The World Bank’s Procurement and Consultant Guidelines

Jakarta, 26 June 2019

National Slum Upgrading Project (NSUP)

Budi PermanaSr. Procurement SpecialistWorld Bank Office Jakarta

1. Deskripsi Proyek

2. Proyek Yang Didanai oleh Bank Dunia

3. Bank’s Procurement and ConsultantGuidelines

4. Metode Pengadaan untuk JasaKonstruksi, Barang dan jasa lainnya

Project Description

Project Name : National Slum Upgrading Project (NSUP)

Implementing Agency : Ministry of Public Works and Housing (MPWH)

Loan Agreement : Loan No.8636-ID (22 August 2016)

Loan Effectiveness : 11 October 2016

Closing Date : 31 March 2022

Project Financing

Borrower : $ 1.31 billions

IBRD : $ 216.5 millions

AIIB : $ 216.5 millions

Total Project Cost : $ 1.743 billions

Gambaran Hubungan Proyek Yang Didanai Bank Dunia

The World Bank

Supplier/ Kontraktor/ Konsultan

Penerima Pinjaman/Hibah(Implementing Agency)

Loan/GrantAgreement

Dokumen Pengadaan,

Kontrak, Komplain

Investigasi, Audit, Sanksi

Pengaduan KKN

Perjanjian Pinjaman/Hibah

5

Loan/Grant Agreement

Procurement Procedure

• Guideline on Procurement under IBRD Loans and IDA creditsJanuary 2011, revised July 2014

• Guidelines on Selection And Employment Of Consultants ByWorld Bank Borrowers January 2011, revised July 2014

• Perpres No.54 Tahun 2010 dan amandemendnya tentangPedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah(untuk NCB, termasuk modifikasi prosedur NCB Annex toSchedule 2 dari LA)

Bank’s Procurement and Consultant Guidelines

6

• Bank’s guidelines covers:• Procurement principles, method and procurement procedures

Goods, Works & Non-consulting

services

I. Introduction

II. International Competitive Bidding

III. Other Methods of Procurement

IV. Appendices

Consulting Services

I. Introduction

II. Quality- and Cost-Based Selection

III. Other Methods of Selection

IV. Types of Contracts and Important Provisions

V. Selection of Individual Consultants

VI. Appendices

Tugas dan Tanggung Jawab

7

Tugas Bank Dunia Tugas Penerima Pinjaman

• Mengevaluasi sistem pengadaan dan

kapasitas dari pelaksana proyek serta

mengidentifikasi resiko proyek termasuk

rencana mitigasinya

• Membantu penerima pinjaman dalam

menyiapkan rencana dan strategi pengadaan

• Memberikan pelatihan pengadaan dan

pengalaman dari proyek-proyek Bank Dunia

sebelumnya

• Memonitor kepatuhan terhadap financing

agreement, Bank’s guidelines dan

procurement plan

• Menindaklanjuti komplain, investigasi terkait

tindak KKN dan menerapkan sanksi dari hasil

investigasi

• Menyiapkan strategi dan rencana pengadaan

termasuk Informasi umum pengadaan proyek

• Menyiapkan dokumen lelang dan

mengumumkan proses pelelangan

• Menerima, mengevaluasi penawaran serta

mengumumkan hasil evaluasi penawaran

• Melaksanakan kontrak, membayar

supplier/kontraktor/konsultan sesuai

ketentuan kontrak

• Memonitor kepatuhan terhadap financing

agreement, Bank’s guidelines dan

procurement plan

• Menindaklanjuti komplain, melaporkan ke

Bank Dunia dan menyiapkan dokumen untuk

keperluan audit

8

POSISI BANK DUNIA

➢ Bank memastikan bahwa Pendanaan Proyek (pinjaman/kredit/ hibah)digunakan:

• sesuai tujuan pendanaan proyek

• sesuai asas ekonomi dan efesiensi

• tidak terpengaruh oleh intervensi politis atau pertimbangan non-ekonomis

➢ Mendukung pelaksanaan pengadaan sesuai ketentuan pendanaan

➢ Bank Dunia bukanlah pihak yang

• melaksanakan pengadaan

• terlibat dalam kontrak (“para pihak”)

➢ Pelaksanaan proyek serta pelaksanaan kontrak sepenuhnyamerupakan tanggung-jawab Penerima Pendanaan

Diagram Alur Proses Pengadaan Jasa Konstruksi, Barang dan Jasa Lainnya

9

Procurement

Plan

International

Competitive Bidding

Limited International

Bidding

National Competitive

Bidding

Shopping Direct

Contracting

BWR/BNK

Specific Proc

Notice

BWR/BNK

Prepare Bidding

Doc.BWR

Approval (subject to

thresholdBNK

Issue Bidding

Doc.BWR

Bid

submission/opening

Bid Evaluation

(Report)BWR

Prepare list of

Suppliers

BWR

Advertisement

Procurement

BWR

Prepare list of

Suppliers/Contractors

(Foreign/National)

BWR

Prepare Inv. to

quote

Issue Invitation

Obtain Quotes

(3)

Prepare list of

Suppliers

BWR

BWR

BWR/FRM

BWR

Prepare

Invitation

BWR

Approval

Issue Invitation

Obtain Offer

BNK

BWR

BWR/FRM

Diagram Alur Proses Pengadaan Jasa Konstruksi, Barang dan Jasa Lainnya

Approval

Award of

Contract

Draft Contract

Finalization

Contract Signing

Start of Contract

Issue Purchase

Order/Sign

Contract

Supply of

Goods/completion

of Works

Negotiate

Contract

Sign Contract

Supply of Goods

BNK

BWR

BWR/FRM

BWR/FRM

FRM

BWR

FRM

BWR

BWR/FRM

FRM

Responsibility:

BWR = Borrower BDR = Bidder

BNK = World Bank FRM = Firm

STUDI KASUS

◼ Di Loan Agreement dinyatakan untuk kategori “Civil Works”, Bank akan

mendanai hanya 70% dari nilai kontrak

11

◼ Sesuai dengan rencana pengadaan, panitia lelang akan melaksanakan

proses pengadaan “Civil Works”. Prosedur pengadaan mana yang harus

digunakan?

STUDI KASUS

◼ Mengacu pada Bank’s Procurement Guideline of January 2011, revised

July 2014 Section I Introduction:

12

KEIKUTSERTAAN DALAM PROSES LELANG

13

Procurement Eligibility

❑ Semua perusahaan dan individu dari semua negaradapat ikut berpartisipasi. Keikutsertaan hanya dibatasiberdasarkan kemampuan melaksanakan pekerjaandengan beberapa pengecualian

❑ Beberapa pengecualian:

➢ Perusahaan dari negara yang: 1) dilarangmelakukan hubungan komersial berdasarkanperaturan/kebijakan Penerima Pinjaman; 2) dilarangoleh United Nations Security Council

➢ Perusahaan yang ditunjuk Penerima Pinjamanuntuk memberikan jasa konsultansi dalampenyiapan/implementasi proyek terkait denganpenyediaan barang, jasa konstruksi dan jasalainnya

KEIKUTSERTAAN DALAM PROSES LELANG

14

Procurement Eligibility

❑ Beberapa pengecualian (lanjutan):

➢ BUMN bisa ikut serta jika: 1) mandiri secara hukum

dan keuangan; 2) beroperasi berdasarkan undang-

undang hukum dagang; 3) tidak bergantung kepada

Penerima Pinjaman

➢ Tidak diperbolehkan oleh Bank terkait dengan

keterlibatan dalam KKN (sanksi Bank)

Post-Qualification

DOKUMEN LELANG➢ Dokumen untuk NCB method menggunakan harmonized NCB

bidding documents yang disetujui oleh Bank

➢ Peserta lelang diijinkan untuk meminta klarifikasi terhadapdokumen lelang jika ada yang tidak jelas sampai waktu yangditentukan di dokumen lelang

➢ Panitia Lelang harus menjawab semua pertanyaan dari pesertalelang tanpa mencantumkan sumber penanya. Jawabandisampaikan ke semua peserta lelang.

➢ Jika diperlukan perubahan terhadap dokumen lelang, perlumendapatkan persetujuan dari Pemberi Pinjaman

➢ Ketidakhadiran Peserta lelang pada saat pre-bid meeting tidakmenggugurkan/menghalangi Peserta lelang untuk memasukanpenawarannya

DOKUMEN LELANG

➢ Masa berlaku penawaran umumnya 90 hari kalender sesuaiyang ditentukan di Data Lelang

➢ Peserta lelang harus menyampaikan jaminan penawaran (jikadiminta dalam dokumen lelang). Umumnya berlaku 4 minggusetelah masa berlaku penawaran. Besaran jaminan penawaranditentukan didalam BDS

➢ Jaminan penawaran akan dikembalikan kepada peserta lelang(yang gagal) yang memasukan penawaran setelah kontrakditanda tangan

➢ Price adjustment umumnya dapat diterapkan untuk kontrakdengan jangka waktu lebih dari 18 bulan

➢ Formula price adjustment harus dicantumkan dalam dokumenlelang (jika diterapkan)

DOKUMEN LELANG

➢ Penawaran dapat disampaikan dari mulai pengumuman lelangsampai batas akhir yang ditentukan di dokumen lelang

➢ Batas akhir dan tempat pemasukan penawaran dicantumkandalam Data Lelang dan Pengumuman Lelang

➢ Penyampaian penawaran: dikirim langsung, lewat pos

➢ Memasukan ketentuan standar terkait Environment, Social,Health and Safety (ESHS), Sexual Exploitation and Abuse (SEA)danGender-BasedViolence (GBV)

➢ Penerima Pinjaman dapat juga menggunakan sistemelektronik (e-procurement system) yang mengijinkan pesertalelang untuk memasukan penawarannya secara elektronikdengan syarat sistem yang ada termasuk dan tidak terbataspada keamanan, kerahasiaan disetujui oleh Bank.

PENGUMUMAN LELANG

➢ Pengumuman lelang harus diumumkan surat kabar lokal atauwebsite Pelaksana Proyek

➢ Dalam Pengumuman Lelang harus dicantumkan tentangscope of works dan persyaratan kualifikasi

➢ Waktu pemasukan penawaran diberikan tidak kurang 21 harikalender (untuk NCB) dari mulai tanggal pengumuman lelangatau saat dokumen lelang tersedia –yang terakhir terjadi

➢ Pre-bid meeting dan site visit dapat dilakukan

PEMBUKAAN PENAWARAN

• Pembukaan penawaran dilakukan segera setelah batas akhirpemasukan penawaran

• Penawaran dibuka di depan publik, wakil peserta lelang

• Pada saat pembukaan penawaran tidak ditentukan lulus atau tidaknyasuatu penawaran

• Nama peserta lelang, nilai penawaran, jaminan penawaran, diskon (jikaada), penawaran alternatif (jika diijinkan) dibacakan di depan publik

• Salinan berita acara pembukaan penawaran disampaikan kepada wakilpeserta lelang dan Pemberi Pinjaman segera setelah pembukaanpenawaran

• Penawaran setelah batas akhir yang ditentukan tidak diterima dandikembalikan dalam keadaan tertutup

FLOW CHART PROSES EVALUASI

Preliminary Examination

(Verification, Eligibility, Bid Security, Completeness & Commercial Responsiveness)

Technical Evaluation

(Technical Specifications)

Technical Responsiveness

Cost Comparison

Lowest Evaluated Bid

Post – Qualification

Contract Award

22

TAHAPAN PROSES EVALUASI

➢ Pembukaan Penawaran

➢ Evaluasi Awal• Verifikasi dokumen penawaran (Verification)

• Kelayakan peserta lelang (Eligibility)

• Jaminan Penawaran (Bid Security)

• Kelengkapan dokumen penawaran (Completeness of bid)

• Substantial Responsiveness

➢ Detil Evaluasi• Koreksi aritmatik

• Koreksi provisional sum (jika ada)

• Modifikasi & diskon (jika ada)

• Evaluasi kurs (currency) (jika ada penawaran dalam mata uangasing)

• Adjustment

23

TAHAPAN PROSES EVALUASI

➢ Penentuan Pemenang• Domestic preference

• Evaluasi Kualifikasi (Paska kualifikasi)

➢ Rekomendasi pemenang

➢ Berita Acara Hasil Evaluation

➢ Bank’s no objection terhadap BER untuk prior review

➢ Pengumuman Pemenang

2424

PROSES EVALUASI

➢ Ketentuan dalam proses evaluasi

• Informasi mengenai proses evaluasi tidak dibolehkan dibuka ke publik sebelum pengumuman pemenang

• Tidak boleh ada perubahan penawaran setelah batas akhir pemasukan penawaran

• Klarifikasi dilakukan untuk kepentingan evaluasi tetapi tidak merubah substansi dan harga

• Klarifikasi dilakukan secara tertulis

• Klarifikasi dengan tatap muka tidak diijinkan

2525

EVALUASI PENAWARAN PRELIMINARY EXAMINATION

• Verification• Proposal penawaran (tanda tangan oleh yang berwenang)

• Masa berlaku penawaran

• Kelengkapan dokumen lainnya (joint venture agreement, power of attorney)

• Eligibility• Peserta lelang harus yang lolos tahap prakualifikasi (pra-kualifikasi)

• Government owned enterprise (BUMN)

• Konflik kepentingan

• Eligible sesuai kebijakan Bank tentang praktek korupsi

• Jaminan Penawaran (Bid Security)• Asli dilampirkan dalam penawaran• Isi jaminan secara substansi sesuai dengan contoh• Jaminan atas nama peserta lelang ditujukan kepada pengguna jasa• Nilai jaminan sesuai dengan dokumen lelang

2626

EVALUASI PENAWARAN PRELIMINARY EXAMINATION

➢ Kelengkapan (completeness)• Penawaran sebagian?

• Kuantitas sebagian?

• Ada harga yang tidak tercantum?

• Koreksi dokumen?

• Kurang halaman?

➢ Commercial Responsiveness• Mematuhi segala kewajiban dan tanggungjawab (performance

guarantee, insurance coverage, etc)

• Kondisi penawaran harga (adjustment vs fixed)

• Perkecualian terhadap ketentuan tertentu (applicable law, duties and taxes, dispute resolution procedure)

2727

FORMAT EVALUASI

2828

FORMAT EVALUASI

2929

EVALUASI PENAWARAN TECHNICAL EXAMINATION

• Kepatuhan terhadap spesifikasi teknis

(Responsiveness to specifications)

• Tahapan jadwal pekerjaan

• Porsi bagian yang di-subkontrakkan

• Penyimpangan terhadap major requirement

• Penyimpangan terhadap minor requirement untuk di-

adjust

303030

Technical Specifications/Requirements

Result: Substantial Responsive Bids

Technical Substantial Responsiveness

(Yes/No)

Bidder Bidder Bidder Bidder

Technical

Specification

Requirements

Technical Specifications/Requirements

Features

3131

MASALAH UMUM DALAM PROSES EVALUASI - ASPEK YANGPERLU DIPERHATIKAN

➢ Jika ada infromasi yang tidak/kurang jelas, klarifikasi dapat dilakukan secaratertulis – tidak secara verbal

➢ Klarifikasi tidak boleh merubah substansi dan harga penawaran

➢ Face to face meeting antara panitia lelang dengan peserta lelang tidakdiperbolehkan

➢ Dalam BER perlu dijelaskan alasan menggugurkan peserta lelang tertentu –salinan halaman yang terkait alasan pengguguran dilampirkan

➢ Perlu dicek masa berlaku penawaran, jika terjadi keterlambatan dalamproses evaluasi – minta peserta lelang untuk memperpanjang masa berlakupenawarannya

➢ Jika ada sanggahan/komplain baik dari peserta lelang ataupun pihaklainnya, Pokja menindaklanjuti dengan menjawab secara langsung kepadapenyanggah. Semua korespondensi baik dari penyanggah dan dari Pokjadisampaikan ke Pemberi Pinjaman sebagai informasi

31

3232

Evaluasi Penawaran Post Qualification

➢ Mengevaluasi pengalaman, kapasitas dan sumber dayadari peserta lelang yang direkomendasikan sebagaipemenang dalam melaksanakan kontrak

➢ Dilakukan terhadap penawaran yang terendah danresponsif

➢ Kriteria kualifikasi harus tercantum di dalam dokumenlelang

➢ Jika bidder tidak memenuhi kriteria kualifikasi, makagugur dan dilakukan evaluasi yang sama untuk rankingselanjutnya

3333

Contoh Evaluasi Kualifikasi

3434

Evaluasi Kualifikasi

3535

PENENTUAN PEMENANG

• Calon Pemenang• Penawaran yang responsif;

• Penawaran dengan harga terendah;

• Penawaran memenuhi kualifikasi;

• Tidak ada negosiasi harga;

• Penawaran masih valid

• Penawaran yang tidak diterima• Perubahan harga (tambah atau kurang)

• Merubah penawaran setelah batas akhir pemasukan

3636

PENGUMUMAN PEMENANG

• Pemberitahuan hasil proses pengadaan harus diumumkan diWebsite Pelaksana Proyek dan papan pengumuman

• Informasi meliputi:

• Nama peserta lelang yang memasukan penawaran;

• Harga penawaran setiap peserta lelang

• Nama peserta lelang dan harga yang sudah dievaluasi

• Penawaran yang ditolak beserta alasannya

• Nama dari pemenang lelang dan harganya

Contoh Format

✓ Secara Substansi Responsif

✓Memenuhi Kualifikasi

✓Harga Terendah (cek aritmetik)

Pemenang Lelang diberikan kepada:

Procurement of Works

NATIONAL COMPETITIVE BIDDING

39

NATIONAL COMPETITIVE BIDDING (NCB)

◼ Syarat dan Kondisi NCB

◼ Pengadaan dengan metode NCB mengacu pada ketentuan yang

ada di LA

◼ Proses NCB dapat mengacu pada peraturan Penerima Pinjaman

(Perpres 54/2010 beserta amendmentnya) – dengan kondisi

tambahan yang tercantum dalam NCB Annex dalam LA

◼ Prosedur pengadaan dengan metode NCB pada prinsipnya sama

dengan ICB

◼ Waktu yang diberikan untuk menyampaikan penawaran minimal 21

hari kalender

◼ Flow chart NCB

4040

PENOLAKAN SEMUA PENAWARAN (LELANG ULANG)

➢ Penolakan semua penawaran (lelang ulang) bisa diterima jika:

• Harga terendah jauh diatas HPS

• Semua penawaran tidak ada yang responsif

• Kurangnya kompetisi

➢ Penolakan tersebut harus memiinta persetujuan terlebih dahulu dari Pemberi Pinjaman

➢ Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam proses lelang ulang

• Review spesifikasi dan syarat-syarat kontrak

• Mengumumkan pelelangan secara lebih luas

• Mengundang peserta lelang yg lolos prakualifikasi

PENGADUAN/KOMPLAIN

41

PMU/PIU

Informasi telah menerima aduan dan meminta IA untuk menindaklanjuti

Pengaduan/komplain

World BankSupplier/Kontrak

tor/Konsultan

Meminta IA untuk menindak lanjuti

Meminta IA untuk menindak lanjuti

Memberikan informasi semua korespondensi

terkait komplain

Memberikan klarifikasi dan

jawaban

Pemenang Lelang tidak tercantum dalam WB’s debarment list dan temporary sespended list:

www.worldbank.org/debarred

Red Flags Kemungkinan Terjadi KKN

Beberapa “Red Flags” kemungkinan terjadi KKN:

• Komplain terkait proses pengadaan dari peserta lelang

• Pengaduan terkait proses pengadaan dari publik

• Pemecahan kontrak menjadi paket kecil untuk menghindari lelangterbuka

• Nilai penawaran dengan pola yang tidak wajar diantara pesertalelang

• Kontrak tidak diberikan kepada penawar terendah tanpa alasanyang jelas

• Supplier/Kontraktor diberikan kontrak lebih dari satu paket

• Perubahan kontrak yang sangat signifikan

• Kualitas barang dan jasa yang sangat buruk

Bagaimana mengakses informasi terkait WB’s procurement

TERIMA KASIH