BAB I MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN – DOKUMEN KANTOR Standar kompetensi: Melakukan Prosedur Administrasi Kompetensi dasar : Mengidentifikasi Dokumen-dokumen Kantor Indikator : 1. Mampu memproses dokumen-dokumen dengan prosedur perusahaan yang benar dan batasan waktu yang tepat 2. Mampu mengindentifikasi dokumen-dokumen kantor secara tepat dan memperbaiki serta melaporkan sesuai prosedur perusahaan Materi Pokok : 1. Pengertian Dokumen 2. Pengertian dokumentasi 3. Perbadaan dokumen dan dokumentasi 4. Jenis-jenis dokumen 5. Kegiatan dokumentasi 6. Peranan dan kegunaan dokumentasi 7. Bahan-bahan dokumentasi 8. Jenis dokumen kantor Tujuan Pembelajaran: 1. Siswa dapat menjelaskan pengertian dokumen 2. Siswa dapat menyebutkan penggolongan dokumen 3. Siswa dapat menjelaskan pengertian dokumentasi 4. Siswa dapat menyebutkan kegiatan-kegiatan dokumentasi 5. Siswa dapat menjelaskan peranan dan kegunaan dokumen 6. siswa dapat membedakan dokumen-dokumen kantor - 1 -
Transcript
BAB I
MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN – DOKUMEN KANTOR
Standar kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi
Kompetensi dasar : Mengidentifikasi Dokumen-dokumen Kantor
Indikator :
1. Mampu memproses dokumen-dokumen dengan prosedur perusahaan yang
benar dan batasan waktu yang tepat
2. Mampu mengindentifikasi dokumen-dokumen kantor secara tepat dan
memperbaiki serta melaporkan sesuai prosedur perusahaan
Materi Pokok :
1. Pengertian Dokumen
2. Pengertian dokumentasi
3. Perbadaan dokumen dan dokumentasi
4. Jenis-jenis dokumen
5. Kegiatan dokumentasi
6. Peranan dan kegunaan dokumentasi
7. Bahan-bahan dokumentasi
8. Jenis dokumen kantor
Tujuan Pembelajaran:
1. Siswa dapat menjelaskan pengertian dokumen
2. Siswa dapat menyebutkan penggolongan dokumen
3. Siswa dapat menjelaskan pengertian dokumentasi
4. Siswa dapat menyebutkan kegiatan-kegiatan dokumentasi
5. Siswa dapat menjelaskan peranan dan kegunaan dokumen
6. siswa dapat membedakan dokumen-dokumen kantor
- 1 -
A. PENGERTIAN DOKUMEN
Dalam kehidupan sehari-hari, dokumen merupakan salah satu bahan penting yang harus dikelola dengan baik, di era globalisasi yang serba canggih ini kita tidak dapat menghindari pentingnya masalah dokumen terutama dokumen-dokumen kantor yang merupakan sumber informasi yang sangat penting dan diperlukan baik oleh Kantor pemerintah maupun kantor swasta.
Sebelum membahas lebih jauh mengenai dokumen, kita harus memahami terlebih dahulu mengenai pengertian dokumen. Kata dokumen, baik menurut bahasa inggris, maupun bahasa belanda tertulis dalam ejaan yang sama, yakni document. Sedangkan menurut kamus umum Bahasa Indonesia, kata dokumen berarti, : sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan, seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian.
Sebagai bahan perbandingan, di bawah ini disajikan beberapa pengertian dokumen dari berbagai sumber, antra lain yaitu:
1. Ensiklopedia AdministrasiDokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai
alat untuk mendukung suatu keterangan.
2. Ensiklopedia UmumDokumen berarti surat, akte, piagam, surat resmi, dan bahkan rekaman, tertulis atau
tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suatu hal.
3. Kamus Bahasa Inggris WebsternDokumen adalah :a. Membuktikan dengan keterangan, melegkapi keterangan dengan fakta-faktab. Melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan, pernyataan, lampiran-
lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan agar lebih meyakinkan.
B. PENGERTIAN DOKUMENTASI
Istilah Dokumentasi berasal dari Bahasa Inggris yaitu documentation, Dalam Bahasa Belanda disebut documentatie dan dalam bahasa Latin disebut documentum yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan peyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerepan-penerapan dan bukti. Di Indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diatur dalam peraturan perundang-undangan berupa Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.
Sebagai bahan perbandingan di bawah ini disajikan beberapa pengertian dokumentasi dari berbagai sumber antara lain:
1. Kamus Administrasi PerkantoranDokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang dapat digunakan.
2. NIDER (Niderlanse Institut Voor Documentatie en Regestra tuur)Dokumentasi adalah tugas-tugas memberikan keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada di perpustakaan dan pemeberitahuan tentang literatur.
3. FID (Federation Internationale de Dokumentation)Dokumentasi adalah segala pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan menyeberluaskan dokumen dari segala macam jenis lapanagan aktivitas manusia.
- 2 -
4. Hasil Seminar Dokumentasi dan KearsipanDokumentasi adalah suatu aktivitas dari suatu yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi.
Dari berbagai pengetian di atas dapat disimpulkan bahwa: dokumentasi adalah rangkaian proses pekerjaan yang bertugas untuk mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang bermanfaat.
C. PERBEDAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI1. Perbedaan kata dokumentasi dan dokumen
Dokumentasi dan dokumen merupakan dua istilah yang berbeda. Istilah dokumentasi difokuskan pada pengelolaan/ kegiatannya, sedangkan istilah kata dokumen difokuskan pada benda/informasinya.
Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang bermanfaat. Sedangkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan agar lebih meyakinkan.
2. Perbedaan dokumentasi dan dokumen
Untuk lebih jelasnya perbedaan dokumentasi dan dokumen adalah sebagai berikut:
Dokumentasi Dokumen
1. Difokuskan pada pengelolaannya/kegiatannya
1. Difokuskan pada benda/ informasinya.
2. Merupakan unit kerja. 2. Tidak merupakan unit kerja.
3. Bersifat aktif. 3. Bersifat pasif
4. Isi dokumentasi bisa berupa dokumen, buku-buku, dan alat-alat
dokumen, buku-buku, dan alat-alatyang terdapat pada dokumen
sendiri.audio visual
4. Isi dokumen terbatas pada informasi
5. Mengolah dan menyiapkan dokumen baru 5. Digunakan sebagai alat bukti.
6. Menyiapkan keterangan untuk penelitian 6. Menunjang penelittian.
- 3 -
D. JENIS-JENIS DOKUMEN
1. Jenis dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Ditinjau dari segi pekaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis yaiyu:a. Dokumen pribadi adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah dan sebagainya.
b. Dokumen niaga adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli/dunia perdangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham dan lain-lain.
c. Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lampau. Contoh: Naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, film G30 S PKI, tugu, batu bertulis,, dan lain-lain.
d. Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh : UUD 45, undang-undang, peratuaran pemerintah, keputusan presiden. Keputusan menteri, peratuan daerah, naskah kerjasama antar negara, dan lain-lain.
2. Jenis dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Ditinjau dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam yaiyu:a. Nilai penerangan adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
dalam memberikan informasi kepada masyarakat.b. Nilai perdagangan adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian
dalam transaksi jual beli/dunia perdagangan.c. Nilai yuridis adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian secara
hukum di muka pengadilan.d. Nilai historis adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa
penting yang terjadi di masa lampau.
3. Jenis dokumen ditinjau dari sumbernya
Ditinjau dari sumbernya, dokumen dapat dibedakan atas:a. Dokumen yang bersumber pemerintah. Ini dapat dilihat dari undang-undang, peraturan
pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan oleh pemeritah, seperti undang-undang perpajakan, peraturan-peratuaran pemerintah, dan lain-lain.
b. Dokumen yang bersumber dari swasta yag mempunyai kekuatan hukum seperti akte notaris, visum dokter, dan lain-lain.
c. Dokumen bersumber dari kotrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat kontrak, dan lain-lain.
d. Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan seperti kliping, kaleidoskop, dan lain-lain.e. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dan lain-lain.
4. Jenis dokumen ditinjau dari fungsinya
Ditinjau dari fungsinya, maka dokumen dapat dibedakan menjadi 2 macam :a. Dokumen dinamis adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses
penyelenggaran kegiatan kantor.Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :1) dokumen aktif adalah dokumen yang masih daoat dipakai secara terus-menerus dalam
proses penyelesaian pekerjaan2) dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun.3) dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.
- 4 -
c. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung di dalam proses penyelenggaran kegiatan kantor.
5. Jenis dokumen ditinjau dari segi penelitian
Bila ditinjau dari segi penelitiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi:a. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya,
contoh : paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja, dan lain-lain jenisnya.b. Dokumen sekunder adalah dokumen yang beris informasi literartur primer, contoh: bibliografi,
dan lain-lain.c. Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi tentang literatur sekunder, contoh:
buku teks, buku panduan literatur, dan bibliografi dari bibliografi.
6. Jenis dokumen ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya
Bila ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya, dokumen dapat dibedakan sebagai berikut:a. Dokumen literal adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam.
Seperti buku, majalah, koran, pita kaset, film, dan lain-lain. Titik berat dokumen litaral adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas khusus dalam bidang perpustakaan.
b. Dokumen kolporal adalah dokumen yang berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno dan lain-lain. Dokumen kolporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang permuseuman.
c. Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan.
Jadi ruang lingkup dokumentasi terdiri pula dari atas 3 bidang, yaitu :1. Dokumentasi litaeral meliputi bidang perpustakaan.2. Dokumentasi kolporal meiputi bidang permuseuman.3. Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan.
E. KEGIATAN DOKUMENTASI
Dokumentasi adalah suatu proses pekerjaan yang bertugas untuk mencari, mengumpukan, menyusun, menyelidiki, meneliti, memperbaiki, menyajikan, dan menyiapkan dokumen agar satiap saat dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan.
Bila diurutkan kegiatan/tugas dokumentasi meliputi :
1. Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan yang bernilaiPengumpulan keterangan dapat dilakukan dengan jalan :a. Wawancara/ interviewb. Membuat lembar pertanyaan/ quisionerc. Pengamatan/observasid. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnya
Sedangakan pengadaan dokumen dapat dilakukan dengan jalana. Tukar menukar informasib. Memberikan informasic. Menerima informasid. Berlangganane. Pembelian
2. Pencatatan dokumenUntuk pencatatan dokumen pada buku induk dokumen. Lajur-lajur buku induk dokumen sebagai berikut:
- 5 -
BUKU INDUK DOKUMEN
NoUrut
TanggalPencatatan Judul Penyusun/
PengarangKota Tempat
Terbit Penerbit TahunTerbit Jumlah Cara
Perolehan Keterangan
3. Menyusun dan mengolah dokumenMenyusun dan mengolah dokumen sehingga informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut dapat dimanfaatkan oleh pemakai jasa informasi itu, seperti ilmuwan, teknokreat, mahasiswa, pelajar, dosen, dokter, dan lain-lain.
Prosedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi bahan dokumen sebagai berikut:a. Mencari dan memilih bahan dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi.b. Mengkaji dan melengkapi, serta mempelajari secara seksama isi informasi dokumen.c. Membuat ringkasan/sinopsis, abstrak, atau diterjemahkan.d. Menetapkan dokumentasi yang telah selesai menjadi bahan dokumentasi.e. Mengelompokkan hasil pengolahan ke dalam klasifikasi tertentu.f. Menyebarkuaskan dengan menggandakan bila dibutuhkan.]
4. MereproduksiMereproduksi adalah kegiatan memperbanyak dokumen sesuai dengan kebutuhan, seperti terjemahan, penggandaan, dan lain-lain.
5. MenyortirMenyortir adalah kegiatan memisah-misahkan dokumen menurut jenis dan kegunaannya. Bagi dokumen kolporal yang disimpan dalam museum dapat dibuat suatau ekserp/ringkasannya. Dan dalam pembuatannya tidak boleh mengurangi isi keseluruhan. Ekserp dibagi atas tiga bagian seperti di bawah ini.a. Ekserp annotatif adalah kegiatan membuat ringakasan pada dokumen yang tidak terlalu
penting.b. Ekserp indikatif adalah ringakasan dokumen yang menjelaskan garis besar dokumen.c. Ekserp informatif adalah ringkasan dokumen yang lebih lengkap dan berisi pokok
permasalahan yang terkandung dalam sebuah dokumen.Penggolongan ekserp ini sangat perlu untuk mengatur dan merawat bahan dokumen sekaligus untuk memudahkan mecari dokumen.
6. Penyajian dan pendistribusian dokumenAdalah kegiatan penyajian dan penyampaian dokumen kepada jasa informasi. Pendistribusian dokumen dapat dilakukan secara aktif dan pasif.a. Distribusi aktif, dilakukan karena pekerjaan rutin.b. Distribusi pasif, dilakukan karena diminta oleh yang berkepentingan.
- 6 -
Sedangkan pelayanan distribusi dapat dibedakan atas :a. Pelayanan current awareness adalAh pelayanan yang berkaitan dengan berita-berita hangat.b. Pelayanan tanya jawab adalah peyanan terhadap pertanyaan yang diajukan.c. Pelayanan penelusuran literatur, surily literatur, analisa litertur adalah pelayanan dengan cara
menyebarluaskan indeks informasi, abstrak, indeks abstrak, pemberian informasi atas adanya informasi baru.
7. Memelihara dan merawat serta menyimpan dokumenAdalah kegiatan memelihara, merawat serta menyimpan dokumen yang bernilai dan bila dibutuhkan selalu dalam keadaan siap pakai.Dokumen asli tercetak seperti warkat dan surat-surat lainnya yang berbentuk lembaran disimpan menurut sistem kearsipan (sistem abjad, masalah, tanggal, wilayah, dan nomor) sedengkan untuk dokumen tak tercetak disimpan dengan menggunakan film, micro fil, piringan hitam, pita kaset, dan video kaset.
F. PERANAN DAN KEGUNAAN DOKUMENTASI
Dengan bertambah luasnya ilmu pengetahuan, maka dokumentasi akan semakin memegang peran penting dalam mendukung pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dan bila dirumuskan peranan dokumentasi itu antara lain :
1. Menyediakan keterangan sebagai dasar pengambilan keputusan.2. Melayani pengembangan ilmu pengetahuan pada umumnya dan spesialisai pada khususnya.3. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasi4. Mngolah dan menyeberluaskan isi informasi intelektual dokumen yang ada di perpustakaan,
museum, dan kearsipan.5. Media komunikasi ilmiah bagi iluwan dan cendekiwan.6. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.
H. BAHAN-BAHAN DOKUMENASI
Dari ruang lingkup dan kegiatan dokumentasi diatas dapat disimpulak bahwa, bahan-bahan dokumentasi dapat dibedakan atas :1. Bahan-bahan dokumentasi literal meliputi :
a. buku-bukub. laporanc. desertasid. thesise. majalah f. korang. brosurh. lafleti. buku petunjuk teleponj. tambok. monografil. dan lain-lain
2. Bahan-bahan dokumentasi kolporal meliputi :a. fosil-fosilb. benda-benda senic. archad. tugue. batu bersuratf. candig. mata uang kunoh. pakaian adat
- 7 -
i. film dokumenterj. micro filmk. pita kasetl. dan lain-lain.
3. Bahan-bahan dokumentasi privata. dokumentasi sejarah seperti silsilah, UUD 1945, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah
pemuda, naskah supersemar, dan lain-lain.b. Dokumentasi niaga seperti, kuitansi, faktur, cek, leporan keuangan, surat perjanjian, surat
pengakuan hutang, dan lain-lain.c. Dokumentasi pribadi seperti akte kelahiran, ijazah, sertifikat, SIM, KTP, surat nikah, dan lain-
lain.
I. JENIS DOKUMEN KANTOR
Menurut Prof. Dr. Prajudi Admosudirjo terdapat 3 produk dokumen kantor yaitu:
1. FormulirFormulir adalah sehelai kertas, tipis/tebal yang dicetak dan dipergunakan untuk mengumpulkan atau menyampaikan atau merekam informasi, misalnya KTP, Sertifikat, Ijasah, blanko isian data dan sebagainya
2. SuratSurat adalah sehelai kertas yang ditulis atas naaaa pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan kepada pihak terentu dan semuat suatu bahan komunikasi.Contoh surat lamarn, surat undangan, surat penawaran barang dan sebagainya.
3. LaporanLaporan adalah setiap tulisan yang berisi bahan informasi yang diperoleh dari hasil pengolahn data atau hasil suatu penelitian, penyelidikan atau riset terhadap suatu masalah. Misalnya laporan pelaksanaan ujian nasional, laporan hasil kunjungan industri, laporan keuangan dan sebagainya.
- 8 -
UJI KOMPETENSI DASAR BAB I
MENGIDENTIFIKASI DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR
A. Jawablah pertanyaan di bawah ini mengan memberikan tanda silang ( X ) pada huruf a, b, c, d, atau e jawaban yang paling benar!
1. Sesuatu yang tertluis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan disebut....a. dokumenb. suratc. filed. dokumentasie. arsip
2. Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan adalah pengertian dokumen menurut .....a. KUBIb. WJS. Poerwodarmintoc. Ensiklopedi Administrasic. LANe. Ensiklopedi Umum.
3. Kata dokumen dalam bahasa Belanda adalah ....a. documentationb. documentumc. documentatied. documente. documenty
4. Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah merupakan bentuk dokumen ...a. niagab. sejarahc. pribadid. vitale. pemerintah.
5. Surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian secara hukum di muka pengadilan adalah dokumen yang memiliki nilai guna.....a. peneranganb. historisc. perdagangand. yuridise. edukation
6. Dokumen dinamis adalah dokumen ...... a. dokumen yang dapat dipakai secara tidak angsung dalam proses penyelenggaran kegiatan
kantor.b. dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelenggaran kegiatan kantorc. dokumen yang digunakan dalam proses penyelenggaran kegiatan kantord. dokumen yang dapat dipakai secara langsung dan tidak langsun dalam proses penyelenggaran
kegiatan kantore. dokumen yang dapat dipakai sehari-hari
- 9 -
7. Dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. yang dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan adalaha. dokumen organisasib. dokumen literalc. dokumen primerd. dokumen tertiere. dokumen privat.
8. Dibawah ini bukan merupakan cara pengumpulan dokumen, yaitu ...a. Wawancara/ interviewb. Membuat lembar pertanyaan/ quisionerc. Pengamatan/observasid. Menelusuri koleksi buku atau keterangan lainnyae. Tukar menukar informasi
9. Kegiatan pengadaan dokumen dapat dilakukan dengana. Tukar menukar informasib. Memberikan informasic. Menerima informasid. Berlangganane. Semua benar
10. Langkah selanjutnya setelah dokumen terkumpul adalah ....a. pengadaan dokumenb. pengolahan dokumenc. pencatatan dokumend. penggandaan dokumene. pengiriman dokumen
11. Pelayanan dokumen “current awareness” adalah pelayanan dokumen yang berhubungan dengan ...a. informasi pentingb. berita-berita bersejarahc. berita-berita yang berhubungan dengan keuangand. berita-berita yang hangate. informasi kriminal
12. Dibawah ini yang bukan kegunaan kegiatan dokumentasi adalah ...a. Menunjang penelitian untuk kemajuan organisasib. Mngolah dan menyeberluaskan isi informasi intelektual dokuen yang ada di perpustakaan,
museum, dan kearsipan.c. Media komunikasi ilmiah bagi iluwan dan cendekiwan.d. menambah citra perusahaan.e. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.
13. buku, laporan, majalah, koran merupakan bahan dokumentasi....a. literalb. kolporalc. privatd. vitale. dinamis
14. Dibawah ini yang bukan merupakan dokumentasi kolporal adalah ....a. fosilb. archac. uud 1945d. candie. film dokumenter
15. Sehelai kertas, tipis/tebal yang dicetak dan dipergunakan untuk mengumpulkan atau menyampaikan atau merekam informasi disebut ...a. surat
- 10 -
b. daftar riwayat hidupc. formulird. biodaae. laporan
16. Di bawah ini yang bukan ciri suatu dokumen adalah....
a. Difokuskan pada benda/ informasinya.
b. Tidak merupakan unit kerja.
c. Bersifat aktif.
d. Bersifat pasif
e. Isi dokumen terbatas pada informasi yang terdapat pada dokumen sendiri.
17. Di Indonesia ketentuan-ketentuan mengenai dokumentasi telah diatur dalam peraturan perundang-undangan berupa ....a. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1961.b. Peraturan Presiden Nomor 21 tahun 1961.c. Peraturan Presiden Nomor 22 tahun 1961.d. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1962.e. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1963.f. Peraturan Presiden Nomor 20 tahun 1964.
18. Suatu dokumen berupa surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian secara hukum di muka pengadilan, maka dokumen tersebut memiliki nilai ....a. Historisb. Yuridisc. Penerangand. Pengadilane. Informatif
19. Dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun adalah dokumen.....a. aktifb. pasifc. semi aktifd. in aktife. abadi
20. Paten penelitian, laporan, disertasi, dan kertas kerja adalah bentuk dokumen ....a. abadib. pribadic. primerd. sekundere. tertier
- 11 -
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas!
1. Apakah yang dimaksud dengan dokumen? Jelaskan!2. Apakah perbedaan dokumen dan dokumentasi?3. Sebutkan jenis dokumen ditinjau dari sumbernya?4. Dokumen memiliki nilai guna histories, jelaskan dan berilah contohnya5. Jelaskan perbedan dokumen dinamis dan statis6. Sebutkan kegiatan-kegiatan dokumentasi?7. sebut dan jelaskan 3 ruang lingkup dokumentasi!8. Apakah kegunaan buku induk dokumen?9. Mengapa dokumen harus di kelola dengan baik? Jelaskan!10. Sebutkan cara mencari dan mengumpulkan keterangan yang akan dijadikan suatu dokumen?11. Sebutkan peranan dokumentasi?12. Bagaimanakah prosedur yang harus ditempuh dalam pengolahan dokumentasi menjadi bahan
dokumen? Jelaskan!13. Sebutkan dan berilah contohnya bahan-bahan dokumentasi privat?14. Apakah yang dimaksud dengan dokumen literal? Jelaskan!15. Sebutkan 3 produk tertulis kantor?
C. Praktik
Inventarislah semua dokumen yang anda miliki (minimal 10 dokumen), kemundian masukkan dalam buku induk dokumen pada format berikut:
BUKU INDUK DOKUMEN
No
Urut
Tanggal
PencatatanJudul
Penyusun/
Pengarang
Kota Tempat
TerbitPenerbit
Tahun
TerbitJumlah
Cara
PerolehanKeterangan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
- 12 -
BAB II (A)MELAKUKAN SURAT MENYURAT
(DASAR SURAT MENYURAT)
Standar kompetensi : Melakukan Prosedur AdministrasiKompetensi Dasar : Melakukan Surat Menyurat / Dasar surat menyuratIndikator :
1. Mampu memahami syarat surat yang baik dan benar2. Mampu menggunakan dengan benar sesuai kaídah bahasa yang
berlaku, macam tanda baca, tata bahasa dalam menulis suratMateri Pokok : Dasar surat menyurat:
1. Pengertian surat2. Tujuan dan fungsi surat3. Jenis surat4. Jenis dan ukuran kertas surat5. Teknik melipat surat6. Sampul surat7. Bagian-bagian surat8. Bentuk-bentuk surat9. Tanda baca dan tanda koreksi
Tujuan Pembelajaran :1. Siswa dapat menjelaskan arti, fungsi dan jenis surat.2. Siswa dapat neyebutkan perlengkapan dalam surat menyurat.3. Siswa dapat menjelaskan bagian-bagian surat atau naskah.4. Siswa dapat menjelaskan perbedaan bagian-bagian surat.5. Siswa dapat menjelaskan tata bahasa dalam surat menyurat.6. Siswa dapat menjelaskan bagian-bagian surat7. Siswa dapat menjelaskan bentuk-bentuk surat
8. Siswa dapat menjelaskan tanda baca dan tanda koreksi dalam surat menyurat.
- 13 -
DASAR SURAT MENYURAT
A . PENGERTIAN SURAT
Surat merupakan salah satu media komunikasi secara tertulis, meskipun saat ini terdapat media komunikasi yang lebih canggih, dengan didukung kemajuan teknologi yang lebih cepat dadam menyampaikan pesan tertulis, akan tetapi surat masih diperlukan dalam berkomunikasi. Tahukah anda apakah surat itu?. Di bawah ini disajikan beberapa pengertian surat menurut para ahli, yaitu:
1. WJS Poerwodarminto dalam Kamus Umum Bahasa IndonesiaSurat adalah kertas dan sebagainya yang tertulis atau secarik kertas dan sebagainya tanda atau keterangan.
2. Lembag Administrasi Negara (LAN)Surat adalah setiap ketas tertulis atau tercetak yang dibuat oleh seseorang atau orang-orang lain tertentu dengan maksud menyampaikan berita atau pendapat yang tersebut pada kertas tersebut.
3. Drs. SutrisnoSurat sebagai alat untuk menyampaikan atau menyatakan isi hati kepada pihak lain secara tertulis.
Jadi surat adalah setiap kertas yang ditulis/tercetak dengan tujuan digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis untuk menyampaikan pernyataan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut, dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, jawaban, permintaan, perintah, laporan, pemikiran, pendapat, sanggahan, bantahan, dan lain sebagainya.
Penyampaian secara tertulis itu menggunakan bahasa yang disebut bahasa surat atau bahasa tulis. Bahasa surat adalah bahasa secara tertulis yang digunakan pada sarana surat menyurat. Bahasa tulis adalah bahasa berwujud tertulis yang digunakan sebagai alat komunikasi dalam berbagai sarana di dalam kehidupan masyarakat sehari-hari seperti koran, dokumen, E-mail, SMS ponsel, dan lain-lain. Jadi, pengertian bahasa tulis lebih luas daripada bahasa surat.
Sedangkan kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi disebut dengan surat menyurat atau korespondensi. Hubungan korespondensi dalam suatu kantor baik pemerintah maupun swasta terdiri dari korespondensi intern dan korespondensi ekstern.
B TUJUAN DAN FUNGSI SURAT
Tujuan dari penulisan surat adalah sebagai berikut:1. menyampaikan pesan/informasi secara tertulis2. menyampaikan maksud dan tujuan sesuai isi hati penulis3. menghemat waktu, biaya dan tenaga dalam menyampaikan.
Sedangkan fungsi surat adalah:1. sebagai alat komunikasi tertulis sebagai fungsi utamanya2. sebagai tanda bukti tertulis yang otentik, misal surat perjanjian.3. sebagi alat pengingat atau bepikir, misal surat yang diarsipkan4. sebagai pedoman untuk bertindak, misal surat keputusan5. sebagai duta atau wakil organisasi6. sebagai dokumen histories dari suatu kegiatan7. sebagai jaminan keamanan, misal surat keteragan jalan.
- 14 -
C. JENIS-JENIS SURAT
1. Berdasarkan sifat isi dan asalnya, surat digolongkan menjadi:
a. Surat Pribadi, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut masalak pribadi, surat pribadi terdiri dari:1). Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan, yaitu surat yang
dibuat oleh seseorang uyang isinya menyangkut masalah kekeluargan persahabatan dan perkenalan, misalnya surat untuk orang tua, sahabat/teman.
2). Surat pribadi yang bersifat setengah resmi/kedinasan yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut masalah kedinasan yang ditujukan kepada instansi tertentu. Misalnya surat lamaran kerja, surat ijin tidak masuk.
b. Surat resmi, yaitu surat yang isinya berkenan dengan masalah tugas dalam organisasi.
c. Surat niaga, yaitu surat yang dibuat oleh suatu perusahan yang isinya menyangkut masalah perniagaan/perdagangan
d. Surat sosial, yaitu surat yang dibuat oleh berbagai lembaga/organisasi sosial.
e. Surat dinas, yaitu surat yang isinya menyangkut masalah kedinasan dalam suatu administrasi pemerinntahan dan dibuat oleh instansi pemerintah.
2. Berdasarkan wujudnya, surat dibedakan menjadi :
a. Kartu Pos ialah segala macam surat yang dibuat diatas kartu (kertas karton), yang umumnya berukuran 15 X 10 cm. Kartu Pos digunakan untuk mengirim berita yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia.
b. Warkat PosWarkat Pos merupakan surat terbuka, tidak beramplop dan wujudnya berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang tertutup merupakan isi surat dan bagian luarnya tercantum alamat surat dan alamat pengirimnya. Disamping cukup terjamin kerahasiaannya, jenis surat ini lebiih efisien karena pengirim tidak perlu menyediakan amplop dan juga biaya pengirimannya lebih murah.
c. Surat bersampul ialah surat yang beramplop/bersampul.Surat ini digunakan untuk :
1). Pengiriman surat yang isinya tidak boleh diketahui orang yang tidak berkepentingan.2). Pengiriman berita yang cukup panjang, yang memerlukan halaman-halaman kertas.3). Dipandang lebih penting dan lebih sopan.
d. Memorandum atau memo yaitu surat yang dipakai sebagai media komunikasi intern suatu instansi/organisasi. Lazimnya memo sering dibuat oleh atasan kepada bawahannya. Isi memo dapat berupa :
e. Faksimili, alat yang dipergunakan untuk mengirim pesan baik gambar atau tulisan dari jarak jauh melalui fasilitas telepon. Faksimili perkembangan teknologi dari telegram/telex.
- 15 -
f. e-mail ; surat elektonik, surat yang dikirim melalui komputer dengan menggunakan fasilitas internet.
3. Berdasarkan Jumlah Penerimanya :a. Surat biasa, adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau suatu instansi kepada seseorang
atau suatu instansi tertentub. Surat Edaran, yaitu surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau beberapa instansic. Pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang atau instansi yang
identitasnya tidak diterakan secara langsung. Jenis surat ini digunakan apabila pihak yang ditujunya sulit untuk dituliskan nama dan alamat satu per satu.
4. Berdasarkan Keamanan Isinya :1). Surat Biasa adalah surat yang bila dibaca pihak lain tidak akan merugikan penerima maupun
pengirimnya. Termasuk ke dalam jenis surat ini antara lain : surat undangan dan surat edaran2). Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui pihak lain kecuali orang yang
dimaksud dalam surat itu. Jenis surat ini biasanya ditandai dengan kata “RAHASIA” atau “RHS”.
3). Surat Sangat Rahasia, umumnya berupa surat yang berhubungan erat dengan keamanan Negara. Jenis surat ini misalnya, dikeluarkan oleh dinas militer kepada kepala Negara atau sebaliknya dan biasanya ditandai dengan kata “SANGAT RAHASIA” atau “SRHS”.
5. Berdasarkan Urgensi Pengirimannya/proses penyelesainnya:1). Surat Biasa, surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian yang cepat.
Namun demikian, setiap surat yang memerlukan jawaban atau tanggapan, hendaknya segera dijawab atau dibalas.
2). Surat Segera, surat ini menuntut secepatnya diketahui atau ditanggapi oleh penerimannya.3). Surat Sangat Segera, surat ini harus segera mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya. Baik penyelesaian maupun pengirimannya tidak boleh ditunda-tunda. Jenis surat ini biasanya dijumpai dalam dinas-dinas militer.
6. Berdasarkan Isinya, surat dibedakan menjadi :
1). Surat Undangan2). Surat Pengantar3). Surat Pemberitahuan4). Surat Tugas5). Surat Edaran6). Surat Pernyataan7). Surat Pengumuman8). Surat Peringatan9). Surat Permohonan izin10). Surat Perintah11). Surat Perjanjian12). Surat Keputusan13). Surat Berita Acara14). Surat Nota Dinas15). Memo, dan lain-lain
7. Berdasarkan Dinas Pos:
a. Surat kilat khusus yaitu surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya dan secara tercatat. Pengiriman surat ini dilakukan dengan prioritas pertama/terdahulu dan dibuatkan resinya sebagai tanda bukti pengiriman.
b. Surat kilat, yaitu surat yang harus secepatnya disampaikan kepada penerimanya secara biasa, tanpa resi.
c. Surat tercatat, yaitu surat yang cara pengirimannya biasa tetapi ada bukti pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat.
- 16 -
d. Surat biasa, yaitu surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara biasa, menggunakn sampul dan perangko biasa, biayanya relative lebih murah.
e. Surat berharga, yaitu surat yang dapat dipercaya kebenarannya, mempunyai nilai yang sangat berharga, misal, akte kelahiran, akte tanah, IMB dan lain-lain.
D. JENIS DAN UKURAN KERTAS
Adapun jenis-jenis kertas yang dipergunakan dalam penulisan surat adalah:1. kertas HVS (Houtvrij Schriffpapier) digunakn untuk menulis surat asli, yang akn dikirim.2. Kertas tipis/doorslagh, digunakn untuk tembusan3. Onionskin paper, kertas tipis dan kuat, digunakn untuk surat-surat yang akan dikirim ke luar negeri.4. Kertas stensil/stencilsheet yaitu kertas yang digunakan untuk memperbanyak naskah dengan
mengunakn mesin stensil.
Sedangkan ukuran kertas yang digunakn dalam surat menyurat disesuaikan dengan panjang dan pendeknya isi surat, untuk surat yang isinya panjang dipergunakan kertas ukuran folio, sedangkan untuk surat yang ukurannya sedang/pendek menggunakn kertas ukuran kwarto/A4.
Selain ukuran kertas folio dan kwarto/A4, ada beberapa macam ukuran kertas yaitu kertas sigmo, oktova, memo. Adapun ukuran kertas tersebut adalah:
a. Kertas folio berukuran 204 x 330 mmb. Kertas kwarto berukuran 204 x 254 mmc. Kertas sikmo berukuran 204 x 165 mmd. Kertas octavo berukuran 204 x 127 mme. Kertas memo berukuran 204 x 127 mm
E. TEKNIK MELIPAT SURAT
Kerapian surat harus dijaga, agar tidak kusut ketika dimasukkan kedalam samul surat, oleh karena itu surat perlu dilipat dengan tepat dan rapi, adapun macam-macam lipatan surat adalah sebagai berikut:
- 17 -
gambbbbbbbbbbbbbar
F. SAMPUL SURAT
Sampul surat/amplop merupakan pelindung surat, baik pelindung bagi isi surat maupun fisik surat, penggunaan sampul harus disesuaikan dengan ukuran kertas yang dipergunakan. Adapun macam-macam sampul surat adalah sebagai berikut:
- 18 -
gammmmmmmmmmmmbar
1
23
45
6
7
8
9
10
11
12
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Nomor Surat3). Tanggal Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat9). Salam Penutup10).nama perusahaaan 11). nama jelas12). Nama Jabatan13). Tembusan Surat14). Inisial
1
23
45
6
7
8
9
10
11
12
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Nomor Surat3). Tanggal Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat9). Salam Penutup10).nama jabatan penandatangan surat11). nama jelas12). NIP13). Tembusan Surat14). Inisial
G. BAGIAN – BAGIAN SURAT
Surat memiliki bagian-bagian, yang masing-masing bagian mempunyai kegunaan tertentu dan penempatan bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang digunakan, bagian-bagian surat yang umum digunakan oleh instansi (surat niaga) berbeda dengan bagian-bagiaan surat dinas pemerintah. Untuk jelasnya bagian-bagian surat tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah ini.
SURAT DINAS SURAT NIAGA
- 19 -
13
14
13
14
Nomor : 007 / AP-1 / I / 2008Angka tahunAngka bulanKode suratNomor urut surat
1). Kepala Surat
Fungsi kepala surat adalah sebagai identitas diri suatu lembaga atau organisasi yang bersangkutan. Identitas yang termuat di dalam kepala surat antara lain :
a. Nama instansib. Lambang Instansic. Alamatd. Kode Pose. Nomor teleponf. Nomor faximile atau e-mail
Dalam surat dagang disebutkan pula: (1) alamat kantor cabang; (2) nama bankir; (3) nama usahanya, misalnya ekspor-impor; dan (4) gambar-gambar yang bersifat reklame.
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Surat yang terdiri atas lebih dari satu lembar, hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala, sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala. Dalam hal demikian, pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya, sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja.
Contoh:
CV NOGOSOSROJalan Kaliurang KM 10, Gg. Kalimosodo No. 1
a. memudahkan dalam pengarsipanb. memudahkan dalam mencari kembalic. mengetahui banyaknya surat yang keluard. bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnyaContoh nomor surat :
3). Tanggal SuratSurat yang menggunakan kepala surat, penulisan tanggal tidak perlu menyebutkan nama tempat penulis surat, tetapi jika penulisan surat tidak menggunakn kepala surat maka penulisan tanggal surat didahului dengan nama tempat/kota, dengan dipisahkan tanda koma.
Yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah :a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkapb. Angka tahun tidak boleh disingkatc. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik
Contoh :
7 April 20021 Oktober 200331 Januari 2004
bukan:7-4-20021 Okt. 2003 31 Januari ’0418 April 2004.
Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim, bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat-lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.
4). LampiranFungsi lampiran adalah sebagai penunjuk begi penerima surat tentang adanya keterangan-keterangan tambahan selain surat itu sendiri
Kaidah dalam penulisan lampiran :a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf besarb. Penulisan kata lampiran hendaknya tidak disingkat, jika disingkat harus taat
asas, bersaman dengn penyingkatan nomor, Jika “Nomor” disingkat “No.” maka “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, maka keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan huruf dan angka
c. Bila tidak ada sesuatu yang dilampirkan sebaiknya tidak melampirkan kata lampiran
d. Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titikContoh :
5). Hal/perihal SuratHal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat , Fungsi hal/perihal surat sebagai judul dari sebuah surat sehingga dengan sekilas orang yang membaca surat dapat mengetahui secara garis besar isi sebuah surat yang dimaksud.
Kaidah dalam penulisan hal surat adalah sebagai berikut :a. harus ditulis dengan singkat, jelas dan menarikb. berwujud kata/frase, dan bukan kalimatc. huruf pertama dalamm setiap kata harus ditulis dengan menggunakan huruf
kapitalContoh :
Hal : Undangan Rapat Panitia
- 21 -
Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. Contoh:
2. No. : 2732/AP/V/2008Hal : Pengiriman Sampel BarangSifat : BIASA
Perhatikan bahwa penulisan nomor, hal, dan lampiran, serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
6). Alamat SuratAda dua macam alamat surat yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat). Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apapun.Alamat dalam berturut-turut menyebutkan: (1) nama orang/jabatan; (2) nama jalan dan nomor rumah/gedung; (3) nama kota.
Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan, tidak disingkat atau diubah ejaannya. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. (Yang terhormat).
Kata sapaan “Bapak”, “Ibu”, atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang. Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan.Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan instansinya. Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya, misalnya direktur atau rektor, dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”, bukan “pimpinan.Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat. Sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”.
Contoh: KepadaYth. Bpk. Eko Wahyu Purnomo, S.E.Jalan Tentara Pelajar 25
Surakara
KepadaYth. Direktur P.T. Usaha MandiriJalan Tentara Pelajar 25
Surakara
PT Usaha MandiriJalan Tentara Pelajar 25
SurakaraCattan:
Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. (1) nama orang/jabatan; (2) nama instansi; (3) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan, dan nama kota serta kode pos.
Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul.
Sebelum dimasukkan amplop, surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas.
7). Salam Pembuka
- 22 -
Fungsi salam pembuka adalah sebagai tanda penghormatan terhadap pihak yang dituju. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
Contoh :Dengan hormat,
8). Isi Surat
Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal yaitu pembukaan, isi yang sesungguhnya dan penutup. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.
Misalnya: “Membalas surat Saudara tanggal …”, “Dengan ini kami beritahukan ….”
Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Misalnya: “Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara ….” (kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr.”)
Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terimakasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. Misalnya: “Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terimakasih.” ”Demikian harap Saudara maklum.” “Mudah-mudahan keterangan-keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara.”
9). Salam penutuphal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup adalah sebagai berikut :
a. huruf awal salam penutup dituilis dengan huruf capitalb. penulisan salam penutup diakhiri dengan tanda komaContoh :Hormat kami,
Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antar instansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup misalnya: “Salam kami,” “Salam hormat,” atau “Wassalam,.”
10). Pengirim suratPengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan / penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggung jawaban, dalam bagian akhir surat dibubuhi tanda tangan. Pengirim surat terdiri dari nama insatnsi, nama orang yang menandatangani surat, nama jabatan dan NIP (jika instansi pemerintah)
Contoh :
PT Jaya Abadi
ttd.
Agus Jayaningrat, S.PdDirektur
Kepala Dinas Pendidikan Kab. Sukoharjo
ttd.
Drs. Wahyudi, M.PdNIP…………….
- 23 -
11). Tembusan SuratTembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, disamping pihak yang ditujunya. Tembusan surat diletakkan pada margin sebelah kiri, lurus fertikal dengan nomor, lampiran, dan perihal surat yang sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani surat/NIP. Dalam penyusunannya tembusan disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki paling atas ke hierarki paling bawah.
Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth., atau kata sapaan seperti Sdr., Bapak, atau Ibu. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata “Arsip” atau “Pertinggal” sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.
Contoh :
Tembusan :1). Kakanwil Depdiknas Provinsi Jawa Tengah2). Kakandep Depdiknas Kabupaten Sukoharjo
12). InissialPada bagian kiri surat dinas sering dijumpai tanda pengenal yang berupa singkatan (inisial) dari nama pengonsep dan pengetik surat. Apihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang tersebut apabila ada kesalahan atau kekurangan dalam penulisan surat.Sebenarnya inisial hanya berguna untuk keperluan intern pengirim surat tetapi jika memang perlu sebaiknya inisial cukup ditulis pada arsip
Contoh :
IH/Pu
Pengonsep: Iin Hendrawati
Pengetik : Purnama
G. BENTUK-BENTUK SURATBentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat . Adapun bentuk –bentuk surat adalah sebagai berikut: 1) bentuk lurus penuh bentuk lurus (block)2) bentuk lurus (block)3) bentuk setengah lurus (semi block)4) bentuk menggantung (hanging paragraph)5) bentuk lekuk (indented)6) bentuk resmi Indonesia lama, dan7) bentuk resmi Indonesia baru8) bentuk resmi gaya depdikbud.
- 24 -
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Tanggal Surat3). Nomor Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama perusahaaan 11). nama jelas12). Nama Jabatan13). Tembusan Surat14). Inisial
1. Surat Lurus Penuh (full block style)Surat berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut.1. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama;2. Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi;3. Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf yang satu
dengan yang lain berjarak satu spasi juga.
- 25 -
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Tanggal Surat3). Nomor Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama perusahaaan 11). nama jelas12). Nama Jabatan13). Tembusan Surat14). Inisial
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Tanggal Surat3). Nomor Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama perusahaaan 11). nama jelas12). Nama Jabatan13). Tembusan Surat14). Inisial
2. Surat bentuk lurus (block style ) Pada dasarnya bentuk lurus hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan kaki surat (salam penutup, nama perusahaan, nama terang dan jabatan).
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Tanggal Surat3). Nomor Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama perusahaaan 11). nama jelas12). Nama Jabatan13). Tembusan Surat14). Inisial
3. Surat Bentuk setengah lurus
Surat Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. Bedanya hanya terletak pada pengetikan paragraf-paragrafnya. Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri, dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak.
- 27 -
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Tanggal Surat3). Nomor Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama perusahaaan 11). nama jelas12). Nama Jabatan13). Tembusan Surat14). Inisial
4. Bentuk menggantung (hanging paragraph)Surat bentuk menggantung hmpir sama dengan bentuk surat lurus, akn tetapi penulisan isi surat (alenea pembuka, isi dan penutup) baris pertama lurus kiri dan baris kedua seterusnya masuk 5 spasi.
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Tanggal Surat3). Nomor Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama perusahaaan 11). nama jelas12). Nama Jabatan13). Tembusan Surat14). Inisial
5. Bentuk lekuk (Indented style)Surat bentuk lekuk hampirsama dengan surat bentuk setengah lurus, akan tetapi penulisan alamat surat untuk nama jalan dan kota masing-masing masuk 5 spasi.
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Nomor Surat3). Tanggal Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama jabatan penandatangan surat11). nama jelas12). NIP13). Tembusan Surat14). Inisial
6. Bentuk resmi Indonesia lama Surat bentuk resmi Indonesia lama pada prinsipnya mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaan terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Nomor Surat3). Tanggal Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama jabatan penandatangan surat11). nama jelas12). NIP13). Tembusan Surat14). Inisial
7. Bentuk resmi Indonesia baru Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus penulisan salam penutup: nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. Sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru: salam, tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.
Perbedan bentuk resmi Indonesia lama dan Indonesia baru terletak pada:Pada bentuk resmi Indonesia baru:
1. tanggal surat didahului oleh nama tempat;2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah
nama tempat dan tanggal;3. nama terang diapit tanda kurung.
Pada bentuk resmi Indonesia baru:1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat;2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap;3. nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.
- 31 -
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Nomor Surat3). Tanggal Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama jabatan penandatangan surat11). nama jelas12). NIP13). Tembusan Surat14). Inisial
Keterangan: 1). Kepala Surat2). Nomor Surat3). Tanggal Surat4). Lampiran Surat5). Hal atau perihal surat6). Alamat Surat7). Salam Pembuka
8). Isi Surat (a. pembuka, b. isi, c. penutup)9). Salam Penutup10).nama jabatan penandatangan surat11). nama jelas12). NIP13). Tembusan Surat14). Inisial
8. Bentuk Resmi gaya depdikbud
Pada hakekatnya surat bentuk resmi gaya depdikbud hamper sama dengan bentuk resmi Indonesia baru, perbedaanya pada penulisan isi surat, isi surat ditulis masuk, lurus dengan pengisian nomor. Lampiran, dan hal
- 32 -
H. BAHASA SURAT1. Bahasa Surat
Melalui bahasa, manusia dapat mengkomunikasikan 3 hal yaitu buah pikiran, perasaan dan sikapnya terhadap sesuatu hal. Bahasa, termasuk ejaan dan tanda baca, merupakan salah satu faktor yang paling penting dalam berkomunikasi secara tertulis. Bahasa surat yang baik dapat membuat orang lain semakin antusias untuk membaca surat.
Bahasa surat adalah bahasa tulis, dalam arti lambang yang digunakan dan komunikasi yang menggunakan media surat adalah lambang bahasa. Oleh sebab itu sebuah surat harus memenuhi syarat-syarat bahasa dan disusun dalam suatu komunikasi yang baik, agar pembicaraan mudah dipahami oleh si penerima surat. Selain itu, harus dipahami pula bahwa cara bertutur seseorang juga mencerminkan kepribadian orang tersebut. Karena itu bertutur dengan baik melalui surat merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam penulisan surat.
Dalam penulisan surat urutan setiap masalah harus dibuat sedemikian rupa sesuai dengan urutan logika. Caranya ialah:
a. Pakailah paragraf pertama sebagai pengantar masalah yang hendak dibicarakan dalam surat.
b. Kemukakan masalah pertama pada paragraf kedua.c. Setiap masalah baru hendaklah dikemukakan pada paragraf berikutnya.d. Apa yang sudah dibicarakan pada paragraf sebelumnya jangan diulang lagi pada
paragraf berikutnya.e. Sebaiknya apa yang akan dibicarakan pada paragraf selanjutnya jangan diuraikan
pada paragraf sebelumnya.f. Akhiri surat dengan paragraf penutup.
Suatu karangan formal, terutama karangan seperti surat, bahasanya harus jelas, lugas, dan umum (memasyarakat). Selain ketiga syarat utama itu, penulis surat hendaknya juga memperhatikan kata-kata yang baku, pemakaian ejaan yang disempurnakan secara benar. Dengan bahasa yang jelas, pesan yang akan disampaikan oleh pengirim kepada penerima akan dipahami secara efektif.
Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahasa yang tidak kabur, mudah dipahami oleh pembaca dan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud.
Bahasa yang lugas artinya bahasa yang sederhana, bersahaja (simple), langsung pada permasalahan. Kalimat yang lugas diwujudkan dengan pemakaian bahasa yang padat dan hemat, namun tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas lengkap berarti tidak ada unsur penting yang terlupakan.
Bahasa yang umum adalah bahasa resmi yang memasyarakat; bahasa baku yang dipakai di depan umum; bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Ciri bahasa umum adalah pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat umum. Kata yang baku, yaitu kata yang dianggap paling benar jika ditinjau dari segi penulisan dan pengucapnya. Kata yang dibakukan dianggap sepenuhnya menjadi kata bahasa Indonesia. Kata-kata itu tidak lagi terikat pada bentuk asalnya sehingga ketentuan tentang bunyi, tata bunyi, dan tata makna sepenuhnya terikat pada aturan atau kaidah bahasa Indonesia.
Ungkapan tetap (ungkapan idiomatik), yaitu ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap. Susunannya baku dan permanen sehingga unsurnya tidak
- 33 -
Menentukan Tujuan Pencatatan Masalah-Masalah Yang Akan Dikemukakan
Langkah – LangkahDalam
Menyusun Surat
3. Penyusunan Masalah-Masalah Secara Sistematis Sesuai Dengan Urutannya
Menjabarkan Masalah – Masalah No. 3 Dalam Kalimat AtauKonsep Surat.
boleh dipertukarkan, ditambah atau dikurang. Fungsi ungkapan tetap adalah sebagai pengkait dalam peralihan alinea agar karangan menjadi padu.
Ejaan adalah seperangkat kaidah yang mengatur bagaimana memisahkan dan menggabungkan lambang itu dalam suatu bahasa. Adapun ruang lingkupnya meliputi: pemakaian huruf, penulisan huruf kapital dan huruf miring, pemakaian kata, pemakaian unsur serapan, dan pemakaian tanda baca.
Agar surat yang dikirim mendapat tanggapan yang positif, maka penulisannya harus memperhatikan syarat-syarat berikut.
1) Pahami permasalahan yang akan ditulis dengan baik.2) Gunakan tata bahasa yang baku.3) Pahami peraturan-peraturan yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan
disampaikan atau ditulis.4) Gunakan bahasa yang sederhana dan singkat.5) Gunakan istilah-istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat.6) Gunakan kata-kata yang tepat.7) Jangan menggunakan singkatan yang tidak umum dipakai dalam surat menyurat.8) Gunakan bahasa yang sopan dan hormat.9) Ungkapkan isi surat secara rinci dan jelas agar tidak terjadi salah tafsir atau salah pengertian.
Azas-azas penulisan surat:1) Singkat (shortness)2) Sederhana (simplicity)3) Ketegasan (strength)4) Ketulusan atau tidak palsu (sincerity)5)
Kesalahan-kesalahan yang terdapat di dalam penulis sebuah surat pada umumnya:1) Susunan yang rumit.2) Kalimat yang tidak jelas dan bertele-tele.3) Pengungkapan gagasan kurang sopan atau sebaliknya (terlalu menyanjung).4) Tata bahasa tidak teratur.5) Ejaan tidak sesuai dengan pedoman yang berlaku.6) Ketikan tidak rapi.
2. Langkah-Langkah dalam Menyusun Surat
- 34 -
Surat dituangkan dalam kalimat-kalimat yang ditulis pada secarik kertas. Kalimat adalah susunan kata-kata yang teratur, yang menyatakan pengertian. Susunan kalimat yang efektif didukung oleh:
1. Kesepadanan antara stuktur bahasa dan cara atau jalan pikiran yang polos dan masuk akal.2. Kepararelan bentuk bahasa yang dipakai untuk tujuan efektifitas tertentu.3. Ketegasan dalam menetapkan pikiran utama.4. Kehematan dalam pilihan kata.5. Kevariasian dalam penyusunan kalimat.
Keterkaitan antara kalimat yang satu dengan yang lain yang saling berkaitan dalam membentuk suatu gagasan tertentu disebut alinea. Alinea yang baik memenuhi tiga persyaratan yaitu:
1. Kesatuan alinea.2. Keterpaduan kalimat.3. Pengembangan alinea.
3. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut.1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu:
a. penyusunan letak bagian-bagian suratb. pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapic. pemakaian kertas yang sesuai:
ukuran : kuarto 21 x 29 cm jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus
(doorslag) untuk tembusan warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning untuk kertas tembus perbal, biru muda
untuk kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.
Agar ketiga syarat tersebut dapat terpenuhi, maka dalam penulisan surat memperhatikan 6 petunjuk penulisan surat yang baik, yaitu:1. Kumpulkan terlebih dahulu semua keterangan dan bahan-bahan yang diperlukan sebelum
menulis surat.2. jika membalas surat, surat yang diterima hendaknya disinggung dalam alenea pembuka.3. tentukan terlebih dahulu maksud dan tujuan sebelum menulis surat.4. Surat harus memuat satu jenis masalah saja5. Hindari pemakaian kata-kata yang tidak lazim.6. Gunakan tanda baca pada bagian-bagian surat dan kalimat dengan tepat.7. Bila perlu surat dikonsep terlebih dahulu sebelum ditulis/diketik.
A.Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar dengan memberi tanda silang ( X ) pada salah satu huruf a, b, c, d atau e!
1. Fungsi ergonomic dari pemakaian moving chair adalah ...a. Lebih bebas bergerak dalam satu area kerja
- 35 -
Nomor : 007 / AP-1 / I / 20081234
b. Lebih bebas bergerak pada satu atau lebih area kerjac. Membatasi gerakan tubuhd. Membuat tubuh lebih cepat merasa lelahe. Memperlancar kinerja
2. Berikut dijelaskan fungsi surat, kecuali …a. Sebagai media komunikasi tertulisb. Sebagai alat bukti tertulis, sebagai bukti hitam diatas putihc. Sebagai alat pengingat. Kebijakan-kebijakan penting yang telah diputuskan oleh
seorang pimpinan, misalnya, dapat diingat kembali dan diketahui lewat surat yang pernah dikeluarkannya.
d. Sebagai bukti histories, yakni digunakan untuk mengetahui atau menyelidiki kegiatan seseorang atau suatu organisasi pada masa silam.
e. Sebagai bahan untuk melengkapi kegiatan administrasi perkantoran
1. Berikut merupakan fungsi dari surat sebagai pedoman dalam bertugas atau dalam melaksanakan kegiatan. Wujud dari dokumen tersebut dapat berupa …a. surat tugas, surat perintahb. surat undangan, surat peringatanc. surat tugas, surat keterangand. surat keputusan, surat undangane. surat keputusan, surat edaran
2. Berdasarkan wujudnya surat dibedakan menjadi, kecuali …a. Kartu posb. Warkat posc. Surat bersampuld. memorandume. surat dinas
3. Berikut yang bukan merupakan klasifikasi surat berdasarkan kepentingannya, kecuali …a. Kartu posb. Warkat posc. Surat bersampuld. Memorandume. surat dinas
4. Fungsi nomor surat, kecuali …a. memudahkan dalam pengarsipanb. memudahkan dalam mencari kembalic. mengetahui banyaknya surat yang keluard. bahan rujukan dalam surat-menyurat tahap berikutnyae. mengikuti prosedur persuratan
5. pada bagian nomor 3 adalah …
- 36 -
a. Nomor urut lembagab. Angka bulanc. Angka tahund. Kode surate. Nomor urut surat
6. Kaidah dalam penulisan lampiran adalah, kecuali …a. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf besarb. Tidak boleh menyingkat kata lampiranc. Penulisan jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara yang menggunakan
huruf dan angkad. Bila tidak ada sesuatu yang dilampirkan sebaiknya tetap melampirkan kata
lampirane. Pada akhir baris tidak menggunakan tanda titik
7. Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, maka penulisan penandatanganan surat diwakilkan kepada bawahannya dengan menggunakan istilah …a. Plh. b. CQc. a.nd. a.pe. u.b
8. Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat dibawahnya dengan menggunakan istilah …a. Plh. b. CQc. a.nd. a.pe. u.b
1. Dalam pembuatan surat yang baik penggunaan bahasa sebaiknya secara lugas. Arti kata lugas disini adalah …a. jelas dan tidak bertele-teleb. tepat dan serasic. tegas dan bermaknad. tertuju pada sasaran yang dimaksude. tertata sesuai dengan konteks kalimat
2. Agar surat yang dikirim mendapatkan tanggapan yang positif, penulisannya harus memperhatikan syarat berikut, kecuali …a. pahami dengan baik permasalahan yang akan ditulis. b. pahami peraturan yang ada hubungannya dengan permasalahan yang akan dituliskan. c. gunakan kalimat yang efektif.d. gunakan istilah yang umum dipakai dalam surat menyurat.e. beri jarak spasi setiap kalimat
3. Berikut yang bukan merupakan asas-asas penulisan surat: a. singkat b. sederhana c. tegas d. tulus atau tidak palsu e. ergonomis
4. Dalam sebuah surat susunan kalimat yang efektif didukung oleh …a. kesepadanan antara stuktur bahasa atau jalan pikiranb. keluwesan dalam berkata-kata
- 37 -
c. kemajemukan kalimat-kalimatd. keanekaragaman konjungsi yang digunakane. variasi bentuk kata yang panjang
B. Jawablah pertanyaan pertanyaan di bawah ini dengan singkat!
1. Apa yang dimaksud dengan surat?2. Apa yang anda ketahui dengan surat dinas!3. Sebutkan fungsi dari surat secara umum?4. Seburtkan macam-macam surat berdasarkan urgensi kepentingannya!5. Berdasarkan wujudnya surat ada berapa?
6. Jelaskan klasifikasi surat berdasarkan jumlah penerimanya?7. Sebutkan aspek-aspek kebahasaan surat?8. Akan berakibat apa apabila surat tidak mengindahkan aspek-aspek kebahasaan
surat tersebut?9. Apa fungsi dari nomor surat?10. Gambarkan tata urutan bagian-bagian surat sesuai dengan keputusan mentri No.
71/1993!
BAB II B MELAKUKAN SURAT MENYURAT
MATERI POKOK MEMBUAT SURAT PRIBADI
A. Pengertian
surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang kepada seseorang tertentu yang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Misalnya surat kepada orang tua/keluarga, surat ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, surat ijin. Surat lamaran kerja dan lain-lain.
B. Ciri-Ciri Surat Pribadi
Surat pribadi digunakan sebagai alat komunikasi antar perseorangan atau antara orang dengan suatu instansi tertentu. Surat pribadi mempunyai ciri-ciri yang berbeda
- 38 -
dengan surat resmi baik surat niaga maupun surat dinas. Adapun ciri-ciri surat pribadi adalah:1. Bagian-bagian surat tidak selengkap seperti surat resmi.2. Bahasa yang digunakan dalam surat pribadi bersifat subjektif, artinya bebas sesuai
dengan isi hati penulisnya, jadi bahasanya tidak baku.3. Cara penulisannya tidak ada peraturan yang mengikat.4. Bebas menggunakan perlengkapan surat, sesuai dengan keinginannya baik
penggunaan jenis kertas, warna tinta dan sampul, kecuali surat pribadi yang ditujukan pada suatu instansi.
C. Jenis Surat Pribadi
Berdasarkan isi dan sifatnya, surat pribadi dapat dibedakan menjadi 2, yaitu:1. Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaaan. misalnya ditujukan kepada orang
tua, surat ucapan selamat, surat ucapan terima kasih, surat ucapan turut berduka cita, surat pemberitahuan kepada teman mengenai suatu berita, dan sebagainya.
2. Surat pridbadi yang isinya bersifat setengah resmi atau berhubungan dengan masalah kedinasan, misalnya surat lamaran kerja, surat pemberitahuan kepada sekolah atau kantor, surat permohonan tidak masuk kerja, dan sebagainya.
(1) Contoh surat pribadi yang bersifat kekeluargaanDepok, 17 Mei 2007Yth. Ayah dan IbuDi rumahAyah dan Ibu TercintaApa kabar ayah dan ibu selama ini? Moga-moga Ayah dan Ibu sehat wal afiatselalu. Untuk itu ananda selalu memanjatkan doa dan memohon ridho kepada Allah.Sebetulnya besar keinginan ananda untuk datang sendiri ke rumah untuk bertemudengan ayah dan ibu tercinta, tetapi berhubung sekolah masih belum libur, maka terpaksaniat ini ditunda dulu. Nanti sewaktu liburan Idul Fitri yang akan datang, ananda inginberkumpul bersama keluarga di sini. Mohon maklum.Pada saat sekarang ini, sepucuk surat ini menggantikan diri ananda bertemu denganAyah dan Ibu di rumah. Ananda berada dalam keadaan sehat dan pelajaran pun berjalandengan lancar tanpa sesuatu halangan apapun. Untuk itu mohon ananda bisa dimaafkankarena belum bisa datang ke rumah.Sekian dulu, mohon doa restu dari Ayah dan Ibu agar ananda dapat berhasil denganbaik dalam menempuh pelajaran di sekolah.Terima kasih.Sembah sujud ananda,
Surat di atas ditulis oleh seorang anak bernama Ali Marzali yang ditujukan kepadakedua orang tuanya yang tinggal di kampung halaman, sedangkan ia sendiri merantauuntuk sekolah. Ia memberitakan tentang keadaannya sekarang sambil memberitahukanbelum bisa datang ke rumah.Penerima surat ditulis di sebelah kiri atas dan penulis surat ditulis di sebelah kanan
- 39 -
bawah, tanggal ditulis di sebelah kanan atas satu atau dua baris di atas penerima surat.Ini adalah format penulisan surat pribadi yang paling umum.365
(2) Contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolahDepok, 12 September 2007Yth. Bapak Wali Kelas III BSMK Budi KayanganJalan Budi Kayangan No. 18DepokSaya yang bertanda tangan di bawah ini:Nama : Novi TanotoKelas : III BMemberitahukan bahwa mulai hari ini tanggal 12 September s.d. 14 September 2007,saya tidak dapat masuk ke sekolah karena sakit batuk pilek yang parah sehingga doktermenyarankan saya agar istirahat selama tiga hari.Sebagai bahan pertimbangan Bapak ini, saya lampirkan surat keterangan dokternya.Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,Novi TanotoPada contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah, ditemukan perbedaandengan contoh surat pertama yang bersifat kekeluargaan, yaitu pihak yang dituju diberisebutan “Yang Terhormat”.(3) Contoh surat ucapan terima kasihDepok, 12 Juli 2007Yth. Bapak SuhandiJalan. Taruna Jaya no. 10DepokDengan ini saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak yang denganmurah hati telah meminjamkan kepada saya printer untuk komputer karena printer sayakebetulan berada dalam keadaan rusak. Atas kebaikan hati Bapak, saya dapatmenyelesaikan tugas sekolah pada waktunya.Sekali lagi saya ucapkan terima kasih dan semoga Tuhan membalas budi baikBapak.Hormat saya,Kus SarbiniPada contoh surat ucapan terima kasih di atas, pihak yang dituju ditulis pada posisisebelah kanan atas, tapi penulis surat tetap ditulis di sebelah kanan bawah. Berartipada surat pribadi, posisi pihak yang dituju ada dua variasi, sebelah kiri atau sebelahkanan atas.
Surat lamaran kerja adalah surat pribadi yang bersifat resmi, isinya memuat kehendakpenulis surat untuk melamar pekerjaan yang dimaksud di dalam surat.Berikutnya akan diberikan contoh-contoh surat kongkret yang biasa digunakan dimasyarakat dengan pengertian seperti yang diuraikan di atas. Contoh yang ditampilkan hanya
- 40 -
sebagian dari yang telah diuraikan. Contoh-contoh surat tersebut, bersifat fiktif, baik yangberkaitan dengan nama perusahaan, pengiriman dan penerimaannya, ataupun kelengkapannotasi yang lainnya. Namun, contoh yang diberikan akan mempunyai variasi penulisan, sepertikeadaan yang sebenarnya di masyaraka(14) Contoh Surat Lamaran KerjaDepok, 17 Oktober 2006Yth. Kepala Bagian PersonaliaPT Putera AbadiP.O. Box 3451/JKTJakartaHal: Lamaran PekerjaanDengan hormat,Sehubungan dengan pemasangan iklan pada harian Kompas tertanggal 14 Oktober 2006tentang kesempatan kerja, untuk sales representative, bersama ini saya bermaksud melamarpekerjaan tersebut.Saya Edi Malaika Toruan, lulusan SMK, Jurusan Manajemen, tahun 2004, pernahmengikuti kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang, dapat mengendarai kendaraan,mempunyai SIM A dan SIM C, juga memiliki keterampilan komputer untuk mengoperasikanE-mail dan internet.Bahasa asing yang saya kuasai adalah sebagai berikut:Bicara Dengar Baca TulisInggris baik baik baik baikJepang baik baik cukup kurangArab kurang cukup cukup kurangSebagai bahan pertimbangan, berikut ini saya lampirkan:1. satu lembar fotokopi ijazah SMK2. satu lembar fotokopi sertifikat bahasa Inggris3. satu lembar fotokopi sertifikat bahasa Jepang4. satu lembar fotokopi SIM A & C5. satu lembar fotokopi KTP6. satu lembar fotokopi kartu keluarga orang tua7. satu lembar pasfoto terakhir ukuran 4 × 6 cmAdapun alamat kontak saya adalah:Jalan. Sulawesi No.35 Depok II, Depok 16321,Telp. 788-4598Demikian surat lamaran saya, Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.Hormat saya,Edi Malaika ToruanSeperti yang pernah disinggung di muka, bahwa surat lamaran kerja sebenarnya adalahsurat pribadi. Namun, karena ditujukan kepada kantor perusahaan, maka dimuat di sini sebagaisurat perkantoran.382(15) Contoh Dokumen Riwayat Hidup
- 41 -
Daftar Riwayat Hidup1 . Nama Lengkap : Ali Almahera2 . Tempat & Tanggal lahir :3 . Jenis Kelamin :4 . Agama :5 . Status :6 . Alamat :7 . Telepon/Fax :8 . Pendidikan :a. Pendidikan Formal :Lulus SD :Lulus SMP :Lulus SMA/SMK :Lulus perguruan tinggi :
- 42 -
b. Pendidikan informal1) Kursus Bahasa Inggris :2) Kursus Komputer :3) Lain-lain : pernah ikut pelatihan satpam selama2 bulan di DKI tahun 2004.9. Pengalaman kerjaa. Nama perusahaan/kantor :b. Jabatan :c. Waktu :10. Penguasaan bahasa asingBicara Dengar Baca Tulisi Bahasa Inggris kurang cukup baik cukupi i Bahasa Arab kurang kurang baik baikiii Bahasa Lain11. Kegemarani. Olahraga : bulu tangkisii. Lain-lain : mancing12. Piagam/Tanda penghargaani. Piagam : juara bulu tangkis Kota Depok 2005ii. Tanda penghargaan : tidak ada13. Lain-lain : pernah kuliah di IKIP sampai dengan tahun 2003 – 2004Demikian Daftar Riwayat Hidup saya buat sesuai dengan keadaan sebenarnya.Depok, 26 Mei 2006Ali Almahera
BAB II C MELAKUKAN SURAT MENYURAT
A. MEMBUAT SURAT NIAGASTANDAR KOMPETENSI:
Melakukan Prosedur Administrasi
KOMPETENSI DASAR:Melakukan Surat menyurat: Membuat Surat Niaga
INDIKATOR:1.Mampu memahami pengertian surat niaga dan lingkupnya2.Mampu mengindentifikasi macam/jenis istilah dan dokumen bisnis3.Mampu memahami pengertian surat niaga dan lingkupnya4.Mampu mengindentifikasi macam/jenis istilah dan dokumen bisnis
MATERI POKOK:1. Promosi Penjualan2. Lingkup Surat Niaga3. Surat Permintaan Penawaran4. Surat Penawaran5. Surat Pesanan6. Surat Pengiriman Barang7. Surat Tagihan8. Surat Penundaan Pembayaran9. Surat Pengaduan10. Surat Penyelesaian Pengaduan
- 43 -
TUJUAN PEMBELAJARAN:1. Siswa dapat menjelaskan bentuk-bentuk promosi penjualan2. Siswa dapat menjelaskan pengertian surat-surat niaga3. siswa dapat menyebutkan surat-surat niaga4. Siswa dapat membuat surat niaga5. siswa dapat memahami dokumen-dokumen dalam surat niaga
PENDALAMAN MATERI
1. PROMOSI PENJUALAN
Pengertian Promosi PenjualanPromosi penjualan adalah suatu cara orang atau badan usaha untuk menarik perhatian
khalayak ramai terhadap sesuatu yang dikemukakan. Melalui suatu penyajian yang menarik diharapkan perhatian orang akan dapat dipengaruhi atau sekurang-kurangnya orang menjadi mengetahui produk yang dimaksud. Oleh karena itu, promosi penjualan memegang peranan penting dalam dunia usaha pada umumnya dan dunia niaga pada khususnya.
1.2. Jenis Promosi Penjualan
1.2.1. ReklameDalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, reklame adalah pemberitahuan kepada
umum tentang barang dagangan (dengan kata-kata yang menarik, gambar, dan sebagainya). Reklame juga diartikan usaha untuk menyebarkan keterangan tentang buah pikiran, jasa, atau hasil produksi untuk memaksa orang agar berbuat sesuatu sesuai dengan yang dikehendaki oleh pemasang reklame. Tujuan pembuatanreklame di antaranya adalah:
untuk memberikan informasi tentang suatu produk yang dihasilkan, untuk menarik perhatian pembaca terhadap sesuatu yang direklamekan.
Pemasangan reklame dapat melalui surat kabar, radio, televisi, majalah, plakat, papan di tepi jalan, dan lain-lainBentauk-bentuk reklame, antara lain meliputi:
iklan papan nama; yaitu suatu papan dibuat atau dicetak dalam ukuran besar dan kecil
sesuai dengan yang diinginkan oleh pemasang/perusahaan penghasil barang atau jasa.
spanduk yaitu selembar kain berrtulissan yang isinya memberitahukan/memperkenalkan sesuatu kepada khalayak ramai, bisaanya dipasang melintang di tengah jalan ataupun di tempat yang strategis dan digunakan untuk kepentingan sementara.
Poster yaitu suatu selebaran berupa kertas yang ditempelkan pada tempat yang strategis.
salendia (slide) yaitu sepotong film yang dapat diproyeksikan menjadi gambar pada sebuah layar/bioskop.
Triller yaitu sepotong film yang dapat diproyeksikan menjadi gambar tak bergerak pada sebuah layer televisi, miasalnya muncul disela-sela jalannya suatu acara.
Pameran (fair) Cara-Cara yang Lain
o sistem kupon berhadiaho diskono sistem sponsoro penggunaan tas belanja/pembungkuso kaus, balon berhadiah, dsb.
1.2.2. Iklan
- 44 -
Mengucapkan
SELAMAT HARI RAYA IDUL FITRI1 Syawal 1430 H
Mohon maaf lahir dan batin
Pimpinan dan Seluruh KaryawanPT MITRA ABADI SURAKARTA
PENGUMUMANSehubungan dengan adanya jatah pemadaman listrik, maka di
kecamatan Sukoharjo akan ada pemadaman listrik pada hari
Selasa tanggal 15 Oktober 2008 mulai pukul 10.00 s.d 17.00 wib
Humas PLN
Iklan adalah susunan kata-kata yang singkat dan menarik yang dapat menimbulkan keinginan pembaca. Iklan digunakan sebagai cara untuk memperkenalkan barang atau jasa kepada khalayak ramai, iklan yang dapat dilakukan melalui berbagai media seperti: radio, televisi, surat kabar, dan majalah.
Adapun cara menyusun iklan agar diperoleh hasil yang memuaskan adalah sebagai berikut:
o Iklan harus menarik perhatian umum, sehingga menimbulkan keinginan pembaca/pemirsa untuk mengetahui tentang barang/jasa yang diiklankan.
o Isi iklan harus singkat dan jelas agar pembaca/pemirsa mudah mengerti maksudnya.
o Iklan harus sesuai dengan keadaan barang/jasa yang sebenarnya.o Iklan tidak boleh memuat kata-kata yang menyinggung/ menjatuhkan golongan
masyarakat produsen yang sejenis.
Iklan terdiri dari berbagai macam, yaitu:a) Iklan Keluarga
Yaitu iklan berisikan berita keluarga. Tujuan iklan ini bukan untuk menarik perhatian publik, tetapi hanya sekadar pemberitahuan kepada sesorang, misalnya berita kematian, perkawinan, pindah alamat, dan kelahiran. Contoh:
b) Iklan Ucapan Selamatyaitu iklan yang dibuat seseorang untuk memberikan ucapan selamat kepada
orang lain atau organisasi sesuai dengan konteks yang dihadapi. Misalnya ucapan selamat atas suatu prestasi, kenaikan jabatan, selamat hari raya dan lain-lain. Contoh
c) Iklan Pengumuman dan UndanganIklan pengumuman dan undangan adalah iklan yang berisi pemberitahuan
kepada umum atau golongan atau orang tertentu. Isinya sama sekali tidak berhubungan dengan penjualan barang atau jasa, misalnya pengumuman penerimaan mahasiswa baru, pengumuman pemadaman aliran listrik, perubahan alamat kantor, dan undangan rapat.
Isi pengumuman atau undangan ini harus ringkas, jelas, dan disusun secara sistematis. Hal yang penting harus segera dapat terlihat, misalnya kop dituliskan dengan huruf besar. Begitu juga dengan tulisan, seperti PENGUMUMAN, PEMBERITAHUAN, UNDANGAN, dan PANGGILAN.
Contoh Iklan Pemberitahuan
- 45 -
TURUT BERDUKA CITA
Inna lilllahi wa inna ilaihi rojiunTelah meninggal dunia dengan tenang:
Bpk. H. Muhammad Iqbal(Usia 89 tahun)
Pemakaman: Jumat, 9 Oktober 200
Berita duka untuk:1. Ir. Zaelani (ananda) di Surabaya2. Sri Hayati (ananda) di Padang)
Surakarta, 8 Oktober 2009
Ibu Hj. Nurhayati, S.Pd
DICARI SEGERA!
Perusahaan konveksi dan bonafid membutuhkan
SEPULUH ORANG TENAGA PENJAHIT
Persyaratan: Berpengalaman minimal 2 tahun di bidangnya. Yang berminat hubungi nomor telepon 0271-
552517
Kalau bisa no.
Kenapa harus
d) Iklan Pemasaran Tenaga KerjaIklan pemasaran tenaga kerja ialah iklan yang dibuat oleh instansi pemerintah
atau badan swasta, yang memerlukan tambahan tenaga kerja. Untuk menarik perhatian, iklan bisaanya didahului dengan kata DICARI, DIBUTUHKAN, MENCARI, dan sebagainya.
Contoh :
e) Iklan PenawaranYaitu iklan yang berisi isinya untuk suatu barang/jasa. Iklan semacam itu
disebut juga jual beli, yang meliputi1. penawaran barang/jasa;2. permintaan barang/jasa;3. penawaran mengenai sewa menyewa.
Hal-hal yang penting harus dicetak tebal agar cepat menarik perhatian dan minat pembaca, misalnya DIJUAL SEGERA, DIBUTUHKAN, dan DISEWAKAN, MAU BELI.Contoh:
f) Iklan PropagandaYaitu iklan yang isinya memuji barang sendiri atau jasa yang ditawarkan. Iklan
ini mempropagandakan perusahaan yang baru disebut, barang yang baru dihasilkan, atau barang istimewa. Tujuan memasang iklan ialah untuk memperkenalkan barang atau jasa kepada umum sehingga masyarakat mengetahui barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan yang memasang iklan tersebut.
Contoh
- 46 -
DIJUAL MURAH
Sebidang tanah ukuran 100 X 15 m terletak di pinggir jalan Solo - Wonogiri, , sertifikat hak milik. Peminat serius
hubungi telp. 0271-591691DISEWAKAN MURAH
Sebuah rumah fasilitas ruang tamu, 4 km tidur,garasi, listrik 1500 watt, lokasi starategis terletak
di pinggir jalan Solo – Wonogiri. Berminat hubungi segera telp. 0271-591691
Kalau bisa no.
Kenapa harus
Setuju
Pengiriman Barang
Membayar
Penjual Pembeli
SURAT PESANANSURAT PEMBERITAHUAN
PENGIRIMAN BARANG
SURAT PERMINTAANPENAWARAN SURAT PENAWARAN
SURAT PEMBERITAHUANPENERIMAAN BARANG
SURAT PENAGIHANPEMBAYARAN
2. SURAT NIAGA
2.1. Lingkup Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi masalah perdagangan/jual beli barang/jasa dengan tujuan untuk mencari keuntungan. Surat niaga dibuat karena terjadinya proses jual-beli biasanya dimulai dengan adanya permintaan dari calon pembeli kepada calon penjual. Setelah calon pembeli menerima penawaran, berupa daftar harga atau brosur, mungkin masih terjadi tawar menawar atau mungkin masih perlu kelengkapan informasi (keterangan) mengenai barang yang hendak dibeli. Bila kedua belah pihak telah terjadi kesepakatan maka terjadi transaksi jual-beli.
Setelah terjadi transaksi jual-beli dikemudian hari mungkin masih timbul masalah-masalah, misalnya: pengiriman tidak sesuai, waktu pengiriman tidak tepat waktu, atau barang yang dikirim kurang. Kejadian-kejadian tersebut menimbulkan ketidakpuasan dari pembeli sehingga pembeli mengadakan tuntutan atau klaim. Sedangkan di pihak penjual akan mengadakan teguran atau tagihan, apabila waktu pembayaran yang telah disepakati bersama tidak ditepati oleh pembeli.
Agar lebih jelas perhatikan bagan terjadinya transaksi jual beli berikut ini:
Dari proses terjadinya jual beli tersebut maka dibuatlah surat-surat niaga seperti bagan berikut ini:PEMBELI PENJUAL
- 47 -
PEMBELIPENJUAL
SURAT PEMBERITAHUANPENERIMAAN BARANG
SURAT PENAGIHANPEMBAYARAN
SURAT PEMBAYARANSURAT PENERIMAAN
PEMBAYARAN
SURAT PENGADUAN SURAT PENYELESAIAN PENGAADUAN
2.2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh calon pembeli kepada pihak calon penjual yang isinya meminta keterangan tentang suatu barang/jasa yang diinginkan. Dalam surat permintaan penawaran barang, biasanya calon pembeli menanyakan:1. Nama dan jenis barang, harga satuan, potongan, pembayaran, dan cara penyerahan.2. Ciri-ciri khusus/spesifikasi barang: ukuran, kualitas, layanan purnajual misalnya service
gratis, garansi, dan lain-lain.3. Selain itu calon pembeli kadang-kadang meminta daftar harga dan katalog juga leaftet
atau brosur. Calon pembeli kadang-kadang juga meminta contoh barang yang sesungguhnya.
4. calon pembeli dapat juga menanyakan: Bentuk layanan jasa yang dapat disajikan penjual; Peralatan yang dipakai penjual sebagai penunjang, harga, potongan, dan cara
pembayaran.
Contoh Surat Permintaan Penawaran.
PT DIGITAL ELECTRONICJl. Jenderal Sudirman No. 55
Semarang
Nomor: 125/AS/V/2007 16 Mei 2007
Yth. Manajer PemasaranPT Agung ElectronikJln. Gatot Subroto No. 25Surakarta
Hal : Permintaan Penawaran Lemari Es
Dengan hormat,
Kami akan memperluas usaha dagang karena semakin banyaknya konsumen yang berbelanja di toko kami. Tetapi sayang sekali kami sampai saat ini belum dapat melayani permintaan lemari es dari calon pembeli.
Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kami minta sudilah Saudara mengirimkan daftar harga Lemari Es dan keterangannya tentang:
1. Syarat-syarat pembayaran2. Potongan harga3. Cara penyerahan barang, dan4. Layanan purnajual
- 48 -
Selain itu, kami juga minta agar saudara dapat mengirimkan leaflet, katalog, dan brosur barang tersebut.
Atas perhatian Saudara, Kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,PT DIGITAL ELECTRONIC
Vika Devanti, S.EDirektur
SS/VD
2.3. Surat PenawaranSurat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh calon penjual kepada calon pembeli
yang berisi informasi tentang barang/jasa yang ditawarkan. Informasi yang dicantumkan oleh calon penjual adalah:
Nama perusahaan, bidang usaha, atau kegiatan; Gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan peralatan yang dipergunakan; Pekerjaan/proyek yang telah ditangani, harapan, dan prospek yang dikehendaki oleh
penjual.Dalam surat penawaran hendaknya menyatakan: Jenis barang, Banyaknya, Keterangan
teknis, Harga satuan, cara pembayaran, cara penyerahan barang maupun potongan harga. Surat penawaran dibuat berdasarkan atas keinginan sendiri maupun membalas surat permintaan penawaran.
Cara penulisan surat penawaran:1. Alinea pembukaan :
Pemberitahuan tentang hasil produksi atau telah dibukanya supermaket dan lain-lain. Sehubungan dari iklan yang dibaca atau kelanjutan pembicaraan.
2. Isi dari surat penerangan adalah informasi lengkap tentang barang yang ditawarkan dan ditujukan untuk memberi keyakinan.
3. Alinea penutup berisi himbauan untuk mengadakan hubungan selanjutnya.
Contoh Surat Penawaran:
PT AGUNG ABADIJl. Gajah Mada N. 225
SURAKARTA
Nomor: 928/DT/PM/I/2008 10 Januari 2008
Yth. Direktur PT Santosa Jalan Wage Rudolf Supratman No. 72 Semarang
Hal : Penawaran Mesin Ketik IBM
Dengan hormat,
- 49 -
Berdasarkan iklan yang kami baca di harian Solo Pos tanggal 27 Desember 2007 yang lalu, mennyatakan bahwa perusahaan Saudara membutuhkan mesin tulis.
Oleh karena itu kami mengajukan penawaran mesin tulis listrik dengan spesifikasi sebagai berikut.(1) Merek dan warna : IBM Hitam(2) Ukuran dan Tipe : 24 Feet DD-500(3) Tahun Pembuatan : 2002(4) Harga : Rp. 5.000.000,00 (lima juta rupiah)(5) Pembayaran : Cash on Delivery (COD)(6) Penyerahan : Franco Pembeli(7) Sifat Penawaran : Bebas
Agar diperoleh informasi yang lebih jelas, bersama surat ini kami sampaikan brosur produk tersebut. Semoga Saudara berkenan untuk memesan.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,PT AGUNG ABADI
Drs. Surya Pamungkas, MM.Direktur
Lampiran : 1 (satu) Brosur
2.4. Surat Pesanan Surat pesanan atau surat beli adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada calon
penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu. Surat ini dibuat berdasarkan pada hal-hal berikut:
1. Adanya penawaran2. Iklan3. Persediaan habis
Bagian-bagian dari surat pesanan ini:1. Alinea pembuka
Berdasarkan pesanan atau mendasari pesanan2. Isi surat berisi:
Jenis barang. Kesanggupan membayar. Pengenalan barang. Pengiriman barang.
3. Alinea Penutup Berisi permohonan perhatian dan penantian untuk pengiriman pesanan.
Contoh Surat Pesanan
PT ABCJl. A. Yani No. 121
Surakarta
13 Nopember 2008
Nomor : 293 /BS/XI/2007
- 50 -
Kepada Yth. Direktur PT Karya SejahteraJl. Veteran No. 101 Sukoharjo
HAL : PESANAN MESIN TIK
Dengan hormat,
Sesuai dengan surat penawaran Saudara No. 928/DT/PM/94. Tanggal 8 November 2008 dengan ini kami ingin memesan barang sebagai berikut:
1. 4 Buah mesin tik listrik merk IBM type 25 @ Rp. 973.000,- Rp. 2.900.000,-
2. 10 Buah mesin tik manual merk royal type 135 @ Rp. 500.000,- Rp. 5.000.000,-
Jumlah dibayar Rp. 7.900.000,00
Terbilang (tujuh juta sembilan ratus ribu rupiah)
Sesuai dengan penawaran Saudara, pembayaran akan kami lakukan setelah barang pesanan tersebut telah kami terima di gudang kami.
Atas kesediaan Saudara memenuhi pesanan tersebut, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,PTABC
Andi Setyawan, SH
Manajer Pemasaran
2.5. Surat Pengiriman PesananSurat pengiriman pesanan yaitu surat yang dikirimkan penjual kepada pembeli untuk
memberitahukan tentang pengiriman pesanan (barang). Surat pengiriman pesanan/barang biasanya digunakan bila jarak antar penjual dan pembeli cukup jauh (antar propinsi, antar pulau atau antar negara). Apabila jarak antara penjual dan pembeli relatif dekat (satu kota atau antar kota) biasanya cukup dengan surat pengantar barang untuk bukti penerimaan barang yang nantinya ditanda tangani oleh pemesan bila barang sudah diterima.
Hal-hal yang perlu disampaikan dalam surat pengiriman pesanan:a. Berdasarkan order yang mana barang dikirim;b. Jenis barang apa saja yang dikirim;c. Berapa barang yang dikirim;d. Dengan alat angkut apa barang dikirim;e. Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan
Contoh surat pengiriman pesanan.WICAKSANA BUSINESS MACHINES
Jalan KH Zainal Arifin 3313YOGYAKARTA
Nomor : 142/PMT/I/2008 8 Januari 2009
PT BINTANG SEJAHTERAJalan Trikora 8Surabaya
- 51 -
Hal : Pengiriman Mesin KetikDengan hormat,
Kami beritahukan bahwa pesanan Saudara berupa 100 unit mesin tik merk Royal Arori melalui surat Nomor 139/V/XII/2008, telah kami kirimkan hari ini dengan kapal MS Naga Laut milik Perusahaan Pelayanan Nusantara.
Seluruh mesin tik itu kami pak ke dalam 5 buah peti yang luas. Setiap peti berisi 20 unit mesin ketik dan tiap-tiap peti kami beri nomor urut MI-1 s.d MI-2.
Bersama ini pula kami kirimkan dokumen barang berupa 3 lembar faktur 1 lembar packing list, 2 lembar konesemen dan 3 lembar kuitansi.
Kami berharap agar sisa pembayaran sebesar 50% dapat segera saudara dikirimkan melalui Bank BNI.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,
WICAKSANA BUSINESS MACHINES
Andi AkbarLampiran : 9 Lembar DirekturSt/AA
2.6. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat peringatan secara tertulis agar yang bersangkutan memenuhi janji/membayar hutangnya. Tugas kreditur/penjualan agar tagihannya lancar:1. Mengadakan catatan yang teratur dan tersusun agar mudah mengetahuinya setiap saat.2. Dalam waktu-waktu tertentu catatan diperiksa untuk mengetahui langganan mana yang
belum melunasi.3. Mengirim surat kepada langganan yang belum melunasi kreditnya pada waktu yang telah
ditentukan.
Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan: Pernyataan jangka waktu pembayaran yang telah lewat. Jumlah uang. Menunjukkan tanggal dan nomor faktur. Cara pengiriman uang. Surat penagihan bersipat permohonan.
Hal-hal yang harus dilakukan debitur/pembeli adalah: Syarat memenuhi kewajibannya dengan meminta maaf. Alasan-alasan kuat. Beritahukan tanggal penentuan pelaksanaan pembayaran. Bila ingin menunda pembayaran memberi tahu sebelumnya. Usahakan agar pemberi kredit masih mempunyai kepercayaan.
Contoh surat tagihan.
- 52 -
CP WIRA KARYA ABADIJln. Gajah Mada No. 508
SURAKARTA
Nomor : 10/PF/X/2007 25 Oktober 2008
KepadaToko SriwedariJalan Slamet Riyadi 78SOLO
PEMBAYARAN FAKTUR NO. 505/PS/X/2008
Menurut catatan kami ternyata Tuan belum melunasi faktur No. 505/PS/IX/2000 tanggal 25 September 2008 sebelum Rp. 75.000,00 (tujuh puluh lima ribu rupiah) yang seharusnya Tuan selesaikan pembayarannya tanggal 9 Oktober 2008.
Mengingat waktu pembayaran sudah lewat 4 minggu maka besar harapan kami agar Tuan segera menyelesaikan.
Atas perhatian Tuan kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,CV WIRA KARYA ABADI
Sudaryanto, S.E. Manajer Keuangan
2.7. Surat Penangguhan Pembayaran Surat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli berisi permintaan
penangguhan pembayaran. Surat penangguhan pembayaran dibuat karena beberapa faktor, antara lain adalah:
Karena cash pembeli kosong. Karena barang yang dijual pembeli belum dibayar atau relasi belum membayar.
Contoh surat penangguhan pembayaran:
PT SURYA ABADIJalan Stasiun Raya 77 Telp. 573321
Karanganyar
Nomor : 12/PPP/IX/2008 5 September 2008
CV BINTANG SEJAHTERA
Jalan Ahmad Yani 47 Telp. 359922
SEMARANG
Dengan hormat,
- 53 -
HAL. : PERMINTAAN PENANGGUHAN PEMBAYARAN
Kami beritahukan kepada Saudara, bahwa berdasarkan faktur No. 155/PB/VIII/2008, kami masih mempunyai sisa hutang sebesar Rp 2.500.000,00 (duajuta lima ratus ribu rupiah).
Kami minta maaf karena kami belum dapat melunasi hutang tersebut tepat pada waktunya. Hal ini terjadi karena akhir-akhir ini perusahaan kami mengalami kemunduran, sehingga barang-parang yang sudah kami terima belum dapat terjual habis.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami minta kerelaan Saudara untuk mengijinkan penundaan pembayaran kami sampai dengan akhir bulan ini.
Atas perhatian dan kebijakan yang saudara berikan kami ucapkan terima kasihn.
Hormat kami,PT SURYA ABADI
Drs. MaskuriPimpinan
2.8. Surat Pengaduan
Surat pengaduan/claim itu dapat diberi pengertian sebagai berikut:a. Surat yang dikirim dari pembeli kepada penjual yang berisi pernyataan pengiriman
barang yang tidak sesuai dengan pesanan disertai dengan tuntutan penyelesaiannya;b. Surat yang dikirim oleh penerima barang kepada penjual barang sehubungan dengan
barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan dan disertai dengan tuntutan penyelesaiannya;
c. Surat yang dikirim oleh pembeli kepada penjual yang berisikan tentang penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan disertai tuntutan penyelesaiannya.
Untuk dapat mengajukan surat pengaduan terhadap pihak penjual/pengirim barang, orang harus mempunyai alasan-alasan yang kuat dan logis. Alasan-alasan ini harus merupakan bukti bahwa kesalahan terletak pada pihak penjual. Tanpa ada alasan-alasan yang kuat, pihak penjual sudah pasti tidak mau memenuhi tuntutan dari pihak pembeli.
Dengan surat pengaduan itu jika pembeli mempunyai alasan-alasan yang kuat maka ia dapat mengambil tindakan-tindakan sebagai berikut:
Membatalkan pembelian barang Meminta potongan harga Meminta penggantian berupa barang lagi (sebanyak barang yang rusak atau hilang) Meminta ganti kerugian, menurut besarnya kerugian yang diderita.
Adapun sebab-sebab/alasan dibuatnya surat pengaduan adalah:1. Karena jumlah barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan pesanan;2. Mutu barang tidak sesuai dengan pesanan;3. Jenis (type) barang;4. Waktu tidak sesuai/keterlambatan.
Isi dan susunan surat pengaduan1. Alinea I
a. Sebutkan surat pesanan yang lalu, no, tanggal …….b. Kalimat penyesalan dan kemukakanlah kejadian yang sesungguhnya.
2. Alinea IIa. Kemukakan kesalahan atau kekurangan/kerusakan barang pesanan sesuai dengan bukti
yang telah diteliti, jenis, kode barang, no peti (pengepakan).
- 54 -
b. Ajukan tuntutan ganti rugi yang diinginkan, misalnya tukar barang, potongan harga, penggantian ongkos angkutan, dan lain-lain yang harus sesuai besarnya kesalahan (adil).
3. Alinea Penutupa. Ucapkan terima kasih atas perhatian penjual untuk penyelesaian yang cepat atau
segera.b. Sertakan pula atau lampirkan foto copy.
Faktur Tanda bukti kerusakan barang Surat-surat angkutan (seperti konosemen, surat jalan, dll)
4. Macam-Macam Surat Pengaduan atau Claima. Surat pengaduan tentang kekurangan jumlah pesanan.b. Surat pengaduan tentang kerusakan barang.c. Surat pengaduan tentang ketidak sesuaian barang.d. Surat pengaduan tentang waktu pesanan yang terlambat.
Contoh surat pengaduan.
PT MAKMURJalan Norman Umar No. 42
Palembang
Nomor : 11/PB/VI/2007 6 Juni 2007
Lamp. : -----
Hal. : Kiriman tape recorder
CV BINTANG SEJAHTERAJalan Ahmad Yani 47 Telp. 359922SEMARANG
Dengan hormat,
Kiriman Tuan berupa 40 buah tape recorder merk SHARP, telah kami terima dengan senang hati.
Setelah kami membuka isi peti tersebut, ternyata ada 2 (dua) buah tape recorder dalam keadaan rusak dan tidak bisa dipergunakan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon Tuan untuk mengganti kedua buah tape recorder tersebut secepatnya karena sangat dibutuhkan oleh langganan kami.
Atas perhatian Tuan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT MAKMUR
- 55 -
HARIANSYAH, S.E.
Direktur
2.9.. Surat Balasan Pengaduan Surat balasan pengaduan adalah surat jawaban atas pengaduan yang dikirim oleh
pihak pembeli yang berisikan penyelesaian atas pengaduan tersebut.
Sebelum membalas surat pengaduan, pihak penjual harus meneliti dan menyelidiki kebenaran dari pengaduan tersebut. Bila kesalahan ternyata ada pada pihak pembeli, pihak penjual tidak boleh bersikap tidak sopan, karena akan merusak hubungan baik yang telah terjalin. Jika kesalahan terletak pada pihaknya sendiri, penjual harus mengakuinya kemudian merundingkan untuk mencari penyelesaian yang adil dan baik.
Adapun tujuan surat balasan pengaduan adalah:
a. Untuk menyelesaikan masalah yang terjadi atas pengiriman pesanan barang.b. Untuk menghilangkan rasa ketidakpuasan pembeli atas pelayanan yang telah
diberikan. Pengaduan itu terjadi karena barang yang dipesan tidak sesuai dengan isi surat
pesanan. Ketidaksesuaian itu dapat disebabkan oleh:
a. Kualitas yang tidak sesuaib. Terlambat dalam pengiriman barangc. Kekurangan jumlah barangd. Kerusakan dan lain-lain.
Dalam menanggapi surat pengaduan, pihak penjual harus meneliti kebenaran surat pengaduan tersebut sehingga pihak penjual dapat membuat penyelesaian dengan tepat. Ada beberapa kemungkinan isi surat balasan pengaduan:
a.Surat balasan pengaduan yang menyatakan setuju atau menerima atas pengaduan yang disampaikan. Surat yang demikian dibuat apabila ternyata kesalahan atas pengaduan memang terletak pada pihak penjual.
b.Surat balasan pengaduan yang menyatakan tidak setuju atau menolak atas pengaduan yang disampaikan. Surat yang demikian dibuat apabila ternyata kesalahan atas pengaduan tidak terletak pada pihak penjual. Dalam hal ini, mungkin kesalahan terletak pada pihak pengangkut (ekspedisi).
Hal-hal yang dicantumkan dalam surat balasan pengaduan:
a. Alinea pembuka:1. Sebutkan nomor, tanggal surat pengaduan yang diterima.2. Ucapkan terima kasih
b. Alinea isi:1. Kemukakan kebenaran kesalahan terjadi pada pihak mana
2. Kemukakan penyelesaiannya
c. Alinea penutup:1. Ucapan terima kasih/maaf
2. Harapan
Contoh surat balasan pengaduan.
CV INSAN MANDIRIJl. Kali Besar 56
JAKARTA
Nomor : 1876/ML/IX/2008 16 September 2008
- 56 -
Lampiran : 4 helai
Hal. : Penyelesaian Pengaduan
DIREKTUR PT SUMBER WARAS
Jl. Darmawangsa Raya 9
Surakarta
Dengan Hormat,
Membalas surat Tuan no. 586/RK/IX/2007, tanggal 22 September 2008 perihal Pengaduan, dengan sangat menyesal kami beritahukan, bahwa kami tidak dapat mempertimbangkan klim Tuan, karena kekurangan semen itu bukan disebabkan oleh pencurian ataupun kelalaian karyawan kami pada waktu pembongkaran, akan tetapi semata-mata kekurangan itu disebabkan oleh “Natural Loss”
Demikian agar Tuan maklum, dan kami percaya bahwa Tuan dapat menerima keputusan ini dengan senang hari.
Terlampir kami kirimkan kembali dokumen-dokumen klim Tuan yang terlampir bersama surat Tuan tersebut di atas.
Hormat kami,
CV MULIA ABADI
Drs. Abdul Karim
Direktur
3. ISTILAH-ISTILAH DALAM SURAT NIAGAIstilah – istilah bisnis yang sering dipergunakan dalam surat – menyurat niaga antara lain adalah:
a. Itilah dalam Penyerahan Barang1) Loko gudang, artinya penjual menyerahkn barang – barang, dalam keadaan belum
dibungkus/dipak atau ditimbang. Jadi pembeli harus mengambil sendiri di gudang
- 57 -
2) Perangko gudang pembeli, artinya ongkos – ongkos sampai barang – barang dalam gudang pembeli ditanggung oleh penjual.
3) Eks gudang, artinya barang doterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos – ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh penjual.
4) F.O.S (Free on station) atau pernagko sasiun artinya, ongkos angkutan sampai barang it di stasion ditanggung oleh penjual.
5) F.O.B ( Free on Board ) artinya, ongkos baranag sampai dimuat diatas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos pengangkutannya di tanggung oleh pembeli.
6) C & F ( Cost and Freight ), artinya ongkos pengangkutan sampai barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.
7) C.I.F ( Cost Insurance and Freight ) artinya, semua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal di tanggung oleh penjual.
b. Istilah dalam Pembayaran
1) C.O.D ( Cash on Delivery), artinya pembayaran dilakukan pada waktu penyerahan barang.2) C & C ( Cash and Cary ), artinya harga barang harus dibayar daulu baru barangnya diterima.
c. Istilah dalam Potongan Harga1) Discount/ korting berarti potongan harga yangdibeerikan kepada pembeli untuk pembelian
dalam jumlah besar.2) Kontan atau tunai adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk barang-barang
yang dibayar kontan, sedangkan menurut perjanjian harus dibayar beberapa waktu kemudian.3) Rabat adalah potongan harga yang diberikan kepada pembeli, karena barang akan dijual lagi
dengan harga yang sama. Jadi rabat sebagai keuntungannya.4) Rafaksi adalah potongan harga yang diberikan berhubung ada kesalahan, misalnya tentang
barang yang dikirimkan.
d Istilah dalam Potongan Rabat1) Tarra berrati potongan berat kotor (bruto) dari barang berhubung adanya
pembungkusan/pengpakan. Berat brotu dikurang tarra untuk netto.2) Ekstra tarra berarti potongan berat barang berhubung adanya pembungkusan/pengpakan yang
luar biasa. Misalnya, peti – peti yang memakai band-ijzer .
e. Beberapa Singkatan Penting yang Banyak digunakan dalam Surat - MenyuratA/C : Account CurrentAac : accord = setujuB/L : Bill of Lading (konsumen) = surat muatan kapalCOD : Cost and Delivery = pembayaran pada waktu penyerahan barangC/O : Care of = denga alamt (d.a)C.Q : Casu Quo = dalam hal iniD/O : Delivery Order = surat penyerahan barang ( pengeluaran dari gudang)do : ditto = idemddo : de datto=tertanggalEZP : Economische Zaken Prijs = harga resmiic : in case (in casu) = dalam hal iniLtd : Limited = perseroan terbatasM/S : Machineship = kapal motorNB : Nota Bene = perhatian catatanPO BOX : Post Office Box = Kotak posPS : Postscript (catatan) = NB = Nota Benep/a : per alamatpf : pour filiceter = ucapan selamatpr : pour remersier = perhatian / catatanPP (per proc) : per procuration = yang diberi kuasaPTO : Please Turn Over = lihat sebelahQQ : Qualitate Quo = karena jabatan ( selaku)R/C : Rekeing Current = rekening giro i bank
- 58 -
S/S : Stemship = kapal uapS E & O : Savo Error and Ommisions = jika terdapat kesalahan bisa diperbaikiE & O E : Error and Ommisions ExcepetdZOZ : Zie Ommesijde = lihat sebelah
4. DOKUMEN-DOKUMEN DALAM SURAT NIAGADokumen yang sering disertakan dalam surat niaga disebut juga dengan dokumen bisnis, yaitu dokumen yang isinya berhubungan dengan masalah bisnis, niaga atau perdagangan yang biasanya dilampirkan dalam surat niaga.
Dokumen-dokumen bisnis ini antara lain meliputi:
a. FakturFaktur adalah daftar perincian barang-barang yang dijual dengan disertai harganya. Dengan
membaca faktur ini maka pembeli akan mengetahui semua barang yang dikirim penjual. Faktur dapat pula digunakan untuk mencocokkan antara barang yang dikirim dan barang yang dipesan. Apakah barang yang datang itu kurang atau tidak. Bila terjadi kekurangan maka pembeli dapat mengajukan pengaduan (claim). Disamping itu pembeli akan dapat mengetahui dengan pasti berapa besarnya harga barang yang harus dibayar. Harga yang harus dibayar dalam faktur disebut harga faktur.
Faktur dibuat rangkap 3 lembar :1. Lembar pertama warna putih untuk pembeli2. Lembar kedua warna kuning untuk peringatan atau menagih3. Lembar ketiga warna biru untuk arsip
Macam-macam faktur, yaitu :1. faktur sementara, yaitu daftar perincian harga yang bersifat sementara. Jika barang sudah
diterima pembeli, baru diganti dengan faktur yang sebenarnya.2. faktur proforma (faktur bayangan), yaitu perkiraan perhitungan harga yang dibuat oleh penjual
karena permintaan pembeli untuk mengetahui perkiraan jumlah harga yang harus dibayar setelah barang diterima
Contoh Faktur
b. Kwitansi
- 59 -
Kwitansi adalah bukti pembayaran uang yang dibuat oleh pihak penerima uang. Umumnya terdiri dari dua bagian, yaitu bagian pertama yang diberikan kepada pihak pembayar sebagai bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal (sus/bonggol kwitansi) untuk sementara bisa dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Kwitansi sebagai bukti penerimaan tertentu harus dibubuhi dengan materai. Hal ini ditetapkan dalam UU Perpajakan tentang Bea Materai.
Informasi yang termuat dalam Kwitansi : Nomor urut Nama yang menyerahkan pembayaran Jumlah nominal pembayaran dalam huruf Maksud pembayaran Jumlah nominal pembayaran dalam angka Tempat dan tanggal Nama penerima pembayaran
Contoh Kwitansi
d. Daftar Perincian Barang (Packing List)Pakcing List adalah daftar p[erincian barang yang ada di dalam peti. Packing list berguna untuk mengetahui isi barang di dalam suatu peti atau koli. Sedangkan yang dimaksud peti/koli adalah ketentuan pembungkkusanContoh:
DAFTAR PERINCIAN BARANG (PACKING LIST)Faktur No. 02252
No Peti Isi Tiap Peti Ukuran Peti Berat NettoA .2113A.2114A.2212
12 gros Jamu Sehat wanita12 gros Eyeshadow ½ kg50 Zara Facial Wash
40X40X4040X30X4040X50X50
6 Kg5 Kg
17 KgSemarang, 5 Oktober 2009PT SURYAMAS INDAH
Christianto Wicaksono, S.H
- 60 -
e. Daftar Harga BarangDaftar harga merupakan sutu daftar yang berisi berbagai macam barang yang dijual
oleh suatu perusahaan dengan tujuan agar pembeli memperoleh informasi lengkap suatu barang yang dibutuhkan. Informasi yang tedapat dalam daftar harga adalah nama barang, merk dan type (spesifikasi barang), harga satuan dan keterangan lain jika diperlukan.
f. Nota DebetAdalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan (pembeli)
badan usaha kepada pelanggannya (penjual), bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu karena barang yang dibeli rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
Informasi yang terdapat dalam nota debet :1. informasi bahwa rekening penjual telah didebet2. penjelasan pengiriman kembali karena sebab yang menjadikan barang tersebut dapat
dikembalikan sesuai kesepakatan jual beli3. nama, harga satuan, jumlah barang, dan barang yang dikembalikan4. nama, tanda tangan, dan cap perusahaan
Contoh Nota Debet
g. Nota KreditAdalah perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh suatu perusahaan (penjual)
badan usaha kepada pelanggannya (pembeli), bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu akibat penerimaan kembali barang yang dijual karena cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
Informasi yang terdapat dalam nota kredit :a. informasi bahwa rekening langganan telah dikreditb. penjelasan penerimaan kembali barang karena sebab yang menjadikan barang tersebut
dapat dikembalikan sesuai kesepakatan jual beli
- 61 -
c. nama, harga satuan, jumlah barang, dan total harga barang yang diterima kembalid. nama tanda tangan, dan cap perusahaan.
Contoh Nota Kredit
- 62 -
DISKUSI BERSAMADiskusikan dengan kelompok Anda!
Permasalahan: Pada saat ini anda di kondisikan bekerja pada sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan barang-barang elektronik , di tempat Anda bekerja akhir-akhir ini sedang terjadi kemacetan dalam penjualan barang dagangan dalam waktu dua bulan terakhir.
Tugas : 1. Identifikasilah persoalan-persoalan yang mungkin terjadi, yang menyebabkan terjadinya kemacetan tersebut, kemudian laporkanlah kejadian itu secara tertulis melalui surat kepada manajer pemasaran perusahaan Anda.
2. Perlukah anda membuat suatu iklan? Jenis iklan apa yang sesuai? Buatlah iklan tersebut? TUGAS MANDIRI
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan jelas dan tepat!
1. Apakah alasan suatu perusahaan melakukan promosi penjualan?
2. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan surat niaga?
3. Jelaskan proses transaksi terjadinya jual beli?
REFLEKSIDalam pembelian secara kredit suatu perusahaan mengalami musibah bencana
alam, sehingga perusahaan tersebut menglami kerugian. Apa yang harus dilakukan
perusahaan tersebut ? langkah-langkah apa yang harus dilakukan? Paparkan
jawaban anda di depan kelas!
UJI KOMPETENSI KEGIATAN BELAJAR 1SURAT NIAGA
A. Jawablah pertanyaan di bawah ini mengan memberikan tanda silang ( X ) pada huruf a, b, c, d, atau e jawaban yang paling benar!
1. surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi masalah perdagangan/jual beli barang/jasa disebut ….a. surat niagab. surat dinasc. surat pentingd. surat penawarane. surat pesanan barang
2. Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kami minta sudilah Saudara mengirimkan daftar harga Lemari Es dan keterangannya, hal tersebut terdapat dalam surat …
a. permintan penawaranb. penawaran barangc. pesanand. pengiriman barange. tagihan
3. Dalam kegiatan perdagangan, jika pembeli merasa tidak puas terhadap barang yang dibeli karena sesuatu hal, misalnya barang pesanan dating terlambat, maka pembeli mengajukan surat ….
a. permintan penawaranb. penawaran barangc. pesanand. pengiriman barange. pengaduan
4. Suatu cara yang dilakukan untuk menarik perhatian atas produk yang ditawarkan terhadap khalayak ramai adalah hakikat dari …
a. penawaranb. iklanc promosid. reklamee. salinda
5. Berikut termasuk dalam promosi penjualan, kecuali …a. reklameb. papan namac. salindad. plakate. kartu
- 63 -
SINERGIDengan adanya promosi penjualan dan surat niaga dpat membantu perusahaan
dalam melakukan aktivitas bisnisnya. Untuk itu kita hendaknya mengetahui seluk
beluk proses penyusunan promosi penjualan dan penyusunan surat niaga yang nant
berguna bagi kehidupan kita.
Sehubungan dengan adanya jatah pemadaman listrik,
maka di Kecamatan Banjar sari Surakarta akan dilakukan
pemadaman listrik pada hari Selasa tanggal 15 Oktober
2008 mulai pukul 10.00 s.d 17.00 wib
Humas PLN
6. Apabila di pinggir-pinggir jalan sering diperlihatkan tulisan-tulisan yang menarik akan suatu produk disertai gambar-gambar yang menarik pula, hal itu termasuk dalam jenis …
a. Salindia (slide)b. Thrillerc. faird. postere. papan nama
.7. Bengawan Solo Fair (BSF), pekan raya Jakarta merupakan promosi yang dilakukan dengan teknik …a. Salindia (slide)b. Thrillerc. faird. postere. papan nama
8. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun iklan, kecuali …a. Iklan harus menarik perhatian umum, sehingga menimbulkan keinginan pembaca/pemirsa
untuk mengetahui tentang barang/jasa yang diiklankan.b. Isi iklan harus singkat dan jelas agar pembaca/pemirsa mudah mengerti maksudnya.c. Iklan harus sesuai dengan keadaan barang/jasa yang sebenarnya.d. Iklan tidak boleh memuat kata-kata yang menyinggung/ menjatuhkan golongan masyarakat
produsen yang sejenis.b. Papan iklan bisa ditempatkan dimana saja asalkan bisa dilihat oleh masyarakat umum
9. Macam-macam jenis iklan adalah sebagai berikut …a. iklan keluargab. iklan kecikc. iklan langsungd. iklan berkolome. iklan bergambar
10. Iklan dibawah ini termasuk jenis iklan …
a. iklan keluargab. iklan ucapan selamatc. iklan pengumumand. iklan pemasaran tenaga kerjae. iklan jual beli
11. Iklan yang berfungsi untuk memberikan ucapan selamat kepada seseorang atau organisasi sesuai dengan konteks yang dihadapi adalah merupakan iklan …a. iklan keluargab. iklan ucapan selamatc. iklan pengumumand. iklan pemasaran tenaga kerjae. iklan jual beli
12. iklan yang berisi pemberitahuan kepada umum atau golongan atau orang tertentu digolongkan dalam iklan …a. iklan keluargab. iklan ucapan selamatc. iklan pengumumand. iklan pemasaran tenaga kerja
- 64 -
e. iklan jual beli13. Iklan yang bertujuan tidak untuk menarik perhatian public tetapi hanya digunakan sebagai
pemberitahuan. Dalam hal ini digolongkan ke dalam jenis iklan …a. iklan keluargab. iklan ucapan selamatc. iklan pengumumand. iklan pemasaran tenaga kerjae. iklan jual beli
14. Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada calon penjual yang isinya meminta keterangan tentang suatu barang/jasa adalah......a. surat pesananb. surat penawaranc. surat pembayarand. Surat permintaan penawarane. Surat promosi penjualan
15. Sehubungan dengan hal tersebut, kami minta saudara untuk mengirikan daftar harga kipas angin. Kalimat terssebut terdapat dalam ....a. surat pesananb. surat penawaranc. surat pembayarand. Surat permintaan penawarane. Surat promosi penjualan
16. Leaflet, katalog, brosur, daftar harga merupakan dokumen yang dilampirkan dalam....a. surat pesananb. surat penawaranc. surat pembayarand. Surat permintaan penawarane. Surat promosi penjualan
17. Surat pesanan dapat dibuat berdasarkan........a. adanya penawaranb. adanya ilkanc. adanya pamerand. persediaan habise. semua benar
18. Bila debitur/pembeli tidak dapat memenuhi kewjibannya sesuai dengan waktu yang disepakati, maka penjual mengirim surat....a. pesananb. pengiriman barangc. penangguhan pembayarand. tagihane. pengduan
19. Di bawah ini yang bukan merupakan sebab dibuatnya surat pengaduan alah ....a. keterlambatan dalam pengirimanb. jumlah tidak sesuai pesananc. kualitas barang tidak sesuaid. jenis/type barang tidak sesuaie. pembayaara barang kurang
20. istilah free on board (F.O.B) dalam penyerahan barang berarti......a. barang doterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos – ongkos pengepakan, penimbangan
ditanggung oleh penjual.b. ongkos angkutan sampai barang it di stasion ditanggung oleh penjual.c. ongkos baranag sampai dimuat diatas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos
pengangkutannya di tanggung oleh pembeli.d. ongkos pengangkutan sampai barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.e. semua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan
dengan kapal di tanggung oleh penjual.21. Sedangkan C.I.F berarti
a. barang doterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos – ongkos pengepakan, penimbangan ditanggung oleh penjual.
- 65 -
b. ongkos angkutan sampai barang it di stasion ditanggung oleh penjual.c. ongkos baranag sampai dimuat diatas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos
pengangkutannya di tanggung oleh pembeli.d. ongkos pengangkutan sampai barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.e. semua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan
dengan kapal di tanggung oleh penjual.
22. Potongan yang diberikan kepada pembeli untuk pembelian dalam jumlah besar adalah.....a. discontb. rabatc. kontand. rafaksie. semua benar
23. rabat adalah ......a. potongan harga yangdibeerikan kepada pembeli untuk pembelian dalam jumlah besar.b. potongan harga yang diberikan kepada pembeli untuk barang-barang yang dibayar kontan,
sedangkan menurut perjanjian harus dibayar beberapa waktu kemudian.c. potongan harga yang diberikan kepada pembeli, karena barang akan dijual lagi dengan
harga yang sama. d. potongan harga yang diberikan berhubung ada kesalahan, misalnya tentang barang yang
dikirimkan.e. Potongan yang diberikan karena pembelian kredit dilunasi sebelum perjanjian.
24. S.E. & O adalah .........a. jika terjadi kesalahan dapat diperbaikib. jika terjadi kesalahan tidak dapat diperbaikic. jik pengirimannya cepat memperolah potongan hargad. jika terjadi kesalahan harus digantie. jika terjadi kesalahan minta penggantian barang
25. Faktur dibuat rangkap .......a. 2b. 3c. 4d. 5e. satu
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang tepat!1. Cara yang dilakukan oleh seseorang/suatu badan untuk menarik khalayak umum disebut
……………………2. Sselebaran yang biasanya beaarupa kertas yang ditempelkan pada tempat yang strategis adalah
...............3. DIJUAL SEGERA, DIJUAL MURAH ADISEWAKAN SEGERA, merupakan kata-kata yang
terdapat dalam iklan..................4. Surat niaga dibuat oleh ......................5. Iklan propaganda berisi ........................6. Awal proses penulisan surat nliaga dilawali deangan surat.....................7. Surat permintaan penawaran baerlisi.............................8. Yang menyebabkan dibuatnya surat penangguhan pembayaran adalah .................9. Free on station berarti ....................................................10. Potongan harga yang diberikan karena adanya kesalan dinamakan ......................
C. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang singkat dan tepat!
1. Apakah yang dimaksud dengan promosi penjualan?2. Apakah yang dimaksud dengan surat niaga? Jelaskan !3. apakah yang perlu ditanyakan dalam surat perrmintaan penawaran?4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan surat penagihan? Mengapa dibuat?5. Apakah yang menyebabkan dibuatnya surat niaga? Jelaskan!
- 66 -
6. Jelaskan apa yang dimaksud Cash on delivery dan cash and carry!7. Faktur memuat apa saja?8. Informasi apakah yang dimuat dalam kwitansi?9. Apakah yang dimaksud dengan iklan keluarga? Beilah contohnya!
10. Sebutkan bentuk-bentuk reklame!
D. SOAL PRAKTIK
1. Buatlah iklan:a. Keluargab. Tenaga kerjac. Penawaran barang dan jasa
2. Pembuatan surat permintaan penawaran dalam bentuk lurus penuh, dengan butir-butir isi surat permintaan penawaran sebagai berikut. Surat dibuat PT Bintang Terang, Jalan Ahmad Yani No. 15 Surakarta, Telp. 7812249. Informasi yang diperlukan alat elektronik berupa antene parabola. Dasar penulisan surat karena ingin mengembangkan usaha di bidang alat elektronik. Surat ditujukan pada manajer pemasaran PT Surya Electronik
3 . Buatlah surat penawaran dengan benar dalam bentuk full block Isi: Berdasarkan informasi yang ada di koran Jawa Pos tertanggal 21 Oktober 2009 diketahui bahwa LPK Kompeter Duta Pertiwi membutuhkan 50 set komputer lengkap dengan printernya.
4. Pembuatan surat pesanan dalam bentuk menggantung, dengan butir-butir isi surat pesanan sebagai berikut. Pengirim surat Anda dapat karang sendiri Surat ditujukan pada salah satu perusahaan, Anda dapat tentukan sendiri Tanggal surat hari ini Jenis barang yang di pesan 4 buah mesin ketik listrik merk IBM, type 25 dan 10 buah filing
cabinet merk lion Harga per satuan dapat Anda tentukan sendiri Nomor surat 292/BS /V/2003.
5. Pembuatan surat pengiriman pesanan, dengan butir-butir isi surat pengiriman pesanan sebagai berikut. Pengirim surat PT Bumi Perkasa, Jl. Anggrek No. 22 Surabaya Alamat CV Jaya Computer, Jl. Mawar No. 211 Surakarta Surat ditujukan pada salah satu perusahaan, Anda dapat tentukan sendiri Tanggal surat hari ini Jenis barang yang dikirim 2 buah keyboard merk Ctus, 2 buah printer HP Deskjet 3900 dan 10
buah filing cabinet merk lion Harga satuan dan keseluruhan disampaikan dengan cara pembayaran yang diharapkan
6. Pembuatan surat penagihan bentuk resmi Indonesia baru, dengan butir-butir isi surat penagihan sebagai berikut. Pengirim surat PT MUTIARA
- 67 -
A. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan memberikan tanda silang ( X ) pada huruf a, b, c, d, atau e jawaban yang tepat!
Surat ditujukan pada salah satu perusahaan, Anda dapat tentukan sendiri Tanggal surat hari ini Tagihan berupa kekurangan pesanan 2 unit monitor 17” merk samsung Jumlah tagihan Rp. 800.000,00 (delapan ratus ribu rupiah). Nomor surat anda karang Pembayaran diminta melalui BCA (Bank Central Asia).
7. Pembuatan surat pengaduan, dengan butir-butir isi surat sebagai berikut. Pengirim surat CV Jaya Computer, Jl. Mawar No. 211 Surakarta Alamat PT Bumi Perkasa, Jl. Anggrek No. 22 Surabaya Tanggal surat hari ini Ketidak puasan karena kekurangan satu buah filing cabinet rusak
modul 2
UJI AKHIR SEMESTER
1. Berikut termasuk dalam promosi penjualan, kecuali …a. reklameb. papan namac. salindad. plakate. kartu
2. Apabila di pinggir-pinggir jalan sering diperlihatkan tulisan-tulisan yang menarik akan suatu produk disertai gambar-gambar yang menarik pula, hal itu termasuk dalam jenis …a. Salindia (slide)b. Thriller
- 68 -
c. faird. postere. papan nama
3. Bengawan Solo Fair (BSF), pekan raya Jakarta merupakan promosi yang dilakukan dengan teknik …a. Salindia (slide)b. Thrillerc. faird. postere. papan nama
4. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun iklan, kecuali …f. Iklan harus menarik perhatian umum, sehingga menimbulkan keinginan pembaca/pemirsa
untuk mengetahui tentang barang/jasa yang diiklankan.g. Isi iklan harus singkat dan jelas agar pembaca/pemirsa mudah mengerti maksudnya.h. Iklan harus sesuai dengan keadaan barang/jasa yang sebenarnya.i. Iklan tidak boleh memuat kata-kata yang menyinggung/ menjatuhkan golongan masyarakat
produsen yang sejenis.c. Papan iklan bisa ditempatkan dimana saja asalkan bisa dilihat oleh masyarakat umum
5. Surat yang dipakai sebagai media komunikasi intern suatu instansi/organisasi adalaha. surat dinasb. surat bersampulc. surat biasad. memoe. surat undangan
6. Contoh penulisan nomor surat yang baik adalah ….a. 200/p/2008b. 200/P/II/2008c. P/200/II/2008d. 2008/P/200/2e. P/II/200/2008
7. Di bawah ini yang bukan ketentuan dalam menulis tanggal surat adalah …a. Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkapb. Angka tahun tidak boleh disingkatc. Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titikd. Penulisan semua surat didahului oleh tempate. Tempat tidak ditulis jika menggunakan kertas berkepala surat
8. Di bawah ini adalah ketentuan menulis surat bentuk lurus penuh, kecualia. semua bagian surat ditulis lurus sebelah kirib. setiap pergantian alenea isi surat masuk 5 spasic. penulisan tanggal disebelah kirid. penulisan hal/perihal lurus kirie. penulisan jama jabatan lurus kiri
9. surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi masalah perdagangan/jual beli barang/jasa disebut ….a. surat niagab. surat dinasc. surat pentingd. surat penawarane. surat pesanan barang
10. Berkenaan dengan hal tersebut, dengan ini kami minta sudilah Saudara mengirimkan daftar harga Lemari Es dan keterangannya, hal tersebut terdapat dalam surat …
a. permintan penawaran
- 69 -
b. penawaran barangc. pesanand. pengiriman barange. tagihan
11. Dalam kegiatan perdagangan, jika pembeli merasa tidak puas terhadap barang yang dibeli karena sesuatu hal, misalnya barang pesanan dating terlambat, maka pembeli mengajukan surat ….
a. permintan penawaranb. penawaran barangc. pesanand. pengiriman barange. pengaduan
12. Metode penyimpanan arsip/dokumen secara sistematis disebut...a. filling systemb. alfabetic systemc. numeric systemd. subjec systeme. semua benar
13. Dibawah ini bukan mmerupakan -ciri pokok sistem penyimpanan yang baik yaitu....a. Mudah dilaksanakan.b. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasic. Mudah dilaksanakan dan digunakand. peralatan yang moderne. Hemat waktu
14. Di bawah ini merupakan Jenis peralatan dan perlengkapan sistem penyimpanan yaitu....a. Filling carbinet( lemari kabinet). b. Map arsip (folder)c. Guide card (tanda batas/sekat petunjuk)d. Rak penggarise. semua benar
15. sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas urutan abjad disebut …..a. filling systemb. alfabetic systemc. numeric systemd. subjec systeme. crnologis system
16. Suatu penyimpanan dan penemuan kembali dokumen menggunakan sistem tanggal, kode yang dipergunakan adalah …a.tanggal/bulan/tahun warkat atau surat.b. tanggal suratc. tanggal dan bulan suratd. tanggal/bulan/tahun penerimaan warkat atau surat.e. tanggal/bulan/tahun penyimpanan warkat atau surat.
17. Map dengan penjepit yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen disebut.....a. rak arsipb. filling cabinetc. folderd. snelheltere. ordner
18. Antara kode masalah yang satu dengan yang lain dalam penyimpanan dokumen diberi pembatas yang disebut...
a. tabb. guidec. folderd. snelheltere. ordner
19. Di bawah ini yang bukan tujuan dari penyortir surat adalah ….a. mengetahui volume surat yang masuk
- 70 -
b. untuk mempermudah pengawasanc. untuk mengetahui banyaknya surat yang diterimad. untuk mengetahui isi surate. untuk mengetahui prioritas penanganannya
20. Surat yang isinya tidak boleh diketahui orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat ynag bersangkutan disebut surat ….a. biasab. pribadic. niagad. perjajiane. rahasia
21.Yang perlu dihindari dalamlpembuatan surat dinas adalh ….a. penentuan bentuk surat yang standarb. bahasa surat harus bakuc. penggunaan keratas yang berwarnad. bahasa yang singkat dan jelase. surat harus objektif.
22. Sistem penyimpanan yang proses penyimpanannya menekankan pada daerah asal surat disebut:A. Sistem abjadB. Sistem tanggalC. Sistem pokok masalahD. Sistem nomorE. Sistem wilayah
23. Contoh alenea pembuka pada surat yang bertujuan untuk menanyakan, melaporkan dan menyampaikan sesuatu adalah ....a. Sehubungan dengan surat Saudara No. .... tanggal ....b. Berkenaan dengan surat saudara No. .... tanggal .....c. Kami telah membaca iklan saurada dalam harian ....d. Berkenaan dengan iklan perusahaan saudara yang dimuat dalam harian ....e. Pada kesempatan ini kami bermaksud menanyakan ....
24. Dalam penandatanganan surat apabila pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, maka penulisan penandatanganan surat diwakilkan kepada bawahannya dengan menggunakan istilah …b. Plh. c. CQd. a.ne. a.pf. u.b
25. Berikut merupakan pernyataan yang menyangkut tentang nota, kecuali …a. Nota merupakan bukti transaksi dalam jual belib. Nota dipakai sebagai bukti transaksi jual beli secara kontanc. Dengan nota kita bisa melakukan pengecekan terhadap barang yang dibeli dengan jumlah
harga yang terterad. Nota dibuat dengan menggunakan kertas ukuran sikmoe. Nota dibuat dengan kertas ukuran octavo
26. Kegunaan dari pakcing list adalah ....a. untuk mengetahui daftar barang yang dipesanb. untuk mengetahui jumlah barang yang berada dalam gudangc. untuk mengetahui isi barang dalam petid. untuk mengetahui daftar perincian barang dalam persediaane. untuk dilampirkan dalam surat penawaran yang bermanfaat bagi pembeli sebagai bahan
pertimbangan dalam membeli barang
27. Kegiatan membagi satu judul/nama/caption atas beberapa unit disebut …a. daftar indeks
- 71 -
b. sub unitc. daftar klasifikasid. mengindekse. mengklasifikasi
28. Yang terpenting dan harus dimuat dalam konsideran surat keputusan adalah sub topik ….a. menimbang dan memperhatikanb. menimbang dan membacac. menimbang dan mengingatd. memperhatikan dan memutuskane. menetapkan dan memutuskan.
29. Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada calon penjual yang isinya meminta keterangan tentang suatu barang/jasa adalah......a. surat pesananb. surat penawaranc. surat pembayarand. Surat permintaan penawarane. Surat promosi penjualan
30. istilah free on board (F.O.B) dalam penyerahan barang berarti......a. barang doterimakan di gudang penjual, tetapi ongkos – ongkos pengepakan, penimbangan
ditanggung oleh penjual.b. ongkos angkutan sampai barang it di stasion ditanggung oleh penjual.c. ongkos baranag sampai dimuat diatas kapal ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos
pengangkutannya di tanggung oleh pembeli.d. ongkos pengangkutan sampai barang di atas kapal ditanggung oleh penjual.e. semua ongkos yang diperlukan untuk barang termasuk asuransi dan pengangkutan dengan
kapal di tanggung oleh penjual.
31. Bagian isi surat instruksi terdiri atas a. judul, nomor, konsiderasb. jabatan penandatangan surat, nama jelas, tembusanc. alinea pembuka, alinea isi, alinea penutupd. salam pembuka, alinea penutupe. salam pembuka, alionea isi, alam penutup
32. Bagian – bagian kaki surat keputusan adalaha. tempat ditetapkan, tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama jelas, NIPb. jabatan, nomor, tanggal, tembusan, NIPc. salam penutup, tanda tangan, nama terang, NIPd. jabatan, tanda tangan, nama terang, NIPe. jabatan, tanggal, tanda tangan, nama terang
33. Masalah yang dapat dimuat dalam surat keputusan tercantum di bawah ini, kecualia. pengangkatan pegawaib. pedoman tata kearsipanc. laporan keuangand. pensiunane. hukuman
34. Yang paling penting dan harus dimaut dalam surat keputusan adalah subtopika. membaca dan memperhatikanb. membaca dan mengingatc. menimbang dan membacad. menimbang dan mengingate. mempehatikan dan memutuskan
- 72 -
B. B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang tepat!Skor: 25
c. C. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang singkat dan tepat!Skor: 40
35. Dijual segera, dibutuhkan segera, disewakan merupakan kate-kata yang bis digunakan dalam iklan.....a. penawaranb. pesananc. pengumumand. pemasaran tenaga kerjae. propaganda
1. Yang dimaksud dengan surat dinas adalah ......................................................................2. Yang dimaksud dengn surat niaga adalah .......................................................................3. Apakah promosi penjualan itu? .........................................................................................4. Surat tagihan dibuat jika ....................................................................................................5. Surat undangan bertujuan untuk ......................................................................................6. Surat tugas ditandatangani oleh ......................................................................................7. Rafaksi dlah potongan harga yang diberikan ...................................................................8. Packing listh memuat .......................................................................................................9. Yang dimaksud dengan indeks dan kode adalah..............................................................10. Penataaan dan penyimpanan dokumen bertujuan untuk ..................................................
1. Jelaskan ruang lingkup surat niaga?2. Informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran? 3. apakah tujuan dibuatnya surat tagihan? Jelaskan!4. Apakah yang menyebabkan dibuatnya surat pengaduan? Jelaskan!5. Sebutkan dokumendokumen yang sering digunakan dalam surat niaga?6. Jelaskan ciri-ciri surat dinas?7. Jelaskan bagian-bagian surat edarn!8. Buatlah sistematika penulisan surat undangan9. Sebutkan macam filling sistem?10. Jelaskan prosdur penyimpanan dokumen.
- 73 -
DAFTAR PUSTAKA
1. Anwar Syamsul, Drs, Kearsipan, Penerbit : Titian Ilmu Bandung , 19992. Ating Tedjasutisna, dkk, 1999, Administrasi Kantor 2A, Bandung, Armico3. Cut Rozana, Drs dkk, 1994,Surat menyurat dan komunikasi jilid 1, Bandung ,
Angkasa4. Dewi Aggrawati, Dra., 2004, Sistem Kearsipan Jilid 2, Bandung, Armico
5. Departemen pendidikan dan kebudayaan, 1978, Surat Menyurat Indonesia Jilid II, Penerbit : Jakarta
6. Mulyono, Sudarsono, Drs, Surat Dinas, Penerbit : Andi Offset Yogyakarta 20037. Haryono, Tulus FX. Dan Kurnia Setyawati, Korespondensi Niaga Bahasa
Indonesia 1, Jakarta, 1994.8. Slameto HB Sri, Drs, Korespondensi Bahasa Indonesia I, Penerbit : UNS Press
Surakarta 1999.9. Slameto HB Sri, Drs, Korespondensi Bahasa Indonesia II, Penerbit : UNS Press
Surakarta 199910.Slamet, Drs dan Syahban Sutono, Drs, Surat Menyura Jilid II, Penerbit : Setiaji
Surakarta 199911.Soedjito dan Solchan TW, 2001. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia,
Bandung: Penerbit PT Remaja Rosdakarya.12.Westra, Pariatra, 1973, Penyusunan Surat Dinas yang Efisien, Buletin no. 2/1973.
