Date post: | 27-Nov-2023 |
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PMI - Project Management Institute
Se creó en el año 1969, por 40 voluntarios, en Filadelfia, Pensilvania (EEUU)
Centra su actividad en el conocimiento de la Dirección de Proyectos en todos
los ámbitos.
Tiene mas de 350.000 profesionales asociados en mas de 180 países de
prácticamente todos los sectores de actividad.
PMI promueve la certificación como Profesional de la Dirección de Proyectos
(PMP – Project Manager Professional).
Objetivo del PMBOK
El Project Management body of Knowledge – PMBOK es una recopilación de los
conocimientos propios de la profesión de dirección de Proyectos.
Este “cuerpo” de conocimientos incluye prácticas y teorías probadas y
extensamente aplicadas, así como nuevas e innovadoras prácticas que pueden
ayudar a los directores de proyecto a alcanzar su objetivo, gestionar sus proyectos
en los plazos y costos establecidos.
En los últimos tiempos el PMBOK se ha convertido en un estándar de facto para
la dirección de proyectos.
Que es un Proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio
ó resultado único.
(fuente: PMBOK )
TEMPORAL
Cada proyecto tiene un inicio y final definidos.
Se logra el fin cuando se ha cumplido los objetivos del proyecto ó cuando
se determina que el proyecto deba cancelarse.
Temporal no quiere decir de corta duración. Pueden haber proyectos de
varios años, ó también proyectos de muy corta duración.
Todo proyecto crea y Producto, Servicio ó Resultado único
Los proyectos involucran la creación de algo que no ha sido realizado de la
misma manera anteriormente y es, por lo tanto, único y distinto.
Los proyectos crean:
Un producto, que pude ser un componente de otro elemento, una
mejora de un elemento ó un elemento final en si mismo.
Un servicio ó la capacidad de realizar un servicio (p.ej., una función de
negocio que brinda apoyo a la comercialización ó distribución).
Una mejora de la Líneas de Productos ó servicios existentes (p.ej., un
proyecto Seis Sigma cuyo objetivo es reducir defectos), ó
Un resultado, tal como una conclusión ó un documento. P.ej., un
proyecto que al final comprueba que una vacuna determinada no tiene los
efectos esperados y por lo tanto la Fabrica a construir ya no va.
Es de Elaboración Progresiva
El proyecto se elabora paso a paso, de manera continua e
incremental.
Por Ejemplo:
El alcance del proyecto que se define de manera amplia al
inicio y se va detallando a medida que avanza el proyecto y
se entienden mejor los objetivos y entregables que se
requieren.
La elaboración progresiva no debe confundirse con el
crecimiento desordenado de los alcances.
Proyectos Vs Trabajos Operativos
Ambos comparte las siguientes características:
Son realizados por personas
Restringidos por recursos limitados
Planificados, ejecutados y controlados.
Se diferencian principalmente en que los trabajos de operaciones son repetitivas y
continuas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.
Los objetivos de los proyectos y las operaciones son fundamentalmente distintos:
El propósito de un proyecto es lograr su Objetivo y luego finalizar.
El Objetivo de una Operación continua es mantener el negocio operando.
Los Proyectos se llevan acabo en los diversos niveles de la
organización, pueden involucrar una o miles de personas.
Ejemplos de Proyectos incluye, entre otros:
o Desarrollo de un nuevo producto, servicio ó resultado
o La Implementación de un cambio en la estructura, los procesos, el
personal ó el estilo de una organización (cambio organizacional).
o Desarrollo ó ampliación de un nuevo Sistema de Información.
o Construir un edificio ó una nueva infraestructura.
o Implementar un nuevo proceso ó procedimiento de Negocio.
o Otros
¿Qué es la Gerencia ó Dirección de Proyectos?
Esto se logra mediante la aplicación e Integración
adecuadas de los 42/ 47procesos de la Dirección de
Proyectos, agrupados de manera lógica y categori-
zados en 5 grupos de procesos:
Considerando las 9/ 10 áreas del conocimiento:
Consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, a
las actividades del Proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo.
Gestión de la Integración
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión del Costo
Gestión de la Calidad
Gestion de la Comunicación
Gestión de los RR.HH.
Gestión del Riesgo
Gestión de Contratos
Gestion de Stakeholders
¿Qué Incluye la Gerencia ó Dirección de Proyectos?
La dirección de un proyecto incluye:
• Identificar los requisitos.
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados
en la planificación y en la ejecución del proyecto.
• Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza
colaborativa entre los interesados.
• Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los
entregables del mismo.
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluye entre otras:
El Alcance
La Calidad
El Cronograma
El Presupuesto
Lo Recursos
Los Riesgos.
Quienes son los Interesados del proyecto
(Stakeholders) ?
Son aquellas personas
o entidades
involucradas
activamente con el
proyecto, o cuyos
intereses pueden verse
afectados de manera
positiva o negativa por
el éxito o fracaso del
mismo.
Gerente del Proyecto
Lider de Equipo A
Sub Equipo
Sub Equipo
Sub Equipo
Sponsor del proyecto
Lider de Equipo B
Sub Equipo
Sub Equipo
Sub Equipo
Gobierno
Grupo de Ecologistas
Otros Influenciadores
Proveedores
INTERESADOS DEL PROYECTO
PROYECTO
Clientes / Usuarios
INVOLUCRADOS Ó STAKEHOLDERS DEL PROYECTO
Los “stakeholder” en todo proyecto incluyen:
o El gerente del proyecto: la persona responsable de gerenciar el proyecto
o Cliente /Usuario: la persona ú organización que usará el producto final del proyecto.
En algunas áreas de aplicación, el cliente y los usuarios son sinónimos, mientras que en otras, el cliente se refiere a la
entidad que adquiere los resultados del proyecto y los usuarios son aquellos que usarán directamente el producto final
del proyecto.
o La Organización ejecutora: la empresa cuyos empleados están directamente involucrados con hacer el trabajo
del proyecto.
o Miembros del equipo del proyecto: El grupo que lleva a cabo el trabajo del proyecto
oSponsor: La persona o grupo que provee los recursos financieros, en cash ó en recursos.
o Influenciadores: las personas ó grupos que no están directamente relacionadas con la adquisición ó el uso del
producto del proyecto, pero que debido a su posición en al organización del cliente pueden influenciar positiva ó
negativamente el curso del proyecto.
o PMO: Si existe una PMO en la organización, y si esta tiene una responsabilidad directa en el resultado del
proyecto.
Conocimiento, Estándares y Regulaciones
De las Áreas de Aplicación
Las áreas de aplicación usualmente se definen en términos de:
o Departamentos funcionales tales como:
• Producción y Planeamiento.
• Marketing, logística y RRHH.
o Elementos técnicos tales como:
• Desarrollo de software.
• Ingeniería ambiental y de saneamiento y otros.
oEspecializaciones gerenciales, tales como:
• Contratación con el gobierno
• Desarrollos de la comunidad y
• Desarrollo de nuevos productos.
o Grupos de Industrias, tales como:
• Automotriz, Químicos, Agrícolas y otros.
Conocimiento, Estándares y Regulaciones
De las Áreas de Aplicación
La Internacional Organization for Standarization (ISO) diferencia entre estándares y
regulaciones de la siguiente manera (ISO/IEC 2: 1996):
Un estándar, es un “documento aprobado por una entidad reconocida que proporciona,
para un uso común y repetido, reglas, pautas ó características para productos, procesos
ó servicios, y cuyo cumplimiento no es obligatorio”. Por ejemplo: los tamaños de los
diskettes, métodos de trasmisión y otros.
Una regulación, es un requerimiento impuesto por un gobierno, que define unas
caracteristicas de u producto o servicio, incluyendo las provisiones administrativas del
caso, su cumplimiento es mandatorio. La implantación de la NTP17799 es un ejemplo
de las regulaciones (buenas prácticas para la gestión de la seguridad de la información).
Comprensión del Entorno del Proyecto
El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos sociales, políticos y medio ambientales. AMABIENTE SOCIAL. El equipo necesita saber como el proyecto afecta a
la gente y viceversa. Esto demanda un entendimiento de los aspectos económicos, demográficos, educacionales, éticos, étnicos, religiosos y otras características de la afectada por el proyecto ó que pudiera tener un interés en el proyecto. AMBIENTE POLITICO. Algunos miembros del equipo pueden necesitar
familiarizarse con las leyes y regulaciones, costumbres y políticas internacionales, nacionales, regionales y locales que podrían afectar el proyecto. AMBIENTE FÍSICO. Si el proyecto afectara los ambientes alrededor del
proyecto, algunos miembros del equipo del proyecto deberían conocer acerca de la ecología y geografía local que podrían afectar al proyecto o ser afectados por el proyecto.
Conocimientos y Habilidades Generales
en Administración
La administración provee muchas de las bases para construir habilidades en Gerencia de
Proyectos.
La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y
controlar las operaciones de empresas en marcha, e incluye disciplinas tale como:
oGerencia Financiera y Contabilidad.
oCompras y Adquisiciones.
oVentas y Mercadeo
oContratación y leyes asociadas.
oManufactura y Distribución
oLogística y Distribución
oPlanificación estratégica, táctica y operacional.
oEstructuras de las Organizaciones y comportamiento organizacional.
oAdministración de personal, compensaciones y beneficios.
Habilidades Interpersonales
Alguna de ellas son:
Comunicación efectiva: El intercambio de Información
Influenciar a la Organización: La habilidad de “hacer que se hagan las cosas”
Liderazgo: Desarrollar una visión y estrategia, y alinear a la gente para que lo
logre.
Motivación: Para lograr altos niveles de productividad
Negociación y gestión de Conflictos: Convenir con los demás con el fin de
llegar a un acuerdo con ellos.
Solución de Problemas: Combinación de la definición de problemas,
identificación, análisis de alternativas y toma de decisiones.
CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.
Se puede obtener beneficios y un mejor control que si se gerencia de manera separada los proyectos.
Un ejemplo de un programa seria un nuevo sistema de comunicaciones vía satélite con proyectos para:
El diseño y construcción del satélite y las estaciones terrestres,
La integración del sistema y
El lanzamiento del satélite.
PORTAFOLIO Y GERENCIA DE PROYECTOS
Un portafolio es una colección de Proyectos ó programas y otros trabajos que
se agrupan para facilitar una gerencia efectiva de dicho trabajo con el fin de
lograr los objetivos estratégicos del negocio.
Los proyectos ó programas dentro del portafolio pueden no necesariamente
ser interdependientes ó relacionados de una manera directa.
La asignación de fondos y el apoyo puede asignarse sobre la base de
categorías de riesgos /beneficios, líneas especificas del negocio, ó tipos
generales del proyecto, tales como proyectos de infraestructura y mejora de
procesos internos.
PORTAFOLIO Y GERENCIA DE PROYECTOS
Las organizaciones gerencian sus portafolios basándose en objetivos
específicos. Un objetivo de la gerencia de los portafolios es maximizar el
valor del portafolio mediante un examen cuidadoso de los proyectos
candidatos y programas candidatos a ser incluidos en el portafolio, y la
exclusión a tiempo de los proyectos que no cumplen con los objetivos
estratégicos del portafolio.
Otros objetivos son balancear el portafolio entre inversiones incrementales y
un uso eficiente de los recursos.
Los gerentes en los altos niveles de la organización o los equipos de
gerentes típicamente asumen la responsabilidad de la gerencia de los
portafolios de la organización.
SUB PROYECTOS
Los proyectos con frecuencia se dividen en componentes mas manejables o
sub-proyectos, aunque estos pueden ser referidos como proyectos y ser
manejados como tales. Para ejecutar los sub proyectos normalmente se
contratan a una empres externa ó a otra unidad funcional en la organización
ejecutora.
Ejemplo de sub proyectos incluyen:
o Sub proyectos basados en los procesos del proyecto, tales como una
fase única en el ciclo de vida del proyecto.
o Sub proyectos que involucran una tecnología especializada tal como la
prueba automática de programas de computo en un proyecto de
desarrollo de software.
o En los proyectos muy grandes, los sub proyectos pueden consistir de
una serie de proyectos mas pequeños.
Dirección Organizacional de Proyectos
Alcance
Los proyectos tienen Objetivos
definidos. El Alcance se elabora
progresivamente a lo largo del
Proyecto.
Los Programas tienen un Alcance mayor y
proporcionan beneficios mas significativos.
Los Portafolios tienen un alcance
Organizacional, que varia en función de
los Objetivos de la misma.
Cambio
Los Directores de proyecto prevén
cambios e implementan procesos para
mantener dichos cambios administrados
y controlados.
Los Directores de Programas prevén
cambios que podrán surgir tanto a nivel
interno como a nivel externo al programa y
están preparados para gestionarlos.
Los Directores de Portafolio monitorean
permanentemente los cambios en un
entorno mas amplio, tanto a nivel interno
como externo.
Planificación
Los Directores de Proyecto
transforman progresivamente la
información de alto nivel en planes
detallados a lo largo del ciclo de vida
del Proyecto.
Los Directores de Programa desarrollan el
Plan general del Programa y crean planes
de alto nivel para guiar la planificación
detallada a nivel de los componentes.
Los Directores de Portafolio crean y
mantienen los procesos y la
comunicación necesaria relacionada con
el portafolio global.
Dirección Los Directores de Proyecto dirigen al
equipo del proyecto, de modo que se
cumplan los Objetivos del mismo.
Los Directores de Programa dirigen al
personal del Programa a los Directores del
Proyecto ; brindan visión y liderazgo global.
Los Directores de Portafolio pueden
dirigir ó coordinar al Personal de la
Dirección del portafolio ó de Programas y
Proyectos que tuviera responsabilidad de
informar al directorio global.
Éxito
El éxito se mide por la calidad del
Producto y del Proyecto, la oportunidad,
el cumplimiento del Presupuesto y el
grado de satisfacción del Cliente.
El Éxito se mide por el grado en que el
Programa satisface las necesidades y
beneficios que le dieron origen
El Éxito se mide en términos del
rendimiento de la Inversión global y la
obtención de beneficios del Portafolio.
Monitoreo
Los Directores del Proyecto monitorean
y controlan el trabajo realizado para
obtener los productos, servicios ó
resultados para los cuales el proyecto
fue emprendido.
Los Directores de Programa monitorean el
progreso de los componentes del programa
con el fin de asegurar que se cumplan los
objetivos globales, cronogramas,
presupuestos y beneficios del mismo.
Los Directores de Portafolio monitorean
los cambios estratégicos y la asignación
global de recursos, los resultados de
desempeño y el riesgo del Portafolio.
Tabla comparativa de la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y
la Dirección de Portafolios
Proyectos Programas Portafolios
Contexto de la Gerencia de Proyectos
Que es una Oficina de Proyectos PMO?
Unidad que centraliza y coordina la dirección de proyectos de la organización con el fin
de hacerlos exitosos. Coordina la comunicación entre los proyectos.
Una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) es una estructura de gestión que
estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto, y hace mas fácil
compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
Su responsabilidad va desde un función de soporte hasta la responsabilidad de la propia
dirección de uno ó mas proyectos.
Existen diferentes tipos de estructuras de PMO:
Las PMO de Apoyo: Es de un control reducido. Desempeñan un rol consultivo para los
proyectos, suministrando plantillas, mejoras prácticas, capacitación, acceso a Información,
lecciones aprendidas de otros proyectos, etc.
Las PMO de Control: Ejerce un grado de control moderado. Proporcionan Soporte y
exigen cumplimientos por diferentes medios Este cumplimiento puede implicar la adpción
de marcos ó metodologías de dirección de proyectos, a través de plantillas, formularios y
herramientas especificas.
Las PMO de Directiva: Ejerce un grado de control elevado. Pueden asumir la dirección
de Proyectos tomando el control de los mismos.
El Director del Proyecto se concentran en los objetivos específicos del proyecto,
mientras que la PMO gestiona los cambios significativos relativos al alcance del
Programa, que pueden considerarse como oportunidades potenciales para alcanzar
mejor los objetivos del Negocio.
El Director del Proyecto controla los recursos asignados al Proyecto a fin de
cumplir mejor con los objetivos del mismo, mientras que la PMO optimiza el uso de
los recursos de la Organización compartidos entre todos los proyectos.
El Director del Proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo,
calidad, etc. ) de los proyectos individuales, mientras que la PMO gestiona las
metodologías, estándares, riesgos/ oportunidades globales, métricas e
interdependencia entre proyectos a nivel de empresa.
Los Directores de Proyectos y los PMO persiguen objetivos diferentes, pero todos sus
esfuerzos están alineados a las necesidades estratégicas de lo organización.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Es la serie de fases por la que atraviesa un proyecto, desde su inicio hasta su cierre. Estas fases se determinan en base a las necesidades de gestión y se pueden dividir por objetivos
funcionales, resultados parciales u intermedios, hitos específicos ó disponibilidad financiera.
La mayor parte de los ciclos de vida
comparten algunas características comunes:
El costo y los niveles de personal
generalmente son bajos al inicio, llegan
a un tope durante las fases intermedias
y caen rápidamente a medida que el
proyecto llega a su cierre.
El nivel de incertidumbre es alto y por
eso, el riesgo de fallar en el logro de los
objetivos es mayor al inicio del proyecto.
La certeza de término usualmente va
aumentando conforme el proyecto
avanza.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
La habilidad de los involucrados en el proyecto de influir en las características finales del
producto del proyecto y los costos finales del proyecto son mayores al inicio, y disminuyen
progresivamente a medida que el proyecto avanza. Un elemento que contribuye en gran
parte a este fenómeno es que el costo de los cambios y de las correcciones de errores
aumentan a medida que el proyecto continua.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:
Que trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo: en que fase se debe
realizar el trabajo de Control de Calidad? ).
Cuando se deben generar los productos entregables en cada fase y como se revisa,
verifica y valida cada producto entregable.
Quien esta involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingenieria concurrente requiere
que los implementadores estén involucrados en las fases de requisito de diseño).
Como controlar y aprobar cada fase.
Los Grupos de Proceso de la Gerencia de Proyectos que propone PMBOK:
INICIO: Define el proyecto ó una nueva fase. Se define el alcance inicial y se compromete los recursos financieros inicia
les. Se identifican los Interesados internos y externos que ejercen influencia sobre el resultado global del proyecto. Se
nombra al Director del Proyecto y al aprobar el Acta de Constitución del Proyecto, este queda oficialmente autorizado.
PLANIFICACIÓN: Define el plan detallado del Proyecto considerando las 10 áreas de Conocimientos y establece
finalmente una línea base. La naturaleza compleja de la dirección de Proyectos puede requerir el uso de reiterados
ciclos de retroalimentación para un análisis adicional, cambios a lo largo del su ciclo de vida que generan cambios en
los proceso de Planificación e incluso a los de inicio, a esto se llama elaboración progresiva para indicar que la
planificación y la documentación son actividades iterativas y continuas.
EJECUCIÓN: Ejecuta el Plan del Proyecto estableciéndose mecanismos de comunicación y aseguramiento de calidad
adecuados para el proyecto. Frente a los resultados que se van obteniendo se puede requerir una actualización de la
Planificación y una revisión de la Linea Base (solicitudes de cambio), lo que puede incluir cambios en la duración de las
actividades, disponibilidad de los recursos así como riesgos no previstos.
SEGUIMIENTO Y CONTROL: Realiza el control de las desviaciones de lo ejecutado versus lo planeado en la línea base,
tomando acciones correctivas para cada una de ellas. Su fortaleza esta en que ésta medición y análisis se realiza a
intervalos regulares.
CIERRE: Se obtiene la aceptación del Cliente ó Patrocinador para el cierre formal del proyecto ó Fase. Se actualiza y
archiva la documentación relevante del proyecto, obteniendo lecciones aprendidas que permitan desarrollar mejores
proyectos futuros.