非常勤職員勤務管理 Webサブシステム

（WORKS Webサブシステム）

非常勤職員用操作説明書

暫定版

平成 26 年 9 月

筑波大学総務部職員課

目次

1. はじめに ...................................................................................................................................... 1

1.1 WORKS のユーザ .................................................................................................................. 1

1.2 WORKS による勤務時間管理の流れ ...................................................................................... 1

1.3 Web 出勤簿 ........................................................................................................................... 3

1.4 「勤務時間記録」の構成 ......................................................................................................... 4

1.5 勤務時間記録の確認と承認 ................................................................................................... 6

1.6 日属性と振替......................................................................................................................... 6

1.7 勤務実績確認書 .................................................................................................................... 7

1.8 メールアドレス ........................................................................................................................ 7

2. ログインとログアウト ....................................................................................................................... 8

3. パスワード ................................................................................................................................. 10

3.1 パスワード ............................................................................................................................ 10

3.2 初期パスワード ..................................................................................................................... 10

4. 「雇用契約一覧」画面での操作 .................................................................................................. 12

4.1 雇用契約と Web 出勤簿....................................................................................................... 12

4.2 パスワードの変更 ................................................................................................................. 13

4.3 メールアドレスの登録/変更 .................................................................................................... 14

5. Web 出勤簿の操作 .................................................................................................................... 15

5.1 Web 出勤簿の構成 ............................................................................................................... 15

5.2 勤務時間記録の追加 ........................................................................................................... 16

5.3 勤務時間記録の削除 ........................................................................................................... 21

5.4 勤務時間記録の変更 ........................................................................................................... 23

5.5 勤務時間記録の確認 ........................................................................................................... 25

5.6 Web 出勤簿の初期化 ........................................................................................................... 28

5.7 振替 .................................................................................................................................... 30

5.8 Web 出勤簿の入力/変更期限と過去の Web 出勤簿の参照 .................................................... 33

6. 月ごとの勤務実績の確認 ........................................................................................................... 35

7. 利用上の注意 ........................................................................................................................... 37

－1－

1. はじめに

非常勤職員勤務管理 Webサブシステム（WORKS-Webサブシステム）は，筑波大学非常勤職員

管理システム（WORKS）のサブシステムで，web ネットワーク（インターネットエクスプローラなどのブラ

ウザを使って情報をやり取りするコンピュータネットワーク）を介して，非常勤職員の勤務時間管理を

支援します。

このマニュアルでは，非常勤職員勤務管理 Web サブシステム（WORKS-Web サブシステム）を

「WORKS」とだけ書くことにします。

1.1 WORKS のユーザ

WORKS（非常勤職員勤務管理 Web サブシステム）のユーザは，権限（ユーザが WORKS ででき

る操作）に応じて，次の 3 つのカテゴリに分けることができます。

非常勤職員ユーザ

服務監督者ユーザ

勤務管理員ユーザ

非常勤職員ユーザは次のことができます。

勤務時間記録を入力し，参照する

勤務時間記録を確認する

勤務時間記録の集計（月ごとの勤務時間の合計，使える年休）を参照する

勤務実績確認書を印刷する

メールアドレスを登録し，更新する

勤務管理に関するメールを受け取る

服務監督者ユーザは次のことができます。

非常勤職員が入力した勤務時間記録を参照し，承認する

勤務管理員ユーザは次のことができます。

非常勤職員が入力した勤務時間記録を参照する

非常勤職員に依頼されて，非常勤職員に代って勤務時間記録を入力し，確認する

勤務時間記録の集計（月ごとの勤務時間の合計，使える年休）を参照する

非常勤職員のパスワードの再設定を支援する

非常勤職員が印刷して確認押印した勤務実績確認書を受け取る

1.2 WORKS による勤務時間管理の流れ

日々の勤務時間管理は，WORKS を用いて，およそ図 1.1 のように行われます。

－2－

非常勤職員

勤務時間記録を入力し，確認する

WORKS 服務監督者 部局等管理者

勤務時間記録を参照し，承認する

非常勤職員に代って，勤務時間記録を入力し，確認する

勤務時間記録（勤務時間，年休）を集計する

承認された勤務時間記録を参照する

承認された勤務時間記録を参照する

勤務時間記録の集計結果（勤務時間，年休）を参照する

勤務時間記録の集計結果（勤務時間，年休）を参照する

勤務時間記録の集計結果（勤務時間，年休）を参照する

督促などのメールを送信する

年休付与日に年休を付与し，有効期限が切れた年休を削除する

非常勤職員に代って，勤務時間記録を入力し，確認する

図 1.1 WORKS を用いた日々の勤務時間管理

また，WORKS は，月ごとに勤務時間と使える年休を集計し，勤務実績確認書を作ります。非常

勤職員は，勤務実績確認書を印刷し，確認押印して，勤務時間管理員に提出します（図 1.2 参

照）。

図 1.2 月ごとの勤務時間管理

ひと月間の勤務時間記録（勤務時間，年休）を集計して，勤務実績確認書を作る

非常勤職員 WORKS 勤務時間管理員

勤務実績確認書を印刷する

勤務実績確認書をを参照する

服務監督者

勤務実績確認書をを参照する

勤務実績確認書を確認往診して，提出する

－3－

1.3 Web 出勤簿

WORKS（Web サブシステム）の主要部分は「Web 出勤簿」です。

非常勤職員は日々の勤務実態を Web 出勤簿に入力し，服務監督者はその内容を承認します。

WORKS の画面には，Web 出勤簿が月単位表示されます。1 日から末日（晦日）までの日々の勤

務実態を上から下に向って記入するようになっています。

一日の勤務の様子は，時間帯に分けて，勤務時間記録を 1つの単位として入力します。「勤務時

間記録」は勤務の様子を記述する基本単位です。例えば，「9 時から 12 時 15分まで通常勤務」し，

「12 時 15 分から 13 時 15 分まで休憩」し，「13 時 15 分から 16 時まで通常勤務」した場合，これら

の時間帯ごとの勤務の様子をそれぞれ勤務時間記録として入力することになります。

Web 出勤簿の画面を図 1.3 に示します。

図 1.3 Web 出勤簿の画面

Web 出勤簿には，労働条件通知書の内容を反映した勤務実態があらかじめ初期設定されて表

示されます。

－4－

1.4 「勤務時間記録」の構成

勤務時間記録は，次の欄（データ）で構成されています。

開始時刻

終了時刻

勤務の別

勤務の別の詳細

理由

メモ

非常勤職員確認

服務監督者承認

開始時刻欄，終了時刻欄には，勤務時間記録が表わす勤務実態の始まりの時刻，終りの時刻を

指定します。指定する時刻の単位は 5 分です。

勤務の別欄で勤務実態が次のどれであるかを指定します。

通常勤務

休憩

時間外勤務

出張

出張 (移動日 )

年次休暇

有給休暇

無給休暇

職務専念義務免除（「職専免」と略称することがある）

休業

就業禁止

欠勤

勤務の別が「有給休暇」の場合は，その内容の詳細を次の中から選んで，勤務の別の詳細欄で

指定します。

一斉休業

忌引き

業務上の負傷又は疾病並びに通勤災害（3 日）

レクレーション

交通機関遅延

選挙権の行使

裁判員等出頭

その他

勤務の別が「無給休暇」の場合は，その内容の詳細を次の中から選んで，勤務の別の詳細欄で

－5－

指定します。

産前休暇

産後休暇

業務上の負傷又は疾病（有給分の 3 日を終了後）

業務上を除く負傷又は疾病

介護休暇

子の看護

子の授乳

生理日

骨髄移植

不妊治療

その他

勤務の別が「職務専念義務免除」の場合は，その内容の詳細を次の中から選んで，勤務の別の

詳細欄で指定します。

労使交渉

人間ドック

妊婦健診

産後健診

妊婦休息

妊婦時差出勤

その他

勤務の別が「休業」の場合は，その内容の詳細を次の中から選んで，勤務の別の詳細欄で指定

します。

育児休業

育児部分休業

介護休業

介護部分休業

その他

勤務の別が「時間外勤務」の場合は，その理由を記入する理由欄が表示されますので，必ず記

入します。理由欄を空白のままにしておくことは認められません（当該「時間外勤務」勤務時間記録

の入力を完了することができません）。

通常勤務，休憩以外の勤務の別の勤務時間記録には，メモ欄がついています。メモ欄は，非常

勤職員と服務監督者 /勤務時間管理員とのコミュニケーションのための欄です。この欄は自由に使う

ことができます（任意のメッセージを記入することができます）。

－6－

1.5 勤務時間記録の確認と承認

非常勤職員が，自分が入力した勤務時間記録について，その内容を今後変更しない，これで確

定と決めることを「確認」と言います。

非常勤職員は，確認した勤務時間記録の非常勤職員確認欄に「確認済」（を表わすデータ）を

記入します。

非常勤職員が確認した勤務時間記録を服務監督者が認めることを「承認」と言います。非常勤職

員が確認していない勤務時間記録は服務監督者による承認行為の対象になりません。服務監督者

は非常勤職員確認欄が「確認済」になっている勤務時間記録についてだけ，承認するかどうかを判

断します。

勤務時間記録を承認すると，服務監督者は服務監督者承認欄に「承認済」（を表わすデータ）を

記入します。

1.6 日属性と振替

日属性とは，非常勤職員にとって，その日が「勤務すべき日」か，「休むべき日」か，そのいずれで

もない日を区別するデータです。

日属性には，次の 3 つがあります。

所定勤務日： 労働条件通知書で「勤務すべき日」となっている日

所定休日： 労働条件通知書で「休むべき日」となっている日

所定平日： 労働条件通知書で「勤務すべき日」「休むべき日」のいずれにもなっていない

日

「所定平日」は便宜上 WORKS で定めた言葉です。奇異に感じるかもしれませんが，明確に説明

するためにあえて使うことにします。

所定勤務日と定められている日と所定休日と定められている日，所定勤務日と定められている日

と所定平日を交換することができます。

この交換を「振替」と言います。

所定勤務日と所定休日を振り替えた場合，振替後は，振替前の所定勤務日が所定休日，振替

前の所定休日が所定勤務日とみなされるようになります。

所定勤務日と所定平日を振り替えた場合，振替後は，振替前の所定勤務日が所定平日，振替

前の所定平日が所定勤務日とみなされるようになります。

所定勤務日と所定平日を振り替えた場合，振替後に所定勤務日とみなされるようになった日（振

替前，所定平日であった日）の労働条件は，労働条件通知書で定めた所定勤務日と同じになりま

す。

－7－

1.7 勤務実績確認書

勤務実績確認書は，非常勤職員の勤務実態を月単位で集計したものです。

非常勤職員は，Web サブシステムから自分の勤務実績確認書を参照することができます。

Web ブラウザの印刷機能を使って勤務実績確認書を印刷することもできます。

勤務実績確認書には，次のデータが記載されています。

（月の）初日から月末（月途中の場合は本日）までの毎日の勤務時間記録

通常勤務，休憩以外の勤務時間記録（時間外勤務など）の一覧

割増率ごとの勤務時間数の合計

使用した年次休暇（日数，時間数）

今後使うことができる年次休暇（日数，時間数）

1.8 メールアドレス

非常勤職員は自分のメールアドレスを WORKS に登録することができます。

登録するメールアドレスに制約はありません。非常勤職員が日常使うメールアドレスが最適です。

WORKS にメールアドレスを登録している非常勤職員に対しては，勤務時間記録の入力や確認

が遅れた際，そのことを知らせるメール（督促メール）が送られます。

督促メールを送る以外に WORKS に登録されたメールアドレスを使うことはありません。

登録されている非常勤職員のメールアドレスを別のユーザが参照する画面は WORKS にはありま

せん。

－8－

2. ログインとログアウト

インターネットエクスプローラ（Internet Explorer）などのブラウザを立ち上げ，以下の URLにアク

セスすると，次のような「ログイン」画面が表示されます。

https://hkinmu.sec.tsukuba.ac.jp/

図 2.1 「ログイン」画面

「ログイン」画面には，WORKS のすべてのユーザに共通の「お知らせ」が表示されます。

「ログイン」画面で，非常勤職員 ID とパスワードを入力して，[ログイン]ボタンをクリックすると，次の

ような「雇用契約一覧」画面が表示されます。

図 2.2 「雇用契約一覧」画面

「雇用契約一覧」画面の「お知らせ」領域には，ログインしたユーザに応じたお知らせが表示され

ます。

－9－

「雇用契約一覧」画面の右上にある[ログアウト]をクリックすると，WORKS での処理を終了し，ロ

グアウトします。ログアウトとは，ユーザ ID とパスワードを使ってログインしてから続けてきた処理を終わ

りにすることです。

－10－

3. パスワード

3.1 パスワード

パスワードは，次の制約の範囲内で，ユーザが自由に決めることができます。

半角の英字，または半角の数字，または半角の記号（「#」「%」「&」など）からなる文字列

英字は大文字と小文字は区別する（別の文字とみなす）

文字列の長さは 8 文字以上 20 文字以下

1 個以上の英字を含む

1 個以上の数字を含む

パスワードはユーザが勝手に決めます。ユーザが決めたパスワードは本人以外誰も知りません。ユ

ーザが自分のパスワードを忘れたとき，そのパスワードをおしえることができる人はいません。したがっ

て，救済する方法がなく，破棄して，新しく設定する以外，道がありません。

非常勤職員がパスワードを忘れたときは，勤務時間管理員にその旨を伝えてください。勤務時間

管理員は非常勤職員本人であることを確認してから，初期パスワード（3.2 節参照）を使ってログイン

できるように設定してくれます。

このあと，初期パスワードでログインし，自分で決めた新たなパスワードを設定してください。

パスワードを一定回以上連続して間違って入力すると，自動的にパスワードが無効になります。こ

の場合も勤務時間管理員に相談してください。勤務時間管理員は，非常勤職員が本人であること

を確認し，初期パスワードから使い始め直すことができるように，パスワードをリセットすることが出来ま

す。

3.2 初期パスワード

初期パスワードは

初めて WORKS にログインするときに使う

ユーザが（自分だけしか知らない）パスワードを忘れたとき，それまでのパスワードを棄てて，

新たにパスワードを設定し直すとき，ログインするために使う

パスワードを一定回以上連続して間違って入力しパスワードが無効になったときにログイン

するために使う

だけの特別なパスワードです。

初期パスワードはユーザごとにあらかじめ決められており，ユーザ ID とともに，勤務時間管理員か

ら配布されます。

ユーザは初期パスワードを変更することができません。また，原則として，勤務時間管理員が初期

パスワードを変更することもありません。

初期パスワードを使ってログインしたときは，初期パスワードを (通常使う)パスワードに変更しなけれ

ばなりません。パスワードを変更しなければ，それから先の操作はできません。

－11－

初期パスワードも，パスワード同様，他人に知られないよう，厳重に管理してください。

万一，初期パスワードを他人に知られる可能性が生じたときは，初期パスワードを変更しますので，

勤務時間管理員にその旨を伝えてください。

WORKS Web システムを初めて使うときは，「ログイン」画面（図 1.1 参照）で，非常勤職員 ID と

初期パスワードを入力し，[ログイン]ボタンをクリックします。すると，次のような「初期パスワード変更」

画面が表示されます。

図 3.1 「初期パスワード変更」画面

この画面は初期パスワードをパスワード（通常使うパスワード）に変更するための画面です。この画

面で，初期パスワード，パスワード，確認用の同じパスワードを入力し， [変更 ]ボタンをクリックします。

すると，画面が図 3.2 のような「初期パスワード変更直後」画面に変わります。

初期パスワードを変更してから後は，「初期パスワード変更」画面で入力したパスワードがログイン

用のパスワードとして使えるようになります。

画面にある[雇用契約一覧へ]ボタンをクリックすると，「雇用契約一覧」画面（図 2.2参照）が表示

されます。

図 3.2 「初期パスワード変更直後」画面

－12－

4. 「雇用契約一覧」画面での操作

「雇用契約一覧」画面（図 4.1，図 2.2 と同じ）には，ログインした非常勤職員の雇用契約と，この

画面で使える機能を表わすボタンおよびリンクが表示されています。

図 4.1 「雇用契約一覧」画面

「雇用契約一覧」画面には，次の操作ボタンおよびリンクが配置されています。

出勤簿： Web 出勤簿を操作する

パスワード変更： パスワードを変更する

メールアドレス変更： メールアドレスを登録，変更する

ログアウト： ログアウトする（WORKS の操作を終了する）

4.1 雇用契約と Web 出勤簿

雇用契約は，非常勤職員と筑波大学が年度ごとに交わす労働契約で，1つの雇用契約は 1つの

労働条件通知書に対応しています。

「雇用契約一覧」画面には，ログインした非常勤職員のすべての雇用契約が，雇用年度の降順

に（雇用年度のより大きな雇用契約がより上に），1 行に 1 つずつ表示されます。非常勤職員が過去

に勤務しているときは，それらの過去の雇用契約もすべて表示されます。

雇用契約ごとに Web 出勤簿が作られています。Web 出勤簿に勤務時間記録を入力するときは，

雇用契約を選んで，その雇用契約（の行）に配置されている [出勤簿 ]ボタンをクリックします。

1 人の非常勤職員が同じ年度内に複数の部署で働いている場合は，同一年度に 2 行以上の雇

用契約が表示されます。所属部署と雇用期間で雇用契約を識別してから，その行に配置されている

[出勤簿 ]ボタンをクリックしてください。

雇用契約の「雇用状況」欄（図 4.1 参照）には，ログインした日が雇用契約期間中かどうかに応じ

て，次の 4 つの値（文字列）のうちのどれかが表示されます。

雇用中： ログインした日が雇用期間中（現在，その雇用契約で働いている）

満了： ログインした日が雇用契約の雇用満了日（雇用契約を交わす際に決めた雇用の

－13－

最終日）を過ぎている（過去に働いていた雇用契約）

終了： ログインした日が雇用終了日（何らかの理由で雇用満了日以前に雇用が中止された

日）を過ぎている（過去に働いていた雇用契約）

未開始： ログインした日が雇用開始日より前（これから働くことになっている雇用契約）

また，雇用契約に表示されている「雇用契約 ID」（図 4.1 参照）は，WORKS が雇用契約を区別

（識別）するために用いている番号です。

Web 出勤簿の操作については，5 節で詳しく説明します。

4.2 パスワードの変更

パスワードを変更するときは，「雇用契約一覧」画面（図 4.1）の右上にある[パスワードの変更 ]ボタ

ンをクリックします。すると，次のような「パスワード変更」画面が表示されます。

図 4.2 「パスワード変更」画面

この「パスワード変更」画面の「旧パスワード」欄にログインしたときのパスワード（現在のパスワード），

「新パスワード」欄に変更後のパスワードを入力し，さらに，確認のため「新パスワード (確認用 )」欄に

変更後のパスワードをもう一度入力して， [変更 ]ボタンをクリックします。

－14－

4.3 メールアドレスの登録 /変更

メールアドレスを登録 /変更するときは，「雇用契約一覧」画面の右上にある [メールアドレス変更 ]

ボタンをクリックします。すると，次のような [メールアドレスの変更 ]画面が表示されます。

図 4.3 「メールアドレスの変更」画面

メールアドレスをまだ登録していないときは，図 4.3 の「メールアドレスの変更」画面のように，「現在

のメールアドレス」欄に何も表示されません。

この状態で，「新メールアドレス」欄に登録するメールアドレスを入力し，確認のため同じメールアド

レスを「新メールアドレス (確認用 )」欄に入力して[変更 ]ボタンをクリックすると，そのメールアドレスが

登録されます。

メールアドレスがすでに登録されているときは，そのメールアドレスが「現在のメールアドレス」欄に表

示されます。

このメールアドレスを変更するときは，「新メールアドレス」欄に登録するメールアドレスを入力し，確

認のため同じメールアドレスを「新メールアドレス (確認用 )」欄に入力して [変更 ]ボタンをクリックしま

す。

－15－

5. Web 出勤簿の操作

「雇用契約一覧」画面の雇用契約一覧から，操作する雇用契約を選択し，その行にある [出勤簿 ]

ボタンをクリックすると，（その雇用契約に）対応する「Web 出勤簿」画面（図 5.1）が開きます。

図 5.1 「Web 出勤簿」画面

5.1 Web 出勤簿の構成

Web 出勤簿は月ごとに管理されています。

雇用契約を選んで [出勤簿 ]ボタンをクリックしたときに表示されるのはそのときログインした日を含

む月の Web 出勤簿です。

上から下に向かって，1 日（ついたち）から末日（みそか，晦日）まで勤務の様子が表示されます。

スクロールすることで画面に表示される日を移動させることができます。

左上にある[今日 ]ボタンをクリックすると，当日（ログインしている日）の位置に一気にスクロールす

ることができます。

[前月へ]をクリックすると，ひと月まえの Web 出勤簿が表示され，[翌月へ]をクリックすると，ひと月

あとの Web 出勤簿が表示されます。

1 日の勤務の様子は時間帯ごとの「勤務時間記録」で書き込みます（入力します）。

1 日あたり最大 12 個の勤務時間記録を書き込むことができます。図 5.1 では 1 日あたり 6 個の勤

務時間記録しか表示されていませんが，7 個以上必要になったときは，スクロールボタンが現れて，

使われているすべての勤務時間記録が見えるようになります。

－16－

Web 出勤簿には，労働条件に応じた勤務時間記録があらかじめ初期設定されています。

5.2 勤務時間記録の追加

勤務時間記録を追加するときは，[追加 ]ボタンをクリックします。

図 5.1 の Web 出勤簿で，「3 月 11 日の 10:30 から 11:30 まで，選挙権の行使のため，有給休

暇をとる」という例で説明します。

図 5.1 では「3 月 11 日」が見えていませんが，スクロールして，図 5.2 のように「3 月 11 日」を操作

できるようにします。

図 5.2 「3 月 11 日」が表示されている Web 出勤簿

図 5.2 の画面には，3 月 11 日が「所定勤務日」であり，

「9:00 から 12:15 まで通常勤務」

「12:15 から 13:15 まで休憩」

「13:15 から 16:00 まで通常勤務」

すべき日であるということが，これら 3 つの勤務時間記録で記述されています。

勤務時間記録は開始時刻の昇順に並べられています。

「3 月 11 日の 10:30 から 11:30 まで，選挙権の行使のため，有給休暇をとる」という内容の勤務

時間記録を追加するために，「3 月 11 日」の行の右端にある[追加 ]ボタンをクリックします。すると，

「勤務時間記録 追加」ウィンドウが表示されます。

「勤務時間記録 追加」ウィンドウで，時間帯の開始時刻欄をクリックすると，次のような時刻を入

力するための選択リストが表示されます。

－17－

図 5.3 時刻を入力するための選択リスト

この選択リストで，時間欄の「10」をクリックし，分欄の「30」をクリックすると，次の図のように，開始

時刻欄に「10:30」が入力されます。

※午前 5 時より前の時刻は入力できません。

図 5.4 「勤務時間記録 追加」ウィンドウで「10:30」が入力された

同様にして，終了時刻欄に「11:30」を入力します。

続いて，「勤務時間記録 追加」ウィンドウの「勤務の別」の入力欄をクリックします。すると，次のよ

うな勤務の別の選択リストが表示されます。

－18－

図 5.5 勤務の別の選択リスト

この選択リスト（勤務の別を選択するリスト）にある「有給休暇」をクリックして， [決定 ]ボタンをクリック

します。

すると，図 5.6 のような，勤務の別の詳細を選択する選択リストが表示されます。

図 5.6 勤務の別の詳細の選択リスト

勤務の別の詳細の選択リストにある「選挙権の行使」をクリックすると，勤務の別欄に，図 5.7 のよう

に，「選挙権の行使」という勤務の別の詳細が追加されます。

－19－

図 5.7 「選挙権の行使」が勤務の別の詳細として入力された

次に[決定 ]ボタンをクリックします。すると，「10:30から 11:30まで選挙権を行使するための有給休

暇」勤務時間記録が作られて，図 5.8 のように表示されます。

図 5.8 3 月 11 日に「10:30 から 11:30 まで有給休暇」勤務時間記録が追加された

「10:30 から 11:30 まで」は「9:00 から 12:15 まで」の一部なので，「9:00 から 12:15 まで通常勤

務」勤務時間記録が，「9:00 から 10:30 まで通常勤務」勤務時間記録と「11:30 から 12:15 まで通

常勤務」勤務時間記録に分割され，それらの勤務時間記録に間に「10:30から 11:30まで有給休暇」

勤務時間記録が挿入されます。

－20－

3 月 11 日に，さらに，「18:30 から 19:30 まで，委員会資料作成のため，時間外勤務」をするとい

う勤務時間記録を追加することにします。

「時間外勤務」勤務時間記録の場合は，なぜ時間外勤務をするのかという理由を「理由」欄に必

ず書き込まなければなりません（入力しなければなりません）。理由が書き込まれていない勤務時間記

録を追加することはできません。

次のように操作します。

(1) 3 月 11 日の行の右端にある[追加 ]ボタンをクリックする

(2) 「勤務時間記録 追加」ウィンドウが表示されるので，「開始時刻」欄に「18:30」，「終了時

刻」欄に「19:30」を入力する

(3) 「勤務の別」欄に「時間外勤務」を入力する

(4) 「理由」欄に「委員会資料作成のため」と入力する

このように操作したあとの「勤務時間記録 追加」ウィンドウの様子を図 5.9 に示します。

図 5.9 「18:30 から 19:30 まで時間外勤務」勤務時間記録が入力された

図 5.9 で[決定 ]ボタンをクリックすると，「18:15 から 19:30 まで時間外勤務」勤務時間記録が作ら

れて，図 5.10 のように表示されます。

－21－

図 5.10 「18:30 から 19:30 まで時間外勤務」勤務時間記録が追加された

5.3 勤務時間記録の削除

追加した勤務時間記録には[削除 ]ボタン（赤い丸の中に×印があるボタン）がついています。

[削除 ]ボタンがついている勤務時間記録は削除することができます。

5.2 節で追加した「有給休暇」勤務時間記録，「時間外勤務」勤務時間記録には [削除 ]ボタンが

ついているので（図 5.10 参照），削除することができます。

図 5.10 の「通常勤務」勤務時間記録，「休憩」勤務時間記録には [削除 ]ボタンをついていません。

ということは，「通常勤務」勤務時間記録，「休憩」勤務時間記録は削除できないことを意味していま

す。

所定勤務日の「通常勤務」勤務時間記録，「休憩」勤務時間記録は追加する勤務時間記録で

上書きすることはできますが，削除することはできません。

3 月 11 日の「有給休暇」勤務時間記録を削除する例を説明します。

3 月 11 日の「有給休暇」勤務時間記録の[削除 ]ボタンをポイントすると（カーソルを合わせると），

図 5.11 のように，「削除」と書かれた「説明」が表示されるので，この操作で[削除 ]ボタンであることを

確認できます。

－22－

図 5.11 [削除 ]ボタンをポイントしたときに表示される「説明」

「有給休暇」勤務時間記録の[削除 ]ボタンをクリックすると，図 5.12に示すような確認を要求するメ

ッセージボックスが表示されます。

図 5.12 勤務時間記録の削除の確認を要求するメッセージボックス

このメッセージボックスの[OK]ボタンをクリックすると，「有給休暇」勤務時間記録が削除され，「有

給休暇」勤務時間記録で上書きされていた部分の「通常勤務」勤務時間記録が復活します（図

5.13 参照）。

－23－

図 5.13 「有給休暇」勤務時間記録が削除され，「通常勤務」勤務時間記録が復活した

5.4 勤務時間記録の変更

勤務時間記録に書き込まれている

理由（文字列）

メモ（文字列）

確認済かどうか（チェックボックス）

は個別に変更することができます。

ただし，

開始時刻

終了時刻

勤務の別

勤務の別の詳細

を個別に書き換えることはできません。

勤務時間記録の内容を個別に変更するときは，勤務時間記録の左上にある [変更・確認 ]ボタン

（鉛筆のようなアイコン）をクリックします。

5.2 節で追加した「時間外勤務」勤務時間記録のメモ欄に「委員会は 3 月 13 日に開催」と追加

する例を説明します。

3 月 11 日の「時間外勤務」勤務時間記録の [変更･確認 ]ボタンをクリックすると，図 5.14 に示すよ

うな，「勤務時間記録変更」ウィンドウが表示されます。

－24－

図 5.14 「勤務時間記録変更」ウィンドウ

この「勤務時間記録変更」ウィンドウの「理由」欄，「メモ」欄，「本人確認」欄を書き換え，[変更 ]ボ

タンをクリックすることで，勤務時間記録の内容を変更することができます。

3 月 11 日の「時間外勤務」勤務時間記録の「メモ」欄に「委員会は 3 月 13 日に開催」と書き込む

ときは，図 5.15 のように入力して，[変更 ]ボタンをクリックします。

図 5.15 「メモ」欄に「委員会は 3 月 13 日に開催」と書き込んで[変更 ]をクリックする

－25－

5.5 勤務時間記録の確認

非常勤職員は，勤務日のできるだけ早い時間に勤務時間記録を「確認」してください。非常勤職

員が「確認」した勤務時間記録だけが服務監督者による「承認」の対象になります。「確認」されてい

ない勤務時間記録は「承認」の対象になりません。

非常勤職員本人が「確認」していない勤務時間記録は，濃い文字で表示され，[確認 ]ボタンが付

いています。

図 5.16 の 3 月 11 日の勤務は次の 4 つの勤務時間記録で記述されています。

9:00 から 12:15 までの「通常勤務」

12:15 から 13:15 までの「休憩」

13:15 から 16:00 までの「通常勤務」

18:30 から 19:30 までの「時間外勤務」

これらの 4 つの勤務時間記録は，濃い文字（太字）で表示され，[確認 ]ボタンが付いています。し

たがって，すべて「未確認」（確認されていない状態）であることが分かります。

図 5.16 3 月 11 日の 4 つの「確認されていない」勤務時間記録

勤務時間記録は，

1 つずつ個別に「確認」することも，

1 日分の勤務時間記録を一度に「確認」することも

できます。

－26－

まず，図 5.16 の「18:30 から 19:30 まで時間外勤務」勤務を例にとって，個別に「確認」する方法

を説明します。

図 5.17 は，「18:30 から 19:30 まで時間外勤務」勤務時間記録の[確認 ]ボタンがポイントされて，

「本人による確認」という内容の「説明」が表示されている様子です。

この[確認 ]ボタンをクリックすると，この勤務時間記録が「確認済」状態になり，図 5.18 のように，や

や淡い文字で表示され，[確認 ]ボタンが消えます。

これで，この勤務時間記録を「確認」する操作は完了です。

図 5.17 [確認 ]ボタンをポイントして「本人による確認」を表示

図 5.19 「確認」されてやや淡い表示になった「時間外勤務」勤務時間記録

勤務時間記録の[変更･確認 ]ボタンをクリックして「勤務時間記録変更」ウィンドウを表示させ，この

ウィンドウで「確認」することもできます。

図 5.14 の「勤務時間記録変更」ウィンドウで，「本人確認」チェックボックスに印を入れると，この

勤務時間記録（「時間外勤務」勤務時間記録）が「確認」されます「確認済」状態になります）。

－27－

1 日分の勤務時間記録を一度に「確認」するときは，その日の Web 出勤簿行にある[全確認 ]ボタ

ンを使います。

例えば，図 5.20 で，3 月 11 日の行にある[全確認 ]ボタンをクリックすると，図 5.20 のようなメッセ

ージボックスが表示されます。

図 5.20 すべての勤務時間記録を「確認」していいかどうかを尋ねるメッセージボックス

このメッセージの [OK]をクリックすると，この日のすべての勤務時間記録が「確認済」になり，図

5.21 のように，すべての勤務時間記録で，[確認 ]ボタンが消え，やや淡く表示されます。

図 5.21 3 月 11 日のすべての勤務時間記録が「確認」された

服務監督者は，非常勤職員が「確認」した勤務時間記録を「承認」します。

「承認」された勤務時間記録は「確定状態」になり，その後，「承認」された勤務時間記録を非常

勤職員が操作することはできなくなります。

服務監督者が「承認」した勤務時間記録，すなわち，「確定状態」になった勤務時間記録は，完

全に淡く（非常勤職員が「確認」したあとの淡さよりさらに淡く）表示されます。

－28－

3 月 11 日の「時間外勤務」勤務時間記録を非常勤職員が「確認」したあと，この勤務時間記録だ

けを服務監督者が「承認」したときの表示の様子を図 5.22 に示します。図 5.17 と比較すれば明らか

ですが，服務監督者が「承認」して「確定状態」になった勤務時間記録は完全に淡く表示されている

ことを確認してください。

図 5.22 3 月 11 日の「時間外勤務」勤務時間記録が「承認」されて

完全に淡く表示されている様子

「確認」の取消は「勤務時間記録変更」ウィンドウで行います。

勤務時間記録の[変更･確認 ]ボタンをクリックして「勤務時間記録変更」ウィンドウを表示させ，「本

人確認」チェックボックスに入っている印を消します。

「確認」されている勤務時間記録を確認されていない状態に戻すときは，必ず１つずつ操作しま

す。

「確認済」の 1日分の勤務時間記録すべてを一気にもとに戻す（確認されていない状態に戻す）こ

とはできません。

服務監督者が「承認」した勤務時間記録を「確認」されていない状態に戻すことはできませんので

注意してください。

したがって，服務監督者が「承認」してしまうと，そのあと，その勤務時間記録を非常勤職員が変

更したり，削除したりすることはできなくなります。

5.6 Web 出勤簿の初期化

１日分の Web 出勤簿（の行）をまったく操作していない最初の状態（労働条件通知書の内容にも

とづいて Web 出勤簿が作られたときの状態，初期状態）に戻すことを「1 日分の Web 出勤簿を初期

する」と言います。

服務監督者が「承認」する前であれば初期化できます。

しかし，服務監督者が「承認」した勤務時間記録を 1 つでも含む日を初期化することはできないの

で，注意してください。

－29－

「1 日分の Web 出勤簿を初期する」ときは，その日の行に配置されている [初期化 ]ボタンを｣クリック

します。

図 5.21 で，11 日の 1 日分の Web 出勤簿（の行）を初期化する例を説明します。

この日の 4 つの勤務時間記録はまだ「承認」されていないことに注意してください。

11 日の行にある[初期化 ]ボタンをクリックします。すると，図 5.23 のような初期化していいかどうか

を尋ねるメッセージボックスが表示されます。

図 5.23 初期化していいかどうかを尋ねるメッセージボックス

図 5.23 のメッセージボックスの[OK]ボタンをクリックすると，3 月 11 日の Web 出勤簿の表示が図

5.24 のように変わります。

追加した「時間外勤務」勤務時間記録が消え，「確認」されていた「通常勤務」勤務時間記録，

「休憩」勤務時間記録が「確認済」状態から確認されていない状態（ [確認 ]ボタンが付いた濃い表示）

に戻っていることに注意してください。

図 5.24 初期状態に戻った 3 月 11 日の Web 出勤簿（の行）

－30－

5.7 振替

所定休日と所定勤務日，所定平日と所定勤務日を振り替えるときは， [振替 ]ボタンを使います。

3 月 21 日の所定休日と 3 月 18 日の所定勤務日を振り替える例で説明します。

ます，3 月 21 日の行にある[振替 ]ボタン（図 5.25 参照）をクリックします。

図 5.25 3 月 21 日の行にある[振替 ]ボタン

すると，図 5.26 のような，振替相手の日付を指定する「日属性の振替」ウィンドウが表示されます。

日付入力欄に右端にあるボタンをクリックすると，日付入力を支援するカレンダーが表示されます。

図 5.26 振替相手の日付を指定する「日属性の振替」ウィンドウ

「日属性の振替」ウィンドウで，図 5.27 のように，振替相手の「3 月 18 日」を指定して[振替 ]ボタン

－31－

をクリックします

図 5.27 振替相手の「3 月 18 日」を指定して[振替 ]ボタンをクリックする

すると，3 月 18 日と 3 月 21 日が振り替えられて，図 5.28 のように表示されます。

図 5.28 3 月 18 日と 3 月 21 日が振り替えられた

振替は，所定休日と所定勤務日，所定平日と所定勤務日の間でしかできません。

－32－

振替操作を行うときは，まず，振り替える所定休日，あるいは，所定平日を決めて，その行にある

[振替 ]ボタンをクリックします。

所定勤務日の日の行には[振替 ]ボタンが配置されていません。

次に，表示された「日属性の振替」ウィンドウで振替相手の所定勤務日を指定します。

振替相手に所定平日，所定休日を指定することはできません。

振替を取り消すときは，[振替取消 ]ボタンを使います。

1 組の日（の日属性）を振り替えると，その組の日の Web 出勤簿の行の双方に[振替取消 ]ボタン

が表示されます（図 5.28 参照）。

例えば，3 月 21 日の所定休日と 3 月 18 日の所定勤務日が振り替えられた図 5.28 の画面で，

この振替を取り消すときは，3 月 21 日の[振替取消 ]ボタン，3 月 18 日の[振替取消 ]ボタンのどちら

かをクリックします。

3 月 21 日の行にある[振替取消 ]ボタンをクリックすると，図 5.29 のように，振替の取消を確認する

メッセージボックスが表示されます。

図 5.29 振替の取消を確認するメッセージボックス

振替の取消を確認するメッセージボックスの [OK]ボタンをクリックすると，振替が取り消されて，図

5.30 のように，振替前の状態に戻ります。

－33－

図 5.30 振替が取り消されたあとの画面

5.8 Web 出勤簿の入力 /変更期限と過去の Web 出勤簿の参照

非常勤職員が Web 出勤簿で勤務時間記録を入力 /変更できる期間は，月ごとに設定されていま

す。月ごとの事情で多少の違いがありますが，「翌月の 7 日あたりまで」が 1 つの目安と考えておいて

ください。

例えば，1 月の Web 出勤簿であれば，2 月の 7 日あたりまでが入力 /変更できる 1 つの目安です。

しかし，過去の（月の）Web 出勤簿を参照することはいつまでも可能です。

「Web 出勤簿」画面（図 5.1 参照）にある[前月 ]ボタンを使うと，当該雇用契約の実カレンダー日

より前の月の（すなわち，過去の）Web 出勤簿を参照することができます。

入力 /変更期限が過ぎた（月の）Web 出勤簿では，非常勤職員（本人）による「確認」，服務監督

者による「承認」がなされていることが，図 5.31 のように，○印を用いて明確に表示されます。

－34－

図 5.31 入力 /変更期限後の Web 出勤簿の「確認済」「承認済」の表示

－35－

6. 月ごとの勤務実績の確認

月ごとに，1 日から実カレンダー日までの勤務実績（勤務時間の集計，使える年休）を確認するこ

とができます。

過去の月については，その月の 1 日から末日までの実績を確認することができます。

「勤務実績確認」画面には，その月の

勤務時間記録（Web 出勤簿）

申請内容一覧（時間外勤務，有給休暇などの「申請」が必要な勤務時間記録）

割増率ごとの勤務時間の集計

使用した年休と，今後使用できる年休

勤務実績を確認するときは，「Web 出勤簿」画面にある [勤務実績の確認 ]ボタンを使います（図

5.1 参照）。

「Web 出勤簿」画面にある[勤務実績の確認 ]ボタンをクリックすると，図 6.1，図 6.2 のような，「勤

務実績の確認」画面が表示されます。

図 6.1 は「勤務実績の確認」画面の先頭部分，図 6.2 は，スクロールすると現れる「勤務実績の

確認」画面の末尾部分です。

図 6.1 「勤務実績の確認」画面（先頭部分）

－36－

図 6.2 「勤務実績の確認」画面（末尾部分）

「勤務実績の確認」画面の内容は印刷することができます。

「勤務実績の確認」画面の右上にある[印刷 ]をクリックすると，図 6.3 に示すような「印刷」ウィンドウ

が開きます。（ブラウザが Internet Explorer の場合）

図 6.3 「印刷」ウィンドウ

「印刷」ウィンドウの [印刷する]ボタンをクリックすると，「勤務実績の確認」画面の内容が印刷され

ます。

印刷時に URL やページ番号などが上下に印刷されてしまう場合は，ブラウザの印刷プレビューを

表示し，設定でヘッダーとフッターを印刷しないようにしてください。（Internet Explorer の場合）

－37－

7. 利用上の注意

WORKS の利用に際しては，次のことに注意してください。

(1) WORKS は午前 7 時から午前 0 時までの間に利用してください。午前 0 時から午前 7 時ま

では利用できません

(2) 毎日の勤務時間記録は，その日のうちに入力し，その日のうちに「確認」してください

(3) やむを得ない事情でその日のうちに勤務時間記録を入力し，「確認」できなかった場合は，翌

日以降のできるだけ早い日に入力し，「確認」してください

(4) 自分で勤務時間記録を入力し，「確認」することができない事情が生じた場合は，勤務時間

管理員に相談してください

(5) 時間外勤務や有給休暇などの申請が必要な勤務時間記録は，早目に入力し，「確認」して，

服務監督者の「承認」をもらってください

(6) パスワードを忘れたときは，勤務時間管理員に連絡し，初期パスワードからログインできるよう

にしてもらってください

(7) 初期パスワードの変更が必要になったときは，勤務時間管理員に連絡し，初期パスワードを

変更してもらってください