| Date post: | 01-Apr-2023 |
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UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTONÓMA DE TABASCO
División Académica de Ciencias Económico Administrativas
Licenciatura en Contaduría Pública
Semestre y Grupo: 7 “G”
Asignatura: Auditoría Interna, Operacional y
Gubernamental
Tema: Auditoría Operativa
Profesor:
M.A.C.P Mario Pedrero Sivilla
Equipo No.3:
Fabiola Domínguez Carrera
Ana Marina López Hernández
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Cinthia Karina Hernández Sánchez
Roberto Alvarez Romero
Ana Karen Sánchez Mendoza
Índice
INTRODUCCIÓN................................................3
ANTECEDENTES................................................5
CONCEPTO....................................................6
Campo de acción...........................................7
IMPORTANCIA.................................................7
Ventajas..................................................8
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL.......................9
Objetivo General..........................................9
Objetivos Específicos.....................................9
METODOLOGÍA................................................10
1. Familiarización.......................................11
2. Visita a la planta....................................11
3. Análisis financiero y operacional....................12
4. Selección de operaciones a examinar...................12
2
5. Ejecución.............................................12
6. Examen de la documentación............................13
7. Entrevistas o investigaciones.........................13
8. Resumen de las observaciones y comentario inicial a los
interesados..............................................14
9. Diagnóstico o informe de la auditoria.................14
CONCLUSIÓN.................................................15
BIBLIOGRAFÍA...............................................17
INTRODUCCIÓN
Una auditoria operacional está compuesta por trabajos de
examen administrativo, ya que su propósito principal es
promover la eficiencia de las entidades. En otras palabras
podemos decir que la auditoria operacional busca evaluar y
controlar que los recursos materiales y financieros de la
empresa se utilicen de forma eficiente y eficaz; como
también que sus objetivos alcancen maximizar resultados para
el desarrollo y fortalecimiento de la empresa.
Con este trabajo se espera contribuir a la ampliación de
conocimientos del auditor como es el estudio de la empresa,
el dominio de las principales técnicas acordes con la
modernidad y avance tecnológico, que en nuestro tiempo
representa un importante reto para el trabajo del auditor ya
3
que esta auditoría pretende identificar las áreas de
reducción de Costos, y así mejorar los métodos operativos e
incrementar la rentabilidad en las áreas examinadas y con
deficiencias. A la hora de aplicar una auditoria operacional
en una entidad debe de realizarse de forma analítica
objetiva y sistemática, ya que de esta forma su ejecución
será más breve y así dictaminaremos nuestra opinión sobre si
la empresa cumple sus políticas y procedimientos aceptables
al igual que las operaciones en todos los diversos
departamentos de la empresa.
La auditoría operativa surge como necesidad de evaluar las
decisiones adoptadas en los distintos niveles jerárquicos
respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras,
presupuesto, canales de comunicación, sistemas de
información, procedimientos, controles ejercidos, etc.
Desde fines de los años sesenta, algunos contadores públicos
han venido realizando trabajos de examen administrativo,
cuyo propósito es promover la eficiencia de las entidades, a
este tipo de examen se le ha denominado auditoria
operacional.
En cuanto a la metodología de dicha auditoria, es relevante
mencionar que el auditor operativo utiliza su criterio de
acuerdo a su experiencia como auditor y que por ende no
existe una metodología que aplique al auditor operativo.
Esta auditoría va dirigida ó enfocada a lo Administrativo,
es decir a todas las operaciones de la empresa en el
4
presente con influencia al futuro y relacionado al pasado
cercano. Un aspecto notable es que a la hora de ejecutar una
auditoria operacional muy frecuente, se tiende a observar y
encontrar deficiencias y así poderlas mejorar para
beneficiar a la empresa ya sea en el presente o en el
futuro. La verificación de la auditoria requiere que
auditores examinen a profundidad una muestra selecta de
transacciones de preferencia por muestreo estadístico.
5
ANTECEDENTES
A través de la auditoria operativa se pueden conocer las
verdaderas causas de las desviaciones de los planes
originales trazados. La administración superior necesita
conocer objetivamente en qué medida se están cumpliendo los
objetivos y como se están utilizando los recursos en todas
las unidades de la empresa. Por esto, se necesitan
profesionales que informen en forma objetiva e independiente
de la situación de la empresa.
El primer antecedente formal sobre el origen de auditoria
operativa se remonta al año de 1945, cuando en ocasión de la
conferencia anual de The Institute of Internal Auditors, se
incluye para discusión en el panel, el tema Scope of
internacional Auditing of Technical Operations (alcance de
la auditoria interna en operaciones técnicas).
En el año de 1948, Arthur H. Kents Auditor interno de la
Estándar Oil Company of
California, escribe un artículo denominado Audits of
Operations (Auditoria de operaciones).
La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo
fue reconocida por el
Instituto Mexicano de Contadores Públicos en diciembre de
1972 la comisión de auditoría operativa emitió su primer
boletín con el propósito de identificar el trabajo de la
auditoría operativa realizado por el contador público
6
independiente y con la intención de unificar criterios sobre
el tema.
El término operaciones surge como la designación de
actividades y funciones no financieras que aparecen en la
declaración de las responsabilidades de los auditores
internos, publicada por el Instituto de Auditores Internos.
En los últimos 30 años ha surgido la necesidad de contar con
otro tipo de auditoria llamada auditoria operativa que tiene
en consideración el rápido conocimiento de la complejidad
empresarial y el incremento de la atención que las
organizaciones hacen de su administración
CONCEPTO
Según el Boletín N. 1 de la comisión de auditoría operacional
del instituto mexicano de contadores públicos, S.C., por
auditoría operacional debemos entender que "consiste en el
examen de las áreas de operación de una empresa o
institución, para determinar si se tienen los controles
para operar con eficiencia, tendiendo a la disminución de
costos para incrementar la productividad”.
Otras definiciones del término se enlistan a continuación:
1. Debe entenderse como el servicio que presta el contador
público cuando examina ciertos aspectos administrativos,
con la intención de hacer recomendaciones para
incrementar la eficiencia operativa de la entidad. La
7
Auditoría Operacional persigue detectar problemas y
proporcionar bases para solucionarlos.
2. El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos
define la Auditoría Interna como “una actividad
independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que
está encaminada a la revisión de operaciones contables y
de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un
servicio a la dirección”.
3. La auditoría operativa es una evaluación objetiva,
constructiva, sistemática y profesional de las
actividades relativas al proceso de gestión de una
organización, con el fin de determinar el grado de
eficiencia, eficacia, efectividad, economía, equidad,
excelencia y valoración de costos ambientales, con que
son manejados los recursos, la adecuación y fiabilidad
de los sistemas de información y control.
4. “Es el examen crítico, sistemático e imparcial de la
administración de una entidad, para determinar la
eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y
la eficiencia y economía con que se utiliza y obtiene
los recursos, con el objeto de sugerir las
recomendaciones que mejoraran la gestión en el futuro”6
Podemos considerar que básicamente la auditoría operacional
tiene por objeto, la revisión de las operaciones
desarrolladas por un negocio, independientemente de las
personas o departamentos correspondientes, con el deseo de
8
apreciar cuáles no se están efectuando en la forma debida,
para en su caso, hacer las sugerencias correspondientes que
permitan mejorar su desempeño y en consecuencia la
productividad (reduciendo costos, simplificando tareas,
eliminando desperdicios, obteniendo un mejor
aprovechamiento del personal, etc.), de la empresa o
institución de que se trate.
Campo de acción
La actividad del auditor operacional se enfoca básicamente a
la evaluación y opinión constructiva de las actividades
desarrolladas por una empresa, tales como las que se
mencionan a continuación:
A) ventas
B) compras
C) finanzas
D) producción
E) inventarios
F) control de calidad
G) administración de personal
IMPORTANCIA
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La importancia de la auditoria operacional se sustenta en
que mediante ella se pueden conocer los problemas que
dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el
crecimiento de la empresa. Es importante para esta
disciplina valorar la importancia de los problemas,
encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e
implantarlas. El análisis y evaluación de factores tanto
internos como externos debe hacerse de manera sistemática e
integral, abarcando la totalidad de la empresa.
En suma la auditoria operacional sirve para comprobar la
capacidad de la administración en todos los niveles. Es una
manera de determinar los puntos clave donde hay un peligro
potencial y por otro lado, ubicar las oportunidades de
mejora, posibilidad de reducir costos, oportunidad de
eliminar desperdicios y pérdidas de tiempo innecesarias, con
la consiguiente mejora de procesos; así como también evaluar
la eficacia de los controles internos.
Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se
observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son
inevitables. Pero muestra donde está el defecto y se
obtienen beneficios en la organización, no solo al presente
sino también al futuro. Basándose en dichas revisiones es
posible identificar asuntos específicos como áreas problema
o deficiencias que requieren de más estudio, todo esto
obviamente ha dado lugar a profundos reajustes
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institucionales en la organización de las actividades de los
organismos públicos en la planificación, formación de
presupuesto, contabilidad y control.
Es una actividad que proporciona innumerables beneficios,
principalmente, el incremento en la eficiencia operativa, ya
que la serie de recomendaciones que se plantean al concluir
el examen a la operación pueden inclusive beneficiar la
operación de otras áreas interrelacionadas y es que,
actualmente, se ha convertido en una herramienta estratégica
de toma de decisiones para la administración de
las organizaciones que se preocupan cada vez más por el
incremento en las utilidades. Adicionalmente, cuenta con un
amplio campo de trabajo, que está en constante crecimiento,
y toma cada vez más fuerza.
Ventajas
1. Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar
de forma relativamente independiente los sistemas de
organización y de administración.
2. Realiza una evaluación global y objetiva de los
problemas de la empresa, que generalmente suelen ser
interpretados de una manera parcial por los
departamentos afectados.
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3. Pone a disposición de la dirección un profundo
conocimiento de las operaciones de la empresa,
proporcionado por el trabajo de verificación de los
datos contables y financieros.
4. Contribuye eficazmente a evitar las actividades
rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se
desarrollan en las grandes empresas.
5. Favorece la protección de los intereses y bienes de la
empresa frente a terceros. Actúa como un elemento del
aseguramiento corporativo.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Objetivo General
La auditoría operativa formula y presenta una opinión sobre
los aspectos administrativos, gerenciales y operativos,
poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con
que se han utilizado los recursos materiales y financieros
mediante modificación de políticas, controles operativos y
acción correctiva, desarrolla la habilidad para identificar
las causas operacionales y posteriores y explican síntomas
adversos evidente en la eficiente administración.
Objetivos Específicos
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La Auditoría, Operacional investiga, revisa y evalúa las
áreas funcionales de la empresa con los propósitos de
determinar:
1. Si se tienen controles adecuados.
2. Si los controles permiten realizar las actividades con
eficiencia; y
3. Si se puede lograr una disminución de costos e incremento
de la productividad.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las
áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos
e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de
apoyo a las necesidades examinadas.
La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los
recursos que disponen.
La auditoría operativa determina si la función o actividad
bajo examen podría operar de manera más eficiente, económica
y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de
determinar si la producción del departamento cumple con las
especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados
informes, presupuestos y pronósticos que así como también
los estados financieros.
La auditoria operacional se identifica porque: se enfoca en
detectar problemas y proporcionar bases para las soluciones,
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prever obstáculos a la eficiencia, presentar recomendaciones
para simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al
cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se
mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la
administración de las entidades, en la consecución de la
óptima productividad. Se cumple al presentar recomendaciones
que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a
que se practique.
Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La
prosperidad razonable de una empresa pública de carácter
mercantil se observará en la mejora de los beneficios
económicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo
público (sin ánimo de lucro) en la mejora de la prestación
del servicio a la comunidad (valor a cambio de dinero).
METODOLOGÍA
Podemos considerar como metodología de la auditoría
operacional a los diversos aspectos o trabajos de carácter
general, que normalmente se efectúan en la
auditoría operacional, y que de hecho constituyen las
técnicas que emplea el auditor operacional para el
mejor desempeño de su trabajo.
La Metodología de la auditoría operacional se puede basar en
un método científico, cuyos pasos son:
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a) Consideración de la información preliminar que sugiere el
problema (familiarización).
b) Formulación del problema (panorama general).
c) Observación de hechos pertinentes al problema
(recolección de información).
d) Uso de conocimientos anteriores (preparación especial y
capacidad profesional).
e) Formulación de hipótesis (recomendaciones tentativas
alternativas).
f) Deducción de las implicaciones de le hipótesis (análisis
de la investigación).
g) Conclusión que confirme o no la hipótesis (afirmación de
los hallazgos y presentación del problema a los afectados).
El método científico sigue un ordenamiento
cronológico de los pasos que en términos muy generales deben
seguirse en el desarrollo de la auditoría operacional, al
iniciar estos pasos con la obtención del conocimiento de la
compañía, continuando con la captación de los problemas
existentes en la misma, y por último concluyendo con la
elaboración y presentación a la empresa, del informe
correspondiente.
De acuerdo a la Comisión de Auditoría Operacional del
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, S.A.,
la metodología podría ser la siguiente:
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1. Familiarización
Consiste en el conocimiento inicial, por parte del auditor,
de los diversos aspectos de importancia en una empresa, como
base para planear el desarrollo de un trabajo.
2. Visita a la planta
Sirve para apreciar objetivamente y tener un mejor
conocimiento de las diversas características de la, isla.
3 . Análisis financiero y operacional
Consiste en realizar una evaluación de la función financiera,
resultados y operaciones de una empresa.
4. Selección de operaciones a examinar
Es la base para la evaluación, tomando en consideración el
objetivo concreto de la auditoría. Esto es, determinar el o
los objetivos del trabajo concreto que se va a realizar, el
tiempo de duración, el personal que se va a utilizar, el
momento adecuado u oportuno para revisar cada operación y la
magnitud o alcance de las pruebas y los procedimientos que se
van a seguir.
16
5. Ejecución
La ejecución consiste propiamente en la revisión de las
operaciones de la empresa (aunque no es el examen documental
o la investigación de las mismas con los funcionarios
correspondientes, técnicas que se mencionan posteriormente).
Cabe mencionar sobre este particular, que el contador público
que efectúa una auditoria operacional, debe tener una
capacitación especializada para poder llevar a cabo su
trabajo, esto es, será recomendable que , además de sus
estudios de contaduría pública, efectué estudios
especializados sobre técnicas modernas de administración y
control; como control presupuestal, costos estándar, costo
directo, contabilidad por áreas de responsabilidades,
procesamiento electrónico de información, administración de
personal, etc.
En algunos casos, de sr necesario, podría utilizar a otro
tipo de profesionales bajo su dirección, observando que éstos
posean la capacidad y experiencia necesarias para que el
trabajo que aporten, no desmerezca en la realización de la
auditoria, para que ésta resulte de la mejor calidad posible.
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6. Examen de la documentación
Con el objeto de comprobar la forma en que se están llevando
a cabo las operaciones de la empresa; será pertinente revisar
los diversos registros, informes, formatos, archivos,
comprobantes, etc., que se utilizan en cada caso.
El examen que efectúa el auditor operacional debe hacerlo con
una mente abierta para apreciar situaciones que provoquen una
ineficiencia, y para proponer la recomendación
correspondiente. También a este respecto será una medida
adecuada, que además de pensar como auditor lo haga como un
hombre de empresa, con la intención de percibir con mayor
claridad los aspectos que más le pueden interesar conocer al
empresario, o grupo de empresarios que lo contrataron, a este
respecto resultara útil que observe por ejemplo, si hay
duplicidad en los registros utilizados o por el contrario no
se están produciendo los informes adecuados para que los
altos funcionarios puedan tomar decisiones acertadas, etc.
7. Entrevistas o investigaciones
Para ratificar las situaciones detectadas en la aplicación de
las técnicas antes mencionadas, o bien, para ampliar el
conocimiento de esas mismas situaciones, resulta conveniente
entrevistar a las personas que efectúan las operaciones, o a
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los funcionarios que las controlan y/o dirigen. También
resulta útil mantener un contacto frecuente con estos
funcionarios, para efectos de exponerles aquellos aspectos en
los cuales puedan colaborar, y con ello se facilite la
revisión.
Para que las entrevistas tengan la utilidad deseada, será
conveniente emplear una relación de puntos a tratar y cuidar
que todos estos sean cubiertos al concluir las mismas, así
como también es deseable utilizar cuestionarios para tener un
mejor conocimiento de las operaciones. En ambos casos debe
actuarse con criterio para evitar molestias innecesarias o
causar una mala impresión al personal del cliente.
8. Resumen de las observaciones y comentario inicial a los interesados
Resulta muy útil, que de ser posible se vayan elaborando las
observaciones y sugerencias correspondientes, en la medida en
que se vayan detectando, para que resulte más oportuno
efectuar su solución. A este respecto, antes de enviar por
escrito a la empresa estas observaciones, es recomendable
comentarlas con el personal que interviene en las
operaciones, o con los funcionarios menores, con objeto de
confirmar nuestras apreciaciones y ver la posibilidad de
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implantar nuestras sugerencias o inclusive escuchar y tomar
en cuenta los puntos de vista de estos funcionarios.
Al efectuar estos comentarios, resulta adecuado enfatizar el
aspecto constructivo de las sugerencias, con objeto de evitar
cualquier mala interpretación o desconfianza sobre el
propósito de nuestra intervención.
9. Diagnóstico o informe de la auditoria
El diagnostico o informe constituye el producto terminado de
la auditoria es la forma de dar a conocer tanto al hombre de
empresa como los funcionarios y encargados de los
departamentos operativos que se vean afectados, de todos los
hechos o circunstancias importantes observadas en la
revisión, así como también de exponerles las sugerencias de
carácter general que permitan mejorar el desempeño de las
mismas.
Al informe de auditoría operacional se le conoce también como
diagnóstico , por ser esta su verdadera naturaleza es decir
la de una apreciación sobre la eficiencia con la que se
efectúan las operaciones ce la empresa, que se acompaña de
las recomendaciones que se estiman necesarias al caso, pero
sin constituir , por lo menos actualmente, una opinión tipo
dictamen de estados financieros, y en igual forma las
sugerencias tampoco son de carácter específico, como por
ejemplo , en la consultoría en administración en la que se
20
puede considerar como una opinión autorizada, sino más bien
son recomendaciones generales para los problemas destacados.
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CONCLUSIÓN
Es sabido que el ser humano posee una aversión natural a ser
controlado y, en consecuencia, es bastante probable que el
auditor operativo no sea aceptado por las personas que
trabajan en la empresa. A menos que el profesional sea capaz
de crear la confianza necesaria en el grupo donde va a
actuar, convenciéndolos de que solo pretende ayudarlos a
mejorar el trabajo y no controlar lo que hacen, tendrá pocas
probabilidades de éxito.
Si el auditor operativo no reúne los requisitos mencionados,
se convertirá en una fuente de conflictos y el examen será
un fracaso. La colaboración de los empleados es importante
ya que la información que necesita solo podrá obtenerla
mediante entrevistas.
El equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para
obtener la información que el necesita. Entonces una buena
dirección del equipo debe incentivar la participación
integral de sus componentes. Debe tenerse en cuenta que
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ellos además por su nivel tal que su propia motivación y
ética profesional, se autodisciplina, porque ellos saben que
su labor es importante. Eso quiere decir que las relaciones
internas deben ser claras y precisas.
BIBLIOGRAFÍA
Wesberry P. James., (2007) “Evolución del concepto de
auditoría” Mc Graw Hill, México D.F.
Santillana J. R., (2002) “Auditoría interna integral
Administrativa y financiera” Santillana, México.
Páginas consultadas:
http://www.tuguiacontable.com/2012/04/auditoria-
operacional_07.html
23
http://www.empresayeconomia.es/general/la-auditoria-
operativa.html
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