación de la discapacidad de su niño, el personal escolar puede aplicar los procedimientos disciplinarios a su niño de la misma manera y durante la misma duración con que los procedimientos se aplicarían a niños sin discapacidades, excepto que la escuela debe proveerle servicios a su niño. El equipo IEP de su niño determina el entorno educativo alternativo interino para dichos servicios. Estos servicios que deben brindarle a su niño si lo retiran de la colocación actual pueden proveerse en un entorno educativo alternativo interino. SERVICIOS Su niño, si es retirado de su colocación actual durante más de diez días de clase en el mismo año escolar, debe:
Seguir recibiendo servicios educativos, de manera de permitirle participar en el plan de estudios general, aunque esté en otro entorno, y hacer un progreso para alcanzar las metas identificadas en su IEP; y recibir, cuando sea apropiado, una evaluación de comportamiento funcional (FBA, por sus siglas en inglés), servicios de intervención de comportamiento, y modificaciones que estén diseñadas para abordar violaciones de comportamiento para que esto no vuelva a suceder.
DETERMINACIONES DE MANIFESTACIÓN Debe ocurrir dentro de los diez días de clase de haberse tomado cualquier decisión de cambiar la colocación de su niño por una violación de un código de conducta estudiantil que tenga como resultado diez o más días escolares consecutivos, o más de diez días de escuela acumulados de suspensión en el mismo año escolar y que los funcionarios de la escuela hayan determinado que represente un patrón de conducta. Puede determinarse un patrón de conducta por la duración de cada retiro, el tiempo total que se ha retirado al alumno, la proximidad entre uno y otro retiro y si el comportamiento es sustancialmente similar al comportamiento del alumno en los incidentes anteriores que tuvieron como resultado retiros disciplinarios. El distrito escolar, usted y otros miembros relevantes del equipo IEP (determinados por usted y el distrito escolar) deben revisar toda la información relevante presente en el expediente de su niño, incluyendo su IEP, observaciones de los maestros, y cualquier información relevante que usted haya proporcionado para determinar si: La conducta en cuestión fue causada por su
discapacidad, o tuvo relación directa y sustancial con su discapacidad.
La conducta en cuestión fue un resultado directo de la incapacidad del distrito escolar de implementar el IEP del niño.
Si el distrito escolar, usted y otros miembros relevantes del equipo IEP determinan que alguno de los dos puntos se aplica a su niño, se debe determinar que la conducta es una manifestación de la discapacidad de su niño. DETERMINACIÓN DE QUE EL COMPORTAMIENTO FUE UNA MANIFESTACIÓN Si el distrito escolar, usted y otros miembros relevantes del equipo IEP determinan que la conducta fue una manifestación de la discapacidad de su niño, el equipo IEP debe: Llevar a cabo una FBA e
implementar un Plan de Intervención de Comportamiento (BIP, por sus siglas en inglés) para su niño, a menos que el distrito escolar hubiera realizado dicha evaluación antes de que se tomara la determinación y antes del comportamiento que resultó en un cambio de colocación.
Si ya se ha desarrollado un BIP, el equipo IEP debe reunirse para revisar el plan y modificarlo, cuando sea necesario, para abordar el comportamiento.
A menos que se determine que son circunstancias especiales, el distrito escolar debe devolver a su niño a la colocación de la cual fue retirado, a menos que usted y el distrito escolar acuerden un cambio de colocación como parte de la modificación del BIP. DETERMINACIÓN DE QUE EL COMPORTAMIENTO NO FUE UNA MANIFESTACIÓN DE LA DISCAPACIDAD Si el resultado de la revisión es la determinación de que el comportamiento de su niño no fue una manifestación de su discapacidad, pueden aplicarse a su niño los procedimientos disciplinarios relevantes que se aplican a los niños sin discapacidades de la misma manera que
se aplicarían a niños sin discapacidades, excepto que debe proveerse FAPE a su niño durante el período de suspensión. Usted tiene derecho a solicitar mediación o una audiencia de debido proceso expeditiva si no está de acuerdo con la determinación de manifestación. REGISTROS DE DISCIPLINA Si el distrito escolar inicia procedimientos disciplinarios aplicables a todos los niños, el distrito escolar debe asegurar que se transmitan los registros de educación especial y disciplina de su niño para que la(s) persona(s) que toma(n) la determinación final sobre la medida disciplinaria puedan tenerlos en cuenta. ENTORNOS EDUCATIVOS ALTERNATIVOS INTERINOS Haya sido o no el comportamiento una manifestación de la discapacidad de su niño, el personal escolar puede retirar a un alumno y colocarlo en un entorno educativo alternativo interino hasta por 45 días de clase si su niño: Lleva o porta un arma en la escuela o tiene
un arma en la escuela, en predios escolares, o en una función escolar bajo la jurisdicción de una SEA o un distrito escolar.
Intencionalmente tiene o usa drogas ilegales, o vende o incita la venta de una sustancia controlada, mientras está en la escuela, en predios escolares, o en una función escolar bajo la jurisdicción de una SEA o un distrito escolar.
Ha provocado una herida física grave a otra persona mientras estaba en la escuela, en predios escolares, o en una función escolar bajo la jurisdicción de una SEA o un distrito escolar.
“Herida física grave” se define como una lesión física que involucra un riesgo sustancial de muerte; dolor físico extremo; desfiguración prolongada y obvia, o pérdida o incapacidad prolongada de la función de un miembro, órgano o facultad corporal.
El equipo IEP determinará los servicios apropiados para su niño en un Entorno Educativo Alternativo Interino (IAES, por sus siglas en inglés). La escuela tiene la opción de que el IAES continúe durante el siguiente año escolar si faltaran menos de 45 días para que termine el año escolar en el cual ocurrió el incidente. No más tarde del día en que se toma la decisión de tomar una medida disciplinaria, el distrito escolar debe notificarle dicha decisión, y proporcionarle un aviso de derechos y garantías de procedimiento. CAMBIO DE COLOCACIÓN DEBIDO A RETIROS DISCIPLINARIOS El retiro de su niño de la colocación educativa actual es un cambio de colocación si: El retiro dura más de 10 días
consecutivos. Su niño ha estado sujeto a una serie
de retiros que constituyen un patrón de retiro: o Porque la serie de retiros sumó
más de diez días de escuela en un año escolar.
o Porque el comportamiento de su niño es sustancialmente similar al comportamiento de su niño en incidentes previos que resultaron en la serie de retiros.
o Por factores adicionales tales como la duración de cada retiro, la cantidad total de tiempo que su niño fue retirado, y la proximidad entre un retiro y otro.
o Porque el distrito escolar determina si un patrón de retiros constituye un cambio de colocación caso por caso y, de ser cuestionado, queda sujeto a revisión por los procedimientos judiciales.
APELACIONES Usted puede presentar una queja de debido proceso para solicitar una audiencia de debido proceso si está en desacuerdo con: Cualquier decisión respecto de la
colocación tomada de acuerdo con la norma de disciplina.
La determinación de la manifestación. El distrito escolar puede presentar una queja de debido proceso para solicitar una audiencia de debido proceso si cree que mantener la colocación actual de su niño muy probablemente resulte en una lesión para su niño o para otros. AUTORIDAD DEL FUNCIONARIO DE AUDIENCIAS Un funcionario de audiencias debe llevar a cabo la audiencia de debido proceso y tomar una decisión. El funcionario de audiencias puede: Devolver a su niño a la colocación de la
cual fue retirado si el funcionario de audiencias determina que el retiro constituyó una violación de los requisitos descriptos bajo el título Autoridad del Personal Escolar, o que el comportamiento de su niño fue una manifestación de la discapacidad de su niño.
Ordenar un cambio en la colocación de su niño a un entorno educativo alternativo interino durante no más de 45 días de clase si el funcionario de audiencias determina que mantener la colocación actual de su niño muy probablemente resulte en una lesión para el niño o para los demás.
Estos procedimientos de audiencia pueden repetirse, si el distrito escolar cree que devolver a su niño a la colocación original muy probablemente resulte en una lesión para su niño o para los demás. La SEA o distrito escolar debe hacer arreglos para llevar a cabo una audiencia expeditiva cuando usted solicite una. Cuando usted o el
distrito escolar presentan una queja de debido proceso para solicitar dicha audiencia, debe llevarse a cabo una audiencia que cumpla con los requisitos descriptos bajo los títulos Procedimientos para Quejas de Debido Proceso, Audiencias sobre Quejas de Debido Proceso, y Apelación de Decisiones; Revisión Imparcial, a excepción de lo que se indica a continuación: La SEA o distrito escolar debe hacer
arreglos para llevar a cabo una audiencia de debido proceso expeditiva, la cual debe ocurrir en un plazo de 20 días de clase a partir de la fecha en que se solicita la audiencia y debe resultar en una determinación dentro de los diez días de clase posteriores a la audiencia.
A menos que usted y el distrito escolar acuerden por escrito renunciar a la reunión, o acuerden usar el proceso de mediación, debe llevarse a cabo una reunión de resolución en un plazo de siete días calendario o al recibir el aviso de la queja de debido proceso.
La audiencia puede proceder, a menos que el asunto se haya resuelto a satisfacción de ambas partes dentro de los 15 días calendario posteriores a la recepción de la queja de debido proceso.
Un estado puede establecer reglas de procedimiento para audiencias de debido proceso expeditivas diferentes a las que ha establecido para otras audiencias de debido proceso. Excepto en el caso de los plazos, dichas reglas deben ser consistentes con las reglas detalladas en este documento respecto de las audiencias de debido proceso. Una parte puede apelar la decisión tomada en una audiencia de debido proceso expeditiva de la misma manera en que se puede hacer para las decisiones en otras audiencias de debido proceso.
COLOCACIÓN DURANTE LAS APELACIONES Cuando usted o el distrito escolar hayan presentado una queja de debido proceso en relación con asuntos disciplinarios, su niño debe (a menos que usted y la SEA o distrito escolar acuerden otra cosa) permanecer en el entorno educativo alternativo interino hasta que el funcionario de audiencias tome una decisión o hasta el vencimiento del período de tiempo de retiro estipulado y descripto bajo el título Autoridad del Personal de la Escuela, lo que suceda primero. PROTECCIONES PARA NIÑOS QUE TODAVÍA NO SON ELEGIBLES PARA RECIBIR EDUCACIÓN ESPECIAL Y SERVICIOS RELACIONADOS Si un niño considerado elegible para recibir educación especial y servicios relacionados conforme con la Parte B de la IDEA, viola un código de conducta estudiantil, pero el distrito escolar tenía conocimiento antes del comportamiento que provocó la medida disciplinaria de que el niño era un niño con una discapacidad, entonces el niño puede hacer valer cualquiera de los derechos y garantías de procesamiento descriptos en este aviso. Bases de conocimiento para asuntos disciplinarios: Debe considerarse que un distrito escolar tiene conocimiento de que un niño es un niño con una discapacidad si, antes de que ocurriera el comportamiento que provocó la medida disciplinaria: Usted expresó una preocupación por
escrito de que su niño necesita educación especial y servicios relacionados al personal de supervisión o administrativo de la agencia educativa apropiada, o a un maestro del niño.
Usted solicitó una evaluación relacionada con la elegibilidad para recibir educación especial y servicios relacionados conforme con la Parte B de la IDEA.
El maestro de su niño, u otro personal del distrito escolar, expresó preocupaciones específicas sobre un patrón de
comportamiento demostrado por el niño, directamente al director de educación especial del distrito escolar o a otro personal de supervisión del distrito escolar.
Excepción: No se considerará que un distrito escolar tenga conocimiento de que su niño sea un niño con una discapacidad: Si usted no ha permitido que se
evalúe a su niño. Si usted ha rechazado los servicios
para su niño. Si su niño fue evaluado y se
determinó que no es un niño con una discapacidad conforme con la Parte B de la IDEA.
CONDICIONES QUE SE APLICAN SI NO HAY BASES DE CONOCIMIENTO Si antes de tomar medidas disciplinarias contra su niño, el distrito escolar no tiene conocimiento de que un niño es un niño con una discapacidad, tal como se describe en Bases de Conocimiento para Asuntos Disciplinarios y Excepciones, su niño puede quedar sujeto a las medidas disciplinarias que se aplican a los niños sin discapacidades que se involucran en comportamientos comparables. Sin embargo, si se hace un pedido de evaluación para su niño durante el período de tiempo en el cual el niño está sujeto a medidas disciplinarias, la evaluación se debe realizar de manera expeditiva. Hasta que se complete la evaluación, su niño permanece en la colocación educativa que determinen las autoridades escolares, las cuales incluyen suspensión o expulsión sin servicios educativos. Si se determina que su niño es un niño con una discapacidad, tomando en
consideración la información de la evaluación llevada a cabo por el distrito escolar y la información provista por usted, el distrito escolar debe proporcionar educación especial y servicios relacionados de acuerdo con la disposición conforme a la Parte B de la IDEA, incluyendo los requisitos disciplinarios que se describen arriba. DERIVACIÓN A Y ACCIÓN DE PARTE DE LAS AUTORIDADES DE EJECUCIÓN DE LA LEY Y JUDICIALES La Parte B de la IDEA: No prohíbe que el distrito escolar denuncie
un delito cometido por un niño con una discapacidad ante las autoridades apropiadas.
No impide a las autoridades de ejecución de la ley y judiciales del Estado de Oklahoma ejercer sus responsabilidades con respecto a la aplicación de la ley federal y del estado de Oklahoma en el caso de delitos cometidos por un niño con una discapacidad.
Transmisión de registros: Si un distrito escolar denuncia un delito cometido por un niño con una discapacidad, el distrito escolar: Debe garantizar que se transmitan copias
de los registros de educación especial y de disciplina del niño para que las autoridades apropiadas ante quienes la agencia denuncia el delito pueden tenerlas en consideración.
Puede transmitir copias de los registros de educación especial y de disciplina de su niño sólo en la medida autorizada por la Ley de Derechos Educativos y de Privacidad de la Familia (FERPA).
REQUISITOS PARA COLOCACIONES UNILATERALES POR PARTE DE LOS PADRES DE NIÑOS QUE ASISTEN A ESCUELAS PRIVADAS A EXPENSAS PÚBLICAS La Parte B de la IDEA no obliga a un distrito escolar a pagar el costo de educación,
incluyendo educación especial y servicios relacionados, de su niño con una discapacidad en una escuela o instalación privada si el distrito escolar puso una FAPE a disposición de su niño, y usted decidió colocarlo en una escuela o instalación privada. Sin embargo, el distrito escolar donde está ubicada la escuela privada debe incluir a su niño en la población cuyas necesidades se abordan conforme con las disposiciones de la Parte B de la IDEA referente a niños que han sido colocados por sus padres en una escuela privada en 34 CFR §§ 300.131 a 300.144). Reembolso por colocación en escuela privada: Si su niño recibió anteriormente educación especial y servicios relacionados bajo la autoridad de un distrito escolar, y usted decide inscribir a su niño en una escuela primaria o secundaria privada sin el consentimiento de la escuela o sin su derivación porque usted no está de acuerdo con el IEP que le ofrecen a su niño, un tribunal o funcionario de audiencias podría obligar al distrito escolar a reembolsarle el costo de dicha inscripción. El tribunal o funcionario de audiencias debe determinar que el distrito escolar no había puesto FAPE a disponibilidad de su niño de manera oportuna antes de dicha inscripción, y que la colocación privada es apropiada. Un funcionario de audiencias o tribunal puede considerar que su colocación es apropiada, incluso si ésta no cumple con las normas estatales que se aplican a la educación provista por la SEA y el distrito escolar. Limitaciones de los reembolsos: Puede reducirse o negarse el costo de los reembolsos si: En la reunión de IEP más reciente a
la que usted asistió antes del retiro de su niño de la escuela pública, usted
no informó al equipo IEP que rechazaba la colocación propuesta por el distrito escolar para proveer FAPE a su niño, incluyendo comunicar sus inquietudes y su intención de inscribir a su niño en una escuela privada a expensas públicas.
Diez días hábiles antes (incluyendo feriados que caen en días de semana) antes del retiro de su niño de la escuela pública, usted no dio aviso por escrito al distrito escolar de la información que se describe arriba.
Antes de retirar a su niño de la escuela pública, el distrito escolar le proporcionó un aviso previo por escrito sobre su intención de evaluar a su niño (incluyendo una declaración del propósito de la evaluación que fuera apropiado y razonable), pero usted no llevó a su niño a dicha evaluación.
El tribunal determina que las acciones por usted tomadas no fueron razonables.
Sin embargo, no se debe reducir o negar el costo del reembolso por no dar aviso si: El distrito escolar le impidió dar el aviso. Usted no puede leer o escribir en inglés. Usted no había recibido la información
sobre su responsabilidad de dar el aviso que se describe arriba.
El cumplimiento de los requisitos mencionados arriba muy probablemente resultaría en un daño físico para su niño.
RECURSOS PARA PADRES Y ESCUELAS Programa Alternativo de Resolución de Disputas (Mediación) Oficina Administrativa de los Tribunales (877) 521-6677 o (405) 522-7876 Red de información Conjunta de Oklahoma (JOIN) 500 North Broadway, Suite 300 Oklahoma City, Oklahoma 73102 Marque 2-1-1 Ayuda legal del oeste de Oklahoma (405) 521-1302 Servicios Legales del este de Oklahoma (918) (918) 584-3211 (918) 428-4357 (línea directa) (888) 534-5243 (línea directa) Oficina de Asuntos Juveniles (OJA) Servicios Educativos (405) 962-6106 Oklahoma ABLE Tech 1514 West Hall of Fame Stillwater, Oklahoma 74078 (800) 257-1705 Coalición de Práctica Avanzada de Enfermería de Oklahoma (918) 660-3937 Sistema de Servicios de Información en todo Oklahoma (OASIS) (800) 426-2747 Centro de Tecnología de Asistencia de Oklahoma (OATC) en el Departamento de Ciencias de Rehabilitación del Centro de Ciencias de Salud de la Universidad de Oklahoma —Escuela de Servicios Paramédicos 1600 North Phillips Oklahoma City, Oklahoma 73104 (405) 271-3625; (405) 271-1705 (TDD) (405) 271-1707 (Fax) (800) 700-OATC (6282)
Centro de Tecnología de Asistencia de Oklahoma (OATC) en la Universidad de Oklahoma— Departamento de Ciencias de Rehabilitación de Tulsa— Escuela de Servicios Paramédicos 4502 East 41st Street Tulsa, Oklahoma 74135 (918) 660-3261 o (918) 660-3279 (918) 660-3297 (Fax) Asociación de Especialistas en Enfermería Clínica de Oklahoma (405) 951-8214 Junta de Enfermería de Oklahoma (405) 962-1800 Comisión de Niños y Jóvenes de Oklahoma (OCCY) (405) 606-4900 Departamento de Educación Profesional y Tecnológica de Oklahoma (405) 377-2000 (405) 743-6816 TDD Departamento de Servicios Correccionales de Oklahoma (405) 962-6139 Departamento de Salud de Oklahoma (405) 271-5600 Departamento de Servicios Humanos de Oklahoma (DHS) (405) 521-2778 Departamento de Servicios de Salud Mental y Abuso de Sustancias de Oklahoma (ODMHSAS) (405) 522-3908
Departamento de Servicios de Rehabilitación (DRS) de Oklahoma Oficina de Asuntos de Discapacidad (800) 522-8224 V/TDD (405) 521-3756 V/TDD (800) 845-8476 (405) 951-3400 V/TDD Centro de Ley de Discapacidad de Oklahoma (ODLC) (800) 226-5883 V/TDD Tulsa (918) 743-6220 V/TDD Oklahoma City (405) 525-7755 V/TDD Servicios Legales para Indígenas de Oklahoma (800) 658-1497 o (405) 943-6457 Centro de Capacitación e Información para Padres de Oklahoma (877) 553-4332
Departamento de Educación del Estado de Oklahoma (OSDE) Servicios de Educación Especial 2500 North Lincoln Boulevard, Room 412 Oklahoma City, Oklahoma 73105-4599 (405) 521-3248 o (405) 521-4875 TTY Proyecto ECCO (Enriching Children’s Communications Opportunities – Enriquecimiento de las Oportunidades de Comunicación de los Niños) (866) 514-9620 Centro de Resolución de Educación Especial (SERC) 4825 South Peoria, Suite 2 Tulsa, Oklahoma 74105 (888) 267-0028 (918) 712-9632
1
QUYỀN CỦA PHỤ HUYNH ĐỐI VỚI GIÁO DỤC ĐẶC BIỆT: THÔNG BÁO NHỮNG THỦ TỤC BẢO VỆ AN TOÀN
Là phụ huynh của một con em đang nhận được hoặc có thể hội đủ điều kiện cho giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ, quý vị có một số quyền dựa theo quy định luật Tiểu bang và liên bang. Nếu quý vị có thắc mắc về các quyền này và các thủ tục bảo vệ an toàn, xin vui lòng liên lạc khu học của quý vị, hoặc Bộ Giáo dục Tiểu bang Oklahoma (OSDE), Dịch vụ Giáo Dục Đặc Biệt (SES). Các quyền và các thủ tục bảo vệ an toàn này phỏng theo quy định Luật Liên bang, Đạo luật Cá nhân với Khuyết tật (IDEA) năm 2004. Nói chung, một bản sao của các thủ tục bảo vệ an toàn phải được đưa cho quý vị (hoặc người con thành niên của quý vị đã đến tuổi trưởng thành--18 tuổi trừ khi một người giám hộ đã được bổ nhiệm bởi Tòa) chỉ một lần một năm, ngoại trừ một bản sao cũng phải được đưa cho quý vị: thể theo sự giới thiệu lúc đầu hoặc yêu cầu giám định của quý vị; khi nộp đơn khiếu nại hành chính Tiẻu bang hoặc khiếu nại điều trần pháp lý; thể theo sự yêu cầu của quý vị và nếu học sinh của quý vị bị đổi lớp vì kỷ luật. Khu học của quý vị có thể đặt một bản sao hiện hành của thông báo các thủ tục bảo vệ an toàn trên mạng của họ nếu có mạng đó. Thông báo các thủ tục bảo vệ an toàn phải bao gồm giải thích đầy đủ về các
thủ tục bảo vệ an toàn, được viết bằng một ngôn ngữ dễ hiểu đối với công chúng, và bằng ngôn ngữ gốc của quý vị hoặc phương thức truyền thông khác mà quý vị dùng, trừ khi thấy rõ ràng là không làm như vậy được. Nếu ngôn ngữ gốc hay phương thức truyền thông khác của quý vị không phải là một ngôn ngữ viết, khu học của quý vị phải bảo đảm rằng thông báo được thông ngôn bằng miệng hoặc bằng cách khác với ngôn ngữ của quý vị hoặc phương thức truyền thông khác; quý vị hiểu được nội dung của thông báo; và có bằng chứng văn bản rằng các điều kiện này đã được đáp ứng. VĂN BẢN THÔNG BÁO TRƯỚC CHO PHỤ HUYNH Khu học của quý vị phải cung cấp văn bản thông báo trước cho quý vị mỗi khi họ đề nghị hay từ chối khởi xướng hay thay đổi việc xác định, giám định, xếp lớp học của con quý vị hoặc cung cấp một chương trình giáo dục công cộng thích hợp miễn phí (FAPE) cho con em quý vị. Thông báo phải bao gồm:
Một sự mô tả hành động khu học của quý vị đề nghị hay từ chối thi hành.
2
Một sự giải thích tại sao khu học của quý vị đề nghị hay từ chối thi hành.
Một sự mô tả về các lựa chọn khác mà Nhóm Chương Trình Giáo Dục Cá Nhân (IEP) đã cân nhắc và lý do tại sao các lựa chọn này bị từ chối.
Một sự mô tả về mỗi thủ tục giám định, đánh giá, ghi lại, hoặc báo cáo khu học của quý vị được dùng trong việc quyết định đề nghị hoặc từ chối hành động.
Một sự mô tả của bất kỳ yếu tố khác có liên quan đến đề nghị hoặc từ chối của khu học của quý vị.
Một bản khai ghi là quý vị được bảo vệ theo các thủ tục biện pháp an toàn chiếu theo IDEA, và nếu thông báo không phải là giới thiệu cho sự giám định ban đầu, ghi các phương cách để lấy một bản mô tả các thủ tục bảo vệ an toàn, và ghi cả các nguồn thông tin để quý vị liên lạc hầu được giúp hiểu rõ các quy định của IDEA.
Thông báo phải:
Được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu cho công chúng.
Được cung cấp bằng ngôn ngữ gốc của quý vị hoặc phương thức truyền thông khác mà quý vị dùng, trừ khi thấy rõ ràng là không làm được như vậy.
NGÔN NGỮ GỐC Nếu ngôn ngữ gốc của quý vị hay phương thức truyền thông khác không phải là ngôn ngữ viết, khu học của quý vị phải bảo đảm rằng thông báo được thông dịch cho quý vị bằng miệng hoặc bằng cách khác với ngôn ngữ gốc của
quý vị hoặc phương thức truyền thông khác và rằng quý vị hiểu được nội dung của thông báo. Nhà trường phải có tài liệu văn bản là điều kiện này đã được đáp ứng. Đối với một cá nhân bị giới hạn về Anh ngữ (LEP), ngôn ngữ gốc là ngôn ngữ thường dùng bởi người đó. Trong trường hợp của một đứa trẻ, đó là ngôn ngữ thường dùng bởi cha mẹ của đứa trẻ trong tất cả các liên lạc trực tiếp với đứa trẻ. Trong tất cả các liên lạc trực tiếp với đứa trẻ, điều dó có nghĩa là ngôn ngữ thường dùng bởi đứa trẻ ở nhà hoặc trong một môi trường học tập. Đối với một người bị điếc hoặc mù, hoặc một người không biết viết, phương thức truyền thông là ngôn ngữ người đó thường dùng (như ngôn ngữ bằng dấu, chữ Braille, hoặc truyền thông bằng miệng). THƯ TÍN ĐIỆN TỬ (E-MAIL) Nếu khu học của quý vị cho quý vị được nhận tài liệu bằng thư tín điện tử, quý vị cũng có thể chọn được nhận tài liệu sau đây bằng thư tín điện tử:
Thông báo Thủ tục Bảo vệ An toàn.
Thông báo liên quan đến khiếu nại pháp lý.
SỰ ĐỒNG Ý CỦA PHỤ HUYNH-ĐỊNH NGHĨA Sự đồng ý có nghĩa:
Quý vị đã được thông báo đầy đủ bằng ngôn ngữ gốc của quý vị hoặc phương thức truyền thông khác về tất cả các thông tin liên quan đến sinh hoạt động mà cần có sự chấp thuận của quý vị.
Quý vị hiểu và đồng ý bằng văn bản cho việc thực hiện hoạt động cần có sự chấp thuận của quý vị,
3
và bản đồng ý có mô tả hoạt động và liệt kê các hồ sơ (nếu có) sẽ được phát hành và đưa cho ai.
Quý vị hiểu rằng sự đồng ý này là tự nguyện và quý vị có thể hủy bỏ hoặc thu hồi sự đồng ý của quý vị bất kỳ lúc nào trước khi thực hiện hành động. Tuy nhiên, thu hồi sự đồng ý của quý vị không có hiệu lực hồi tố có nghĩa là không xóa bỏ được hành động đã xảy ra sau khi quý vị đã đồng ý và trước khi quý vị thu hồi sự đồng ý.
SỰ ĐỒNG Ý CỦA PHỤ HUYNH VỀ VIỆC GIÁM ĐỊNH SƠ KHỞI Sau khi cung cấp cho quý vị thông báo bằng văn bản các giám định được đề nghị cho con của quý vị, khu học của quý vị phải được sự đồng ý của quý vị trước khi tiến hành giám định sơ khởi để xác định xem con của quý vị có đủ điều kiện theo Phần B của IDEA để được giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ. Sự đồng ý của quý vị cho một sự giám định sơ khởi không có nghĩa là quý vị đã đồng ý với khu học để họ cung cấp giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ cho con của quý vị. Khu học của quý vị phải thực hiện những cố gắng hợp lý để đạt sự đồng ý của quý vị cho sự giám định sơ khởi để quyết định là con của quý vị có phải là một trẻ em bị khuyết tật không. Sự đồng ý của quý vị không cần thiết để khu học của quý vị có thể:
Duyệt xét những dữ liệu đang có như là thành phần của sự giám định hoặc tái giám định con của quý vị.
Trắc nghiệm con của quý vị hay dùng cách giám định khác được áp dụng cho tất cả trẻ em, trừ khi,
trước khi thực hiện trắc nghiệm hoặc giám định đó, cần phải có sự đồng ý của tất cả các bậc cha mẹ của tất cả các trẻ em.
Kiểm tra con của quý vị bởi một giáo viên hoặc chuyên gia để xác định những chiến lược để thực hiện chương trình giảng dạy.
TRẺ EM DƯỚI SỰ BẢO TRỢ CỦA TIỂU BANG Đối với trẻ em được đặt dưới sự bảo trợ của tiểu bang và không sống với phụ huynh, khu học không cần sự đồng ý của phụ huynh cho việc giám định sơ khởi để xác định xem con của quý vị là một đứa trẻ bị khuyết tật nếu:
Dù với những cố gắng hợp lý, khu học không tìm được phụ huynh của đứa trẻ.
Các quyền của phụ huynh đã bị chấm dứt theo quy định của pháp luật Tiểu bang.
Một thẩm phán đã giao quyền quyết định giáo dục và đồng ý cho sự giám định cá nhân cho một người được bổ nhiệm bởi thẩm phán để đại diện cho đứa trẻ.
Trẻ em dưới sự bảo trợ của tiểu bang như trong IDEA, có nghĩa là một đứa trẻ, như được xác định bởi tiểu bang nơi đứa trẻ sống, là:
Một đứa con nuôi tạm. Được coi là một trẻ em dưới sự
bảo trợ của tiểu bang theo pháp luật Tiẻu bang Oklahoma.
Dưới sự trông giữ của một cơ quan an sinh trẻ em công cộng.
Từ ngữ này không bao gồm một đứa con nuôi tạm có một phụ huynh nuôi đủ tiêu chuẩn định nghĩa là một phụ huynh.
4
TỪ CHỐI SỰ ĐỒNG Ý Nếu quý vị, với tư cách là phụ huynh, từ chối sự đồng ý cho giám định, nhà trường hoặc khu học có thể tiếp tục theo đuổi một sự giám định bằng cách dùng một phiên điều giải và thủ tục pháp lý khiếu nại, ngoại trừ tới mức mà luật Tiểu bang mâu thuẫn với quy định này về sự đồng ý của phụ huynh. Nếu quý vị cho con của quý vị học ở nhà hoặc quý vị đã cho con của quý vị vào trường tư, nhà trường không thể dùng phiên điều giải hoặc thủ tục pháp lý điều trần để theo đuổi một sự giám định. Sự đồng ý của phụ huynh cho việc giám định không thể được hiểu như là đồng ý với sự xếp đặt để được giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ. Nếu cơ quan giáo dục địa phương (LEA) theo đuổi một sự giám định bằng cách sử dụng các thủ tục pháp lý khiếu nại, và các viên chức điều trần quyết định thuận cho LEA/cơ quan, LEA/cơ quan có thể giám định con của quý vị mà không cần sự đồng ý của quý vị. Điều này sẽ tùy thuộc vào quyền hạn của phụ huynh theo quy định chống án hành chính, sự duyệt xét khách quan, tố tụng hộ sự, thời biểu thủ tục pháp lý, và tình trạng của con quý vị trong quá trình tố tụng theo IDEA. LEA/cơ quan phải thông báo cho phụ huynh về các hành động của họ và rằng phụ huynh có quyền kháng cáo, cũng như các biện pháp an toàn và quyền hạn trong chính buổi điều trần. CHUYỂN GIAO QUYỀN PHỤ HUYNH KHI ĐỦ TUỔI TRƯỞNG THÀNH Khi một thanh niên khuyết tật tới tuổi trưởng thành (18 tuổi) hoặc khi một trẻ vị thành niên đã lập gia đình, theo luật
Tiểu bang (ngoại trừ một thành niên trẻ bị khuyết tật đã được xác định là thiếu khả năng theo luật Tiểu bang):
Khu học phải cung cấp bất kỳ thông báo nào đòi hỏi bởi pháp luật cho người thành niên trẻ và phụ huynh.
Tất cả các quyền khác dành cho cha mẹ theo IDEA Phần B được chuyển giao cho người thành niên trẻ.
Khu học phải thông báo cho cá nhân đó và phụ huynh về việc chuyển giao quyền hạn ít nhất một năm trước khi chuyển tiếp học sinh của quý vị vào chương trình IEP.
Tất cả các quyền hạn dành cho cha mẹ theo luật này được chuyển giao cho các người thành niên trẻ đang bị giam giữ ở cơ quan cải huấn liên bang, Tiểu bang, hoặc địa phương cho người lớn hoặc cho thiếu niên.
Nếu, dựa theo luật Tiểu bang, một người thành niên trẻ bị khuyết tật đã đến tuổi trưởng thành chưa được xác định là thiếu khả năng, nhưng được xác định là không đủ khả năng để cung cấp sự đồng ý có hiểu rõ đối với chương trình giáo dục của mình, Tiểu bang phải thiết lập các thủ tục để bổ nhiệm cha mẹ của người thành niên trẻ, hoặc nếu không có cha mẹ, một cá nhân thích hợp khác, để đại diện cho quyền lợi giáo dục của người thành niên trẻ trong suốt thời gian đủ tiêu chuẩn của người thành niên trẻ dựa theo phần này. GIÁM ĐỊNH Phụ huynh hoặc khu học có thể khởi xướng việc yêu cầu một cuộc giám định sơ khởi để xác định xem con của quý vị bị khuyết tật không. Nếu quý vị tin rằng
5
con của quý vị cần một giám định cho chương trình giáo dục đặc biệt, quý vị nên liên lạc với trường của con quý vị. Sự giám định bao gồm đủ loại các phương cách thẩm định, kể cả ý kiến của quý vị, giáo viên của con em quý vị và các sự quan sát của các người cung cấp dịch vụ khác, các kế hoạch, các dụng cụ vững vàng về mặt kỹ thuật, và các thủ tục dùng theo đúng như IDEA quy định để xác định một đứa trẻ có đủ điều kiện là một đứa trẻ bị khuyết tật như được định nghĩa bởi IDEA và những nhu cầu giáo dục của con quý vị. từ ngữ này có nghĩa là các thủ tục được lựa chọn để dùng với một đứa trẻ riêng biệt, và không bao gồm các giám định căn bản hoặc các thủ tục được dùng với tất cả trẻ em trong một trường học, trong một cấp học, hoặc trong một lớp học. SỰ HỘI ĐỦ ĐIỀU KIỆN Sau khi hoàn thành việc xác định các xét nghiệm và các thủ tục giám định khác, kể cả tài liệu được cung cấp bởi quý vị, với tư cách là phụ huynh, việc xác định xem con của quý vị có hội đủ điều kiện là một đứa trẻ bị khuyết tật phải được thực hiện bởi một nhóm các chuyên gia và phụ huynh đủ điều kiện. Một bản sao của báo cáo giám định và tài liệu để xác định đủ điều kiện phải được giao cho quý vị, là phụ huynh, miễn phí. Con của quý vị sẽ hội đủ điều kiện cho các dịch vụ giáo dục đặc biệt nếu con của quý vị được ấn định là có một hoặc nhiều khuyết tật được ghi trong tiêu chuẩn giáo dục đặc biệt của Oklahoma và kết quả là con quý vị cần một chưong trình giáo dục đặc biệt (chương trình giảng dậy được thiết kế đặc biệt). Giám định sơ khởi phải được tiến hành trong khung thời gian 45-ngày-trường
mở từ khi nhận được sự đồng ý của phụ huynh với việc giám định sơ khởi cho đến khi việc xác định đủ điều kiện sơ khởi được hoàn tất. Khung thời gian này sẽ không áp dụng nếu quý vị liên tiếp không chịu hoặc từ chối để cho con của quý vị được giám định hoặc con của quý vị ghi danh tại một khu học khác trong khi việc giám định đang được tiến hành. Khu học mới của con quý vị và quý vị rồi sẽ đồng ý về một khoảng thời gian rõ rệt để việc giám định con quý vị được hoàn tất nhanh chóng. Nếu con quý vị đã tham gia trong một quy trình giám định phản ứng của con quý vị đối với sự can thiệp dựa trên nghiên cứu khoa học để xác định xem con quý vị có bị khuyết tật rõ rệt về khả năng học tập, các kế hoạch giảng dạy được dùng và các dữ liệu thu thập về đứa trẻ phải bao gồm tài liệu mà quý vị, là phụ huynh, đã được thông báo về các chính sách của Tiểu bang về việc thu thập số lượng và bản chất của các dữ liệu về sự thành đạt của học sinh và về các dịch vụ giáo dục tổng quát mà sẽ được cung cấp; các kế hoạch để gia tăng mức học vấn của con quý vị; và quyền của quý vị để yêu cầu một cuộc giám định. SỰ ĐỒNG Ý CỦA PHỤ HUYNH VỀ CÁC DỊCH VỤ Khu học của quý vị phải được sự đồng ý có hiểu của quý vị trước khi cung cấp giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ cho con của quý vị lần đầu tiên. Khu học của quý vị phải duy trì tài liệu chứng minh cố gắng hợp lý được thực hiện để có được sự đồng ý có hiểu của quý vị.
6
Các tài liệu phải bao gồm hồ sơ về những cố gắng của khu học trong các lãnh vực sau đây, như là:
Hồ sơ chi tiết của các cuộc gọi điện thoại hoặc cố gắng gọi và kết quả của những cuộc gọi đó.
Bản sao các thư từ gửi đến quý vị và bất kỳ sự trả lời nào nhận được.
Hồ sơ chi tiết của chuyến thăm đến nhà của quý vị hoặc nơi làm việc và kết quả của những chuyến thăm đó.
Nếu quý vị từ chối không đồng ý cho con của quý vị nhận giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ lần đầu tiên, hoặc nếu quý vị không đáp ứng sự yêu cầu cung cấp sự đồng ý như vậy, khu học của quý vị không thể cung cấp giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ cho con của quý vị. Sụ từ chối của quý vị không đồng ý cho con của quý vị nhận trưóc tiên các dịch vụ giáo dục đặc biệt không thể bị tranh tụng về mặt pháp lý bởi khu học của quý vị. Nếu qúy vị từ chối không đồng ý với việc cung cấp giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ, hoặc nếu quý vị chịu đáp ứng với yêu cầu cung cấp sự đồng ý đó:
Khu học không vi phạm điều kiện phải có sẵn một FAPE cho con của quý vị khi họ không cung cấp những dịch vụ đó cho con của quý vị.
Khu học không bắt buộc phải có một buổi họp IEP hoặc hoạch định một IEP cho con của quý vị để được giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ mà sự đồng ý của quý vị cho những điều này đã được yêu cầu.
Ngoại trừ giám định sơ khởi và xếp lớp ban đầu cho con của quý vị vào chương trình giáo dục đặc biệt, IDEA quy định
rằng sự đồng ý đó có thể không cần là một điều kiện cho bất kỳ lợi ích nào cho quý vị hoặc con quý vị. Bất cứ thay đổi nào trong chương trình giáo dục đặc biệt của con quý vị, sau sự xếp lớp ban đầu, thì không phải có sự đồng ý của quý vị dựa theo IDEA Phần B, nhưng phải tuân theo các điều kiện thông báo trước và IEP. Những thủ tục của Oklahoma và IDEA cũng đòi sự thông báo trước cho phụ huynh và cơ hội để tham gia trong việc phát triển hay duyệt xét chương trình IEP trước khi tiến hành việc tái giám định. SỰ ĐỒNG Ý CỦA PHỤ HUYNH VỀ VIỆC TÁI GIÁM ĐỊNH Sự tái giám định phải được tiến hành ít nhất mỗi ba năm, hoặc thường xuyên hơn nếu điều kiện đòi hỏi. Tuy nhiên, IDEA không đòi hỏi nhà trường phải tiến hành việc tái giám định nhiều hơn một lần một năm trừ khi quý vị và nhà trường đồng ý. IDEA cũng cho phép các khu học và quý vị cùng đồng ý miễn trừ việc tái giám định. Khu học của quý vị phải có sự đồng ý có hiểu của quý vị trước khi tái giám định con quý vị, trừ khi khu học của quý vị có thể chứng tỏ rằng:
Khu học của quý vị đã cố gắng hợp lý để có được sự đồng ý của quý vị cho việc tái thẩm định đứa trẻ của quývị.
Quý vị đã không trả lời. Không còn thông tin nào khác
cần thiết sau khi duyệt xét các thông tin hiện có.
Khu học của qúy vị có thể, nhưng không bắt buộc, theo đuổi việc tái giám định cho con của quý vị bằng phương cách
7
điều giải, bằng cuộc họp giải quyết khiếu nại về quy trình pháp lý, và/hoặc qua phiên điều giải khách quan về khiếu nại quy trình pháp lý để gạt bỏ sự từ chối không đồng ý của quý vị về việc tái giám định con quý vị. Tuy nhiên, như với giám định sơ kởi, khu học của quý vị không vi phạm các nghĩa vụ của họ chiếu theo Phần B của IDEA nếu họ từ chối không theo đuổi việc tái giám định bằng cách này. THU HỒI SỰ ĐỒNG Ý CỦA PHỤ HUYNH Quý vị có quyền thu hồi sự đồng ý cho việc tiếp tục cung cấp giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ bất cứ lúc nào. Quý vị phải nộp bằng văn bản yêu cầu của quý vị để thu hồi sự đồng ý của quý vị về giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ. Quý vị không thể thu hồi một phần những dịch vụ, vì vậy, yêu cầu thu hồi của quý vị sẽ làm mất tất cả các dịch vụ giáo dục đặc biệt, dịch vụ liên hệ và bất cứ các hỗ trợ nào khác nằm trong chương trình IEP của con quý vị. Nội trong một thời gian hợp lý, khu học của quý vị phải đáp ứng sự thu hồi của quý vị bằng một giấy thông báo về việc chấm dứt sự sắp xếp giáo dục và giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ gây ra bởi việc thu hối sự đồng ý. Giấy thông báo phải bao gồm thông tin về các nguồn thông tin để quý vị liên lạc và tìm hiểu các điều kiện của Phần B của IDEA. Nếu quý vị thu hồi sự đồng ý về giáo dục đặc biệt, khu học:
Khu học không vi phạm điều kiện phải có sẵn một FAPE cho con của quý vị khi họ không cung cấp những dịch vụ đó cho con của quý vị.
Con của qu ý vị sẽ được coi như là một học sinh vô khuyến tật đối với vấn đề kỷ luật.
Không bắt buộc phải sửa đổi hồ sơ giáo dục của con quý vị để loại bỏ những điều ghi về việc con quý vị được hưởng giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ.
Quý vị hoặc khu học sau này có thể khởi xướng yêu cầu một cuộc giám định sơ khởi để ấn định xem con quý vị có phải là một đứa trẻ bị khuyết tật không. GIÁM ĐỊNH GIÁO DỤC ĐỘC LẬP Quý vị có quyền cho con quý vị được giám định giáo dục độc lập (IEE). Nếu quý vị yêu cầu IEE, khu học phải cung cấp quý vị thông tin về nơi được giam1 định IEE. Giám định giáo dục độc lập có nghĩa là giám định thực hiện bởi một trắc nghiệm viên đủ khả năng mà không phải là nhân viên làm việc cho khu học lo về việc giáo dục con quý vị. IEE được trả bởi chi phí công cộng có nghĩa là khu học trả tiền cho toàn bộ chi phí giám định hoặc đảm bảo rằng việc giám định được cung cấp miễn phí cho quý vị. Bất cứ khi nào IEE được trả bởi chi phí công cộng, tiêu chuẩn mà giám định sử dụng, kể cả địa điểm của sự giám định và trình độ của trắc nghiệm viên, phải giống như là tiêu chuẩn mà khu học dùng khi khởi xướng một cuộc giám định. Quý vị có quyền có IEE trả bởi chi phí công nếu quý vị không đồng ý với giám định của con quý vị thực hiện bởi khu học của quý vị. Tuy nhiên, khu học có thể bắt đầu một cuộc điều trần khiếu nại quy trình pháp lý để cho thấy rằng giám
8
định của họ là thích hợp. Nếu quyết định tối hậu là sự giám định có thích đáng, quý vị vẫn có quyền có IEE, nhưng không được trả bởi chi phí công. Khu học có thể đòi hỏi quý vị phải thông báo trước cho họ trước khi quý vị có được IEE trả bởi chi phí công, tuy nhiên, khu học không thể không trả cho IEE nếu quý vị không thông báo cho khu học biết quý vị đang tìm một IEE. Nếu quý vị có được một IEE trả bởi chi phí tư hoặc công, kết quả của việc giám định phải được cứu xét bởi khu học trong bất kỳ quyết định nào về việc cung cấp một FAPE cho con của quý vị, và có thể được đưa ra làm bằng chứng tại buổi điều trần quy trình pháp về con của quý vị. Nếu một viên chức điều trần yêu cầu một IEE như một thành phần của phán quyết điều trần, chi phí giám định phải được trả bởi chi phí công. HỒ SƠ GIÁO DỤC-THÔNG TIN NHẬN DẠNG CÁ NHÂN Một hồ sơ giáo dục là tài liệu nhà trường duy trì có chứa tài liệu nhận dạng cá nhân về con của quý vị. Tài liệu cá nhân bao gồm: tên của con quý vị, tên của quý vị, hay tên người gia đình khác; địa chỉ của con quý vị; một định danh cá nhân, như số an sinh xã hội của con quý vị hoặc số học sinh, hoặc một danh sách các đặc điểm cá nhân hoặc các thông tin khác mà có thể giúp nhận dạng con của quý vị khá chắc chắn. NHỮNG QUYỀN TIẾP CẬN Mỗi khu học phải cho phép quý vị kiểm tra và duyệt xét bất kỳ hồ sơ giáo dục đã được thu thập, duy trì, hay dùng bởi khu
học của quý vị. Khu học phải tuân theo yêu cầu của quý vị mà không được chậm trễ quá độ và trước bất kỳ cuộc họp nào về IEP của con quý vị, một buổi họp giải quyết hoặc điều trần quy trình pháp lý khách quan, và trong mọi trường hợp, không được quá 45 ngày sau khi đã được yêu cầu. Quyền kiểm tra và duyệt xét hồ sơ giáo dục trong mục này bao gồm:
Quyền của quý vị được khu học trả lời cho yêu cầu hợp lý của quý vị về những giải thích và hiểu biết hồ sơ.
Quyền của quý vị để có người đại diện quý vị kiểm tra và duyệt xét các hồ sơ.
Quyền của quý vị yêu cầu khu học cung cấp bản sao của hồ sơ nếu quý vị không thể kiểm tra và duyệt xét các hồ sơ một cách hiệu quả, trừ khi quý vị nhận được những bản sao này.
Một khu học phải coi là quý vị có thẩm quyền để kiểm tra và duyệt xét hồ sơ liên quan đến con của quý vị, trừ khi khu học đã được thông báo rằng quý vị không có quyền hạn dựa theo luật Tiểu bang thích hợp về những vấn đề như là giám hộ, ly thân, và ly dị. HỒ SƠ CỦA SỰ TIẾP CẬN Mỗi khu học phải lưu giữ hồ sơ những người xin tiếp cận hồ sơ giáo dục đã được thu thập, duy trì, hay dùng dưới phần này, (ngoại trừ tiếp cận bởi phụ huynh và nhân viên có thẩm quyền của khu học), kể cả tên của người đó, ngày sự tiếp cận được cho, và mục đích mà người đó được cho phép dùng các hồ sơ.
9
HỒ SƠ CỦA TRÊN MỘT ĐỨA TRẺ Nếu bất kỳ hồ sơ giáo dục nào có thông tin của trên một đứa trẻ, phụ huynh của những đứa trẻ đó có chỉ quyền kiểm tra và duyệt xét những thông tin liên quan đến con của họ hoặc được thông báo rõ ràng về những thông tin này. DANH SÁCH CÁC LOẠI VÀ ĐỊA ĐIỂM CỦA THÔNG TIN Nếu được yêu cầu, mỗi khu học phải cung cấp cho quý vị một danh sách các loại và địa điểm của những hồ sơ giáo dục của con quý vị đã được thu thập, duy trì, hay dùng bởi khu học. LỆ PHÍ LỤC TÌM, LẤY, VÀ LÀM BẢN SAO NHỮNG HỒ SƠ Mỗi khu học không thể tính lệ phí để lục tìm hoặc để lấy thông tin theo IDEA Phần B. Mỗi khu học có thể tính lệ phí cho các bản sao hồ sơ, thực hiện cho quý vị nếu lệ phí đó thực ra không làm cản trở việc hành sử quyền của quý vị để kiểm tra và duyệt xét các hồ sơ đó. SỬA ĐỔI HỒ SƠ QUA YÊU CẦU CỦA PHỤ HUYNH Nếu quý vị tin rằng thông tin trong hồ sơ giáo dục đã được thu thập, duy trì, hay sử dụng theo phần này không chính xác, gây hiểu lầm, hoặc vi phạm sự riêng tư hoặc các quyền khác của con quý vị, quý vị có thể yêu cầu khu học hiện duy trì thông tin, thay đổi thông tin này. Khu học phải quyết định việc thay đổi thông tin theo yêu cầu của quý vị hay không, trong một thời gian hợp lý sau khi nhận được yêu cầu này. Nếu khu học quyết định từ chối thay đổi thông tin theo yêu cầu của quý vị, họ phải thông
báo cho quý vị về sự từ chối và thông báo quý vị về quyền của quý vị để có một buổi điều trần như được quy định theo Đạo luật Quyền Giáo dục Gia Đình và Riêng tư (FERPA). CƠ HỘI CHO MỘT CUỘC ĐIỀU TRẦN Khu học phải, thể theo yêu cầu, cho quý vị một cơ hội được một cuộc điều trần để phản đối những thông tin trong hồ sơ giáo dục liên quan đến con của quý vị để đảm bảo là những thông tin này không sai, không lệch lạc, và như vậy không vi phạm quyền riêng tư hay các quyền khác của con quý vị. Nếu, sau phiên điều trần, khu học quyết định rằng thông tin không chính xác, lệch lạc, hoặc như vậy vi phạm quyền riêng tư hay các quyền khác của con quý vị, họ phải thay đổi các thông tin một cách phù hợp và thông báo cho quý vị bằng văn bản. KẾT QUẢ CỦA CUỘC ĐIỀU TRẦN Nếu, sau cuộc điều trần, khu học quyết định rằng thông tin không sai lầm, không lệch lạc, hoặc như vậy không vi phạm quyền riêng tư hay các quyền khác của con quý vị, họ phải thông báo cho quý vị về quyền của quý vị để bỏ vào hồ sơ duy trì về con cùa quý vị, một bản tuyên bố của quý vị phê bình thông tin hoặc cho biết những lý do mà quý vị bất đồng với quyết định của khu học. Một bản giải thích như vậy được ghi trong hồ sơ của con quý vị phải được duy trì bởi khu học như là một thành phần của hồ sơ của con quý vị nếu hồ sơ hay phần tranh cãi được duy trì bởi khu học. Nếu khu học công bố hồ sơ của con quý vị hoặc phần tranh cãi cho bất kỳ người nào, lời giải thích cũng phải được công bố cho người đó.
10
ĐỒNG Ý CHO CÔNG BỐ TÀI LIỆU NHẬN DẠNG CÁ NHÂN Trừ khi tài liệu được chứa trong hồ sơ giáo dục, và sự công bố được cho phép mà không cần sự đồng ý của qúy vị theo FERPA, phải có sự đồng ý của quý vị trước khi tài liệu nhận dạng cá nhân được công bố cho các người không phải là các viên chức của các cơ quan tham gia. Không cần có sự đồng ý của quý vị trước khi tài liệu nhận dạng cá nhân được phát hành đến các viên chức củacác cơ quan tham gia với mục đích đáp ứng điều kiện của Phần B của IDEA. Phải có sự đồng ý của quý vị trước khi tài liệu nhận dạng cá nhân được phát hành cho các viên chức của các cơ quan tham gia cung cấp hay trả tiền cho những dịch vụ chuyển tiếp. Nếu con quý vị đang học, hoặc là sẽ đi học, ở một trường tư không nằm trong cùng khu học mà quý vị cư trú, phải có sự đồng ý của quý vị trước khi bất kỳ tài liệu nhận dạng cá nhân về con của quý vị được phát hành giữa các viên chức trong khu học nơi tọa lạc trường tư và các viên chức trong khu học nơi quý vị cư trú. CÁC BIỆN PHÁP AN TOÀN Mỗi khu học phải bảo vệ sự cẩn mật của tài liệu nhận dạng cá nhân tại các giai đoạn sưu tập, lưu trữ, công bố, và tiêu hủy. Một viên vhức tại mỗi khu học phải có trách nhiệm bảo đảm sự cẩn mật của bất kỳ tài liệu nhận dạng cá nhân nào. Tất cả những người thu thập hay sử dụng tài liệu nhận dạng cá nhân phải được
huấn luyện hoặc hướng dẫn về chính sách và thủ tục của Tiểu bang của quý vị liên quan đến sự cẩn mật theo Phần B của IDEA và FERPA. Mỗi khu học phải duy trì, để kiểm tra công cộng, một danh sách hiện hành của tên và chức vụ của những nhân viên trong vùng có thể tiếp cận với tài liệu nhận dạng cá nhân. TIÊU HỦY THÔNG TIN Khu học của quý vị phải thông báo cho quý vị khi tài liệu nhận dạng cá nhân đã được thu thập, duy trì, hay sử dụng không còn cần thiết nữa trong việc cung cấp dịch vụ giáo dục cho con quý vị. Tài liệu phải được tiêu hủy qua yêu cầu của quý vị, tuy nhiên, một hồ sơ vĩnh viễn của tên, địa chỉ, và số điện thoại, điểm số, hồ sơ hiện diện, các lớp học, cấp lớp học xong, và năm học xong, của con quý vị có thể được duy trì không giới hạn thời gian. HÒA GIẢI Hòa giải trong giáo dục đặc biệt là một thủ tục miễn phí và hữu hiệu để giúp đỡ phụ huynh và trường học trong việc giải quyết các sự bất đồng, ở giai đoạn sớm nhất có thể làm được, liên quan đến chương trình giáo dục của một học sinh bị khuyết tật. Điều này diễn ra trong một cuộc họp không có tính cách kình địch, có phần chính thức hơn là một buổi họp giữa phụ huynh và nhà trường nhưng ít nghi thức hơn là một cuộc điều trần quy trình pháp lý. Bộ Giáo dục Tiểu bang Oklahoma hoặc khu học phải có sẵn phiên hòa giải để cho quý vị và khu học được giải quyết các bất đồng liên quan đến bất kỳ vấn đề
11
nào theo Phần B của IDEA, kể cả những vấn đề xảy ra trước khi nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý. Như vậy, sự hòa giải có sẵn để giải quyết tranh chấp theo Phần B của IDEA, dù quý vị có nộp đơn yêu cầu điều trần quy trình pháp lý hay không. Khi một khiếu nại quy trình pháp lý được khởi xướng theo IDEA, khu học phải thông báo cho quý vị biết phiên hòa giải là một phương cách khác để giải quyết tranh chấp. Các thủ tục phải đảm bảo rằng quy trình hòa giải:
Là sự tự nguyện của quý vị và của khu học.
Được cung cấp miễn phí cho quý vị.
Không được dùng để từ chối quyền quý vị có một phiên điều trần quy trình pháp lý, hoặc từ chối bất kỳ quyền nào khác mà quý vị có theo Phần B của IDEA.
Được tiến hành bởi một hòa giải viên đủ khả năng và công bằng, được huấn luyện về các phương cách hữu hiệu.
Để biết thêm tin về hệ thống Hòa Giải của Oklahoma, quý vị có thể liên lạc với Trung tâm Giải Quyết Giáo dục Đặc biệt (SERC) tại 918-712-9632 hoặc 888-267-0028. Quý vị cũng có thể liên lạc Trung tâm Giải quyết Sớm địa phương tại 877-521-6677 để xin tên và số điện thoại của Trung tâm Giải quyết Sớm địa phương của quý vị. Cơ hội Gặp Người vô vụ lợi: Cơ quan giáo dục tiểu bang (SEA) hoặc khu học có thể thiết lập các thủ tục để cung cấp cho quý vị và các khu học không muốn dùng thủ tục hòa giải, một
cơ hội để gặp một người vô vụ lợi là người có hợp đồng với:
Một thực thể giải quyết tranh chấp khác phù hợp (Trung tâm Giải quyết Sớm của Hệ thống Giải quyết Tranh chấp Khác , dưới sự hướng dẫn của Văn phòng Hành chính của Toà), một trung tâm huấn luyện phụ huynh và thông tin (Trung tâm Thông tin và Huấn luyện Phụ huynh Oklahoma), Hệ thống Thông tin Oklahoma Hỗn hợp ( JOIN), hoặc một trung tâm tin tức phụ huynh cộng đồng trong Tiểu bang.
Để khuyến khích sử dụng, và giải thích các lợi ích, của thủ tục hòa giải cho quý vị.
Hòa giải viên: Không thể là một nhân viên của
SEA hay khu học tham gia vào việc giáo dục hoặc chăm sóc cho con quý vị.
Không được có vụ lợi cá nhân hay chuyên nghiệp mâu thuẫn với tính khách quan của hòa giải viên.
Một người về mặt khác có đủ điều kiện như là hòa giải viên không được là nhân viên của một khu học hoặc cơ quan Tiểu bang chỉ vì người đó được trả lương bởi cơ quan hay khu học để phục vụ như một hòa giải viên. Hòa giải viên được đào tạo, có đủ khả năng, và công bằng có sẵn, và có thể được yêu cầu từ các Trung tâm Giải quyết Sớm của Hệ thống Giải quyết Tranh chấp Khác, dưới sự hướng dẫn của Văn phòng Hành chính của Toà. Thông tin và giới thiệu cũng có thể được cung cấp miễn phí qua OSDE-SES, Hệ thống Thông tin Dịch vụ Bao vùng
12
Oklahoma (OASIS), Trung tâm Thông tin Huấn luyện Phụ Huynh Oklahoma, hoặc Trung tâm Luật Khuyết tật Oklahoma (ODLC). OSDE-SES hỗ trợ việc giải quyết những tranh chấp, liên quan đến bất kỳ vấn đề gì thuộc vào khiếu nại quy trình pháp lý, qua hòa giải hoặc các phương tiện không chính thức khác giữa phụ huynh và các khu học liên quan đến giáo dục của một đứa trẻ bị khuyết tật hoặc được coi là có khuyết tật. Tiểu bang chịu trách nhiệm cho các chi phí của thủ tục hòa giải. Mỗi buổi họp trong thủ tục hòa giải phải được sắp xếp một cách kịp thời và được tổ chức tại một địa điểm thuận tiện cho quý vị và khu học. Sự hòa giải không được dùng để từ chối hay trì hoãn quyền quý vị để có một cuộc điều trần quy trình pháp lý hoặc để từ chối bất kỳ quyền nào khác được cấp theo các điều kiện này. Ngoài ra, các cuộc họp hòa giải không thay đổi các thời biểu bắt buộc cho các cuộc điều trần quy trình pháp lý. Để giải quyết tranh chấp qua thủ tục hòa giải, cả quý vị và khu học phải thực thi một thỏa thuận ràng buộc pháp lý trong đó đề ra sự giải quyết đó, và:
Ghi rằng tất cả các cuộc thảo luận diễn ra trong thủ tục hòa giải sẽ được giữ kín và không thể được dùng làm bằng chứng trong cuộc điều trần quy trình pháp lý sau đó hoặc các tố tụng dân sự.
Được ký bởi cả quý vị và đại diện của khu học mà người đó có thẩm quyền để ràng buộc khu học.
Một bản thỏa thuận hòa giải đã được ký có hiệu lực tại bất kỳ tòa án hoặc phạm
vi pháp lý có thẩm quyền Tiểu bang hoặc tại tòa án liên bang Hoa Kỳ. Hòa giải có thể được yêu cầu bởi quý vị hoặc khu học nhưng phải được tham dự và thoả thuận bởi cả hai bên. Các bên có liên quan có thể có hoặc không có đại diện tại buổi hòa giải, tuy nhiên, những người tham dự phải ở trong địa vị có thẩm quyền để quyết định. Một trong hai bên có thể từ chối tham gia một hội nghị mà không bị tổn hại đến bất kỳ thủ tục bảo vệ an toàn dành dưới bất kỳ luật Tiểu bang hoặc liên bang ứng dụng nào. NỘP HỒ SƠ KHIẾU NẠI HÀNH CHÍNH CẤP ĐỊA PHƯƠNG HOẶC TIỂU BANG Một bản khiếu nại được ký nói về những vi phạm IDEA Phần B có thể được đệ trình với quản trị viên khu học địa phương hoặc SEA. Bản khiếu nại có thể đề cập đến con quý vị và/hay chính sách hoặc thông lệ cụ thể của khu học mà quý vị cáo buộc là vi phạm IDEA. Nếu khiếu nại được nộp với khu học địa phương, người khiếu nại có thể yêu cầu Tiểu bang duyệt xét những kết quả. Một đơn khiếu nại phải bao gồm:
Một sự tuyên bố rằng khu học đã vi phạm một điều kiện theo IDEA Phần B.
Các dữ kiện mà sự tuyên bố dựa vào.
Chữ ký và thông tin liên lạc của người khiếu nại.
Nếu những vi phạm bị cáo buộc liên quan đến một đứa trẻ riêng:
Tên của đứa trẻ và địa chỉ cư trú của đứa trẻ.
13
Tên trường đứa trẻ học. Trong trường hợp của một đứa
trẻ hoặc thanh thiếu niên vô gia cư, thông tin liên lạc có sẵn cho đứa trẻ và tên trường đứa trẻ học.
Mô tả về cách khu học đã vi phạm các điều kiện của IDEA liên quan đến cáo buộc bao gồm các sự kiện liên hệ đến vấn đề này.
Giải pháp của vấn đề được đưa ra đến mức được biết và sẵn có cho bên khiếu nại vào lúc đơn khiếu nại được nộp.
Khiếu nại phải cho biết là sự vi phạm xảy ra không quá một năm trước ngày đơn khiếu nại được nộp. Nếu quý vị nộp đơn khiếu nại hành chính và đơn khiếu nại điều trần quy trình pháp lý về cùng một vấn đề, việc điều tra khiếu nại hành chính sẽ bị hoãn lại. Các viên chức điều trần được bổ nhiệm để nghe sự khiếu nại điều trần quy trình pháp lý của quý vị sẽ tiến hành một điều trần công bằng. Thông tin liên hệ có thể cung cấp bằng miệng và bằng văn bản về vấn đề bị cáo buộc để được xem xét trong việc xác định có sự vi phạm của IDEA Phần B hay không. Một mẫu đơn dùng cho mục đích này có sẵn từ OSDE-SES để giúp quý vị nộp đơn khiếu nại bằng văn bản chính thức. Một bức thư ghi những kết quả sẽ được phát hành bởi OSDE-SES trong vòng 60 ngày lịch sau khi nhận được khiếu nại bằng văn bản chính thức, trừ khi có trường hợp ngoại lệ đòi hỏi sự tham gia lâu dài hơn.
Hòa giải cũng được khuyến khích như là một chọn lựa để tạo điều kiện giải quyết sớm các vấn đề khiếu nại. Thông tin để giúp trong việc yêu cầu hòa giải hoặc đệ đơn khiếu nại có thể thu thập được bằng cách liên lạc với giám đốc giáo dục đặc biệt hoặc quản trị viên của khu học của quý vị hoặc OSDE-SES. NỘP ĐƠN KHIẾU NẠI ĐIỀU TRẦN QUY TRÌNH PHÁP LÝ Quý vị hoặc khu học có thể nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý về bất kỳ vấn đề gì liên quan đến một đề nghị hoặc từ chối để bắt đầu hay thay đổi nhận diện, giám định, hoặc việc sắp xếp giáo dục cho con của qúy vị, hoặc quy định của FAPE. Việc khiếu nại quy trình pháp lý phải nêu ra một sự vi phạm đã xảy ra không quá hai năm trước khi quý vị hoặc khu học biết hoặc đáng lý phải biết về hành động bị cáo buộc làm căn bản của khiếu nại quy trình pháp lý. Thời biểu trên không áp dụng cho quý vị nếu quý vị không thể nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý vì:
Khu học rõ ràng đã bóp méo là họ đã giải quyết vấn đề là căn bản của khiếu nại.
Khu học đã dấu không đưa cho quý vị thông tin cần phải được cung cấp cho quý vị theo Phần B của IDEA.
Khu học phải thông báo cho quý vị bất kỳ dịch vụ pháp lý hoặc các dịch vụ liên hệ khác miễn phí hoặc có giá thấp sẵn có trong khu vực của quý vị nếu quý vị yêu cầu xin thông tin, hoặc nếu quý vị hoặc khu học nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý.
14
KHIẾU NẠI QUY TRÌNH PHÁP LÝ Để yêu cầu một điều trần, quý vị hoặc khu học (hoặc luật sư của quý vị hoặc luật sư của khu học) phải nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý cho bên kia. Khiếu nại đó phải có tất cả các nội dung được liệt kê dưới đây và phải được giữ cẩn mật. Quý vị hoặc khu học, bất cứ bên nào đệ trình khiếu nại, cũng phải cung cấp SEA với một bản sao khiếu nại. Việc khiếu nại thích đáng phải bằng văn bản, ký, và bao gồm:
Tên của con quý vị. Ngày sinh của con quý. Địa chỉ cư trú của con quý vị. Tên của trường con quý vị đang
theo học. Nếu con quý vị là một đứa trẻ
hoặc thanh thiếu niên vô gia cư, thông tin liên lạc của con quý vị và tên của trường con quý vị đang theo học.
Lớp hiện tại hoặc sắp xếp lớp hiện tại của con quý vị.
Khuyết tật đã có hoặc coi như có của con quý vị.
Một mô tả về tính chất của vấn đề của con quý vị liên quan đến hành động được đề nghị hoặc bị từ chối, bao gồm cả các dữ kiện liên quan đến vấn đề này.
Giải quyết được đề nghị của vấn đề đến mức được biết và có sẵn cho quý vị hoặc khu học vào lúc đó.
Lý do tranh cãi việc nhận dạng, giám định, sắp xếp giáo dục cho con quý vị, hoặc quy định của FAPE cho con của qúy vị.
Một bên không thể có một điều trần quy trình pháp lý cho đến khi bên đó, hoặc
luật sư đại diện bên đó, nộp một bảng thông báo đủ các điều kiện. Một mẫu đơn cho mục đích này có sẵn tại OSDE SES để giúp quý vị nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý. Một bản sao của yêu cầu này phải được gửi bởi quý vị, hoặc luật sư đại diện quý vị thay mặt cho con quý vị, tới khu học, và tới địa chỉ OSDE-SES, Attention: Due Process Hearing Requests, 2500 North Lincoln Boulevard, Room 412, Oklahoma City, Oklahoma 73105-4599. Một văn phòng điều trần quy trình pháp lý công bằng sẽ được bổ nhiệm cho vụ kiện. Quý vị hoặc luật sư của quý vị sẽ được thông báo về buổi hẹn. Bản khiếu nại quy trình pháp lý sẽ được coi như là đầy đủ trừ khi bên nhận được khiếu nại quy trình pháp lý thông báo cho viên chức điều trần và phía bên kia, bằng văn bản, trong thời hạn 15 ngày trên lịch kể từ ngày nhận được khiếu nại của họ, rằng khiếu nại không đáp ứng đủ điều kiện liệt kê ở trên. Trong thời hạn năm ngày trên lịch khi nhận được thông báo bên nhận cho rằng đơn khiếu nại không đầy đủ, các viên chức điều trần phải quyết định nếu khiếu nại điều trần quy trình pháp lý đáp ứng các điều kiện liệt kê ở trên, và ngay lập tức phải thông báo cho các bên bằng văn bản về quyết định đó. Nếu các viên chức điều trần xác định rằng khiếu nại điều trần quy trình pháp lý của quý vị không đủ, quý vị có quyền nộp đơn khiếu nại được tu chính giải thích lý do tại sao không đáp ứng các tiêu chuẩn của một đơn khiếu nại đầy đủ. Quý vị hoặc khu học chỉ được thay đổi khiếu nại quy trình pháp lý nếu:
15
Phía bên kia chấp thuận những thay đổi bằng văn bản và được cho cơ hội để giải quyết khiếu nại thích đáng qua buổi họp giải quyết.
Không trễ hơn năm ngày trước khi buổi điều trần quy trình pháp lý bắt đầu, viên chức điều trần cho phép các thay đổi. Nếu bên khiếu nại có những thay đổi trong khiếu nại quy trình pháp lý, thời biểu cho buổi họp giải quyết, và thời gian để giải quyết bắt đầu lại vào ngày đơn tu chính khiếu nại được nộp.
Không có điều gì trong phần này có thể bị hiểu là ngăn cản quý vị nộp một yêu cầu riêng biệt cho một khiếu nại quy trình pháp lý về một vấn đề riêng biệt từ đơn khiếu nại đã nộp. Nếu khu học đã không gửi trước bằng văn bản thông báo cho quý vị về chủ đề nằm trong khiếu nại quy trình pháp lý của quý vị, khu học phải, trong thời hạn mười ngày theo lịch nhận được khiếu nại quy trình pháp lý, gửi cho quý vị một bản trả lời trong đó phải bao gồm:
Sự giải thích tại sao khu học đề nghị hoặc từ chối thực thi hành động nêu ra trong khiếu nại quy trình pháp lý.
Một sự mô tả các lựa chọn khác mà nhóm IEP của con quý vị cứu xét và lý do tại sao các lựa chọn này bị từ chối.
Một sự mô tả mỗi thủ tục giám định, thẩm định, hồ sơ hoặc báo cáo khu học dùng làm căn bản cho các hành động đề nghị hoặc từ chối .
Một sự mô tả các yếu tố khác có liên quan đến các hành động đề nghị hoặc từ chối của khu học.
Ngoại trừ như đã nêu trên, bên nhận đơn khiếu nại quy trình pháp lý, trong thời hạn mười ngày theo lịch nhận được khiếu nại quy trình pháp lý, phải gửi cho bên kia một bản trả lời đề cập rõ ràng các vấn đề nêu ra trong đơn khiếu nại. CÁC BUỔI GIẢI QUYẾT Trong thời hạn 15 ngày theo lịch sau khi nhận được thông báo của khiếu nại điều trần quy trình pháp lý của quý vị, và trước khi buổi điều trần quy trình pháp lý bắt đầu, khu học phải thu xếp một cuộc họp với quý vị và thành viên liên hệ của nhóm IEP hiểu rõ các sự kiện được nêu ra trong khiếu nại quy trình pháp lý của quý vị. Cuộc họp:
Phải bao gồm một đại diện của khu học mà người đó có thẩm quyền quyết định thay mặt cho khu học.
Không thể bao gồm một luật sư của khu học, trừ khi quý vị đi kèm với một luật sư.
Mục đích của cuộc họp là để cho quý vị thảo luận về khiếu nại quy trình pháp lý của quý vị, và các sự kiện tạo nên căn bản của sự khiếu nại. Khu học sẽ có cơ hội để giải quyết khiếu nại, trừ khi quý vị và khu học đều đồng ý bằng văn bản miễn buổi họp giải quyết, hoặc đồng ý dùng thủ tục hòa giải. Trừ khi cả quý vị và khu học đều miễn buổi họp giải quyết hoặc đồng ý để hòa giải, sự không tham gia của quý vị với buổi họp giải quyết sẽ trì hoãn thời biểu của thủ tục giải quyết và của buổi điều trần quy trình pháp lý cho đến khi có cuộc họp giải quyết.
16
Nếu khu học không giải quyết khiếu nại theo mức hài lòng của quý vị trong vòng 30 ngày theo lịch kể từ khi nhận được đơn khiếu nại quy trình pháp lý, buổi điều trần quy trình pháp lý có thể xảy ra. Thời biểu 45 ngày theo lịch để đưa ra quyết định tối hậu bắt đầu vào lúc hết hạn của thời kỳ phân giải 30 ngày lịch, trừ khi qúy vị và khu học đều đã đồng ý khước từ thù tục giải quyết hoặc dùng hòa giải. Trong trường hợp này, thời biểu 45 ngày theo lịch bắt đầu ngày hôm sau. Nếu, sau khi có những cố gắng hợp lý và đã ghi chép những cố gắng đó, khu học không nhận được sự tham gia của quý vị trong buổi họp giải quyết, khu học có thể, sau thời ngày 30 ngày của thời kỳ giải quyết, yêu cầu viên chức điều trần bác đơn khiếu nại quy trình pháp lý của quý vị. Nếu khu học không tổ chức một phiên hòa giải trong vòng 15 ngày sau khi nhận được đơn khiếu nại quy trình pháp lý của quý vị hoặc không tham gia buổi họp giải quyết, quý vị có thể yêu cầu văn phòng điều trần bắt đầu thời biểu điều trần quy trình pháp lý. Nếu việc giải quyết tranh chấp đi đến kết quả tại cuộc họp giải quyết, quý vị và khu học phải thực thi một hợp đồng có ràng buộc pháp lý trong đó:
Được ký bởi quý vị và đại diện của khu học là người có thẩm quyền để ràng buộc khu học.
Có hiệu lực thi hành tại bất kỳ tòa án Tiểu bang nào có thẩm quyền hoặc trong một tòa án liên bang của Hoa Kỳ.
Nếu quý vị và khu học đi vào một hợp đồng do kết quả của một buổi họp giải
quyết, một trong hai bên có thể hủy bỏ hợp đồng trong vòng ba ngày làm việc từ lúc cả qúy vị và khu học đã ký hợp đồng. ĐIỀU TRẦN QUY TRÌNH PHÁP LÝ CÔNG BẰNG Tối thiểu, một viên chức điều trần:
Không được là nhân viên của SEA hay khu học tham gia trong việc giáo dục hoặc chăm sóc cho con quý vị, tuy nhiên, một người không phải là một nhân viên của cơ quan chỉ vì người đó được trả tiền bởi cơ quan để phục vụ như là một viên chức điều trần.
Không có vị lợi cá nhân hoặc chuyên môn mâu thuẫn với tính khách quan của viên chức điều trần trong buổi điều trần.
Có kiến thức, và hiểu, các quy định của IDEA, liên bang, và các luật lệ Tiểu bang liên quan đến IDEA, và giải thích pháp luật của IDEA bởi tòa án liên bang và Tiểu bang.
Có kiến thức và khả năng để tiến hành phiên điều trần, theo đúng hành nghề pháp lý tiêu chuẩn phù hợp.
Có kiến thức và khả năng để đưa ra và viết các quyết định theo đúng thông lệ pháp lý tiêu chuẩn phù hợp.
Bên yêu cầu buổi điều trần quy trình pháp lý không thể nêu lên các vấn đề tại buổi điều trần quy trình pháp lý mà không ghi trong đơn khiếu nại quy trình pháp lý, trừ khi bên kia đồng ý. SEA duy trì một danh sách các viên chức điều trần đủ khả năng. Khi một phiên điều trần quy trình pháp lý được chỉ định, SEA phải cung cấp tên của
17
viên chức điều trần được chỉ định và khả năng chuyên môn của người này cho tất cả các bên liên quan. NHỮNG QUYỀN TRONG CUỘC ĐIỀU TRẦN QUY TRÌNH PHÁP LÝ Bất cứ bên nào trong buổi điều trần hoặc kháng cáo phải được có quyền:
Đi cùng với và được cố vấn bởi một luật sư hoặc người có kiến thức đặc biệt hoặc huấn luyện về các vấn đề của trẻ em bị khuyết tật.
Trình bày bằng chứng và giáp diện, chất vấn, và đòi hỏi sự tham dự của các nhân chứng.
Cấm việc đưa bất cứ bằng chứng nào tại buổi điều trần mà chưa được tiết lộ cho bên kia ít nhất là năm ngày làm việc trước buổi điều trần.
Thu nhận một hồ sơ trên giấy, hay tùy sự lựa chọn của quý vị, một hồ sơ điện tử ghi từng chữ phiên điều trần.
Thu nhận những quyết định về dữ kiện và những phán quyết trên giấy, hoặc với sự lựa chọn của quý vị, bằng điện tử, mà công chúng có thể tiếp cận và được truyền đến ban tư vấn Tiểu bang.
Một viên chức điều trần có thể ngăn chặn bất kỳ bên nào không tiết lộ các giám định liên hệ hoặc những đề nghị cho bên kia ít nhất là năm ngày làm việc trước buổi điều trần. Quý vị có quyền được có con quý vị hiện diện, và có quyền để công chúng tham dự phiên điều trần.
PHÁN QUYẾT CỦA CUỘC ĐIỀU TRẦN Phán quyết của một viên chức điều trần về việc con quý vị có được nhận một FAPE hay không phải dựa trên nền tảng có thực chất. Trong những vấn đề cáo buộc là vi phạm về thủ tục, một viên chức điều trần có thể kết luận rằng con quý vị đã không nhận được FAPE, nếu các thiếu sót về thủ tục:
Đã cản trở quyền của con quý vị để có một FAPE.
Đã cản trở đáng kể cơ hội của quý vị để tham gia vào quá trình quyết định liên quan đến việc cung cấp một FAPE cho con quý vị.
Đã gây ra sự mất được hưởng lợi ích giáo dục.
Không có điều gì trong đoạn nói về các thủ tục bảo vệ an toàn của luật lệ liên bang theo Phần B của IDEA có thể được coi là ngăn cản quý vị nộp đơn yêu cầu riêng biệt cho một buổi điều trần quy trình pháp lý về một vấn đề khác với một yêu cầu đã nộp trước đây.. SEA, sau khi xóa bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân nào, phải:
Cung cấp các kết quả và các quyết định trong buổi điều trần quy trình pháp lý hoặc buổi kháng cáo tới ban cố vấn giáo dục đặc biệt Tiểu bang.
Để công chúng tiếp cận với những kết quả và quyết định.
18
HIỆU LỰC TỐI HẬU CỦA PHÁN QUYẾT, CHỐNG ÁN, DUYỆT XÉT CÔNG BẰNG: Một phán quyết được đua ra trong một buổi điều trần quy trình pháp lý có hiệu lực tối hậu, ngoại trừ bất kỳ bên nào tham gia trong buổi điều trần có thể kháng cáo quyết định trong vòng 30 ngày theo lịch. Nếu một bên bị thiệt hại bởi những kết luận và phán quyết trong buổi điều trần, bên đó có thể kháng cáo với SEA. Nếu việc kháng cáo xảy ra, SEA bổ nhiệm một viên chức duyệt xét tiểu bang để tiến hành một cuộc duyệt xét công bằng về những kết luận và phán quyết bị kháng cáo. Viên chức tiến hành việc duyệt xét phải:
Kiểm tra toàn bộ hồ sơ điều trần. Đảm bảo rằng các thủ tục tại
phiên điều trần phù hợp với các điều kiện của quy trình pháp lý.
Tìm kiếm thêm bằng chứng nếu cần thiết.Nếu một phiên điều trần được tổ chức để nhận thêm bằng chứng, các quyền điều trần được mô tả ở trên được áp dụng.
Cho các bên một cơ hội tranh luận bằng lời nói hay văn bản, hoặc cả hai, theo quyết định của viên chức duyệt xét.
Đưa ra một quyết định độc lập sau khi hoàn tất việc duyệt xét.
Cung cấp cho quý vị và khu học một bản sao bằng văn bản, hay tùy theo lựa chọn của quý vị, một bản bằng điện tử, các kết luận về dữ kiện và phán quyết.
SEA, sau khi xóa bất kỳ thông tin nhận dạng cá nhân nào, phải truyền tải những kết luận và các phán quyết đến ban tư vấn giáo dục đặc biệt Tiểu bang, và để
cho công chúng tiếp cận các kết luận và phán quyết. Phán quyết của viên chức duyệt xét có hiệu lực tối hậu, trừ khi một bên bắt đầu tố tụng dân sự theo các thủ tục được mô tả dưới đây. THỜI BIỂU VÀ SỰ TIỆN NGHI CỦA CÁC PHIÊN ĐIỀU TRẦN VÀ DUYỆT XÉT SEA phải bảo đảm rằng không trễ hơn 45 ngày theo lịch sau khi hết hạn thời gian 30 ngày theo lịch cho các cuộc họp giải quyết, hoặc không trễ hơn 45 ngày theo lịch sau khi hết hạn thời gian điều chỉnh:
Một phán quyết tối hậu được đưa ra trong phiên điều trần.
Bản sao của phán quyết được gởi đến quý vị và khu học.
Nếu việc kháng cáo xảy ra, SEA phải bảo đảm rằng không trễ hơn 30 ngày theo lịch sau khi nhận được yêu cầu duyệt xét:
Một phán quyết tối hậu được đưa ra trong việc duyệt xét.
Bản sao của phán quyết được gởi đến quý vị và khu học.
Một viên chức điều trần có thể gia hạn thì giờ rõ rệt quá thời hạn 45 ngày theo lịch, nếu quý vị hoặc khu học yêu cầu sự gia hạn của thời biểu rõ rệt. Mỗi phiên điều trần phải được tiến hành tại một thời điểm và địa điểm thuận tiện cho quý vị và con của quý vị. Ngoại trừ trường hợp thay đổi sắp lớp khởi xướng bởi nhân viên nhà trường vì con em của quý vị mang hoặc có một vũ khí, oa trữ hoặc sử dụng ma túy bất hợp pháp, hoặc bán hoặc gạ bán một chất bị kiểm soát, hoặc gây thương tích nghiêm
19
trọng cho một người khác, (hoặc thay đổi sắp lớp theo chỉ thị của một viên chức điều trần sau khi xác định là duy trì sự sắp lớp hiện tại chắc chắn có thể đưa đến thương tích cho đứa trẻ hoặc những người khác), nếu qúy vị yêu cầu một buổi điều trần để phản đối việc duyệt xét phán quyết biểu thị, con của quý vị phải ở lại trong môi trường giáo dục thay thế tạm thời trong khi chờ quyết định của viên chức điều trần, hoặc cho đến khi hết hạn thời gian của sự thay đổi sắp lớp, tùy trường hợp nào xảy ra trước, trừ khi Tiểu bang hoặc khu học và quý vị đồng ý ngược lại. QUYỀN TỐ TỤNG DÂN SỰ Bất kỳ bên nào không đồng ý với những kết luận và các quyết định trong việc duyệt xét cấp Tiểu bang có quyền tố tụng dân sự vấn đề mà là chủ đề của buổi điều trần khiếu nại quy trình pháp lý. Vụ kiện có thể được khởi tố tại bất kỳ tòa án Tiểu bang nào có thẩm quyền pháp lý hoặc trong một tòa án liên bang của Hoa Kỳ, bất kể số lượng đang tranh chấp. Bên khởi tố phải có 90 ngày lịch kể từ ngày quyết định của viên chức điều trần để khởi tố vụ kiện. Trong bất kỳ tố tụng dân sự nào, tòa án:
Nhận được các hồ sơ tố tụng hành chính.
Nghe thêm các bằng chứng theo yêu cầu của một bên.
Căn cứ quyết định của mình trên sự vượt trội của bằng chứng, và đưa ra giải pháp mà tòa án ấn định là thích hợp.
LỆ PHÍ LUẬT SU Trong bất kỳ thưa kiện hoặc tố tụng theo Phần B của IDEA, tòa án, tùy theo ý định của mình, có thể phán thưởng lệ phí luật sư hợp lý như một phần của chi phí:
Cho bên thắng kiện là phụ huynh của đứa con bị khuyết tật.
Cho bên thắng kiện là khu học chống lại luật sư của phụ huynh là người nộp đơn yêu cầu buổi điều trần quy trình pháp lý hoặc những sự kiện tụng tiếp theo được coi là phù phiếm, phi lý hoặc không có nền tảng, hoặc chống lại luật sư của phụ huynh cứ tiếp tục kiện tụng sau khi thấy rõ sự kiện tụng rõ ràng đã trở thành phù phiếm, phi lý hoặc không có nền tảng.
Cho khu học thắng kiện chống lại luật sư của một phụ huynh, hoặc chống lại phụ huynh, nếu khiếu nại của phụ huynh hoặc những sự kiện tụng tiếp theo được đưa ra với những mục đích sai quấy, chẳng hạn như sách nhiễu, gây ra làm đình trệ không cần thiết, hoặc để tăng chi phí thưa kiện hoặc tố tụng một cách vô ích.
Một tòa án phán thưởng lệ phí luật sư hợp lý dựa theo tỷ giá hiện hành trong cộng đồng nơi vụ kiện hoặc điều trần xảy ra đối với loại và chất lượng của các dịch vụ cung cấp. Không có tiền thưởng hoặc số bội tăng có thể được dùng để tính lệ phí trao thưởng. Ngân khoảng thuộc IDEA Phần B không thể được dùng để trả lệ phí luật sư hoặc chi phí của một bên liên quan đến một vụ kiện hoặc tố tụng. Lệ phí luật sư không thể được phán thưởng và chi phí liên hệ không thể được
20
hoàn trả trong bất kỳ vụ kiện hay tố tụng cho các dịch vụ thực hiện sau thời điểm đề nghị dàn xếp bằng văn bản cho quý vị, nếu:
Đề nghị được đưa ra trong thời gian quy định bởi Quy tắc 68 của Nội quy Liên bang về Thủ tục Dân sự; hoặc, trong trường hợp của một vụ kiện hành chính, vào bất kỳ lúc nào trên mười ngày theo lịch trước khi vụ kiện bắt đầu.
Đề nghị không được chấp nhận trong thời hạn mười ngày theo lịch.
Tòa án hoặc viên chức điều trần hành chính thấy rằng giải pháp quý vị đạt được cũng không có hơn gì cho quý vị so với đề nghị giải quyết.
Lệ phí luật sư không thể được phán thưởng liên quan đến bất kỳ cuộc họp nào của nhóm IEP trừ khi buổi họp đó được triệu tập do kết quả của một vụ kiện hành chính hoặc tố tụng tòa án, hoặc, theo quyết định của Tiểu bang, cho việc hòa giải. KỶ LUẬT THẨM QUYỀN CỦA NHÂN VIÊN NHÀ TRƯỜNG Nhân viên nhà trường có thể cứu xét bất kỳ hoàn cảnh duy nhất nào theo từng trường hợp một, khi xác định xem có nên ra lệnh thay đổi sắp xếp lớp cho một đứa trẻ bị khuyết tật vi phạm quy tắc hạnh kiểm của học sinh hay không. Nhân viên nhà trường có thể rời một đứa trẻ khuyết tật vi phạm quy tắc hạnh kiểm của học sinh từ lớp học hiện tại của nó đến một môi trường giáo dục thay thế tạm thời thích hợp, một môi trường giáo dục khác, hoặc treo học, không quá mười ngày học liên tục (đến mức mà
những giải pháp thay thế như vậy được áp dụng cho các trẻ em không bị tàn tật). Nếu nhân viên nhà trường tìm cách ra lệnh sắp xếp lớp học mà vượt quá mười ngày học, và hành vi dẫn đến vi phạm của quy tắc nhà trường được xác định không phải là một biểu hiện của khuyết tật của con quý vị, nhân viên nhà trường có thể áp dụng các thủ tục kỷ luật cho con của quý vị theo cách và thời gian tương tự với các thủ tục được áp dụng cho trẻ em không bị khuyết tật, ngoại trừ trường phải cung cấp những dịch vụ cho con của quý vị. Nhóm IEP của con quý vị xác định môi trường giáo dục thay thế tạm thời cho những dịch vụ đó. Những dịch vụ này phải được cung cấp cho con của quý vị nếu bị rời khỏi lớp học hiện tại của nó có thể được cung cấp trong một môi trường giáo dục thay thế tạm. NHỮNG DỊCH VỤ Con của quý vị, nếu bị rời khỏi lớp học hiện tại của nó quá mười ngày học trong cùng một năm học phải:
Tiếp tục nhận các dịch vụ giáo dục, để giúp nó tham gia trong chương trình giáo dục phổ thông, mặc dù trong một môi trường khác, và để tiến tới việc đạt được các mục tiêu được xác định trong IEP của nó, và nhận được, nếu thích hợp, một Giám định Hành vi Chức năng (FBA), dịch vụ can thiệp hành vi, và sửa đổi được thiết kế để đáp ứng vi phạm hành vi để việc này không xảy ra nữa.
21
ẤN ĐỊNH SỰ BIỂU HIỆN Phải diễn ra trong vòng mười ngày học của bất kỳ quyết định nào để thay đổi lớp học của con quý vị vì một vi phạm quy tắc hạnh kiểm của học sinh đưa đến hậu quả mười ngày học liên tiếp hoặc nhiều hơn, hoặc hơn mười ngày học tích lũy bị treo học trong cùng một năm học mà viên chức nhà trường đã xác định là một thói tục của hành vi. Một thói tục của hành vi có thể được xác định vì khoảng thời gian của mỗi lần bị rời bỏ, tổng số thời gian mà học sinh đã bị rời bỏ, mức độ gần nhau của các lần bị rời bỏ và nếu hành vi có tương tự một cách đáng kể với hành vi của học sinh trong các sự kiện trước đây đã đưa đến hậu quả bị rời bỏ vì kỷ luật. Khu học, quý vị, và các thành viên khác có liên quan của nhóm IEP (như được xác định bởi quý vị và khu học) phải xem xét tất cả các thông tin có liên quan trong hồ sơ của con quý vị, kể cả IEP của nó, bất kỳ những quan sát nào của giáo viên, và các bất kỳ những thông tin nào có liên quan mà quý vị cung cấp để xác định xem:
Hành vi này được gây ra bởi, hoặc là có quan hệ trực tiếp và đáng kể với, khuyết tật nó.
Hành vi này là kết quả trực tiếp của việc khu học không thực hiện IEP cho nó.
Nếu khu học, quý vị, và các thành viên khác có liên quan của nhóm IEP xác định rằng điều này hay điều kia có thể áp dụng cho con quý vị, hành vi này phải được xác định là một biểu hiện của sự khuyết tật của con em quý vị.
XÁC ĐỊNH RẰNG HÀNH VI LÀ SỰ BIỂU HIỆN Nếu khu học, quý vị, và các thành viên khác có liên quan của nhóm IEP xác định rằng hành vi là một biểu hiện của tình trạng khuyết tật của con quý vị, nhóm IEP phải hoặc là:
Tiến hành một FBA và thực hiện một kế hoạch can thiệp hành vi (BIP) cho con của quý vị, trừ khi khu học đã tiến hành việc giám định như vậy trước khi xác định như vậy và hành vi dẫn đến sự thay đổi việc sắp xếp lớp.
Nếu một BIP đã được phát triển, nhóm IEP phải họp để xem xét kế hoạch, và sửa đổi nó, khi cần thiết, để giải quyết hành vi.
Trừ khi xác định là một hoàn cảnh đặc biệt, khu học phải cho con của quý vị trở lại lớp học mà từ đó con quý vị đã bị rời bỏ, trừ khi quý vị và khu học đồng ý là sự thay đổi lớp học thuộc một phần của sự sửa đổi BIP. XÁC ĐỊNH RẰNG HÀNH VI KHÔNG PHẢI LÀ MỘT BIỂU HIỆN CỦA KHUYẾT TẬT Nếu kết quả của cuộc duyệt xét là một xác định rằng hành vi của con quý vị không phải là một biểu hiện của tình trạng khuyết tật của con quý vị, các thủ tục kỷ luật có liên quan áp dụng với trẻ em không có khuyết tật có thể được áp dụng cho con của quý vị trong cùng một cách thức được áp dụng cho trẻ em không bị khuyết tật, ngoại trừ một FAPE phải được cung cấp cho con của quý vị trong suốt thời hạn bị treo học. Quý có quyền yêu cầu hòa giải hoặc một điều trần quy trình pháp lý nhanh chóng
22
nếu quý vị không đồng ý với việc xác định sự biểu hiện. NHỮNG HỒ SƠ KỶ LUẬT Nếu khu học khởi xướng các thủ tục kỷ luật áp dụng cho tất cả trẻ em, khu học phải bảo đảm rằng giáo dục đặc biệt và những hồ sơ kỷ luật của con quý vị được truyền đi người ấn định tối hậu về biện pháp kỷ luật để người đó xem xét. NHỮNG MÔI TRƯỜNG GIÁO DỤC THAY THẾ TẠM THỜI Bất kể hành vi có phải là sự biểu hiện của tình trạng khuyết tật của con quý vị hay không, nhân viên nhà trường có thể rời một học sinh đến một môi trường giáo dục thay thế tạm thời cho tới 45 ngày học nếu con của quý vị:
Mang theo hoặc có một vũ khí tới trường hoặc có một vũ khí ở trường, trong khu vực trường học, hoặc tại một buổi lễ của trường dưới thẩm quyền của một SEA hay khu học.
Cố ý có hoặc dùng ma túy bất hợp pháp, hoặc bán hoặc gạ bán một chất bị kiểm soát, trong khi ở trường, trong khu vực trường học, hoặc tại một buổi lễ của trường dưới thẩm quyền của một SEA hay khu học.
Đã gây thương tích cơ thể trầm trọng đến một người khác trong khi ở trường, trong khu vực trường học, hoặc tại một buổi lễ của trường dưới thẩm quyền của một SEA hay khu học.
"Thương tích Cơ thể Nghiêm trọng" được định nghĩa là một thương tích cơ thể có liên quan đến một nguy cơ đáng kể để bị chết; cực kỳ đau đớn thể chất; bị thẹo lâu dài và rõ ràng, hoặc bị mất mát
lâu dài hoặc bị suy yếu chức năng của một phần cơ thể, cơ quan hoặc khả năng. Nhóm IEP sẽ xác định các dịch vụ thích hợp cho con của quý vị trong các Môi trường Giáo dục Thay thế Tạm thời (IAES). Trường có quyền lựa chọn tiếp tục IAES vào năm học tiếp theo nếu còn lại ít hơn 45 ngày học trong năm học mà sự kiện xảy ra. Không trễ hơn ngày quyết định để thi hành kỷ luật được đưa ra, khu học phải thông báo cho quý vị về quyết định đó, và cung cấp cho quý vị một thông báo thủ tục bảo vệ an toàn. THAY ĐỔI LỚP HỌC VÌ BỊ RỜI BỎ BỞI KỶ LUẬT Việc rời bỏ của con quý vị khỏi lớp học hiện tại của nó là một sự thay đổi về lớp học nếu:
Sự rời bỏ kéo dài hơn 10 ngày liên tiếp.
Con của quý vị đã bị rời bỏ theo loạt tạo thành một thói tục của sự rời bỏ bởi vì:
o Loạt tời bỏ tổng cộng hơn mười ngày học trong một năm học.
o Hành vi của con quý vị thì tương tự đáng kể với hành vi của con quý vị trong các sự kiện xảy ra trước đó dẫn đến việc rời bỏ theo loạt.
o Với các yếu tố bổ sung như thời gian của mỗi lần bị rời bỏ, tổng số thì giờ con quý vị bị rời bỏ, và sự gần gũi của những lần bị rời bỏ với nhau.
23
o Một thói tục của các lần rời bỏ có cấu thành một sự thay đổi lớp học hay không được xác định theo từng trường hợp một bởi khu học, và, nếu bị phản đối, thì phải được duyệt xét bởi thủ tục tố tụng tư pháp.
KHÁNG CÁO Quý vị có thể nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý để yêu cầu một buổi điều trần quy trình phpá lý nếu quý vị bất đồng với:
Bất kỳ quyết định về xếp lớp thực hiện theo quy định kỷ luật.
Việc xác định sự biểu hiện. Khu học có thể nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý để yêu cầu một buổi điều trần quy trình pháp lý nếu họ tin rằng duy trì lớp hiện tại của con quý vị rất có thể dẫn đến thương tích cho con của quý vị hoặc cho người khác.
THẨM QUYỀN CỦA VIÊN CHỨC ĐIỀU TRẦN Một viên chức điều trần phải tiến hành buổi điều trần quy trình pháp lý và đưa ra một quyết định. Viên chức điều trần có thể:
Cho con của quý vị trở lại lớp học mà từ đó con quý vị đã bị rời bỏ nếu viên chức điều trần xác định rằng việc treo học là một sự vi phạm các điều kiện được mô tả dưới tiêu đề Thẩm quyền của Nhân viên Trường, hoặc hành vi của con quý vị là một biểu hiện của khuyết tật của con quý vị.
Ra lệnh một sự thay đổi lớp học của con qúy vị đến một môi
trường giáo dục thay thế tạm thời thích hợp không quá 45 ngày học nếu viên chức điều trần xác định rằng duy trì lớp hiện tại của con quý vị rất có thể dẫn đến thương tích cho con của quý vị hoặc cho người khác.
Những thủ tục điều trần này có thể được lặp đi lặp lại, nếu khu học tin rằng cho con quý vị trở về lớp học ban đầu rất có thể dẫn đến thương tích cho con của quý vị hoặc cho người khác. SEA hay khu học phải sắp xếp cho một buổi điều trần nhanh chóng khi quý vị yêu cầu. Bất cứ khi nào quý vị hoặc khu học nộp đơn khiếu nại quy trình pháp lý để yêu cầu một phiên điều trần, phiên điều trần phải được tổ chức đủ các điều kiện mô tả dưới tiêu đề Thủ tục Khiếu nại Quy trình Pháp lý, Điều Trần cho Các khiếu nại Quy trình Pháp lý, và Kháng cáo các Quyết định; Duyệt xét Khách quan, ngoại trừ như sau:
SEA hay khu học phải sắp xếp cho một buổi điều trần quy trình pháp lý nhanh chóng, mà phải xảy ra trong vòng 20 ngày học kể từ ngày cuộc điều trần được yêu cầu và phải có kết quả ấn định trong vòng mười ngày học sau buổi điều trần.
Trừ khi quý vị và khu học đồng ý bằng văn bản miễn buổi họp, hoặc đồng ý dùng việc hòa giải, một buổi họp giải quyết phải diễn ra trong vòng bảy ngày theo lịch hoặc khi nhận được thông báo của đơn khiếu nại quy trình pháp lý.
Buổi điều trần có thể tiến hành, trừ khi vấn đề đã được giải quyết với sự hài lòng của cả hai bên trong thời hạn 15 ngày theo lịch
24
từ ngày nhận được đơn khiếu nại quy trình pháp lý.
Một Tiểu bang có thể thiết lập các quy tắc thủ tục cho phiên điều trần quy trình pháp lý nhanh chóng khác với các quy tắc đã được thiết lập cho các phiên điều trần quy trình pháp lý khác. Ngoại trừ các thời biểu, những quy tắc này phải phù hợp với các quy tắc trong tài liệu này liên quan đến các phiên điều trần quy trình pháp lý. Một bên có thể kháng cáo quyết định trong một buổi điều trần quy trình pháp lý nhanh trong cùng một cách như họ có thể có đối với những quyết định trong các điều trần quy trình pháp lý khác. XẾP LỚP TRONG KHI KHÁNG CÁO Khi quý vị hoặc khu học đã đệ đơn khiếu nại quy trình pháp lý liên quan đến các vấn đề kỷ luật, con của quý vị phải (trừ khi quý vị và SEA hoặc khu học đồng ý ngược lại) ở lại trong môi trường giáo dục thay thế tạm thời trong khi chờ quyết định của viên chức điều trần hoặc cho đến khi hết hạn thời kỳ bị rời bỏ được quy định bởi và được mô tả dưới tiêu đề Thảm quyền của Nhân viên Trường, tùy theo việc nào đến trước. BẢO VỆ TRẺ EM CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN CHO GIÁO DỤC ĐẶC BIỆT VÀ CÁC DỊCH VỤ LIÊN HỆ Nếu một đứa bé đã được xác định là hội đủ điều kiện cho giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên quan theo IDEA Phần B, vi phạm một quy tắc hạnh kiểm của học sinh, nhưng khu học đã biết trước khi hành vi đưa đến hành động kỷ luật, rằng con của quý vị là một đứa trẻ bị khuyết tật, thì lúc đó con của quý vị có thể dùng
bất kỳ thủ tục bảo vệ an toàn được mô tả trong thông báo này. Cơ bản của kiến thức cho những vấn đề kỷ luật - Một khu học phải được coi là đã biết một đứa trẻ là một trẻ em bị khuyết tật nếu, trước khi hành vi đưa đến hành động kỷ luật xảy ra:
Quý vị đã bày tỏ bằng văn bản mối quan tâm rằng con quý vị cần giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ dến nhân viên giám sát hoặc hành chính của cơ quan giáo dục thích hợp, hoặc một giáo viên của con quý vị.
Qúy vị yêu cầu một cuộc giám định liên quan đến việc đủ tiêu chuẩn cho việc giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ theo Phần B của IDEA.
Giáo viên của con quý vị, hoặc nhân viên khu học khác, đã bày tỏ mối quan tâm rõ ràng về một thói tục của hành vi biểu hiện bởi con của qúy vị, trực tiếp đến giám đốc giáo dục đặc biệt của khu học hoặc đến nhân viên giám sát khác của khu học.
Ngoại lệ ─ Một khu học không được coi là đã biết rằng con của quý vị là một đứa trẻ bị khuyết tật:
Nếu quý vị chưa cho phép giám định con của quý vị.
Nếu quý vị đã từ chối các dịch vụ cho con của quý vị.
Con của quý vị đã được giá định và ấn định không phải là một đứa trẻ bị khuyết tật theo IDEA Phần B.
25
ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG NẾU KHÔNG CÓ CƠ BẢN KIẾN THỨC Nếu trước khi có biện pháp kỷ luật đối với con của qúy vị, một khu học không biết rằng một đứa trẻ là một trẻ em bị khuyết tật, như mô tả trong Cơ bản Kiến thức cho Các vấn đề Kỷ luật và Ngoại lệ, con của quý vị có thể phải chịu các biện pháp kỷ luật được áp dụng cho trẻ em không có khuyết tật mà có các hành vi tương xứng. Tuy nhiên, nếu yêu cầu cho một giám định của con quý vị trong khoảng thời gian mà con quý vị phải chịu biện pháp kỷ luật, sự giám định phải được tiến hành một cách nhanh chóng. Cho đến khi sự giám định được hoàn tất, con của quý vị vẫn ở lớp học được xác định bởi nhà thẩm quyền trường học, bao gồm đình chỉ hoặc trục xuất mà không có dịch vụ giáo dục. Nếu con của qúy vị được ấn định là một đứa trẻ bị khuyết tật, dựa theo những thông tin qua việc giám định thực hiện bởi khu học và những thông tin quý vị cung cấp, khu học phải cung cấp sự giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ phù hợp với quy định theo IDEA Phần B, kể cả các điều kiện kỷ luật được mô tả ở trên. GIỚI THIỆU ĐẾN VÀ HÀNH ĐỘNG BỞI THẨM QUYỀN CẢNH SÁT VÀ TƯ PHÁP IDEA Phần B không:
Cấm một khu học báo cáo một tội vi phạm bởi một đứa trẻ khuyết tật cho các chính quyền phù hợp.
Ngăn chặn thẩm quyền cảnh sát và tư pháp Oklahoma thực thi các trách nhiệm của họ đối với việc áp dụng luật của liên bang
và Tiểu bang Oklahoma cho tội vi phạm bởi một đứa trẻ bị khuyết tật.
Truyền tải hồ sơ ─ Nếu một khu học báo cáo một tội vi phạm bởi một đứa trẻ bị khuyết tật, khu học:
Phải đảm bảo rằng bản sao những hồ sơ giáo dục đặc biệt của con quý vị và các hồ sơ kỷ luật được truyền đi để được cứu xét bởi chính quyền phù hợp mà cơ quan báo cáo tội phạm.
Có thể truyền tải các bản sao của những hồ sơ giáo dục đặc biệt và các hồ sơ kỷ luật của con uý vị chỉ cho tới được Đạo luật Quyền Giáo dục Gia đình và Riêng Tư (FERPA).
CÁC ĐIỀU KIỆN CHO XẾP LỚP ĐƠN PHƯƠNG BỞI PHỤ HUYNH CỦA TRẺ EM TRONG TRƯỜNG TƯ TRẢ BỞI CHI PHÍ CÔNG CỘNG IDEA Phần B không đòi hỏi một khu học phải trả chi phí giáo dục, kể cả giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ, của con quý vị với khuyết tật tại một trường hoặc cơ sở tư nhân nếu khu học đã cung cấp một FAPE cho con quý vị, và quý vị đã chọn đặt con quý vị vào một trường học hoặc cơ sở tư nhân. Tuy nhiên, khu học nơi trường học tư tọa lạc phải tính con của quý vị trong dân số có nhu cầu được đáp ứng bởi quy định của Phần B của IDEA liên quan đến trẻ em được phụ huynh đặt vào một trường tư ở 34 CFR § § 300.131 tới 300.144 . Hoàn trả cho việc xếp lớp vào trường tư Nếu con của quý vị trước đây đã nhận được giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ theo thẩm quyền của một khu
26
học, và quý vị chọn ghi danh con quý vị vào một trường tiểu học hoặc trung học tư mà không có sự chấp thuận của hoặc giới thiệu bởi nhà trường vì quý vị không đồng ý rằng IEP đang được cung cấp cho con của quý vị, một tòa án hoặc một viên chức điều trần có thể bắt khu học hoàn trả cho quý vị chi phí của việc ghi học đó. Tòa án hoặc viên chức điều trần phải thấy rằng khu học đã không cung cấp một FAPE cho con của quý vị một cách kịp thời trước việc ghi danh dó, và việc xếp lớp học tư là một điều phù hợp. Một viên chức điều trần hay tòa có thể thấy việc xếp lớp của quý vị là điều thích hợp, dù việc xếp lớp không đủ tiêu chuẩn Tiểu bang áp dụng cho giáo dục được cung cấp bởi SEA và khu học. Hạn chế tiền hoàn trả Chi phí hoàn trả có thể bị giảm bớt hoặc bị từ chối nếu:
Tại cuộc họp IEP gần đây nhất mà quý vị tham dự trước khi việc rời bỏ của con quý vị từ trường công, quý vị đã không thông báo cho nhóm IEP rằng quý vị đã từ chối sự xếp lớp đề nghị bởi khu học để cung cấp một FAPE cho con quý vị, kể cả việc tuyên bố mối quan tâm của quý vị và ý định của quý vị để ghi danh con quý vị vào một trường tư trả bởi chi phí công cộng.
Mười ngày làm việc (kể cả bất cứ ngày lễ nào xảy ra vào một ngày làm việc) trước khi rời bỏ con của quý vị khỏi trường công lập, quý vị đưa bản thông báo đến khu học về các thông tin mô tả ở trên.
Trước khi rờii bỏ con của quý vị khỏi trường công lập, khu học đã cung cấp giấy thông báo trước
cho quý vị, về ý định giám định con quý vị (kể cả một tuyên bố về mục đích của việc giám định thích hợp và hợp lý), nhưng quý vị đã không cho con quý vị có sẵn để được giám định.
Sau khi tòa án kết luận là các hành động của quý vị là bất hợp lý.
Tuy nhiên, chi phí bồi hoàn không bị giảm bớt hoặc bị từ chối vì không thông báo nếu:
Khu học ngăn cản quý vị trong việc cung cấp thông báo.
Quý vị không thể đọc hoặc viết tiếng Anh.
Qúy vị đã không nhận được thông báo về trách nhiệm của quý vị để cung cấp sự thông báo mô tả ở trên.
Phù hợp với các điều kiện ở trên có thể sẽ gây tổn hại về thể chất cho con của qúy vị.
27
NGUỒN THÔNG TIN CHO PHỤ HUYNH VÀ TRƯỜNG HỌC Chương trình Giải quyết Tranh chấp Thay thế (Hòa giải) Văn phòng Hành chính của Toà án (877) 521-6677 hoặc (405) 522-7876 Mạng Thông tin Oklahoma Chung (JOIN) 500 North Broadway, Suite 300 Oklahoma City, Oklahoma 73102 Quay số 2-1-1 Trợ giúp Pháp lý của Vùng Tây Oklahoma (405) 521-1302 Dịch vụ pháp lý của Vùng Đông Oklahoma (918) 584-3211 (918) 428-4357 (Hot Line) (888) 534-5243 (Hot Line) Văn phòng Sự vụ Thiếu niên (OJA) Dịch vụ giáo dục (405) 962-6106 Oklahoma ABLE Tech 1514 West Hall of Fame Stillwater, Oklahoma 74078 (800) 257-1705 Liên minh Y tá Thực hành Cao cấp Oklahoma (918) 660-3937 Hệ thống Thông tin Dịch vụ Bao vùng Oklahoma (OASIS) (800) 426-2747 Trung tâm Kỹ thuật Trợ lý Oklahoma (OATC) tại Đại học Oklahoma Trung tâm Khoa học Y tế, Sở
Khoa học Phục hồi Chức năng-Đại học Y tế Liên Minh 1600 North Phillips Oklahoma City, Oklahoma 73104 (405) 271-3625; (405) 271-1705 (TDD) (405) 271-1707 (Fax) (800) 700-OATC (6.282) Trung tâm Kỹ thuật Trợ lý Oklahoma (OATC) tại Đại học Oklahoma- Tulsa Sở Khoa học Phục hồi Chức năng -Đại học Y tế Liên Minh 4.502 East 41 Street Tulsa, Oklahoma 74135 (918) 660-3261 hoặc (918) 660-3279 (918) 660-3297 (Fax) Hiệp hội Chuyên gia Y tá Oklahoma (405) 951-8214 Ban Y tá Oklahoma (405) 962-1800 Ủy ban trẻ em và Thanh niên Oklahoma (OCCY) (405) 606-4900 Bộ Hướng nghiệp Giáo dục Kỹ thuật Oklahoma (405) 377-2000 (405) 743-6816 TDD Bộ Cải Huấn Oklahoma (405) 962-6139 Bộ Y tế Oklahoma (405) 271-5600 Bộ Dịch Vụ Nhân sự Oklahoma (DHS) (405) 521-2778 Bộ Y tế Tâm thần & Dịch vụ Lạm dụng ma túy Oklahoma (ODMHSAS) (405) 522-3908
28
Bộ Dịch vụ Phục hồi chức năng Oklahoma (DRS) Văn phòng Quan tâm Người khuyết tật (800) 522-8224 V / TDD (405) 521-3756 V / TDD (800) 845-8476 (405) 951-3400 V / TDD Trung tâm Luật Người khuyết tật Oklahoma (ODLC) (800) 226-5883 V / TDD Tulsa (918) 743-6220 V / TDD Oklahoma City (405) 525-7755 V / TDD Dịch vụ Pháp lý Người da đỏ Oklahoma (800) 658-1497 hoặc (405) 943-6457 Trung tâm Huấn luyện Phụ Huynh và Thông tin Oklahoma (877) 553-4332 Bộ Giáo dục Tiểu bang Oklahoma (OSDE) Dịch vụ Giáo dục Đặc biệt 2500 North Lincoln Boulevard, Phòng 412 Oklahoma City, Oklahoma 73105-4599 (405) 522-3248 hoặc TTY (405) 521-4875 Dự án ECCO (Làm phong phú Cơ hội Truyền thông cho Trẻ em) (866) 514-9620 Trung tâm Giải quyết Giáo dục Đặc biệt (SERC) 4.825 Nam Peoria, Suite 2 Tulsa, Oklahoma 74.105 (888) 267-0028 (918) 712-9632
Physical Restraint Documentation Details
OKCPS Special Education Policy and Procedure 2010
Excerpt from the Oklahoma State Department of Education based on HR4247
Physical Restraint must only be used under the following EMERGENCY circumstances AND only if these elements exist:
Student’s action pose an imminent risk of harm to self or others Defined as an immediate and impending threat of a person causing substantial
physical injury to self or others. Less restrictive measures appropriate to the behavior exhibited by the student have not
de-escalated the risk of injury AND The physical restraint lasts only long enough to resolve the risk of danger/harm while
waiting for the arrival of your building crisis intervention team or law enforcement. The degree of limitation/restriction of movement that is applied must not exceed what is
necessary to protect the student or other person from imminent bodily injury. Prone restraints; restraints that put a student face down or face up that places
pressure/weight on the chest, sternum, lungs, diaphragm, neck, throat, or back MUST NOT BE USED by OKCPS personnel.
NO restraint that prevents a student from speaking or breathing is allowed.
Physical restraint requires training in:
Conflict de-escalation The crisis cycle and the interventions at each stage Possible effects of physical restraint First Aid, AND Cardiopulmonary Resuscitation (CPR)
At least one witness who is not involved in the physical restraint should be present during the restraint incident.
Refer to p. 191 of the Special
Education Handbook.
The MANDT relational piece needs to be used
prior to administering the technical components of
the program.
MANDT
The MANDT System is the district adopted program addressing conflict de-escalation, the crisis cycle, restraining skills and side effects of physical restraint. Once personnel are trained in Mandt they still must be certified in First Aid and CPR before they can use physical restraint.
In the event that seclusion becomes necessary for a student by an OKCPS employee the following documentation must occur.
1. Complete the OKCPS Educational Services incident/accident Report and follow all established procedures.
2. Complete the SDE Seclusion Documentation Form in the online IEP platform. Place a copy of the report in the student’s confidential folder, provide a copy to
the parents, and fax a copy to 405-297-6594 attention Michele Miller-Hayes. 3. Hold a de-briefing meeting within 2 school days of the restraint incident (and prior
to any extended break from school). Attendance must include: All individuals involved in the incident, a
building administrator, the parents/guardian, the student, and the witness that was not involved with the actual seclusion.
The de-briefing should focus on alternatives to seclusion, how to avoid future use if seclusion, and the antecedent events that led to the use of the seclusion. A copy of the minutes of the meeting must be placed in the student’s confidential file, a copy given to the
parent, and a copy faxed to 405-297-6594 attention Michele Miller-Hayes.
OSDE Form 12
Page __ of __
PHYSICAL RESTRAINT DOCUMENTATION FORM
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: __________________________ FIRST MIDDLE LAST
BIRTHDATE: ___________________ GRADE: ____________ AGE: ___________ DATE: ______________________ MONTH/DAY/YEAR MONTH/DAY/YEAR
PARENT(S):_________________________________________________________________________________________________
PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) __________________________
HOME ADDRESS: ___________________________________________________________ DISTRICT/AGENCY: _____________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP Date of Incident: _________________________ Location: ____________________________________________________________ MONTH/DAY/YEAR Beginning Time: ________________________________________ Ending Time: _________________________________________ School personnel involved in incident (additional documentation may be attached if determined necessary):
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe the student’s activity and behavior immediately preceding the behavior that prompted the use of physical restraint:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe efforts of school personnel to de-escalate the situation, and alternatives to physical restraint that were utilized prior to the use of physical restraint:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Provide a description of the physical restraint utilized:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe the actions of the student and school personnel that occurred during the physical restraint:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
OSDE Form 12
Page __ of __
Describe observed student and school employee behaviors that followed the physical restraint:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe de-escalation techniques and interventions utilized following the physical restraint:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe any injuries to the student or school employees:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe future alternatives to physical restraint that will be utilized:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Signatures: Person Completing Form: ____________________________________________ Date: _____________________________________ Witness: __________________________________________________________ Date: _____________________________________ Witness: __________________________________________________________ Date: _____________________________________ Witness: __________________________________________________________ Date: _____________________________________
Notification to Parent:
Type: _____________________________ Time: _______________________ By whom: ________________________________
Date Information Provided to Parent: _________________________________ By whom: _________________________________
Notification to Site Administrator:
Type: _____________________________ Time: _______________________ By whom: ________________________________
OSDE Form 12
Page __ of __
Findings of debriefing meeting:
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree *Individuals who disagree may submit separate statements presenting their conclusions. (Complete Comment Form as necessary). If parent(s) did not attend the meeting, explain other methods to ensure parent participation and/or child as appropriate (e.g., conference call, videoconference, home visit): _____________________________________________________________________
PLACEMENT
Placement in special education programs is determined by:
• IEP team’s consideration of “least restrictive environment” (LRE) and student’s need
Eligibility category is not the determining factor in deciding placement.
• The IEP team determines placement. • The student’s categorical eligibility can be different from the
program placement. • The placement decision is based on the student’s individual
strengths and needs. • The placement must be in the least restrictive environment.
Examples of possible placement options: Eligibility – Emotionally Disturbed Placement – Specific Learning Disabilities Program/Mild- Moderate Eligibility – Other Health Impaired Placement – Program for the Emotionally Disturbed
These placements are both legal and appropriate. Teachers can service students who are not under their certification/registry areas. However, teachers must have certification and/or registry in the student’s categorical disability area in order to be a case manager of that student and sign the IEP. Contact your Instructional Supervisor if you need assistance.
PROCEDURAL SAFEGUARDS (Parent Rights)
OKCPS requires a copy of the procedural safeguards (Parent Rights) be given to the parents of a child with a disability at least one time per year. A copy must be given to the parents in the following situations:
• initial referral • parental request for an evaluation • initial eligibility/re-evaluation • IEP • filing of a State complaint/request for a Due Process • parent request
Refer to p. 59 of the Special Education Handbook.
PROCEDURES FOR REQUESTING A ONE-ON-ONE ASSISTANT:
1. A STUDENT MUST HAVE A BEHAVIOR INTERVENTION PLAN IN PLACE BEFORE REQUESTING A ONE-ON-ONE ASSISTANT.
2. THE BEHAVIOR INTERVENTION PLAN MUST BE WORKED FOR 4-6 WEEKS. IF IT IS NOT WORKING, YOU MUST SHOW DATA ON ONE OF THE APPROVED DATA COLLECTION FORMS ATTACHED, OF THE INTERVENTIONS AND BEHAVIOR BEING SHOWN BY THE STUDENT.
3. PLEASE THEN SEND THIS FIRST BIP AND DATA TO [email protected] AND AN OBSERVATION WILL BE SCHEDULED.
4. YOU MUST THEN WRITE A NEW BEHAVIOR INTERVENTION PLAN AND WORK THIS BIP FOR 4-6 WEEKS. IF IT IS NOT WORKING, YOU MUST SHOW DATA ON ONE OF THE APPROVED DATA COLLECTION FORMS ATTACHED, OF THE INTERVENTIONS AND BEHAVIOR BEING SHOWN BY THE STUDENT.
5. WHEN BOTH BIP’S BECOME UNSUCCESSFUL, YOU WILL NEED TO TURN IN THE FOLLOWING FORMS TO Michele Miller-Hayes. THESE FORMS NEED TO BE FILLED OUT COMPLETELY. THEY MUST BE SCANNED AND E-MAILED TO [email protected] OR SENT THROUGH SCHOOL MAIL. (PLEASE NO FAXES AS THEY ARE DIFFICULT TO READ)
a. BOTH BEHAVIOR INTERVENTION PLANS b. ALL DATA COLLECTED TO SHOW THAT THE BIP’S WERE UNSUCCESSFUL, INLCUDING THE
MANDATORY DATA COLLECTION FORMS. ALSO INCLUDE ANY LESSON PLANS THAT DOCUMENT WHAT REPLACEMENT BEHAVIOR HAS BEEN TAUGHT TO THE STUDENT.
c. APPLICATION FOR ONE-ON-ONE ASSISTANT
6. ONCE ALL OF THESE FORMS HAVE BEEN RECEIVED, THEY WILL BE REVIEWED AND A DECISION WILL BE MADE WHETHER TO PASS THIS ON TO THE ASSISTIVE TECHNOLOGY TEAM FOR FURTHER ASSISTANCE OR IF THE IEP TEAMS NEEDS TO CONSIDER A ONE-ON-ONE ASSISTANT.
**PLEASE NOTE THAT IF THE PACKET OF INFORMATION RECEIVED IS NOT COMPLETE, IT WILL NOT BE ACCEPTED AND WILL BE RETURNED TO THE SENDER FOR FURTHER INFORMATION***
PROCEDURES FOR REQUESTING IDEA PD FUNDS
• Follow your standard building procedures to request professional development funds.
• If additional funds are required then request funds through Special Services following the guidelines below.
REQUEST FOR “PROFESSIONAL LEAVE” AND TRAVEL PROCEDURES:
1. Both “Request for Leave” and “Request for Conference Attendance” forms are required if professional leave is being requested.
2. Attach a copy of the brochure or flyer regarding the requested professional leave. 3. Paperwork must be submitted to your immediate supervisor at least four (4)
weeks prior to requested conference. REQUEST FOR IDEA FUND PROCEDURES: Funds are made available to assist districts in implementing continuing education for teachers and related services personnel. Personnel who attend conferences may be asked to share information with other staff members, and to present information at inservices. Approval of funding is based on the Annual Needs Assessment of the District and equal representation from various certification areas.
1. Follow your standard building procedures to request professional development funds.
2. If additional funds are required then request funds through Special Services following the guidelines below.
3. Both “Request for Leave” and “Request for Conference Attendance” forms must be completed for all requested professional leave.
4. Signatures of the Applicant, their immediate supervisor, and the Director of Special Services are required. Reimbursement will not be granted if the Director of Special Services does not approve funds.
5. Attach a copy of the brochure or flyer regarding the requested professional leave. 6. Paperwork must be submitted to your instructional supervisor at least four (6)
weeks prior to requested conference. 7. Once signatures are received on completed paperwork, approval by the Senior
Human Resource Officer and the Superintendent will be requested. 8. When approval by the Senior Human Resource Officer and the Superintendent is
received, a copy of all approved and signed paperwork will be e-mailed to the applicant.
9. Upon receipt of approved paperwork, applicant can proceed to finalize plans (i.e., register, etc.). Applicants are responsible for initial payment of registration fees.
After the conference, the applicant… 10. Completes a “Conference Attendance Summary Report” form. 11. Completes an “Expense Report” form and attaches the original “itemized”
receipts of payment. NOTE: Just a credit card receipt for a meal will not be accepted. The receipt must show individual meal items ordered. Receipts are to be taped to 8½ x 11” paper in date order.
a. Hotel receipt must be in applicants name and show a zero balance. If more than one staff member attends the same conference, rooms must be shared (two people per room). If both applicants are going to pay for their share of the room and request reimbursement, each receipt must be in each individual applicants name; show the amount that individual paid, and show a zero balance.
b. Rental cars are not reimbursable. c. Applicants are limited to $40.00 per day for meals. NOTE: $40.00 per day
is not cumulative. (Does not include adult beverages) d. Applicants will only be reimbursed for meals while traveling to and from and
during “out-of-district” conferences. Meals purchased outside of the location of the conference are not reimbursable (i.e., you go to an attraction while on professional leave for a conference; you cannot be reimbursed for meals eaten there.).
12. Attach verification of attendance (i.e., an agenda, a name badge, a certificate, etc.).
13. Completed paperwork and attachments are then submitted to the Special Services Department.
14. When all paperwork is received, Special Services will process the request for reimbursement. Reimbursement will be limited to the approved “itemized requested” amounts.
PLEASE DO NOT USE A HIGHLIGHTER ON YOUR RECEIPTS
PROGRESS REPORT Online IEP platform progress report forms are required. Under IDEA, the parents/guardians of a special education student must be notified of their child’s progress towards meeting their IEP goals 5 to 9 weeks –special education progress reports must be on the same time line of delivery as regular education progress reports. The frequency of informing/reporting to parents about the progress must be included in the IEP.
Refer to p. 101 of the Special Education Handbook.
OSDE Form 1
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: _________________________ FIRST MIDDLE LAST BIRTHDATE: __________________ DISTRICT/AGENCY: ____________________________________________________ MONTH/DAY/YEAR PARENT(S):________________________________________________________________________________________________ PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) _________________________ HOME ADDRESS: __________________________________________________________________________________________
STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP
SIGNATURE PURPOSE FOR ACCESSING RECORDS DATE
RECORD OF ACCESS TO EDUCATIONAL RECORDS
OSDE Form 2 Page __ of __
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: ___________________________
FIRST MIDDLE LAST
BIRTHDATE: __________________ DISTRICT/AGENCY: ______________________________________________________ MONTH/DAY/YEAR
PARENT(S):__________________________________________________________________________________________________
PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) ___________________________
HOME ADDRESS: ____________________________________________________________________________________________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP
SPECIAL INSTRUCTIONS: _____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact:
Method of Contact: Mail Email Phone Other______________
Results: Person Making Contact: Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact:
Method of Contact: Mail Email Phone Other______________
Results: Person Making Contact:
Date (Month/Day/Year) Purpose of Contact:
Method of Contact: Mail Email Phone Other ______________
Results: Person Making Contact:
RECORD OF PARENT CONTACT
RE-EVALUATION PROCESS The completed three year reevaluation/eligibility is due on, or before, the three year anniversary of the previous evaluation/eligibility. Revaluations are required for dismissal of any student from special education services, unless parent revokes consent. (See Revocation document) Fast-tracking with no standardized test data is not recommended. It is the case manager’s responsibility to initiate the Review of Existing Data (REDs) for the re-evaluation process as well as contacting the School Nurse for screenings, notifying the School Psychologist and other service providers, as well as scheduling all meetings. Complete the initial portion of the REDs forms on-line. Print a copy of the REDs and send to the school nurse for a vision and hearing screening. Print and deliver a copy for each of the student’s regular education teacher(s) to complete their assessment and/or grade information. Follow up with all personnel in 1-2 weeks. Working in conjunction with the school psychologist, schedule and complete the Notification of Meeting process allowing for due diligence. Proceed with the re-evaluation meeting with the IEP/eligibility team in attendance. Remember to include Related Service providers if needed. The School Psychologist / Related Service provider will assist the team in determining what new assessments may be needed to maintain special education eligibility. Proceed with testing or determine the student is still eligible. Written notice is required.
Refer to pp. 132 – 137 of the special Education Handbook.
REMOVAL FROM SPECIAL SERVICES
An IEP team must complete a re-evaluation before a student can be removed from special education services. This re-evaluation may consist of a complete evaluation or the review of existing data. The team must determine the student no longer meets the criteria for a special education category.
If removal is considered: 1. Invite the parent
2. Complete the IEP Review and Review of Existing Data to determine if additional assessments are needed. If additional assessment(s) are needed, removal from special education services cannot proceed until assessments are completed and the eligibility is complete. If the student is no longer eligible for services, the student is removed from services.
3. If the parent does not attend the eligibility meeting, Written Notice must be
sent to the parent(s), along with a copy of the eligibility and parent rights. The team must wait 10 days before removing the student from services.
REVOCATION of CONSENT REMOVAL FROM SPECIAL SERVICES UPON PARENTAL
REQUEST
If a parent or a student 18 years of age request to be removed from Special Education the team needs to complete this request on an Parent Revocation of Consent for Services.
• Invite the parent/student and make note of the removal request.
• Inform the parent/student and document that they will lose all safeguards of Special Education to include discipline procedures in comment section or comment form.
• Have the parent/student document their request in writing and attach into EXCEED.
• If the parent/student chooses not to come, complete the Written Notice to Parents and send all copies to the parent/student.
• Send the original documents to the Records Office.
Refer to pp. 184 – 185 of the Special Education Handbook.
RESPONSE TO INTERVENTION (RtI)
FOR LD AND OHI REFERRALS
Target populations should be students that are performing at or below the 10th percentile or have standard scores below 80. The tiered process should begin as soon as possible so that students do not become further delayed. Remember that determinants for a disability cannot be related to a student’s racial, cultural and language background, and cannot be the result of lack of instruction in reading or math. Interventions should be implemented for all students experiencing learning difficulties but the above circumstances cannot be a determinant for a disability.
TIER 1
A three-tier approach is being used with first tier involving regular classroom instruction and interventions available to all students.Tier one involves a recommended intervention with research-based methods utilizing resources available to students having problems learning to read, do math or written instruction. This could be through a tutorial program, reading interventionist, HOSTS, small group intervention, etc. This intervention should be documented with progress monitoring. The Dibels program does this as does Benchmark assessment. Tier one interventions should last for approximately 4-6 weeks. Documentation should be at least weekly and plotted through a program such as interventioncentral.org, AimsWeb or Dibels documentation.
TIER 2
Tier two recommended times should be 9 to 12 weeks, or until the student has made enough progress to return to general instruction. (Recommended intervention should be 50-100 intervention sessions). This intervention level would include;
(a) Systematic, direct and explicit instructions with modeling, multiple examples, and feedback to the student. (b) Pacing to match skill level, (c) multiple opportunities to participate and respond and (d) direct feedback.
Methods would include; specifically designed instruction directed at the area of weakness, small group instruction, no more than 3-5 students, and/or peer interaction groups.
TIER 3
Students should only be referred to Tier three (Referral for a comprehensive evaluation), if they show a marked lack of progress. Research collected by the National Reading Committee has shown significant progress for 85% of students when this approach is used. If you have questions please contact your Student Intervention Team or school psychologist.
Retention, Report Cards, and Grading
It is the responsibility of the IEP team to ensure the IEP is appropriate and meeting the individual educational needs. In the event that a student is not achieving as anticipated the IEP team must reconvene to determine the appropriateness of the IEP. A student with disabilities may be given a failing grade for the following:
• Refusal to complete work within the child’s capability • Poor attendance not related to a medical condition
Report cards should not indicate that the student is in special education. There should not be any information on a special education student’s report card that is not on a regular student’s report card. Instructional levels should not be included unless instructional levels are included for all students. The Highly Qualified (HQ) teacher of record is responsible for assigning the grades. Non HQ special education teachers provide grades to regular education teachers for averaging.
RETENTION
Retention should not be considered because of parent request, inappropriate education, insufficient time in special education, failure to implement modifications/ accommodations documented in the IEP, or an inappropriate IEP (see Reading Sufficiency Act for mandatory retention policy and/or exclusion).
• Gather current information (grades, attendance, work samples, behavior referrals, regular class progress notes, etc.)
• Schedule conference • Perform due diligence • Convene IEP team • Review student’s status
Review current information Review current IEP Were modifications/accommodations in the regular classroom implemented?
• Complete IEP Review and IEP with recommendations and program changes Retention Non-retention
RETENTION is an IEP team decision ONLY in the following instances:
• Excessive absences not related to disability • Refusal to complete work on the student’s instructional level
When is retention inappropriate?
• Documented modifications were not made in regular class • The disability is the primary reason for lack of progress • Peer ages are markedly different • Retained previously • IEP was not reviewed when student was demonstrating difficulty • Student has met graduation and transition requirements by state and district
guidelines • Absences required due to medical issues (this situation may require homebound
services) • Absences due to suspensions
THE DECISION TO RETAIN OR NOT RETAIN SHOULD ALWAYS BE INDIVIDUALIZED AND STUDENT CENTERED If needed, refer to Grade Adjustment procedures.
OSDE Form 3 Page __ of __
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: __________________________
FIRST MIDDLE LAST
BIRTHDATE: ___________________ GRADE: ____________ AGE: ___________ DATE: ______________________ MONTH/DAY/YEAR MONTH/DAY/YEAR
PARENT(S):_________________________________________________________________________________________________
PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) __________________________
HOME ADDRESS: ___________________________________________________________ DISTRICT/AGENCY: _____________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP BUILDING: __________________________ SITE CODE: __________IEP TEACHER OF RECORD: ________________________ Review by a group of qualified professionals and parent(s) does not require a meeting (34 CFR § 300.305). If existing records, assessments, or information must be obtained from other sources, the following forms may be utilized: Authority to Transfer Education Records, Consent for the Release of Confidential Information, Medical Report, and/or Vision Report, as appropriate. Parental consent is required for when utilizing the Consent for the Release of Confidential Information form.
SPECIFY PRESENTING CONCERN(S):
DATA REVIEW (Check reasons)
Consideration for Initial Evaluation Consideration for Reevaluation Other (Explain) __________________
Building/Site Level Review of Existing School Information: Present Levels of Educational Performance (or Age-Appropriate Activities for Preschool Children)
Grades/Progress Reports Work Habits
Work Samples
Assessments of Achievement
Attendance History Number of Days Absent This Year
Behavior Concerns or Discipline Reports
Observations in Classroom or in Age Appropriate Settings
Describe Interventions, Instructional Strategies, and Child-Centered Data Collected (e.g., Response to Intervention [RtI], reduced
homework assignment, bilingual interpreter)
Other Information:
Concerns/Special Considerations of Parent(s) or other sources
What are the specific referral concerns/questions to be answered? _______________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
REVIEW OF EXISTING DATA (RED)
OSDE Form 3 Page __ of __
RED
NAME OF CHILD: _____________________________________________STUDENT ID: _________________________________ FIRST MIDDLE LAST Complete only the areas needed for this child.
AREA
EVALUATION PROCEDURES
PERSON/AGENCY QUALIFICATIONS
DATE (of information)
COMMENTS, FINDINGS, EDUCATIONAL NEEDS
PARENT INFORMATION CONCERNS/COMMENTS Existing New Information
DEVELOPMENTAL Existing New Information
ADAPTIVE BEHAVIOR ______HOME ______SCHOOL ______AGE APPROPRIATE SETTING Existing New Information
SOCIOCULTURAL Existing New Information
HEALTH/MEDICAL Existing New Information
VISION Existing New Information
HEARING Existing New Information
MOTOR Existing New Information
COMMUNICATION/SPEECH AND LANGUAGE Existing New Information
OSDE Form 3 Page __ of __
RED NAME OF CHILD: _____________________________________________STUDENT ID: ___________________________________
FIRST MIDDLE LAST
AREA EVALUATION PROCEDURES
PERSON/AGENCY QUALIFICATIONS
DATE (of information)
COMMENTS, FINDINGS, EDUCATIONAL NEEDS
ACADEMIC: LISTENING COMPREHENSION Existing New Information ORAL EXPRESSION Existing New Information BASIC READING SKILLS Existing New Information READING COMPREHENSION Existing New Information READING FLUENCY Existing New Information WRITTEN EXPRESSION Existing New Information MATHEMATICS CALCULATION Existing New Information MATHEMATICS PROBLEM SOLVING Existing New Information
OSDE Form 3 Page __ of __
RED NAME OF CHILD: _____________________________________________STUDENT ID: ___________________________________
FIRST MIDDLE LAST AREA
EVALUATION PROCEDURES
PERSON/AGENCY QUALIFICATIONS
DATE (of information)
COMMENTS, FINDINGS, EDUCATIONAL NEEDS
ASSISTIVE TECHNOLOGY Existing New Information
PERCEPTUAL/PROCESSING Existing New Information
INTELLECTUAL/COGNITIVE Existing New Information
FUNCTIONAL BEHAVIOR ASSESSMENT Existing New Information
PSYCHOLOGICAL SOCIAL/EMOTIONAL Existing New Information
VOCATIONAL Existing New Information
OBSERVATION IN CLASSROOM OR OTHER ENVIRONMENT Existing New Information
OTHER Existing New Information
OSDE Form 3 Page __ of __
NAME OF CHILD: _____________________________________________STUDENT ID: ______________________________________ FIRST MIDDLE LAST
Background Information:
Native Language/Mode of Communication Primary Language of Home
List Schools Previously Attended
List Grade(s) Repeated Remedial/Other School Services
Previous Individualized Evaluation(s)/Date(s)
Special Education Services None Previous Disability Category
Student Received SoonerStart or Other Early Intervention Services: Yes No
If Yes, Describe
Pertinent Medical or Health Information
List Medication Taken Regularly Reason
Describe Physical Limitations or Motor Impairments _________________________________________________________________
Services Provided By Outside Professionals/Agencies Yes No Previously Currently
Describe Services
Screening Information:
Date of Last Visual Test/Screening Results
Describe Vision Problems Aids/Devices
Date of Last Hearing Test/Screening Results
Describe Hearing Problems Aids/Devices
Date of Last Speech/Language Test/Screening Results
Describe Speech/Language Problems Aids/Devices
Developmental Screening Results
Describe Developmental Problems
Other Screening Results
Team/Group Recommended Action:
Consultation Services
Additional Assessments for Initial Evaluation
Additional Assessments for Reevaluation
No Additional Assessments Needed SIGNATURES: (Sign and date when each person reviews. Dates may vary since a meeting is not required for review of existing data and information.)
Regular Education Teacher Date
Special Education Teacher Date
Administrative Representative Date
Other/Qualified Professional Date
Parent(s) Date
Comments/Concerns
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
RED
OSDE Form 3 Page __ of __
NAME OF CHILD: _____________________________________________STUDENT ID: ______________________________________ FIRST MIDDLE LAST
DOCUMENTATION OF INTERVENTIONS
Targeted Behavior/Skill:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
Goal:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
Interventions Attempted:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
Frequency and Duration:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
Treatment Integrity Data:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
Type of Measure Used to Define Outcome:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
Was goal accomplished? Yes No
Recommended Action:
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________
RED
OSDE Form 13
Page __ of __
SECLUSION DOCUMENTATION FORM
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: __________________________ FIRST MIDDLE LAST
BIRTHDATE: ___________________ GRADE: ____________ AGE: ___________ DATE: ______________________ MONTH/DAY/YEAR MONTH/DAY/YEAR
PARENT(S):_________________________________________________________________________________________________
PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) __________________________
HOME ADDRESS: ___________________________________________________________ DISTRICT/AGENCY: _____________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP Date of Incident: _________________________ Location: ____________________________________________________________ MONTH/DAY/YEAR Beginning Time: ________________________________________ Ending Time: _________________________________________ Describe the location utilized for this seclusion incident:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
School personnel involved in incident (additional documentation may be attached if determined necessary):
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe the student’s activity and behavior immediately preceding the behavior that prompted the use of seclusion:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe efforts of school personnel to de-escalate the situation, and alternatives that were utilized prior to the use of seclusion:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Provide a description of the seclusion incident:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
OSDE Form 13
Page __ of __
Describe the actions of the student and school personnel that occurred during the use of seclusion:
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe observed student and school employee behaviors that followed the use of seclusion:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe de-escalation techniques and interventions utilized following the use of seclusion:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe any injuries to the student or school employees:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Describe future alternatives to the use of seclusion that will be utilized:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Signatures: Person Completing Form: ____________________________________________ Date: _____________________________________ Witness: __________________________________________________________ Date: _____________________________________ Witness: __________________________________________________________ Date: _____________________________________ Witness: __________________________________________________________ Date: _____________________________________
Notification to Parent:
Type: _____________________________ Time: _______________________ By whom: ________________________________
Date Information Provided to Parent: _________________________________ By whom: _________________________________
OSDE Form 13
Page __ of __
Notification to Site Administrator:
Type: _____________________________ Time: _______________________ By whom: ________________________________
Findings of debriefing meeting:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree Signature: ____________________________________________ Date: ___________________________ Agree *Disagree *Individuals who disagree may submit separate statements presenting their conclusions. (Complete Comment Form as necessary). If parent(s) did not attend the meeting, explain other methods to ensure parent participation and/or child as appropriate (e.g., conference call, videoconference, home visit): _____________________________________________________________________
Seclusion Documentation Details
OKCPS Special Education Policy and Procedures 2010
Excerpt from the Oklahoma State Department of Education based on HR 4247
Seclusion:
Seclusion is defined as any involuntary confinement of a student in a room or area in which the student is physically prevented from leaving, including areas that are blocked by other objects or staff.
Seclusion should never be used for the purposed of discipline, punishment, to force compliance, or as a convenience for staff. Nor should it be used to manage behavior.
The same criteria applies to seclusion as to restraint: imminent risk of harm/danger, positive behavior interventions strategies and less restrictive measures did not de-escalate the risk of danger, and the seclusion lasts only as long as necessary to resolve the risk of danger/harm while waiting for the arrival of your building crisis intervention team or law enforcement.
If you are using a time out area the following guidelines must be followed:
• The area must be of adequate size permitting the student to sit or lie down. • It must have adequate lighting. • The area must be equipped with heating, cooling, ventilation, and lighting
systems that are comparable to those in other rooms throughout the building. The student must be monitored by school personnel at all times, with the
ability to see and hear the student. Student must be allowed to go to the restroom upon request. Student must be permitted water to drink if requested. Immediate action must be taken if the student displays signs of medical
distress.
In the event that seclusion becomes necessary for a student by an OKCPS employee the following documentation must occur.
1. Complete the OKCPS Educational Services incident/accident Report and follow all established procedures.
2. Complete the SDE Seclusion Documentation Form. Place a copy of the report in the student’s confidential folder, provide a copy to the parents, and fax a copy to 405-587-0623 attention Michele Miller-Hayes.
3. Hold a de-briefing meeting within 2 school days of the restraint incident (and prior to any extended break from school).
Attendance must include: All individuals involved in the incident, a building administrator, the parents/guardian, the student, and the witness that was not involved with the actual seclusion.
The de-briefing should focus on alternatives to seclusion, how to avoid future use if seclusion, and the antecedent events that led to the use of the seclusion. A copy of the minutes of the meeting must be placed in the student’s confidential file, a copy given to the parent, and a copy faxed to 405-587-0693 attention Michele Miller-Hayes.
I. LANGUAGE
Language Dominance
Language Test Administered and Results Name of Test
(Subtest) Test
M
ean
Sta
nd.
Dev
.
Raw
S
core
Sta
nd.
Sco
re
%ile
Name of Test (Subtest) Te
st
Mea
n
Sta
nd.
Dev
.
Raw
S
core
Sta
nd.
Sco
re
%ile
Expressive Language Sample Analysis
II. SPEECH Articulation Test Administered
Articulation Summary p m n w h b g k f d j t l r v s z S +
S d3 ð D
Initial Medial Final Consonant Blends: Vowels:
Deviant Phonological Processes
Oklahoma City Public Schools
Speech – Language Evaluation Summary Report 1 of 2
Student ID# Sex BD CA
Neighborhood School Grade Ethnicity
Date of Referral Date of Evaluation
Date
2 of 2 Student
Fluency: Does / does not interfere with communication.
Voice: Referral to physician is / is not indicated.
Oral mechanism: A cursory oral peripheral exam revealed that the structures of the oral mechanism appear / do not appear to be adequate for speech.
Summary:
Speech-Language Pathologist
OKCPS Social Workers: Linking Home, School, and Community
Thank you for visiting our website. We are a small group of Masters Level Social Workers that have been hired by OKCPS Special Services Department to serve students on Individualized Education Plans (IEPs). We are here to build bridges between the school, home, and community. We work as liaisons and collaborate with students, OKCPS staff/teachers, mental health professionals, other professionals involved, and family members.
School social workers are dedicated to improving school systems and alleviating the systemic barriers to learning and graduation. Much of our work is done behind the scenes. We get to know the student and their situation from a holistic view and then begin to determine next steps. Because of our mental health background, we are comfortable in de-escalation and crisis intervention. We offer individual support to students and provide services to groups as well. Many times you will find us in IEP meetings advocating for students. We can help mediate and facilitate the IEP team coming together in the best interests of the student with a peaceful approach.
“In 1943 the National Association of Visiting Teachers (NAVT) became the American Association of School Social Workers (AASSW), and in 1955 AASSW merged with six other social work associations to form the National Association of Social Workers (NASW). Thus, school social work has been a vital part of the social work profession.” (NASW Standards for School Social Work Services)
If you have s student that you feel would benefit from our services please go to the OKCPS Special Services website to see which social worker is assigned to your school. You may also download a referral form from that site.
Contact Penny Holloway at [email protected].
SPECIAL EDUCATION COURSE GUIDE
Special Ed Teacher – must be HQ to teach core subjects (it is very difficult to be able to build a HOUSSE in high school core subjects, especially more than one HOUSSE). Teachers who are not HQ should be doing inclusion/co-teaching.
All courses have been revised to match certification and graduation requirements of the district.
College Prep only has one additional requirement than the standard diploma – 1 extra technology credit. The only students who should be encouraged to sign the “opt out letter” would be portfolio students. These students are generally not college bound. All other students have the right to attend college free thru Oklahoma’s Promise without having mandatory remediation courses.
Special Education Students must receive core subjects by a HQ teacher (certification), and should be instructed using the district adopted textbooks. All special ed students are required to take and pass 4 of 7 EOI’s utilizing OCCT or end-of-year project. Portfolio students are required to pass 4 of 7 EOI’s.
All students should take the Plan and Explore with the exception of Portfolio students who take the Life Skill Inventory or Choose and Take Action transition assessment.
HQ special education teachers with certification in each core subject area may rotate the students with behavioral needs through these classes.
iOKCPS courses require a certified teacher of record.
Special education students should be included in Ramp-up and/or Navigator courses.
Special education students can be double blocked for remediation of target skills.
Reading course titles (9000 series) should focus on the 9 elements of reading.
Special education classrooms should reflect the elementary and secondary regular education programs such as: ACT/America’s Choice, GE, Core Knowledge, Marzano methodologies.
Please refer to HB 1756
See Student Handbook for current graduation requirements.
STATE MANDATED ASSESSMENT
Every student in a tested grade level in an Oklahoma public school must participate in testing as required by the 2001 Federal Legislation “No Child Left Behind” (NCLB). All standardized testing information must be documented in the IEP. All students will be administered in either of the following:
Regular Assessment
Regular Assessment is used with students who can successfully participate in testing without modifications or accommodations.
Regular Assessment with Accommodations
Regular Assessment is used with students who can successfully participate in testing when making the State approved testing accommodations.
Modified Assessment (OMAAP) is for second time testers only who have previously taken the Modified Assessment and have scored limited knowledge or unsatisfactory. SEE SDE Phase out Memo. Portfolio (OAAP)
Students participating in the OAAP are among the most severe students with disabilities and should not exceed a small percentage (1%) of the special education population. This group may include students with varying disabilities; emphasis is on the students who are participating in the CARG-A skills and functional skills. These students must have a cognitive disability to take the Portfolio Assessment.
Each subject area must be identified on the IEP as an educational need and a CARG-A goal and two benchmarks must be written to address the need.
Grades and Subjects Assessed * Required subjects to be assessed
Grades 3-8
Grade 3 Grade 4 Grade 5 Grade 6 Grade 7 Grade 8
Math * * * * * *
Reading * * * * * *
Science *
Geography *
End‐of‐Instruction (EOI) *Required subjects to be assessed
Students should be taking the EOI test when they are enrolled in the course or have already taken the Course.
Please note:
High School students must pass four of seven EOIs to receive their diploma. Algebra I and English II are required to take and pass.
Two of the following five can make up the other two EOIs: Algebra II, Biology, English III, Geometry, US History
Social Studies
* *
Writing * *
Algebra I English II Biology US History
* * * *
STUDENT ENROLLMENT
Students suspected of having a disability entering Oklahoma City Public Schools without records will be enrolled in their home or “special transfer” school. The school must contact the previously attended school to confirm special education status and placement. Request that the previous school send the confidential records as soon as possible, current IEP and eligibility. If the previously attended school confirms by phone that the student is eligible for services and confirms placement, the case manager must (within seven school days from enrollment):
• Convene the IEP team • Formulate an IEP
When confidential records are received, the school psychologist assigned to the building must review the records, complete an Outside Agency Review, and send a copy to Special Services Room 309. The case manager must:
• Review the Outside Agency Review • Convene the IEP team • Review out-of-district IEP, complete an IEP Subsequent or Not
Subsequent within 7 days of E-1 .
If a subsequent IEP was done on the verbal information received from the previous district, and it is appropriate no additional paperwork is required. A copy of out-of-district confidential records must be mailed to the Special Services Records Office.
It is inappropriate to refuse enrollment.
OSDE Form 11
NAME OF CHILD: _________________________________________________ AGE: _________________________________ FIRST/MIDDLE/LAST
BIRTHDATE: ___________________________________ DATE OF GRADUATION: _________________________________
MONTH/DAY/YEAR
DISTRICT/AGENCY: ______________________________ DATE OF SUMMARY: ____________________________________
STUDENT SUMMARY OF PERFORMANCE
Summary of Academic Achievement and Functional Performance: Provide the most recent evaluation data, current grades, GPA, levels of functioning, and progress made toward achieving postsecondary goals related to training, education, employment, and independent living skills.
Recommendations for assisting the student in meeting his or her postsecondary goals: Provide information about activities, modifications, accommodations, assistive technology, and strategies that enable the student to be successful in reaching their postsecondary goal(s).
SUMMARY OF PERFORMANCE (SOP)
The special education teacher, in cooperation with other IEP team members, must provide a SOP for all young adults on an IEP who will graduate with a standard high school diploma or will exceed the age of eligibility, up to age 22. When completing the SOP, the team must consider:
• Age/grade levels proficiency is shown in core or elective subjects. • How the young adult functions in social settings, with peers or
independently. • Skills/abilities the young adult has to live independently. • Work skills that the young adult possesses.
Recommendations stated on the SOP must include things that have, and will continue to assist the young adult in achieving postsecondary goals; education, living, independence etc. The team should start the process for completing the SOP at least 60 to 90 days prior to convening for the Graduation Event. The SOP does not take the place of a three-year re-evaluation. It is a tool that is provided to young adults prior to leaving high school to assist with transition to post-secondary activities. If the student has been fast tracked or does not have appropriate testing information, within the last 4 years, then a re-evaluation is warranted. The SOP should be reviewed and discussed at the Graduation IEP meeting. Copies of the SOP, IEP Review, sample letter, and evaluation data should be given to the student at the Graduation meeting.
Refer to pp. 107 of the Special Education Handbook for more information.
OCPS FORM M
OKLAHOMA CITY PUBLIC SCHOOLS SURROGATE LETTER OF APPOINTMENT
___________________________________________ has been trained to act as a Surrogate Parent. This training included:
• Information regarding State and Federal requirements for the education of children with disabilities;
• Parent responsibilities/rights; • Due process procedures; • Procedures of the Oklahoma City Public Schools including the forms used to
document procedural safeguards; • Information about the child’s ability and needs;
The surrogate parent has the responsibility of representing the handicapped child in all matters relating to:
• The identification, evaluation, and educational placement of the child, and • The provision of a free, appropriate public education for the child.
Written information and training for skill and knowledge as a Surrogate Parent have been provided by: Person conducting the training _____________________________________________ Agency Oklahoma City Public School District – I-89 Address 900 North Klein, Oklahoma City, OK 73106 Date of Training ___________________________ Location Administration Building
ASSIGNMENT
I understand the responsibilities of acting as a Surrogate parent. I have no interest that conflicts with the interests of this child. I understand and accept the need for confidentiality, and will in no circumstances duplicate, disseminate or verbalize to unauthorized persons any information obtained regarding this child. When I no longer serve as surrogate, I will return to the Oklahoma City Public Schools all personally identifiable education/evaluation records relating to this child. SIGNATURE____________________________________________DATE_______________ ADDRESS_________________________________________________________________ CHILD’S NAME________________________________________DOB_________________ SCHOOL SITE _____________________________________________________________ SCHOOL CONTACT PERSON ________________________________________________
See pp. 182 of the Special Education Handbook
Surrogate Parents
A surrogate parent is needed when the student is a ward of the state and no longer in parent’s custody. Parent means one of the following:
• Natural or adoptive parent of the child • Foster parent • Guardian (but not the state if the child is a ward of the state) • Individual acting in the place of a natural or adoptive parent with whom the
child lives (grandparent, aunt, or other relative) • Individual who is legally responsible for the child’s welfare
Each local school district or public agency must ensure that the rights of a child with a disability are protected by assigning a surrogate parent when:
• No parent can be identified; • The parent cannot be located after reasonable efforts; • The child is a ward of the State and the parent’s rights have been
terminated or; • The child is an unaccompanied homeless youth as defined by the
McKinney-Vento Homeless Assistance Act. • The child is temporarily awaiting foster care placement.
How do you obtain a surrogate parent?
1. Complete a Request for Surrogate Parent (Form 10) and fax to Kristen Pelletier, Special Services, 297-6594.
2. A copy of Record of Effort to Contact Parents detailing efforts to contact parents should accompany the request.
3. A trained surrogate parent will be assigned and a Surrogate Letter of Appointment (Form M) will be sent to the school.
4. The Surrogate Letter of Appointment form must be signed by the assigned surrogate.
5. A copy of the Surrogate Letter of Appointment will need to be placed in the student’s confidential folder at the school, a copy given to the assigned surrogate, and the original sent to Kristen Pelletier, Special Services, 297-6594.
The surrogate parent should be given adequate notice (at least 10 days) for the meeting.
The surrogate parent should be given adequate notice (at least 10 days) for the meeting.
Refer to pp. 63 – 67 of the Policy and Procedure Manual for more information.
A surrogate that has been trained by another district must have a follow-up training from OKCPS.
Request for Surrogate Parent
Child’s Name: ____________________________________________________ Date: ____________________________ Address: _________________________________________________________ Date of Birth: _____________________ School: ______________________________________________ Principal: ____________________________________ This child is thought to be in need of a surrogate parent for one of the following reasons: _________ Parent rights have been terminated and he/she is a ward of the court. Case Worker’s Name: ____________________________________________ Phone: ___________________ Agency: ________________________________________________________________________________ _________ He/She qualifies under the McKinney-Vento Act as homeless. Case Worker’s Name (if applicable): __________________________________________________________ Agency: _________________________________________________ Phone: _________________________ _________ Parent cannot be found. Every reasonable effort has been made (Record of Parent Contact) to discover the
whereabouts of the parents. To my knowledge, parents have not given explicit or tacit approval to anyone to act as a parent to the child.
Person completing this form ________________________________________________ Date: _____________________ Reviewed by Principal _____________________________________________________ Date: ____________________ Reviewed by Director of Special Services ______________________________________ Date: ____________________ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Surrogate Needed? ________ Yes ________ No Date Surrogate Appointed ________________________________ Name of Surrogate _________________________________________________________________________________ Address: ________________________________________________ Telephone No.: ____________________________ * Fax completed form to Kristen Pelletier at 297-6594. Make sure the Record of Parent Contact is included.
6/11/2013
Special Services revised 7/2013
Task Analysis TASK: _________________________________
Student Name: ___________________ 5 = No Prompting 3 = Partially Prompted 1 = Continuous Prompting R = Refused to Attempt
Date Recorded:
Staff Initials
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Average prompting level required
Notes/Instructions: SD = Χ Teach 1 step at a time Enter a 1 in all steps not being taught. The average should be calculated by adding the total score for all steps and dividing by the total number of steps (total score divided by 10)
TIME SAMPLING Student: Dates: ___/___/___ Behavior: __________________________________ Definition: _____________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Time/Interval Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday
TRANSFER OF PARENTAL RIGHTS
Beginning at least one year before the student reaches the age of majority (18 years of age), a statement must be included and initialed on the IEP that the student and parents have been informed that all educational rights will transfer to the student upon reaching the age of majority.
Refer to p. 114 of the Policy and Procedure Manual for more information.
TRANSFERS
LEGAL TRANSFER (Not an open transfer student) Legal transfer students are those students who do not reside in the Oklahoma City Public School District, but attend a school within the Oklahoma City Public School District, and have documentation (an approved transfer) that they have legally transferred into our district. Contact Jennifer Goldman in Student Support Services 587-0438 or [email protected] .
If you have any of these students, they must obtain an approved transfer through Student Services at the Administration Building (Room 202) and through their resident district.
Do not enroll an out of district student without an approved emergency
transfer, or an approved open transfer. The parent will have a copy of the approved transfer.
The resident district must be invited to all meetings in regard to the student’s
special education services. Emergency Transfers Please contact Jennifer Goldman in Student Support Services. SPECIAL TRANSFER Special transfer students are those students who do reside in the Oklahoma City Public School District, but who attend a school other than their home area school due to program availability. All special transfers are processed through the Special Services Department.
All students should be enrolled in their home school, however if an
appropriate program is not available the building administrator should contact Special Services @ 587-0431.
Special transfers should not be considered based on parent requests.
Refer to the OKCPS Student Handbook. Special Services Procedure reviewed 7/2013
TRANSITION ASSESSMENT
Transition assessments are required beginning at 14 years of age.
• To assist children in making informed decisions about their postsecondary goals, vocational assessments, including interest, aptitude and ability.
• Assessment results must be incorporated into the IEP and considered as one of many components in making transition planning decisions.
Transition Assessments:
• OKCPS utilizes: (cumulative folder) Explore 8th grade Plan 10th grade
These assessments may be utilized as an alternative EOI.
• KeyTrain/WorkKeys • Choose and Take Action Software
For Severe/Profound • Life Skill Inventory (free—this address works in Chrome and Firefox, but not
Safari) http://www.dshs.wa.gov/pdf/ms/forms/10_267.pdf
TRANSITION SERVICES
Transition is designed to help students with disabilities move from school to a variety of post-secondary options. Successful transition is facilitated through a continuum of instructional strategies, an interdisciplinary team of service providers, the utilization of technology and requisite skills for self-determination, independent living, education and employment. Parent permission must be obtained prior to inviting other agency representatives, who may be providing transition services, to the IEP meeting. At age 16 or 9th grade(whichever comes first), Begin by planning for needed transition services including helping the student and family identify long-range and post-secondary outcomes or goals and designing the high school experience to assist the student in developing skills and becoming linked to the resources needed to move toward those goals. At age 16, student must be referred to Vocational Rehabilitation. Transition Areas:
• Instruction – academic, vocational, independent living skills, continuing education, technical education
• Community experiences – independent recreation, family supported recreation, participation recreation, local clubs and day-programs
• Employment and post-secondary adult living objectives – employment with and without support, sheltered employment
• Daily living skills – income/resources, medical services, transportation, appropriate socialization skills
• Vocational Evaluation – informal assessments, formal assessments, job sampling
All coordinated activities that promote movement toward post secondary life must be addressed in the IEP on the transition page and include goals. Objectives are only required for those students participating in the alternative assessment OAAP program. The Summary of Performance (SOP) must be completed and a copy provided to the student upon graduation and/or aging out.
Refer to p. 121 of the Policy and Procedure Manual for more information.
Transition Timeline Checklist 2013-2014
Student ___________________ ID # ______________
Case Manager ______________________
_____ Age 6 – refer eligible children to DDSD services (waiting list is now 10 years)
_____ Age 14 - begin mandated Transition Assessments: Plan, Explore, Casey Life Skills, or Choose & Take Action. Make sure DDSD is in place.
_____ Vocational educational opportunities must be discussed beginning at the age of 16. You must document provision of the necessary information regarding vocational opportunities to the young adult and the parent(s) and develop a plan to implement by graduation.
_____ The IEP contains Transition Planning and Goals to meet the student’s post-secondary career expectations (education/training/work study, employment, and independent living, as needed) by age 16. There must be one annual transition IEP goal to address each component of the postsecondary goal. OJT, Goodwill, Tinker, Tech Now etc.
_____ Permission has been obtained to invite outside transition related service providers to
the IEP meeting. Metro Tech should attend student’s IEP meeting. _____ Age 16 – upload a copy of the vocational rehabilitation (VR) application in Exceed and
give a copy to the parent, indicate month, day, year and person making the referral. Educate parents that if they have not been contacted in 60 days they should call VR.
_____ By the age of 17, document that the young adult and the parent(s) have been informed of rights that will transfer to the young adult upon reaching the age of majority, 18 years.
_____ Graduation planning (January) would include the same procedures as non-disabled
students: enough time to purchase announcements, robes, rings, attend ceremonies etc.
_____ Prior to graduation the Exit IEP must be completed as well as the SOP. Copies of the Exit IEP, SOP, Re-eval information, and example letter are to be given to the student/parent at the time of meeting.
NSTTAC Indicator 13 Checklist Form A (Meets Minimum SPP/APR Requirements)
Percent of youth with IEPs aged 16 and above with an IEP that includes appropriate measurable postsecondary goals that are annually updated and based upon an age appropriate transition assessment, transition services, including courses of study, that will reasonably enable the student to meet those postsecondary goals, and annual IEP goals related to the student’s transition services needs. There also must be evidence that the student was invited to the IEP Team meeting where transition services are to be discussed and evidence that, if appropriate, a representative of any participating agency was invited to the IEP Team meeting with the prior consent of the parent or student who has reached the age of majority. (20 U.S.C. 1416(a)(3)(B))
1. Are there appropriate measurable postsecondary goals in the areas of training, education, employment, and, where appropriate, independent living skills?
Y N
Can the goals be counted? Will the goals occur after the student graduates from school? Based on the information available about this student, do the postsecondary goals seem appropriate for this student?
If yes to all three guiding questions, then circle Y OR if a postsecondary goal is not stated, circle N 2. Are the postsecondary goals updated annually? Y N Were the postsecondary goals addressed/ updated in conjunction with the development of the current IEP?
If yes, then circle Y OR if the postsecondary goals were not updated with the current IEP, circle N 3. Is there evidence that the measurable postsecondary goals were based on
age appropriate transition assessment(s)?
Y N Is the use of transition assessment(s) for the postsecondary goals mentioned in the IEP or evident in the student’s file?
If yes, then circle Y OR if no, then circle N 4. Are there transition services in the IEP that will reasonably enable the
student to meet his or her postsecondary goals?
Y N Do the transition services listed in the student’s IEP that the student needs to reach the postsecondary goals include, as needed, instruction, related service(s), community experience, development of employment and other post-school adult living objectives, and if appropriate, acquisition of daily living skills and provision of a functional vocational evaluation
If yes, then circle Y OR if no, then circle N 5. Do the transition services include courses of study that will reasonably
enable the student to meet his or her postsecondary goals?
Y N Do the transition services include courses of study that align with the student’s postsecondary goals?
If yes, then circle Y OR if no, then circle N 6. Is (are) there annual IEP goal(s) related to the student’s transition
services needs?
Y N Is (are) an annual goal(s) included in the IEP that is/are related to the student’s transition services needs?
If yes, then circle Y OR if no, then circle N 7. Is there evidence that the student was invited to the IEP Team meeting
where transition services were discussed?
Y N For the current year, is there documented evidence in the IEP or cumulative folder that the student was invited to attend the IEP Team meeting, (e.g. a letter inviting the student to the meeting)?
If yes, then circle Y OR if no, then circle N 8. If appropriate, is there evidence that a representative of any participating
agency was invited to the IEP Team meeting with the prior consent of the parent or student who has reached the age of majority?
Y N NA For the current year, is there evidence in the IEP that representatives of any of the following agencies/services were invited to participate in the IEP development including but not limited to: postsecondary education, vocational education, integrated employment (including supported employment), continuing and adult education, adult services, independent living or community participation for the postsecondary goals? Was prior consent obtained from the parent (or student who has reached the age of majority)?
If yes to both, then circle Y If no invitation is evident and a participating agency is likely to be responsible for providing or paying for transition
services and there was consent to invite them to the IEP meeting, then circle N If it is too early to determine if the student will need outside agency involvement, or no agency is likely to provide or pay
for transition services, circle NA If parent or individual student consent (when appropriate) was not provided, circle NA
Does the IEP meet the requirements of Indicator 13? (Circle one) Yes (all Ys or NAs for each item (1 – 8) on the Checklist or No (one or more Ns circled)
______________________________________________________________________________________ Prepared by the National Secondary Transition Technical Assistance Center (NSTTAC)
September, 2006; updated July, 2009; updated May, 2012
2
Instructions for Completing NSTTAC Indicator 13 Checklist 1. Are there appropriate measurable postsecondary goals in the areas of training, education,
employment, and, where appropriate, independent living skills?
Find the postsecondary goals for this student If there are appropriate measurable postsecondary goals that address Training after high
school, Education after high school, and Employment after high school, and (where appropriate) independent living Skills after high school and if the identified postsecondary goals for Training, Education, and Employment, and (where appropriate) Independent Living Skills appear to be appropriate for the student, based on the other information regarding Present Levels of Academic and Functional Performance and / or the student’s strengths, preferences, and interests, circle Y
If a student’s postsecondary goals in the areas of Training and Education address both training for a career and other education after high school (e.g., enrollment in an adult education program focused on both job and independent living skills; enrollment in a college program in preparation for a career in architecture), circle Y
“it may not always be necessary for the student to have separate postsecondary goals for training and education in these instances. Based on the individual needs of the student and the student’s plans after leaving high school, it may be reasonable for an IEP Team to interpret the areas of training and education as overlapping in developing postsecondary goals for a student. In these instances, an IEP Team could develop a combined postsecondary goal in the areas related to training and education. Employment is a distinct activity from the areas related to training and education, and each student’s IEP must include a separate postsecondary goal in the area of employment. For further information see Questions and Answers on Secondary Transition, Revised September 2011, OSEP, Retrieved http://idea.ed.gov/explore/view/p/%2Croot%2Cdynamic%2CQaCorner%2C10%2C).
If there are postsecondary goals that address Training after high school , Education after high school, and Employment after high school, and (where appropriate) Independent Living Skills after high school, but these goals are not measurable, circle N
If there is misalignment between the student’s postsecondary goals, based on the information available (e.g., present levels of performance, student strengths, student interests, student preferences), circle N
If there is not a postsecondary goal that addresses Training after high school, circle N If there is not a postsecondary goal that addresses Education after high school, circle N If there is not a postsecondary goal that addresses Employment after high school, circle N
2. Are the postsecondary goal(s) updated annually?
If the postsecondary goals for Training, Education, Employment, and where appropriate Independent Living Skills are documented in the student’s current IEP, circle Y
If the postsecondary goals for Training, Education, Employment, and where appropriate Independent Living Skills are not documented in the student’s current IEP, circle N
If this is the student’s first IEP that addresses secondary transition services because the student just turned 16, it is considered an update for purposes of this checklist, so circle Y
3. Is there evidence that the measurable postsecondary goals were based on age appropriate
transition assessment(s)?
Find where information relates to assessment(s) and the transition component on the IEP (either in the IEP or the student’s file)
For each postsecondary goal, if there is evidence that at least one age appropriate transition assessment was used to provide information on the student's needs, strengths, preferences, and interests regarding the postsecondary goals circle Y
______________________________________________________________________________________ Prepared by the National Secondary Transition Technical Assistance Center (NSTTAC)
September, 2006; updated July, 2009; updated May, 2012
3
For each postsecondary goal, if there is no evidence that age appropriate transition assessment(s) provided information on the student’s needs, taking into account the student’s strengths, preferences, and interests [regarding the postsecondary goals,] circle N
If a postsecondary goal area was addressed in item #1, but was not measurable and if there is age appropriate transition assessment information, from one or more sources, regarding the student’s needs, taking into account the student’s strengths, preferences, and interests [regarding this postsecondary goal], circle Y
If a postsecondary goal area was addressed in item #1, but was not measurable and if there is not age appropriate transition assessment information provided on the student’s needs, taking into account the student’s strengths, preferences, and interests [regarding this postsecondary goal], circle N
4. Are there transition services in the IEP that will reasonably enable the student to meet his or her postsecondary goals?
Find where transition services/activities are listed on the IEP For each postsecondary goal, is there a transition service such as instruction, related service,
community experience, development of employment and other post-school adult living objectives, and if appropriate, acquisition of daily living skill(s), and provision of a functional vocational evaluation) listed that will enable the student to meet the postsecondary goal, circle Y
For each postsecondary goal, if there is no transition service that relates to a specific postsecondary goal, (a) type of instruction, (b) related service, (c) community experience, (d) development of employment and other post-school adult living objective, (e) if appropriate, acquisition of a daily living skill, or (f) if appropriate, provision of a functional vocational evaluation listed in the IEP that will enable the student to meet the postsecondary goal, circle N
If a postsecondary goal area was addressed in item #1, but was not measurable and there is a transition service that will enable the student to meet that postsecondary goal, circle Y
If a postsecondary goal area was addressed in item #1, but was not measurable and there is no transition service listed that will enable the student to meet that postsecondary goal, circle N
5. Do the transition services include courses of study that will reasonably enable the student to meet
his or her postsecondary goals?
Locate the course of study (instructional program of study) or list of courses of study in the student’s IEP
Are the courses of study a multi-year description of coursework from the student’s current to anticipated exit year that is designed to help achieve the student’s desired post-school goals? If yes, go to next instruction bullet. If no, circle N
Do the courses of study align with the student’s identified postsecondary goals? If yes, circle Y. If no, circle N
6. Is (are) there annual IEP goal(s) that is (are) related to the student’s transition services needs?
Find the annual goals, or, for students working toward alternative achievement standards, or States in which short-term objectives are included in the IEP, short-term objectives on the IEP
For each of the postsecondary goal areas circled Y in question #1, if there is an annual goal or short-term objective included in the IEP related to the student’s transition services needs, circle Y
For each of the postsecondary goals mentioned in question #1, if there is no annual goal or short-term objective included in the IEP related to the student’s transition services needs, circle N
If a postsecondary goal area was addressed in #1, but was not measurable, and an annual goal is included in the IEP related to the student’s transition services needs, circle Y
If a postsecondary goal area was addressed in #1, but was not measurable, and there is no annual goal included in the IEP related to the student’s transition services needs, circle N
______________________________________________________________________________________ Prepared by the National Secondary Transition Technical Assistance Center (NSTTAC)
September, 2006; updated July, 2009; updated May, 2012
4
7. Is there evidence that the student was invited to the IEP Team meeting where transition services
were discussed?
Locate the evidence that the student was invited, (e.g., a copy of the student’s invitation to the IEP conference) Was the student invitation signed (by the LEA) and dated prior to the date of the IEP conference. If yes, circle Y. If no, circle N
8. If appropriate, is there evidence that a representative of any participating agency [that is likely
to be responsible for providing or paying for transition services] was invited to the IEP Team meeting with the prior consent of the parent or student who has reached the age of majority?
Find where persons responsible and/or agencies are listed on the IEP Are there transition services listed on the IEP that are likely to be provided or paid for by an
outside agency? If yes, continue with next instruction bullet. If no, circle NA. Was parent consent or student consent (once student has reached the age of majority) to invite
an outside agency(ies) obtained? If yes, continue with next instruction bullet. If no, circle NA If a postsecondary goal area was addressed in item #1, but was not measurable and there is
evidence that agency(ies) for which parent/student had given their consent to invite, were invited to the IEP meeting to discuss transition, circle Y
If a postsecondary goal area was addressed in item #1, but was not measurable and there is no evidence that agency(ies) for which parent/student had given their consent to invite, were invited to the IEP meeting to discuss transition, circle N
If it is too early to determine if this student will need outside agency involvement, circle NA
Does the IEP meet the requirements of Indicator 13?
If all Ys or NAs for each item (1 – 8) on the Checklist, then circle Yes If one or more Ns are circled, then circle No
TRANSPORTATION
The need for and the type of transportation is to be determined by the IEP team. FAPE must be provided to each and every student with a disability as documented in the student’s IEP. Once transportation is listed in the related service area on the IEP the information will roll to TRMS which then rolls to Transportation. If transportation is needed to or from home at any time other than the normal AM and PM services, the building’s Special Services Instructional Supervisor must approve. Suspension from the bus is recorded as a day of suspension if the child cannot attend school due to lack of transportation. FIELD TRIPS – Transportation expenses for field trips cannot be billed to the Special Services Department unless approved prior to the field trip by Michele Miller-Hayes. This request must be faxed to Michele at 587-0623 2 weeks prior to the field trip. The request must be completed in addition to any Transportation office requirement Field trip expenses will not be approved unless they are curriculum based and support specific transition goals within the IEP.
Refer to p. 138 – 139 of the Policy and Procedure Manual for more information.
Non‐Regulatory Guidance on the IDEA Part B Regulations Regarding Parental Consent for the Use of
Public Benefits or Insurance to Pay for Services under the IDEA, Issued February 14, 2013, and
Effective March 18, 2013
This guidance provides State educational agencies, local educational agencies, parent advocacy
organizations, and other interested parties with information on the new regulations related to parental
consent for the use of public benefits or insurance to pay for services under Part B of the Individuals
with Disabilities Education Act (IDEA). The new regulations were published in the Federal Register on
February 14, 2013, and are effective on March 18, 2013. The new regulations amend the Department’s
regulations in 34 CFR §300.154(d)(2)(iv) that were published in the Federal Register on August 14, 2006.
The prior regulations required the public agency responsible for providing a free appropriate public
education to a child with a disability under the IDEA to obtain parental consent each time access to
public benefits or insurance (e.g., Medicaid) was sought. The new regulations have two basic
requirements. First, the public agency must notify parents in writing of a number of safeguards to
protect their rights before the public agency accesses the child’s or parent’s public benefits or insurance
to pay for services under the IDEA for the first time and annually thereafter. 34 CFR §300.154(d)(2)(v).
Second, the public agency must obtain a one‐time written consent from the parent that meets the
requirements of 34 CFR §99.30 and §300.622, and also specifies that the parent understands and agrees
that the public agency may access the child’s or parent’s public benefits or insurance to pay for special
education or related services under part 300 (services under the IDEA). 34 CFR §300.154(d)(2)(iv).
Below we describe the new regulations and provide guidance on implementing these new regulations,
including requirements pertaining to children with disabilities whose public benefits or insurance have
previously been accessed by a public agency and children with disabilities who transfer to a new school
within a new public agency or to a new school within the same public agency.
Q1. What are a public agency’s obligations under the new regulations with respect to notifying
parents of their rights and obtaining consent from a parent to access the child’s public benefits or
insurance (e.g., Medicaid)?
A1. Under the new regulations, a public agency must obtain parental consent before the public agency
accesses a child’s or parent’s public benefits or insurance for the first time. This is a one‐time consent,
i.e., the public agency is no longer required to obtain parental consent each time access to public
benefits or insurance is sought. The new regulations also require that the public agency provide written
notification to the child's parents, consistent with new §300.154(d)(2)(v), before parental consent is
obtained (see Q2). 34 CFR §300.154(d)(2)(iv).
Q2. What are the parental notification requirements under the new regulations?
A2. Prior to accessing a child’s or parent’s public benefits or insurance for the first time, and annually
thereafter, a public agency must provide written notification, consistent with §300.503(c), to the child’s
parents, that includes:
1) A statement of the parental consent provisions in §300.154(d)(2)(iv)(A)‐(B);
2) A statement of the “no cost” provisions in §300.154(d)(2)(i)‐(iii);
3) A statement that the parents have the right under 34 CFR part 99 and part 300 to withdraw their
consent to disclosure of their child’s personally identifiable information to the agency responsible for
the administration of the State’s public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) at any time; and
4) A statement that the withdrawal of consent or refusal to provide consent under 34 CFR part 99 and
part 300 to disclose personally identifiable information to the agency responsible for the administration
of the State’s public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) does not relieve the public agency of
its responsibility to ensure that all required services are provided at no cost to the parents. 34 CFR
§300.154(d)(2)(v).
The notification must be written in language understandable to the general public and in the native
language of the parent or other mode of communication used by the parent, unless it is clearly not
feasible to do so. 34 CFR §300.503(c). The notification also must be provided before parental consent is
obtained. 34 CFR §300.154(d)(2)(iv).
While the new regulations require the public agency to provide the first written notification to the
parents prior to accessing the child’s or parent’s public benefits or insurance for the first time, the
regulations do not specify when the subsequent annual written notification must be provided to the
parents. This is because public agencies need to have the flexibility to determine the timing of the
annual written notification (see Q3).
Q3. How should a public agency provide the written notification to parents?
A3. There are a number of ways in which the public agency may provide the required written
notification to parents.
The written notification may be:
1. Mailed to the parents, or
2. E‐mailed if requested by the parents, and if consistent with State or public agency policies, or
3. Provided at an IEP Team meeting if the meeting occurs prior to the first time a public agency
accesses a child’s or parent’s public benefits or insurance, or
4. Provided through other means determined by the public agency, so long as all of the written
notification requirements in these new regulations are met. This includes the requirement that
the public agency provide written notification before obtaining parental consent.
Q4. What are the parental consent requirements under the new regulations?
A4. Consistent with 34 CFR §99.30 of the regulations implementing the Family Educational Rights and
Privacy Act (FERPA) and the IDEA Part B consent requirements in 34 CFR §300.622, a public agency must
obtain parental consent before releasing a child’s personally identifiable information from education
records for billing purposes to a public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) for the first time.
Under new §300.154(d)(2)(iv)(B), this consent must also include a statement specifying that the parent
understands and agrees that the public agency may access the child’s or parent’s public benefits or
insurance to pay for services under part 300. Because this consent must be in writing, the public agency
would typically use a consent form. This parental consent form must specify:
1. The personally identifiable information that may be disclosed (e.g., records or information about
the services that may be provided to a particular child),
2. The purpose of the disclosure (e.g., billing for services under part 300),
3. The agency to which the disclosure may be made (e.g., the State’s public benefits or insurance
program (e.g., Medicaid)). 34 CFR §300.154(d)(2)(iv)(A), and
4. That the parent understands and agrees that the public agency may access the child’s or
parent’s public benefits or insurance to pay for services under part 300.
Q5. Must a public agency modify its consent forms to comply with the new parental consent
requirement?
A5. No, not necessarily. In implementing the new parental consent requirement, a public agency may
choose either to:
1. Modify its existing forms. A public agency may add the statement that the parent understands
and agrees that the public agency may access the child’s or parent’s public benefits or insurance
to pay for services under part 300, to the consent required under 34 CFR §99.30 and §300.622
regarding the release of personally identifiable information to a public benefits or insurance
program (e.g., Medicaid) for billing purposes; or
2. Develop a new form. A public agency may develop a new consent form that includes the
statement that the parent understands and agrees that the public agency may access the child’s
or parent’s public benefits or insurance to pay for services under part 300.
Q6. May a public agency accept digital or electronic signatures when obtaining consent under the new
parental consent requirements?
A6. A public agency may accept digital or electronic signatures when obtaining the parental consent
required under 34 CFR §99.30 and §300.622, as described in new §300.154(d)(2)(iv)(A). Under 34 CFR
§99.30(a), the parental consent that must be obtained before disclosure of personally identifiable
information must be signed and dated. Under 34 CFR §99.30(d), this consent may include a record and
signature in electronic form that:
1. Identifies and authenticates a particular person as the source of the electronic consent; and
2. Indicates such person’s approval of the information contained in the electronic consent, i.e.,
disclosure of the child’s personally identifiable information to the agency responsible for the
administration of the State’s public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) for billing
purposes to pay for services under part 300.
Additionally, under new §300.154(d)(2)(iv)(B), the electronic consent must include a statement that the
parent understands and agrees that the public agency may access the child’s or parent’s public benefits
or insurance to pay for services under part 300.
Q7. Are there any situations in which a public agency is not required to obtain a new parental consent
under the new regulations?
A7. Yes. Under these new regulations, and notwithstanding the annual written notification
requirements, a public agency is not required to obtain a new parental consent if the following
conditions are present:
1. There is no change in any of the following: the type (e.g., physical therapy or speech therapy) of
services to be provided to the child; the amount of services to be provided to the child
(frequency or duration); or the cost of the services charged to the public benefits or insurance
program (e.g., Medicaid); and
2. A public agency has on file a parental consent that meets the requirements of the prior
§300.154(d)(2)(iv)(A) and 34 CFR §99.30 and §300.622. This would include a parental consent on
file that has been given directly to another agency, such as the State Medicaid agency.
Q8. For children with disabilities currently served under the IDEA, what must a public agency do to
implement the new parental notification and consent requirements?
A8. The first time after the effective date of these regulations that there is a change in the type or
amount of the services to be provided to the child or a change in the cost of the services to be charged
to the public benefits or insurance program, the public agency must first provide the parents the written
notification described in new §300.154(d)(2)(v) before accessing the child’s or parent’s public benefits or
insurance. The public agency then must obtain parental consent, consistent with new
§300.154(d)(2)(iv)(B), stating that the parent understands and agrees that the public agency may access
the child’s or parent’s public benefits or insurance to pay for services under part 300. The public agency
must obtain a new parental consent containing this explicit statement from the parent even if the public
agency has on file a consent provided to another agency, such as the State Medicaid agency. Once the
public agency obtains this one‐time consent, the public agency is not required to obtain parental
consent before it accesses the child’s or parent’s public benefits or insurance in the future, regardless of
whether there is a change in the type or amount of services to be provided to the child or a change in
the cost of the services to be charged to the public benefits or insurance program (e.g., Medicaid).
However, the public agency must annually thereafter provide parents with the written notification
described in new §300.154(d)(2)(v). This annual written notification will help ensure that parents
understand their rights when a public agency uses their or their child’s public benefits or insurance to
pay for services required under the IDEA.
Q9. What steps may a public agency take under the new regulations if parents have previously
declined to consent to the use of public benefits or insurance to pay for services under the IDEA? If a
parent continues to refuse to consent or withdraws consent, what are a public agency’s obligations?
A9. If a parent previously declined to provide consent (or withdrew consent) to disclose personally
identifiable information to the State’s public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) for billing
purposes, the public agency may make reasonable requests, after providing the written notification
described in new §300.154(d)(2)(v), to obtain the parental consent required under new
§300.154(d)(2)(iv). However, a parent’s withdrawal of consent or refusal to provide consent under 34
CFR part 99 and §300.622 to disclose personally identifiable information to the agency responsible for
the administration of the State’s public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) does not relieve
the public agency of its responsibility to ensure that all required services are provided at no cost to the
parents. 34 CFR §300.154(d)(2)(v)(D).
Q10. What are a public agency’s obligations to provide parental notification when a child has an IEP
but the public agency has not previously sought to access the parent’s or child’s public benefits or
insurance (e.g., Medicaid) to pay for services under the IDEA, and the public agency seeks to access
the child’s or parent’s public benefits or insurance for the first time?
A10. Once the new regulations become effective, if a public agency seeks to access the child’s or
parent’s public benefits or insurance to pay for services under the IDEA for the first time, the public
agency must provide the parents the written notification described in new §300.154(d)(2)(v) and then
obtain parental consent consistent with new §300.154(d)(2)(iv) before the public agency may access the
child’s or parent’s public benefits or insurance for the first time. If parental consent is obtained, the
public agency must provide the written notification to the parents annually thereafter.
Q11. What are a public agency’s obligations to provide parental notification when a child has an IEP
and the public agency has previously billed the child’s or parent’s public benefits or insurance
program (e.g., Medicaid) to pay for services under part 300?
A11. Even if there is no change in the type or amount of services to be provided to the child or in the
cost of the services to be charged to the public benefits or insurance program (e.g., Medicaid), once the
new regulations become effective, the public agency must provide the written notification described in
new §300.154(d)(2)(v) to the parents before the public agency may access the child’s or parent’s public
benefits or insurance. The public agency also must provide this written notification to the parents
annually thereafter.
Q12. What are a public agency’s obligations to provide parental notification and obtain parental
consent under the new regulations in situations where a child transfers to a new school within a new
school district?
A12. The responsibility for providing written notification and obtaining parental consent prior to the
disclosure of personally identifiable information for billing purposes to the State’s public benefits or
insurance program (e.g., Medicaid) and before accessing a child’s or parent’s public benefits or
insurance for the first time rests with the public agency responsible for providing a free appropriate
public education to the child, not with the individual school. Thus, if a child with an IEP who was enrolled
in a school within one public agency transfers to a school within a new public agency, the new public
agency responsible for educating the child must provide the parents with the written notification
described in new §300.154(d)(2)(v) to inform the parents of their rights and protections when access to
their or their child’s public benefits or insurance is sought. The new public agency then must obtain
parental consent, consistent with new §300.154(d)(2)(iv), to disclose personally identifiable information
to the public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) for billing purposes and prior to accessing
the child’s or parent’s public benefits or insurance for the first time. This new consent must include the
statement specifying that the parent understands and agrees that the new public agency may access the
child’s or parent’s public benefits or insurance to pay for services under part 300. Once parental consent
has been obtained for the new public agency to access the child’s or parent’s public benefits or
insurance for the first time, no additional parental consent is required for the new public agency to bill
the child’s or parent’s public benefits or insurance program (e.g., Medicaid) in the future, regardless of
whether there is a change in the type or amount of services to be provided to the child or in the cost of
the services to be charged to the public benefits or insurance program. However, the new public agency
must provide the written notification described in new §300.154(d)(2)(v) to the parents annually
thereafter.
Q13. What are a public agency’s obligations with respect to providing parental notification and
obtaining parental consent to access a child’s or parent’s public benefits or insurance if the child
transfers to a new school within the same school district?
A13. If a child transfers to a different school within the same public agency, any parental consent that
the public agency previously obtained that meets the requirements in new §300.154(d)(2)(iv) would
continue to apply. The public agency would continue to provide the parents the written notification
described in new §300.154(d)(2)(v) annually. As noted in Q12, this is because the responsibility for
providing written notification and obtaining parental consent prior to the disclosure of personally
identifiable information for billing purposes to the State’s public benefits or insurance program (e.g.,
Medicaid) and before accessing a child’s or parent’s public benefits or insurance for the first time rests
with the public agency responsible for providing a free appropriate public education to the child, not
with the individual school.
Vocational Rehabilitation
OJT Work Study Procedures
2011-12
Once student is approved for Vocational Rehabilitation’s -Student Work Study Program (SWS) please follow the directions below.
Case Manager locates the on-site job, duties and certified monitoring personnel. New Progress Monitoring form is attached (progress reporting is required and must accompany each timesheet).
Instruct and/or assist the student with the following “Student” responsibilities as indicated within their IEP and provide a copy of the attached OJT work study application procedures as needed for support.
Student shall go on-line and complete a “Classified/Support Application” for employment with OKCPS.
http://www.okcps.org or may go to 900 N. Klein, Human Capitol for assistance click on “Job Opportunities” (located on the right side in dark blue) click on the box that says “click here to apply online or to check district
vacancies” Go to the bottom of page click on “Create New Account” Complete all fields, be sure to select (under Applicant Type) the
classified/support box Create a username and password (student choice) Click “save and next” Click “login” Click “accept” Locate and click (top of page, the tab labeled) ”Application” and complete the
application by using the “save and next” buttons located at the bottom of each page.
must list references, school personnel are acceptable once you reach the SUCCESS page click “next” and look for the Title of “OJT
Work Study” click “view/apply” click “apply for the job” Notify your Case Manager that you have completed your
application
Retrieve from your teacher and complete the three required forms for employment: W-2, I-9 and the Loyalty Oath. Return them to your teacher for processing.
Fax: 297-6594 or Scan and Email the following documentation to receive student timesheets, progress forms and timesheet cutoff dates to
1. Name of student that completed the Job Application 2. OJT Student Work Study (SWS) authorization form (from your VR Counselor)
do not allow the student to begin working before the date listed on this form (they cannot be paid).
3. Three forms (Loyalty Oath, W-4, and the I-9) will need to be completed by the student and signed by Jeff Newton (OKCPS Transition Specialist).
Approval with the VR counselor and process the application.
Three forms (Loyalty Oath, W-4, and the I-9) will need to be completed by the student and signed by Jeff Newton (OKCPS Transition Specialist)
Room 310, Michele Miller-Hayes OKCPS, Special Services 900 N. Klein
Student will be provided timesheets and the timesheet due dates when they sign their contract.
Vocational Rehabilitation
OJT Work Study Procedures for Students
Student shall go on-line and complete a “Classified/Support Application” for employment with OKCPS to begin the OJT Work Study Program.
Go to http://www.okcps.org or go to 900 N. Klein, Human Capitol, room 209 for assistance
Click on “Job Opportunities” (located on the right side in dark blue) Click on the box “click here to apply online or to check district vacancies” Go to the bottom of page, click on “Create New Account” Complete all fields, be sure to select (under Applicant Type) the “classified/support”
box Create a username and password (student choice, must be minimum of 6 characters) Click “save and next” Click “login” Click “accept” Locate and click (top of page) tab labeled ”Application” and complete the application by
using the “save and next” buttons located at the bottom of each page. You must list references, school personnel are acceptable Once you reach the SUCCESS page click “next” and look for the Title of “OJT Work
Study” Click “view/apply” Click “apply for the job” Notify your teacher that you have completed your application Retrieve from your teacher and complete the three required forms for employment: W-
2, I-9 and the Loyalty Oath. Return them to your teacher for processing.
Once you have completed all of these requirements your teacher will be sent copies of your blank timesheets and progress monitoring form.
Continued student responsibilities:
• Complete your timesheets daily and submit them to your teacher by the date indicated on the bottom of the timesheet. (submission of timesheet after this date will delay your payment). Please make sure your name is on the timesheet.
• Pick up your progress monitoring document every two weeks to submit with your timesheet
• ENJOY YOUR WORKING REWARDS (pay)!
VOCATIONAL REHABILITATION REFERRALS Procedure for vocational rehabilitation referrals/services: The parent/student must be given a copy of the referral at the time the student turns 16 and is referred. This document needs to be scanned and attached into online IEP platform. Teachers should explain to the parent/student that they will receive a letter within 60 days from the Department of Rehabilitation Services, DRS. The parent/student must respond to this letter in order to be considered for services. Teachers should place all referrals in designated mailbox that each high school set aside for DRS counselor. For additional follow-up, a copy of the referral should be placed in a mailbox designated for the buildings assigned Social Worker, if applicable. DRS counselor picks up referrals on a weekly basis.
Refer to p. 159 of the Policy and Procedure Manual for more information.
ObjectiveStudent Targets Th %
KEY: TRIAL BY TRIAL: (+) = Correct, (-) = Incorrect, NR = No Response, P = Prompt % = Number correct/Number correct+Number Incorrect+ Prompt ESTIMATION: (1) = 0-25%, (2) = 26-50%, (3) = 51-79%, (4) = 80-100%
ESTIMATION & TRIAL BY TRIAL DATA
Student: Date ___/___/___
Weekly Data: Schedule Activity __________________Week Of: ___/___/___ to ___/___/___
Estimation M T W
WRITTEN COMPLAINT Building Response Procedures
When a WRITTEN COMPLAINT concerning the special education program of a student is received at the building level, it must be sent to your Instructional Supervisor in the Special Services Department. Special Services will assist in addressing the complaint using the following Oklahoma City Public Schools Policy on Complaint Procedures.
1. A written acknowledgement will be mailed to the parties involved. 2. The Instructional Supervisory staff will investigate the complaint by an on-
site visit or phone conversation to determine the facts of the complaint. Activities to assist in the resolution of the complaint may include technical assistance, consultation, mediation conferences, IEP conferences, or other interventions.
3. If resolved with all parties, a written acknowledgement of the resolution will
be mailed to all parties. 4. If it is determined that further review is needed, additional facts will be
gathered through interviews, review of records, or other investigation procedures. After the facts are gathered, the District will report, in writing, the findings of the facts. Included in the findings will be a conclusion and decision indicating the means of correcting any substantiated violations.
Complainants have the right to have the State Department of Education review the District’s decision regarding the complaint. Investigation and resolution of the complaints filed with the District or the State Department of Education shall be completed within 60 calendar days from receipt of the formal written complaint. Extensions of time lines may be granted only if exceptional circumstances exist regarding a specific complaint. The District’s complaint procedures are filed with the Department of Education and must be followed.
OSDE Form 8 Page 1 of 2
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: __________________________ FIRST MIDDLE LAST
BIRTHDATE: ___________________ GRADE ____________ AGE ___________ DATE: ______________________ MONTH/DAY/YEAR MONTH/DAY/YEAR
PARENT(S):_____________________________________________________________________________________________
PHONE: (WORK) _______________________ (HOME) ________________________ (OTHER) ________________________ ADDRESS: ___________________________________________________________ DISTRICT/AGENCY: ___________________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP To: _______________________________________________________________________________________________________
PARENT or YOUNG ADULT (If young adult has reached age of majority) This notice is to inform you of the school district’s intent as follows: DESCRIPTION OF ACTION: PROPOSED OR REFUSED To initiate or change the following:
Identification of your child as having a disability which requires special education services Evaluation/Reevaluation to determine disability and nature, extent of special education and related services needed Educational placement Provision of a Free and Appropriate Public Education (FAPE) Parent Revocation of Consent Other ____________________________________________________________________________________________
Explanation of the proposal or refusal: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Reason(s) for the proposal or refusal: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Description of any options considered and reasons refused: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Description of each evaluation procedure, test, record, or report used as a basis for the proposed or refused action: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Description of any other factors relevant to the proposal or refusal: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Parents have protection under the procedural safeguards. Additional resources can be located within the Parents Rights in Special Education: Notice of Procedural Safeguards. To obtain a copy, contact <autofill special education teacher>. The issues addressed in this notice will go into effect on: _____________________________ as the local educational agency has
MONTH/DAY/YEAR determined that this be considered a reasonable amount to provide the parent(s).
FROM: ____________________________________________________________________________________________________ SIGNATURE OF DISTRICT/PUBLIC AGENCY OFFICIAL DISTRICT/AGENCY TELEPHONE DATE ___________________________________________________________________________________________________________ STREET ADDRESS/P.O. BOX CITY STATE ZIP
SCHOOL USE ONLY: Notice sent by: U.S. Mail Date Mailed __________
Personal Delivery Date Delivered __________ Translation/interpretation needed? Yes No If yes, specify how and when provided:____________________________ School/public agency official’s signature verifies that parent(s) have received an explanation in their native language or other mode of communication to accommodate the parent(s) understanding their rights.
WRITTEN NOTICE TO PARENTS
OSDE Form 8 Page 2 of 2
NAME OF CHILD: ____________________________________________________STUDENT ID: _________________________
FIRST MIDDLE LAST Evaluation procedures to be utilized in assessing these areas of functioning are explained on this form. Qualified professionals will conduct evaluation procedures to provide additional information, to the extent appropriate, on the basis of a review of existing evaluation data and input from the parents. Additional information may be needed to determine whether a child has or continues to have a particular disability; present levels of performance and educational needs; whether the child continues to need special education and related services; or whether any additions or modifications to the special education and related services are needed to meet the annual goals in the IEP and to participate as appropriate in the general curriculum. The appropriate extent of the reevaluation has been reviewed by the IEP team, with opportunity for parent participation and input. Descriptions of Evaluation Procedures (Check additional areas proposed for this child) HEALTH/MEDICAL: Health and medical history, information about child’s health and medical status or medical diagnostic
evaluation to determine a medically related disability. VISION: Assessment of visual acuity, field of vision, and vision functioning as necessary to determine a vision-related
disability. HEARING: Assessment of hearing functioning and extent of hearing impairment as necessary to determine a hearing-related
disability. MOTOR: Assessment of gross and/or fine motor skills and abilities in relation to educational needs. COMMUNICATION/LANGUAGE: Speech skills (including articulation, voice, fluency, and oral-motor) and/or receptive
and expressive language skills and abilities (including phonology, morphology, syntax, semantics, and pragmatics). ACADEMIC ACHIEVEMENT: Assessments to measure academic achievement in such areas as listening comprehension,
oral expression, basic reading skills, reading comprehension, reading fluency, mathematics calculation, mathematics problem solving, and written expression skills.
INTELLECTUAL/COGNITIVE: Individually administered assessment of child’s ability to learn, including overall mental
ability and cognitive functioning. PERCEPTUAL/PROCESSING: Child’s abilities to perceive and/or process information through visual, auditory, and
sensorimotor means. DEVELOPMENTAL: Assessment of child’s developmental history, skills, and abilities in relationship to expectations for the
age group. PSYCHOLOGICAL, SOCIAL/EMOTIONAL: Information collected and assessments of the child’s social skills/emotional
status, psychological concerns, and behavior (may include data collection, rating scales, behavioral observations, interviews, personal inventories, and projective tests).
FUNCTIONAL BEHAVIOR: Information collected and assessments of the child’s functional behavior (may include data
collection, rating scales, behavioral observations, interviews, and personal inventories). ADAPTIVE BEHAVIOR: Assessment of child’s general behavior in the school and home settings (may include adaptive
behavior skills and activities in the community). SOCIOCULTURAL: Collection of information and procedures to consider potential influence of sociocultural background or
cultural, linguistic diversity. OBSERVATION IN CLASSROOM/OTHER ENVIRONMENT: Observations of child’s performance and functioning in the
classroom and/or other appropriate settings. VOCATIONAL: Assessment of vocational interests, aptitudes, and skills. ASSISTIVE TECHNOLOGY OTHER CONCERNS AND ASSESSMENTS:
Written Notice to Parents
OSDE Formulario 8 Página 1 de 2
NOMBRE DEL NIÑO: _______________________________________________ ID. DEL ESTUDIANTE: ___________________ PRIMERO MEDIO APELLIDO
FECHA DE NAC.: ___________________ GRADO ____________ EDAD ___________ FECHA: _____________ MES/DÍA/AÑO MES/DÍA/AÑO
PADRE(S):_________________________________________________________________________________________________
TELÉFONO: (TRABAJO) ______________________ (DOMICILIO) ______________________ (OTRO) __________________ DIRECCIÓN: _________________________________________________________ DISTRITO/AGENCIA: _________________ DIRECCIÓN/CASILLA POSTAL CIUDAD ESTADO CÓDIGO POSTAL Para: ______________________________________________________________________________________________________
PADRE o JOVEN ADULTO (Si el joven adulto alcanzó la mayoría de edad) Esta notificación tiene como cometido informarle acerca de la decisión del distrito escolar: DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN: PROPUESTA O DENEGADA Para iniciar o cambiar lo siguiente:
Identificación de su hijo como portador de una discapacidad que requiere servicios educativos especiales. Evaluación/reevaluación para establecer la discapacidad y la naturaleza, el grado de educación especial requerido y los
servicios relacionados necesarios. Determinación del programa de estudios. Provisión de Educación Pública Gratuita y Apropiada (FAPE). Revocación del consentimiento parental. Otro ____________________________________________________________________________________________
Explicación de la propuesta o la denegatoria: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Motivo(s) de la propuesta o la denegatoria: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Descripción de cualquiera de las opciones consideradas y las razones por las cuales fueron denegadas: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Descripción de cada procedimiento de evaluación, prueba, registro o informe utilizado como base para la acción propuesta o denegada: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Descripción de cualquiera de los otros factores relevantes para la propuesta o la denegatoria: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Los padres gozan de protección bajo las salvaguardias procesales. Se presentan recursos adicionales en Derechos de los Padres en Educación Especial: Notificación de las Salvaguardias Procesales. Para obtener una copia, contacte con <autocompletar profesor de educación especial>. Los asuntos tratados en esta notificación entrarán en vigor a partir del _____________________, según el plazo estipulado por la MES/DIA/AÑO agencia educativa como apropiado para la adecuación de la respuesta del(de los) padre(s).
DE: ____________________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL FUNCIONARIO DE LA AGENCIA PÚBLICA/DISTRITO DISTRITO/AGENCIA TELÉFONO FECHA ___________________________________________________________________________________________________________ DIRECCIÓN/CASILLA POSTAL CIUDAD ESTADO CÓDIGO POSTAL
EXCLUSIVAMENTE PARA USO ESCOLAR::
Notificación enviada por:
Correo EE. UU. Fecha del envío __________ Entrega personal Fecha de la entrega __________
¿Se necesita traducción/interpretación? Sí No Si sí, especificar cómo y cuándo:____________________________ La firma del funcionario escolar/de la agencia pública certifica que el(los) padre(s) recibió(eron) una explicación en su lengua materna u otro modo de comunicación para la cabal comprensión de sus derechos.
NOTIFICACIÓN ESCRITA A LOS PADRES
OSDE Formulario 8 Página 2 de 2
NOMBRE DEL NIÑO: _____________________________________________ ID. DEL ESTUDIANTE: _____________________ PRIMER MEDIO APELLIDO
En este formulario se explican los procedimientos de evaluación que se utilizarán para evaluar estas áreas de funcionamiento. Distintos profesionales calificados realizarán los procedimientos de evaluación a los efectos de proporcionar información adicional, como mejor proceda, a partir de la revisión de los datos evaluativos existentes y las devoluciones de los padres. Cabe la posibilidad de se requiera información adicional para determinar si un niño tiene o continúa teniendo una discapacidad particular, sus niveles actuales de rendimiento y sus necesidades educativas, si el niño persiste en su necesidad de educación especial o servicios relacionados, o si es necesario introducir adiciones o modificaciones a la educación especial o los servicios relacionados para cumplir con los objetivos anuales en el IEP y para participar, según corresponda, en el programa de estudios general. El alcance adecuado de la reevaluación fue debidamente analizado por el equipo del IEP y los padres tendrán la oportunidad de participar y hacer sus devoluciones. Descripciones de los procedimientos de evaluación (Marcar las áreas adicionales propuestas para este niño) SALUD/MÉDICA: Antecedentes sanitarios y médicos, información sobre el estado de salud y médico del niño o evaluación
médica diagnóstica para determinar una discapacidad clínicamente relacionada. VISIÓN: Evaluación de la agudeza visual, el campo visual y el funcionamiento visual, según corresponda, para determinar una
discapacidad relacionada con la visión. AUDICIÓN: Evaluación del funcionamiento auditivo y el alcance de la discapacidad auditiva, según corresponda, para
determinar una discapacidad relacionada con la audición. MOTORA: Evaluación de las habilidades y competencias motoras gruesas y/o finas con relación a las necesidades educativas. COMUNICACIÓN/LENGUAJE: Habilidades comunicativas (inclusive la articulación, la voz, la fluidez y las habilidades
orales-motoras) y/o las habilidades y las competencias del lenguaje expresivo (inclusive la fonología, la morfología, la sintaxis, la semántica y la pragmática).
RENDIMIENTO ACADÉMICO: Evaluaciones para medir el rendimiento académico en distintas áreas como la comprensión
auditiva, la expresión oral, las habilidades de lectura básicas, la comprensión lectora, la fluidez en la lectura, el cálculo matemático, la resolución de problemas matemáticos y las habilidades de expresión escrita.
INTELECTUAL/COGNITIVA: Evaluación individual de la capacidad de aprendizaje del niño, inclusive la capacidad mental
global y el funcionamiento cognitivo. PERCEPTIVA/DE PROCESAMIENTO: Las habilidades del niño para percibir y/o procesar información a través de medios
visuales, auditivos y sensoriomotores. DEL DESARROLLO: Evaluación de los antecedentes de desarrollo del niño, sus habilidades y sus aptitudes con relación a las
expectativas para el grupo etario. PSICOLÓGICA, SOCIAL/EMOCIONAL: Recopilación de información y evaluaciones de las habilidades sociales/el estado
emocional del niño, las inquietudes psicológicas y el comportamiento (puede incluir recopilación de datos, escalas de valoración, observaciones comportamentales, entrevistas, inventarios personales y proyectivas).
COMPORTAMIENTO FUNCIONAL: La información recopilada y las evaluaciones del comportamiento funcional del niño
(puede incluir recopilación de datos, escalas de valoración, observaciones comportamentales, entrevistas e inventarios personales).
COMPORTAMIENTO ADAPTATIVO: Evaluación del comportamiento general del niño en la escuela y el ámbito doméstico
(puede incluir habilidades de comportamiento adaptativo y actividades en la comunidad). SOCIOCULTURAL: Recopilación de información y procedimientos para considerar la potencial influencia de los
antecedentes socioculturales o la diversidad cultural y lingüística. OBSERVACIÓN EN EL AULA/OTROS ÁMBITOS: Observación del desempeño del niño y su actuación en el aula y otros
ámbitos pertinentes. VOCACIONAL: Evaluación de los intereses vocacionales, las aptitudes y las habilidades. TECNOLOGÍA ASISTENCIAL
OTRAS INQUIETUDES Y EVALUACIONES:
Notificación escrita para los padres
OSDE Mẫu 8 Trang 1
TÊN ĐỨA TRẺ: ____________________________________________________THẺ HỌC SINH: ________________________ TÊN TÊN LÓT HỌ
NGÀY SINH: ___________________ LỚP ____________ TUỔI___________ NGÀY: _______________________ THÁNG/NGÀY/NĂM THÁNG/NGÀY/NĂM
(CÁC) PHỤ HUYNH:____________________________________________________________________________________
ĐIỆN THOẠI: (SỞ) _______________________ (NHÀ) ________________________ (KHÁC) _______________________ ĐỊA CHỈ: ___________________________________________________________ KHU HỌC/CƠ QUAN: __________________ ĐƯỜNG/HỘP THƠ THÀNH PHỐ TIỂU BANG SỐ VÙNG Gởi: _________________________________________________________________________________________________________
PHỤ HUYNH hay NGƯỜI TRƯỞNG THÀNH (Nếu đủ tuổi trưởng thành) Giấy này có mục đích thông báo về ý định của khu học như sau: MÔ TẢ HÀNH ĐỘNG: ĐỀ NGHỊ HAY TỪ CHỐI Để khởi xướng hay thay đổi như sau:
Nhận định con quý vị có khuyết tật cần dịch vụ giáo dục đặc biệt Giám định/Tái giám định để ấn định sự khuyết tật và tính chất, mức giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liện hệ cần thiết Đặt lớp vào chương trình giáo dục Quy điều của Giáo dục Công cộng Miễn phí và Thích hợp (FAPE) Thu hồi sự Đồng ý của Phụ huynh Khác ____________________________________________________________________________________________
Giải thích đề nghị hay từ chối: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ (Các) lý do của đề nghị hay từ chối: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Mô tả các sự lựa chọn khác được xem xét và lý do từ chối: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Mô tả mỗi thủ tục giám định, trắc nghiệm, ghi hồ sơ, hay báo cáo được dùng làm căn bàn cho hành động đề nghị hay từ chối: ___________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________ Mô tả bất cứ yếu tố nào khác hữu quan với đề nghị hay từ chối: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Phụ huynh có sự bảo vệ dựa theo các thủ tục bảo vệ an toàn. Các nguồn thông tin thêm có thể tìm thấy trong tập Quyền của Phụ huynh đối với Giáo dục Đặc biệt: Thông báo Những Thủ tục Bảo vệ An toàn. Để được một bản, xin liên lạc <autofill special education teacher>. Các vấn đề đề cập đến trong giấy thông báo này sẽ có hiệu lực từ ngày: _____________________________ vì cơ quan giáo dục địa
THÁNG/NGÀY/NĂM phương coi là đã có đủ thời gian hợp lý cung cấp cho (các) phụ huynh.
TỪ: ____________________________________________________________________________________________________ CHỮ KÝ CỦA VIÊN CHỨC KHU HỌC/CƠ QUAN CÔNG CỘNG KHU HỌC/CƠ QUAN ĐIỆN THOẠI NGÀY ___________________________________________________________________________________________________________ ĐƯỜNG/HỘP THƠ THÀNH PHỐ TIỂU BANG SỐ VÙNG
TRƯỜNG SỬ DỤNG MÀ THÔI:
Thông báo gởi bằng: Bưu điện Ngày gởi __________
Đưa tay Ngày đưa __________ Cần thông dịch/phiên dịch? Có Không Nếu ghi có, nói rõ cung cấp cách nào và khi nào:___________________ Chữ ký của viên chức nhà trường/cơ quan cộng cộng xác nhận là (các) phụ huynh đã nhận sự giải thích bằng ngôn ngữ gốc của họ hay bằng một phương cách truyền thông khác để giúp (các) phụ huynh hiểu quyền của họ.
GIẤY THÔNG BÁO PHỤ HUYNH
OSDE Mẫu 8 Trang 2
TÊN ĐỨA TRẺ: ____________________________________________________THẺ HỌC SINH: _________________________
TÊN TÊN LÓT HỌ Các thủ tục giám định dùng để đánh giá những phạm vi chức năng được giải thích trong bản này. Các chuyên gia đủ khả năng sẽ thực hiện các thủ tục giám định để cung cấp các thông tin bổ túc, cho tới mức độ hợp lý, trên căn bản duyệt xét các dữ liệu giám định hiện thời và những ý kiến của phụ huynh. Có thể cần các thông tin thêm để ấn định xem một đứa trẻ có hay tiếp tục có một khuyết tịch rõ rệt nào đó hay không; mức độ thành tích hiện tại và các nhu cầu giáo dục; để xem đứa trẻ có tiếp tục cần giáo dục đặc biệt và các dịch vụ liên hệ hay không; để xem có cần bổ túc hay sửa đổi giáo dục đặc biệt để đạt mục tiêu hàng năm trong IEP và tham gia nếu thích hợp vào chương trình giáo dục tổng quát hay không. Mức độ thích hợp của sự tái giám định đã được duyệt xét bởi nhóm IEP, với cơ hội cho phụ huynh tham gia và góp ý kiến. Mô tả các Thủ tục Giám định (Đánh dấu thêm các phạm vi đề nghị cho đứa trẻ này) SỨC KHỎE/Y TẾ: Lịch trình sức khỏe và bệnh lý, thông tin về sức khỏe và bệnh lý của đứa trẻ hay giám định chẩn bệnh để ấn
định khuyết tật liên quan đến bệnh lý. THỊ GIÁC: Đánh giá độ tinh của mắt, tầm nhìn, và chức năng nhìn cần thiết để ấn định một khuyết tật liên quan đến thị giác. THÍNH GIÁC: Đánh giá chức năng của thính giác và mức thính khuyết là điều cần thiết để ấn định khuyết tật liên quan đến
thính giác. CƠ VẬN ĐỘNG: Đáng giá năng khiếu và khả năng vận động thô và/hay tinh vi tương quan với nhu cầu giáo dục. TRUYỀN THÔNG/NGÔN NGỮ: Năng khiếu nói (kể cả phát âm, giọng, sự trôi chảy, và vận động miệng) và/hay năng khiếu
và khả năng thu nhận và biểu lộ ngôn ngữ (kể cả âm vị, hình thái, cú pháp, ngữ nghĩa, và thực liệu). THÀNH QUẢ HỌC VẤN: Đánh giá để đo thành quả học vấn trong những phạm vi như hiểu biết khi nghe, biểu lộ lời nói,
năng khiếu đọc căn bản, hiểu biết khi đọc, sự đọc trôi chảy, toán, giải toán, và năng khiếu biểu lộ khi viết. TRÍ TUỆ/NHẬN THỨC: Đánh giá riêng biệt khả năng học hỏi của trẻ, kể cả khả năng trí tuệ và chức năng nhận thức tổng
quát. CẢM NHẬY/HẤP THỤ: Khả năng của trẻ để cảm nhậy và/hay hấp thụ thông tin qua phương cách nhãn quan, thính giác, và
cảm giác vận động. PHÁT TRIỂN: Đánh giá quá trình phát triển, năng khiếu, và khả năng trong mối quan hệ đúng lứa tuổi của đứa trẻ. TÂM LÝ, XÃ HỘI/XÚC CẢM: Thông tin thu thập và đánh giá năng khiếu xã giao/tình trạng xúc cảm của đứa trẻ, các lo ngại
tâm lý, và hành vì (có thể bao gồm thu thập dữ liệu, thang biểu phân loại, quan sát hành vi, phỏng vấn, kiểm kê cá nhân, và trắc nghiệm xạ ảnh).
HÀNH VI CHỨC NĂNG: Thông tin thu thập và đánh giá hành vi chức năng của đứa trẻ (có thể bao gồm thu thập dữ liệu, thang biểu phân loại, quan sát hành vi, phỏng vấn, và kiểm kê cá nhân,).
HÀNH VI THÍCH NGHI: Đánh giá hành vi tổng quát của đứa trẻ ở trường và ở nhà (có thể bao gồm năng khiếu và sinh hoạt hành vi thích nghi trong cộng đồng).
XÃ HỘI VĂN HÓA: Thu thập thông tin và thủ tục để xem xét tiềm năng ảnh hưởng của nền xã hội văn hóa hay sự đa dạng về
văn hóa, ngôn ngữ. QUAN SÁT TRONG LỚP/KHUNG CẢNH KHÁC: Quan sát thành quả và chức năng của đứa trẻ trong lớp và/hay khung
cảnh khác thích hợp. HƯỚNG NGHỆ: Đánh giá chiều hướng nghệ, khả năng, và năng khiếu. KỸ THUẬT TRỢ GIÚP CÁC LO LẮNG VÀ GIÁM ĐỊNH KHÁC:
Giấy Thông Báo Phụ Huynh
