Project Management (PM) preporuke dobre prakse

Ćemerlić Selim dipl. Ing. Management consultant

SADRŽAJ

• Uvod

• Projektni pristup i osnovni principi

• Planiranje projekta

• Realizacija projekta

• Zatvaranje projekta

“Samo su promjene stalne”

2

Šta je projekt?

• Projekt je skup koordiniranih i kontrolisanih aktivnosti sa utvrđenim datumima početka i završetka, poduzet radi ostvarivanja nekog cilja usklađenog sa specificiranim zahtjevima, uključujući ograničenja vremena, troškova i

resursa. (ISO 9000:2015)

3

Upravljanje projektima

• Upravljanje projektima (Project Management):

Predstavlja skup procesa u kojem rukovodstvo projekta, ulažući svoje znanje i sposobnosti, pokreće, planira, implementira, nadzire i izvršava aktivnosti u okviru kojih se upotrebom raspoloživih resursa postižu zahtjevani ciljevi.

4

Cilj projekta

• Projekt se može definirati kao proces koji osigurava realizaciju postavljenog cilja. Ima dvije važne karakteristike: on je privremen i on je neponovljiv.

• Cilj projekta bi trebao da definiše šta treba da se postigne realizacijom projekta, zašto je on važan i koja je korist za klijenta i preduzeće.

• Projektni zadatak pruža detaljno razlaganje projektnog cilja.

5

Problem projekta

6

Veoma kompleksni

projekti koji se rijetko

pojavljuju

Ukoliko prvi projekt nije u ovom

području projekt menadžeru je

potrebna dodatna pomoć

Veliki Mali Srednji

Poznati

Djelimično poznatii

Nepoznati

Jedna organizacija/Jedna struka

Više organizacija/Više struka

Nekoliko organizacija/Nekoliko struka

Poznavanje projekta

Veličina projekta

Upravljanje projektima-istorijat

7

Sedam svjetskih čuda: sačuvana samo Keopsova piramida Sir Cristopher Wren 1632 – 1723; Thomas Telford 1757 – 1834; Isambard Kingdom Brunel i dr. Projekt Manhattan tajni projekt američke vlada u drugom svjetskom ratu 1941-1945 za izradu atomske bombe Project Management Institute, Inc. (PMI)

Tunel ispod Kanala Lamanche

Tuneli probijeni za 37 mjeseci. Dužina tunela: 50 km Prečnik servisnog tunela 4,8 m Prečnici željezničkih tunela 7,6 m Dubina od 45 m do 120m ispod mora.

Prednosti project managementa

8

Brži povrat

investicije

Viši

kvalitet

Niži troškovi

održavanja

Niža

cijena

Kraći

rok

Veća

količina

Prednosti

Project

managementa

Project management ne predstavlja lakšu nego efikasniju metodu rukovođenja!

Obuhvat Project management-a

–Upravljanje integracijom projekta.

–Upravljanje obuhvatom projekta.

–Upravljanje vremenom (rokovima).

–Upravljanje troškovima.

–Upravljanje kvalitetom.

–Upravljanje kadrovskim resursima.

–Upravljanje komunikacijama i informacijama.

–Upravljanje rizikom.

–Upravljanje nabavkom.

Izvor: Body Of Knowledge Project Management Institute,

9

Definisanje projekta

10

Faze projekta

1 2 3 4 5 6 7 8

Fizibiliti studija

Identifikacija

Definisanje Tehni čko projektovanje

Procjena tro škova

Odobravanje Izrada Tenderske dokumentacije

Tenderisanje

Izbor Izgradnja

Nadzor

Prijem

Odr žavanje

Marketing

Finansije

FAZA 1

FIZIBILITI PROJEKTOV. DOKUMENT. IZGRADNJA ODRŽAVANJE MARKETING FINANSIJE

FAZA 2 FAZA 3 FAZA 4 FAZA 5 FAZA 6 FAZA 7

KRAJ

START VRIJEME

Projektne aktivnosti

11

Dijagram projektnih aktivnosti

Budžet Bazni

projekt Projekt

Plan

troškova CF Održavanje

Odobrenja

vlasti Dokumentacija Tender Izgradnja CPC

Revizija

Marketing

Re-tendering

Finansiranje

Testiranje

i prijem

CF – certifikat o podobnosti

CPC – certifikat o kompletnosti

Predugovorne aktivnosti Post-ugovorne aktivnosti

Fizibiliti Projektovanje Troškovi Odobravanje Izrada dokumentacije Izgradnja Održavanje

Revizija

Nije

odobren Nije

odobren Nije

odobren

Odobreno Odobreno

Uloga project manager-a

12

Rješavanje problema

Koordinacija

Liderstvo

Kontrola Sinhronizacija

- Planiranje

- Organizacija

- Rukovođenje

- Kontrola

- Predviđanje

- Liderstvo

- Određivanje ciljeva

- Davanje podstreka

- Motivisanje

- Inspirisanje

- Vođenje

- Usmjeravanje

- Supervizija

- Izvještavanje

- Praćenje

- Normiranje

- Dnevno evidentiranje

- Davanje rješenja

- Arbitraža

- Rješavanje konflikata

- Stvaranje kolektivnog duha

- Komunikacije

- Dopunjavanje

- Kompletiranje

- Izrada rasporeda

- Programiranje

- Fino podešavanje

- Orkestriranje

ULOGA

PM

Učesnici u realizaciji projekta

13

Interne i eksterne relacije PM u toku projekta

PROJECT MANAGER

ODJELI MATI ČNE FIRME

Ugovaranje i QA sistem

In žinjering

Tehni čko projektovanje

Razvoj sistema

Tim gradili šta

(rukovođenje i nadzor)

Konsultanti

Organi vlasti

Podugovara či

Banke i finansijeri

Krajnji korisnik

Isporu čioci opreme i

materijala

SPOLJNI ODNOSI I UTICAJI

SPOLJNI SARADNICI

Marketing i prodaja

Finansije i ra čunovodstvo

Pravni savjetnik

Istra živanje i

prikupljanje podataka

KLIJENT

Tim projekta • Tim projekta je izabrana grupa ljudi koja ulaže zajedničke napore da ostvari

zajednički cilj.

• Koncept četvoroetapnog modela izgradnje tima je originalno predložio još

B.NJ.Tuchman 1965. godine (TAKMANOV MODEL IZGRADNJE TIMA),

koji je identifikovao četiri faze kroz koje prolaze svi timovi.

• Faze formiranja tima (transformacija ka efikasnom radnom timu)

1. Formiranje tima [Forming]

2. Pobunjivanje tima [Storming]

3. Normiranje tima [Norming]

4. Djelovanje tima [Performing]

14

Aktivnosti planiranja projekta

15

Kreirati plan

projekta

Kreirati plan

resursa

Kreirati

budžet

Kreirati plan

kvaliteta

Kreirati plan

rizika

Preispitati

plan projekta

Izvršiti

ugovaranja

Kreirati plan

nabavke

Kreirati plan

komuniciranja

Kreirati plan

prihvatljivosti

Kreiranje plana projekta

• Plan projekta je centralni dokument pomoću kojeg se formalno upravlja projektom

• Plan projekta sadrži listu aktivnosti, poslova i resursa potrebnih za završetak projekta i realizaciju poslovnih koristi sadržanih u definiciji projekta

16

Planiranje

• Planiranje i terminiranje je ključna funkcija Project managementa, posebno za:

– Postizanje ugovorenih rokova,

– Koordinaciju rada svih uključenih strana,

– Uočavanje bilo kakvog odstupanja i pokretanje korektivnih mjera i

• Svi planski dokumenti trebaju pokazivati tri grupe podataka:planski, aktuelni i prognozirani

17

Dokumenti Rukovodioca projekta

18

– Plan realizacije projekta

– Plan komuniciranja

– Termin plan projekta

– Plan upravljanja kvalitetom

– Plan upravljanja rizicima

– Plan budžeta

– Plan upravljanja resursima

Plan projekta

19

• Najvažniji dokument je Plan projekta čija je svrha uspostaviti ciljeve projekta i objasniti strategiju kako ciljeve ostvariti.

• U vrijeme pokretanja projekta rukovodilac projekta priprema potrebne projektne procedure radi objašnjenja:

– Šta treba uraditi?

– Kada to treba uraditi?

– Gdje treba raditi?

– Kako to uraditi?

– Ko će to raditi?

Izrada razvijene strukture aktivnosti projekta (WBS)

• Radi izrade i praćenja termin plana projekta, potrebno je izvršiti logičku dekompoziciju projekta na aktivnosti i predstaviti hijerarhijsku razvijenu strukturu projektnih aktivnosti.

• WBS (Work Breakdown Structure) se izrađuje na osnovu definicije projekta.

20

Raspoređivanje aktivnosti na više nivoa

21

Fizibiliti studija 2

Dizajn 3

Marketing 1

Pribavljanje dokumentacije

4

Izgradnja 5

Održavanje 6

Finasije 7

Projekt 0

Određivanje povrata

Kamate

Istraživanje tržišta

Prevent. održavanje

Korekt. održavanje

Građevinski radovi

Montažni radovi

Urban. saglasnost

Dozvole za građenje

Idejni projekt

Izvedbeni projekt

Identifikacija

Definisanje

Određivanje cijena Pregled lokacije

Mogućnost gradnje

Tehnički elaborat

Finans elaborat

Zemljani radovi

Betoniranje

Iskolčavanje

Iskop

Oplata

Armatura

Jednostavne metode planiranja

RB Opis planirane aktivnosti Start Kraj Odgovoran Budžet (h)

1. Obilazak terena 02.10.2015. 02. 10.2015. P.M. 4

2. Prikupljanje dokumentacije i podloga 02. 10.2015. 15. 10.2015. A.R. 42

3. Izrada idejne skice 15. 10.2015. 25. 10.2015. E.B. 24

4. Sastanci radi komentarisanja idejnog

rješenje 25. 10.2015. 27. 10.2015. P.M. 4

22

Tabelarno planiranje-izrada programa aktivnosti

Ghanttov dijagram

23

GANTOGRAM ZA PLANIRANJE I PRAĆENJE PROJEKTA (Trake na gantogramu obojena plavom bojom je planirano, crvenom bojom je označeno napredovanje (ostvareno). Aktuelni datum je označen crtkanom linijom. Prilikom planiranja koristiti “Metoda preticanja” (FTI Fast Track Implementation)

Kontrola napredovanja

RB Opis aktivnosti Sati (h)

Planirano napredovanje

(%)

Ostvareno napredovanje

(%)

1 Izrada tehničke specifikacija 20 4,4 4,4

2 Izrada zahtjeva za ponudu 16 3,5 3,5

3 Objava tendera 8 1,7 1,7

4 Dostava tenderske dokumentacije i prijem ponuda 12 2,6 2,6

5 Analiza ponuda i izrada komparativne tabele 32 7,1 4,4

6 Izbor isporučilaca 15 3,3 0,6

7 Završavanje tenderske procedure 12 2,6 1,3

8 Ugovaranje sa izabranim isporučiocem 10 2,2 0,2

9 Praćenje i prijem isporuke 20 4,4 0,0

24

Praćenje napredovanja po aktivnostima

Hijerarhijska raspodjela projekta

• Work Breakdown Structure (WBS)

25

Analiza 2

Dizajn 3

Preliminarna

Studija 1

Realizacija 4

Implementacija

5

Obuka 6

Podrška 7

Projekt 0

Plan podrške

Realizacija podrške

Finansijska analiza

Program obuke

Plan obuke

Tehn. dokumentacija

Radne instrukcije

Razvoj

Testiranje

Dizajn procesa

Dizajn IT rješenja

Spec. posl. zahtjeva

Spec. IT zahtjeva

Inicijalni charter Dokumentacija

Procedure

Idejni proj. IT sist.

Gl. projekt IT sist.

Izvedbeni projekt

Procedure

Specifikacije

Nabavka

Štampa i distribucija

Primjena

Projekt Faze projekta Glavne aktivnosti Pod-aktivnosti Aktivnosti

Prikaz ključnih događaja (milestones)

26

Ključni događaj na projektu

Procijenjeni datum završetka

Revidovani datum završetka na dan 20.03.2015.

Odstupanje

Početak projekta 15.04.2015. 22.04.2015. 1 sedmica

Završeni temelji 20. 05.2015 20. 05.2015 Nema odstupanja

.... .... .... ....

Dijagram fizičkog napredovanja

27

1 3 4 5 6

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Zaostatak u realizaciji Planirano

Ostvareno

Mjeseci 2 7

% napredovanja

Kontrolna tačka

Dead line

Budžet projekta

• Budžet projekta obuhvata i identificira finansijske resurse potrebne za realizaciju projekta, što uključuje:

– Izradu liste troškova koji će se pojaviti na projektu, kao što su troškovi rada, opreme, materijala i administrativnih poslova;

– Izradu termin plana troškova kada će troškovi nastajati na projektu i

– Kalkulaciju ukupnih troškova za svaku aktivnost prema termin planu projekta.

28

Planiranje budžeta – Cash Flow

2015. godina

Pripr. troš. Jan Feb Mart April Maj Juni Ukupno

A ULAZ NOVCA

Faza 1 - 30.000 35.000 35.000 - - - 100.000

Faza 2 - - 30.000 35.000 35.000 - - 100.000

Faza 3 - - - - 30.000 35.000 35.000 100.000

A UKUPAN ULAZ 0 30.000 65.000 70.000 65.000 35.000 35.000 300.000

B IZLAZ NOVCA

Troškovi izgradnje - 9.000 20.000 21.000 11.000 11.000 11.000 83.000

Infrastruktura - 3.000 7.0'00 18.000 5.000 3.000 3.000 39.000

Troškovi opreme 5.000 2.000 5.000 11.000 5.000 5.000 5.000 38.000

Administracija 2.000 1.000 1.000 7.000 7.000 7.000 7.000 32.000

Gradilište nadzor 1.000 1.000 1.000 6.000 6.000 6.000 6.000 27.000

Pravna služba 2.000 1.000 1.000 7.000 2.000 1.000 1.000 15.000

Podugovarači 2.000 1.000 1.000 7.000 3.000 3.000 4.000 21.000

Kamate - 2.000 2.000 3.000 3.000 3.000 3.000 16.000

B UKUPNI IZLAZ 12.000 20.000 38.000 80.000 42.000 39.000 40.000 271.000

C Neto ulaz (A-B) 0 10.000 27.000 10.000 23.000 4.000 5.000

D Neto izlaz (C-D) 12.000 2.000 25.000 15.000 38.000 34.000 29.000

29

E Finansiranje

Povlačenje 12.000 2.000- - - - - - 12.000

Povrat - 10.000 2.000 - - - 12.000

F Neto višak -12.000 -2.000 25.000 15.000 38.000 34.000 29.000

G Višak kumulativno 25.000 39.000 77.000 53.000 130.000

Plan komuniciranja

ID Događaj Opis Svrha Metoda Učestalost Datum

1.1 Sastanak projektnog tima

Sastanak uključuje sve članove projektnog tima radi razgovora o tekućim, nedavno završenim i nadolazećim poslovima.

Informirati tim o statusu projekta i osigurati da rješavanje problema, rizika i izmjena na projekta budu pokrenuti zajednički.

Verbalna Sedmično Svaki utorak

1.2 Sastanci preispitivanja kvaliteta

Redovni sastanci menadžera kvaliteta i članova projektnog rima koji su uključeni u upravljanje kvalitetom svih rezultata projekta

Osigurati da svi problemi kvaliteta budu identificirani u ranoj fazi, obezbijediti vrijeme za poboljšanje kvaliteta svih rezultata projekta i ispunjavanje kriterija kvaliteta.

Verbalna Mjesečno Prvi utorak

1.3 Sastanci preispitivanja svake faze

Formalni sastanci uprave na kraju svake faze projekta radi identifikacije ukupnog statusa projekta, kvaliteta ostvarenih rezultata, rizika, problema ili izmjena na projektu.

Kontrola napredovanja projekta tokom svake faze ciklusa projekta i povećanje vjerovatnoće uspjeha projekta

Verbalna Na kraju faze 5 dana po završetku faze

1.4 Sastanci grupe za odobravanje izmjena

Formalni redovni sastanci radi preispitivanja zahtjeva za izmjene

Obezbijediti formalni proces odobravanja izmjena projekta

Verbalna Mjesečno Prva srijeda

1.5 Sastanci prijema od kupca

Održavaju se sa kupcem radi postizanja prihvatljivosti seta rezultata projekta

Obezbijediti kontroliran proces predaje rezultata i osiguranja ispunjavanja zahtjeva kupca

Verbalna Po završetku rezultata projekta

2 dana po završetku

1.6 Sastanci o radu dobavljača

Redovni sastanci sa svakim dobavljačem radi dogovora o rješavanju problema i statusa isporuke proizvoda

Obezbijediti saradnju s dobavljačima radi procjene rada i rješenja problema isporuke

Verbalna Mjesečno Prvi četvrtak

1.7 Izvještaji o statusu

Izvještaji koji pribavljaju informacije o realizaciji termin plana, budžeta, rizika i problema

Informirati sve interesne grupe o statusu projekta

Pisani izvještaj o statusu projekta

Sedmično Svaki petak

… … … … … … …

30

Plan upravljanja kvalitetom

• Kvalitet projekta se posmatra iz dvije različite perspektive:

– Kvalitet isporučenog proizvoda i

– Kvalitet procesa poduzetih za realizaciju svakog proizvoda.

• Za izradu plana kvaliteta treba poduzeti sljedeće korake:

– Definisati kvalitet projekta;

– Uspostaviti ciljeve kvaliteta;

– Identifikovati tehnike osiguranja i kontrole kvaliteta koje treba poduzeti i

31

Upravljanje rizicima

32

Rizik je mogućnost gubitaka

Neželjeni rezultat

Propuštena prilika

Šta je rizik?

Rizik

Vjerovatnoća dešavanja

Konsekvence: veličina gubitka

uslov konsekvenca postoji mogućnost da se

Ako se ispuni desi

Anatomija rizika

Proces upravljanja rizicima

33

Identifikacija rizika

Razrješenje rizika

Analiza rizika

Plan upravljanja rizicima

Praćenje rizika

Učiti o rizicima

Baza znanja

o rizicima

Upravljanje rizicima

34

Sposobnost upravljanja rizikom:

1: Rizici se ignorišu ili se jedino evidentiraju na ad-hoc način

2: Rizici se obično evidentiraju, prate i obrađuju nakon otkrivanja

3: Rizici se sistematski kvantifikuju, analiziraju, planiraju, prate i rješavaju

5: Upotreba statistike rizika u cilju poboljšanja procesa projekta

4: Primjena kvantitativne analize za određivanje cost/benefita za projekt

Opcije za razrješenje rizika

• Izbjeći rizike

– Izabrati drugu strategiju za dizajn ili implementaciju

– Eliminisati korijene uzroka rizika

• Transfer rizika sa jednog dijela sistema na drugi

– Preraditi odgovornosti/ugovor na projektu

– Izmijeniti kritični put (critical path) projekta

– Ponovo uraditi bazni ili detaljni design

– Ugovoriti osiguranja

• Pretpostavka rizika

– Uradit planove za nepredviđene situacije

– Rezervisati budžete ili vrijeme, bazirano na uticaju rizika

35

Plan upravljanja resursima

• Za izradu plana upravljanja resursima potrebno je poduzeti sljedeće korake:

– Izraditi liste vrsta resursa koji će se koristiti na projektu;

– Identificirati broj i svrhu za svaku vrstu potrebnih resursa;

– Identificirati kada će se svaki resurs koristiti izradom termin plana resursa i

– Imenovati resurse za svaku aktivnost projekta izradom tabele korištenja resursa.

36

Realizacija projekta

37

Realizacija projekta u okviru klasične organizacije

38

• Žuto obilježeni okviri predstavljaju zaposlenike angažovane u realizaciji projekta

Direktor

Rukovodilac službe 1

Rukovodilac službe 2

Rukovodilac službe 3

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Zaposlenik 1

Koordinacija projekta

Realizacija projekta u okviru projektne organizacije

39

• Žuto obilježeni okviri predstavljaju zaposlenike angažovane u realizaciji projekta

Direktor

Rukovodilac projekta 1

Rukovodilac projekta 2

Rukovodilac projekta 3

Zaposlenik 1

Zaposlenik 2

Zaposlenik 3

Zaposlenik 1

Zaposlenik 2

Zaposlenik 3

Zaposlenik 1

Zaposlenik 2

Zaposlenik 3

Koordinacija projekta

Uticaj organizacione strukture na odvijanje projekta

Tip organizacije

Karakteristike projekta Funkcionalna

MATRIČNA

Projektna Slaba

matrična

Balansirana

matrična

Jaka

matrična

Autoritet Rukovodioca

projekta

Mali ili

nikakav

Ograničen

limitiran

Nizak ili

srednji Srednji do jak

Jak, često

totalan

% osoblja iz stalne

strukture koje učestvuje

u realizaciji projekta

Promjenjiv

i nema 0 – 25 % 15 – 60 % 50 – 95 % 85 – 100 %

Radno vrijeme i uloga

Rukovodioca projekta nepuno nepuno puno puno puno

Zajednički naziv za

ulogu Projekt

managera

Koordinator ili

vođa projekta

koordinator

ili vođa

projekta

Rukovodilac

projekta ili

project officier

Rukovodilac

projekta ili

program

manager

Rukovodilac

projekta ili

program

manager

Administrativno osoblje

projekta nepuno nepuno nepuno puno puno

40

Aktivnosti realizacije projekta

41

Realizirati

rezultate

Pratiti i

kontrolirati

Upravljati

vremenom

Upravljati

rizicima

Upravljati

troškovima

Upravljati

otvorenim

pitanjima

Upravljati

nabavkom

Upravljati

kvalitetom

Upravljati

primopredajom

Upravljati

promjenama

Upravljati

komunikacijama

Izvršiti

primopredaju

Zatvaranje projekta

42

Aktivnosti zatvaranja projekta

• Raspuštaju se resursi i premještaju na nove projekte ili procesne aktivnosti.

• Pri realizaciji ove aktivnosti se ne vrši formalno preispitivanje ostvarenja ciljeva i poslovnih koristi u skladu sa definicijom projekta.

• Nema jasnog pokazatelja da li je projekt uspješan ili ne.

43

Izrada izvještaja o zatvaranju projekta

• Izvještaj o zatvaranju projekta je dokument koji formalizira zatvaranje projekta.

• On obezbjeđuje potvrdu da su kriteriji prihvatljivosti kupca postignuti.

• Izvještaj o zatvaranju projekta priprema rukovodilac projekta na početku zatvaranja projekta i podnosi sponzoru projekta na potpisivanje.

44

Dokumenti za zatvaranje projekta

• Osnovni dokumenti za zatvaranje projekta:

– Izvještaj o tehničkom pregledu

– Upotrebna dozvola

– Zapisnik o primopredaji sa investitorom

– Izvještaj o kolaudaciji i upisu u stalna sredstva

– Finalni izvještaj o realizaciji projekta

– Zapisnik sa završnog sastanka

45

Hvala!

Selim Ćemerlić, dipl. Ing., (cemerlic.selim@gmail.com)

46