White Paper
Dette whitepaper er for de virksomheder, der vil i gang eller er ved at træffe beslutningen om at gå i gang med migreringen til cloud.
Juli 2019
Cloud transformation: Win, train or lose
White Paper
2
Indhold
Introduktion 2
Hvad er skyen? 3
Det strategiske 5
Det organisatoriske 10
Det økonomiske 13
Det teknologiske 16
Afslutning 26
IntroduktionHvis du bruger en Microsoft Dynamics-platform, er der ingen vej udenom, at du før eller siden skal forholde dig til skiftet til cloud. Her har du tre valgmuligheder:
Lose: Du kan ignorere skiftet, der om få år kommer til at revolutionere måden, virksomheder anvender it på, og håbe, at der i fremtiden på magisk vis bliver opfundet en metode, som får dig nemt og hurtigt i skyen. Det valg tillader vi os at kalde ”Lose”.
Win: Du kan gå all in efter devisen: Big risk, big reward. Ved at investere i en fuldt standardiseret opsætning og i den ledelsesmæssige indsats, det kræver at ændre virksomhedens interne arbejdsprocesser, har du muligheden for at komme langt foran dine konkurrenter. Du vil blive en af de første, der høster gevinsterne af et cloud setup, men det kræver også, at du tør foretage store ændringer i din organisation, at du investerer tid og ressourcer i en stor ændringsproces, og at du muligvis løber risikoen for at lave fejl eller må skifte retning undervejs. Det valg kalder vi ”Win”.
Train: Du kan også vælge langsomt at starte din rejse i små trin. Du rykker gradvist mere og mere forretningskritiske systemer i skyen med minimal risiko, og du lægger en længere plan for, hvordan du lykkes med det på en sikker måde. Det valg kalder vi ”Train”. Dette whitepaper er for de virksomheder, der vil i gang eller er ved at træffe beslutningen om at gå i gang med migreringen til cloud. Når du har læst dette whitepaper, er du meget klogere på:
• Hvilke processer i din virksomhed og i din it-opsætning der påvirkes, når I skifter til skyen.
• Hvilke krav det stiller til forandringer i jeres organisation og ledelse.
White Paper
3
Hvad er skyen?Cloud er ikke nyt, og det er samtidig helt nyt. Vi har længe både privat og professionelt gjort brug af skyen. Privat streamer vi film via Netflix, Viaplay, HBO, Amazon Prime etc., vi lytter til musik via Spotify, vi deler dokumenter via Dropbox, vi boltrer os på Facebook, LinkedIn, Instagram, osv., og mange arbejder med Office- pakken som en skyløsning med Office 365. Når vi foretager en Google-søgning, er det en cloudaktivitet, fordi din pc bringer beskeden videre til Googles servere, som sender svaret tilbage til din pc (via skyen). Mange arbejder også med webbaserede e-mailprogrammer, hvor mails er lagret i skyen.
Professionelt har mange virksomheder længe arbejdet med nicheløsninger i skyen som for eksempel CRM og produktdata i en tredjepartsløsning. Den globale undersøgelse The Global State of Information Security Survey 2017 foretaget af PwC viser, at:
• 63 procent af virksomhederne har it-relaterede opgaver i skyen.
• 36 procent har driftsrelaterede opgaver i skyen.
• 34 procent har rykket kundeservices over i et cloudsetup.
• Ligeledes har 34 procent gjort det samme med salg og marketing.
• 32 procent – altså næsten hver tredje virksomhed på globalt plan – kører finansopgaverne i et cloud setup.
Det viser noget om, hvor relativt trygge virksomheder i dag er over for idéen om at anvende skyen som platform for it-løsninger.
”Vi ser næsten en eksplosion i virksomheder, der overvejer at bruge cloud til opbevaring af kritiske forretningsprocesser og -funktioner som regnskaber, finans, drift og human resources”, udtaler David Burg, global chef for cybersikkerhed hos PwC, i rapporten. Han tilføjer: ”Og jeg tror, at den trend vil fortsætte, når fordelene i stigende grad bliver tydelige”. Rapporten er omtalt i Computerworld den 10. oktober 2016 i en artikel med den sigende overskrift: ”It-folk tvivler ikke længere på sikkerheden ved cloud: Nu kan cloud ligefrem forbedre sikkerheden”.
Danske virksomheder er i skyen som aldrig før
To ud af fem virksomheder har i dag løsninger i skyen, og det er især inden for information og kommunikation, at brugen af onlineløsningen er stor. Det viser nye tal fra Danmarks Statistik, der hvert år kortlægger danske virksomheders brug af it.
”Vi ser flere og flere virksomheder flytte deres løsninger fra kælderen og op i skyen. Mange virksomheder har indset, at de lettere kan komme i gang med digitalisering ved at købe sig til internettets svar på færdigretter. Og dermed kan de hurtigere opnå målbare forretningsfordele end, hvis de selv gik i gang,” siger Kirstin Rolver, der er ansvarlig for digitalt erhverv i IT-Branchen.
White Paper
4
Forretningssystemer i skyen er dermed heller ikke længere nyt – men for større virksomheder med komplekse it-opsætninger repræsenterer skiftet til en cloudopsætning langt større risiko. Risikoen ligger i, at deres it-arkitektur ofte består af flere dele, der er mere forretningskritiske. Det gælder for eksempel produktionsvirksomheder med MES- og SCADA-systemer, detailhandelskæder med Dankort- og kassebetalingsterminaler i butikker, osv. Her er virksomhedens drift fuldstændig afhængig af en oppetid på både skyen og internetforbindelsen, der er så tæt på 100 procent, som man kan komme. Hvis der er nedetid, kører driften ikke, og det er en katastrofe for en produktionsvirksomhed eller detailkæde, hvor nedetid har store økonomiske konsekvenser.
Alle eksperter er dog enige om, at de fleste it-systemer på den lange bane vil være skybaserede. Der er nemlig mange og store fordele at hente i skyen. Spørgsmålet er hvornår og hvordan. Dette whitepaper vil gøre dig lidt klogere på hvornår og meget klogere på hvordan.
White Paper
Fakta om skyen
Når vi snakker sky, skal vi være enige om, hvad vi mener. Vi kan dele skyen op i to eller tre dele: For det første kan vi opdele i private og public cloud. Forskellen er graden af kontrol. I en private cloudløsning er dine data beskyttet bag en firewall, og du har selv ansvaret for at vedligeholde serveren. Punkt 1 nedenfor er private cloud. Public cloud er en løsning, hvor dine data er placeret på servere i hostingcenteret, som sørger for vedligeholdelse og opdatering. Dine data bliver hostet på servere sammen med data fra andre virksomheder, men de bliver holdt adskilt, og sikkerhedsproblemer er meget sjældne.
Dette whitepaper omhandler primært public cloud, Platform as a Service og Software as a Service.
Vi kan også opdele cloudløsninger i:
1. IaaS – Infrastructure as a Service Man har sine gode gamle servere stående i et hostingcenter (som godt nok kan være stort som MS Azure). Det er hurtigt at få en server med en bestemt konfiguration op at køre, og man betaler måske kun for den tid, den er tændt.
2. PaaS – Platform as a Service Din leverandør kører og vedligeholder dine grundlæggende it-tekniske platforme. Applikationerne vedligeholder du selv.
3. SaaS – Software as a Service Man køber en fiks og færdig løsning, som man typisk ikke aner, hvor kører – for eksempel CRM eller mail.
White Paper
5
Det strategiskeIt i skyen – eller cloud, som vi kalder det på moderne management-dansk – er en transformation. Det er ikke blot ”business as usual”, et valg af en anden it-platform eller et valg om at placere serveren et andet sted. Det er en ny tilgang til, hvordan virksomheder anvender it. Vi kan kalde det en transformation henimod ”digitalisering” og ”forretning i en digital tidsalder”.
Digitalisering er ikke blot et spørgsmål om at bruge digitale værktøjer til at understøtte forretningen og styrke virksomhedens produkter og services. Det er et spørgsmål om at tænke forretning og det digitale sammen. Den digitale fremtid indebærer, at det digitale vil være en integreret og naturlig del af alle aktiviteter i samfundet, verden og forretningslivet. Alt vil være drevet, båret og gennemsyret af det digitale. Forretning og det digitale vil smelte sammen, og det er kun muligt, hvis it ligger i skyen.
Fokus fra it-drift til forretning Charles Møller, professor i innovation af forretningsprocesser ved Aalborg Universitet, peger på, at brug af skyen som basis for it-driften åbner for en stor mulighed for, at virksomhederne kan flytte ressourcer, kompetencer og fokus fra it-drift til udvikling af forretning og processer: ”Skyen kan gøre det muligt for virksomheder at skifte fokus fra drift til forretningsudvikling. Det forudsætter en hel masse, men potentialet er der, og det kan for nogle virksomheder være stort. Amazon er måske det mest kendte eksempel på en virksomhed, der for alvor forstår at udnytte skyens muligheder til at skabe skalerbarhed, fleksibilitet, speed og innovation.
Amazon fornyer hele tiden sig selv og ser ud til at være godt på vej til at udvide sit forretningsdomæne til en større og større del af værdikæden. Amazon er ikke længere blot en intelligent e-handelsplatform inden for bøger. Virksomheden er nu også en effektiv distributør og detailhandelsgigant inden for hundrede tusinder af produktkategorier, og rygterne går på, at de måske også snart vil kaste sig over produktionsleddet”.
Microsoft går i skyen
Hvis din virksomhed bruger en Microsoft Dynamics-platform, står du i de kommende år over for et valg: Enten går du i skyen, eller også skifter du system. Microsoft har meldt klart ud, at fremtiden kun går én vej, og det er op i skyen. “Enten skal du i de kommende år gå i skyen, eller også skal du vælge en anden platform. Så enkelt kan det faktisk siges. Microsoft er i fremtiden en cloudplatform. Jo hurtigere du træffer den beslutning, jo hurtigere kan du begynde at gøre dig klar til fremtiden”, fortæller Anders Borggaard Jensen, direktør for Service Offerings i DXC Technology.
White Paper
6
Skyen er forretningsudvikling, ikke omkostninger En af de store drivkræfter for outsourcing af forretningsaktiviteter og services er typisk lavere omkostninger og højere kvalitet. Charles Møller mener helt overordnet set ikke, at virksomheder skal flytte it til skyen for at reducere omkostninger. Motivet skal være at udvikle forretningen i form af bedre it-drift, højere sikkerhed, skarpere processer, højere stamdatadisciplin, adgang til bedre specialiserede services og ikke mindst højere fleksibilitet. ”Skyen kan give virksomheder bedre muligheder for at udvikle sig hurtigere og nemmere, men der er selvfølgelig også faldgruber og ulemper, som man skal tage nøje højde for i vurderingen”, fortæller han og tilføjer: ”En transformation til skyen vil medføre store forandringer for it-afdelingens rolle i virksomheden, ligesom hele virksomhedens tilgang til it skal forandres”.
Thomas Munksgaard, der er Senior Management Consultant hos DXC Technology, er enig med Charles Møller i, at skiftet fra on premises til cloud ikke bare er et valg af en ny it-platform, men åbner op for et skift fra fokus på hardware, infrastruktur og vedligeholdelse til fokus på forretning, udvikling af nye funktionaliteter, nye avancerede services og udvikling af hele virksomhedens værditilbud til kunderne.
”Udviklingen af big data, Industry 4.0 og IoT samt den omsiggribende robotificering af industrielle og administrative processer stiller store krav til arkitektur, kompetencer, sikkerhed, fleksibilitet og skalerbarhed i virksomhedernes it-systemer. Nutiden og fremtiden stiller krav om langt mere integrerende, samarbejdende og videntung it, hvor det digitale gennemsyrer alt. Cloudløsninger vil gøre det nemmere for virksomhederne at være på forkant med de nye krav – ja, det vil sikkert for de fleste vise sig at være helt uundgåeligt”, fortæller Thomas Munksgaard.
Thomas Munksgaard forventer derfor, at mange virksomheder i løbet af de næste tre år vil flytte store dele af deres it fra on premises til skyen: ”Det er en naturlig udvikling, hvor virksomheder gradvist vil bruge mindre tid på hardware, infrastruktur og sikkerhed og i stedet bruge kræfterne på at levere værdi til kunderne og forretningen”.
Skyen bliver større
Analysevirksomheden IDC forventer, at antallet af virksomheder, der benytter sig af cloudløsninger, fortsat vil stige. For Danmark var markedet for public cloud på 2,5 milliarder kroner i 2015, og IDC forventer en årlig vækst på 20 procent til 6,2 milliarder kroner i 2020.
”Der er flere grunde til, at vi ser en kraftig vækst i cloudmarkedet. Først og fremmest tillader det virksomheder at agere hurtigere og lancere nye tjenester langt billigere og med mindre risiko. Derudover ser vi, at mange virksomheder efterhånden har fået en vis erfaring med cloud og derfor tør lægge mere kritiske data og applikationer i skyen. Endelig er cloud enklere for it-leverandører, der hurtigere kan foretage ændringer, rettelser mv. og undgår at skulle supportere flere versioner af løsninger, hvilket er nødvendigt, når brugerne har købt og installeret lokalt”, siger Anders Elbak, analysechef hos IDC.
White Paper
7
Organisatoriske konsekvenser af cloud En cloudtransformation vil, uanset om du vælger en Win- eller en Train-tilgang (se indledningen) til transformationen, kræve, at it-afdelingen skal gennemføre en større analyse. Analysen skal kortlægge den nuværende it-opsætning eller it-arkitektur og kompetencer. Denne kortlægning skal så ”mappes” op imod en cloudopsætning, hvor der kræves andre kompetencer og dermed muligvis eller formodentlig en anden organisatorisk struktur. Hvordan matcher de to kortlægninger hinanden, er der overlap, er der huller, og hvordan kan I dække de huller eller kompetencegab?
I forretningen vil overgangen til en standardopsætning, som en cloudløsning altid vil være, kræve en omfattende gennemgang af forretningsprocesserne. Det vil kræve en grundig kortlægning af processer og dernæst en kortlægning af, hvordan virksomheden vil og kan tilpasse sine individualiserede processer til et it-system, der i grove træk vil være standard. En cloudløsning vil muligvis være tilpasset med best practice-moduler, men der vil ikke være tale om en specialfremstillet løsning, der kan tilpasses virksomhedens historiske vaner. Der bliver tale om, at det er virksomhedens processer, der skal tilpasses til it-systemets opbygning og funktionalitet.
Forandringsledelse – en stor opgave For de fleste virksomheder vil det være et stort skift at gå fra et tilpasset forretningssystem, hvor virksom- heden har været vant til at kunne vende og dreje it-systemet, så det passer til forretningens arbejdsgange, til et standardsystem, hvor virksomheden skal tænke meget mere standard og vil blive tvunget til at arbejde meget mere med standardprocesser.
”Det vil dog også være en styrke, fordi de fleste virksomheder vil have stor gavn af at standardisere processer. Det betyder, at de bliver meget skarpere på, hvordan processerne skal udføres, og de vil opnå en højere grad af afstemning mellem medarbejdere og funktioner i den måde, de udfører processerne på. Det resulterer altid i både højere kvalitet og højere effektivitet”, fortæller Thomas Munksgaard.
Han supplerer: ”I praksis er problemet kun en udfordring i en overgangsfase. Erfaring viser, at cirka 60 procent af en virksomheds processer er standardprocesser, som alle virksomheder udfører, og de kan fint understøttes af et standardhovedsystem. 30 procent af processerne er branchespecifikke, og de kan understøttes af brancheløsninger, der bliver integreret med hovedsystemet. De sidste 10 procent af en virksomheds processer er strategiske processer, der vedrører virksomhedens strategiske kerne. Her kan virksomheden overveje at anvende en specialløsning, der bliver integreret med hovedsystemet. Jeg forventer, at de fleste virksomheder vil bygge en hybrid model, hvor hovedsystemet dækker det meste, og tillægsløsninger eller apps, der er integreret med hovedsystemet med begavet middleware, vil dække resten”.
Langt de fleste finans- og it-direktører er efterhånden nået dertil, hvor de har oplevet ulemperne ved at tilpasse systemet, og derfor vil det ofte være et erklæret mål fra starten af projektet, at alt skal være så standard som muligt. Realiteterne ser dog ofte anderledes ud, når man er kommet ind i projektet. For standardsystemet stiller store krav, til ændringer af historiske forretningsprocesser, rutiner og metoder, som kan være svære at gøre op med. Derfor har det også været fristende at tilpasse systemet i stedet.
På den måde kan cloud faktisk være en del af løsningen. For her er tilpasning af systemet pludselig ikke en mulighed – og derfor er det kun forretningen, der kan tilpasses. Cloud kan altså lige pludselig være med til at fastholde ambitionen om at skabe ændringer i virksomheden, fordi muligheden for at ”gøre, som vi plejer” simpelthen ikke er til stede.
White Paper
8
Sådan følger du procesforandringer til dørs En cloudtransformation vil for flertallet af virksomheder indebære mange procesforandringer, hvor processerne bliver standardiserede, så de matcher det skybaserede standardforretningssystem. Proceslandskabet vil se forskelligt ud fra virksomhed til virksomhed, men det kan for eksempel se ud som følger. Et typisk proceslandskab kan bestå af seks hovedprocesser, der bliver understøttet af forretningssystemet:
1. Quote to cash – eller ordremodtagelse til betaling.
2. Procure to pay – indkøbsordre til betaling.
3. Plan to perform – planlægningsprocessen.
4. Manufacturing operations – produktionsprocessen.
5. Product life cycle – produktlivscyklus.
6. Financial management – finansiel styring.
Hvad består hovedprocesserne i din virksomhed af? Det kan være en vanskelig manøvre at ændre på processerne, så de passer til det nye standardsystem, fordi ændringer af processer er det samme som at ændre medarbejderes måde at arbejde på og deres arbejdsvaner. En businesscase kan være et nyttigt styringsredskab, der kan synliggøre effekter og forretningsmæssige gevinster, hvilket kan have en stor pædagogisk og motiverende virkning.
Lad os se lidt nærmere på de tre trin: Forandre processer, måle positive effekter og allokere gevinster.
1) Forandre processer I mange virksomheder vil der være en risiko for, at de nye arbejdsprocesser og den nye it-løsning kun bliver brugt i begrænset omfang. Selvom den nye løsning repræsenterer en mere effektiv og optimal måde at gøre tingene på, udfører man i praksis arbejdet på den gode gamle måde, mens den nye smarte løsning samler støv i et hjørne. Det giver selvsagt ikke et løft af produktivitet. Taler vi for eksempel om tilbagebetalingstid på investeringen eller ROI i en cloudløsning, er det ikke it-systemet i sig selv, der giver gevinsten, men derimod organisationens anvendelse af it-systemet og ændringen af virksomhedens processer.
Når virksomheden for eksempel indfører en optimeret arbejdsgang, der inkluderer, at organisationen tilgår prislisten via forretningssystemet i stedet for at slå op i manuelle mapper og prislister, skal brugerne af systemet også anvende den nye proces, så gevinsten kan høstes. Businesscasen brugt som styringsredskab vil hurtigt synliggøre det, hvis brugerne fortsætter med at arbejde efter den gamle proces med opslag af priser i mapper og manuelle prislister.
White Paper
9
2) Kunne måle en positiv effekt En positiv effekt kan for eksempel være sparet tid. I skal kunne måle effekten ved den nye situation i et tilsvarende scenarie som inden, I optimerede processerne. Basismålinger til As-Is-situationen er foretaget i det indledende arbejde med businesscasen. Det er vigtigt, at de opfølgende målinger efter implementering af den nye løsning foretages på samme usecase og med samme medarbejdere for at få sammenlignelige data. Hvor lang tid tager det for eksempel at pakke tre ordrer, der indeholder de samme ordrelinjer?
3) Allokere gevinster Gevinster falder ofte inden for fire kategorier: tids-/ressourcebesparelse, omkostning, omsætning og kvalitet. I skal især være opmærksomme på at have en plan for at realisere tids-/ressourcebesparelser. Hvis Pia fra pakkeriet for eksempel sparer to timer om ugen ved indførelse af stregkoder, skal hun have noget nyt i sin kalender i dette tidsrum, som skaber værdi for virksomheden. Her – hvor alt arbejdet er gjort – fejler mange virksomheder ved ikke struktureret at høste gevinsten. Hvis I ikke omorganiserer arbejdet, risikerer I, at den frigjorte tid går til nye lommer af spildtid. Her kan I måske have en bevidst holdning til, at noget af den frigjorte tid skal retur til medarbejderne for at nedbringe deres arbejdspres, men uanset splittet skal det være en bevidst beslutning.
Et andet centralt element af forandringsledelsesopgaven, som ofte bliver undervurderet ved omlægning af forretningssystem og forandring af processer, er kontinuerlig, åben og ærlig kommunikation via en vifte af kanaler som ”op på ølkassen”, nyhedsbreve, opslagstavler, intranet osv. Målet er, at medarbejdere og interessenter løbende bliver inddraget i, hvad konsekvenserne af forandringerne er for lige præcis deres hverdag. Følelsen af at være inddraget er vigtig for mange medarbejderes villighed og lyst til at omfavne forandringer.
Mange fordele, men også usikkerhed ”Jeg er ikke i tvivl om, at det meste it på den lange bane vil ligge i skyen. Der er helt enkelt så store fordele at hente, at det vil give sig selv. Det er dog stadig på mange måder nyt, og der er en del barrierer, der skal tackles først. Der er mange typer fordele at hente for virksomhederne. Skyen betyder, at virksomheder flytter en del ressourcer fra egen organisation til skyen. Det indebærer at flytte omkostninger fra faste lønomkostninger til variable omkostninger. Det indebærer også et radikalt skift i it-afdelingens opgave, som i langt højere grad bliver forretningsudvikling frem for bits and bytes. Men det er også noget, der reducerer kompleksitet og bidrager til at fokusere forretningen på kernekompetencen”, fortæller Charles Møller.
Han supplerer: ”Skyen giver også helt nye muligheder for at få adgang til komplekse services og høj udviklingskraft. Virksomheder får adgang til specialiserede løsninger, der på avanceret vis kan understøtte særlige behov inden for CRM, ordrehåndtering, stamdatahåndtering, finansopgaver, lagerstyring, transport- styring osv. Det er services, der for alvor kan gøre en forskel for en virksomheds konkurrenceevne. Det er også den slags services, som it-medarbejderne i fremtiden skal fokusere på at finde frem til og drive”.
White Paper
10
Måske også et generationsspørgsmål Professor Jan Stentoft, Syddansk Universitet, er enig med Charles Møller i, at skyen er fremtiden. Men han ser også en del barrierer: ”Jeg har netop gennemført et konsulentprojekt for en produktionsvirksomhed med cirka 25 medarbejdere, hvor vi kortlagde alle hovedprocesserne og så nærmere på it-understøttelsen. Virksomheden overvejede, om den skulle eje eller leje it-understøttelsen i fremtiden. Virksomheden er ledet af stifteren og ejeren, der er en fagligt dygtig håndværker på sin virksomheds fagfelt. Han er ikke it-mand, og for ham var det umuligt at gennemskue de økonomiske og praktiske konsekvenser af at flytte it-platformen ud i skyen. Han valgte derfor at fastholde en on premises-løsning”, fortæller han og tilføjer:
”Ejerlederen i dette eksempel er over 45 år gammel. Jeg tror, alderen skaber markante forskelle i indstillingen til og trygheden ved skyen. Generationen, der i dag er 25 år eller yngre, vil have langt lettere ved at acceptere cloudbaserede løsninger. De er vant til skyen fra iCloud, Dropbox, Spotify osv. Generationerne, som i dag er 45-50 år eller ældre, har for eksempel oplevet, hvor meget hype der var op til årtusindskiftet, hvor alle fik tudet ørerne fulde af, at alle it-systemer skulle sikres mod skiftet til det nye årtusinde. Det viste sig at være meget overdrevet, og det har gjort indtryk på mange fra den generation”.
Det organisatoriskeEn cloudtransformation vil have store konsekvenser for it-afdelingen i en virksomhed.
Informationsteknologiens rolle i virksomheder vil ændre sig, og derfor vil it-afdelingens rolle naturligt også ændre sig. It vil ændre sig fra groft sagt at bestå af en række værktøjer, der har fungeret som lommeregnere, skrivemaskiner, postomdelere og filkabinetter, til at være en del af virksomhedens centralnervesystem. It bliver i en digital fremtid centeret for forretningen, fordi der skal og vil være it i alt.
Hvad betyder det så for it-organisationen? It-afdelingen vil firkantet sagt gå fra at være dygtige skruetrækkere, der kan en masse med nogle specifikke kode- og programmeringssprog, til at blive forretningsudviklere eller business developers. It-afdelinger og -medarbejdere vil i fremtiden komme til at arbejde meget tættere på og med forretningen, og det bliver meget vigtigt for it-folk at have tæt føling med, hvad der er vigtigt i forhold til de processer, der skal understøtte de mange forskellige behov i de forskellige dele af forretningen som salg, HR, finans, supply chain osv.
Enterprise-arkitekter Fremtidens it-afdeling vil formentlig i højere grad organisere sig omkring forretningen og hyre folk til fx finans-it eller supply chain-it med en baggrund i finans eller supply chain i stedet for rene it-folk. Det er en tendens, der allerede er i gang i mange virksomheder, men de mange cloudtransformationer, der vil foregå de kommende år, vil accelerere denne udvikling.
Som en kilde, der er centralt placeret i en større dansk virksomheds it-afdeling, men har valgt at være anonym, formulerer det: ”Jeg plejer at sige til mine folk, at de skal være mindst lige så gode til finans eller supply chain, som de skal være til it. Hvis man kan give sparring til finans- eller supply chain-afdelingen på højt plan, vil man efterfølgende have meget nemmere ved at implementere de rigtige initiativer. Derudover vil ejerskabet blive væsentligt større i it-afdelingen, hvis medarbejderne har dyb forretningsmæssig forståelse for det, som it skal understøtte”.
White Paper
11
Kilden peger på en ny rolle for it-afdelingen, der kan hjælpe overgangen fra dygtige skruetrækkere til forretningsudviklere, nemlig at etablere flere roller som ”enterprise-arkitekter”, der har en forretningsmæssig tilgang og gerne med udgangspunkt i dyb forretningserfaring. Disse superarkitekter skal kunne hjælpe it-afdelingen med at vurdere, hvordan nye initiativer passer i den eksisterende applikationsstruktur, således at de komplekse initiativer bliver håndteret på én måde, og simple initiativer bliver håndteret efter en mere simpel struktur. Den slags arkitekter kan skabe et overblik, så simple initiativer bliver overskuelige, og komplekse initiativer kan blive prioriteret og få tilstrækkelig opmærksomhed.
Fra reaktiv medløber til proaktiv frontløber It-direktørens eller CIO’ens nye rolle bliver at bygge bro mellem it og forretning. Ja, der bliver måske brug for at dele it-direktørens rolle op i en teknisk og en forretningsmæssig orienteret CXO. Den nye CIO-rolle skal besidde nye kompetencer med vægt på dyb forretningsindsigt og -forståelse samt forandringsledelse. Under alle omstændigheder bliver ledelsen af it radikalt anderledes, så den kan understøtte nedenstående udviklingstendenser.
Sikker it-drift og effektive applikationer bliver commodity i en cloudverden, og der er behov for, at it-afdelingen i højere grad har fokus på at bidrage til at udvikle forretningen og skabe forretningsværdi. Det kræver imidlertid en it-organisation og en it-ledelse, der tager ansvaret på sig og er på forkant med forretningen. En it-organisation og it-ledelse, der er et skridt foran og ved, hvordan teknologi kan bidrage til, at virksomheden når sine mål, se figur 1. Når forretningen flytter sig, skal virksomhedens medarbejdere kunne bevæge sig ubesværet fremad ved at følge i de teknologiske fodspor, som it-organisationen allerede har trådt.
Figur 1. Leverancerne, for at it-funktionen og it-ledelsen kan træde ind i en proaktiv rolle som rådgiver, skal tage udgangspunkt i strategien og understøtte organisationen i at bevæge sig i den rigtige retning.
Fra teknologi til strategi
Teknologi
Applikationer
Organisation
Strategi
Teknologisk platform, der understøtter strategien.
Reduceret kompleksitet og øget fleksibilitet.
Uforstyrret fokus på strategi og målsætning.
Helhedsblik på organisationens processer og applikationer.
White Paper
12
Lad os tage et tænkt eksempel. Tekstilvirksomheden Cloud Fashion er et eksempel på en virksomhed, der oplever kraftig vækst, og hvor it-afdelingen i samarbejde med cloudpartneren har taget konsekvensen og tager initiativer, der imødegår, at kompleksiteten af it-systemerne bare vokser og vokser, i takt med at forretningsvæksten drøner derudaf. Cloud Fashions it-afdeling har taget sagen i egen hånd, så den ikke konstant bliver oversvømmet af nye krav, der presser it-afdelingen ind i en reaktiv rolle, hvor alle kræfter går med blot at følge med, så godt som det nu er muligt.
I Cloud Fashion kommer it-afdelingen til forretningen og siger: ”Nu skal vi fortælle jer, hvad I har behov for”. Cloud Fashions it-organisation har prioriteret de it-redskaber, som organisationen får stillet til rådighed, så de sikrer, at it-afdelingen er på forkant med de behov, der løbende opstår i den forretningsmæssige del af organisationen.
Uanset om scenariet er kraftig vækst som i tilfældet med Cloud Fashion, eller om der er tale om andre former for forandring – som eksempelvis kraftig konsolidering, omlægning af produktionen eller udvikling af nye ydelser – vil den proaktive tilgang være at foretrække. Groft sagt kan vejen dertil opsummeres i fire centrale indsatsområder:
• Vær relevant for forretningen.
• Skab fremdrift og bevar momentum.
• Opbyg en stærk organisation med de rette kompetencer.
• Indbyg en cloudbaseret volumenknap eller skalerbarhed i den teknologiske tilgang.
White Paper
13
Det økonomiskeHvad koster det at flytte it fra on premises til skyen, og hvilke økonomiske og investeringsmæssige faktorer er på spil? Hvordan ser en businesscase egentlig ud? Lad det være sagt med det samme: Der findes ikke nogen universel sandhed om valget mellem on premises og cloud, og der findes ikke nogen universal konverteringstabel for økonomien i den ene og den anden model. Det hele afhænger af virksomhedens forretning og den kontekst, som systemet skal fungere i, men det er dog muligt at pege på en række fordele og ulemper, der har effekt på businesscasen, og som I skal undersøge, når I skal vurdere omkostninger og økonomiske gevinster ved at gå i skyen.
Fordele og ulemper Tre faktorer, der spiller ind på økonomien, er:
• Tekniske kompetencer: En on premises-løsning kræver tekniske kompetencer in-house, og disse kompetencer kan måske frigøres ved en cloudløsning. Det betyder lavere lønudgifter og mindre afhængighed af nøglepersonale. En cloudløsning vil til gengæld være mere standard og mindre tilpasset til særlige behov. Den vigtigste og mest centrale betragtning på dette felt er, at en virksomhed med et cloudbaseret forretningssystem vil have behov for færre smalle programmører med dyb teknisk kompetence – behovet for den tekniske kompetence vil i stedet blive dækket af cloududbyderen, der står for vedligeholdelsen og udviklingen af systemet. Til gengæld vil virksomheden få brug for flere medarbejdere, der kan bygge bro mellem forretning og it.
• Tilgang og geografi: En cloudløsning kan tilgås ”anywhere anytime”, da det sker via nettet. Det gør det lettere at ekspandere også på tværs af lande- og kontinentgrænser. En cloudløsning vil til gengæld som nævnt være mere standard, og det er udbyderen, der sætter dagsordenen for, hvornår og hvordan opdateringer foregår.
• Sårbarhed over for nedetid: Cloududbyderes oppetider vil sandsynligvis være ekstremt høje, men der kan opstå problemer med internetforbindelsen. Hvad vil et nedbrud betyde for jeres drift? Hvor længe kan I leve med et nedbrud? Har I for eksempel produktionsplaner, der er afgørende for driften, eller har I butikker med kasseapparater, der bare skal fungere? Er en hybrid løsning, hvor visse data lagres lokalt, mens modersystemet er i skyen, en løsning?
De økonomiske implikationer Næste skridt er at overveje de økonomiske implikationer ved at gå i skyen. Leverandøren overtager en del af det arbejde, der i dag foretages i virksomheden. Det outsources – og denne ydelse tager leverandøren sig naturligvis betalt for. Licensomkostningerne stiger derfor og kan meget vel vokse med faktor 3-5. Hvor I før betalte for eksempel 200.000 kroner i licensomkostninger for jeres on premises-system, skal I nu betale måske 600.000-1.000.000 kroner i licensomkostninger for at gå i skyen. Leverandøren giver jer mere, og den ydelse tager leverandøren sig også betalt for.
400
300
450
400
100
1.450
1.050
White Paper
14
Et vigtigt aspekt her er, at virksomheden flytter nogle omkostninger fra capex til opex eller fra anlægsomkostninger til driftsomkostninger, og at det vil frigive noget likviditet, som virksomheden kan anvende på andre investeringer eller aktiviteter, der kan skabe ny værdi. Det kan fx være innovationsprojekter, kompetenceudvikling eller procesforbedringer. Virksomheden flytter også nogle faste udgifter til variable udgifter, idet it-udgiften i et skymiljø i højere grad vil være abonnementsbaseret og derved være baseret på det reelle forbrug, som virksomheden kan skrue op og ned for efter behov.
”Det store salgsargument fra leverandørside er, at virksomheder flytter omkostninger fra faste til variable omkostninger, og at det giver likviditetsmæssige fordele. Set fra kundesiden er det meget uigennemskueligt og svært at fastslå, om det reelt er en fordel. Jeg møder mange virksomhedsledere og -ejere, specielt i mindre og mellemstore virksomheder, der er skeptiske over for dette argument. De er tilbøjelige til at satse på det, de kender”, fortæller Jan Stentoft, der er professor i supply chain management ved Syddansk Universitet og fungerer som konsulent på mange virksomhedsprojekter.
Falde bort-omkostninger Så hvordan retfærdiggøres en sådan beslutning rent økonomisk, når licensomkostningerne stiger? Svaret er, at der typisk er en række ”falde bort-omkostninger”, når din virksomhed vælger skyvejen. I bør derfor identificere disse ”falde bort-omkostninger” og veje dem op imod stigningen i licensomkostningerne, se figur 2.
Ændret licensstruktur vil ofte nødvendiggøre, at investeringen retfærdiggøres.
Hovedbudskaber:
• Licensstrukturen er ændret i cloud-løsningen.
• Etabler en business case, som retfærdiggør investeringen.
• Business casen illustrerer, at cloudvalg resulterer i et netto fald på tDKK 100 i driftsomkostningerne.
• En on premises-løsning har en forventet levetid på 10 år.
• Dynamics AX 2012 supporteres ikke efter 2021.
Figur 2. Note: Eksemplet er baseret på 200 brugere.
Eksempel: årlige omkostninger i 1.000 DKK
Licensomkost- ninger for nuværende AX
Hostingomkost-ninger (hardware, infrastruktur, afskrivninger)
Eksterne omkostninger til patch management
Interne omkostninger til vedligehold
Forventede cloudlicens- omkostninger
AX12 licens-omkostninger
Potentielle besparelser
Infrastruktur Ekstern assistance
Maintenance Nettoeffekt Dynamics 365 licensomkostninger
White Paper
15
”Den god nyhed er, at disse ”falde bort-omkostninger” efter min erfaring i mange tilfælde overstiger de øgede licensomkostninger og dermed retfærdiggør cloudvejen fra et rent økonomisk perspektiv. Med andre ord kan der i mange tilfælde opstilles en businesscase, der økonomisk understøtter beslutningen om at gå i skyen”, fortæller Thomas Munksgaard.
Her er de typiske områder, hvor I bør kigge efter ”falde bort-omkostninger”:
• Omkostninger til hardware, infrastruktur og afskrivninger på it-investeringer.
• Interne omkostninger til drift og vedligeholdelse af systemet.
• Interne omkostninger forbundet med udvikling af systemet – dette er typisk en periodisk omkostning.
• Omkostninger til eksterne konsulenters assistance, for eksempel i forbindelse med den tekniske opgradering (som fremover varetages af cloudleverandøren).
• Andre driftsomkostninger såsom sparet strøm, sparet plads osv. (dette udgør typisk en mindre del af de samlede ”falde bort-omkostninger”).
Total cost of ownership Den sidste del af de økonomiske overvejelser bør gå på ”Total Cost of Ownership” (TCO). Hvad er de samlede omkostninger for de forskellige løsningsmodeller over deres levetid? Den cloudløsning, I overvejer, kan være fremtidssikret, idet leverandøren løbende vedligeholder og opdaterer både systemet og den tekniske platform, så I ikke behøver at udskifte systemet. Omvendt vil et on premises-system formentlig have en begrænset levetid på måske 10 år, hvorefter det skal udskiftes – dette kan meget vel være den væsentligste ”falde bort-omkostning”.
Et sidste råd er at huske, at businesscasen ikke blot skal legitimere beslutningen. Den skal realiseres, så det forretningsmæssige rationale rent faktisk også virkeliggøres.
White Paper
16
Det teknologiskeDer er som nævnt groft sagt to tilgange til cloudtransformationen. Der er:
Win: Du kan gå all in efter devisen: Big risk, big reward. Ved at investere i en fuldt standardiseret opsætning og i den ledelsesmæssige indsats, det kræver at ændre virksomhedens interne arbejdsprocesser, har du muligheden for at komme langt foran dine konkurrenter. Du vil blive en af de første, der høster gevinsterne af et cloud setup, men det kræver også, at du tør foretage store ændringer i din organisation, at du investerer tid og ressourcer i en stor ændringsproces, og at du muligvis løber risikoen for at lave fejl eller må skifte retning undervejs. Den tilgang kalder vi ”Win”.
Eller:
Train: Du kan vælge langsomt at starte din rejse i små trin. Du starter med at rykke nichesystemer, der har mindre forretningskritisk tyngde, i skyen og rykker derefter gradvist mere og mere forretningskritiske systemer i skyen med minimal risiko. Og du lægger en længere plan for, hvordan du lykkes med det på en sikker måde. Den tilgang kalder vi ”Train”.
”En omstilling fra on premises til cloud er, uanset hvordan man vælger at gribe det an, ikke for amatører”, fortæller Charles Møller, professor på Aalborg Universitet, og tilføjer: ”Det er en stor opgave, som både kræver omhu i forberedelsen og selve gennemførelsen. Cloud stiller krav om meget stor præcision i krav- og behovsspecifikationer til både cloududbyderen og virksomhedens egne processer, datadisciplin og organisation.
Det kræver for eksempel fokus på integrationsopgaven mellem cloudsystemet og tillægsløsninger, apps, brancheløsninger osv., der understøtter specialservices og virksomhedsspecifikke processer. Det kræver også fokus på sikkerhed og stamdata”.
Lad os se nærmere på de vigtigste teknologiske opmærksomhedspunkter, når man vil flytte fra on premises til skyen.
Hvor og hvordan skal vi starte? Det første skridt ind i cloudverdenen vil for mange virksomheder typisk være at flytte mindre workloads over på en cloudbaseret løsning, mens de store og forretningskritiske workloads i begyndelsen holdes på egne servere. Går det godt, vil it-chefen eller ledelsen ofte begynde at overveje mulighederne for at flytte flere af virksomhedens funktioner ud i skyen.
Det vil i sagens natur kræve, at cloudleverancen skaleres op. Det er ret enkelt at håndtere en mindre og afgrænset cloudløsning, men kompleksiteten stiger markant, når virksomheden begynder at rulle de store workloads ud i skyen.
Der er ikke noget universelt svar på, om det er bedst gradvist at flytte mindre systemer til skyen og derefter fortsætte med de større og mere forretningskritiske systemer, eller om det er bedst at gå all in og flytte virksomhedens hovedsystem ud i skyen først. Det vil afhænge af mange faktorer som virksomhedstype, marked, it-opsætning, virksomhedens it- og procesmodenhed, ledelsens og ejernes indstilling osv.
White Paper
17
Her er to centrale spørgsmål, I med fordel kan se nærmere på:
• Tag hul på dialogen i virksomheden, så I får startet processen med at afklare, hvad der er bedst for jeres virksomhed, og får sat gang i forberedelserne. Jo bedre forberedt I er både mentalt og praktisk, jo større er jeres chancer for succesfuld transformation.
• Hvad betyder jeres valg af tilgang og rækkefølge for transformationsprocessen? Hvilke arbejdsgange skal I lægge om, og hvordan gør I det? Får I brug for nye it-kompetencer, og har I i dag it-kompetencer, som i fremtiden bliver overflødige (fordi de i princippet bliver overtaget af cloududbyderen)?
Og her er tre anbefalinger eller gode dyder, som er værd at være opmærksom på, når I går ombord i den fagre nye cloudverden:
• Få styr på styringen: I mange større organisationer begynder cloudbrugen med, at forskellige afdelinger uafhængigt af hinanden begynder at flytte småting ud i skyen. It-afdelingen bliver ikke altid involveret. Det kan hurtigt blive risikabelt, når skaleringen for alvor tager fart. Det er afgørende, at it-afdelingen får defineret nøjagtigt, hvem der styrer og håndterer de mange forskellige konti, så der kan dannes samlet overblik og fælles regler – og regningen kan sendes ét sted hen, så virksomheden kan holde styr på omkostningerne.
• Sluk lyset, når du går: Det er meget nemt for de enkelte afdelinger at opskalere cloudressourcerne. Ofte kræver det bare et par klik og et OK, og så er der mere plads og flere muligheder. Det er imidlertid ikke altid, at afdelingerne er lige så ferme til at huske at nedskalere, når de ikke længere har brug for ressourcerne. Derfor kan det være en god idé for it-afdelingen jævnligt at gennemgå alle afdelingernes cloudforbrug for at sikre, at ressourcerne er på niveau med det faktiske behov.
• Ikke for meget – og ikke for lidt: Et af de store potentialer ved cloud er netop muligheden for kun at betale for præcis den mængde plads og it-ressourcer, som du har brug for netop nu. Men det gælder om at være nøjagtig, så du ikke betaler for noget, du ikke bruger. Derfor: Vær grundig, når du overvejer, hvad den pågældende cloudbaserede applikation skal anvendes til, og tjek, om du har valgt den rigtige – eller om du har betalt for overkapacitet.
I dette whitepaper ser vi på flytning af forretnings- eller ERP-systemet. Der gælder lignende problemstillinger, hvis man flytter andre systemer som for eksempel Office 365, e-mail, Business Analytics-systemer eller testmiljøer i skyen.
White Paper
18
Fra tilpasset til standard ERP fordrer forandringsledelse Forretningssystemer i skyen er standardsystemer, hvorimod de fleste on premises-systemer med tiden bliver meget tilpassede. Det viser sig i virkelighedens verden ofte at være nemmere at ændre lidt kode og justere på systemet end at ændre processer. Processer er menneskers måde at arbejde på, og vaner er i praksis meget svære at ændre på. On premises-systemer vil derfor ofte være vedligeholdt af en lille stab af it-folk, der tit og ofte bliver bedt om at skrue lidt her og lidt der på systemet, så det kan understøtte forskellige varianter af ordremodtagelse, indkøbsordrer, betalingsvilkår eller produktoprettelser. Den går ikke i skyen. Systemet i skyen vil være en standardløsning, som bliver udviklet centralt af udbyderen, og det vil være one size fits all, ellers kan det simpelthen ikke fungere, når systemet med jævne mellemrum bliver opdateret med nye funktionaliteter.
Integration, integration, integration Går du i skyen, har du valgt standard, og har du valgt et standardhovedsystem, kommer du uundgåeligt til at kigge meget nøje på, hvordan du overfører data fra system til system. Microsofts nye løsning Dynamics 365 har taget den fulde konsekvens og lagdelt systemerne, så Dynamics 365 udgør det basale niveau med alle standardprocesser, se figur 3. De kan så suppleres med en række såkaldte extensions, der fungerer som legoklodser, som virksomheden kan koble på efter behov. Extensions er tillægsløsninger eller apps, der understøtter mere specifikke processer.
Figur 3. Microsoft har lagdelt systemerne, så virksomheden vil have et grundsystem, der kan suppleres med extensions eller apps og brancheløsninger efter behov.
Fremgangsmåde for procesoptimering eller -tilpasning
• Dokumentér As-Is-processer via interview af medarbejdere.
• Forstå fakta.
• Forbered facilitering af To-Be-workshops.
• Definer To-Be-processer på workshops med medarbejdere (hvordan skal den nye proces se ud?).
• Dokumentér To-Be-processer.
• Klargør fordelshypotese.
De overordnede leverancer af fremgangsmåden er:
• As-Is-procesdokumentation.
• To-Be-procesdokumentation.
• Fordele kvalitetssikret.
White Paper
19
I forlængelse af diskussionen om standard, tillægsløsninger og apps er det derfor oplagt at se nærmere på integrationsperspektivet. Tre centrale spørgsmål kunne lyde:
• Matcher dine cloudsystemer alle dine andre systemer?
• Hvordan sikrer du den bedst mulige arkitektur mellem cloud og lokale systemer?
• Hvordan sikrer du en effektiv og robust integration?
Som en tommelfingerregel er cloudsystemer relativt åbne. Det kan dog være svært at sige noget generelt om integrationen til lokale systemer, uden at undersøge den underlæggende platform. Derfor bliver du også nød til helt konkret at matche dit ønskede cloudsystem med eksempelvis forretningskritiske systemer som dit MES- og SCADA-system.
Her bliver det livsvigtigt, hvordan man integrerer. Sker det for eksempel som synkron eller asynkron integration? En asynkron integration kan være afgørende vigtig for virksomheder, der er helt afhængige af høj oppetid. Det er for eksempel produktionsvirksomheden, hvor produktionssystemet hele tiden skal være i forbindelse med produktionsapparatet, eller detailhandelskæden, der hele tiden skal understøtte kasseapparaterne og dankortterminalerne i butikkerne. En asynkron integration giver en løsere afhængighed, så dataudvekslingen er mindre afhængig af, at der hele tiden er hul igennem. En asynkron integration kan derfor bedre håndtere mindre afbrydelser af forbindelsen, uden at det forstyrrer driften. En synkron integration kræver, at de integrerede systemer hele tiden kan sende og modtage beskeder. Det kan være relevant at overveje, hvilke og hvor meget data for eksempel en produktionsvirksomhed skal sikre sig at have lokalt, så driften kan køre videre, hvis der skulle ske et nedbrud i internetforbindelsen.
Jeres internetforbindelse vil også have stor indflydelse på jeres brugeroplevelse, når først I er flyttet i skyen. Asynkrone internetforbindelser (oftest kaldet xDSL) er meget udbredte, men der kan være god mening i at vælge en synkron forbindelse, når I arbejder med cloud. En synkron forbindelse betyder, at forbindelsens upload- og downloadhastighed er ens. Det er afgørende for en hostet løsning. Download bruger du, når du henter data, for eksempel når du surfer på nettet, streamer, åbner programmer eller henter filer på firmaserverne. Upload bruger du eksempelvis, når du skriver i et dokument, sender mail eller klikker med musen.
Integrationen skal baseres på begavede middleware-løsninger, som uhindret kan flytte data mellem systemer.
Dennis Zachariasen er partner i BIZbrains, der er specialiseret i at integrere it-løsninger på kryds og tværs. Han er generelt enig i, at det på nuværende tidspunkt er en god idé at overveje skyløsninger for både mange delsystemer og for de brede forretnings- eller ERP-systemer.
Han fremhæver: ”Mange har forbehold over for cloudløsninger, blandt andet fordi de mener, det kan være svært at integrere mellem løsninger i skyen og on premises-løsninger. Det er vores erfaring, at vi fint kan integrere vores kunders cloudløsninger til både on premises-løsninger og andre løsninger i skyen”. Dennis Zachariasen advarer dog mod at tro, at SaaS-løsninger er nemme at integrere, bare fordi de har et API (Application Programming Interface, som er en softwaregrænseflade, der tillader et stykke software at interagere med andet software, red.). Det viser sig ofte ikke at være plug and play, men at kræve lidt dedikeret arbejde.
White Paper
20
”De fleste API’er er godt designede og fungerer fint, men vi støder også relativt tit ind i, at API’erne er utilstrækkelige. Et API er jo blot et koncept for en integration og ikke en garanti for et godt design. Et eksempel er, at et system, der udstiller et API, kræver, at API-brugerne selv skal holde styr på, om der er tale om nyoprettelse eller opdatering – det kunne for eksempel være i forbindelse med kundedata. Hvis afsendersystemet er nødt til at have dette kendskab, bliver integrationen lidt mere avanceret. Der er mange andre eksempler på API-design, der er gået lidt for hurtigt – måske forståeligt, for det er ikke den slags funktionalitet, der brænder igennem, når cloudløsningen skal sælges”, fortæller Dennis Zachariasen. Han mener, at mange API’er fungerer glimrende, men at man skal passe på med at lade sig forblænde og tro, at integrationen er på plads, bare fordi der er et API. ”Det er ikke alle API’er, der er dygtigt designet og gennemarbejdet”.
Hybrid cloud – det bedste fra to verdener De fleste virksomheder har såkaldte legacy-systemer, der er gamle travere, som er meget indarbejdede i virksomhedens arbejdsgange og blandt medarbejderne. De fungerer måske fint og dækker behovet. Det kan også være, at de måske nok burde erstattes af eller opdateres med mere moderne løsninger, men at det af mange grunde ikke er realistisk eller en prioritet. De er der, og i en del virksomheder er de livsvigtige for at holde forretningen kørende. Disse systemer skal i så fald integreres med cloudløsningen/-løsningerne, og det kan for eksempel ske i det, vi kan kalde en hybrid cloudmodel, hvor man fletter netværket af legacy-systemer sammen med hovedsystemet og trinvis flytter systemerne over i skyen over en passende tidsperiode. Eller det modsatte: At man lægger systemer i skyen og integrerer med et forretningssystem, som er on premises. En hybrid model vil for mange være den eneste realistiske model, hvis virksomheden skal undgå meget store udgifter til nye systemer og samtidig undgå store risici forbundet med at udskifte flere systemer på samme tid.
En hybrid model åbner op for en række overvejelser i stil med:
• Hvordan er jeres plan for, hvad der skal flyttes ud?
• Hvordan sikrer I jer, at legacy-systemer har god integration til cloudsystemer (som løbende bliver opdateret) eller omvendt?
• Hvordan ser jeres plan for udskiftning af software over tid ud?
• Hvordan ser omkostningsbilledet ud, når I har noget i skyen og noget i egen kælder?
• Hvordan skaber I en fælles datasnitflade, så legacy-systemer og cloudsystemer arbejder sammen?
Styr på stamdata ”Cloud stiller i princippet ikke andre eller større krav til datakvalitet, datadisciplin og stamdatastyring end on premises-løsninger. Det er kolossalt vigtigt i begge tilfælde”, fortæller Lars Kyed og Morten Buch fra GS1 Denmark.
White Paper
21
De anbefaler, at alle virksomheder gransker kvaliteten af deres stamdata og ser nærmere på, hvordan de procesmæssigt og teknologisk vedligeholder en høj stamdatakvalitet. De anbefaler, at virksomheder anvender standarder for fx produktdata og gør brug af løsninger, der kan effektivisere og forenkle arbejdet med at oprette og vedligeholde stamdata. De fremhæver for eksempel tredjepartsløsningen GS1Trade Sync, som er en database for produktdata drevet af nonprofitorganisationen GS1, og løsningen Trade Exact, der er en service, som tjekker stamdataene for det fysiske produkt op imod de data, som virksomheden har angivet i GS1Trade Sync. Det er fx stamdata om højde, længde, vægt og ingredienser, og det er stamdata, som bare skal være i orden, når varer flyder ind på et fuldautomatisk lager i en dagligvarekoncern. ”En dagligvarekæde har i 2016 konsekvent gennemført tjek af alle stamdata på varer, der kom ind på deres lager. Det viste sig, at der var fejl i 60 procent af alle logistikstamdata, og fejlprocenten på ingredienser og allergener var endnu højere”, fortæller Morten Buch.
”Jo flere data man deler, jo mere styr skal der være på stamdata og processer. Når man lægger it i skyen, er der ikke samme muligheder for, at rutinerede medarbejdere manuelt, et script eller et SQL-job kan korrigere data – for der er muligvis ingen direkte adgang til databasen, og du ejer ikke infrastrukturen. Så før du deler data i skyen, skal du simpelthen have styr på datakvaliteten. Det bliver kritisk, at alle parter er enige om, hvor stamdataene ligger, hvem der har ansvaret for kvaliteten, og hvordan stamdata skal håndteres i fremtiden. Det er også vigtigt, at alle parter anvender standarder, så man fx er enige om, hvad front, længde og bredde på en vare er. Hvis der er slinger i stamdata, bliver alle andre aktiviteter og transaktioner baseret på et forkert grundlag, og det vil skabe masser af rod, spild, tab og ineffektivitet”, fortæller Lars Kyed.
Professor Jan Stentoft fra Syddansk Universitet er enig i, at stamdata er et meget overset problem, og at det er vigtigt at adressere dette område, hvis en virksomhed lægger it ud i skyen.
Dårlige stamdata koster ifølge Jan Stentoft virksomheder milliarder af kroner i form af for eksempel:
• Ekstra logistikomkostninger til dobbelthåndteringer, returvarer, ekspresleveringer og rettelser af fejl.
• Mistet salg på grund af utilstrækkelig og uensartet markedskommunikation.
• Tab på grund af forkerte kampagnepriser.
• Ekstraarbejde på butiksgulvet for at rette op på fejlleverancer, forkerte priser, utilstrækkelig og langsom information m.m.
• Osv. – listen er utømmelig.
Problemet koster mange penge, og det er meget udbredt. Mindre end en femtedel af danske virksomheder har styr på deres masterdata eller stamdata. Det viser en undersøgelse, som lektor Anders Haug og professor Jan Stentoft fra Syddansk Universitet gennemførte i 2009, og intet tyder på, at situationen er bedre i dag.
Professoren mener ikke, problemet skyldes manglende erkendelse eller viden: ”Alle ledere ved godt, at dårligt datainput giver dårligt output. Men stamdata får alligevel ikke nogen strategisk opmærksomhed. Jeg ser årsagen som en kombination af fortrængning og af, at stamdata mangler sexappeal. Det er ikke smart og prestigefyldt at arbejde med masterdata”.
White Paper
22
Jan Stentoft fremhæver, at stamdatakvalitet er vigtig, uanset om virksomheden anvender on premises-it eller cloudløsninger, men en flytning til skyen vil være en god anledning til at tage fat om roden på problemet. Han angiver seks anbefalinger til, hvordan virksomheder forbedrer kvaliteten af deres stamdata:
• Gør ansvarsplaceringen for vedligeholdelse af stamdata tydelig – mange steder er der ingen klar ansvarsplacering.
• Byg datadisciplin og vedligeholdelse af stamdata ind i incitamentsstrukturen og målstyringen.
• Etabler faste rutiner eller processer for kontrol af data.
• Udvikl medarbejderkompetencer, så relevante medarbejdere forstår, hvor vigtigt korrekte stamdata er for stort set alle arbejdsgange i forretningen.
• Stil gode, enkle og brugervenlige it-værktøjer til rådighed for medarbejderne.
• Følg op, følg op og følg op – systematisk og vedholdende.
Fleksibilitet ”Skyen åbner nye muligheder og for øget fleksibilitet gennem teknologi. ”Nogle af største fordele ved it- applikationer og ikke mindst forretningssystemer i skyen er skalerbarhed, fleksibilitet og transparens, hvor sidstnævnte handler om bedre indsigt i forretningen. Der er en tæt sammenhæng mellem teknisk fleksibilitet og forretningsstrategisk fleksibilitet”, fortæller Thomas Ødum Halse, der er product marketing manager hos Microsoft.
Det gør sig fx gældende på følgende tre områder:
• Time to deploy – eller implementeringstiden for nye funktioner og services – bliver hurtigere, fordi systemet er standard, så man hurtigere kan tilføje extensions, branchepakker eller lignende.
• Man kan oprette og nedlægge et udviklingsmiljø med et tryk på en knap, så man hurtigt kan komme i gang og kan ”fail fast”.
• Opdateringer er nemmere, fordi vi kommer til at se en udvikling, hvor extensions og apps kommer til at minde mere om det, vi ser hos private forbrugere, hvor Apple eller Google kan opdatere styresystemet, men hvor apps stadig integrerer til systemet.
Den tekniske fleksibilitet betyder, at virksomheden også forretningsstrategisk bliver mere fleksibel og er bedre rustet til at forfølge en disruption-mulighed eller modstå konkurrenters disruption.
”Standardsystemet er ensartet i både det tekniske miljø og i selve applikationen. Det gør det nemt og overskueligt at administrere, supportere og udvikle videre på. Det giver en høj sikkerhed og en høj fleksibilitet. Microsofts ambition er at sikre, at grundsystemet altid vil indeholde tilstrækkelig dybde og bredde til at understøtte en effektiv forretning, samtidig med at det skal være nemt at anvende og give plads til at forretningen kan vokse”, fortæller Thomas Ødum Halse og tilføjer: ”Den nye Dynamics 365 er ganske enkelt delt op i lag, hvor det første er selve standardløsningen. Den kan så udvides med brancheløsninger eller funktionsspecifikke apps.
White Paper
23
Billedligt talt kan man sige, at tingene kan sættes sammen i stil med Legoklodser på en Legoborg”. Se figur 4.
Figur 4. Dynamics 365 er tænkt lagdelt med et grundsystem og en palet af extensions, der kan klikkes på grundsystemet som legoklodser.
Thomas Munksgaard, DXC, er enig i, at skalerbarhed og fleksibilitet er den helt store fordel ved it i skyen.
”Cloudløsninger er nemmere at brede ud til flere lande, fordi sprog, valuta, reguleringer, jura osv. allerede er indarbejdet i de globale cloudløsninger. Det bliver også betydeligt nemmere at indarbejde Internet of Things og big data i systemlandskabet og forretningsstrategien, ligesom det helt lavpraktisk er nemmere at understøtte en voksende medarbejderstab”.
Projektplan og -risici Når en virksomhed går i gang med et cloudprojekt, er der som ved alle andre projekter risici, der skal adresseres. Den vigtigste faktor i et godt projekt er at sikre en god projektplan eller roadmap, der er baseret på forretningens digitale strategi, som adresserer alle vigtige aspekter og sikrer, at transformationen bliver gennemført i den rigtige rækkefølge.
At gå i skyen med et forretningssystem i en fuld model eller i en hybrid model er som tidligere nævnt et vigtigt skridt i digitaliseringen – eller den digitale transformation – af forretningen.
Lad os se lidt nærmere på fordele og ulemper ved at gå skyen i en fuld model – det vi i indledningen i dette whitepaper kalder ”Win-tilgangen” – eller i en hybrid model, som er det, vi i indledningen kalder for ”Train- tilgangen”.
Valget mellem cloud og on premises er på mange måder sammenligneligt med valget mellem at købe eller leje din nye bil, hvor typiske refleksioner lyder:
• Der frigives ofte nye modeller.
• Den nyeste er altid bedre og hurtigere.
• Har jeg virkelig brug for det?
• Opgradering er dyr.
• Min nuværende bil fungerer fint.
White Paper
24
En sammenligning af fordele og ulemper ved en on premises- og en cloudløsning kunne se ud som følger:
En god projektplan kan i grove træk indeholde seks trin:
1. Analysér nuværende forretning og strategi i en digital kontekst.
2. Etabler en digital strategi.
3. Definer en businesscase for den digitale transformation.
4. Forbered det digitale roadmap.
5. Eksekver – eventuelt med en agil tilgang, hvor I accepterer fejl, lærer og korrigerer undervejs.
6. Vurder og evaluer.
Overvejelser, der kan ligge bag hvert af de seks trin:
1) Dette trin kunne være en intensiv røntgenanalyse, der foregår hen over måske en uge, hvor ledelse og nøglemedarbejdere i fællesskab analyserer vigtige aspekter som forretningsmodel, værdikæde, de kundevendte dele af forretning og processer, produkter og services, datafangst og -model, platformsarkitektur, vurdering af virksomhedens sårbarhed over for disruptions osv.
2) Relevante spørgsmål kunne omfatte: Hvor ser virksomheden sig selv om 5-10 år? Hvordan matcher det med den nuværende it-opsætning? Er der digitale teknologier, som kan hjælpe med at få virksomheden i den rigtige retning (eksempelvis er en cloudopsætning glimrende, hvis man vil udvide til flere lande)? Hvilke indledende tiltag kræver det, før vi kan anvende disse teknologier (det giver for eksempel ikke mening at installere et stort business analytics-setup, hvis man ikke har styr på data)? Hvilke kompetencer kræver det? Og kræver det, at man foretager større it-investeringer, som sprænger det nuværende budget, fordi man vil anvende it mere proaktivt? Der skal træffes en række beslutninger, som rykker it-planen ind på den strategiske banehalvdel. 3) Nøgleovervejelser kunne være: Hvad er omsætningspotentialet for bedre processer til leadgenerering, processer til pipelinemanagement, mersalg osv.? Hvad er potentialet for forbedring af præstationer, omkostningsreduktioner og bedre beslutningstagen?
FORDELE:
• Skalerbarhed og globalisering
• Bæredygtig platform
• Kontrolleret kundetilpasning (med vejledning fra leverandøren)
• Outsourcet 24/7-drift, infrastruktur og sikkerhed
• Automatisk vedligeholdelse/opgradering
• Kan tilpasses jeres behov fuldstændigt
• Fuld kontrol over data og systemer
• Kontrol over tidspunkter for opgraderinger
• Egne ressourcer dedikeret til vedligeholdelse og support
ULEMPER:
• One size fits all
• Begrænsede muligheder for tilpasning af systemet
• Ændring af licensstruktur
• Kræver tekniske ressourcer
• Dyrt at vedligeholde/opgradere
• Begrænset skalerbarhed
• Levetiden ukendt
LØSNING:
CLOUD:
ON PREMISES
White Paper
25
4) Det digitale roadmap skal gøre det klart, hvem der gør hvad hvornår og i hvilken rækkefølge, og bygger på svarene på de spørgsmål, virksomheden har behandlet i de første tre trin af processen.
5) Eksekveringen kræver disciplin og struktur. Dataene skal være tilgængelige, aftalerne skal være på plads, og viljen til at overholde aftaler skal være meget udtalt. Skuffede forventninger skaber stor usikkerhed og er gift for fremdriften i eksekveringen. En agil tilgang, hvor man satser på hurtige ”sprints” og hurtig læring, kan være nyttig. Den agile eksekvering prioriterer hele tiden indsatser efter, hvad der skaber mest forretningsmæssig værdi. De første tre trin er primært drevet af ledelse og eventuelt superbrugere, men her i eksekveringsfasen er det meget vigtigt at inddrage medarbejderne grundigt. Der skal foregå intensiv kommunikation, så medarbejderne kan se meningen med forandringerne og ”køber ind” i transformationen.
6) I forlængelse af den agile fremgangsmåde i eksekveringen er det vigtigt løbende at vurdere, evaluere og eventuelt korrigere hurtigt, hvis virksomheden og projektgruppen erfarer, at eksekveringen ikke medfører de forventede gevinster. Det er vigtigt løbende at forholde sig kritisk til, om tiltagene virker eller ej. Virker de ikke, skal der ske en korrektion.
Professor Charles Møller peger på en række faktorer, som han anbefaler virksomheder at være opmærksomme på, når de gennemfører et cloudprojekt:
• Omhyggelighed og præcision i krav og behov.
• Gennemanalysér integrationsopgaven på forhånd – hvem skal håndtere integrationsopgaven?
• Analysér sikkerheden og privacy-forhold. Hvem har adgang til hvilke data, og hvordan vil virksomheden overholde EU’s persondataforordning?
• Få styr på stamdata, før data lægges ud i skyen, ellers vil det skabe problemer, og det kan vise sig at være vanskeligere at rydde op i stamdata i skyen end on premises.
• Forstå, at behovet og mulighederne for it-support vil ændre sig. It-support vil flytte fra den interne it-afdeling til en ekstern leverandør. Afstem forventninger til reaktionstider og service level agreements.
Han peger også på en helt anden risikokilde – nemlig den, at der p.t. foregår en kamp om, hvilket cloudøkosystem der bliver den dominerende standard. Det er en kamp, der kan minde om kampen mellem VHS- og Betamax-standarderne for videobånd i sin tid. Konkurrenterne på banen for cloudøkosystemer er Amazon, Microsoft Azure, Google og IBM.
Typiske opfattelser af risici ved at lægge it i skyen omfatter sikkerhed og datatilgængelighed. Sikkerhed står naturligvis højt på agendaen i ledelsen og it-afdelingen. ”Mange har den opfattelse, at cloud repræsenterer en lavere sikkerhed, men det er jeg ikke enig i. Jeg vurderer, at det er muligt at etablere en højere sikkerhed i cloud end on premises, simpelthen fordi cloudleverandører har flere muskler, mere kompetence og er dygtigere til sikkerhed end virksomhedernes relativt små it-afdelinger, hvor få medarbejdere skal have kompetencer inden for mange områder”, fortæller Charles Møller.
White Paper
DXC Technology DanmarkRetortvej 82500 Valby DanmarkTlf +45 3614 4000
Om DXC TechnologyDXC Technology er verdens førende uafhængige, end-to-end IT-service virksomhed. Selskabet administrerer og moderniserer forretningskritiske systemer og integrerer dem med nye digitale løsninger, der skaber bedre resultater. Virksomhedens globale rækkevidde, kompetencer, innovationsplatforme, teknologi uafhængighed og omfattende partnernetværk, gør at flere end 6.000 private og offentlige kunder i 70 lande kan trives med forandring. For mere information, besøg www.dxc.technology.
© 2019 DXC Technology Company. All rights reserved.
Get the insights that matter.www.dxc.technology/optin
EG-058D. Juli 2019
AfslutningCloud vil for de fleste virksomheder være uundgåeligt i fremtiden. Mange udbydere af forretningssystemer er på vej ud i skyen, og på sigt vil alle udviklingskræfter blive koncentreret om skyen, men det vil være meget forskelligt for forskellige virksomhedstyper, hvornår og hvordan de skal flytte it ud i skyen – helt enkelt fordi der er stor forskel på, hvordan det påvirker en virksomhed. Én ting er dog sikker: Alle virksomheder skal begynde at gøre sig overvejelser og tage den interne diskussion om, hvorvidt, hvornår og hvordan it i skyen er eller bliver relevant for virksomheden. Der er behov for et grundigt forarbejde, før man kan træffe beslutningen om at gå i skyen.
Der findes desværre ikke nagelfaste generelle anbefalinger, som alle virksomheder kan læne sig op ad og drage konklusioner ud fra. Dette whitepaper byder på en række analyser, refleksioner, opmærksomhedspunkter og anbefalinger, som kan være en støtte i overvejelserne og undersøgelsen. Men der er ingen vej udenom at undersøge din egen virksomhed og jeres brug af it på et individuelt niveau.
Learn more at www.dxc.technology
