RAPPORT DE MISSION DE COACHING DES DIRECTEURS
TECHNIQUES DES CENTRES ET DES GERANTS DES DEPOTS
DE VENTE DU DISTRICT DE BANKASS DE LA REGION DE
MOPTI FORMES SUR LES PROCEDURES OPERATOIRES
STANDARDS POUR LA GESTION DU SYSTEME
D’INFORMATION LOGISTIQUE DES MEDICAMENTS
ESSENTIELS ET INTRANTS DES PROGRAMMES DE SANTE AU
MALI
Novembre 2014
RAPPORT DE MISSION DE COACHING DES DIRECTEURS
TECHNIQUES DES CENTRES ET DES GERANTS DES DEPOTS
DE VENTE DU DISTRICT DE BANKASS DE LA REGION DE
MOPTI FORMES SUR LES PROCEDURES OPERATOIRES
STANDARDS POUR LA GESTION DU SYSTEME
D’INFORMATION LOGISTIQUE DES MEDICAMENTS
ESSENTIELS ET INTRANTS DES PROGRAMMES DE SANTE AU
MALI
Dr Abdoul Sangaré Dr Moctar Koné Dr Safoura Berthé Novembre 2014
COAHING-
ii
Ce rapport n’aurait pas été possible sans le soutien de l’Agence des États-Unis pour le Développement International, selon les termes de l’Accord de Coopération numéro AID-OAA-A-11-00021. Les opinions exprimées dans ce document sont propres à Management Sciences for Health et ne reflètent pas nécessairement celles de l’Agence des États-Unis pour le Développement International ni du gouvernement des États-Unis. À propos de SIAPS L’objectif du programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques (SIAPS) est de garantir la disponibilité de produits pharmaceutiques de qualité et de services pharmaceutiques efficaces afin de parvenir aux résultats désirés en matière de santé. A cette fin, les objectifs d’intervention de SIAPS comprennent l’amélioration de la gouvernance, le renforcement des capacités de la gestion et des services pharmaceutiques, la priorité accordée à l’information nécessaire pour la prise de décisions dans le secteur pharmaceutique, le renforcement des stratégies et mécanismes financiers pour améliorer l’accès aux médicaments ainsi que l’amélioration de la qualité des services pharmaceutiques. Citation recommandée Ce rapport peut être reproduit pourvu que SIAPS y soit mentionné. Veuillez utiliser la citation suivante. Sangaré A. S Berthé. M Koné. 2014. Rapport de coaching des Directeurs Techniques des Centres et des Gérants des Dépôts de vente formés sur les Procédures Opératoires Standards pour le Gestion du Système d’Information en Gestion Logistiques des Médicaments Essentiels et intrants des programmes de santé au Mali . Présenté à l’Agence des États-Unis pour le Développement International par le Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques (SIAPS). Arlington, VA: Management Sciences for Health. Mots-clés Coaching, Formation, SOPs, SIGL.
Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services
pharmaceutiques Centre pour la gestion des produits pharmaceutiques
Management Sciences for Health 4301 North Fairfax Drive, Suite 400
Arlington, VA 22203, États-Unis Téléphone : 703.524.6575 Télécopieur : 703.524.7898 Courriel : [email protected]
Site Web: www.siapsprogram.org
COAHING-
4
TABLE DES MATIÈRES
POUR METTRE À JOUR, CLIQUER N’IMPORTE OÙ DANS LA TABLE DES MATIÈRES, PUIS TAPER SUR LA TOUCHE F9 ET CHOISIR UNE DES ALTERNATIVES
Acronymes et abréviations ........................................................................................ 5
Remerciements ............................................................................................................ 6
Résumé ......................................................................... Error! Bookmark not defined. Introduction (H1) .......................................................................................................... 8
Taper H2 ici ............................................................... Error! Bookmark not defined. Contexte ....................................................................................................................... 9
Annexe A ..................................................................................................................... 10
Acronymes et abréviations
CSCom Centre de Santé Communautaire CSRéf Centre de Santé de Reference DNS
Direction Nationale de la Santé
DPM Direction de la Pharmacie et du Médicament DRC Dépôt Répartiteur des Cercles DRS Direction Régionale de la Santé DV Dépôt de Vente ONG Organisation non gouvernementale PPM Pharmacie Populaire du Mali PNLP Programme National de Lutte contre le Paludisme SIAPS Systems for Improved Access to Pharmaceuticals and
Services (Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques)
SDADME Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution des Médicaments Essentiels
SOPs Procédures Opératoires Standards USAID Agence des États-Unis pour le Développement
International
COAHING-
6
Remerciements Ajoutez les remerciements ci-après. Si vous n’en avez besoin, supprimez la section.
RESUME
Du 16 au 25/12/2014 s’est déroulée la mission de coaching des 42 utilisateurs du district de Bankass formés en deux sessions (du 23 au 27/06/2014 et du 30/06/2014 au 04/07/2014) sur le manuel des procédures opératoires standard (SOPs) pour la gestion DU SYSTEME D’INFORMATION LOGISTIQUE DES MEDICAMENTS ESSENTIELS ET INTRANTS DES PROGRAMMES DE SANTE AU MALI. Cette mission avait pour objectif principal, le suivi de la mise en œuvre des plans d’action individuels élaborés par chacun des agents formés sur le manuel des POS dans le but ultime d’améliorer la gestion et la disponibilité des médicaments au niveau périphérique.
La méthode utilisée consistait à observer chacun des 42 agents formés sur son lieu de travail, à apprécier les progrès réalisés par l’évaluation de son plan d’action et enfin à renforcer les capacités des agents.
COAHING-
8
INTRODUCTION
Au Mali, des efforts ont été consentis pour la mise en œuvre effective de la politique pharmaceutique et du schéma directeur d’approvisionnement et de distribution des médicaments essentiels. Cependant, la disponibilité continue des médicaments essentiels aux différents niveaux de la pyramide sanitaire reste un défi. Une évaluation du système d’information logistique a été conduite en décembre 2012 et elle a mis en évidence des faiblesses notoires dans la qualité et la remontée de l’information logistique, ce qui est un préalable capital pour une prise de décision éclairée et la disponibilité permanente des médicaments à tous les niveaux de la pyramide sanitaire. Pour pallier à ces insuffisances, un manuel de procédures opératoires standards (POS) pour la gestion DU SYSTEME D’INFORMATION LOGISTIQUE DES MEDICAMENTS ESSENTIELS ET INTRANTS DES PROGRAMMES DE SANTE AU MALI, a été élaboré en mars 2013 avec l’appui technique et financier de SIAPS. Des modules de formation standards ont été élaborés pour ces POS et un pool de formateurs régionaux et centraux a été mis en place en Septembre 2013. A ce jour 45 utilisateurs ont été formes dans le district de Bankass de la région de Mopti A l’issue de ces formations, chacun des agents formes a élaboré un plan d’action individuel pour la mise en œuvre de la formation au niveau de son centre de santé, ceci dans le but d’améliorer la gestion et la disponibilité des médicaments. Il a aussi été retenu, que les formateurs doivent faire des coachings post-formation des agents formés, afin de les observer au niveau de leur lieu de travail, d’apprécier les progrès réalisés par l’évaluation de leur plan d’action individuel et enfin de renforcer les capacités des agents C’est dans ce cadre, que la présente mission a été organisée dans le district de Bankass, dans le but de coacher les gérants de dépôts de vente formés à la gestion DU SYSTEME D’INFORMATION LOGISTIQUE DES MEDICAMENTS ESSENTIELS ET INTRANTS DES PROGRAMMES DE SANTE AU MALI du 16 au 25 Novembre 2014 dans le district sanitaire de Bankass.
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
La dernière évaluation de la gestion logistique des ME a été réalisée par la DPM avec l’appui technique et financier de SIAPS en octobre 2012. Un plan d’action a été adopté nécessitant entre autres l’élaboration d’un manuel de Procédures Opératoires Standards (POS) pour la gestion des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali.
Ce manuel des POS a été élaboré à Sélingué du 11 au 15 Mars 2013 et validé à la DPM les 27 et 28 mai 2013. Pour assurer le transfert de compétences aux utilisateurs, un pool de 24 formateurs fut mis en place. Ils sont chargés de la mise en œuvre de la formation des utilisateurs au niveau opérationnel selon le plan d’action élaboré par région.
Pour le district de Bankass, la formation des utilisateurs a été réalisée du 23 au 27 juin 2014 pour la 1ère session et du 30 juin au 04 Juillet 2014 pour la 2ème session 2014 à l’hôtel Nommo de Bankass. Les agents formés doivent appliquer les connaissances, compétences et aptitudes acquises pendant leur formation. A ce titre des plans d’action individuels ont été élaborés pour l’amélioration de la qualité du travail dans le cadre de la gestion des dépôts et la remontée des données pour une bonne prise de décision.
Pour connaitre l’état de mise en œuvre de ces plans afin de contribuer à l’accélération du processus de changement, une équipe s’est rendue dans le district sanitaire de Bankass. Pendant cette activité les plans individuels ont été évalués et les insuffisances constatées ont été corrigées.
La présente activité s’inscrit donc dans le cadre du suivi des agents formés.
COAHING-
10
OBJECTIFS DE LA MISSION
Objectif général : Contribuer à l’amélioration de la disponibilité, de la gestion et de l’utilisation des médicaments et autres intrants des programmes de santé dans les structures de santé de la région de Mopti par le renforcement des capacités des gérants de dépôts de médicaments. Objectifs spécifiques:
- Evaluer l’état de mise en œuvre des plans individuels des agents formés lors du TOU de Bankass,
- Identifier les difficultés et contraintes liées à la mise en œuvre des plans individuels,
- Apporter des mesures correctrices pour améliorer la gestion des médicaments et du système d’information logistique.
- Renforcer les capacités des gérants de dépôts de médicaments.
RESULTATS ATTENDUS
- la mise en œuvre des plans individuels des agents formés dans les districts de Bankass est évaluée.
- les difficultés et contraintes liées à la mise en œuvre des plans individuels sont identifiées et les mesures correctrices sont prises pour améliorer la gestion des médicaments et du système d’information logistique
- les capacités des gérants de dépôts de médicaments sont renforcées.
METHODOLOGIE
La méthode utilisée a été :
• Lecture du plan d’action élaboré par chaque agent formé; • Observation des agents dans l’exécution de leur tâche ; • Vérification de la mise en œuvre des activités retenues dans le plan
d’action post-formation de l’agent formé. • Revue et exploitation des outils de gestion des médicaments (fiche de
stock, registres etc… ; • Revue avec l’agent des Compte-rendu de gestion des stocks et
vérification de la qualité des données rapportées en rapport avec les sources de données primaires disponibles sur les sites
MISE EN ŒUVRE DE LA MISSION DE COACHING
A- Membres de l’équipe:
.
• staff DRS : Dr Moctar Koné
• staff SIAPS : Dr Abdoul Sangaré
• staff District M. Nouhoum Diarra, M. Abdoulaye Cissé
B- Déroulement de la mission : Date : du 16 au 25 Novembre 2014 Localité : District de Bankass Personne concernées : Directeurs Techniques des Centres et Gérants DV
1.1- Constats
1.1.1- Présentation des agents vus par rapport au total formés :
COAHING-
12
93.3% des utilisateurs formés ont été vus au cours de ce coaching.
1.1.2- Répartition des agents vus selon le genre :
1.1.3- Répartition des agents vus selon le profil :
COAHING-
14
1.1.4- Répartition des agents selon le taux de réalisation du plan d’action individuel : proportion d’agents ayant réalisés de façon satisfaisante moins de 50% et plus de 50% de leur plan d’action individuel
1.2- commentaires :
La formation des utilisateurs du district de Bankass de la région de Mopti s’est déroulée du 23 au 27 Juin 2014 (1ère session) et du 30 Juin au 04 Juillet 2014 (2ème session) au 25 Novembre 2014. Après 04 mois de mise en œuvre, il était opportun d’entreprendre un suivi des agents formés afin de s’assurer que les activités inscrites dans les plans d’actions post-formation sont mises en pratique.
Ainsi, 93,33% des agents formés ont été vus au cours de ce coaching. La plupart de ces agents (92,86 % soit 39/42) ont réalisé plus de 50% des activités retenues dans leur plan d’action post formation avec satisfaction (soit 42,86% de façon très satisfaisante et 50% de façon satisfaisante).
1.3- Contraintes et solutions : Contraintes solutions Utilisation des cahiers et autres feuilles non adéquates pour faire la réception ou l’inventaire
S’approvisionner en supports de réception et d’inventaire déjà disponible au DRC
Envoi des CRGS séparé des commandes
Envoyer en même temps les CRGS et le bon de commande
Faible participation de l’ASACO à la Faire participer pleinement l’ASACO à
réception et à l’inventaire la réception et à l’inventaire. - -
1.4- Recommandations/ prochaines étapes
La prochaine étape constituera pour le district (gérant DRC, chargé SIS) à corriger les insuffisances constatées. Il s’agit notamment de s’assurer que les CSCom qui n’ont pas encore les supports de réception et d’inventaire de les mettre en place et de les renseigner, de s’assurer de la présence de l’ASACO à la réception et à l’inventaire en vérifiant les différentes signatures et les copies archivées par l’ASACO.
1.5- Conclusion La présente activité a permis de vérifier la mise en œuvre des connaissances apprises au cours de la formation des utilisateurs sur le manuel SOPs. Sur les 45 formés, 42 agents ont été coachés ont 39 ont mis de manière très satisfaisante à satisfaisante leurs plan d’action individuels.
COAHING-
16
ANNEXES
Annexe1 : Itinéraire de la mission de coaching
Parcours Dates Structures AXE 1
17/11/2014 Bankass Central, 18/11/2014 CSCom Ganidah 19/11/2014 CSCom Ouenkoro 20/11/2014 CSCom Sokoura 21/11/2014 CSCom Tori 22/11/2014 CSCom Diallaye 23/11/2014 CSCom Diallassagou 24/11/2014 CSCom Lessagou, Gomossagou
AXE 2
17/11/2014 CSRéf 18/11/2014 Yira 19/11/2014 Baye 20/11/2014 Pissa 21/11/2014 Koulogon, Niamia 22/11/2014 Soubala 23/11/2014 Endé, Kani-Bozon 24/11/2014 Koulou, Sama, Dimbal
Annexe 2: TDR Annexe 3: Canevas de coaching
GRILLE DE COACHING DES AGENTS FORMES SUR LE SIGL
A. INTRODUCTION
Cette grille est un guide visant à améliorer le suivi des agents formes sur les procédures standards opératoires du SIGL. Apres le remplissage transmettre ce document au niveau de l’équipe de SIAPS Mali Fréquence d’utilisation Trimestriel Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 Date du Coatching Nom Prénom et Qualification de ce lui qui conduit l’entretien ……………………………………………………………………………………………………………………………….
B. IDENTIFICATION DE LA REGION
Région de …………………………………………………… Cercle de …………………………………………………. District de …………………………………………… Nom de la structure ………………………………………………………………….. Type de structure MRPPM /__/ Hôpitaux /___/ CSRef /___/ CSCom /__/ Type de Dépôt MRPPM /__/ DRC /__/ DVC /__/ DV Hospital /__/ DV CSCom /__/
C. IDENTIFICATION DE L’AGENT
Nom et Prénom de l’agent ……………………………………………………………………………………………………… Sexe : M /____/ F/_____/ Qualification de l’agent : ………………………………………………………………………………………………………….. Position de l’agent dans la structure
Pharmacien PPM /__/ Pharmacien Hôpital /__/ Pharmacien District /__/ Charge SIS District /__/ Charge SIS Hopital /__/
COAHING-
18
Charge SIS DRS /__/ Gérant DRC /__/ Gérant DV /__/ Directeur Technique de Centre /__/ Magasinier /__/ Autre /__/
Avez-vous été formé sur les SOPs du SIGL ? Oui /__/ Non /__/ (Si non arrêté)
- Si oui mettez la date de la formation : du _____ /____/ 2014 au _____ /____/ 2014 Avez-vous soumis un plan d’action ? Oui /__/ ou Non /__/ (Si non arrêté) Quels étaient les objectifs de ce plan d’action individuel ? -
D. MISE EN ŒUVRE DES ACTIVITES DU PLAN D’ACTION
Vérifier la mise en œuvre des activités du plan d’action
Lister toute les activités du plan d’action et leurs sous activités
Appréciation de l’exécution de l’activité après vérification selon la source Observation
Très Satisfaisante Satisfaisante Peu Satisfaisante
I-Restitution de la formation aux membres de l’équipe II III IV Appréciation globale de l’agent :
- Mets complètement en œuvre et de façon satisfaisante Oui /_________/ ou Non /________/
20
Avez-vous des propositions pour l’amélioration du travail …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
