Restitution atelier assistant personnel session LAB du 24/05/16

Direction de l’innovation et de la RSE

Assistant PersonnelRestitution de l’atelier du 24/05/2016

« Design studio BPM »


Sommaire

1. Introduction

2. Restitution des groupes de travail du matin

3. Restitution des groupes de travail de l’après-midi

4. Annexes (écrans BPM, liste des participants, photos)

2


Cet atelier est le 10ème d’une série de 11 ateliers visant à définirde manière collaborative l’Assistant personnel du conseiller

Gestion de portefeuille

Outils d’aide à la décision

Procédure

Acceptation sociale

1

2

3

4

Champs des possibles et besoin métier Trajectoire et champs des contraintes Plan d’actions21-25 mars

28-1 mars

4-8 avril

11-15avril

18-22avril

25-29avril

2-6 mai

9-13 mai

16-20 mai

23-27 mai

22/03

31/03

4/04

12/04

13/04

12/05

13/05

18/05

19/05

24/05

25/05

VACANCES

SCOLAIRES

TRAVAUX LAB

Gouvernance et communication

19/05 RMD

31/05 Conf. des managers

08/06 COPIL CDG PGM

30 mai 3 juin

6-10 juin


Atelier 2

DOCUMENT DE TRAVAIL

Les 3 premiers ateliers Lab ont permis de recueillir le besoin métier afin de définir « l’Assistant personnel du conseiller »

Principales attentes quant à l’ergonomie et aux fonctionnalités de l’Assistant personnel :

Principales attentes quant à un outil d’aide au conseil et à l’orientation :

• Disposer d’une consolidation d’informations (structurées ou non structurées) fiables et actualisées : bases de données internes, externes et bilans de prestations

• Simplifier la gestion du dossier d’un DE : modification en temps réel, personnalisation, interface intuitive

• Renforcer la co-construction avec le DE pour son adhésion aux orientations choisies : lisibilité, propositions ciblées et argumentées

Principales attentes quant à la gestion de portefeuille :

• Disposer d’un outil permettant de visualiser l’ensemble du portefeuille et de cibler les DE par mot clé/ caractéristique

• Avoir des alertes de type « pop up » afin d’aider la priorisation des contacts proactifs

• Simplifier la gestion des emails (semi-automatisation) et aux sollicitations des demandeurs d’emploi qui prennent aujourd’hui beaucoup de temps dans les activités des conseillers

• Un accès simplifié et unifié aux différentes sources d’informations : dossiers des DE, planning et priorités de l’agence, évènements locaux et nationaux, offres, données sur le marché du travail, actions des partenaires…

• Une modularité de l’interface qui permette au conseiller d’adapter l’outil à ses besoins (GDD, placement, entreprises…)

• Une gestion simplifiée des emails, en en facilitant le traitement et en permettant d’en conserver la trace dans l’historique du DE

Atelier 1

Atelier 3


Les 3 ateliers suivants ont permis d’adapter le projet aux contraintes de données et d’intégration dans le SI Pôle emploi

« Connaissance DE et mobilisation ODS »

Ce que l’Assistant personnel doit apporter :• Une fiche d’identité du DE visuelle et actualisée avec les

informations de son espace personnel, reprenant tout l’historique de ses contacts avec Pôle emploi

• Un accès facile et simplifié à l’offre de services de Pôle emploi et de l’ensemble de ses partenaires

• Un historique des prestations consommées par le DE sur les sites gérés par PE (Emploi Store, La bonne boîte, La bonne formation) mais aussi des sites externes (ex. Indeed)

Atelier 4« Gestion des interactions conseiller/DE

hors entretien »

Ce que l’Assistant personnel doit apporter :• Renforcer la prise de contact avec des DE en proactivité à travers

une meilleure connaissance DE individuelle et collective (portefeuille)

• Mieux maitriser la communication vers les DE (messages, formats types, réponses types…)

• Avoir un outil d’aide au traitement des emails (tri et semi-automatisation)

Atelier 5

« Priorisation des fonctionnalités et mise en trajectoire » Atelier 6

Les 5 fonctionnalités prioritaires de l’Assistant personnel :• Interface de diagnostic partagée conseiller/DE (co-construction)• Données visuelles sur marché du travail local• Triage de mail.net => réponses autos et semi-autos• Alertes à destination des DE sur offres/prestations/évènements

correspondant à leur profil, appuyée par une nouvelle approche par compétences

• Vue segmentée du portefeuille de DE

Les principes de la trajectoire de mise en œuvre de l’Assistant personnel :

• S’appuyer sur les livraisons SI d’ores et déjà prévues par la DSI

• S’inspirer des outils existants en région (ex. SharePoints)

• Sur certaines fonctionnalités (ex. tri des mails), lancer des pilotes dès la SI2 2017

• Lancer une V1 de l’assistant personnel, avec un premier ensemble de fonctionnalités, à la SI4 2017

DOCUMENT DE TRAVAIL

Direction de l’innovation et de la RSE DOCUMENT DE TRAVAIL

Suggestions d’écrans dessinés pour les conseillers placement lors du 3ème atelier collaboratif

Interface d’accueil de l’Assistant personnel du conseiller

Lien vers interface « Outil d’aide au conseil »

Lien vers interface

« Gestion de portefeuille »

PE sur les réseaux sociaux

Actualité du site------------------------------------------------------------------------

Actualité réglementaire--------------------------------------------

Mon portefeuille

Actions prioritaires

1. -----------------2. -----------------3. -----------------

Les DE de mon portefeuille qui ont trouvé un emploi

Mon planning

Bloc notes

-----------

Mes alertes

Mon portefeuille

DE ayant besoin d’être contactés

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Evénements locaux à proposer

Segmentation / analyse de mon portefeuille

NomPrénomCoordonnées

Métier(s) / compétences :- - ---Droits : indemnisation, allocations…

Historique :- Prestation 1- Prestation 2- Action - Démarche- …

BilanBilanBilanBilan…

Conclusions du dernier entretien

Marché du travailContacts employeurs :- …- -

Offres d’emploi- ……………………………………..- ……………………………………..- ……………………………………..

AlertesDémarcheAxe 1Axe 2

Mes propositions

Niveau de satisfaction

Evènement

AtelierFormationEvènement

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Pertinence+++

+++

+

++

Promotion de profil

A noter :• Les participants souhaitent que ces interfaces soient modulables /

personnalisables (Conseiller référent, GDD, CDE, CRE, psychologue)

• Les managers bénéficieront d’une interface semblable à celle des conseillers avec des données consolidées, centrées sur :

- La relation avec les DE et les E- Les actions prioritaires au vu des résultats et du contexte territorial

Bonjour Sonia !

MétierDernier contact…

Interface d’accueil de l’Assistant personnel du conseiller

Lien vers interface « Outil d’aide au conseil »

Lien vers interface

« Gestion de portefeuille »


Actualité du site------------------------------------------------------------------------

Actualité réglementaire--------------------------------------------

Mon portefeuille

Actions prioritaires

1. -----------------2. -----------------3. -----------------

Les DE de mon portefeuille qui ont trouvé un emploi

Mon planning

Bloc notes

-----------

Mes alertes

Mon portefeuille

DE ayant besoin d’être contactés

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Evénements locaux à proposer

Segmentation / analyse de mon portefeuille

NomPrénomCoordonnées

Métier(s) / compétences :- - ---Droits : indemnisation, allocations…

Historique :- Prestation 1- Prestation 2- Action - Démarche- …

BilanBilanBilanBilan…

Conclusions du dernier entretien

Mon marché du travailContacts employeurs :- …- -

Offres d’emploi- ……………………………………..- ……………………………………..- ……………………………………..

AlertesDémarcheAxe 1Axe 2

Mes propositions de services

Niveau de satisfaction

Evènement

AtelierFormationEvènement

Pertinence+++

+++

+

++

Promotion de profil

A noter :• Les participants souhaitent que ces interfaces soient modulables /

personnalisables (Conseiller référent, GDD, CDE, CRE, psychologue)

• Les managers bénéficieront d’une interface semblable à celle des conseillers avec des données consolidées, centrées sur :

- La relation avec les DE et les E- Les actions prioritaires au vu des résultats et du contexte territorial

(Travaux à réaliser en sessions Lab)

MétierDernier contact…

Recherche DE ou entreprise

……………………………….……………………………….……………………………….……………………………….……………………………….……………………………….

Compteurs BPM

Bonjour Sonia !Assistant personnel du conseiller

Axe 1 Axe 2

Axe 3

Axe 4Axe 5

Axe 6

Axe 7

Direction de l’innovation et de la RSE7

Deux ateliers ont ensuite permis de définir plus précisément les fonctionnalités et interfaces manager, GDD, et entreprise

Interface d’accueil de l’Assistant personnel du conseiller entreprise « Fiche entreprise »

Interface d’accueil de l’Assistant personnel du conseiller GDD

Pilotage agence/équipe

DE GDD Entreprise

=> Indicateurs BPM

Planning équipe

Bloc notes-----------

Alertes mail / RDV ------- -------


Infos et actions RH----------- ---------------------- -----------

(HISTORIQUE)

Actualité du site------------------------------------------------------------------

Actualités règlementaire------------------------------------------------------------------

Actions prioritaires / alertes

DE à affecter DAL à affecter …

---------------- Conseillers ---------------- disponibles---------------- d

Indicateurs de performance

ICT 9

ICT 13

Bonjour Sonia !Assistant personnel du manager

Interface d’accueil de l’Assistant personnel du manager

Actualité du site------------------------------------------------------------------------------------

Actualité réglementaire------------------------------------------------------------------

Mon portefeuille

=> Lien vers BPM

Actions prioritaires1. -----------------2. -----------------3. -----------------

Mon planning


Messages

Ma production / production agence

------ ------- ------- -------

Mes favoris --- --- --- --- --- ---


Bonjour Sonia !Assistant personnel du conseiller GDD

Actualité du site--------------------------------------------

Lien vers actu règlementaire

Portefeuille perso/agence

Tâche 1 RESERVER Tâche 2 RESERVER ….

Planning équipe


Alertes mail / RDV ------- -------

Mes résultats------- ------- -------------- ------- -------

TOP 10 entreprises--- --- --- --- ------ --- --- --- ---Veille économie locale :------------------------------------------------------

Alertes DUNE

+ Alertes échéances d’aides et mesures


Propositions de candidatures


Bonjour Sonia !Assistant personnel du conseiller CDE

Identification…Coordonnées…

SATISFACTION ENTREPRISE

LOGO NOM Entreprise Actions en cours / Demandes

---------------------------------------Site web de l’entreprise

Lien vers page PE.fr

UTILISATION DU DIGTAL

PRATIQUES DE RECRUTEMENT

Saisonnalité…Profils recherchés…

Spécificités…Recours aux aides et

mesures….

Veille actualité sur l’entreprise (sources externes)-----------------------------------------------------------------

HISTORIQUE RELATION ENTRE PE et ENTREPRISE--------------------------------------

-> liste DE reçus par entreprise


Ordre du jour

• Relier les fonctionnalités des interfaces de l’APC aux écrans de maquette BPM présentés

• Construire de nouveaux écrans BPM lorsque nécessaire (consolidation entre le besoin APC + BPM existant)

• Identifier les autres fonctionnalités de l’APC à intégrer dans la feuille de route SI3 de la DSI pour BPM

Constitution de 3 groupes pour travailler sur :

• Les maquettes BPM présentées : que faut-il adapter/ changer/ ajouter en terme d’ergonomie?

• La construction des nouveaux écrans de l’arborescence

Objectifs

Méthodologie

L’atelier 10 était structuré autour de groupes de travail, informés par une présentation du projet BPM par l’équipe DSI

8

10h-10h20 1- Introduction 20’

10h20-11h 2- Présentation de BPM à date 40’

11h-12h30 3- Travail sur les maquettes d’écrans BPM

1h30

12h30-13h30 Déjeuner 1h

13h30-14h 4- Présentation live de BPM 30’

14h-16h 5- Travail de construction des nouveaux écrans

2h

16h-17h 6- Restitution en plénière 1h


Sommaire

9

1. Introduction





Les groupes de travail se sont appuyés sur la présentation par l’équipe DSI des fonctionnalités BPM disponibles à la SI2

La version qui sera livrée en juin (SI2) offrira trois visualisations :

Tableau de bord Répartition de la charge Analyse opérationnelle

L’onglet « tableau de bord » présente des compteurs permettant de visualiser rapidement les tâches à traiter par catégories.

Un clic sur chaque compteur expose les données qui sont représentées.

Outre les actions hors délai, l’objectif est d’intégrer prochainement une visualisation des tâches à venir. En SI3, BPM permettra d’affecter ces tâches depuis le tableau de bord.

Ces informations pourront être présentées au niveau DR/DT/Agence. La SI3 permettra une visualisation à la maille conseiller.


Les groupes de travail se sont appuyés sur la présentation par l’équipe DSI des fonctionnalités BPM disponibles à la SI2

La première version de BPM se focalise sur les activités NPDE et les tâches liées à l’inscription. L’objectif est de l’enrichir avec d’autres tâches au travers des ateliers Lab puis de l’utilisation du prototype.

L’interface BPM permettra une visualisation des données en temps réel.

La capacité à affecter des tâches directement depuis BPM et la répercussion de ce traitement dans AUDE reste un point de discussion.

La visualisation de la répartition de la tâche pourra épauler les décisions d’affection. Les premiers volets de l’analyse opérationnelle seront également disponibles en SI2.

L’articulation de ces indicateurs, notamment du tableau de bord, avec l’interface de APC reste à construire: c’est l’objet de cet atelier.


Remarques et modifications de BPM proposées par le groupe 1

12

Fonctionnalités BPM• La vision offerte par BPM, dans l’état actuel, est portée vers l’ELD et a

peu d’intérêt pour les conseillers• Il est impératif que BPM s’intègre entièrement dans les applications

existantes et soit un facilitateur de travail, sans rajouter une nouvelle série de tâches.

• Sur le tableau de bord, rajouter le détail des méthodes de calculs de chaque compteur en infobulle.

• Préférence pour visualisation de trois (plutôt que deux) niveaux d’échéance : actions à venir / échéance imminente / hors délai (en trois couleurs).

• Préférence pour la proposition n°1 pour la visualisation de la liste d’activités – rajouter une case à cocher à côté de chaque tâche afin de permettre d’en affecter plusieurs simultanément.

• Pour l’interface BPM conseiller, permette à l’utilisateur de réserver les tâches qu’il complétera lui-même. Ajouter un filtre permettant de voir uniquement les tâches qui me sont affectées.

• Les commentaires saisis dans la liste d’activité doivent être reflétés sur le dossier DE.• À terme, intégrer une visualisation des ressources ainsi que la capacité de comparer le ratio de

charges/ressources actuelles avec le ratio de l’année précédente / du mois précédent.• Sur les écrans actuels (800x600), BPM ne pourra pas être affiché en même temps qu’une autre application

(e.g. AUDE)

Écran de segmentation du portefeuilles de DE ↔ fonctionnalités BPM• Consulter les outils régionaux (e.g. Centre Val de Loire) pour déterminer l’expression de besoin permettant de

concevoir la vision synthétique du portefeuille• Permettre la sélection d’un des axes du diagramme toile d’araignée pour accéder directement à la liste des DE

concernés, avec possibilité de leur envoyer des informations en masse (e.g. une formation)


Assistant personnel du conseiller GDD


Le groupe 2 s’est focalisé sur l’adaptation de BPM aux activités GDD

Fonctionnalités BPM• Préférence pour la proposition n°1 pour la visualisation de la liste d’activités• Intégrer possibilité de débrancher vers l’acte métier qui permet de réaliser l’action de

traitement, même lorsque le DE en question n’a pas été identifié• Préférence pour visualisation de trois plutôt que deux niveaux d’échéance : actions à

venir / échéance imminente / hors délai (en trois couleurs)• Permettre au manager de pouvoir réévaluer la complexité d’une tâche avant de

l’affecter• La nécessité de continuer à passer par AUDE pour affecter les dossiers DE est une

faiblesse de BPM. Il serait préférable de pouvoir le faire directement à partir de BPM et que l’affectation se reflète automatiquement dans AUDE (NB : les tâches individuelles peuvent cependant être affectées directement dans BPM sans passer par AUDE, et BPM permet de débrancher sur AUDE en cliquant sur « Traiter »)

• De la même façon, les commentaires saisis dans la liste d’activité doivent être reflétés sur le dossier DE dans AUDE

• BPM devrait avertir le manager en cas de plusieurs attentes pour le même DE, permettant au manager de les affecter au même conseiller

Assistant personnel du conseiller GDD ↔ fonctionnalités BPM• Remplacer la partie « Ma production » par la production de l’agence et utiliser les

informations représentées sur l’onglet BPM « Analyse opérationnelle »• Intégrer un comparatif entre ce qui a été réalisé et ce qui reste à réaliser• Axer les « actions prioritaires » sur les priorités (par exemple hebdomadaires) de

l’agence = tâches qui ne font pas parties du portefeuille personnel du conseiller• Le portefeuille doit être un lien vers « Activité et pilotage » dans AUDE• Ajouter alertes lorsque la GED contient des pièces à traiter liées aux dossiers DE gérées

par le conseiller


Fonctionnalités BPM• Le branchement vers BPM se fait à partir de la rubrique « Alertes » dans l’interface

d’accueil (plutôt que par « Mon Portefeuille »).• Le « Tableau de bord » semble destiné à l’ELD et a peu d’intérêt pour le conseiller.• Sur le tableau de bord, rajouter les pavés suivants : Accueil, Entreprises, Gestion de la

liste, Réclamations, Contacts (tout canaux confondus : mail.net, TSCE, Escalade).Les pavés doivent rester en place même lorsqu’ils affichent 0 pour être visuellement intuitifs.• Préférence pour la liste des activités n°1. Ajouter une fonction « Sélectionner tout » et

s’assurer que la liste de filtres est exhaustive.• Les activités doivent être des catégories d’actions prédéfinies (remontées

automatiquement) ainsi que des activités ajoutées manuellement à partir du portefeuille.• Les commentaires saisis dans la liste d’activité doivent être reflétés sur le dossier DE dans

AUDE.• Ajouter visualisation de la charge prévisionnelle dans l’onglet « Répartition de la charge »

et, à terme, permettre l’interaction avec les outils locaux de gestion RH (e.g. AARCH).• Retirer la visualisation des activités réalisées et entrées par jour sur l’onglet « analyse

opérationnelle » et représenter l’ensemble de ce qui est réalisé ainsi que ce qui est en cours de réalisation.

Assistant personnel du conseiller placement ↔ fonctionnalités BPM• La rubrique « Actions prioritaires » doit contenir deux types d’actions :

1. Les actions essentielles d’un point de vue structurel = les nouveaux entrants, les DE à contacter, les DE sans service, et les retours de portefeuille. Chaque action doit permettre de débrancher vers la liste d’activités correspondante. Ces entrées apparaissent/disparaissent selon l’activité (elles ne s’affichent pas si l’indicateur est 0)

2. Les actions liées aux objectifs stratégiques de l’agence/DT/DR – le progrès du conseiller doit être reflété dans les données représentées dans l’onglet « Analyse opérationnelle » de BPM du manager. Ces entrées sont statiques et affichent 100% lorsque complétées.



Synthèse de la journée

L’atelier a permis de plonger dans le fonctionnement de BPM de manière détaillée et d’identifier les synergies avec les besoins exprimés pour l’assistant personnel du conseiller. • Les participants ont apprécié la présentation des objectifs de BPM, leur permettant de mieux contextualiser les

fonctionnalités.

• Les participants s’accordent sur le sentiment que BPM est axé sur les besoins de l’ELD et que sa pertinence pour les conseillers n’est pas évidente.

Les participants ont eu l’opportunité de redessiner les écrans présentés. Plusieurs souhaits ont été exprimés : • Une préférence unanime pour la proposition n°1 de la visualisation des activités.

• L’ajout de nouveaux compteurs et de fonctionnalités permettant l’attribution de tâches en masse.

• Une meilleure intégration avec les applications existantes, notamment avec AUDE et les dossiers DE, pour éviter une duplication des tâches.

• Plus de nuance dans la catégorisation des actions et des échéances, permettant de visualiser ce qui est en cours ainsi que les actions dont l’échéance est imminente.

• Pour la SI3, l’intégration d’une visualisation des ressources, afin de faciliter l’attribution des tâches.

Principales conclusions de l’atelier

15


Sommaire

16

1. Introduction





Écrans BPM présentés en plénière sur lesquelles les participants ont travaillé lors des ateliers






InscriptionListe des activités – proposition 1


InscriptionListe des activités – proposition 1 – détail


InscriptionListe des activités – proposition 2


InscriptionListe des activités – proposition 2 – détail


InscriptionListe des activités – proposition 2 (variante)






Liste des participants

31

BATAILLE Virginie REP PerpignanCAILLAT Stéphanie DT 78 - Cadres GuyancourtCHAILLIE Laurence DAPE IDFCOUTELLIER Rozenn Pole ergonomieDELARUE Axelle DGDESTRE Samuel DSIDEZAMIS Olivier MOADIVARE Aurélie Equipe DigitalDOUCY Olivier Conseiller agence de CondéFATTA David REP CentreLAUBIE Sandrine DSILEGEAY Frédérick DSILEROULLIER Stéphanie Conseillère GDD Caen EstLERY Marjorie DQSMARIANI Marie-Laure DAPE SèteMICHOUX Karine DRIOLIVIER Matthieu DMRPOMAREDE Patricia DSPPSALLES Hélène Pole ergonomieSANOGO Safiatou DG?? Ludovic DSI


Présentation du projet BPM

32


Présentation des fonctionnalités de BPM « live » dans l’environnement de développement

33


Restitution des groupes de travail

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Date post:	19-Jan-2017
Category:	Recruiting & HR
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Restitution atelier assistant personnel session LAB du 24/05/16

Recruiting & HR