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Office 2010

Propuesta de Valor Versión Partners 1

BV OFFICE 2010 Informe Partners 1.docx —PÀGINA 2

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Contenido

Introducción ................................................................................................................ 3

El Estudio..................................................................................................................... 6

Principales Conclusiones .......................................................................................... 15

Funcionalidades Destacadas de Office 2010 ............................................................. 8

Apéndice A Datos Generales................................................................................ 15

Apéndice B Aportación de Valor de Office 2010 ................................................. 19

Apéndice C Aportación de Valor de Office 2007 .................................................. 22














Introducción

El objetivo principal de Office 2010 es el de constituir una herramienta, que de forma rápida, fiable y

fácil, ayude a los trabajadores de la información en su actividad diaria.

El Sistema Office (Office System) ha cambiado de forma ostensible durante los últimos 25 años de su

historia. Inicialmente, ofrecía una colección

de aplicaciones solitarias, dedicadas a tareas

de productividad personal. Entre ellas,

procesador de texto, hoja de cálculo y

presentaciones. Hoy, el Sistema Office es una

plataforma conectada con servidor y con

capacidad de ofrecer servicios, dedicada al

individuo, al grupo y a la productividad

organizativa. Se ha incorporado sobre la base

existente, la inteligencia de negocio, la

colaboración y la gestión de contenido.

Para muchos usuarios, Office se convierte en

el principal vehículo para circular por las actividades diarias: coordinar equipos geográficamente

dispersos, gestionar y comunicarse con clientes para asegurar un nivel alto de satisfacción y

consolidar múltiples fuentes de datos para comunicar y compartir resultados financieros. Microsoft

Office provee las herramientas familiares para transformar la Organización.

Microsoft Office 2010 proporciona más flexibilidad a los Trabajadores de la Información para

ayudarles a ahorrar tiempo y dinero para sus Organizaciones y para enriquecer su dimensión personal.

Utiliza Office en Cualquier Sitio (Use Office Anywhere): Compartir, colaborar y tomar

decisiones críticas para alcanzar objetivos.

Hagamos Realidad tus Ideas (Bring Ideas to Life): Editar e introducir videos, datos y fotos en

presentaciones, ofertas e informes.

Trabajamos Mejor Juntos (Work Better Together): Ayudar a los empleados a estar siempre

conectados a sus aplicaciones y datos.

La Plataforma de Productividad Práctica (The Practical Productivity Platform): Conseguir el

rendimiento, el nivel de gestión y de exigencia que el departamento de TI precisa.














Utiliza Office en Cualquier Sitio —PC. Teléfono. Navegador

La Movilidad ya no aplica a un conjunto escaso de trabajadores que se encuentran en la calle. Hoy

debemos dar soporte a más empleados trabajando remotamente o viajando desde sus puestos de

trabajo habituales, y esta tendencia va en aumento. Los empleaos, más que nunca, esperan estar

“siempre conectados” (“always on, always connected”).

Con Office 2010, los usuarios pueden editar y revisar documentos sin importar si utilizan un PC, un

Smartphone o un navegador web, con la confianza que los cambios introducidos en los documentos

aparecerán tal como esperan. Pueden utilizar Office en más lugares y a través de más dispositivos de

comunicación; Office 2010 ofrece la habilidad de revisar y realizar ediciones ligeras con Word, Excel,

PowerPoint y OneNote y utilizar Web Apps en cualquier dispositivo que soporte un navegador web.

Hagamos Realidad tus Ideas —Comprensión a partir de la Información

Los trabajadores de la información desarrollan hoy su trabajo en un entorno más complejo que nunca,

donde el volumen de datos y de información recibida continua creciendo. Cada vez con más

frecuencia se trabaja con información incrustada en diferentes tipos de contenido y formatos,

incluyendo multimedia, y llegando a sus manos en tiempo real.

Las capacidades necesarias para gestionar este ritmo de crecimiento de la información y su variedad

de formatos se encuentran ya en el software que conocemos. Con Office 2010, los empleados pueden

editar e incorporar video, gráficos, datos y fotos en sus presentaciones sin necesidad de adquirir

programas especializados o emplear tiempo aprendiendo su manejo, ahorrándose así tiempo y

dinero.

Trabajamos Mejor Juntos —Colaboración y Comunicación

Muchas empresas se proponen reducir sus tiempos de respuesta, mejorar su calidad de servicio,

mejorar su efectividad o mejorar el funcionamiento de sus operaciones. La tecnología debe adaptarse

a las necesidades de colaboración de cada persona para alcanzar sus expectativas. Office 2010

proporciona las herramientas para mejorar el trabajo en equipo, la compartición y la socialización de

la información necesarios para generar mejores resultados dentro y entre los equipos.

Las capacidades de coautoría ayudan a los empleados a compartir, revisar, discutir, actualizar datos y

construir contenido sin necesidad de encontrarse en la misma habitación en el mismo instante,

ahorrando costes y tiempo.














La Plataforma de Productividad Práctica —Seguridad. Gobernabilidad. Rendimiento

El entorno exige a las empresas la flexibilidad necesaria para proveer acceso a la información a sus

diferentes perfiles de empleados, allí donde se encuentren. Estas demandas exigen al personal de TI

dar soporte a más dispositivos, tipo de contenido, fuentes de datos y anchos de banda, sin disminuir

el rendimiento, la seguridad y el control. Al mismo tiempo, la mayor parte de los departamentos de TI

trabajan con menos recursos y deben reducir sus plazos de provisión de servicios.

Con Office 2010, lo que es bueno para el personal operativo, lo es también para el personal TI.

El Valor de Office 2010— Ayudando a realizar el trabajo más rápido y mejor

Office 2010 representa un paso adelante en la evolución de la Plataforma de Productividad de

Microsoft.

Son muchos los elementos que intervienen en hacer más productivas a las empresas y a las personas.

Sin duda, reside en estas últimas buena parte del asunto.

Las personas precisan de un entorno apropiado, una cultura corporativa madura, así como de

herramientas y buenas prácticas adaptadas a sus actividades concretas.

Office 2010 consigue reforzar las capacidades de Colaboración, Comunicación, Acceso a la

Información, Búsqueda e Inteligencia de Negocio necesarias para la evolución de la productividad

personal en los nuevos puestos de trabajo.

En la medida en que las diferentes Áreas de Contribución de Office 2010 ayuden a los Trabajadores de

la Información en aquellos terrenos de más contribución de su actividad diaria, conseguiremos la

aportación de valor que buscamos.














El Estudio

El Centro de Innovación en Productividad ha realizado un análisis de las principales Áreas de

Contribución de Office 2010 en las actividades más cotidianas de un Trabajador de la Información.

A partir de la construcción de modelos se consigue traducir en aportación de valor (económico) las

facilidades aportadas por Office 2010 en diferentes grupos de actividades.

Mediante la caracterización de un grupo numeroso de trabajadores de la información, el Centro de

Innovación en Productividad ha dado valores a las diferentes asunciones de los modelos y ha

obtenido cifras aproximadas sobre la mejora de Productividad conseguida con Office 2010.

Los resultados obtenidos permiten fácilmente comparar la cuantificación de los beneficios obtenidos

con los costes (licencias, despliegue, formación) asociados con la adopción de Office 2010.

El estudio también pretende reflejar el diferente impacto que cada grupo de funcionalidades o

Capacidades de Office 2010 tiene sobre empresas de diferente tamaño. De eso modo, se ha

distinguido entre la Gran Empresa, la Mediana Empresa y la Pequeña Empresa y se ofrecen datos para

cada una de ellas.

Adicionalmente, se hace notar que el estudio ha profundizado en la contribución diferencial de Office

2010 respecto a Office 2007, en una supuesta evolución de una a otra suite.

Sin embargo, se ha analizado también el escenario muy probable de migraciones a Office 2010 desde

Office 2003 o anteriores.

En cualquiera de los cálculos realizados, se ha introducido la variable riesgo con dos propósitos:














Aplicar el principio de prudencia, entendido como la suposición de que no se aplicarán nunca

cifras que reflejen visiones demasiado optimistas.

Introducir factores de corrección sobre las cifras obtenidas, con el objeto de:

o Modelar el aprovechamiento real de cualquier ganancia en tiempo productivo

o Repercutir la eventual superposición de contribuciones entre Office 2007 y Office 2010

o Modelar el nivel de confianza en las estimaciones














Funcionalidades Destacadas de Office 2010

A continuación se muestran las funcionalidades que han sido valoradas como las más destacadas en

Office 2010 y una breve descripción de las mismas:

Office 2010 Trabajar

simultáneamente

en varios

documentos

Office 2010 facilita el trabajo en Grupos. La experiencia de co-autoría con

Word 2010, PowerPoint 2010 y OneNote 2010 permite trabajar en un

fichero con varias personas simultáneamente desde diferentes

localizaciones, así como realizar tormentas de ideas, controlar versiones y

acelerar la obtención de resultados.

Outlook 2010 Vista de

Conversación

La vista de Conversación de Outlook 2010 mejora el seguimiento y gestión

de conversaciones de correo, mientras se ahorra espacio en la bandeja de

entrada. Los hilos de conversación extensos se comprimen en unas pocas

conversaciones que pueden ser categorizadas, archivadas, ignoradas o

eliminadas con unos pocos clics.














Office 2010 Office Web Apps Con las Aplicaciones Web de Office (Office Web Apps) se aumenta la

flexibilidad de trabajar con Word, Excel PowerPoint y OneNote. Se puede

acceder a los archivos desde un Smartphone o un ordenador simplemente

con navegador y conexión a internet. Se pueden crear impactantes

documentos utilizando Office 2010 y a continuación compartirlos online con

otros desde cualquier punto de acceso en el mundo.

Excel 2010 Facilitar el

análisis de la

información y la

presentación de

los datos

Con las nuevas herramientas de análisis y visualización de Excel 2010 se

pueden detectar y seguir tendencias en datos. Con las Sparklines se

consigue una representación visual y clara de los datos con uno pequeño

gráfico insertado en la celda. Con los Slicers se consigue filtrar y segmentar

los datos de las Tablas Dinámicas con múltiples capas, de modo que se

puede dedicar más tiempo al análisis y menos al formateo de los datos.














Office 2010 Comunicarse y

compartir

información

rápidamente

Comunicar con la persona adecuada, de la forma adecuada a través de la

información de presencia y opciones integradas de comunicación. Con

Office Communicator, la presencia está disponible en las aplicaciones de

Office 2010 de modo que los usuarios pueden observar la disponibilidad de

un individuo y fácilmente iniciar conversaciones a través mensajería

instantánea o audio y video llamadas o co-desarrollar con Word 2010 y

PowerPoint 2010 o compartiendo correos con Outlook 2010.

Office 2010 Vista Backstage:

tareas más fáciles

y rápidas

La vista Backstage de Office reemplaza al tradicional menú de Archivo,

ayudando en operaciones de grabar, compartir, imprimir y publicar con tan

solo unos clics.














Office 2010 Acceso desde

diferentes

dispositivos y

plataformas

Office 2010 proporciona una experiencia familiar e intuitiva en el PC,

Smartphones y diversos navegadores web, de forma tal que se posee la

libertad de utilizar el sistema desde diferentes localizaciones y múltiples

dispositivos.

PowerPoint

2010

Compartir una

presentación a

través de

Explorer

(Broadcast)

Existen múltiples ocasiones en las que nos interesa compartir una

presentación en tiempo real, de forma inmediata, sin necesidad de instalar

ningún software en los PCs de las personas con las que compartimos el

contenido y sin vernos obligados a enviar el contenido. Sólo utilizando un

explorador web. En ese contexto aplica esta funcionalidad.














Outlook 2010 Gestiona tu

calendario y

compártelo con

otros

eficientemente

Con Outlook 2010 podemos crear citas de forma conveniente y eficiente,

compartir la disponibilidad del calendario y gestionar la organización

temporal del trabajo. Con la posibilidad de enviar por correo el calendario a

otros, se convocan reuniones de forma muy ágil. Si se utiliza Exchange

Server, se puede acceder a la vista de múltiples calendarios, unos junto a los

otros, o grabar aquellos grupos de calendarios que se utilizan más

frecuentemente.

Office 2010 Introducción del

Ribbon

La extensión de la Cinta de Opciones (Ribbon) a todas las aplicaciones Office

permite ahora acceso a más comandos, de forma rápida y crear pestañas

personalizadas adaptadas a las necesidades personales.














Word 2010 Experiencia de

búsqueda

mejorada

Con Word 2010 es más fácil y rápido localizar la información. Con la nueva

experiencia de búsqueda, se pueden localizar gráficos, tablas, pies de

página y comentarios. El panel de navegación mejorado proporciona una

representación visual del documento que permite la navegación,

clasificación y búsqueda más rápidas.

Outlook 2010 Conector Social

en Outlook

Capacidad de visualizar los correos, mensajería instantánea, adjuntos

compartidos, etc. sobre el contacto permite acceder a la información más

rápidamente y gestionar y tomar decisiones de forma más ágil.

No se han creado modelos de cálculo de valor para las funcionalidades siguientes, la contribución de

las cuales ha sido valorada en conjunto:

OneNote

2010

Siempre

presente junto

al resto de

aplicaciones

OneNote 2010 aparece a un lado de la pantalla constantemente disponible

para la toma de notas o referencias mientras se navega por internet, se revisa

un documento o se crea una presentación. Las notas aparecen vinculadas a

sus fuentes, permitiendo acceder a ellas con un solo clic.














Outlook 2010 Búsqueda

eficiente en

Outlook

Con Outlook 2010 se puede realizar búsquedas avanzadas en grandes

volúmenes de información con un solo clic.

Outlook 2010 Envío de

correos a la

audiencia

adecuada

Para los usuarios de negocio, el envío de correos innecesarios a contactos

fuera-de-la-oficina, el responder accidentalmente a una larga lista de

distribución con información confidencial fuera de la compañía, son ejemplos

de frecuentes preocupaciones. Con la funcionalidad Consejos-de-Correo, el

usuario es alertado cuando se dispone a enviar un correo en alguna de las

situaciones anteriores.

Outlook 2010 Múltiples

Cuentas de

correo

gestionadas

desde Outlook

Outlook 2010 permite gestionar correos procedentes de diferentes

servidores. Sincronizar cuentas de correo de servicios diversos como Hotmail,

Gmail o cualquier otro proveedor. Asimismo, se a mejorado la conectividad

con Exchange Server, permitiendo ahora la gestión de múltiples cuentas

Exchange desde el mismo Outlook.

Word 2010 Capturas de

pantalla en los

documentos

Permite insertar capturas de pantallas rápidamente e incorporar ilustraciones

llamativas a nuestro trabajo. Cuando reutilizamos las capturas de pantalla en

diversos documentos, se puede previsualizar el resultado de los efectos antes

de incorporarlos en el documento.

OneNote

2010

Aplicación

rápida de

estilos de texto

(como en

Word 2010)

Ahorro de tiempo utilizando los mismos shortcuts que en Word 2010 para la

edición básica de texto. Se incorporan también nuevos estilos.














Principales Conclusiones

Enunciamos a continuación las principales resultados del estudio.

La adopción de Office 2010 puede representar ganancias en tiempo productivo de unos

20 minutos diarios por Usuario.

Las Áreas de contribución de Office 2010 afectan de forma diferente según el grado de intensidad con

que cada usuario utilice Office. Sin embargo, podemos promediar el beneficio que obtienen todos los

usuarios de una Organización y obtener las siguientes cifras para las Ganancias en Tiempo Productivo,

según el tipo de migración y el tamaño de empresa:

Tamaño Empresa OFFICE 2003 2007 OFFICE 2007 2010 OFFICE 2003 2010

Grande 14 6 20

Mediana y Pequeña 14 4 18

Los Usuarios Intensivos en el uso de Office 2010 pueden obtener ganancias de más de 40

minutos diarios.

Aquellos usuarios que hagan uso de un mayor número de funcionalidades de Office 2010 y/o hagan

un uso más frecuente, obtendrán un mayor impacto en su Productividad Personal. La cifra ofrecida es

una estimación del tiempo ahorrado a lo largo de las jornadas laborales anuales.

Algunos aspectos relacionados con la Colaboración y la Comunicación introducen diferencias en el

uso entre las grandes empresas y las pequeñas-medianas, motivo que explica las ligeras diferencias

detectadas.

Tamaño Empresa OFFICE 2003 2007 OFFICE 2007 2010 OFFICE 2003 2010

Grande 14 40 54

Mediana y Pequeña 14 30 44














Las Áreas de Contribución de más impacto de Office 2010, son:

1 Facilitar el análisis de la información y la presentación de los datos

2 Trabajar simultáneamente en varios documentos

3 Acceso desde diferentes dispositivos y plataformas

4 Compartir una presentación a través de Explorer (Broadcast)

5 Vista de Conversación, Limpieza e Ignorar

Las anteriores Áreas de Contribución se refieren específicamente a Office 2010 en relación a Office

2007; cuando se produce una transición a Office 2010 desde Office 2003 o anterior, deberán añadirse

las Áreas indicadas en el siguiente punto.

Las Áreas de Contribución de más impacto de Office 2007, son:

1 Extraer Mayor Información de los Datos

2 Conectar con Información de Negocio

3 Nueva Interfaz de Usuario (Cinta de Opciones o Ribbon)

4 Uso de Espacios Colaborativos Offline (Groove 2007)

5 Crear Documentos de Alto Impacto Rápidamente

6 Colaborar en Documentos de un Modo Estructurado

Cuando se produce una evolución hacia Office 2007 desde una suite de versión anterior, se produce

un cambio muy significativo en la calidad y el tiempo empleado en infinidad de actividades.

La mejora de la Productividad producida por el uso de Office 2010 puede producir un

ahorro anual estimado por usuario superior a 600€

Tamaño Empresa OFFICE 2007 2010

Grande 1.100€

Mediana y Pequeña 650€

Las cifras expresan la traducción económica en Euros de las ganancias obtenidas para la totalidad de

los usuarios. Indican el ahorro por usuario y por año, cuando se produce una transición de Office 2007

a Office 2010.














Para la conversión entre la ganancia en Tiempo Productivo y su monetización, se utiliza el parámetro

Coste/Hora, el cual sólo tiene en cuenta al usuario desde la perspectiva del coste y no de su

aportación de valor (en este caso, habría que sumar al coste/h la estimación de su aportación de

valor). La primera aproximación es mucho más prudente.

La mejora de la Productividad producida por el uso de Office 2010 puede producir un

ahorro anual estimado por usuario superior a 2.000€

Tamaño Empresa OFFICE 2003 2010

Grande 2.500€

Mediana y Pequeña 2.000€

En este caso aplican los mismos comentarios que el punto anterior, cuando se produce un salto desde

Office 2003 o anterior a Office 2010.














Apéndice A Datos Generales

El apartado de Datos Generales define:

Los límites entre los diferentes tipos de empresas consideradas, en términos de número de

trabajadores de la información.

Algunas cifras sobre aspectos laborales que se utilizarán en los modelos posteriores.



Apéndice B Aportación de Valor de Office 2010

Las siguientes Tablas resumen los beneficios aproximados obtenidos cuando se adopta Office 2010 desde Office 2007.







Apéndice C Aportación de Valor de Office 2007

La siguiente Tabla resume los beneficios aproximados obtenidos cuando se adopta Office 2007 desde una suite Office de versión anterior.















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