Best Value Procurement (BVP) “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt”
Introductie BVP deel 1, de essentie
September 2015
Aanleiding voor BVP
“Klassieke aanbestedingen”: - Prijserosie: prijsniveau zo laag dat “normale” uitvoering niet mogelijk is
- Risico ligt vaak niet bij de juiste partij: Opdrachtgever (OG) <> Opdrachtnemer (ON)
Gevolgen: - Overschrijding van planning en budget eerder regel dan uitzondering in
de uitvoering.
- Niet altijd prettige samenwerking.
Herkenbaar ?
Oorzaken
• Onjuiste wijze van aanbesteden
- Aanbestedende dienst (OpdrachtGever) schrijft precies voor hoe
het moet, gevolg:
kennis en innovatieve vermogen van de markt onvoldoende of
zelfs niet benut
- Prijs weegt veel te zwaar mee bij gunning
Ontstaan van een spanningsveld: (vooral bij gunning op laagste prijs)
Opdrachtgever:
“De minimale kwaliteit die ik wil”
Dienstverlener:
“De maximale waarde die je kunt krijgen”
Klassiek
• Wat doen aanbieders als minimum norm is voorgeschreven? • Neemt risico op halen doelstelling toe of af voor OG? • Hoe onderscheidend zijn de aanbieders?
Inschrijver 1
Inschrijver 2
Inschrijver 3
Inschrijver 4
Hoog
Laag Hoog
Laag Hoog
Laag Hoog
Laag
Inschrijver 1
Inschrijver 2
Inschrijver 3
Inschrijver 4
Niet alleen de Bouw!!
Micro-management
Wie is hier de OG en wie de ON ?
Waarom BVP?
“Zodra manage, direct en control [MDC] belangrijker worden …
… wordt het voor het individu:
minder belangrijk om bekwaam te zijn,
zich verantwoordelijk te voelen
en in staat te zijn om risico’s te minimaliseren.”
Dean Kashiwagi
• Op wie heeft MDC betrekking ?
• Wie wordt bedoeld met individu ?
BVP is meer dan inkoop
Na het inkooptraject:
• Anders omgaan met je opdrachtnemers anders
samenwerken: ook in de keten!
• Way of live (‘je overgeven aan de x-pert, die bewezen heeft
dat hij de x-pert is.’)
• It takes two to tango (OG is in the lead)
Kan het anders ?
• Wie weet beter hoe de klus gedaan moet worden ?
• De OG, de adviseur of de ON ?
• Wie zou er meer moeten praten ?
• Wie zou er meer moeten luisteren ?
Het kan anders:
• Laat de x-pert aantonen dat hij ervaring heeft
• Laat de x-pert aangeven waarom hij de klus kan uitvoeren en
wat de risico’s zijn
• Laat de x-pert aangeven hoe hij de klus gaat realiseren
• Hoofddoel BVP: Het vinden van de x-pert die jouw
doelstelling(en) gaat realiseren
Populariteit BVP
BVP kom je steeds meer tegen in de praktijk, zowel bij de overheid
als in de private sector.
• Sinds 2008 zijn er 500+ Best Value tenders uitgeschreven in
Nederland. Het aantal stijgt nog steeds.
Steeds meer bedrijven zien Best Value als een 'no-nonsense
aanpak' voor prestatieverbetering bij hen zelf en in de keten
De 4 pijlers van BVP
1. Natuurwetten zijn altijd waar
2. Gebruik van deskundigheid van de x-pert.
3. Laat x-pert risicomanagement doen.
4. Gebruiken van onderscheidende (dominante) informatie.
Pijler 1:
Natuurwetten zijn altijd waar
• Demonstratie vallend voorwerp
• Iedere ‘actie’ heeft altijd maar één uitkomst
• Om de uitkomst (=het projectresultaat) te voorspellen, dien je
alle variabelen / (omgevings)factoren te kennen
• Wie kent de ‘variabelen’ het best ?
Project
Het project overzien door OG
• Alle informatie, variabelen, ervaringen en x-pertise gebruiken voor het maken van een aanbod
• Risico’s herkennen en minimaliseren vanaf het begin
Gebruik informatie en logica
Risico Risico Risico
Pijler 2:
Gebruik van deskundigheid van de
x-pert • Geef toe dat je als OG niet alles weet en niet op de hoogte bent van
de beste manier, de details en de risico’s. Daar heb je immers de x-pert voor.
• Geef de x-pert de ruimte voor het vinden van de best beschikbare oplossingen in de markt. Door geen eisen voor te schrijven. Maximale ruimte geven aan de x-pert.
Wel je projectdoelstellingen, zorgen, kaders/ randvoorwaarden meegeven.
• Vraag hen die zeggen x-pert te zijn hoe zij het zien. Laat hen het aantonen en bevraag hen kritisch.
Kies je voor A of voor B?
• Scenario A Scenario B • Huur een bedrijfsleider in en vertel hem: Huur een zeer ervaren • Hoe hij de dieren moet voeren. bedrijfsleider in laat hij • Wat voor voer hij moet gebruiken. jou overtuigen dat hij de • Wanneer en hoe hij het land moet bewerken. boerderij kan runnen, • Dat het sneller goedkoper kan. met alle risico’s die er • Etc. zijn. En huur iemand anders in om de bedrijfsleider te controleren en te vertellen hoe hij de boerderij moet runnen.
Pijler 3: Gebruik van ervaring van de x-pert voor risicomanagement
Wat wordt verstaan in BVP onder ‘risico’ ?
1. “ Iedere (onverwachte) gebeurtenis die optreedt waardoor de
uitkomst van het proces anders wordt. “
2. “Iets wat het projectresultaat in gevaar brengt”
Zijn alle onverwachte gebeurtenissen een risico ?
Gebruik de expertise van een x-pert Zeg de x-pert niet hoe hij de risico’s moet beheersen
(c) 2012 PBSRG / Arizona State University
Een x-pert kan geen tornado’s stoppen.
Zo’n risico kan hij niet dragen. Dus: zelf dragen als OG of verzekeren.
(c) 2012 PBSRG / Arizona State University
Vraag aan de aanbieders:
de mogelijke risico’s te inventariseren en te vermelden
de gevolgen van risico’s (met name de risico’s die buiten hun
invloedssfeer liggen) te benoemen
de wijze waarop zij de risico’s beheersen / beperken
kosten voor beheersen/beperken is onderdeel van (prijs)aanbod
wie (financieel) verantwoordelijk is voor de gevolgen
Het gaat om het voorkomen of beheersen van de gevolgen van de
risico’s; niet om het verplaatsen ervan
Risicobeheersing
Pijler 4: Gebruiken van onderscheidende
(dominante) informatie
Pindakaas kopen, welke van de drie koop je?
A B C
10 gram
€ 1,50
12 gram
€ 1,25 14 gram
€ 2,99
• Onderscheidend
• Iedereen kan het begrijpen (ook zonder materiekennis)
• Zorgt er voor dat iedereen meer gefocust is
• Minimaliseert de tijd voor beslissingsvorming/ beslissingstijd
• Minimaliseert risico op
een foute keuze
• Makkelijk om de
aankoop te verantwoorden
“Dominant” betekent:
Welke koop je nu?
A B C
10 gram
€ 1,50
10 gram
€ 1,25 10 gram
€ 1,75
Niet onderscheidend
Niet iedereen kan het begrijpen
Discussie over de te nemen beslissing
Beslisser moet zakendeskundig zijn
Moeilijk om de beslissing te verantwoorden
Niet iedereen zal het
met de beslissing
eens zijn
“Niet dominant” betekent:
(c) 2012 PBSRG / Arizona State University
In welk scenario is het gemakkelijker /
hoeven we de minste tijd te besteden om
de “meest groene” aanbieder te
onderscheiden?
Vraag
Scenario 1 Scenario 2
• Minimaliseert de tijd voor besluitvorming / beslissingstijd
• Zorgt ervoor dat zelfs “de blinde” het kan zien
• Zorgt ervoor dat iedereen meer gefocust is
(c) 2012 PBSRG / Arizona State University
Dominante informatie:
Scenario 1 Scenario 2
Wie wil het samenvatten
(c) 2012 PBSRG / Arizona State University
Prestatie inkoop in vogelvlucht
• een aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt en die weet waar hij het over heeft
• waardevermeerdering door maximale kennis uit de markt te halen
• een aanbieder die aantoonbaar prestatie kan leveren
• het identificeren van de beste aanbieder
• de beste aanbieder faciliteren in het uitvoeren van zijn werk als x-pert
(c) 2012 PBSRG / Arizona State University
Prestatie inkoop zoekt:
Verhogen van:
○ Efficiency
○ Verantwoordelijkheid
○ Prestatiemetingen
Verlagen van:
○ Productiekosten (in de keten)
○ Doorlooptijd (25% snellere oplevertermijn)
○ Proceskosten (50% in de keten)
○ Inspanning, werkdruk (30-80% minder inspanning OG in
uitvoeringsfase) en stress
Prestatie inkoop leidt tot..
Traditioneel vs Prestatie inkoop
Vraag biedt ruimte voor experts BV voorstel moet aanvaard-baar zijn voor de klant
(c) 2012 PBSRG / Arizona State University
tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular
tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular
PIPS = (Performance Information
Procurement System) = BVPKop
Risico Concretiseer Beoordeel Bereid voor
Aanbieder is expert
Aanbieder is expert
Dominant
Simpel
Functioneel
Weinig specificatie
Dominant
Simpel
Gedifferentieerd
(niet-technische
prestatiemeting)
Verduidelijken
Technische review
Gedetailleerd
technische planning
Risico management
Kwaliteits controle
Kwaliteits borging
● Differentieert de aanbieders/aanbiedingen ● Maakt gebruik van x-perts (die hoef je niets te vertellen) ● Geen beloftes, maar verifieerbare prestatiemeting ● Risico’s managen door ON ● Vooruit gepland (en gekeken) ● Proactief ● Laat de aanbieder vertellen wat die gaat doen ● Inspanning begint laag ● Inkoop is procesbegeleider
Prestatie inkoop
Inspanning
Risico Concretiseer Beoordeel Bereid voor
1-10 wkn 3-6 mnd 1-2 mnd Y mnd
Werkdruk en Stress
(traditioneel)
Werkdruk en Stress bij BVP
● Minimaliseer: - het nemen van beslissingen - informatiestroom en verwachtingen - de transacties en het werk van een ieder ● Gebruik van simpele, dominante en verifieerbare prestatie metingen om transparantie te verkrijgen ● Win-win situatie ● Iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid vanuit zijn expertise gebied (geen controle) ● Medewerkers van ON moeten zich persoonlijk verantwoordelijk voelen. (gelijk aan eigen medewerkers van OG) ● Wederzijds openheid van handelen en niet gelijk sancties hanteren
Veranderingen om rekening
mee te houden
RESULTAAT
Win/Lose to Win/Win
Veranderingsproces
Best Value ontwikkeling OG
Best Value is een paradigmaverandering: je leert het je eigen maken door het vaker
te doen en daar van te leren
Best Value ontwikkeling ON
Best Value is een paradigmaverandering: je leert het je eigen
maken door het vaker te doen en daar van te leren
tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular
tekst Arial regular tekst Arial regular tekst Arial regular
Kop Arial bold Kop Arial bold
● Best Value is een paradigma-verandering: het vergt andere
houding en ander gedrag dan in traditionele omgevingen en begint
vanuit het anders kijken en het anders opvatten !
● Herhaling van leerstof over 'Best Value principes' + herhaaldelijk
toepassen is nodig voor de (stijle) leercurve van mens en
organisatie.
● Weten wat je kunt, begint bij inzichtelijk maken wat je kan
waarmaken: prestatiemeting. (Weinigen doen dit echter)
● Het doen van een BV uitvraag is het begin van een (langdurige)
verandering die afgemaakt moet worden, willen de vruchten ervan
geplukt kunnen worden.
Praktijkervaring