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FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL -EPE

PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA

H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C.

INTEGRANTES DEL GRUPO: 1) Alvarez Capcha, Henry …………….., CÓDIGO U2014231302) Canales Dávila, Freddy……………….CODIGO U2014189183) Solis Cisneros, Juan carlos…..……… CODIGO U201424654

PROFESOR : ……………… Yulisa Paula Gutiérrez Monge SECCIÓN : …J21A…..

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INDICE

1. Índice

1. Índice............................................................................................................2. Introducción..............................................................................................3. Resumen Ejecutivo.................................................................................4. Marco General de la Empresa...........................................................

4.1 Organigrama.....................................................................................................................

4.2 Visión...................................................................................................................................

4.3 Misión..................................................................................................................................

iv. Productos y/o Servicios.................................................................................................

5. Diagnóstico de la Organización........................................................i. 5 Fuerzas competitivas de Porter.............................................................................

ii. Cadena de Valor............................................................................................................

iii. Identificación de la estrategia competitiva.........................................................

iv. Prioridad de los sistemas de información............................................................

6. Diagnóstico de unidad orgánica especifica..............................i. Capacidad Administrativa..........................................................................................

ii. Características del proceso de toma de decisiones.........................................

iii. Descripción y características de los procesos...................................................iv. Infraestructura de la tecnología de la información y comunicaciones.....................................................................................................................

v. Conclusiones...................................................................................................................

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2.- INTRODUCCIÓN

El trabajo actual define el presente de H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C.

junto con las metas a seguir, relaciones con sus trabajadores, clientes y demás

elementos que participan en su modelo de negocio. Así mismo, se ha realizado una

evaluación de estos y se proponen mejoras para el crecimiento de la organización.

H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C. es una empresa peruana que

ensambla tableros eléctricos y distribuye productos eléctricos y electrónicos de las

principales marcas del mundo en el mercado nacional. Los cuales tienen mucha

acogida en el mercado industrial peruano por ser amigables con el medio ambiente.

La empresa siempre está en la búsqueda constante de la excelencia en el servicio,

por medio de nuestro personal técnico, se complementa con maquinaria y equipo

adecuado en la fabricación y perfeccionamiento de nuestros productos. A ello le

siguen rigurosos controles de calidad según los estándares de los exigentes

mercados de la industria y de consumo a los cuales nos dirigimos.

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3.- RESÚMEN EJECUTIVO

En el siguiente trabajo desarrollaremos la empresa H.A.C. AUTOMATIZACION Y

CONTROL S.A.C., la cual es una organización dedicada a la distribución de

equipamiento eléctrico y electrónico y desarrollando proyectos de automatización

teniendo como nicho principal el mercado minero, saneamiento y el de la

construcción

En inicio se detalla el marco general de la empresa donde vamos a analizar su

organigrama, la influencia de su misión y visión en la empresa así como los

productos y servicios. Como segundo punto se tocara el análisis de sus fuerzas

competitivas, cadena de valor, estrategias identificadas con las cinco fuerzas

competitivas y la priorización de los sistemas de información, con el análisis del

segundo punto analizaremos su capacidad administrativa, la importancia de la toma

de decisiones. Como punto final desarrollaremos los objetivos generales y

específicos.

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4. Marco General de la Empresa

4.1.- Misión actual

Somos una empresa peruana dedicada a la fabricación y comercialización de tableros eléctricos que las normas nacionales e internacionales requeridos. Ofrecemos productos innovadores y de gran calidad, aplicando tecnología e ingeniería en los procesos. Asimismo, promovemos el progreso de las personas en respuesta a su esfuerzo individual y en equipo, garantizando un desarrollo sostenible.

4.2- Visión actual

Ser una empresa líder en las áreas eléctricas, de instrumentación y automatización, reconocida a nivel nacional e internacional, que se distinga por la calidad de sus servicios y productos, a fin de exceder las expectativas de nuestros clientes, con personal calificado y capacitado, respetuosos de la protección del medio ambiente y la seguridad de nuestros trabajadores

4.3.- Valores actuales

Conducir todos los intereses de la organización con HONESTIDAD. Generar CONFIANZA en nuestros clientes y proveedores. Construir una relación de LEALTAD con todos nuestros trabajadores. Actuar con compromiso y RESPONSABILIDAD por los resultados que

esperan nuestros clientes y accionistas. Desarrollar permanentemente a las PERSONAS y sus competencias

profesionales. Promover la CAPACITACION y el auto-entrenamiento. RECONOCIMIENTO del trabajo siempre, bien ejecutado. Calidad: Es la característica de los servicios que ofrecemos, de

satisfacer las expectativas y requerimientos del cliente.

4.3.1 Historia de la empresa

H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C. Nació un Enero de 2004 por iniciativa familiar, pero inicia sus operaciones el día 01 de febrero de 2004 su misión fue atender las necesidades y oportunidades de negocio en difícil mercado industrial atendiendo el área de saneamiento, tratamiento de aguas residuales, ahorro de energía en aplicaciones industriales y a los principales fabricantes de maquinaria.

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4.4. Definición actual del negocio

4.4.1. Razón Social

Razón Social: H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C.Gerente General: Henry Alvarez Capcha

H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C. es una empresa peruana del sector OTRAS ACTIVIDADES EMPRESARIALES NCP., que inició sus actividades el 12/10/2004, con Registro Único del Contribuyente RUC 20509571792.

4.4.2. Actividad Principal

Comercialización de productos eléctricos y electrónicos de las Marcas ABB, SCHNEIDER y ALLEN BRADLLEY Secundaria: CIIU27320 – Ensamblaje de Tableros eléctricos de fuerza y control.

4.4.3. Ubicación

H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C. es una SOCIEDAD ANONIMA CERRADA con domicilio fiscal en MZA. E LOTE. 24 APV. EL PARAISO FLORIDO (CRUCE AV.IZAGUIRRE CON SANTA ROSA) en LIMA / LIMA / SAN MARTIN DE PORRES.

4.4.4. Productos y servicios actuales

Actualmente la empresa se dedica al suministro y distribución de equipamiento eléctrico y electrónico de las más prestigiosas marcas reconocidas a nivel mundial ABB, SCHNEIDER, ALLEN BRADLLEY y a la fabricación de tableros eléctricos de fuerza y control, automatización de procesos, Sistemas SCADA, y servicio pre y post venta, en los proyectos que atiende cotidianamente

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Línea de productos:

Variadores de frecuenciaArrancadores electrónicos o de estado SólidoPLC´s y controladores de procesosInstrumentación para tratamiento de aguaToda la línea de accionamiento eléctrico tal como termos magnéticos, contactores, relés térmicos, guarda motores, etc.

Rubros:

Mercado de aguas y saneamiento (Empresas de agua Municipalidades y el estado).

Principales fabricantes de maquinaria OEM.

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Principales Fabricantes de equipos de bombeo.

Principales Fabricantes de equipos de refrigeración y AA.AA HVAC

Mercado de construcción

Industria Minera. 

Industria general.

4.5 Organigrama general actual de la empresa

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1.6. DESCRIPCIÓN DE LAS ÁREAS FUNCIONALES

Recursos Humanos

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El área de recursos humanos es el responsable de la gestión de los recursos humanos de la organización, y se encuentra formado por un conjunto de personas que se organizan en la empresa para conseguir los siguientes objetivos: seleccionar y formar a las personas que la empresa necesita, proporcionar a los trabajadores los medios necesarios para que puedan ejercer su trabajo mediante capacitaciones, e intentar que el trabajador satisfaga sus necesidades. Asimismo se encarga de realizar el cálculo de las remuneraciones, beneficios sociales según ley.

Ventas

El área de ventas es el que se encarga de la distribución y venta de los productos y dar seguimiento día a día de las cotizaciones y pedidos para garantizar la cobertura total y abastecimiento hacia los clientes. Asimismo trabaja en conjunto con el área de proyectos y servicios, y ofertas que hagan la diferenciación con la competencia.

Se encarga de la gestión de información de clientes, elaboración de cotizaciones, proceso de pedidos, elaboración de documentos de venta, etc.

Operaciones

Produce los tableros comercializados más el stock objetivo que luego será entregado cumpliendo los objetivos de gastos.Se encarga de la creación y gestión de las órdenes de producción, Planificación de pedidos, elaboración de lista de materiales y cálculos de costes estándar, etc.

Logística

En el área de logística  gestiona las actividades y utiliza con efectividad la política de Control de Producción y Logística de la empresa. Entre las funciones principales está:Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener una buena relación con el mismo, así como gestionar el Programa de producción dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente. Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos. Supervisar las actuaciones de logística e implementar las acciones de mejora necesarias de manera coordinada con otras funciones de la planta (Calidad, Producción, Eficiencia del Sistema, etc.).

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Se encarga de la gestión de información de proveedores, Facturación de compras, seguimiento de inventario en tiempo real, Recepción y envío de productos en almacén.

FinanzasEl área de finanzas encargada de la planeación de los recursos económicos para que su aplicación sea de la forma más óptima posible, además busca las fuentes de financiamiento para cuando la empresa tenga la necesidad de los mismos, todo esto con la finalidad de obtener las máximas utilidades o la rentabilidad de la empresa. Se encarga de la elaboración de esquema de cuentas, previsión de flujo de caja, análisis de balance, seguimiento de activos fijos, con libros de amortización, conciliaciones bancarias.

5.- Diagnostico de la organización

5.1. Estrategia actual de la empresa

La estrategia para H.A.C. AUTOMATIZACION Y CONTROL S.A.C. es la DIFERENCIACION enfocada en el SERVICIO

Ofrecemos productos de calidad de acuerdo a las exigencias del mercado y del cliente.

El cliente siempre está dispuesto a pagar por un buen producto el cual está respaldado por un buen servicio y sobre todo un buen precio

Distinguir nuestros servicios a través de una atención eficaz y esmerada, a fin de asegurar la satisfacción de nuestros clientes internos H.A.C. AUTOMATIZACION Y CONTROL S.A.C. vender servicios detrás de todas las ventas dándole valor agregado a cada venta de producto o sistema.

5.2. Objetivos estratégicos actuales a largo plazo

Incremento de la participación en el mercado Mejorar el Posicionamiento en el mercado industrial Reconocimiento de la calidad, incremento del margen de contribución

5.3. Estrategias externas e internas actuales

Internas:

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Interna Funcional: Marketing, mejorar el servicio Post Venta Estrategia Interna Funcional/Producción: Adquisición de maquinaria para

la reducción de tiempos en los ensamblajes Publicidad, repotenciación de la página web, implementar área de

marketing. Equipamiento del área de calidad, implementación del área de SGC,

elaboración del diagnóstico de la situación actual de la empresa en relación a la norma ISO 9001 y/o OSHA.

Verificación de la estructura de costos, homologación de proveedores, desarrollar nuevos proveedores, rediseño de la planta teniendo en cuenta los procesos.

Homologación de nuestra infraestructura para atender clientes muy exigentes de normas y de calidad

5.4. Análisis de la Industria – 5 fuerzas competitivas de Porter

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Análisis:

La suma del nivel de fuerzas es Medio/Alta, de acuerdo a la teoría se puede invertir en esta empresa, este tipo de empresa depende de sí misma.

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COMPETIDORESLas empresas que fabrican el mismo tipo de producto que tienen presencia en el

mercado.ALTO

NUEVOS COMPETIDORESDebido a que en los últimos años solo se han formado

muchas empresas dedicadas a lo mismo, la barrera de entrada es alta porque solo se requiere conocimiento y mucha

inversión.ALTO

PRODUCTOS SUSTTITUTOSAl existir muchos fabricantes en el mundo los productos

fabricados con especificaciones por

estándares y normas la posibilidad de un producto

sustituto es alta.ALTO

PODER DE NEGOCIACIÓN PROVEEDORES

Debido a la competencia que existe entre proveedores, las

negociaciones de tarifas y términos de pagos (es decir

los plazos) son fluidos.MEDIO

PODER DE NEGOCIACIÓN CLIENTES

Al ser muchas las empresas que brindan este tipo de producto, se establece márgenes de ganancias

variables.MEDIO

5.5. Análisis de la Cadena de Valor

                                                                                                                                                                                                                                                       

 Actividades primarias

F3 Logística interna y F5 Logística externa

La empresa para poder llegar al consumidor final (cliente), necesita de un estructurado plan de logística con el cual se pueda atender la demanda creada. Como el producto es fabricado externamente, se tiene que estar al pendiente de las diversas materias primas que se adquieren del mercado local para el correcto procesamiento del producto y seguir manteniendo las normas de calidad que lo identifican.

F4 Operaciones

El área de producción se encarga de coordinar el proceso de ensamblaje, mediante orden de producción y siguiendo el debido proceso, generando valor en cada uno de ellos hasta obtener el producto final que son los tableros eléctricos.

D2 Marketing y ventas

HAC AUTOMATIZACION SAC S.A.C participa en numerosos eventos y actividades, así mismo tiene presencia en internet, ferias y. Por otro lado maneja una gran fuerza de ventas que es responsable de visitar a cada cliente y lograr las ventas acordes a lo proyectado.

Actividades secundarias

D1 RRHH

En el departamento de Recursos Humanos las actividades anteriormente mencionadas, necesitan personal que efectúen procesos y/o etapas para la

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F4

D2

F1D1F2

F3

F5

F6

búsqueda de personal idóneo que se encarguen del trabajo a realizar en las aéreas respectivas.

F2 Sistemas

Al ser una compañía de servicio, cuenta con sistemas de cómputo, equipos y maquinarias de producción, se necesita de un sistema operacional e informático que lo soporte, reflejando los módulos de la compañía y se pueda acceder a la información de la empresa, para distintos actos como base de datos, archivos, administración, entre otros.

F6 Mantenimiento

H.A.C. AUTOMATIZACION S.A.C cuenta con personal de mantenimiento para atender las fallas de equipos y maquinarias, así mismo en el área de logística cuentan con otros equipos que también requiere una revisión periódica.

Atención de quejas y reclamos

La compañía cuenta con un centro de atención al cliente quien se encarga de recibir las quejas y reclamos por parte de los clientes y brindarles soluciones inmediatas en tiempos menores a 24 Horas.

Administración y finanzas

HAC AUTOMATIZACION & CONTROL SAC cuenta con personal idóneo, quienes se encargan de regularizar los ingresos y egresos de la compañía, por ello siempre es importante llevar una adecuada administración de las cuentas por cobrar, cuentas por pagar así como el ingreso de materia prima, mercadería entrante, entregas etc.

5.6. Identificación y descripción de los sistemas de información que soporten la estrategia competitiva de la empresa

La empresa H.A.C. AUTOMATIZACION & CONTROL S.A.C. cuenta un software ERP, llamado SAV que fue confeccionado a medida para administrar procesos de la organización, desde la cadena de abastecimiento, contratación y recursos humanos, hasta finanzas y proyectos en colaboración. Asimismo el ERP permite agilizar las gestiones funcionales y comerciales, como compras, ventas, almacén, producción. A nivel de sistemas de información, cumple con las siguientes funcionalidades:

Contabilidad, presupuestos, esquemas de cuentas, gestión de tesorería, efectos a cobrar y a pagar, activos fijos, contabilidad de costes, etc.

Gestión de clientes, procesamiento de pedidos, precios, contactos, marketing. (NO ES MUY EFICIENTE ESTE MODULO)

gestión de proveedores, procesamiento de pedidos, aprobaciones, planificación de compras, costes, etc. (NO ES EFICIENTE ESTE MODULO)

Gestión de productos, capacidades, planificación, ejecución, costes, Gestionar empleados, planillas.

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Beneficios que ofrece un ERP

Facilite la conexión entre todas las áreas de la empresa. Disponer de una única base de datos, totalmente segura y fiable. Los miembros de la empresa tiene acceso a la información de una forma

global, segura, rápida y precisa en tiempo real. Disponer de la mejor información posible a la hora de tomar importantes

decisiones que afecten al rendimiento de la empresa Mejora en la automatización y optimización de la gestión de la empresa,

eliminándose todas las operaciones que no sean necesarias, lo que se traduce en grandes beneficios para la empresa.

Reducción de los tiempos y en consecuencia de los costes de cada uno de los procesos.

Asimismo, el software genera informes y reportes detallados de los status actuales de los movimientos y/o transacciones que se generan día a día en la compañía.

6. DIAGNÓSTICO DE UNIDAD ORGÁNICA ESPECÍFICA

6.1 Capacidad Administrativa.La capacidad administrativa de la empresa se distribuye en los siguientes

pilares:

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A. Planear: La Planificación es realizada a través de reuniones semanales donde se tratan diversos temas enfocados en las metas a largo, mediano y corto plazo tales como: Los cambios de procedimientos, las nuevas adquisiciones, los nuevos miembros, los nuevos proyectos de mejora y nuevas estrategias

B. Organizar: La organización de las diversas áreas es responsabilidad de sus gerentes o encargados, quienes elaboran los organigramas de acuerdo a sus objetivos y cargas laborales semanales, mensuales y anuales, previamente planificadas.

C. Dirigir: La responsabilidad de la dirección de la empresa recae sobre los jefes y supervisores de cada área. Ellos se encargan de realizar el seguimiento promoviendo una comunicación fluida entre sus colaboradores para solucionar los problemas que se puedan presentar de forma conjunta y participativa.

D. Controlar: El control se realiza semanalmente en las reuniones formalizadas, donde se analiza el avance de los proyectos e indicadores, los cuales se muestran mediante los protocolos/reportes terminados y guías de fabricación cerradas. Además, para garantizar la calidad de los procesos productivos existen diversas herramientas, que permiten reportar incidencias o no conformidades que se pudieran presentar.

6.2 Características del proceso de toma de decisiones.

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NIVEL ORGANIZACIONAL TAREAS Periodo

ESTRATEGICO1. Rediseño del área de sistemas.

2. lanzamiento de nuevos productos al mercado.

A largo plazo (anual)

ADMINISTRATIVO1. Elección de Terceros para la elaboración de proyectos.2. Evaluación técnica y elección de nuevo personal.

A mediano plazo (1 a 3 meses)

OPERACIONAL

1. Mejoras puntuales en el desarrollo de los trabajos de rutina 2. Requerimiento de equipos según necesidad (computadoras, impresoras)

A corto plazo (de 1 a 2 semanas)

6.3 . Descripción y características de los procesos.

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Necesidades del Cliente

Satisfacción del Cliente

MAPA DE MACROPROCESO

OPERATIVOS

DE APOYO

Logística Operaciones

Administrativo

Comercial y Ventas

Almacén

6.3.1 Diagrama de procesos

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6.3.2 Descripción del proceso

A continuación se detalla el proceso.

El vendedor contacta al cliente (en persona o por cualquier otro medio) y le muestra las cualidades de los productos que se ofrece de acuerdo a las necesidades. Se desarrolla una cotización, de ser aprobada por el cliente este realiza el pedido en ese momento y emite una orden de compra.

El desarrollo de la cotización tiene algunos inconvenientes, como son: lenta respuesta debido a que se viene trabajando con Excel y la poca información de almacén.

El departamento de ventas ni los vendedores pueden dar una fecha exacta de la entrega de los productos, esto debido a que de no existir el producto solicitado en almacén, no se cuenta con un estimado del tiempo en que se podría demorar en producir el producto solicitado.

La orden de compra es recepcionada por el área de ventas y dependiendo de la carga laboral que exista, se emite una guía de pedido. Esta guía de pedido se entrega en persona a almacén ubicado a unos 30 metros entre las áreas involucradas, lo que genera perdida de tiempo.

Almacén atiende los pedidos por orden de llegada y verifica si los productos solicitados existen en el almacén (este proceso se hace de forma manual), con lo cual obtiene los siguientes resultados:

1. De existir todos los productos solicitados en la guía de pedido, inmediatamente informa al área de ventas para que genere la factura y la guía de remisión para la entrega del producto.

2. De no existir los productos solicitados, se genera una Orden de Trabajo que es alcanzada al área de producción.

3. Se puede presentar el caso de que no se puede atender el total de productos solicitados, en este caso se confirma a ventas para que emita la factura y la guía de remisión con los productos disponibles y se genera una Orden de Trabajo con los productos faltantes.

Producción al recibir la orden de trabajo, verifica si cuenta con todos los componentes disponibles para la elaboración del producto, de no disponer con los componentes suficientes, realiza un requerimiento de materiales al área de almacén.

De existir todos los componentes, se procede a la fabricación del producto.

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Almacén se encarga de seleccionar los proveedores para la compra de los componentes requeridos por producción designando la buena pro, generando la orden de compra, recibe y paga la factura.

Almacén también es el encargado de programar el despacho de los productos de acuerdo a las guías de remisiones, disponibilidad de movilidad. En este punto no puede asegurar una fecha y hora exacta en la cual despachará y entregará el producto al cliente.

Problemas presentados:

1. Lenta respuesta en el desarrollo de las cotizaciones2. No se puede confirmar la fecha de entrega de los productos solicitados por

el cliente.3. Demora en entregar la guía de pedido.4. Quiebre de stock de productos en almacén (tanto componentes como

productos fabricados).5. No existe un mecanismo de priorización de pedidos en almacén.

6.4 Infraestructura de la tecnología de la información y comunicaciones.

A través de la intranet corporativa se comparte la información de la organización como procedimientos, noticias, productos nuevos, políticas de la empresa, etc.

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Telefonía:La telefonía de la empresa está conectada a través de una central telefónica, la cual permite la comunicación con todo el personal, clientes, proveedores; mediante anexos internos en las oficinas. Además, los empleados cuentan con celulares RPM (Red Privada de Movistar).

CONCLUCIONES

Toda esta información está enfocada en la necesidad de desarrollar un sistema de información más eficiente en el área comercial y generar una mayor eficiencia, actualmente se encuentra entrampado en dobles labor el cual está afectando el desempeño de cada uno de los vendedores, finalmente concluimos en que a partir del sistema SAV existente mejorar este módulo que nunca trabajo totalmente en la solución de las necesidades para la cual se adquirió.

7. SISTEMA DE INFORMACIÓN TRANSACCIONAL Y REPORTES GERENCIALES

7.1 Título del sistema de información

7.2 Objetivo general

7.3 Objetivo específico

7.4 Descripción puesto gerencial

7.5 Campo de acción

7.6 Descripción del proceso asignado

7.7 Diagrama de actividades

7.8 Identificación y descripción de las entidades de datos

7.9 Especificar información requerida a nivel gerencial (máximo 5)

7.10 Visualización de la información gerencial (pantallas o reportes) (en relación al punto anterior.

7.11 Beneficios tangibles e intangibles

7.12 Conclusiones y recomendaciones

ANEXOS, GLOSARIO, SIGLARIO, GRÁFICOS, BIBLIOGRAFÍA, ETC.

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CLIENTES AREA VENTAS ALMACEN PRODUCCION PROVEEDOR

OCCOrden Compra

del Cliente

Recibe OCC

GPGuia de Pedido Chequea

Inventario

Producto

OT Orden de Trabajo

Entrega Producto

Recibe producto

Factura

Verifica materiales

Componentes

RM Requerimiento de Materiales

Recibe insumos

Entrega Producto

Recibe RM

Designa la Buena Pro

OCOrden de Compra

Recibe OC

Despacha Mercaderia y

facturasRecibe

Mercaderia

Recibe GP

Entrega OCC Orden Compra

del cliente

Crea GPGuia de Pedido

Si

No

Genera Factura

Paga Factura

Ordena entrega del

producto

Genera OTOrden de Trabajo

Recibe OT

Crea Producto

RealizaRequisición de

Materiales

Genera Orden de Compra

Factura

Paga Factura

Si

No

Desarrollode

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