مديريت پروژه

transcript

مديريت پروژهمديريت زمان پروژه

(Project Time Management)

به نام حق

فهرست مطالبمروري بر مباحث جلسه قبل1.

اهميت مديريت زمان پروژه2.

تعيين فعاليتها3.

تعيين توالي فعاليتها4.

تعيين زمان فعاليتها5.

توسعه برنامه زماني پروژه6.

كنترل تغييرات در برنامه زماني پروژه7.

ذينفعان

مدل كلي مديريت پروژه

*The Project Management Institute (PMI) is an international professional society. Their web site is www.pmi.org.

مديريت يکپارچگي پروژه نتايج

مديريت

دامنه

مديريت زمان

مديريت هزينه

مديريت کيفيت

مديريت منابع انساني

مديريت ارتباطات

مديريت ريسک

مديريت تامين و تدارک

ابزارها و

شهارو

زمانرابطه بين مراحل مديريت پروژه با مديريت پروژه

بستن کنترل اجرا برنامه ريزي آغاز

.کنترل 6برنامه زماني

.تعريف فعاليتها1.تعيين توالي فعاليتها2. برآورد منابع هر 3

فعاليت.برآورد مدت زمان 4

هر فعاليت.تدوين برنامه زماني5

داليل اهميت مديريت زمان پروژه مهمترين چالشهايمديران معموال تحويل به موقع پروژه را از •

مديريت پروژه مطرح مي كنند.

222، 1995، در سال Standish Groupبر اساس مطالعات • درصد سرريز زماني داشته 163 ،2001درصد و در سال

ايم.

در محدوديتهاي پروژه معموال در زمان است.كمترين انعطاف•

مسايل زماني، بخصوص در قسمت دوم پروژه، از مهمترين • است.تعارضداليل ايجاد

سهم نسبي داليل ايجاد تعارض در پروژه ها در مراحل مختلف انجام پروژه )توجه به

مساله مديريت زمان(

ProjectFormation

Early Phases Middle Phases End Phases

Schedules

Priorities

Manpower

Technical opinions

Procedures

Personality conflicts

AverageTotal Conflict

تضا

ت تعاردش

پروژهزمان مديريت

مديريت زمان پروژهمديريت زمان پروژه

برآورد منابع هر

فعاليت

برآورد مدت زمان هر فعاليت

تعيين توالي

فعاليتها

تعريف فعاليتهاتعريف فعاليتها

تدوين برنامه زماني

کنترل برنامه زماني

پروژهزمان مديريت

فعاليت

فعاليتها

پروژه- تعريف زمان مديريت فعاليتها

فعاليت

فعاليتها

مديريت زمان – تعريف فعاليتها

ابزارها و روشها(Decompositionتجزيه کردن )•تمپليتها•

فعاليتهاي متداول در پروژه هاي قبلي–

برنامه ريزي غلتان•progressive elaborationبراي رعايت –

قضاوتهاي خبرگان•

وروديهافاکتورهاي محيطي•فرايندهاي سازمان•توصيف گستره پروژه•

اقالم تحويلي–محدوديتها–

براي استخراج نقاط عطف پروژه•

پيش فرضها–مثال نفرساعت کاري پرسنل•ساعات حضور•

وروديها )ادامه(ساختار شکست کار•لغتنامه ساختار شکست کار•برنامه مديريت پروژه•

خروجي ها )ادامه(مشخصات هر فعاليت •

شناسه واحد در فعاليتها / کد فعاليت•توصيف فعاليت•فعاليتهاي پيش نياز•فعاليتهايي که وابسته به اين فعاليت هستند.•رابطه منطقي بين اين فعاليت و ساير فعاليتهاي ديگر•منابع مورد نياز براي فعاليت•زمان تعيين شده براي شروع و اتمام به عنوان محدوديت•شخص مسوول انجام فعاليت•اقالم تحويلي براي هر فعاليت•مکان انجام فعاليت•

تعيين نقاط عطف پروژه )فعاليتهاي با مدت زمان صفر(–

پروژه- تعيين توالي زمان مديريت فعاليتها

برآورد منابع هر فعاليت

تعيين توالي فعاليتها

پروژه- تعيين توالي زمان مديريت فعاليتهاوروديها

توصيف گستره پروژه•ليست فعاليتها•مشخصات هر فعاليت•فهرست نقاط عطف•تقاضاهاي تغيير در فعاليتها•

ابزارها و روشها PDM (Precedence Diagramروش دياگرام پيشنيازي –

Method) است.AON (Activities on nodes)همان روش •

ابزارها و روشها )ادامه(انواع روابط پيشنيازي–

پايان به شروع•يعني بعد از اتمام فعاليت اول، فعاليت دوم شروع مي شود.–

مثال: فعاليتهاي رايج / فازهاي مختلف پروژه«شروع به پايان•

يعني بعد از اينکه فعاليت اول شروع شد، فعاليت دوم تمام مي شود.–مثال: تحويل گرفتن شيفت کاري / دوي امدادي«

پايان به پايان•يعني بعد از اتمام فعاليت اول، فعاليت دوم مي تواند تمام شود.–

مثال؛ خروج نگهبان از محل، بعد از خروج همه کارکنان بايد باشد.«شروع به شروع•

يعني بعد از شروع فعاليت اول، فعاليت دوم شروع مي شود.–مثال: ورود کسي که کليد دربهاي ساختمان را دارد نسبت به ساير «

افراد

ابزارها و روشها )ادامه(ADM (Arrow Diagram Method)روش –

(AOA (Activity on Arrow))همان روش هر فعاليت را با يک فلش نشان مي دهيم.•اندازه فلشها، ربطي به مدت زمان فعاليت ندارند.•انتهاي هر فلش، به يک نقطه زماني وصل مي شود.•PDMايرداش نسبت به •

تنها رابطه پايان به شروع را مي تواند مدل کند.–

ابزارها و روشها )ادامه(ADM (Arrow Diagram Method)روش –

(AOA (Activity on Arrow))همان روش

ابزارها و روشها )ادامه(تعيين ماهيت وابستگيها–

اي است که محدوديتهاي فيزيکيآن (Mandatory Dependencyاجباري )•بر توالي فعاليتها تاثيرگذار است، به عنوان مثال وقتي که دو نفر

براي انجام کارهايشان استفاده کنند، يک ماشين فتوکپييک بايستي ازکه بايستي اين دونفر کارشان را به وابستگي اجباري ايجاد مي شود

هم گذاشته اند.Hard Logic را آننام ديگر طور غيرهمزمان انجام دهند.آن مالحظاتي است ناشي از رعايت (Discretionary Dependencyاحتياطي )•

براي انجام هرچه بهتر پروژه است. معموال اطالعات نکاتي احتياطيپيش و يا تجارب موفق ديگرانمربوط به اين نوع احتياط ها از مطالعه

برخي از جنبه هاي غيرمتداول و غيرقابل انتظار پروژه و محيط بيني Preferred Logic، Preferential، آنانجام پروژه، استخراج مي شود. نام ديگر

Logic و يا Soft Logic.استمحدوديتهاي آن مالحظاتي است ناشي External Dependency خارجي•

خارجي انجام پروژه است. مثال محدوديت زماني، محدوديت ناشي از فاصله مكاني، محدوديت تامين و تدارك و ....

خروجيها نمودار شبکه فعاليتها–فهرست فعاليتها )به روز شده(–مشخصات فعاليتها )به روز شده(–تقاضاهاي تغيير–

ماتريس تعيين توالي فعاليتهانوع پيشنيازي فعاليتهاي پيشنياز

(Predecessors)فعاليت

(AOA) نمودار شبكه از نوع نمونه اي از

مراحل رسم نمودار شبكه از نوع (AOA)

)شروع(، مي توانند آغاز 1يافتن تمام فعاليتهايي كه از نقطه 1.شوند. رسم گره پاياني اين فعاليتها، و رسم فلش متناظر با هر فعاليت، نوشتن نام و مدت زمان فعاليت بر روي فلش.

ادامه رسم نمودار از سمت چپ به راست با توجه به روابط 2.پيشنيازي. رسم پيوندها )ورود چند فعاليت به يك نقطه( و

شكستها )خروج چند فعاليت از يك نقطه(

ادامه رسم نمودار تا اينكه تمام فعاليتها تمام شود.3.

به عنوان يك قاعده سرانگشتي، همه فلش ها بايد به سمت 4.راست باشد و بهتر است كه هيچ فلشي نمودار را قطع نكند.

PDMنمودار شبكه از نوع

فعاليتها متناظر با باكس ها هستند.•فلشها، روابط بين فعاليتهاي را نشان مي دهند.•كاربرد بيشتري دارد و در نرم افزارها هم از اين •

روش استفاده مي شود.انواع روابط پيشنيازي را مي تواند نشان دهد.•

پروژه- برآورد منابع زمان مديريت فعاليتها

انواع منابع•افراد–تجهيزات و امکانات–مواد اوليه–

هدف از فرآيند برآورد منابع فعاليتها•هر فعاليت چه منابعي را نياز دارد.–چه ميزان از هر منبع–در چه زماني–

وروديهاي مهم(Resource Availability)فراهم بودن منابع •

از هر منبع، چه ميزان، در چه زماني، با چه –محدوديتهاي، در دسترس است.

( خود را همواره به درستي Resource Poolاستخر منابع )–بشناسيد و به روز کنيد.

ابزارها و روشهاقضاوت خبرگان•(AHPتحليل گزينه ها )•داده هاي رسمي در خصوص استاندارد •

استفاده از منابع براي فعاليتهاي مشابهنرم افزارهاي مديريت پروژه•برآورد پايين به باال•برآورد باال به پايين•

پروژه- برآورد منابع زمان مديريت فعاليتهاخروجيها

تعيين منابع مورد نياز براي هر فعاليت•چه انواعي–چه ميزان–با چه مشخصات و مالحظاتي–

مشخصات فعاليتها )به روز شده(•(RBSساختار شکست منابع )•به روز کردن تقويم منابع )يعني چه منابعي در چه •

زماني براي چه فعاليتي تخصيص داده شده است.(تقاضاهاي تغيير•

پروژه- برآورد زمان زمان مديريت فعاليتها

به طور خالصه بگوييم که هر فعاليت چقدر •طول مي کشد.

کامال وابسته به شرايط محيطي است.•کامال وابسته به منابع در دسترس است.•

وروديهافاکتورهاي محيطي سازمان•

مهمترين عامل اثرگذار–تجارب قبلي سازمان در تعيين مدت زمان فعاليتها–

فرآيندهاي سازمان•بروکراسي اداري در تخصيص منابع–

ليست فعاليتها•مشخصات فعاليتها•توصيف گستره پروژه•منابع مورد نياز براي فعاليتها•تقويم منابع•برآورد ريسک براي فعاليتها•برآورد هزينه براي فعاليتها•

ابزارها و روشهاقضاوتهاي خبرگان•(Analogous Estimating)برآورد بر اساس شباهت •

مقايسه با فعاليتهاي مشابه–ايرادش: اشتباهات گذشته به آينده منتقل مي شود.•

برآورد پارامتري•يعني حاصلضرب حجم فعاليت، در بهره وري منابع –

( Object تا شيء )10مثال يک نرم افزار مي خواهيم بنويسيم که •دارد.

روز، يک شي را مي 10معموال نرم افزار نويسان ما هر •نويسند.

نرم افزار نويس در اختيار داريم.5ما • روز براي تدوين اين نرم افزار نياز است.20لذا –

ابزارها و روشهابرآورد بر اساس سه نقطه•

بدبينانه ترين–محتمل ترين–خوشبينانه ترين–

6 * محتمل + خوشبينانه( / 4مدت زمان = )بدبينانه + •

تحليل معکوس•يعني بگوييم که اگر پروژه قرار است که در اين مدت تمام –

شود، پس بايد هر کدام از فعاليتهاي آن در چه زماني انجام (Top-Downشوند. )همان

خروجيهاتعيين مدت زمان انجام براي هر فعاليت•تعيين حاشيه تغيير زماني •

روز1هفته به اضافه و منهاي 2– درصد15 هفته به اضافه و منهاي 2– هفته( 2 درصد، يک روز به مدت زمان )25به احتمال –

افزوده مي شود.

پروژه- تدوين برنامه زمان مديريت زماني

تعيين زمان شروع هر فعاليت•تعيين زمان پايان هر فعاليت•تعيين مسير بحراني•تعيين زمان احتياطي براي هر فعاليت و کل •

پروژه

تعيين مسير بحراني•براي اينکه بفهميم کدام مسير از فعاليتها کمترين –

ميزان انعطاف را دارد.

(Early Startتعيين زودترين زمان شروع )•(Early Finishتعيين زودتري زمان پايان )•(Latest Startتعيين ديرترين زمان شروع )•(Latest Finishتعيين ديرترين زمان پايان )•

زير را AOAمسير بحراني نمودار بيابيد.

زير را بيابيد.- AOAمسير بحراني نمودار جواب

نكاتي در مورد مسير بحراني

اگر يكي از فعاليتهاي روي مسير بحراني طوالني تر از •آنچه كه بايد شود، بشود، كل زمان انجام پروژه افزايش

مي يابد.

مسير بحراني، هيچ ربطي به فعاليتهاي بحراني و مهم •ندارد

مي توان در يك پروژه، بيش از يك مسير بحراني داشت.•

به موازات پيشرفت پروژه، مسير بحراني ممكن است •تغيير كند.

پروژه- زمانبندي فعاليتها- گانت زمان مديريت چارت

گنت چارت در نرم افزار مديريت پروژه

مديريت زمان- زمانبندي فعاليتهاتعيين نقاط عطف•

نقطه عطف: فعاليتي با مدت زمان صفر–رخداد مهمي در آن زمان بايد رخ دهد.–

معموال تاييد قسمتي از کار•تحويل بخشي از کار•شروع مرحله اي خاص•

نقاط عطف بايد واقعي باشند.–

تعيين توالي فعاليتهازمان پايان زمان شروع نوع پيشنيازي فعاليتهاي پيشنياز

پروژه- زمانبندي زمان مديريت فعاليتها

چند توصيه مهم:•كمياب ترين منابع را به فعاليتهايي كه بر روي –

مسير بحراني قرار دارند تخصيص دهيد.توجه خاصي به فعاليتهاي مسير بحراني داشته –

باشيد.–Fast Track.را فراموش نكنيد اگر از زمانبندي عقب افتاديد، بدترين كاري كه مي –

توانيد انجام دهيد اين است كه زمانبندي را تغيير دهيد تا زمان تحويل كار به تعويق بيافتد.

پروژه- کنترل برنامه زمان مديريت زماني

روشهايي براي كاهش زمان انجام پروژه

كاهش دوره زماني هر فعاليت با تزريق •منابع بيشتر يا كاهش گستره آن فعاليت.

(Fast Trackانجام موازي فعاليتهاي )•

توقف يك فعاليت يا قسمتي از آن از طريق •كاهش گستره پروژه

روشهايي براي كاهش زمان انجام پروژه

OverlappedTasks or fasttracking

Shortenedduration thrucrashing

Original schedule

نكات مهمي در مورد مديريت زمان پروژه

از همان ابتدا زمانبندي واقعي تعريف كنيد و همواره بدان •پايبند باشيد.

بيش از حد، معموال باعث Fast trackingقطع فعاليت و •بروز مشكالت بعدي و تعويق كلي پروژه مي شود.

مسايل سازماني، از مهمترين مسايلي است كه زمانبندي •پروژه را بهم مي زند.

:Parkinsonاستفاده از قانون •

Multitasking Example

مديريت زمان - مثال WBSشروع از • WBSخيلي وقتها نمي توانيم خوب زمانبندي کنيم، چونکه •

خوبي نداريم.

پروژه ساخت منزل

مديريت پروژه

طراحي ساخت

برنامه ريزي

ارزيابي و كنترل

شناژريزي

اسكلت

مديريت زمان - مثال WBSشروع از • WBSخيلي وقتها نمي توانيم خوب زمانبندي کنيم، چونکه •

خوبي نداريم.

پروژه ساخت منزل

مديريت پروژه

طراحي ساخت

برنامه ريزي

ارزيابي و كنترل

پالن

نما و ظريکاري

شناژريزي

اسكلت

بنا

نازک کاري

مديريت زمان - مثالنوع پيشنيازي فعاليتهاي پيشنياز

- برنامه ريزي

S-to-S برنامه ريزي ارزيابي و کنترل

S-to-S برنامه ريزي نقشه پالن

S-to-S برنامه ريزي طراحي نما و ظريف کاري

S-to-S

F-to-S

برنامه ريزينقشه پالن

شناژريزي

S-to-S

F-to-S

برنامه ريزيشناژريزي

اسکلت

S-to-S

F-to-S

برنامه ريزياسکلت

بنا

S-to-S

F-to-S

برنامه ريزيطراحي نما و ظريف کاري

بنا

نازک کاري

مديريت زمان - مثالمدت زمان نوع پيشنيازي فعاليتهاي پيشنياز فعاليت

- ماه5 برنامه ريزيS-to-S ماه5 برنامه ريزي ارزيابي و کنترلS-to-S روز20 برنامه ريزي نقشه پالنS-to-S روز10 برنامه ريزي طراحي نما و

ظريف کاريS-to-S روز10

F-to-S

برنامه ريزينقشه پالن

شناژريزي

S-to-S روز20

F-to-S

برنامه ريزيشناژريزي

اسکلت

S-to-S ماه3

F-to-S

برنامه ريزياسکلت

بنا

S-to-S ماه2

F-to-S

برنامه ريزيطراحي نما و ظريف کاري

بنا

نازک کاري

مديريت زمان - مثال18

9 8 7 6 5 4 3 2 1 مدت زمان

نوع پيشنيازي

فعاليتهاي پيشنياز

فعاليت

- ماه5 برنامه ريزي

S-to-S ماه5 برنامه ريزي ارزيابي و کنترل

20 روز

S-to-S برنامه ريزي نقشه پالن

10 روز

S-to-S برنامه ريزي طراحي نما و ظريف کاري

10 روز

S-to-S

F-to-Sبرنامه ريزينقشه پالن

شناژريزي

20 روز

S-to-S

F-to-Sبرنامه ريزيشناژريزي

اسکلت

S-to-S ماه3

F-to-Sبرنامه ريزي

اسکلتبنا

S-to-S ماه2

F-to-S

برنامه ريزيطراحي نما و

ظريفبنا

نازک کاري

مديريت زمان - مثال

مديريت پروژه

Documents