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CAPACITACIÓN REGISTRO CIVIL REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACIÓN DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO CIVIL
CAPACITACIÓN REGISTRO CIVIL
REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACIÓN
DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO CIVIL
FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO CIVIL
MEMORANDO 218 DE 2017 CONFORMACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO
DE APOYO
En cumplimiento de una de las funciones de las Delegaciones Departamentales : (Literal c), numeral 2,
artículo 46 del Decreto 1010 de 2000 ) Asesorar y capacitar a los registradores municipales y
auxiliares, en materia de registro civil y reunir periódicamente a los registradores de su respectiva
circunscripción para orientarlos en la interpretación y aplicación de las normas vigentes.
Instrucciones:
1. Cada Delegación Departamental y Registraduría Distrital deberá conformar un Comité Técnico de Apoyo en materia de
Registro Civil.
2. La Dirección Nacional de Registro Civil mantendrá contacto permanente con estos comités
3. Toda solicitud de asesoría o consulta referente a la función registral, presentada por parte de una Registraduria Especial,
Municipal o Auxiliar, deberá ser elevada en primer instancia ante la respectiva Delegación Departamental y Registraduría
Distrital.
4. Solamente los casos complejos o que correspondan a situaciones nuevas que requieran una postura institucional, serán
remitida a la Dirección Nacional de Registro Civil para lo pertinente.
Las solicitudes de anulación, cancelación, reconstrucción, suscripción e inscripción, seguirán remitiéndose de forma directa a la Dirección Nacional de Registro Civil por cada uno de los Registradores con sus respectivos soportes.
REGISTRADURIA DELEGADA PARA EL REGISTRO CIVIL Y LA IDENTIFICACIÓN(Decreto 1010 de 2000 art. 38)
DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO CIVIL(Decreto 1010 de 2000 art. 40)
COORDINACIÓN SERVICIO NACIONAL DE INSCRIPCIÓN (Decreto 1028 de 1989, Resolución No 3647 de 2005)
COORDINACIÓN GRUPO DE VALIDACIÓN Y PRODUCCIÓN DE REGISTRO CIVIL(Resolución 133-2015)
COORDINACIÓN GRUPO JURÍDICO (Resolución 636-2001)
EL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS EN COLOMBIA
REGISTRO DEL ESTADO CIVIL
Proceso de Registro
Recepción: Recibir declaraciones.
Extensión: Versión escrita.
Otorgamiento: Aceptación del contenido del folio.
Autorización: Firma del funcionario.
Constancia: Entrega de la segunda copia (firmada).
DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EL NACIMIENTO
REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN DENTRO DEL TÉRMINOArticulo 49 Decreto 1260 de 1970
• Certificado de nacido vivo• Declaración juramentada de dos testigos hábiles a quienes les conste el hecho del nacimiento.• Acta o RC Extranjero debidamente apostillado
INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEAArt. 50 Decreto 1260 de 1970 – Decreto 356 de 2017
• Certificado de nacido vivo• Documentos auténticos (Cédula de Ciudadanía – Certificado Indígena)• Partida Eclesiástica y/o Partida de Bautismo con Certificación de competencia• Declaración juramentada de dos testigos hábiles.• Resolución ICBF• Resolución DNRC • Acta o RC Extranjero debidamente apostillado
• Certificado medico al tratarse de muerte Natural• Declaración de dos testigos, solo cuando no hay medico en la Localidad.• Autorización Judicial, por causa de muerte violenta• Sentencia judicial ejecutoriada, por muerte presunta por desaparecimiento.
DATOS DE LA DEFUNCION
• En el registro civil de defunción se registrar el lugar donde ocurrió el deceso (Pais, • Departamento,municipio, corregimiento o inspección de Policia.)
• La fecha y hora del deceso, como tambien el tipo de document antecedente presentado• según la causa de muerte y el nombre y cargo del funcionario que lo expidió.
DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA DEFUNCION
APLICATIVO WEB DE DEFUNCIONES
La Gerencia de Informática adelantó el desarrollo deuna Aplicación Web para ingresar y reportar lasdefunciones en Notarias, Funerarias, Clínicas, ParquesCementerios y Fiscalías, por medio de la siguiente URL:https://wsp.registraduria.gov.co/defunciones
ANULACIÓN DE LOS REGISTROS CIVILES
Causales de nulidad formal Art. 104 D.L 1260/1970
El funcionario actuó fuera de los límites territoriales de su competencia
Los comparecientes no prestaron aprobación al texto de la inscripción
No aparecen la fecha y el lugar de la autorización o la denominación legal delfuncionario
No aparece la identificación de los otorgantes o testigos, o la firma
No existen los documentos necesarios para la inscripción o la alteración ocancelación de ésta
Notificación, Actualización base de datos de Registro Civil por parte del SNI
CANCELACIÓN DE LOS REGISTROS CIVILES
Art. 65 Inc. final D.L. 1260/1970
Cuando existe doble o múltiple inscripción, misma oficina y/o en otra(s) oficinas
Inscripciones idénticas: Vía administrativa
Resolución de la DNRC
Actualmente; diferente lugar de nacimiento dentro del territorio Colombiano
Difieren en datos biográficos, proceso jurisdicción voluntaria
Excepción: Reconocimiento
Notificación, Actualización base de datos de Registro Civil por parte del SNI
ANULACIÓN Y CANCELACIÓN
REPOSICIÓN
➢ Diligenciado de acuerdo con la Ley, y lo autoriza el funcionario competente (Art. 98 D.L. 1260/70)➢ Deterioro: Toda la información se lee➢ Por el funcionario de Registro Civil - No requiere acto administrativo.➢ Archivo y reproducción exacta➢ Nota del hecho y su oportunidad➢ Firma en la autorización y en la nota
RECONSTRUCCIÓN(Art. 99 D.L. 1260 del 70)Se presenta cuando los folios o seriales se han extraviado o destruido o desfigurado totalmente.
(Art. 100 D.L. 1260 del 70)Si no es posible adelantar el trámite de reconstrucción, procede una nueva Inscripción.
➢SUSCRIPCION
(Art. 42 D.L. 1260/70)➢ La causa de la falta de firma sea diferente a aquellas que justifican la negativa de la
autorización
➢Certificación de cumplimiento de requisitos
➢ Lo autoriza el funcionario competente
➢ En cumplimiento de desarrollo Jurisprudencial.
➢ En cumplimiento de desarrollo de Decretos.
➢ En cumplimiento de la normatividad vigente.
CIRCULARES
PRUEBA DE NACIONALIDAD
Circular No 059 del 26 de marzo de 2015:
Directrices a fin de establecer la inscripción en el RCN de los hijos de extranjeros nacidos enColombia, para efectos de demostrar la Nacionalidad.
➢ Se establecen nuevos medios para probar domicilio.
➢ Se fija procedimiento para consignar en el RCN la prueba de nacionalidad para hijos depadres extranjeros.
➢ Una vez verificados los requisitos será procedente colocar en el espacio de notas la frase“VALIDO PARA DEMOSTRAR NACIONALIDAD.”
➢ Con el fin de tramitar Tarjeta de Identidad o Cédula de ciudadanía tener presente la circularNo. 125 del 11 de junio de 2015 de la DNI
PRUEBA DE NACIONALIDADVISAS QUE ACREDITAN DOMICILIO (Art. 2 ley 43 de 1993)
➢ TP3: Programa académico.
➢ TP4: Vinculación laboral o prestación de servicios.
➢ TP5: Religioso de un culto o credo reconocido por el Estado Colombiano.
➢ TP7: Pensionado o rentista, socio o propietario de sociedad, tratamiento medico yacompañante, propietario de inmueble, oficios o actividades independientes.
➢ TP9: Refugiado a asilado por el Gobierno Nacional.
➢ TP10: Cónyuge o compañero permanente de Colombiano.
➢ Visa de Residente.
PRUEBA DE NACIONALIDAD
PRUEBA DE NACIONALIDAD
PRUEBA DE NACIONALIDAD
PRUEBA DE NACIONALIDAD
PRUEBA DE NACIONALIDAD
PRUEBA DE NACIONALIDAD
OBSERVACIÓN:
Visa TP-7 Según la norma migratoria, en ella están contenidos distintos “sub-tipos” que no cumplen con la presunciónde domicilio dispuesto por el artículo 96 de la Constitución y la Ley 43 de 1993. En esa medida de presentarse unextranjero con esta categoría de visa, se deberá consultar a Cancillería a través del siguiente correo electrónicocontacto, lo mismo para aquellas visas cuya denominación sea distinta a la incluida dentro de la circular:[email protected]
Visa TP-15 Mercosur.
Anotación.Otro asunto respecto a la aplicación de la Circular 059 de 2015, es el referente al lugar donde es ubicada la anotación“VÁLIDO PARA DEMOSTRAR NACIONALIDAD”. Hemos identificado que esta frase es ubicada a veces en un sello alrespaldo de la respectiva fotocopia sobre la que certifica el respectivo funcionario registral, y no en el registro originaly sobre el espacio inferior denominado “Espacio para notas”. Esto impide que la posterior copia tomada del originalcontenga la anotación que en un primer momento solicitó el usuario.
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MEDIDA EXCEPCIONAL VENEZUELA
Circular 121 2016
(16/08/2016 hasta 15/11/2016)
Circular No 216 del 2016
(21/11/2016 hasta el 20/02/2017)
Circular No 025 de 2017
(20/02/2017 -Derogada por la Circular 052 del 29 de marzo de 2017 y Decreto 356 de 2017)
CIRCULAR 052 DE 2017 Y DECRETO 356 DE 2017
(No tiene temporalidad reguló la inscripción extemporánea de cualquier inscripción de nacimiento)
Circular 064 de 2017
(18/05/2017 hasta el 17/11/2017) Vigente en la actualidad
TRÁMITE PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO CIVIL NACIMINETO
Circular No 052 del 29 de Marzo de 2017:
I. Procedimiento para la inscripción extemporánea de nacimiento.II. Inscripción en el registro civil de nacimiento de persona nacida en el
extranjero, hija de padre y/o madre colombiano(a).III. Negación de la inscripción.IV. Deber de denuncia.V. Denunciante o declarante de la inscripción.VI. Formato único de registro civil.VII. Inscripción digital del registro civil.
SOLICITUD INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO (DILIGENCIA EL DECLARANTE)
FORMATO 13:
DECLARACIÓN DE TESTIGO EN INSCRIPCIÓN DE REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
FORMATO 14:
RESEÑA PARA ESTABLECER PLENA IDENTIDAD
FORMATO
NOMBRE CARGO CORREO CONTACTO COBERTURA GEOGRÁFICA DEPARTAMENTALTELÉFONO DE
CONTACTO
Dra. Jamelia Torres Gomez Director Regional Amazonas [email protected] Amazonas 8-5926001
Dr. Jose Manuel Saenz Valencia Director Regional Andina [email protected] Cundinamarca, Boyacá, Tolima Huila, Caquetá y Bogotá D.C. 1-5111180
Dr. Wilson Patiño Sanchez Director Regional Antioquia [email protected] Antioquia y Choco 9-43455500
Dr. Nestor Edilson Castro Castañeda Director Regional Caribe [email protected] Bolivar, Atlantico, Cordoba, Magdalena y Sucre 9-56700555
Dr. Hernando Juan Ferrucho Vergara Director Regional Eje Cafetero [email protected] Risaralda, Caldas y Quindio 9-63339898
Dr. Miguel Enrique Romo Barreto Director Regional Guajira [email protected] Guajira y Cesar 5-5111150
Dr. Carlos Humberto Garcia Lopez Director Regional Nariño canal.nariñ[email protected] Nariño y Putumayo 9-27229393
Dr. Dario Fernando Daza Dorado Director Regional Occidente [email protected] Valle del Cauca y Cauca 2-3973510
Dra. Claudia Sofia Baron Baquero Director Regional Oriente [email protected] Norte de Santander y Santander7-5735210
Dr. Edison Cordoba Chicango Director Regional Orinoquia [email protected] Arauca, Meta, Casanare, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada7-8851005
Dra. Dalgen Constanza Gomez Rubio Director Regional San Andres [email protected] San Andrés 8-5121818
Dr. Henry Corredor Hernandez Director Regional Eldorado [email protected] Aeropuerto Eldorado 1-5111150
CANAL DE COMUNICACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS REGISTRALES CON MIGRACIÓN COLOMBIA
TRÁMITE PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO CIVIL NACIMINETO
Circular No 064 del 18 de Mayo de 2017; Solicitud de Cancillería ante problemática Venezolana
PROCEDIMIENTO GENERAL ANTE LA AUSENCIA DEL REQUISITO DEL APOSTILLAJE
➢ Inscripción mediante testigos➢ Aporte del Registro extranjero sin apostillaje
MENORES DE 7 AÑOS
➢ Ante cualquier oficina registral➢ Aplicación del numeral 5º del artículo 2.2.6.12.3.1 del Decreto 356 de 2017➢ Duda razonable
MAYORES DE 7 AÑOS
➢ Únicamente ante Registradores Especiales, Municipales de Villa del Rosario y los Patios (Nte de Santander) y Reg. Auxiliares de Chapinero, Suba Niza y Teusaquillo➢ Aplicación de inscripción por corro➢ Validaciones ante Migración y RNEC ( en cumplimiento del Decreto 356 de 2017)➢ Vigencia de 6 meses
Circular No 238 del 30 de Diciembre de 2016:
Único documento antecedente para las inscripciones de colombianos nacidos en el exterior es el Registro Civil de Nacimiento Extranjero, debidamente apostillado o legalizado y traducido según el caso.
El orden de los apellidos a consignar en el folio del Registro Civil de Nacimiento Colombiano que se diligencie será el mismo que se encuentre en el Registro Extranjero.
En la casilla de identificación del padre y/o madre se indicará aquel documento que acredita su nacionalidad Colombiana, es decir, su cedula de ciudadanía, con base en lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 43 de 1993.
ORDEN DE LOS APELLIDOS EN UN REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO COLOMBIANO, ADELANTADO CON BASE EN UN REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO EXTRANJERO
INSCRIPCIÓN RCN DE INTEGRANTES DECOMUNIDADES Y/O PUEBLOS INDIGENAS
Circular No 276 del 21 de octubre de 2014 - En cumplimiento de laSentencia T-025 de 2004:
Con el fin de garantizar los derechos fundamentales, culturales y deidentidad de pueblos indígenas.
➢ Se crea un nuevo documento antecedente que garantice su dialecto ycostumbres.
➢ Se flexibiliza la corrección del RCN.
➢ Decreto 1797/15.
FORMATO DE CERTIFICADO EXDPEDIDO PORLA AUTORIDAD TRADICIONAL DE LA COMUNIDAD Y/O
PUEBLO INDIGENA
FORMATO DE NOTIFICACIÓN DE NACIMIENTO Y/O REGISTRO PARA PERSONAS PERTENECIENTE A GRUPOS ÉTNICOS
El Departamento Administrativo Nacional deEstadística (DANE), realiza la distribución de esteformato a nivel nacional, en las diferentescomunidades étnicas y/o pueblos indígenas.
INSCRIPCIÓN INTERSEXUALES
Circular No 033 del 24 de febrero de 2015, en cumplimiento a Sentencia del mes de Julio de 2013:
➢ Protección derecho a la identidad, intimidad, autonomía y libre desarrollo dela personalidad.
➢ Eliminación de dificultades para la inscripción y reemplazo a través desolicitud escrita en cualquiera de los casos.
➢ Certificado de nacido vivo tenga la anotación de: intersexual, ambigüedadgenital, sexo por determinar o equivalente.
➢ Situación de estricta confidencialidad (Anotación del estado de intersexual enel libro de varios)
INSCRIPCIÓN INTERSEXUALES
REEMPLAZO O CORRECCIÓN
➢ Cuando el inscrito alcance la madurez suficiente para tomar la decisiónde corregir el sexo consignado en el RCN.
➢ Cuando se aporte el concepto escrito por grupo interdisciplinario.
➢ Se conserva como documento antecedente el certificado de nacido vivo.
➢ Por analogía se aplica el proceso de anulación establecido paraadopciones.
CELEBRACIÓN DE MATRIMONIO CIVIL ENTRE PAREJAS DEL MISMO SEXO EN COLOMBIA
Circular No 080 del 18 de mayo de 2016, en cumplimiento y aplicabilidad de laSentencia SU-214 de 2016:
Se inscribirán los matrimonios civiles celebrados entre parejas del mismosexo, a partir del 20 de junio de 2013, según lo preceptuado en la citadasentencia.
Esta inscripción deberá surtirse en igualdad de condiciones, las mismasetapas contenidas en el artículo 12 del Decreto Ley 1260 de 1970 quehace referencia a la recepción, extensión, otorgamiento, autorización yconstancia de la inscripción.
Para la inscripción del matrimonio, deberán cumplir con los requisitosgenerales de ley, así mismo aportar los documentos antecedentesidóneos para la inscripción, tales como la escritura de protocolizaciónde las diligencias judiciales o administrativas correspondientes.
Es importante mencionar que la Registraduría Nacional del EstadoCivil, ha modificado el formato de registro civil de matrimonio, con elfin de garantizar el Derecho a la igualdad para ser adoptado por losfuncionarios que ejercen la función registral.
INSCRIPCIÓN HIJOS PAREJAS DEL MISMO SEXO
Circular No 024 del 8 de febrero de 2016, en Cumplimiento de la Sentencia SU-696 de 2015:
Derechos de los niños y niñas, obligaciones de las autoridades encargadas del registro civil en el caso de hijo o hija de parejas del mismo sexo.
➢Indagar la calidad del vinculo de la pareja.
➢Consultar a los padres o madres el orden en el que se consignarán los apellidos del menor, en el registro civil.
➢Igualdad en las etapas del artículo 28 del Decreto Ley 1260 de 1970.
PROCEDIMIENTO PARA PREVENIR LAS ANOMALIAS
Circular No 082 del 24 mayo de 2016:
“DIRECTRIZ A LOS FUNCIONARIOS REGISTRALES INFORMANDO EL PROCEDIMIENTOPARA PREVENIR LAS ANOMALIAS.”
Motivo: Incremento de acciones contra la Entidad por mal diligenciamiento el losRegistros Civiles
Dentro de las anomalías que con mayor frecuencia se presentan están entre otras las siguientes:
➢ Nombres y/o apellidos del declarante no coincide con el SIRC o ANI➢ Nombres y apellidos del padre o madre no coinciden con el SIRC o ANI.➢ Nombre y/o apellidos del inscrito no coinciden con el SIRC o ANI.➢ Nombres y/o apellidos delos testigos no coinciden con el SIRC o ANI.➢ Documento antecedente no idóneo.
CORRECCIÓN COMPONENTE SEXO
Circular No 139 del 24 de Junio de 2015, en aplicación del Decreto 1227 de 2015:
➢ Se establece el procedimiento para rectificación del sexo en el RCNmediante escritura pública y en consecuencia el cambio de nombre.
➢ Procedimiento para la cancelación o rectificación de la cédula deciudadanía.
INSCRIPCIONES DE NACIMIENTOPRESUNTAMENTE IRREGULARES
Circular No. 086 del 3 de Junio de 2016
DIRECTRICES:
➢ Estricta observancia de los artículo 33, 39 y 50 del Decreto 1260 de 1970.
REGLAS DE VALORACION:
a) Pertinencia de la observación “Valido para demostrar nacionalidad” con relación al trámite dedocumentos de identificación (Circular 059 de 2015 DNRC y Circular No. 125 de 2015 DNI).
b) Persona nacida en extranjero hija de padre y/o madre Colombianos NO IDENTIFICADOS (Ley 43 de1993 modificada por la Ley 962 de 2005 art. 39).
c) Inscripción a través de declarante diferente a las personas indicadas en el artículo 45 del DecretoLey 1260 de 1970, sin importar el documento antecedente aportado, se entenderá comodeclarante no debidamente identificado para actuar como declarante del hecho. Generando causalcuarta de nulidad formal, artículo 104 de la citada norma.
INSTRUCCIONES SOBRE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS DE REGISTRO CIVIL
Circular No 126 del 11 de julio de 2015:
➢ Los registros civiles contienen datos de naturaleza pública que no requieren delconsentimiento previo del titular para su tratamiento o entrega, conforme al artículo115 del Decreto Ley 1260 de 1970.
➢ Las solicitudes de expedición de copias de RCX en los cuales se incorporen datosadicionales, a lo mencionado, deberán acreditar alguna de las calidades establecidasen el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012; de personas a los cuales se les puedasuministrar la información.
➢ Implementación del “Formato de Autorización”, para ser diligenciado por cada uno delos funcionarios encargados del manejo de la información.
➢ Solicitudes de copias masivas por Entidades Públicas (Resolución 3341 de 2013).
APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA
FORMATO DE AUTORIZACIÓN - Decreto 1377 de 2013:
¡¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y PARTICIPACIÓN!!
Dirección Nacional de Registro
Civil
