INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PÚBLICO

IGNACIO AMADEO RAMOS OLIVERA – YUNGAY

ANALISIS, DISEÑO E IMPLEMETACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE MODELA EL

PROCESO DE LOS REGISTROS CIVILES PROVINCIALES

PRESENTADO POR:

▪ AGUILAR HUINCHO, Etson Enrique.

▪ PAZ SILVA, Esther Rosy.

▪ PAZ SILVA, Ruth Rocio.

PARA OPTAR EL TITULO DE:

PROFESIONAL TÉCNICO EN: COMPUTACIÓN E INFORMATICA

ASESOR:

ARANA DIAZ MIGUEL LICURGO

YUNGAY- ANCASH - PERÚ

2013

Dedicamos el presente trabajo de

investigación a nuestros padres quienes

nos apoyaron y guiaron en todo momento

por las sendas del buen camino para

continuar y seguir adelante a pesar de los

obstáculos que se presentaron.

EL EQUIPO.

AGRADECIMIENTO

El sincero agradecimiento al Instituto Superior de Educación Publico

“Ignacio Amadeo Ramos Olivera“, por acogernos durante los tres años y

brindarnos la oportunidad de formarnos como profesionales en la carrera

técnica de Computación e Informática.

Así mismo la gratitud a todos los docentes que laboran en la institución

quienes con sus experiencias, orientaciones y apoyo, permitieron

cristalizar nuestros objetivos personales y profesionales.

De la misma manera al Gerente General y la Municipalidad Provincial de

Yungay y al personal administrativo que labora en el área de registro civil

por el apoyo brindado en la recolección de información de las actividades

más relevantes realizadas por esta área . Finalmente el reconocimiento

al Jefe de la Unidad Académica del Área Tecnológica Profesor Arana

Diaz Miguel Licurgo por asesorarnos durante la planificación,

organización y ejecución del trabajo denominado: ANALISIS,

DISEÑO E IMPLEMETACION DE UN SISTEMA DE

INFORMACIÓN QUE MODELA EL PROCESO DE LOS

REGISTROS CIVILES PROVINCIALES

EL EQUIPO.

RESUMEN

Las Oficinas de Registros Civiles presentes en las municipalidades

provinciales de nuestro país tienen la función de inscribir, organizar y

mantener los hechos y actos relativos al estado civil de los ciudadanos

que habitan en su jurisdicción. Estos actos civiles son definidos como

nacimientos, matrimonios y defunciones. En la mayor parte de los

municipios provinciales, los procesos relacionados al registro civil se

realizan manualmente y no se cuentan con herramientas que faciliten las

tareas inherentes y garanticen la integridad y disponibilidad de la

información sensible que manejan. La misión de consolidar la base de

datos nacional de los actos civiles de las personas, no puede, en el corto

plazo, llegar a automatizar las funciones de las oficinas registrales

provinciales. Es por esta causa que la herramienta desarrollada

en este proyecto de tesis, recoge los procedimientos y prácticas definidos

por el organismo regulador, para luego en el mediano o largo plazo la

información pueda ser reutilizada con fines de carácter nacional Para

desarrollar este trabajo de tesis, se relevó toda la información del

proceso de registros civiles para finalmente, sobre la base de etapas

presentadas en este documento como capítulos y con el soporte de una

metodología de desarrollo, se llegue a desarrollar la herramienta de

registros civiles, herramienta que sobre la base de los requerimientos de

una municipalidad provincial fue completamente desarrollada.

En el primer capítulo de este documento se presenta un marco

teórico relacionado al registro de los hechos vitales considerando el

registro y modificación de los mismos. Asimismo, se presenta el plan del

proyecto de la solución y las tecnologías que actualmente desarrollan

este proceso.

En el segundo capítulo se muestra el análisis de la solución, indicando la

metodología de desarrollo de la herramienta, los requerimientos a ser

atendidos, los usuarios a los que el sistema ira orientado y finalmente la

viabilidad del sistema.

En el tercer capítulo se presenta el diseño de la herramienta, que

incluye: las tecnologías utilizadas, la arquitectura implementada, la

descripción de los módulos considerados en la herramienta y los planes

de prueba respectivos.

En cuanto al cuarto capítulo se presenta la implementación de la

herramienta, los estándares utilizados en su codificación y las pruebas

de cada uno de los componentes.

Finalmente se presentan las observaciones, conclusiones y

recomendaciones para un trabajo futuro.

EL EQUIPO.

INTRODUCCIÓN

La Sociedad representa una infinita cantidad de relaciones entre los

individuos que la conforman. En consecuencia, el Estado, se define como la

estructura que hace la Sociedad para poder mantener un control y orden

sobre dichas relaciones.

De la relación entre Sociedad y Estado se desprende la necesidad de este

último por mantener un registro de habitantes que le permita contar con

información actualizada respecto a las cantidades, edades y niveles de relación

entre los mismos. Dicha información le permite adicionalmente al Estado,

conocer las posibilidades, limitaciones y ventajas que posee para emprender

proyectos de desarrollo (construcción de carreteras, hospitales, escuelas,

etc.), de apoyo social (campañas de registro, vacunación, exámenes médicos,

etc.), de organización social (matrimonios masivos, censos, etc.), entre otros.

Por otra parte, todos los ciudadanos, desde su nacimiento, tienen la

necesidad de ser reconocidos por el Estado. Este reconocimiento les permitirá

ejercer sus derechos y deberes civiles. Una persona no puede desempeñarse

en el medio en el que habita, si es que el Estado no ha identificado

su existencia. En consecuencia, una persona no identificada no puede

acceder a su identificación, no puede reconocer a sus hijos, no puede

trabajar, no puede acceder a préstamos o financiamientos, y tampoco

presentar denuncias ante la policía, entre muchas otras actividades.

Por lo tanto, un medio importante para que el Estado pueda sentar las bases

de su desarrollo y por el cual las personas puedan ser legalmente reconocidas

por éste y la Sociedad es el Registro del Estado Civil.

El registro del estado civil en nuestro país ha sido administrado desde sus

inicios por las actualmente denominadas Oficinas de Registro Civil (OREC),

muchas de las cuales se ubican en las municipalidades de nuestro territorio.

Sin embargo, dado el gran volumen de información que administran las

oficinas registrales (OREC), en muchas de ellas se hacen presentes prácticas

incorrectas y demoras en los procesos de atención, consulta, registro y

emisión de documentación referente a los actos civiles de los ciudadanos,

también llamados hechos vitales, como son los nacimientos, matrimonios,

defunciones, entre otros. Por lo tanto, es necesario contar con una herramienta

que modele el proceso de los registros civiles mediante el desarrollo de las

principales actividades del proceso, las cuales permitan agilizar los procesos

anteriormente mencionados, y a partir de ellos obtener información

oportuna y fiable. Asimismo, esta información podrá ser posteriormente

utilizada por el Registro Nacional de identificación y Estado Civil (RENIEC),

organismo regulador del proceso, en su objetivo de consolidar la base de datos

nacional de los ciudadanos.

INDICE

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

RESUMAN

INTRODUCCION

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

1.1. Identificación de Problema............................................................... 8

1.2. Marco Conceptual ......................................................................... 10

1.2.1. Las Actas y los Libros Registrales..................................... 12

1.2.2. Anotaciones Marginales y Observaciones ........................ 12

1.2.3. Formato de Actas (Material de Registro)........................... 13

1.2.4. Diagramas de Flujo de los procesos de Nacimiento, matrimonios, defunción y rectificación .......................................... 13

1.2.5. Matriz de Riesgos del Proceso .......................................... 24

1.3. Plan del Proyecto .......................................................................... 27

1.3.1. Plan del Proyecto alineado a PMBOOK ............................. 27

1.3.2. Diagrama WBS ................................................................... 28

1.3.3. Lista de Actividades ........................................................... 29

1.3.4. Diagrama de Gantt ............................................................. 29

1.4. Estado del Arte.............................................................................. 29

1.4.1. Aplicaciones Nacionales en Producción............................ 33

1.4.2. Aplicaciones en Provincias y Registros civiles Provinciales en Producción ……………………………………………... 33

1.4.3. Soluciones Comerciales Adquiridas .................................. 34

1.4.4. Soluciones en el Extranjero en Producción ....................... 35

1.5. Descripción y Sustentación de la Solución .................................. 39

1.5.1. Descripción ........................................................................ 39

1.5.2. Sustentación ...................................................................... 41

CAPÍTULO II

ANÁLISIS

2.1. Metodología de la Solución............................................................ 43

2.1.1.Desarro Iterativo................................................................... 45

2.1.2. Modelado…………………………...………………………… 45

2.1.3. Fases de Desarrollo............................................................ 46

2.2. Identificación de Requerimientos .................................................. 48

2.2.1. Requerimientos y Módulos del Sistema ............................. 48

2.2.2. Descripción de Usuarios del Sistema ................................ 50

2.2.3. Perfiles Profesionales de los Usuarios del Sistema ........... 51

2.2.4. Descripción de los Casos de Uso....................................... 53

2.3. Análisis de la Solución .................................................................. 58

2.3.1. El Diagrama de Clases de Análisis .................................... 58

2.3.2. Análisis Técnico Económico .............................................. 63

2.3.3. Viabilidad ............................................................................ 66

CAPÍTULO III

DISEÑO

3.1. Arquitectura ................................................................................... 68

3.1.1. Definición de Arquitectura y Estándares de Desarrollo....... 68

3.1.2. Las Capas del Sistema....................................................... 70

3.1.3. El patrón de diseño MVP ................................................... 71

3.1.4. Diagrama de Clases de Diseño.......................................... 72

3.1.5. Arquitectura física .............................................................. 75

3.1.6. Arquitectura de la aplicación............................................... 77

3.2. Diseño de Interfaz Grafica ............................................................ 78

3.2.1. El inicio de Sesión ............................................,................. 78

3.2.2. El Menú del Sistema .......................................................... 80

3.2.3. Las Operaciones Registrales o Procesos ......................... 80

3.2.4. La Digitalización................................................................. 82

3.2.5. Las Anotaciones Marginales.............................................. 84

CAPÍTULO IV

CONSTRUCCIÓN

4.1. Construcción ................................................................................. 85

4.1.1. Propuesta de Desarrollo .................................................... 85

4.1.2. Tecnologías ....................................................................... 87

4.1.3. Arquitectura del Proyecto .................................................. 87

4.2. Pruebas ......................................................................................... 90

4.2.1. Requerimientos de Pruebas ............................................... 90

4.2.2. Estrategia de Pruebas ........................................................ 91

4.2.3. Casos de Prueba del Sistema ............................................ 91

OBSERVACIONES

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES Y TRABAJOS FUTUROS

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXOS

ANEXO A: Catalogo de Requerimientos

ANEXO B: ERS

ANEXO C: Documento Técnico de Arquitectura

ANEXO D: Análisis de Tecnologías ANEXO E: Diagrama de Base de Datos ANEXO F: Plan del Proyecto

ANEXO G: Plan de Pruebas

CAPÍTULO IGENERALIDADES

En el primer capítulo se presenta el enfoque del proyecto, cuyo contexto

fue descrito en la introducción de este documento. Asimismo se definirán

los conceptos y terminologías del proceso involucrado, la planificación de

tareas para el desarrollo y la descripción de cómo se resuelve

actualmente el problema.

1.1. Identificación de Problema:

En el Perú el registro del estado civil es dependiente de la función

del estado y contribuye al mismo ofreciendo al público el

servicio deregistro, depuración, documentación, custodia,

actualización y certificación de actas relacionadas a sus hechos

vitales (nacimientos, matrimonios y defunciones). El registro de

estado civil proporciona así, la versión oficial y permanente sobre

los hechos vitales de las personas.Las Municipalidades provinciales

y distritales del territorio nacional, por su ubicación geográfica y por

el volumen de población a la cual sirven, carecen de la parte

jurídica y sobre todo técnica que les permita contar con áreas de

registros civiles estructuradas capaces de organizar las

actividades de la información registral sobre los hechos vitales y

actos modificatorios del estado civil.

Existe un promedio de 1828 registros civiles entre distritos y

provincias, 1548 en centros poblados menores y más de 100 en

comunidades nativas [1].

La necesidad que tiene cada municipalidad provincial a diferencia

de otras es la de contar con un área de registro civil organizada con

capacidad de brindar un servicio eficiente, confiable y seguro en la

medida de sus recursos. Para aliviar esta necesidad, se requiere

contar con un sistema de información que almacene digitalmente,

en una primera fase, la información referente a los libros registrales

de nacimiento, matrimonio civil y defunción de todos los ciudadanos

inscritos anteriormente desde el inicio de las actividades del registro

civil presente en una Municipalidad. Asimismo, culminada esta fase

se debe dar inicio a una segunda, que comprenda el desarrollo de

los sub-procesos de registro, rectificación, certificación y consulta

de actas. Estos sub-procesos y el almacenamiento de actas

digitalizadas permitirán modelar el proceso de los registros civiles.

Para modelar el proceso del los registros civiles a través de una

herramienta de Software se debe considerar el desarrollo de un

sistema a medida, el cual permita realizar la tareas

fundamentales del proceso las cuales se enfocan en la tratamiento

de actas de nacimiento, matrimonio y defunción de los ciudadanos

anteriormente inscritos, y en la emisión de actas relacionadas

a los nuevos registros, teniendo en cuenta, la frecuente

actualización que se efectúa al proceso al suceder cambios

dentro del marco del estado civil (reconocimientos, divorcios,

rectificaciones, anulaciones entre otros). Finalmente, luego

de conseguir lo propuesto, el software debe permitir ser aplicado en

aquellas municipalidades que estén dispuestas a contar con este

servicio y adaptarse a los recursos de cada institución.

Por otra parte, el sistema debe permitir a las áreas de

registro civil de las municipalidades, ofrecer un servicio de calidad

con reducción de costos por el servicio. Se debe poner mucho

énfasis en el desarrollo de una base estándar para los procesos

de registro, de acuerdo a lo estipulado por el RENIEC, organismo

regulador del proceso, y para la digitalización de actas las cuales

constituyen documentos históricos y por lo tanto patrimonios de la

Nación.

Cabe mencionar que el resultado de este modelado del proceso,

desarrollado en municipalidades provinciales, favorecerá los

objetivos del organismo regulador RENIEC, los cuales, buscan

consolidar la base de datos nacional de hechos vitales y

asimismo lograr sistematizar el proceso del registro civil que desde

sus inicios (aproximadamente 1916) contó con un funcionamiento

manual y limitado, ocasionando malestar en los ciudadanos que

debían emplear este tipo servicio con la finalidad de registrarse y

ser reconocidos por el estado Considerar el desarrollo de una

base estándar en el desarrollo de una herramienta para los

procesos de registro y de modelado del proceso es de suma

importancia en el objetivo de RENIEC, debido a que actualmente

por resolución jefatural N°924-2005-JEF/RENIEC del año 2005 se

ha dispuesto la incorporación real, efectiva y progresiva de todas

las Oficinas de Registro Civil al RENIEC como se indica en [17],

situación que en cinco años sólo ha conllevado a la unión de

veintitrés Oficinas Registrales, orientándose inicialmente a las de

Lima. Esto no hace más que probar la necesidad de fomentar

el mejoramiento de los registros civiles, los cuales en las

provincias de nuestro territorio no serán mejorados antes de un

mediano o largo plazo.

1.2. Marco Conceptual:

La trayectoria histórica de los registros civiles en el Perú y por ende,

de la identificación de las personas, se remonta a los tiempos de la

colonia cuando era la Iglesia Católica la que cumplía, de acuerdo a

cánones eclesiásticos, las funciones registrales de los hechos

vitales. En la época republicana viene a ser el Estado el que se

hace cargo de dichas funciones propias del Derecho Civil, lo que se

conoce universalmente como la secularización de dicho proceso,

delegándose en una primera fase esas responsabilidades a las

Autoridades Políticas como son las prefecturas, subprefecturas y

gobernaciones (Decreto del 21 de junio de 1852) y posteriormente a

las municipalidades (decreto del 29 de noviembre de 1856). Cabe

mencionar que aproximadamente desde 1916 se formalizó en las

municipalidades la custodia de los registros civiles como

consecuencia de pérdidas o destrucciones de libros registrales por

hechos fortuitos o delictivos.

En la actualidad la función registral civil y el proceso de

identificación ciudadana están a cargo del RENIEC y se delegan

funciones registrales a los registradores en las diferentes

municipalidades del país.

En el Perú el registro de estado civil desarrolla las

siguientes actividades relacionadas a los hechos vitales

(nacimientos, matrimonios y defunciones):Registro: inscripción de

nacimientos, matrimonios y defunciones [2]. Depuración: verificación

del contenido que cada acta (folio) o página que tiene un libro de

nacimientos, matrimonios y defunciones.

Documentación: sustentos que son solicitados al ciudadano para el

registro de un acta de nacimiento, matrimonio y defunción [2].

Archivo: control adecuado de libros en zonas seguras.

Custodia: libros de registros civiles existentes en cada municipalidad

desde la creación de los mismos hasta la fecha.

Actualización: actualización de los actos modificatorios con relación

a las actas de nacimiento, matrimonio y defunción [2].

Certificación: emisión de las actas relacionadas a los hechos vitales

y sus características relativas a su esfera personal y familiar.

Asimismo, dentro de la materia de registros civiles, los hechos

inscribibles son los siguientes:

▪ Los nacimientos.

▪ Los matrimonios.

▪ Las defunciones.

▪ Las resoluciones que declaran la nulidad de matrimonio y el

divorcio.

▪ Las sentencias de filiación.

▪ El reconocimiento de hijos.

▪ Las adopciones.

▪ Los cambios o adiciones de nombre y las rectificaciones.

▪ La declaración de muerte presunta, el reconocimiento de

existencia y la ausencia por desaparición forzada.

▪ Los demás actos que la ley señala.

Para que el Estado peruano pueda planificar y llevar a cabo sus

programas de desarrollo, en beneficio de los más necesitados, es

preciso que cuente con información estadística actualizada de

todos sus ciudadanos, la cual es obtenida en base al registro de

hechos vitales y actos que modifican el estado civil (nacimientos,

matrimonios y defunciones) [2]. Es en la inscripción de los

nacimientos, matrimonios y defunciones donde radica la importancia

de la labor de un Registrador del estado civil, quien deberá estar

preparado para cumplir a cabalidad con el rol encomendado por el

estado como se menciona en [3].

El registro de estado civil cumple dos funciones principales referidas

en [4]: Función jurídica.- información existente de acuerdo a ley y

por lo tanto se considera verdadera y confiable.

Función estadística.- luego de registrar los hechos vitales y

matrimonios, la información es remitida a una base de datos

estadística, muy importante para la formulación de los planes de

desarrollo del país.

1.2.1. Las Actas y los Libros Registrales:

El procedimiento registral consta de un conjunto de acciones

que tienen por finalidad inscribir los hechos vitales y actos

modificatorios del estado civil de los ciudadanos. Un acta de

registro es el documento oficial que constituye la prueba de

la ocurrencia de un hecho vital (nacimiento, matrimonio,

defunción) o acto, en el cual se incluyen determinadas

características. Los libros constan de un número determinado

de actas de registro proporcionados por el RENIEC,

dividiéndose cada acta en una matriz (acta principal u original

que contiene los datos del titular y a partir de la cual se

emiten las copias certificadas que sean solicitadas) y una

reserva (también se le conoce como duplicado o desglosable,

y contiene exactamente los mismos datos que el Acta Matriz.

Este acta debe conservarse en un lugar seguro hasta cuando

el RENIEC la requiera para la implementación del archivo

físico nacional). Los libros deben ser organizados de tal

manera que faciliten su localización, permitiendo de esta

manera, un acceso inmediato a la información contenida en

ellos. Estos libros deben clasificarse por nacimiento,

matrimonio y defunción para luego ordenarse por orden

de antigüedad y con una numeración correlativa. Los libros

registrales tienen una numeración correlativa anual; es por

ello que cada libro se inicia desde el número uno, seguido del

año correspondiente.

Es necesario manejar los libros registrales, tomando todas

las medidas de seguridad necesarias para que no se

deterioren; paralelamente a ello se debe controlar cada

expediente, los que contienen documentos de sustento de

una inscripción realizada. Estos expedientes deben

clasificarse (al igual que los libros registrales) en nacimientos,

matrimonios y defunciones, procediendo a ordenarlos con

relación al número del libro, folio y fecha en que se produjo la

inscripción (fecha de ingreso de la documentación) [4].

1.2.2. Anotaciones Marginales y Observaciones:

Dentro de los procesos de registro e inscripción de los

hechos vitales (nacimientos, matrimonios y defunciones), es

necesario contemplar los actos modificatorios de los

mismos. Para ésto, se considera la creación de las

anotaciones marginales cuyo texto refiere las modificaciones

posteriores a la creación de las actas de nacimiento,

matrimonio o defunción. De esta manera, las consultas

posteriores realizadas sobre un determinado acta mostrarán

los datos originales del documento y adicionalmente, en la

parte inferior, reflejarán de manera especifica las

modificaciones a las que se ha sujetado.

Las anotaciones marginales son de tres tipos:

Administrativos, judiciales y notariales como se describe en

[5]. Las anotaciones de tipo administrativo involucran

correcciones a errores generados por el registrador. Mientras

que las anotaciones de tipo judicial y notarial involucran

orden de cumplimiento para la modificación del acta sujeto a

documentación de sustento. En el primer caso es el Registro

Civil quien dictamina la modificación de un acta mediante una

resolución Registral. En el segundo caso es el Juez o el

Notario quien emite la resolución ordenándose la rectificación

o modificación del contenido del acta.

Las observaciones, por su parte, permiten la subsanación de

errores regístrales efectuados en el acto del registro; de igual

manera refieren la descripción de la ley por la cual se crea la

partida para el caso de nacimientos, especificación de los

datos de los expedientes elaborados por las municipalidades

en cuestión de matrimonios y oficios policiales y judiciales en

el caso de defunciones.

1.2.3. Formato de Actas (Material de Registro):

Son formatos oficiales (impresos, distribuidos y

controlados por el RENIEC) utilizados para la

inscripción de nacimientos, matrimonios y defunciones.

Por lo tanto, una oficina de registro de estado civil debe

contar con una persona de nivel técnico o superior, con

disposición a brindar un buen servicio. Asimismo debe

contar con los recursos necesarios como material registral

(proporcionados por el RENIEC [6] y material de oficina para

el desempeño correcto de las funciones además de una PC

que agilice el proceso de registro, mantenimiento y

certificación de actas.

1.2.4. Diagramas de Flujo de los procesos de Nacimiento,

matrimonios, defunción y rectificación:

Los hechos vitales son definidos como nacimientos,

matrimonios y defunciones. Cada uno de los mencionados

está conformado por una serie de actividades que obedecen

a la casuística del contexto en el cual se desarrolla la

inscripción o rectificación.

Para conocer el proceso de inscripción de los diferentes

hechos vitales y las rectificaciones de los mismos se

elaboraron diagramas de flujo de dichos procesos, sobre la

base de los procedimientos elaborados por el RENIEC

definidos en [6] y sobre la base de las entrevistas a

registradores civiles de Oficinas Registrales. Asimismo, para

un mayor entendimiento del proceso y de cómo una solución

de software beneficia el proceso de los registros civiles

(mencionado en la identificación del problema), se ha

considerado la utilización de un software de apoyo al

modelado de proceso en los flujos que se muestran en

adelante. Por supuesto, que en la realidad el proceso se

desarrolla de forma manual a excepción de la digitalización

que es parte de la propuesta a ser implementada, de la cual

se tratará más adelante.

Los flujos elaborados se muestran a continuación.

▪ Los Nacimientos La ilustración 1-1 muestra el proceso de

registro de los nacimientos. El proceso se inicia cuando el

cliente acude a la oficina de registro civil para solicitar

orientación respecto al trámite de un acta de nacimiento; acto

seguido presenta los documentos de sustento para su

evaluación. El Registrador civil, verifica los sustentos y el tipo

de nacimiento a registrar. Si es un caso de adopción, el

registrador civil, solicitará el sustento judicial para proceder

con el registro correspondiente. Asimismo ubica el acta de

nacimiento anterior, para efectuar la cancelación u anotación

de marginal con conocimiento del jefe de registro civil, quien

emitirá la resolución para realizar la anotación marginal en el

acta en mención. El registrador civil, verifica que los

sustentos que conforman el expediente registral, estén

completos y sin observaciones para su posterior archivo.

Luego de preparar el expediente registral, el jefe de registro

civil se encarga de visar los documentos de sustento para

que acto seguido se ingrese los datos al sistema,

conjuntamente con la búsqueda de otros registros de

nacimiento coincidentes; en el caso de ubicar un registro

coincidente, se identificará el acta y se determinará si guarda

relación con el inscrito y los declarantes, en caso contrario

se da pase a la emisión e impresión del acta,

proporcionándole una copia certificada al cliente.

Si la inscripción de nacimiento fuera por la vía ordinaria o

extemporánea, se aplica los plazos de inscripción

respectivamente (30 días y más de 30 días calendarios).

Para esto el registrador civil, debe validar los sustentos

presentados y elaborar el expediente registral. Una vez

elaborado el mismo, éste es revisado y visado por el jefe del

área, quien emitirá la resolución registral de aprobación u

observación. El expediente completo, previo VºBº, del jefe de

registro civil, se utiliza para efectuar el registro del

nacimiento, verificando coincidencias con otros registros de

nacimiento ya inscritos e ingresados al sistema. Esta opción

se utiliza para evitar una doble inscripción o una usurpación

de identidad.

Luego de haber efectuado el registro del nacimiento, sea

ordinario o extemporáneo, se da lugar a la impresión y

certificación del acta en mención. Asimismo, se proporciona

al cliente una copia gratuita certificada según ley, mientras

que los originales serán derivados al área de digitalización y

archivo correspondiente.

▪ Los Matrimonios La ilustración 1-2 muestra el proceso de

registro de los matrimonios. El proceso se inicia con la

presencia de uno o de los dos contrayentes que acude al

registro civil portando el acta de celebración que les fuera

entregado por parte del funcionario responsable que celebró

el matrimonio civil días antes. Si el matrimonio civil se celebró

en el extranjero y no fue registrado en el consulado peruano

de ese país, dicho registro deberá efectuarse en el registro

civil de la jurisdicción donde actualmente radica la pareja,

tomando en consideración que el plazo para este proceso es

de 90 días, desde el momento en que uno de los

contrayentes ingresa al país. Excedido este plazo el proceso

se realiza judicialmente. Cuando el registro del matrimonio

civil no excede del plazo previsto, el registrador civilvalida

los documentos de sustento y elabora el expediente

matrimonial, para elevarlo ante el jefe de registro civil, quien

revisa los sustentos del exp. R egistral, dará su

Vº Bº y autorizará el registro correspondiente.

El registrador civil ingresa los datos al sistema, verificando si

hay coincidencia en otros registros ya inscritos. En el caso de

no presentarse alguna observación, se emite el acta y se

efectúa la entrega de una copia certificada al contrayente o

los contrayentes. Luego de cumplir con el proceso, el acta se

envía al área de digitalización para su escaneo y archivo

correspondiente.

Si el registro de matrimonio civil no es de extranjeros, sino un

registro ordinario, de menores o judicial, el registrador civil se

encarga de armar el expediente matrimonial, verificar el

contenido de cada sustento, según el caso que se presente.

Luego se remite el expediente al jefe del registro civil para

que lo revise y dé su VºBº. Luego de autorizado se inicia el

proceso de ingreso de datos al sistema, además de verificar

posibles coincidencias con otros registros. De no encontrar el

registrador civil observación alguna, se encargará de registrar

y emitir el acta de matrimonio en copia certificada para los

contrayentes, mientras que los originales serán derivados al

área de digitalización y archivo correspondiente

▪ Las Defunciones La ilustración 1-3 muestra el proceso de

registro de las defunciones. Este proceso se inicia cuando el

ciudadano acude al registro civil para informar sobre el

fallecimiento de un familiar o declarar el deceso de una

tercera persona. El registrador civil, informa al declarante qué

que documentos debe presentar, asimismo verifica los

sustentos que el ciudadano presenta para efectuar el

registro de defunción. Es en este momento en que el

registrador civil identifica el tipo de defunción que se ha de

registrar. Luego de la verificación, se elabora el expediente

registral para inscribir el acta de defunción, acompañado de

los sustentos que amerita dicha inscripción.

Una vez elaborado el expediente registral, se verifican los

plazos de inscripción de defunción y si se presenta una

observación en el proceso de verificación de sustentos o en

el expediente creado, se dará lugar a la subsanación, o a la

presentación de un sustento adicional que se requiera para

proceder con el registro. En caso no se pueda subsanar

inmediatamente la observación, se comunicará al ciudadano

para que pueda regularizar o subsanar dicha observación.

Cuando no hay observación en el expediente registral, el

registrador civil optará por registrar el acto de defunción en el

sistema. Sin embargo si se detecta una posible homonimia, el

registro se realizará manualmente, en caso contrario se

continúa con el proceso.

El registrador civil opta por emitir una copia certificada del

acta de defunción al declarante, seguidamente, el jefe de

registro civil, da su VºBº y consolida las actas de defunción

gestionadas durante el día. Una vez completado el proceso

de registro de Defunción, se remite al área de digitalización

para su correcto escaneo.

▪ Las Anotaciones Marginales La ilustración 1-4 muestra el

proceso de registro de las anotaciones marginales. Las

anotaciones marginales surgen de las rectificaciones o

modificaciones que los usuarios optan por realizar, por

haberse presentado errores u omisiones en el contenido de

los hechos vitales. Es el cliente, quien solicita ante el registro

civil, según sustentos la modificación de un hecho vital, el

registrador civil recepciona los documentos presentados por

el ciudadano para su verificación y validación de los mismos.

Una vez revisado los sustentos para la anotación marginal y

visados por el jefe de registro civil, se procederá a la

verificación manual y por sistema de posibles registros

coincidentes que pudieran obrar en los archivos del registro

civil. En el caso de no presentar observación alguna el

proceso de rectificación, se dará lugar a la elaboración

del expediente registral junto con los sustentos

presentados por el usuario para proceder con la anotación

correspondiente. Este procedimiento, una vez culminado,

dará lugar a una anotación que quedará registrada en el

acta.

▪ Digitalización de actas La ilustración 1-5 muestra el proceso

de registro de la digitalización de actas. El proceso de

digitalización comienza con la recepción física de las actas

originales creadas en el día, los cuales serán verificadas

previamente en el sistema. Una vez ubicada y comparada

con el físico, el digitalizador procederá al escaneo del acta,

ingresando número de acta o número de etiqueta. Luego de

este acto el digitalizador, remitirá al jefe de registro civil el

total de actas digitalizadas con sus respetivos números de

serie, indicando el tipo de hecho vital que se registró. Luego

procederá a archivar el acta reserva (físico) para su

consolidación mensual. Sólo en el caso que el acta registrada

no figure en el sistema de registros civiles, el acta será

separada hasta regularizar su actualización en el sistema,

con conocimiento al Jefe de registro civil para los fines

convenientes. En cuanto a los hechos vitales creados

anteriormente, sólo se codificarán mediante series y se

escanearan para visualizar su contenido vía sistema, en el

caso que se presente muy ilegible su contenido y muy

deteriorado, será separado y puesto en conocimiento del Jefe

de registro civil para las acciones que amerite la

subsanación.

1.2.5. Matriz de Riesgos del Proceso

Dentro del proceso de los registros civiles, se identifican riesgos

asociados al proceso debido a la carencia de controles que mitiguen

los mismos. La existencia de un software que dé soporte al proceso

completo, beneficia que estos riesgos disminuyan su probabilidad de

ocurrencia. Sobre la base del problema identificado, se presenta en la

tabla 1-1 los riesgos del proceso y los posibles controles asociados,

los cuales en varios casos consideran la necesidad de una

herramienta de software.

RIESGOS DE LA MATERIA

REGISTRAL CONTROLES

Error involuntario en el registro de

hechos vitales

Con el uso del nuevo aplicativo, el

registrador civil, se apoyará en las

opciones que tiene para minimizar el

riesgo de errores en el contenido del

acta, que lo conllevaría una posible

rectificación notarial, judicial y

administrativa

Actas con números de serie iguales,

provenientes de logística del RENIEC

Al contar con un aplicativo, se

efectuará la recepción y asignación

del material registral asignado al

registrador civil, detectándose

duplicidad en las series,

separándolas en el acto y solicitando

su subsanación ante el RENIEC.

Registro de hechos vitales creados

antes de la aplicación con

observaciones de doble inscripción

y/o usurpación de identidad.

Efectuar la revisión mensual de los

registros que se crean asignados a

un registrador, quien a su vez

informará al jefe de registro civil de

las posibles coincidencias para su

cancelación.

Los libros de hechos vitales físicos

son susceptibles al deterioro o a una

posible pérdida

Esta aplicación permite utilizar el

sistema para verificar los contenidos

de cada folio, expedir actas y emitir

certificaciones.

RIESGOS DE LA MATERIA

REGISTRAL CONTROLES

Los libros de hechos vitales físicos no

cuentan con una serie de

identificación.

Mediante el etiquetado de folios en

los libros de hechos vitales y luego de

ser digitalizados, se llevará un mejor

control de los libros.

Información disponible limitada para

la atención de usuarios que requieren

de servicios de emisión, certificación

y registro de hechos vitales.

Mediante la aplicación se disminuye

la demora en la verificación de

información y mejora la calidad de

atención.

Registro indebido de hechos vitales,

sin contar con los requisitos y

consideraciones para su correcta

inscripción

Con esta aplicación este tipo de actos

quedarán controlados,

estableciéndose un procedimiento y

una guía para el correcto registro del

acta.

Registro de hechos vitales utilizando

los duplicados de libros físicos y no

originales (acta matriz)

Con esta aplicación se efectuará el

registro y la impresión en ambas

actas matriz y reserva, para luego ser

digitalizadas

Actas registradas manualmente con

datos ilegibles, borroneados y con

enmendaduras

La aplicación permite minimizar los

errores, borrones y o enmendaduras,

efectuándose el registro, siguiendo la

guía de procedimientos.

Certificación y emisión de hechos

vitales en formatos propios del

municipio, sin control del material a

utilizar

RENIEC proporciona actualmente los

libros de hechos vitales, siendo la

aplicación una buena herramienta de

control y utilización.

Anotaciones marginales registradas

manualmente por el funcionario

responsable en hechos vitales

duplicados y no en los libros

originales

Con esta aplicación, mediante uso de

claves el jefe de registro civil será el

responsable de efectuar una o más

anotaciones marginales.

Comisiones de firma del registrador

civil y del declarante en hechos

vitales, sin sustento que justifique su

registro.

Luego que la aplicación permita la

impresión de las actas, estas serán

firmadas por los declarantes y

visadas por el jefe de registro civil.

RIESGOS DE LA MATERIA

REGISTRAL CONTROLES

Cancelación manual de registros

inscritos en los libros de hechos

vitales (reserva - matriz), sin estar

sujetos a las normas del registro civil

Mediante esta aplicación, la parte

mecanizada, nos permite efectuar

una cancelación e imprimirla en

ambas actas( matriz - reserva)

Libros de hechos vitales

desaparecidos por actos subversivos

y/o fenómenos naturales, sin contar

con una justificación del registro

probablemente creado.

Se efectuará una reinscripción, sólo

para este tipo de casos, con la mayor

responsabilidad y con conocimiento al

ente rector (RENIEC)

Hechos vitales registrados en libros

informales no autorizados por la

entidad competente, anterior a la

aplicación.

Actualmente los libros son

suministrados por el RENIEC,

asimismo el aplicativo nos permite

registrar los hechos vitales en ese

tipo de formato para evitar la

informalidad.

Carencia de autorización para

registrar hechos vitales en una

comunidad que se encuentre dentro

de la jurisdicción del registro civil

provincial.

Luego de que la comunidad sea

autorizada para registrar hechos

vitales, su visado y digitalización se

efectuarán en este registro civil.

Dificultad en el acceso al registro de

hechos vitales para personas con

mayor grado de vulnerabilidad a la

identificación (Incapacitados).

Se establecerá una vía de acceso

entre lo manual y el sistema para

llegar a este grupo humano, una vez

registrado se escaneara el hecho vital

y se archivara.

Frecuencia en la certificación de

actas por medio de la mecanografía,

alterando y omitiendo, las

observaciones de su contenido.

Esta aplicación nos permite reducir la

emisión de un acta manual. Se

registra, se digitaliza y se archiva.

Certificación manual y con V°B° de

un funcionario municipal, no

autorizado a certificar actas de

hechos vitales a través de extractos

Esta aplicación contará con una base

de datos de registradores civiles

autorizados para registrar y emitir

extractos y certificaciones de hechos

vitales.

Tabla 1-1 Matriz de Riesgos y Controles del Proceso de Registros Civiles1.2.5. Matriz de Riesgos del Proceso

CONCLUSIONES

Una vez realizado el estudio, análisis, diseño del sistema de información

para el registro y control de los procesos de gestión de Almacén de la

empresa Agrícola y Ganadera Chavín de Huantar S.A., se concluye lo

siguiente:

1. El Área de almacén acarreaba una problemática a la hora de

registrar toda la información pertinente a las actividades de su

gestión, seguido de un control deficiente de los procesos de

Almacén por parte de los trabajadores, ya que no se tenía la

disponibilidad o acceso inmediato, ni la integridad y certeza de la

información, por lo que afectaba en la obtención de respuestas

inmediatas ante cualquier situación, en el proceso de toma de

decisión, y en general al logro de sus objetivos.

2. Para las primeras fases en el desarrollo de la metodología, la

formulación permitió especificar las metas de la aplicación y la

definición de los roles de usuario. La fase de planificación del

proyecto consistió en determinar el ámbito del software, los costos –

beneficios y el plan de trabajo de la aplicación. La fase de análisis

permitió generar los requerimientos del sistema.

3. El diseño del sistema utilizando el Lenguaje Unificado de Modelado

UML permitió tener una visión detallada y explicativa de los

requisitos definidos, especificando su funcionamiento de acuerdo al

estudio realizado.

4. Después de combinar los datos y aplicando técnicas de

programación con restricciones sobre ellos, se logró que la

aplicación generara una o varias alternativas para que el usuario,

elija la(s) que le permita(n) una mejor gestión de control.

5. El desarrollo de un sistema de información, no hace referencia

exclusivamente a la tarea de codificación, se refiere a una seria de

pasos o procedimientos para la creación de un producto, incluyendo

también aspectos como el modelado del negocio y las tareas de

análisis y diseño.

RECOMENDACIONES

1. El proyecto del Sistema Informático para la gestión del área de

almacén en AyG Chavín de Huantar S.A. no se encuentra integrado al

resto de las áreas de la empresa por lo cual recomendamos en un

futuro considerar integrar un sistema de compras y de contabilidad

que trabajen en conjunto con el de Almacén.

2. Analizar la factibilidad de crear más módulos al Sistema de Almacén,

como por ejemplo uno que se encargue de generar las estadísticas

del movimiento del almacén con cuadros gráficos que ayuden al

entendimiento de la información brindada con las estadísticas

numéricas que se presentan en los reportes respectivos.

3. El área de producción también es un punto crítico de la empresa por lo

cual es necesario que sea integrada al área de almacén.

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