UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · ad universidad central del ecuador facultad de...

AD

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CONTABLE

FINANCIERO CON APLICACIÓN DEL MODELO COSO II, PARA

LA SECCIÓN DE FINANZAS DE LA JUNTA NACIONAL DE

DEFENSA DEL ARTESANO

AUTOR:

MARLON ALEXIS CEVALLOS IGLESIAS

[email protected]

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

DIRECTOR:

LILIANA MORILLO ACOSTA, MBA

[email protected]

QUITO, D.M. ABRIL 2015

Cevallos Iglesias, Marlon Alexis (2014). Propuesta de

procedimientos de control contable financiero con aplicación

del modelo COSO II, para la sección de finanzas de la Junta

Nacional de Defensa del Artesano situada en el Distrito

Metropolitano de Quito. Trabajo de investigación para optar

por el grado de Ingeniero en Contabilidad y audItoría

CONTADOR Público Autorizado Facultad de Ciencias

Administrativas. Quito UCE. 189 p.

ii

|

DEDICATORIA

Dedico el presente trabajo y la culminación de mi carrera profesional a mis padres, quienes han

sabido inculcarme los más altos valores y principios morales y han sabido guiarme por el camino

del bien, apoyándome en cada decisión que he tomado a lo largo de mi vida y en el desarrollo de

mi carrera profesional.

A mi hermana Andrea que ha estado conmigo en los buenos y malos momentos ofreciéndome su

ayuda y apoyo moral

A Estefanía, quien ha sabido comprenderme a lo largo de la realización de mi trabajo y mi carrera

profesional, y ha sido un gran soporte en momentos de apremio brindándome apoyo incondicional

para la culminación de mi tesis.

iii

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios, por llenar de bendiciones mi vida, guiarme por los caminos correctos, iluminar

mi mente y mi corazón en cada decisión que he tomado y ofrecerme fortaleza en los momentos

difíciles.

Agradezco a mis padres, quienes han sido el pilar fundamental para la culminación de mi carrera

profesional, por criarme con infinito amor y dedicación, haciendo de mí, primero una persona de

bien y en beneficio de la sociedad.

Agradezco a la Universidad Central del Ecuador por haberme formado como un profesional con

valores éticos y morales que aplicaré en mi carrera profesional.

Agradezco a todos mis compañeros, amigos y profesores que me han acompañado a lo largo de

toda mi vida estudiantil y han sabido guiarme y caminar conmigo ofreciéndome su colaboración

incondicional.

iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRTIVAS


Yo, Marlon Alexis Cevallos Iglesias, en calidad de autor del trabajo de investigación realizada

sobre “Propuesta De Procedimientos De Control Contable Financiero Con Aplicación Del Modelo

Coso II, Para La Sección De Finanzas De La Junta Nacional De Defensa Del Artesano”por la

presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los

contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente

académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, Abril del 2015

Marlon Cevallos

172566678-6

v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por el/la Señor

Marlon Alexis Cevallos Iglesias, para optar por el título profesional cuyo tema es “Propuesta De

Procedimientos De Control Contable Financiero Con Aplicación Del Modelo Coso II, Para La

Sección De Finanzas De La Junta Nacional De Defensa Del Artesano” la misma que reúne los

requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito, a los 29 días del mes de abril de 2015

Liliana Morillo Acosta, MBA

C.I. 1704955051

vi

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

vii

CONTENIDO

DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................... v

CONTENIDO .................................................................................................................................. vii

LISTA DE TABLAS ....................................................................................................................... xiv

LISTA DE FIGURAS ....................................................................................................................... xv

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xvi

ABSTRACT ................................................................................................................................... xvii

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ xviii

CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 1

1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ............................................................................. 1

1.1. Antecedentes ........................................................................................................................ 1

1.2. Misión de la Institución ....................................................................................................... 2

1.3. Visión de la Institución ........................................................................................................ 2

1.4. Objetivos de la Institución ................................................................................................... 3

1.5. Actividades Principales........................................................................................................ 3

1.6. Principales Estrategias Institucionales ................................................................................. 3

1.7. Productos y Servicios .......................................................................................................... 4

1.8. Matriz FODA de la Junta Nacional de Defensa del Artesano ............................................. 4

1.8.1. Fortalezas ............................................................................................................................. 4

1.8.2. Debilidades .......................................................................................................................... 4

1.8.3. Oportunidades ...................................................................................................................... 5

1.8.4. Amenazas ............................................................................................................................. 5

1.9. Estructura Orgánica de la Junta Nacional de Defensa del Artesano .................................... 6

1.9.1. Puestos Directivos.- ............................................................................................................. 7

1.9.2. Comité de Gestión de Desarrollo Institucional .................................................................... 7

1.10. Mapa de Procesos de la Junta Nacional de Defensa del Artesano ....................................... 8

1.10.1. Procesos Gobernantes .......................................................................................................... 9

1.10.1.1. Direccionamiento Estratégico para el Fortalecimiento del Sector Artesanal e

Institucional. ........................................................................................................................ 9

1.10.1.2. Gestión Estratégica y Técnica para el Fortalecimiento del Sector Artesanal e

Institucional. ........................................................................................................................ 9

1.10.2. Procesos Agregadores de Valor ........................................................................................... 9

1.10.2.1. Gestión de Formación y Desarrollo Artesanal ..................................................................... 9

viii

1.10.3. Procesos Habilitantes ......................................................................................................... 10

1.10.3.1. De Asesoría ........................................................................................................................ 10

1.10.3.2. De Apoyo ........................................................................................................................... 10

1.10.4. Procesos Desconcentrados ................................................................................................. 10

1.10.4.1. Juntas Provinciales y Cantonales de Defensa del Artesano ............................................... 10

1.11. Cadena de Valor de la Junta Nacional de Defensa del Artesano ....................................... 11

1.12. Organigrama Funcional de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa

del Artesano ....................................................................................................................... 12

1.12.1. Misión ................................................................................................................................ 12

1.12.2. Productos y Servicios ........................................................................................................ 12

1.12.2.1. Presupuesto ........................................................................................................................ 12

1.12.2.2. Contabilidad ....................................................................................................................... 12

1.12.2.3. Administración de Caja ..................................................................................................... 12

1.13. Leyes y Reglamentos ......................................................................................................... 13

CAPÍTULO II ................................................................................................................................... 14

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL .................................................................................... 14

2.1. Macroambiente .................................................................................................................. 14

2.1.1. Factor Político .................................................................................................................... 14

2.1.2. Factor Social ...................................................................................................................... 14

2.1.3. Factor Tecnológico ............................................................................................................ 17

2.2. Microambiente ................................................................................................................... 18

2.2.1. Servicios de la Institución .................................................................................................. 18

2.2.2. Beneficiarios de los Servicios de la Institución ................................................................. 21

CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 22

3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................. 22

3.1. Control Interno ................................................................................................................... 22

3.1.1. Definición de Control Interno ............................................................................................ 22

3.1.2. Principios de Control Interno ............................................................................................. 23

3.1.3. Objetivos del Control Interno ............................................................................................ 29

3.1.4. Componentes del Método COSO II E.R.M ....................................................................... 30

3.1.4.1. Ambiente de Control .......................................................................................................... 30

3.1.4.2. Establecimiento de Objetivos ............................................................................................ 32

3.1.4.3. Identificación de Eventos................................................................................................... 33

3.1.4.4. Evaluación del Riesgo ....................................................................................................... 34

3.1.4.5. Respuesta al Riesgo ........................................................................................................... 36

3.1.4.6. Actividades de Control ...................................................................................................... 37

ix

3.1.4.7. Información y Comunicación ............................................................................................ 39

3.1.4.8. Monitoreo .......................................................................................................................... 42

3.2. Sistema Contable ............................................................................................................... 43

3.3. Contabilidad ....................................................................................................................... 43

3.3.1. Definición .......................................................................................................................... 43

3.3.2. Contabilidad Gubernamental ............................................................................................. 44

3.3.3. Principios de Contabilidad Gubernamental ....................................................................... 44

3.4. Presupuesto ........................................................................................................................ 46

3.4.1. Organización de los presupuestos del sector público no financiero .................................. 46

3.4.2. Principios Presupuestarios ................................................................................................. 46

3.4.2.1. Universalidad ..................................................................................................................... 46

3.4.2.2. Unidad................................................................................................................................ 46

3.4.2.3. Programación ..................................................................................................................... 46

3.4.2.4. Equilibrio y estabilidad ...................................................................................................... 47

3.4.2.5. Plurianualidad .................................................................................................................... 47

3.4.2.6. Eficiencia ........................................................................................................................... 47

3.4.2.7. Eficacia .............................................................................................................................. 47

3.4.2.8. Transparencia ..................................................................................................................... 47

3.4.2.9. Flexibilidad ........................................................................................................................ 47

3.4.2.10. Especificación .................................................................................................................... 47

3.4.3. Programación Presupuestaria ............................................................................................. 48

3.4.4. Formulación Presupuestaria ............................................................................................... 48

3.4.5. Ejecución Presupuestaria ................................................................................................... 48

3.4.6. Reformas Presupuestarias .................................................................................................. 48

3.4.6.1. Tipos de Modificaciones .................................................................................................... 49

3.4.6.2. Aumentos y rebajas de créditos ......................................................................................... 49

3.4.6.3. Incrementos y disminuciones de créditos .......................................................................... 49

3.4.6.4. Traspasos de créditos ......................................................................................................... 49

3.4.7. Evaluación de la Ejecución Presupuestaria........................................................................ 50

3.4.7.1. Definición .......................................................................................................................... 50

3.4.7.2. Periodicidad ....................................................................................................................... 50

3.4.7.3. Niveles de la Evaluación.................................................................................................... 50

3.4.7.3.1. Evaluación Global ............................................................................................................. 50

3.4.7.3.2. Evaluación Institucional .................................................................................................... 50

3.4.7.3.3. Ámbitos de Competencia de la Evaluación ....................................................................... 50

3.4.8. Clausura del Presupuesto ................................................................................................... 51

x

3.4.9. Liquidación Presupuestaria ................................................................................................ 51

3.4.9.1. Definición .......................................................................................................................... 51

3.4.9.2. Contenido ........................................................................................................................... 51

3.4.9.3. Información soporte para la liquidación ............................................................................ 52

3.4.9.4. Procedimiento de Liquidación ........................................................................................... 52

3.4.9.5. Aprobación de la liquidación presupuestaria ..................................................................... 52

3.4.9.6. Presentación ....................................................................................................................... 52

3.4.9.7. Liquidación de los presupuestos de las Empresas y Organismos Seccionales .................. 52

CAPÍTULO IV .................................................................................................................................. 53

4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL MÉTODO COSO II ............... 53

4.1. Evaluación de los Componentes del Método COSO II ..................................................... 53

4.2. Evaluación del Primer Componente – Ambiente Interno .................................................. 55

4.2.1. Cuestionario de Evaluación Ambiente Interno COSO II ................................................... 55

4.2.2. Nivel de Riesgo y Confianza Ambiente Interno COSO II ................................................. 56

4.3. Evaluación del Segundo Componente – Establecimiento de Objetivos ............................ 57

4.3.1. Cuestionario de Evaluación Establecimiento de Objetivos COSO II ................................ 57

4.3.2. Nivel de Riesgo y Confianza Establecimiento de Objetivos COSO II .............................. 58

4.4. Evaluación del Tercer Componente – Identificación de Eventos ...................................... 59

4.4.1. Cuestionario de Evaluación Identificación de Eventos COSO II ...................................... 59

4.4.2. Nivel de Riesgo y Confianza - Identificación de Eventos COSO II .................................. 61

4.5. Evaluación del Cuarto Componente – Evaluación del Riesgo .......................................... 62

4.5.1. Cuestionario de Evaluación – Evaluación del Riesgo COSO II ........................................ 62

4.5.2. Nivel de Riesgo y Confianza - Evaluación del Riesgo COSO II ...................................... 63

4.6. Evaluación del Quinto Componente – Respuesta al Riesgo .............................................. 64

4.6.1. Cuestionario de Evaluación – Respuesta al Riesgo COSO II ............................................ 64

4.6.2. Nivel de Riesgo y Confianza – Respuesta al Riesgo COSO II .......................................... 65

4.7. Evaluación del Sexto Componente – Actividades de Control ........................................... 66

4.7.1. Cuestionario de Evaluación – (Presupuesto) COSO II ...................................................... 66

4.7.2. Nivel de Riesgo y Confianza - (Presupuesto) COSO II ..................................................... 67

4.7.3. Cuestionario de Evaluación – (Tesorería) COSO II ...................................................... 68

4.7.4. Nivel de Riesgo y Confianza – (Tesorería) COSO II ...................................................... 69

4.7.5. Cuestionario de Evaluación – (Contabilidad) COSO II ..................................................... 70

4.7.6. Nivel de Riesgo y Confianza – (Contabilidad) COSO II ................................................... 71

4.7.7. Resumen de Evaluación de Actividades de Control .......................................................... 72

4.8. Evaluación del Séptimo Componente – Información y Comunicación ............................. 73

4.8.1. Cuestionario de Evaluación – Información y Comunicación COSO II ............................. 73

xi

4.8.2. Nivel de Riesgo y Confianza – Información y Comunicación COSO II ........................... 74

4.9. Evaluación del Octavo Componente – Supervisión y Monitoreo ...................................... 75

4.9.1. Cuestionario de Evaluación – Supervisión y Monitoreo COSO II .................................... 75

4.9.2. Nivel de Riesgo y Confianza – Supervisión y Monitoreo COSO II .................................. 76

4.9.3. Deficiencias de Control Interno – Supervisión y Monitoreo COSO II .............................. 77

4.10. Cuadro Resumen de Evaluación del Control Interno Método COSO II ............................ 77

4.11. Informe de Evaluación del Método COSO II E.R.M. ........................................................ 78

4.12. Propuesta de Procedimientos de Control Interno COSO II E.R.M. ................................... 88

4.13. Propuesta de Procedimientos Componente I – Ambiente Interno ..................................... 88

4.14. Propuesta de Procedimientos Componente II-Establecimiento de Objetivos .................... 89

4.14.1. Objetivos Estratégicos ....................................................................................................... 89

4.14.2. Objetivos Relacionados ..................................................................................................... 90

4.14.3. Objetivos de Información .................................................................................................. 90

4.14.4. Objetivos de Cumplimiento ............................................................................................... 90

4.15. Propuesta de Procedimientos Componente III- Identificación de Eventos ........................ 91

4.15.1. Identificación de Eventos Internos .................................................................................... 91

4.15.2. Identificación de los Eventos Externos .............................................................................. 92

4.15.3. Matriz de Evaluación del Riesgo ....................................................................................... 93

4.15.4. Calificación del Riesgo ...................................................................................................... 99

4.16. Propuesta de Procedimientos Componente V – Respuesta al Riesgo .............................. 100

4.16.1. Matriz de Respuesta al Riesgo ......................................................................................... 100

4.17. Propuesta de Procedimientos Componente VI Actividades de Control .......................... 105

4.17.1. Propuesta de Procedimientos – Utilización de Caja Chica .............................................. 105

4.17.1.1. Diagrama de Flujo de Proceso de Utilización de Caja Chica .......................................... 105

4.17.1.2. Políticas del Proceso de Utilización de Caja chica .......................................................... 106

4.17.2. Propuesta de Procedimientos – Reposición de Caja Chica .............................................. 107

4.17.2.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Reposición de Caja Chica ......................................... 107

4.17.2.2. Políticas del Proceso de Reposición de Caja Chica ......................................................... 108

4.17.3. Propuesta de Procedimientos – Arqueo de Caja .............................................................. 109

4.17.3.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Arqueo de Caja ......................................................... 109

4.17.3.2. Políticas del Proceso de Arqueo de Caja ......................................................................... 110

4.17.4. Propuesta de Procedimientos – Conciliación Bancaria ................................................... 111

4.17.4.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Conciliación Bancaria ............................................... 111

4.17.4.2. Políticas del Proceso de Cuentas por Cobrar ................................................................... 112

4.17.5. Propuesta de Procedimientos – Conciliación Saldos por Cobrar ..................................... 113

4.17.5.1. Diagrama de Flujo Proceso de Conciliación Saldos por Cobrar ...................................... 113

xii

4.17.5.2. Políticas del Proceso de Conciliación de Saldos por Cobrar ........................................... 114

4.17.6. Propuesta de Procedimientos – Emisión de Comprobantes de Retención ....................... 115

4.17.6.1. Diagrama de Flujo Proceso de Emisión de Comprobantes de Retención ........................ 115

4.17.6.2. Políticas del Proceso de Retenciones ............................................................................... 116

4.17.7. Propuesta de Procedimientos – Anticipo Viáticos ........................................................... 117

4.17.7.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Anticipo Viáticos ...................................................... 117

4.17.7.2. Políticas del Proceso de Anticipo de Viáticos ................................................................. 118

4.17.8. Propuesta de Procedimientos – Liquidación de Viáticos ................................................. 119

4.17.8.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Liquidación de Viáticos ............................................ 119

4.17.8.2. Políticas del Proceso de Liquidación Total de Viáticos ................................................... 120

4.17.9. Propuesta de Procedimientos – Adquisiciones de Bienes y/o Servicios .......................... 121

4.17.9.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Adquisición de Bienes y/o Servicios ........................ 121

4.17.9.2. Políticas del Proceso de Adquisición de Bienes y/o Servicios ........................................ 122

4.17.10. Propuesta de Procedimientos – Revisión Mensual de Nómina........................................ 123

4.17.10.1.Diagrama de Flujo del Proceso de Revisión de Nómina ................................................. 123

4.17.10.2.Políticas del Proceso de Revisión Mensual de Nómina .................................................. 124

4.17.11. Propuesta de Procedimientos de Pago de Nómina ........................................................... 125

4.17.11.1.Diagrama de Flujo del Proceso de Pago de Nómina ....................................................... 125

4.17.11.2.Políticas del Proceso de Pago de Nómina ....................................................................... 126

4.17.12. Propuesta de Procedimientos – Adquisición de Activos Fijos ........................................ 127

4.17.12.1.Diagrama de Flujo del Proceso de Adquisición de Activos Fijos ................................... 127

4.17.12.2.Políticas del Proceso de Adquisición de Activos Fijos ................................................... 128

4.17.13. Propuesta de Procedimiento – Compromiso Presupuestario ........................................... 129

4.17.13.1.Diagrama de Flujo del Proceso de Compromiso Presupuestario .................................... 129

4.17.13.2.Políticas del Proceso de Compromiso Presupuestario..................................................... 130

4.17.14. Propuesta de Procedimientos Devengado Presupuestario ............................................... 131

4.17.14.1.Diagrama de Flujo del Proceso de Devengado Presupuestario ....................................... 131

4.17.14.2.Políticas del Proceso de Devengado Presupuestario ....................................................... 132

4.17.15. Propuesta de Procedimientos de Control – Evaluación de la Ejecución

Presupuestaria .................................................................................................................. 133

4.17.15.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Evaluación de la Ejecución Presupuestaria ...... 133

4.17.15.2. Políticas del Proceso de Evaluación de la Ejecución Presupuestaria ...................... 134

4.17.16. Propuesta de Procedimientos de Controles Clave para la Sección de Finanzas .............. 135

4.18. Propuesta de Procedimientos Componente VII Información y Comunicación ............... 147

4.18.1. Canales de Información y Comunicación Propuestos para la Sección de Finanzas

de la JNDA ...................................................................................................................... 147

xiii

4.18.2. Propuesta de Poliíticas de Información y Comunicación ................................................ 148

4.18.3. Propuesta de Uso de Canales de Comunicación .............................................................. 148

4.19. Propuesta de Procedimientos de Supervisión y Monitoreo ............................................. 150

4.19.1. Matriz de Supervisión y Monitoreo ................................................................................. 150

CAPÍTULO V ................................................................................................................................. 153

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 153

5.1. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 153

5.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 154

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 155

ANEXOS......................................................................................................................................... 157

xiv

LISTA DE TABLAS

Tabla 4.1 Resumen de Evaluación de Control Interno ...................................................................... 77

Tabla 4.2 Identificación de Eventos Internos .................................................................................... 91

Tabla 4.3 Identificación de Eventos Externos ................................................................................... 92

Tabla 4.4.Matriz de Evaluación del Riesgo ...................................................................................... 93

Tabla 4.5. Matriz de Calificación del Riesgo .................................................................................... 99

Tabla 4.6. Matriz de Respuesta al Riesgo ....................................................................................... 100

Tabla 4.7. Matriz de Controles Sección Finanzas JNDA ............................................................... 135

Tabla 4.8 Matriz de Supervisión y Monitoreo ................................................................................ 150

xv

LISTA DE FIGURAS

Figuras 1.1. Organigrama de la Junta Nacional de Defensa del Artesano .......................................... 6

Figura 1.2. Mapa de Procesos de la Junta Nacional de Defensa del Artesano .................................... 8

Figura 1.3. Cadena de Valor de la Junta Nacional de Defensa del Artesano .................................... 11

Figura 4.1. Utilización de Caja Chica ............................................................................................. 105

Figura 4.2. Reposición de Caja Chica ............................................................................................. 107

Figura 4.3. Arqueo de Caja ............................................................................................................. 109

Figura 4.4. Conciliación Bancaria ................................................................................................... 111

Figura 4.5. Conciliación de Saldos por Cobrar ............................................................................... 113

Figura 4.6. Emisión de Comprobantes de Retención ...................................................................... 115

Figura 4.7. Anticipo de Viáticos ..................................................................................................... 117

Figura 4.8. Liquidación de Viáticos ................................................................................................ 119

Figura 4.9. Adquisición de Bienes y/o Servicios ............................................................................ 121

Figura 4.10. Revisión Mensual de Nómina ..................................................................................... 123

Figura 4.11. Pago de Nómina .......................................................................................................... 125

Figura 4.12. Adquisición de Activos Fijos ..................................................................................... 127

Figura 4.13. Compromiso Presupuestario ....................................................................................... 129

Figura 4.14. Devengado Presupuestario .......................................................................................... 131

Figura 4.15. Evaluación de la Ejecución Presupuestaria ................................................................. 133

Figura 4.16. Canales de Información y Comunicación ................................................................... 147

xvi

RESUMEN EJECUTIVO

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CONTABLE FINANCIERO CON

APLICACIÓN DEL MODELO COSO II, PARA LA SECCIÓN DE FINANZAS DE LA

JUNTA NACIONAL DE DEFENSA DEL ARTESANO

El control interno está considerado como base de la estructura organizacional, por un conjunto de

procedimientos y buenas prácticas, las cuales tienen como objetivos: salvaguardar los activos de las

Instituciones, ofrecer información financiera confiable, asegurar la eficiencia en las operaciones,

prevenir el riesgo de fraude y error, y precautelar el cumplimiento con disposiciones legales.

El Método COSO II E.R.M. se fundamenta en los componentes básicos del Control Interno

establecidos en el COSO I y añade elementos haciendo hincapié en la gestión integral de riesgos,

ofreciendo una herramienta para la evaluación de los riesgos presentes. La propuesta del siguiente

trabajo, consiste en ofrecer una herramienta de evaluación de cada uno de los componentes

establecidos en el Modelo COSO II E.R.M. para la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de

Defensa del Artesano, con la finalidad de determinar el nivel de riesgo y de confianza por

componente y de diseñar una serie de procedimientos y herramientas que contribuyan al cumplir

con los objetivos del control interno por cada uno de los componentes que lo conforman.

PALABRAS CLAVE:

CONTROL INTERNO

COSO II

RIESGOS

PROCEDIMIENTOS

EVALUACIÓN

CONTABILIDAD

xvii

ABSTRACT

PROPOSAL FOR FINANCIAL ACCOUNTING CONTROL PROCEDURESWITH

APPLICATION OF COSO II MODEL, FOR THE FINANCE SECTION OF THE

NATIONAL ARTISAN DEFENSE BOARD

Internal control is considered the basis of the organizational structure, a set of procedures and good

practices which have the following objectives: safeguarding the assets of the institutions, provide

reliable financial information, ensure efficiency in operations, prevent the risk of fraud and error,

and to ensure the fulfillment with legal provisions.

The COSO II E.R.M. Method is based on the basic components of internal control established in

the COSO I and adds elements emphasizing the Integral Management of Risks, providing a tool for

assessing and managing the risks that are present in all entities. The proposal in the following work

is to provide an evaluation tool for each of the components set forth in the COSO E.R.M. II Model

to the Finance Section of the National Artisan Defense Board, in order to determine the level of

risk and trust by component and design a series of procedures and tools that contribute to fulfill the

objectives of internal control for each of the components that comprise it.

KEYWORDS

INTERNAL CONTROL

COSO II

RISKS

NATIONAL ARTISAN DEFENSE BOARD

EVALUATION

ACCOUNTING

INTRODUCCIÓN

La propuesta de procedimientos de control contable financiero para la Sección de Finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano, ofrece una serie de herramientas para la aplicación del

modelo COSO II y una diagramación de los principales procesos que se llevan a cabo, con la

finalidad de proporcionar una guía para la gestión de riesgos y procesos.

En el capítulo I, se realiza un diagnóstico organizacional de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano, destacando la misión, visión, objetivos, actividades principales, análisis FODA, procesos

principales, estructura orgánica, con la finalidad de ofrecer una visión acerca de la Institución y

acerca de la Sección de Finanzas, en la cual se va a direccionar el enfoque del trabajo.

En el capítulo II, se realiza un diagnóstico situacional de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano, destacando por una parte el macroambiente y los principales factores que lo componen:

políticos, sociales, económicos y tecnológicos; así como un análisis del microambiente destacando

los beneficiarios de la Institución y los servicios que se ofrecen.

En el capítulo III, se describe el marco referencial que se utilizó para fundamentar el trabajo

práctico aplicado a la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano,

destacando la Normativa de Aplicación para el Sector Público referente a control interno y el

marco referencial para la aplicación del Modelo COSO II E.R.M.

En el capítulo IV, se desarrolla el trabajo práctico el cual consiste en una evaluación de cada uno de

los componentes del COSO II E.R.M. para determinar las deficiencias encontradas mediante la

aplicación de cuestionarios y posteriormente diseñar una serie de herramientas y procedimientos de

mejora para la Sección de Finanzas en base al Modelo COSO II E.R.M.

En el capítulo V, se realizan las conclusiones del trabajo realizado y se plantean las

recomendaciones respectivas una vez concluido el trabajo.

1

CAPÍTULO I

1. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

1.1. Antecedentes

El 5 de noviembre se conmemora el Día Nacional del Artesano Ecuatoriano, a lo largo de la historia

los artesanos han ocupado un papel preponderante en el desarrollo económico y productivo del país,

que ha promovido el reconocimiento del Ecuador a nivel mundial.

En los países de Latinoamérica el término "artesanía", se lo ha menospreciado, quizá como una

expresión que busca ser apartada cada vez más de las otras "artes".

Comúnmente "artesanal" se utiliza como sinónimo de "hecho a mano", "casero", no industrial, ya no

aplicado al objeto resultante del oficio artesano, sino cualquier otra actividad que emplee el trabajo

manual.

Sin embargo las prácticas artesanales tratan de artes y oficios nacidos en el corazón del pueblo, se

han mantenido resistiendo procesos largos de economías en crisis, de los países en vías desarrollo; a

diferencia de las artes plásticas, que son consumidas por un segmento determinado de la sociedad

contemporánea, estas artes son "de muchos para muchos".

En las grandes gestas nacionales, especialmente en la lucha por los derechos sociales y económicos,

ha estado presente el artesanado. Eloy Alfaro promoviendo mejoras para el sector artesanal, fundó la

Escuela de Artes y Oficios que luego se transformó en el Colegio Central Técnico.

Hace 56 años se decretó en el registro oficial No. 356, del 5 de noviembre de 1953, la Ley de

Defensa del Artesano, que declara como gestor de esta proeza al Dr. José Antonio Baquero de la

Calle (1915-), quien consideró a la clase artesanal como la más fuerte del país, y también la más

olvidada por el poder central, siempre estuvo interesado por conseguir protección a favor de la

misma.

Fue elegido diputado por la provincia de Pichincha en 1952, donde encontró la oportunidad para

cumplir su anhelo; puso en movimiento la artesanía de la nación convocando a las organizaciones,

en Quito a la Sociedad de Artesanos Sastres Unión y Progreso y en Guayaquil en la Asociación de

Vulcanos, donde se mantenían reuniones a nivel de dirigentes artesanales del país, dando los últimos

toques al proyecto de Ley.

Con estos antecedentes José Baquero pudo redactar definitivamente su famoso proyecto a la Ley de

Defensa del Artesano, el mismo que presentó inmediatamente a la Cámara de Diputados en 1952.

Una vez elegido diputado y nombrado presidente de la Cámara aprovechó su posición, para luchar a

2

favor de esta legislación. La Cámara conoció el proyecto y aprobó el proyecto sin mayores

modificaciones y pasó al senado.

La nueva clase artesanal del país, se agrupaba en asociaciones, gremios, sociedades y sindicatos

artesanales. Sin embargo dado que esta ley no convenía a ciertos políticos y percibiendo el renacer

de la clase artesanal, el proyecto de ley lo echaron al tacho de la basura.

Al tener conocimiento de lo que estaba sucediendo la clase artesanal del país, reaccionó fuertemente

ante la Cámara Legislativa, exigiendo justicia, ya que el sector había sido burlado en sus

aspiraciones, y es así, que el 27 de octubre de 1953 se aprobó la Ley de Defensa del Artesano,

aunque reformada e incompleta, el proyecto original había sido adulterado en aspectos importantes.

Uno de esos puntos fue que ya no estaba el artesano nacional amparado contra la competencia del

empresario extranjero. De estas irregularidades el Dr. José Baquero acusó directamente a los

senadores comunistas de ese Congreso. La clase artesanal del país aceptó como la ley fue aprobada,

porque significó una conquista para la clase.

En la presidencia de José María Velasco Ibarra, se publicó el Registro Oficial, fecha grandiosa para

los artesanos. En su cuarta administración resolvió conceder a los artesanos su apoyo para que sean

parte de la seguridad social. (Junta Nacional de Defensa del Artesano, 2014)

1.2. Misión de la Institución

(Junta Nacional de Defensa del Artesano, 2014) “La Junta Nacional de Defensa del Artesano tiene

la misión de liderar el fortalecimiento, profesionalización y desarrollo de todo el sector artesanal

que produce bienes y servicios mediante el impulso de una política pública, la formación, la

investigación y la prestación de servicios a los artesanos y artesanas.”

1.3. Visión de la Institución

(Junta Nacional de Defensa del Artesano, 2014) “Vemos a la Junta Nacional de Defensa del

Artesano como una institución pública especializada que implementa y coordina una política

artesanal que se aplica en todo el Estado y la sociedad. Se encuentra con un sistema integral de

formación y desarrollo profesional que incorpora la innovación, ciencia coordina una tecnología

para la formación y capacitación de los artesanos y artesanas, así como la calificación de sus

talleres artesanales”

3

1.4. Objetivos de la Institución

Proponer el desarrollo integral del sector artesanal;

Propiciar el Marco Jurídico para el progreso del artesano ecuatoriano;

Fomentar la formación, capacitación y profesionalización del artesano;

Aportar al mejoramiento de los niveles de producción y productividad con calidad

en los talleres artesanales con miras a ampliar la frontera de mercados nacionales e

internacionales;

Participar y organizar en ferias artesanales nacionales e internacionales;

Fomentar la participación de los artesanos del país, en la elaboración de planes,

programas y/o proyectos;

Fortalecer la organización de los gremios artesanales;

Apoyar y estimular la asociatividad para ampliar y mejorar la cobertura de la oferta y

la generación de empleo;

Promover la calificación artesanal, como medio para acogerse a los beneficios

establecidos en el ordenamiento jurídico vigente; y,

Cumplir con la legislación relacionada al desarrollo de la clase artesanal. (Junta

Nacional de Defensa del Artesano, 2014)

1.5. Actividades Principales

Apoyo y estímulo a las organizaciones clasistas de artesanos del país.

El otorgamiento de títulos artesanales refrenados por los ministerios de Educación,

Relaciones Laborales y Junta Nacional de Defensa del Artesano

La calificación y recalificación de talleres artesanales.

La concesión del carné profesional artesanal, cuyo valor será fijado a precio de costo.

El perfeccionamiento y capacitación técnica y cultural de los artesanos. (Junta Nacional de

Defensa del Artesano, 2014)

1.6. Principales Estrategias Institucionales

Mejorar los niveles de producción y productividad con calidad en los talleres artesanales.

Ampliar la cobertura de mercados nacionales e internacionales a fin de comercializar los

productos artesanales.

Participar en la organización y ejecución de ferias artesanales nacionales e internacionales.

Ejecutar con la participación de los artesanos del país, sus planes, programas y/o proyectos.

(Junta Nacional de Defensa del Artesano, 2014)

4

1.7. Productos y Servicios

Títulos refrendados de maestros de taller y bachilleres técnicos artesanales a nivel nacional.

Rotulación de títulos artesanales a nivel nacional

Rotulación y refrendación de títulos duplicados a nivel nacional

Certificación de Actas de grado y títulos artesanales a nivel nacional (Junta Nacional de Defensa

del Artesano, 2014)

1.8. Matriz FODA de la Junta Nacional de Defensa del Artesano

1.8.1. Fortalezas

1. Cuenta con el apoyo del Gobierno Central

2. En este momento la Junta Nacional de Defensa del Artesano, está en proceso de modernización.

3. Se cuenta con saldos reales de las especies valoradas a partir de la toma física del año 2012.

4. Existe mayor interrelación entre los procesos involucrados en el manejo de especies valoradas

5. Se ha implementado un sistema más seguro para la identificación de los usuarios.

1.8.2. Debilidades

1. Inexistencia de funciones oficiales que delimiten sus competencias.

2. No existe una normativa para el manejo de especies valoradas

3. No existe un sistema informático integral que englobe las bodegas: general, provinciales y

cantonales de especies valoradas y las de los recaudadores generales.

4. Gestión de control deficiente, dentro de la cadena de procesos no se realizan controles

concurrentes y los posteriores son aleatoriamente.

5. No existe infraestructura y mecanismos adecuados que garanticen seguridades físicas a todo

nivel.

6. No existen procedimientos contables que garanticen la toma de decisiones.

7. No existe seguimiento de control interno que regule los ingresos y egresos.

5

1.8.3. Oportunidades

1. Adquirir un paquete informático que cubra las necesidades institucionales

2. Proponer nuevas líneas de servicios a la comunidad.

3. Diversificar las oportunidades para el sector artesanal.

4. Incremento del sector artesanal en la matriz productiva del país.

1.8.4. Amenazas

1. No exista suficiente concientización y responsabilidad, por parte de los funcionarios en el

manejo de las especies valoradas y no valoradas.

2. No alcanzar los objetivos propuestos en función de la visión y misión institucional

3. Que los funcionarios actúen por criterio propio y no en base a normativas internas.

4. Existe el riesgo de que las especies valoradas sean muy susceptibles de ser sustraídas

5. Perder el control en el manejo, recaudación y depósito de las especies valoradas, ni realizar

cruces de información

6. No incluir dentro del presupuesto de la Institución la ejecución de los inventarios anuales de

especies valoradas. (Junta Nacional de Defensa del Artesano, 2014)

6

1.9. Estructura Orgánica de la Junta Nacional de Defensa del Artesano

Figura 1.1. Organigrama de la Junta Nacional de Defensa del Artesano. En “Estatuto

Orgánico Resolución No. 23 – JNDA – 20” por: Junta Nacional de Defensa del Artesano,

2010, p. 8

DIR E C T OR IO

P R E S IDE NC IA

Dirección de Auditoria Interna

Unidad de C omunicación S ocial

Dirección de As esoría J urídica

Unidad de P lanificación y P royectos

Unidad de Adminis tración de R ecurs os Humanos

S ecretaría G eneral

DIR E C C IÓN TÉ C NIC A

C alificación Artes analF ormación y T itulación

J untas P rovinciales

C apacitación y Tecnificación Artes anal

Dirección Adminis trativa F inanciera

J untas C antonales

DIR E C T OR IO

P R E S IDE NC IA

Dirección de Auditoria Interna

Unidad de C omunicación S ocial

Dirección de As esoría J urídica

Unidad de P lanificación y P royectos

Unidad de Adminis tración de R ecurs os Humanos

S ecretaría G eneral

DIR E C C IÓN TÉ C NIC A

C alificación Artes analF ormación y T itulación

J untas P rovinciales

C apacitación y Tecnificación Artes anal

Dirección Adminis trativa F inanciera

J untas C antonales

7

1.9.1. Puestos Directivos.-

(Junta Nacional de Defensa del Artesano, 2014) “La Junta tendrá los siguientes puestos directivos:

1. Presidente/a

2. Director Técnico de Formación y Desarrollo Artesanal

3. Director Administrativo Financiero

4. Director de Asesoría Jurídica

5. Director de Auditoría Interna

6. Secretario General.

1.9.2. Comité de Gestión de Desarrollo Institucional

La Junta mantiene un Comité de Gestión de Desarrollo Institucional, conformado por el

Presidente/a o su delegado, quien lo presidirá; y los responsables de las diferentes Unidades

Administrativas.

El Comité de Gestión de Desarrollo Institucional, a más de lo establecido en el Art. 115 del

Reglamento de la LOSCCA, tendrá las siguientes responsabilidades:

1) Conocer y analizar, los Planes Operativos Anuales Institucionales

2) Evaluar el impacto de la gestión institucional de La Junta.

Este comité se reunirá, ordinariamente, una vez cada mes y, extraordinariamente, cuando uno de

sus miembros lo requiera.

8

1.10. Mapa de Procesos de la Junta Nacional de Defensa del Artesano

Figura 1.2. Mapa de Procesos de la Junta Nacional de Defensa del Artesano. En “Estatuto


2010, p. 7

C AL IF IC AC IÓ N AR T E S ANAL

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN Y DESARROLLO ARTESANAL

F O R MAC IÓ N Y T IT UL AC IÓ N AR T E S ANAL

C AP AC IT AC IÓ N Y T E C NIF IC AC IÓ N P R O F E S IO NAL

C AL IF IC AC IÓ N AR T E S ANAL

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN Y DESARROLLO ARTESANAL

F O R MAC IÓ N Y T IT UL AC IÓ N AR T E S ANAL

C AP AC IT AC IÓ N Y T E C NIF IC AC IÓ N P R O F E S IO NAL

Gestión de

Administración

de RRHH

PROCESOS HABILITANTES

DE ASESORÍA DE APOYO

PlanificaciónAuditoria

Interna

Asesoría

Jurídica

Comunica.

Social

Gestión

Administrativa y

Financiera

Secretaria

General

Gestión de

Administración

de RRHH

PROCESOS HABILITANTES

DE ASESORÍA DE APOYO

PlanificaciónAuditoria

Interna

Asesoría

Jurídica

Comunica.

Social

Gestión

Administrativa y

Financiera

Secretaria

General

PROCESOS GOBERNANTES

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SECTOR ARTESANAL E

INSTITUCIONAL

GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SECTOR ARTESANAL E INSTITUCIONAL

PROCESOS GOBERNANTES

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SECTOR ARTESANAL E

INSTITUCIONAL

GESTIÓN ESTRATÉGICA Y TÉCNICA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SECTOR ARTESANAL E INSTITUCIONAL

PROCESOS DESCONCENTRADOS

Juntas Provinciales de Defensa del Artesano y

Juntas Cantonales de Defensa del Artesano

PROCESOS DESCONCENTRADOS

Juntas Provinciales de Defensa del Artesano y

Juntas Cantonales de Defensa del Artesano

CLIENTES

EXTERNOS

ARTESANOS,

ORGANIZACION

ES

ARTESANALES,

CIUDADANÍA

CLIENTES

EXTERNOS

ARTESANOS,

ORGANIZACION

ES

ARTESANALES,

CIUDADANÍA

CLIENTES

EXTERNOS

ARTESANOS,

ORGANIZACION

ES

ARTESANALES,

CIUDADANÍA

CLIENTES

EXTERNOS

ARTESANOS,

ORGANIZACION

ES

ARTESANALES,

CIUDADANÍA

9

Los procesos que elaboran los productos y servicios de la Junta Nacional de Defensa

del Artesano, se ordenan y clasifican en función de su grado de contribución o valor

agregado al cumplimiento de la misión institucional.

Los Procesos Gobernantes orientan la gestión institucional a través de la formulación

de políticas y la expedición de normas e instrumentos para poner en funcionamiento a

la entidad.

Los Procesos Habilitantes están encaminados a generar productos y servicios para

los procesos gobernantes, Agregadores de valor; y, para si mismos, viabilizando la

gestión institucional, tomando en cuenta que son apoyo para toda la entidad.

Los Procesos Agregadores de Valor tienen la responsabilidad de generar productos y

servicios de acuerdo al direccionamiento estratégico y su base legal constitutiva para

la satisfacción de nuestros clientes externos y se constituyen en la razón de ser de la

Junta.

Los Procesos Desconcentrados Permiten cumplir la misión institucional en forma

desconcentrada.

1.10.1. Procesos Gobernantes

1.10.1.1. Direccionamiento Estratégico para el Fortalecimiento del Sector Artesanal e

Institucional.

1.10.1.2. Gestión Estratégica y Técnica para el Fortalecimiento del Sector Artesanal e

Institucional.

1.10.2. Procesos Agregadores de Valor

1.10.2.1. Gestión de Formación y Desarrollo Artesanal

Formación y Titulación Artesanal

Calificación Artesanal

Capacitación y Tecnificación Profesional

10

1.10.3. Procesos Habilitantes

1.10.3.1. De Asesoría

Asesoría Jurídica

Auditoría Interna

Comunicación Social

Planificación y Proyectos

1.10.3.2. De Apoyo

Gestión Administrativa Financiera y Tecnológica

Recursos Humanos

Secretaría General

1.10.4. Procesos Desconcentrados

1.10.4.1. Juntas Provinciales y Cantonales de Defensa del Artesano

11

1.11. Cadena de Valor de la Junta Nacional de Defensa del Artesano

Figura 1.3. Cadena de Valor de la Junta Nacional de Defensa del Artesano. En “Estatuto


2010, p. 6

PLANIFICACIÓN NORMA GESTIÓN

RECURSOS HUMANOS

SECRETARÍA GENERAL

COMUNICACIÓN SOCIAL

PLANIFICACIÓN

AUDITORIA INTERNA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

ASESORIA JURÍDICA

C L

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RECURSOS HUMANOS

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PLANIFICACIÓN

AUDITORIA INTERNA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

ASESORIA JURÍDICA

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I

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A

12

1.12. Organigrama Funcional de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa

del Artesano

1.12.1. Misión

Administrar el presupuesto, llevar la contabilidad y controlar en manejo de la caja con

eficiencia, para apoyar a la gestión institucional de conformidad con la normatividad

vigente y proveer de información para la toma oportuna de decisiones.

1.12.2. Productos y Servicios

1.12.2.1. Presupuesto

1. Pro forma presupuestaria;

2. Reformas Presupuestarias;

3. Informe de ejecución presupuestaria;

4. Informe de ejecución de las reformas presupuestarias;

5. Liquidaciones presupuestarias;

6. Certificaciones presupuestarias;

7. Cédulas presupuestarias.

1.12.2.2. Contabilidad

1. Registros contables;

2. Informes financieros;

3. Estados financieros;

4. Conciliaciones bancarias;

5. Inventario de bienes muebles valorados;

6. Inventario de suministros de materiales valorados;

7. Roles de pagos;

8. Liquidación de haberes por cesación de funciones;

9. Comprobantes de pago y cheques elaborados.

1.12.2.3. Administración de Caja

1. Plan periódico de caja;

2. Plan periódico anual de caja;

13

3. Libro caja bancos;

4. Registro e Informe de Garantías y valores;

5. Retenciones y declaraciones al SRI;

6. Flujo de caja;

7. Pagos;

8. Informe de administración de pólizas;

9. Transferencias.

1.13. Leyes y Reglamentos

1. Reglamento General a la Ley de Defensa del Artesano

2. Reglamento Electoral Junta Nacional de Defensa del Artesano

3. Reglamento del fondo rotativo JNDA

4. Reglamento del directorio de la JNDA

5. Reglamento de viáticos de la JNDA

6. Reglamento de Titulación por práctica Profesional

7. Reglamento de Gestión y Autogestión Financiera de la JNDA

8. Reglamento de fondo fijo de caja chica JNDA

9. Reglamento de anticipo de remuneraciones JNDA

10. Reglamento de Administración del TH JNDA

11. Proyecto del Código Orgánico del Trabajo

12. Ley de Defensa del Artesano

13. Estatuto Orgánico por Procesos JNDA

14

CAPÍTULO II

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

2.1. Macroambiente

2.1.1. Factor Político

El actual Estado Ecuatoriano está conformado por cinco poderes estatales: el Poder Ejecutivo', el

Poder Legislativo, el Poder Judicial, el ¨Poder Electoral y el Poder de Trasparencia y Control

Social.” La función ejecutiva está delegada al Presidente de la República, actualmente ejercida por

Rafael Correa, elegido para un periodo de cuatro años (Con la capacidad de ser reelecto una sola

vez). Es el Jefe de Estado y de Gobierno, es responsable de la administración pública. Nombra a

Ministros de Estado y servidores públicos. Define la política exterior, designa al Canciller de la

República, así como también embajadores y cónsules. Ejerce la máxima autoridad sobre las Fuerzas

Armadas del Ecuador y la Policía Nacional del Ecuador, nombrando a sus autoridades. La esposa

del mandatario en funciones recibe el título de Primera Dama de Ecuador.

La Función Legislativa le corresponde a la Asamblea Nacional de la República del Ecuador, elegida

para un periodo de cuatro años, es unicameral y está compuesta por 124 Asambleístas (15 por

asignación nacional). Es el encargado de redactar leyes, fiscalizar a los órganos del poder público,

aprobar tratados internacionales, presupuestos y tributos.

La Función Judicial se delega a la Corte Nacional de Justicia (CNJ), Cortes Provinciales, Tribunales

y Juzgados. La CNJ estará compuesta por 21 Jueces para un periodo de nueve años (no podrán ser

reelectos) y se renovará un tercio de la misma cada tres años.

El Poder Ciudadano está conformado por El Consejo de Participación Social y Control Ciudadano,

la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General del Estado y las superintendencias. Sus autoridades

ejercerán sus puestos durante cinco años. Este poder se encarga de promover planes de transparencia

y control público, así como también planes para diseñar mecanismos para combatir la corrupción,

como también designar a ciertas autoridades del país, y ser el mecanismo regulador de rendición de

cuentas del país. El Poder Electoral funciona y entra en autoridad solo cada 4 años o cuando hay

elecciones o consultas populares. (EKOS, 2013)

2.1.2. Factor Social

En los últimos años, el crecimiento en el país se ha dado como resultado de la importante inversión

que se ha originado desde el sector público. Esta inversión ha permitido buenos niveles

decrecimiento en sectores como la construcción, debido a los montos destinados a mejorar la

15

infraestructura del país, así como el desarrollo de viviendas, que se consiguió mediante un mayor

financiamiento público de la cartera hipotecaria.

También se evidenció el crecimiento de sectores como el suministro de servicios, la administración

pública y el comercio. El buen momento de este último, así como de otras actividades, también se

dio como resultado del aumento del consumo, que en el caso de los hogares se generó por el

incremento en los ingresos de la población. (EKOS, 2013)

La economía ecuatoriana crecerá el próximo año 3,8%, por encima del 2,2% estimado para la

región, que enfrenta el desafío de dinamizar el crecimiento y revertir la desaceleración en el actual

contexto mundial, según las proyecciones anunciadas este martes por la Comisión Económica para

América Latina y el Caribe.

Las estimaciones para el siguiente año y el balance preliminar de la economía regional para 2014

fueron divulgados por la secretaria del organismo de Naciones Unidas, la mexicana Alicia Bárcena,

en Santiago de Chile. Las cifras indican que el producto interno bruto promedio (PIB) de América

Latina y el Caribe crecerá 1,1%, el más bajo desde 2009, pero experimentará en 2015 un

recuperación aumentando a 2,2%.

Esta moderada alza se dará en un contexto de una lenta y heterogénea recuperación de la economía

mundial, con una dinámica a la baja en los precios de las materias primas y un escaso dinamismo de

la demanda externa de la región, además del aumento de la incertidumbre financiera", indicó la

Cepal en un comunicado.

Según el organismo regional, los países "que liderarán la expansión regional el próximo año" serán:

Panamá, con un alza en PIB de 7,0%, Bolivia (5,5%), Perú, República Dominicana y Nicaragua

(5,0%). Colombia y Ecuador siguen a esas naciones con crecimientos de 4,3% y 3,8%,

respectivamente, resultados levemente menores que los proyectados para 2014 de 4,8% y 4%.

"Dinamizar el crecimiento económico y revertir la desaceleración en el actual contexto de la

economía mundial implica amplios desafíos para la región”, señaló Bárcena a periodistas. "Entre

ellos se requiere reactivar la demanda interna privilegiando la dinámica de la inversión. Esto

impactaría positivamente en la productividad y competitividad de las economías", agregó.

Ante esto, la Cepal propone adoptar medidas para impulsar el crecimiento y fomentar la inversión,

incorporando mecanismos que protejan el financiamiento, especialmente para infraestructura.

También señala como clave la integración regional tanto en el aumento de la demanda regional y de

las cadenas de valor regioinales como en la capacidad de enfrentar choques externos a través de la

integración financiera.

16

Para el caso ecuatoriano y añadiendo el panorama de reducción del precio del barril de petróleo,

principal exportación, el gobierno ha garantizado que Ecuador "está preparado" para enfrentar ese

escenario. Entre las últimas medidas adoptadas, el Ejecutivo envío el viernes a la Asamblea

Nacional un proyecto de ley para incentivar la producción y la inversión y evitar el fraude fiscal, que

deberá ser tramitado con el carácter de "urgente" en los próximos 30 días.

El ministro de Finanzas, Fausto Herrera, resaltó que la propuesta legal fomentará y acelerará la

inversión privada, conservando la pública, con el fin de mantener el empleo y el crecimiento

económico proyectado. Dijo que la propuesta dará estabilidad tributaria, por ejemplo, al sector

minero-metálico y a inversiones que superen los 50 millones de dólares. Las micro y pequeñas

empresas también tendrán sus beneficios (CEPAL, 2014)

Ecuador ha logrado importantes avances económicos y sociales en el transcurso de la última década.

Desde 2001, el crecimiento económico medio ha sido de aproximadamente 4,5%, y la inflación ha

descendido gradualmente a alrededor de un 3% anual. La estabilidad financiera, lograda mediante la

dolarización, ha sido preservada y, sumada a un bajo nivel de inflación, un crecimiento sostenido y

un mayor gasto social, ha ayudado a reducir la pobreza y mejorar los indicadores sociales. El alto

nivel de los precios del petróleo en los últimos años ha generado ingresos extraordinarios que han

apuntalado la balanza de pagos y las cuentas fiscales, facilitando un mayor gasto público.

Tras recuperarse con fuerza del impacto de la crisis financiera mundial, el crecimiento se ha

moderado en cierta medida en los últimos dos años. El crecimiento del PIB real se desaceleró de 5%

en 2012 a 4,5% en 2013, debido a un menor dinamismo de la demanda interna, pero se mantiene

levemente por encima del nivel potencial. La inflación cayó a 2,7% en 2013, de 4,2% en 2012,

gracias a la disipación de los shocks en el lado de la oferta. La tasa de desempleo descendió a un

mínimo histórico, en tanto que los salarios reales siguieron en alza. Ha vuelto a registrarse un déficit

fiscal pese a una recaudación activa de ingresos tributarios. El mayor gasto de capital aumentó el

déficit fiscal a 4,7% del PIB, y ese déficit se financió principalmente con préstamos de China. La

deuda pública bruta de Ecuador se situó en 24,4% del PIB al cierre de 2013, cifra que es baja en

comparación el nivel de endeudamiento de otros países de la región. El déficit en cuenta corriente se

amplió a 1,3% del PIB en 2013, de un nivel de 0,4% en 2011‒12. El crédito al sector privado y la

rentabilidad de los bancos disminuyeron, pero el sistema financiero sigue siendo saludable.

Se prevé que la economía crecerá a una tasa de 4% en 2014−15, pero las perspectivas son menos

favorables que en el pasado dado que se espera un descenso de los precios del petróleo y un aumento

a mediano plazo de las tasas de interés en Estados Unidos. Los riesgos para las perspectivas están

equilibrados en términos generales. La capacidad para hacer frente a estos riesgos está limitada

dadas la ausencia de una política monetaria en una economía plenamente dolarizada y la escasa

capacidad para reaccionar en el ámbito fiscal. Por el lado negativo, un aumento más pronunciado de

las tasas de interés en dólares de EE.UU. (y un fortalecimiento adicional del dólar) podría poner en

17

riesgo las perspectivas y la competitividad. Por el lado positivo, las tensiones geopolíticas podrían

elevar los precios del petróleo, lo cual apoyaría el crecimiento y mejoraría la posición fiscal.

Si bien el sector público ha sido un importante motor de crecimiento en los últimos años, es

necesario que el sector privado asuma un papel más protagónico para evitar potenciales

desequilibrios fiscales y externos. El surgimiento de considerables déficits fiscales exige austeridad

en los planes de gasto público, y la moderación del gasto corriente es necesaria para permitir la

ampliación del plan de inversión del sector público. El fundamento del plan consiste en lograr a la

larga una reversión de la disminución prevista de los ingresos provenientes del petróleo, no solo

mediante el aumento de la producción de crudo sino también mediante la sustitución de las

importaciones de combustible y la diversificación de los recursos energéticos. En el sistema

financiero, sería importante que la nueva legislación y normativa bancarias respalden las

perspectivas de crecimiento. Dado que es necesario que la economía atraiga dólares de EE.UU.

como divisa, se debe considerar adoptar otros controles sobre los flujos externos al sistema

financiero y eliminar gradualmente las restricciones sobre las transacciones en moneda extranjera.

(FMI, 2014)

2.1.3. Factor Tecnológico

Los sectores público y privado vienen desarrollando la ciencia y la tecnología a diferentes niveles.

Esos campos son claves para promover otro tipo de economía basada en el conocimiento y en el

valor agregado que provee el talento humano. Esa apuesta puede cambiarle la cara al Ecuador. Una

fábrica que produce nanotecnología con robots de última generación, cheques que pueden ser

depositados en el banco de manera virtual a través del teléfono celular, una industria de software que

crece 22% al año, empresas públicas con sofisticados sistemas para guardar información,

laboratorios que crean moras sin semilla o una universidad del conocimiento que tiene convenios

con las gigantes Microsoft, Cisco, Huawei o Twitter. Todos esos son ejemplos de lo que está

ocurriendo en el Ecuador y representan muestras que empiezan a replicarse a todos los niveles. En

ese sentido, la innovación y el desarrollo de la ciencia y la tecnología juegan un papel fundamental y

eso lo saben el Gobierno y la empresa privada. De ahí la apuesta por incrementar no solo los

recursos destinados a impulsar esos temas, sino crear todo un sistema que se preocupe por el talento

humano, la igualdad social, la educación, el acceso a nuevas tecnologías y el desarrollo de nuevos

emprendimientos.

Además, la estrategia de cambio de la matriz productiva tiene como columna vertebral el

conocimiento, la innovación, la ciencia y la tecnología. Tradicionalmente esos ámbitos han recibido

una baja e insuficiente inversión para su desarrollo.

El gasto en Ecuador destinado a ciencia, tecnología e innovación llegó en 2011 a $ 1 210 millones,

equivalentes al 1,58% del producto interno bruto (PIB). Solo en lo que se refiere a investigación y

18

desarrollo (I+D) se destinaron $ 269,47 millones, o el 0,35% del PIB, según una encuesta aplicada

entre 2009 y 2011 por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC) y la Secretaría de

Educación Superior, Ciencia y Tecnología (Senescyt).

En lo que se refiere específicamente a innovación en 2011 se gastaron $ 898,40 o el 1,17% del PIB

En Estados Unidos, los países asiáticos y los europeos invierten entre el 2% y el 5% del PIB en

ciencia, tecnología e innovación. En América Latina, a excepción de Brasil, la inversión es menor al

1%. En el gráfico 2 es posible observar el porcentaje destinado por regiones a I+D. Israel, el país

que más asigna en ese rubro, invirtió el 4,4% de su PIB en 2011. El tema de la innovación está

directamente relacionado con el crecimiento económico de un país o una empresa, pero va más allá

de las utilidades prácticas. “El fin último de la innovación no debe ser la maximización de utilidades

sino generar una economía que permita satisfacer necesidades, garantizar derechos y potenciar

capacidades individuales, colectivas y territoriales”, señaló en diciembre a EL TELÉGRAFO, René

Ramírez, secretario de la Senescyt. En el sector público, la Corporación Nacional de

Telecomunicaciones (CNT) está dando pasos importantes en el mundo de las nuevas tecnologías de

la información y la comunicación. Entre los nuevos servicios que se incorporarán a lo largo del año

están los de comunicaciones unificadas, telefonía IP, telepresencia, videovigilancia, servicios de

seguridad de datos. Pero quizá entre los más llamativos y de vanguardia está el servicio de cloud

computing (o computación en la nube), que permite almacenar información (sin que importe la

capacidad de almacenamiento) y ofrecer servicios a través de Internet. (Telégrafo, 2014)

2.2. Microambiente

2.2.1. Servicios de la Institución

Titulación Artesanal

a) Titulación de Maestros de Taller de Centros o Unidades de Formación Artesanal Fiscales, Fisco

- Misionales, Municipales SERIE “A”.

Valor título 5,00

Juego acta de grado 1,50

Servicios Administrativos

(Escritura de título, plastificación de título artesanal, refrendación de la

JNDA y legalización de documentos)

8,50

19

Otros servicios

Duplicado de título con servicio 12,50

Reposición de actas de grado 1,50

Reposición de títulos por error y servicio 8,00

b) Titulación de maestros de taller de centros o unidades de formación particulares SERIE “B”.

Valor título 8,00


Servicios administrativos:

Escritura de título, plastificación de título artesanal, refrendación de la

JNDA y legalización de documentos

11,00

Otros servicios:


Reposición actas de grado 3,00

Reposición títulos por error y servicio 11,00

c) Titulación de maestros de taller por práctica profesional para Ecuatorianos SERIE “C”

Valor título 12,00

Juego de acta de grado 3,00


Escritura de título, plastificación de título artesanal, refrendación

de la JNDA y legalización de documentos.

11,00

Otros servicios




d) Titulación de maestros de taller por práctica profesional, propios derechos y convalidación

20

profesional para extranjeros SERIE “D”.

Valor título 250,00



(Escritura de título, planificación de título artesanal, refrendación de

la JNDA y legalización de documentos)

26,00

Otros servicios


Reposición de actas de grado 60,00


e) Titulación para maestros de taller artesanal de centros o unidades de formación artesanal

fiscales, fisco - misionales municipales y particulares para extranjeros - SERIE D1.

Valor título 25,00


Escritura de título, plastificación de título artesanal refrendación por

la JNDA y legalización de documentos

11,00

Otros servicios




f) Titulación para bachilleres técnicos en ramas artesanales de unidades de formación artesanal

fiscales, fisco misionales municipales y particulares SERIE "E".

Valor título 15,00


21

Servicios Administrativos:

Escritura de título, plastificación de título artesanal, refrendación de


11,00

Otros servicios:




g) Titulación de maestros de taller por, propios derechos y convalidación profesional para

ecuatorianos SERIE "F'.

Valor título 24,00



Escritura de título, plastificación de título artesanal, refrendación de


22,00

Otros servicios:




Servicios de Capacitación

a) Curso de Desarrollo Humano Etica Profesional 30,00

b) Curso de Capacitación Intelectual y Humanística 30,00

c) Curso de Perfeccionamiento Técnico Profesional 60,00

2.2.2. Beneficiarios de los Servicios de la Institución

Artesanos que se dedican, en forma individual, de asociaciones, cooperativas, gremios o uniones

artesanales, a la producción de bienes o servicios o artística y que transforman materia prima con

predominio de la labor fundamentalmente manual, con auxilio o no de máquinas, equipos y

herramientas.

22

CAPÍTULO III

3. MARCO REFERENCIAL

3.1. Control Interno

3.1.1. Definición de Control Interno

Según (Catácora, 1996) “El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un

sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad

razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una

debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa

un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.” (pág. 237)

Según (Contraloría General del Estado, 2009) “El control interno es un proceso integral aplicado

por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad

razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos.

Constituyen componentes del control interno el ambiente de control, la evaluación de riesgos, las

actividades de control, los sistemas de información y comunicación y el seguimiento”

El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,

promover eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y

oportunidad de la información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las

deficiencias de control.”

La definición que elaboró el Basle Committee de Control Interno es la siguiente; Control Interno es

un proceso efectuado por la junta de directores, la administración principal y todos los niveles del

personal. No es únicamente un procedimiento o una política desempeñada en un cierto punto del

tiempo, sino que está operando continuamente en todos los niveles dentro de una organización. La

junta de directores y la administración principal son responsables por el establecimiento de la cultura

apropiada para facilitar un efectivo proceso de Control Interno y por monitorear su efectividad sobre

una base ongoing; sin embargo, cada individuo dentro de una organización tiene que participar en el

proceso. (Mantilla, 2005, pág. 19)

(Romero, Gestiopolis, 2012) “Dimitris N. Chorafas, quien centra su estudio en el Control Interno

de los entes de interés público y principalmente los que participan en los mercados de capital

(financieros y valores). Ofrece una definición comprensiva:

23

Control Interno es un proceso establecido por la junta de directores y por la administración más alta

para proveerse a sí mismos con un sistema dinámico, proactivo, sobre la manera cómo funciona la

Institución. Por lo tanto, es afectado por y afecta a todos los niveles de personal, a causa de que

ofrece transparencia”

Los Controles Internos le permiten a los ejecutivos principales:

Salvaguardar los activos del negocio.

Asistir en el documento y en la conciliación contable.

Conducir a la acción correctiva.

3.1.2. Principios de Control Interno

Los principios de control interno son los siguientes:

Aplicables a la Estructura Orgánica

La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separación

de funciones, así como la asignación de responsabilidades y autoridad a cada puesto o persona, para

lo cual son aplicables los principios de: responsabilidad limitada, separación de funciones de

carácter incompatible, instrucciones por escrito.

a. Responsabilidad limitada

Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas conocer a los

interesados. Por ejemplo la responsabilidad de autorizar los pagos recaerá en una sola persona, quien

tenga conocimientos de ella.

b. Separación de funciones de carácter incompatibles

Debe existir una adecuada segregación de funciones y deberes, de modo que una sola persona no

controle todo el proceso de una operación.

c. Instrucciones por escrito

Las instrucciones al personal para el desempeño de sus funciones deberán darse por escrito, en

forma de descripción de cargos. Esto contribuye a que los empleados cumplan más eficientemente

con su trabajo, por cuanto las órdenes o instrucciones impartidas pueden olvidarse o mal

interpretarse.

24

Aplicables a los Procesos y Sistemas

Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para

salvaguardar los recursos que dispone la organización, destinados a la ejecución de sus operaciones

por tanto son aplicables los siguientes principios de control interno: Aplicación de pruebas continuas

de exactitud, uso de numeración en los documentos, uso de dinero en efectivo, uso de cuentas de

control, depósitos inmediatos e intactos, uso mínimo de cuentas bancarias, uso de dispositivos de

seguridad, uso de indicadores de gestión.

a. Aplicación de pruebas continúas de exactitud

Consiste en la verificación periódica y sorpresiva de las operaciones; deben aplicarse para asegurar

la corrección en las operaciones. Por ejemplo comparar los inventarios de existencia de materiales

con el responsable de inventarios y con la constatación física.

b. Uso de Formas pre numeradas

Deberán utilizarse formas pre numerado e impreso para la documentación importante.

c. Evitar el uso de dinero en efectivo

El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio de un fondo fijo.

Denominado caja chica.

Aplicables a la administración del personal

La administración del personal requiere de criterios básicos para fijar técnicamente sus

responsabilidades, para lo cual se aplicaran los siguientes principios de control interno: selección de

personal hábil y capacitado, capacitación continua, vacaciones y rotación del personal, cauciones

(pólizas de seguro).

a. Servidores hábiles y capacitados

Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados para aumentar la eficiencia y

economía en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe de ser desempeñado por una

persona que posea título profesional y la experiencia correspondiente a su nivel de responsabilidad.

b. Movimiento del personal

25

Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los empleados de

confianza disfruten de sus vacaciones en especial aquellos empleados que desempeñan cargos de

responsabilidad sobre recursos financieros o materiales. Esta medida permitirá entre otras cosas:

capacitar a los empleados en otras labores de la administración erradicar la idea de que “hay

empleados indispensables” y descubrir errores y fraudes, cuando lo hayan cometido.

c. Fianzas

Los empleados que manejen recursos financieros, valores o materiales, deberán estar afianzados, a

fin de permitir a la entidad resarcirse adecuadamente de una pérdida o de un fraude efectuado por

ellos mismos. “En la segunda generación del Control Interno se empleó el término procedimientos

de Control Interno para referirse a lo siguiente:

Segregación de funciones

Autocontrol

De arriba hacia abajo

Costo menor que beneficio

Eficacia

Confiabilidad

Documentación

Ya es de carácter técnico la denominación “basado en principios”. Su principal sinónimo es

estructura conceptual (framework) y de hecho corresponde a un entendimiento de Control Interno en

términos de sistemas (elementos, relaciones, procesos, objetivos).

d. Segregación de funciones

El entendimiento más antiguo de la segregación de funciones señala que ninguna persona debe tener

control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en

las organizaciones grandes complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y

conciliar una transacción. Ello, como mecanismo de protección para esas mismas personas (ya se

trate de empleados o de administradores) y de la misma organización (máximo si esta es de interés

público).

Este componente cuenta con una general aceptación, aun cuando su entendimiento tenga distintos

matices, los cuales en la medida que ha ido evolucionando el Control Interno ha cambiado. Esto

implica, entonces, la no simple segregación de funciones entre quien maneja los dineros y quien

elabora y custodia los registros contables.

Actualmente se tiene dos connotaciones particularmente importantes que son la segregación de

26

funciones:

1. Relacionadas con los distintos roles vinculados con el Control Interno, diseño, implementación,

mejoramiento, evaluación y auditoria. O dicho de otra manera los papeles que desempeñan

directivos, administradores principales, personal de apoyo incluye directores de Control Interno.

2. Por niveles, conlleva las funciones de Control Interno según el nivel organizacional estratégico,

táctico, operativo y específico, o mejor aún, diferenciar entre controles contables y administrativos,

sistema de Control Interno, comités de auditoría, gobierno corporativo y Control Interno a las

transacciones con partes relacionadas grupos económicos y combinaciones de negocios”

e. Autocontrol

“La dirección, gestión, supervisión y evaluación/valoración del Control Interno son resorte de la

administración principal alta gerencia. No hay Controles Internos que sean externos. El sistema a

través del subsistema o mejor del proceso de Control Interno, se controla a sí mismo. El mejor de

todos los Controles Internos es que los procesos sean desempeñados por gente capaz apoyada con

tecnología.

En lo expresado anteriormente surge una dificultad, la cual se deriva de los enfoques participativos

de autovaloración del control, que han sido interpretados de manera equivocada, como el supuesto

de que cada quién es capaz de controlarse a sí mismo y puede actuar de acuerdo con su propio

criterio. Ello corresponde a lo menos parecido al control dado que este, entendido como poder,

requiere que todos los componentes del sistema se orienten hacia el logro eficaz de los objetivos

compartidos.

Es importante hacer una precisión, la diferencia que existe entre autocontrol y autovaloración del

control, un conjunto de herramientas de trabajo a través de las cuales se facilita que el personal de

una organización haga su propia valoración del control y la traduzca en informes y acciones

relacionados con el funcionamiento de la organización”

f. De arriba hacia abajo

De arriba hacia abajo, significa que el Control Interno es una forma de presión o influencia ejercida

por los máximos niveles administrativos alta gerencia de la organización, esto técnicamente es

denominado el tono desde lo alto. Siendo así, implica que ningún Control Interno puede funcionar

de abajo hacia arriba, esto es, un empleado de nivel bajo u operativo no puede controlar a los

directivos principales.

Una de las formas más primitivas como se dio a conocer este componente fue la autorización, donde

las transacciones deben ser autorizadas y ejecutadas por personas que actúan dentro del rango

27

jerárquico de autoridad. Actualmente, y a partir de enfoques de procesos y con uso intensivo de

tecnologías de la información, las autorizaciones se convierten en simples autorizaciones de acceso.

En una perspectiva estratégica, tiene una marcada influencia en la forma como son estructuradas las

organizaciones, lo que conlleva a que esta forma de precisión sea originada desde los niveles más

altos de las mismas, adicionalmente se señalan diversos aspectos entre los cuales se resaltan:

Los procesos de mayor nivel (macro procesos) abarcan los procesos de menor nivel

(subprocesos, tareas, actividades).

El direccionamiento proviene de la alta gerencia (visión, misión) y se traslada a la acción

por mecanismos operativos que es preciso alinear.

El tono desde lo alto, es fundamentalmente de carácter ético de negocios que se convierten

en algo de forzoso cumplimiento vía estrategias, planes, o en últimas por mecanismos de

carácter legal.

En la estructura conceptual integrada que ofrece COSO sobre el Control Interno depende de gran

medida de esto y para ello emplea le denominación tono desde lo alto. Para esta estructura, al final

es el más importante, lo esfuerza con la estructura organizacional, con los controles informales y los

valores éticos de la organización; con sus distintas políticas y el nivel competitivo de sus integrantes.

En la medida en que consolide el carácter ético, permitirá el paso a un Control Interno eficaz”

g. Costo menor que beneficio

“Este componente afianza el hecho sobre el cual el Control Interno genera valor a la organización, lo

que implica, de salida, que los Controles Internos no pueden ser más costosos que las actividades

que controla ni que los beneficios que proveen. Si el Control Interno genera sobre costos o

duplicidades, es mejor eliminarlo.

Este lleva implícito entender que el Control Interno es un proceso y no un sistema. Como proceso,

se inserta dentro del sistema organizacional y hace parte de la cadena de valor del negocio. En otras

palabras, hace parte del ciclo financiero de agregación de valor para el cliente y de generación de

valor para el accionista. Lo que si definitivamente no se admite es que el Control Interno sea gasto.

Si es gasto, no tiene poder de recuperación de la inversión que conlleva y es mejor eliminarlo”

h. Eficacia

“Aquí se detiene una gran connotación, y es que si el Control Interno no asegura el logro de los

objetivos organizacionales, sencillamente no sirve.

28

De ahí que la evaluación básica del Control Interno sea siempre una evaluación de su eficacia. Y

ésta, es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados.

Una de las grandes fortalezas de COSO es precisamente el entendimiento de este principio. Puesto

que la eficacia del Control Interno depende directamente de asegurar el logro de los objetivos de

negocio que tiene el sistema y que son: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad del

proceso de presentación de reportes financieros, cumplimiento de normas y obligaciones,

salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico”

i. Confiabilidad

“Se entiende como la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de

Control Interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del Control Interno.

Una forma de expresarlo mejor es como una fórmula matemática, así:

De donde:

Ed= Efectividad del diseño del Control Interno

Eo= Efectividad de la operación de Control Interno

ed= Extensión de la documentación

ec= Extensión de la conciencia

em= Extensión del monitoreo

j. Documentación

Aquí se presentan dos entendimientos tradicionales sobre el particular que han sido superados. El

primero, hace referencia a que las transacciones deben estar clara y completamente documentadas y

disponibles para revisión. El segundo, tiene que ver con los papeles de trabajo. Hoy se entiende que

lo que implica documentación es mucho más amplio y hace referencia a toda la información sobre el

Control Interno, incluidos el criterio de control, el diseño seleccionado y las acciones emprendidas.

Abarca no solo a la administración sino también a los auditores.

Toda la información relacionada con el Control Interno debe estar debidamente documentada, de

manera tal que pueda ser analizada por cualquier stakeholder interesado, ya se trate de la

administración (para efectos de su propia valoración), de los auditores (para efectos de su evaluación

o de su dictamen), o de los reguladores (para efectos derivados de las acciones de supervisión,

inspección, vigilancia y control).

29

Como resumen, se pueden afirmar que estos principios conllevan un mejor entendimiento de Control

Interno, lo que significa que una organización así soporta todos sus métodos y procedimientos

empleados, lo cual le permite fácil identificación de criterios y demás acciones. (Mantilla, 2005,

págs. 43-60)

3.1.3. Objetivos del Control Interno

Según (Contraloría General del Estado, 2009) “El control interno de las entidades, organismo del

sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos para

alcanzar la misión institucional, deberá contribuir al cumplimiento de los siguientes objetivos:

Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de

transparencia.

Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.

Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y

servicios públicos de calidad.

Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido,

irregularidad o acto ilegal.”

Dentro del contexto de misión o visión establecida en una entidad, su dirección establece los objetivos

estratégicos, selecciona la estrategia y fija objetivos alineados que fluyen en cascada en toda la entidad.

El presente Marco de gestión de riesgos corporativos está orientado a alcanzar los objetivos de la

entidad, que se pueden clasificar en cuatro categorías:

Estrategia: Objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la entidad y dándole apoyo.

Operaciones: Objetivos vinculados al uso eficaz y eficiente de recursos.

Información: Objetivos de fiabilidad de la información suministrada.

Cumplimiento: Objetivos relativos al cumplimiento de leyes y normas aplicables

Esta clasificación de los objetivos de una entidad permite centrarse en aspectos diferenciados de la

gestión de riesgos corporativos. Estas categorías distintas, aunque solapables - un objetivo individual

puede incidir en más de una categoría- se dirigen a necesidades diferentes de la entidad y pueden ser de

responsabilidad directa de diferentes ejecutivos. También permiten establecer diferencias entre lo que

cabe esperar de cada una de ellas. Otra categoría utilizada por algunas entidades es la salvaguarda de

activos.

Dado que los objetivos relacionados con la fiabilidad de la información y el cumplimiento de leyes y

normas están integrados en el control de la entidad, puede esperarse que la gestión de riesgos

30

corporativos facilite una seguridad razonable de su consecución. El logro de los objetivos

estratégicos y operativos, sin embargo, está sujeto a acontecimientos externos no siempre bajo control de

la entidad; por tanto, respecto a ellos, la gestión de riesgos corporativos puede proporcionar una

seguridad razonable de que la dirección, y el consejo de administración en su papel de supervisión, estén

siendo informados oportunamente del progreso de la entidad hacia su consecución. (Committee of

Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012).

3.1.4. Componentes del Método COSO II E.R.M

3.1.4.1. Ambiente de Control

Según el (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012) “Abarca el

talante de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los

riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión, el riesgo aceptado, la integridad y valores éticos y

el entorno en que se actúa.”

Según (Meigs, 1994) “Consiste en la integridad, los valores éticos y la competencia del personal de

la entidad, así como la filosofía y el estilo de operación de la administración. “

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el

accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamentalmente la

consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores,

con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio

de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad y

generar una cultura de control interno. Un ambiente propicio para el control, estimula e influencia

las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. En este contexto, el personal es la

esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores

éticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base que soporta el

sistema. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las

operaciones y actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de

los riesgos. Igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con

las actividades de monitoreo.

La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, deberá mostrar

constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución,

mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el desarrollo de las

labores habituales.

31

La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta

y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las

disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual mantendrá un

ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas; de

honestidad y de respaldo hacia el control interno; así como, garantizará el uso eficiente de los

recursos y protegerá el medio ambiente. (Contraloría General del Estado, 2009)

Es el fundamento de todos los otros componentes del E.R.M., creando disciplina y organizando

adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como también

estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los riesgos.

Además este componente, influye en el diseño y funcionamiento de las actividades de control de los

sistemas de información y comunicación, y del monitoreo de las operaciones.

Existen varios elementos importantes que influyen dentro del ambiente interno, los cuales deben

seguirse, aplicarse y divulgarse como son los valores éticos de la entidad, la competencia y

desarrollo del personal, el estilo de operación de la administración, la manera de asignar autoridad y

responsabilidad, la filosofía de la administración del riesgo. En cuanto a la administración del riesgo

empresarial E.R.M. identifica también el apetito que por el riesgo tiene la entidad y la cultura del

riesgo, integrándolos con las iniciativas que se plantean en el desarrollo de la aplicación de las

prácticas dentro de la administración de riesgos empresariales. (Estupiñán, 2006, pág. 52)

El ambiente interno abarca el talento de una organización, que influye en la conciencia de sus

empleados sobre el riesgo y forma la base de los otros componentes de la gestión de riesgos

corporativos, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente interno incluyen la

filosofía de gestión de riesgos de una entidad, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el

consejo de administración, la integridad, valores éticos y competencia de su personal y la forma en

que la dirección asigna la autoridad y responsabilidad y organiza y desarrolla a sus empleados

El ambiente interno de una organización tiene un impacto significativo en el modo como se implanta

la gestión de riesgos corporativos y en su funcionamiento continuado, constituyendo el contexto en

que se aplican otros componentes de la gestión de riesgos corporativos, con un importante efecto

positivo o negativo sobre ellos. Con el fin de obtener un mayor conocimiento sobre el grado de

integración de la filosofía de gestión de riesgos en la cultura de la entidad, algunas empresas llevan a

cabo una encuesta sobre la cultura de riesgos, midiendo la presencia y fortaleza de los atributos

relacionados con ellos. (PricewaterhouseCoopers LLP, 2004, pág. 9)

32

3.1.4.2. Establecimiento de Objetivos

Según establece el (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012)

“Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que

afecten a su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura que la dirección ha

establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la

entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado.”

Según (Estupiñán, 2006) “Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos

estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con

la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de

las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación de reportes o informes

internos y externos (financiera y no financiera), como la de cumplir con las leyes y regulaciones

aplicables y de sus procedimientos internos determinados”

Según (Nasaudit, 2009) “Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar

potenciales eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos asegura

que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados

apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo”

Según (PricewaterhouseCoopers LLP, 2004) “Los objetivos se fijan a escala estratégica,

estableciendo con ellos una base para los objetivos operativos, de información y de cumplimiento.

Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos procedentes de Ens externas e internas y una

condición previa para la identificación eficaz de eventos, la evaluación de sus riesgos y la respuesta

a ellos es fijar los objetivos, que tienen que estar alineados con el riesgo aceptado por la entidad,

que orienta a su vez los niveles de tolerancia al riesgo de la misma.” (pág. 19)

Dentro del contexto de misión o visión establecida en una entidad, su dirección establece los objetivos

estratégicos, selecciona la estrategia y fija objetivos alineados que fluyen en cascada en toda la entidad.

El presente Marco de gestión de riesgos corporativos está orientado a alcanzar los objetivos de la

entidad, que se pueden clasificar en cuatro categorías:

Estrategia: Objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la entidad y dándole apoyo.

Operaciones: Objetivos vinculados al uso eficaz y eficiente de recursos.

Información: Objetivos de fiabilidad de la información suministrada.

Cumplimiento: Objetivos relativos al cumplimiento de leyes y normas aplicables. (Committee

of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012)

33

3.1.4.3. Identificación de Eventos

Según el (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012) “Los

acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser

identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la

estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.”

La Alta Gerencia reconoce normalmente que existen incertidumbres que no se puede conocer con

certeza cuando, donde y como ocurrirá un evento, o si ocurrirá su resultado, existiendo factores

internos y externos que afectan la ocurrencia de un evento. La metodología de identificación de

eventos pueden comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo,

como la identificación de eventos pasados (cesación de pagos, cambios en los precios, pérdidas por

accidentes) y futuros (cambios demográficos, mercados nuevos y acciones de los competidores). Las

técnicas que se centran en las planeaciones consideran asuntos como cambios demográficos,

mercados nuevos y acciones de los competidores.

Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o de ambos, representando los

primeros riesgos inmediatos, mediatos o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del

E.R.M. Dentro de las metodologías más conocidas para identificación de eventos, las cuales se han

aplicado de parte de varias firmas de auditores y dentro de las metodologías internas de la

Institución son las matrices análisis PETS o GESI, análisis FODA o DOFA, análisis de las cinco

fuerzas y matriz de conocimiento del negocio e identificación de riesgos. (Estupiñán, 2006, pág.

120)

La dirección identifica los eventos potenciales que, de ocurrir, afectarán a la entidad y determina si

representan oportunidades o si pueden afectar negativamente a la capacidad de la empresa para

implantar la estrategia y lograr los objetivos con éxito. Los eventos con impacto negativo

representan riesgos, que exigen la evaluación y respuesta de la dirección. Los eventos con impacto

positivo representan oportunidades, que la dirección reconduce hacia la estrategia y el proceso de

fijación de objetivos. Cuando identifica los eventos, la dirección contempla una serie de factores

internos y externos que pueden dar lugar a riesgos y oportunidades, en el contexto del ámbito global

de la organización.

La metodología de identificación de eventos en una entidad puede comprender una combinación de

técnicas y herramientas de apoyo. Las técnicas de identificación de eventos se basan tanto en el

pasado como en el futuro.

La dirección utiliza diversas técnicas para identificar posibles acontecimientos que afecten al logro

34

de los objetivos. Estas técnicas se emplean en la identificación de riesgos y oportunidades. Por

ejemplo, al implantar un nuevo proceso de negocio, rediseñarlo o evaluarlo. Pueden emplearse en

conexión con la planificación estratégica o de unidad de negocio o al considerar nuevas iniciativas o

un cambio en la organización. (PricewaterhouseCoopers LLP, 2004, pág. 29)

3.1.4.4. Evaluación del Riesgo

La (Contraloría General del Estado, 2009) establece que “La máxima autoridad establecerá los

mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la

organización para el logro de sus objetivos.

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar

adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo el personal

de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos, que implica la

metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las unidades

administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que pudieran afectar la

ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos.” (pág. 7)

Según (Meigs, 1994) “Es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para lograr los

objetivos que constituyen una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. Desde

una perspectiva de administración de riesgos, los objetivos de la entidad total relacionados con el

uso de derivados, deben ser consistentes con los objetivos de administración de riesgos.

Deben existir mecanismos para la identificación y valoración de los riesgos de negocio relevantes

para las circunstancias particulares de la entidad.” (pág. 54)

El (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012) lo define como

“Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo

deben ser gestionados y se evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual.”

(Estupiñán, 2006) “Le permite a una entidad considerar como los eventos potenciales pueden

afectar el logro de los objetivos. La Gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de

probabilidad (la posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia),

con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (son más

objetivos). La metodología normalmente comprende una combinación de técnicas cuantitativas y

cualitativas” (pág. 60)

35

Según (Shcmidt, 2008) “Asimismo se refiere a los mecanismo necesarios para identificar y manejar

riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la

Organización como en el interior de la misma.

Para lo anterior, es indispensable primeramente el establecimiento de objetivos tanto a nivel global

de la Organización como al de las actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la

cual sean identificados y analizados los factores de riesgos que amenazan su oportuno

cumplimento.

La evaluación, o mejor dicho la autoevaluación de riesgo debe ser una responsabilidad ineludible

para todos los niveles que están involucrados en el logro de objetivos.”

“La evaluación de riesgos permite a una entidad considerar la amplitud con que los eventos

potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa estos acontecimientos

desde una doble perspectiva –probabilidad e impacto– y normalmente usa una combinación de

métodos cualitativos y cuantitativos. Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales

deben examinarse, individualmente o por categoría, en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con

un doble enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.

Riesgo inherente y residual

El riesgo inherente es aquél al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones de la dirección

para modificar su probabilidad o impacto

El riesgo residual es aquél que permanece después de que la dirección desarrolle sus respuestas a los

riesgos.

El riesgo residual refleja el riesgo remanente una vez se han implantado de manera eficaz las

acciones planificadas por la dirección para mitigar el riesgo inherente. Estas acciones pueden incluir

las estrategias de diversificación relativas a las concentraciones de clientes, productos u otras, las

políticas y procedimientos que establezcan límites, autorizaciones y otros protocolos, el personal de

supervisión para revisar medidas de rendimiento e implantar acciones al respecto o la

automatización de criterios para estandarizar y acelerar la toma de decisiones recurrentes y la

aprobación de transacciones. Además, pueden reducir la probabilidad de ocurrencia de un posible

evento, su impacto o ambos conceptos a la vez.

Metodología y técnicas cualitativas y cuantitativas

La metodología de evaluación de riesgos de una entidad consiste en una combinación de técnicas

36

cualitativas y cuantitativas. La dirección aplica a menudo técnicas cualitativas cuando los riesgos no

se prestan a la cuantificación o cuando no están disponibles datos suficientes y creíbles para una

evaluación cuantitativa o la obtención y análisis de ellos no resulte eficaz por su coste. Las técnicas

cuantitativas típicamente aportan más precisión y se usan en actividades más complejas y

sofisticadas, para complementar las técnicas cualitativas.

Técnicas cualitativas

Si bien algunas evaluaciones cualitativas de riesgos se establecen en términos subjetivos y otras en

términos objetivos, la calidad de estas evaluaciones depende principalmente del conocimiento y

juicio de las personas implicadas, su comprensión de los acontecimientos posibles y del contexto y

dinámica que los rodea.

Técnicas cuantitativas

Las técnicas cuantitativas pueden utilizarse cuando existe la suficiente información para estimar la

probabilidad o el impacto del riesgo empleando mediciones de intervalo o de razón. Los métodos

cuantitativos incluyen técnicas probabilísticas, no probabilísticas y de benchmarking. Una

consideración importante en la evaluación cuantitativa es la disponibilidad de información precisa,

ya sea internas o externas, y uno de los retos que plantea el uso de estas técnicas es el de obtener

suficientes datos válidos. (PricewaterhouseCoopers LLP, 2004, págs. 45-50)

3.1.4.5. Respuesta al Riesgo

Según (Estupiñán, 2006) “Identifica y evalúa las posibles respuestas de los riesgos y considera su

efecto en la probabilidad y el impacto. Evalúa las opciones en relación con apetito al riesgo en la

entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta

las posibilidades de riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de la categoría de evitar, reducir,

compartir y aceptar el riesgo”

El (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012) establece que

“La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos -

desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo

de la entidad”

Una vez evaluados los riesgos relevantes, la dirección determina cómo responder a ellos. Las

respuestas pueden ser las de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. Al considerar su respuesta,

la dirección evalúa su efecto sobre la probabilidad e impacto del riesgo, así como los costes y

beneficios, y selecciona aquella que sitúe el riesgo residual dentro de las tolerancias al riesgo

37

establecidas. La dirección identifica cualquier oportunidad que pueda existir y asume una

perspectiva del riesgo globalmente para la entidad o bien una perspectiva de la cartera de riesgos,

determinando si el riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.

Costes y Beneficios

Prácticamente todas las respuestas al riesgo implican algún tipo de coste directo o indirecto que se

debe sopesar en relación con el beneficio que genera. Se ha de considerar el coste inicial del diseño e

implantación de una respuesta (procesos, personal y tecnología), así como el coste de mantener la

respuesta de manera continua. Los costes y beneficios asociados pueden medirse cuantitativa o

cualitativamente, empleando normalmente una unidad de medida coherente con la empleada para

establecer el objetivo y las tolerancias al riesgo relacionadas. (PricewaterhouseCoopers LLP,

2004, págs. 69-74)

3.1.4.6. Actividades de Control

Según (Estupiñán, 2006) “Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se

están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el

cual una empresa intenta lograr sus objetivos Institucionales. Se clasifican en controles generales y

de aplicación. (pág. 64)

Controles generales representan la infraestructura de la tecnología, seguridad y adquisición de los

hardware; y el desarrollo y mantenimiento de los softwares; y los controles de aplicación aseguran

complejidad, exactitud, autorización y validez de la base de datos

Las actividades de control son aquellas que realizan la Gerencia y demás personal de la

Organización para cumplir diariamente con actividades asignadas. Estas actividades están

relacionadas (contenidas) con las políticas, sistemas y procedimientos principalmente. Ejemplo d

estas actividades son aprobación, autorización, verificación, conciliación, inspección, revisión de

indicadores de rendimiento.

También la salvaguarda de los recursos, la segregación de funciones, la supervisión y la capacitación

adecuada. Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o

computarizadas, gerenciales u operacionales, general o específicas, preventivas o detectivas. Sin

embargo, lo trascendentes es que sin importar su categoría o tipo, todas ellas estén apuntando hacia

los riesgos (reales o potenciales) en beneficio de la Organización, su misión y objetivos, así como a

la protección de los recursos.

38

Las actividades de control son importantes no sólo porque en sí mismas implican la forma

“correcta” de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de asegurar en mayor grado el

logro de los objetivos y estos sí que tiene mayor relevancia que hacer las cosas de forma “correcta”.

Controles Generales

Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre

el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del

hardware y software, así como la operación propiamente dicha. También lo relacionado con las

funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico1 administración de base de

datos y otros.

Controles de aplicación

Están dirigidos hacia el “interior” de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento,

integridad y confiabilidad de la información, mediante la autorización y validación correspondiente.

Desde luego estos controles incluyen las aplicaciones destinadas a interrelacionarse con otros

sistemas de los que reciben o entregan información. (Romero, Gestiopolis, 2012)

La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno de

acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos en la

consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los

controles de acceso a los sistemas de información.

Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las

funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales como:

separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización, verificaciones,

controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación

de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y comprobación de transacciones, revisión

de procesos y acciones correctivas cuando se detectan desviaciones e incumplimientos.

Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar consistentemente de

acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la

entidad. La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por

un análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en relación

con el logro de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica que el costo de

establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener. (Contraloría General del Estado,

2009, pág. 9)

39

Según (PricewaterhouseCoopers LLP, 2004) “Las actividades de control son las políticas y

procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la dirección a los

riesgos. Las actividades de control tienen lugar a través de la organización, a todos los niveles y en

todas las funciones. Incluyen una gama de actividades –tan diversas como aprobaciones,

autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones del funcionamiento operativo, seguridad

de los activos y segregación de funciones.” (pág. 79)

3.1.4.7. Información y Comunicación

El (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012) establece entre

sus parámetros que “La información relevante se identifica, capta y comunica en forma y plazo

adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación eficaz debe

producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas direcciones dentro de la entidad.”

Según (Estupiñán, 2006) “Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y

externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus

responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a

través y hacia arriba en la Institución. En todos los niveles, se requiere información para identificar,

valorar y responder a los riesgos, así como para operar y lograr los objetivos” (pág. 67)

Por su parte la Contraloría General del Estado establece que:

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar

información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus

responsabilidades.

El sistema de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos para

registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras

de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema facilita a la máxima autoridad

adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar

información confiable.

El sistema de información permite a la máxima autoridad evaluar los resultados de su gestión en la

entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener información sobre su nivel de

desempeño. La comunicación es la transmisión de información facilitando que las servidoras y

servidores puedan cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y de

cumplimiento.

40

Los sistemas de información y comunicación que se diseñen e implanten deberán concordar con los

planes estratégicos y operativos, debiendo ajustarse a sus características y necesidades y al

ordenamiento jurídico vigente. La obtención de información interna y externa, facilita a la alta

dirección preparar los informes necesarios en relación con los objetivos establecidos.

El suministro de información a los usuarios, con detalle suficiente y en el momento preciso,

permitirá cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz. (Contraloría General del

Estado, 2009, pág. 84)

La información y comunicación debe ser transmitida para todo el personal de la Empresa, en

cuanto es necesario para la transmisión de la información, se requiere que:

“Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la Alta Gerencia de sus responsabilidades sobre

el control así como la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros.

Asimismo, debe contarse con medios para comunicar información relevante hacia los mandos

superiores, así como a entidades externas. A continuación se expone brevemente los elementos que

integran este componente:

a. Información.

Está fuera de discusión la importancia de este elemento durante el desarrollo de las actividades, La

información tanto generada internamente como aquella que se refiere a eventos acontecidos en el

exterior, es también parte esencial de la toma de decisiones así como del seguimiento de las

operaciones. La información cumple distintos propósitos a diferentes niveles.

1. Sistemas Integrados a la Estructura.

No hay duda que los sistemas están integrados o entrelazados con las operaciones. Sin embargo se

observa una tendencia a que éstos deben apoyar de manera contundente la implantación de

estrategias. Los sistemas de información, como un elemento de control, estrechamente ligados a los

procesos de planeación estratégicas son un factor clave de éxito en muchas Organizaciones.

2. Sistemas Integrados a las Operaciones.

En este sentido es evidente cómo los sistemas son medios efectivos para la realización de las

actividades de la Empresa. Desde luego el grado de complejidad varía según el caso, y se observa

que cada día están mis integrados con las estructuras o sistemas de Organización.

41

3. La Calidad de la Información.

Esto es tan trascendente que constituye un activo, un medio y hasta una ventaja competitiva en todas

las organizaciones importantes, ya que está asociada a la capacidad gerencial de las empresas. La

información, para actuar como un medio efectivo de control, requiere de las siguientes

características: relevancia del Contenido, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad,

principalmente. En lo anterior se invierte una cantidad importante de recursos.

En la medida que los sistemas de información apoyan las operaciones, en esa misma medida se

convierten en un mecanismo de control útil.

b. Comunicación.

Al respecto también es claro que deben existir adecuados canales para que el personal conozca sus

responsabilidades sobre el control de sus actividades. Estos canales deben comunicar los aspectos

relevantes del sistema de información indispensable para los gerentes, así como los hechos críticos

para el personal encargado de realizar las operaciones críticas. También los canales de comunicación

entre la Gerencia y el consejo de Administración o los Comités es de vital importancia.

En relación con los canales de comunicación con el exterior, éstos son el medio a través del cual se

obtiene o proporciona información relativa clientes, proveedores, contratistas, entre otros. Así

mismo son necesarios para proporcionar información a las entidades reguladoras sobre las

operaciones de la Empresa e inclusive sobre el funcionamiento de su sistema de control.” (Romero,

Gestiopolis, 2012)

La información debe ser captada y comunicada adecuadamente para que exista control en las

empresas, en el resumen del Marco Integral COSO II se señala lo siguiente:

La información pertinente se identifica, capta y comunica de una forma y en un marco de tiempo

que permiten a las personas llevar a cabo sus responsabilidades Los sistemas de información usan

datos generados internamente y otras entradas de Ens externas y sus salidas informativas facilitan la

gestión de riesgos y la toma de decisiones informadas relativas a los objetivos. También existe una

comunicación eficaz fluyendo en todas direcciones dentro de la organización. Todo el personal

recibe un mensaje claro desde la alta dirección de que deben considerar seriamente las

responsabilidades de gestión de los riesgos corporativos. Las personas entienden su papel en dicha

gestión y cómo las actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás. Asimismo,

deben tener unos medios para comunicar hacia arriba la información significativa. También debe

haber una comunicación eficaz con terceros, tales como los clientes, proveedores, reguladores y

accionistas. (PricewaterhouseCoopers LLP, 2004, pág. 85)

42

3.1.4.8. Monitoreo

Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de

su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing o a través de evaluaciones

separadas, los dos aseguran que la administración de riesgos continúan aplicándose en todos los niveles y

a través de una evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficacia del diseño y operación

de la estructura del Control Interno, para lograr una adecuada identificación del riesgo, de acuerdo a lo

planificado, modificando los procedimientos cuando se requiera. Para un buen monitoreo el COSO II

estableció las siguientes reglas de monitoreo:

1. Obtención de evidencia de que existe una cultura a la identificación del riesgo.

2. Si las comunicaciones externas corroboran las internas.

3. Si se hacen comparaciones periódicas.

4. Si se revisan y se hacen cumplir las recomendaciones de los auditores.

5. Si las capacitaciones proporcionan realidad de lograr una cultura del riesgo.

6. Si el personal cumple las normas y procedimientos y es cuestionado.

7. Si son confiables y efectivas las actividades de la auditoria interna y externa.

(Estupiñán, 2006, pág. 70)

Por su parte la Contraloría General del Estado, establece lo siguiente:

La máxima autoridad y los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de seguimiento continuo,

evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del sistema de control

interno.

Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo y

permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así lo requieran.

Se orientará a la identificación de controles débiles o insuficientes para promover su reforzamiento, así

como asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones,

se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

El seguimiento se efectúa en forma continua durante la realización de las actividades diarias en los

distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones periódicas para enfocar directamente la

efectividad de los controles en un tiempo determinado, también puede efectuarse mediante la

combinación de las dos modalidades. (Contraloría General del Estado, 2009, pág. 85)

Por su parte el (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 2012)

establece que “La totalidad de la gestión de riesgos corporativos se supervisa, realizando

modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo mediante

43

actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la

vez.”

Según (PricewaterhouseCoopers LLP, 2004) “La gestión de riesgos corporativos se supervisa -

revisando la presencia y funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a

cabo mediante actividades permanentes de supervisión, evaluaciones independientes o una

combinación de ambas técnicas.

Durante el transcurso normal de las actividades de gestión, tiene lugar una supervisión permanente.

El alcance y frecuencia de las evaluaciones independientes dependerá fundamentalmente de la

evaluación de riesgos y la eficacia de los procedimientos de supervisión permanente. Las

deficiencias en la gestión de riesgos corporativos se comunican de forma ascendente, trasladando

los temas más importantes a la alta dirección y al consejo de administración.” (pág. 103)

3.2. Sistema Contable

(Catácora, 1996) “Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las

decisiones financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que

reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a

una fecha o por un periodo determinado.

En los últimos años, muchas empresas han crecido en tamaño y complejidad debido a las

operaciones por ellas realizadas, por lo cual los sistemas necesarios para manejar esa gran cantidad

de información han evolucionado en términos de especialización y en aumento de la capacidad de

cómputo. Actualmente no se puede concebir una empresa sin la ayuda de sofisticados sistemas de

procesamiento de datos” (pág. 26)

3.3. Contabilidad

3.3.1. Definición

Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), establecen la

Definición de Contabilidad, de la siguiente manera: "La Contabilidad es el arte de registrar,

clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que

son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos"

44

Según (Terán, 1998) “La contabilidad es un instrumento de comunicación de hechos económicos,

financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto a medición, registración e interpretación

para la toma de decisiones empresariales” (pág. 10)

(Ayaviri, 2003) “La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones

financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de

decisiones sobre la actividad” (pág. 25)

3.3.2. Contabilidad Gubernamental

3.3.3. Principios de Contabilidad Gubernamental

Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso contable para generar información,

consistente, relevante, verificable y comprensible, y hacen referencia a las técnicas cualitativas y

cuantitativas de valuación de los hechos económicos; al momento en el cual se realiza el registro

contable.

Medición Económica

En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos materiales e inmateriales, las

obligaciones, el patrimonio y sus variaciones, debe considerar mediciones apropiadas a las

características y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones y operaciones del ente

público, siempre que posean valor económico para ser expresados en términos monetarios. Los

hechos económicos serán registrados en la moneda de curso legal en el Ecuador.

Igualdad Contable

En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos económicos sobre la base de la

igualdad, entre los recursos disponibles (activos) y sus Ens de financiamiento (pasivos y

patrimonio), aplicando el método de la Partida Doble.

Costo Histórico

Está constituido por el precio de adquisición o importe, sumando los costos o gastos incurridos por

la institución para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en

condiciones de utilización o enajenación, incluyendo las adiciones y mejoras que permitan su

capitalización. En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados al valor

monetario pactado, ya sea éste el de adquisición, producción, construcción o intercambio de los

recursos y obligaciones. Los bienes recibidos en calidad de donaciones que no tengan un valor

45

establecido, serán valorados y registrados en la fecha que se establezca el precio estimado o de

mercado.

Devengado

En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados en el momento que

ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos u

obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de

disposiciones legales o prácticas comerciales de general aceptación.

Realización

En la Contabilidad Gubernamental las variaciones en el patrimonio serán reconocidas cuando los

hechos económicos que las originen cumplan con los requisitos legales o estén de acuerdo con la

práctica comercial de general aceptación.

En las operaciones que presenten opciones alternativas para su valuación, se optará por aquella en

que exista menos probabilidad de sobre valorar o subvalorar las variaciones en el patrimonio.

Re expresión Contable

El costo re expresado, está constituido por el costo histórico actualizado a valor corriente, mediante

el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la exposición a fenómenos económicos

exógenos. Se utilizarán métodos sustentados en regulaciones legales, criterios técnicos, peritajes

profesionales u otros procedimientos de general aceptación en la materia, que permitan expresar los

activos, los pasivos, el patrimonio y sus variaciones, lo más cercano al valor actual al momento de

su determinación. Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en moneda

extranjera deben reexpresarse en moneda de curso legal, según las normas y procedimientos

aplicables a cada evento.

Consolidación

La Contabilidad Gubernamental permitirá obtener información financiera consolidada, a diversos

niveles de agregación de datos, según las necesidades de la administración o en función de

requerimientos específicos. Dicha información financiera se preparará a nivel institucional, sectorial

y global; presentará agregados netos de las cuentas patrimoniales, de los resultados de gestión y de

las cuentas de orden, así como de los informes presupuestarios producidos por los entes financieros

objeto de consolidación.

46

La estructura y contenido de los informes consolidados serán fijados por el Ministerio de Economía

y Finanzas y se la preparará a base de la información financiera, patrimonial y presupuestaria que le

proporcionarán los dignatarios, funcionarios o servidores públicos de las instituciones del Sector

Público no Financiero, en los plazos establecidos en la Ley.

Con la finalidad de obtener la información financiera, contable y presupuestaria institucional el

Ministerio de Economía y Finanzas pondrá a disposición de los responsables de generación, la

normativa de aplicación general en el ámbito del Sector Público no Financiero y los instrumentos

técnicos e informáticos que aseguren su entrega oportuna. (Ministerio de Economía y Finanzas

del Ecuador, 2007)

3.4. Presupuesto

3.4.1. Organización de los presupuestos del sector público no financiero

Según el (Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador, 2007) “Los presupuestos del sector

público no financiero se distinguirán en los siguientes grupos:

Presupuesto General del Estado

Presupuestos de las Empresas Públicas

Presupuestos de los Organismos Seccionales Autónomos”

3.4.2. Principios Presupuestarios

3.4.2.1. Universalidad

Los presupuestos contendrán la totalidad de los ingresos y gastos, no será posible compensación

entre ingresos y gastos de manera previa a su inclusión en el presupuesto.

3.4.2.2. Unidad

El conjunto de ingresos y gastos debe contemplarse en un solo presupuesto bajo un esquema

estandarizado; no podrán abrirse presupuestos especiales ni extraordinarios.

3.4.2.3. Programación

Las asignaciones que se incorporen en los presupuestos deberán responder a los requerimientos de

recursos identificados para conseguir los objetivos y metas que se programen en el horizonte anual y

plurianual.

47

3.4.2.4. Equilibrio y estabilidad

El presupuesto será consistente con las metas anuales de déficit/superávit fiscal bajo un contexto de

estabilidad presupuestaria en el mediano plazo.

3.4.2.5. Plurianualidad

El presupuesto anual se elaborará en el marco de un escenario plurianual coherente con las metas

fiscales de equilibrio y sostenibilidad fiscal de mediano plazo.

3.4.2.6. Eficiencia

La asignación y utilización de los recursos del presupuesto se hará en términos de la producción de

bienes y servicios públicos al menor costo posible para una determinada característica y calidad de

los mismos.

3.4.2.7. Eficacia

El presupuesto contribuirá a la consecución de las metas y resultados definidos en los programas

contenidos en el mismo.

3.4.2.8. Transparencia

El presupuesto se expondrá con claridad de forma que pueda ser entendible a todo nivel de la

organización del Estado y la sociedad y será objeto permanente de informes públicos sobre los

resultados de su ejecución.

3.4.2.9. Flexibilidad

El presupuesto será un instrumento flexible en cuanto sea susceptible de modificaciones para

propiciar la más adecuada utilización de los recursos para la consecución de los objetivos y metas de

la programación.

3.4.2.10. Especificación

El presupuesto establecerá claramente las Ens de los ingresos y la finalidad específica a la que deben

destinarse; en consecuencia, impone la limitación que no permite gastar más allá del techo asignado

y en propósitos distintos de los contemplados en el mismo. (Ministerio de Economía y Finanzas del

Ecuador, 2007)

48

3.4.3. Programación Presupuestaria

Se define como la fase del ciclo presupuestario en la que, sobre la base de los objetivos y metas

determinados por la planificación y la restricción presupuestaria coherente con el escenario

macroeconómico esperado, se definen los programas anuales a incorporar en el presupuesto, con la

identificación de las metas de producción final de bienes y servicios, los recursos humanos,

materiales, físicos y financieros necesarios, y los impactos o resultados esperados de su entrega a la

sociedad.

Las empresas públicas creadas por ley, con excepción de las correspondientes al régimen seccional

autónomo, programarán sus presupuestos de explotación y de capital consistente con su

planificación plurianual y del gobierno, con sujeción a las directrices presupuestarias que emitirá el

MEF. Incluirán la totalidad de los ingresos y gastos que generen y las transferencias por

participaciones establecidas por ley a favor de entes del sector público y privado y los subsidios

explícitos. Las proformas de presupuesto de ingresos y gastos de explotación y de capital se

remitirán al Ministerio de Economía y Finanzas para análisis y aprobación hasta el 31 de julio de

cada año, excepto en los años de cambio de gobierno en que se remitirán hasta el 30 de noviembre.

(Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador, 2007)

3.4.4. Formulación Presupuestaria

Es la fase del proceso de elaboración de las proformas de presupuesto que permite expresar los

resultados de la programación presupuestaria bajo una presentación estandarizada según los

catálogos y clasificadores presupuestarios, con el objeto de facilitar su exposición, posibilitar su

fácil manejo y comprensión, y permitir su agregación y consolidación.

3.4.5. Ejecución Presupuestaria

Comprende el conjunto de acciones destinadas a la utilización de los recursos humanos, materiales

y financieros asignados en el presupuesto con el propósito de obtener los bienes y servicios en la

cantidad, calidad y oportunidad previstos en el mismo.

La ejecución presupuestaria se realizará sobre la base de las políticas establecidas por el Ministerio

de Economía y Finanzas.

3.4.6. Reformas Presupuestarias

Se considerarán reformas presupuestarias las modificaciones en las asignaciones consignadas a los

programas incluidos en los presupuestos aprobados que alteren los techos asignados, el destino de

49

las asignaciones, su naturaleza económica, En de financiamiento o cualquiera otra identificación de

los componentes de la clave presupuestaria.

Las modificaciones se harán sobre los saldos disponibles no comprometidos de las asignaciones. En

ningún caso se podrán efectuar reformas que impliquen traspasar recursos destinados a inversión o

capital para cubrir gastos corrientes.

En los casos que las modificaciones presupuestarias impliquen afectación a la PCC y PMD vigentes,

se deberá proceder a la reprogramación financiera correspondiente.

Las modificaciones presupuestarias que signifiquen cambios en los montos asignados a los

programas deberán explicitar los cambios en las metas e indicadores de resultados contemplados en

el presupuesto aprobado.

3.4.6.1. Tipos de Modificaciones

Para efectos del tratamiento de las modificaciones presupuestarias se entenderá como crédito

presupuestario la asignación individualizada de gasto que consta en los presupuestos aprobados de

las unidades ejecutoras.

3.4.6.2. Aumentos y rebajas de créditos

Se refieren a aquellas que se produzcan como resultado de cambios en los ingresos y gastos del

presupuesto y que alteren el techo del Presupuesto General del Estado aprobado por el Congreso

Nacional.

3.4.6.3. Incrementos y disminuciones de créditos

Corresponden a los incrementos y reducciones que se realicen en un presupuesto y que sean

compensadas por variaciones del mismo orden en otro, de forma que, en neto, no alteren el techo del

Presupuesto General del Estado, ya sea: entre unidades ejecutoras dentro del presupuesto de una

institución; entre instituciones dentro del presupuesto del gobierno central; y, entre el presupuesto

del gobierno central y los presupuestos del resto de instituciones del PGE.

3.4.6.4. Traspasos de créditos

Constituyen las modificaciones que se realicen en los ingresos y gastos al interior de un presupuesto

pero que no significan alteración del techo fijado en su aprobación. Se podrán efectuar sobre grupos

de gasto controlados y no controlados; para tal efecto, se entenderán como controlados aquellos

grupos de gasto que el MEF, a través del Comité de Finanzas, en función de los objetivos de la

50

política de ejecución presupuestaria, defina que deban someterse a ciertas restricciones relacionadas

con el manejo de los saldos de las asignaciones del presupuesto. En ausencia de una definición

expresa del MEF, para efectos de la ejecución presupuestaria se entenderá que todos los grupos son

no controlados.

3.4.7. Evaluación de la Ejecución Presupuestaria

3.4.7.1. Definición

La evaluación es la fase del ciclo presupuestario que tiene como propósito, a partir de los resultados

de la ejecución presupuestaria, analizar los desvíos con respecto a la programación y definir las

acciones correctivas que sean necesarias y retroalimentar el ciclo.

3.4.7.2. Periodicidad

La evaluación presupuestaria se hará de manera concomitante, o simultánea, a la ejecución

presupuestaria y ex-post, a la finalización del ejercicio fiscal. En el primer caso se expondrán sus

resultados por períodos trimestrales para la evaluación global que compete al MEF y cuatrimestrales

en lo que concierne a la evaluación institucional.

3.4.7.3. Niveles de la Evaluación

Evaluación Global 3.4.7.3.1.

La evaluación global comprenderá el análisis de los resultados de la ejecución presupuestaria en

términos financieros del gobierno central y del presupuesto general del estado, en lo concomitante y

ex—post, y en términos de los efectos de los ingresos y gastos con relación a los objetivos y metas

macroeconómicos que sustentaron la programación del presupuesto. Su herramienta básica

constituirá la cuenta ahorro-inversión-financiamiento.

Evaluación Institucional 3.4.7.3.2.

La evaluación institucional comprenderá: el análisis de los resultados de la ejecución presupuestaria

financiera al nivel del presupuesto de la institución y de los programas que lo conforman, sustentada

en los estados de ejecución presupuestaria; y, el análisis del grado de cumplimiento de las metas de

producción y de resultados contenidas en los programas presupuestarios, en combinación con los

recursos utilizados, en términos de los conceptos de eficiencia y eficacia que se expresan en el

presupuesto traducidos a indicadores de resultados.

Ámbitos de Competencia de la Evaluación 3.4.7.3.3.

51

La evaluación financiera global, institucional y de los programas presupuestarios será competencia

del Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Subsecretaría de Presupuestos.

La evaluación programática, relacionada a la ejecución y grado de cumplimiento de las metas y

resultados de los programas contenidos en los presupuestos, será competencia y responsabilidad de

cada institución. (Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador, 2007)

3.4.8. Clausura del Presupuesto

El presupuesto se clausurará el 31 de diciembre de cada año. Toda operación que implique

afectación presupuestaria de alguna naturaleza se realizará hasta esa fecha por lo que, con

posterioridad a la misma, no podrán contraerse compromisos ni obligaciones que afecten el

presupuesto clausurado.

Una vez clausurado el presupuesto procederá el cierre contable de conformidad con las normas

técnicas vigentes para el efecto.

Los derechos y obligaciones que quedaren pendientes de cobro y de pago al 31 de diciembre de cada

año, como consecuencia de la aplicación del principio del devengado, serán objeto del tratamiento

consignado en las normas técnicas de contabilidad gubernamental y de tesorería. (Ministerio de

Economía y Finanzas del Ecuador, 2007)

3.4.9. Liquidación Presupuestaria

3.4.9.1. Definición

Es la fase del ciclo presupuestaria que corresponde a la elaboración y exposición, al nivel

consolidado, de la ejecución presupuestaria registrada a la clausura del ejercicio fiscal anual.

3.4.9.2. Contenido

La liquidación presupuestaria contendrá:

El detalle de la ejecución de los ingresos, presentados según su naturaleza económica, en

las columnas: presupuesto inicial, codificado y devengado.

La ejecución de los gastos, presentados según la composición sectorial-institucional, en las

columnas: presupuesto inicial, codificado y devengado.

Estado de transacciones de caja, con la determinación de los resultados de

déficit/superávit, financiamiento/aplicación y variaciones de caja sin aplicación

52

presupuestaria.

Resultado económico-financiero del ejercicio presupuestario presentado en el formato de

la cuenta ahorro-inversión-financiamiento.

Los anexos de respaldo con la información institucional procesada.

3.4.9.3. Información soporte para la liquidación

Las cifras contenidas en la liquidación se respaldarán en la información financiera, contable y

presupuestaria del ejercicio fiscal cerrado, que las instituciones remitirán obligatoriamente al MEF

hasta el 31 de enero del año subsiguiente, en los términos establecidos en las normas técnicas de

contabilidad gubernamental y en los medios tecnológicos habilitados para ese propósito por el

Ministerio.

3.4.9.4. Procedimiento de Liquidación

La Subsecretaría de Presupuestos receptará la información originada en las instituciones, examinará

su consistencia, procederá a su agregación y consolidación, generará los reportes con la información

que requiere el contenido de la liquidación y elaborará el proyecto de acuerdo de expedición y el

informe que lo respalde.

3.4.9.5. Aprobación de la liquidación presupuestaria

La liquidación presupuestaria se aprobará y expedirá mediante acuerdo ministerial hasta el 31 de

marzo del año siguiente al ejercicio fiscal que corresponda. Se acompañará del informe pertinente

que contendrá los aspectos relevantes y las novedades detectadas en el análisis de la información

remitida por las instituciones.

3.4.9.6. Presentación

La liquidación presupuestaria se presentará para el Presupuesto del Gobierno Central y para el

consolidado del Presupuesto General del Estado. El acuerdo ministerial y la documentación que

contiene la liquidación presupuestaria se trasladará para conocimiento y consideración de la

Presidencia de la República, Congreso Nacional y Contraloría General del Estado, así como se

difundirá a la ciudadanía a través del portal web del Ministerio de Economía y Finanzas.

3.4.9.7. Liquidación de los presupuestos de las Empresas y Organismos Seccionales

Las empresas y los organismos seccionales liquidarán sus presupuestos de acuerdo a su

ordenamiento legal en materia presupuestaria, sin perjuicio de seguir los lineamientos señalados en

la presente normativa.” (Ministerio de Economía y Finanzas del Ecuador, 2007)

53

CAPÍTULO IV

4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL MÉTODO COSO II

El capítulo IV se encuentra dividido en dos partes: la primera corresponde a la evaluación de cada

elemento de control interno de acuerdo al Método COSO II E.R.M, en el cual se presentan una

serie de cuestionarios, los cuales se utilizan como herramientas para la evaluación del control

interno. En cada elemento se realizará la evaluación del nivel de riesgo y del nivel de confianza,

mediante la aplicación de una ponderación y una tabla en la cual se establece los niveles de riesgo y

confianza de acuerdo a la calificación obtenida y se determinará las observaciones que se

encuentren producto de la evaluación. Finalmente se realizará un informe a la máxima autoridad,

en la cual figuren las deficiencias de control interno mediante la aplicación del COSO II E.R.M

En la segunda parte del capítulo IV se presenta una propuesta de procedimientos de control

contable financiero por cada uno de los elementos que componen el COSO II E.R.M., cada una de

estas herramientas fue diseñada en base a los parámetros que se establecen en cada uno de los

elementos del COSO II E.R.M, y las cuales servirán de guía y propuesta para su aplicación por la

Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

4.1. Evaluación de los Componentes del Método COSO II

La evaluación del sistema de control interno se realizará en base a la aplicación de cuestionarios los

cuales están direccionados a cada uno de los componentes del COSO II E.R.M., en cada uno de los

elementos se determinará el nivel de confianza y el nivel de riesgo y se determinará los hallazgos

encontrados.

Determinación del Nivel de Confianza

Nivel de Confianza

NC=

Total Respuestas Ponderación x 100

Total Calificación Evaluación Control Interno

54

Determinación del Nivel de Riesgo

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

Matriz de Determinación del Nivel de Riesgo y del Nivel de Confianza

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y DE

CONFIANZA

RANGO CONFIANZA RIESGO

15% - 50% BAJO ALTO

51% - 75% MEDIANO MODERADO

76% - 95% ALTO BAJO

55

4.2. Evaluación del Primer Componente – Ambiente Interno

4.2.1. Cuestionario de Evaluación Ambiente Interno COSO II


CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Funcionario: Analista Financiero

CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS

RESPUESTAS EVAUACIÓN

OBSERVACIONES SI NO N/A Pond. Calif.

Inte

gri

da

d y

Va

lore

s É

tico

s

1. ¿El jefe del departamento

de finanzas se interesa por

la integridad y los valores

éticos del departamento a su

cargo?

X 10 10

2. ¿El departamento

financiero cuenta con un

código de conducta que

norme al personal?

X 10 10

3. ¿ El código de conducta

específico para la Institución

ha sido correctamente

difundido?

X 10 0

4. ¿Se ha comunicado

eficazmente el compromiso

del Jefe Financiero hacia la

integridad y el

comportamiento ético a

todos los integrantes de la

Sección Finanzas?

X 10 10

5. ¿El Jefe de la Sección

Finanzas propicia una

cultura organizacional con

énfasis en la integridad y

el comportamiento ético?

X 10 10

TOTAL 50 40

Elaborado por: Marlon Cevallos En: Sección Finanzas JNDA

Fecha: 20 de Febrero del 2015

56

4.2.2. Nivel de Riesgo y Confianza Ambiente Interno COSO II

Medición del Nivel de Riesgo y de Confianza

Nivel de Confianza

NC=



NC=

40 X 100% = 80%

50

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 80%

NR= 20%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN

Una vez aplicado el cuestionario de control interno referente al método COSO II E.R.M., en el

subcomponente integridad y valores éticos del primer componente de ambiente interno, se

determina que existe un nivel de confianza alto del 80% y un nivel de riesgo bajo del 20%.

Una vez realizado el cuestionario de control interno, se puede determinar que el departamento

financiero no cuenta con un código de ética de acuerdo a sus necesidades operativas propias del

departamento.

57

4.3. Evaluación del Segundo Componente – Establecimiento de Objetivos

4.3.1. Cuestionario de Evaluación Establecimiento de Objetivos COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



Ob

jeti

vo

s E

str

até

gic

os

1.¿La sección de finanzas ha

establecido objetivos alienados

al desarrollo y mejora de sus

procesos y actividades?

X 10 10

2. ¿Se han definido plazos de

tiempo para la consecución de

objetivos de la sección de

finanzas?

X 10 0

3. ¿Los objetivos establicidos

se alinean de acuerdo a los

requerimientos de la sección

de finanzas en el plan

estratégico?

X 10 10

Ob

jeti

vo

s

Rela

cio

na

do

s

4. ¿Los objetivos establecidos

por el área de finanzas se

encuentran alineados con los

objetivos institucionales de la

JNDA?

X 10 10

5. ¿ Se realiza una evaluación

constante de la consecución

de los objetivos a corto y

mediano plazo?

X 10 0

Ob

jeti

vo

s d

e

Cu

mp

lim

ien

to

6. ¿Los objetivos de la sección

de finanzas se encuentran

establecidos de acuerdo a la

misión de la sección de

finanzas?

X 10 10

7. ¿Se realiza una evaluación

recurrente del cumplimiento de

los objetivos de la sección de

finanzas?

X 10 0

TOTAL 70 40



58

4.3.2. Nivel de Riesgo y Confianza Establecimiento de Objetivos COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

40 X 100% = 57%

70

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 50%

NR= 43%

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y DE CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN

Una vez aplicado el cuestionario de Control Interno del Método COSO II E.R.M. en el segundo

componente establecimiento de objetivos se determina que existe un nivel de confianza moderado

de 57% y un nivel de riesgo moderado con un 43%.

Como conclusión de estos resultados el área de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano ha establecido sus objetivos a nivel de área sin embargo éstos no se encuentran medibles

en tiempo para una correcta evaluación lo que no permite que se evalúe los resultados alcanzados.

59

4.4. Evaluación del Tercer Componente – Identificación de Eventos

4.4.1. Cuestionario de Evaluación Identificación de Eventos COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



EV

EN

TO

S I

NT

ER

NO

S

1. ¿Existe estabilidad en los

puestos de trabajo del

departamento financiero?

X 10 0

2. ¿Se realizan

evaluaciones constantes de

los sistemas de

abastecimiento

tecnológico?

X 10 0

3. ¿El personal del

departamento financiero

posee los recursos

suficientes para realizar sus

funciones?

X 10 10



plan estratégico actualizado

y bien definido para el

mismo?

X 10 5



manual de procedimientos

detallado y específico para

cada puesto?

X 10 5



mapa de riesgos internos

para la identificación de

eventos?

X 10 0

7. ¿Existen estrategias

definidas para promover la

innovación dentro del


X 10 8

TOTAL 70 28



60




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



EV

EN

TO

S E

XT

ER

NO

S

¿Se cuenta con un plan de

evacuación ante desastres

naturales que afecten los

recursos de la Institución?

X 10 10

¿Se mantiene respaldos de

la información y

documentación de respaldo

en caso de eventuales

contingencias?

X 10 0

¿El factor político impacta

rotundamente en el

personal del departamento

en especial de alto rango?

X 10 5

¿Existen quejas por parte

de los usuarios de los

servicios que brinda la

Institución a través de su


X 10 8

¿Se producen cambios

rotundos de políticas

entorno al departamento

financiero?

X 10 5

¿Se participa activamente

en eventos culturales de

carácter social impulsados

por la Institución?

X 10 10

¿ Se realiza seguimiento

continuo a las

recomendaciones emitidas

por auditoría interna?

X 10 5

TOTAL 70 43



61

4.4.2. Nivel de Riesgo y Confianza - Identificación de Eventos COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

71 X 100% = 51%

140

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 51%

NR= 49%

MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Y DE CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN

Una vez aplicado el cuestionario de Control Interno del Método COSO II E.R.M. en el componente

de identificación de eventos, se determina que existe un nivel de confianza moderado de 51% y un

nivel de riesgo moderado con un 49%.

Como conclusión la sección de finanzas de la JNDA no realiza una adecuada evaluación de los

eventos internos y externos que puedan interferir en la consecución de sus objetivos.

62

4.5. Evaluación del Cuarto Componente – Evaluación del Riesgo

4.5.1. Cuestionario de Evaluación – Evaluación del Riesgo COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



EV

AL

UA

CIÓ

N D

EL

RIE

SG

O

1.¿ Se ha realizado un plan de

evaluación de riesgos en el


X 10 10

2. ¿Se ha establecido

responsables en las cuales

sus funciones figure la

identificación y análisis de

riesgos?

X 10 5

3.¿Se ha establecido

procedimientos de alerta para

la detección de riesgos

internos o externos que tengan

impacto en el Departamento?

X 10 5

4. ¿Se ha realizado una matriz

de riesgos para la sección de

finanzas?

X 10 O

5. ¿Existe una adecuada

cultura de administración del

riesgo dentro del departamento

financiero?

X 10 5

6. ¿Se ha definido frecuencia

de posible ocurrencia de los

riesgos a los cuales se expone

el departamento financiero?

X 10 5

7. ¿Se ha evaluado las

posibles consecuencias en

caso de la ocurrencia de los

riesgos a los que se expone el

departamento?

X 10 5

8. ¿Se ha definido un posible

plan de acción en caso de la

ocurrencia de los riesgos?

X 10 10

9. ¿Se ha establecido un

proceso formal para gestionar

los cambios que pueden tener

un impacto significativo en el

departamento?

X 10 5

10. ¿Se utiliza herramientas

técnicas para la detección y

evaluación del riesgo?

X 10 5

TOTAL 100 55



63

4.5.2. Nivel de Riesgo y Confianza - Evaluación del Riesgo COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

55 X 100% = 55%

100

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 55%

NR= 45%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN


de evaluación del riesgo, se determina que existe un nivel de confianza moderado de 55% y un


Como conclusión la sección de finanzas de la JNDA no ha realizado un adecuado plan de

evaluación del riesgo ante las posibles contingencias que se puedan suscitar que tengan impacto en

el departamento financiero.

64

4.6. Evaluación del Quinto Componente – Respuesta al Riesgo

4.6.1. Cuestionario de Evaluación – Respuesta al Riesgo COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



RE

SP

UE

ST

A A

L R

IES

GO

¿La Sección de Finanzas de la

JNDA ha identificado eventos

que sean considerados como

riesgo?

X 10 5

¿La Sección de Finanzas de

la JNDA cuenta con un plan

de respuesta al riesgo, ante

posibles contingencias?

X 10 0

¿La Institución ha respondido

eficazmente ante situaciones

que conlleven riego en el

pasado?

X 10 5

¿Se han tomado acciones con

la finalidad de reducir,

compartir o eliminar el riesgo?

X 10 5

¿Considera suficiente la

capacidad de respuesta al

riesgo, con que cuenta la

Sección de Finanzas?

X 10 10

¿Se han definido responsables

ante posibles situaciones que

conlleven riesgo para la

sección de Finanzas?

X 10 5

¿Se han definido los recursos

necesarios para una inmediata

respuesta al riesgo en caso de

que suceda?

X 10 5

¿Se han definido planes de

acción ante los eventos que

afecten las normales

actividades de la sección de

finanzas de la JNDA?

X 10 5

TOTAL 80 40



65

4.6.2. Nivel de Riesgo y Confianza – Respuesta al Riesgo COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

40 X 100% = 50%

80

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 50%

NR= 50%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN


de respuesta al riesgo, se determina que existe un nivel de confianza bajo del 50% y un nivel de

riesgo alto con un 50%.

Como conclusión la sección de finanzas de la JNDA no ha realizado una herramienta de respuesta

al riesgo, por lo que el nivel de confianza es bajo y el nivel de riesgo es alto.

66

4.7. Evaluación del Sexto Componente – Actividades de Control

4.7.1. Cuestionario de Evaluación – (Presupuesto) COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



PR

ES

UP

UE

ST

O

1 ¿Se ha implantado un

sistema de registro lo

suficientemente detallado para

el control presupuestario?

X 10 5

2. ¿Se prepara un informe al

cierre del ejercicio sobre la

liquidación del presupuesto

dentro de los plazos

establecidos?

X 10 0

3. ¿La estructura actual del

presupuesto responde

eficazmente a los

requerimientos de la

organización?

X 10 5

4.¿Se presenta oportunamente

la programación trimestral de

la ejecución, detallada por

mes?

X 10 10

5. ¿Se evalúa periódicamente

la ejecución física financiera

del presupuesto?

X 10 5

6. ¿Se establecen actividades de control sobre el proceso para las estimaciones presupuestarias de los recursos?

X 10 0

7. ¿ Se establecen actividades de control sobre la certificación de gastos presupuestarios?

X 10 10

8. ¿ Se establecen actividades de control sobre las modificaciones presupuestarias?

X 10 10

9. ¿Se prepara un informe al

cierre del ejercicio sobre la

liquidación del presupuesto

dentro de los plazos

establecidos?

X 10 10

10. ¿Se efectúa un continuo

seguimiento acerca de la

ejecución presupuestaria?

X 10 5

TOTAL 100 60



67

4.7.2. Nivel de Riesgo y Confianza - (Presupuesto) COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

60 X 100% = 60%

100

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 60%

NR= 40%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN


de actividades de control subcomponente presupuesto, se determina que existe un nivel de

confianza moderado de 60% y un nivel de riesgo moderado con un 40%.

Como conclusión la sección de finanzas de la JNDA tiene un control medio sobre la función de

presupuestos, debido a que no se realiza una evaluación periódica que compare entre lo ejecutado y

el presupuesto inicial.

68

4.7.3. Cuestionario de Evaluación – (Tesorería) COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



TE

SO

RE

RÍA

1¿Los funcionarios responsables

del manejo del efectivo y las que

firman cheques están

debidamente afianzados?

X 10 10

2. ¿Se analiza periódicamente la

ejecución del flujo de caja? X 10 0

3. ¿Las funciones que allí se

realizan son independientes de

las de registro contable y

autorización y aprobación de

pagos?

X 10 10

4. ¿Se preparan regularmente

flujos de caja, que integren las

necesidades de recursos de toda

la Entidad y considere los

diferentes conceptos

(transferencias, ingresos por

venta de servicios, donaciones)?

X 10 5

5. ¿Se ha asignado la

responsabilidad por el manejo de

fondos de caja chica a

funcionarios independientes de

otros funcionarios que lleven a

cabo funciones contables o

financieras?

X 10 10

6. ¿Se establece actividades de control para asegurar que los pagos presenten toda la documentación correspondiente?

X 10 10

7. ¿ Existen actividades de control para la protección física de los comprobantes y la documentación de respaldo?

X 10 8

8. ¿Se practican arqueos

periódicos sorpresivos a los

fondos y valores manejados por

el área de tesorería?

X 10 0

9.¿Se hacen periódicamente

conciliaciones para identificar

partidas conciliatorias que no

hayan sido depuradas?

X 10 8

10. ¿Los fondos de caja chica se

utilizan para atender gastos

menores y se respaldan y

autorizan apropiadamente?

X 10 10

TOTAL 100 71



69

4.7.4. Nivel de Riesgo y Confianza – (Tesorería) COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

71 X 100% = 71%

100

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 71%

NR= 29%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN


de actividades de control subcomponente tesorería, se determina que existe un nivel de confianza

moderado de 71% y un nivel de riesgo moderado con un 29%.

70

4.7.5. Cuestionario de Evaluación – (Contabilidad) COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



CO

NT

AB

ILID

AD

GU

BE

RN

AM

EN

TA

L

1.¿Se analizan mensualmente

los saldos de las cuentas del

balance general y la

conformación particular de cada

una, con el fin de determinar su

razonabilidad, antigüedad?

X 10 0

2. ¿Se tienen implementados

procedimientos de conciliación

para la información financiera

de registros auxiliares vs.

Libros contables?

X 10 5

3. ¿Las funciones de captura,

registro, proceso, emisión y

análisis de la información

financiera están segregadas de

funciones tales como custodia

de bienes y autorización y

aprobación de operaciones?

X 10 10

4. ¿Existe un archivo de la

documentación contable y

presupuestaria que respalda

las transacciones registradas?

X 10 10

5. ¿Se verifica la consistencia del presupuesto aprobado con los estados de ejecución presupuestaria?

X 10 5

6. ¿Se han establecido controles para asegurar que el proceso de la información se haga en forma completa y consistente?

X 10 5

7. ¿ Se realiza pruebas de consistencia entre los estados financieros y los registros?

X 10 10

TOTAL 70 55



71

4.7.6. Nivel de Riesgo y Confianza – (Contabilidad) COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

45 X 100% = 64%

70

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 64%

NR= 36%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN


de actividades de control subcomponente tesorería, se determina que existe un nivel de confianza

moderado de 64% y un nivel de riesgo moderado con un 36%.

72

4.7.7. Resumen de Evaluación de Actividades de Control

Subcomponentes de las Actividades de Control

Subcomponete Nivel de Confianza Nivel de Riesgo

Presupuesto 60% 40%

Tesorería 71% 29%

Contabilidad Gubernamental 64% 36%

TOTAL 195% 105%

Promedio de Actividades de Control por Subcomponente

Nivel de Confianza

Suma de % Subcomponentes = 195% = 65%

Número de Componentes

3

El nivel de confianza de las actividades de control es del 65%

Nivel de Riesgo

Suma de % Subcomponentes = 105% = 35%

Número de Componentes

3

El nivel de riesgo de las actividades de control es del 35%

INTERPRETACIÓN


de actividades de control, se determina que existe un nivel de confianza moderado de 65% y un


73

4.8. Evaluación del Séptimo Componente – Información y Comunicación

4.8.1. Cuestionario de Evaluación – Información y Comunicación COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



INF

OR

MA

CIÓ

N Y

CO

MU

NIC

AC

IÓN

1. ¿La información a ser

presentada a Entidades

regulatorias externas, es

oportunamente presentada?

X 10 8

2. ¿Los sistemas de TI con

que cuenta la Institución son

suficientes para el manejo de

la información financiera y

administrativa?

X 10 5

3. ¿La Institución pone a

disposición medios para

difundir los resultados de la

gestión y los objetivos

alcanzados?

X 10 10

4. ¿Se han establecido canales

de comunicación adecuados

para cada nivel de la sección

de finanzas de la JNDA?

X 10 5

5. ¿Se han establecido niveles de comunicación en forma vertical y horizontal lo cual garantice un adecuado flujo de la información en la sección de finanzas de la JNDA?

X 10 0

6. ¿La información es oportunamente entregada en los plazos establecidos?

X 10 8

7. ¿Los medios de comunicación tales como correo electrónico son correctamente utilizados acorde a las necesidades de la sección de finanzas de la JNDA?

X 10 10

TOTAL 70 46



74

4.8.2. Nivel de Riesgo y Confianza – Información y Comunicación COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

46 X 100% = 66%

70

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 66%

NR= 34%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN


de información y comunicación, se determina que existe un nivel de confianza moderado de 66% y

un nivel de riesgo moderado con un 34%.

75

4.9. Evaluación del Octavo Componente – Supervisión y Monitoreo

4.9.1. Cuestionario de Evaluación – Supervisión y Monitoreo COSO II




CONTROL

CLAVE

PREGUNTAS



SU

PE

RV

ISIÓ

N Y

MO

NIT

OR

EO

1. ¿Se realizan revisiones

periódicas del nivel de

eficiencia del personal?

X 10 5

2. ¿Se efectúan reuniones

periódicas en las cuales se

revisan los factores que

pueden tener una repercusión

negativa para la Sección de

Finanzas de la JNDA?

X 10 5

3. ¿Se han definido controles

para mitigar los posibles

riesgos a los cuales se

encuentra expuesta la sección

de finanzas de la JNDA?

X 10 0

4. ¿Se han definido metas a

las cuales se busca alcanzar

mediante la implementación de

controles para mitigar los

riesgos?

X 10 8

5. ¿Se han establecido responsables para la supervisión adecuada de las actividades realizadas para mitigar riesgos?

X 10 10

6 ¿Se ha efectuado un monitoreo adecuado de las actividades por parte de la autoridad de la sección de finanzas de la JNDA?

X 10 8

7. ¿Se encuentran formalmente definidos los niveles de supervisión y monitoreo dentro del área de finanzas de la JNDA?

X 10 5

TOTAL 70 41



76

4.9.2. Nivel de Riesgo y Confianza – Supervisión y Monitoreo COSO II


Nivel de Confianza

NC=



NC=

41 X 100% = 59%

70

Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR= 100% - 59%

NR= 41%


CONFIANZA


15% - 50% BAJO ALTO


76% - 95% ALTO BAJO

INTERPRETACIÓN


de supervisión y monitoreo, se determina que existe un nivel de confianza moderado de 59% y un


77

4.9.3. Deficiencias de Control Interno – Supervisión y Monitoreo COSO II

4.10. Cuadro Resumen de Evaluación del Control Interno Método COSO II

Tabla 4.1 Resumen de Evaluación de Control Interno

N° Componente Confianza Riesgo

1 Ambiente Interno 80% 20%

2 Establecimiento de Objetivos 57% 43%

3 Identificación de Eventos 51% 49%

4 Evaluación del Riesgo 55% 45%

5 Respuesta al Riesgo 50% 50%

6 Actividades de Control 64% 36%

7 Información y Comunicación 66% 34%

8 Supervisión o Monitoreo 59% 41%

78

4.11. Informe de Evaluación del Método COSO II E.R.M.

INFORME DE EVALUACIÓN MÉTODO COSO II – ERM DE LA SECCIÓN DE

FINANZAS DE LA JUNTA NACIONAL DE DEFENSA DEL ARTESANO

Señor Dr.

Fernando Quizpi

Presidente de la Junta Nacional de Defensa del Artesano

Presente.-

Una vez concluida la Evaluación de los Procedimientos de Control Interno mediante el Método

COSO II –E. R. M. de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

El periodo de evaluación corresponde entre el 01 de enero del 2014 al 31 de diciembre del 2014.

Los procedimientos llevados a cabo para la evaluación del control interno fueron realizados por

Marlon Cevallos y supervisados por la Dra. Liliana Morilla directora de tesis.

Objetivo General

Realizar la evaluación del control interno a través del Método COSO II – E.R.M. y

proponer una mejora a los procedimientos administrativos y financieros de la Sección de

Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Objetivos Específicos

Evaluar la correcta aplicación de las normas de control interno y demás normativa vigente

referente a las entidades del sector público.

Realizar una identificación de los eventos internos y externos que tengan repercusión ante

posibles contingencias de la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano.

Proponer una mejora en procedimientos de control interno en base a la aplicación del

cuestionario de control interno por cada uno de los componentes del COSO II E.R.M.

79

Alcance de la Evaluación

La evaluación de los procedimientos de control interno mediante el método COSO II – E.R.M. para

la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, corresponde a una evaluación

de los procesos administrativos financieros que se llevan a cabo dentro de las actividades de los

miembros que integran el área, en base a la normativa vigente para el control interno en el sector

público durante el 01 de enero del 2014 al 31 de diciembre del 2014.

Estructura Orgánica

Misión: Administrar el presupuesto, llevar la contabilidad y controlar el flujo de caja con

eficiencia, para apoyar a la gestión institucional de conformidad con la normatividad vigente y

proveer de información oportuna para la toma oportuna de decisiones y productos y servicios.

Presupuesto

1. Pro forma presupuestaria

2. Reformas presupuestarias.

3. Informe de ejecución presupuestaria.

4. Liquidaciones presupuestarias

5. Certificaciones presupuestarias

6. Cédulas presupuestarias

Contabilidad

1. Registros contables

2. Informes financieros.

3. Estados Financieros.

4. Conciliaciones bancarias.

5. Inventario de bienes muebles valorados.

6. Roles de Pago

7. Liquidación de haberes por cesación de funciones

8. Comprobantes de pago y cheques elaborados.

80

Administración de Caja

1. Plan periódico de caja

2. Plan periódico anual de caja

3. Libro caja bancos

4. Registro e informe de garantías y valores

5. Retenciones y declaraciones al SRI.

6. Flujo de caja

7. Pagos

8. Informe de administración de pólizas

9. Transferencias.

Misión de la Institución

La Junta Nacional de Defensa del Artesano tiene la misión de liderar el fortalecimiento,

profesionalización y desarrollo de todo el sector artesanal que produce bienes y servicios mediante

el impulso de una política pública, la formación, la investigación y la prestación de servicios a los

artesanos y artesanas.

Visión de la Institución

Vemos a la Junta Nacional de Defensa del Artesano como una institución pública especializada que

implementa y coordina una política artesanal que se aplica en todo el Estado y la sociedad.

Se encuentra con un sistema integral de formación y desarrollo profesional que incorpora la

innovación, ciencia coordina una tecnología para la formación y capacitación de los artesanos y

artesanas, así como la calificación de sus talleres artesanales.

Objetivos de la Institución

Proponer el desarrollo integral del sector artesanal;

Propiciar el Marco Jurídico para el progreso del artesano ecuatoriano;

Fomentar la formación, capacitación y profesionalización del artesano;

Aportar al mejoramiento de los niveles de producción y productividad con calidad

en los talleres artesanales con miras a ampliar la frontera de mercados nacionales e

internacionales;

81

Participar y organizar en ferias artesanales nacionales e internacionales;

Fomentar la participación de los artesanos del país, en la elaboración de planes,

programas y/o proyectos;

Fortalecer la organización de los gremios artesanales;

Apoyar y estimular la asociatividad para ampliar y mejorar la cobertura de la oferta y

la generación de empleo;

Promover la calificación artesanal, como medio para acogerse a los beneficios

establecidos en el ordenamiento jurídico vigente; y,

Cumplir con la legislación relacionada al desarrollo de la clase artesanal. (Junta

Nacional de Defensa del Artesano, 2014)

Actividades Principales

Apoyo y estímulo a las organizaciones clasistas de artesanos del país.

El otorgamiento de títulos artesanales refrenados por los ministerios de Educación,

Relaciones Laborales y Junta Nacional de Defensa del Artesano

La calificación y recalificación de talleres artesanales.

La concesión del carné profesional artesanal, cuyo valor será fijado a precio de costo.

El perfeccionamiento y capacitación técnica y cultural de los artesanos.

Principales Estrategias Institucionales

Mejorar los niveles de producción y productividad con calidad en los talleres artesanales.

Ampliar la cobertura de mercados nacionales e internacionales a fin de comercializar los

productos artesanales.

Participar en la organización y ejecución de ferias artesanales nacionales e internacionales.

Ejecutar con la participación de los artesanos del país, sus planes, programas y/o proyectos.

(Junta Nacional de Defensa del Artesano, 2014)

82

INFORME DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO A LA SECCIÓN DE

FINANZAS DE LA JUNTA NACIONAL DE DEFENSA DEL ARTESANO

Deficiencia en la difusión de un código de ética

Las Normas de Control Interno para las Instituciones del Sector Público, establecen que se debe

realizar una correcta difusión del código de ética para fortalecer el ambiente interno y contribuir a

edificar una cultura institucional basada en la ética, la moral y el buen comportamiento de los

servidores públicos, sin embargo la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano no cuenta con un código de ética específico para la Sección el cual norme las actividades

y funciones de cada uno de sus miembros, debido a que las autoridades y los jefes departamentales,

no han dado mayor relevancia al fortalecimiento de la cultura institucional por lo que la difusión y

actualización de un código de ética ha sido relegada a un segundo plano, lo cual puede conllevar a

que los miembros que laboran en la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano desconozcan acerca de las normas conductuales y éticas a las que deben regirse,

ocasionando que muchas veces puedan violarlas por acción u omisión.

Deficiencia en el establecimiento de los Objetivos

El Marco Integral del COSO II E.R.M. establece que los objetivos deben ser establecidos de

acuerdo a parámetros de medición cuantificable y medible en plazos de tiempo que favorezca su

evaluación a corto, mediano y largo plazo, tanto en objetivos estratégicos como en objetivos de

cumplimiento y de información, sin embargo los objetivos establecidos por la Sección de Finanzas

de la Junta Nacional de Defensa del Artesano son alineados a nivel institucional por lo que no han

sido establecidos específicamente para la Sección bajo parámetros de medición cuantificables y

definiendo plazos para su ejecución, lo cual no permite evaluar la consecución de los objetivos y la

eficiencia del área en el corto, mediano y largo plazo.

Deficiencia en la evaluación de los Objetivos

El Marco Integral del COSO II E.R.M. requiere que los objetivos de cumplimiento deben ser

evaluados periódicamente que permitan determinar el grado de consecución de objetivos y las

razones que interfieran en la consecución de los mismos, sin embargo la Sección de Finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano no realiza una evaluación periódica del cumplimiento de

sus objetivos debido a que no se han establecido objetivos específicos para la Sección lo cual no

permite conocer y determinar el grado de eficiencia y eficacia del personal en la consecución de los

83

objetivos planteados y los esfuerzos realizados en procura de conseguir los objetivos a nivel de la

sección y ser un área de vital importancia a nivel institucional.

Inestabilidad Laboral en el Personal

El Marco Integral del COSO II E.R.M. requiere la identificación de eventos internos y externos que

conlleven un riesgo para la Institución, por lo que se ha identificado que existe un alto grado de

inestabilidad laboral dentro de toda la Institución, lo cual repercute directamente en la sección de

Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, el personal se mantiene un promedio de

dos años máximo en sus puestos de trabajo y luego es removido a otras instituciones o en su

defecto relegado de sus funciones, lo cual provoca un retraso en las actividades laborales y falta de

eficiencia porque es necesario brindar continuamente una inducción al nuevo personal hasta que se

adecúe a sus funciones.

Deficiencia en el abastecimiento y actualización de TI


conlleven un riesgo para la Institución, por lo que se ha identificado que los sistemas de TI que

abastecen a los subcomponentes del sistema de contabilidad y finanzas E-sigef, no cumplen con las

características y seguridades suficientes para una adecuada transmisión de la información y

alimentación del sistema, debido a que no han sido diseñados y actualizados acorde a las

necesidades específicas de la Sección, lo cual ocasiona demoras en la transmisión de la

información debido a que algunas funciones se las debe realizar manualmente puesto que el sistema

no brinda las herramientas necesarias que faciliten el trabajo y contribuyan a la eficiencia dentro

del área de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Falta de actualización del Plan Estratégico Institucional


conlleven un riesgo o tengan repercusión directa para la Institución, por lo que se ha identificado

que el plan estratégico institucional de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha sido

actualizado desde el año 2012, lo cual deja un vacío respecto a un análisis situacional de riesgos y

oportunidades en la actualidad, debido a los constantes cambios a nivel directivo dentro de los

jefes departamentales de la Junta Nacional de Defensa del Artesano lo cual no ha permitido que se

realice una actualización anual del plan estratégico institucional, estos cambios están ligados a la

inestabilidad laboral dentro de la Institución a nivel directivo.

84

Inexistencia de un Manual de Funciones y Procedimientos



que la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no dispone de un manual

de funciones y procedimientos en el cual consten las actividades a realizar por cada uno de los

funcionarios que la conforman y la cual sirva de guía para el nuevo personal que ingresa a la

Institución y permita alcanzar un alto grado de eficiencia rápidamente, lo cual repercute

directamente en la eficiencia para la ejecución de las actividades por parte del personal, debido a

que se incurre en mayor tiempo para realizar sus actividades porque los procesos y funciones no se

encuentran debidamente normados.

Deficiencia en la búsqueda de medios para precautelar la información financiera



que la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no dispone de planes de

contingencia para precautelar la integridad de la información financiera tanto magnética como

física, en caso de presentarse situaciones que conlleven la pérdida de información y documentación

de respaldo. Esto ha sucedido debido a que en el pasado no se han producido situaciones que

afecten la integridad de la información por lo cual la Institución no ha hecho hincapié en la

búsqueda de medios para precautelar la información en medios magnéticos y la documentación de

respaldo en medios físicos.

Falta de un plan de acción para dar seguimiento a las recomendaciones de auditoría interna



que la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha diseñado un plan de

acción para dar seguimiento a las recomendaciones de auditoría interna, debido a que existe un

mecanismo informal para ir cumpliendo con las recomendaciones, el cual no garantiza el

cumplimiento de las recomendaciones en un plazo establecido y no permite dar un seguimiento a

las acciones tomadas para dar cumplimiento a las recomendaciones.

85

Falta de colaboración con otras secciones de la JNDA



que la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no recibe el apoyo

oportuno en la generación de la información por parte de otros departamentos que alimentan la

información financiera, lo cual conlleva un retraso en la realización de las actividades de la Sección

de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano y que la información financiera presente

retrasos en su presentación.

Falta de Capacitación Continua al Personal


conlleven un riesgo o tengan repercusión directa para la Institución, por lo que se ha identificado de

la Junta Nacional de Defensa del Artesano no dispone de un plan de capacitación continua al

personal de la Sección de Finanzas respecto a cambios en normativas del sector público y cambios

gubernamentales que tienen incidencia directa en las actividades que el personal lleva a cabo,

debido a que no se ha asignado presupuesto para la capacitación del personal, lo cual repercute en

el grado de eficiencia del personal, puesto que un personal altamente capacitado es más productivo

y eficiente para las labores que desempeña

Inexistencia de una Matriz de Riesgos

El Marco Integral del COSO II E.R.M. requiere de la evaluación de los eventos internos y externos

que tengan repercusión directa en las actividades que se llevan a cabo o constituya algún tipo de

riesgo para la Institución, por lo que es necesario la elaboración de una matriz de riesgos que

permita evaluar el nivel de impacto de los eventos internos y externos, sin embargo la Sección de

Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha diseñado una matriz de riesgos en la

cual consten los posibles eventos que tengan repercusión directa en las actividades de la Sección y

los responsables que se encarguen de la identificación y análisis de los riesgos, lo cual la expone a

distintos eventos o contingencias que afecten el desarrollo de sus actividades, sin tener un plan de

contingencia para identificar y prevenir dichos riesgos.

86

Deficiencia en la elaboración de respuesta al riesgo.

El Marco Integral del COSO II E.R.M. requiere del diseño de un plan de respuesta a los riesgos

identificados en la evaluación del riesgo, para lo cual es recomendable el diseño de una matriz de

respuesta a los riesgos identificados previamente en la etapa de evaluación al riesgo, sin embargo la

Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no dispone de una herramienta

que le permita dar respuesta a los posibles riesgos que la amenacen y que garantice una serie de

planes de acción conjuntamente con sus respectivos responsables para responder al riesgo, esto se

debe a que en la Institución no se ha definido claramente una cultura de administración del riesgo,

por lo que el uso de herramientas que permitan identificarlo y definir acciones para mitigarlo, ha

sido relegado a un segundo plano, esto puede derivar en la materialización de posibles riesgos que

afecten a la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Falta de Procedimientos de Evaluación del Presupuesto

Las Normas de Control Interno para las Instituciones del Sector Público establecen que es necesaria

la evaluación de la ejecución del presupuesto, sin embargo el área de presupuestos carece de

procedimientos predefinidos para la evaluación de la ejecución del presupuesto, lo cual en

ocasiones ha generado que se desconozca el nivel de ejecución del presupuesto que permita tomar

decisiones en beneficio de la Institución cumpliendo con lo presupuestado inicialmente.

Deficiencia en las actividades de control del flujo de caja

Las Normas de Control Interno para las Instituciones del Sector Público establecen que es

necesario realizar flujos de caja periódicos, sin embargo existen deficiencias con respecto a las

actividades de control para la elaboración de flujos de caja, debido a que no se realizan análisis

periódicos del flujo de efectivo de la Institución, así como un análisis entre el flujo requerido que

integren las necesidades y obligaciones de la Institución.

Deficiencia en las actividades de control conciliación contable

Las Normas de Control Interno para las Instituciones del Sector Público establecen que es necesaria

la conciliación de auxiliares extra contables con saldos en estados financieros, sin embargo el área

de contabilidad carece de procedimientos predefinidos para la elaboración de conciliación de

saldos con auxiliares extracontables, debido a que no se dispone de un manual de procedimientos y

87

funciones que proporcione una guía para la conciliación oportuna, lo cual implica incremento de

tiempo incurrido para los cierres mensuales y retrasos en la conciliación de información financiera.

Deficiencia en el establecimiento de canales de comunicación

El Marco Integral del COSO II E.R.M. requiere del establecimiento formal de canales de

comunicación en la Institución que garanticen el adecuado flujo de información entre los distintos

niveles que la conforman, tanto a nivel horizontal como a nivel vertical, sin embargo en la Sección

de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, el flujo de información se realiza de

manera informal debido a que no se han establecido niveles en los cuales figure el tipo de

comunicación horizontal y vertical que debe realizarse entre las áreas que componen la sección de

finanzas, esto acarrea retrasos en la transmisión de información financiera y contable y que en

ocasiones no se entregue oportunamente dicha información.

Deficiencia en la supervisión y monitoreo adecuados

El Marco Integral del COSO II E.R.M. requiere de herramientas que permitan realizar un adecuado

monitoreo de los riesgos identificados. En la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa

del Artesano no se ha establecido un adecuado nivel de supervisión y monitoreo debido a que no se

dispone de una herramienta que permita realizar la supervisión y establecer responsables para

cumplir con el monitoreo de las situaciones requeridas y el establecimiento de plazos para su

consecución, lo cual puede acarrear que no direccionen los esfuerzos a fin de mitigar los riesgos y

que la Sección se encuentre vulnerable ante posibles situaciones que tengan impacto negativo de no

ser supervisadas adecuadamente.

88

4.12. Propuesta de Procedimientos de Control Interno COSO II E.R.M.

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL CONTABLE FINANCIERO A

TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DEL COSO II

La gestión integral de riesgos proporciona a las Instituciones una seguridad para mantenerse alerta

ante los posibles riesgos que amenacen su funcionamiento, es por ello que se ha diseñado el

Método E.R.M para proveer un sistema de administración de los riesgos en las instituciones y una

cultura de prevención ante los posibles riesgos que se presenta.

La propuesta establece herramientas para la evaluación del control interno en base al Método

COSO II y establece una guía de aplicación de cada uno de los elementos del COSO II E.R.M.:

Ambiente Interno, Establecimiento de Objetivos, Identificación de Eventos, Evaluación del Riesgo,

Respuesta al Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, y Supervisión. para la

Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano

4.13. Propuesta de Procedimientos Componente I – Ambiente Interno

El Primer Componente del COSO II E.R.M. es el ambiente interno, en este componente se ha

diseñado una serie de procedimientos y políticas para fortalecer la cultura administrativa dentro de

la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, en base al cuestionario de

evaluación del control interno que fue aplicado. El establecimiento de cada política se ha realizado

encaminado en desarrollar el sistema de control interno en el ambiente de control, lo cual permita

crear en el personal desde el grado ejecutivo, un alto compromiso de identificación hacia las

labores que ejecuta diariamente.

Establecer un código de ética y conducta diseñado específicamente para la Sección de

Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Fortalecer la difusión de la misión, visión e identidad de la Sección de Finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano mediante la entrega de afiches o folletos y su

ubicación en carteleras o lugares visibles de fácil acceso.

Definir una política de inducción al personal en la cual se establezca que el nuevo personal

que ingresa a la Sección de Finanza de la Junta Nacional de Defensa del Artesano conoce

los principales aspectos del código de ética previa a la firma del contrato.

Diseñar un plan de talento humano actualizado para la Junta Nacional de Defensa del

Artesano, en el cual consten las actividades a realizar.

89

Determinar planes de apoyo que permitan fortalecer el ambiente interno mediante la

integración del personal en actividades laborales.

Realizar evaluaciones periódicas de la eficiencia del personal, las cuales permitan crear

una cultura de trabajo óptimo y mejora continua en el personal de la Sección de Finanzas d

la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

4.14. Propuesta de Procedimientos Componente II-Establecimiento de Objetivos

SEGUNDO COMPONENTE – ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

El componente establecimiento de objetivos se enfoca en la definición de objetivos estratégicos a

partir de la visión, una vez definidos los objetivos estratégicos se definen los objetivos de

cumplimiento, objetivos de información y objetivos relacionados.

Visión

La sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano alcanzará altos niveles de

eficiencia y eficacia en el modelo de gestión financiera, aplicando un amplio dominio de los

procesos sistemáticos que faciliten la agilidad a cada uno de sus procesos contables y financieros

que permita una mayor satisfacción por parte de sus usuarios y ofrezca una información financiera

confiable.

4.14.1. Objetivos Estratégicos

Desarrollar un amplio dominio de los procesos de gestión financiera mediante un

mejoramiento continuo de sus procedimientos.

Planificar, ejecutar y controlar de una manera eficiente el presupuesto de la Institución, a

través de un monitoreo de la ejecución presupuestaria.

Gestionar adecuadamente los recursos que percibe la Institución y direccionarlos en

beneficio del mejoramiento de la Institución.

Brindar un servicio eficiente acorde a las necesidades y requerimientos de los usuarios, que

mejore la imagen de la sección a nivel institucional.

Actualizar y monitorear periódicamente los presupuestos de la Institución para tomar

decisiones en beneficio de la Institución.

Ofrecer oportunamente la información contable financiera que sea confiable y acorde a las

necesidades de la Institución.

90

4.14.2. Objetivos Relacionados

Establecer planes de monitoreo presupuestario periódicos que garanticen el control del

presupuesto de la Institución.

Desarrollar planes de capacitación al personal del área de finanzas de la Junta Nacional de

Defensa del Artesano en función de ofrecer un servicio eficiente

Disponer de un personal idóneo para el área financiera, altamente capacitado y que cumpla

eficientemente sus funciones.

Actualizar anualmente los procedimientos contables financieros, a fin de optimizar

tiempos y recursos.

Establecer metas a nivel de infraestructura y tecnología con los recursos que percibe la

Institución.

4.14.3. Objetivos de Información

Establecer canales de información adecuada que permita entregar la información financiera

oportunamente.

Suministrar un sistema idóneo que permita alinearse a las necesidades de la Institución y

alimentar automáticamente al E-sigef.

Establecer plazos anticipados de entrega de la información financiera que permita una

adecuada revisión y/o modificación de ser necesaria.

4.14.4. Objetivos de Cumplimiento

Promover la creación de una política de cumplimiento que garantice el correcto

funcionamiento de los procesos y procedimientos que se llevan a cabo dentro del área de

finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Registrar diariamente las transacciones contables que se lleven a cabo dentro del área de

finanzas, sin retrasos ni demoras.

Efectuar mensualmente conciliaciones de la información financiera con reportes

extracontables.

Ingresar oportunamente las transacciones que se generan en la sección de finanzas al

sistema integrado E-sigef.

Realizar una revisión semanal de las actualizaciones políticas y legales que se han llevado

a cabo en el sector público.

91

Realizar procedimientos de arqueo de caja y revisión de cheques esporádicamente, al

menos dos veces al mes.

Verificar anualmente los activos e inventarios que dispone la Institución y que se reflejan

en la información financiera presentada.

4.15. Propuesta de Procedimientos Componente III- Identificación de Eventos

TERCER COMPONENTE - IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS

El tercer componente identificación de eventos consiste en determinar una serie de situaciones

internas y externas que tengan trascendencia directa para la Sección de Finanzas de la Junta

Nacional de Defensa del Artesano.

4.15.1. Identificación de Eventos Internos

Tabla 4.2 Identificación de Eventos Internos

Eventos Positivos Eventos Negativos

Existen estrategias bien definidas para

promover la innovación y la eficiencia dentro

del área de finanzas

Falta de estabilidad laboral del personal en el

área de finanzas en la Junta Nacional de

Defensa del Artesano

Participación en eventos culturales que

promueven la actividad de la Junta Nacional de

Defensa del Artesano

No se realiza evaluaciones y actualizaciones de

los sistemas de abastecimiento tecnológico con

que cuenta la sección de finanzas.

Amplia conectividad y cobertura de servicios

de internet que se encuentran interconectados

con el sistema E-sigef

El plan estratégico de la sección de finanzas de

la Junta Nacional de Defensa del Artesano no

es actualizado desde años anteriores.

El personal que labora en la sección de

finanzas de la JNDA es altamente calificado y

seleccionado bajo los estándares de eficiencia

y operatividad.

No existe un manual de procedimientos y

funciones desarrollado para el área de finanza

de la sección de finanzas de la JNDA.

Acogida por parte del personal al código de

ética que rige a toda la institución.

El establecimiento de objetivos no se ha

realizado bajo parámetros medibles y

evaluables de acuerdo a su ejecución.

Comunicación efectiva de las políticas de

comportamiento y ética a los miembros de la

sección de finanzas de la JNDA.

No se cuenta con parámetros predefinidos para

la evaluación de la labor del personal y del

cumplimiento de objetivos ligados al área de

finanzas.

92

4.15.2. Identificación de los Eventos Externos

Tabla 4.3 Identificación de Eventos Externos

Eventos Positivos Eventos Negativos

Se cuenta con un plan de evacuación ante

posibles desastres naturales que afecten a los

recursos de la Institución.

No se posee planes definidos para precautelar

la integridad de la información ante posibles

contingencias.

Las funciones de la sección de finanzas de la

JNDA no ha mantenido quejas por parte de

terceras personas.

El factor político tiene implicancia y

repercusión directa en el personal de la sección

de finanzas de la JNDA.

No han existido cambios considerables que

tengan repercusión directa en la sección de

finanzas de la JNDA.

No se cuenta con un plan de acción definido

para seguir las recomendaciones de auditoría

interna.

Se ha participado activamente en eventos de

carácter social impulsados por la Junta


No se cuenta con la colaboración de las otras

áreas para brindar un servicio más oportuno por

el área de finanzas de la sección de finanzas de

la JNDA.

Los objetivos de la sección de finanzas se

encuentran en función de los objetivos de la

JNDA.

Tardanza en las funciones que realiza la JNDA

debido a que no se cuenta con el apoyo

oportuno de otras áreas de la JNDA.

La imagen a nivel Institucional tiene amplia

acogida por parte de terceras personas.

No se realizan capacitaciones recurrentes para

entrenar al personal con respecto a los cambios

en normativas o políticas del sector público.

93

1.1 Propuesta de Procedimientos Componente IV – Evaluación del Riesgo

CUARTO COMPONENTE – EVALUACIÓN DEL RIESGO

El método COSO II tiene como propósito definir parámetros que permitan establecer en la Institución una cultura de administración del riesgo, para lo cual se

presenta una matriz de evaluación del riesgo basada en la identificación de eventos que podrían tener repercusión en la Institución, los cuales fueron identificados

en el anterior componente.

4.15.3. Matriz de Evaluación del Riesgo

Tabla 4.4.Matriz de Evaluación del Riesgo

Fa

ctor

de

Rie

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secu

enci

a

Tip

o

Imp

act

o

Pro

ba

bil

ida

d

Niv

el

Con

tro

l

Pro

m. E

fect

ivid

.

Rie

sgo

Res

idu

al

Falta de estabilidad laboral del

personal en el área de finanzas en

la Junta Nacional de Defensa del

Artesano

Alto grade de ineficiencia

debido a que se debe

capacitar al personal

constantemente para que

se habitúe a sus funciones

Interno 3 5 5 Establecer una política de

estabilidad laboral mínima

para cada empleado que

ingresa a sus funciones.

4 1.25

94

Fa

ctor

de

Rie

sgo

Con

secu

enci

a

Tip

o

Imp

act

o

Pro

ba

bil

ida

d

Niv

el

Con

tro

l

Pro

m. E

fect

ivid

.

Rie

sgo

Res

idu

al

No se realiza evaluaciones y

actualizaciones de los sistemas de

abastecimiento tecnológico con

que cuenta la sección de finanzas.

Demora en el

procesamiento de la

información financiera

para el ingreso en el

sistema E-sigef.

Interno 3 5 5 Contratar un servicio que

brinde soporte y

actualizaciones a las

funciones de IT en sistemas

informáticos de área de

finanzas

5 1

El plan estratégico de la sección de

finanzas de la Junta Nacional de

Defensa del Artesano no es

actualizado desde años anteriores.

La falta de un plan

estratégico actualizado no

permite medir la eficiencia

a largo plazo.

Interno 5 5 5 Elaboración de un plan

estratégico actualizado

acorde a las necesidades y

objetivos de la Institución.

5 1

Ausencia de un manual de

procedimientos y funciones

desarrollado para el área de

finanza de la sección de finanzas

de la JNDA.

Confusión y demora en las

actividades que se realiza

dentro de cada puesto,

debido a que no se cuenta

con un manual de

procedimientos y

funciones de guía para sus

actividades diarias

Interno 5 5 5 Elaboración de un manual

de procedimientos y

funciones para el área de

finanzas de la JNDA, en el

cual consten los

procedimientos por puesto.

5 1

95

Fa

ctor

de

Rie

sgo

Con

secu

enci

a

Tip

o

Imp

act

o

Pro

ba

bil

ida

d

Niv

el

Con

tro

l

Pro

m. E

fect

ivid

.

Rie

sgo

Res

idu

al

El establecimiento de objetivos no

se ha realizado bajo parámetros

medibles y evaluables de acuerdo

a su ejecución.

No se puede medir y

evaluar la gestión

administrativa en cuanto a

la consecución de

objetivos lo cual puede

ocasionar la falta de

cumplimiento de objetivos

de la sección de finanzas.

Interno 4 5 5 Establecer objetivos

medibles, alcanzables y

evaluables a corto, mediano

y largo plazo para la sección

de finanzas de la Junta

Nacional de Defensa del

Artesano.

5 1

No se cuenta con parámetros

predefinidos para la evaluación de

la labor del personal y del

cumplimiento de objetivos ligados

al área de finanzas.

Falta de eficiencia en las

actividades laborales del

personal del área de

finanzas al no contar con

una evaluación de

desempeño que garantice

que cumple

adecuadamente con las

actividades y funciones del

cargo.

Interno 4 3 5 Implementar un sistema de

evaluación del desempeño

para cada uno de los

miembros de la sección de

finanzas de la JNDA de

acuerdo al cumplimiento de

objetivos personales a corto

y mediano plazo.

4 1.25

96

Fa

ctor

de

Rie

sgo

Con

secu

enci

a

Tip

o

Imp

act

o

Pro

ba

bil

ida

d

Niv

el

Con

tro

l

Pro

m. E

fect

ivid

.

Rie

sgo

Res

idu

al

No se posee planes definidos para

precautelar la integridad de la

información ante posibles

contingencias.

Pérdida de la información

financiera y

documentación de

respaldo que sustenta las

transacciones y

operaciones contables de

la sección de finanzas de la

JNDA.

Externo 4 2 3 Establecer mecanismos de

respaldo de la información

física y magnética, tales

como almacenamiento en la

nube para información

magnética y manejar un

archivo externo con

empresas que se dedican a

esta labor para la

información física.

5 0.6

El factor político tiene implicancia

y repercusión directa en el

personal de la sección de finanzas

de la JNDA.

Injerencia política en la

toma de decisiones de la

sección de finanzas de la

JNDA.

Externo 4 3 5 Diseñar planes que

garanticen la independencia

de la sección de finanzas de

la JNDA ante posibles

injerencias políticas.

2 2.5

97

Fa

ctor

de

Rie

sgo

Con

secu

enci

a

Tip

o

Imp

act

o

Pro

ba

bil

ida

d

Niv

el

Con

tro

l

Pro

m. E

fect

ivid

.

Rie

sgo

Res

idu

al

No se cuenta con un plan de

acción definido para seguir las

recomendaciones de auditoría

interna.

Falta de alineamiento a las

recomendaciones de

auditoría para la mejora de

las actividades y planes en

los que se busca una

mejora.

Externo 5 5 5 Elaborar un plan de acción a

las recomendaciones de

auditoría, con plazos

establecidos y fechas para la

evaluación de las acciones

tomadas por cada una de las

recomendaciones.

5 1

No se cuenta con la colaboración

de las otras áreas para brindar un

servicio más oportuno por el área

de finanzas de la sección de


Demora en las actividades

del personal del área de

finanzas debido a que no

les transmiten

oportunamente la

información para su

procesamiento.

Externo 3 3 4 Coordinar con los jefes de

las otras áreas de la JNDA

las actividades y tiempos

para que el envío de la

información se realice de

una manera oportuna.

3 1.33

98

Fa

ctor

de

Rie

sgo

Con

secu

enci

a

Tip

o

Imp

act

o

Pro

ba

bil

ida

d

Niv

el

Con

tro

l

Pro

m. E

fect

ivid

.

Rie

sgo

Res

idu

al

Tardanza en las funciones que

realiza la JNDA debido a que no

se cuenta con el apoyo oportuno de

otras áreas de la JNDA.

No se entrega la

información financiera

oportunamente para la

presentación a las

entidades de control.

Externo 3 3 4 Realizar planes de apoyo

con las otras áreas de la

sección de finanzas que

garantice el traspaso

oportuno de la información

requerida para el

procesamiento del área de

finanzas.

3 1.33

No se realizan capacitaciones

recurrentes para entrenar al

personal con respecto a los

cambios en normativas o políticas

del sector público.

Ineficiencia por parte del

personal y retraso en el

desarrollo de sus

actividades laborales.

Externo 2 3 3 Establecer un presupuesto de

capacitaciones anuales ante

los cambios en normativas

vigentes.

4 0.75

99

4.15.4. Calificación del Riesgo

Tabla 4.5. Matriz de Calificación del Riesgo

Pro

ba

bil

ida

d

Alta 5

4

Media 3

2

Baja 1

1 2 3 4 5

Alto

Medio

Bajo

Impacto

Ponderación del Riesgo

Color Riesgo Calificación

Bajo 1-2

Medio 3

Alto 4

Crítico 5

100

4.16. Propuesta de Procedimientos Componente V – Respuesta al Riesgo

QUINTO COMPONENTE – RESPUESTA AL RIESGO

El método COSO II E.R.M. establece que la Institución debe disponer de una herramienta que le permita prevenir y dar respuesta al riesgo de manera oportuna,

para lo cual se ha diseñado la siguiente matriz de respuesta al riesgo en la cual se establecen parámetros que brinden una respuesta oportuna al riesgo:

4.16.1. Matriz de Respuesta al Riesgo

Tabla 4.6. Matriz de Respuesta al Riesgo

Riesgo Acciones Responsable Recursos Costo Plazo Resultado

Falta de estabilidad laboral

del personal en el área de

finanzas en la Junta


Artesano

Establecer una

política de estabilidad

laboral mínima para

cada empleado que

ingresa a sus

funciones.

Jefe de la sección de

finanzas

Recurso

Humano

500.00

1 Año Disponer de personal

con estabilidad en su

puesto y que posea gran

conocimiento acerca de

las labores de su puesto.

No se realiza evaluaciones

y actualizaciones de los

sistemas de abastecimiento

tecnológico con que cuenta

la sección de finanzas.

Contratar un servicio

que brinde soporte y


funciones de IT en

sistemas informáticos

de área de finanzas


finanzas

Jefe de Departamento

de TI

Recursos

Humanos

Recursos

Tecnológicos

Recursos

Monetarios

5,000.00

1 Año Disponer de sistemas de

TI suficientes para

brindar información

consistente y oportuna

para la alimentación del

E-sigef.

101


El plan estratégico de la


Junta Nacional de Defensa

del Artesano no es

actualizado desde años

anteriores.

Elaboración de un

plan estratégico

actualizado acorde a

las necesidades y

objetivos de la

Institución.

Presidente de la JNDA

Jefes departamentales

de las áreas de la JNDA

Recursos

Humanos

2,000.00

1 Año Disponer de un plan


acorde a las

necesidades,

requerimientos y

características de la

Junta Nacional de

Defensa del Artesano.


procedimientos y

funciones desarrollado

para el área de finanza de

la sección de finanzas de la

JNDA.

Elaboración de un

manual de

procedimientos y

funciones para el área

de finanzas de la

JNDA, en el cual

consten los

procedimientos por

puesto.

Jefe de la Sección de

Finanzas de la JNDA

Contador

Secretaria

Tesorero

Encargado de

presupuestos

Recursos

Humanos

2,000.00

1 Año Manual de

procedimientos que guía

las actividades y

funciones del personal

del área de finanzas de

la Junta Nacional de


El establecimiento de

objetivos no se ha

realizado bajo parámetros

medibles y evaluables de

acuerdo a su ejecución.

Establecer objetivos

medibles, alcanzables

y evaluables a corto,

mediano y largo

plazo para la sección

de finanzas de la

Junta Nacional de

Defensa del

Artesano.



finanzas de la JNDA

Recursos

Humanos

200.00

1 Año Disponer de objetivos

mediables y

cuantificables que

permitan medir la

eficiencia y la gestión

del personal del área de

finanzas.

102


No se cuenta con

parámetros predefinidos

para la evaluación de la

labor del personal y del

cumplimiento de objetivos

ligados al área de finanzas.

Implementar un

sistema de evaluación

del desempeño para

cada uno de los

miembros de la

sección de finanzas

de la JNDA de

acuerdo al

cumplimiento de

objetivos personales a

corto y mediano

plazo.

Jefe de Recursos

Humanos

Recursos

Humanos

Recursos

Financieros

2,000.00

1 Año Disponer de una

herramienta estándar de

evaluación al personal

de acuerdo a sus

actividades.

No se posee planes

definidos para precautelar

la integridad de la

información ante posibles

contingencias.

Establecer

mecanismos de

respaldo de la

información física y

magnética, tales

como

almacenamiento en la

nube para

información

magnética y manejar

un archivo externo

con empresas que se

dedican a esta labor

para la información

física.



finanzas de la JNDA

Recursos

Humanos

Recursos

Financieros

5,000.00

1 Año Disponer de medios de

resguardo de la

información ante

posibles contingencias

que se puedan suscitar.

103


El factor político tiene

implicancia y repercusión

directa en el personal de la


JNDA.

Diseñar planes que

garanticen la

independencia de la

sección de finanzas

de la JNDA ante

posibles injerencias

políticas.



finanzas de la JNDA

Recursos

Humanos

N/A 1 Año Disponer de una política

que garantice la

independencia de la


JNDA.

No se cuenta con un plan

de acción definido para

seguir las recomendaciones

de auditoría interna.

Elaborar un plan de

acción a las

recomendaciones de


establecidos y fechas

para la evaluación de

las acciones tomadas

por cada una de las

recomendaciones.


finanzas de la JNDA

Auditor Interno

Recursos

Humanos

1,000.00

1 Año Disponer de un plan de

acción de auditoría

interna con colaboración

de finanzas para el

seguimiento de las

recomendaciones

levantadas.

No se cuenta con la

colaboración de las otras

áreas para brindar un

servicio más oportuno por

el área de finanzas de la


JNDA.

Coordinar con los

jefes de las otras

áreas de la JNDA las

actividades y tiempos

para que el envío de

la información se

realice de una manera

oportuna.




Recursos

Humanos

2,000.00

1 Año Obtener colaboración de

las otras áreas para

realizar un trabajo más

eficiente y sin demoras

no retrasos en la entrega

de la información.

104


Tardanza en las funciones

que realiza la JNDA

debido a que no se cuenta

con el apoyo oportuno de

otras áreas de la JNDA.

Realizar planes de

apoyo otras áreas de

la sección de finanzas

que garantice el

traspaso oportuno de

la información

requerida para el

procesamiento del

área de finanzas.




Recursos

Humanos

2,000.00

1 Año Obtener colaboración de

las otras áreas para

realizar un trabajo más

eficiente y sin demoras

no retrasos en la entrega

de la información.

No se realizan

capacitaciones recurrentes

para entrenar al personal

con respecto a los cambios

en normativas o políticas

del sector público.

Establecer un

presupuesto de

capacitaciones

anuales ante los

cambios en

normativas vigentes.

Jefe de Recursos

Humanos

Recursos

Humanos

Recursos

Financieros

10,000.00

1 Año Disponer de un plan de

capacitación para el área

de finanzas de la JNDA

que garantice la

eficiencia en cada uno

de sus puestos de

trabajo.

105

4.17. Propuesta de Procedimientos Componente VI Actividades de Control

4.17.1. Propuesta de Procedimientos – Utilización de Caja Chica

4.17.1.1. Diagrama de Flujo de Proceso de Utilización de Caja Chica

Figura 4.1. Utilización de Caja Chica. Investigación de Campo JNDA

Asistente

TesoreríaTesorero Descripción

Se da inicio al proceso de uso de caja chica, la

cual está a cargo del asistente de tesorería y

supervisada por el tesorero.

El asistente de tesorería recibe el fondo de caja

chica y firma una autorización para el uso y

responsabilidad del mismo.

Recibe la solicitud para el uso de los fondos de

caja chica, por parte del funcionario que

requiera por un ,monto no superior a $50,00

Se envía la solicitud al tesorero de la JNDA

para que revise y apruebe la solicitud. Aprueba

la solicitud se procede a realizar el formulario.

No aprueba se finaliza el proceso.

Se realiza el formulario de autorización para el

uso de fondo de caja chica y se firma por parte

del asistente de tesorería y el funcionario que lo

solicite.

Si se aprueba la solicitud se informa acerca de

a autorización para el uso del fondo de caja

chica y se calcula un estimado del gasto no

superior a US$ 50,00.

Se revisa los documentos de respaldo del uso

del dinero y si cumple con las condiciones, se

acepta y recibe el dinero sobrante.

Se realiza un documento en el que consta el uso

del fondo de caja chica y se firme por el

funcionario que solicitó el fondo.

Se procede a archivar los documentos de

respaldo del uso de caja chica, los formularios y

las autorizaciones.

Se finaliza el proceso del uso de caja chica.

Si No

106

4.17.1.2. Políticas del Proceso de Utilización de Caja chica

Estos pagos se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes pre numerados,

debidamente preparados y autorizados.

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá que las

operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.

De acuerdo a lo estipulado en el Acuerdo 086 del Ministerio de Economía y Finanzas el

límite de utilización de caja chica será de US$200,00.

El fondo de caja chica se puede utilizar para las siguientes actividades:

1. Adquisición de suministros y materiales

2. Insumos

3. Útiles de aseo

4. Fotocopias

5. Mantenimientos menores

6. Pagos de carácter imprevisible y urgente.

Se prohíbe utilizar el fondo de caja chica para las siguientes actividades:

1. Pagos de bienes y servicios en beneficio personal.

2. Anticipo de viáticos, subsistencias y alimentación

3. Sueldos, horas extras.

4. Préstamos

5. Donaciones

6. Multas

7. Agasajos

8. Suscripción a revistas y periódicos

9. Arreglos florales

10. Compra de Activos Fijos

11. Movilización particular

12. Gastos que no son imprevisibles ni urgentes.

107

4.17.2. Propuesta de Procedimientos – Reposición de Caja Chica

4.17.2.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Reposición de Caja Chica

Figura 4.2. Reposición de Caja Chica. Investigación de Campo JNDA

Asistente

TesoreríaTesorero Contabilidad Presupuestos Descripción

Es el inicio del proceso para la reposición del

fondo de caja chica.

Cuando se consume un valor superior al 60%

del total del fondo, se realiza la reposición del

fondo de caja chica.

El asistente de tesorería que es el custodio del

fondo, realiza el formulario para reposición de

caja chica y envía al tesorero.

El tesorero revisa la documentación de respaldo

del uso del fondo de caja chica y que todos los

documentos justifiquen la reposición.

¿El tesorero aprueba la reposición?

Si: Envía a contabilidad

No: Presenta objeción para que se realice

cambios respectivos y vuelva a dar trámite.

Se envía la autorización al área de contabilidad

para que proceda a revisar la documentación de

respaldo y a realizar el registro.

Se emite el Comprobante Único de Registro por

la operación del uso de caja chica con la

documentación habilitante.

Se solicita al área de presupuestos la respctiva

certificación presupuestaria para la reposición

del fondo de caja chica.

Realiza la reposición del fondo de caja chica por

el monto respectivo.

Se emite un documento de entrega - recepción

del fondo de caja chica en su totalidad.

Se archiva la documentación de respaldo de la

reposición del fondo de caja chica.

Se finaliza el proceso de la reposición del fondo

de caja chica.

No Si

108

4.17.2.2. Políticas del Proceso de Reposición de Caja Chica

La reposición del fondo se efectuará cuando se haya consumido al menos el sesenta por

ciento del monto establecido, previa la presentación del formulario correspondiente,

adjuntando los originales de los comprobantes de venta y demás documentos autorizados

que justifiquen los pagos realizados

Todo pago realizado con el fondo de caja chica debe tener el respaldo del respectivo

formulario, en el que conste básicamente el valor en número y letras, el concepto, la

fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del

responsable del manejo y custodia del fondo.

Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, se realizarán arqueos periódicos

sorpresivos por parte de auditoría interna.

109

4.17.3. Propuesta de Procedimientos – Arqueo de Caja

4.17.3.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Arqueo de Caja

Figura 4.3. Arqueo de Caja. Investigación de Campo JNDA

Recaudador Auditoria internaAsistente de

contabilidadDescripción

Inicia el proceso de arqueo de caja.

El recaudador o encargado de la custodia de

caja entrega los valores en efectivo estos

estarán sujetos a verificaciones mediante

arqueos periódicos.

Auditoria interna efectua el arqueo debido a que

es una persona independiente de las funciones

de registro, autorización y custodia de fondos.

El recaudar verifica el conteo para que tenga la

certeza de que el efectivo y los valores le

fueron entregado en su totalidad.

¿Existen diferencias?

SI: Se solicita justificación, en caso de faltante

se descuenta al recaudador, en caso de

sobrante se registra como otro ingreso.

NO: Continua el proceso

El auditor interno firma el documento de arqueo

de caja y lo envia al dpartamento de

contabilidad.

El contador archiva el documento con las firmas

de responsabilidad.

Fin del proceso de arqueo de caja.

SiNo

110

4.17.3.2. Políticas del Proceso de Arqueo de Caja

El auditor interno o su delegado serán los encargados de realizar el proceso de arqueo de

caja sorpresiva en la JNDA.

El efectivo deberá contarse en presencia del servidor responsable de la custodia,

obteniendo su firma como prueba de que el arqueo se realizó en su presencia.

Si en el proceso de arqueo de caja se detectaran irregularidades, se informarán

inmediatamente a la autoridad a cargo, con el fin de aclarar las diferencias o tomar las

medidas respectivas en un plazo no mayor a 1 día.

Se mantendrá un archivo de los arqueos sorpresivos realizados por el área de auditoría

interna, en el que consten los documentos firmados de los arqueos sorpresivos.

111

4.17.4. Propuesta de Procedimientos – Conciliación Bancaria

4.17.4.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Conciliación Bancaria

Figura 4.4. Conciliación Bancaria. Investigación de Campo JNDA

TesoreroAsistente de

contabiliadContador Descripción

Se inicia el proceso de conciliaciones bancarias.

El tesorero responsable de la emision de

cheques envia las cartolas bancarias al

departamento de contabilidad.

El asistente imprime el auxiliar de la cuenta

bancos y los respectivos estados bancarios a

una fecha determinada.

El asistete de contabilidad coteja los

movimientos del auxiliar y de los estados esto

permite verificar si las

operaciones efectuadas por el tesorero han sido

oportunas y adecuadamente registradas en la

contabilidad.

Identifica las partidas conciliatorias una vez

cotejado los movimientos reflejados por el

auxiliar contra los asentados en el

estado de cuenta, para detectar las diferencias.

Una vez identificada las partidas elabora la

conciliación bancaria y la entrega al contador.

El contador revisa la conciliación bancaria y

analiza las partidas conciliatorias.

¿Completa y correcta?:

NO: Se devuelve al asistente de contabilidad

para su corrección.

SI: Continua el proceso.

Firma y autoriza la conciliacion bancaria y la

devuelve al asistente de contabilidad.

El asistente de contabilidad archiva la

conciiacion bancaria firmada y aprobada.

Fin del proceso de conciliacion bancaria.

No Si

112

4.17.4.2. Políticas del Proceso de Cuentas por Cobrar

Dentro de los cinco primeros días inmediatos a la recepción de los estados de cuenta

bancarios, ser realizarán las conciliaciones bancarias respectivas.

Las conciliaciones bancarias serán revisadas mensualmente por el departamento de

auditoría interna, una vez concluido el proceso de conciliación.

Las conciliaciones bancarias serán realizadas por el asistente de contabilidad y revisadas

por el contador, previo al traspaso al departamento de auditoría interna.

Las conciliaciones deberán ser firmadas por el contador en representación del área de

contabilidad que realizó las conciliaciones bancarias y por el auditor interno en

representación del departamento que revisó las conciliaciones.

Los estados de cuenta con sus respectivas conciliaciones serán archivados

secuencialmente, con la finalidad de mantener un control adecuado de la información.

113

4.17.5. Propuesta de Procedimientos – Conciliación Saldos por Cobrar

4.17.5.1. Diagrama de Flujo Proceso de Conciliación Saldos por Cobrar

Figura 4.5. Conciliación de Saldos por Cobrar. Investigación de Campo JNDA

Tesorería ContabilidadDirector

FinancieroDescripción

Se inicia el proceso de conciliación mensual de

saldos auxiliares de clientes con estados

financieros.

El tesorero elabora un informe mensual de

créditos otorgados y de cobros realizados.

El informe es transferido a contabilidad para su

revisión y conciliación.

El área de contabilidad revisa el informe y

realiza la conciliación con los saldos en estados

financieros.

¿Se aprueba la conciliación?

Si: Se envía al director financiero

No: Se devuelve a tesorería para que realice los

cambios respectivos.

Se envía el informe al director financiero para

su revisión y aprobación. El informe sirve para

disponer la gestión de cobro repectiva.

Se concluye con las firmas de responsabilidad y

aprobación por parte de los responsables.

Se archiva la documentación de respaldo de la

conciliación.

Se concluye con el proceso de conciliación

mensual de créditos otorgados.

SiNo

114

4.17.5.2. Políticas del Proceso de Conciliación de Saldos por Cobrar

Las conciliaciones de cuentas por cobrar (mayores auxiliares con saldos en estados

financieros) se realizará mensualmente.

Los funcionarios encargados de realizar la conciliación de saldos serán independientes del

registro, autorización y custodia de los recursos.

Se hará seguimiento inmediato a los saldos que no concilien con estados financieros y ser

averiguará las razones de la diferencia.

Los responsables de realizar la conciliación dejaran constancia escrita de los resultados, y

se informará a la máxima autoridad.

115

4.17.6. Propuesta de Procedimientos – Emisión de Comprobantes de Retención

4.17.6.1. Diagrama de Flujo Proceso de Emisión de Comprobantes de Retención

Figura 4.6. Emisión de Comprobantes de Retención. Investigación de Campo JNDA

Tesorería Presupuestos Contabilidad Descripción

Se da inicio al proceso que realizan para el

proceso de retenciones.

El área de tesorería recibe la factura del

proveedore por los bienes o servicios recibidos.

¿Se aprueba la emisión del comprobante de

retención?

Si: Se envía al área de presupuestos.

No: Se devuelve a tesorería para que realicen

El área de contabilidad revisa en el sistema E-

sigef el compromiso de pago.

Se procede a verificar que los bienes o servicios

hayan sido recibidos y se realiza el devengo.

El asisttente de contabilidad revisa que la

documentación de respaldo sea validera y

procede a realizar el comprobante de retención

Se emite el comprobante de retención al

proveedor en un plazio máximo de 5 días.

Se entrega al proveedor y se finaliza el proceso

de emisión de comprobantes de retención.

SiNo

116

4.17.6.2. Políticas del Proceso de Retenciones

Las retenciones serán emitidas en un plazo no mayor a 5 días a partir de la recepción de la

factura o documento de respaldo de la adquisición de bienes o servicios.

El asistente de contabilidad se encargará de revisar que las facturas cumplan con todos los

requisitos dispuestos a la LORTI previo a la emisión de los comprobantes de retención.

Se mantendrá un archivo físico de las copias de comprobantes de retención emitidos por

concepto de adquisición de bienes o servicios, bajo custodia del asistente de contabilidad.

Los comprobantes de retención deben cumplir con los requisitos expuestos por la autoridad

tributaria y se cuidará respecto de su fecha de vigencia.

117

4.17.7. Propuesta de Procedimientos – Anticipo Viáticos

4.17.7.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Anticipo Viáticos

Figura 4.7. Anticipo de Viáticos. Investigación de Campo JNDA

Director

Financiero

Presidente de la

JNDATesorería Presupuestos Contabilidad Descripción

Se inicia el proceso de solicitud y anticipo de

viáticos, subsistencias y alimentación en la

JNDA.

El Director Financiero recibe los informes para

realizar actividades fuera de la ciudad por parte

de funcionarios.

Se envía al Presidente de la JNDA el

formulario de actividades a realizar por parte

del Director Financiero.

El Presidente de la JNDA, revisa el formulario

de solicitud y las actividades que se van a

realizar. ¿Aprueba la solicitud? Si: Se emite

documento habilitante. No: Se devuelve la

solicitud rechazada.

Se emite un documento habilitante por parte del

presidente de la JNDA que pasa a tesorería

para autorizar la transacción.

En tesoreria se realiza el cálculo del anticipo

para entregar al funcionario, de acuerdo al

tiempo y a las actividades que va a realizar.

Se envía a Presupuestos para que realicen la

verificación de la certificación presupuestaria.

¿La certificación presupuestaria está correcta?

Si. Se envía la certificación presupuestaria a

tesorería. No: Se envía a realizar correcciones,

una vez realizadas las correcciones se envía a

tesorería.

Se envía la certificación presupuestaria al área

de tesorería para su aprobación y pago

respectivo.

Se registra en contabilidad el compromiso por el

valor del anticipo entregado.

Se emite un documento en el que el funcionario

debe firmar el recibo del anticipo en tesorería.

Se archiva la documentación y se finaliza el

proceso de anticipo hasta la entrega del informe

de actividades.

SiNo

Si No

118

4.17.7.2. Políticas del Proceso de Anticipo de Viáticos

La autorización para la prestación de servicios institucionales fuera del domicilio y/o lugar

habitual de trabajo será solicitada con 72 horas de anticipación en le formulario de

solicitud.

La Unidad de Talento Humano llevará un control de asistencia y la previsión de

alimentación dentro de la jornada ordinaria de trabajo.

La presentación del formulario de solicitud de servicios institucionales fuera del domicilio

y/o lugar habitual de trabajo, es obligatorio.

Los servicios institucionales fuera del lugar de trabajo, no excederán los 10 días laborables

continuos.

Está prohibido conceder autorización para servicios institucionales fuera del domicilio y/o

lugar habitual de trabajo, en días feriado o de descanso obligatorio, excepto en casos

especiales debidamente justificados.

119

4.17.8. Propuesta de Procedimientos – Liquidación de Viáticos

4.17.8.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Liquidación de Viáticos

Figura 4.8. Liquidación de Viáticos. Investigación de Campo JNDA

Presidente

JNDA

Director

Financiero Presupuestos Tesorería Descripción

Se da inicio el proceso para el pago total de los

viáticos, susbsitencias y alimentación de los

funcionarios.

Se presente el informe de actividades por parte

del funcionario al Presidente de la JNDA para

su respectiva revisión.

El Presidente de la JNDA se encarga de

revisar el informe de actividades de los

funcionarios de acuerdo a lo planificado.

Se envía al Director Financiero los documentos

de respaldo de los gastos realizados y el informe

de actividades.

El Director Financiero dispone la revisión y el

cruce de los documentos, con el informe de

gastos y el informe de actividades.

¿El Director Financiero aprueba el informe?

Si: Se envía al área de presupuestos.

No: Se devuelve al director financiero para

revisar inconsistencias.

Se envía a presupuestos para que se realice el

compromiso de pago.

Se envía a contabilidad para que se realice el

devengado y se proceda a realizar el pago por

parte de tesorería.

Tesorería realiza el pago respectivo

descontando el anticipo entregado

anteriormente.

Se firma un documento por parte del

funcionario en el que se deja constancia de la

transacción realizada.

Se arcihiva la documentación que se originó en

la transacción

Se culmina el proceso de pago por viáticos,

susbsitencias y movilización.

SiNo

120

4.17.8.2. Políticas del Proceso de Liquidación Total de Viáticos

Dentro de los cuatro días posteriores a los días del cumplimiento de los servicios

institucionales fuera del domicilio y/o lugar de trabajo, los servidores públicos presentarán

a la máxima autoridad o a su delegado, con copia al jefe inmediato un informe de las

actividades y productos alcanzados.

Para la entrega del informe respectivo, se utilizará obligatoriamente el formulario

disponible en la página web del Ministerio de Relaciones Laborales con la siguiente

información:

1. La fecha y hora de salida y de llegada al domicilio y/o lugar de trabajo.

2. La enumeración de las actividades y productos alcanzados en el cumplimiento de

los servicios institucionales.

3. El listado detallado y respaldado con las facturas o notas de venta originales que

justifican los gastos realizados.

4. La autorización hacia la Institución por parte del servidor público, a fin de que se

pueda descontar a favor de la entidad pública aquellos valores que se determinan

en la liquidación de viáticos y subsistencias.

Respecto a los valores entregados, se deberá justificar el 70% del valor total del viático o

subsistencia en gastos de alojamiento y/o alimentación según corresponda mediante la

presentación de facturas, notas de venta o liquidaciones de compra de bienes o servicios.

Un 30% no requerirá la presentación de documentos de respaldo y sobre su importe se

imputará presuntivamente su utilización.

121

4.17.9. Propuesta de Procedimientos – Adquisiciones de Bienes y/o Servicios

4.17.9.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Adquisición de Bienes y/o Servicios

Figura 4.9. Adquisición de Bienes y/o Servicios. Investigación de Campo JNDA

Director

FinancieroTesorería Presupuestos Contabilidad Descripción

Se inicia el proceso de adquisición de activos

fijos.

El Director Financiero revisa la ejecución del

presupuesto y aprueba los requerimientos de

compras.

¿Aprueba las solicitudes de requerimientos de

compras de los distintos departamentos?

Si: Se envía a tesorería

No: Final del proceso.

Se recibe la aprobación y se procede a ingresar

al sistema de compras públicas.

El área de tesorería recibe mínimo 3 ofertas

para proceder a seleccionar al proveedor que

ofrezca la mejor oferta.

Se procede a solicitar al área de presupuestos la

certificación presupuestaria.

El departamento de tesorería recibe la

certificación presupuestaria y procede a realizar

la compra.

Se procede a reagistrar por parte de

presupuestos, el compromiso en el sistema E-

sigef

Se recibe la factura por parte del área de

tesorería.

Se procede a registrar el devengado en el área

de contabilidad.

El departamento de contabilidad procede a

emitir las retenciones respectivas.

Se pasa al área de tesorería, en donde revisan

el estado devengado en el sistema e-sigef y se

procede a dejar en estado pagado.

Se finaliza con el proceso de adquisición de

activos fijos.

SiNo

122

4.17.9.2. Políticas del Proceso de Adquisición de Bienes y/o Servicios

El Director Financiero de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, será el encargado de

autorizar las adquisiciones de bienes y servicios, conjuntamente con el Presidente de la

JNDA, cuando la circunstancia lo amerite.

El Director Financiero se encargará de decidir acerca de la prioridad en la adquisición de

bienes y servicios previos a la revisión del informe de mínimo y máximos de existencias

que debe ser realizado por la sección de finanzas de la JNDA.

Previo a toda adquisición de bienes o servicios, es necesario subir el requerimiento al

portal de compras públicas, en el cual se necesitará de mínimo tres ofertas para poder

continuar con el proceso de adquisición.

La selección de la mejor oferta, estará a cargo de un comité de adquisiciones conformado

por el director financiero, el tesorero y el presidente de la JNDA o su delegado.

Previo a la recepción de la factura se debe constatar que cumpla con todos los requisitos

legales para poder emitir la retención respectiva.

Todos los bienes que son adquiridos deben ingresar necesariamente por bodega, en dónde

se llevará un control de ubicación.

123

4.17.10. Propuesta de Procedimientos – Revisión Mensual de Nómina

4.17.10.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Revisión de Nómina

Figura 4.10. Revisión Mensual de Nómina. Investigación de Campo JNDA

Asistente de

NóminaJefe de RRHH Contabilidad Descripción

Inicio del proceso de revisión mensual de

nómina.

El asistente de nómina se encarga de recopilar

la información mensual de nómina del personal

de la JNDA.

Elabora un resumen mensual de los salarios y

beneficios de los empleados de la JNDA.

Envía al Jefe de RRHH para que revise el

resumen mensual de nómina, previo a su envio

al área de contabilidad para su registro.

¿Aprueba el resumen mensual de nómina?

Si: Se envía al área de contabilidad

No: Se devuelve al asistente para que realice

las correcciones respectivas.

El contador revisa el resumen mensual de

nómina y coteja con los respectivos sueldos y

beneficios de empleados.

¿Aprueba el registro de nómina del personal de

la JNDA?

Si: Se realiza el registro respectivo.

No: Se devuelve para que se realicen cambios.

Se finaliza el proceso de revisión de nómina

previo a su registro.

SiNo

No Si

124

4.17.10.2. Políticas del Proceso de Revisión Mensual de Nómina

El proceso mensual de revisión mensual de nómina se hará con una semana de

anticipación previo al final del mes.

Los descuentos y bonificaciones serán revisados previamente por el director de recursos

humanos con documentos de respaldo que constaten los descuentos que se debe realizar a

cada trabajador y las horas extras que hayan sido aprobadas.

Para el registro de horas extras como bonificación es necesaria la autorización firmada

por parte del jefe inmediato superior al funcionario que solicita el pago de horas extras.

Los registros de nómina en el sistema E-sigef deben ser realizados únicamente, cuando el

contador haya revisado que la información enviada por RRHH haya sido procesada

adecuadamente, caso contrario solicitará su justificación.

Mensualmente se llevará un control de las entradas y salidas de personal, con la finalidad

de realizar adecuadamente los registros.

125

4.17.11. Propuesta de Procedimientos de Pago de Nómina

4.17.11.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Pago de Nómina

Figura 4.11. Pago de Nómina. Investigación de Campo JNDA

Recursos

HumanosContabilidad Presupuestos Tesorería Descripción

Inicio del proceso de pago de nomina.

El área de recursos humanos elabora

mensualmente el resumen de nómina del

personal que labora en la JNDA.

El Jefe de Recursos Humanos revisa y aprueba

la nómina previo al envío al área de contabilidad

para su registro.

¿Aprueba el resumen de nómina mensual?

Si: Se envía a contabilidad.

No: Se devuelve al asistente de recursos

humanos para que realice correciones.

Se envía el archivo de nómina al área de

contabilidad para que proceda con su registro.

Contabilidad revisa el resumen mensual.

¿Aprueba? Si: Se envía a presupuestos

No: Se devuelve a RRHH

El área de presupuestos revisa la partida

presupuestaria y elabora el compromiso de

pago.

Se verifica en contabilidad que se haya

registrado el compromiso de pago en el sistema

E-sigef y se procede a registrar el devengado.

Se notifica a Tesorería para que revise en el

sistema E-sigef el estado devengado y proceda

a realizar el pago.

Se concluye con el proceso de pago de nómina

en la JNDA.

SiNo

No Si

126

4.17.11.2. Políticas del Proceso de Pago de Nómina

Los pagos de nómina se realizarán vía transferencia bancaria, acreditando directamente a

las cuentas bancarias de los empleados que laboran en la Junta Nacional de Defensa del

Artesano.

Los pagos de nómina se realizarán a mes caído en el último día del mes, cuando sea día

laborable, en el caso de que sea feriado o fin de semana se los realizara en el última día

laborable anterior al fin de mes.

Los pagos deben contar con la debida autorización por parte del director de recursos

humanos y del contador previo su revisión respectiva.

En el caso de que existan descuentos a los roles de los empleados, estos serán

debidamente registrados previo al pago del sueldo del funcionario.

Para el pago de horas extras, es necesario presentar el informe de horas extras en el

formulario establecido, el cual se encuentre aprobado por parte del jefe inmediato

superior y debidamente justificado.

127

4.17.12. Propuesta de Procedimientos – Adquisición de Activos Fijos

4.17.12.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Adquisición de Activos Fijos

Figura 4.12. Adquisición de Activos Fijos. Investigación de Campo JNDA

Director

FinancieroTesorería Presupuestos Contabilidad Descripción

Se inicia el proceso de adquisición de activos

fijos.

El Director Financiero debe diseñar un informe

de mínimos y máximos de existencias.

El Director Financiero recibe la solicitud de

requerimiento de adquisición de activos fijos y

coteja con el informe de mínimos y máximos de

existencias.

¿Aprueba el requerimiento de activos fijos?

Si: Se procede a firmar el formulario.

No: Se devuelve la solicitud rechazada.

Se aprueba el formulario de requerimiento de

activos fijos y se procede a la firma por parte

del Director Financiero.

Se recibe la aprobación y se procede a ingresar

al sistema de compras públicas.

El área de tesorería recibe mínimo 3 ofertas

para proceder a seleccionar al proveedor que

ofrezca la mejor oferta.

Se procede a solicitar al área de presupuestos la

certificación presupuestaria.

El departamento de tesorería recibe la

certificación presupuestaria y procede a realizar

la compra.

Se procede a reagistrar por parte de

presupuestos, el compromiso en el sistema E-

sigef

Se recibe la factura por parte del área de

tesorería.

Se procede a registrar el devengado en el área

de contabilidad.

El departamento de contabilidad procede a

emitir las retenciones respectivas.

Se pasa al área de tesorería, en donde revisan

el estado devengado en el sistema e-sigef y se

procede a dejar en estado pagado.

Se finaliza con el proceso de adquisición de

activos fijos.

SiNo

128

4.17.12.2. Políticas del Proceso de Adquisición de Activos Fijos

El Director Financiero de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, será el encargado de

autorizar las adquisiciones de activos fijos, conjuntamente con el Presidente de la JNDA,

cuando la circunstancia lo amerite.

El Director Financiero se encargará de decidir acerca de la prioridad en la adquisición de

activos fijos o mobiliarios, previos a la revisión del informe de mínimo y máximos de

existencias que debe ser realizado por la sección de finanzas de la JNDA.

Previo a toda adquisición de activos fijos, es necesario subir el requerimiento al portal de

compras públicas, en el cual se necesitará de mínimo tres ofertas para poder continuar con

el proceso de adquisición.

Previo al registro del compromiso presupuestario, es necesario verificar la certificación

presupuestaria para poder adquirir bienes o contratar servicios

La selección de la mejor oferta, estará a cargo de un comité de adquisiciones conformado

por el director financiero, el tesorero y el presidente de la JNDA o su delegado.

Previo a la recepción de la factura se debe constatar que cumpla con todos los requisitos

legales para poder emitir la retención respectiva.

Todos los bienes que son adquiridos deben ingresar necesariamente por bodega, en dónde

se llevará un control de ubicación.

129

4.17.13. Propuesta de Procedimiento – Compromiso Presupuestario

4.17.13.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Compromiso Presupuestario

Figura 4.13. Compromiso Presupuestario. Investigación de Campo JNDA

Director

FinancieroPresupuestos Tesorería Descripción

Se da inicio al proceso de compromiso

presupuestario

Se aprueba la compra por parte del director

financiero.

Se verifica que exista certificación

presupuestaria por parte del área de

presupuestos.

Se procede a enviar a tesoreria para que

proceda a realizar la compra.

Se recibe la factura por parte del proveedor en

el área de tesorería.

En el área de presupuestos revisan que la

operación se encuentre relacionada con los

programas o proyectos de la JNDA.

Se revisa que la operación cumpla con los

requisitos legales necesarios para llevarla a

cabo.

¿Cumple con los requisitos establecidos?

Si: Se aprueba

No: Se rechaza para su revisión y se devuelve a

Tesorería.

Se registra el compromiso de pago en el sistema

E-sigef.

Se concluye con el proceso de revisión y

registro del compromiso presupuestario.

SiNo

130

4.17.13.2. Políticas del Proceso de Compromiso Presupuestario

De acuerdo a las normas de control interno para el sector público, previo a la autorización

de un gasto, se verificará que:

1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de la entidad y

con los proyectos, programas y actividades aprobados en los planes y presupuestos;

2. La operación financiera, prevista para su ejecución, sea la más apropiada;

3. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios para

llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma; y,

4. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no

comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

El compromiso puede realizarse únicamente cuando se disponga de la certificación

presupuestaria, caso contrario no es posible su registro.

El registro en el sistema E-sigef debe ser realizado por el departamento de presupuestos, y

aprobado por el jefe del área de presupuestos.

El compromiso presupuestario se concreta únicamente cuando se aprueba en el sistema e-

sigef por parte del jefe del área de presupuestos.

131

4.17.14. Propuesta de Procedimientos Devengado Presupuestario

4.17.14.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Devengado Presupuestario

Figura 4.14. Devengado Presupuestario. Investigación de Campo JNDA

Tesorería Presupuestos Contabilidad Descripción

Se da inicio al proceso de devengamiento en el

área de presupuestos de la JNDA.

El área de tesorería recibe la factura del

proveedor por la compra de bienes y servicios.

El área de presupuestos verifica la factura y

realiza el compromiso de pago en el sistema E-

sigef.

Se envía al área de contabilidad, en dónde se

verifica que se encuentre registrado el

compromiso de pago en el sistema e-sigef.

¿Se encuentra registrado el compromiso en el E-

sigef?

Si: Se procede al siguiente paso

No: Se devuelve a presupuestos para que

realice el compromiso de pago .

Se imprime el documento de compromiso

presupuestario del sistema e-sigef.

Se realiza la aprobación por parte del

devengado en contabilidad enel sistema E-sigef.

Se emite en contabilidad el comprobante de

retención respectivo.

Se aprueba el devengado en tesorería y se deja

en estado pagad en el sistema E-sigef.

Se concluye con el proceso de compromiso

presupuestario.

SiNo

132

4.17.14.2. Políticas del Proceso de Devengado Presupuestario

De acuerdo a las normas de control interno para el Sector Público, previo a la aceptación

de una obligación o al reconocimiento de un derecho, como resultado de la recepción de

bienes, servicios u obras, la venta de bienes o servicios, u otros conceptos de

ingresos, los servidores encargados verificarán:

1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción

financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control

previo, que se haya registrado contablemente y contenga la autorización

respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética;

2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la

calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el

ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y que

evidencien la obligación o deuda correspondiente;

3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control previo al

compromiso efectuado;

4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de

los presupuestos de ingresos.

5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que

respalde los ingresos.

6. La corrección y legalidad aplicadas en los aspectos formales y

metodológicas del ingreso.

El devengado puede ser llevado a cabo únicamente si en contabilidad se revisa que el

compromiso haya sido registrado en presupuestos y que se haya sido autorizado por el jefe

del área de presupuestos.

133

4.17.15. Propuesta de Procedimientos de Control – Evaluación de la Ejecución Presupuestaria

4.17.15.1. Diagrama de Flujo del Proceso de Evaluación de la Ejecución Presupuestaria

Figura 4.15. Evaluación de la Ejecución Presupuestaria. Investigación de Campo JNDA

Presidente Presupuestos Descripción

Se inicia el proceso de evaluación de la

ejecución presupuestaria.

El Presidente de la JNDA solicita al jefe del

área de presupuestos el informe de ejecución

presupuestaria.

El Jefe del área de Presupuestos elabora el

informe de evaluación de ejecución

presupuestaria.

Se mantendrá un control sobre: la

programación, formulación y aprobación.

Se mantendrá un control sobre: la ejecución en

cuanto a ingresos y gastos efectivos.

Se mantendrá un control sobre: las reformas

presupuestarias, al compromiso y a la

obligación.

Se mantendrá un control sobre: las etapas de

evaluación, cierre y liquidación.

Una vez revisados los controles se remite el

informe al presidente de la JNDA para su

revisión.

¿El Presidente de la JNDA aprueba el informe?

Si: Se procede a tomar decisiones.

No: Se remite al jefe de presupuestos en caso

de encontrar inconsistencias para su aclaración.

Se analiza el informe presupuestario y se toma

decisiones en base al informe recibido.

Se concluye con el proceso de evaluación de la

ejecución presupuestaria.

SiNo

134

4.17.15.2. Políticas del Proceso de Evaluación de la Ejecución Presupuestaria

La evaluación de la ejecución presupuestaria, deberá realizarse mensualmente por parte del

área de presupuestos y entregarse un documento aprobado por parte del jefe del área hacia

los directos financiero para su evaluación en conjunto con el Presidente de la JNDA.

De acuerdo a las normas de control interno para el Sector Público, los responsable del área

de presupuestos, mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación del

presupuesto en cada fase del presupuesto, tales como:

1. Controles sobre la programación, formulación y aprobación,

2. Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos.

3. Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación,

4. Controles a las etapas de evaluación, cierre y liquidación.

El informe de evaluación de la ejecución presupuestaria será analizado por parte del

presidente de la JNDA, quién será el único capaz de aprobar en última instancia el informe

o solicitar las justificaciones respectivas.

El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los

niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los proyectos,

programas y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo planteado,

además, debe identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto, para su

corrección oportuna.

135

4.17.16. Propuesta de Procedimientos de Controles Clave para la Sección de Finanzas

Tabla 4.7. Matriz de Controles Sección Finanzas JNDA

Transacción /

Subproceso

Descripción de la actividad de control Control Clave Cargo funcional

que ejecuta la

actividad

Naturaleza Oportunidad Frecuencia

Adquisición de

bienes y servicios

Autorización para la adquisición de

bienes y/o servicios.

La aprobación para la adquisición de

bienes y/o contratación de servicios, se

debe realizar únicamente cuando se haya

revisado el informe de mínimos y

máximos por parte del Jefe de Finanzas

de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano.

Aprobación del

Jefe de la Sección de

Finanzas de la JNDA

para la adquisición

de bienes y/o

servicios.

Jefe de la

Sección de

Finanzas de la

JNDA.

Manual Detectivo Semanal

Adquisición de

bienes y servicios

Selección del Proveedor

Una vez aprobada la autorización para la

adquisición de bienes o servicios por

parte del jefe de la sección de finanzas de

la JNDA, es necesario subir el

requerimiento al sistema de compras

públicas con un mínimo de 3 ofertas, las

selección del proveedor se realizará por

parte del comité de adquisiciones y será

revisado por parte del director financiero

que haya sido elegida bajo los mejores

criterios de selección.

Selección del mejor

proveedor que

cumpla con las

necesidades y

requerimientos de la

Institución y que

cuente con la

aprobación

respectiva.

Jefe de la

Sección de

Finanzas de la

JNDA (Director

Financiero)

Manual Preventivo Semanal

136

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Adquisición de

bienes y servicios/

Compromiso

Verificación de la Certificación

Presupuestaria

El jefe de tesorería realiza la verificación

de la certificación presupuestaria por

parte del área de presupuestos, previo a la

autorización para realizar la adquisición

de bienes y/o servicios.

Verificar que se

disponga de la

certificación

presupuestaria.

Tesorero Dependiente

de TI

Preventivo Diario

Adquisición de

bienes y servicios/

Devengado

Verificación del estado de compromiso

en el sistema E-sigef

El área de contabilidad procede a

registrar el devengo en el sistema E-sigef

únicamente cuando haya recibido la

factura por parte del proveedor y se haya

verificado que cumple con todas las

características y requisitos para su

aprobación y se encuentre en estado de

compromiso en el E-sigef

Verificar que se

encuentre en estado

de compromiso y se

reciba la factura del

proveedor.

Contador Dependiente

de TI

Detectivo Diario

137

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Adquisición de

bienes y servicios/

Pago

Pago por parte de Tesorería al

Proveedor

El área de tesorería puede aprobar el

pago en el sistema E-sigef únicamente

cuando haya sido revisado el estado de

devengado por parte del registro del área

de contabilidad.

Verificar que se

encuentre en estado

de devengado previo

al pago por parte d

tesorería.


de TI

Detectivo Diario

Registro de

Nómina

Revisión Mensual de Nómina RRHH

El asistente de nómina elaborará el

resumen mensual de nómina referente a

roles de pago, el cual será revisado por su

jefe inmediato superior y verificando que

los abonos y descuentos sean

debidamente justificados y por el monto

correcto. Una vez revisado que los

conceptos referentes a roles de pago sean

correctos y conciliado con la información

pertinente, se enviará la información vía

Quipux al Contador de la Institución con

todos los justificativos para abonos y

descuentos en nómina.

Conciliación de

nómina y revisión

que los montos sean

correctos.

Asistente de

Nómina RRHH

Manual Detectivo Mensual

138

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Registro de

Nómina

Revisión Mensual de Nómina

Contabilidad

El Contador enviará la información al

asistente de contabilidad para que

verifique que la información

proporcionada por RRHH cuente con los

justificativos necesarios para abonos y

descuentos. Una vez revisada la

información correspondiente se enviará

un mail al Contador y a RRHH vía

Quipux, informando si la información

proporcionada es correcta o alguna

novedad si existiese.

Verificación de la

conciliación de

nómina

Asistente de

Contabilidad

Manual Detectivo Mensual

Pago de Nómina

Autorización para el Pago de Nómina

El tesorero recibe la autorización por el

área de RRHH y de contabilidad vía

Quipux, revisa que se cuente con las

autorizaciones respectivas y que no

existan novedades y procede a coordinar

con el área de presupuestos para que se

registre el compromiso de pago.

Verificación de la

aprobación por parte

de RRHH y de

Contabilidad.


de TI

Detectivo Mensual

139

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Pago de Nómina

Verificación del Pago de Nómina

A mes caído se procede a revisar con

las planillas del IESS que los valores por

concepto de roles de pago sean acorde a

lo que consta en las planillas del IESS y

que no hayan existido novedades.

Verificación de

que los montos

informados y

aprobados para el

pago en nómina sean

acordes a las

planillas del IESS.

Tesorero Manual Detectivo Mensual

Conciliaciones

Bancarias

Aprobación de la Conciliación

Bancaria

Previamente al cierre del mes, el

asistente de contabilidad debe realizar la

respectiva conciliación bancaria, revisión

de la antigüedad de las partidas

conciliatorias y depurarlas en caso de ser

necesario. Este procedimiento deberá ser

revisado mensualmente por el Contador y

una vez concluida la revisión, imprimir la

respectiva conciliación y proceder a

firmarla para mantenerla en un archivo.

Revisión de la

conciliación bancaria

mensual previo al

cierre del mes.

Contador Manual Preventivo Mensual

140

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Conciliaciones

Bancarias

Verificación de los saldos de la


Una vez realizada la conciliación

bancaria y revisada por el Contador, se

procede a verificar que la información

contenida en la conciliación bancaria sea

acorde a lo que se mantiene en registros

contables o a realizar los ajustes

respectivos.

Revisión de la


y el libro bancos

Contador Manual Preventivo Mensual

Retenciones

Revisión de la Factura previo a la

emisión del comprobante de retención

Previo a la emisión del comprobante de

retención, se verificará que la factura

recibida cumpla con todos los requisitos

legales y tributarios, así como que los

bienes o servicios hayan sido recibidos.

Revisar que la

factura cumpla con

los requisitos legales

previo a la emisión

del comprobante de

retención.

Asistente de

Contabilidad

Manual Detectivo Diario

Conciliación de

saldos con clientes

Aprobación de la Conciliación de

Cuentas por Cobrar

Previamente al cierre del mes, el asistente

de contabilidad debe efectuar la

conciliación de auxiliares de cuentas por

Revisión de la

conciliación de

cuentas por cobrar.

Asistente de

Contabilidad

Dependiente

de TI

Detectivo Mensual

141

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


cobrar extracontables con los saldos

presentados en estados financieros,

revisar de la antigüedad de saldos e

informar al contador. Este procedimiento

deberá ser revisado mensualmente por el

Contador, quien aprueba la conciliación y

toma las decisiones que ameriten.

Anticipo de

Viáticos

Revisión del Formulario de

Actividades a realizar

Todo funcionario que solicite el anticipo

de viáticos para realizar actividades fuera

de la localidad de trabajo, deberá

presentar el formulario debidamente

justificado al Presidente de la JNDA,

quién se encargará de revisar las

actividades a realizar y aprobará o

rechazará el informe.

Revisión del

formulario de

actividades a

realizar.

Presidente de la

JNDA


Anticipo de

Viáticos

Revisión de la aprobación del

Formulario previo a la autorización en

tesorería

Únicamente se puede autorizar el

anticipo de viáticos por parte de tesorería,

cuando se cuente con la autorización del

formulario por parte del Presidente de la

JNDA y se confirme vía Quipux que las

Revisión de la

aprobación del

Presidente de la

JNDA

Tesorero Manual Detectivo Semanal

142

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


actividades a realizar fuera de la

localidad de trabajo están debidamente

justificadas.

Anticipo de

Viáticos

Revisión del cálculo realizado para el

anticipo de viáticos

El asistente de tesorería realizará el

cálculo de los anticipos que van a ser

entregados al funcionario por concepto

de viáticos para el desarrollo de sus

actividades, este cálculo será revisado y

aprobado por parte del tesorero de la

Institución previo al envío a

presupuestos.

Aprobación del

cálculo del anticipo

de viáticos.

Tesorero Manual Preventivo Semanal

Pago de Viáticos

Revisión del Informe de Actividades

Para la liquidación total de los gastos

incurridos por concepto de viáticos, todo

funcionario debe presentar

obligatoriamente al Presidente de la

JNDA, un informe de actividades que

haya desempeñado fuera de la localidad

de trabajo, con las labores desempeñadas,

los objetivos alcanzados y el cronograma

que utilizó.

Revisión del informe

actividades

realizadas..

Presidente de la

JNDA


143

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Pago de Viáticos

Revisión y aprobación de los gastos

incurridos

El Jefe de la Sección de Finanzas de la

JNDA (Director Financiero) revisará que

los documentos entregados por parte del

funcionario, cumplan con los requisitos

legales y sustenten los gastos efectuados

por parte del funcionario para el pago de

viáticos.

Revisión de los

gastos incurridos

para la liquidación

de viáticos

Director

Financiero


Pago de Viáticos

Revisión de la aprobación del director

financiero previo a la autorización del

pago en tesorería.

El tesorero revisa que el director

financiero envíe por Quipux la

aprobación de los gastos incurridos por

parte del funcionario, previo al envío al

área de presupuestos para que se realice

el compromiso presupuestario y se

apruebe el pago de los viáticos.

Revisión de la

autorización del

director financiero.

Tesorero Manual Preventivo Semanal

144

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Uso de Caja Chica

Aprobación del Formulario de Uso de

Caja Chica

El tesorero es el único funcionario

autorizado para aprobar las solicitudes

del fondo de caja chica, estas solicitudes

se deben realizar mediante la

presentación de un formulario en el cual

se establezca el destino del fondo de caja

chica.

Aprobación para el

uso de caja chica.

Tesorero Manual Preventivo Diaria

Uso de Caja Chica

Revisión de la aprobación previo a la

entrega del fondo de caja chica

El asistente de tesorería debe revisar la

respectiva autorización del formulario de

solicitud aprobado por el tesorero, previo

a la entrega del dinero de caja chica por

montos no superiores a los US$50.00.

Este formulario será archivado por el

asistente de tesorería como respaldo de

la autorización por parte del tesorero.

Verificar la

aprobación del uso

de caja chica previo

a su entrega.

Asistente de

Tesorería

Manual Preventivo Diaria

145

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Uso de Caja Chica

Revisión de la documentación de

respaldo del uso de caja chica

Una vez que se haga uso por parte del

funcionario del dinero de caja chica,

deberá entregar al asistente de tesorería la

documentación de respaldo que justifique

la utilización de los fondos de caja chica ,

se emite un documento en el cual conste

la firma del funcionario que hizo uso del

dinero de caja chica.

Revisión de la

documentación de

respaldo.

Asistente de

Tesorería

Detectivo Manual Diaria

Reposición de

Caja Chica

Aprobación del Formulario de Uso de

Caja Chica

Cuando se consume un valor superior al

60% del total del fondo, el asistente de

tesorería solicita la reposición del fondo

de caja chica al tesorero, quien se encarga

de revisar toda la documentación de

respaldo y emite la aprobación de la

reposición vía Quipux.

Aprobación de la

reposición de caja

chica

Tesorero Detectivo Manual Semanal

146

Transacción /

Subproceso


que ejecuta la

actividad


Autorización de

los ajustes

mensuales

Los ajustes mensuales y asientos de fin

de mes deben ser revisados y autorizados

por el jefe de finanzas de la JNDA, quien

se encargará de analizar los asientos y

autorizar en el sistema los ajustes

respetivos conjuntamente con el

contador.

Autorización de

los ajustes mensuales

Daniel

Suárez/Jefe de la

Sección de

Finanzas de la

JNDA.

Automático Preventivo Mensual

Cierre mensual de

Contabilidad

Previo al cierre mensual de

contabilidad se mantendrá una reunión

conjuntamente con el personal encargado

del presupuesto para revisar la ejecución

presupuestaria y revisar los balances de la

Institución para su aprobación y cierre

del mes. Esta autorización se evidenciará

en un acta de reunión.

Revisión de

balance sy

presupuesto

Daniel

Suárez/Jefe de la

Sección de

Finanzas de la

JNDA.

Manual

dependiente

de TI

Detectivo Mensual

147

4.18. Propuesta de Procedimientos Componente VII Información y Comunicación

SÉPTIMO COMPONENTE – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

4.18.1. Canales de Información y Comunicación Propuestos para la Sección de Finanzas de la JNDA

Figura 4.16. Canales de Información y Comunicación. Investigación de Campo JNDA

Auxiliar de Contabilidad Cajeros Auxiliar de Presupuestos


Otros Departamentos Auditoría Interna

Jefe de la Sección de Finanzas de la

JNDA

Contador Tesorero Jefe de Presupesto

1 1

22 2

3 34 4 4

5 55

148

4.18.2. Propuesta de Poliíticas de Información y Comunicación

Definir plazos de entrega de la información para los auxiliares de cada sub área a los

responsables.

Establecer reuniones semanales entre el contador, el tesorero y el jefe de presupuestos

para determinar si existen retrasos en la transmisión de la información entre sub áreas.

Realizar un monitoreo continuo por parte de los jefes de las sub áreas de la información

que es proporcionada por sus asistentes.

El Jefe de la Sección de Finanzas de la JNDA debe establecer reuniones quincenales

con los jefes de las sub áreas para conocer el progreso del avance de la información

financiera y la existencia de posibles situaciones que retrasen su entrega.

Definir reuniones mensuales con el área de auditoría interna para comunicar el

seguimiento a las recomendaciones emitidas.

Comunicarse con los jefes departamentales de otras áreas para tratar temas respecto a

entrega de la información.

Informar mensualmente al Presidente de la JNDA acerca de la situación financiera de

la Institución y los respectivos planes de acción.

4.18.3. Propuesta de Uso de Canales de Comunicación

Uso del Correo Institucional para el Sector Público Quipux

Todo documento que requiere aprobación o requiere de firma electrónica, debe realizarse a

través del sistema para el Sector Público Quipux.

Todos los correos institucionales deben tener una firma electrónica por parte del usuario.

Los usuarios deberán mantener un orden de los correos recibidos por tipo de destinatario y

por prioridad para facilitar el acceso y búsqueda de la información cuando sea requerido.

La información recibida en el sistema Quipux debe constar de una secuencia numérica

cuando se envíe documentos.

Los cambios de contraseña y modificaciones en el sistema Quipux deberán ser aprobados

únicamente por el administrador del sistema y bajo expresa justificación que amerite dicha

modificación.

149

Uso de la Herramienta Gobierno por Resultados

Subir la información referente a los programas y proyectos del año actual quincenalmente a

la plataforma del GPR.

Actualizar la información en la plataforma e informar acerca de posibles retrasos que

originen una demora en los objetivos del GPR.

El Jefe de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano debe

realizar un monitoreo de los avances de los programas y proyectos en la plataforma

mensualmente e informar al Presidente de la JNDA acerca del progreso de los mismos.

Delegar a un empleado de la sección de finanzas de la JNDA sea el responsable de

actualizar la información cargada a la plataforma.

Uso de Carteleras y Otros Canales

Implantar el uso de carteleras en un lugar accesible para todo el personal del área de


Colocar semanalmente en la cartelera de la sección de finanzas de la JNDA, la información

referente a entrega de la información financiera.

Colocar en las carteleras fechas de reuniones entre los miembros de la sección de la

sección de finanzas de la JNDA.

Delegar a un miembro del área de finanzas colgar y actualizar la información en la

cartelera diariamente.

Colocar en la cartelera información relevante que pueda ser de importancia para el área de

finanzas y además información a la cual se requiera dar un seguimiento continuo.

150

4.19. Propuesta de Procedimientos de Supervisión y Monitoreo

OCTAVO COMPONENTE – SUPERVISIÓN Y MONITOREO

4.19.1. Matriz de Supervisión y Monitoreo

Tabla 4.8 Matriz de Supervisión y Monitoreo

Riesgo Control Indicador Situación Requerida Responsable Plazo

Falta de estabilidad laboral

del personal en el área de

finanzas en la Junta Nacional

de Defensa del Artesano

Establecer una política de

estabilidad laboral mínima

para cada empleado que

ingresa a sus funciones.

% de Decremento

en la tasa de

rotación del

personal

Política de estabilidad

laboral que garantice la

permanencia del personal del

área de finanzas de la JNDA.

*Jefe de la sección

de finanzas

1 Año

No se realiza evaluaciones y

actualizaciones de los

sistemas de abastecimiento

tecnológico con que cuenta la

sección de finanzas.

Contratar un servicio que

brinde soporte y


funciones de IT en sistemas

informáticos de área de

finanzas

% de decremento

de Demora en los

procesos

dependientes de TI

Sistema informático de IT

que garantice el incremento

de la eficiencia en

actividades dependientes de

TI.


de finanzas

*Jefe de

Departamento de

TI

1 Año

El plan estratégico de la


Junta Nacional de Defensa

del Artesano no es

actualizado desde años

anteriores.

Elaboración de un plan


acorde a las necesidades y

objetivos de la Institución.

Plan Estratégico

Actualizado

Contar con un plan

estratégico actualizado que

sea monitoreado

continuamente y se acople a

las necesidades de la

Institución.

*Presidente de la

JNDA

*Jefes

departamentales de

la JNDA

1 Año



desarrollado para el área de

finanza de la sección de


Elaboración de un manual de


para el área de finanzas de la

JNDA, en el cual consten los

procedimientos por puesto.

Manual de

Procedimientos y

Funciones

Contar con un manual de


que brinde una guía para los

empleados que laboran en el

área de finanzas de la JNDA.

*Jefe de la Sección

de Finanzas de la

JNDA

*Contador

*Tesorero

*Encargado de

presupuestos

1 Año

151


El establecimiento de

objetivos no se ha realizado

bajo parámetros medibles y

evaluables de acuerdo a su

ejecución.

Establecer objetivos

medibles, alcanzables y

evaluables a corto, mediano

y largo plazo para la sección

de finanzas de la Junta


Artesano.

Evaluación de la

efectividad en la

consecución de

objetivos.

Diseñar objetivos acorde al

plan estratégico instituciona

que permitan evaluar su

consecución y la gestión

realizada.

*Presidente de la

JNDA


de finanzas de la

JNDA

1 Año

No se cuenta con parámetros

predefinidos para la

evaluación de la labor del

personal y del cumplimiento

de objetivos ligados al área

de finanzas.

Implementar un sistema de

evaluación del desempeño

para cada uno de los

miembros de la sección de

finanzas de la JNDA de

acuerdo al cumplimiento de

objetivos personales a corto y

mediano plazo.

% de Incremento en

la eficiencia del

personal

Disponer de un sistema de

evaluación que ofrezca las

garantías necesarias para una

adecuada evaluación de la

eficiencia del personal.

*Jefe de Recursos

Humanos

1 Año

No se posee planes definidos

para precautelar la integridad

de la información ante

posibles contingencias.

Establecer mecanismos de

respaldo de la información

física y magnética, tales

como almacenamiento en la

nube para información

magnética y manejar un

archivo externo con

empresas para la información

física.

Plan de

Contingencia para

protección de la

información

Disponer de medios de

protección de la información

ante posibles contingencias

que amenacen sus

integridad.

*Presidente de la

JNDA


de finanzas de la

JNDA

1 Año

No se cuenta con un plan de

acción definido para seguir


auditoría interna.

Elaborar un plan de acción a



establecidos y fechas para la

evaluación de las acciones

tomadas por cada una de las

recomendaciones.

% de Avance de

seguimiento a las

recomendaciones

de auditoría interna.

Contar con un plan de acción

que garantice el seguimiento

de las recomendaciones de

auditoría interna en el

mediano y largo plazo.


de finanzas de la

JNDA

*Auditor Interno

1 Año

152


No se cuenta con la

colaboración de las otras

áreas para brindar un servicio

más oportuno por el área de

finanzas de la sección de


Coordinar con los jefes de las

otras áreas de la JNDA las

actividades y tiempos para

que el envío de la

información se realice de una

manera oportuna.

% de Disminución

en la ejecución de

procesos

Disminuir el tiempo

empleado en la realización

de procesos a través del

apoyo oportuno de los otros

departamentos

*Presidente de la

JNDA

*Jefes

departamentales de

las áreas de la

JNDA

1 Año

Tardanza en las funciones

que realiza la JNDA debido a

que no se cuenta con el

apoyo oportuno de otras

áreas de la JNDA.

Realizar planes de apoyo con

las otras áreas de la sección

de finanzas que garantice el

traspaso oportuno de la

información requerida para el

procesamiento del área de

finanzas.

% de Disminución

en la ejecución de

procesos

Disminuir el tiempo

empleado en la realización

de procesos a través del

apoyo oportuno de los otros

departamentos

*Presidente de la

JNDA

*Jefes

departamentales de

las áreas de la

JNDA

1 Año

No se realizan capacitaciones

recurrentes para entrenar al

personal con respecto a los

cambios en normativas o

políticas del sector público.

Establecer un presupuesto de

capacitaciones anuales ante

los cambios en normativas

vigentes.

% de Incremento en

la eficiencia del

personal

Contar con personal

altamente capacitado que

realice eficientemente sus

actividades

*Jefe de Recursos

Humanos

1 Año

153

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

El diagnóstico de la situación de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano mediante la aplicación de cuestionarios de control interno y el levantamiento de procesos

a través de la diagramación de procedimientos, sirvió para ofrecer un informe de las deficiencias de

control interno encontradas y para fundamentar la base de la propuesta de procedimientos de

control contable y financiero en base al Método COSO II E.R.M.

La propuesta de procedimientos de control contable y financiero para la Sección de Finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano, proporciona una guía de aplicación práctica para cada uno

de los componentes del COSO II E.R.M., ofreciendo beneficios tales como: la implementación de

actividades de control, diagramación de los principales procesos de la Sección, optimización de

tiempos en el desarrollo de actividades, herramientas para la evaluación del riesgo y una oportuna

respuesta en caso de materializarse, determinación de canales de comunicación y una adecuada

supervisión de las actividades y riesgos de control.

A través de la evaluación de los componentes del control interno por cada elemento del COSO II

E.R.M., se evidenció que existen la Sección de Finanzas requiere un fortalecimiento y desarrollo de

una cultura de administración del riesgo, que le permita estar preparada ante cualquier situación

que amenace directa o indirectamente el desarrollo de sus actividades.

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha realizado una

diagramación formal de sus procesos y políticas, lo cual es necesario para el establecimiento formal

de los procedimientos que se debe realizar por parte de cada área que compone la Sección.

154

5.2. RECOMENDACIONES

Una vez concluido el trabajo acerca de la propuesta de procedimientos de control contable y

financiero para la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano en base al

Método COSO II E.R.M., se formulan las siguientes recomendaciones:

Utilizar el Informe de Deficiencia de Control Interno que se obtuvo mediante la aplicación de

cuestionarios de evaluación para cada uno de los componentes del Método COSO II E.R.M., como

una En de guía para el fortalecimiento del control interno de la Sección de Finanzas, y la aplicación

procedimientos que permitan mitigar el riesgo inherente.

Fortalecer el ambiente interno mediante la implementación de una cultura de administración y

gestión del riesgo en el personal de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano, definiendo roles y responsabilidades para la gestión del riesgo y a través de una adecuada

capacitación al personal con respecto a temas relacionados al riesgo.

Cumplir y dar seguimiento a la serie de procedimientos de control contable y financiero que se

definieron en el presente trabajo, estableciendo planes de acción para la mejora y el fortalecimiento

de cada uno de los componentes de control interno del Método COSO II E.R.M., que permita

alcanzar las meta y objetivos definidos para la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de


Utilizar la diagramación de procedimientos propuesta en el presente trabajo, como una En de guía

para el establecimiento de manuales de procedimientos y funciones que le permitan a la Sección de

Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, contar con roles y funciones bien definidos

y contribuyendo para optimización de tiempos y tareas.

155

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157

ANEXOS

1.2 Hallazgos de Evaluación de Control Interno

Deficiencia en la difusión de un código de ética

Condición

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no cuenta con un código de

ética específico para la Sección, el cual norme las actividades y funciones de cada uno de sus

miembros para que fortalezca el ambiente interno referente a ética, moral y conducta institucional.

Criterio

Las Normas de Control Interno para las Instituciones del Sector Público, establecen que se debe

realizar una correcta difusión del código de ética para fortalecer el ambiente interno y contribuir a

edificar una cultura institucional basada en la ética, la moral y el buen comportamiento de los

servidores públicos.

Causa

La Institución cuenta con un código de ética sin embargo la Sección de Finanzas no dispone de un

código de ética que norme sus actividades, y que se realice una adecuada difusión hacia los

miembros de cada área que compone la Sección.

Efecto

No realizar una correcta difusión del código de ética y conducta, conlleva a que los miembros que

laboran en la Institución desconozcan acerca de las normas conductuales y éticas a las que deben

regirse, ocasionando que muchas veces puedan violarlas por acción u omisión.

Deficiencia en el Establecimiento de Objetivos

Condición

Los objetivos establecidos por la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano

son alineados a nivel institucional por lo que no han sido establecidos bajo parámetros de medición

cuantificables y definiendo plazos para su ejecución y que sean específicos para el área.

Criterio

Los objetivos de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, deben ser

establecidos específicamente acorde a las características y requerimientos de la Sección, bajo

158

parámetros de medición cuantificable y medible en plazos de tiempo que favorezca su evaluación a

corto, mediano y largo plazo.

Causa

Los objetivos de la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano se alinean a

los objetivos institucionales, sin embargo no se ha considerado establecer objetivos de

cumplimiento direccionados a las distintas secciones que de la Institución por lo que la Sección de

Finanzas no cuenta con objetivos establecidos acorde a sus necesidades y requerimientos los cuales

permitan evaluar la gestión, así como la eficiencia de personal para contribuir en la consecución de

objetivos.

Efecto

El establecimiento de objetivos que no son específicos para la Sección de Finanzas y no se

encuentran establecidos bajo parámetros de medición cuantificable y de plazos, ocasiona que no se

permita evaluar la consecución de los objetivos y la eficiencia del área en el corto, mediano y largo

plazo.

Deficiencia en la evaluación de los Objetivos

Condición

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no realiza una evaluación

periódica del cumplimiento de sus objetivos, no se ha establecido parámetros de evaluación del

cumplimiento de los mismos y no se ha dispuesto de métodos que permitan su necesaria evaluación

en el corto, mediano y largo plazo.

Criterio

El análisis de la eficacia de la gestión del personal en la ejecución de sus actividades, parte de una

evaluación en cuanto a la consecución de objetivos, para lo cual es indispensable una serie de

evaluaciones periódicas que permitan determinar el grado de consecución de objetivos y las

razones que interfieran en la consecución de los mismos.

Causa

Los objetivos establecidos son a nivel general por lo que no se cuenta con una serie de objetivos de

cumplimiento específicos para la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano,

y lo cual no permite realizar una evaluación de la eficacia en el cumplimiento de los mismos en el


159

Efecto

No disponer de una evaluación periódica de los objetivos específicos para el área de finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano, no permite conocer y determinar el grado de eficiencia y

eficacia del personal en la consecución de los objetivos planteados y los esfuerzos realizados en

procura de conseguir los objetivos a nivel de la sección y ser un área de vital importancia a nivel

institucional.

Inestabilidad Laboral en el Personal

Condición

Existe un alto grado de inestabilidad laboral dentro de toda la Institución, lo cual repercute

directamente en la sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, el personal

se mantiene un promedio de dos años máximo en sus puestos de trabajo y luego es removido a

otras instituciones o en su defecto relegado de sus funciones.

Criterio

La estabilidad laboral dentro de la Institución traerá grandes beneficios tales como mantener un

grado de eficiencia al contar con personal que conozca ampliamente sus actividades debido a su

permanencia dentro de la Institución, por lo que es necesario establecer políticas que promuevan la

estabilidad laboral dentro de cargos importantes dentro de la sección de finanzas, que permitan al

personal que labora, desarrollar sus actividades eficientemente y cumplir con los objetivos.

Causa

El personal que labora en la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano es

removido de sus cargos debido a la corta duración que se establece en sus contratos de trabajo o

debido a que son transferidos a otras instituciones del sector público.

Efecto

La inestabilidad laboral por parte del personal de la sección de finanzas de la Junta Nacional de

Defensa del Artesano provoca un retraso en las actividades laborales y falta de eficiencia porque es

necesario brindar continuamente una inducción al nuevo personal hasta que se adecúe a sus

funciones.

160

Deficiencia en el abastecimiento y actualización de TI

Condición

Los sistemas de TI que abastecen a los subcomponentes del sistema de contabilidad y finanzas E-

sigef no cumplen con las características y seguridades suficientes para una adecuada transmisión de

la información y alimentación del sistema E-Sigef.

Criterio

Los sistemas que se utilizan para alimentar la información en el sistema para el sector público E-

sigef deben ser lo suficientemente consistentes y acordes a las necesidades específicas de la

sección, lo cual permita generar una transmisión idónea y garantice la entrega oportuna de la

información financiera.

Causa

Los sistemas de abastecimiento de información para el sistema E-sigef no han sido diseñados y

actualizados acorde a las necesidades específicas del área de finanzas de la Junta Nacional de


Efecto

Deficiencia en el abastecimiento de información con el sistema E-Sigef lo que ocasiona demoras en

la transmisión de la información debido a que algunas funciones se las debe realizar manualmente

puesto que el sistema no brinda esas herramientas que faciliten el trabajo y contribuyan a la

eficiencia dentro del área de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Deficiencia en la actualización del Plan Estratégico Institucional

Condición

El plan estratégico institucional de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha sido

actualizado desde el año 2012, lo cual deja un vacío respecto a un análisis de los riesgos y

oportunidades de la actualidad, que tenga repercusión directa en la sección de finanzas de la Junta


Criterio

Es necesaria una actualización anual del plan estratégico institucional acorde a los nuevos retos,

objetivos, riesgos y oportunidades del entorno, los cuales se encuentran en una continua

convergencia principalmente por estar ligados al sector público en el cual se realizan

161

constantemente cambios a nivel político y económico que pueden tener repercusión directa en la

Institución.

Causa

Los constantes cambios a nivel directivo dentro de los jefes departamentales de la Junta Nacional

de Defensa del Artesano no ha permitido que se realice una actualización anual del plan estratégico

institucional, estos cambios están ligados a la inestabilidad laboral dentro de la Institución a nivel

directivo.

Efecto

No disponer de un plan estratégico institucional actualizado dificulta a la Institución poseer una

visión actual de su entorno e ir acoplándose a los cambios que en este suceden, así como realizar

una evaluación de los objetivos que fueron planteados inicialmente y no han sido actualizados en

un plan estratégico vigente.

Deficiencia en la elaboración de un Manual de Funciones y Procedimientos

Condición

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no dispone de un manual de

funciones y procedimientos en el cual consten las actividades a realizar por cada uno de los

funcionarios que la conforman y la cual sirva de guía para el nuevo personal que ingresa a la

Institución y permita alcanzar un alto grado de eficiencia rápidamente.

Criterio

Disponer de un manual de funciones y procedimientos es indispensable para normar las actividades

y funciones de cada uno de los empleados que conforman el área de finanzas de la Junta Nacional

de Defensa de Artesano y que ofrezca un manual para elaborar los procedimientos de una forma

eficiente sin incurrir en tiempos adicionales por el desconocimiento de las actividades propias de

cada cargo formalmente.

Causa

La Junta Nacional de Defensa del Artesano se basa únicamente en lo que establece el estatuto

orgánico, en el cual se establece a manera general las funciones y procesos de la JNDA, sin

embargo no se ha realizado un manual de procedimientos para cada proceso que se realiza en la

sección de finanzas.

162

Efecto

La inexistencia de un manual de funciones y procedimientos repercute directamente en la eficiencia

para la ejecución de las actividades por parte del personal, debido a que se incurre en mayor tiempo

para realizar sus actividades porque los procesos y funciones no se encuentran debidamente

normados.

Deficiencia en la búsqueda de medios para precautelar la información financiera

Condición

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no dispone de planes de

contingencia para precautelar la integridad de la información financiera tanto magnética como

física, en caso de presentarse situaciones que conlleven la pérdida de información y documentación

de respaldo.

Criterio

Es indispensable la búsqueda de mecanismos que permitan precautelar la información financiera y

física de la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano debido a que el riesgo

de que se produzcan situaciones que amenacen la pérdida de información siempre está presente.

Causa

En el pasado no se han producido situaciones que afecten la integridad de la información por lo

cual la Institución no ha hecho hincapié en la búsqueda de medios para precautelar la información

en medios magnéticos y la documentación de respaldo en medios físicos.

Efecto

El riesgo de la existencia de alguna situación que amenace la integridad de la información

financiera tanto en medios magnéticos y físicos, se encuentra presente y en caso de que este riesgo

se materialice conllevara a la pérdida de la información que sea de vital importancia para la

Institución.

Falta de un plan de acción para dar seguimiento a las recomendaciones de auditoría interna

Condición

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha realizado un plan de

acción para dar seguimiento a las recomendaciones que auditoría interna, existe un mecanismo

informal para ir cumpliendo con las recomendaciones, el cual no garantiza el cumplimiento de las

recomendaciones en un plazo establecido.

163

Criterio

Es esencial la determinación de un plan de acción para dar seguimiento a las recomendaciones de

auditoría interna, puesto que éste garantizaría el cumplimiento de las recomendaciones realizadas

definiendo una serie de acciones en el corto, mediano y largo plazo que desemboque en el

cumplimiento de todas las recomendaciones planteadas.

Causa

El seguimiento a las recomendaciones de auditoría interna se ha venido realizando informalmente

sin disponer de un mecanismo que garantice la eficacia en el cumplimiento de las recomendaciones

en plazos establecidos, debido a que únicamente se realiza empíricamente.

Efecto

No disponer de un plan de acción para el seguimiento de las recomendaciones de auditoría interna

no permite dar un seguimiento a las acciones tomadas para dar cumplimiento a las

recomendaciones y no garantiza el cumplimiento de las recomendaciones de auditoría interna en el


Deficiencia en la falta de colaboración con otros departamentos de la JDNA

Condición

La sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no cuenta con el apoyo

oportuno en la generación de la información por parte de otros departamentos que alimentan la

información financiera, lo cual ocasiona que en ocasiones no se presente oportunamente la

información financiera y exista dificultades en la ejecución de sus actividades.

Criterio

El apoyo oportuno por parte de los otros departamentos de la sección de finanzas de la Junta

Nacional de Defensa del Artesano es indispensable para presentar oportunamente la información

financiera, por lo que es necesario establecer medios para coordinar adecuadamente la entrega de la

información por parte de los otros departamentos.

Causa

Debido a que no se dispone de un manual de procedimientos a nivel Institucional, la entrega de la

información y la colaboración oportuna por parte de los otros departamentos de la Institución no se

encuentra normada bajo, lo cual genera retrasos en la entrega de la información para la sección de

finanzas.

164

Efecto

La falta de apoyo por parte de los otros departamento de la Institución, conlleva un retraso en la

realización de las actividades de la Junta Nacional de Defensa del Artesano y que la información

financiera no se encuentre oportunamente presentada y retrasos en su entrega.

Deficiencia en la falta de Capacitación al Personal

Condición

No se ha capacitado al personal de la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del

Artesano respecto a cambios en normativas del sector público y cambios gubernamentales que

tienen incidencia directa en las actividades que el personal lleva a cabo.

Criterio

Para obtener un mayor grado de eficiencia en las actividades que lleva a cabo el personal de la

sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, es indispensable que se lo

capacite continuamente ante cambios en normativa o aspectos que tengan repercusión en las

actividades que realizan.

Causa

No se ha asignado presupuesto para la capacitación del personal de la sección de finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano, con respecto a cambios en normativas del sector público y

cambios gubernamentales que tengan incidencia directa en las funciones que realizan.

Efecto

La falta de asignación de presupuesto para la capacitación del personal del área de finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano, repercute en el grado de eficiencia del personal, puesto

que un personal altamente capacitado es más productivo y eficiente para las labores que

desempeña.

Deficiencia en la Elaboración de una Matriz de Riesgos

Condición

La sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha diseñado una matriz de

riesgos en la cual consten los posibles eventos que tengan repercusión directa en las actividades de

la Sección y los responsables que se encarguen de la identificación y análisis de los riesgos.

165

Criterio

La implementación de una cultura de administración del riesgo, permitiría a la Institución diseñar

herramientas que tengas como objetivo la identificación y prevención de riesgos que tengan

incidencia en las actividades que se llevan a cabo, y de los responsables que tengan la función de

prevenir y no permitir que los riesgos se materialicen.

Causa

La Institución no ha puesto hincapié en la implementación de una cultura de administración del

riesgo, por lo cual no ha considerado el diseño de una herramienta que contribuya para la

identificación y prevención de riesgos que amenacen a las actividades que realiza la Sección

Efecto

No disponer de una herramienta que permita la identificación y prevención de riesgos, expone a la

Institución a distintos eventos o contingencias que afecten el desarrollo de sus actividades, sin tener

un plan de contingencia para identificar y prevenir dichos riesgos.

Deficiencia en la identificación de respuesta al riesgo.

Condición

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no cuenta con una

herramienta que le permita dar respuesta a los posibles riesgos que la amenacen y que garantice una

serie de planes de acción conjuntamente con sus respectivos responsables para responder al riesgo

con la finalidad de reducirlo, compartirlo o eliminarlo.

Criterio

El establecimiento de una herramienta que permita definir acciones de respuesta al riesgo es de

vital importancia para la sección de finanzas con la finalidad de reducir, compartir o eliminar el

riesgo, por lo que es necesaria la implementación de una herramienta que cumpla dichas funciones

y brinde un mecanismo de salvaguarda ante las posibles contingencias que afecten a las actividades

de la sección de finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Causa

En la Institución no se ha definido claramente una cultura de administración del riesgo, por lo que

el uso de herramientas que permitan identificarlo y definir acciones para mitigarlo, ha sido relegado

a un segundo plano.

166

Efecto

La materialización de posibles riesgos que afecten a la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de

Defensa del Artesano, sin contar con una herramienta que proporcione una respuesta efectiva para

mitigarlo, conllevaría a que estos riesgos afecten directamente a las actividades que se llevan a

cabo.

Deficiencia en las actividades de presupuesto

Condición

No se realiza revisiones periódicas acerca del nivel de ejecución del presupuesto por parte de la

Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano y existen deficiencias en cuanto

a su estructuración lo cual no le permite abastecer a todas las necesidades que demanda la

Institución.

Criterio

Es necesario que se defina procesos para la estructuración del presupuesto el cual responda a las

necesidades y requerimientos de la Institución y que se realice una revisión y análisis periódico de

su grado de ejecución con la finalidad de cumplir con los techos presupuestarios y no dejar

sobrantes en el presupuesto.

Causa

No se han establecido criterios para la estructuración del presupuesto que responda eficazmente a

las necesidades y requerimientos que demanda la Institución y no se realiza revisiones que

permitan evaluar el grado de ejecución del presupuesto asignado a la Junta Nacional de Defensa del

Artesano.

Efecto

No contar con un adecuado control de la ejecución presupuestaria conlleva a que se desconozca

cual es el nivel en el que se va cumpliendo con el presupuesto y planificar presupuestariamente que

permita tomar decisiones en beneficio de la Institución cumpliendo con lo presupuestado

inicialmente.

167

Deficiencia en las actividades de control del flujo de caja

Condición

Existen deficiencias con respecto a las actividades de control para la elaboración de flujos de caja,

debido a que no se realizan análisis periódicos del flujo de efectivo de la Institución, así como un

análisis entre el flujo requerido que integren las necesidades y obligaciones de la Institución.

Criterio

Es necesario un análisis de los flujos de caja para responder a las necesidades de la Institución por

lo que se debe coordinar conjuntamente con el área de presupuestos para el análisis del presupuesto

y la ejecución del flujo de caja a beneficio de cumplir con las necesidades y requerimientos de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Causa

No se ha definido un control adecuado y revisión de la ejecución de los flujos de caja debido a que

no se ha considerado la importancia que tiene su análisis conjuntamente con el presupuesto lo cual

facilite las decisiones en cuanto a desembolsos y pagos de efectivo.

Efecto

El no tener un control adecuado sobre los flujos de caja podría desembocar en que la Institución no

pueda cubrir con las obligaciones que tiene y se mantenga en mora con los proveedores debido a

que no se dispone del efectivo suficiente en determinadas temporadas para cubrir dichos

requerimientos.

Deficiencia en las actividades de control conciliación contable

Condición

No se realiza un control periódico de las conciliaciones de auxiliares con saldos en libros, lo cual

dificulta los cuadres mensuales de contabilidad y crea deficiencias a nivel operativo incurriendo en

mayor tiempo para el cumplimiento de las actividades.

Criterio

Es necesario que se definan procedimientos de control periódicos respecto a la revisión y

conciliación de auxiliares (archivos extracontables) con los saldo en libros, lo cual garantice un

incremento en el nivel de eficiencia y se ofrezca oportunamente la información financiera.

168

Causa

La falta de un manual de procedimientos y funciones que proporcione una guía para la conciliación

oportuna, dificulta que se realice adecuadamente este procedimiento, por lo que es necesario que se

defina una matriz de controles en los cuales se definan las actividades a realizarse y su control

respectivo.

Efecto

No disponer de un control adecuado respecto a conciliaciones con saldos contables repercute en el

incremento de tiempo incurrido para los cierres mensuales y que en ocasiones no se pueda ofrecer

de manera oportuna la información financiera de acuerdo a lo establecido.

Deficiencia en el establecimiento de canales de comunicación

Condición

La Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no ha definido formalmente

canales de comunicación adecuados para garantizar una adecuada comunicación entre los distintos

niveles que la conforman, tanto a nivel vertical como a nivel horizontal.

Criterio

Es necesario el establecimiento de canales de comunicación en los cuales se defina los distintos

niveles de comunicación tanto a nivel vertical como horizontal, de tal manera que el flujo de la

información sea idóneo y permita ofrecer una información financiera oportuna en todos los niveles.

Causa

En la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, el flujo de información

se realiza de manera informal debido a que no se han establecido niveles en los cuales figure el tipo

de comunicación horizontal y vertical que debe realizarse entre las áreas que componen la sección

de finanzas.

Efecto

No disponer de canales formales previamente establecidos para el flujo de la información en la

Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, acarrea retrasos en la

transmisión de información financiera y contable y que en ocasiones no se entregue oportunamente

dicha información.

169

Deficiencia en la supervisión y monitoreo adecuados

Condición

En la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano no se ha establecido un

adecuado nivel de supervisión y monitoreo debido a que no se dispone de una herramienta que

permita realizar la supervisión y establecer responsables para cumplir con el monitoreo de las

situaciones requeridas y el establecimiento de plazos para su consecución.

Criterio

Es necesario la implementación de una herramienta que permita determinar el nivel de supervisión

y monitoreo para mantener un control de las actividades llevadas a cabo a fin de mitigar los riesgos

que puedan afectar la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano.

Causa

No se ha encaminado esfuerzos en procura de implantar una cultura de administración del riesgo en

la Sección de Finanzas de la Junta Nacional de Defensa del Artesano, por lo que no se ha diseñado

herramientas que permitan dar un adecuado nivel de supervisión y monitoreo.

Efecto

No realizar un adecuado seguimiento a las actividades de control en la Sección de Finanzas de la

Junta Nacional de Defensa del Artesano, puede acarrear que no direccionen los esfuerzos a fin de

mitigar los riesgos y que la Sección se encuentre vulnerable ante posibles situaciones que tengan

impacto negativo de no ser supervisadas adecuadamente.

Date post:	27-Sep-2018
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