Política de Informaçao para Repositórios Institucionais um estudo comparativo

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XXIV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação

Sistemas de Informação, Multiculturalidade e Inclusão Social Maceió, Alagoas, 07 a 10 de Agosto de 2011

Temática 3: Políticas de Informação, Multiculturalidade e Identidade Cultural

Morgana Carneiro de Andrade morganaandrade@gmail.com

Universidade Estadual de Londrina Terezinha Elisabeth da Silva

telis@uel.br Universidade Estadual de Londrina

Brígida Maria Nogueira Cervantes brigidacervantes@gmail.com

Universidade Estadual de Londrina

RESUMO Analisa-se o teor das políticas institucionais de informação para Repositórios Institucionais em três países, Brasil, Estados Unidos e Grã-Bretanha com o objetivo de subsidiar a formulação de diretrizes para políticas voltadas aos Repositórios Institucionais. Os dados referentes aos repositórios foram coletados no OpenDoar e no ROAR, os dois maiores sites de registros de repositórios. Para a seleção dos repositórios analisados optou-se por países que possuem maior similaridade cultural e política com o Brasil e tivessem maior representatividade em número de repositórios. Foram analisados 10 repositórios de cada país. Os resultados da análise evidenciam que os repositórios britânicos apresentaram maior número de políticas adotadas, enquanto no Brasil, apenas em quatro dos repositórios existem políticas definidas. Em alguns repositórios americanos, não foram encontradas políticas definidas, e sim acesso às respostas de questões mais frequentes. Observou-se que as políticas mais adotadas referiam-se aos metadados, depósitos e submissões. Além disso, um número reduzido de repositórios possuía política de preservação. Conclui-se que é necessário conjugar esforços para a elaboração e a aprovação das políticas institucionais de informação, principalmente no que diz respeito ao depósito e à preservação, tão importantes para a perpetuação dos registros e a confiabilidade dos usuários.

os té

PALAVRAS-CHAVE: Política de Informação. Repositórios Institucionais.

1 Introdução

Nos últimos anos, o número de Repositórios Institucionais (RI) e o volume de depósitos têm

crescido em todo o mundo, e um dos fatores apontados como necessário para a implantação, o

gerenciamento e o sucesso do RI é a adoção de uma política institucional de informação.

O termo Repositório Institucional foi cunhado pela Scholarly Publishing for Academic

Resorces Coalition (SPARC) como “[...] coleções digitais de captura e preservação da

produção intelectual de uma única comunidade ou multi-universidade", cujas características

são: ser digital, institucionalmente definido, acadêmico, cumulativo e perpétuo, com acesso

livre e interoperável (CROW, 2002, p. 2).

Lynch (2003) definiu RI universitário como um conjunto de serviços que uma universidade

oferece aos membros de sua comunidade para gerência e disseminação dos materiais digitais

gerados pela instituição e seus membros. Salienta que deve existir um compromisso desde a

organização até a preservação, bem como para o acesso e/ou distribuição desse material.

De acordo com o SPARC, o principal foco do RI é o armazenamento da produção científica

de uma instituição. Entretanto, para Crow (2002), o RI pode armazenar outros tipos de

conteúdo produzidos pela instituição, incluindo material didático, relatórios institucionais,

vídeos, programas de computador, dados, fotografias e materiais digitais que as instituições

gostariam de preservar. A política do DSpace restringe o depósito para aqueles materiais que

são acadêmicos ou pesquisa orientada, não efêmeros e prontos para publicação

(DSPACE@MIT, 2010).

É referenciado, como a principal vantagem do RI, o aumento da visibilidade dos resultados de

pesquisa, do pesquisador e da instituição (SWAN, 2011).

Para a implantação de um RI é necessário um estudo aprofundado da estrutura institucional,

para que, na formulação de uma política, sejam levadas em consideração as características e

os objetivos da instituição. Devem-se considerar, também, questões normativas e legais, como

os aspectos do direito autoral, os níveis de acesso, o período de preservação (TOMAÉL;

SILVA, 2007; VIANA; MÁRDERO ARELLANO, 2006).

Este estudo se propõe a identificar e analisar o teor das políticas institucionais de informação

para RI em três países, Brasil, Estados Unidos e Grã-Bretanha, com o objetivo de subsidiar a

formulação de diretrizes para políticas voltadas ao RI.

Sem linhas entre os parágrafos a não ser quando iniciar um novo tópico.

2 Política Institucional de Informação para RI

Políticas são decisões tomadas durante o planejamento e a implantação do RI, que

determinam os tipos de materiais e conteúdos que poderão ser inseridos, quem poderá incluir

arquivos, as coleções que serão criadas, os direitos e as responsabilidades dos envolvidos, os

deveres da biblioteca no processo, os tipos de acesso, questões de privacidade, preservação,

metadados, edição do material, direitos autorais, entre outros aspectos relevantes (VARGAS,

2008).

Os softwares EPrints e DSpace se baseiam no princípio de que o próprio autor realize seu

depósito (autoarquivamento). Esse é um aspecto relevante para a questão do estabelecimento

de políticas institucionais, até mesmo pelas dificuldades encontradas em estabelecer a

obrigatoriedade do autoarquivamento por imposição de órgãos governamentais, como

aconteceu em alguns países, como os Estados Unidos (SUBER, 2010).

De acordo com Leite (2009), a política para a implementação de RI deve refletir as decisões

da administração da Instituição e da Biblioteca. Essa política deve contribuir para: Para essa

segunda fase você receberá artigos nas modalidades: “Trabalhos técnico-científicos” e

“Relato de experiência” verifique se está usando o template adequado!

[...] integrar o repositório na estratégia e no ambiente de informação da instituição; apresentar uma visão clara dos principais atores envolvidos no contexto do repositório; satisfazer as necessidades da comunidade; atrair usuários; estabelecer responsabilidades, prerrogativas, direitos e deveres; povoar o repositório; torná-lo juridicamente viável; manter relações externas com as agências de fomento, editores e sociedades científicas; manter relações internas com administradores acadêmicos, pesquisadores e equipes de gestão da informação na instituição; preservação digital de longo prazo; gerenciar riscos; facilitar o trabalho da equipe gestora do repositório (LEITE, 2009, p. 71).

Viana e Márdero Arellano (2006) realizaram uma compilação de políticas de informação

apresentadas na literatura, identificadas no diretório ROAR e com base em suas experiências

como parte integrante do IBICT. Dos países cadastrados no ROARMAP, apenas 10

informaram ter adotado políticas formais para seus repositórios. Na época da pesquisa,

nenhuma instituição no Brasil havia registrado qualquer política. Dentre as instituições que já

possuíam uma política, identificou-se que havia consenso em relação ao autoarquivamento.

Foram apresentados alguns fatores de possível impacto no sucesso desse empreendimento, a

saber:

[...] a) auto-arquivamento e seus procedimentos; b) questões de direitos autorais; c) fluxos de tarefas e especificações relacionados ao depósito/submissão de documentos; d) limitações, vantagens e potencialidades do RI para acesso a informações; e) papel e comprometimento dos autores/depositantes; f) atuação e fluxo de tarefas de editores e revisores de conteúdo e metadados; g) relevância da preservação digital; h) necessidade de envolvimento dos stakeholders de toda a instituição; h) responsabilidades de cada unidade organizacional dentro da Instituição; i) atuação dos membros da equipe responsável pela implantação do RI; e j) papel e atribuições dos profissionais de informação durante todo o processo (VIANA; MÁRDERO ARELLANO, 2006, p. 13).

Melero et al. (2009) elaboraram um relatório sobre a situação dos RIs na Espanha, nos anos

de 2008 e 2009. Foi realizada uma pesquisa, na Internet, com 104 instituições; vinte e cinco

instituições que já possuíam repositórios e treze que não o tinham responderam aos

questionários. O resultado mostra que os repositórios contêm, em sua maioria, metadados e

texto completo de artigos e teses. As políticas institucionais sobre autoarquivo e serviços

criados em repositórios superiores foram relatadas pelos gestores dos repositórios como as

mais relevantes, embora a maioria dos materiais depositados tenha sido feito pelo pessoal

administrativo. O aumento da visibilidade e citação, o interesse pela administração da

instituição e a simplicidade do uso e dos serviços de pesquisa foram identificados como

estimuladores para o depósito em repositório. Em contrapartida, foram apontados, como os

aspectos mais inibidores, a ausência de políticas, a falta de integração com outros sistemas

nacionais e internacionais e a falta de esforços de conscientização entre a comunidade

acadêmica.

A pesquisa realizada por Probets e Jenkis (2006) teve por objetivo determinar a melhor

prática no desenvolvimento de documentação, políticas e procedimentos para o

desenvolvimento de repositórios institucionais. Foram utilizadas entrevistas semiestruradas

com as pessoas envolvidas no desenvolvimento dos repositórios de sete instituições que

possuíam RIs. A documentação disponível nos sites foi avaliada em 2004. Ao final da

pesquisa, os autores elaboraram algumas recomendações e concluíram que a política deve

contemplar o conteúdo, considerando a cultura institucional e o grau de responsabilidade das

pessoas envolvidas no projeto.

Na pesquisa desenvolvida por Shearer (2003), foram enfatizados os aspectos das políticas dos

RIs. A autora analisou atividade de inclusão, que, segundo ela, está estreitamente relacionada

com a percepção de satisfação e tem sido citada como uma das mais importantes variáveis

para determinar o uso do sistema de informação.

Shearer (2003) relata que o autoarquivamento tem sido bem-sucedido em algumas áreas mais

que em outras, resultado de uma diferença significante no tipo de comunicação científica

adotado por alguns campos de conhecimento. Esse aspecto também foi salientado por Costa

(2008).

É imprescindível a participação de pesquisadores no processo de autoarquivamento, embora

ainda seja muito baixo o número de pesquisadores que adotam essa prática, tornando-se um

dos aspectos mais desafiadores para a sua implantação e o seu sucesso (LYNCH;

LIPPINCOTT, 2005, apud THOMAS; MCDONALD, 2007). Dados mostram que apenas 15 a

20% dos depósitos são praticados dessa forma (ENABLING OPEN SCHOLARSHIP,

[2010b]; HARNARD, 2007).

Segundo Crow (2002), as restrições de Copyright têm sido citadas como uma das razões por

que os autores são relutantes na submissão dos seus trabalhos em repositórios de acesso aberto.

Certamente, essa política pode ter um efeito positivo para as atividades de inclusão em alguns

RIs, enquanto para outros não.

Prestes (2010) desenvolveu um estudo em que analisou a ferramenta do OpenDoar para

construção de políticas de funcionamento de repositórios e confrontou com as propostas de

Leite (2009), Tomaél e Silva (2007) e Viana e Márdero Arellano (2006), com o objetivo de

verificar a contribuição dessa ferramenta diante das orientações indicadas por esses autores e

sua adequação às características das instituições nacionais. Prestes (2010) concluiu que o

número de repositórios que possui políticas divulgadas é pouco expressivo. Quase todos os

aspectos abordados pelos autores são contemplados pela ferramenta, com exceção da política de

Marketing, aspectos legais de política de gerenciamento e as estruturas ligadas à criação de

comunidades e coleções. O uso da ferramenta do OpenDoar foi visto como uma importante

colaboração à implementação das políticas.

3 Metodologia

Para este trabalho, os dados referentes aos repositórios foram coletados no OpenDoar e no

ROAR, os dois maiores sites de registros de repositórios. Foram identificados 1.569

repositórios institucionais registrados no OpenDOAR, e 653 utilizam o DSpace, enquanto

258, o EPrints. No ROAR, constam 1.380 RIs, 258 utilizam o EPrints, e 624, o DSpace.

Dados obtidos até dezembro de 2010.

A proposta desta pesquisa foi investigar a existência e o teor de políticas de 30 repositórios

institucionais com maior representatividade em número de registros incluídos. Para selecionar

a região onde esses repositórios estariam localizados optou-se por países de dois continentes

que possuem maior similaridade cultural e política com o Brasil. Desse modo, tem-se a

Europa e a América. E, por conseguinte, dentro desse contexto, três países, que tivessem

maior representatividade em número de repositórios. Foram selecionados os Estados Unidos,

o Reino Unido e o Brasil, e analisados 10 repositórios de cada país. Foram excluídos aqueles

que não utilizam o DSpace ou o EPrint. As informações sobre as políticas foram obtidas nos

sites das instituições e do OpenDoar.

As políticas identificadas foram analisadas em conformidade com as políticas preconizadas

pelo EPrint e o DSpace. Com a análise das políticas apresentadas pelas instituições e o que é

recomendado pelo EPrint e DSpace, buscou-se identificar diretrizes que possam ser utilizadas

na elaboração de políticas institucionais para implementação de RI.

4 Resultados

Pôde-se identificar que a situação dos repositórios institucionais, em relação à definição de

políticas, ainda é insatisfatória.

Não é possível relacionar esse problema com o período de existência dos repositórios (em

média 4 a 5 anos) ou com o número de itens depositados, pois identificou-se que repositórios

mais recentes e com menor número de itens já disponibilizam políticas definidas, e outros

mais antigos e com volume de registros maior não dispõem desse instrumento. Inclusive,

alguns repositórios com um número elevado de registros não definiram ainda sua política de

preservação.

Um dos aspectos destacados, quando se iniciou a busca para identificação das políticas, foi

que os dados encontrados no OpenDoar nem sempre correspondiam às informações

constantes nos sites das instituições. Já as instituições que utilizam o EPrints possuem

políticas que seguem a estrutura da ferramenta disponibilizada no site.

Das 30 instituições pesquisadas, apenas 20 possuem políticas já institucionalizadas. O Reino

Unido apresenta maior número de instituições com política definida, de fácil localização e que

corresponde aos itens relacionados pelo OpenDoar.

Das dez instituições americanas analisadas, sete possuem políticas explícitas, duas

disponibilizam um link para perguntas frequentes (FAQ) e uma não tem políticas definidas.

Como já destacado na literatura nacional, o número de políticas já aprovadas e

disponibilizadas pelas instituições brasileiras é reduzido (PRESTES, 2010). Dentre os RIs

analisados, quatro instituições com política disponibilizada em seu site foram identificadas.

Duas instituições utilizam FAQs que respondem a questões como: inclusão, conteúdo e

direitos autorais.

Embora o número de instituições que apresentam políticas definidas não corresponda à

totalidade, o índice de políticas que utilizam o mandato representa um número expressivo, e

corrobora a literatura analisada, ao afirmar que esse tipo de submissão produz um alto nível

de depósito por parte dos seus pesquisadores (ENABLING OPEN SCHOLARSHIP, [2010a]).

Identificou-se que, nas políticas apresentadas pelas instituições do Reino Unido, nove de um

total de dez instituições, são unânimes nos seguintes quesitos:

a) o acesso aos metadados é livre e os metadados podem ser reutilizados, sem

permissão prévia, e comercializados mediante autorização dos autores/editores;

b) o depósito pode ser efetuado pelos autores, membros autorizados das instituições; e

c) a autenticidade e a validação do conteúdo é de responsabilidade dos depositadores.

Das nove instituições, oito liberam cópias para utilização com fins educacionais ou de

pesquisa. Não são permitidas cópias dos dados para fins comerciais sem a autorização prévia

dos autores. Uma dessas instituições não possui política de dados definida.

Seis instituições permitem o depósito de todos os tipos de materiais, uma restringe o depósito

para teses e dissertações e duas não apresentaram política de conteúdo.

Seis instituições apresentaram políticas que abordam os seguintes aspectos:

a) aceitam artigos na forma de pre-print, post-print e publicados;

b) possuem política de mandato aprovada; e

c) permitem a inclusão apenas dos metadados, caso haja algum tipo de embargo.

Uma outra instituição só permite a inclusão de metadados se não houver qualquer tipo de

embargo.

A violação dos direitos autorais é de inteira responsabilidade dos autores, de acordo com seis

das nove instituições que apresentaram política de submissão. Quatro dessas instituições

indicam a exclusão imediata dos itens que violarem a legislação.

Em relação à política de preservação, essa foi identificada em apenas cinco instituições, e

foram abordados os seguintes itens:

a) a usabilidade e a acessibilidade;

b) migração de formato quando necessário;

c) possibilidade de atualização do conteúdo; e

d) transferência do conteúdo para um arquivo apropriado caso o repositório seja

encerrado.

Das cinco que apresentaram política de preservação, quatro abordaram os itens a, b, e uma

incluiu o item c:

a) permissão para retirada de itens mediante violação de copyright ou requerimento

legal;

b) utilização da prática de backup; e

c) possibilidade de remoção de itens por solicitação do autor/editor.

Alguns aspectos específicos foram abordados nas políticas analisadas:

a) proibida a alteração do conteúdo após o depósito;

b) se o trabalho possuir vários autores, as autorizações devem ser fornecidas por todos;

c) os metadados dos itens retirados não serão aptos à procura/busca. Uma vez que o

trabalho foi depositado e, subsequentemente, removido, os metadados para o

conteúdo depositado sempre permanecerão para evitar a perda de registro histórico

junto com uma nota que esclareça os motivos para a retirada;

d) alguns registros podem ter licenças e condições de acesso específicas;

e) os conteúdos de alguns itens não devem ser coletados por robôs, exceto

temporariamente, para a indexação de todo o texto ou análise de citação; e

f) alguns itens são individualmente classificados com condições e permissões de

direitos.

Em relação às dez instituições americanas selecionadas, só sete apresentaram políticas

aprovadas.

Todas elas permitem livre acesso aos metadados e seis abordam o acesso livre aos dados. Das

cinco que apresentaram política de conteúdo, apenas uma não aceita dissertações e teses.

Com referência à política de submissão, seis instituições a disponibilizam, e três adotam o

mandato para depósito. Os itens abordados foram:

a) os depósitos podem ser realizados pelos autores ou por pessoas autorizadas;

b) o administrador somente pode examinar itens quanto à elegibilidade dos

autores/depositantes, à relevância ao escopo do repositório, à validade de layout, ao

formato e à exclusão de spam (material perigoso); e

c) a validade e autenticidade são de responsabilidade do depositante.

As instituições apresentaram em suas políticas de preservação os seguintes pontos:

a) em caso de exclusão do item, ele não é eliminado, mas sim omitido para o público;

b) as URLs são mantidas indefinidamente;

c) é permitida a inserção de erratas em trabalhos já depositados;

d) há possibilidade de atualização de conteúdo.

Assim como as instituições britânicas, as americanas também são rigorosas em relação aos

direitos autorais. A violação da legislação resulta na retirada imediata do registro.

As cinco políticas de preservação identificadas abordam os mesmos aspectos que as

instituições do Reino Unido.

Dentre as instituições brasileiras, apenas quatro apresentaram políticas aprovadas. Em três

instituições, os metadados são de livre acesso. Duas disponibilizam o conteúdo para acesso

público para fins educacionais e não comerciais sem autorização prévia.

Em relação ao depósito, duas instituições abrigam todos os tipos de materiais, que podem

incluir documentos inéditos pre-print, post-prints e versões publicadas, revistos por pares ou

que tenham passado por equipe de especialistas. As submissões podem ser realizadas por

membros autorizados da organização ou por seus agentes delegados, e o depósito pode ser

realizado a qualquer momento, mas não terão publicidade até expirarem o período de

embargo do editor ou do financiador.

Duas instituições priorizam a política de mandato, embora exista a possibilidade de depósito

por pessoal autorizado da instituição.

Uma instituição apresenta em sua política de depósito e submissão os seguintes pontos: os

documentos são rotulados (categorizados) individualmente com seu estado de revisão e

publicação; a validação e a autenticidade são responsabilidades do depositante; não são

permitidas mudanças nos itens depositados, mas são permitidos depósitos de versões

atualizados. Não é abordada a questão da preservação.

5 Considerações Finais

Em vista do exposto, pode-se concluir que as instituições britânicas possuem uma maior

responsabilidade na aprovação e disponibilização das políticas de informação para RIs. Já as

instituições americanas parecem não demonstrar tal comprometimento, muitas vezes se atendo a

alguns aspectos ou às respostas a questões frequentes (FAQs). As instituições nacionais, mesmo

aquelas mais antigas ou que mantêm um número representativo de depósitos, não tiveram,

ainda, as suas políticas aprovadas. E as instituições que possuem políticas não contemplam os

aspectos relativos à submissão, ao conteúdo, e à preservação.

Os itens mais constantes nas políticas identificadas foram em relação aos direitos autorais, à

submissão, ao conteúdo e aos metadados. Embora a questão da preservação digital seja de

suma importância, ainda é pouco definida. Outra constatação é que as instituições que

utilizam o software EPrints são as que apresentaram maior número de políticas aprovadas.

Conclui-se que esforços sejam somados para a elaboração e a aprovação das políticas

institucionais, principalmente no que diz respeito ao conteúdo e à preservação, tão

importantes para a perpetuação dos registros e a confiabilidade dos usuários.

Information Policy for Institutional Repositories a comparative study

ABSTRACT: This paper analyzes the content of institutional policies of information for Institutional Repositories in three countries: Brazil, the United States and Great Britain, with the purpose of supporting the formulation of guidelines for policies aimed at IRs. The data concerning the repositories were collected in the OpenDoar and the ROAR, the two largest online sites of repository records. For the selection of the analyzed repositories we chose countries with cultural and political similarities with Brazil, which had the largest representation in the number of repositories. We analyzed 10 repositories in each country. The results of the analysis show that British repositories had a larger number of policies adopted, while in Brazil only four repositories had defined policies. In some American repositories there were no defined policies, but there was

access to answers to frequently asked questions. It was observed that most adopted policies were related to metadata, deposits and submissions. In addition, a small number of repositories had a preservation policy. We conclude that it is necessary to combine efforts to develop and approve institutional policies of information, especially with regard to deposit and preservation, so important to perpetuate the memory and reliability of users. KEYWORDS: Information Policy. Institutional Repositories.

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