STRATEGIE DE COMMUNICATIONDE L’AFROSAI

Organisation Africaine des Institutions Supérieures de Contrôle des Finances Publiques

Octobre 2014

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Cette publication a été compilée par l’Organisation Africaine des Institutions Supérieures de Contrôle des Finances Publiques (AFROSAI).

Secrétariat Général de l’AFROSAI940 rue Narvick, BP 376 Yaoundé,Phone: +237 222 22 01 82Télécopie: + 237 222 23 44 03email: sg_afrosai@afrosai.orgwww.afrosai.org

Cette publication a été produite avec l’aimable assistance de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH au nom du Ministère Féderale Allemande de la Coopération Economique et du Développent (BMZ) et l’Union Européenne (UE).

Mise en page Twaai Design

Fait en Décembre 2015

Mis en œuvre par:Mis en œuvre par:

1Stratégie de communication de l’AFROSAI

Sommaire

But de la stratégie………...…………………………..........………………………………...........................2

Principes de la communication au sein de l’AFROSAI.……………………………..............................2

Les objectifs clés de la communication…………......……………………….....................……………..2

Analyse des parties prenantes……….....……………………………….........................………………...4

Rôles et responsabilités……….......…………………………………….........................…………………...4

a) En matière de communication interne……………………………….............………..4

b) En matière de communication externe…….…………….…………...................……6

Mise en œuvre des objectifs de la communication……...………………….….................…………..7

Canaux de communication……..…..………………………………………....................………………..8

Suivi et évaluation………………..................……………………………………......................….………..9

2 Stratégie de communication de l’AFROSAI

But de la stratégie

La stratégie de communication de l’AFROSAI vise à asseoir durablement sa réputation et sa crédibilité.

Le but de cette stratégie de communication est de définir les principes de communication pour l’AFROSAI et ses membres, afin d’assurer une communication efficace, transparente, précise et adéquate entre ses membres.

L’AFROSAI poursuit l’approche d’une communication intégrée projetant une identité unique tant au niveau interne qu’externe, et elle s’adresse en premier lieu à ses ISC membres.

Des messages clairs et cohérents sont absolument nécessaires pour une position interne et externe durable. Les messages clés doivent être transférés de manière systématique, leurs contenus doivent être précis et dépourvus de contradictions.

Des responsabilités et des procédures bien définies sont indispensables pour la mise en œuvre efficace du « principe d’une voix », ce qui signifie une stratégie de messages cohérents.

La finalité est que cette stratégie permettra:

f une communication facile entre toutes les parties prenantes intéressées;

f une gestion des moyens de communication plus efficace et plus pratique;

f une communication simple, cohérente et adéquate entre les organes de l’AFROSAI;

f la clarté des rôles et responsabilités au sein de l’AFROSAI.

La stratégie de communication donne aux membres de l’AFROSAI et aux Sous- Groupes Linguistiques (SGL) une orientation claire de ce qu’est la communication, quand et comment elle doit être utilisée afin de promouvoir l’accomplissement de la mission, de la vision, du but, des objectifs et priorités stratégiques de l’AFROSAI. Il est donc important que la stratégie de communication soit développée en liaison avec le plan stratégique de l’AFROSAI.

Principes de la communication au sein de l’AFROSAI

f Réciprocité et responsabilité personnelle en matière de communication entre l’AFROSAI et toutes les parties prenantes.

f Respect des délais, de la pertinence, de la transparence et de la qualité dans la diffusion de l’information par les principales parties prenantes internes dans leurs domaines respectifs.

3Stratégie de communication de l’AFROSAI

f Respect équitable des langues officielles de l’AFROSAI dans la traduction et l’interprétariat (l’arabe, l’anglais, le français, et lorsque cela est possible le portugais) de tous les documents produits, informations, correspondances officiels, etc.

f Mise à niveau des informations de toutes les parties prenantes concernant les développements et les activités de l’AFROSAI.

f Réactivité, respect et confiance mutuels entre l’expéditeur et le destinataire des messages.

f Libre flux d'informations, d'idées, d'expériences et de connaissances entre les organes de l’AFROSAI et ses ISC membres d’une part, et entre les ISC membres d’autre part.

f Crédibilité, indépendance, compétence, performance, et sauvegarde de l'image publique de l'AFROSAI en matière de communication externe.

f Nécessité pour l’AFROSAI de parler d’une seule voix commune dans le cadre de ses échanges avec ses partenaires extérieurs.

Objectifs clés de la communication

En conformité avec l’approche qui consiste en des messages clairs et cohérents, les objectifs de communication suivants devraient constituer le fondement des messages clés de l’AFROSAI à l’endroit des parties prenantes internes et externes:

f promouvoir l’accomplissement de la vision, de la mission, des objectifs et des priorités stratégiques de l’AFROSAI;

f créer une culture de la réciprocité dans les relations entre les parties prenantes de l’AFROSAI:

f promouvoir le sens de la communauté;

f promouvoir le partage des connaissances;

f positionner l’AFROSAI comme une organisation internationale leader;

f promouvoir la crédibilité, la transparence, l’indépendance, le professionnalisme, l’image et l’acceptation de l’AFROSAI;

f promouvoir les réalisations et les produits de l’AFROSAI (lignes directrices, enquêtes, études, séminaires, bases de données et sites web);

f promouvoir les réalisations effectives des projets importants qui profitent aux ISC tels que les projets de renforcement des capacités;

f faire connaître et laisser apprécier la qualité des travaux de l’AFROSAI par les medias, les parlements/organes exécutifs, les gouvernements et le public.

4 Stratégie de communication de l’AFROSAI

Analyse des parties prenantes

Pour déterminer le contenu de la communication, les besoins et les exigences du principal public cible (les parties prenantes) doivent d’abord être analysés. L’AFROSAI, ses entités et tous les SGL sont encouragés à élaborer une cartographie des parties prenantes afin de prioriser l’importance des relations avec chaque partie prenante identifiée et la nature de ces relations. Les principales catégories de parties prenantes à prendre en considération sont présentées dans le tableau 1 ci-dessous:

Rôles et responsabilités

a) En matière de communication interne

Le tableau ci-dessous met en relief les principales parties prenantes internes ainsi que leurs rôles et responsabilités en fonction de leurs relations avec l’AFROSAI. Les entités indiquées dans le tableau ci-dessous doivent planifier le calendrier et le contenu de leurs interactions sur la base de l’orientation stratégique de l’AFROSAI en vigueur.

Principales parties prenantes internes Principales parties prenantes externes

Institutions Supérieures de Contrôle (membres) INTOSAI et Organes affiliés

Assemblée Générale de l’AFROSAI Donateurs / Partenaires

Comité Directeur de l’AFROSAI Institutions Politiques Panafricaines et Internationales

Le Président de l’AFROSAI Organisations Politiques sous-régionales

Le personnel du Secrétariat Général de l’AFROSAI

Organisations Professionnelles sous-régionales

Sous-Groupes Linguistiques Organisations Professionnelles Internationales

Commissions/ Groupes de Travail Institutions nationales – secteur public

La Revue Africaine de Vérification Intégrée Institutions nationales – secteur privé

Media et Société Civile

Institutions universitaires et Centres de recherche

Tableau 1: Carte des parties prenantes

5Stratégie de communication de l’AFROSAI

Principal groupe de partie prenante

Rôle de la communication

Responsabilités de la communication

Le Président de l’AFROSAI

f Représentation de l’AFROSAI.

Communiqués de presse, annonces, déclarations, rapports etc. de la part de l’AFROSAI.

Représente l’AFROSAI sur les plates-formes internes et externes de la communication.

Le Secrétariat Général de l’AFROSAI

f Point central de la communication pour tous les membres de l’AFROSAI.

f Le Secrétariat de l’AFROSAI tient les membres, les SGL, les Commissions et les Groupes de Travail informés des nouveaux développements, des produits et des questions pertinentes pour appuyer l’accomplissement des priorités stratégiques de l’AFROSAI

Dans le contexte de la structure organisationnelle de l’AFROSAI, le Secrétariat de l’AFROSAI coordonne les activités de communication de l’AFROSAI afin d’assurer l’accomplissement de ses mission, vision et buts/priorités stratégiques.

Le Secrétariat est aussi par conséquent en charge des relations avec un certain nombre de parties prenantes stratégiques externes clés identifiées, et des fora des parties prenantes.

Le Secrétariat est responsable de communiquer de manière claire et cohérente à toutes les entités de l’AFROSAI, les SGL et les parties prenantes externes, au sujet de leurs opérations, produits et décisions du Comité Directeur/ Assemblée Générale de l’AFROSAI et de l’INTOSAI

Sous Groupes Lin-guistiques de l’AFRO-SAI

1. AFROSAI-E2. CREFIAF3. AFROSAI-A

f Le Secrétariat du SGL constitue le point central de communication pour les membres du SGL.

f Les Secrétariats des SGL et les membres tiennent l’AFROSAI informée des nouveaux développements, des activités, des questions pertinentes pour appuyer l’accomplissement des priorités stratégiques de l’AFROSAI

Basé sur le principe de responsabilité décentralisée, les SGL sont responsables de toutes les communications liées à leurs propres activités. Une communication claire et cohérente entre le Secrétariat Général de l’AFROSAI et les SGL respectifs est essentielle pour s’assurer que le « principe d’une voix » est maintenu. La relation entre l’AFROSAI et les SGL est basée sur le respect mutuel pour l’autonomie mais avec un esprit de collaboration pour l’amélioration des ISC membres et le respect des priorités stratégiques de l’AFROSAI.

Tous les SGL communiquent librement, clairement et efficacement avec les parties prenantes externes afin de diffuser des informations sur leurs activités et leurs produits, et en tiennent le Secrétariat Général informé.

Tableau 2: Rôles et responsabilités

6 Stratégie de communication de l’AFROSAI

Comité Directeur de l’AFROSAI

f Destinataire des rapports de l’AFROSAI

Suit la mise en œuvre de la stratégie de communication par les entités et les membres de l’AFROSAI. Envisage la réussite de la communication en tant qu’elle se rapporte à l’accomplissement de la mission, de la vision et des buts de l’AFROSAI.

Assemblée Générale de l’AFROSAI

f Principale plate-forme de communication pour la diffusion des informations, et le partage des connaissances et d’expériences

Plate-forme pour une large diffusion des informations de l’AFROSAI et le partage des connaissances. L’Assemblée Générale devrait envisager la réussite de la communication en tant qu’elle se rapporte à l’accomplissement de la mission, de la vision et des buts de l’AFROSAI.

Commissions/ Groupes de Travail

f Concentrés sur l’atteinte d’un objectif stratégique spécifique de l’AFROSAI

Toutes les Commissions et Groupes de Travail de l’AFROSAI sont responsables de la dissémination des meilleures pratiques, des expériences et des informations sur le renforcement des capacités et sur des sujets spécifiques, à travers les canaux de communication les plus appropriés, et conjointement avec le Secrétariat Général et les SGL, dans le cadre de l’accomplissement des objectifs stratégiques de l’AFROSAI.

Les ISC membres de l’AFROSAI

f Les membres de l’AFROSAI sont les principaux bénéficiaires et producteurs de l’information de l’AFROSAI

Les membres doivent faire preuve de responsabilité par la réciprocité : en relayant volontairement l’information et en partageant les connaissances, en informant l’AFROSAI des nouveaux développements et des produits, en répondant dans les délais aux enquêtes menées par l’AFROSAI, et en maintenant des canaux de communication ouverts à toutes les entités et à tous les membres de l’AFROSAI.

b) En matière de communication externe

La communication externe devrait uniquement être assurée par les porte-paroles ou les personnes déléguées par les porte-paroles.

Conformément à la politique de communication adoptée par l’AFROSAI, le Secrétaire Général est le premier porte-parole de l’AFROSAI, suivi du Directeur Général du Secrétariat Général. Le Secrétaire Général peut déléguer cette responsabilité à d'autres porte-paroles appropriés.

Tableau 2 a continué...

7Stratégie de communication de l’AFROSAI

Les autres porte-paroles sont notamment:

f le Président du Comité Directeur de l’AFROSAI;

f le Secrétariat Général de l’AFROSAI (au nom de l’AFROSAI);

f les Présidents des Comités Directeurs des Sous-Groupes Linguistiques (au nom de leurs SGL respectifs);

f les Secrétariats Généraux des Sous-Groupes Linguistiques (au nom de leurs SGL respectifs);

f les Chefs des ISC membres (au nom de leurs ISC respectives); celles-ci assurent la communication extérieure pour toutes les questions pertinentes à l'échelle nationale;

f les Présidents des Commissions de Renforcement des Capacités, des Groupes de travail, et des Task forces (au nom de leurs entités respectives lorsqu'ils communiquent et interagissent avec des parties extérieures qui ont des intérêts semblables);

f le Comité de Rédaction de la Revue Africaine de Vérification Intégrée (en ce qui concerne les activités de l’AFROSAI et les produits professionnels).

Tous les porte-parole ci-dessus devraient consulter le Secrétariat Général lors de la communication sur les questions d'organisation et de fonctionnement de l'AFROSAI, pour assurer la cohérence et la pertinence.

Mise en œuvre des objectifs de la communication

Dans la détermination de la mise en œuvre des activités de communication, les principes, les parties prenantes, et les rôles et les responsabilités ci-dessus doivent être pris en considération. La planification des activités/actions de communication devraient comprendre les étapes suivantes:

f Déterminer le principal public cible (voir tableau 1)

f Déterminer les voies de communication appropriées pour chaque partie prenante (voir tableau 3)

f Prendre en compte le contenu de la communication

f Utiliser un modèle de communication standard (modèle, support, etc.)

f Déterminer les échéanciers : date de début et de fin.

f Projet spéciaux : Définir la portée, l’enjeu

f Consulter les parties prenantes internes idoines le cas échéant.

8 Stratégie de communication de l’AFROSAI

Les canaux de communication

Les canaux de communication suivants doivent être pris en compte par l’AFROSAI et toutes ses entités lors de l’élaboration des plans et des politiques de communication ciblés:

Canal de communication Description

Le site web de l’AFROSAI

f Le site web de l’AFROSAI est le principal outil de communication et doit être maintenu par le Secrétariat Général de l’AFROSAI dans les trois langues officielles (et si possible en portugais). Son contenu doit être mis à jour et répondre aux besoins de ses utilisateurs.

f Le Secrétariat Général de l’AFROSAI est le seul responsable du contenu du site web de l’AFROSAI. Tous les statuts, les normes, les lignes directrices et autres produits approuvés doivent être publiés sur le site web par le Secrétariat Général de l’AFROSAI.

f L’AFROSAI et toutes ses entités et membres doivent procéder à des examens périodiques de leurs sites web afin de s’assurer que leurs contenus sont à jour.

f Le site web de l’INTOSAI a un espace réservé à l’AFROSAI qui devrait être utilisé effectivement.

Site web individuels

Les entités, les SGL et les membres de l’AFROSAI sont encouragés à maintenir leurs sites web et à les connecter aux sites de l’AFROSAI. Les sites web devraient idéalement comporter des informations sur leurs plans de travail, leurs produits, leurs activités et leurs publications.

La Revue Africaine de Vérification Intégrée

En tant que journal de l’AFROSAI, la Revue publie des nouvelles et des informations sur l’AFROSAI, ses Sous-Groupes Linguistiques et ses membres, ainsi que leurs produits professionnels.

Bulletins d’information( Newsletters)

IIdéalement sous la forme électronique, le bulletin d’information peut comporter : des documents d’information ciblée destinés à sensibiliser sur les développements récents, les activités, les mises à jour techniques, des articles sur des sujets précis, et des nouvelles sur les événements à venir. Il est recommandé que l’AFROSAI et les SGL élaborent un bulletin d’information électronique pour les parties prenantes internes/externes.

Evénements de l’AFROSAI

Les événements tels que les Assemblées Générales, les réunions du Comité Directeur, les conférences des SGL, les réunions des Commissions de Renforcement des Capacités, des Groupes de Travail, des Task Forces, les conférences techniques, les séminaires, les ateliers, et les rapports desdits événements sont des plate-formes idoines de partage des connaissances et des expériences.

Tableau 3: Canaux de communication

9Stratégie de communication de l’AFROSAI

Suivi et évaluation

Cette stratégie de communication devra être révisée tous les trois ans, avec des rapports d’étape annuels, pour s’assurer de sa pertinence permanente à l’environnement. Ce suivi-évaluation sera assuré par un Comité de pilotage placé sous la houlette du Secrétariat Général, et comprenant des représentants des Sous-Groupes Linguistiques et des Commissions Techniques. Le Secrétariat Général élaborera le rapport d’étape annuel, et le transmettra aux membres du Comité de pilotage, pour appréciation, avant de le soumettre au Comité Directeur.

Conférences et/ou communiqués de presse

f annonçant les événements importants de l’AFROSAI tels que les Assemblées Générales, les réunions du Comité Directeur, les réunions des Commissions de Renforcement des Capacités, etc.

f du Secrétaire Général et du Président du Comité Directeur de l’AFROSAI, après chaque Assemblée Générale, pour informer les médias et le public sur les actes de l’Assemblée Générale.

Publication des rap-ports d’audit

Cette publication, qui se fait en conformité avec les législations nationales, participe du partage des connaissances et des expériences.

Médias sociaux

Les médias sociaux, et les autres médias numériques, ainsi que toute autre technologie de communication appropriée peuvent également être mis à contribution pour la communication au sein de l’AFROSAI.

Autres outilsLa correspondance par courrier ordinaire, courriel, SMS, fax et téléphone, sont également des outils dont peut se servir l’AFROSAI dans le cadre de sa communication.

Canaux de com-munication utilisés par le Secrétariat Général

La communication au sein du Secrétariat Général comporte des réunions de coordination des activités pour s’assurer que le soutien aux membres est cohérent et efficace. Les canaux comportent:

f des réunions informelles hebdomadaires, mensuelles;

f des réunions semestrielles programmées en partenariat avec les SGL;

f des interactions régulières avec le Président de l’AFROSAI, les SGL et les Commissions;

f des séances de brainstorming;

f des consultations pour information.

Tableau 3 a continué...

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DE L’AFROSAI

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