Post on 01-Jan-2016
description
transcript
Enterprise Office Solution for SharePointРешения на базе EOS for SharePoint для разных секторов экономики.
Описания бизнес-решений и проектов
Автоматизация бизнес-процессов документы & контент
• согласование документов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• формирование и учёт документов;
• регистрация документов;
• учёт и обработка заявок;
• электронный архив;
• центральное файловое хранилище.
Задачи, связанные с контентом и документами:
Задачи, решаемые при внедрении EOS for SharePointДокументооборот
Регистрация; Нумерация; Доступ;Процессы подготовки, согласования и утвержденияКонтроль исполнения порученийПоточное сканированиеЭЦП и шифрование
Корпоративный порталКонтакты сотрудников; Новости; Форумы; Календари; Рабочие области; Блоги / Вики-страницы; Базы знаний
Электронное хранилищеСправочники; Библиотеки общих файлов; Шаблоны файлов
ЗаявкиHelpDesk; Канцтовары; Переговорные; Пропуска; Курьеры
Примеры внедрений EOS for SharePoint в коммерческих организациях
Строительные и управляющие компании
Коммерческие банки
Несколько вузов
Федеральный оператор связи
Крупная косметическая компания
Футбольный клуб
Производственные предприятия итп.
Cреди наших клиентов:
Типовой портрет компании-заказчика (коммерческий сектор)
Средний и крупный бизнес
Территориально-распределённая структура
Большое количество документов, требующих
согласования
Сложные процессы согласования документов
Большие сроки согласования документов
Отсутствие должного контроля исполнительской
дисциплины
Проекты: Администрация Президента и Правительство Республики Бурятия
1200 рабочих мест
Система электронного документооборотаРегистрация, контроль исполнения, согласование документов
Система предоставления госуслуг
Работа с ЭП, в том числе для порученийИндивидуальное рабочее место для руководителяИнтеграция с сайтом местных госоргановИнтеграция с порталом gosuslugi.ru
Масштабы:
Основные задачи:
Особенности:
Одна из старейших фармацевтических компаний Санкт-Петербурга.
Основное направление - оптовая торговля лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения.
Входит в десятку крупнейших фармацевтических дистрибьюторов России и занимает одно из лидирующих мест по поставке лекарственных средств в Северо-Западном округе.
О компании:
Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»
Большой объём документов
Территориально-распределённая структура
Множество типов договоров (договора поставки,
закупки, оказания услуг и др.)
Большие сроки согласования документов
Сложный процесс согласования договоров
Проблемы и специфика работы:
Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»
Большой объём документов
Автоматизировать процессы работы с
договорами
подготовка
согласование
утверждение
Повысить скорость прохождения договоров
Сделать процесс прохождения договоров более
прозрачным
Реализовать проект в кратчайшие сроки
Цели проекта:
Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»
Корпоративный портал
Обследование бизнес-процессов, по итогам
которого
создана модель подпроцессов,
описана архитектура и интерфейс портала,
зафиксированы способы доступа к
документам различных категорий
пользователей
Согласование договоров по универсальным
маршрутам, которые гибко подстраиваются в
соответствии со спецификой каждого из видов
договоров.
Выполненные работы:
Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»
Максимально использованы стандартные возможности решения
EOS for SharePoint (интерфейс системы, конструктор рабочих
процессов, справочники)
Дополнительно реализоаваны следующие решения:
Дополнительный сбор данных по договорам
Вывод информации из системы на печать в пользовательском
шаблоне
Отчеты
Проект реализован в короткие сроки
На момент сдачи в промышленную эксплуатацию в системе уже
было 80 пользователей
Особенности реализации:
Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»
Актуальная информация по статусу
прохождения проектов документов/Отчётность.
Система контролирует исполнение сроков
согласования и регулярно рассылает
напоминания.
Процесс согласования стал более прозрачным, что
позволило
исключить потерю документов,
уменьшить сроки согласования,
увеличить ответственность сотрудников.
Результат:
Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»
Актуальная информация по статусу
прохождения проектов документов/Отчётность.
Повысилась скорость прохождения договоров
Процессы работы с договорами были
регламентированы и оптимизированы
На данный момент в системе работают 200
пользователей в том числе и в филиалах ОАО
«Империя-Фарма»
Сейчас реализуется проект автоматизации
работы с остальными видами документов
Результат:
Проект: Фармацевтическая компания ЗАО «Империя-Фарма»
«Порт Усть-Луга — один из самых крупных в России инфраструктурных проектов европейского масштаба».
Путин В.В.
ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» (УЛПИК) было создано несколько лет назад для реализации программы комплексного социально-экономического развития территории, прилегающей к морскому торговому порту Усть-Луга (г.Санкт-Петербург).
Особенности:• компания имеет территориально-
распределенную структуру;• деятельность компании подразумевает
ведение различных проектов.
О компании:
Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»
Проекты по строительству, реализуемые УЛПИК, связаны с наличием огромного и постоянно растущего объема документов.
С увеличением потока документов всё больше времени требовалось на процессы согласования, рассмотрения и совместной работы, и в начале 2010 г. руководство УЛПИК приняло решение о необходимости организации полноценного электронного документооборота.
Компания имеет территориально распределенную структуру, из-за чего своевременный обмен и управление документами, а также доступ к ним значительно усложняются.
Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»
Проблемы и специфика работы:
Повышение эффективности работы Компании с растущими
объемами документов.
Обеспечение централизованного хранения и управления всеми
корпоративными информационными ресурсами.
Обеспечение контроля исполнения документов и поручений.
Цели внедрения Системы
Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»
Создание единого информационного рабочего пространства
Компании.
Создание централизованного хранилища документов.
Создание эффективного механизма поиска информации.
Обеспечение Web-доступ к информационным ресурсам Компании.
Автоматизация процессов документооборота:
Входящие документы (Входящие письма, Внешние протоколы
совещаний);
Исходящие документы (Исходящие письма, Отчеты, Акты,
Накладные);
Внутренние документы (Доверенности, Приказы, Распоряжения,
Служебные записки, Внутренние протоколы совещаний,
Регламентирующие документы)
Автоматизации процессов контроля исполнения документов и
поручений.
Задачи
Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»
Автоматизации документооборота с учетом проектной
деятельности компании:
• создание сайтов проектов содержащих информацию о команде проекта (сотрудники, задействованные в проекте), электронные версии документов (нормативные, стандартизирующие и т.п.), получение актуальной информации по текущим документам;
• создание дополнительных типов контента – уникальных карточек элементов;
• создание дополнительных справочников, упрощающие заполнение карточек;
• создание дополнительных рабочих процессов оповещения пользователей.
Планирования совещаний, планерок и других мероприятий.
Переход на Microsoft SharePoint Server 2010.
Особенности реализации:
Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»
На первом этапе проекта была выбрана платформа Microsoft Office SharePoint Server 2007 как более испытанная и надежная система, по сравнению с только что вышедшей на тот момент версией SharePoint Server 2010.
В августе 2010 года стартовали работы по реализации системы автоматизации документооборота, включая создание единого пространства документов (базы знаний) с возможностью совместной работы сотрудников, планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Проект был закончен уже в ноябре 2010 г., и система была введена в промышленную эксплуатацию.
Все работы по проекту осуществляет компания «Офис-Док» (Санкт-Петербург), партнер ЭОС.
Проект: ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания»
Выполненные работы:
Автоматизация классических функций документооборота.
Корпоративный портал, поддерживающий совместную работу
проектных команд (команды в компании формируются по
каждому проекту) с документами.
Автоматизация процессов согласования документов, контроля и
мониторинга исполнения поручений.
Процессы планирования мероприятий и автоматического
своевременного информирования участников.
Единая точка доступа к ключевым данным и элементам
документооборота.
Результат внедрения
ГК «МонАрх» – одна из ведущих организаций столичного стройкомплекса, специализирующаяся на индивидуальном монолитном домостроении.
Группа берется за самые сложные объекты и возводит их в кратчайшие сроки, зарекомендовав себя на рынке как надежный партнер.
За 16-летнюю историю она накопила колоссальный опыт строительства и заслужила высокую репутацию ответственного генподрядчика.
О компании:
Проекты: Концерн «Монарх»
В работе строительная компания сталкивается с большим количеством документов, требующих согласования.
В связи с этим руководство ГК «МонАрх» приняло решение о внедрении эффективной системы электронного документооборота.
Проекты: Концерн «Монарх»
Проблемы и специфика работы:
В рамках первого этапа внедрения СЭД была автоматизирована деятельность двух компаний холдинга в части согласования следующих видов документов:
договоры займа, купли-продажи, договоры возмездного оказания услуг, договоры аренды, договоры ипотеки, поставки, доверительного управления и т.д.;
госконтракты;
кредитные, банковского счета;
приказы, служебные записки и т.д.
+ Настроен корпоративный портал.
Проекты: Концерн «Монарх»
Выполненные работы:
Основная особенность проекта заключалась в сложных маршрутах согласования документов, зависящих от ряда условий, для чего была произведена соответствующая настройка групп документов и их маршрутов.
В ходе внедрения также был настроен механизм импорта данных из других бизнес-систем путём импорта Excel-файлов (данные по сотрудникам, подразделениям и контрагентам в соответствующие справочники).
После завершения внедрения СЭД была проведена настройка корпоративного портала, в том числе настроен интерфейс системы в соответствии с фирменным стилем организации.
Проекты: Концерн «Монарх»
Особенности проекта:
В 2007 году произошла реструктуризация бизнеса НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РАЗВИТИЯ и перепрофилирование его деятельности на работу с состоятельными клиентами, и переименование его в ОАО «М2М Прайвет Банк».
Сохранив лучшие традиции банковского обслуживания, накопленные в результате деятельности Банка на рынке финансовых услуг с 1991 года, а также используя опыт и знания приглашенных из ведущих российских банков в М2М PRIVATE BANK специалистов в области управления крупным частным капиталом, сформировался продуктовый ряд и процедуры по работе с частными клиентами категории VIP.
Проекты: М2М Прайвет Банк
О компании:
На первом этапе состоялся пилотный запуск проекта по действующей акции компании ЭОС «Быстрый Старт».
Настройка основного ряда процессов заняла всего 3 рабочих дня.
По результатам пилотного проекта, руководством компании было принято решение о полнофункциональном внедрении
Проекты: М2М Прайвет Банк
Особенности проекта:
В ходе проекта были автоматизированы процессы: согласование договоров, как хозяйственной деятельности, так и договоров с клиентами;
счета, приказы, служебные записки, нормативные документы;
настроены гибкие правила оповещения сотрудников по задачам;
настроена работа с поручениями по документам, так и поручения, не связанные с документами;
настроена регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
настроена работа с нормативной документацией, её хранение с гибкими правами доступа;
настроены индивидуально личные сайты пользователей;
интерфейс системы выполнен в фирменном стиле компании.
Проекты: М2М Прайвет БанкВыполненные работы:
Проекты: М2М Прайвет Банк
Процесс согласования стал более прозрачным, что
позволило
исключить потерю документов,
уменьшить сроки согласования,
увеличить ответственность сотрудников.
Результат:
Внедрение СЭД позволило банку повысить
прозрачность процесса согласования документов,
их обработку, учёт и поиск.
КБ «СДМ-БАНК» (ОАО) был создан 9 декабря 1991 года.
По данным РБК.Рейтинг СДМ-БАНК входит в ТОР 200 банков по чистым активам.
По данным РБК.Рейтинг СДМ-БАНК входит также в ТОР 100:
• в число московских банков по чистым активам;
• самых прибыльных банков России; • самых филиальных банков России;
СДМ-БАНК занял 41 место среди банков России по объему выданных кредитов малому и среднему бизнесу в 2010 году.
Проекты: СДМ Банк
О компании:
Проекты: СДМ Банк
Особенности проекта:
• Развитая структура НСИ (много связанных справочников)
• Большое количество прописанных маршрутов согласования, ознакомления и рассмотрения
• Перенос базы действующих нормативных актов (НПА)
• Публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint для ознакомления сотрудников
• Совещания: формирование поручений по мероприятиям Календаря
• Заявки на выдачу прав доступа к инф. системам Банка
• ЭЦП и шифрование (2 этап)
Проекты: СДМ Банк
Основные задачи, решённые при внедрении:
• Документооборот
• Обработка входящих-исходящих запросов
• Подготовка и согласование внутренних организационно-распорядительных документов
• Контроль исполнения поручений
• Хранилище НПА
• Хранение файлов с текстами нормативно-правовых актов (НПА), регламентирующих деятельность банка
• Публикация файлов из СЭД в хранилище НПА
Проекты: СДМ Банк
Дополнительные задачи, решённые при внедрении:• Корпоративный портал
• Новости и информационные панели• Контакты сотрудников банка• База VIP-клиентов банка
• Совещания• Календарь совещаний – планирование деловых мероприятий• Выдача и исполнение поручений• Ведение поручений т.н. «нарастающим итогом» –
по периодическим совещаниям• Контроль исполнения поручений• Подготовка и согласование протоколов совещаний
• Заявки• Бронирование переговорных, пропусков, курьеров и др.
В рамках проекта автоматизировано 200 рабочих мест
Процесс согласования стал более прозрачным, что позволило
исключить потерю документов,
уменьшить сроки согласования,
увеличить ответственность сотрудников.
Организовано хранилище нормативно-правовых актов (НПА),
регламентирующих деятельность банка
Результат:
Внедрение СЭД позволило банку повысить прозрачность
процесса согласования документов, их обработку, учёт и
поиск.
Проекты: СДМ Банк
футбольный клуб, выступающий в чемпионате России. Обладатель Кубка УЕФА.
Входит в десятку самых популярных клубов Европы.
О компании:
Проекты: Футбольный клуб
Как и любая организация футбольный клуб столкнулся с проблемой согласования документов:
договоров-подряда, кадровых договоров, счетов, организационно-распределительной документации.
Проекты: Футбольный клуб
Проблемы и специфика работы:
регистрация, контроль исполнительской дисциплины,
согласование договоров, счетов и организационно-распорядительных документов
интеграция с ERP Microsoft
настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании
Проекты: Футбольный клуб
Выполненные работы:
регистрация, контроль исполнительской дисциплины,
согласование договоров, счетов и организационно-распорядительных документов
интеграция с ERP Microsoft
настройка интерфейса решения под корпоративный стиль компании
Проекты: Футбольный клуб
Выполненные работы:
+ В планах клуба стоит вопрос согласования командировок всей команды. Предполагается реализация задачами силами собственного ИТ-отдела.
Результаты внедрения EOS for SharePoint
увеличить эффективность работы персонала,
сделать прозрачными процессы согласования документов,
уменьшить сроки согласования и прохождения документов,
навести порядок в учёте и обработке документов,
настроить процесс контроля исполнительской дисциплины,
улучшить коммуникации внутри компании за счёт внедрения корпоративного портала
и др.
EOS for SharePoint используется в самых разных компаниях из разных секторов экономики.
Данная система позволила предприятиям:
Спасибо за внимание!
ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫwww.eos.ru
Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр.1 Телефон/факс: (495) 221-24-31sharepoint@eos.ru