Управление проектом

Введение в методологиюPRINCE2

PMI Today (Feb. 2006) Project Management Institute (PMI®) говорит:

“…the PMBOK® Guide is intended to help practitioners recognize the generalprocess of project management practice and the associated input and outputs,” and “due to its general nature and generic application, the PMBOK® Guide is neither a textbook, nor a step-by-step or ‘how-to’ type of reference.”

Мотивация● PMBOK ® Guide является фактическим

признанным стандартом необходимых знаний для управления проектами

● В Великобритании и Европе широко применяется методология PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)

● PRINCE2 не противоречит PMBOK, но уточняет, дополняет и опирается на знания, определенные в PMBOK

● PRINCE2 принят как стандарт в UK● Сертификация по методологии PRINCE2

Фундамент PRINCE2

● Эта методология основана на структурированных процессах

● 7 Принципов● 7 Тем (Themes) - ключевые элементы● Направлена на снижение рисков● Использует те же концепции, как PMBOK, но

позволяет ответить на вопрос: «как применять эти концепции для моего проекта на практике?»

Принципы

● Постоянная мотивация бизнесом● Использование накопленного опыта● Распределение ролей и ответственности● Управление стадиями проекта● Управление исключениями● Нацеленность на продукт● Постоянная адаптация к среде

1. Постоянная мотивация бизнесом

● представляется Business Case Theme● гарантирует, что проект осуществляется в

соответствии с бизнес целями, стратегией и ожидаемыми достижениями

2. Использование накопленного опыта

● уроки осмысливаются, документируются и используются при управлении проектом в течении всего жизненного цикла

3. Распределение ролей и ответственности

● гарантируется привлечение к проекту нужных людей и полное понимание всех участников их роли и ответственности

4. Управление стадиями

● планирование может осуществляться только на предсказуемом и управляемом уровне

● проект планируется, отслеживается и контролируется на каждой стадии, определяя контрольные точки на важнейших этапах проекта

5. Управление исключениями

● PRINCE2 строго ограничивает меру ответственности для каждой команды исполнителей на основе оценки возможностей (классический треугольник),

● времени, ● стоимости ● содержания

для полного успеха добавляя учет ● качества, ● рисков, ● возможных достижений

6. Нацеленность на продукт

● успех проекта оценивается результатом, а не деятельностью

● PRINCE2 подчеркивает необходимость строгого определения требуемого результата (deliverables определяется как products) и способах его получения

7. Постоянная адаптация к среде

● проект не может управляться по строгим формулам

● процессы (Processes) и темы (Themes) должны адаптироваться к текущим ситуациям (исключая роботизацию управления)

Меры (6 факторов)

● время● стоимость● содержание● качество● достижения (benefits - value been delivered)● риск - предел возможностей учета рисков

(risk tolerance в PMBOK)

Ключевые элементы (Themes)

● Business Case● Organization● Plans● Progress● Risk● Quality● Change

Соответствие областям знаний в PMBOK

1. Business Case

● Является мотивацией для проекта и формулирует требования

● представляет ожидаемые достижения (benefits) из результатов (deliverables) проекта - проверяются Project Board вначале и на каждом этапе проекта

● проект должен быть остановлен, если мотивация пропадает по каким-либо причинам

● PRINCE2 различает:

– outputs - продукты, результаты проекта (deliverables)

– outcomes - изменения, которые связанные с результатами

– benefits - измеряемые улучшения, связанные с изменениями

2. Organization

● Проекты выполняются в рамках определенной организации

● Организация назначает контролирующий орган Project Board для принятия решений, например, по финансированию проекта

● Менеджер проекта подчиняется и отчитывается перед этим органом

● Менеджер и Project Board определяют и контролируют роли и ответственности всех членов команды, участвующих в проекте

3. Plans

● Планы являются основой для построения информационной системы управления проектом

● Планирование играет важнейшую роль в достижении успеха проекта

● Планирование осуществляется по строго определенным шагам, определяемым ожидаемыми результатами (deliverables) проекта

4. Progress

● Отслеживание хода работ

● контроль за ваполнением плана

● принятие решений

● Цели:

– проект реализует требуемый продукт необходимого качества

– проект осуществляется по расписанию и в рамках бюджета

– остается соответствующим Business Case

– осуществляется на приемлемом уровне риска

5. Risk

● проект выполняется в условиях гораздо менее определенных, чем регулярные работы

● для управления рисками разрабатывается специальный план - стратегия управления рисками

(Risk Management Strategy)

6. Quality

● система контроля за качеством обеспечивает удовлетворенность потребителя продуктом/результатом проекта

● нефункциональные требования качества формируются из описания продукта, которое предоставляется менеджером для утверждения контрольной комиссией (Project Board)

7. Change

● управление изменениями заключается в оценке потенциальных изменений, их важности, стоимости и влиянию на Business Case.

● принятие решений по внесению или отклонению изменений

● PRINCE2 интегрирует управление изменениями с управлением конфигурацией, что позволяет контролировать создание необходимых продуктов

PRINCE2 стадии ~ фазы PMBOK

Процессы PRINCE2

● Start Up a project (SU)● Directing a Project● Initiating a Project (IP)● Controlling a Stage (CS)● Managing Product Delivery (MP)● Managing a Stage Boundary (SB)● Closing Project (CP)

Start Up a project (SU)

● выполняется до начала работ по проект● формулируются цели● создается Project Board● оцениваются необходимые ресурсы для

первой стадии Inintiating a Project (IP)

Directing a project

● выполняется в течении всего жизненного цикла

● определяет полномочия Project Board● взаимодействует и направляет другие

процессы● определяет критерии окончания стадий

проекта с учетом Business Case● это единственный процесс для Project Board,

осуществляемый через взаимодействие с менеджером проекта

Initiating a project (IP)

● осуществляется один раз в жизненном цикле● определяется способ управления проектом ● Project Initiation Document (PID)● PID определяет критические элементы и

требуемые для осуществления проекта ресурсы для согласования с Project Board

Controlling Stage (CS)

● ежедневные операции менеджера проекта– авторизация работ

– планирование работ

– приемка и оценка

– внесение изменений

– оценка состояния проекта

– анализ и отчетность

– реализация указаний Project Board

Managing Product Delivery (MP)

● часть системы авторизации– распределение работ

– осуществление работ

– отчет о выполнении работ

– проверка выполнения

– проверка соответствия выполнения работ стандартам, установленным для проекта

Managing a Stage Boundary (SB)

● осуществление перехода из одной стадии проекта к следующей

● проверка завершения стадии● отчет для Project Board● план перехода к следующей стадии● уроки предыдущей стадии

Closing Project (CP)

● передача организации результатов проекта● уроки и накопленный опыт● введение продукта в эксплуатацию и оценка

удовлетворенности потребителя

Особая роль и ответственностьProject Board

● осуществляет связь между– бизнесом

– пользователями

– поставщиками

● формируется в начале проекта● контролирует выполнение проекта и

качество продукта● определяет изменения и утверждает

принятие решений

Принятие решений на основеBusiness Case

● Участники– Business executive

– Project manager

● Project Board оценивает Business Case● Business Case является критерием

получения требуемых достижений (benefits) по окончании проекта

PDB

● Product Breakdown Structure = Work Breakdown Structure in PMBOK

● цель - продукт, а не процесс● Product Descriptions:

– зачем?

– что использовалось?

– источники материалов и ресурсов

– ожидаемый окончательный вид продукта

– критерии оценки

– альтернативные решения

Work Package

● Рабочее задание для выполнения и достижения одного или нескольких результатов (deliverables)

● содержит Product Descriptions● определяет ограничения (времени,

стоимости и т.д), риски, средства и др.● является интерфейсом между менеджером и

исполнителями задания● представляет контракт для аутсорсинга

Issue Management

● Никакая информация не должна быть потеряна

● используйте – Daily Log

– Issue Register

– Issue Report

● важно для контроля качества● выполняется во время CS (Controlling a

Stage)● планирует не учтенные работы

Change Control and Configuration Management

● Позволяет снизить риски● определены в Change Theme через

Configuration Management Strategy● PRINCE2 предлагает

– Configuration Item Records

– Project Support

● является необходимой составляющей полной (ISO 9001) системы управления качеством

Quality Review

● Специальный документ оценки качества экспертом

● Шаги и ресурсы, необходимые для достижения необходимых результатов в соответствии с Product Descriptions

Строгость PRINCE2

● PRINCE2 должен применяться в соответствии со средой выполнения проекта

● если пользователи обвиняют методологию в бюрократичности и «бумагомарательстве», то значит они используют PRINCE2 «as-is» без творческого подхода и понимания, как он должен использоваться эффективно

Лучшее из PMBOK и PRINCE2

● Сила PRINCE2 + глубина PMBOK● Сертификация PMI● Сертификация PRINCE2● Используйте PRINCE2

– для собственных подходов к управлению проектом

– как апробированную, дешевую методологию для вашей корпоративной организации

Ссылки

● Managing Successful Projects with PRINCE2. OGC Official. TSO Crown 2009.

● N.Graham. PRINCE2 for Dummies. 2-d Ed. Willey 2010.

● Jay M. Siegelaub How PRINCE2® Can Complement the PMBOK® Guide and Your PMP®, APMG International Accrediting Professionsls