SOSIALISASISOSIALISASI

IMPLEMENTASI IMPLEMENTASI SPMISPMI PRODI PRODI VOKASI VOKASI,, S1S1 DAN PROFESI DI DAN PROFESI DI

UGMUGM

Kantor Jaminan Mutu UGMKantor Jaminan Mutu UGM1188 Mei Mei 20201111

SATU SIKLUS SPMI-PTSATU SIKLUS SPMI-PT PRODI PRODI UGM UGM

STANDARSTANDAR PELAKSANAANPELAKSANAAN MONITORINGMONITORING

EVALUASI DIRIEVALUASI DIRIAUDIT AUDIT

INTERNALINTERNALRUMUSANRUMUSANKOREKSIKOREKSI

PENINGKATANPENINGKATANMUTUMUTU

Standar BaruStandar Baru

BENCHMARKING BENCHMARKING

Quality first Quality first

Stakeholder - inStakeholder - in

The next process is our The next process is our stakeholderstakeholder

Speak with data Speak with data

Upstream managementUpstream management

MANAJEMEN PENINGKATANMANAJEMEN PENINGKATAN MUTU MUTU

SDCASDCA

SDCASDCA

SDCASDCA

SDCASDCA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

SDCASDCA

S : StandardS : Standard

Kaizen /

contin

uous im

prove

men

Kaizen /

contin

uous im

prove

mentt

GINöNG P

RATIDIN

O

SDCA: Standard, Do, Check and ActionPDCA: Plan, Do, Check, and Action

Siklus AMI Program Siklus AMI Program StudiStudi

•VokasiVokasi : Siklus II: Siklus II•S1S1 : Siklus VIII: Siklus VIII•S2S2 : Siklus III: Siklus III•S3S3 : Siklus II: Siklus II•ProfesiProfesi: Siklus II: Siklus II•FakultasFakultas : Siklus III (2010): Siklus III (2010)

Permasalahan SPMI Permasalahan SPMI 20102010

• Pelaksanaan pengisian EDPS tidak sesuai Pelaksanaan pengisian EDPS tidak sesuai rencana ( - Oktober dari Jadwal Juni)rencana ( - Oktober dari Jadwal Juni)

• Pelaksanaan Audit tidak sesuai jadwal (- Pelaksanaan Audit tidak sesuai jadwal (- Januari dari jadwal september) Januari dari jadwal september)

• Validitas data dan kelengkapan isianValiditas data dan kelengkapan isian• Pelaporan yang tidak tuntas/selesai Pelaporan yang tidak tuntas/selesai

terutama dalam pengisian PTK (Audit terutama dalam pengisian PTK (Audit tanpa tindak lanjut)tanpa tindak lanjut)

• Tidak semua fakultas melaksanakan RTM Tidak semua fakultas melaksanakan RTM

Evaluasi Diri Program Studi Evaluasi Diri Program Studi

UGMUGM upaya sistematik untuk menghimpun upaya sistematik untuk menghimpun

dan mengolah data (fakta dan dan mengolah data (fakta dan informasi) sehingga dapat informasi) sehingga dapat disimpulkan kenyataan yang dapat disimpulkan kenyataan yang dapat digunakan sebagai landasan digunakan sebagai landasan untuk untuk peningkatan mutu progam studipeningkatan mutu progam studi

Standar : BAN-PT tahun 200Standar : BAN-PT tahun 20099

7

TUJUAN EDPSTUJUAN EDPS

• MengMengetahui etahui efektivitasefektivitas kegiatan kegiatan akademikakademik

• Mengetahui ketersediaanMengetahui ketersediaan dokumendokumen • Perlunya Perlunya penyediaan informasipenyediaan informasi

tentang layanan tentang layanan akademikakademik• Mempermudah kemungkinan Mempermudah kemungkinan

perubahan programperubahan program untuk untuk peningkatan mutu serta efisiensipeningkatan mutu serta efisiensi

• Mengetahui Mengetahui kelebihan, kelemahan, kelebihan, kelemahan, peluang dan ancamanpeluang dan ancaman

MANFAAT EDPSMANFAAT EDPS

• Pengembangan Prodi dan Pengembangan Prodi dan fakultas/SV/SPSfakultas/SV/SPS

• Dasar penyusunan borang Dasar penyusunan borang akreditasi/sertifikasi (BAN-PT, AUN, ISO)akreditasi/sertifikasi (BAN-PT, AUN, ISO)

• Dasar pemeriksaan IRJEN Dasar pemeriksaan IRJEN KEMENDIKNASKEMENDIKNAS

• Data acuan pengembangan oleh Dir. AA, Data acuan pengembangan oleh Dir. AA, Dir. RENBANG, Dir. SDM, Dir. PPA, Dir. Dir. RENBANG, Dir. SDM, Dir. PPA, Dir. Keuangan, Dir. MawaKeuangan, Dir. Mawa

Acuan penyusunan EDPSAcuan penyusunan EDPS

• Disesuaikan dengan rencana Disesuaikan dengan rencana pengembangan Prodipengembangan Prodi UGM UGM

• Contoh: Prodi diarahkan Contoh: Prodi diarahkan memperoleh Akreditasi BAN-PT memperoleh Akreditasi BAN-PT dengan skor A maka acuannya dengan skor A maka acuannya adalah adalah Evaluasi Diri Program Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (Studi BAN-PT tahun 2009 (matriks matriks penilaian instrumen akreditasi )penilaian instrumen akreditasi )

Contoh pengembangan Contoh pengembangan Prodi ke arah akreditasi Prodi ke arah akreditasi

internasionalinternasional• Prodi diarahkan untuk memperoleh Prodi diarahkan untuk memperoleh

akreditasi internasional maka acuan akreditasi internasional maka acuan utamanya tetap utamanya tetap Evaluasi Diri Evaluasi Diri Program Studi Program Studi BAN-PT ditambah BAN-PT ditambah acuan internasional yang lain ( ISO acuan internasional yang lain ( ISO 9001:2008, AUN)9001:2008, AUN)

ACUAN EDPS ACUAN EDPS PADA SIKLUS VIII SPMPADA SIKLUS VIII SPMII Tahun Tahun

20112011S1 :S1 :• Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun

2009 (2009 (matriks penilaian instrumen matriks penilaian instrumen akreditasi )akreditasi )

• ISO 9001:2008 untuk layanan akademik ISO 9001:2008 untuk layanan akademik • AUN-QA (AUN-QA (Asean University Network- Asean University Network-

Quality AssuranceQuality Assurance) ) Guidelines and ManualGuidelines and Manual . .

VokasiVokasi dan Profesi dan Profesi::

Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun Evaluasi Diri Program Studi BAN-PT tahun 2009 (2009 (matriks penilaian instrumen matriks penilaian instrumen akreditasi )akreditasi )

Rincian Standar EDPSRincian Standar EDPS

No

Standar S1 Vok dan PP

1 Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi

5 4

2 Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu

1411

3 Mahasiswa dan lulusan 25 20

4 Sumber daya manusia 27 25

5 Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

3743

6 Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

2928

7 Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

1214

Jumlah 149 145

Struktur EDPSStruktur EDPS S1 S1

•Standar (Standar (77))•Substandar (1Substandar (14949)) dicantumkan dicantumkan

sumber acuannya (BAN-PT, sumber acuannya (BAN-PT, ISO9001-2008 atau AUN-QAISO9001-2008 atau AUN-QA

•LevelingLeveling (1-4) (1-4)•Dokumen pendukungDokumen pendukung ( (ada ada

contohnyacontohnya))

Struktur EDPSStruktur EDPS Vokasi dan Vokasi dan ProfesiProfesi

•Standar (Standar (77))•Substandar (Substandar (145145))•LevelingLeveling (1-4) (1-4)•Dokumen pendukungDokumen pendukung

Dokumen PendukungDokumen Pendukung

Pada borang telah diberikan contoh Pada borang telah diberikan contoh dokumendokumen

• Dokumen Akademik (Spesifikasi Prodi, Dokumen Akademik (Spesifikasi Prodi, kompetensi lulusan, kurikulum, dll)kompetensi lulusan, kurikulum, dll)

• Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Manual Dokumen Mutu (Panduan Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang)Prosedur, Instruksi Kerja, Borang)

• Rekaman Mutu (dokumen bukti Rekaman Mutu (dokumen bukti pelaksanaan kegiatan)pelaksanaan kegiatan)

Revisi EDPS 2010 – EDPS Revisi EDPS 2010 – EDPS 2011 2011

• SubstanSubstanssi tidak berubahi tidak berubah• Redaksi diubah sesuai masukan pelaksanaan Redaksi diubah sesuai masukan pelaksanaan

SPMI 2010SPMI 2010• Prodi wajib mengisi Spesifikasi prodi Prodi wajib mengisi Spesifikasi prodi

sebelum mengisi EDPSsebelum mengisi EDPS• Prodi bisa mengisi EDPS dan Spesifikasi Prodi bisa mengisi EDPS dan Spesifikasi

Prodi secara off-lineProdi secara off-line• Kriteria yang bersifat kuantitatif prodi Kriteria yang bersifat kuantitatif prodi

mengisi mengisi data primer, data primer, leveling dilakukan leveling dilakukan secara otomatisecara otomatiss

• Kolom penilaian auditor dihilangkanKolom penilaian auditor dihilangkan

Contoh Contoh LevelingLeveling Ketersediaan dokumen Ketersediaan dokumen

mutumutuS1:S1:

4. 4. Ada, terdokumentasi, Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dilaksanakan, dievaluasidievaluasi, dan , dan ditindaklanjutiditindaklanjuti

3. 3. Ada, terdokumentasi, Ada, terdokumentasi, dilaksanakan, dilaksanakan, dievaluasidievaluasi

2. 2. Ada, terdokumentasi, Ada, terdokumentasi, dilaksanakandilaksanakan

1. 1. Ada dan Ada dan terdokumentasiterdokumentasi

Vokasi dan ProfesiVokasi dan Profesi

4. 4. Ada, Ada, terdokumentasi,terdokumentasi, dilaksanakan, dilaksanakan, dievaluasidievaluasi

3. 3. Ada, Ada, terdokumentasi, terdokumentasi, dilaksanakandilaksanakan

2. 2. Ada dan Ada dan terdokumentasiterdokumentasi

1. 1. Belum adaBelum ada

Beberapa hal yang perlu Beberapa hal yang perlu diperhatikan:diperhatikan:

• Dokumen pendukung wajib diisi Dokumen pendukung wajib diisi (diperlukan untuk persiapan menuju (diperlukan untuk persiapan menuju PDPT)PDPT)

• Data primer wajibData primer wajib diisi yang diisi yang merupakan data yang tepat hasilmerupakan data yang tepat hasil perhitungan (bukan merupakan data perhitungan (bukan merupakan data kisaran)kisaran)

Peran dan Tanggungjawab Peran dan Tanggungjawab

KaprodiKaprodi• Memberikan informasi kepada pejabat

yang relevan (Kalab, Administrasi Prodi, Ketua TKS) tentang tujuan dan lingkup audit.

• Mendampingi tim audit.• Menyediakan sumber informasi yang

diperlukan oleh tim audit.• Memberikan akses fasilitas dan bahan

yang diminta oleh tim audit.• Menentukan langkah tindakan koreksi

berdasarkan hasil audit.

Tanggal KJM Fakultas Prodi

-> Mei Penetapan standar – Implementasi - Monitoring29 April Persiapan Instrumen

EDPS13 Mei Finalisasi SIPMI

5-18 Mei - Menunjuk MP-AMI- Koordinasi Pengisian

EDPS13 Mei Koordinasi MP-AMI 1

18 Mei Sosialisasi AMI ke Prodi

19 Mei – 30 Juni

Mengisi EDPS

19 – 30 Mei Pembentukan tim Auditor

7-9 Juni 2011

Sosialisasi AMI ke auditor (refreshing auditor)

15- 24 Juni Koordinasi pelaksanaan AMI Prodi

4 – 29 Juli Pelaksanaan AMI

JADWAL SPMI-PT UGM

JADWAL SPMI-PT DI JADWAL SPMI-PT DI UGMUGM

11 Juli – 5 Agustus

- RTM Jurusan- Draft Laporan

AMI5 - 18 Agustus

- RTM Fakultas- Pelaporan AMI

19 Agustus

- Koordinasi MPAMI 3 : monitoring RTM & laporan AMI

Oktober - Rekapitulasi dan Analisis Hasil AMI

November 2011

Workshop/Evaluasi SPM-PT/AMI

Desember 2011

RTM Uiversitas

AMI & Peningkatan MutuAMI & Peningkatan Mutu

AMI

Tanpa tindak lanjut/

Peningkatan Mutu

Peningkatan Mutu

RTM

Tindak lanjut dan Peningkatan

Mutu

Tidak bermanfaa

t