Luis David Rodríguez Céspedes ID: 1-1509-0271
Josseline Montero Ortiz ID: 4-0214-0672
Karen Ramírez Campos ID: 4-0213-0140
2014
Análisis de procesos
administrativos Examen Parcial
Universidad Nacional de Costa Rica
PREGUNTAS
1.- ¿Cuál es la diferencia entre una meta y una estrategia como lo define el autor Daft?
Identifique una meta y una estrategia para la Universidad o una organización comunitaria
con la cual usted esté involucrado.- Valor 20 ptos.-
Para iniciar es indispensable conocer, para situarnos ante el concepto, lo que los distintos autores
entienden por “metas y estrategias”.
Una meta organizacional se representa como: “un resultado o punto final hacia el que deben
dirigirse los esfuerzos organizacionales” (Daft, 2011:58). “Las metas son la dirección hacia la
que la organización quiere orientarse y las estrategias definen como llegar a dicho fin. Una
estrategia es un plan para interactuar con el entorno competitivo a fin de alcanzar las metas
organizacionales.” (Daft, 2011: 65)
Michael Porter define estrategia de esta forma: “estrategia es que haría distinta a una
organización en particular brindando una ventaja competitiva. Básicamente la competencia es
destructiva cuando las compañías están compitiendo en lo mismo, esto obliga a la competencia a
gravitar en el precio. Estrategia es la forma distinta de competir creando un valor distinto para el
consumidor permitiendo a la compañía prosperar y lograr una mayor rentabilidad. Estrategia no
es simplemente implementar mejores prácticas, comprar las ultimas maquinas o usar internet para
comunicarte con los clientes. Esto es una necesidad pero no es estrategia, estrategia no es hacer lo
mismo pero mejor, estrategia es hallar un lugar distinto para que la organización de valor. El
verdadero desafío es hacer las dos cosas a la vez; se debe asimilar las mejores prácticas y a la vez
tener claro donde haces la diferencia” (Porter. M (2010) ¿Qué es estrategia? [Vídeo] Disponible
en: https://www.youtube.com/watch?v=0E0e6NqcT0M )
Una meta comprende la misión organizacional la cual incluyen los valores, creencias y su razón
de ser además de los resultados que espera alcanzar por otro lado se puede concluir que el
principal objetivo de una estrategia es alcanzar las metas organizacionales y su diferencia radica
en que la meta es el conocimiento del rumbo de la organización y la estrategia es la forma de
cómo lograrlo. En síntesis podemos decir que la meta es el estado deseado y la estrategia es el
conjunto de acciones que debemos tomar para poder alcanzar este estado.
Metas y Estrategias de la Universidad Nacional.
Podemos identificar que una meta de la Universidad Nacional es la siguiente:
“La Universidad Nacional será reconocida en América Latina y El Caribe por su excelencia
académica, innovación, y proyección social, en los ámbitos local, nacional, regional e
internacional. Sus estudiantes se caracterizarán por poseer una formación humanística integral y
conocimientos, destrezas y habilidades acordes con las necesidades de la sociedad. La oferta
académica será actualizada, pertinente, de calidad, flexible y rigurosa; responde a las áreas
estratégicas de conocimiento y a procesos de articulación académica; la gestión institucional será
autónoma, ágil y simple, para facilitar la toma de decisiones, la transparencia y la rendición de
cuentas.” (Universidad Nacional, Conozca la UNA, 2013,
http://www.una.ac.cr/index.php/acerda-de/2012-09-10-20-21-42/2012-09-10-20-27-14 [Consulta:
sábado, 22 de marzo de 2014])
Dentro de las estrategias de la Universidad Nacional para poder cumplir con su meta, podemos
mencionar sus objetivos estratégicos:
Garantizar que la oferta académica sea pertinente, innovadora, flexible y de calidad y que
responda al compromiso social de la universidad para contribuir a la transformación de la
sociedad hacia una más inclusiva, solidaria y democrática.
Fortalecer el sistema institucional de gestión académica, con el fin de que promueva
condiciones e incentivos para la producción académica pertinente y de calidad, y también
la comunicación y divulgación del quehacer a la sociedad.
Fortalecer el modelo de gestión para que se caracterice por procesos simples,
desconcentrados y flexibles, que hagan uso de las tecnologías de la información y
comunicación con el fin de contribuir al cumplimiento de la misión institucional, en
forma oportuna, pertinente y de calidad.
Consolidar una cultura institucional que fortalezca el modelo de gestión y la vida
universitaria bajo los principios de justicia, sostenibilidad y salud.
Universidad Nacional, Conozca la UNA, 2013, http://www.una.ac.cr/index.php/acerda-de/2012-
09-10-20-21-42/2012-09-10-20-27-14 [Consulta: sábado, 22 de marzo de 2014]
2.- ¿Por qué las compañías que utilizan una estructura horizontal tienen culturas que
enfatizan la apertura, el empowerment al empleado y la responsabilidad? ¿Cómo piensa
que sería el trabajo de un directivo en una compañía organizada en forma horizontal?
Tome como base alguna empresa que usted conoce. Valor 20 ptos.-
Por tradición, la estructura organizacional más común ha sido aquella en la que las actividades
están agrupadas por un trabajo ascendente común de la organización. En general, ocurre poca
colaboración entre los departamentos funcionales y toda la organización está coordinada y
controlada por medio de la jerarquía vertical, con la autoridad que toma las decisiones en los
gerentes de nivel superior. Esta estructura puede ser muy efectiva…Sin embargo, en un entorno
que cambia con rapidez, la jerarquía llega a estar sobrecargada. Los altos directivos no pueden
responder con suficiente rapidez a los problemas u oportunidades (Daft, 2011: 31).
Es por esta razón que las compañías se adaptan a una organización que aprende, tomando como
referencia principios tales como: de las tareas de rutina a los roles de empowerment, de los
sistemas de control formales a la información compartida, de pasar de una estrategia competitiva
a una colaborativa, además de pasar de una cultura rígida a una cultura adaptable. (Daft, 2011:
31-32).
Las compañías utilizan una estructura organizacional Horizontal, ya que una organización de
calidad esta en movimiento, con expertos que trabajan asumiendo la responsabilidad de todo el
proceso que sirve a las necesidades del que recibe el servicio, se trabaja en equipos
autogerenciados, y para esto se requiere una estructura horizontal o circular flexible .(Liscano y
Jilma, 2009:9).
Cuando la estructura Horizontal es dominante se organiza a los colaboradores en torno a los
procesos centrales, generalmente las empresas adoptan esta estructura durante un proceso de
reingeniería. “La reingeniería significa básicamente el rediseño de una organización vertical junto
con sus flujos de trabajo y procesos horizontales” (Daft, 2011:115), generalmente se da una
capacitación a los empleados de línea para que puedan tomar decisiones de forma inmediata y se
da una comunicación directa entre los miembros de los equipos de trabajo y los lideres, también
se da una comunicación directa entre los equipos de trabajo, de esta forma se logra que los
empleados puedan comunicar y coordinar sus esfuerzos, se descentraliza la toma de decisiones
promoviendo de esta manera que se dé un empoderamiento del empleado con respecto a sus
tareas ya que se crea un sentimiento de mayor pertenencia a la organización, al sentirse parte de
la organización su sentido de responsabilidad aumenta ya que la cultura organizacional se basa
en apertura, confianza y colaboración esto hará que los colaboradores se preocupen más en que la
organización pueda ser eficiente y eficaz en el cumplimiento de objetivos y si la organización
está bien esto generara motivación en todos los involucrados en la misma ya que esto conllevara
el bienestar de todos los empleados.
El trabajo de un directivo, dentro de una organización, con estructura de manera horizontal, debe
basarse en entender, y servir de mediador frente a los demás colaboradores, por ejemplo uno de
los objetivos de la misión DHL, es atraer desarrollar y retener personas excepcionales al crear un
verdadero ambiente de trabajo global y otorgándole valor en su herencia multicultural.
Además de que los directivos pueden basarse en manuales de gestión, que les permite obtener las
descripciones de la Responsabilidad de la Dirección y del Sistema de Gestión que DHL se
compromete a mantener para asegurar la calidad de servicio que ofrecen a sus clientes. Así como
también, les refiere a los Procedimientos Generales, además de tener mapas de procesos,
procedimientos específicos, instructivos de trabajo, documentos externos, y registros de calidad y
seguridad, en donde se guie de la mejor manera a los directivos, para que estos puedan trabajar
enfocándose, en una organización que aprende, buscando de esta manera, siempre la mejora
continua, en donde se tomaran acciones correctivas y preventivas, con el fin de convertirse en los
mejores, dentro del ámbito de la logística.
Por otro lado DHL garantiza la idoneidad y confiabilidad del personal mediante sus
procedimientos de selección, inducción y capacitación. Como herramienta de fortalecimiento la
empresa cuenta con un programa de capacitación a nivel de todo el personal que incluye aspectos
de formación, prevención de accidentes, entre otros. Como soporte a esta filosofía la empresa
cuenta con un Departamento de Recursos Humanos para fomentar el desarrollo del personal,
evaluar su entorno y cooperar de modo activo ante los problemas planteados por los funcionarios.
La respuesta y confidencialidad de estos procedimientos genera la confianza necesaria para poder
evaluar y actuar sobre potenciales riesgos.
Por ejemplo veamos el mapa de interacción de procesos de DHL nivel general, el mismo busca,
que se de manera horizontal la comunicación, de manera que los departamentos de Recursos
Humanos, Finanzas, y Tecnologías de Información, brinden los servicios a los demás procesos,
impulsando el desarrollo de los mismos
Dentro de los roles de los directivos en DHL, se les brinda entrenamiento a los mismos para
desarrollar a los empleados dentro de las siguientes áreas:
Realizando cuestionarios, para cada una de las áreas, en donde se identifica el papel del líder en
estos 8 procesos claves.
3.- ¿Cuales son algunas fuerzas que ejercen su influencia en la incertidumbre del entorno?
Tome el caso de Costa Rica ante la crisis económica. ¿Por lo general cual tiene el mayor
impacto sobre la incertidumbre: El cambio del entorno o la complejidad ambiental? ¿Por
qué? Valor 20 ptos.-
En un sentido amplio el entorno es infinito e incluye todo lo que se encuentra fuera de la
organización. Para fines de estudio el entorno organizacional incluye todos los elementos q
existen fuera de la organización y que pueden tener el potencial de afectarla total o parcialmente.
La incertidumbre significa que las personas encargadas de tomar decisiones no cuentan con la
información suficiente de los factores del entorno y la predicción de los cambios externos es
difícil. (Blog de WordPress.com (2010) Introducción a las organizaciones. Administración
UNED. Disponible en: http://cmanuelrs.wordpress.com/2010/10/15/capitulo-4-el-entorno/).
Además por otro lado Daft (2011) menciona que la incertidumbre incrementa el riesgo en el fallo
de las respuestas de una organización y la dificultad de calcular los costos y las probabilidades
asociadas con las alternativas de decisión.
Para efectos de estudio es importante mencionar la complejidad que se puede presentar en el
entorno, el cual puede ser simple o complejo, de acuerdo a Daft (2011) éste se refiere a la
heterogeneidad, número y las diferencias de los elementos externos importantes para las
operaciones de una organización.
Es decir, a mayor cantidad de factores externos y cantidad de empresas bajo el dominio mayor
será la complejidad del entorno, del mismo modo un entorno simple estará influido por pocos
elementos externos.
De igual forma el autor Daft (2011: 157,158) describe los niveles de incertidumbre de la
siguiente manera:
El entorno de incertidumbre baja es simple y estable. En ese entorno, las organizaciones
pueden tener pocos departamentos y una estructura mecanicista. En un entorno de baja a
moderada incertidumbre se necesitan más departamentos y más roles de integración que
los coordinen. Los entornos en los que la incertidumbre es de moderada a alta son
inestables pero simples. Su estructura es orgánica y descentralizada. Se hace énfasis en la
planeación y los gerentes hacen rápidamente los cambios internos que hacen falta. El
entorno de la incertidumbre alta es complejo e inestable y es el entorno más difícil desde
una perspectiva general. Las organizaciones son grandes y tienen muchos departamentos,
pero también son orgánicas. Se asigna mucho personal administrativo a la coordinación e
integración y la empresa utiliza la interconexión de fronteras, la planeación y el
pronóstico para permitir una respuesta veloz en los cambios del entorno.
Con relación a las fuerzas que ejercen influencia en el entorno Harrison y Caron (2009)
mencionan las siguientes:
Entorno general: Entorno específico
Fuerzas Socioculturales
Fuerzas tecnológicas globales
Fuerzas político/ legales globales
Fuerzas competitivas
Stakeholders
Tomando en cuenta la crisis económica de Costa Rica el Diario El Financiero en su publicación
del 18 de Noviembre del 2013 titulado como Costa Rica ha tenido un crecimiento económico
volátil tras la crisis de 2009 menciona que: “El crecimiento moderado y volátil del Producto
Interno Bruto (PIB) en Costa Rica en los últimos tres años, después de la crisis de 2009, han
reforzado rasgos de la economía que limitan la generación de oportunidades” (El Financiero,
recuperado el 23 de Marzo del 2014 a través de http://www.elfinancierocr.com/economia-y-
politica/Costa-Rica-crecimiento-economico-volatil_0_412158795.html)
Sin embargo no podemos dejar de lado la dependencia internacional en cuanto a temas
económicos, la estabilidad de nuestra economía depende de gran manera del desempeño de otras
economías como la de Estados Unidos, Europa y China por lo que la incertidumbre en el cambio
de entorno muestra su mayor impacto, del mismo modo tras un informe El Financiero menciona:
El informe explica que después de la crisis 2009, la economía mundial sigue sin mostrar
condiciones para un despegue principalmente por el desempeño poco favorable de varias
economías de Europa, la presencia de indicadores mixtos en los Estados Unidos y la
menor actividad de China.
Los indicadores más recientes sugieren que la tendencia de expansión de la economía no
se va a sostener. El indicador mensual de la actividad industrial registró una contracción
en el segundo trimestre de 2013, las actividades primarias tuvieron una fuerte
desaceleración y las exportaciones mostraron tasas de crecimiento negativas entre abril y
junio.
Además, el comportamiento de algunas variables que se asocian con indicadores
adelantados, como las importaciones de bienes de capital, materias primas, materiales de
construcción y la demanda de crédito por parte del sector privado, evidencias descensos
notables con respecto al mismo periodo de 2012.
De manera que la incertidumbre de la crisis de Costa Rica es mayor en los cambios del entorno,
por verse afectada por factores externos de la economía, el Diario la Nación menciona: “El sector
externo costarricense ha logrado los niveles que tuvo antes, en exportaciones, inversión
extranjera y turismo, aunque las tasas de crecimiento son un poco menores.” Sin embargo durante
el punto crítico de la crisis de Costa Rica el Banco Central temía que la crisis del sector
productivo se extendiera al sector financiero, ya que al suceder esto no solo afectaría el
crecimiento económico sino también la estabilidad, tal como lo menciono Francisco de Paula
para Diario La Nación: “Afortunadamente, no tuvimos que utilizar ninguna de las líneas de
emergencia (el préstamo del Banco Mundial se giró posteriormente para financiamiento del
presupuesto) y la economía recuperó su crecimiento, manteniéndose la estabilidad del sistema
financiero” (Recuperado el 22 de Marzo del 2014, http://www.nacion.com/economia/Costa-Rica-
levanta-medias-economica_0_1366463353.html)
4.- Señale algunos factores que generen las complejidades del entorno de una organización
que usted elija. ¿En qué sentido la complejidad del entorno vuelve compleja a la
organización? Explique. Valor 20 ptos
Para iniciar podemos definir que es el entorno de una organización, según Richard Daft (2011:
140) es todos los elementos que están fuera de las fronteras de la organización y tienen el
potencial para afectarla en todo o en parte.
Por ejemplo podemos tomar como base de análisis la siguiente imagen; en donde notamos que la
empresa esta propensa a factores dentro de un entorno general y un entorno especifico. El entorno
general abarca aquellos factores que no tienen un efecto directo en las operaciones de la empresa,
pero que ejercen una influencia directa. El entorno general incluye el gobierno, el sector
sociocultural, las condiciones económicas, tecnología, y recursos financieros. (Daft, 2011:142)
Por otro lado los factores específicos son aquellos, que son parte de la misma esencia de la
organización. En su libro Administración, Robbins y Coulter señalan que el entorno específico de
la organización es único y cambia con las condiciones. Por ejemplo: Timex y Rolex, fabrican
relojes, pero en sus entornos específicos difieren porque operan en nichos diferentes de mercado
(2005:64)
Por otro lado estos dos autores nos citan como en el espacio de los competidores, las
organizaciones tienen uno o más rivales, tal es el caso del Servicio Postal, que es un monopolio,
en el cual compiten FedEx, UPS, y otros medios de comunicación.
Es importante que los gerentes conozcan los componentes del entorno, pero es igualmente
importante saber cómo afectan el entorno a los gerentes. El entorno afecta a los gerentes por su
grado de incertidumbre, y por las relaciones entre la organización y las partes externas
interesadas. (Robbins y Coulter, 2005:69)
¿Cómo influye el entorno en la organización? Las pautas, y los acontecimientos que ocurren en el
entorno pueden explicar en varias dimensiones, como si el entorno es estable o inestable,
homogéneo o heterogéneo, simple o complejo, la munificencia o la cantidad de los recursos con
que se cuenta para sostener el crecimiento de la organización…Estas dimensiones se reducen a
dos, influencias del entorno en las organizaciones: la necesidad de información sobre el entorno,
y la necesidad de los recursos del entorno. (Daft, 2011: 144)
Podemos indicar entonces que el éxito de una empresa depende en gran medida de como esté
relacionada esta con el entorno, a nivel personal nos parece que este es uno de los retos de los
gerentes y administradores, el colocar a su empresa dentro de un entorno estable, pero siempre
tomando en cuenta que una variable que deben incluir es el cambio, ya que es una de las variables
más certeras. Por otro lado se dice que la misma complejidad del entorno vuelve complejas las
organizaciones, ya que es el ambiente en el que se desenvuelve. Tomemos como base un ejemplo
clave, como es el caso de la Coca-Cola, para la cual sabemos que dentro de un entorno
específico, posee clientes ya estables, quienes se identifican con los colores de mercadeo, pero
cada día se generan más competidores, que tratan de “robarles” los mismos, tales como Pepsi, y
Big-Cola. Además de que dicha empresa en base a la demanda de los clientes y los cambios en
sus preferencias debe desarrollar nuevos productos, como lo son bebidas con menos calorías.
5.- La teoría de la ecología poblacional establece que es sano para la sociedad que surjan
organizaciones nuevas y desaparezcan las viejas según los cambios del entorno. ¿Está de
acuerdo? ¿Por qué países europeos han promulgado leyes que conservan a las
organizaciones tradicionales e inhiben la aparición de nuevas? Valor 20 ptos.-
Para tener claro el concepto de ecología poblacional consideraremos lo escrito por el autor Daft
(2011: 188,192)
Ecología Poblacional: Esta perspectiva difiere de otras debido a que enfoca en la
diversidad organizacional y la adaptación dentro de una población de organizaciones. Una
población es un conjunto de organizaciones involucradas en actividades similares con
esquemas parecidos de aprovechamiento de recursos y de resultados. El modelo de
ecología poblacional procede de teorías biológicas de la selección natural, de ahí que se
utilizan los términos de evolución y selección.
Si estamos de acuerdo ya que consideramos que las organizaciones son creadas para satisfacer las
necesidades que demanda el entorno, todos los días surgen nuevas necesidades y nuevos nichos
de mercado, si las grandes organizaciones no son capaces de adaptarse a los cambios que se
presentan y a las nuevas necesidades no les queda otro destino que la desaparición y el mismo
entorno se encargara de que esto suceda. El que desaparezcan las organizaciones que no se
adaptan al entorno no es malo ya que siempre surgen nuevas organizaciones que logran satisfacer
las nuevas necesidades. Normalmente las organizaciones entre más tiempo tienen son más lentas
para los procesos de cambio y en un ritmo de vida tan acelerado como el actual se les complica
poder adaptarse al ritmo que el entorno lo exige sino utilizan las herramientas de análisis del
entorno competitivo adecuadas.
Analizando que los cambios y la complejidad de los entornos es variable, a uno le surge la duda
¿Cómo logran las organizaciones adaptarse ante posibles eventualidades en el entorno? Se debe
realizar un análisis del tipo de organización en la que nos encontramos, se debe identificar si
estamos en un entorno estable o en uno inseguro. Esto con respecto a puestos y departamentos,
diferenciación organizacional, procesos de control, integración, planeación futura y pronósticos.
Las organizaciones necesitan un ajuste correcto entre su estructura interna y el entorno externo.
No existe una forma específica para poder organizarse y sobrevivir, se debe analizar el mercado
donde deseamos competir y a partir de este análisis comenzar a buscar alternativas para
sobrevivir.
Los países europeos buscan la conservación de organizaciones tradicionales debido a que han
experimentado una recuperación de la crisis económica relativamente lenta y frágil. La
globalización y el aumento de la competitividad en países emergentes implican que la
prosperidad económica a largo plazo, dependerá de la fortaleza de su base industrial.
Se quiere reforzar la base industrial mediante una mayor competitividad, se quiere promover la
innovación como medio para generar fuentes de crecimiento y satisfacer las necesidades de la
sociedad. Se busca que el mercado Europeo funcione mejor eliminando obstáculos al comercio
ya existente y evitando que surjan otros nuevos. Se busca garantizar normas iguales para todos y
velar para que estas reglas proporcionen información y claridad jurídica para las empresas.
La Unión Europea facilita ayudas directas a la innovación en empresas e institutos de
investigación, a través de diferentes programas, como el PIC y el Cosme. La industria
desempeña un papel vital para fomentar el crecimiento sostenible, generar puestos de trabajo de
calidad, y hallar soluciones a los retos sociales, se quiere impulsar la inversión en nuevas
tecnologías, mejorar el entorno y acceso a los mercados
Referencias Bibliográficas
Libros:
Daft, Richard L (2011) Teoría y diseño Organizacional. 10ª edición. México. Thomson
Editorial.
Robbins, Stephen P. y Coulter, Mary (2005) Administración. 8ª edición. México. Pearson
Editorial.
Revistas y periódicos:
EL FINANCIERO. Costa Rica ha tenido un crecimiento económico volátil tras la crisis
de 2009. (Recuperado el 22 de Marzo del 2014 en
http://www.elfinancierocr.com/economia-y-politica/Costa-Rica-crecimiento-economico-
volatil_0_412158795.html)
LA NACIÓN. Costa Rica se levanta a medias de la Crisis económica del 2008
(Recuperado el 22 de Marzo del 2014 en http://www.nacion.com/economia/Costa-Rica-
levanta-medias-economica_0_1366463353.html )
Trabajos electrónicos:
HARRISON, J. y CARON, J. (2009). Fundamentos de la Dirección estratégica. España.
Ediciones Nobel. S.A (Recuperado el 22 de Marzo del 2014 en
http://books.google.co.cr/books?id=9grRlwjQJ4MC&pg=PA35&dq=fuerzas+que+ejercen
+influencia+en+la+incertidumbre+del+entorno&hl=es&sa=X&ei=7tctU_X5HoTE0gGCj
YCgDA&ved=0CDMQ6AEwAQ#v=onepage&q=fuerzas%20que%20ejercen%20influen
cia%20en%20la%20incertidumbre%20del%20entorno&f=false)
TAJANI ANTONIO, (2013) Comprender las políticas de la Unión Europea, Una nueva
Revolución Internacional. Dirección General de Comunicación Comisión Europea.
(Recuperado el 23 de Marzo del 2014 en
http://europa.eu/pol/pdf/flipbook/es/enterprise_es.pdf)
