Barboglio - Perchè è necessaria una strategia per la managing information (prima che sia troppo...

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Document Management Academy SDA Bocconi - 30 Novembre 2010 – MilanoPresentazione a cura di Enrico Barboglio su fonti AIIM e elaborazione presentazione di Doug Miles – Managing Director AIIM Europe

Perchè è necessaria una strategia per la Managing Information

(prima che sia troppo tardi)

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Record Management

Document Management

Information Management

..... Managing

Information Il challenge dell’Impresa oggi !

Perchè siamo a questo “punto

cruciale” per il contenuto ?

“content management”

Reasons

Alcune “C - Reasons” per cui è necessaria una strategia di Managing Information (before it's too late)

#1: Content - il caos dei contenuti

#2: Cost - Ogni azienda ha in agenda il taglio costi

#3: Compliance – prevenire le brutte sorprese

#4: Collaboration /Knowledge– la condivisione è la base

#5: Collaboration/Enterprise 2.0 – opportunità e minacce

#6: Cloud - potrebbe essere una opzione

“Paper records increasing rapidly” 19%

“Electronic records increasing rapidly” 70%

“Paper records increasing rapidly” 19%

“Electronic records increasing rapidly” 70%

#1 Content Chaos

Quanto siete fiduciosi del fatto che la vostra organizzazione

possa dimostrare che le informazioni elettroniche sono

accurate, accessibili e affidabili ?

41%“poco fiducioso” o

“per niente fiducioso”

Quanto siete sicuri che le email relative a documenti di impegni e obblighi fatte da voi e dal vostro staff siano registrate, complete e

accessibili?

56%“poco fiducioso” o

“per niente fiducioso”

Content Chaos - Confidence

How confident – electronic vs emails

N=607 Non-trade,

Important emails:

43% rimangono nelle Cartelle Personali di

Outlook

15% sono catturate da ECM/RM

12% vengono gestite da sistemi di Email

Management

12% stampate e archiviate su carta

Content Chaos

How confident – electronic vs emails

N=607 Non-trade,

Electronic

Email only

Un sistema di ECM fa crescere in modo molto

deciso la ‘sicurezza’ verso i

contenuti elettronici

Ma ancora non da grandi certezze

per quanto riguarda l’uso

delle email.

Content Chaos – Content types

Come vengono gestiti e archiviati i diversi tipi di contenuti, nella vostra organizzazione ? - % di “non gestiti”

Twitter and blog posts non sono archiviati nell’

80+% delle organizzazioni

che li usano

– ma men che meno gli instant

messages !

- o i fax.. per il 60% !

N=604 Normalized for not Applicable

#2Costi - I tagli sono in ogni Agenda di

ogni Azienda

Perchè è necessaria una strategia di Managing Information (prima che sia troppo tardi)

E’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di businessE’ impellente razionalizzare l’uso della carta nei processi di business

La stampa in azienda

Un dirigente passa in media il

45% del proprio tempo ad

occuparsi dei documenti (IDC).

8 aziende su 10 affermano di trovarsi alle prese con documenti e stampe per oltre il 40% del

proprio tempo di lavoro giornaliero (Xplor).

La stampa in azienda

In media, in Italia, un impiegato

stampa 640 pagine al mese (Ipsos).

1 pagina su 6 viene direttamente

cestinata senza essere letta (Ipsos).

In media, il 16,5% di spazio negli uffici è occupato da archivi

In media, il 55% di tutti i documenti stampati sono stampati solo per

aggiungere una firma

Investire per risparmiare ?Investire per risparmiare ?

Quale periodo di pay-back ritieni necessario per ritornare degli investimenti in scanning and capture?

ROI – Scanning and Capture

>10 emps and not ECM suppliersand with scanning (319)

43% ha dichiarato un

pay-back period inferiore ai 12

61% entro i 18 mesi

#3Compliance – è il ‘bastone’

32% delle organizzazioni impiegherebbe più di un mese per produrre documenti di un processo legale

Source: AIIM 2009 Industry Watch

In caso di contestazione, quanto sei fiducioso del fatto che i tuoi record elettronici non siano stati modificati, eliminati o abbiano subito accesso inappropriato?

Source: AIIM 2009 Industry Watch

71%Con un sistema di ECM:

Senza sistema di ECM: 40%

#4Collaboration/ Knowledge-sharing è la

‘carota’

“E 'più facile trovare 'conoscenza e informazioni‘ sul web che non nei

nostri sistemi interni” 71%

I professionisti spendono in media 51 minuti al giorno alla ricerca di informazioni

Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli

che stanno cercando: 40%

Numero di persone che non riescono a trovare 1 documento su 5 tra quelli

che stanno cercando: 40%

#3 Knowledge sharing is the carrot

Quali sono i più forti drivers per inserire processi di scanning and capture nella vostra organizzazione? Max. THREE.

Strategy and Drivers

#1 Knowledge Management

#2 Compliance

#3 Productivity

…then customer

service and storage cost

saving

10+ employees ,Non-trade

#5Collaboration

and Enterprise 2.0

opportunità e minaccia

I dirigenti devono capire la differenza tra giocare attorno a Facebook o invece costruire una vera infrastruttura di

collaborazione per la loro organizzazione.

Knowledge Management

58% of people agree that social networking will make a dramatic change to business life in the next few years

E2.0 Governance

Controllo &Sicurezza

Collaborazione &Innovazione

Chiave di accesso: un miglior uso della conoscenza condivisa

Il maggior impedimento: la cultura Aziendale e delle Corporation

E2.0 Governance

Collaboration senza governance è la ricetta

per il disastro

Collaboration

#6Cloud

potrebbe essere una possibilità

Using “Cloud” now for ECM or immediate plans: 6% Would consider a Gov. Cloud / Corporate Cloud: 43% - 55%Would consider a branded Cloud: 20%

#6 The Cloud

Perchè senza questa

strategia.......

..il tuo Business sta perdendo

tempo prezioso

Grazie dell’attenzione

per informazioni

enrico.barboglio@4itgroup.itdoug.miles@aiim.org.uk