Taller de WBS. Una aproximación práctica y sencilla.

Taller: Buenas prác/cas para la creación de una WBS

Reunión de socios del PMI Madrid Chapter 28 de Mayo de 2013

Ángel Águeda Barrero [email protected]

Copyright ©EvergreenPM Taller WBS

Ángel Águeda Barrero

•  Fundador de EvergreenPM

•  Presidente de Valueinnova Spain

•  Presidente de Successful Projects Spain

•  Formador y consultor en Dirección de proyectos y efecIvidad personal.

•  Cer;ficaciones: PMP®, PMI-‐ACP®, MSP, PRINCE2 Accredited trainer, Agile Project Management Accredited trainer, Kanban Methodologist, Scrum Manager


LIBRO DE REFERENCIA Y CONSIDERACIONES


Su entrenador de la EDT

PVP: 10€ + IVA en formato digital; PVP 20€ + IVA + gastos de envío, impreso en color envía un email solicitándolo a [email protected]


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•  Este taller no describe la técnica WBS tal cual la define el PMI.

•  Recoge también aportaciones de la técnica PBS y propias.

•  No pretende mostrar todas las posibilidades de la técnica sino facilitar su puesta en prácIca.

Algunas consideraciones


UN POCO DE HISTORIA


1959 •  Primera representación en un documento relaIvo al implementación de la técnica PERT (Program EvaluaIon and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU.

1961 •  El término WBS empieza a ser común y aparece en una publicación de General Electric CorporaIon.

1962 •  El DoD y la NASA publican una guía relaIva al PERT donde se hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente la misma que uIlizamos actualmente.

Un poco de historia


1962 •  En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la descripción inicial de la WBS de 1961

1964 •  El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa.on Manual que incluye una descripción del desarrollo de la WBS.

1968 •  El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005.

Un poco de historia


2001 • El PMI publica la primera edición de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures

2006 • El PMI publica la segunda edición de Prac.ce Standard for Work Breakdown Structures

Un poco de historia


GLOSARIO


Glosario Enunciado del alcance del proyecto

La descripción narra;va del alcance del proyecto, incluidos los principales entregables, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripción del trabajo, que brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto y confirmar o desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.

Especificación

Un documento que especifica, de manera completa, precisa y verificable, los requisitos, el diseño, el comportamiento y otras caracterís;cas de un sistema, componente, producto, resultado o servicio y, a menudo, los procedimientos para determinar si se han cumplido con estas disposiciones. Algunos ejemplos son: especificaciones de requisitos, especificaciones de diseño, especificaciones del producto y especificaciones de prueba.


Glosario

WBS

Una descomposición jerárquica orientada al entregable relaIva al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objeIvos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto.

Descomposición

Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo.


Glosario

Planificación gradual

Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la WBS, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relaIvamente alto de la WBS, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual

Nivel de la WBS

El nivel relaIvo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel 1.


Glosario

Entregable

Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se uIliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.

Elemento (componente) de la EDT / Elemento de trabajo

Una entrada en la WBS que puede estar en cualquier nivel y se idenIfica con un nombre o un nombre y un adjeIvo.


Glosario

Diccionario de la WBS

Un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acIvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esImación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.

Paquete de trabajo

El nivel más bajo en cada rama de la WBS. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir acIvidades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio.


Glosario

Ac;vidad

Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe uIlizando un verbo. Normalmente Iene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.


DESCRIPCIÓN Y BENEFICIOS


Qué es y qué no es Esquema

Gráfico

Diccionario

Define

Entendimiento

Comunicación

No es una lista de tareas

No es un organigrama

No Iene fases

SÍ

NO


Qué es y qué no es

• Define el alcance total del proyecto. Lo que no está en la WBS no forma parte del proyecto.

Nivel 4

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1 Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2 entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

• Facilita el control de avance del proyecto


Beneficios

Base para tu proyecto

Buenas esImaciones

Asignación de resposa-‐bilidades


Matriz de asignación de responsabilidades

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

1.0 Director

1.1 PM

1.2 PM 2

1.2 PM 3

1.1 1.2 2.1 2.2 3

1.1 X X

1.2 X X

1.3 X

WBS

OBS


Beneficios

Base para tu proyecto

Buenas esImaciones

Asignación de responsa-‐bilidades

Facilita la medición

Referencia para

proyectos futuros

Control del cambio


REGLAS


No organizar por fases

Proyecto

fase 1

1.1 entregable

1.2 entregable

fase 2

2.1 entregable

2.2 entregable

fase 3


100%

Proyecto

1 20%

1.1 50%

1.2 50%

2 70%

2.1 30%

2.2 70%

3 10%


También el alcance de proyecto…

Proyecto

1 Servicios del proyecto

1.1 GesIón del proyecto

GesIón del Iempo

GesIón de riesgos Informes Artefactos Monitoreo y

control

1.2 Redacción técnica

1.3 GesIón de la

configuración

1.4 Apoyo

administraIvo

2 Entregable


y las ac;vidades de soporte

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2 entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entegable

2.3 integración

3 entregable


Productos internos y externos

Proyecto

1 Servicios del proyecto

1.1 GesIón del proyecto

1.2 Soporte

administraIvo

2 Sistema X

2.1 subsistema xy

2.2 subsistema xz

2.3 Documentación del sistema X


Tipos de producto

Producto

PMI

Interno

No se entregan al cliente

Externo

Se entregan al cliente

OGC / PRINCE2

Interno

Elaborado en el proyecto

Externo

Incorporado al proyecto


No u;lizar verbos

Verbo Nombre

Diseñar un sito web Diseño del sitio web

Seleccionar herramientas Selección de herramientas

Escribir capítulo 4 Capítulo 4

Integrar Integración


Sólo múl;ples hijos

Proyecto

1 20%

1.1 50%

1.2 50%

2 70%

2.1 100%

3 10%


No hay tareas

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 paso 1

1.1.2 paso 2

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable


Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 entregable

1.1.2 entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable


Iden;ficador único

Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.1.1 paso 1

1.1.2 paso 2

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable


en resumen

Entregables o acIvidades

Regla del 100%

Interno o externo

Nomenclatura coherente

MúlIples niveles y Ipos de componentes

Sí Tareas

Redundancia

Sólo un hijo

Demasiado pequeño o demasiado detalles

Niveles arIficiales

No


DICCIONARIO DE LA WBS


Diccionario de la WBS: Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acIvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esImación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas.

Diccionario del WBS


Proyecto

1 entregable

1.1 entregable

1.2 entregable

2 entregable

2.1 entregable

2.2 entregable

3 entregable

Componente de la WBS Título del componente Descripción del componente 1 Entregable Esta es una descripción detallada 1.1 Entregable Esta es una descripción detallada 1.2 Entregable Esta es una descripción detallada 2 Entregable Esta es una descripción detallada 2.1 Entregable Esta es una descripción detallada 2.2 Entregable Esta es una descripción detallada 3 Entregable Esta es una descripción detallada


Id # 2.2.2.1

Cuenta de control # 2.2

Úl;ma actualización 15/07/10

Responsable Ángel Águeda

Descripción: Realizar un estudio de mercado

Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los úlImos 3 años.

Entregables: Presentación con mulImedia e informe escrito encuadernado

Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día …

Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks

Duración: 65 días hábiles

Hitos: dd/mm/aa -‐ Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa – Presentación mulImedia a los interesados dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente

Costo: 32.920€

Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1

Firma del Director del Proyecto: _____________


y no olvides incluir…

Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Ap;tudes de calidad requeridas

Cumple las normas de idenIdad corporaIva

Como se define en las normas de idenIdad

Revisión de calidad de PRINCE2

Equipo de markeIng

La carta y el folleto reflejan con exacItud todos los detalles de la conferencia que se han acordado

Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia

No hay errores de ortograwa ni de gramáIca en ningún elemento del mailing

Ninguna Corrector ortográfico del procesador de textos. Inspección

Corrector de pruebas

La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4

Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4

Inspección Corrector de pruebas


PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS


¿Qué necesitamos?

¿Qué necesito?

ObjeIvos y metas del proyecto

Requisitos a alto nivel

Datos históricos

Las personas adecuadas

•  Equipo de proyecto •  Partes interesadas •  Patrocinador


Pasos

Revisar lo que sabes

Tormenta de ideas y evaluar

Iterar

Revisar la EDT Revisión final del equipo

Diccionario de la EDT

Control de los cambios


y un paso más… Diagrama de flujo de productos


HERRAMIENTAS


Herramientas WBS

Post-‐It

Mapas mentales

Visio Word

Excel


UTILIZACIÓN DE LA WBS


Requisitos

Base para las esImaciones

Cronograma

Monitorización y control

Informe de situación


EJEMPLOS


Diagrama de una bicicleta. Autor: Al2



LECTURAS RECOMENDADAS


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Date post:	11-Nov-2014
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