INTRANET DI DALAM INSTITUSI PERPUSTAKAAN : SATU KEPERLUAN?
Ole" Zahuddin bin Sidek @ Sal\eh*
Abstrak
This paper discusses about the need 10 develop an Il1lranel system for library purposes. Intranet is a new applicationlhot will playa major role as a corporate information system for fhe organization. Mas/libraries nowadays lelld /0 build their own IllIranel 10 enhance their internal informatioH system. This paper also survey." the importallce of /111ranel and provides guideline 10 plan and implement all Imranet sy.'Item jar the benefit of library and ill formation institutions.
PENGENALAN
I ntranet adalah istilah untuk rnenggambarkan Sliatu aplikasi komunikasi maklumaL menerusi rangkaian
kamptlter yang dibina untuk kegunaan di dalam sesebuah organisasi korporat, di mana ia adalah suatu set teknologi terkini untuk menyal11paikan maklumat -maklumal organisasi secanl leb ih praktikal dan efisyen. Intranet merupakan sllatu jaringan komputer yang berasaskan penggunaan protokol Intern et bagi menghubungkan sebilangan pengguna di dalam sesebuah organisasi secara maya dan selamat. la menawarkan suatu cara yang cepat, mudah dan murah bagi mengumpul. mengurus, mengakses dan mengemaskinikan maklumat dengan cekap dan berkesan di dalam sempadan seseb uah organjsasi. Secara tidak langsung, dengan membentllk Intranet, ia akan dapat mengukllhkan komunikasi di kalangan ahli-ah li di dalam sesebuah organisasi. Pembentukan Intranet kini telah mula mendapm perhatian oleh kebanyakan profesionalis leknologi makilimat dad pelbagai o rgan isasi di mana masing-masing berusaha melengkapkan prasarana komunikasi dalam organisasi mereka dengan mewlIjlldkan lntranet.
Steve Guengerich dan rakan-rakan berpendapat bahawa adalah sukar umuk mendefinisikan Inlranet dengan tepat. Walau bagaimana pun, mereta telah mendefini sikan Intranet sepert i berikut:
"All Intranet is a corporate network and the business applicalions Ihar run all it that shares the 'DNA ' of
Internet compllling technologies (eg. Illt erne! Protocol, browsers, web server.\' and exists behind the corporate security firewall. Il1Ircmet is a secure, internal, single-company implementation oj the Inrernet".1
Randy J. Hinrich pula mende fini sikan Intranet seperti berikut:
"An Ifltrafl er is an internal in/ormation system based 011 Internet technology, web services, TCPI/P and HTTP communication protocols, and HTML publishing. The Ifltranet is a technology that permits your organization 10 define itself as a whole elltity, a group, a/ami/y, where everyone knows their roles, and everyone is working on (he improvemenl and health of the orgallizalion".z
Mungkin ramai yang sukar membezakan di antara Internet dan Intranet. Namun apa yangjelas membezakan di antara keduanya adalah dari segi liputan penggunaan dan aspek-aspek keselamatan. Internet lebih bersifat global, bebas diakses oleh sesiapa sahaja serta tidak diuruskendalikan olch mana-mana pihak manakala Intranet lebih bersirat su i it , persendirian dan lebih seJamat dimana ia dibentuk dan diuruskan oleh sesebuah organi sasi untuk kegunaan il1lernai semata-Il1ata .
Segala tekno logi yang sed iada dibangunkan untuk kegunaan Internet seperti Prolokollnternet (IP), Jaringan Selurub Dunia (WWW) dan pelayar web (brolVsers)
• PlIsf(lkaw(lII. Balwgioll Tekllologi Perpustakaall dan Maklull1Q1, PerpflsflIkaall Negarc/ Malaysia.
, Steve Gllellgerich (et.al). ·Huilding the corporate /mr(lllet'. New York: Johll Wiley & Sons, 1997: p2.
2 Definisi dipetik dtlril)(lda IIltlstln kepadn buku II//isan Randy J. Hillrirl/ h/nfr(melS: Whul~I The Bottom Line ?", SunSoJtlPrenlice Hall. 1997 (Swnber: hllp:llwwlI'.illl/'alleljol/l'flol.com/llewbie.litml)
diaplikasikan di dalam Tntranel disebalik firewaifs sistem maklumat sesebuah organisasi. Firewalls adalah suatu kumpuJan komputer, perisian, routers dan perkhidmatan-perkhidmatan lain yang bergabung untuk membolehkan hubungan rangkaian , di samping
Piawaian (Standards)
menyelenggarakan ciri-ciri keselamatannya serta integrasinya dengan rangkaian-rangkaian lain. Komponen-ko\nponen asas bagi pembentukan Intranet digambarkan dengan rajah di bawah:
FAEDAH, KEPENTINGAN DAN KEPERLUAN INTRANET BAG I INSTITUSI PERPUSTAKAAN
Persoalan 53m3 ada perlukah lmranet dibentuk bagi sesebuah institusi pcrpustakaan bergantullg kepada institusi perpustakaan itu sendiri. Sekiranya perpustakaan berkenaan yakin ianya penting dan dapat memberikan manafaat kepada organisasi di samping mampu menyediakan segala keperilian untuknya, maka usaha pembinaannya adalah wajar dilaksanakan.
Namun, apa yang pasti, dengan adanya Intranet, ia berupaya mengubah cara bagaimana sesebuah perpustakaan dan individu-individu di perpustakaan mengendalikan urusan masing-masing dengan lebih cekap dan berkesan menerusi penggunaan sistem maklllmat Intranet di dalam jabatan mereka.
Intranet memberikan faedah kepada sesebuah institusi perpuslakaan. Di anlara faedah-faedah yang dapat dilihal
daripada Intranet kepada institusi perpustakaan adalah seperti berikut:-
(a) Kos Efektif
Intranet mempengaruhi infrastruktur pengkomputeran yang sediada di sesebuah perpustakaan, termasuklah siSlem rangkaian dan perkakasan komputer, aset-aset peri sian serta sistem pangkalan dala . Kebanyakan organisasi memiJih untuk membentuk sistem Intranet masing-masing agar ia dapat ,_ membantu melancarkan beberapa urusan seharian mereka. Antara faedah yang boleh diperolehi ialah seperli memudahkan urusan pembuatan keputusan, memberi perkhidmatan layan diri yang baik kepada peJanggan serta membantu ke arah pengurusan maklumat organisasi dengan lebih cekap. Oleh itu, tidak hairanlah mengapa kebanyakan organisasi dewasa ini terutamanya
yang bersaiz besar dan berkemampuan akan memperuntukkan sejumlah wang yang ban yak untuk membina sall! sistem Intranet yang baik dengan tujuan untuk memperolehi beberapa faedah sepeni mana yang telah disebutkan tadi.
(b) Memudahkan Jll1egrasi Sislem dan Pertumbuhan Pengkomputeran Inslitusi Perpustakaan
Intranet membolehkan integrasi daripada persekitaran pengkomputeran yang pelbagai kepada rangkaian maklumat yang bersepadu. Oleh kerana teknologi Intranet berasaskan piawaian terbuka (open standards), ia telah dibina sedemikian rupa untuk membolehkan pertumbuhan dan membenarkan integrasi kepada lain-lain teknoiogi maklumat tcrkini seperli ntiddleware, perkakasan pintar serta groupware daripada generasi akan dalang.
(c) Muda" Dilanj/llkan Kepada Wide Area Networks (WAN) dan EXlranel
Intranet berkeupayaan untuk dilanjutkan sehingga ke rahap Extranet ser.la Rangkaian Secara Meluas (WAN) di mana pcrpustakaan induk bolch membina Extranet untuk melengkapkan infrastrukrur sislem maklumal mereka. Dengan menjadikan Intranet sebagai asas kepada sistem maklumat organ.isasi , Extranet boleh dirancang dan dibangunkan untuk melengkapkan lagi prasarana sistem maklumat institusi perpuslakaan berkenaan. Sebagai contoh, dengan adanya Illlranet, Perpustakaan Negara Malaysia di bawah Jaringan Ilmu boleh menjadikan Intranet sebagai suatu infrastruktur as as untuk penyebaran dan pemindahan maklumat unwk kegunaan dalam organisasi Perpustakaan Negara. Selanjutnya, setelah Intranet yang lengkap telah diadakan, pembinaan EXlranet akan di rancang untuk kegunaan semua perpusLakaan yang menyenai Jaringan lImu. Perpustakaan Negara Malaysia kini memang sedang meranc3ng untuk membina Intranet dan kemudiannya Extranet bagi tujuan berkenaan.
(d) Meningkatkan Keseiamalall kepada Mak/umat dan Sis/em Mak/llmal Jabatall
Ramai mempercayai bahawa Intranet dan Extranct berkcupayaan untuk meningkatkan tahap keselamatan maklumat orga ni sasi kerana maklumat adalah dipusatkan dan dikawal rapi dari segi pengaksesannya kepada pengguna. Kawalan akses yang canggih , sistem pengesahan kepada akses , kriptografi, kawalan autoriti serta
§.,I,lt,lr 1.1 1'1 pll~,t.tI',I,m
teknologi digital signature sedia terdapat untuk d.isepadukall dengan sistem Intranet dan EXLTanCL
(e) Mengurangkan Kos Pemballgul1all Aplikasi Serta Kos Penyuswwl1 Semula Sistem Maklumat labatan
Tcknologi Intranet menyediakan sualu platform yang standard untuk pembangunan aplikasi serta kos penyusunan semula sistem maklumaljabatan. Oleh kerana ia menggunakan teknologi Internet yang berasaskan web, ia mewujudkan suatu persekitaran maklumat yang biasa kepada penggllna . Hasilnya, bahagian sistem maklumat akan dapat mengurangkan kos pembangunan aplikasi-aplikasi terbaru serta dapat membina sistem makilimat dengan lebih cekap. cepat dan lebih ekonomik.
(f) Memillimakal1 Kos Pemb{lIlgunan dan Penyelenggaraan Kompurer PelaY{IIl·Pelanggan
Intranet menggllnakan suatu pelayar yang standard di lUana penggunanya tidak perlu bersusah payah memasang dan menggunakan peJayar yang lain . Proses pembangunan, penyusunan semula dan mengemaskinikan perisian penggllna melibatkan kos yang tin ggi dan dengan adaLlya pelayar yang standard, kos di pihak pengguna yang menggunakan pelayan Intranet dapat dikurangkan.
(g) Meminimakall Kos Pellgurusan dan Perkhidmatan Sokollgall Kepada Sislem Rangkaiall
Intranet berllpaya untuk meningkatkan produktiviti pellgurusan rangkaian serta kakitangan di meja bantuan. la boleh dijadikan sebagai pusat kepada pengedaran perisian, pusat dokumentasi kepada maklumat dalaman organ isasi. latihan secara at as lalian dan ~ebagaillya. Dengall adanya Intranet, kakilangan tidak perJu Jagi membuang masa dalam mencari ll1aklumat-maklumat ten tang organisasi perpustakaall mereka kerana segala poiisi , prosedur, manual, laporan dan sebagainya boleh didapati dengan mudah menerusi Intranet. Tambahan pula, kakitangan bebas meneipta dan menguruskan kandungan maklumat mereka di sam ping mengurangkan penggantungan sepenuhnya kepada kbjdmat kakitangan sistem maklumat. Dengan ini, pihak pengurusan sistem maklumat akan dapat menumpukan perhatian mereka kepada lain-lain tugas kritikal yang Icbih penting.
(h) PelllbangulIGII Pe/bagai Aplikasi-ap/ikasi Yang BergunQ Kepada Perpustakaan
Beberapa aplikasi yang berfaedah boleh dibangunkan di bawah Intranet untuk dimanafaatkan oleh kakiLangan perpustakaan. Pada asasnya, maklumat korporat sesebuah perpustakaan adalah sa ll1 keutamaan dan wajar diletakkan ke dalam sislem maklumaL Intranet. Misalnya, maklumat mengenai sejara h dan latarbelakang organisasi, prorait dan pengurusan organisasi, dasar dan polisi jabatan, manual , laporan tahunan,laporan aktiviti semasa (kalcndar peristiwa), direktori kakitangan dan seumpamanya boleh diletakkan ke dalalll sistem lntranel perpustakaan. Selain dari itu , beberapa aplikasi boleh dibangunkan mi sa lnya aplikasi e-mel, listservc, papan bul etin, discussion group, newsgrollp, chat-room, central information storehouse, s istem meja bantuan dan lain-lain 1agi. Sebarang perkhidmatan pangkalan data yang berkaitan organisasi boleh juga dimasukkan ke dalam sistem maklumat Intranet perpustakaan. Selain dari itu, pengurusan projekjabatan menjadi lebih mudah dengan adanya komunikasi menerusi Intranet. Dengan membangunkan maklumat dan aplikasi-aplikasi berkaitan di dalam s istem Intranet, secara tidak langsung ia tunlt membantu sesebuah organisasi di dalam mencapai mallamal.
JENIS-JENIS INTRANET
Sebelul11 anda memulakan sesuatu projek Intranet, anda harus terlebih dahulu mengenalpasti apakabjenis Intranet yang hendak dibina. Terdapal beberapa kategori Inlranet yang utama. Antaranya:-3
Intranet kOlTIunikasi.
Intranet bersepadu.
Intranet katalog.
SingLe-sign-on Intran et.
Intranet komunikasi (communicat ions Jntranet) bermaksud menghubungkan pclbagai unit-unit sesebuah organisasi yang bcsar, tetapi terpi sah secara geografi. Dalam ertikala lain. Intranet 1I1ltuk tujuan komunikasi mcmpunyai tujuan untuk mewujudkan suatu prasarana kOlllunikasi unLuk organisasi induk dan cawangancawangannya yang terdapat di merata-rata tempat. Intranet komunikasi juga berfungsi ke arah menyelaraskall pengurusan, penyebaran maklumat dalaman organisasi di samping membantu di dalam mengurangkan kos talian komunikasi secara point-to
point juga kos telefon. Jika Intranet jenls ini menjadi pilihan anda, pas tikan bahawa anda memberikan perhatian utama kepada isu-i su prestasinya, piawaian dan aspek-aspek pengurusan Intranet.
Senario hari il1i memperlihatkan bahawa dalam suasana korporat, kebanyakan organisasi merasakan bahawa adalah merumitkan sekiranya struktur komunikasi inhouse mereka bercampur-aduk dengan sistem-sistem pemprosesan maklumat. Lebih merumitkan lagi apabila peJbagai struktur kOlllunikasi dan maklumat mereka menggunakan antarallluka yang berbeza dan tidak mempunyai keupayaan untuk disepadukan di antara satu sa ma lain. Inilah di antara sebab mengapa kebanyakan sya rikat dan organisasi berusaha mewujudkan suatu apJikasi Intranel yang bersepadu dan standard dengan penggunaan antaramuka yang popular dan biasa digunakan. Di dalam Intranet bersepadu, pelayar web yang seragam digunakan untuk seluruh organisasi agar komunikasi maklumat menerusi hipcrteks dapal dilakukan seeara sistcmaLik. la juga haruslah fleksibel kepada sebarang perubahan pada masa yang akan dalang dan boleh diintegrasikan pada sebarang persekilaran s istem maklumat yang sentiasa berubah.
Intranet katalog pula diimplementasikan oleh kebanyakan organisasi yang mallU menyediakan akses secara meluas kepada katalog maklumat mercka. Sekiranya anda memilih Intranet jenis inl , bcrhati-hatilah di dalam pemilihan pelayan pangkalan data kerana ia haruslah sesuai dalam mengendalikan sejumlah besar dan pelbagai jenis-jenis data yang kompleks. Juga perlu diberikan perhatian kcpada model data dan pastikanlah agar ia berkeupayaan untuk menyesuaikan diri dengan segala jenis produk yang akan disenakan.
Single sign-on Intranet menjadi perhatian bagi kebanyakan profesionaiis teknologi maklumat suatu kelika dulu. Intranetjenis ini lebih memberi penekanan kepada isu keselamatan untuk tujuan pengenalan secara melua s menerusi Internet di dalam persek itaran Rangkaian Kawasan Setempat (LAN). Intranel jenis ini bertitik-tolak daripada kaedah pengawalan keselamatan sislcm maklumat yang berasaskan penggunaan kata laluan dan pengenalan diri seliap indi vidu pengguna. la mempunyai mekanisme untuk mengawal hak seseorang individu untuk mengakses kcpada sistem maklumat jabatan.
lJ1lranet boleh dibina melalui 2 kaedah berikut:-
Membina sendiri Intranet dan aplikasinya secara in-house sekiranya mempunyai cukup kepakaran, perkakasan dan perisian yang diperlukan.
SIeve Gllellgerich (et.al). 'Bllilding the corporate Intranet'. New York: 101m Wiley & SOIL'f, 1997: p160 .
Membina secara turnkey iaitu membeli pakej perkhidmatan Intranet dati pembekal.
Menurut Mary John s ton Turner. kebanyakan perkhidmatan Intranet yang ditawarkan olch syarikatsyarikat pembekal kemudahan Intranet adalah seperti membina sambungan global meneru si TCP/IP , SMTP se teru snya kepada beberapa pakej termasuklah perkhidmatan pengurusan, web-hosting, pengurusan ali ran kerja berasaskan rangkaian serta pembangunan beberapa aplikasi sokongan menerusi Intranet.
Para strategis teknologi maklumat telah dapat. mengenalpasti beb e rapa bentuk pilihan kepada perkhidmatan intranet/extranet sepcrti berikul: -4
(a) Sambungan Asas dall Pengaksesoll Illlernel
Dalam hal ini , penycdia perkhidmatan akan menumpukan perhatian kepada talian sambungan asas kepada Intranet dan Internet organisasi berkenaan. Adalah penting sesebuah organisasi perpustakaan membina terlebih dahulu sistem rangkaian setempat (LAN) di dalam usaha mereka untuk membentuk salu sis tem Intranel.
(b) Perkhidmatall 111IranellExlranel yang lerurus
Penyedia perkhidmatan akan mcmberikan perhatian kepada tali an kornunikasi , Jirewa/ls dan pengurusan akses terkawal. Adalah penting diwujudkan suato sislem pengurusan rangkaian dengan mengambil kira aspek-aspek keselamatan.
(e) Perkhidlllatal! 'Web -hostillg'
Ini termasuklab pcrkhidmatan mengurus rangkaian serta penyediaan pclayan. Penyedia perkhidmatan akan menjaga penladbiran sislem pelayan, salinan ' back- up ' dan operasi. Akan tetapi, pelanggan haruslah bertanggungjawab dari seg i penciptaan data , pengemaskinian , me nentukan kawalan akses dan poli s i penggunaannya.
(d) Pakej Perkhidllla/(lll Aplikasi-aplikasi Yall g SpesiJik
8cberapa aplikasi yang spes ifik dan rei evan kepada organisasi akan dibanguilkan dengan menggunakan sumber-sumber dan kepakaran dari pcmbekaJ dcngan kerjasama organisasi yang melanggan.
~,I,I,\ p'\~'1\ til 1111
(e) Sumber-sumber Lu(U'an (Outsourcing)
Pembelian sistem Intranet seeara turnkey di mana pembekaJ akan mencadangkan bebcrapa penyelcsaian dan memberi komiunen sepenuhnya secara ikatan kontrak. Terdapat banyak prodllkproduk Intranet di pasaran dan anda boleh mcmilih untuk membeli pakcj sistem Intranet yang ditawarkan oleh pembekal.
LANGKAH-LANGKAH INTRANET
PEMBENTUKAN
Pembentukan Intranet melibatkan beberapa proses pengimplementasian di mana seliap Jangkah akan menggambarkan perkc mbangan pcmbentukan Intranet secara ringkas. Anlara lan gkah bagi pe mbentukan Intranet adalah seperti berikut:-
(a) Analisa Keperluan.
(b) Menentukan Kesediaan.
(e) Mengenalpasli sumber serta keperluan tcrhadap bantuan.
(d) Meny e naraikan kepe rluan pengguna dan organisasi.
(e) Mcmbina model prototaip dan se nibina infrastruktur Intranet.
If) Pembinaan Intranet dan aplikasi-aplikasinya.
(g) Mengurllskan Intranet.
(h) Mempromosikan Intranet.
(i) Penilaian.
Langkah 1 : Analisa Keperluan
Langkah pe113ma ialah mengenaipasti sarna ada organisasi anda benar-benar memerlukan Intranet atau tidak. Anda haru slah mengkaji apakah faktor-faktor yang menyebabkan and a me merlukann ya. rasional penubuhannya serta menyatakan juslifikasi keperluannya kepada organisasi perpustakaan anda. Oi sam ping itu , tingkalkaniah pembacaan dan pengelahuan anda mcngenai Intranet dan pelajarilah pengalaman organisasiorganisasi lain yang telah berj aya mengimplementasikan Intranet di tempat masing-masing. Jika anda berkeyakinan bahawa iany a memang dipcrlukan, and a bolehlah
4 Mary Jolilwon Turner. ;//lfmners withour BOImdarit'S '. Bus;lIc.\·s CQmllllftl;catioll Review. September 1997; pA2
meneruskan rancangan anda untuk membentuk Intranet bagi organisasi anda.
Langkah 2 : Menentukan Kesediaan
Setelah pasti bahawa Lntranet am at perlu dibentuk untuk facdah organisasi, anda perlulah mengetahui tahap kesediaan anda untuk rnemulakan projck Intranet organisasi . Beberapa persoalan di bawah perlu diambil perhatian:-
KenaJpasti skop, objekli!' ctan mallamal projek Intranet anda.
Tentukan masa yang sesuai untuk memulakan projek Inlranet.
Aspek-aspek kewangan (menen lUkan anggaran ko, perkakasan dan peri sian).
Penubuhan lawatankuasa Perancangan Intranet.
Langkah 3 : Mengenalpasti sumber serla keperluan lerhadap bantuan
Di dalam mengenalpasti sumber dan keperluan asas kepada pembinaan Intranet, adalah penting bag i kila untuk mengetahui, mencari atau mengenalpasti sumber tenaga kcrja yang bersesllaian supaya projek Intranet ini dapat dilaksanakan dengan jayanya. Mengimplementasikan Intranet bukanlah sesuatu yang mudah malahan ia salu lugas yang kompleks di mana LUg.S ini Illclibalkan pelbagai pihak, khususnya pihak pengurusan dengan golongan pakar sistem maklumat. Pasukan pelaksana projek perlulah dilubuhkan. Di dalam hal ini, analisa bidang kepakaran setiap indi vidu sumber manusia tcrpilih perlu dikenalpasti dengan mengambil kim pengalaman dan pengetahuan mereka. Ini penting supaya agihan tugas dapat diberikan secara betul dan teratur. Sekiranya terdapat kekurangan dari segi kepakaran , beberapa pili han allern.lif boleh diambil. Antaranya, mengadakan siri latihan khu sus kepada kakitangan untuk membina kemahiran ll1ereka ataupun mcrujuk kepada pihak pembekal atau pakarunding unluk mendapatkan nasihat dan bantuan selanjutnya. Walau bagaimanapun. jika organisasi anda ll1ell1ilih untuk melakukan outsourcing kepada projek Intranet, anda harus lah bijak memilib syarikat yang terbaik dan berwibawa untuk melaksanakannya.
Langkah 4 : Menyenaraikan keperluan pengguna dan organisasi
Di dalam proses merancang projck pembinaan Intranet, adalah penting saW kajian dilakukan tentang keperluan
maklurnat kakitangan dan organisasi. Oalam hal ini , usaha unlllk mendapatkan maklumbalas dari pelbagai peringkat kakitangan adalah penting. 8eberapa cadangan atau input diperlukan agar sisLCm maklumat Intranet perpustakaan dapat dibangunkan dengan lebih baik. Oengan mengadakan perbi ncangan , mesyuarat dan seumpamanya, semua pihak dapat menyumbang dan menyenaraikan keperillan makillmat masing-masing untuk dimasukkan ke datam sistem Inlranet organisasi.
Langkah 5 : Membina Model Prototaip dan Senibina Infrastruktur Intranet
Oi dalam merekabentuk sen ibina Intranet, Alex Cullen telah mell1bahagikan beberapa kategori senibina intranel seperti berikut:
(aj Sellibilla platform Illtranet
Melibalkan pelayan, pelanggan. piawaian kepada siSlem ran gka ian dan spesifikasi-spes ifikasi perkhidma tan asas Intranet. Contohnya, membentuk sistem rangkaian kcpada pelayan (server), enjin pencarian, push services, e-mcl dan groupware serta antaramuka sistem.
(bj Senibina /ogika/ Intrall et
Dengan mengcnalpasti senibina ini. ia membantu seseb uah organisasi di dalam mendapatkan gambaran je las ten tang bagaimana maklumat diuruskan dan dihubungkaitkan di antara salll sama lain . Ini juga penting untuk menjelaskan kepada penggun<:l tentang bagaimana maklumat diurus, dikawal. dikcmaskini dan disebarkan di dalam sis tcm Intranet sesebuah organ isasi.
(c) Senibil1a opera.\·i Intranet
Ia barns mengambilkira fungsi-fungsi yang terlibat di dalam operasi s istem Intranet anda. misalnya operasi dan sokongan kepada sistem produk si, pengurusan peJayan, khidmat sokongan kepada pengguna, pengurusan kepada perubahan dan sis tem rangkaian serta aspck keselamatan data.
Clement Ho~ dalam catatannya ada menggariskan beberapa faktor yang perJu diambilkira scmasa merancang senibina dan rekabentuk Intranet. Antaranya:
Topologi sistem rangkaian.
• Sistem operasi yang digunakan (Unix, Linux, Windows NT, Novell Netware dan sebagainya) serta pemilihan perkakasa n dan peri sian yang terbaik dan berkapasili lingg i.
Potensi kegunaan Intranet untuk faedah organisasi.
Kawalan trafik dan keperluan ' bandwidth '.
• Keupayaan pelayan untuk mengendalikan permintaan pengakses maklumat menerusi rangkaian Intranet.
Anggaran bilangan pengguna mengakses pacta sa tu masa.
Jarak dan kepantasan sis tem rangkaian di dalam organisasi (LAN).
Kesepaduan di dalam pengurusan maklumal.
Jenis peJayar web yang digunakan,
Kedapatan peralatan-peralatan tambahan bagi sistem Intranet.
Setelah mcngkaji dan memilih senibina sel1a infrastJ1lkttlr Intranet, satu model contoh atau prototaip sistem maklumat Intranet boleh mula dibangllnkan.
Langkah 6 aplikasinya
Pembinaan Intranet dan aplikasi-
Setelah membuat pilihan kepada senibina serta merancang infrastruktur sistem maklumat Intranet, maka kerja-kerja pembangunan kepada sistem Tntranet boleh dilaksanakan dengan rnendapat persetujuan daripada pihak pengurusan. Hubungi pembekal perkhidmatan Internet CISP) seldranya organisasi and a belum membina infrastruktur te lekomunikasi maklumat dan maklumkan kepada mereka len tang rancangan pernbangllnan andel. Pernbinaan sistem Intranet juga perlu rnengikut piawaian yang ditetapkan, Pada kebiasaannya, antaral1luka sistel1l Intranet adalah dalam bentuk laman web. Mulakan pernbangunan isi kandungan makJumat organisasi di samping membangllnkan beberapa aplikasi-aplikasi yang berkaitan . Rajah 2 di bawah menggambarkan satu mode l contoh bagi pembinaan struktur sis tern maklumat Intranet organisasi:-
~l'hlt,lt' l.1t'qJlIst,lh.I,11l
Objektlf Intranet Organisasi
SlSTEM MAKLUMATJNTRAN£T
Aplikasi-aplikasi:
• Pcngcmaskininn c .~ ~ c ~E .~ • Maklumllt Intranet
E -. 'E~ secarll ulas talian ' -~-; • ~!:. .. ::I'" 1:i o e 0';;; • c~
~ ,~ E-mel "" !~
!: &. ... ~~
. ~ i. • Listservl ' , ~ 2 -5'" 3 .50 Discussion Group c c c • • • c , c ~ Q" 'Vi
~i ~ E '0 • • Bullctin Board ~e :;; ..
• Chat-room Vi
• Sistem Meja Bantuan
SISTEM PEN(;URUSAN INTRANET
I'engurusan I bin,lain UUllti I Pen!-tllrusan $istclll Rangkaian """''''''''''''' Si>f~'" ,\'-1<111,,,.1 Pclu)'un-Petanggan
In,raM'
Rajah 2: Contoh Model Bagi Struktur Sistem Intranet Organisasi
Sctclah membina dan mengujilari prototaip sistem Intranet tersebut, satu sesi demanstrasi balch dilakukan untuk mendapatkan maklumbalas dari pihak pengurusan. Setelah diperbaiki dan mendapat persetujuan dari pengurusan, maka sistem maklumat Intranet tersebllt bolehlah digunakan secara rasmi oleh setiap ahli di dalarn organisasi.
Langkah 7 : Menguruskan Intranet.
Intranet perlu diuruskan dengan baik oleh pentadbir sistem, Pengurusan siste l1l Intranet adalah penting di mana ia bertujuan untuk memastikan agar segala operasi Intranet dapat berfungsi dengan baik. Terdapat pelbagai jenis perisian banlUan khusus bagi membantu pentadbir sistem di dalam mengurus dan mengawal sclia sctiap aktiviti Intranet. Perisian pelayan membantu pentadbir sistcm maklumat di dalam mengawalselia setiap aktiviti peJayan, Lain-lain pakej pcri sian bantuan pengufusan sislem Intranet yang penting dan diperlukan di dalam pengu rusan sis tern Intranet adalah seperti peri sian antivirus, perisian kawalan aktiviti peJayaran Intranct serta perisian pengurusan sistem rangkaian ,
J Clemellt flo, 'The /Ilfranet for Ubraries: Tips In Pia/filing & Designillg all /lIfl'Qllet'. Callada: School oj Ubrary alld [llformatioll SlIulies, Unh'ersiry of Alberra. May 1998 (hrrf,:llhollyhock,.I'1 i.l. IW I berta, cal598/clement/ri ps.IIfI/I).
Intranet perlu dipromosikan penggunaannya di kaiangan ahli-ahli di dalam organisas i. Sesi demonstrasi, latihan penggunaan dan medium-medium komunikasi dalaman organisasi boleh digunakan bagi tujuan mempromosikan penggunaan Intranet. lni adalah untuk memastikan agar semua ahli organisasi dapal memanafaatkan Intranet dengan sepenuhnya sebagai saluran ulama komunikasi di daiam o rganisasi.
Langkah 9 : Penilaian
Penilaian adalah elemen terakhlr di dalam proses pengimpiementasian s istem Intranet organisasi. la bertujuan unluk mengenalpasti keberkesanan penggunaan Intranet sebagai alat komllnikasi maklum at di dalam organ isasi di samping mengenalpas ti kelemahankelemahan yang wujud semasa pc ri aksanaan dan penggunaannya. Secara tidak langsung, hasi l daripada pcnilaian lersebul boleh digunakan unluk lujuan penambahbaikan iaitu untuk mernperbaiki iagi sistem Intranet pada rnasa-masa yang akan datang. Skop penilaian haruslah meliputi aspek-aspek berikllt:
Keberkesanan koso
Keberkesanan penggunaan.
Penilaian is i kandungan.
Aspek-aspek leknikal sistcill.
SENARIO PERLAKSANAAN SISTEM INTRANET DJ PERPUSTAKAAN NEGARA MALAYSIA
Perpustakaan Negara Malaysia begitll komited untuk mewujudkan suatu prasarana komu ni kasi dalam organisasi meneru si Intranet. Dengan berrnulanya pembangllnan siste m rangkaian setempat (LAN) sejak 1994, setiap kOlllpuler telah dirangkaikan ke seluruh jabatan dan kini akan dipcrkukuhkan lagi dengan terbinanya sistel11 Intranet. Projek Jaringan I1mu telah Illeillbuka peluang kepada Perpuslakaan Negara Malaysia untuk berlapak ke hadapan dcngan l11enceburi dunia Intranet. Justeru itu, beberapa usaha sedang diatur lIntuk mellingkatkan lagi keupayaan backbone dan rangkaian gentian optik bagi keseluruhan jabatan. Rancangan pembangllnan sistem Intranet telah dikemukakan pada awal tahLln J 998 dall kini, ia di daiam peringkat
~lldtll PllPI\,.td 1111
perlaksanaan di mana salU jawatankuasa pelaksana Intranet telah dibentuk dengan melibatkan kakitangan dari pelbagai pcringkal dan bahagian. SalU dasar Inlranel Jabatan telah dirangka di samping menganalisa bebcrapa keperluan maklumat untuk dimasukkan ke dalam sistem lntranet Jabatan. Perpllstakaan Negara Malaysia telah merallgka proses perlaksanaan Intranet seperti berikut: -
Perolehan perkakasan/perisian.
Perancangan isi kandllngan.
Sesi latihan Intranet.
Pemantallan peri aksanaan.
Penetapan standard.
Pengumpulan makilimat bahagian.
Perlaksanaan projek secara berterusan.
Kajian sCl11l1 la preslasi perlaksanaan.
Melaksanakan pembangunan is ikandungan.
Perscmbahan protolaip.
Adalah diharapkan dengan terbinanya Intranct, ia akan mcmbolehkan semua staf Perpustakaan Negara Malaysia berkomunikas i serta rnengak ses pelbagai surnber maklumatjabatan bagi membantu mereka menjaiankan Ufu san seharian. Perpu stakaan Negara Malaysia juga berhasrat unwk menlngkatkan lagi Projek Jaringan IImu dengan Illeneroka leknoiogi ExtraneI pad a alaf yang akan datang.
KESJMPULAN
Intranet adaiah satu cabaran baru di da lam pengurusan l11aklumat sesebuah organisasi. Setiap pcrpustakaan harus memanafaatkan teknologi ini di mana ia boleh dijadikan sebagai peJengkap kepada pengurusan dan sebagai agen komunikasi maklumat di dalam organisasi. Walau bagaimanaplIn, pengimplement3sian sistem Intranet di dalam organisasi perpu stakaan bukaniah sesuatu yang wajib dilak sanakan maJah ia bergantung kepada keperluan, kesediaan dan kemarnpuan sesebuah organisasi perpustakaan. Justeru itu, terpulangiah kepada sesebuah perpustakaan itu sendiri di daiam rnembuat keputusan sama ada hendak membangunkan sistem kOl11unikasi maklumat dalaman organisasi menerusi Intranet atau sebaliknya.
