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1 USO EFICIENTE DEL CORREO ELECTRONICO Onofre Alarcón
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USO EFICIENTE DEL CORREO ELECTRONICO
Onofre Alarcón
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The first telegram…
Source: The American Memory collection @ the Library of Congress
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The first telephone call…
Source: American Treasures collection @ the Library of Congress
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QUE ES EL CORREO ELECTRONICO
El correo electrónico (también conocido como email o e-mail) es uno de los servicios más comúnmente usados en Internet
Permite que la gente envíe mensajes a uno o más destinatarios.
El correo electrónico fue inventado por Ray Tomlinson en 1972
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QUE ES EL CORREO ELECTRONICO
Para que el mensaje llegue al destinatario, sólo hay que saber la dirección.
Las dos ventajas principales sobre el "correo de papel" son: la rapidez con la que se envía el correo electrónico
(es prácticamente instantáneo) y el bajo costo (incluido en el costo de una conexión a
Internet). Se puede usar para enviar en forma instantánea
un mensaje a varias personas y al mismo tiempo.
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DIRECCIONES DE CORREO ELECTRONICO
Las direcciones de correo electrónico son dos cadenas separadas por el carácter "@" ("arroba"): usuario@dominio
A la derecha se describe el nombre del dominio involucrado y a la izquierda se hace referencia al usuario que pertenece a ese dominio.
Para cada dominio corresponden uno o más servidores de correo electrónico (los registros MX en el Sistema de Nombre de Dominio .
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DIRECCIONES DE CORREO ELECTRONICO
Una dirección de correo electrónico puede tener hasta 255 caracteres y puede incluir: Letras minúsculas de la A a la Z; Dígitos Los caracteres ".","_" y "-" (punto final, subrayado y guión)
En la práctica, una dirección de correo electrónico es algo similar a esto: [email protected]
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DIRECCIONES DE CORREO ELECTRONICO
Al elegir la dirección: Empresa
• Outlook • Correo web
Dirección de correo • Evitar acentos o caracteres especiales • Evitar nombres ofensivos • La dirección nos representa
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COMO FUNCIONA EL CORREO ELECTRONICO
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COMO FUNCIONA EL CORREO ELECTRONICO
e mail
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COMO FUNCIONA EL CORREO ELECTRONICO
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EL CLIENTE DE CORREO ELECTRONICO
Entrante, Entrada, Bandeja de entrada: Representan la casilla de correo principal que recibe correos electrónicos.
Enviados, Bandeja de salida, Salida: Éstas son las copias de los mensajes que se enviaron.
Eliminados, Papelera: La papelera contiene los correos electrónicos eliminados. Cuando los correos electrónicos se encuentran en la papelera todavía se pueden recuperar. Para borrarlos definitivamente, es necesario vaciar la papelera.
Carpetas: La mayoría de los clientes guardan los correos electrónicos en carpetas en el disco duro.
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CAMPOS DEL CORREO ELECTRONICO
• De: Su dirección de correo electrónico. Para: Este campo se utiliza para la dirección de correo electrónico del destinatario.
• Asunto: Es el título que el destinatario ve cuando quiere leer el correo electrónico. Debe ser breve pero suficiente para describir el contenido del mensaje
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CAMPOS DEL CORREO
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En la barra de título aparece el nombre del mensaje. Si estamos creando un mensaje nuevo aparece Mensaje sin título.
La barra de menús contiene las operaciones estándares de Outlook, agrupadas en menús desplegables
La barra estándar contiene las típicas funciones que se ofrecen en el entorno Windows, como por ejemplo abrir, guardar, imprimir,etc
CAMPOS DEL CORREO
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CAMPOS DEL CORREO
La barra de formato o estilo contiene las opciones más utilizadas y comunes para dar formato al texto del mensaje escrito, como por ejemplo el estilo de la fuente, el tamaño, la sangría del texto, el color, etc.
La barra de Dibujo contiene iconos útiles para insertar elementos gráficos (dibujos, imágenes, etc) al mensaje.
La barra de herramientas que contiene opciones propias de los mensajes de correo electrónico
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CAMPOS DEL CORREO ELECTRONICO
CC (copia carbón): este campo permite que un correo electrónico se envíe a una gran cantidad de personas al escribir las direcciones respectivas separadas por comas.
CCO (copia carbón oculta): Es una CC excepto que el receptor no vea la lista de personas en el campo CCO.
Mensaje: Es el cuerpo del correo electrónico . Archivos Adjuntos, Adjuntos: Se puede adjuntar un
archivo a un correo electrónico especificando su ubicación en el disco duro.
Firma: Si el cliente del correo electrónico lo permite, generalmente se puede configurar una firma,unas pocas líneas de texto que se agregarán al final del documento
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CAMPOS DEL CORREO ELECTRONICO
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CAMPOS DEL CORREO ELECTRONICO
Nuevo, Redactar, Escribir: Escribe un mensaje nuevo. Borrar, Eliminar, Quitar: Borra un mensaje. Almacenar, Guardar, Copias de Seguridad, Borradores: Copia el
mensaje en un lugar más seguro. Imprimir: Imprime el mensaje. Responder: Envía un mensaje de respuesta al remitente (a veces
incluye su propio mensaje en el cuerpo del documento, con cada línea precedida por el símbolo ">" y "Re:" seguido por el asunto elegido como título para mostrar que es una respuesta. El botón Responder a todos hace posible que se envíe una respuesta al remitente y también a todos los que hayan sido colocados como destinatarios o con copia.
Reenviar: Reenvía el mensaje a otra persona haciendo saber que el mensaje proviene de usted. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado.
Redirigir, Transmitir: Reenvía un mensaje a alguien dejando saber de dónde se envió originalmente. El asunto generalmente está precedido por Fwd: para indicar que es un mensaje reenviado
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NORMAS DE EDUCACION: NETIQUETTE
Netiquette (una contracción de las palabras "Net" y "etiquette") se refiere al conjunto de reglas que rigen el comportamiento correcto en Internet con el fin de respetar a los demás y ser respetados.
Actúan como pautas de cortesía y conducta apropiadas para que todos los usuarios puedan actuar respetuosamente con los demás
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NORMAS DE EDUCACION: NETIQUETTE
Se ha desarrollado un conjunto de normas conocidas como: Políticas de Uso Aceptable - Acceptable Use Policies (AUPs)-, que corresponden al conjunto de normas para el uso de la red de una organización
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NORMAS DE EDUCACION: NETIQUETTE
Gritos: NO GRITE. Utilizar Mayúsculas en todo el mensaje no solo es considerado irritante, sino que hace el mensaje dificil de leer. Use minúsculas y mayúsculas en forma normal.
Direcciones. Asegúrese de que su mensaje esté direccionado a la persona a la cual quiere enviarlo.
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NORMAS DE EDUCACION: NETIQUETTE
Confidencialidad. Un mensaje electrónico puede ser fácilmente retransmitido a otras personas. Por lo tanto, evite incluir en su email información sensible. Normalmente no basta con borrar el mensaje, pues puede quedar registrado en archivos de respaldo (Backup) Un mensaje antiguo puede ser encontrado.
Quien lo Envía. Asegúrese de que un mensaje solicitando hacer algo potencialmente indiscreto, realmente proviene de la persona que dice enviar el email. Recuerde que existe la posibilidad de que la persona sea suplantada.
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NORMAS DE EDUCACION: NETIQUETTE
Vigile su Tono. Tenga cuidado del tono en todo lo que escriba. Lo que podría aparecer gracioso o razonable en una conversación, podría sonar agresivo, abrupto, o maleducado en email. Por su facilidad de uso, al escribir un mensaje de correo electrónico no se pone la misma atención que se pondría a una carta. Es recomendable releerlo y estar seguro de su contenido antes de enviarlo.
El Tono de Otros. Lea cuidadosamente lo que otros escriben. Recuerde, además, que la persona al escribir el mensaje pudo estar en circunstancias diferentes a las actuales y esto podría cambiar el contexto del mensaje.
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NORMAS DE EDUCACION: NETIQUETTE
Contenido Adecuado. Evite utilizar términos vulgares. Recuerde que está poniendo sus comentarios en papel electrónico y que no puede controlar en manos de quién pueden caer sus comentarios, ni que su mensaje pueda quedar archivado por tiempo indefinido.
Discreción. No envíe ningún mensaje que usted no enviaría en una carta. Si tiene intenciones de comunicar chismes o rumores o va a ser indiscreto evite hacerlo por email. Mejor aún, no lo haga.
Cadenas de Cartas. Evite las cadenas de cartas, también conocidas como pirámides, que lo invitan a participar obteniendo recompensas..
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NORMAS DE EDUCACION:al enviar mensajes
Indique el asunto del mensaje con claridad en el campo "Asunto”
Envíe correos electrónicos únicamente a las personas que estén involucradas
Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje Si se deben adjuntar documentos al mensaje,
tenga en cuenta los destinatarios
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NORMAS DE EDUCACION:al enviar mensajes
Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo necesario para volver a leerlo..
Asegúrese de identificarse y dejar información de contacto al final del mensaje
Uso de emoticonos (smileys):para mensajes no profesionales
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NORMAS DE EDUCACION: al recibir mensajes
Cuando haya leído un mensaje, decida inmediatamente dónde guardarlo
Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos
Respete la privacidad de los mensajes que recibe
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CORREO ELECTRONICO: seguridad
Asegurarnos de que proviene de alguien que conocemos
En caso de dudas es preferible eliminarlo No está bien regulado: numerosos vacíos
legales Contraseña segura:
– Al menos seis dígitos – Mayúsculas y minúsculas – Caracteres especiales -%,”,&..-
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Qué hacer con nuestros correos
CORREO ELECTRONICO: seguridad
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Primera solución
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Es una solución… ?
? ? ?
? ?
No resuelve todos los problemas… … y puede
crear otros nuevos!
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Segunda solución…
[…también conocido como el ‘do-nothing’ approach]
Una opción más realista
• Convertirlos y guardarlos en formatos standard
• PDF? • TIFF? • RFC 2822/Plain text? • XML?
Otros aspectos a considerar
Los archivos indexados? La Ley de Protección de Datos Cómo almacenar y archivar a largo
plazo
El futuro del correo Cambios en el interface de los e-mail
Nuevas aplicaciones Funciones alternativas de búsqueda
Tecnologías alternativas Mensajes instantáneos SKYPE RSS (Really Simple Syndication) Forums de discusión Blogs, wiki’s, texting…
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CORREOS: Outlook
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CORREOS: Terra
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CORREOS: Telefónica
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CORREOS: Yahoo
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CORREOS: Hotmail
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CORREOS: Gmail
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CORREO: seguridad
No abrir si la dirección es desconocida
Tener una buena clave o contraseña
Al menos seis caracteres
Minúsculas y mayúsculas
Poner caracteres especiales
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CORREO: Spam Cuesta tiempo y dinero
La inmensa mayoría de los correos basura cosas géneros sin el más mínimo valor, engañosos y más o menos fraudulentos
Es material demasiado impresentable como para anunciarlo en medios respetables donde deberían pagar por anunciarse
No existe forma humana (ni mecánica) de evitarlo por completo.
Se pueden apuntar una serie de sugerencias, que si bien no nos evitarán por completo el correo basura, lo harán disminuir.
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CORREO: Spam Si aparece la dirección electrónica o postal, teléfono, fax o lo que sea, del spammer, se les puede contestar diciéndoles que nos borren de sus listas
Mandarles un correo con un mensaje de error, como si esa dirección no existiese.
Escribir al proveedor de acceso a Internet del spammer, denunciando sus acciones
Filtrar todo el correo entrante. Muchos de los clientes de correo más extendidos están dotados de la posibilidad de especificar direcciones de correo de las cuales no se aceptará ningún mensaje.
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Bloquear la dirección del remitente No dejar nuestra dirección en los grupos
de noticias de Usenet y las listas de distribución.
Ayudarnos de los repetidores de correo anónimos, que nos permiten participar en las noticias de Usenet y escribir correos sin que aparezca nuestro nombre o dirección de correo auténtica
CORREO: Spam
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• Incluir la dirección de correo en una imagen, en formato gif o jpg, de manera que cualquier lector humano sea capaz de reconocerla, mientras que les pasará inadvertida a los robots automáticos
CORREO: Spam
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CORREO: seguridad No abrir si la dirección es deconocida
Tener una buena clave o contraseña
Al menos seis dígitos
Minúsculas y mayúsculas
Poner caracteres especiales
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Cómo encontrar correos
http://people.yahoo.com/
http://www.bigfoot.com/
http://www.iaf.net/
http://search.infospace.com
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CORREO: firma automática Las firmas deben ser lo más concisas posible: menos de 5 líneas No deben ser ficheros anexos ni contener publicidad ni otra información de caracter publicitario. Que en la firma la primera linea sea -- (dos guiones), son caracteres entendidos por muchos servidores automáticos (servidores de listas etc) como el comienzo de la firma. Así por ejemplo un firma podria ser: - -- - Margarita Fernández
- Responsable de Comunicaciones de la T.I.A.
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CORREO: tamaño de los mensajes
Cuidado con el tamaño de los mensajes.
Incluir largos ficheros Word , Postcript o programas puede hacer:
-que tenga problemas de recepción -consumo de recursos innecesarios al receptor del mensaje.
El correo electrónico debe de ser usado con tamaños de mensajes moderados pues para tamaños grandes es más útil usar FTP.
Consideraciones sobre el correo
Sobre su forma y contenido Comprensibles Formato, dirección Archivos adjuntos Contexto
Sobre el almacenamiento y envío
Sobre las responsabilidades legales
