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Sistema de Información
de Entidades Sin Ánimo de Lucro
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Manual sobre el Sistema de Información desarrollado por la Unión Temporal de Juan Carlos Valencia y Ferney Salazar, y modificado por Advanced Web Applications
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Índice
1. USUARIOS ADMINISTRADORES DE LA BASE DE DATOS.......................................................................... 5 2. USUARIOS DEL SISTEMA EN LAS ENTIDADES DISTRITALES ............................................................. 5 3. USUARIO DEL SISTEMA EN LA ENTIDAD............................................................................................ 5 4. USUARIOS ANONIMOS ...................................................................................................................... 5
PERFILES DE USUARIO .......................................................................................................................... 6
1. ADMINISTRADOR ................................................................................................................................. 6 2. PROFESIONAL (ADMINISTRATIVO, JURIDICO O FINANCIERO)........................................... 6 3. USUARIO DE REGISTRO................................................................................................................ 6
SIPEJ............................................................................................................................................................. 7
ARQUITECTURA ........................................................................................................................................... 7 PAGINA PRINCIPAL................................................................................................................................ 7 RECOMENDACIONES PARA REGISTRAR UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO ........................ 9 NORMATIVIDAD................................................................................................................................... 10 INGRESO AL SISTEMA................................................................................................................................. 11 MENU ADMINISTRATIVO................................................................................................................... 13
Las opciones principales del sistema son las siguientes*:.................................................................. 13 Reparto y Correspondencia ................................................................................................................. 14 Entidades sin Ánimo de Lucro ESAL ................................................................................................. 14 Reportes y Listados .............................................................................................................................. 15 Visitas ................................................................................................................................................... 15 Reportes Gráficos ................................................................................................................................ 15 Certificados .......................................................................................................................................... 16
COMPLETA INFORMACIÓN SOBRE LA ESAL................................................................................................. 17 Datos Básicos ....................................................................................................................................... 18 Histórico de Datos ............................................................................................................................... 18 Estados Financieros ............................................................................................................................ 19 Indicadores Financieros...................................................................................................................... 19 Archivo de Expedientes ....................................................................................................................... 20 Modificaciones Estatutarias ................................................................................................................ 20 Dignatarios .......................................................................................................................................... 22 Reporte de Gestiones ........................................................................................................................... 24 Visitas ................................................................................................................................................... 24 Investigaciones..................................................................................................................................... 24 Actos Administrativos .......................................................................................................................... 26
REPARTO A CARGO.............................................................................................................................. 27 REGISTRAR UNA NUEVA GESTIÓN .............................................................................................................. 28 BUSCAR LAS GESTIONES DE UN RADICADO EN ESPECIAL............................................................................ 30 BUSCAR RADICADO POR OBSERVACIONES.................................................................................................. 30 RADICACION DE CORRESPONDENCIA ......................................................................................................... 31
Asignar correspondencia..................................................................................................................... 33 Profesionales........................................................................................................................................ 36 Modificar.............................................................................................................................................. 38
REVISIÓN DE CORRESPONDENCIA REPARTIDA............................................................................ 39 REVISAR MI REPARTO......................................................................................................................... 40
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Ver mis Gestiones ................................................................................................................................ 41 ENVÍO DE CORRESPONDENCIA ................................................................................................................... 43 INVESTIGACIONES ..................................................................................................................................... 44 VISITAS ................................................................................................................................................... 45
Programar visita .................................................................................................................................. 46 Calendario de visitas............................................................................................................................ 47
CERTIFICADOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS .............................................................................................. 48 Certificados de registro........................................................................................................................ 48 Certificado Cámara ............................................................................................................................. 50 Autos de visita ...................................................................................................................................... 51
REPORTES .................................................................................................................................................. 52 Estado actual de reparo ....................................................................................................................... 52 Reporte de gestiones ............................................................................................................................ 52 Rango de fechas y tipo de gráfico ....................................................................................................... 53 Gestiones por tipo ................................................................................................................................ 53 Tipo de gestión ..................................................................................................................................... 54 Entidades por localidad ....................................................................................................................... 55 Sanciones ............................................................................................................................................. 56 Gestiones por investigación ................................................................................................................. 57 Entidades actualizadas y no actualizadas ........................................................................................... 58
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Perfiles de Usuario El personal involucrado en la operación del sistema de información Distrital de Entidades sin ánimo de lucro de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., se divide en tres categorías generales: 1. USUARIOS ADMINISTRADORES DE LA BASE DE DATOS
Son las personas responsables por parte de las Entidades Distritales que registran, y realizan inspección y vigilancia a las Entidades sin ánimo de lucro, del mantenimiento de la lista de usuarios autorizados sobre la Base de Datos del sistema, administrar la información de referencia y administrar procesos operacionales especiales solicitados sobre la Base de Datos. No existirán más de dos usuarios en este grupo.
2. USUARIOS DEL SISTEMA EN LAS ENTIDADES DISTRITALES
Son las personas responsables de la operación del sistema por parte de las Entidades Distritales que registran y realizan inspección y vigilancia a las Entidades sin ánimo de lucro, en los procesos del sistema que tienen que ver con la inspección, vigilancia y control estatal a Entidades sin ánimo de lucro con domicilio en Bogotá, que no estén expresamente asignadas a otra autoridad administrativa y de los procesos del sistema sobre los cuales se reconocen, suspenden o cancelan personerías jurídicas donde se efectúa el registro de organismos sujetos a un régimen especial de personalidad jurídica de Entidades sin ánimo de lucro, a las cuales no les fue suprimido el acto de reconocimiento estatal ordenado por los Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996. Estas personas estarán clasificadas dentro de un rol que les permitirá ejecutar ciertas operaciones previamente establecidas.
3. USUARIO DEL SISTEMA EN LA ENTIDAD Es la persona responsable de la operación del sistema por parte de la Entidad y está clasificada dentro de un rol que le permite ejecutar ciertas operaciones previamente establecidas. Cada usuario cuenta con un solo nombre de usuario y una sola clave de acceso al sistema de información. La Entidad será responsable por el manejo de esta clave.
4. USUARIOS ANONIMOS
Son las personas que pueden consultar la información publicada en la página Web del Sistema de Información de Entidades sin Animo de Lucro del Distrito puesto a disposición por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., sin necesidad de clave de acceso y sin ningún nivel de responsabilidad sobre el sistema.
La Subdirección de Informática y Sistemas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C., es responsable de administrar el rendimiento y la operación del sistema, así como de hacer las actualizaciones y copias de seguridad con la periodicidad requerida.
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Perfiles de Usuario El personal usuario del sistema de información de las Entidades Distritales que registran y realizan inspección y vigilancia a las Entidades sin ánimo de lucro, tiene un conjunto de privilegios que se reúnen y se conceden sobre la base de datos. Los perfiles establecidos son:
1. ADMINISTRADOR Responsable en el sistema del mantenimiento de la lista de usuarios autorizados sobre la Base de Datos del sistema, administrar la información de referencia y administrar procesos operacionales especiales solicitados sobre la Base de Datos (perfiles, parámetros, etc.).
2. PROFESIONAL (ADMINISTRATIVO, JURIDICO O FINANCIERO) Responsable de registrar las actividades propias de su función ante las Entidades sin ánimo de lucro dentro del sistema de información.
3. USUARIO DE REGISTRO Responsable de la radicación en el sistema de los documentos fuente y de la consulta de los reportes de datos acorde con el perfil dentro de la organización y dentro del sistema de información.
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SIPEJ ARQUITECTURA La arquitectura sobre la cual esta construido el Sistema de Información de Entidades Sin animo de Lucro - SIPEJ hace posible que no se requiera la instalación de ninguna herramienta adicional sobre el equipo de cómputo del usuario final, tan solo es necesario que cuente con el explorador de Internet (Internet Explorer) PAGINA PRINCIPAL Usted puede acceder al sistema de información desde el portal de Bogotá en la dirección www.bogota.gov.co La página principal del sistema de Información cuenta con una sección pública y una opción de acceso a la información de reservada, manejando los roles y perfiles de usuario en forma automática. En esta página el usuario anónimo puede consultar información que no tiene reserva.
La página principal contiene secciones de interés para los usuarios anónimos que requieren información general sobre las Entidades sin ánimo de lucro. El panel izquierdo contiene
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enlaces con información detallada de los servicios de la Subdirección de Personas Jurídicas de la Secretaría General, cómo se constituye una Entidad Sin Animo de Lucro y toda la normatividad relacionada que se encuentra en la base de datos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
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RECOMENDACIONES PARA REGISTRAR UNA ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO Cuando usted hace clic sobre el punto “Recomendaciones” que se encuentra en la parte superior izquierda de la página principal, accede a información interesante sobre la forma de registrar una Entidad sin ánimo de lucro ante la Entidad Distrital correspondiente de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C.
Esta página contiene información sobre los aspectos que se deben tener en cuenta durante este proceso. Use el ascensor de desplazamiento que se encuentra en la parte derecha de la pantalla para desplazarse verticalmente sobre el texto. Para salir de esta pantalla haga clic sobre la “X” que encuentra en la esquina superior derecha de la ventana.
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NORMATIVIDAD Para la parte normativa, el sistema tiene enlace directo con el Sistema de Información de la Legislación Aplicable al Distrito Capital – LADC. Si usted quiere conocer toda la reglamentación aplicable a las Entidades Sin Ánimo de Lucro, solo debe hacer clic sobre el punto “Normatividad” que se encuentra en la parte izquierda de la página principal.
Esta página contiene el Documento de Relatoría 190 de 2004 que se encuentra en el Sistema de Información de la Legislación Aplicable al Distrito Capital. Como se puede observar es un acceso directo a toda la información normativa de las Entidades Sin Animo de Lucro, incluyendo el Marco Constitucional, el Código Civil, el marco legal de la Superintendencia de Sociedades, decretos nacionales y Distritales, Leyes y Resoluciones sobre la materia. Use el ascensor de desplazamiento que se encuentra en la parte derecha de la pantalla para desplazarse verticalmente sobre el texto. Para salir de esta pantalla haga clic sobre la “X” que encuentra en la esquina superior derecha de la ventana.
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INGRESO AL SISTEMA La pantalla principal del Sistema de Información contiene en la parte izquierda un bloque denominado Usuarios SPJ, y allí una etiqueta marcada como “Iniciar Sesión”. Usted puede con este vínculo ingresar al sistema de información si cuenta con un nombre de usuario y una clave de acceso.
Al dar clic en el vínculo aparece la siguiente ventana El “Alias de Usuario” se refiere al nombre que el administrador le haya asignado para su ingreso al sistema de información. La Clave de acceso es personal e intransferible y su adminis-tración es responsabilidad directa del usuario que esta registrado en la base de datos.
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Digite su nombre de usuario en la casilla correspondiente. Digite la clave de acceso en la casilla que se encuentre frente a la palabra “Clave”. Mientras digita la clave usted no vera los caracteres, solo vera unos asteriscos. Esto garantiza que otras personas que estén cerca de usted no vean su clave. Haga clic en el botón [Entrar]. El sistema permite que el usuario cambie su clave de acceso cuando lo considere pertinente.
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MENU ADMINISTRATIVO Dependiendo de los privilegios que el administrador del sistema le haya asignado, luego de digitar correctamente su nombre de usuario y clave de acceso usted encontrará una pantalla con las opciones del menú administrativo sobre las cuales es posible navegar a través del sistema de información.
Las opciones principales del sistema son las siguientes*:
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Reparto y Correspondencia Permite Registrar y consultar la información sobre trámites que han llegado como correspondencia a la Entidad, y que implican actividades o gestiones a realizar por los funcionarios o profesionales encargados de registrar la información de las Entidades sin ánimo de lucro, y a los que normalmente se realiza seguimiento a través del radicado de entrada.
Radicación de Correspondencia
Para radicar la correspondencia recibida diariamente, y asignarle el número de radicado
Revisión de Correspondencia Repartida
Permite verificar y modificar el reparto de la correspondencia
Revisar mi Reparto Revisar la correspondencia o actividades a cargo del usuario
Envío de Correspondencia
Para registrar la salida de documentos, oficios y requerimientos hacia las ESAL u otras es
Gestiones Revisar mis gestiones o registrar las gestiones realizadas
Investigaciones Consultar las investigaciones o crear una nueva etapa en una investigación
Entidades sin Ánimo de Lucro ESAL Permite registrar, consultar y actualizar la información de las Entidades sin ánimo de lucro registradas en el sistema.
Nueva Crear un nuevo registro en la base de datos de las Entidades sin Ánimo de Lucro
Modificar Modificar la base de datos de las Entidades sin Ánimo de Lucro
Lista de Entidades por Clasificación
Revisar la correspondencia o actividades a cargo del usuario
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Reportes y Listados Permite consultar y obtener listados en pantalla sobre la información registrada en el sistema.
Reporte Estado Reparto Revisar los tiempos de las actividades asignadas a los profesionales
Reporte Estado Requerimiento
Revisar los tiempos de respuesta de la ESAL ante los requerimientos.
Historia Reporte de Historia de la
Gestión por Usuario Listado de gestiones por usuario
Indicadores Financieros Permite ver los indicadores y estados financieros de las es
Planilla de Reparto Permite ver el reporte de Planilla de Reparto de Correspondencia
Reporte de Gestiones Listado de gestiones por Entidad, profesionales y rango de fechas
Visitas Listado de Visitas Con Profesionales y Resultados
Visitas Permite programar y registrar las gestiones de las visitas domiciliarias a las Entidades sin ánimo de lucro
Programación de Visitas Establecer el plan de visitas o modificarlo
Gestión de Visitas Registrar gestiones de visitas de las es.
Reportes Gráficos Permite consultar y obtener listados a través de gráficos de barras y pies. Así como la consulta en pantalla sobre la información registrada en el sistema.
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Gestiones por Usuario Estadísticas por rango de fechas de los diferentes tipos de gestión
es Por Localidad Cantidad de Entidades por localidad
Correspondencia Repartida
Estadística por rango de fechas del reparto
Tipos de Sanciones Estadística de sanciones a es
Investigaciones Estadística de las gestiones realizadas en una investigación
es Actualizadas Estadística de las Entidades que fueron Actualizadas por convocatoria
Certificados Permite imprimir los certificados y actos administrativos solicitados por la Entidad sin ánimo de lucro.
Certificados de Registro Certificados de Registro Para visualizar e imprimir los diferentes tipos de Certificados de Registro
Certificado Cámara Visualizar e imprimir certificados con destino a cámara de comercio
Autos de Visita Visualizar e imprimir los actos administrativos de visita a la ESAL
En la parte inferior del título principal del “Sistema de Información de Personas Jurídicas” aparece una opción (“Regresar al Menú”) que le permite regresar a esta pantalla desde cualquier punto de navegación del sistema en el que usted se encuentre. En la parte superior izquierda de la pantalla de contenido aparece el nombre del usuario que esta interactuando con el sistema de información.
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COMPLETA INFORMACIÓN SOBRE LA ESAL El resultado final de todas las acciones que usted realizará en el sistema, de acuerdo con las instrucciones que se indican en este manual, se traduce en contar con toda la información posible sobre cada una de las Entidades Sin Ánimo de Lucro, a un clic de distancia.
Digite parte del nombre de Entidad, o el ID que identifica de manera única la Entidad, o si lo prefiere, consigne el número de Registro en Cámara de Comercio. Haga clic sobre [Buscar] para que aparezca la información. La siguiente es una muestra de toda la información que usted puede tener, a un clic de distancia:
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Datos Básicos
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Histórico de Datos
.
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Estados Financieros
.
Indicadores Financieros
.
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Archivo de Expedientes
.
Modificaciones Estatutarias
Las modificaciones estatutarias se almacenan históricamente. En la parte superior de la pantalla aparecen todos los registros históricos de cada una de las modificaciones estatutarias registradas por la entidad, la fecha indica la fecha del acta que presentó la entidad en el momento de enviar los estatutos modificados. La lista aparece en orden inverso, mostrando en la parte superior las modificaciones más recientes. Dando click sobre el icono señalado, se pueden ver o modificar los capítulos estatutarios modificados.
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Estos aparecen en la parte inferior de la lista
El sistema permite agregar o modificar los capítulos estatutarios correspondientes al acta de la fecha seleccionada.
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Dignatarios
Los dignatarios se almacenan en el sistema históricamente. En la parte superior de la pantalla aparecen todos los registros históricos de cada una de las juntas directivas o nombramientos registrados por la entidad, la fecha indica la fecha del acta que presentó la entidad en el momento de enviar los nombramientos. La lista aparece en orden inverso, mostrando en la parte superior la junta directiva o los nombramientos más recientes. Dando click sobre el ícono señalado, se pueden ver o modificar los nombramientos registrados.
Después de dar clic en el acta de nombramiento, la lista de dignatarios aparece en la parte inferior de la ventana:
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Los siguientes son los íconos que permiten agregar, modificar o eliminar alguno de los dignatarios del acta de nombramiento correspondiente que se ha seleccionado.
Para borrar el dignatario correspondiente.
Para modificar el nombre, o documento del dignatario correspondiente
Para subir o bajar el dignatario en el orden visual. El orden en que aparecen los dignatarios en la pantalla es el mismo que se obtendrá en el certificado impreso. Si usted necesita que un dignatario aparezca primero que otro en el certificado impreso, debe utilizar la flecha hacia arriba hasta posicionarlo en el lugar indicado, en caso contrario puede bajar el orden del dignatario dando clic en la flecha hacia abajo.
Agregar Dignatario Este vínculo que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana permite agregar un dignatario al acta que se encuentra seleccionada.
Para insertar una nueva acta de nombramiento de dignatarios. Este icono se encuentra en la parte superior de la ventana. Debajo de las lista de actas.
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Reporte de Gestiones
.
Visitas
.
Investigaciones
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Esto incluye tener el detalle de las etapas por las cuales ha pasado la investigación con solo hacer clic.
.
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Actos Administrativos
.
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REPARTO A CARGO En el Sistema de Información de Personas Jurídicas usted puede consultar de manera sencilla el reparto que tiene a su cargo entre rangos de fechas. Simplemente seleccione la fecha inicial y final sobre la cual requiere el reporte. De manera automática el sistema le mostrará una lista que contiene: Número de radicado asignado por el sistema de radicación (SAT), la fecha de radicación de esta comunicación, la fecha en la cual fue recibido, la fecha en que le hicieron el reparto, las categoría del reparto, la Entidad o Entidades involucradas en la tarea, algunas observaciones, el registro de si la radicación requiere de de una acción de finalización de la gestión y unos iconos que indican qué se ha gestionado.
Para buscar un número de radicado en particular, simplemente de clic sobre el botón [Reset], luego coloque el número de radicado en la casilla correspondiente y haga clic sobre el botón [Buscar].
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REGISTRAR UNA NUEVA GESTIÓN Cuando usted ha seleccionado un radicado que le ha sido asignado, puede registrar cuantas gestiones requiera. Simplemente haga clic sobre el registro correspondiente y verá la siguiente pantalla:
Seleccione el tipo de gestión correspondiente.
Seleccione el tipo de acción, que se despliega de acuerdo con el tipo de gestión.
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Continúe diligenciando cada uno de los campos del formulario.
Cuando termine de diligenciar todos los datos, haga clic sobre el botón [Registrar] para guardar la información en la base de datos. Si requiere registrar una nueva gestión, haga clic sobre [Limpiar] y continúe con la operación tal y como se le indicó en los pasos anteriores.
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BUSCAR LAS GESTIONES DE UN RADICADO EN ESPECIAL Si usted requiere buscar las gestiones que incluyen un número de radicado de correspondencia en especial, simplemente debe digitar el número y hacer clic en el botón [Buscar].
BUSCAR RADICADO POR OBSERVACIONES Si usted no sabe con exactitud cuál es el número de radicado de una gestión en especial, pero recuerda una palabra que se encontraba en el dato de observaciones de la radicación. Simplemente coloque esta palabra en el recuadro correspondiente y de clic sobre la tecla [Buscar] para obtener una lista de los radicados que tienen esta característica.
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RADICACION DE CORRESPONDENCIA El Sistema de Información de Personas Jurídicas tiene interfase directa con los números de radicado que contiene la base de datos de radicación de correspondencia (SAT). Esto quiere decir que toda la información que se maneja a través del radicado de correspondencia es tomada directamente de la base de datos que tiene el sistema de radicación.
Seleccione el rango de fechas entre las cuales desea consultar información de los radicados. También pude digitar en la casilla correspondiente, el número de radicado CDI que desea buscar. Haga clic en el botón [Buscar] para obtener una lista de la información solicitada. Haga clic en el botón [Reset], para limpiar todos los campos e iniciar una nueva operación de búsqueda.
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El sistema traerá una lista numerada de los datos principales desde el Sistema de Radicación de Correspondencia de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C.
La lista contiene el número de radicado CDI, fecha, asunto, trámite, tipo de correspondencia, tipo de documento, Entidad o dependencia de origen, Entidad o dependencia de destino, destinatario y clase de correspondencia. En la segunda columna de la lista aparece un vínculo que permite asignar el radicado a uno o varios funcionarios del área. Haga clic en el vínculo “asignar” para iniciar este procedimiento. (Ver asignar correspondencia). Para salir de esta pantalla haga clic sobre “Regresar al Menú”
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Asignar correspondencia El Sistema de Información de Personas Jurídicas permite que un servidor público con perfil autorizado, pueda registrar, asignar y precalificar un proceso en el sistema (Reconocimiento de Personería Jurídica, Aprobación o reforma de estatutos, Análisis de estados financieros, Trámite de investigaciones administrativas, Estudio de recursos sobre actos registrales, Estudio de Recursos sobre investigaciones administrativas, Visitas de inspección y vigilancia, Inscripción de representante legal y dignatarios, Expedición de certificados especiales con destino a Cámara de Comercio, Cancelación de Personería Jurídica, Trámite de derechos de petición y consulta, Reconocimiento de comités de desarrollo y control social de servicios públicos domiciliarios, Registro y sello de libros).
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El sistema muestra el número de radicado SAT y su fecha de radicación. Para conservar la consistencia de la información, el aplicativo no permite modificar estos datos. En primer lugar registre la fecha de recibo físico del documento en la Entidad
Si esta gestión requiere de una acción de finalización, marque la cuadrícula de la izquierda.
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Usted debe relacionar este radicado con una o varias es, según sea el caso. Para esto haga clic sobre el botón [Buscar] que se encuentra frente al cuadro de Entidad.
Digite parte del nombre de Entidad, o el ID que identifica de manera única la Entidad, o si lo prefiere, consigne el número de Registro en Cámara de Comercio. Haga clic sobre [Buscar] para que aparezca la lista de Entidades con esta característica. Haga clic sobre la línea que contiene la Entidad requerida. Una vez asignada la Entidad, el sistema de forma automática le muestra la ubicación física del expediente, incluyendo archivo, caja y carpeta. Este dato es importante a la hora de tener que consultar físicamente el expediente. Registre las observaciones que considere importantes.
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Profesionales Para registrar en el sistema el profesional o los profesionales de la Entidad que se harán cargo del requerimiento solicitado en el radicado, seleccione la fecha de reparto.
Posteriormente seleccione de la lista desplegable el nombre del profesional. Agregue la observación a que haya lugar. Haciendo clic sobre el signo [+] que aparece a la derecha del campo de observaciones, es posible asignar otros profesionales al mismo radicado. Haga clic en el botón [Grabar] para registrar los datos en el sistema o en el botón [Cerrar] para ignorar los cambios en el registro.
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Cuando los registros son almacenados en la base de datos, aparece el mensaje que indica el éxito de la operación. El registro en el sistema quedará de la siguiente forma:
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Modificar Cuando el radicado ha sido asignado con el procedimiento anterior, el mensaje de “Asignar” que aparecía en la segunda columna de la lista cambia por “modificar”.
Haga clic sobre este enlace para acceder al detalle del registro y modificar la información correspondiente.
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REVISIÓN DE CORRESPONDENCIA REPARTIDA El sistema permite que el funcionario autorizado verifique la correspondencia asignada a uno de los profesionales del área.
Escoja de la lista, el profesional sobre el cual desea tener información. Seleccione el rango de fechas entre las cuales desea consultar información sobre los trámites. También puede digitar en la casilla correspondiente, el número de radicado CDI que desea buscar. Haga clic en el botón [Buscar] para obtener una lista de la información solicitada. El sistema genera una lista que contiene el número de radicado CDI, la fecha de radicación, la fecha de recepción en la Entidad Distrital, la categoría y el tipo de trámite interno, la señal de si el proceso requiere finalización, el nombre de la Entidad Sin Ánimo de Lucro a la cual corresponde el radicado, el profesional asignado y las observaciones registradas en cada radicado. Haga clic en el botón [Reset], para limpiar todos los campos e iniciar una nueva operación de búsqueda. Usted también puede buscar información sobre una Entidad en particular, con solo hacer clic sobre el botón [Reset] para que todos los campos queden en blanco y luego digitar parte del nombre de la Entidad que requiere.
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REVISAR MI REPARTO El sistema permite revisar la correspondencia o actividades a cargo del usuario que tiene una sesión abierta.
Seleccione el rango de fechas entre las cuales desea consultar información sobre el reparto a cargo. Haga clic en el botón [Buscar] para obtener una lista de la información solicitada.
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Ver mis Gestiones Haga clic en este botón para ver la correspondencia sobre la cual usted ha hecho algún tipo de gestión.
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En esta página aparecen una serie de botones que muestran las acciones conexas a la gestión, y además si dichas actividades ya fueron realizadas o no. Los íconos se detallan a continuación.
La gestión genera un oficio, y este no ha sido vinculado aun con la correspondencia de salida de la Entidad. Si en lugar del icono, aparece un número en esta columna, corresponde al radicado de salida de la correspondencia relacionada. Al dar clic aquí el sistema permite vincular la correspondencia de salida.
Si la gestión corresponde a inscripción de dignatarios, este botón indica que no se han creado los dignatarios correspondientes. Al dar clic se asigna el acta de dignatarios a la gestión. Después de estar vinculada la gestión al acta, saldrá el siguiente icono
Si la gestión corresponde a inscripción de dignatarios, este botón indica que ya se crearon los dignatarios correspondientes. Al dar clic se muestra la lista de los dignatarios inscritos para la gestión.
Este icono permite generar el PDF de impresión del auto de inscripción de dignatarios y la carta de oficio para enviar a la Entidad. Este ícono se activa en el caso en que la gestión corresponde a la inscripción de dignatarios
Si la gestión genera un acto administrativo, y este no ha sido creado, entonces aparece este icono. Al dar clic en él el sistema permitirá general el acto administrativo correspondiente. Si el acto ya fue generado, en su lugar aparece el número correspondiente.
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ENVÍO DE CORRESPONDENCIA El Sistema de Información de Personas Jurídicas debe tener relacionados los números de radicado SAT que se le asignan a las comunicaciones que emite la Entidad Distrital hacia otras dependencias o hacia las Entidades Sin Ánimo de Lucro. Haga clic en el enlace Envío de Correspondencia Repartida del MENU ADMINISTRATIVO y luego clic en el botón [Buscar] para obtener una lista de la información solicitada. Esta opción permite que la secretaria o el auxiliar registren el número y la fecha del que aparece en el documento que registra el SAT.
El sistema, por defecto muestra los documentos que se enviaron por parte de la Entidad, pero que aún no se les ha asignado número de radicado SAT. Haga clic sobe el enlace asignar para que el sistema le muestre los documentos de salida que se encuentran registrados en el SAT y sobre ellos seleccionar el correspondiente. Cuando ubique el registro correspondiente en la lista que el sistema le proporciona, haga clic en asignar y listo. El documento queda automáticamente relacionado.
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INVESTIGACIONES El Sistema de Información de Personas Jurídicas permite registrar de manera sencilla la información correspondiente a las investigaciones administrativas que se adelantan contra las Entidades Sin Ánimo de Lucro.
Diligencie los campos básicos con la información correspondientes, tal y como lo ha hecho en otros apartes del sistema. Es importante que diligencie correctamente la etapa de la investigación (datos de selección dentro de una lista predeterminada), la fecha desde y hasta y especialmente si esta etapa de la investigación se encuentra activa o por el contrario ya esta finalizada. En la parte inferior de la pantalla, el sistema muestra detalles de las distintas etapas de investigación que tiene una determinada Entidad, relacionando fecha inicial, Entidad, origen de la investigación, etapa actual de la investigación, estado, algunas observaciones y el profesional responsable de la gestión.
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VISITAS El Sistema de Información es una herramienta informática que permite consultar visitas, programarlas, consultar el calendario de las visitas pendientes durante un determinado periodo de tiempo y generar los autos correspondientes.
Para consultar la información correspondiente, solamente debe seleccionar el tipo de visita, el profesional y el período requerido. De manera inmediata, el sistema le suministra información sobre la Entidades Sin Ánimo de Lucro, el tipo de visita y el origen de la misma, fecha de la queja o petición, el número del radicado del oficio, la fecha de la visita y el profesional y/o profesionales que la atendieron.
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Programar visita Esta es una opción que facilita el registro y la gestión.
Usted solo debe diligenciar de una manera muy sencilla y amigable todos los datos correspondientes, tal como lo ha venido haciendo en otros apartes del sistema.
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Calendario de visitas Otra de las ventajas de este sistema de información es que usted puede obtener un reporte visual de todo el calendario de visitas de un determinado mes del año.
Para obtener esta información solo debe seleccionar el mes y el año requerido.
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CERTIFICADOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS El Sistema de Información de Personas Jurídicas le permite generar e imprimir los certificados y actos administrativos que se manejan en los diferentes procesos e se adelantan con las Entidades Sin Ánimo de Lucro.
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Certificados de registro Haga clic sobre la opción Certificados de Registro del menú de Certificado y Actos Administrativos.
Seleccione la Entidad sobre la cual desea trabajar. Use el método sencillo que se ha
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explicado en pasos anteriores. Escoja de la lista desplegable el tipo de certificado que requiere generar. Diligencie el nombre del solicitante y de quien proyecta el documento. Ajuste las márgenes de acuerdo a su conveniencia. Por defecto se han dejado las que se muestran siempre en pantalla. (Son las que se ajustan a los diseños establecidos por la Entidad Distrital). Haga clic en el botón [Generar].
El sistema elabora en forma automática un documento en formato .PDF con toda la información que el usuario requiere. Este formato es un tipo estándar de documentos para el ambiente de Internet.
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Certificado Cámara Haga clic sobre la opción Certificado Cámara en el menú de Certificado y Actos Administrativos. Seleccione la Entidad sobre la cual desea trabajar. Use el método sencillo que se ha explicado en pasos anteriores.
Escoja de la lista desplegable el tipo de certificado que requiere generar. Marque los ítems que desea que el sistema incluya en la certificación. Diligencie el nombre del solicitante y de quien proyecta el documento.
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Ajuste las márgenes de acuerdo a su conveniencia. Por defecto se han dejado las que se muestran siempre en pantalla. (Son las que se ajustan a los diseños establecidos por la Entidad). Haga clic en el botón [Generar]. El sistema elabora en forma automática un documento en formato .PDF con toda la información que el usuario requiere. Este formato es un tipo estándar de documentos para el ambiente de Internet.
Autos de visita Haga clic sobre la opción Autos de visita en el menú de Certificado y Actos Administrativos.
Diligencie todos los campos correspondientes, al igual que lo hizo en los casos anteriores y haga clic sobe el botón [Generar].
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REPORTES El Sistema de Información de Personas Jurídicas cuenta con una serie de reportes que le permiten tener control sobre la gestión tanto de las Entidades Sin Ánimo de Lucro y sobre las gestiones que ha adelantado la Entidad Distrital en el cumplimento de sus funciones institucionales Para esto, usted solo necesita hacer clic sobre el reporte que desea. Todos los reportes se generan en línea, lo cual permite contar con información en tiempo real.
Estado actual de reparo
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Reporte de gestiones
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Rango de fechas y tipo de gráfico
Facilita seleccionar el período del informe que se desea genera, al igual que el tipo de gráfica.
Gestiones por tipo
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Tipo de gestión
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Entidades por localidad
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Sanciones
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Gestiones por investigación
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Entidades actualizadas y no actualizadas
