UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Título: “Elaboración de un Manual de Contabilidad Para Tecompartes Cia. Limitada de la ciudad de Quit o,
Provincia de Pichincha”
PLAN DE TESIS PREVIO LA OBTENCION DEL TITULO DE:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA
MYRIAN DEL PILAR ORTEGA VELASQUEZ Directora: Dra. Paquita Salazar
QUITO - ECUADOR
2010
I
DEDICATORIA
Dedico esta tesis a mi esposo Gustavo y mi hijo Nicolás Luis, quienes han sido la principal motivac ión para seguir adelante en este gran proyecto, finaliz ando mis estudios en esta etapa de mi vida profesional.
Myrian del Pilar
II
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios y mi Familia por ser inspiración p ara lograr objetivos y paso a paso convertirlos en real idad. A la universidad Tecnológica Equinoccial por darme la oportunidad de tener conocimientos que servirán en el campo profesional. A Dra. Paquita Salazar, mi Directora de Tesis, por toda su confianza, amistad, tiempo y dedicación en lo humano y en lo profesional.
A mi compañero Fernando Benítez, gracias a su ayuda por facilitarme su empresa familiar, que fue un esc alón para lograr con este gran pasó profesional.
Gracias de Corazón a todos
Myrian del Pilar
III
CERTIFICACIÓN
Certifico que la presente tesis ha sido desarrollad a por Myrian del Pilar Ortega Velásquez bajo mi supervisión
DRA. PAQUITA SALAZAR Directora de Tesis
IV
AUTORIA
Del contenido del presente trabajo se responsabiliza su autora:
Myrian del Pilar Ortega Velásquez
i
INDICE
CAPITULO I………………………………………..…………….…..3 1. Introducción………………………………………..….3 1.1 Planteamiento del Problema……………………......4 1.2 Formulación del Problema……………………….….5 1.3 Sistematización………………………….……………5 1.4 Objetivos………………………………………..……..6 1.4.1 Generales……………………………………………..6 1.4.2 Específicos…………………………………………....6 1.5 Justificación…………………………………….….….6 1.6 Hipótesis…………………………………………...….7 1.7 Metodología de la Investigación…………………....8 1.7.1 Tipo de Investigación………………………….….….8 1.7.2 Métodos de Investigación…………………………...8 1.8 Recolección de Investigación……………………....9 1.8.1 Técnicas e Instrumentos de Recolección….…….10 1.8.2 Tratamiento y Análisis de datos…………….…….10 CAPITULO II………………………………………………..….….12 2. Marco Teórico, Conceptual y Legal.....................12 2.1 MARCO TEORICO…………………………….…..12 2.2 MARCO CONCEPTUAL………………………..…12 2.2.1 La Empresa…………………………………….…...13 2.2.1.1 Importancia………………………………………….14 2.2.1.2 Clasificación………………………………….…..…14 2.2.2 Contabilidad………………………………..…….…16 2.2.2.1 Concepto…………………………………………….16 2.2.2.2 Objetivos………………………………………….…17 2.2.2.3 Importancia……………………………………….…17 2.2.2.4 La Contabilidad en el mundo………………..….…17 2.2.2.5 Clasificación……………………………………..….18 2.2.2.6 Finalidad……………………………………….……19 2.2.3 Cuenta Contable……………………………..….…20 2.2.3.1 Clasificación………………………………….…..…20 2.2.3.2 Importancia…………………………………….……21 2.2.3.3 Codificación de Cuentas Contables…..……….…21 2.2.4 Plan de Cuentas……………………………….…...22 2.2.4.1 Concepto……………………………………….…...22 2.2.4.2 Estructura de un Plan de Cuentas…………….….23 2.2.4.3 Requisitos………………………………..………….23 2.2.4.4 El plan es necesario y como sirve…….………….24 2.2.4.5 Aspectos a considerar en elaborac. Plan Ctas….24 2.2.4.6 Debe tomar en cuenta lo siguiente en el plan......24 2.2.4.7 Objetivos del plan………………………….……….25 2.2.4.8 Pasos a seguir en el sistema numérico………….25 2.2.5 Ecuación Contable………………………….………26
ii
2.2.6 Ciclo Contable…………………………….……......27 2.2.7 Documento Fuente………………………………...28 2.2.7.1 Tipos de Comprobante de Venta…………………29 2.2.7.2 Requisitos de documentos impresos...................29 2.2.7.3 Facturas...….........................................................29 2.2.7.31 Requisitos de la Factura…………………………...30 2.2.7.4 Notas de Venta………………………………..…....30 2.2.7.4.1 Requisitos……………………………………......….30 2.2.7.5 Liquidación de Compras……………………….…..31 2.2.7.5.1 Requisitos…………………………………..….……31 2.2.7.6 Tiquetes o Vales……………………………………32 2.2.7.7 Notas de Debito o Crédito Comercial………….…32 2.2.8 Registros Contables……………………………..…32 2.2.8.1 Libro Diario…………………………………….……32 2.2.8.2 Mayorización…………………………………….….33 2.2.8.2.1 Libro Mayor………………………………………….33 2.2.8.2.2 Mayores Auxiliares………………………………....34 2.2.8.3 Balance de Comprobación………………………...35 2.2.8.4 Ajustes……………………………………………….35 2.2.8.5 Balance Ajustado…………………………………...36 2.2.8.6 Estados Financieros…………………………….….36 2.2.8.7 Estado de Situación Financiera……………….…..36 2.2.8.8 Estado de Resultados…………………………..….38 2.2.8.9 Estado de Cambio en el Patrimonio………………40 2.2.8.10 Flujo de Efectivo…………………………………….40 2.2.8.11 Asientos de Cierre………………………………….42 2.2.9 Sistema de Información Contable……………......42 2.2.9.1 Sistema Manual…………………………………….42 2.2.9.2 Sistema Computarizado…………………………...43 2.2.10 Control Interno……………………………...….…...43 2.2.10.1 Importancia del Control Interno……………...…...44 2.2.11 Manual de Procedimientos…………………….….44 2.2.11.1 Finalidad………………………………………….…44 2.2.11.2 Objetivos………………………………………….…45 2.3 MARCO LEGAL……………………………….…..45 2.3.1 Normas Ecuatorianas de Contabilidades NEC...45 2.3.1.1 Concepto…………………………………………….45 2.3.2. Principios de Contab. Gralmente Aceptada……..49 2.3.2.1 Concepto…………………………………………….49 2.3.2.2 Clasificación PCGA ………………………….…….49 2.3.2.3 Principales Principios más aplicados…………….49 2.3.3 Ley del Régimen tributarios interno…………...….50 2.3.3.1 Concepto…………………………………………….50 2.3.3.2 Impuesto al Valor Agregado……………………....51 2.3.3.3 Retención en la Fuente RF………………………..51 2.3.3.4 Impuesto a la Renta IRTA………………………....51 2.4 Organismos de Control…………………………….52
iii
CAPITULO III………………………………………………………54 3. Diagnostico…………………………………………54 3.1 Filosofía Institucional………………………………54 3.1.1. Misión……………………………………………..…54 3.1.2 Visión………………………………………………...55 3.2 Estructura Orgánica…………………………….….56 3.3 Estructura Funcional…………………………….…57 3.4 Mercado………………………………………….….59 3.5 Clientes…………………………………………..….60 3.6 Proveedores………………………………………...60 3.7 FODA……………………………………………..…60 3.7.1 Fortalezas………………………………………..….60 3.7.2 Oportunidades……………………………………....61 3.7.3 Debilidades………………………………………….61 3.7.4 Amenazas……………………………………………61 3.8 Políticas………………………………………………61 3.9 Sistema Contable……………………………………62 CAPITULO IV………………………………………………………64 4. Propuesta: Manual de Contabilidad para Tecompartes Cia Ltda.……………………………..64 4.1 Introducción………………………………………….64 4.2 Base Legal…………………………………………..65 4.3 Objetivos…………………………………………….65 4.3.1. Generales…………………………………………...65 4.3.2 Específicos………………………………………….66 4.4 Ámbito de Aplicación………………………………66 4.5 Políticas……………………………………………..69 4.6 Sistema contable…………………………………...70 4.6.1 Plan de Cuentas…………………………………....70 4.6.2 Análisis de las Ctas Especificas………………….70 4.6.3 Procedimientos y Formularios…………………….84 CAPITULO V……………………………………………………....89 5. Conclusiones y recomendaciones………………..89 5.1 Conclusiones………………………………………..89 5.2 Recomendaciones………………………………….89 ANEXOS…… (Del 1 al 10)………………………………………..91
BIBLIOGRAFIA …………………………………………………….92
1
INTRODUCCIÓN
Según la capacidad de los negocios ecuatorianos, la información
está sometida a cambios para su actualización permanente de
acuerdo con la tecnología moderna, siendo la contabilidad elaborada
por profesionales que han visto la necesidad de crear y mejorar cada
vez más los informes y reportes, para obtener datos que satisfagan a
todo tipo de público, tomando en cuenta que deben ser claros,
sencillos, precisos y exactos.
El propósito de generar información de apoyo con reportes es
obtener un mayor desarrollo de un sistema Contable dentro de la
empresa con sus Estados Financieros para la toma de decisiones.
En Tecompartes se quiere tener un registro de las transacciones
sistemáticas y ordenadas para llegar a tener información rápida y
consecuente, detallando un trabajo estructurado.
En el Capitulo Uno, tenemos el problema de la Investigación
reuniendo los antecedentes, la formulación del problema, la
justificación e importancia de la investigación, mencionando los
objetivos principales del trabajo y la metodología a ser utilizada en la
elaboración del trabajo.
En el Capitulo Dos, tenemos el marco teórico, conceptual y legal,
llegando a una definición más amplia, proporcionando al usuario los
conceptos básicos y normas relacionados con el ejercicio contable y
de control interno en el que la empresa puede desempeñarse.
En el Capitulo Tres, tenemos el diagnostico de la empresa, en el que
se resume la situación actual de la misma, indicando el proceso de
2
compras, ventas, también su Filosofía institucional, FODA, así
podemos definir el alcance de nuestra propuesta.
En el Capitulo Cuatro, tenemos la propuesta, siendo un modelo en el
que tenemos el procedimiento, plan de cuentas, pormenorizada en el
tipo de cada cuenta; sistema de control interno, estructura
organizacional y funcional, con procesos de ingreso y egreso; la
descripción de procesos y registros contables con sus documentos
reales de la empresa.
En el Capitulo Cinco, tenemos las Conclusiones y Recomendaciones
de la información tratada del tema de estudio de la tesis.
3
CAPITULO I
EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTABILIDAD PARA
TECOMPARTES CIA. LTDA.
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación titulado “Manual de
procedimientos contables para la aplicación en Tecompartes Cía.
Ltda., tiene como finalidad elaborar un manual contable con criterio
técnico, conociendo la base legal, la misión, la visión, objetivos,
organización, administración, estructura para llegar a un control
interno óptimo que garantice la producción de informes contables
confiables.
Esta investigación está encaminada a mejorar y ampliar los
procedimientos contables manejando los procesos contables en
base a una estructura organizacional sólida, que viabilice la
implementación de controles internos que permita de manera rápida
y dinámica, producir estados financieros reales para que se facilite la
toma de decisiones, utilizando una vía estratégica simplificada; de
esta manera la persona encargada de la contabilidad tendrá una
visión clara de las necesidades de la empresa.1
Toda empresa para ser competitiva debe poseer un manual de
contabilidad para efectuar un trabajo eficiente en cualquier actividad
que le compete. Debe contar con procedimientos, control interno,
como instrumento para evaluar la eficiencia y eficacia de una
1 Contabilidad General, Séptima Edición, Bravo Mercedes
4
empresa de su desempeño y determinación de cuándo una actividad
está siendo bien realizada o es considerada competente.
Los alcances y condiciones de las empresas se determinan con los
principales resultados del trabajo esperado, a través de los procesos
de trabajo y producción, las técnicas y normas, los datos e
informaciones disponibles y las relaciones funcionales jerárquicas
manejadas en el espacio contable de trabajo.
Los reportes adicionales y la elaboración de informes de uso interno
se lo pueden hacer mediante información dada, cuando se ha
desarrollado internamente la contabilidad administrativa.
Tecompartes Cía. Limitada se encuentra en un permanente proceso
de mejoramiento; sin embargo, no dispone de un sistema
actualizado para obtener resultados eficaces y ser más competitivo.
1.- EL PROBLEMA
La Empresa de Tecompartes Cia. Ltda., no tiene manual de
procedimientos contables, lo cual incide en la calidad y oportunidad
de la información financiera.
1.1 Planteamiento del problema .
Los retos de la empresa que el mundo le impone son varios, ya que
en este tiempo de globalización y desarrollo de la tecnología,
comunicación rápida, etc. las empresas deben especializarse,
prepararse más y mejor para conseguir los propósitos trazados.
Las empresas se ven avocadas a problemas técnicos contables, es
decir, estados financieros mal elaborados, problemas con
5
proveedores, Servicio de Rentas Internas, etc. esto se acrecenta en
Tecompartes Cia Ltda. ya que no cuenta con un manual de
procedimientos contables para aplicarlo adecuadamente y que
facilite la uniformidad de criterios para la aplicación contable así
como el manejo de un sistema de control interno eficaz. 2
1.2 Formulación del Problema
¿Qué tipo de control interno se debería aplicar para un adecuado
Manejo y control de los recursos materiales, financieros y humanos
para Tecompartes Cía. Ltda. en la ciudad de Quito, Provincia de
Pichincha?
Preguntas directrices
1. ¿Al aplicar un manual de contabilidad existiría un correcto y
adecuado control interno?
2. ¿Los controles contables existentes en Tecompartes Cía.
Limitada son insuficientes para un eficiente control interno por
parte de las personas que lo ejecutan?
3. ¿A través de una propuesta de la implementación de un
manual de procedimientos contables mejorará Tecompartes
Cía. Limitada en todos los aspectos relacionados con la
contabilidad?
1.3 Sistematización
Los manuales de contabilidad son una valiosa herramienta técnica
que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los
procedimientos contables dentro de las empresas.
2 NEC 1, Propósitos de los Estados Financieros
6
1.4.- Objetivos
1.4.1 General
Diseñar un manual de procedimientos contables para un manejo
eficaz del área contable de Tecompartes Cía. Limitada en la ciudad
de Quito, Provincia de Pichincha que facilite implantar un control
interno para prevenir errores en los registros contables.
1.4.2 Específicos
o Presentar un diagnostico de la situación actual de los
procesos contables de la Empresa.
o Identificar aquellos procedimientos que necesitan ser
redefinidos.
o Elaborar procedimientos que permitan unificar criterios
y mantener consistencia en los registros contables para
el área financiera de “Tecompartes”.
o Mejorar los Procesos Contables de la empresa
o Sistematizar la normativa que se utilizará en
Tecompartes Cía. Limitada para dar cumplimiento a las
normas legales emitidas por los organismos
correspondientes.
o Establecer políticas y procedimientos aplicables a la
Empresa.
1.5 Justificación
El manual de contabilidad es necesario para un desarrollo pleno en
las operaciones de contabilidad, tomando en cuenta la visión de la
empresa que es de mejorar y ampliar los procesos contables para
7
que los estados financieros sean reales y oportunos y permitan una
toma de decisiones eficientes y eficaces.
Un manual de procedimientos contables permite establecer criterios
unificados en el manejo de la contabilidad a fin de mantener
consistencia en las operaciones.
Para Tecompartes Cía. Limitada, la elaboración de un Manual le
permitirá definir con precisión los principios, normas y
procedimientos técnicos que se deben aplicar, los mismos tienen
como objetivos lograr la coordinación de las funciones, la
elaboración de los estados financieros que presenten información
económica financiera real, confiable, oportuna y segura, y para la
toma de decisiones de la máxima autoridad de la empresa.
Aún cuando “Tecompartes” funciona desde 1994 no cuenta con un
Manual de Contabilidad, esto es una desventaja competitiva. Con la
ayuda de los controles se mejorará la estabilidad y rentabilidad de la
empresa.
Las necesidades contables de Tecompartes Cía. Limitada se podrán
solucionar con la aplicación del Manual de procedimientos contables
que se va a elaborar para obtener el titulo de licenciatura en
contabilidad y auditoria.
1.6 Hipótesis
Con la implantación de un manual de procedimientos contables se
mejorará el control financiero interno que servirá para la toma de
decisiones, desarrollo económico y financiero de la empresa.
8
1.7.- METOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
1.7.1 Tipo de Investigación
El nivel o tipo de investigación a aplicarse en la Elaboración del
Manual de Contabilidad es el Descriptivo y observacional porque nos
permite comprender la verdadera situación en la que se encuentra la
empresa, los datos que se obtienen a través del mismo son de suma
importancia en los controles que se establecen para el adecuado
manejo de los procedimientos contables.
1.7.2 Métodos de Investigación
Para ésta investigación se utilizaron los siguientes métodos.
Método Inductivo, es el que va desde lo particular hacia lo general
del problema propuesto. Dentro de la empresa se realizó la revisión
del proceso contable; y se determinó que la contabilidad de la
empresa no tiene normas ni procesos a seguir
Método Deductivo, En cambio este lo utilizamos para desarrollar el
problema desde lo general hacia lo particular. Así en la empresa se
rediseñaron procedimientos para ser aplicados a la empresa de
Tecompartes
Método de Síntesis, va desde lo simple a lo complejo del problema,
se refleja en las conclusiones. Se preparó un documento final como
producto del mismo que incluye el resultado de los diferentes
análisis realizados en el área contable.
Método Estadístico, o cuantitativo, esto se da al. final, cuando se
comunican los resultados, estos datos luego de analizarlos se
9
transforman en información para obtener resultados, conclusiones y
recomendaciones. Se aplicó a tareas de la recolección de datos en
la investigación y su respectiva interpretación.
Método de Análisis, en éste se analizan, y se descomponen los
componentes de los procedimientos contables, sacando las partes
más importantes del problema. Así en la empresa lo aplicamos
describiendo y enumerando a diferentes problemas en las áreas
contables para luego explicar las causas que los originaron.
1.8 Recolección de información
Para la recolección de la información se aplicó un plan que
contempla estrategias metodológicas requeridas para los objetivos e
hipótesis que nos condujeron a la elaboración de un sistema de
procedimientos contables que permita el manejo adecuado de la
información contable en el marco del control interno de acuerdo con
el enfoque positivista, considerando los siguientes elementos.
Para el proceso de recolección de la información se emplearon las
siguientes: técnicas: Observación y Encuesta al universo
seleccionado de la empresa
Por último, es necesario explicar el procedimiento para la
recolección de la información: las encuestas (cuestionarios
previamente elaborados) se aplicaron a la propietaria y a las
personas encargadas de la contabilidad; la observación fue
constante durante el tiempo que duró esta investigación
10
1.8.1 Técnicas e instrumentos para la recolección d e la
información
Como instrumento se elaboró un cuestionario, para la encuesta.
Una vez elaborado el cuestionario, se aprobó su validez y
confiabilidad, luego de una reestructuración de ítems, se realizó una
prueba piloto y así determinó su validez y confiabilidad y por último
se elaboró el documento definitivo.
Para la presente investigación se realizó un trabajo netamente de
campo, ya que se efectuó un estudio sistemático del control interno.
Por medio de esta modalidad se toma contacto en forma directa con
la realidad, y así se obtuvo una información de acuerdo con los
objetivos del proyecto.
Por otro lado también se realizó una investigación bibliográfica -
documental para conocer, comparar, ampliar, profundizar y deducir
diferentes enfoques, teorías, conceptualizaciones y criterios de
diversas autores sobre el manual de contabilidad, basándose en
principios, leyes y reglamentos (fuentes primarias), o en libros,
revistas, anexos, periódicos y otras publicaciones (fuentes
secundarias), tomando en cuenta los PCGA y Normas de
Contabilidad Ecuatorianas e Internacionales.
1.8.2 Tratamiento y Analisis de los datos (Procesam iento y
Análisis)
Para el análisis de datos de la investigación que se realizaron, los
siguientes pasos:
� Tabulación, se ordenaron los datos de acuerdo con un plan
dentro de la Contabilidad General, en un formato de cuadro o
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matriz, que se compone de: título, columna, encabezado, cuerpo,
fuente y notas de pie de página.
La información se tabuló con datos agrupados sobre activos,
pasivos, patrimonio, ingresos y gastos, para determinar la
eficiencia del control interno contable de la empresa.
� Graficación, se grafica en histogramas, pie, etc, sustentados en
el uso del Excel.
� Análisis e interpretación, se dio un criterio sobre los datos
obtenidos y relacionados con el problema investigado.
El manejo de la información se lo realizó mediante el estudio
minucioso de los datos para la presentación de los resultados. Por
supuesto las representaciones gráficas (barras y pasteles)
proporcionaron un conocimiento más claro del trabajo que se
ejecutó.
12
CAPITULO II
2.- MARCO TEÓRICO, CONCEPTUAL Y LEGAL
2.1 MARCO TEÓRICO
Las empresas presentan la necesidad de tener un registro de las
transacciones comerciales bien llevadas, que faciliten que sus
estados financieros sean oportunos, redes y presente la información
económica financiera para que pueda ser interpretada por el
contador y se puedan tomar decisiones por parte de la gerencia de
la empresa.
Dentro de las empresas uno de los sistemas que demandan
atención y mejoras notables es la contabilidad, comprendida como
el medio de generación de datos, reportes y balances, es decir
información que usa el gerente para la toma de decisiones para la
empresa.
Los directivos de la empresa buscan por todos los medios introducir
mejoras en su gestión dando paso a la implantación de sistemas
entre estos el contable, con el fin de que cumpla sus funciones de
información y control, bajo condiciones de oportunidad, confiabilidad
y sencillez.
El sistema contable debe estar diseñado convenientemente a fin de
permitir el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en la
fuente de información idónea.
Cuando existe la ausencia del sistema contable en la empresa, la
contabilidad imprecisa o inoportuna conlleva a que la gerencia
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carezca de información contable, lo que ocasiona un fracaso en las
decisiones importantes que toma la gerencia.
Se entiende que todas las operaciones que realiza la empresa se
elaboran con base en los principios de contabilidad generalmente
aceptados con eficiencia y criterios técnicos en el momento del
procesamiento de las transacciones financieras y elaboraciones de
los estados financieros respetivos, pero es necesario indicar que la
empresa siempre debe buscar mejorar y actualizar los
procedimientos, políticas, reglamentos, etc. La planificación será el
mejor camino para la obtención de un manual de contabilidad
adecuada.
A medida que el tiempo transcurre se ve en las empresas la
necesidad de ser más competitiva ya que de otra manera podrán
salir del mercado. Cada gobierno en el Ecuador cambia sus reglas y
esto hace que las empresas deban tomar medidas diferentes con
respecto al servicio que dan al cliente para mantenerse en el
mercado, lo que hace revisar su costo beneficio constantemente.
2.2. MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 La Empresa
Tiene el propósito de desarrollar actividades relacionadas con la
producción y la comercialización de bienes y/o servicios en general,
es una organización de capitales y tecnología, integrada por
personas que se ubican en un determinado lugar, para satisfacer las
necesidades humanas.
Dentro de las empresas, toma destacada importancia la contabilidad,
comprendida como el medio de generación de datos, reportes y
14
balances, ya que provee de una información veraz que usará el
gerente para tomar las decisiones presentes y futuras de la
empresa.
2.2.1.1 Importancia
La empresa es importante porque es el motor que mueve la
economía de un país, con su capacidad generadora de riqueza, que
al ser distribuida equitativamente, propicia la paz social y por ende
tranquilidad y desarrollo.
La situación financiera económica permite a las empresas ser más
dinámicas mostrando donde y como invertir su capital, tomando la
mejor decisión del dinero gastado y lo por gastar, evitando cierres o
tropiezos financieros
2.2.1.2 Clasificación de la Empresa
Dentro de la clasificación de la empresa encontramos la siguiente
clasificación:
Por su naturaleza :
� Industriales
� Comerciales
� Servicios.
INDUSTRIALES.-
Empresa cuya actividad es de transformar materia prima en
productos terminados, con las características de orientar recursos a
la transformación mediante el empleo de dinero.
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COMERCIALES.-
La comercialización es la compra-venta de bienes. Las Empresas se
convierten en distribuidoras de productos terminados y al vender
cubre sus costos de adquisición y obtienen la utilidad.
SERVICIOS.-
Son los que comercializan productos intangibles destinados a
satisfacer necesidades complementarias.
Por el sector al que pertenece
� Públicas
� Privadas
� Mixtas
PÚBLICAS.-
Son aquellas en que el capital pertenece al Estado
.
PRIVADAS.-
Son aquellas en que su capital lo aportan personas naturales y
jurídicas.
MIXTAS.-
Son aquellas que tienen un capital del sector público y privado
(personas naturales jurídicas)
Por la Integración:
� Unipersonales
� Pluripersonales
UNIPERSONALES.-
Es aquella que su capital es de una sola persona natural.
16
PLURIPERSONAL.-
Son aquellas que su capital es aportado por dos o más personas
naturales, formando las sociedades o compañías que se subdividen
a la vez en Sociedades de personas como: en comandita simple y
nombre Colectivo. La sociedad de capital formada por la sociedad
anónima, economía mixta, compañía limitada y en comandita por
acciones.
2.2.2 CONTABILIDAD
2.2.2.1 Concepto
Contabilidad es el análisis, registro cronológico y control de las
operaciones económicas que realiza una empresa en un período
determinado, con el fin de indicar al final del mismo la situación
financiera real de la empresa, obteniendo utilidades o pérdidas
producidas por el efecto de las operaciones realizadas3.
Cuando la Contabilidad tiene hechos y situaciones de momento, se
puede saber de inmediato la información de como está la situación y
cuáles son los resultados obtenidos.
Dentro del registro contable los periodos son generalmente de un
año calendario, siendo del 1 de enero al 31 de diciembre,
llamándose periodo o ejercicio contable.
La contabilidad refleja cambios de su entorno y tiene la capacidad de
incidir en el mismo; en consecuencia los planteamientos
conceptuales de la contabilidad seguirán readaptándose para los
momentos críticos y reales del momento actual.
3 Contabilidad General de Pedro Zapata Sánchez
17
2.2.2.2 Objetivos de la Contabilidad
Es brindar a los accionistas, bancos, gerentes y otros, información
lógica y razonada, con base en registros técnicos de las operaciones
acaecidas durante el periodo contable de la empresa y su entorno.
Es satisfactorio cuando esta información tiene el objetivo
administrativo de ofrecer informes a clientes internos externos para
facilitar las operaciones exitosas, que fueron la clave en la
planificación, toma de decisiones, en el control de las transacciones;
cuya base son datos históricos, presentes y futuros de cada unidad
que comprende la empresa y su organización.4
2.2.2.3 Importancia de la Contabilidad
La importancia de la contabilidad es la necesidad de llevar un control
de sus negociaciones mercantiles y financieras de la Empresa para
la mejor utilización y manejo de su patrimonio. La contabilidad
procesa una información económica financiera que sustenta una
base tributaria y legal y se convierte en una herramienta básica y
eficaz para la toma de decisiones.
2.2.2.4 La Contabilidad en el Mundo
En el mundo la Empresa se volvió no solo competitiva, sino que
creo un sistema en que los países pudieran comercializar y
contabilizar sus productos, sin estimar cantidades ni calidades o
peso. A través de los cambios sociales y culturales la información se
volvió relativamente más ágil, creciente, exigente e indispensable
para un eficiente y eficaz mètodo de control. La contabilidad deja de
4 Rincón del vago, www.rincón del vago.com en Contabilidad General
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ser manual y pasa a ser sistema de información satisfactorio para las
Empresas.5
2.2.2.5 Clasificación de la Contabilidad
La contabilidad tiene su clasificación desde la general o comercial
que sirve para registrar, clasificar y resumir todas las transacciones
monetarias realizadas arrojados por la empresa, así sus resultados
será de acuerdo con la actividad que desarrolla la Empresa
� Administrativa
� Financiera
� Costos
� General o Comercial
� Gubernamental
� Bancaria
ADMINISTRATIVA.-
Es aquella que se relaciona con los ingresos, gastos, activos y
pasivos que llevan cualquier negocio y que sirve de base a los
administradores para llevar la planificación, control y toma de
decisiones con el fin de cumplir los objetivos de las empresas en
general.
FINANCIERA.-
Esta contabilidad proporciona información diseñada para terceros,
relacionado con la empresa, como los inversionistas, proveedores,
fisco, etc.
5 Contabilidad General del siglo XXI del Eco. José Vicente Vásconez Arroyo
19
COSTOS.-
Es aquella que nos muestra donde y como se han utilizado los
recursos de la empresa, ya sean financieros y no financieros para
obtener un producto terminado o de servicios, ayudado a predecir
los efectos futuros de las decisiones y a dirigir la atención de los
problemas, imperfecciones e ineficiencias actuales aprovechando las
oportunidades que se pueden obtener.
GENERAL O COMERCIAL.-
Por lo general este tipo de contabilidades es la más común y
conocida en el campo empresarial, ya que se la utiliza en negocios
que se dedican a la compra y venta de mercadería y servicios no
financieros.
GUBERNAMENTAL.-
Su aplicación esta en el Estado Ecuatoriano en sus empresas y
organismos
BANCARIA.-
Es utilizada por el sector Financiero, controlado y dirigido por la
Superintendencia de los Bancos,
2.2.2.6 Finalidad de la Contabilidad
La contabilidad tiene la finalidad de facilitar mecanismos como base
de datos así como reportes técnicos de las operaciones realizadas
por un ente privado o público; la contabilidad registra datos en base
a sistemas y procedimientos técnicos adaptados a un sin número de
operaciones que pueda efectuar un determinado ente, clasificándolo
y resumiendo todos los datos obtenidos y resaltando en la
información de hechos ya acontecidos en el patrimonio para saber
interpretar los balances económicos de la empresa.
20
A la falta de las técnicas que proporciona la contabilidad no podría
manejarse correctamente la información para ayudar en la dirección
y coordinación del desarrollo y éxito de la empresa moderna.
2.2.3 CUENTA CONTABLE
Es el nombre que se da a los conceptos de naturaleza semejante
para registrar sus incrementos y disminuciones que se da a
diferentes rubros que son parte del Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos, y Gastos.
La cuenta contable tiene la característica de ser explicativo por si
solo, entendiéndose de la forma simple su interpretación y alcance,
debe ser completa para que no exista duda.
2.2.3.1 CLASIFICACIÓN DE LA CUENTA CONTABLE
Por su naturaleza
� Personales
� Impersonales
Por el Grupo al que pertenece
� Activo
� Pasivo
� Patrimonio
� Ingresos
� Gastos
Por el Estado Financiero
� Balance General
� Estado de Pérdidas y Ganancias
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Por su saldo
� Deudoras
� Acreedoras
2.2.3.2 Importancia de la Cuenta Contable
La cuenta contable es la base de la contabilidad, integra el plan de
cuenta con un nombre adecuado que facilita la uniformidad en los
registros contables por los usuarios de la misma empresa.
2.2.3.3 Codificación de Cuentas Contables
Para mayor comprensión con el siguiente ejemplo explicamos la
codificación.
ACTIVO 1
Corriente 1 1
Caja 1 1 ´01
Bancos 1 1 ´02
Cuentas por Cobrar 1 1 ´03
1º 2º 3º Dígito
PRIMER DIGITO.- corresponde al grupo de la cuenta Ejm : 1 =
Activo
SEGUNDO DIGITO.- corresponde al subgrupo. Ejm: 1.1 = Activos
Corrientes.
TERCER DIGITO.- corresponde a la especificación de la cuenta de
Mayor Genera. Ejm : 1.1.03 = Cuentas por Cobrar
22
2.2.4 PLAN DE CUENTAS
2.2.4.1 Concepto.-
El catálogo de cuentas llamado también plan de cuentas, es una lista
de cuentas enumeradas y ordenadas sistemáticamente,
metódicamente clasificadas, aplicables a un negocio concreto, que
da el nombre y código de cada una de las cuentas para su uso y
operación general
El plan de cuentas es un instrumento de consulta y aplicación que
permite presentar a la gerencia estados financieros y de importancia
trascendental para la toma de decisiones y posibilita un adecuado
control. Diseñado y elaborado en base a los principios de
contabilidad generalmente aceptados, las normas de contabilidad y
la naturaleza de cada negocio.6
6 Contabilidad Financiera y General Cuellar Mejía Guillermo Adolfo
23
2.2.4.2 Estructura del Plan de Cuentas
EMPRESA
TECOMPARTES
Balance de
comprobación
Del 1 de enero al 31 de diciembre
2009
( en miles de dólares )
SUMAS SALDOS
Fecha Código Detalle Debe Haber Debe Haber
1,1,1,01 Caja 555 345 210
1,1,1,04 Muebles y Enseres 20 20
1,3, Capital 220 220
1,4 Compras 150 150
1,5 Ventas 175 175
1,6 Gastos generales 15 15
Suma: 740 740 395 395
El plan de cuentas se estructura de acuerdo con las necesidades de
la información presente y futura de la empresa, elaborándose luego
de un estudio previo que permite conocer sus metas, políticas y
otros.
2.2.4.3 Requisitos de un Plan de Cuentas
� Flexibilidad y capaz de aceptar nuevas cuentas
� Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas
� Sistemático en el ordenamiento y presentación
� Homogéneo en los agrupamientos prácticos.
24
2.2.4.4 El plan es necesario y sirve como
� Como medio para obtener información
� Como estructura básica en la organización
� Tiene un diseño del sistema contable
� Facilita la confección de los estados financieros
� Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares.
2.2.4.5 Aspectos a considerar para la elaboración de un plan de
cuentas
� Emplear una terminología clara para nombrar a las cuentas
� Parte de lo general a lo particular, es decir comienza de las
cuentas colectivas.
� No generalizar demasiado las cuentas.
2.2.4.6 Debe tenerse en cuenta lo siguiente para el plan de
cuentas
� La actividad de la empresa
� La forma jurídica de la empresa
� La naturaleza de los recursos de la empresa (inmuebles,
bienes de uso) y los gravámenes que los afecten (hipoteca,
prenda)
� La forma en que se realiza las compras (cheque, efectivo,
documentos, tarjetas de crédito)
� La dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales)
� La forma de operar de la empresa con respecto a las ventas
de contado, a crédito
� El medio de procesamiento de datos que se dispone si es un
procesamiento electrónico, permite un mayor número de
cuentas que un manual.
25
� También debería considerarse los requisitos de las normas
contables
� Facilitando el reconocimiento de las cuentas es necesario
codificarlo, asignándolo un símbolo (número o letra o una
combinación de ambos) a las cuentas.
� Se debe aplicar los códigos en un sistema (numérico decimal)
para intercalar ampliando las cuentas a la necesidad de la
empresa.
2.2.4.7 Objetivos del Plan de Cuentas
� Satisface y facilita la necesidad de registro diario de las
operaciones de la empresa.
� Ayuda y facilita el trabajo contable cuando se trata de
consolidar cifras financieras
� Obtener la implementación de un catálogo de cuentas
similares para el rápido manejo de registros coherentes que
puedan manejar los distintos empleados de la entidad.
2.2.4.8 Pasos a seguir para un sistema numérico
Grupo: está dado por los términos de la situación financiera,
económica y potencial.
� Situación Financiera: Activos, Pasivos, Patrimonio.
� Situación Económica: Gastos, Ingresos.
� Situación Potencial: Cuentas de Orden.
Subgrupo: está dado por la división racional de los grupos.
26
� El activo se desagrega bajo el criterio de la Liquidez: Activo
corriente; activo fijo o propiedad, planta y equipo; otros
activos.
� El pasivo se desagrega bajo el criterio de temporalidad:
pasivo corriente o corto plazo; pasivo fijo o largo plazo;
diferido y otros pasivos.
� Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad:
capital, reservas, superávit de capital y resultados.
� Cuentas de Resultados Deudoras (gastos) de acuerdo con su
naturaleza: operacionales; no operacionales.
� Cuentas de Resultados Acreedoras (rentas) de acuerdo a su
naturaleza: Ingresos operacionales; ingresos no
operacionales; extraordinarios.
� Cuentas de Orden se desagregan en:
� Deudoras, Acreedoras.
2.2.5 Ecuación Contable
La ecuación contable es la que determina la interrelación entre
activos, pasivos y patrimonio. La empresa tiene dos entradas que
son la aportación del dueño y los créditos obtenidos de terceras
personas contablemente hablando son los pasivos y el patrimonio,
forman así la siguiente ecuación:7
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Aplicaciones Fuentes
7 Contabilidad General del siglo XXI del Eco. José Vicente Vásconez Arroyo
27
2.2.6 CICLO CONTABLE
Ciclo contable es la secuencia de la información que va desde el
origen de la transacción hasta la emisión de los estados financieros,
en el siguiente orden:8
Inicio de Operación
Documento Fuente
� Evidencia documentada
� Requiere Análisis
� Archivo cronológico
Jornalización
Libro Diario
� Registro Inicial
� Requiere criterio y orden
� Se presenta como asiento
Mayorización
Libro Mayor
� Clasifica valores y obtiene saldos de cuenta
� Requiere criterio y orden
� Da una idea del estado de cada cuenta
Comprobación
Balance
� Resumen significativo del movimiento de cuentas
8 Contabilidad Superior, segunda edición, Moreno Joaquín,
28
� Despeja dudas
� Valida el cumplimiento de PCGA y normas
Ajustes contables
Estructuración de Informes
Estados Financieros
� Estado de Situación Financiera
� Estado de Situación Económica
� Estado de Flujo de Efectivo
� Estado de cambio en el Patrimonio
2.2.7 Documentos Fuente
Son la fuente u origen de los registros contables, todas las
transacciones contabilizadas en una empresa deben contar con un
documento soporte el mismo que puede ser las facturas, notas de
venta, cheques, contratos, notas de crédito, notas de débito,
pagarés, papeletas de depósito, roles de pago.
Las transacciones que se realizan en una empresa están
respaldadas por documentos fuentes que legalmente acreditan la
transferencia de bienes y servicios. 9
A continuación enumeramos los comprobantes de venta obligatorios
señalados en la Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria
publicados en el Registro Oficial No. 94-S del 23 de diciembre de
2009, así como reformas dadas a otras Leyes.
9 Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez
29
Estos documentos son los que deben entregarse cuando se
transfiere un bien o se preste un servicio. Los comprobantes de
venta autorizados son los siguientes:
2.2.7.1 Tipos de Comprobantes de Venta
� Factura
� Notas de Venta o boletas
� Tiquetes o vales (cajas registradoras)
� Liquidaciones de compra
� Facturas de Honorarios
� Notas de Débito o Crédito
� Otros comprobantes de venta (boletas de avión, documentos
bancarios, guachitos de lotería, etc.)
2.2.7.2 Requisitos de documentos impresos
� Nombre o apellido o razón social del cobrador
� Número del RUC o Cédula de identidad del cliente
� Descripción de los bienes o servicio objeto de la
transacción
� Precios unitarios y totales
� Descuentos y bonificaciones
� Impuesto al valor agregado separando los que
corresponde a la tarifa cero y doce por ciento.
� Lugar y fecha de la emisión del comprobante
2.2.7.3 FACTURAS:
Sirven para la compra y venta de bienes y servicios entre
comerciantes y productores. Las facturas son comprobantes de
venta que sustentan la transferencia de un bien o la prestación de un
30
servicio. Son utilizadas cuando la transacción se realiza con
personas jurídicas o con personas naturales que necesiten sustentar
crédito tributario del IVA, y en operaciones de exportación.
La factura debe contener información del vendedor, del adquirente y
de la transacción desagregando los impuestos; así como los datos
de la imprenta autorizada, de la autorización de la Factura y de su
caducidad. Los elementos mínimos son los que se detallan a
continuación:10
2.2.7.3.1 Requisitos de la Factura
� Nombre o apellido o razón social del cobrador
� Número del RUC o Cédula de identidad del cliente
� Descripción de los bienes o servicio objeto de la
transacción
� Precios unitarios y totales
� Descuentos y bonificaciones
� Impuesto al valor agregado separando los que
corresponde a la tarifa cero y doce por ciento.
� Valor total
� Número de Guía de Remisión (cuando corresponda)
� Validez de la factura
� Datos de la Imprenta
2.2.7.4 NOTAS DE VENTA
Se la utiliza para operaciones de compra o venta de bienes o
servicios, generalmente para negocios pequeños.11
10 SRI, www.sri.gov.ec, Documentos de Venta 11 SRI, www.sri.gov.ec, Documentos de Venta
31
2.2.7.4.1 Requisitos de Notas de Venta
� Nombre o apellido o razón social del comprador
� Número del RUC o Cédula de identidad del cobrador
� Fecha de la emisión de la nota de venta
� Dirección de la matriz y del establecimiento emisor
(cuando corresponda) del adquiriente
� Identificación del adquiriente
� Cantidad y Descripción de los bienes o servicio objeto de
la transacción
� Precio unitario y valor de la venta incluido impuestos
� Lugar y fecha de la emisión del comprobante
� Validez de documento
� Datos de la Imprenta
2.2.7.5 LIQUIDACIONES DE COMPRA DE BIENES Y
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Es el que acredita; utilizamos en la compra, venta de servicios
prestados por profesionales
2.2.7.5.1 Requisitos de las Liquidaciones de Com pra
� Nombre o apellido o razón social del comprador
� Número del RUC o Cédula de identidad del cliente
� Descripción de los bienes o servicio objeto de la
transacción
� Fecha y lugar de emisión donde se realizó la operación
� Precios unitarios
� Descuentos y bonificaciones
� Impuesto al valor agregado separando los que
corresponde a la tarifa cero y doce por ciento.
32
� Valores totales
� Validez de la Liquidación
� Datos de la Imprenta
2.2.7.6 TIQUETES O VALES :
Provienen de las cajas registradoras, se utiliza en la compra y venta
de bienes de alta rotación entre comerciantes y consumidores.
2.2.7.7 NOTAS DE DÉBITO O CRÉDITO COMERIAL
Es utilizada para la devolución de los bienes y servicios comprados
o ajuste de precios.
2.2.8 REGISTROS CONTABLES
2.2.8.1 LIBRO DIARIO
Es el que registra cronológicamente todas las transacciones que
realiza la empresa en forma de asiento, contable así tiene la fecha,
número, cuentas deudoras y acreedoras, valor y descripción. Dentro
de la clasificación de los asientos tenemos los simples, compuestos
y mixtos.12
12 Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez
33
EMPRESA TECOMPARTES
Libro Diario
Del 1 de enero al 31 de diciembre 2009
Fecha Código Detalle Parcial Debe Haber
´2009 ´-2
Óc t-15 1,1,1 Caja 1.200,00
1,1,4.2 Cuentas por Cobrar 1.200,00
Cliente Ana Pérez 1.200,00
V/ reg. cobró de cuenta
pendiente
´-3
2.2.8.2 MAYORIZACIÓN
Es la acción de pasar sistemáticamente los valores que se
encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras; es
decir, el registro de débitos y créditos en cada una de las cuentas del
Libro diario se pasa a las cuentas del Mayor General por los mismos
valores ingresados o egresados, haciendo referencia al número del
asiento al que corresponde cada una.
2.2.8.2.1 LIBRO MAYOR
Es un registro que recoge la información anotada en el Libro Diario
en forma clasificada, ordenada, enumerando los asientos, para
analizarla en forma individual, determinando sus movimientos
contables y su saldo. En el caso de tener una necesidad de requerir
información detallada puede ir a nivel de mayor auxiliar
34
EMPRESA
TECOMPARTES
Libro Mayor
Código
CUENTA: Cuentas por
Cobrar
Fecha No. Diario Detalle Debe Haber Saldo
01/01/2009
Balance Inicial
3000
05/01/2009 15 Pedro Tapia 1700 4700
10/01/2009 20 Almacenes Japón
800
3900
2.2.8.2.2 MAYORES AUXILIARES
Es una desagregación de las Cuentas de Mayor General que
requieren ser más detalladas, como inventarios, activos fijos,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar entre otros.
EMPRESA
TECOMPARTES
Libro Mayor Auxiliar
Código
CUENTA: MAYOR
GENERAL CxC
CXC CTA MAYOR
AUX
Pedro
Tapia
Fecha N.Diario Detalle Debe Haber Saldo
01/01/2009
Balance Inicial 5000
15 Fact. N. 348 2000 7000
05/01/2009 20 Comp.I Ing. N. 976 3000 4000
10/01/2009 32 Fact. N.450 1000 5000
35
2.2.8.3 BALANCE DE COMPROBACIÓN
Sirve para la verificación si todas las transacciones del libro Diario
fueron trasladados al mayor respetando el débito y crédito de todas
las cuentas el balance de comprobación; permite controlar si en el
libro diario se aplica la partida doble, así tenemos las columnas de
suma de sumas: debe y haber, en cambio de los saldos: deudores y
acreedores.13
EMPRESA TECOMPARTES
Balance de Comprobación
Del 1 de enero al 31 de diciembre
2009
( en miles de dólares )
SUMAS SALDOS
Fecha Código Detalle Debe Haber Debe Haber
1,1,1 Caja 555 345 210
1,2.2.1.03 Muebles y Enseres 20 20
3,1.1 Capital 220 220
1,4 Compras 150 150
1,5 Ventas 175 175
1,6 Gastos generales 15 15
Suma: 740 740 395 395
2.2.8.4 AJUSTES
Aun cuando el Balance de comprobación esta cuadrado esto no
garantiza que las cuentas presentan valores actuales. Los ajustes
son asientos que se realizan en el Libro Diario y sirve para regular
las cuentas dejando valores reales o verdaderos ajustes como:
13 Contabilidad General, Mercedes Bravo Valdivieso, séptima edición.
36
provisiones, depreciaciones, amortizaciones, acumulados por cobrar
o por pagar, además los prepagados y precobrados.
2.2.8.5 BALANCE AJUSTADO
El balance ajustado se presenta despúes de realizar los ajustes
necesarios, en cada periodo, es decir cada que lo requiera la
gerencia de la empresa.
2.2.8.6 ESTADOS FINANCIEROS
Se presentan al final del periodo contable. Los estados financieros
son resúmenes de movimientos financieros de la compañía o
empresa dentro de un período.
2.2.8.7 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Proporciona información sobre la situación financiera de la empresa;
Activos, Pasivos y Patrimonio, tomando en cuenta que sus recursos
de operación van a ser tomados en cuenta como formato a corto y
largo plazo.
37
EMPRESA
TECOMPARTES
ESTADO DE
SITUACIÓN
Al 31 de diciembre
2009
ACTIVO
Circulante 1050
Disponible 320
CAJA GENERAL 100
BANCOS 220
Exigible 1030
Cuentas por Cobrar 820
Iva en compras 210
Realizable 600
Inventario Mercadería 600
Fijo 2870
Muebles y Equipos 800
( ´_ ) Deprec Acum Muebles y Eq 20 780
Edificios 1400
(´ _ ) Deprec Acum Edificios 80 1320
Herramientas 770 770
Otros 180
Inversiones Permanentes 180
TOTAL ACTIVOS 4100
PASIVOS 1150
Circulante 1150
Impuestos por Pagar 250
Cuentas por Pagar 310
Documentos por pagar 420
Obligaciones con IESS 120
Prestac. Laborables por Pagar 50
38
PATRIMONIO 2950 2950
Capital Social 2000
Reservas 510
Utilidades del periodo 440
TOTAL PATRIMONIO +
PASIVO 4100
GERENTE CONTADOR
2.2.8.8 ESTADO DE RESULTADOS
Es el que presenta la situación económica de la empresa, las
utilidades o pérdidas de un período, determinados a través de
ingresos, Costos y Gastos para determinar si el resultado final es
utilidad o pérdida.14
14 Contabilidad General , séptima edición, pedro Zapata Sánchez
39
EMPRESA TECOMPARTES
ESTADO DE RESULTADOS
Del 1 de enero al 31 de
diciembre 2009
Ventas 1200
(´_ ) Devoluc. Vtas ( 50 )
(´_ ) Desc Vtas ( 40 )
VENTAS NETAS 1110
(´_ ) Costo de ventas ( 110 )
Utilidad Bruta en Ventas 1000
(´_ ) Gastos de
Administración ( 150 )
Sueldos de Administrac 100
Servicios básicos Adm. 50
(´_) Gastos de Venta ( 100 )
Movilizac en Ventas 10
Servicio de Ventas 15
Sueldos, salarios,
beneficios 75
Utilidad antes de part e
Imp. Rta. 750
(´_ ) 15% Part.
Trabajadores ( 112.50 )
( ´= ) Utilidad antes imp
renta 637.50
(´_ ) 25% Impuesto
Renta ( 159.38 )
( ´= ) Utilidad Neta a
distribuir 478.12
GERENTE CONTADOR
40
2.2.8.9 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Se describe los cambios de los distintos conceptos que conforman
el patrimonio o capital de la compañía acontecida en un período
contable. Se denominado también estado de superávit.
EMPRESA TECOMPARTES
ESTADO DE EVOLUCIÓN DEL PATRIMONIO
Del 1 de Enero al 31 de Diciembre 2009
CONCEPTO CAPITAL RESERVA UTILIDAD UTILIDAD RESERVA
LEGAL RETEN EJERCICIO ESTATUTAR
Saldo Inicial 30000 5000 4000
(´- )Declaración dividen -4000
(´- )Capitalización 5000 -5000
´= Saldos antes de Util 35000 0 0 0 0
´+ Utilidad 2009 4800
(´- ) Aplicaciones 480 -960 480
(´- ) Transferencias 3840 -3840 0
Saldo 31-12-09 35000 480 3840 0 480
2.2.8.10 FLUJO DE EFECTIVO
Es aquel que determina en que actividades del negocio se utilizó el
efectivo, también se lo utiliza para evaluar la capacidad de la
empresa para generar efectivo, sus equivalentes y por ende el
equivalente de las operaciones de la empresa.
41
EMPRESA TECOMPARTES
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
AL 31 de diciembre del 2009
CODIGO DESCRIPCION DE LA CUENTA VALORES VALORES
FLUJO DE EFECTIVO
OPERACIONAL
MAS Utilidades Netas después de impuestos 533,59
MAS Depreciaciones 400,00
MENOS Incremento de Cuentas por Cobrar 150,00
MENOS Incremento de Inventarios 320,00
MAS Incremento de Proveedores 200,00
MENOS Decremento en empleados a pagar 30,00
Efectivo por actividad operacional 633.59
FLUJO DE EFECTIVO DE
INVERSIÓN
MENOS Incremento Activos Fijos (brutos) 200,00
Efectivo por Actividad operacional - 200,00
FLUJO DE EFECTIVO DE
FINANCIAMIENTO
MAS Incremento de Pasivo a largo plazo 150,00
MENOS Cambios de Capital 0.00
MENOS Dividendos pagados 383.00
Efectivo por actividad de financiamiento -233,59
INCREMENTO DE EFECTIVO 200,00
´======
GERENTE CONTADOR
42
2.2.8.11 ASIENTOS DE CIERRE
Son asientos que permiten cerrar las cuentas de gastos e ingresos;
es decir se elaboran al concluir el período contable, deben
eliminarse todas las cuentas de ingresos y gastos determinando si
hay utilidad o pérdida del ejercicio económico.
En los sistemas deben incluir normas para el registro, clasificación y
resumen de los ingresos y el informe periódico a la gerencia de la
empresa.
2.2.9 Sistema de Información en Contabilidad
En el mundo de la tecnología es necesario actualizarse cada vez
más, considerando que la contabilidad es un sistema de información
de la empresa, que produce reportes de activos, pasivos, patrimonio,
los procesa y consolida cumpliendo con criterios básicos, ésta nos
informa sobre la situación la económica y financiera de la empresa,
por tanto, hay que prestarle la máxima atención15
La información económica financiera se utiliza como herramienta
indispensable para emitir juicios o criterios; y, determina el
diagnóstico económico de la empresa, como base para la toma de
decisiones, en atención de los problemas que se den y puedan
darse. La contabilidad servirá para pulir posibles errores y ayudar a
fortalecer en la práctica un FODA presente y futuro.
2.2.9.1 Sistema Manual
En las empresas para el análisis y registro de operaciones ordinarias
es importante dividir las funciones de trabajo entre los empleados lo
15 Contabilidad General , en foque práctico de aplicaciones informáticas, 2001
43
que facilita el desarrollo de las actividades, y el cumplimiento del
ciclo contable partiendo del análisis de las transacciones para
determinar las cuentas involucradas en las operaciones hasta
concluir con la emisión de informes contables.16
2.2.9.2 Sistema Computarizado
De acuerdo con el programa contable se registra las operaciones en
base a los datos, el cual prepara automáticamente el asiento diario
respectivo y puede ser impreso en cualquier momento.
El software contable realiza los pases del diario al mayor
automáticamente, realiza los asientos de ajuste previo análisis del
contador y los pases al mayor son realizados, sacando el balance de
comprobación y posteriormente procede a la elaboración de
informes contables y al cierre de cuentas.
2.2.10 Control interno
El control interno trata de determinar la estrategia seleccionada en la
empresa, para proteger sus activos; es un conjunto de
procedimientos, directrices y planes de organización. El control
interno tiene por objeto asegurar eficiencia, seguridad y orden en la
gestión financiera, contable administrativa. Las categorías dentro del
control interno son la confiabilidad en la información financiera, el
cumplimiento de las leyes y la regulación de aplicables, así también
la efectividad y eficiencia en las operaciones. 17
16 Contabilidad General, Bravo Mercedes, edición 2007 17 Contabilidad General, Bravo Mercedes, edición 2007
44
2.2.10.1 Importancia del Control Interno
Es el sistema nervioso de una empresa, su importancia radica en
que incluye mucho más que el sistema contable y cubre, por
ejemplo: control de calidad, las prácticas de empleo y
entrenamiento, políticas de ventas y auditoría interna entre otros.
Para la aplicación del control interno se debe contar con un grupo
humano idóneo para las funciones a cumplir dentro de la empresa.
2.2.11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos se basa en el ordenamiento de las
actividades en forma secuencial. En la empresa cuando existe las
llamadas rutinas de procedimientos se demuestra en forma más
sencilla como se ejecuta una actividad, organizando de mejor
manera las actividades que realizan los empleados.
Cuando ya se ha establecido un procedimiento contable solo se
debe respetar los pasos, ya que omitir alguno puede obstaculizar
todo el procedimiento puesto en marcha con efectividad.
Un manual de procedimientos sirve como guía flexible y útil que
puede ser modificado de acuerdo con las diferentes necesidades, ya
que es un instrumento que describe las tareas, ubicación,
requerimientos y a los cargos responsables de su ejecución en la
empresa.
2.2.11.1 Finalidad de Manual de Procedimientos
� Simplifica el trabajo así como el analisis de tiempo,
delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas
entre otros.
45
� Asegura la uniformidad en el desarrollo de los procedimientos,
para lo cual es indispensable contar con descripciones claras
de los mismos.
� Apoya a los administradores en la planeación, organización y
dirección
� Evalúa la gestión de los administradores de la empresa.
2.2.11.2 Objetivos del Manual de Procedimientos
� Facilita el desarrollo de las funciones administrativas
mediante el empleo de procedimientos para cada área de
trabajo.
� Propende a la sistematización de funciones con el propósito
de garantizar la utilización más productiva de las actividades
que se suceden en el cumplimiento de la administración.
� Determina los instrumentos específicos sobre los aspectos de
carácter administrativos que tiene lugar en el desarrollo de las
funciones y responsabilidades a cargo de la empresa y sus
unidades administrativas.
2.3 MARCO LEGAL
2.3.1 NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD
Las Normas internacionales NIC y ecuatorianas de co ntabilidad
NEC.
2.3.1.1 Concepto
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad son instrumentos normas
que conjuntamente con las demás leyes económicas y financieras
del país, principios y reglamentos, regulan el registro y control
contable, la elaboración de los estados financieros así como son
46
instrumentos importantes para la toma de decisiones. Tenemos las
siguientes:
NEC N.1 Presentación de estados financieros .- (NIC 1, NIC 5)
Norman su objetivo en la presentación de los estados financieros,
orientan su estructura y requerimientos mínimos para asegurar la
comparabilidad con los estados financieros de periodo anteriores de
la misma empresa, con el reconocimiento, medición y revelación de
transacciones y eventos específicos que son tratados en otras
normas Ecuatoriana de Contabilidad.
NEC N.3 Estado de Flujo de Efectivo.- (NIC 7)
Esta información es útil para proporcionar a los usuarios de estados
financieros una base para evaluar la habilidad de la empresa para
generar efectivo. Dentro de este estado conjuntamente con los
demás estados financieros se informa el comportamiento de los
activos netos de las empresas.
NEC N.4 Contingencias y suceso que ocurre después de la
fecha del balance.- (NIC 10)
En esta norma se revelan contingencias que ocurren después del
cierre del periodo contable, se aplica a la contabilización y revelación
de contingencias y sucesos que ocurren después del cierre del
periodo contable, además se excluyen los compromisos originados
por contratos de arrendamiento a largo plazo, las obligaciones
derivadas de planes de pensiones, impuesto a la renta, y pasivos de
compañías de seguros de vida derivados de pólizas emitidas.
47
NEC N. 8 Reportando información financiera por segment os
Ayuda a una mejor comprensión de los usuarios de la información,
entendiendo con mayor facilidad el desempleo que ha tenido la
empresa, analizando y evaluando sus riesgos, es decir esta norma
puede contar con información por segmentos sobre los tipos o
clases de productos y servicios que la empresa produce y las
diferentes áreas económicas
NEC N.9 Ingresos (NIC 18)
En la contabilidad lo principal es el ingreso, ya que se identifican las
circunstancias y criterios que se cumplirán y reconocerán en el
mismo, siendo la utilidad o ganancia de la empresa, la que percibe
por concepto de ventas, comisiones, intereses, dividendos y
regalías. Si la contabilidad determina cuando reconocer el ingreso,
esta norma, proporciona guías prácticas para la aplicación del
probable ingreso cuando haya un flujo de beneficios económicos
futuros hacia la empresa.
NEC N.10 Costo de Financiamiento
Esta norma determina el costo que se puede trasladar directamente
al gasto financiero, así como intereses y gastos bancarios que tienen
diferente fin, que puede ser para fondear la falta de liquidez para
inversiones en la compra de activos o para la producción de un bien,
además el costo financiero como arrendamientos.
NEC N.11.- Inventarios
Los inventarios son la cantidad de costo que ha de ser reconocida
como un activo, manteniendo los registros hasta que los ingresos
48
relacionados sean reconocidos como un activo, señalando una guía
del costo. El objetivo de los inventarios es indicar el tratamiento
contable bajo el sistema histórico, y sirve como una guía para la
determinación del costo.
NEC N.12.- Propiedad, Planta y equipo. (NIC 16)
Esta norma nos indica como se da el tratamiento contable para
propiedad planta y equipo, señalando el momento del
reconocimiento de los activos, la determinación del valor en libros y
los cargos por depreciación que deben ser reconocidos en relación
con ellos y las disminuciones en los valores en libros.
NEC N.13.- Contabilización de la depreciación (NIC 4)
Los activos fijos que se deprecian pueden tener un efecto
significativo al determinar y presentar la situación financiera ya que
los resultados de las operaciones de las empresas son parte
integrante del activo, y las depreciaciones del gasto.
NEC N.26.- Provisiones de activo y pasivo
Las provisiones son las que se aseguran que se utilicen las bases
apropiada para el reconocimiento y la mediación, dentro de este
grupo tenemos a los activos y pasivos de carácter contingente hacia
su aplicación.
NEC N.27.- Valor de realización o de mercado, como medida
apropiada de valor máxima .
Es cuando la empresa reconoce contablemente la correspondiente
pérdida del valor por deterioro de un activo, esto quiere decir que
49
una empresa debe aplicar para asegurar que el valor de sus activos
no superen el importe que puede recuperar de los mismos.
2.3.2 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE
ACEPTADOS
2.3.2.1 Concepto
Es un principio con base origen razón fundamental sobre la cual se
procede discurriendo en cualquier materia, los principios son el
resultado de muchos años de experiencia que se han creado un
conjunto de normas generales para la contabilidad, es decir cuando
otro principio de aceptación general origine una mejor medición y
reconocimiento de los ingresos, costos, y gastos de una empresa.18
2.3.2.2 Clasificación de los Principios por Grupo s
� BÁSICOS:
Son que se consideran fundamentales, por cuanto orienta la
acción de la profesión contable.
� ESENCIALES
Tiene relación con la contabilidad financiera en general y
proporciona las bases para la formulación de otros
principios19.
� GENERALES DE OPERACIÓN
Determinan el registro, medición y presentación de la
información financiera.
18 Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez 19 Contabilidad General, séptima edición, Pedro Zapata Sánchez
50
2.3.2.3 Los principales Principios más aplicados son
� Equidad
� Dualidad Económica
� Ente contable
� Bienes Económicos
� Moneda común denominador
� Empresa en marcha
� Valuación al costo
� Período contable
� Ejercicio
� Devengado
� Objetividad
� Realización
� Prudencia
� Uniformidad
� Materialidad
� Significatividad
� Exposición
2.3.3 LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO Y
REGLAMENTO
2.3.3.1 Concepto de Régimen Tributario
Según el Art. 19 de Ley de Régimen Tributario Interno, la empresa
debe llevar contabilidad y declarar el impuesto a la renta.
De acuerdo con el Art. 21 de la Ley del régimen tributario interno la
empresa debe presentar estados financieros cada año.20
20 Legislación y Práctica Tributaria, primera edición, de Trujillo Cristina
51
2.3.3.2 Impuesto del Valor Agregado (IVA)
Concepto
Es aquel que se genera al comprar o vender bienes o servicios ya
sea con tarifa cero o doce por ciento, este impuesto grava a todas
las etapas de comercialización como al valor de los servicios
prestados en las condiciones que prevé la Ley, su declaración puede
ser mensual o semestral.
2.3.3.3 Retención en la Fuente (RF) y artículos d e soporte
Concepto
Es un impuesto que se retiene en transacciones comerciales y que
es un anticipo al impuesto a la renta.
2.3.3.4 Impuesto a la renta (IRTA)
Concepto
Este impuesto a la renta global que obtienen las personas naturales,
la sucesión in divisas y las sociedades nacionales o extranjeras es
de acuerdo con las disposiciones de la presente Ley
La empresa tiene Registro Único de Contribuyentes (RUC) No.
1791287231001, reconocida como compañía limitada cuyo capital es
de $ 1.000,00 (mil dólares), sus productos están gravados con IVA,
está obligado a retener en la fuente, a declarar y cancelar el
impuesto a la renta, impuestos de aduanas en sus importaciones. No
es contribuyente especial y está obligada a llevar contabilidad.
52
2.4 ORGANISMOS DE CONTROL
En nuestro país tenemos organismos de control a las que están
regidas las compañías y son los siguientes:
� Superintendencia de Compañías
Es la que supervisa, controla y apoya actividades económicas de
las compañías y se enfoca a los informes anuales.
Tecompartes está obligada a presentar anualmente sus balances
ante esta Institución, porque es una compañía limitada de acuerdo
con la ley.
� Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Su principal función entre otras es recaudar los impuestos prediales,
patentes, 1.5 por mil.
Tecompartes como parte de sus documentos de funcionamiento
debe tener sus pagos municipales actualizados.
� Servicio de Rentas Internas.
Es un organismo de control tributario cuyas funciones son de
controlar, fiscalizar y recaudar los impuestos fiscales, de acuerdo
con el Código Tributario y la Ley Régimen Tributario.
53
� Ministerio de Trabajo
Es el que se encarga de hacer cumplir a los empleadores las
obligaciones para con los trabajadores garantizando el fiel
cumplimiento de las Leyes laborales.
Tecompartes cuenta con personal bajo relación de dependencia y
esta sujeto al Código del Trabajo que controla el Ministerio de
Trabajo.
� I E S S
Es la institución encargada de amparar todo lo que se refiere a
salud, seguridad y jubilaciones de los afiliados del sector público y
privado.
La Ley ecuatoriana, establece que deben tener derechos y
obligaciones con el IESS el patrono y sus empleados.
54
CAPÍTULO III
3. DIAGNÓSTICO
INTRODUCCIÓN:
Tecompartes esta ubicada en la ciudad de Quito, en la calle Plaza
N.21-202 y Ramón Roca, es una empresa que tiene productos en la
línea de electrónica con representatividad de algunas marcas en el
Ecuador; se encuentra constituida por la familia Benítez, la Sra.
Mariana Solórzano (madre) como Gerente, Fernando Benítez (hijo)
como Presidente, Pablo Benítez (hijo) y Pablo Benítez (hijo) como
accionistas todos de la Empresa, sus proveedores son locales y
externos
3.1 FILOSOFIA INSTITUCIONAL
La Filosofía Institucional propende al desarrollo de la empresa, de la
comunidad y de la sociedad. Así tenemos su análisis a nivel macro
en la misión y la visión.
3.1.1 Misión
� Realizar Importaciones de partes y sistemas electrónicos de
productos de marcas garantizadas
� Solucionar las necesidades de la demanda de parte de los
servicios en forma oportuna y garantizada
� Cumplir cada estándar de calidad de los productos
importados y nacionales para competir con el comercio local
� Cumplir con las Normas Contables y de Comercio, que rige la
Ley nacional e internacional vigente
55
� Mantener un registro contable-financiero para cumplir con las
normas nacionales.
� Ser empresa líder en el mercado nacional,
� Realizar un Manual de Procedimientos Contables
3.1.2 Visión
� Tecompartes pretende ser líder en la distribución de
elementos y partes de electrónica para abastecer y satisfacer
las necesidades del cliente.
� Ser una empresa asociativa reconocida por la sociedad.
� Generar beneficios económicos y sociales a favor de sus
asociados y del consumidor en general.
56
3.2 ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
PRESIDENCIA
GERENCIA
VENTAS CONTABILIDAD
AUX. CONTABLE 1
AUX. CONTABLE 2.
AUX. CONTABLE 4
MENSAJERO
AUX. CONTABLE 3
57
3.3 ESTRUCTURA FUNCIONAL ACTUAL
JUNTA GENERAL DE SOCIOS:
La Junta Directiva se encuentra integrada por los siguientes Socios:
� Sra. Mariana Solórzano (madre)
� Marcelo Benítez (hijo)
� Pablo Benítez (hijo)
� Fernando Benítez (hijo)
PRESIDENCIA:
Lic. Fernando Benítez, encargado de esta función y realiza ventas a
nivel nacional
GERENCIA:
Sra. Mariana Solórzano, encargada de cumplir y tomar las
decisiones de la empresa.
VENTAS:
Sr. Marcelo Benítez, encargado de hacer ventas externas y de la
coordinación de las importaciones (pide proformas para futuras
compras con plazos de duración, mejorando así los precios del
mercado y poniendo en consideración ante la presidencia, luego se
ejecuta la compra mediante la autorización respectiva); el Ing. Víctor
Núñez se encuentra como soporte técnico en ventas.
CONTABILIDAD:
El Contador CPA Lic. Alfredo Torres: quien se encuentra bajo la
modalidad de honorarios, y sus auxiliares de planta.
Los auxiliares de contabilidad son:
1. Ligia Elena Benítez, Auxiliar Contable 1 (hermana)
58
2. Sandra Vilaña, Auxiliar Contable 2 (sin parentesco)
3. Mercedes Solórzano 3 (tía)
4. Maria Solórzano 4 (tía)
5. Andrés Velasco – mensajero (sin parentesco)
El equipo de auxiliares que son de planta. Dentro de sus funciones
tiene la elaboración de estados financieros mensuales y anuales;
interpretación y análisis de los mismos, ya que cualquier momento
que la Junta General de Socios solicita, uno de ellos, tiene la
obligación de entregárselos a la fecha y hora indicada.
Aux. Contable 1:
Srta. Ligia Elena Benítez, encargada de registrar los ingresos y
egresos al sistema, revisión de facturas de compras y ventas, roles
de pago, elaborar borradores de impuestos, revisar los anexos de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, revisar documentación de
respaldo de las operaciones de la empresa si ésta se encuentra
incompleta o faltase algo.
Aux. Contable 2:
Srta. Sandra Vilaña, encargada de los inventarios, actualmente está
unificando y actualizando ítems similares con mismas
características, pero con diferentes nombres, tiene un stock de 5.000
a 6.000 ítems que subir al sistema.
Aux. Contable 3:
Sra. Mercedes Solórzano, encargada de la Caja del Almacén
(ventas). Hace los Arqueos respectivos cuando designa día y hora el
contador, es decir lo realizan cada dos meses.
59
Aux. Contable 4:
Sra. María Solórzano, encargada de entregar mercadería y registrar
en pedidos de entradas y salida de bodega (temporal por jubilarse).
Mensajería:
Sr. Andrés Velasco, se encarga de cobros de los clientes, depósitos
bancarios, abrir el almacén, trámites para la empresa.
Limpieza:
Sra. de limpieza, trabaja a tiempo completo en la casa de la gerente
Sra. Mercedes Solórzano con su afiliación y paga independiente a la
empresa, pero que va hacer el aseo de la empresa una vez por
semana.
Como personal ocasional esta el Asesor Externo Tributario
contratado como honorarios es el Ing. Mauricio Carrera, que parte de
su convenio es visitar a la empresa pasando un mes.
Servicio Técnico de Equipo de Oficina, esta a cargo el Sr. Frank
Cruz, quien cuida la calidad y garantía de los activos en el momento
que lo requieren la empresa.
3.4 MERCADO
Los mercados que tiene la empresa esta en su mayoría en Quito
con una filial pequeña en Cuenca. Su mercado se extiende así:
60
3.5 CLIENTES
Dentro de las ventas cubre:
• Nacionales 100%
• Privado 65%
• Público 35%
• En las ventas locales se trabaja así:
Ventas: contado 50%, Crédito 50%
3.6 PROVEEDORES
• Nacionales 60%
• Exterior 40%
• En las compras locales se trabaja así:
Compras: contado 20%, Crédito 80%
3.7 F O D A
3.7.1 Fortalezas
• Tiene la Representación de algunos proveedores del exterior
en el Ecuador.
• Tiene stock suficiente para dar satisfacción a sus clientes en
calidad, cantidad y tecnología.
• Todos los directivos y empleados que trabajan para
Tecompartes conocen el producto, lo que vende y en un
momento cualquier persona podría hacer ventas.
• Tiene excelentes precios dentro de la competencia
• Realiza licitaciones reales de stock y tecnología actualizada y
no conocida en el país.
61
3.7.2 Oportunidades
• Gracias al prestigio de las marcas, se puede hacer los
despachos del producto a tiempo para cumplir con todos los
tiempos estimados de entrega.
• Nuevos mercados por medio de clientes antiguos
• Gama de productos que cubre las necesidades del mercado.
3.7.3 Debilidades
• No tiene Manual dentro de la empresa
• En la empresa no tiene control interno
• Falta de procedimiento contables y de control
• Control no eficaz de los inventarios
3.7.4 Amenazas
• Estabilidad del país (políticas cambiantes).
• En el sector público, el sistema de los aranceles; ventas con
pagos tardíos; falta de conocimiento del producto por parte de
quienes reciben.
• La competencia desleal en el país en la línea de repuestos
electrónicos.
• Los productos chinos de mala calidad que prefiere la gente
por el precio mas bajo.
3.8 POLÍTICAS
Actualmente no existe un estado sistematizado de políticas.
A continuación se detalla las políticas existentes:
62
Para compras:
� En las compras a crédito se trabajará con el 80% de sus
clientes.
� En las compras de contado 20% (importaciones) con sus
proveedores.
Para ventas:
� A crédito con el 20%
� En las de contado con el 80%
Políticas Contables
� Todo bien de propiedad de la empresa debe ser registrado al
momento de la compra a su costo original
� Ningún documento contable puede ser movilizado fuera de la
compañía.
3.9 SISTEMA CONTABLE
En este momento están actualizando el inventario con el fin de tener
la información desde el 1 de enero del 2009, actualizada en su
codificación de mercadería para un mejor manejo de su contabilidad,
reflejada en sus ventas.
El método que se utiliza en los activos fijos para su depreciación es
de línea recta, y es ejecutado por la Auxiliar Contable 1, y se espera
general futuro lo haga el sistema.
El plan de cuentas tiene uno de 6.000 ítems que se espera después
de la actualización no sobrepase de los 5.000, pero por el momento
63
funciona y trabajan con el que tiene, se entiende que una vez
unificado los ítems del inventario y la contabilidad se lo actualizará
desde enero del 2010.
64
CAPÍTULO IV
4. Propuesta: MANUAL DE CONTABILIDAD PARA LA
EMPRESA TECOMPARTES CIA. LTDA.
4.1 INTRODUCCIÓN
La propuesta tiene como finalidad constituir una guía que contenga
procesos y mecanismos financieros como una herramienta de
gestión empresarial a través del manejo efectivo y eficaz de los
recursos que conforman la empresa, que resuma las operaciones de
la compañía, describiendo las funciones y responsabilidades que
cada empleado tiene dentro de la organización.
El Manual de Contabilidad permite orientar a la empresa para ser
una organización adaptable y flexible al cambio, hacia la calidad que
dispone de información administrativa y financiera para la toma de
decisiones.
La finalidad de entregar información a tiempo es la que pretende
actualizar los procesos de la compañía, constituyendo una guía de
procedimientos de control interno de consulta y capacitación tanto
para los empleados actuales como para el personal nuevo,
comprometiéndose para cumplir con las responsabilidades
asignadas a cada cargo.
La información de gerencia debe ser garantizada siendo completa,
adecuada y veraz; si mejoramos la fluidez de la información creamos
la responsabilidad de su difusión y de mantenerlo actualizado,
siendo los usuarios del presente todos los empleados involucrados
en cada uno de los procesos.
65
Dentro de un Manual de Contabilidad puede generar cambios de los
integrantes y responsabilidades compartidas en todos los niveles de
la organización, creando cambios radicales con estrategias
gerenciales basándose en información económica financiera capaz
de afrontar los retos de la competencia, asegurando la segregación
de las funciones adecuadas para evitar conflictos y la duplicación de
trabajo dentro y fuera de la empresa.
4.2 BASE LEGAL
Tecompartes esta constituida con autonomía y capacidad legal y
administrativa, permitiéndole cumplir con su misión y finalidad que
es la comercialización y representación de productos electrónicos
.en el mercado del país
Tecompartes es una empresa que funciona desde 1994, siendo una
empresa con gran experiencia en el mercado ecuatoriano, de gran
trayectoria competitiva, que esta domiciliada en la ciudad de Quito,
cuyo RUC es 1791287231001, líder en el mercado de la electrónica.
El capital es de S/. 1.000.00 dólares, son cinco socios, y se
encuentra ubicado en la ciudad de Quito, en la calle Plaza N.21 y
Ramón Roca en el sector norte de esta ciudad.
4.3 OBJETIVOS
4.3.1 Objetivos Generales
Contribuir a mejorar la calidad de vida de la sociedad, facilitando
elementos o productos con los mejores estándares de calidad y
economía.
66
4.3.2 Objetivos Específicos
1. Ser competitivos, ofrecer un excelente servicio de atención al
cliente.
2. Ser empresa Líder en el área de la electrónica.
3. Estar siempre con la tecnología de punta.
4.4 ÁMBITO DE APLICACIÓN
El Manual de Contabilidad debe ser obligatorio en las empresas
dentro de su área contable usualmente se hace y en todas las que
estén relacionadas a compras y ventas de productos, artículos,
suministros y servicios, como es el caso de Tecompartes Cía. Ltda.,
que vende productos de electrónica.
4.5 POLÍTICAS
Caja
Mensualmente se hace un arqueo de caja
Debe hacerse los depósitos diarios
La persona responsable elabora el respectivo reporte diario
Los reportes de caja deben cuadrar con dineros y depósitos diarios.
Los sobrantes en caja al efectuar arqueos
Bancos
Se debe conciliar mensualmente cada banco los nacionales e
internacionales.
Las chequeras deben ser revisadas si la numeración es consecutiva.
67
No se deberá emitir cheques al portador o en blanco
Para girar un cheque, éste contendrá todos los datos completos sin
dejar espacios vacíos.
Los cheques de Gerencia serán debidamente autorizados por el
Gerente
El responsable de llevar bancos tendrá al día sus saldos y cuando se
lo pida será de forma inmediata.
Activos Fijos
La depreciación de los activos fijos será por el método de línea recta,
la empresa designará el valor del 2% al valor residual
Se dará un mantenimiento previo a los activos fijos antes de concluir
el periodo contable para esa cuenta determinada
Cuentas por Cobrar
Se dará crédito a los clientes por plazo no mayor a 30 días; el crédito
será autorizado por el Gerente y documentado
Las cuentas deberán se revisadas periódicamente
Emitir un informe diario de cuentas por cobrar, actualizándose con
sus respectivos abonos (depósitos) y respaldos contables como
comprobantes de Ingreso.
El cliente que no hubiere comprado las especificaciones del producto
correcto, podrá cambiarlo por otro de la misma línea.
68
Compras
La planificación arqueo de los pedidos se realizarán en base a la
revisión histórica de compras y pedidos especiales.
Los pedidos se realizarán a proveedores que consten en base de
datos de proveedores actualizada, en caso de ser nuevo proveedor
se procederá a calificarlo (volúmenes de oferta, precios, épocas de
producción)
En la negociación se acordarán previamente los precios en base al
precio del mercado local, reconociendo adicionalmente la calidad del
producto, condiciones de pago, tiempo y lugar de entrega.
Al momento de la recepción del producto deberá realizar el control
de la calidad y cantidad en presencia del proveedor
El producto identificado como “no conforme” al momento de la
entrega recepción se procederá a la devolución inmediata o a la
renegociación dependiendo del producto
Ventas al Detal
Las ventas al detal: los productos deberán pasar por la caja para su
facturación
El responsable de Caja y atención al cliente deberá ingresar el
código de barras de los productos al sistema de facturación
Se debe imprimir la factura o nota de venta a crédito o en efectivo.
Se debe cobrar en efectivo el valor que consta en la factura o nota
de pedido.
69
El cliente firma para constancia del crédito en la nota de venta o
factura.
El cliente recibe el original de la factura o nota de venta impresa y la
copia para archivo.
Ventas de Bodega por Mayor.
En las ventas al mayor se verifica en el sistema de stock de
existencia.
El responsable de bodega recepta el pedido emitido por el vendedor
El responsable de ventas elabora la proforma o factura de venta.
El documento anterior tiene una validez de 30 días de acuerdo con
la política de la empresa.
Entrega la factura o proforma para ser preparada y ser despachado
Proveedores
El Proveedor entregará la mercadería acompañada de la factura con
requisitos del Servicio de Rentas Internas.
Se entregará la factura al departamento de contabilidad para su
respectivo registro.
Se debitará a las respectivas cuentas de proveedores sus abonos o
cancelaciones.
70
4.6 SISTEMA CONTABLE
4.6.1 Plan de Cuentas (Anexo N. 1)
La empresa cuenta con un plan de cuentas que fue revisado y es
adecuado para sus necesidades, el mismo que se presenta en el
anexo 1.
4.6.2 Análisis de las Cuentas Específicas
71
C A J A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Activos Elaborado por:
SUBGRUPO: Corrientes Página:
Fecha de Revisión CUENTA: CAJA Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 1.1.1
DESCRIPCION: Se capta los ingresos por conceptos de las ventas de materiales, para posteriormente depositar en la cuenta corriente y transferirlos en la cuenta de Tecompartes
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN Ingresos de dinero en efectivo
Egresos de dinero en efectivo
Se caracteriza en el movimiento de dinero en efectivo
. . Los sobrantes en caja al El faltante en caja efectuar arqueos al efectuar el arqueo
EJERCICIOS DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 1.1.1.01 Caja 1.000
1.1.4.2 Cuentas por Cobrar 1.000
V/ Pago de clientes: Sr. Fabián Cajas, según facts. 210 a 251
CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 1.1.2.2.01 Bancos 3.500 1.1.1 Caja 3.500 V/ Ventas del mes de enero 2009
72
CONTROL INTERNO DE CAJA
1. Dentro del personal que atiende en caja, el cajero debe estar
con garantía de fidelidad. 2. En los movimientos bancarios los días anteriores y
posteriores a los estados financieros debe tener revisiones extraordinarias.
3. Todos los arqueos de caja deben ser periódicos y sin previo aviso a la persona responsable.
4. Para el control del efectivo se deberá evaluar el riesgo, diseñando pruebas adicionales para todas las eventualidades que se presenten.
5. Los cajeros depositan a diario los valores en las cuentas bancarias de la empresa siendo la vigencia de su saldo generalmente será de un día, y el respaldo es el deposito bancario; el cheque u otros documentos por cobrar deben registrarse de inmediato en la cuenta respectiva de la empresa.
6. Para tener un control de una muestra podemos hacer una comparación de Ingresos de Caja con los depósitos realizados, transferencias a la cuenta de documentos por cobrar y el estado de cuenta de clientes confirmados, con el fin de cuadrarlos.
7. Para indicar un formato de Arqueo de Caja ( Anexo 9)
B A N C O S
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Activos Elaborad o por:
SUBGRUPO: Corrientes Página:
Fecha de Revisión CUENTA: BANCOS Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 1.1.2.2
DESCRIPCION: Esto debe llevar un auxiliar contable por cada banco y realizar conciliaciones bancarias, además está constituido por fondos mantenidos por cuentas corrientes nacionales a la vista y son de disponibilidad inmediata, si tiene saldo acreedor el banco le hace un sobregiro en la cuenta corriente a favor del banco y la cuenta será sobregiros bancarios por pagar
73
DÉBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN
- Ingresos de dinero cheques o transferencias de dinero con crédito a las cuentas que originan.
- Egresos de dinero en efectivo, cheques o transferencias de dinero con débito a las respectivas cuentas.
- Se caracteriza en el movimiento de dinero en efectivo, cheques, transferencias y notas de debito y crédito.
- Por anulación de cheque girados y no cobrados.
- Valor de notas recibidas y debitos solicitados.
- Por el valor de notas de crédito recibidas o créditos solicitados .
EJERCICIOS DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 1.1.2.2.01 Bancos 3.500 2009 1.1.1 Caja 3.500 V/ Deposito en el Banco por Ventas del mes CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2.1.2.4.01 Proveedores 2.500 2009 1.1.2.2.01 Bancos 2.500
V/ Pago a proveedores (sumitec) todo lo facturado del mes
CONTROL INTERNO DE BANCOS
1. Los cruces con estados de cuenta de clientes y de cheques por efectivizar es una manera rápida de control
2. Entregar cheques cruzados 3. Comprobar depósitos inmediatos 4. Responsabilizar de custodias de chequeras 5. Realizar mensualmente la conciliación bancaria 6. Dentro de las conciliaciones periódicas podemos pedir cortes
de cuentas especiales. 7. Para indicar un formato de Conciliación Bancaria ( Anexo 8)
74
A N T I C I P O S
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Activos Elaborado por:
SUBGRUPO: Corrientes Página:
Fecha de Revisión CUENTA: ANTICIPOS Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 1.1.4.2
DESCRIPCION: Cuando las cuentas por cobrar son liquidadas en un periodo de un año, contado desde la fecha del balance general. Se tiene valores pendiente de cobro originados en anticipos o préstamos al personal, cheques protestados, venta de bienes, valores depositados en exceso en la cuenta de Tecompartes.
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN
- Por el valor depositado en la cuenta de la Cía.
- Por devoluciones en exceso en la Cuenta de la Cía.
- Se caracteriza por tener valor de cobro siendo su registro en abonos o cancelaciones por medio de depósitos o cheques
- Por el valor de cheques devueltos por insuficiencia de fondos o mal girados
- Por abonos o cancelaciones de cheques protestados o mal girados.
- Por anticipo de sueldos entregados a empleados
- Por las cancelaciones de anticipos de sueldos entregados al personal
EJERCICIOS DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Ene 2009 1.1.4.2 Anticipos 550 1.1.2.2.01 Bancos 550 V/ Anticipo concedido de honorario CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Ene 2009 1.1.1 Caja 550 1.1.4.2 Anticipos 550 V/ Cancelación anticipo concedido
75
CONTROL INTERNO DE ANTICIPOS
1. Los anticipos se puede cruzar con estados de cuenta de empleados 2. Obtener saldos con un control individual 3. Realizar conciliaciones mensuales.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Activos Elaborado por:
SUBGRUPO: Corrientes Página:
Fecha de Revisión CUENTA: ANTICIPOS I. Renta
Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 1.1.9.6.03
DESCRIPCION: Registra las retenciones que le han realizado a la entidad por servicios prestados. Después de realizar anualmente la liquidación del impuesto a la renta si existe un sobrante dicho valor se mantendrá en un auxiliar identificado con el año que corresponda.
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN - Cuando el valor del impuesto anticipado que se grava a la Cía., por concepto de impuesto a la renta retenido en la fuente por terceros.
- Se acredita por la liquidación anual que efectúe la Cía., por impuestos del Período.
- Se caracteriza por la liquidación del impuesto a la renta y se lo hace anualmente.
EJERCICIOS
DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 1.1.2.2.01 Bancos 2.120 1.1.9.6.03 Anticipo Impto a la Renta 120
4.1.1 Comisiones Ganadas 2000
2.1.04.007 IVA en Ventas 240 V/reg de comisiones ganadas
76
FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2.1.3.1.01 Impuesto a la Renta por Pagar 120 2009 1.1.9.6.03 Anticipos Imp. Renta 120
V/ Cancelación anticipo del Impuesto a la renta como impuesto pagado por anticipado
CONTROL INTERNO DE ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA
1. Se requiere siempre Llenar formularios 2. Es necesario un registro de anexos 3. Se debe realizar el cruce de información con facturas
MUEBLES Y ENSERES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Activos Elaborado por:
SUBGRUPO: No Corrientes Página:
Fecha de Revisión CUENTA: MUEBLES Y ENSERES Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 1.2.2.1.06
DESCRIPCION: Se registra el valor de los muebles de oficina adquiridos por la entidad para ser utilizados por la misma. Se encuentran sujetos a depreciación en 10 años. Se lleva registro de inventarios permanente clasificados por grupos homogéneos tomando en cuenta los años, meses, días a depreciarse en el periodo, siendo depreciación acumulada y el saldo de libros actualizando periódicamente
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN
- Por el valor de adquisición de los activos.
- Por el valor de costo cuando se vendan o se den de baja.
- Se caracteriza por ser un activo fijo que se deprecia de acuerdo con el tiempo de vida útil.
77
EJERCICIOS
DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Ene 2009 1.2.2.1.06 Muebles y Enseres 500 1.1.9.6.01 IVA Compras 60 1.1.2.2.01 Bancos 542
2.1.3.5.03 Ret. Fte por pagar 18
V/compra de muebles Ofic.fact 786 CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Ene 2009 1..2.2.1.03 Deprec. Acum Muebles y Enseres 130
5.2.1.1.04 Pérdida por baja de Muebles y Enseres 20
1.2.2.1.06 Muebles y Ensere 150
V/ Baja de Muebles de Ofic. en mal estado
CONTROL INTERNO DE MUEBLES Y ENSERES 1. Es necesario la toma física periódica 2. Se debe codificar a todos los bienes 3. El ingreso de facturas a través del costo histórico 4. La conciliación de saldos de inventarios con saldos contables 5. La entrega mediante acta a usuarios custodios
EQUIPO DE OFICINA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Activos Elaborado por:
SUBGRUPO: No Corrientes Página:
Fecha de Revisión CUENTA: DEP. AC EQ/OFIC
Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 1.2.2.3.03
78
DESCRIPCION: Registra el valor de depreciación de los activos fijos depreciables de acuerdo con las normas y porcentajes vigentes, esta cuenta registra valores de las provisiones destinadas a cubrir la pérdida del valor de los activos con efecto de desgaste producido por su utilización, funcionamiento y obsolescencia técnica, con excepción de terrenos.
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN - Por el valor de ajuste por venta si es dado de baja.
- Por el valor acumulado de la depreciación de acuerdo con el uso
- Se caracteriza por ser una cuenta que indica el valor del desgaste del activo fijo y el valor real que se va actualizando.
EJERCICIOS DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 5.2.1.1.27 Gto. Deprec. Equipo de Oficina 60 1.2..2.3.03 Depr.Acu.Eq Of 60 V/ Reg Deprec Eq de Oficina CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 1.2.2.3.03 Deprec.Acum Equipo de Oficina 60 1.2.2.1.03 Equipo de Oficina 60
V/ Baja de Equipo de oficina completamente depreciado en mal estado.
CONTROL INTERNO DE DEPRECIACION ACUMULADA DE EQUIPO DE OFICINA
1. Abrir registro de cada activo fijo 2. Mediante el método de línea recta hacer sus cálculos. 3. Conciliación de valores con saldos contables.
79
PROVEEDORES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Pasivos Elaborado por:
SUBGRUPO: Corrientes Página:
Fecha de Revisión CUENTA: PROVEEDORES Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 2.1.2.4
DESCRIPCION: Incluye todas las deudas con proveedores, tales como facturas y todo por pagar, por la compra de bienes o servicios recibidos no cancelados de contado.
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN
- Por abono o la cancelación de valores adeudados con crédito a la cuenta de bancos.
- Por el valor adeudado de los servicios recibidos o de los bienes comprados con debito a las cuentas respectivas.
- Se caracteriza por el valor de los servicios recibidos o de los bienes comprados con debito a las cuentas respectivas.
EJERCICIOS DEBITOS
FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 5.2.1.1.41 Gto útiles de Oficina 200 1.1.9.6.01 IVA Pagado 24 2.1.2.4.54 Proveedores 200 2.1.3.5.04 Ret Fte por Pagar 24 V/ compra útiles de oficina fact 156 CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 2.1.2.4.54 Proveedores 176 1.1.2.2.01 Bancos 176
V/ baja de muebles de oficina en mal estado.
80
CONTROL INTERNO DE PROVEEDORES
1. La adquisición en base de ofertas calificadas 2. Se requiere base de datos de proveedores 3. Es necesario el comité de adquisición calificada oferta 4. Debe existir condiciones de compra – venta 5. Tener mínimo tres proformas
CAPITAL PAGADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Patrimonio Elaborado por:
SUBGRUPO: Capital Social Página:
Fecha de Revisión CUENTA: CAPITAL PAGADO
Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 3.1.01
DESCRIPCION: Es el que ha sido efectivamente cubierto por los dueños en la forma establecida en el contrato social o en una reforma de estatutos, en base al cual los propietarios podrán ejercer sus derechos .
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN
- Por devoluciones de Capital.
- Cuando se inicia la compañía se registra el capital de acuerdo con el paquete accionario.
- Se caracteriza por ser la base el primer aporte de los socios de una empresa, a medida que pasa el tiempo se puede ir incrementando con base de sus utilidades y otros
- Por liquidación de la empresa
- Por aumentos de capital luego de cumplir con los reglamentos legales
-
EJERCICIOS DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 1.1.2.2.01 Bancos 900 3.1.01 Capital Pagado 900 (Nombre/propietari) V/ para registrar capital pagado
81
CRÉDITOS
FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 3.1.01
Capital Pagado 900
1.1.2.2.01 Bancos 900 V/ registra la devolución del capital
CONTROL INTERNO DE CAPITAL PAGADO
1. La entrega de aportaciones documentadas que avalice su tendencia y posesión 2. Hacer conciliaciones de saldos contables 3. Acciones transferibles entre socios 4. Tener el número de aportaciones pagadas.
INGRESOS POR VENTAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Ingresos Elaborado por:
SUBGRUPO: Operaciones Página:
Fecha de Revisión CUENTA: INGRESOS POR VENTAS
Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 4.1.1
DESCRIPCION: En esta cuenta se registra todos los expendios o ventas de mercaderías, sean estas al contado o a crédito y las devoluciones en ventas a precio de venta.
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN - Por neto de la cuenta al cierre del ejercicio económico.
- Por emisión de facturas a clientes.
Se caracteriza por ser una cuenta de ingresos, que al final del periodo de la cierra con todas las cuentas de rentas quedan en cero cada una de ellas.
82
DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 2.4.01.44 Proveedores 433.60 1.1.9.6.03 Anticipo Impto a la Renta 14.40 4.1.1 Ing por Ventas 400 2.1.3.5.01 IVA en Ventas 48 V/ reg de comisiones ganadas CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 4.1.01 Ingresos por Ventas 600 5.1.1 Costo de Ventas 400 4.2.1 Utilidad en Ventas 200
V/ para cerrar las cuentas de ingresos y gastos y determinar la utilidad del ejercicio
CONTROL INTERNO DE INGRESOS POR VENTAS
1. Realizar comprobantes de ingreso de caja 2. Control de Ventas a Crédito 3. Control de ingresos con depósito 4. Tener un control a través de registros individualizados 5. Elaborar y llevar un registro de Facturas
GASTO SUELDO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GRUPO: Gastos Elaborado por:
SUBGRUPO: Operacionales Página:
Fecha de Revisión CUENTA: GASTO SUELDO Aprobado por:
DIA MES AÑO CODIGO: 5.2.1.1.04
83
DESCRIPCION: Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales, siendo loa egresos los que incurren en la empresa para cumplir con su actividad principal; los no operacionales son los egresos que no se relacionan en forma directa con la actividad de la empresa, tales como intereses o pérdida en venta de los activos fijos
DEBITO CRÉDITO OBSERVACIÓN - Al registrar el gasto
- Por cierre del ejercicio económico.
- Se caracteriza por ser una cuenta de gasto y por ende siempre van en debe y va al haber únicamente cuando se cierra el Periodo
EJERCICIOS DEBITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 5.2.1.1.04 Gto. Sueldos 700 5.2.1.1.10 Gto. Aporte Patronal 150 1.1.2.2.02 Bancos 635.55 2.1.3.2.03 IESS por Pagar 21,45 V/ reg pago sueldos CRÉDITOS FECHA CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER 31 Enero 2009 4.1.1 Ingresos por Ventas 900 5.2.1.1.04 Gasto Sueldos 700 3.1.03 Utilidad/Ejercicio 200
V/ para cerrar ingresos y egresos determinando la utilidad
CONTROL INTERNO DE GASTOS SUELDOS
1. Hacer pagos hasta el día 5 del mes siguiente 2. Los pagos deben ser a través de rol mensual 3. Previa autorización de la Gerencia
4. Cálculo aplicando el salario unificado
84
4.6.3 Procedimientos y Formularios
FORMULARIOS DE CONTROL DE LAS COMPRAS
Los formularios a de ser utilizados en las compras por la empresa
Tecompartes deben tener un mejor control en cuanto a:
� Selección adecuada de los proveedores
� Pedidos
� Comprobación de precios
� Pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada
de la mercadería.
A continuación se encuentran los formularios:
� Nota de Pedido Compras ( Anexo 2 )
� Orden de compra ( Anexo 3 )
Medidas de control interno para compras
� El valor de las facturas debe corresponder a los precios
cotizados según las órdenes de compra.
� Las cantidades recibidas deben ser igual a las solicitadas
� Todas las compras deberán estar debidamente respaldadas
con los documentos
� Controlar si el pedido de compra ha cumplido su seguimiento
hasta la adquisición del mismo
� Revisar y controlar que la factura del proveedor cumpla con
los requisitos legales para que sea contablemente aceptada y
se proceda a la autorización del pago.
85
PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL DETALLE Y AL POR MAYOR
Este proceso permitirá determinar los responsables y actividades
que se deben desarrollar para efectuar las ventas
FORMULARIOS DE CONTROL A UTILIZARSE EN
PROCEDIMIENTO DE VENTAS
Los formularios que la empresa debe utilizarse para tener un mejor
control de la gestión de ventas son los que a continuación se
muestran:
Medidas de Control Interno para las Ventas
� Se procederá a facturar a crédito unicamente a clientes que
se encuentran calificados y autorizados por el Supervisor de
ventas
� En caso de quejas y reclamos de clientes se anotará en el
Registro de Quejas y Reclamos de clientes y se da el
seguimiento respectivo inmediato, luego se procede a
formular acciones correctivas de acuerdo con la situación.
� En los puntos de venta se acepta la devolución cuando el
producto no cumple con los requerimientos del cliente
respaldándose con la Nota de Crédito.
� El vendedor para realizar las promociones deberá coordinar
con el Gerente procediendo con las actividades del mercado
de acuerdo con un Plan de Marketing establecido.
� El Gerente realizará estudios de mercado para reactivar la
comercialización, lanzamiento de nuevos productos y para la
apertura de nuevos puntos de venta.
� El responsable de ventas al por mayor deben llevar consigo
lista actualizadas de precio y catálogos.
86
� El responsable de ventas al por mayor debe conocer el stock
de productos para la oferta y la negociación por volumen y
formas de pago.
� Una vez realizada la entrega-recepción del producto a entera
satisfacción del cliente, la factura, la nota de entrega-
recepción o la transferencia deben ser firmadas por la
persona que recibe.
� El monto de las ventas depende de las siguientes garantías
presentadas y de la solvencia empresarial demostrada.
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS
Se elabora el procedimiento donde se detallan las actividades que
se llevan a cabo para el manejo de inventario específicamente en
cuanto al ingreso de productos a la bodega.
El ingreso de productos puede darse por:
� Compra de productos
� Devolución de productos por inconformidad (ventas)
PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE INVENTARIOS A BODEGA
� El responsable de Bodega-despachador recepta las
mercaderías en base a la Orden de compra y la factura que
proporcionada por el proveedor (verificará precio, cantidad y
estado de los productos)
� Entrega documentos anteriores proceden a entregar a
contabilidad de la siguiente forma:
Copia 1: Archiva con la documentación
Copia 2: Entrega al responsable de Bodega estado de los
productos)
87
El bodeguero despachador procede a perchar el producto en
la bodega
PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INVENTARIOS (Egreso)
� Este procedimiento identifica las actividades que tienen que
ver con el manejo de inventarios en cuanto se refiere a su
egreso, ya sea a través de la bodega de la empresa.
� El egreso de los inventarios se puede dar por dos razones:
� Venta de productos al detalle y al por mayor
� Devolución de Productos (clientes)
Medidas de Control para el Manejo de Inventarios
Un control de inventarios permite:
� Evitar cumplir pérdidas innecesarias por deterioro u
obsolescencia por exceso de material almacenado.
� Disponer de las existencias de mercaderías necesarias para
cumplir con los requerimientos de los clientes.
� Reducir pérdida física de inventarios
Las medidas de control a tomarse en consideración son las
siguientes :
� Todo producto adquirido deberá ingresar a la bodega.
� Ningún producto podrá ser vendido sin que antes el mismo
haya sido ingresado al sistema de contabilidad
� En ventas al por mayor con contrato, el despacho de
productos se realiza con notas de entrega-recepción
� Ningún producto es vendido o transferido sin los respectivos
documentos legales
88
� En el caso de los clientes internos, el producto será
despachado con transferencias
� La devolución de un producto de venta al detalle únicamente
podrá ser aceptado dentro del mismo día que se emitió la
factura o nota de venta
� En la devolución de productos al por mayor, el cliente lo
realizará al momento que el responsable vendedor proceda a
entregar el producto.
� Llevar un control de productos caducados por cada proveedor
� Cada producto será ubicado de acuerdo con su línea
� Efectuar el inventario físico de productos en forma esporádica
y el inventario global en forma semestral
FORMULARIOS DE CONTROL A UTILIZARSE
Los formularios de control de inventarios, que le permitirá a la
empresa llevar un control de las mercaderías y disponer de insumos
correctos para el ingreso de información al sistema de contabilidad
son:
a) Registro de productos caducados ( Anexo 10 )
b) Nota de Pedido de Ventas ( Anexo 5 )
c) Notas de crédito. ( Anexo 6 )
89
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
� La empresa de Tecompartes no tiene un manual de
Contabilidad de acuerdo con la Ley de Régimen Tributario y
las Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
� En la empresa no existe división de funciones.
� Hace falta la efectividad de controles basados en la integridad
del personal dentro de las normas y conductas del compromi-
so ético, destrezas y competencia de cada uno de los emplea
dos.
� Se ha detectado la necesidad de crear documentos que
faciliten controles y cruces de información para definir
procesos que a través de flujogramas, facilitan la información
y cuadros de descripción de funciones y reportes.
5.2 RECOMENDACIONES
� Se recomienda poner en práctica la propuesta de tener un
Manual de Contabilidad que le permitirá contar con informa-
ción contable con procesos estandarizados y sobretodo incor-
porando controles que requieren constante monitoreo y
actualización.
� Se requiere asignar funciones específicas a cada miembro de
la empresa de acuerdo con la propuesta para distinguir los
procesos contables.
� En la empresa el personal debe mantener actualizadas las
políticas y procedimientos que garantice el perfecto
cumplimiento de estándares de calidad en los controles de
90
procesos de la empresa y eficiencia en la contabilización de
las operaciones.
� Capacitar y actualizar constantemente al personal que está
involucrado en regulaciones fiscales, laborales y tributarias.
� Realizar reportes de cruce de información para controles que
permitan detectar oportunamente las desviaciones que se
presenten en un momento determinado de documentos y
funciones.
V
ANEXOS
VI
ANEXO N. 1
PLAN DE CUENTAS
V
VI
VII
VIII
IX
X
XI
ANEXO 2
NOTAS DE PEDIDO DE
COMPRAS
XII
XIII
ANEXO 3
ORDEN DE COMPRA
XIV
XV
ANEXO 4
LISTA DE PROVEEDORES
XVI
XVII
ANEXO 5
NOTA DE PEDIDO DE
VENTAS
XVIII
XIX
ANEXO 6
NOTAS DE CREDITO
XX
XXI
ANEXO 7
NOTAS DE DEBITO
XXII
XXIII
ANEXO 8
CONCILIACION BANCARIA
Conciliación Bancaria
XXIV
Periodo del al BANCO CUENTA Saldo según estado de Cuenta xxxxx (¨+) Depósito en Tránsito xxxxx Depósito xxxxx Depósito xxxxx Depósito xxxxx ( ´---) Cheque girados y no cobrados xxxxx Cheque xxxxx Cheque xxxxx Cheque xxxxx
SALDO CONCILIADO BANCOS AL xxxxx Saldo en Libros ( `+) Notas de Crédito xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx ( `+) Notas de Debito xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx
SALDO CONCILIADO LIBROS AL xxxxx FIRMA (Asistente) FIRMA ( Gerente) FIRMA ( Contador)
XXV
ANEXO 9
ARQUEO DE CAJA
TECOMPARTES CIA. LTDA. ARQUEO DE CAJA FECHA: ENCARGADO: MONTO ASIGNADO: ULTIMO REEMBOLSO: HORA DE INICIO: HORA DE CONCLUSION
XXVI
REALIZADO POR:
DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN CAJA
Fecha Concepto Beneficiario Documento de Respaldo Valor
TOTAL DOCUMENTOS EXISTENTE EN CAJA
CUADRE EN EFECTIVO
MONEDAS Unidades Total Observaciones Total 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00
TOTAL MONEDAS
BILLETES Unidades Total Observaciones Total 1 5 10 20 50
TOTAL BILLETES RESUMEN:
Total Efectivo ( Documentos, monedas, Billetes )
Valor en Libros
Diferencia Observaciones: Los fondos fueron en mi presencia y me fueron devueltos al culminar el arqueo ENCARGADO DE CAJA CHICA ENCARGADO DE ARQUEO
XXVII
XXVIII
ANEXO 10
REGISTRO DE PRODUCTOS
CADUCADOS
TECOMPARTES CIA. LTDA. REGISTRO DE PRODUCTOS CADUCADOS Fecha: Cliente
Producto Cantidad Valor Observaciones
XXIX
Elaborado por Aprobado por
XXX
ANEXO 11
DOCUMENTOS
REALES DE DE
TECOMPARTES CIA. LTDA.
XXXI
XXXII
XXXIII
XXXIV
XXXV
XXXVI
XXXVII
XXXVIII
BIBLIOGRAFÍA
� BRAVO, Mercedes, Contabilidad General, Séptima Edición,
2007, Quito - Ecuador
� BLANCO LUNA, Yanel. Normas Nacionales e Internacionales
de Contabilidad 2004. Instituto Nacional de Contadores
Públicos de Colombia, Bogotá D.C. 2004
� CUÉLLAR MEJÍA, Guillermo Adolfo. Fundamentos de
Contabilidad Financiera. Un Enfoque Internacional Ciberlibro
2005. www.ucauca.edu.co/~gcuellar
� MALHOTRA, Naresh. Investigación de Mercados. Ed.
Pearson Educación, México, S.A., Cuarta Edición. México,
2004
� DÍAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General. Enfoque
Práctico con aplicaciones informáticas – 1° de- Bog otá D.C.
Pearson Educación de Colombia Ltda. Prentice Hall: 2001
� ZAPATA SÁNCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Séptima
Edición, Quito – Ecuador
� Servicio de Rentas Internas, www.sri.gov.ec.
� Internet : www.google.com.
� MORENO, Joaquin, Contabilidad intermédia, Segunda
Edición, Editorial Continental, México 2002.
