Design, Construction, and Management of …...Design, Construction, and Management of Databases with...

transcript

Design, Construction, and Management of Databases with

Microsoft Access 2010

โดย ดร. เบญจรตน ภภกด นกวจย สถาบนวจยจฬาภรณ

อบรมเชงปฏบตการ ระหวางวนท 5 – 7 ตลาคม พ.ศ. 2554

ณ ส านกบรการคอมพวเตอร สถาบนวจยจฬาภรณ

วทยากร

• ปรญญาตร ดาน Computer Science จาก Johns Hopkins University สหรฐอเมรกา (พ.ศ. 2543)

• ปรญญาโทและเอก ดาน Data Mining และ Bioinformatics จาก Rensselaer Polytechnic Institute สหรฐอเมรกา (พ.ศ. 2550)

• ปจจบน: นกวจย สถาบนวจยจฬาภรณ – ท าวจยเกยวกบขอมลสายพนธกรรมของมนษย – ดแลระบบฐานขอมลของโครงการ TIGER-LC

• อาจารยพเศษคณะเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยมหดล

ตารางสอน

1. ความรเบองตนเกยวกบฐานขอมลและโปรแกรม Microsoft Access 2010

2. การสรางตาราง (Table) 3. การสรางแบบสอบถามขอมล

(Query)

4. การสรางฟอรม (Form) 5. การสรางรายงาน (Report)

• จดประสงคการเรยนร – เพอใหมความรความเขาใจเกยวกบฐานขอมล และการใชงานเบองตนเกยวกบ

โปรแกรม Microsoft Access 2010 – เขาใจความหมายและประโยชนความส าคญของการจดการฐานขอมล – เขาใจความสามารถของโปรแกรม Microsoft Access 2010 – อธบายสวนประกอบตางๆในหนาจอโปรแกรมได

1. ความรเบองตนเกยวกบฐานขอมล และ โปรแกรม Microsoft Access 2010

ระบบฐานขอมล (Database System)

• ระบบฐานขอมล คอ ระบบการจดเกบขอมลทมความสมพนธกน เกยวของเปนเรองเดยวกน โดยมรปแบบการจดเกบทเปนระเบยบแบบแผน และจดเกบไวในทเดยวกน เชน ขอมลแบบสอบถามผปวย, ขอมลลกคา, ขอมลพนกงาน, ขอมลสนคาคงคลง เปนตน

• ประโยชน : ลดความซ าซอนของขอมล, ท าใหขอมลสอดคลองกน, ชวยควบคมความถกตองของขอมล, ชวยใหสามารถใชขอมลรวมกนไดงาย, มความปลอดภยของขอมลมากขน, ลดความขดแยงในการใชขอมลรวมกน, และ ขอมลมการจดเกบททนสมย

• ขอควรระวง : ควรมการส ารองขอมลไวเสมอ เพอปองกนการสญหายของฐานขอมล

หลกการออกแบบฐานขอมล

1. ก าหนดวตถประสงคในการสรางระบบฐานขอมล วาตองการใชจดเกบขอมลเกยวกบเรองใด เพออะไร ตองการอะไรบางจากระบบน ซงตองระบใหชดเจน

2. สอบถามความตองการของผใชวาตองการปอนขอมลใดบางเขาสระบบ และตองการผลลพธอะไรบาง สงใดจ าเปน สงใดไมจ าเปน

3. รวบรวมขอมลทจ าเปนทงหมด 4. เรมสรางฐานขอมล โดยใช ตาราง ฟอรม ความสมพนธของตาราง

รายงาน และแบบสอบถามขอมล (ตามตารางสอนของการอบรมน)

การเขาใชงานโปรแกรม Access 2010

• คลกทปม > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Access 2010

การเรมตนสรางฐานขอมล

1. เลอก Blank database

2. ตงชอฐานขอมล

3. คลกปม Create เพอสราง

สวนประกอบของหนาตางโปรแกรม Access 2010

Tab File Quick Access Toolbar

แถบชอเรอง (Title Bar) รบบอน (Ribbon)

บานหนาตางน าทาง (Navigation Pane) Document Window

สวนประกอบ หนาทการท างาน

Tab File รวบรวมชดค าสงในการจดการฐานขอมล เชน การสราง การบนทก การพมพ การส ารอง การตงคา Access 2010

Quick Access Toolbar แถบเครองมอทไดรวบรวมปมทใชงานบอยๆเอาไว เพอชวยใหท างานสะดวกรวดเรวขน และสามารถเพมหรอลดปมเครองมอเหลานได

แถบชอเรอง (Title Bar) แถบแสดงชอเรองและเวอรชนของโปรแกรม

รบบอน (Ribbon) แบงกลมการท างานหลกๆไวดวยกน มรบบอน Home, Create, External Data, Database Tools, Fields, Tables

บานหนาตางน าทาง (Navigation Pane)

แสดง สงตางๆทไดมการสรางขน เชน Table, Query, Form, Report เปนตน สามารถซอนและเปดใหมได

Document Window พนทหลกทใชในการท างาน

การเพมปมเครองมอบน Quick Access Toolbar • คลกทป มเครองมอ และเลอกเครองมอทตองการเพม

การท างานกบรบบอน : Tab Home

Tab Home เปนแทบทรวบรวมค าสงเกยวกบการจดการหนาจอ • View: ใชแสดงมมมองตางๆ เชนมมมองการแสดงขอมล มมมองการ

ออกแบบ เปนตน • Clipboard: คดลอก เคลอนยายขอมล และคดลอกรปแบบ • Sort & Filter: เรยงขอมล กรองขอมล • Record: กลมค าสงท างานกบเรคคอรด • Find: คนหา • Text Formatting: จดแบบตวอกษร ยอหนา เปนตน

การท างานกบรบบอน : Tab Create

Tab Create ใชงานการเรมตนสรางสวนตางๆของฐานขอมล • Tables: เปนกลมค าสงในการสรางตารางขอมล • Queries: เปนกลมค าสงในการสรางแบบสอบถามขอมล • Forms: เปนกลมค าสงในการสรางฟอรม • Reports: เปนกลมค าสงในการสรางรายงาน

การท างานกบรบบอน : Tab External Data

Tab External Data รวบรวมค าสงในการน าเขาหรอสงออกขอมล • Import & Link: น าเขาขอมลจากฐานขอมล Microsoft Access หรอ

Microsoft Excel • Export: สงฐานขอมลออกเปน Microsoft Access, Microsoft Excel,

HTML เปนตน

การท างานกบรบบอน : Tab Database Tools

Tab Database Tools รวบรวมค าสงในการจดการฐานขอมล • Relationships: สรางความสมพนธระหวางตาราง

(Query)

องคประกอบส าคญของฐานขอมลใน Access 2010

องคประกอบ การท างาน

1. Tables คอตารางทใชในการเกบขอมลทงหมด ซงเปนสงแรกทตองสรางขนมากอนเปนอนดบแรกในการสรางฐานขอมล

2. Queries แบบสอบถามขอมลทเราตองการทราบจาก Tables

3. Forms แบบฟอรมในการท างาน สามารถออกแบบใหสวยงาม ส าหรบจดการกบขอมลแทนการจดการในตาราง

4. Reports ใชในการสรางรายงานสรปผล เพอน าเสนอขอมลในตาราง

• จดประสงคการเรยนร – เพอใหมความรความเขาใจเกยวกบการสรางและออกแบบตาราง ตลอดจนสามารถจดการกบขอมลในตารางได

– อธบายถงสวนประกอบตารางได

– อธบายถงขนตอนการสรางตารางแตละแบบได

– อธบายถงชนดขอมลในแตละแบบและการน าไปใชงานได

– สามารถก าหนดคยหลกใหกบตารางได

– สามารถก าหนดความสมพนธของตารางแตละตารางได

2. การสรางตาราง (Table)

ตาราง (Table) • ตาราง (Table) คอองคประกอบหลกอนหนงในฐานขอมล เปนสวนท

ตองสรางขนเปนอนดบแรก เพอใชในการเกบขอมลทงหมดทอยในฐานขอมล โดยในการสรางตารางนนมหลายรปแบบดวยกน ซงเราสามารถจดการกบขอมลในตารางเพอใหเกดความสะดวกและรวดเรวในการท างานมากยงขนไดอกดวย เชน การเรยงล าดบขอมล การกรองขอมล และการคนหาขอมลเปนตน

สวนประกอบของตาราง

1. ไอเทม (Item) คอขอมลทเกบอยในแตละเซลลของตาราง 2. ฟลด (Field) คอขอมลในแนวคอลมน (แนวตง) 3. เรคอรด (Record) คอขอมลในแตละแถวของตาราง 4. ตาราง (Table) คอสวนของตารางทงหมดทใชในการเกบขอมล ซงถา

น าหลายๆตารางมารวมกนทงหมด จะเรยกวา ฐานขอมล หรอ Database

ตวอยางแสดงสวนประกอบของตาราง

รหส ค าน าหนา ชอ นามสกล วนเกด

1001 นาย ค า มปญญา 22/3/01

1002 นาง บญสม มากม 05/12/15

1003 นางสาว สายไหม ชบญ 01/18/19

Fields

Records

มมมองของตาราง (View) • มมมองหลกของตาราง ม 2 มมมอง คอ 1. มมมองการออกแบบ (Design View) ใชก าหนดฟลดขอมลตาราง ชนด

ขอมล คณสมบตของฟลดแตละฟลด มสวนประกอบในการท างาน 2 สวน คอ สวนของเขตขอมล และ สวนคณสมบตของฟลด (Properties)

2. มมมองแผนตารางขอมล (Datasheet View) ใชในการปอนขอมลทตองการเกบลงในตาราง

1. สรางตาราง

2. ลองสลบมมมอง

มมมองการออกแบบ (Design View)

Fields

คณสมบตของ Field

• Field Name คอชอของฟลดในการเกบขอมล • Data Type คอชนดขอมลทไดก าหนดใหเกบขอมลในแตละฟลด • Description คอค าอธบายฟลด (จะปอนหรอไมกได เพอชวยความเขาใจ)

แบบฝกหด

• ทดลองสรางตารางใน Design View ตามตวอยางขางตน • Save ตาราง • ลอง View ตารางใน Data Sheet View • Tip: วธสลบมมมอง

1. กดปมสลบทมมลางขวา 2. กดครงเดยวทปม View ดานลาง File

Data Sheet View Design View

• ใน Datasheet View ตารางจะออกมาลกษณะตามขางบนน • ทดลองกรอกขอมลด

• SubjectID เปน Auto Number ผใชงานจะเปนคนกรอกเองไมได • วนทจะมปฏทนใหคลกได แตหากตองยอนกลบไปหลายๆปจะตองพมพเอง

กอนหนงครง แลวปฏทนจงจะปรบตาม 28

การก าหนดฟลดขอมล

• ชอฟลดตองไมยาวเกน 64 ตวอกษร รวมทงชองวางดวย • หามตงชอฟลดซ ากน • สามารถใชตวอกษร ตวเลข ชองวาง ในการตงชอฟลดได • หามใชเครองหมาย จด (.) อศเจรย(!) และกามป([ ]) ในการตงชอฟลด • หามเรมชอฟลดดวยชองวาง

ชนดขอมล (Data Type) (1/2)

ชนดขอมล ค าอธบาย

Text ขอความ เครองหมาย หรอตวเลขทไมตองการน าไปค านวณ ซงเกบเปนตวอกขระไดสงสด 255 ตวอกษร

Memo ตางจาก Text เพยงจดเดยว คอเกบไดสงสด 65,536 อกขระ ส าหรบขอความทยาวมากๆ

Number เกบตวเลข ทงจ านวนเตม และทศนยม เกบจ านวนลบได

Date/Time เกบวนท และเวลา

Currency เกบตวเลขทมจดทศนยม 4 ต าแหนงเสมอ เหมาะกบการเกบคาเงนซงตองการความถกตองแมนย า

AutoNumber เกบตวเลขทแสดงคาอตโนมต ตวเลขจะไมซ ากนในแตละเรคคอรด เหมาะส าหรบสรางฟลดทเปนคยหลกใชส าหรบเปนรหสของแตละเรคคอรด

ชนดขอมล (Data Type) (2/2)

ชนดขอมล ค าอธบาย

Yes/No ขอมลทมไดเพยง 2 คา เชนค าตอบ ใช ไมใช หรอ ม ไมม เปนตน

OLE Object ใชเกบรปภาพ หรอ เสยง

Hyperlink เกบลงคไปยงเวบไซต

Attachment เหมอนไฟลแนบในอเมล เปนไฟลชนดใดกได เชน Word, Excel

Calculated ผลของการค านวณจากฟลดอนในตาราง

Lookup Wizard ดงขอมลมาจากฟลดอนในตาราง

Fields

คณสมบตของ Field

การก าหนดคณสมบตของฟลดขอมล (Field Properties) • Field Size คอ ขนาดของฟลด หรอความยาวของขอมลทสามารถ

ปอนเขาไปได เชน รหสไปรษณย จะมความยาว 5 อกขระ คา default ของ Field Size คอ 255 อกขระ ดงนนถาเราก าหนดใหเลกลงได กจะชวยลดการเกบพนทขอมล

• Format ใชในการก าหนดรปแบบในการแสดงขอมลทหนาจอ แตไมไดเปลยนขอมลจรง เชน

สญลกษณ ค าอธบาย ตวอยาง

@ อกขระ 1 ตว และทกชองจะตองมขอมล แตถาไมปอน Access จะใสชองวางให

@@-@@@ แสดงเปน 43-001

< แสดงตวอกษรเปนตวพมพเลกทงหมด แสดงเปน bangkok

> แสดงตวอกษรเปนตวพมพใหญทงหมด แสดงเปน BANGKOK

การก าหนดคณสมบตของฟลดขอมล (Field Properties) • Decimal Place ใชก าหนดวาจะใหแสดงจดทศนยมกต าแหนง ซงจะใชไดกบ

ขอมลชนด Number และ Currency เทานน • Input Mask ใชก าหนดรปแบบในการปอนขอมล เพอความสะดวกรวดเรว

เชน หมายเลขโทรศพท หมายเลขบตรประชาชน เปนตน • Caption ใชก าหนดขอความทแสดงในสวนหวคอลมนใน Datasheet View

หรอเปนชอทจะปรากฏใน Form หรอ Report • Default Value ใชก าหนดคาเรมตนของขอมลในฟลด พมพใหมได แตถาไม

พมพใหมกจะมคาเปน Default Value • Required ถาเลอก Yes จะตองปอนขอมลลงไปในฟลดเสมอ ปลอยวางไว

ไมได

http://office.microsoft.com/en-us/access-help/control-data-entry-formats-with-input-masks-HA010096452.aspx#_Toc292266518

การก าหนดคณสมบตของฟลดขอมล (Field Properties) • Validation Rule ใชก าหนดเงอนไขส าหรบคาของขอมล เชน ในฟลดน

จะตองปอนขอมลเพยง 2 ค า คอ หญง หรอ ชาย เทานน ถาปอนนอกเหนอจากนแลว จะแสดงกรอบหนาตางเตอน และไมสามารถปอนนอกเหนอจากทก าหนดไวได เชน

ก าหนดคา ความหมาย

“หญง” or “ชาย” ปอนไดเปนหนงในสองค านเทานน

Between #01/01/2007# and #31/12/2007#

ปอนไดตงแตวนท 1 ม.ค. 2007 ถง 31 ธ.ค. 2007 เทานน

>0 ปอนดวยคาทมากกวาศนยเทานน

>= Date() ปอนดวยวนทเปนวนทปจจบนเปนตนไป

• จากตาราง Subject จงปรบคณสมบตของฟลดตางๆตามน 1. ใหค าน าหนา เปนไดแค นาย นาง และ นางสาว 2. ใหวนเกด เปนไดในระหวาง 1 ม.ค. 2494 – 12 ธ.ค. 2534 3. ใหชอและนามสกล มความยาวไดไมเกน 15 อกขระ 4. เพมฟลด ZipCode หลงจาก ฟลด Province และก าหนดใหเปนชนด Text

ใหเขยนค าอธบายดวยวาเปนรหสไปรษณย และม Input Mask ในรปแบบ 00000

5. เพมฟลด MobileNo และก าหนดใหเปนชนด Text ใหเขยนค าอธบายดวยวาเปนเบอรมอถอ และ ม Input Mask ในรปแบบ (080) 000-0000

6. ก าหนด Caption ของ SubjectID ใหเปน รหสผปวย

การก าหนดคยหลก (Primary Key)

• คยหลก หรอ Primary Key คอฟลดทมขอมลในเรคคอรดทไมซ ากน เพอเปนตวก าหนดใหทกเรคคอรดตางกน

• ประโยชนคอ เมอมการปอนขอมลในฟลดทก าหนดเปน Primary Key ซ ากนแลว กจะเกดค าเตอนขน และใหปอนขอมลใหม

• Primary Key จะเปนฟลดทไมวาง จะตองมคาอยเสมอ • ตวอยาง เลขบตรประจ าตวประชาชน รหสผปวย เปนตน

ตวอยาง

สญลกษณกญแจ แสดงวาเปน คยหลก

Data Type เปน AutoNumber เพอจะไดไมซ ากน โดยเลขจะเพมขนทละ 1 ตามจ านวนเรคคอรด

การเปลยนคยหลก (Primary Key)

• ใหเขาอยในมมมองการออกแบบ (Design View) กอน • แลวเลอกฟลดทตองการก าหนดเปนคยหลก • คลกปม บนรบบอน Design

• ถาคลกซ า จะเปนการยกเลก • ขอส าคญคอ ตองแนใจวา แตละแถวของขอมล จะไมสามารถมคยหลกทซ า

กนได ตวอยางคยหลกทดคอรหสเฉพาะตางๆ • วนเกด หรอ จงหวด เปนคยหลกทไมด เพราะอาจซ ากนได ดงนนใชไมได

การเพมขอมลในตาราง (เรคคอรด) การเพมขอมลในตาราง สามารถท าไดหลายวธ ดงตอไปน

1. คลกทแถวใหม (สดทาย) แลวพมพตอไปเลย

2. กดปมเพมเรคคอรดใหมตรงน

3. กดปมเพมเรคคอรดใหมตรงนไดเชนกน

4. คลกขวาทเรคคอรดทมอยกอนหนาน แลวกด New Record

การลบขอมลในตาราง (เรคคอรด) Tip: ถาอยากเลอกหลายแถวพรอมๆกน ใหกด Shift คางไว แลวเลอกแถวแรกทอยากจะลบ และแถวสดทายทอยากจะลบ Access จะเลอกใหทกแถวทอยระหวางแถวแรกและแถวสดทาย

สงแรกคอตองเลอกเรคคอรดทอยากจะลบกอน โดยการคลกบนแถวนน

การลบขอมลในตาราง (เรคคอรด) การลบขอมลในตาราง สามารถท าไดหลายวธ ดงตอไปน

1. กดปม Delete บนแปนพมพ

2. คลกขวา แลวเลอก Delete Record

โดย Access จะถามใหแนใจกอน ในทกชองทาง เพราะลบแลวจะเอาคนกลบมาไมได ตองพมพใหม

3. กดปม Delete ตรงน

การท างานกบเรคอรดเนวเกเตอร (Record Navigator)

Record Navigator

กลบไปทเรคอรดแรกสด กลบไปทเรคอรดอนกอนหนาน

กลบไปทเรคอรดอนกอนหนาน กลบไปทเรคอรดแรกสด เพมเรคอรดใหม

การคนหา

ใหลองใสค าวา หญง แลวกด Enter ด

การจดรปแบบขอมลในตาราง

ในแทบ Home ใหใชปมปรบรปแบบขอมลในกลมเครองมอ Text Formatting

การเรยงล าดบขอมล (Sort) • การเรยงล าดบขอมล ท าไดสองทางดงน

1. คลกคอลมนทตองการเรยง

2. เลอกกด Ascending (เรยงโดยเรมจากตวแรก) หรอ Descending (เรยงโดยเรมจากตวสดทาย)

วธท 1

การเรยงล าดบขอมล (Sort) • การเรยงล าดบขอมล ท าไดสองทางดงน

1. คลกขวาทคอลมนทตองการเรยง

วธท 2

2. เลอกวธเรยง

การกรองขอมลในฟลด

1. คลกคอลมนทตองการกรองขอมล

2. เอาเครองหมายถกหนา ชาย ออก แลวคลก OK

การกรองขอมลในฟลด

หลงจากคลก OK แลว จะเหลอแตเรคอรดทไมมค าวา ชาย

กด Toggle Filter เพอกลบไปกลบมาระหวางขอมลกอนและหลงกรอง

การกรองขอมลแบบเลอกรายการ

1. คลกขวาในชองขอมลชองใดกไดของคอลมนทตองการกรอง 2. เลอก Text Filters

Equals = เทากบ Does Not Equal =ไมเทากบ Begins With = เรมตนดวย Does Not Begin With = ไมเรมตนดวย Contains = ม Does Not Contain =ไมม Ends With = จบดวย Does Not End With = ไมจบดวย

ตวอยางการกรองขอมลแบบเลอกรายการ

1. เลอก Does Not Begin With 2. เตม นาย แลวคลก OK

ตวอยางผลลพธการกรองขอมลแบบเลอกรายการ

การกรองเรคอรดโดยเกบไวแตเรคอรดทขอมลในชอง Title ไมเรมตนดวยค าวา นาย ออกไปนน จะเหลอเรคอรดดงทเหนน กด Toggle Filter เพอดกลบไปกลบมา ระหวางขอมลกอนและหลงกรอง

วธกรองอกวธหนง

1. เลอกค าทตองการใช

2. Access จะจดทางเลอกเหลานใหโดยอตโนมต

การคนหาขอมล

กดปม Find

การคนหาขอมล

• การก าหนดรายละเอยดในการคนหา – ชอง Find What พมพค าทตองการคนหา – ชอง Look In เลอกแหลงคนหา (Current Document, Current Field) – ชอง Match ก าหนดความสมพนธของขอมลทตองการคนหา

• Any Part of Field ขอมลทคนเปนสวนหนงของฟลด • Whole Field ขอมลทคนเปนทงหมดของฟลด • Start Field ขอมลทคนเปนค าเรมตนของฟลด

– ชอง Search ก าหนดทศทางการคนหา (All, Up, Down) – ท Match Case ก าหนดใหหาตรงตามทพมพเขาไปเทานน เชน ถาหา

MISS จะไมเจอเรคอรดทเขยนวา Miss

การคนหาแบบเรว

ใหลองใสค าวา หญง แลวกด Enter ด

การค านวณขอมลในตาราง

2. แถว Total จะปรากฏขน

1. คลกปม Totals

3. เลอกสงทตองการท าไดตามตองการ โดยขอมลแตละชนดจะมสงทท าไดไมเหมอนกน

ความสมพนธ (Relationship)

• การสรางฐานขอมลดนน สวนมากจะมมากกวา 1 ตาราง เพราะในแตละงานทเราตองการเกบขอมล กมกมสวนประกอบมากกวา 1 สวน

• เชน ขอมลโกดงเกบสนคา อาจจะมขอมลสวนของลกคา สวนของออเดอร สวนของสนคา ซงอาจแยกไปเปนสนคาขายสง ขายปลก สนคาลดราคา เปนตน

• ซงผสรางฐานขอมลตองคดใหรอบคอบตงแตแรก วาในงานทตองการเกบขอมลน มขอมลทแบงเปนชนดตางๆอะไรไดบาง โดยยดวาตองแบงอยางมเอกภาพ สวนเดยวกนตองมเนอหาเปนเรองเดยวกน

• ในการสรางฐานขอมล ขอมลแตละสวน จะมตารางเปนของตวเอง

ตวอยางความสมพนธ

• ลกคา: ชอ, นามสกล, ทอย, เบอรโทรศพท, รหสลกคา • สนคา: รหสสนคา, ชนด, ราคา, จ านวนคงคลง • ออเดอรลกคา: เบอรออเดอร, รหสลกคา, รหสสนคา, จ านวนสนคา,

วนทสง, สถานะ • ลกคาพเศษ: รหสลกคา, ระยะเวลาทเปนลกคามา, ราคาทซอเฉลยตอ

เดอน, วนเกด

ลกคา

• รหสลกคา • ชอ • นามสกล • ทอย • เบอรโทรศพท

สนคา

• รหสสนคา • ชนด • ราคา • จ านวนคงคลง

ออเดอรลกคา

• เบอรออเดอร • รหสลกคา • รหสสนคา • จ านวนสนคา • วนทสง • สถานะ

ลกคาพเศษ

• รหสลกคา • ระยะเวลา • ราคาซอเฉลยตอเดอน • วนเกด

many one

ตวอยางการสรางความสมพนธของตาราง

• เปดไฟล Store • จะมตาราง 4 ตาราง พรอมขอมลทกรอกไวแลว • คลกแทบ Database Tools และคลกปม Relationships

1. คลก Show Table

2. Add ตาราง โดยการ Double Click หรอ โดยการเลอกแลวกดปม Add

ตวอยางการสรางความสมพนธของตาราง • ใช Mouse ลากใหเกดความสมพนธระหวาง CustomerID ในตาราง

Customer และ CustomerOrder • จะมหนาจอขนมาถาม โดย Access

จะก าหนดชนดความสมพนธใหโดยอตโนมต • ใหเลอก Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields,

และ Cascade Delete Related Fields เพอทวา เมอใดกตามทเรคอรดมการเปลยนแปลงทตารางใดตารางหนง กใหอพเดทกบตารางอนทมความสมพนธดวย

ใหสรางความสมพนธเหลาน

และตรวจสอบผลลพธทไดในตารางตางๆ เชน Customer เปนตน

(Query)

การสรางแบบสอบถามขอมล (Query)

• ควร (Query) หรอ แบบสอบถามขอมล เปนสงทส าคญมากในฐานขอมล ทชวยในการประมวลผลขอมล ท าใหเราสามารถคนหาขอมลไดสะดวก และรวดเรวมากยงขน

• นอกจากแบบสอบถามขอมลจะชวยใหเราดงขอมลตามทเราตองการออกมาจากฐานขอมลแลว ควรยงสามารถชวยค านวณไดดวย

• การสรางแบบสอบถามขอมลนน สามารถสรางได 2 วธ คอ – สรางโดยใชมมมองการออกแบบ (Design View) – สรางโดยใชเครองมอชวยสราง (Wizard)

การสรางแบบสอบถามดวยมมมองการออกแบบ • ในการสรางแบบสอบถามแบบนนน เปนการสอบถามขอมลดวยการ

ออกแบบดวยตนเอง ซงมขนตอนดงน (ใชไฟล VDO)

1. เลอกวาจะท าแบบสอบถามจากตารางใด

ค าตอบทได

สอบถามตารางลกคา (tblCustomers) โดยถามถง รหสลกคา (CustomerID), ชอ (FirstName), และนามสกล (LastName) เทานน

เปลยนจาก Datasheet View เปน Design View

1. ใหสอบถามเอาแตชอและนามสกลของลกคาเทานน

2. ใหสอบถามเอา CustomerID, Firstname, City, และ State เทานน และใหปรบความกวางของคอลมนใหพอดกบตวอกษรทแสดงออกมาในค าตอบดวย

การบนทกผลของแบบสอบถามขอมล • หลงจากผลของแบบสอบถามไดแสดงออกมาในรปแบบ Datasheet หรอ

ตารางแลว ใหกดปม Save ทดานมมบนซาย • Access จะใหตงชอของแบบสอบถามน สมมตตงวา myQuery1 • หลงจาก Save แลว จะปรากฏหนาจอดงน

การสรางแบบสอบถามขอมลจาก >1 ตาราง

ค าตอบทได

เลอกสอบถามจากตาราง tblMovieRented และ tblMovieTitles

สรางความสมพนธ

เลอกสงทตองการถามถง

หากไมไดสรางความสมพนธ

ค าตอบทได: ซ าและไมใชสงทตองการถาม

เลอกสอบถามจากตาราง tblMovieRented และ tblMovieTitles

เลอกสงทตองการถามถง

การแกไขแบบสอบถามขอมล

• ใหบนทกแบบสอบถามทเพงท าเสรจ (แบบมความสมพนธ) ดวยชอวา myQuery2 หลงจากนนใหปดโปรแกรม MS Access

• เปดโปรแกรม MS Access ใหม และเปดฐานขอมล VDO ใหมอกครง • คลก myQuery2 ในหนาตางน าทางดานซายมอเพอเปดแบบสอบถามน

ขนมาอกครง โดยครงนมจดประสงคเพอท าการแกไขแบบสอบถามขอมล

• เขา Design View

1 เพมตาราง tblCustomers โดยทความสมพนธไดเคยถกสรางไวแลวตอน Design ตารางครงแรก

2 เลอกสงทตองการถามถง

ค าตอบทได: แสดงรายการชอ ป และรหสของหนงทมการเชา รวมถงวนทเชา ชอและนามสกลของลกคา ทงหมด * เมอไดค ำตอบแลวให Save ไวดวย

การก าหนดเงอนไขในการคนหาขอมล

• ในการก าหนดเงอนไขในการคนหาขอมลนน เราสามารถก าหนดไดทชอง criteria ใน Design View หลงจากทสรางแบบสอบถามแลว

• เราสามารถก าหนดเงอนไขตางๆทตองการได โดยการใช operator ตางๆ ซงไดแก 1. โอเปอเรเตอรทางคณตศาสตร (เชน บวก ลบ คณ หาร เปนตน) 2. โอเปอเรเตอรทางการเปรยบเทยบและก าหนดคา (เชน เทากบ นอยกวา

มากกวา เปนตน) 3. โอเปอเรเตอรทางตรรกศาสตร (เชน และ หรอ ไม เปนตน) 4. โอเปอเรเตอรเกยวกบการเชอมขอความ

โอเปอเรเตอรทางคณตศาสตร

Operator ค าอธบาย

+ เครองหมายบวก เชน 1 + 1 = 2 – เครองหมายลบ เชน 2 – 1 = 1 * เครองหมายคณเชน 3 + 2 = 5 / เครองหมายหารเชน 5/2 = 2.5 \ เครองหมายหารแบบเอาแตจ านวนเตม ไมสนใจเศษ เชน 5\2

= 2 Mod เครองหมายหารแบบเอาแตเศษทเหลอ เชน 5 Mod 2 = 1

^ เครองหมายยกก าลง เชน 2^3 = 6

โอเปอเรเตอรทางการเปรยบเทยบและก าหนดคา

< นอยกวา <= นอยกวาหรอเทากบ > มากกวา

>= มากกวาหรอเทากบ = เทากบ

<> ไมเทากบ Between ใชในการตรวจสอบวามคาอยในระหวาง 2 คาทก าหนดมา

หรอไม เชน Between 10000 And 20000

โอเปอเรเตอรทางการเปรยบเทยบและก าหนดคา (ตอ)

Like ใชในการตรวจสอบวาอกขระนนตรงกบทก าหนดหรอไม โดยท

- * แทนอกขระใดๆ กตวกได - ? แทนอกขระ 1 ตว - # แทนตวเลข 1 ตว - ! แทนการยกเวนอกขระทอยหลงเครองหมายน - [ ] แทนชวงตวอกษรหรอตวเลข เชน Like “สม*”

In ใชในการก าหนดวามคาใดตรงกบคาในรายการหรอไม เชน In (“บญช”, “สารสนเทศ”)

โอเปอเรเตอรทางตรรกศาสตร

And ใหคาจรงตอเมอทง 2 คาเปนจรง Or ใหคาจรงเมอคาใดคาหนงเปนจรง Xor ใหคาจรงเมอเปนจรงเพยง 1 คา Not ใหคาเปนตรงกนขาม

โอเปอเรเตอรในการเชอมขอความ Operator ค าอธบาย

& ใชในการเชอมตอขอความ เชน [FirstName]&“ ”&[LastName]

ตวอยางการก าหนดเงอนไข • ตวอยางท 1 เลอกทกคอลมนของตาราง tblCustomerID ท City เทากบ

“MyTown”

ค าตอบทได: สงเกตวา city เปน MyTown เทานน 1

2 ก าหนดเงอนไข

ตวอยางการก าหนดเงอนไข • ตวอยางท 2 เลอกทกคอลมนของตาราง tblCustomerID ท LastName

ขนตนดวย Ba

ค าตอบทได: สงเกต LastName 1

ตวอยางการก าหนดเงอนไข • ตวอยางท 3 เลอกทกคอลมนของตาราง tblCustomerID ท LastName ม

เพยง 4 อกขระ

ค าตอบทได: สงเกต LastName 1

ตวอยางการก าหนดเงอนไข • ตวอยางท 4 เปด myQuery2 ออกมา คงไวเหมอนเดมทกอยาง เวนแตวา

ตองการรายการทเชาหนงหลงจากวนท 25 กนยายน 2550 เทานน

ค าตอบทได: สงเกต DateRented

ตวอยางการก าหนดเงอนไข • ตวอยางท 5 จงคนหาขอมลดงน ชอลกคา รหสของหนงทลกคาคนนน

เชาไป และชอหนง โดยก าหนดวา หนงตองออกมาในระหวางป 1990 – 2000 หรอ มากกวา 2002 เทานน

ค าตอบทได: สงเกตป

ตวอยางการก าหนดเงอนไข • ตวอยางท 6 จงคนหาขอมลทงหมดจากตาราง tblCustomers โดยม

เงอนไขวา ลกคาตองมชอจรงวา Lisa, Peggy, หรอ Mary เทานน

1 ค าตอบทได: สงเกตชอ

การสรางฟลดใหมจากการรวมฟลด • สามารถท าไดโดยการเตมฟลดใหมทตองการในรปแบบ ชอฟลดใหม:[ฟลดท 1]&[ฟลดท 2]& … เชน

ค าตอบทได:

การเรยงฟลด (Sort) • ใชตวอยางทแลวแตจะเรยงจากตวอกษรกอนไปหลง หรอ Ascending • Descending = จากหลงมาหนา (ถาเปนตวเลข มากกวา ไปนอยกวา)

การสรางฟลดค านวณ • เราสามารถสรางฟลดใหมเปนฟลดค านวณคดเลขใหเราได โดยใช

รปแบบดงน ชอฟลดใหม: สตร • ตวอยางเชน จากตาราง tblRental จงหาวาถาลดราคา 25% จะลดเทาไร

และราคาหลงลดแลวเทากบเทาไร

การใช IFF • รปแบบ IIF(เงอนไข, คาทไดเมอเงอนไขเปนจรง, คาทไดเมอเงอนไข

เปนเทจ) เชน

การสรางแบบสอบถามดวยเครองมอชวยสราง

• Access ไดจดท าเครองมอชวยสรางแบบสอบถาม (Query Wizard) ทมกใชบอยมาใหทงหมด 4 ชนด เพอความสะดวกรวดเรวในการท างาน

1. Simple Query Wizard 2. Crosstab Query Wizard 3. Find Duplicates Query Wizard 4. Find Unmatched Query Wizard

Simple Query Wizard

• เปนการสรางแบบสอบถามแบบงายทสด

Crosstab Query Wizard • ใชสอบถามความสมพนธระหวาง 2 ฟลด

• ตวอยาง ใหสอบถามหาวา ในแตละป มหนง Rating ตางๆออกมาจ านวนเทาใด

เขาไปท Crosstab Query Wizard

เลอกตาราง tblMovieTitles

1 เลอก Year เปนหวแถว

เลอก Rating เปนหวคอลมน

1 เลอกนบจ านวนรหสหนงในแตละชอง ของตารางค าตอบ Count(ID)

เลอกใหรวมคาทงหมดในแตละแถว

ตารางค าตอบ เปนตารางแบบไขว ระหวาง ป และ Rating ของหนงในปนนๆ โดยตวเลขในแตละชองคอจ านวนหนงทงหมดในแตละปและแตละ Rating

การสรางแบบสอบถามขอมลดวย Find Duplicates Query Wizard

• ใชคนหาขอมลทซ ากนในตาราง • ตวอยางเชน หาขอมลลกคาทมนามสกลซ ากน โดยใหแสดงนามสกลท

ซ ากน รหสลกคา ชอลกคา และทอยดวย

101 101

เลอก Table: tblCustomers เนองจากเราตองการหาขอมลลกคาซงเกบไวทตารางน

เลอก LastName เนองจากเราตองการแสดงรายการทมนามสกลซ ากน

เลอกวาใหแสดง รหสลกคา ชอ และทอย ขางๆรายการทมนามสกลซ ากนดวย

ตารางค าตอบ แสดงรายการลกคาทมนามสกลซ ากน โดยทแสดงรหสลกคา ชอ และทอย ไวขางๆดวย

การสรางแบบสอบถามขอมลดวย Find Unmatched Query Wizard

• ใชคนหารายการทไมซ ากนในสองตาราง (มอยในตารางแรก แตไมมในตารางทสอง โดยทงสองตารางตองมตวเชอมทถกตอง

• เชน ใหแสดงรายการหนงทงหมดทไมมการเชา

1 เลอกตารางแรก

1 เลอกตารางทสอง

1 เลอกฟลดทจะใชเปนตวเชอม

1 เลอกฟลดทจะใหแสดงในตารางค าตอบ

ตารางค าตอบ แสดงรายการหนงทมอยในฐานขอมล (tblMoviesTitles) แตไมมการเชา สงเกตวามทงหมด 351 เรอง จากทงหมด 361 เรอง ซงตรงกบขอมลในฐานขอมล (tblMovieRented) ทแสดงวามรายการเชาไปทงหมดแลว 10 เรอง

การสรางฟอรม (Form)

• ฟอรม (Form) คอหนาจอส าหรบตดตอกบผใชงาน ทสรางขนมาเพอชวยใหผใชท างานกบขอมลในตารางไดสะดวกกวาการใช Datasheet View และยงชวยเพมความสวยงามใหกบเบองหนาของฐานขอมลทสรางขนมาไดอกดวย

• การสรางฟอรมเปรยบไดกบการสรางแบบสอบถามบนหนาจอคอมพวเตอร โดยทหนาตาของฟอรมนน สามารถท าใหคลายคลงกบแบบสอบถามแบบกระดาษทมอย

• เราสามารถเชอมโยงฟอรมกบฐานขอมลเขาดวยกนได • โดยทเมอกรอกขอมลเขาไปในฟอรมในคอมพวเตอรแลว ขอมลจะโดนเกบ

เขาไปในฐานขอมลโดยอตโนมต

การสรางฟอรม (Form)

• MS Access มวธสรางฟอรม 10 วธ • เราจะหดสรางฟอรมเพยงไมกวธ โดยเนนทสามารถน าไปใชงานจรงใน

การสรางแบบสอบถาม

การสรางฟอรมดวยมมมองการออกแบบ (Form Design)

• เพอใหไดทราบถงโครงสรางและหลกการท างานของฟอรม เราควรเรยนรการออกแบบฟอรมเองกอน เพอใหตรงกบความตองการ และเกดความเขาใจมากยงขน

1 เขาไปในแทบ Create และกดเลอก Form Design

1 จะไดพนทในการออกแบบสรางฟอรมมาตรงน ส าหรบใหเราใสสงตางๆทอยากใหมในฟอรมเขาไป

เลอก Add Existing Fields

จะปรากฏรายการตารางทงหมดทมมาใหเลอกใช

1 กดเลอก (double click) ทกฟลดใน tblCustomers

2 เขา Form View 3 จะไดฟอรมน และลอง

เลอนดโดยใชลกศรดานลาง จะพบวามขอมลลกคาครบเหมอนในตาราง tblCustomers

วธการตกแตงฟอรมใหสวยงาม

ตองการเปลยนใหฟอรมจากทางซาย เปนฟอรมแบบทางขวา ท าอยางไร?

1 จากหนา Form ทเพงสราง ใหเขาแทบ Design แลวเลอก Design View

2 ให Select ทงหมด

1. เปลยนฟอนทตวอกษรใหเปน Arial 2. เปลยนขนาดใหเปน 14 3. เปลยนสใหเปนสด า

สงเกตวา ตวอกษรดเบยด พนทไมพอ สามารถปรบแตงได

1 เลอกแทบ Arrange แลวกด Size/Space ซงจะมปมส าหรบชวยจดขนาด และระยะ

ท าใหพอด

เพมพนทแนวตงระหวางสงทเลอก

สงเกตวา ความกวางอาจไมพอส าหรบขอมล ใหเลอกแคชองส าหรบกรอก แลวขยบท าใหกวางมากขน

ลองกดเขาดใน Form View

เลอกแทบ Design แลวกด Insert Image เพอใสรปภาพ (ไฟล customerIcon.jpg) 1

ทดสอบดใน Form View 2

เลอกแทบ Design แลวกดเลอกวาดสเหลยม (Rectangle) 1

วาดสเหลยมลงไปรอบๆฟอรม 2

เลอกส 1

สเหลยมบงทกอยางหมด 2

เลอกสเหลยม คลกขวา เลอก Position > Send to Back เพอสงสเหลยมไปอยในพนหลง

สเหลยมจะถอยไปอยดานหลง 1

กด Form View ด และ บนทกฟอรมนใหเรยบรอย (ใชชอ CustomerForm)

วธเพมขอมล (เรคอรด) โดยการกรอกฟอรม

กดสรางหนาฟอรมใหม โดยฟอรมจะเลอนไปหลงเรคอรดสดทายใหโดยอตโนมต แลวกรอกขอมล กด Enter ทชองสดทายเปนการยนยนใสขอมลในตาราง ซงสามารถเชคดได

ปมเครองมอในการสรางฟอรม

เครองมอ หนาท

เลอกสงทตองการปรบ เชน สเหลยม ตวหนงสอ ชองใหกรอก เปนตน

สรางชองใหกรอก (ชอง Text Box)

สรางเลเบล (Label)

สรางปมกด

สรางตวควบคมแทบ เพอแบงกลมค าสงใหเปนหมวดหม

Hyperlink

Web browser control

Navigation control

สรางกลมรายการใหเลอก

ใชแบงหนาและยกเลกการแบงหนา

สรางกลองรายการใหเลอกแบบบรรทดเดยว

แทรกกราฟลงไปในฟอรม

สรางเสนตรง

สรางตวควบคมขอมลวาจะใชหรอไมใช

สรางกลองรายการใหเลอกแบบหลายบรรทด

สรางสเหลยม

สรางตวเลอกซงจะเลอกหรอไมกได

สรางกรอบเกบรปภาพซงจะไมเกบลงตาราง

เพมไฟลแนบเขามาในฟอรม

สรางตวเลอกซงเลอกได 1 เดยวเทานน

สรางฟอรมยอยหรอรายงานยอย

สรางกรอบเกบรปหรอขอมลลงในตาราง

แทรกรปภาพ

ใสโลโกตรงสวนหว (Header) ของฟอรม

ใสหวเรองตรงสวนหวของฟอรม

ใสวนและเวลาในสวนหวของฟอรม

ใสรปในฟอรม

ฝกหดใชเครองมอสรางฟอรม

เขาแทบ Create คลก Blank Form 1

เขาแทบ Design และเปลยนเปน Design View 2

ฟอรมจะแสดงในรปแบบน

ทดลองสรางฟอรมนโดยใชเครองมอสรางฟอรมตางๆ

เครองมอทใช

ทดลองสรางฟอรมนโดยใชเครองมอสรางฟอรมตางๆ

การสราง Header ของฟอรม

การเชอมฟอรมเขากบตารางฐานขอมล

สงทไดเรยนมากอนหนาน • สรางตารางเกบขอมล • สรางฟอรม

สงสดทายทตองท าเปนในการสรางฐานขอมลใหสมบรณแบบคอ • เชอมฟอรมเขากบตาราง • ใชไฟล PatientDB

ลกษณะของตาราง GeneralInfo และ Symptoms (มขอมลกรอกมาใหบางแลวเปนตวอยาง)

ความสมพนธระหวางตาราง GeneralInfo และ Symptoms

เชอมโดยใช firstname

ฝกหดเชอมฟอรมกบตารางเขาดวยกน • จากฟอรมทสรางไวสองฟอรมนน ใหเชอมทงสองฟอรมเขากบตาราง

GeneralInfo และ Symptoms แลวลองทดสอบกรอกขอมลดวย

• วธเชอมม 2 ขนตอน ดงน

1) เชอมทงฟอรมเขากบทงตาราง

เปด TestForm ใน Design View 1

กดสเหลยมตรงมมบนซาย 2

เลอกแทบ Data 3

เปดชอง Record Source และ เลอกตาราง GeneralInfo

2) เชอมแตละฟลดของฟอรมเขากบแตละฟลดของตาราง

กดเลอกฟลดในฟอรม 1

กดเลอกฟลดในตาราง 3

เลอกแทบ Data 2

เชอม 1 ฟอรมกบหลายๆตารางเขาดวยกน • ตองสราง query เพอเชอมตารางกอน จงจะเชอมฟอรมเขากบตารางหลายๆตารางได

• ตวอยาง AllInfoQuery

• แบบฝกหด: จงเชอม TestForm2 เขากบ AllInfoQuery แลวลองกรอกขอมลด

(Query)

การสรางรายงาน (Report)

• รายงาน (Report) ชวยสรปผลขอมลทมอยในตาราง หรอ แบบสอบถามขอมล

• สามารถสรางรายงานไดหลายแบบ จากตาราง หรอ แบบสอบถามเดยวกน

• สามารถจดพมพออกมาในรปเอกสารได • การสรางรายงานจะคลายกบการสรางฟอรม • แตฟอรมนนสามารถแกไขขอมลได • เราไมสามารถแกไขขอมลจากรายงานได

เรยนรการสรางรายงานจากการทดลองสรางจรง

• จากไฟลฐานขอมล VDO • สรางรายงานจากตาราง tblCustomers (สรางฟอรมจากตารางเดยว) • ใหเลอกเอา Firstname, Lastname, City, State ของลกคามาท ารายงาน • ท ารายงานใหอยในรปแบบ

– MS Access – MS Excel – PDF

1) MS Access Format

2) MS Excel Format

3) PDF Format

เลอกแทบ Create 1 2

คลก Report Design

จะไดพนทส าหรบสรางรายงานแบบน

เลอกแทบ Design 1 2 คลก Add Existing Fields

เลอก FirstName, LastName, City, State

เลอกแทบ Arrange 1 3 คลก Tabular

เลอกทกฟลด 2

1 หนารายงานจะเปลยนไปอยในรปแบบตาราง

2 เปลยนส ขนาดตวอกษร ตามตองการ (เหมอนการเปลยนในฟอรม)

หลงจากลองท าตวอกษรใหใหญขนและมสด า

1 ใส Logo, Title, และขดเสนใต ท าตวหนา

1 เปลยนสพนหลงของรายงาน Design > Property Sheet > Back Color (Alternate Back Color) 2

ไดรายงานในรปแบบ MS Access ใหบนทกไว (Save)

การ export รายงานใหอยในรป Excel

เลอกแทบ External Data 1 2 คลก Excel

3 ใสชอ และ ทเกบ คลก “Open the …” ถาอยากใหเปด Excel ดทนทหลงท าเสรจ

การ export รายงานใหอยในรป PDF เลอกแทบ External Data 1 2 คลก PDF or XPS

3 ใสชอ และ ทเกบ คลก “Open file …” ถาอยากใหเปด PDF ดทนทหลงท าเสรจ

วธสรางรายงานจากแบบสอบถาม

2 เลอกแทบ Create

1 เลอกแบบสอบถามทตองการใช

3 คลก Report

MS Access จะท ารายงานใหโดยรวมเอาทกๆฟลดในแบบสอบถามเอาไว

1 ปรบแตงไดตามตองการ โดยการปรบแตงตามปกตใน Design View

รายงานทปรบแตงแลว สามารถ export เปน excel หรอ pdf ตามปกต

(Query)

Thank you for your attention! Questions/Answers

Design, Construction, and Management of …...Design, Construction, and Management of Databases with...

Documents