SOSIALISASISOSIALISASI
IMPLEMENTASI IMPLEMENTASI SPMISPMI PRODI PRODI VOKASI VOKASI,, S1S1 DAN PROFESI DI DAN PROFESI DI
UGMUGM
Kantor Jaminan Mutu UGMKantor Jaminan Mutu UGM1188 Mei Mei 20201111
SATU SIKLUS SPMI-PTSATU SIKLUS SPMI-PT PRODI PRODI UGM UGM
STANDARSTANDAR PELAKSANAANPELAKSANAAN MONITORINGMONITORING
EVALUASI DIRIEVALUASI DIRIAUDIT AUDIT
INTERNALINTERNALRUMUSANRUMUSANKOREKSIKOREKSI
PENINGKATANPENINGKATANMUTUMUTU
Standar BaruStandar Baru
BENCHMARKING BENCHMARKING
Quality first Quality first
Stakeholder - inStakeholder - in
The next process is our The next process is our stakeholderstakeholder
Speak with data Speak with data
Upstream managementUpstream management
MANAJEMEN PENINGKATANMANAJEMEN PENINGKATAN MUTU MUTU
SDCASDCA
SDCASDCA
SDCASDCA
SDCASDCA
PD
CA
PD
CA
PD
CA
PD
CA
PD
CA
PD
CA
PD
CA
PD
CA
SDCASDCA
S : StandardS : Standard
Kaizen /
contin
uous im
prove
men
Kaizen /
contin
uous im
prove
mentt
GINöNG P
RATIDIN
O
SDCA: Standard, Do, Check and ActionPDCA: Plan, Do, Check, and Action
Siklus AMI Program Siklus AMI Program StudiStudi
•VokasiVokasi : Siklus II: Siklus II•S1S1 : Siklus VIII: Siklus VIII•S2S2 : Siklus III: Siklus III•S3S3 : Siklus II: Siklus II•ProfesiProfesi: Siklus II: Siklus II•FakultasFakultas : Siklus III (2010): Siklus III (2010)
Permasalahan SPMI Permasalahan SPMI 20102010
• Pelaksanaan pengisian EDPS tidak sesuai Pelaksanaan pengisian EDPS tidak sesuai rencana ( - Oktober dari Jadwal Juni)rencana ( - Oktober dari Jadwal Juni)
• Pelaksanaan Audit tidak sesuai jadwal (- Pelaksanaan Audit tidak sesuai jadwal (- Januari dari jadwal september) Januari dari jadwal september)
• Validitas data dan kelengkapan isianValiditas data dan kelengkapan isian• Pelaporan yang tidak tuntas/selesai Pelaporan yang tidak tuntas/selesai
terutama dalam pengisian PTK (Audit terutama dalam pengisian PTK (Audit tanpa tindak lanjut)tanpa tindak lanjut)
• Tidak semua fakultas melaksanakan RTM Tidak semua fakultas melaksanakan RTM
Evaluasi Diri Program Studi Evaluasi Diri Program Studi
UGMUGM upaya sistematik untuk menghimpun upaya sistematik untuk menghimpun
dan mengolah data (fakta dan dan mengolah data (fakta dan informasi) sehingga dapat informasi) sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan digunakan sebagai landasan untuk untuk peningkatan mutu progam studipeningkatan mutu progam studi
Standar : BAN-PT tahun 200Standar : BAN-PT tahun 20099
7
TUJUAN EDPSTUJUAN EDPS
• MengMengetahui etahui efektivitasefektivitas kegiatan kegiatan akademikakademik
• Mengetahui ketersediaanMengetahui ketersediaan dokumendokumen • Perlunya Perlunya penyediaan informasipenyediaan informasi
tentang layanan tentang layanan akademikakademik• Mempermudah kemungkinan Mempermudah kemungkinan
perubahan programperubahan program untuk untuk peningkatan mutu serta efisiensipeningkatan mutu serta efisiensi
• Mengetahui Mengetahui kelebihan, kelemahan, kelebihan, kelemahan, peluang dan ancamanpeluang dan ancaman
MANFAAT EDPSMANFAAT EDPS
• Pengembangan Prodi dan Pengembangan Prodi dan fakultas/SV/SPSfakultas/SV/SPS
• Dasar penyusunan borang Dasar penyusunan borang akreditasi/sertifikasi (BAN-PT, AUN, ISO)akreditasi/sertifikasi (BAN-PT, AUN, ISO)
• Dasar pemeriksaan IRJEN Dasar pemeriksaan IRJEN KEMENDIKNASKEMENDIKNAS
• Data acuan pengembangan oleh Dir. AA, Data acuan pengembangan oleh Dir. AA, Dir. RENBANG, Dir. SDM, Dir. PPA, Dir. Dir. RENBANG, Dir. SDM, Dir. PPA, Dir. Keuangan, Dir. MawaKeuangan, Dir. Mawa
Acuan penyusunan EDPSAcuan penyusunan EDPS
• Disesuaikan dengan rencana Disesuaikan dengan rencana pengembangan Prodipengembangan Prodi UGM UGM
• Contoh: Prodi diarahkan Contoh: Prodi diarahkan memperoleh Akreditasi BAN-PT memperoleh Akreditasi BAN-PT dengan skor A maka acuannya dengan skor A maka acuannya adalah adalah Evaluasi Diri Program Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks matriks penilaian instrumen akreditasi )penilaian instrumen akreditasi )
Contoh pengembangan Contoh pengembangan Prodi ke arah akreditasi Prodi ke arah akreditasi
internasionalinternasional• Prodi diarahkan untuk memperoleh Prodi diarahkan untuk memperoleh
akreditasi internasional maka acuan akreditasi internasional maka acuan utamanya tetap utamanya tetap Evaluasi Diri Evaluasi Diri Program Studi Program Studi BAN-PT ditambah BAN-PT ditambah acuan internasional yang lain ( ISO acuan internasional yang lain ( ISO 9001:2008, AUN)9001:2008, AUN)
ACUAN EDPS ACUAN EDPS PADA SIKLUS VIII SPMPADA SIKLUS VIII SPMII Tahun Tahun
20112011S1 :S1 :• Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun
2009 (2009 (matriks penilaian instrumen matriks penilaian instrumen akreditasi )akreditasi )
• ISO 9001:2008 untuk layanan akademik ISO 9001:2008 untuk layanan akademik • AUN-QA (AUN-QA (Asean University Network- Asean University Network-
Quality AssuranceQuality Assurance) ) Guidelines and ManualGuidelines and Manual . .
VokasiVokasi dan Profesi dan Profesi::
Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (2009 (matriks penilaian instrumen matriks penilaian instrumen akreditasi )akreditasi )
Rincian Standar EDPSRincian Standar EDPS
No
Standar S1 Vok dan PP
1 Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi
5 4
2 Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu
1411
3 Mahasiswa dan lulusan 25 20
4 Sumber daya manusia 27 25
5 Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
3743
6 Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi
2928
7 Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama
1214
Jumlah 149 145
Struktur EDPSStruktur EDPS S1 S1
•Standar (Standar (77))•Substandar (1Substandar (14949)) dicantumkan dicantumkan
sumber acuannya (BAN-PT, sumber acuannya (BAN-PT, ISO9001-2008 atau AUN-QAISO9001-2008 atau AUN-QA
•LevelingLeveling (1-4) (1-4)•Dokumen pendukungDokumen pendukung ( (ada ada
contohnyacontohnya))
Struktur EDPSStruktur EDPS Vokasi dan Vokasi dan ProfesiProfesi
•Standar (Standar (77))•Substandar (Substandar (145145))•LevelingLeveling (1-4) (1-4)•Dokumen pendukungDokumen pendukung
Dokumen PendukungDokumen Pendukung
Pada borang telah diberikan contoh Pada borang telah diberikan contoh dokumendokumen
• Dokumen Akademik (Spesifikasi Prodi, Dokumen Akademik (Spesifikasi Prodi, kompetensi lulusan, kurikulum, dll)kompetensi lulusan, kurikulum, dll)
• Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Manual Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang)Prosedur, Instruksi Kerja, Borang)
• Rekaman Mutu (dokumen bukti Rekaman Mutu (dokumen bukti pelaksanaan kegiatan)pelaksanaan kegiatan)
Revisi EDPS 2010 – EDPS Revisi EDPS 2010 – EDPS 2011 2011
• SubstanSubstanssi tidak berubahi tidak berubah• Redaksi diubah sesuai masukan pelaksanaan Redaksi diubah sesuai masukan pelaksanaan
SPMI 2010SPMI 2010• Prodi wajib mengisi Spesifikasi prodi Prodi wajib mengisi Spesifikasi prodi
sebelum mengisi EDPSsebelum mengisi EDPS• Prodi bisa mengisi EDPS dan Spesifikasi Prodi bisa mengisi EDPS dan Spesifikasi
Prodi secara off-lineProdi secara off-line• Kriteria yang bersifat kuantitatif prodi Kriteria yang bersifat kuantitatif prodi
mengisi mengisi data primer, data primer, leveling dilakukan leveling dilakukan secara otomatisecara otomatiss
• Kolom penilaian auditor dihilangkanKolom penilaian auditor dihilangkan
Contoh Contoh LevelingLeveling Ketersediaan dokumen Ketersediaan dokumen
mutumutuS1:S1:
4. 4. Ada, terdokumentasi, Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dilaksanakan, dievaluasidievaluasi, dan , dan ditindaklanjutiditindaklanjuti
3. 3. Ada, terdokumentasi, Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dilaksanakan, dievaluasidievaluasi
2. 2. Ada, terdokumentasi, Ada, terdokumentasi, dilaksanakandilaksanakan
1. 1. Ada dan Ada dan terdokumentasiterdokumentasi
Vokasi dan ProfesiVokasi dan Profesi
4. 4. Ada, Ada, terdokumentasi,terdokumentasi, dilaksanakan, dilaksanakan, dievaluasidievaluasi
3. 3. Ada, Ada, terdokumentasi, terdokumentasi, dilaksanakandilaksanakan
2. 2. Ada dan Ada dan terdokumentasiterdokumentasi
1. 1. Belum adaBelum ada
Beberapa hal yang perlu Beberapa hal yang perlu diperhatikan:diperhatikan:
• Dokumen pendukung wajib diisi Dokumen pendukung wajib diisi (diperlukan untuk persiapan menuju (diperlukan untuk persiapan menuju PDPT)PDPT)
• Data primer wajibData primer wajib diisi yang diisi yang merupakan data yang tepat hasilmerupakan data yang tepat hasil perhitungan (bukan merupakan data perhitungan (bukan merupakan data kisaran)kisaran)
Peran dan Tanggungjawab Peran dan Tanggungjawab
KaprodiKaprodi• Memberikan informasi kepada pejabat
yang relevan (Kalab, Administrasi Prodi, Ketua TKS) tentang tujuan dan lingkup audit.
• Mendampingi tim audit.• Menyediakan sumber informasi yang
diperlukan oleh tim audit.• Memberikan akses fasilitas dan bahan
yang diminta oleh tim audit.• Menentukan langkah tindakan koreksi
berdasarkan hasil audit.
Tanggal KJM Fakultas Prodi
-> Mei Penetapan standar – Implementasi - Monitoring29 April Persiapan Instrumen
EDPS13 Mei Finalisasi SIPMI
5-18 Mei - Menunjuk MP-AMI- Koordinasi Pengisian
EDPS13 Mei Koordinasi MP-AMI 1
18 Mei Sosialisasi AMI ke Prodi
19 Mei – 30 Juni
Mengisi EDPS
19 – 30 Mei Pembentukan tim Auditor
7-9 Juni 2011
Sosialisasi AMI ke auditor (refreshing auditor)
15- 24 Juni Koordinasi pelaksanaan AMI Prodi
4 – 29 Juli Pelaksanaan AMI
JADWAL SPMI-PT UGM
JADWAL SPMI-PT DI JADWAL SPMI-PT DI UGMUGM
11 Juli – 5 Agustus
- RTM Jurusan- Draft Laporan
AMI5 - 18 Agustus
- RTM Fakultas- Pelaporan AMI
19 Agustus
- Koordinasi MPAMI 3 : monitoring RTM & laporan AMI
Oktober - Rekapitulasi dan Analisis Hasil AMI
November 2011
Workshop/Evaluasi SPM-PT/AMI
Desember 2011
RTM Uiversitas
AMI & Peningkatan MutuAMI & Peningkatan Mutu
AMI
Tanpa tindak lanjut/
Peningkatan Mutu
Peningkatan Mutu
RTM
Tindak lanjut dan Peningkatan
Mutu
Tidak bermanfaa
t