สาหรํับ ผูใช้งาน้ (User) -...

transcript

คมอแนะนาการใชงาน

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สาหรบ ผใชงาน (User)

บรษท เอกซเซล ลงค จากด 888 อาคาร ไอทาวเวอร ชน 11

ถนนวภาวดรงสต จตจกร กรงเทพฯ 10900 โทร. (66) 0-2554-9700 โทรสาร. (66) 0-2554-9779

HOMEPAGE http://www.excelink.co.th E-MAIL infoma@excelink.co.th

ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA:WebFlow คมออบรมสาหรบผใชงาน

ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlow

สารบญ หนา การเขาสระบบงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (INFOMA:WebFlow) .......................................................... 1 เรมตนระบบงานสารบรรณ .................................................................................................................................. 2 โปรแกรมเตอนเอกสารใหม .................................................................................................................................. 2 สวนประกอบของระบบงาน ................................................................................................................................... 3

สวนท 1. เมนหลก ............................................................................................................................................ 3 สวนท 2. รายละเอยดผใชงาน ............................................................................................................................ 4 สวนท 3. เมนสงการเอกสาร ............................................................................................................................... 4 สวนท 4. การตงคาการใชงาน ............................................................................................................................ 5

อธบายเมน ............................................................................................................................................................ 7 เมนหนงสอรอดาเนนการ .................................................................................................................................... 7 เมนทะเบยนรวม ................................................................................................................................................ 9 เมนรายการสงเอกสาร ...................................................................................................................................... 10 เมนเอกสารทตองตดตาม ................................................................................................................................. 10 หนาแสดงรายการเอกสารจากผลการคนหา ...................................................................................................... 11

การลงรบเอกสาร ............................................................................................................................................... 13 1. การลงรบเอกสาร โดยปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหม ทงหมด ................................................................. 13

การแนบเอกสาร .................................................................................................................................................... 17 การเพมหรอ ปรบปรงเอกสารแนบทาย .................................................................................................................. 20 การอานเอกสารแนบเรอง และ อานเอกสารเพมเตม ............................................................................................... 20

2. การลงรบเอกสาร โดยรบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ) ................................................................. 21 การตกลบเอกสาร .............................................................................................................................................. 23

การตดตามเอกสารตกลบทหนาจอผสง ............................................................................................................. 24 สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน ......................................................................................................................... 25 สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก ..................................................................................................................... 25

การแกไขเอกสาร ............................................................................................................................................. 27 การปอนคาสงการ หรอ บนทกการปฏบตงาน ................................................................................................... 27 การสงเอกสาร .................................................................................................................................................. 28 การปดงาน หรอ สงจบงาน ............................................................................................................................... 28 การลบเอกสาร และ การยกเลกเอกสาร ............................................................................................................ 29 การตรวจสอบและสนสดการตรวจสอบ .............................................................................................................. 30

การคนหาเอกสาร .............................................................................................................................................. 31 การพมพรายงาน .............................................................................................................................................. 35 การเปลยนรหสผานของผใช ............................................................................................................................ 37 การออกจากระบบ ............................................................................................................................................... 39

การเขาสระบบงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส (INFOMA:WebFlow)

เรยกโปรแกรม Microsoft Windows ตามปกต จากนนเลอกโปรแกรม Internet Explorer ทปรากฏเปนรป

Icon บนหนาจอเครองคอมพวเตอร

หลงจากเขาโปรแกรม Browser แลว ใหผใชงานปอน URL สาหรบเขาสระบบ ดงน URL:

เขาสระบบสารบรรณ

ซงในการปอนรหสผาน ระบบจะแสดงผลบนหนาจอเปน เครองหมาย “ ดอกจนทร ” เพอความปลอดภยในการใชงาน จากนน ตอบ ตกลง เพอยนยนเขาระบบ กรณท ผใชปอนชอหรอ รหสผานไมถกตอง ระบบจะแจงขอความเตอน เชน ปอนชอผด ระบบแจง “ ชอของทานไมสามารถเขาระบบได “ ปอนรหสผด ระบบแจง “ ทานใสรหสผด ไมสามารถเขาระบบได “ จากนนตอบ OK ระบบจะกลบมาหนาจอเดม เพอใหผใชปอนชอและ รหสผานอกครง

http://

เรมตนระบบงานสารบรรณ

หลงจากปอนชอและรหสผานถกตอง ระบบจะตรวจสอบสทธการใชงาน (เชน ปกต อานขอมลอยางเดยว) และระดบในการอานเอกสาร รวมทงสทธในการสบคนขอมล เชน ดเอกสารระดบปกต,ลบ,ลบมาก ฯ จากนน ระบบจะแสดงหนาหลกของระบบ ซงประกอบดวยเมนงานตางๆ และ ชอ –หนวยงานทผใชสงกด ผใช สามารถตรวจสอบความถกตองไดจาก สวนท 2 ดงปรากฏในหนาจอ

ตรวจสอบชอและหนวยงานจากหนาหลก

โปรแกรมเตอนเอกสารใหม ขณะเดยวกนระบบจะเปดโปรแกรมเตอนเอกสารใหม (Flow Alert) ซงจะปรากฏอยทมมบนดานซาย ของจอภาพ ระบบจะแสดงจานวนรายการ เอกสารใหมทยงไมลงทะเบยนรบใหทราบ (สงเกตแถบสฟา) ผใชสามารถ

เลอกเวลาทตองการใหระบบเตอนได

การตงเวลาเตอน กรณมเอกสารใหมสงมาทหนวยงาน

ผใช เลอกเวลาในการเตอนได โดยกดลกศรชลง และเลอกเวลาเตอนตามทกาหนด เชน 1 นาท, 3 นาท, 5 นาท หรอ หยด หากตองการปดหนาจอการเตอน แตยงตองใหโปรแกรมทางานตามทต งเวลา ผใชสามารถปดชวคราวโดยกดปม (Minimize) หรอ กดปม เพอปดโปรแกรม โดยการปดจะไมสงผลกระทบไดๆ กบการทางานในระบบ

หมายเหต ในกรณทปดโปรแกรมการเตอน ดวยการกดเครองหมาย ผใชสามารถเรยกโปรแกรม Flow Alert ไดอก โดยกดปม Refresh (F5) หรอกดเมนหลก “หนาหลก” อกครงหนง

สวนท 1 เมนหลก

สวนท 3 เมนสงการเอกสาร

สวนท 4 ตงคาการใชงาน

สวนท 2 รายละเอยดผใชงาน

สวนประกอบของระบบงาน

หนาหลก เปนหนาจอแรก หลงจากเขาสระบบงานสารบรรณ ซงถอเปนเมนหลก ของระบบโดยมสวนประกอบแบงออกเปน 4 สวน ดงน

สวนท 1. เมนหลก ประกอบดวยเมนหลกทงหมดของระบบ ซงจะแสดงอยดานบน ในตาแหนงเดมของทกๆ

หนาจอ ประกอบดวย :- หนาหลก เลอกเมอตองการกลบมาหนาแรกหรอเมนหลกของระบบ (หนาแรก)

คนหา เลอกเพอเขาสหนาจอ คนหาเอกสารในสมดงานของหนวยงาน

พมพรายงาน เลอกเพอการพมพรายงานรปแบบตางๆ (ประเภทรายงาน)

ออกจากระบบ ตองการออกจากระบบ โดยกลบมาหนาจอปอนชอและรหสผานใหม

หนาคนหา

พมพรายงาน

ออกจากระบบ

สวนท 2. รายละเอยดผใชงาน เชน แจงชอผใช ,หนวยงานทสงกด และชอองคกร หรอหนวยธรกจ

สวนท 3. เมนสงการเอกสาร แบงเปน 7 เมน คอ

หนงสอรอดาเนนการ ประกอบดวยเมนยอย

เอกสารรอลงทะเบยน แสดงเรองซงเปนรายการทสงเขามาใหม หรอ เรองเดมสงกลบมา

เอกสารรอดาเนนการ แสดงเรองทอยระหวางดาเนนการ เอกสารสงคน/เรยกคน แสดงเรองทตองตรวจสอบ เนองจาก

มการตกลบคนมาจากผรบ

ลงทะเบยนรบสง

ลงรบเอกสาร เขาสหนาจอสาหรบปอนเอกสารรบเขาจากภายนอก หนวยงานของผใช

สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน สาหรบปอนขอมลของเรองทตองการออกเลขทเอกสารในหนวยงาน สาหรบเวยนภายในองคกร หรอ ตดตอประสานงานในองคกร (หวหนางาน ลงนาม)

สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก สาหรบปอนขอมลเพอออกเลขทสงออกภายนอกองคกร (ผบรหารลงนาม)

คาสงพเศษ

คาสงพเศษ สาหรบการสงเอกสาร – ปดงาน เปนจานวนมาก หรอพมพรายงานสถต

ทะเบยนรวม

เอกสารรบเขา สาหรบแสดงรายการของเอกสารทเปนเรองรบเขาจากภายนอก หรอ ลงรบผานระบบ (รบเอกสารมาจากหนวยงานอน โดยรบตนฉบบจากเมนเอกสารรอลงทะเบยน)

เอกสารภายในหนวยงาน สาหรบแสดงรายการของเรองทหนวยงานผใชออกเลขทสาหรบเวยนภายใน หรอออกเอกสารในนามหนวยงาน (ลงนามโดยหวหนาหนวยงาน)

เอกสารออกภายนอก สาหรบแสดงรายการของเรองทออกเลขทสงภายนอกทงหมด

รายการสงเอกสาร

งานสงถง สาหรบตรวจงานทสงไปหนวยงานอนๆ หรอ ใชดงเรองทสงไปหนวยงานอน กลบมา

เอกสารทตองตดตาม

เอกสารทตองตดตาม รวบรวมเอกสารทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ)ทกาหนดใหเปนเอกสารตองตดตาม

ควบคมระบบ

ผควบคมงาน เมนจดการเกยวกบผใช, หนวยงาน หรอการตงคาระบบเบองตน

สวนท 4. การตงคาการใชงาน

สามารถปรบแตงการใชงาน และมเครองมอ และการสลบเปลยนตะกรางานและฐานขอมล เพออานวยความสะดวกแกผใชงานในลกษณะ Single Log in

ปรบแตงการใชงาน การปรบแตงจานวนเรองทตองการใหแสดงภายใน 1 หนารายการเอกสาร โดยผใชเลอกจานวนเรองทตองการ จากนนเลอกหนาจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจานวนรายการตามทเลอกไว

เปลยนรหสผาน สาหรบการเปลยนรหสผานของผใช

รายละเอยดผใชงาน แสดงรายละเอยดชอ-สกล หนวยงาน สทธการใชงาน ชนความลบเอกสารทไดรบสทธ โดยแสดงทกตะกรางานทผใชมสทธ

ชวยเหลอ แสดงคมอการใชงานของระบบ

การตดตงโปรแกรม สาหรบดาวนโหลดโปรแกรมเสรม เชน Web Report, WebScan, WebViewer เปนตน

เปลยนฐานขอมล สาหรบเปลยนการใชงานปฐานขอมลสารบรรณ โดยไมตองออกจากระบบกอน

เปลยนหนวยงาน สาหรบเปลยนตะกราการทางานในฐานขอมลเดยวกน โดยไมตองออกจากระบบ ระบบจะแสดงชอตะกรางานรองทมสทธ สามารถกดเลอก แลวกดตกลงเพอเขาทางานตะกรานนๆไดเลย

เขาสหนวยงานหลก สาหรบเปลยนมาทางานตะกราหลก (หนวยงานแรกทเขาสระบบได) หมายเหต เมน เปลยนหนวยงาน และเขาสหนวยงานหลก จะปรากฏเฉพาะชอผใชทเขาระบบมา และมสทธเขาทางานไดมากกวา 1 ตะกรางาน

อธบายเมน เมนหนงสอรอดาเนนการ

เมนหนงสอรอดาเนนการ รวบรวมงานรอดาเนนการในลกษณะตางๆกน เปน 3 เมน คอ

เอกสารรอลงทะเบยน จะแสดงรายการทหนวยอนๆ สงเอกสารผานระบบมาให (IN BOX) เชน งานธรการสวนงานกลาง รบเอกสารจากหนวยงานอน และสงเรองมาให โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม ทผใช

ยงไมไดรบเลขทะเบยนเอกสาร สงเกตจากชอง ทะเบยน จะเปนเครองหมายรปกระดาษ เพอใหผใชกดเขาไปดาเนนการรบเอกสารตนฉบบ จากระบบ (รบ/ใหเลขทะเบยนเอกสาร) หรอ เรองเดมทเคยสงใหหนวยงานอนๆ และ หนวยงานอนๆ นนไดรบและ สงเรองคนมาให สงเกต ระบบจะรบเอกสารใหอตโนมต โดยใหเปนเลขทะเบยนเดม สงเกตสถานะเปน แฟมปด

เอกสารรอลงทะเบยน หมายเหต รปกระดาษ หมายถง เอกสารทยงไมลงทะเบยนรบ

“สฟา” รายการทจะมเอกสารฉบบจรงสงมาใหดวย “สสม” รายการทไมมเอกสารฉบบจรงสงมา โดยผสงใหผรบ อานเอกสารแนบจากระบบ

สญลกษณ หมายถง รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด) หากเปนสแดง หมายถง งานทเลยกาหนดระยะเวลาดาเนนการ ยงไมเปดอาน

สญลกษณ หมายถง รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด)

เอกสารระหวางดาเนนการ จะแสดงรายการทรบเขามาในหนวยงาน ซงเปนเรองทมเลขทะเบยนแลว หรอ เปนงานสราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน และอยในระหวางดาเนนการ ยงไมปดงาน ยงไมจดสงไปหนวยงานใดๆ ระบบจะแสดงขอมล สงเกตสถานะเปน รปนาฬกา (กาลงดาเนนการ)

เอกสารระหวางดาเนนการ

เอกสารสงคน ระบบจะแสดงรายการทผดปกต เพอใหผใชเขาไปตรวจสอบ โดยสงเกตจานวนเรองทแจงดานใตเมน สวนเรองทอยภายในเมนน เชน เปนเรองทมาจากผใชสงเรองใหหนวยงานท 2 และหนวยงานท 2 พจารณาแลววาเรองไมเกยวของกบหนวยงานของตนเอง เจาหนาทหนวยงานท 2 จะสง “ตกลบ” เอกสารคนมา โดยสงเกต สถานะของเรองจะเปน รปดาวสแดง

เอกสารสงคน/ตกลบ

เมนทะเบยนรวม

ประกอบดวย 3 เมน ซงแตละเมน จะแสดงเอกสารตามประเภทเมนทเลอก เชน งานรบเขา, งานสรางสงภายใน, หรอ งานสรางสงภายนอก ระบบจะแสดงเอกสารทกสถานะ ทกเรองของแตละประเภท ผใชสามารถสงเกตไดวาอยทเมนใดอย จาก map ดานบน ดงภาพ

เมนเอกสารรบเขา รวมงานรบเขาทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ)

เมนเอกสารภายในหนวยงาน รวมงานสรางสงภายในทกสถานะ (ระหวางดาเนนการ สง ปด ตรวจสอบ ฯลฯ)

สงเกตไดจากสญลกษณเอกสารสรางสงภายใน

เมนเอกสารออกภายนอก รวมงานสรางสงภายนอก สงเกตไดจากสญลกษณเอกสารสรางสงภายนอก

เมนรายการสงเอกสาร

รวบรวมรายการเอกสารทกประเภท (งานรบเขา สรางสงภายใน สรางสงภายนอก) ทผใชสงใหหนวยงานอน สาหรบตรวจสอบการรบเอกสาร การดาเนนงาน และสาหรบดงเอกสารกลบ

ทงน สถานะเอกสาร และเลขทะเบยนในหนาน เปนของหนวยงานทผใชสงให สงเกตไดจากชอหนวยงานสงถง จากภาพ จะสงเกตเหนวา เรองเดยวกน สงถงหลายหนวยงาน ระบบจะแสดงรายการเอกสารของผรบทงหมด

เมนรายการสงเอกสาร แสดงรายการเอกสารทสงถงหนวยงานตางๆ แสดงสถานะเอกสาร และเลขทะเบยนของผรบเอกสาร

แสดงเอกสารทกประเภทของผใช สงเกตสญลกษณประเภทเอกสารสรางสงภายใน สรางสงภายนอก หากเปนเอกสารรบเขา ไมมสญลกษณ

เมนเอกสารทตองตดตาม

รวบรวมเอกสารทกสถานะทกาหนดใหเปนเอกสาร “ตดตามการทางาน” สามารถกาหนดไดจากเมน แกไข, บนทกงาน และเมนสง เอกสารจะมสญลกษณ ตดตามงาน ดงภาพ

เมนเอกสารทตองตดตาม แสดงรายการเอกสารทกประเภท ทกสถานะทกาหนดใหเปนเอกสารตดตามการทางาน

หมายเหต หนาแสดงรายการเอกสารทกเมนขางตน ปกตจะแสดงขอมลใหมกอน แตผใชสามารถ สงเรยงขอมลตามคอลมน ตามทผใชตองการได โดยกดทหวคอลมน ระบบจะเรยงจากนอยไปมาก และมากไปนอย ตามการกดแตละครงทสลบกน สงเกตจากเครองหมายรป สามเหลยม

ดานฐานอยดานลาง จะเรยงจากนอย ไปมาก ดานฐานอยดานบน จะเรยงจากมาก ไปนอย

หนาแสดงรายการเอกสารจากผลการคนหา เมนสงการเอกสารตางๆขางตน และหนาจอแสดงรายการเอกสารจากการคนหา จะแสดงรายการในรปแบบ

เดยวกน ซงผลการคนหา จะแสดงรายการเอกสาร ขนอยกบเงอนไขในการคน หากไมระบประเภทเอกสาร (งานรบเขา สรางสงภายใน สรางสงภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารทกประเภท ดงภาพดานลางน (สงเกตวา เปนกาลงทางานใน mode คนหา จากแถบเมนหลกทเนนทปม “คนหา”)

อธบายรายละเอยดในหนาแสดงรายการเอกสาร รปแบบการแสดงรายการเอกสารแตละรายการ แบงออกคอลมน 9 สวน ดงน

สญลกษณเอกสารแนบ แสดงเปน icon ของเอกสารทแนบ เชน หากมเอกสารแนบ

เพมเตม จะแสดงเปนสญลกษณ ทเลขทะเบยน ใหกดทเลขทะเบยนเพอดเอกสารแนบเพมเตม สญลกษณแสดงสถานะของเอกสาร เชน

(เหลอง) รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด)

(แดง)งานทเลยกาหนดระยะเวลาดาเนนการ ยงไมเปดอาน

รายการนนยงไมไดเปดอาน (จากการกดดรายละเอยด)

(ฟา) งานระหวางดาเนนการ ทลงรบ – สรางไว แตยงไมไดสงหรอยงไมปดงาน

(แดง) งานระหวางดาเนนการ ทลงรบ – สรางไว แตยงไมไดสงหรอยงไมปดงาน และเลยระยะเวลาดาเนนการ

งานทปดงานแลว

งานทสงเรองตอไปแลว

งานทยกเลกแลว

งานอยระหวางตรวจสอบ

งานทถกดงกลบ/ตกลบ

สญลกษณแสดงความดวนของเอกสาร เชน ไมมสญลกษณ ความดวน เปนปกต

ดวน ดวนมาก ดวนทสด

สญลกษณแสดงประเภทของเอกสาร ม 3 ประเภท คอ ไมมสญลกษณ หมายถง เอกสารรบเขา

หมายถง เอกสารสรางสงภายใน หมายถง เอกสารสรางสงออกนอกองคกร

4 5 6 7 8 9

เลขทะเบยน แสดงเลขทะเบยนเอกสาร หรอหากยงไมลงรบเอกสาร แสดงเปน หรอ ผใชสามารถกดเพอเขาไปสงการ กบเอกสารเรองทเลอกกดได ไดแกการดรายละเอยดเอกสาร บนทกงาน สงเอกสาร ปดงาน ตรวจสอบ สนสดการตรวจสอบ ลบเอกสาร จดเกบเอกสาร และยมคนเอกสาร

หนารายละเอยดเอกสารและสงการทางาน เมอกดทเลขทะเบยน หรอรปกระดาษจากหนาแสดงรายการเอกสาร

เอกสารเลขท ผใชสามารถกดเพอเขาไป ตรวจสอบ,ตดตามขนตอนการทางาน ตลอดจนอานคาสงการ หรอบนทกการทางานของแตละหนวยงาน ทเอกสารดาเนนการผาน

วนท แสดงวนทลงรบ-สราง (กรณเปนเจาของผสรางเอกสาร) หรอวนทสงเอกสาร (กรณไดรบเอกสารจากหนวยงานอน)

เวลา แสดงเวลาทลงรบ-สราง (กรณเปนเจาของผสรางเอกสาร) หรอเวลาสงเอกสาร (กรณไดรบเอกสารจากหนวยงานอน)

เรอง แสดงรายละเอยดของเอกสาร โดยแสดงเรอง และขอมล จาก – ถง ตามทกรอกไวในการสรางเอกสาร

การลงรบเอกสาร กรณมเอกสารสงเขามาในหนวยงาน ซงอาจเปนเอกสารจากหนวยงานอนๆ ภายในองคกร หรอ เอกสารจากหนวยงานนอก องคกร เชน เอกสารเวยนจากภายนอก ซงการรบเอกสารสามารถรบได 2 วธ

1. ปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหมทงหมด (จากเมน ลงรบเอกสาร) 2. รบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ จากเมน งานรอลงทะเบยน/รอผปฏบต)

1. การลงรบเอกสาร โดยปอนขอมลรายละเอยดเอกสารใหม ทงหมด เอกสารจากภายนอกทสงเขามาใน องคกร โดยผานหนวยงานสารบรรณกลาง , หรอ

เอกสารทหนวยงานภายนอก องคกร สงตรงมายงหนวยงานภายใน (By Hand, By FAX) หรอ รบเรองจากหนวยงานทไมมระบบงานสารบรรณตดตง (ไมสงเอกสารผานระบบ)

ผใชสามารถลงรบเอกสาร โดยตองปอนขอมลรายละเอยดเอกสาร ท หนาหลก | เมนลงรบเอกสาร หรอ เลอกจากทางลดเมนดานบน (บรเวณสฟาทแสดงชอ-สงกดผใชงาน เมอไมไดอยทหนาหลก) หลงจากเลอกระบบจะแสดงแบบฟอรมใหปอนรายละเอยด เพอใชเปนการอางอง หรอ เรยกคนเอกสาร

การลงรบเอกสาร

รายละเอยดเอกสาร ทบนทก (Document Index) ไดแก ประเภทเอกสาร เลอกประเภทเอกสารทรบเขาโดยกดลกศรชลง กรณลงทะเบยนรบเอกสาร

แยกเลม เลขทะเบยน เลขทะเบยนรบเอกสาร เวนวางไวหากตองการให ระบบนบเลขทะเบยน

ตอไปใหอตโนมต หรอ ปอนเลขทะเบยนทตองการลงไปในชองรบขอมลเอง ระบบจะรบเลขทะเบยนทปอน และ จะไมนบเลขทะเบยนเพมขนให ซงเลขทะเบยนทปอน ควรเปนการปอนเลขทะเบยนยอนหลง กรณแทรกเลขทะเบยนเทานน

เลขทเอกสาร เลขทเอกสารตามจรง (ทปรากฏอยในเอกสารตนฉบบ) สามารถปอนได

50 ตวอกษร หากสรางตนแบบเรองเกบไว เลอกเรองไดจากปม จานวน ปอนจานวนเลขทะเบยนทตองการสราง วนท และ เวลารบ วน/เวลารบเอกสาร ระบบจะขนใหอตโนมต ลงวนท ปอนวนท ทระบในเอกสาร ระบบจะปรากฏวนทปจจบนใหกอน ผใช

สามารถเปลยนแปลงโดยการ ปอนวนททตองการ หรอ เลอกวนทจากปฏทน

โดยกดปม ดานทายของชองวนท

ชนความเรว เอกสารเรองทปอน หากตองการระบความเรงดวนในการทางาน สามารถเลอกไดโดยกดลกศรชลง เพอเลอก ปกต ดวน ดวนมาก ดวนทสด

ชนความลบ: เอกสารเรองทปอนมการระบ ชนความลบในการเปดอานเอกสาร เชน ปกต ลบ ลบมาก ลบทสด

หมวดเอกสาร : กาหนดหมวดหม ของเอกสาร หากผใชไมกาหนด ระบบจะกาหนดใหเปน “ เอกสารทวไป ”

อางถง : ปอนขอมลอางถง ทมการ ระบในเอกสารซงปอนได 100 ตวอกษร

สงทสงมาดวย : ปอนรายละเอยดของ สงทสงมาดวยปอนได 100 อกษร จาก : ปอนชอหนวยงานทสงมาให โดยปอนได 100 ตวอกษร

หรอ เลอกรายชอหนวยงาน โดย

- กดปม ดานทายชอง จาก เพอแสดงรายชอหนวยงานภายใน ทใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส INFOMA: WebFlow ปอนคาคนแลวกดปมคนหา หรอกดปมคนหาเลย ระบบจะแสดงชอหนวยงานทงหมด กดทหนวยงานทตองการเพอเลอก

สาหรบ การปอนเลขทะเบยนกรณทตองแทรกเลข ผใชจะตองปอนเลขทะเบยนทไมซากบเลขทเคยรบเขามาและยงใชอยในตะกราของตน หรอ ปอนเปนเลขทศนยม 2 ตาแหนงระหวางชวงเลขทตองการแทรก

- กดปม ดานทายชอง จาก เพอแสดงรายชอหนวยงานภายนอกทตดตอดวยบอย และไดสรางชอไวในระบบ จากเมน ควบคมระบบ ผใชสามารถปอนคาคนแลวกดปมคนหา หรอกดปมคนหาเลย ระบบจะแสดงชอหนวยงานทงหมด กดทหนวยงานทตองการเพอเลอก

ถง : ปอนชอหนวยงานทระบถงในเอกสาร ปอนได 100 ตวอกษร หรอ

เลอกรายชอหนวยงานจากปม หรอ เหมอนกบการทางานหวขอ จาก

เรอง : ปอน ชอเรองของเอกสาร สามารถปอนได 255 ตวอกษร รายละเอยด : รายละเอยดเพมเตม หรอเนอเรองสรป สามารถปอนได 2 ลานตวอกษร วธการนาสง : กดลกศรชลงเพอเลอกวธการนาสง วตถประสงค : กดลกศรชลงเพอเลอก วตถประสงคของเรองทรบมา

นาเสนอ/ผปฏบต : บนทกเพมเตมเกยวกบผปฏบตงาน หรอสงเรองเสนอผบงคบบญชา อายเอกสาร : กาหนดอายของเอกสาร หรอ กดปมสเหลยมดานทาย ระบบจะแสดง

ปฏทนใหเลอก ซงหลกการทางานจะเหมอนการเลอกวนทเอกสาร ตดตามผลการทางาน : ผบนทกทาสญลกษณไว เพอใหสะดวกตอการรวบรวมเอกสารตอง

ตดตามภายใตเมน เอกสารทตองตดตามทหนาหลก ทเกบเอกสาร : ผบนทกขอมลสามารถปอน สถานทเกบเอกสารตนฉบบตามจรงเพอ

ใชอางอง ดาเนนการเสรจวนท : ปอน หรอเลอกวนทเพอ กาหนดวนท ทตองดาเนนงานเสรจ

หมายเหต : ขอความหมายเหต ทตองการบนทกเพม ปอนรายละเอยดเอกสารเทาทม หากไมม สามารถเวนวางไว ยกเวนขอมลในชองสแดง ซงเปนขอมลพนฐาน

ของเอกสารแตละฉบบ เพอประโยชนในการคนหาขอมลตอไป

ปอนรายละเอยดเอกสาร เมอปอน รายละเอยดจนสมบรณแลว ระบบจะใหผใชเลอกดาเนนการตอ โดยเลอกปมทางาน

อธบายป มการทางาน

กดปม เพอบนทกเรองเขาสระบบ

กดปม เมอตองการยกเลกเรอง โดยระบบจะลางขอมลตามชองปอน ตางๆ ใหวางและอยหนาจอการสรางเอกสารเดม เพอรอผใชปอนขอมลใหม หรอ ดาเนนงานในหวขออนตอไป

กดปม เมอตองการบนทกเรองเขาสระบบ พรอมทงใหระบบเกบรายละเอยดขอมลตนแบบไว ใชเลอกเปนตนแบบในภายหลง

เมอกดปมสราง หรอสรางและเกบตนแบบขอความแลว ระบบจะใหเลขทะเบยน และวนท-เวลาลงรบดงภาพ ผใชสามารถเลอกแนบเอกสารตนฉบบหรอไมกได ในหนาน สงเกต ขนตอนการทางาน

ผลการลงรบเอกสาร

กรณทตองการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเลอกได 2 วธ ตามชนดของเอกสารทตองการแนบ 1. แนบไฟลขอมลสาเรจรปชนดตางๆ ดวยวธ Browse

2. แนบขอมลทเปน กระดาษ ดวยวธ Scan กรณ ไมตองการแนบเอกสาร ผใชสามารถเลอกขนตอนการทางานตอ ได 2 วธ ดงน

1. กดปม << ปอนเรองใหม เมอตองการกลบไปหนาจอลงรบเอกสาร เพอปอนขอมลเรองใหมตอไป

2. กดปม ดาเนนการตอ >> เมอตองการสงการตอไป กบเรองทลงรบนให จบขนตอนทตองการ เชน แกไขขอมล, บนทกการทางาน, สงเอกสารตอ เปนตน

สราง

ยกเลก

สรางและเกบตนแบบขอความ

การแนบเอกสาร 1. แนบไฟลขอมลสาเรจรปชนดตางๆ ดวยวธ Browse

ผใชกดปม Browse ระบบแสดงหนาจอให เลอกไฟลทตองการสงเขาระบบ เพอแนบไปพรอมกบเรองเอกสาร

ผใชเลอก ไฟลขอมล จากแหลงตนทางซงเปนเครองทใชทาระบบอยในขณะน เมอเลอกไดไฟลทตองการแลว กดปม Open เพอเปนการสงชอไฟลตนทางเขาระบบ

สงเกต ชองแนบเอกสารจะปรากฏ ชอไฟล ผใช สามารถพมพขอความลงในชอง หมายเหต เพอแจงวาขอมลทแนบเปนรายละเอยดเกยวกบอะไร จากนนกดปม แนบเอกสาร หรอ เพมแนบ/หมายเหต ระบบจะทาการสาเนาเรอง จากแหลงตนทางสงจดเกบ แนบไปพรอมกบเรองในระบบ โดยระบบแจงขอความแนบเรยบรอย กดปม OK ระบบจะกลบมาหนาจอรายละเอยดเอกสาร เพอใหไดทราบผลการทางานของผใช ผใชสามารถ ใชเมนดานบนดาเนนการกบเอกสารไดทนท เกยวกบ สงเอกสารตอ,บนทกการทางาน, แกไข, ปดงาน, หรอตองการเพมแนบเอกสาร

2. แนบขอมลทเปน กระดาษ ดวยวธ Scan ผใช กด Scan ระบบจะขนหนาตางสาหรบสแกนเอกสารผานโปรแกรม INFOMA:WebScan จากนนกดปม Scan New

ระบบแสดงหนาตาง ใหเลอกรปแบบการ ถายภาพเอกสารเขาสระบบ

ตงคาความละเอยด (resolution) ขนาดกระดาษ และประเภทเอกสาร (greyscale, text, colour) แลวกด Scan

เมอสแกนเรยบรอยแลว กด Transfer

ขอควรระวง

เอกสารทสแกนสวนใหญมกเปน เอกสารขาว-ดา ผใชควรเลอกสแกนแบบ B&W (Text) เพอประหยดเนอท ในการจดเกบ สวนลกษณะอน ๆ ใหเลอกตามชนดของภาพ ซงสแกนเนอรบางรน อาจจะมการเลอกรปแบบการสแกนไดหลายแบบ เชน Scanning Type สามารถเลอกได 3 แบบ ดงน

Flatbed scan เลอกสแกนแบบเปดฝาถาย โดยควาหนาทตองการถายลงทบนสวนการอานภาพ ADF scan เลอกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถายไดครงละหลาย ๆ หนาเอกสาร ADF & Duplex scan เลอกสแกนแบบ Feed และ ถายทงดานหนา-หลงในการ Feed ครงเดยวกน

Resolution เลอกความละเอยดในการสแกน โดยทวไปกาหนดไวท 200 x 200 dpi ทงนขนอยกบคณภาพ และความคมชดของเอกสารทนามาถาย Frame Area เลอก พนท ทตองการ Scan โดยทวไปกาหนดขนาดไวท Size A4 document จากนนใหผใชกดปม Scan เพอทาการถายภาพโดย ภาพทไดจะปรากฎบนจอภาพ และ ถาตองการ Scan ภาพตอ สามารถเลอกไดจาก Function Scan ดงน

Appended Scanned Page เปนการสแกนตอทายจากภาพ ทกาลงแสดง Insert Scanned Page เปนการสแกนโดยการแทรก ในหนาทตองการ Rescan Scanned Page เปนการสแกนโดยถายภาพสแกนใหมอกครง โดยทบหนาเอกสารทปรากฏ

หมายเหต ในขนตอนการสงสแกนเอกสาร หนาจอทปรากฏ จะแสดงหนาจอตามยหอและรนของ Scanner ทตอพวงกบระบบ จากตวอยางหนาจอ เปน Scanner Fujitsu รน M3093GX ซงการใชงานสแกนเนอรรนอนๆ ถอเปนสวนของมาตรฐานทวไป ผใชอาจจะตองทาความเขาใจกบการใชฟงกชน ในการสแกนแตละรนดวย

การเพมหรอ ปรบปรงเอกสารแนบทาย เอกสารแตละเรองผใชสามารถแกไขเอกสารแนบตนฉบบ หรอ เพมเตมเอกสารแนบไดไมจากดเอกสารแนบ โดยผใช เขามาหนารายละเอยดเอกสาร สงเกตดานลางของรายละเอยด

การอานเอกสารแนบเรอง และ อานเอกสารเพมเตม ในระบบผสง หรอ ผรบสามารถแนบขอมลไปพรอมกบเรองได ซงหลงจากแนบเรองแลว สามารถอานเอกสาร

แนบได โดยกดท สญลกษณดานหนารายการเอกสาร หรอในหนารายละเอยดเอกสาร ซงภายหลง จากทผกดสญลกษณ ระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหนาจอ

กดอานเอกสารแนบ

2. การลงรบเอกสาร โดยรบเอกสารผานระบบ (รบเอกสารตนฉบบ) เปนการลงรบเอกสาร อกวธทระบบชวยลดขนตอนการปอนรายละเอยดเรอง ซงใหผใชทางานงาย และรวดเรวขน ผใชไมตองปอนรายละเอยดเอกสาร เพยงแตเอกสารทจะลงรบ ตองเปนเอกสารทหนวยงานภายในองคกร ไดใชระบบสารบรรณ สงเรองผานมาใหหนวยงานของผรบ โดยตวเรองทสงมาจะรวมอยภายใต หนาหลก เมนหนงสอรอดาเนนการ (สงเกตจานวนเรองมาใหม ใตเมนงานรอลงทะเบยน) ผใชสามารถตรวจสอบเอกสารไดสะดวก

หนาหลก

การเขาหวขอ งานรอลงทะเบยน/งานรอปฏบต ผใชอาจกดทเมนใน หนาหลก หรอ เลอกจากทางลดเมนดานบนของบางหนาจอ และในหนาหลก ผใชสามารถตรวจสอบจานวนเอกสารใหม ไดจาก ขอความแจงจานวนภายใตเมน◌ งานรอลงทะเบยน จากตวอยาง ระบบแจงมเอกสารใหม จานวน 5 รายการ และเมอเลอกเมน ระบบจะแสดงรายการเอกสารใหม

เมอกดเขามาจากเมน ระบบแสดงรายการเอกสารใหม รอลงทะเบยน (ยงไมมเลขทะเบยน) ระบบจงกาหนดสญลกษณเลขทะเบยนเปนรปกระดาษ โดย กระดาษ

“สฟา” แสดงรายการทจะมเอกสารฉบบจรงสงมาใหดวย เมอไดรบตนฉบบแลว จงจะลงทะเบยน “สสม” แสดงรายการทไมมเอกสารฉบบจรงสงมา โดยผสงใหผรบ อานเอกสารแนบจากระบบ

ระบบแจงจานวนเอกสาร ในสวนรายละเอยดผใชงาน และเมนลด

รายการเอกสารใหม รอลงทะเบยน ชองเลขทะเบยนเปนรปกระดาษ ดงท Tool Tip ชวยอธบายการใชงาน

ในหนาจอ เอกสารรอลงทะเบยน ผใชสามารถตรวจสอบรายละเอยดตางๆ เชน อานเอกสารแนบ ,ดรายละเอยดหรอ ตดตามขนตอนการทางาน กอนการลงรบเอกสารผานระบบโดยกดทเครองหมาย กระดาษ ทรายการทตองลงรบ ระบบจะแสดงหนาจอรายละเอยดของเรอง

รายละเอยดเอกสาร ผใชกดปม รบตนฉบบ เพอเรมขนตอนการลงรบเอกสาร หรอ กดปม << กลบ สาหรบไปหนาจองานรอลงทะเบยน หากยงไมตองการรบเอกสารตอนน

ลงรบเอกสารตนฉบบ

หลงจากผใชกดปม รบตนฉบบ ระบบจะแสดงหนาจอพรอม ทงแจงวนทและเวลา เลขทะเบยนลาสดใหกอน ผใชสามารถเปลยนแปลงเลขทะเบยนไดเอง เชน อาจะเปลยนเปน 5.10 (เปนเลขทศนยม 2 หลก) หรอ กดตกลง เพอรบเลขทะเบยนทระบบกาหนดมาให และแสดงหนาผลการลงรบเอกสาร ดงภาพ

ผลการลงรบเอกสาร

ระบบจะแจงเลขทะเบยน ,วนท,เวลา ทรบเอกสารตามจรงใหทราบ (ผใชสามารถนาเลขททะเบยน,วนทเวลา ทระบบแจงใหทราบ เขยนในตาประทบในเอกสารไดเอง) ผใชสามารถเลอกดาเนนการตอโดย เลอกทางานกดปม

รบตนฉบบ เมอตองการกลบไปหนาจอ เอกสารรอลงทะเบยน สาหรบเลอกลงรบรายการใหม อนๆ หรอ กดปม ดาเนนการตอ เมอตองการดาเนนการตอกบเอกสารเรองนในขนตอนอน ๆ หรอใชเมนลดเพอไปลงรบเอกสาร แบบปอนเอง หรอสรางเอกสารสรางสงภายใน-สรางสงภายนอกกได

การตกลบเอกสาร

ในกรณทผใช ตรวจสอบพบวารายการเอกสารบางรายการในหนา เอกสารรอลงทะเบยน ไมใชเอกสารของหนวยงานตน หรอ ผสง สงเอกสารมาผดหนวยงาน ผใชสามารถสงเรองคน หรอ ตเอกสารกลบคน หนวยงานตนทาง โดยกดทเครองหมาย กระดาษ ในหนารายการงานรอลงทะเบยน และ กดปม ตกลบ ในหนารายลเอยดเอกสาร

กดทกระดาษ

หนารายละเอยดเอกสาร กดปม ตกลบ

ระบบจะแสดงหนาจอการตกลบเอกสาร ผใชจะตองปอน เหตผลของการตกลบเอกสาร ในชอง บนทกการต

กลบ โดยระบบจะนาขอความทปอนไปแจงหนวยงานผสง ใหทราบถงเหตผลของทานทตกลบเนองจากอะไร จากนน กดปม ตกลง เพอยนยนการตกลบเอกสาร

หนาตกลบเอกสาร กรอกขอความถงผสง

การตดตามเอกสารตกลบทหนาจอผสง

ระบบจะสงเรองคนผสง โดยแสดงทหนาหลก เมน เอกสารสงคน ดงรป เมอกดเขามา จะพบรายการเอกสารทสงคน

ระบบจะเกบประวตการรบ-สง และตกลบ พรอมขอความไว สาหรบตดตามเอกสารในหนาตดตามเอกสาร ดงน

หนาจอแสดงรายการเอกสารของผสง

จากหนารายการเอกสารของผสง สถานะเอกสารเปน “ตกลบ” เมอกดตดตามเอกสาร (กดทเลขทเอกสาร) ทหนาตดตามเอกสาร สามารถตรวจสอบประวตการตกลบ-ดงกลบได 2 วธ คอ

กดทดบนทกแบบตาราง

กดทวนทสง ของผสง จะเหนประวตเชนเดยวกน

สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน

เปนการออกเลขทเอกสารระดบหนวยงาน ทผลงนามเปนผอ.ฝาย สามารถทาการออกเลขทเอกสารสงไป หนวยงานตาง ๆ ภายในหนวยงาน สามารถดาเนนการ ดงน 1.เลอกเมน สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน

2.ปอนรายละเอยดของเอกสาร

3. ระบบจะใหเลขทเอกสารอตโนมต นบเฉพาะลาดบ เฉพาะหนวยงานทออกเทานน

4. เลอกขนตอนการทางานตอไป เชน บนทกการทางาน, สงหนวยงานทเกยวของ

หมายเหต หากเปนการสงออกไปหนวยงานภายใน ทยงไมใชระบบสารบรรณอเลกทรอนกส สามารถทาการ บนทกการทางาน และปดงานได

สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก

การออกเลขทเอกสารในหวขอนเปนการออกเลขทสาหรบตดตอระหวาง สวทช.กบหนวยงานภายนอก มหลกเกณฑในการนบเลขรวมตอกนทงองคกร ระบบจะทาการนบเลขทเอกสารตอกนไปเรอยๆ

ตอไปผใชทมสทธในการออกเลขทเอกสารได สามารถขอเลขผานระบบ โดยจะตองทราบรหสผาน จงจะสามารถใชระบบได มข นตอนการปฏบตงาน ดงน 1. เลอกเมน สราง/ทะเบยนเอกสารสงภายนอก 2. จากนนปอนรหสผาน

3. ปอนรายละเอยดตางๆ ของเอกสาร

4. ระบบจะใหเลขทเอกสารอตโนมตโดยนบเรยง รวมกนทงองคกร

5. ระบบจะเกบงานเขาทะเบยนรวมใหโดยอตโนมต

การใชงานเอกสาร

การใชงานเอกสาร หรอสงการเอกสารโดยผใชเขามาทหนารายละเอยดเอกสาร ระบบถอเปนทรวม คาสงการทงหมดในแตละเรอง สาหรบการเขาหนาจอรายละเอยดของเรองผใชสามารถมาไดจากหลายขนตอนซงเปนการทางานในหวขอตาง ๆ ดงน 1. เอกสารระหวางดาเนนการ กดเลขทะเบยน หนารายละเอยดเอกสาร เลอกคาสงการ 2. ลงทะเบยนรบสง (ลงรบเอกสาร, สราง/ทะเบยนเอกสาร) แนบเอกสาร หรอ กดดาเนนการตอ หนารายละเอยดเอกสาร เลอกคาสงการ 3. ทะเบยนรวม (เอกสารรบเขา, เอกสารภายในหนวยงาน, เอกสารออกภายนอก) กดเลขทะเบยน หนารายละเอยด เลอกคาสงการ 4. คนหาเอกสาร (หนาผลลพธ) กดเลขทะเบยน หนารายละเอยด เลอกคาสงการ

กด เลขทะเบยน ระบบจะแสดงรายละเอยดเอกสารพรอม ปมคาสงการทงหมดบนหนาจอ เพอดาเนนงานกบเอกสารเรองทเปนตามวตถประสงค ในหนารายละเอยดเอกสาร ผใชสามารถสงการหรอใชงานในหวขอการทางานตางๆ ตามเมนแลว และยงสามารถกดท เลขทเอกสาร เพอตดตามงาน ซงเปนการตดตามขนตอนการเดนเอกสาร หรอ กดทเครองหมายเอกสารแนบดานลางเพออานเอกสารประกอบแนบเรอง

รายละเอยดเอกสาร

สงการเอกสาร

ตดตามงาน

อานเอกสาร

การแกไขเอกสาร กรณทผท เกยวของกบเอกสารตองการปอนรายละเอยดเพมเตม หรอแกไขขอมลทมการผดพลาดใหเกยวกบรายละเอยดตางๆ ผใชสามารถกดปม แกไข ทหนารายละเอยด

แกไขรายละเอยด

ผใชสามารถทาการแกไขขอมลในชองทไดปอนไปแลว เพอทาการแกไขใหถกตองหรอมรายละเอยดเพมขนกวาเดม หลงจากแกไขแลว กดปม ตกลง เพอยนยนการแกไข โดยผลของการแกไข ระบบจะเกบขอมลกอนการแกไข และ ภายหลงการแกไข เพอเปนประวตของขอมลในการตดตามเรองได

การปอนคาสงการ หรอ บนทกการปฏบตงาน การปอนคาสงการ ถอเปนขนตอนของการ บนทกการทางาน หรอการดาเนนงานของหนวยงานทเกยวของกบเอกสาร สาหรบเปนประโยชนในการประสานงาน และการใหขอมลในการดาเนนงาน โดยผใชกดทปม “ บนทกงาน” ระบบจะแสดงหนาจอสาหรบปอนคาสงการ หรอบนทกการทางาน โดยระบบจะแสดงบนทกงานเดมใหทราบดานลาง และผใชปอนคาสงการ หรอบนทกการปฏบต จากนนตอบ ตกลง เปนการยนยนการทางาน

บนทกการทางาน

การสงเอกสาร กรณทหนวยงานตนทาง ตองการสงเอกสารถงหนวยงานทเกยวของ ผใชสามารถกดปม สง ทหนาจอ รายละเอยด ระบบจะแสดงโครงสรางของหนวยงาน เพอใหผสงเลอกหนวยงานปลายทาง ทจะสงเรองไป

การสงเอกสาร

หลงจากเลอก โดยการยายหนวยงานทตองการสงให จากการกดปม ยายเขา หากเลอกผดสามารถกดชอหนวยงานทยายเขาไป และกดปม ยายออก ได เมอเลอกถกตองเรยบรอยแลว ใหกดปม ยนยนสง เพอสงขอมลไปยงหนวยงานปลายทาง หากผใช ตองการสงเอกสารเขาระบบ Mail สามารถทาไดโดยการเลอกหนวยงานทตองการสง จากนนกดปม Email.. เพอสงไปยง mail ทระบไวไดอกทางหนง

การปดงาน หรอ สงจบงาน เอกสารบางเรองหากผใชรบเรองจากหนวยงานอน หรอออกจดหมายเพอสงไปภายนอกทไมไดใชระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส หรอ สงจบเรองในหนวยงาน ในหนารายละเอยดของเรองทตองการสงปดผใชกดปม ปดงาน กดปม ตกลง เพอยนยน การปดงาน

หนาจอปดงาน

การลบเอกสาร และ การยกเลกเอกสาร การลบเอกสาร เอกสารทผใชไดจดทา (ออกเลขทในระบบไปแลว ยงไมกดสงหนวยงานใดๆ ) สามารถสงลบออกจากสมด

งานได โดยกดปม ลบเอกสาร และตอบ ตกลง เพอยนยนการลบเอกสารออกจากสมดงาน เมอลบเอกสารแลว จะไมสามารถคนหาเอกสารนนไดอก เลขทะเบยนเอกสารทลบไปนนจะเปนเลขวาง

ผใชสามารถนาเลขทะเบยนทลบไปนนมาใชไดอก โดยพมพเลขทะเบยนนน ในชองเลขทะเบยน เชนเดยวกบวธการแทรกเลขทะเบยน

การยกเลกเอกสาร เอกสารทผใชจดทาขน สามารถยกเลกเอกสารได โดยกดไปทเลขทะเบยนเอกสารทตองการยกเลก แลวกด

ปม ยกเลก ตอบ ตกลง แลวจะมสญลกษณ (Stop) ขนมาทบเลขทะเบยนไว การสงยกเลกเอกสาร จะยงสามารถคนหาการตรวจสอบตามลกษณะนหมายถงหนวยงานหรอผใชตองการระงบเรองไวกอน โดยทไมตองสงไปยงหนวยใดๆเพอตรวจสอบเอกสารใหถกตองชดเจนอกครง

ระบบจะดาเนนการให โดยเปลยนเครองหมาย เปน หามดาเนนการ

การตรวจสอบและสนสดการตรวจสอบ การตรวจสอบ ในกรณนผใชตองทาสญญาลกษณเพอตรวจสอบเรองหรอสงระงบเรองทงหมดไวกอนโดยผใชเลอกเรองท

ตองการตรวจสอบแลวใหกดลกศรชลงทเลขทะเบยนจะเขาไปทหนาจอรายละเอยด

จากนนกดปม ตรวจสอบเรองทเลอกตรวจสอบจะไมสามารถแกไขและสงตอหนวยงานใดๆไดและเรองทเลอกนนจะเกดสญญลกษณ ดาวเขยว เปนการแสดงการขอตรวจสอบ

การสนสดการตรวจสอบ เมอการขอตรวจเอกสารเสรจสนแลว กอนทผใชจะดาเนนการใดๆ ตอเอกสารเรองนนผใชจะตองทาการ

สนสดการตรวจสอบเสยกอนจงจะดาเนนการได ผใชเลอกเรองทมดาวสเขยว จากนนคลกทปมสนสดการตรวจสอบ ระบบจะแสดงภาพมาทหนา สนสดการ

ตรวจสอบ

กดปมและตอบตกลงเพอยนยนการยตการตรวจสอบเอกสารระบบจะเปลยนเรองเปนสถานะเดมกอนการสงตรวจสอบ และสามารถดาเนนการใดๆตอเรองนนไดตามปกต

การคนหาเอกสาร

เอกสารทหนวยอนๆ สงเขามาในหนวยงาน หรอ ผใชในหนวยงานลงรบเอกสารเรองใหม ตลอดจนสรางเอกสารแบบตางๆ ขนเองเพอทาการสงเวยนหนวยงานอนๆ เมอตองการคนหาเอกสารในตะกราหนวยงานของตนเอง สามารถทาไดโดยการกด เมน “คนหา” ใน หนาหลก ระบบจะใหผใชปอนขอมลทตองการคนหา ตามรายการ โดยทผใชจะตองปอนรายละเอยดบางสวนเพอเปนขอมล ในหนาจอคนหาเอกสาร เพอใหระบบคนหาขอมลตามขอกาหนด

รบขอมลสาหรบคนหา

หลงจากปอนขอมลเบองตน ตอบ ตกลง เพอใหระบบเรมคนหา ขอมลตามขอกาหนด และเมอระบบพบ ขอมลตามตองการ จะแสดงรายการบนจอภาพ

แสดงรายการคนหาตามขอกาหนด

ผใชกดทเลขทะเบยนในรายการทตองสงการ โดยระบบจะแสดงรายละเอยดของเอกสาร ตามรายการเลอก

การตดตามเอกสาร

หนวยงานแตละหนวยงาน ทเกยวของกบเอกสาร สามารถตดตามการดาเนนงานตามหนาทของตนกบเอกสาร ซงระบบจะเปนผรวบรวม ลาดบขนตอนการทางาน ใหผใชไดทราบถงขนตอนตงแตตน จนถงปจจบนให ทราบ โดยผใชกดทเลขทเอกสารของแตละรายการในหนาจอ รายการเอกสาร หรอ หนาจอรายละเอยดเอกสาร

กดเพอตดตามเอกสาร

หลงจากกดเลขทะเบยนรายการทตองการตดตาม ระบบจะแสดงหนาจอขนตอนการไหลเวยนของเอกสาร ตามหนวยงานตางๆ ตงแตเรมตนจนถงปจจบน อธบายหนาจอการตดตามเอกสาร 1. สญลกษณ เปนสญลกษณ สถานะงานของหนวยงานทเกยวของกบเอกสาร 2. ทะเบยน เปนทะเบยน ลาดบของหนวยงานนนๆ 3. วนทเวลา เปนวนทเวลาในการสราง/ สง ของหนวยงาน ผสง 4. ผสง แสดงชอหนวยงานผสรางเอกสาร และ หนวยงานทสงเอกสารไปให ผรบ 5. ผรบ แสดงหนวยงาน ผรบ ซงเปนเจาของ สญลกษณ (1) และ ทะเบยน (2) ทปรากฏในรายการ 6. การปฏบตงาน แสดง การดาเนนงาน หรอ การสงเอกสาร

หนาตดตามงานเอกสาร

2 21 3

ดบนทกการปฏบตงานในหนวยงาน ระบบจะแสดงขอมลการทางานของหนวยงาน การลงรบ/สรางเอกสาร – รบตนฉบบ บนทกงาน ดงตวอยาง

ดบนทกการปฏบตงาน หรอ กดทเลขทเอกสาร ระบบจะแสดงขอมลการทางานใหทกขนตอนทเอกสารผาน รวมทงการแกไขขอมลเอกสารทเกด ,บนทกการ

ทางาน ,บนทกคาสงการ ซงในการแสดงผลระบบจะแจงวนทและเวลา โดยเรยงลาดบเหตการณทเกดกอนหลง รวมทงผดาเนนการในแตละเหตการณ ดงตวอยาง

ดบนทกแบบตาราง ระบบจะแสดงขอมลการทางานของหนวยงาน การลงรบ/สรางเอกสาร – รบตนฉบบ บนทกงาน

ดบนทกแบบตาราง

ดบนทกการปฏบตงาน หรอ กดทวนทสง/สรางเอกสาร ระบบจะแสดงขอมลการทางานระหวางหนวยงานทรบ-สงเอกสาร ดงตวอยาง

แสดงรายละเอยดการสง-รบตนฉบบ และการทางานของหนวยงานนนๆ

การพมพรายงาน

กอนการสงพมพรายงาน เครองทส งพมพจะตองตดตงโปรแกรมเพมเตม กอนการสง โดยโปรแกรมทตดตงน จะชวยจดการเรองการพมพตามรปแบบทกาหนดไว ผใชเลอก เมน พมพรายงาน ระบบจะแสดงหนาจอสาหรบเลอก ประเภทของรายงาน รวมแบบฟอรม ปอนขอมลสาหรบใชเปนขอกาหนดในสงพมพรายงาน

พมพรายงาน

รปแบบรายงาน ตามเมนทปรากฏ หนงสอรบ พมพรายงาน เรองทเปนเอกสารรบเขา หรอลงรบเขามาในหนวยงาน หนงสอสงออกภายใน พมพรายงาน เรองทหนวยงานสราง หรอออกเลขทภายใน หนงสอสงออกเพอเซนรบ พมพรายงาน เรองทสงไปยงหนวยงานตางๆ ภายในองคกร หนงสอสงภายนอกองคกร พมพรายงาน เรองทสรางหรอออกเลขทสงภายนอกองคกร พมพรายงานตามประเภทเอกสาร พมพรายงาน เฉพาะประเภททกาหนดเพมเตม

สวนขอกาหนดในการสงพมพ สามารถกาหนดไดตามชองปอนขอมลทผใชตองการรายการ และ เลอกผลลพธของขอมล ใหพมพออกทางเครองพมพ หรอ โปรแกรม Microsoft Word ได โดยระบบจะกาหนดคาเรมตนใหรปแบบรายงานเปน Microsoft Word

จากนนตอบ ตกลง เพอสงพมพรายการของขอมล

หมายเหต กาหนด เงอนไข ทใชในสงพมพรายงาน โดยเลอกระหวาง และ, หรอ ทปรากฏ กรณทไมเลอกระบบจะ

กาหนดใหเปนการสงพมพดวยเงอนไขแบบ และ หลงจากปอนขอมลทตองการพมพแลว ผใชกดปม ตกลง เพอ สงการใหระบบเรมคนหา และจดหนาจอเพอการสงพมพรายงาน ซงถามขอมลเขาตามขอกาหนด ระบบจะแสดงรปรายงาน ตามทเลอกใหบนจอภาพ

ผใชสามารถตรวจสอบความถกตอง ในหนาจอกอนการสงพมพ และบนหนาจอแตละคอลมนสามารถใชเมาสคลกเลอน ใหความกวางของคอลมนมความยาวพอทจะแสดงผลขอมลได

รายละเอยดการสงการในหนาจอพมพรายงาน กดรป DIKS สาหรบตองการสารองขอมลเปนไฟลชนด HTML เกบไวท ทปลอดภย กดรป Printer สาหรบสงพมพรายงานบนหนาจอ ออกเปนกระดาษทางเครองพมพ กด รปกระดาษ และ ลกศร ซายขวา สาหรบสง พลกหนาในขนตอนแสดงผลรายงานบนหนาจอ โดยสงเปดหนา ถดไป หรอ พลกยอนกลบ ตามหนาทแสดงในชองทปรากฏ

การเปลยนรหสผานของผใช

ผใชสามารถสงเปลยนรหสผานใหมไดดวยตนเอง โดยกดเมน เปลยนรหสผาน ในหนาหลก

ระบบจะแสดงหนาจอใหเปลยนรหสผาน โดยผใชปอนรหสผานเกากอน 1 ครง และปอนรหสผานใหมทตองการ 2 ครงใหตรงกนเพอยนยน จากนนกดปม ตกลง

เปลยนรหสผาน

ระบบจะเกบขอมลรหสผานใหมไวใหทนท ขอสงเกตเวลาปอนรหส ระบบจะแสดงเปนเครองหมาย ดอกจนทร และเมอออกจากระบบ และเขามาใหม ผใชจะตองปอนรหสผานใหมททาการเปลยนไปแลว

หลกการเปลยนรหสผาน 1. ผใชสามารถเปลยนรหสไดตลอดเวลา 2. รหสลบ สามารถใช ตวเลข, ตวอกษรภาษาองกฤษ (เลกหรอใหญไมมผลในการเขาสระบบ) 3. รหสทาการการเปลยนความยาวตองไมเกน 14 ตว

การตงเลขทรบ สงเอกสาร

ระบบจะตงเลขทะเบยนรบสงเปนเลขทะเบยน 1 ใหเมอขนป พ.ศ. ใหม กรณทหนวยงานของผใช ไมไดเรมใชระบบตนป (ใชสมดลงรบมากอน) ผใชสามารถตงเลขทะเบยนไดเองโดยนบตอจากสมด หรอไดตามเลขท ทตองการตง โดยกลบมาทหนาหลก

กดเมน ผดแลระบบ ระบบแสดงหนาจอ เมน หนวยงาน พรอมทงแสดงเลขทะเบยนรบเขา-เลขสงออกสดทาย

ผใช ปมอกษร E เพอเขาโหมดการ แกไข (Edit) (ปมอกษร D แสดงทหนาจอแตไมสามารถกดได จะกดไดเฉพาะ ผดแลระบบเทานน)

แกไขเลขทะเบยนรบเขา-สงออก

ผใช ปอนเลขทะเบยนรบเขาสดทาย(ทใชไปแลว) ปอนเลขทออกภายในสดทาย โดยปอนเลขทสดทายทใชไปแลว จากนน ตอบ แกไข โดย ระบบจะเพมตอจากเลขทปอน เชน ปอนสดทายเปน 20 ระบบจะเรมตนใหเปน 21

หากผใชมการสราง/ทะเบยนเอกสารสงภายใน หลายประเภทของเอกสาร สามารถทาการกดเมน ประเภทเอกสาร ระบบจะแสดงประเภทเอกสารตาง ๆ เชน คาสง, ประกาศ ฯลฯ สามารถทาการตงเลขเอกสาร ทตองการเรมตนได

หนาจอสาหรบเพมประเภทเอกสาร

การออกจากระบบ

ผใชกดเมน ออกจากระบบดานบน และ ตอบ ตกลง ระบบจะกลบมาหนาจอเขาระบบเหมอนขนตอนการเขาสระบบซงถอเปนการออกจากระบบ แบบถกตอง

เลอกฐานขอมล

สาหรํับ ผูใช้งาน้ (User) -...

Documents