COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
AUDIENCIA PÚBLICA RENDICIÓN DE CUENTAS
COMPROMISO INSTITUCIONAL CON
RESPONSABILIDAD SOCIAL
2011
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
AGENDA
11:20 a.m. División Servicios al Público Sr. Mauricio Tovar 11:35 a.m. División de Reprografía y Automatización Sr. Carlos Rojas 11:50 a.m. Sistema Nacional de Archivos – SNA Sra. María Elvira Zea 12:05 a.m. Grupo de Inspección y Vigilancia Natasha Eslava Vélez 12:20 a.m. División Administrativa y Financiera Sra. Martha Lucía Pineda 12:35 p.m. Preguntas y Propuestas Intervención Organizaciones Sociales, Gremios y Asistentes 1:00 p.m. Conclusiones – Unidad de Control Interno Sr. Hernando Ossa 1:30 p.m. Cierre
09:00 a.m. Bienvenida – Acto Protocolario 09:15 a.m. Instalación 09:25 a.m. Dirección Sr. Carlos Zapata Cárdenas – Director General 10:00 a.m. Oficina de Planeamiento Archivístico Sr. Germán Ramírez Garzón 10:10 a.m. Gestión de Proyectos Sr. Alexander Melo 10:40 a.m. División Clasificación y Descripción Sr. William Martínez Jiménez 10:55 a.m. Normatividad Sra. Clara Casilimas 11:10 a.m. Grupo de Conservación y Restauración Sra. Clemencia García
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
VIDEO INSTITUCIONAL DEL AGN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
MARCO INSTITUCIONAL
CAMPO DE PARTICIPACIÓN
CAMPO DE CREACIÓN Y MEMORIA
CAMPO DE DIÁLOGO CULTURAL
POLÍTICA DE CULTURA DIGITAL
POLÍTICA PÚBLICA DE ARCHIVOS
POLÍTICA PÚBLICA DE ARCHIVOS
POLÍTICA DE CULTURA DIGITAL
INFRAESTRUCTURA CULTURAL
POLÍTICA DE PROTECCIÓN A LA DIVERSIDAD ETNOLINGÜÍSTICA
POLÍTICA PARA LA CONSOLIDACIÓN DE UN
SINIC
FORTALECIMIENTO Y CONSOLIDACIÓN SNA
MINISTERIO DE CULTURA AGN
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
RECUPERACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL PAÍS
MODERNIZACIÓN DE LOS
ARCHIVO PÚBLICOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
ORGANIGRAMA
DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA
Y AUTOMATIZACION
DIVISIÓN DE PROGRAMAS
ESPECIALESDIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN
Y DESCRIPCIÓN
DIVISIÓN DE SERVICIOSAL PÚBLICO
CONSEJO DIRECTIVO
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS
COMITÉ DEARCHIVOS
OFICINA DE PLANEAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
JUNTA DE LICITACIONES Y
ADQUISICIONES
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO
DE LA POLÍTICA ARCHIVÍSTICA
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
GRUPO DE TALENTO HUMANO
GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERÍA
GRUPO DE CONTABILIDAD
GRUPO DE CAPACITACIÓNY ASESORÍA AL SNA
GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ARCHIVOS
DEL SNA
GRUPO DE SERVICIOS GENERALES
UNIDAD DECONTROL INTERNO
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
COMITÉEVALUADOR
DE DOCUMENTOS
FUENTE: DECRETO 163 DE 1992
REORGANIZACIÓN DE GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO EN EL AGN
RESOLUCIÓN No. 270 DE SEPTIEMBRE 01 DE 2011RESOLUCIÓN No. 327 DE OCTUBRE 18 DE 2011
ELABORADO POR: OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICOFecha: 2011-10-25 Organigrama : V12
COMITÉDE DIRECCIÓN
GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
GRUPO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y CONTRATACIÓN
GRUPO DE SISTEMAS
GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA Y GESTIÓN DE PROYECTOSCOMITÉ DE
CONTROL INTERNO
GRUPO DE APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PLAN ESTRATÉGICO HACIA UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO 2011-2014
ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
PRINCIPIOS CORPORATIVOS Competitividad Productividad
Gestión del Conocimiento Transparencia
OBJETIVOS GENERALES POR EJES
ESTRATÉGICOS
VISIÓN
En el 2014 nuestra institución habrá logrado dar las bases para articular,
asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los
archivos públicos, históricos y patrimoniales del país, fortaleciendo las relaciones con la ciudadanía y el
control social.
MISIÓN
El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística coordinar el Sistema Nacional de Archivos,
recuperar, conservar, y difundir el acervo documental patrimonial del país y el que custodia; y servir a la
comunidad fortaleciendo los principios derechos y deberes
constitucionales.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL 2011
EJES ESTRATÉGICOS
MODERNIZACIÓN DE
LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
FORTALECIMIENTO Y
CONSOLIDACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
RECUPERACIÓN Y
CONSERVACIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DEL PAÍS
FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Fortalezas
* Ley 594 de 2000 «Ley General de Archivos».
* Ente rector de la Política Archivística.
* Prestigio y reconocimiento del AGN.
* Experiencia y trayectoria, conocimiento técnico y formación profesional.
* Instalaciones propias y adecuadas.
Oportunidades
* Recursos por cooperación nacional e internacional.
* Consolidar la Política para una adecuada Gestión Documental Electrónica.
* Alta Importancia Ley General los Archivos en Colombia .
* Creciente demanda de los Servicios Archivísticos.
* Ley 1448 de 2011 «Ley de Victimas».
Debilidades
* Ausencia de una política pública para el manejo del documento electrónico.
* Carencia instrumentos sancionatorios.
* Poca difusión servicios AGN.
* Legislación archivística sin reglamentar.
* Planta de personal insuficiente.
* Tecnología obsoleta .
Amenazas
* Escasos recursos del presupuesto nacional.
* Débiles sistemas de información de apoyo a la gestión y misionales.
* Alto riesgo de deterioro de l patrimonio documental.
* Departamentos y Municipios sin conciencia archivística.
* Acelerado desarrollo de las TIC, sin una política de gestión de documentos electrónicos.
ANÁLISIS DEL ENTORNO Y DEL AMBIENTE INTERNO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Programa ADAI : Ayuda al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos.
PROYECTOS APROBADOS MONEDA
CONVOCATORIA AÑOS POR EL COMITÉ A COLOMBIA AL AGN DOLARES EUROS
I 1999 35 3 1 12.000
II 2000 46 7 2 47.000
III 2001 49 7 2 42.000
IV 2002 59 12 3 66.264
V 2003 74 13 2 63.000
VI 2004 73 8 2 45.973
VII 2005 74 6 2 44.200
VIII 2005 92 10 3 44.455
IX 2006 109 14 3 33.025
X 2007 99 11 2 55.850
XI 2008 99 10 1 61.950
XII 2009 99 9 1 47.500
XIII 2010 95 9 1 50.000
TOTAL 1003 119 25 230.264 382.953
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
COOPERACIÓN INTERNACIONAL
Programa ADAI : Ayuda al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos.
PROYECTOS PARA PRESENTAR EN XIV CONVOCATORIA PROGRAMA ADAI
Nota: En la Convocatoria XIV se presentarán 31 proyectos por valor de 491,078 Euros , serán evaluados por el Comité de Programa ADAI en marzo de 2012.
DEPARTAMENTOS No. DE
PROYECTOS PRESENTADOS
ANTIOQUIA 2 ATLÁNTICO 2 BOYACÁ 1 CALDAS 1 CAUCA 1 CHOCO 1 CUNDINAMARCA 12 META 1 MAGDALENA 1
NORTE DE SANTANDER 4 QUINDIO 1 SANTANDER 1 VALLE DEL CAUCA 2 ESPAÑA 1 TOTAL 31
ANTIOQUIA, 2
ATLÁNTICO, 2
BOYACÁ, 1
CALDAS, 1
CAUCA, 1
CHOCO, 1
CUNDINAMARCA, 12META, 1
MAGDALENA , 1
NORTE DE SANTANDER, 4
QUINDIO , 1
SANTANDER, 1
VALLE DEL CAUCA, 2
ESPAÑA, 1
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
REDES SOCIALES
El AGN (Archivo General de la Nación) tiene presencia en las redes sociales facebook y twitter. El crecimiento según mediciones realizadas entre el 15 y 24 de noviembre, en ambas redes sociales ha sido el siguiente:
El Klout (The Standard for influence), es el nivel de popularidad y movimiento de la página
0
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Crecimiento en Facebook:
REDES SOCIALES
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
CONTENIDOS
La presencia del AGN en redes sociales fue una estrategia de comunicación aprobada en el Manual de Comunicaciones con el objetivo de interactuar con los diversos públicos interesados en las actividades que programa y apoya el Archivo General de la Nación. A continuación una breve descripción del manejo de información en cada una de las Redes Sociales: Facebook: Archivo.General Los contenidos que genera el AGN en Facebook están relacionados con actividades culturales, jornadas académicas, resoluciones, actos legislativos y circulares externas que atañen a la entidad y que se publican en la página web. Y su actualización es de por lo menos una publicación diaria en promedio. Inquietudes frecuentes: Los seguidores en Facebook del AGN centran sus inquietudes en temas de carácter técnico, normativo y académico; además de invitar y compartir sus propios eventos con la Entidad.
REDES SOCIALES
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
CONTENIDOS
Twitter: @ArchivoGeneral
El AGN viene adelantando en Twitter la campaña ¿Qué guarda el AGN? Cuyo objetivo es sensibilizar y acercar al público a los documentos, joyas del patrimonio, que guarda la Entidad. Además, también publica información relacionada con las actividades académicas y culturales en las que interviene directa o indirectamente el Archivo General de la Nación.
La actualización de estado es de por lo menos 3 publicaciones diarias en promedio.
Inquietudes frecuentes:
En esta red social la tendencia del público es hacer Retwits de las publicaciones que se realizan, y preguntas relacionadas con las mismas.
REDES SOCIALES
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
OFICINA DE PLANEAMIENTO ARCHIVÍSTICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
INICIAL 35.0 347. 661. 868. 1.68 1.81 2.05 2.484 2.694 2.337 2.528 2.85 2.88 2.56 3.30 5.14 5.53 5.63 5.94 5.79 5.75
DEFINITIVA 35.0 275. 640. 870. 1.59 1.75 2.24 2.432 2.644 2.770 2.875 3.05 3.10 3.24 3.44 5.24 5.53 4.95 6.03 5.79 5.75
0,0
1.000.000.000,0
2.000.000.000,0
3.000.000.000,0
4.000.000.000,0
5.000.000.000,0
6.000.000.000,0
7.000.000.000,0
APROPIACIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSION
1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
INICIAL 1.50 1.50 800, 601, 600, 770, 1.07 699, 350, 269, 100, 542, 661, 836, 1.28 6.57 10.8 4.88 13.3 8.13 9.57
DEFINITIVA 1.50 1.50 800, 601, 609, 704, 679, 237, 210, 339, 260, 542, 577, 879, 1.29 8.42 7.17 4.66 6.89 8.13 9.57
-
2.000,0
4.000,0
6.000,0
8.000,0
10.000,0
12.000,0
14.000,0
16.000,0
MIL
LON
ES D
E P
ESO
S
APROPIACIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
EJECUCION PROYECTOS DE INVERSION Noviembre 30 de 2011
Millones de $
NOMBRE DEL PROYECTO APROPIACIÓN COMPROMISOS EJECUCIÓN
REMODELACION Y ADQUISICION DEL INMUEBLE ALEDAÑO AL EDIFICIO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION REGION NACIONAL
250,0 7,7 3,1%
MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE LAS INSTALACIONES DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
395,0 123,2 31,2%
MEJORAMIENTO.DOTACION Y ADECUACION DEL INMUEBLE PARA LA CREACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO INTERMEDIO DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PUBLICAS LIQUIDADAS REGION BOGOTA D.C.
205,0 0,8 0,4%
RENOVACION E IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
93,0 87,3 93,9%
IMPLANTACION DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS EN COLOMBIA. 8.227,3 5.885,1 71,5%
PRESERVACION DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL COLOMBIANO 300,0 293,9 98,0%
APLICACIÓN SISTEMA INTEGRAL NACIONAL DE ARCHIVOS ELECTRONICOS NACIONAL
100,0 81,0 81,0%
TOTAL 9.570,3 6.479,0 67,7%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
P. I. G. A.
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
1. MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS
2. AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA.
3. AHORRO Y USO EFICIENTE DE ENERGÍA
4. EXTENSIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES
5. CRITERIOS AMBIENTALES EN COMPRAS Y GESTIÓN CONTRACTUAL
6. MEJORAMIENTO DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES INTERNAS
7. CONTROL DE EMISIONES ATMOSFÉRICAS
• IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
• IDENTIFICACIÓN NORMATIVA
• CUMPLIMIENTO NORMATIVO
• MANEJO DE RESIDUOS.
• ATENCIÓN DE EMERGENCIAS AMBIENTALES.
• CONTROL OPERACIONAL
• SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Sistema
Gestión
Ambiental
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Componentes Avance
Ambiente de Control 61% Direccionamiento Estratégico 87% Administración de Riesgos 90% Actividades de Control 100% Información 80% Comunicación Pública 100% Autoevaluación 44% Evaluación Independiente 100% Planes de Mejoramiento 68%
AVANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
MECI 81%
Capítulos de la GP:1000 Porcentaje de avance
Sistema de Gestión de Calidad 96% Responsabilidad de la Dirección 92% Gestión de los Recursos 85% Realización del Producto o Prestación del Servicio 94% Medición, Análisis y Mejora 84%
CALIDAD 90%
AMBIENTAL 60%
Capítulo 4 de la ISO 14001 Porcentaje de avance
Generalidades del Sistema de Gestión Ambiental
90%
Política Ambiental 100% Planificación 95% Implementación y operación 44% Verificación 15% Revisión por la Dirección 20%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PETICIONES-QUEJAS-RECLAMOS (PQR) Enero a 30 noviembre 2011
Asunto Cantidad %
Peticiones 26 62%
Quejas 13 31%
Reclamos 3 7%
Total PQR 42 100%
0
5
10
15
20
25
30
Peticiones Quejas Reclamos
PETICIONES - QUEJAS - RECLAMOS (PQR)
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DERECHOS DE PETICIÓN Enero a 30 noviembre 2011
Derechos de Petición - Asunto: Cantidad %
Solicitud Información 46 38%
Solicitud Copias 42 35%
Concepto Técnico 33 27%
Total 121 100%
0
10
20
30
40
50
Solicitud Información Solicitud Copias Concepto Técnico
CA
NTI
DA
D
ASUNTO
DERECHOS DE PETICIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept/bre Octubre Nov/bre
PQR 0 2 0 1 6 2 5 6 8 6 6
DERECHO DE PETICIÓN 2 11 13 10 15 9 13 17 21 5 5
ATENDIDOS 2 13 13 11 21 11 18 23 29 11 11
0
5
10
15
20
25
30
35
CA
NT
IDA
D
RESPONSABILIDAD SOCIAL
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GESTION DE PROYECTOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO ASISTENCIA TÉCNICA Y
GESTIÓN DE PROYECTOS
Encargado de Coordinar el normal desarrollo de todos los Contratos y / o Convenios Interadministrativos, que por venta de servicios suscriba el AGN, esto se hace en interrelación con la Dirección General, las oficinas de Planeamiento Archivístico, División Administrativa y Financiera del AGN y los respectivos supervisores de los convenios o contratos que ejecute el AGN, llevando el registro para control de metas y gastos de cada uno.
ASISTENCIA TÉCNICA
Fortalecer las Entidades Públicas y Privadas orientándolas y acompañándolas en los
diferentes procesos archivísticos, estandarizando las metodologías de acuerdo
con la Política Archivística.
GESTIÓN DE PROYECTOS
Atender los requerimientos en materia de Gestión Documental encaminados a la
consecución de recursos propios mediante la celebración de Contratos y/o Convenios
Interadministrativos para la prestación de servicios archivísticos.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Total de Solicitudes de la Ciudadanía y Entidades Públicas y Privadas
Vigencia 2011
TOTAL 68
Total Solicitudes Atendidas Mediante visita técnica a noviembre de 2011
TOTAL 26
Total Solicitudes
Atendidas Mediante Oficio
TOTAL 42
ASISTENCIA TÉCNICA
38%
62%
Indicador: Atención de Solicitudes
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Total Solicitudes atendidas mediante visita técnica a noviembre de 2011
TOTAL 26
Contratos Interadministrativos Celebrados TOTAL 3
Contratos Interadministrativos Ejecutados TOTAL 1
Visitas e Informes TOTAL 5
Propuestas Técnicas y Económicas
TOTAL 17
ASISTENCIA TÉCNICA
19%
65%
12% 4%
Resultados de las solicitudes atendidas
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
1.INTERVENTORÍA VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
CONV.01 DE 2006. BCH $ 1.419.012.674 $ 88.786.704
CONV.01 DE 2008. BANESTADO
$ 66.907.037 $ 3.329.559
2. ADM INTEGRAL –ARRENDAMIENTO
DEPÓSITOS
VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
CONV. DE 2009. F GANADERO DEL CAQUETÁ
$ 464.623.739 $ 27.523.496
CONT.1811 DE 2011. M CULTURA
$ 80.340.320 $ 1.739.561
CONT.1970 DE 2011. M CULTURA
$ 79.447.824 $ 0
GESTIÓN DE PROYECTOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
3. ADM INTEGRAL Y MICROFILMACIÓN
VALOR Valor ejecutado vigencia 2011
CON. DE 2006. FIDUESTADO
$ 409.449.793 $ 105.595.899
CONV. DE 2006. IFI $ 878.776.070 $ 59.621.591
CONV. DE 2007. BANCAFÉ $ 207.917.473 $ 18.850.731
GESTIÓN DE PROYECTOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
4. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL Y ORGANIZACIÓN
VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
CONV. 082 DE 2011 . CAJA AGRARIA
$ 128.586.534 $ 4.093.213
CONT.034 DE 2009. FES $ 1.134.424.429 $ 193.183.967
5. INVENTARIO VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
CONT.046 DE 2010. M DE AGRICULTURA
$ 1.562.145.900 $ 236.984.647
CONT.021 DE 2010. DANSOCIAL $ 300.000.000 $ 236.457.100
C.296 DE 2010. M INTERIOR Y DE JUSTICIA
$ 236.204.000 $ 119.853.261
GESTIÓN DE PROYECTOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
6. ORGANIZACIÓN VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
CONT.478 DE 2010. M PROTECCIÓN SOCIAL
$ 31.800.000 $ 42.134.002
CONT.07 DE 2011. UGPP $ 3.126.937.298 $ 346.189.483
INCODER $70.339.500 $ 13.625.808
7. INVENTARIO Y ORGANIZACIÓN
VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
CONT.365 DE 2009. JUS PENAL MILITAR
$ 516.999.081 $ 165.770.566
CONT. 340 DE 2010. M DEFENSA NACIONAL
$ 1.730.000. 000 $ 507.113.691
CONT.143 DE 2010. DAS $ 1.792.800.000 $ 538.367.388
CONT.020 DE 2011. DANSOCIAL $ 286.274.407 $ 30.094.137
GESTIÓN DE PROYECTOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
8. IMPLEMENTACIÓN DEL PGD, CAPACITACIÓN Y ORGANIZACIÓN
VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
C.05-305 2009. S PUERTOS Y TRANSPORTE
$ 831.858.779 $ 213.659.133
CTO 358-2010 MIN DE DEFENSA NACIONAL.
$ 2.492.771.928 $ 745.429.092
9. DIAGNÓSTICO VALOR Valor Ejecutado Vigencia 2011
CONT.438 DE 2010. M PROT SOCIAL
$ 300.000.000 $ 51.467.751
DODLP $ 37.909.200 $ 0
PROIMÁGENES-FOCINE $ 37.186.247 $ 0
GESTIÓN DE PROYECTOS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
INDICADOR: PORCENTAJE DE AVANCE PLAN DE ACCIÓN
GESTIÓN DE PROYECTOS
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
100%
CA
JA A
GR
AR
IA 0
2 …
BC
H E
N L
IQ. -
CO
NV
ENIO
AG
N
BA
NES
TAD
O E
N L
IQU
IDA
CIÓ
N
IFI
BA
NC
AFE
FID
UES
TAD
O
MIN
AG
RIC
ULT
UR
A -
Cto
. 04
6-…
JUST
ICIA
PEN
AL
MIL
ITA
R -
…
SUP
ER P
UER
TOS
Y …
FIN
AN
CIE
RA
FES
- F
OG
AFI
N -
…
FON
DO
GA
NA
DER
O D
EL …
DA
NSO
CIA
L -
Cto
. 021
-201
0
MIN
DEL
INTE
RIO
R Y
DE
…
MIN
DE
DEF
ENSA
NA
CIO
NA
L …
MIN
DE
LA P
RO
TEC
CIÓ
N …
MIN
ISTE
RIO
DE
LA …
MIN
ISTE
RIO
DE
DEF
ENSA
…
FON
DO
RO
TATO
RIO
- …
MIN
ISTE
RIO
DE
…
UG
PP
CTO
.07.
10.2
011
DA
NSO
CIA
L -
Cto
.No
.02
0 -2
011
MIN
ISTE
RIO
DE
CU
LTU
RA
…
MIN
ISTE
RIO
DE
CU
LTU
RA
…
MIN
ISTE
RIO
DE
…
INC
OD
ER
…
% DE ACTIVIDAD A 30 DE NOVIEMBRE 2011
% DE ACTIVIDAD A 30 DE NOVIEMBRE 2011
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PERSONAL
GESTIÓN DE PROYECTOS
Total contratistas
a noviembre de 2011
604
30 56
518
PROFESIONALES
TECNICOS
AUXILIARES
Cantidad de contratistas por perfiles
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DIVISIÓN CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN DE:
DIVISIÓN DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y
RESTAURACIÓN
GRUPO DE NORMATIVIDAD Y
DESARROLLO DE LA POLÍTICA
ARCHIVÍSTICA
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Apoyar en la Modernización y Eficiencia del Estado
Colombiano
Evaluación , Acompañamiento y Aprobación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental de entidades del orden nacional y territorial (Gobernaciones).
Revisión, edición, actualización e ingreso de información en el modulo de Gestión Archivística
(TRD) en el aplicativo SISNA (Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos).
Visitas de verificación de aplicación de TRD a entidades del orden nacional o departamental
(Gobernaciones).
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
INDICADORES DE GESTIÓN
0,0%
1000,0%
2000,0%
3000,0%
4000,0%
5000,0%
6000,0%
7000,0%
8000,0%
9000,0%
10000,0%
EVALUACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE TRD Y TVD
93%Actividad
EVALUACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE
TRD Y TVD
Indicador No. de Solicitudes Atendidas x 100% /
Solicitudes Recibidas
Atendidas: 57
Recibidas: 61
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
INDICADORES DE GESTIÓN
0
20
40
60
80
100
1
2
Ingreso de Información al SISNA 83%
Actividad
Ingreso de información en el modulo de
Gestión Archivística (TRD) en el aplicativo
SISNA (Sistema de Información del Sistema
Nacional de Archivos) .
Indicador Actividades Realizadas * 100% / Actividades
Programadas
Ingreso de Información al SISNA: 50
Programadas para Ingresar al SISNA: 60
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
INDICADORES DE GESTIÓN
0,0%
1000,0%
2000,0%
3000,0%
4000,0%
5000,0%
6000,0%
7000,0%
8000,0%
9000,0%
10000,0%
VISITAS DE VERIFICACIÓN
DE APLICACIÓN DE TRD 90%
90% Actividad
VISITAS DE VERIFICACIÓN DE APLICACIÓN
DE TRD
Indicador No. de Visitas Realizadas x 100% /
Solicitudes Programadas
Realizadas: 18
Programadas: 20
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
FOMENTAR EL DESARROLLO DE PROYECTOS ARCHIVÍSTICOS Y DESARROLLO DE PROYECTOS
VENTA DE SERVICIOS
Supervisión del Convenio Interadministrativo No. 001 de 2008 suscrito
entre BANESTADO y AGN
Supervisión del Contrato Interadministrativo No. 07.10.2011 suscrito entre el Ministerio de
la Protección Social, UGPP, AGN . 260 contratistas.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DESARROLLAR LA ADECUACIÓN NORMATIVA
Apoyo al Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística en la proyección y/o elaboración de conceptos
técnicos en temas relacionados como:
1. TRD
2. TVD
3. Estructura Orgánica
4. Codificación
5. Series, subseries, tipología Documental .
6. Disposición Final (CT, S, E, M-D)
7. Valoración Documental
8. Comité de Archivo
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
NORMATIVIDAD
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GNP
Expedición de Normas
Archivísticas Ingresos documentales
(Transferencias, donaciones, comodatos, compras y
expropiaciones)
Elaboración de conceptos técnicos
Descripción del acervo documental colombiano
Funciones principales:
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
1) Diseño de Política y expedición normativa
relacionada con la protección de Archivos de
Memoria Histórica y Derechos Humanos
- l Fase.
Proceso pedagógico y de sensibilización en torno a la
política archivística, los derechos humanos y el derecho internacional
humanitario.
Funcionarios del AGN, Sistema Nacional de Archivos (Departamento del Valle: Secretaria de Gobierno,
personeros, funcionarios de la Gobernación), estudiantes Sena - Valle y Universidad de la Salle- Bogotá.
Construcción de propuestas normativas y técnicas en el tema de política de archivos en Derechos Humanos para la reglamentación de la Ley de Víctimas y Restitución de
Tierras.
Construcción de compendio jurídico normativo en los temas de política archivística y DDHH (normas internacionales y
nacionales pertinentes ),
Identificación de las obligaciones para el AGN contempladas en la jurisprudencia constitucional que desarrolla los
Derechos de la Víctimas (énfasis en el Derecho de Verdad y cumplimiento de deber de Memoria por parte del Estado).
Visitas a entidades y organizaciones para el
reconocimiento de archivos y gestión documental en
las dependencias y para los documentos relacionados
con víctimas y violaciones a DDHH.
Nivel Nacional: Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de Defensa, Ministerio del Interior, Ministerio de
Justicia, INCODER, DAPRE , Acción Social y Defensoría del Pueblo
Entres Territoriales: Personería Municipal y AFAVID en el municipio de Trujillo. Dirección Territorial del INCODER en el Valle. Defensoría del Pueblo Regional Valle, Comisión
Nacional de Reparación y Reconciliación en el Valle
AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011: 70%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
2) Diagnóstico impacto jurídico-social de las normas archivísticas en las entidades
públicas de organismos
nacionales del nivel central.
Visitas a entidades: Ministerio de Defensa, DAPRE, Acción Social .
Tabulación, análisis de datos y conclusiones de la Circular 006 /10
Clasificación y análisis de los conceptos emitidos por el AGN durante el año 2010 ( Entidades nacionales del nivel CENTRAL Y DESCENTRALIZADO).
AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011: 90%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
•Acuerdo 06 de 2011: Por la cual se reglamenta la organización y manejo de
los expedientes pensionales.
•Circular externa 02de 2011: Protección de Archivos por Ola Invernal
•Circular externa 03 de 2011 Obligación de transferir a los archivos
generales los documentos de valor secundario
•Circular 04 de 2011: Directrices o lineamientos al manejo y administración
de los archivos de las entidades señaladas en la Ley 1444 de 2011
•Circular externa 05 de 2011 Prohibición para enviar los originales de
documentos de archivo a otro tipo de unidades de información
•Circular 06 de 2011: Entrega de los archivos físicos y electrónicos con
ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
3)Revisión de documentación soporte para la emisión de conceptos sobre Documentos Técnicos y proyectos de norma procedentes de otras áreas, de los
comités técnicos del SNA, de la Dirección General, entre otros. Hacer seguimiento a los proyectos de norma y normas que expida el gobierno relacionados con la
función archivística
Compendio de respuestas a conceptos técnicos (recopilación de jurisprudencia, normatividad y
conceptos emitidos)
Base de datos de doctrina
Revisión y análisis de documentos (protocolos,
proyectos de norma y guías) generados por los
diferentes comités técnicos
AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011:
70%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
4) Conceptos técnicos
72%
28%
NÚMERO DE SOLICITUDES 2011 con corte Noviembre
Contacto
Portal
=735 =286
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
4) Estado de los CONCEPTOS TÉCNICOS
Total=246
Total=777
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
53% 47%
TIPO DE USUARIOS
Personas Jurídicas
Persona naturales
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
30%
22% 19%
13%
4% 2% 3% 2% 2% 2% 1%
TEMAS CONCEPTOS TÉCNICOS 2011 Con corte a Noviembre Tabla de Retención
Documental
Aplicación de normas archivísticas
Organización documental
Conservación
Correspondencia
Varios temas
Tabla de Valoración Documental
Transferencias
Reprografía
Tecnologías
Ingresos documentales
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
5)Participación del AGN en la estrategia Promotores
Regionales de la Dirección de Fomento del Ministerio de
Cultura.
Se realizó el registro y la tabulación de datos para 284 municipios, datos sobre
constitución de archivos y consejos municipales,; sobre archivos de derechos humanos. (Más información promotores
noviembre).
AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011:
90%
Compilación y sistematización de
información
6)Acopio de documentos y bibliografía sobre comunidades Palenqueras, revisión preliminar del estado de los archivos en esta comunidad y en los lugares a que
corresponda su jurisdicción territorial (Mahates).
AVANCE AL 30 NOVIEMBRE 2011:
46%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
7) Identificación de materiales sonoros de la
bóveda de seguridad y
*Clasificar, ordenar,
realmacenar y describir la Colección
Zapata Olivella.
Avance: 96.42%
8) Ingresos documentales: Transferencias
regulares y donaciones.
Donaciones: Colección Arquitecto Hernán Herrera.
Visitas: DAS, Ministerio de Relaciones Exteriores, Focine, Ministerio de Hacienda y crédito Publico, Ministerio de Cultura (Patrimonio),
Transferencias: Ministerio de Relaciones Exteriores.N° 19
9) Descripción de 20.000 folios del
Fondo Ministerio de
Gobierno: Territorios Nacionales
Fechas extremas
1940-1980.
Avance: 70%
10) Convenios celebrados con
Universidad Nacional de Colombia
Organización de los documentos Sección archivo Anexo Grupo
II “paquetes”
Avance: 50%
Fundación Universidad
Autónoma de Colombia: Colección
Camilo Torres Restrepo. (Fechas
extremas: 1948 – 1976).
Avance: 70%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
• Formulación de proyecto DNP: “Acompañar y brindar las herramientas básicas a
las comunidades Awá en el mejoramiento, la conformación y la protección de sus
archivos en lo correspondiente al compromiso señalado al AGN en la Circular DIFP
05 de 2011 (Auto 174 de 2011 seguimiento de la sentencia T-025 de 2004). Avance:
Aprobado por el DNP.
• Reformulación Proyecto ADAI – XIII Convocatoria : Fuentes para la
recuperación de la Memoria Histórica de comunidades indígenas, afrodescendientes
y población vulnerable. 1ª Fase.
• Formulación y presentación del Proyecto ADAI – XIV Convocatoria: Foto
Serrano
• Capacitación conjunta con la Procuraduría General de la Nación: 17 y 25 de
noviembre para los personeros de Cundinamarca sobre Archivos y Derechos
Humanos. Avance: 100%
• Secretaria técnica del Convenio con la Comisión Nacional de Reparación y
Reconciliación. Avance: en proceso.
• Supervisión de contrato de prestación de servicios No. PSPJ 1356 CM – 197 Entre la
Organización Internacional para las Migraciones y el AGN. Avance: 75%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
Grupo perteneciente a la División de Clasificación y Descripción y responsable de desarrollar los parámetros, normas y estándares para la atención, preservación, conservación, restauración y protección de los archivos administrativos y patrimoniales del país. El Grupo de Conservación y Restauración formula y ejecuta proyectos de intervención e investigación que contribuyen a la recuperación integral del Patrimonio Documental de la Nación y apoya las labores de asistencia técnica, normalización y capacitación que realiza el AGN en materia de conservación documental.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
ACTIVIDAD (META) % Ejecutado % Pendiente
Almacenamiento e intervención de planos (427) 95 5
Restauración de mapas (8) 88 12
Refuerzo de lomos y empaste de tomos Biblioteca Especializada (475)
93 7
Limpieza puntual de tomos (500) 87 13
Intervención en primeros auxilios para folios del AGN (4000)
59 41
Diagnóstico e intervención de folios del AGN (6000) 88 12
Diseño y desarrollo de metodologías orientadas a la conservación documental (2)
80 20
Investigaciones sobre materiales constitutivos del patrimonio documental y su deterioro (Proyecto de investigación de deterioro de tintas ferrogálicas)
100 N/A
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
10000
Int. Planos Empaste de tomos Dx. e int. de folios Limpieza de tomos
2010
2011
367
427
525 475
9027 8362
760 437
Las actividades que presentan una ejecución menor con relación al año 2010 responden a una asignación de menos recursos para la vigencia 2011.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
0
20
40
60
80
100
120
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
Cumplimiento de Actividades Programadas
Porcentaje de Avance Plan de Acción y/o Plan Operativo
Atención de Solicitudes
El cumplimiento de algunas de las actividades se vio afectado por el apoyo que funcionarios del GCR están dando a proyectos de venta de servicios.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
Durante la vigencia 2011, el Grupo de Conservación y Restauración brindó asistencia técnica a diferentes entidades a nivel nacional en casos de inundaciones que afectaron documentos y, en apoyo al SNA, desarrolló 2 cursos regionales de conservación documental: Cúcuta, Corporación Cultural Biblioteca Julio Pérez Ferrer y Alcaldía Municipal de Yopal. Por otra parte, dentro del Comité de Conservación se trabajó con el ICONTEC en la homologación de la Norma ISO 11799 y en la actualización de la NTC 4436.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
ACTIVIDADES POR EJECUTAR: - Concluir la intervención de folios para dar cumplimiento a la meta programada. -Concluir las actividades de intervención de mapas, planos y de empaste de tomos de la Biblioteca Especializada. -Consolidar informes de monitoreo y control de condiciones ambientales. -Presentar informes de resultados de la actividad de Diseño y Desarrollo de Metodologías Orientadas a la Conservación Documental.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
• Custodiar, proteger y difundir el acervo histórico documental que conserva y custodia el Archivo General de la Nación.
• Establecer contacto con repositorios históricos documentales en el país y en el exterior, en apoyo a la investigación con fuentes primarias.
• Incrementar la Biblioteca Especializada del Archivo General de la Nación.
OBJETIVOS FUNDAMENTALES:
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
INVESTIGADORES carnetizados durante el año 2011:
404 *
* Corte a 30 de Noviembre/2011
República de Colombia
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
DIVISION DE SERVICIOS AL PUBLICO
INVESTIGADOR
CARNET Nº : 8.940
APELLIDOS : FRANCO RUEDA
NOMBRES : Ana Milena
IDENTIFICACION : c.c. 63.531.923
Este carnet es de carácter personal e intransferible y deberá ser
refrendado cada dos años a partir de la fecha de su expedición.
Su reposición por pérdida tendrá un costo de un salario mínimo
diario. El usuario se compromete a cumplir el reglamento de la Sala de
Consulta
18 10 2.011 18 10 2.013
FECHA EXPEDICION FECHA VENCIMIENTO
__________________ FIRMA AUTORIZADA
Hombres: Mujeres:
188 216
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Nº DE FONDOS DOCUMENTALES: 315
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
VOLUMEN Y EXTENSIÓN DEL ACERVO DEL AGN
TOTAL UNIDADES DE CONSERVACIÓN:
METROS LINEALES DE DOCUMENTACIÓN:
75.000
12.000
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
CONSULTAS DEL ACERVO DOCUMENTAL
* Corte a 30 de Noviembre/2011
Investigadores:
2.356 Usuarios Notariales:
2.640
Nº de consultas:
Nº de consultas:
18.362
4.962
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
AÑO
Nº DE INVESTIGADORES
CONSULTAS INVESTIGADORES
Nº DE USUARIOS NOTARIALES
CONSULTAS USUARIOS NOTARIALES
2005 2.341 15.516 3.035 5.980
2006 2.432 14.438 3.328 6.598
2007 2.363 16.909 3.316 5.867
2008 2.223 15.101 2.901 5.414
2009 2.613 17.346 2.928 6.287
2010 2.924 18.270 2.693 5.198
2011*
2.194 16.522 2.401 4.548
INVESTIGADORES, USUARIOS Y CONSULTAS 2.005 - 2011
* Corte a 30 de Noviembre/2011
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
FONDOS MÁS CONSULTADOS
FONDO Nº DE
CONSULTAS
Notarías Notarías 1-6 y 8-10 8.593
Transferencia Presidencia de la República 1.427
Transferencia Ministerio de Relaciones Ext. 1.146
En custodia Archivo Histórico Legislativo 746
República Congreso 768
Colecciones Enrique Ortega Ricaurte 572
República Ministerio de Gobierno 579
Tr.-Microf. Archivo Arzobispal de Popayán 452
* Corte a 30 de Noviembre/2011
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
FONDOS MÁS CONSULTADOS
SECCIÓN FONDO Nº DE
CONSULTAS
República Secretaría de Guerra y Marina 427
Archivo Anexo Real Hacienda 359
Colonia Milicias y Marina 252
Transferencia Ministerio del Interior 230
República Gobernaciones - Varias 197
Colonia Caciques e Indios 188
República Ministerio de Obras Públicas 308
República Ferrocarriles 154
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
FONDOS MÁS CONSULTADOS
SECCIÓN FONDO Nº DE CONSULTAS
República Ministerio de Hacienda 200
Colonia Visitas 128
Colonia Conventos 102
Custodia Academia Colombiana de Historia 103
Colonia Negros y Esclavos 93
Archivo Anexo Historia 64
República Historia 50
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DOCUMENTAL*
* Corte a 30 de Noviembre/2011
Base Datos Virtual
ubicación documentos en
estantería
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
ACTUALIZACIÓN INVENTARIO DOCUMENTAL
Remarcado identificación topográfica
Verificación unidades de conservación
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
Libros Catalogados: Nº de Consultas:
657 1.423
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Año: 2.011
LIBRERÍA
Nº de Publicaciones vendidas:
2.267
Valor: $ 22.183.500
* Corte a 30 de Noviembre/2011
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
VISITAS GUIADAS AL AGN*
Año: 2.011
Grupos: 225
Personas: 2.450
* Corte a 30 de Noviembre/2011
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
EXPOSICIONES DOCUMENTALES
Museo “Antón García de Bonilla”
Abril - Junio de 2.011
”La Esclavitud en Colombia: Yugo y Libertad 1553-1859”
OCAÑA
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
EXPOSICIONES DOCUMENTALES
AGN
Octubre - Noviembre de 2.011
“Reales Exércitos, Milicias, Secretarías y Ministerios de la Guerra 1554-1964” “Los Derechos Vulnerados
Indios, campesinos y citadinos en el conflicto 1552-1991”
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
ACTIVIDADES POR EJECUTAR DICIEMBRE 2011:
• ATENCIÓN A USUARIOS E INVESTIGADORES DE MANERA PRESENCIAL Y VÍA CORREO
• ATENCIÓN A USUARIOS E INVESTIGADORES EN BIBLIOTECA ESPECIALIZADA Y LIBRERÍA
• GESTIONAR LA ADQUISICIÓN EQUIPOS (“SCANNER” Y “PLOTTER”) PARA EL PRIMER TRIMESTRE DEL AÑO 2012, PARA PROTEGER MATERIAL GRÁFICO DE GRAN FORMATO DE LA MANIPULACIÓN.
CONCLUSIONES / RECOMENDACIONES:
• EN CONJUNCIÓN CON LAS ÁREAS TÉCNICAS, DARLE CUERPO A UNA NORMATIVA ORIENTADA A LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS EN ASPECTOS RELATIVOS A LA DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS, INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN, REGISTROS DE INVESTIGADORES Y CONSULTA.
DIVISIÓN DE SERVICIOS AL PÚBLICO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN
•Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, para la automatización, digitalización y microfilmación de archivos.
•Atender el Plan Institucional de Microfilmación y Digitalización acervo AGN.
•Brindar asesoría sobre microfilmación o digitalización. •Identificar y evaluar nuevas tecnologías.
DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN
ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LOS LOGROS CANTIDAD
UNIDAD DE
MEDIDA
% DE AVANCE A
LA FECHA
Digitalización Fondos AGN
Digitalización de fondos Secretaría de
Guerra y Marina, Baldios y Planos de IDU 241.697 Imagen 97%
Realizar microfilmación digitalMicrofilmación digital de fondos Justicia
e Historia de Sección Anexo 148 Rollo 93%
Realizar microfilmación análogaMicrofilmación de fondo Secretaria de
Guerra y Marina 137 Rollo 91%
Elaborar Copia de Seguridad Microfilm Duplicación de rollos de fondos
Secretaría de Guerra y Marina e Historia 782 Rollo Duplicado 89%
Digitalización de fotografías de PresidenciaDigitalización de cajas 192 a 219 de
Archivo Fotográfico de Presidencia 35.735 Imagen 102%
Fotocopiar para Investigadores y Usuarios
Respuesta de 8 horas hábiles para
notarias y 3 días hábiles para fondos
documentales 67.024 Copia
100%
de las solicitadas
Fotocopiar Rollos de microfilm para investigadoresRespuesta en 4 días hábiles
9.314 Copia
100%
de las solicitadas
Fotocopiar documentos administrativos internosAtención inmediata
212.183 Copia
100%
de las solicitadas
0
10
20
30
40
50
60
DIGITALIZACIÓN
TOTAL
ACUMULADO
AÑO 2011
DIGITALIZACIÓN
0
10
20
30
40
50
60
MICROFILMACIÓN
TOTAL
ACUMULADO
AÑO 2011
MICROFILMACIÓN
DIVISIÓN DE REPROGRAFÍA Y AUTOMATIZACIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS SNA
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
CAPACITACION ARCHIVÍSTICA
El Archivo General de la Nación, en desarrollo del Artículo 18 de la Ley 594 de 2000 ha ejecutado el programa de capacitación no formal en materia archivística, dirigido a la comunidad archivística del país con miras al cumplimiento del objeto social de preparación de personal con el fin de fortalecer a las entidades en el manejo, organización, salvaguarda y consulta del patrimonio documental, como lo establece la Ley 80 de 1989.
En este sentido para el año 2011 se realizo la capacitación a funcionarios, servidores públicos, personas naturales y estudiantes, tanto de entidades públicas como privadas, a través de los siguientes cursos, talleres, Seminarios y videoconferencias:
GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA
INFORME DE GESTION 2011
No. EVENTO
FECHA DE
REALIZACIÓN
No. de
participantes
1
Curso Básico sobre
Organización y Manejo de
Archivos, Nivel I
Marzo 28 a Abril 1 de 2011
28
2
Taller de Elaboración,
Evaluación y Aplicación
de Tablas de Retención
Documental Abril 11 al 15 de 2011 30
3 Taller de Microfilmación y
Digitalización Mayo 2 al 6 de 2011 21
4
Curso Básico sobre
Organización y Manejo de
Archivos, Nivel II Mayo 16 al 20 de 2011 14
5
Taller sobre Organización
de
Fondos Acumulados Mayo 30 a Junio 3 de 2011 20
6 Taller de Conservación
Documental Junio 13 al 17 de 2011 19
7
Taller de Elaboración,
Evaluación y Aplicación
de Tablas de Retención
Documental
Julio 25 al 29 de 2011
15
8
Curso Básico sobre
Organización y Manejo de
Archivos, Nivel I
Agosto 8 al 12 de 2011
19
9 Taller de Microfilmación y
Digitalización
Septiembre 5 al 9 de 2011
Bases Archivisticas 18
10
Curso Básico sobre
Organización y Manejo de
Archivos, Nivel II
Septiembre 19 al 23 de 2011
17
11
Taller sobre Organización
de
Fondos Acumulados
Septiembre 26 al 30 de 2011
17
12
Curso Básico sobre
Organización y Manejo de
Archivos, Nivel III
Octubre 10 al 14 de 2011
21
13
Foro Archivos de
Instituciones de Educación
Superior en Colombia.
Noviembre 22 de 2011
87
14
XIX SEMINARIO DEL
Sistema Nacional de
Archivos “Archivos y
Derechos Humanos:
Organización, Protección
y Acceso”
Noviembre 23 al 25 de 2011
122
TOTAL 448
100%
Cursos Básicos (Nivel I-II-III) y
Talleres
Cursos Básicos (Nivel I-II-III) y Talleres Avance
Pla
nea
dos
Logra
dos
Pla
nea
dos
logra
dos
Cursos Básicos
(Nivel I-II-III).
Talleres
5 5 7 7
Cursos Básicos (Nivel I-II-III) y
Talleres
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA
INFORME DE GESTION 2011
PLAN DE CAPACITACION ARCHIVÍSTICA 2011
CAPACITACIONES POR DEMANDA
ENTIDAD FECHA No.
PARTICIPAN
TES
1 Sena Yopal Casanare Marzo 14 al 17 de 2011 20
2 Alcaldía de Guaduas Marzo 14 al 16 de 2011 25
3 Amarilo Marzo 16 al 18 de 2011. 3
4 Gobernación de
Cundinamarca
Abril 5, 6, 7, 13, 14, 18 y 19
de 2011.
104
5 Alcaldía de la Calera Abril 13 al 15 de 2011. 30
6 Gobernación del Vichada Mayo 2 al 4 de 2011. 25
7 Alcaldía de Carurú Mayo 17 al 20 de 2011 25
8 Alcaldía de Girardot Mayo 25 al 28 de 2011. 30
9 Provincia de Vélez Mayo 27 de 2011. 197
10 Findeter Julio 7 de 2011 25
11 Gobernación de Antioquia Julio 27-28-29 de 2011 30
12 Findeter Agosto 12 de 2011 25
13 Procuraduría Provincial de
Facatativá
Agosto 22 de 2011 97
14 Procuraduría Provincial de
Girardot
Agosto 25 de 2011 100
15 Capacitación Regional
sobre Conservación de
documentos - Alcaldía de
Yopal
Septiembre 26 al 30 de 2011 35
16 Capacitación Regional
sobre Conservación de
documentos -
Departamento de Norte de
Santander
Septiembre 24 al 28 de 2011 35
17 Capacitación Regional
sobre Gestión documental –
Gobernación de Nariño
40
18 Fiscalía General de la
Nación
Septiembre 24 al 26 de 2011 30
19 Comando General de las
FFMM
Noviembre 8 a diciembre 6 80
Total 956
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA
INFORME DE GESTION 2011
VIDEOCONFERENCIAS
En el presente año se han realizado 3 videoconferencias en desarrollo del convenio interadministrativo suscrito con el SENA, además de 5 videoconferencias con equipos propios a través de las cuales se logra amplia participación de personas entre funcionarios públicos, estudiantes del SENA, instructores y personas naturales, en capacitación sobre temas de relevancia para el desarrollo archivístico.
TEMA DE LA VIDEOCONFERENCIA FECHA
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Alexander Melo (SENA)
Febrero 10 de 2011
DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Jenny Gasca, Grupo Asistencia Técnica y Daniel Isaac,
Grupo Laboratorio de Conservación (SENA)
Marzo 10 de 2011
ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS:
Reconstrucción de la historia Institucional (SENA)
William Martínez, Jefe División de Clasificación y
Descripción
Abril 7 de 2011
Videoconferencia sobre la Ley 1409 de 2010 Por la cual se
reglamenta el ejercicio profesional del Archivista, se dicta
el Código de ética y otras disposiciones. (AGN)
8 de julio
Transmisión a través de Videoconferencia del Seminario
PREPARESE 2011: CERO PAPEL con el Departamento
de Risaralda. (AGN)
22 de septiembre
Reunion de Consejo Departamental de Risaralda (AGN) 4 de Noviembre
Foro Archivos de Instituciones de Educación Superior en
Colombia. (AGN)
22 noviembre
XIX SEMINARIO DEL Sistema Nacional de Archivos
“Archivos y Derechos Humanos: Organización, Protección
y Acceso”(AGN)
23 al 25 de Noviembre
Planeadas Logradas
Videoconferencias
5 5
Videoconferencias
100%
Videoconferencias
Videoconf
erencias …
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA
INFORME DE GESTION 2011
DIPLOMADOS
Se realizó el Diplomado en GESTIÓN INTEGRAL DE ARCHIVOS, en cooperación con la Universidad de los Llanos, con una intensidad de 120 horas, durante los días 7 de octubre al 19 de noviembre en el municipio de Granada – meta, con la participación de 14 asistentes. Así mismo, se recibió propuesta de parte de la Universidad Santo Tomas sede Medellín, para la realización del Diplomado en GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE CALIDAD, del cual se hizo la correspondiente difusión por parte de la Universidad y del AGN, se aplazó su realización a partir de febrero de 2011, en razón a que por Ley de garantías, las entidades territoriales no podían contratar en estas fechas. . cada diplomado tiene prevista
Participación y asistencia de funcionarios del AGN en eventos Nacionales e Internacionales de capacitación e intercambio cultural, técnico y científico sobre las distintas áreas de la función archivística.
Planeados Logrados
Diplomados
2
1
Diplomados
50% 50%
Diplomados
Diplomados Avance
Diplomados Faltante
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA
INFORME DE GESTION 2011
COMITÉS TÉCNICOS DEL SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS - 2011
Decreto 4124 de 2004, Artículo 7°. Comités Técnicos. Los Comités Técnicos son instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos para el desarrollo de los procesos archivísticos y serán conformados por el Archivo General de la Nación.
En este sentido, los Comités Técnicos han desarrollado actividades tendientes a presentar proyectos para la normalización e implementación de la política archivística así:
COMITÉ DOCUMENTOS TRABAJADOS
Gestión
Documental
(189)
NTC 15489-2 Iinformación y Documentación. Gestión de Documentos. Parte
2: Directrices. (en consulta pública)
Reprografía y
Automatización
(190)
- Protocolo para Digitalización de Documentos con Fines Probatorios
- Concepto circulares COINFO
- DE097-11 Micrografía. Tabla de Prueba de Resolución ISO no. 2
Descripción y Uso. (en consulta pública)
- DE 096-11 Información y Documentación. Directrices de Implementación
Para Digitalización de Registros
Conservación
(191)
- Guía para el manejo de soportes documentales con riesgo biológico.
- Documento de estudio DE 214 Información y Documentación Requisitos
Para Almacenamiento de Material Documental para la homologación de la
Norma ISO 11799. (en consulta pública)
- Actualización de la NTC 4436 Información y Documentación. Papel Para
Documentos de Archivo. Requisitos Para la Permanencia y la Durabilidad y
NTC 5397 Materiales Para Documentos de Archivo con Soporte en Papel.
Características de Calidad en lo Concerniente al Papel.
- Reglamentación del Sistema Integrado de Conservación.
Clasificación y
Descripción
(192)
-DE258-09. Norma Internacional General de Descripción Archivística
Educación
Superior
- Foro sobre Archivos de las Instituciones de Educación Superior en
Colombia.
- Seguimiento subcomités regionales.
Historias
Clínicas
- Norma de competencia laboral sobre archivos de historias clínicas.
Licencias
Urbanísticas
- Guía práctica para el archivo de licencias urbanísticas y otras actuaciones.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA
INFORME DE GESTION 2011
CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS
En desarrollo de la Ley General de Archivos, se expidió el Decreto 4124 de 2004 “por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados”, en el cual se establecen las Instancias de Articulación del Sistema Nacional de Archivos así
Artículo 5°. Consejos Territoriales de Archivos. Son los Consejos Departamentales de Archivos, los Consejos Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de Archivos y los de los territorios Indígenas, que se crearan cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir y coordinar la función archivística a nivel territorial.
En desarrollo de dicha normatividad el Archivo General de la Nación ha logrado la creación y funcionamiento de 32 Consejos Departamentales de Archivos logrando una cobertura del 100%
CO
MP
RO
MIS
OS
AD
QU
IRID
OS
C
ON
L
AS
RE
GIO
NE
S: Revisar el Decreto
4124 de 2004, en especial el tema de evaluación y aprobación de TRD de los Municipios.
Indicaciones sobre medidas preventivas y correctivas para los archivos con ocasión de la Ola Invernal.
Capacitación en Gestión Documental.
Circular para Gobernadores y Alcaldes relacionada con la entrega de archivos.
Tem
as
tra
tad
os Informe de actividades
realizadas por el Consejo Departamental de Archivos.
•Reporte de avance en el cumplimiento de la Ley por parte de los municipios.
•Avance por parte de los Archivos Departamentales
•Dificultades y logros que se han tenido en desarrollo del Decreto 4124
•Plan de Acción del CDA.
•Encuesta Ola Invernal.
• Informes del AGN sobre las metas trazadas.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE CAPACITACION Y ASESORÍA DEL SNA
INFORME DE GESTION 2011
SEGUIMIENTO A CONTRATOS DE COMODATO
Se realizó la entrega de equipos de videoconferencia a través de contratos de comodato a la Gobernación del Valle del Cauca y
Gobernación de Risaralda, con quienes se han adelantado actividades de capacitación y reuniones de Consejos
Departamentales de Archivos, así mismo, se hace seguimiento a los siguientes contratos de comodato de equipos de reprografía
y de conservación de documentos.
• UNIVERSIDAD DEL VALLE. Contrato No.196 de 2005
• UNIVERSIDAD DEL VALLE Contrato No.322 de 2009
• ACADEMIA BOYACENSE DE HISTORIA Contrato No.082
de 2009
• ACADEMIA BOYACENSE DE HISTORIA Contrato No.259
de 2009
• ARQUIDIOCESIS DE POPAYAN Contrato No.260 de 2009
• CORPORACIÓN BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ
FERRERO Contrato No.114 de 2009
• CORPORACIÓN LUIS EDUARDO NIETO ARTETA
• UNIVERSIDAD DEL CAUCA
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Determinar las faltas en contra de los documentos y archivos públicos y los que constituyen el patrimonio documental, las cuales serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por los servidores públicos.
Coordinar con los diferentes organismos de control la implementación de acciones conjuntas para el ejercicio de la inspección, control y vigilancia encaminadas a las entidades del sector público.
Orientar y apoyar a las entidades del orden nacional y territorial con el fin de identificar la problemática institucional archivística y así establecer un plan de mejoramiento en cada una, para garantizar el aseguramiento archivístico y la salvaguarda del patrimonio documental del país.
Grupo encargado de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.
GRUPO INSPECCIÓN Y VIGILANCIA – GIV DEL SNA
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
No.
Entidades del Orden Nacional inspeccionadas
115
Gobernaciones 22
Alcaldías 301
Otras Entidades 33
Planes de Mejoramiento suscritos
298
INFORME DE EJECUCIÓN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
INFORME DE EJECUCIÓN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
ACTIVIDAD CANTIDAD
PROGRAMADA CANTIDAD EJECUTADA
(%) DE AVANCE
Inspección a las entidades de los diferentes órdenes y sectores. 364 287 78% En el 2011 se realizaron visitas de inspección a solicitud de parte y en atención de denuncias. S/N 38 100%
Seguimiento a Planes de Mejoramiento Archivístico. 351 268 76% Evaluación del funcionamiento de Consejos Departamentales de Archivos. 32 11 34% Seguimiento a convenios interadministrativos con alcaldías y gobernaciones. 22 22 100% Inspección a entidades beneficiarias del programa ADAI correspondiente a las vigencia comprendidos entre los años 2006 y 2010.
20 15 75%
Diagnostico Notarias Primera Fase (Diseño de la encuesta y aplicación en 42 encuestas) S/N 44 100%
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
• Entidades reportadas a la PGN por desatender las solicitudes del AGN o por incumplimiento de la Ley 594 de 2000
• Gobernación del Huila
• Gobernación del Caquetá
• Alcaldía de Tame - Arauca
• Alcaldía de Bordo - Cauca
• Alcaldía Convención - Nte. de Santander
• Alcaldía La Paz - Cesar
• Alcaldía Montelíbano - Córdoba
• Alcaldía el Playón - Santander
• Alcaldía Trujillo - Valle del Cauca
• Alcaldía Andalucía - Valle del Cauca
• Alcaldía Barranca de Upia - Meta
INFORME DE EJECUCIÒN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
INFORME DE EJECUCIÒN GRUPO DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
ANTES DESPUÉS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
GRUPO TALENTO HUMANO
GRUPO SERVICIOS GENERALES
GRUPO APOYO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS
GRUPO CONTABILIDAD
GRUPO PRESUPUESTO Y TESORERÍA
OBJETIVO DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: “Administrar el talento humano del AGN y lograr la sostenibilidad y crecimiento financiero, brindar el apoyo logístico adecuado a las actividades del AGN y optimizar el manejo de los recursos. Para lo cual está conformada por los siguientes Grupos:
COMPOSICIÓN PRESUPUESTO DE GASTOS - VIGENCIA 2011
Presupuesto 2011 $ 15.322.278.768
$ 5.752.010.825
38%
$ 9.570.267.943
62 %
PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO PRESUPUESTO DE INVERSION
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PRESUPUESTO DE INGRESOS POR FUENTE DE RECURSOS - VIGENCIA 2011
$ 9.871.680.007
64%
$ 5.450.598.761
36%
INGRESOS PROPIOS
APORTES NACIÓN
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
RECAUDO CONSOLIDADO DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS - VIGENCIA 2011
Fecha de Corte : 30 de noviembre de 2011
INGRESOS PROPIOS $ 3.410.150.144,00
22 %
APORTES NACIÓN $ 3.418.835.542,00
22 %
POR RECAUDAR $ 8.493.293.082,00
56 %
INGRESOS PROPIOS
APORTES NACIÓN
POR RECAUDAR
Presupuesto 2011 $ 15.322.278.768
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
EJECUCIÓN CONSOLIDADA DEL PRESUPUESTO DE GASTOS - VIGENCIA 2011
Fecha de Corte : 30 de noviembre de 2011
$ 4.538.216.575 30%
$ 6.478.977.892 42%
$ 4.305.084.301 28%
EJECUTADO FUNCIONAMIENTO
EJECUTADO INVERSIÓN
POR EJECUTAR
Presupuesto 2011 $ 15.322.278.768
Ejecutado a 30/noviembre - 72% $ 11.017.194.467
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
EJECUCIÓN POR VENTA DE SERVICIOS - VIGENCIA 2011
Fecha de Corte : 30 de noviembre de 2011
$ 3.410.150.144
37%
$ 5.205.368.149
56%
$ 694.161.714
7%
RECAUDADO
POR FACTURAR
PENDIENTE POR COBRO
$4.104.311.858 FACTURADO.
$ 9.309.680.007 - 100% Presupuesto VENTA de Servicios 2011.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
CONTROL INTERNO
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
El AGN para la convocatoria XIII, evaluó 42 y presentó 10 proyectos en
el comité Intergubernamental del programa Apoyo al Desarrollo de los
archivos iberoamericanos. Aprobaron para Colombia 9 proyectos.
Con la Ley 1448 “reparación integral a las víctimas del conflicto armado
interno.” en su artículo 144. Encomienda la custodia de estos archivos al
AGN, y somos parte del el Sistema Nacional de Atención y Reparación a
las Víctimas como lo establece el articulo160.
Se recepcionaron 1.023 conceptos técnicos de los que se han
respondido 777, que corresponden al 76%.
En desarrollo de la Ley General de Archivos, el Archivo General de la
Nación ha logrado la creación y funcionamiento de 32 Consejos
Departamentales de Archivos logrando una cobertura del 100%.
.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
Reestructuración organizacional 2012.
Nuestra entidad contará con certificación del Sistema de Gestión de
Calidad para el año 2013.
El presupuesto del AGN se ha ejecutado en un 72% a 30 de Noviembre de
2011, se espera alcanzar un 85%.
El Archivo General de la Nación continuará gestionando, suscribiendo y
ejecutando contratos y convenios por la línea de venta de servicios.
En desarrollo de la Ley General de Archivos, el Archivo General de la
Nación ha logrado la creación y funcionamiento de 32 Consejos
Departamentales de Archivos logrando una cobertura del 100%.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
LEY 1470 de junio 30 de 2011.
JORGE PALACIOS PRECIADO
El Congreso de Colombia honra
la memoria del ilustre
colombiano Doctor Jorge
Palacios Preciado, Como
homenaje perenne a su memoria
el Archivo General de la
Nación, ubicado en la carrera 6
No 6 - 91 de la ciudad de
Bogotá D. C., se llamará, a
partir de la vigencia de la
presente ley, “Archivo General
de la Nación JORGE
PALACIOS PRECIADO.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PREGUNTAS Y PROPUESTAS
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PREGUNTAS Y PROPUESTAS
Se recibieron tres (3) preguntas:
1. Tema Sede: El AGN es una entidad centralizada en Bogotá, se ha
pensado en la posibilidad de abrir una sede en otra ciudad y expandir los
servicios qué se prestan?. El Sr. Javier Vargas. La respuesta la realizó la
Dra. Elsa Moreno.
2. Tema Investigación: Qué labores de investigación se han derivado de los
documentos recibidos los acervos documentales del AGN?. El Sr. Carlos
Andrés Gil. La Respuesta la hizo el Dr. Mauricio Tovar.
3. Tema: Inspección y Vigilancia. En el aspecto de inspección y Vigilancia
cuales son los resultados en cuanto a calificaciones de gestión en los
archivos?. el Sr. Carlos Andrés Gil. La respuesta la realizó la Dra. Natacha
Eslava V.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
CONCLUSIONES
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
El Archivo General de la Nación agradece su participación
en esta Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2011.
COLOMBIA
ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN
CÓDIGO:TI-220-FR-009 FECHA: 2011-10-10 V:3
PRESENTACIÓN EN PREZI
Link donde puede ver la presentación con la información de la Audiencia Pública:
http://prezi.com/in8jgyqypdqt/audiencia-publica-de-rendicion-de-cuentas-vigencia-2011/