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Gestión Documental Coordinación de Archivo y Correspondencia Sistema de Gestión de la Calidad Universidad del Magdalena 21 de Noviembre de 2006
Gestión DocumentalCoordinación de Archivo y CorrespondenciaSistema de Gestión de la Calidad
Universidad del Magdalena
21 de Noviembre de 2006
IntroducciónLa adecuada Gestión Documental de una Empresa, es determinante para la conservación de su memoria institucional; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.
Temática Generalidades Marco jurídico de la Gestión
Archivística Tablas de Retención Documental
(TRD) Gestión de Correspondencia Procedimientos del Proceso de
Gestión Documental y Normativa del SGC
Generalidades
Archivística
La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Archivo
Servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Archivo
Principios generales de la función archivística
Finalidad de los Archivos
Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
Principios generales de la función archivística
Importancia de los Archivos
Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Principios generales de la función archivística
Institucionalidad e instrumentalidad
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.
Principios generales de la función archivística
Responsabilidad
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
Principios generales de la función archivística
Administración y Acceso
Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.
Principios generales de la función archivística
Modernización
El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
Principios generales de la función archivística
Función de los Archivos
Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
Principales normas que regulan la función archivística
Decreto 264 de 1963: los archivos nacionales son considerados objetos de valor artístico e histórico y deben ser salvaguardados.
Acuerdo 09 de 1995 del AGN: reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación
Principales normas que regulan la función archivística
Artículo 79º: Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los documentos que reposen en la dependencia a su cargo y cuya solicitud se haya presentado con el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.
Ley 190 de 1995
Principales normas que regulan la función archivística
Ley 594 de 2000: Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.
Principales normas que regulan la función archivística
Deberes de los Funcionarios Públicos: … Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002), Artículo 34
Principales normas que regulan la función archivística
Tablas de Retención Documental
TRD
Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Definición de TRD
Producción
Circulación
Almacenamiento
Disposición Final
Definición de TRD
FORMATO TRDSERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
Tipología 1
Tipología 2
…
Tipología n
Cada Serie y sus respectivas Subseries tendrán un código de identificación asociado.
FORMATO TRDSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.
Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe.
Tipología 1Tipología 2…Tipología n
EjemploSERIE DOCUMENTAL: HISTORIA LABORALEs producida por la Oficina de Recursos Humanos y su contenido es singular, razón por la cual se considera SERIE
SUBSERIE DOCUMENTAL: De Funcionarios de PlantaEsta clasificación obedece al tipo de vinculación de cada persona a la institución y los documentos específicos que se requieren para tal vinculación.
Formato de Necesidades de Personal
Nombramiento *
Oficio de notificación del nombramiento *
Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo *
Documentos de identificación
Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
Acta de posesión
Certificado de Antecedentes Penales
Tipologías
La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe
basarse en la estructuraorgánico-funcional de la entidad
productora,con el fin de identificar las series y
subseriesdocumentales cualquiera sea el soporte de la información.
Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la
Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidospor ley, reglamento o propuestos por los gestores
de la documentación ante las instancias correspondientes.
Definición de TRD
El tiempo de retención previsto para los documentos
de archivo de oficina y de archivo central debe estar
acorde con las necesidades administrativas y
las disposiciones legales.
Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia
correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensióny aplicación.
Definición de TRD
Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:
Beneficios de las TRD
Administrativos
Archivísticos
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Administrativos:
Beneficios de las TRD
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Administrativos:
Beneficios de las TRD
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Archivísticos:
Beneficios de las TRD
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
Archivísticos:
Beneficios de las TRD
Tarea estratégica Por dependencias, vamos a
revisar las TRD que hasta el momento se encuentran estructuradas.
Para el caso de aquellas que no están estructuradas aún, vamos a hacer una primera aproximación a lo que serían las TRD de la dependencia.
Procedimientos del Proceso de Gestión Documental y Normativa del S.G.C.
Observaciones finales
Gestión de Comunicaciones La radicación y distribución de las comunicaciones
se ejecuta en dos “cortes”, uno a las 10:30 a.m. y otro a las 4:30 p.m.
La recepción de comunicaciones externas a enviar es hasta las 4:30 p.m.
El uso de los formatos de comunicaciones internas externas, es de carácter obligatorio.
El no uso de los formatos de comunicaciones podría convertirse en una no conformidad para el S.G.C.
Gestión de Comunicaciones El número consecutivo de comunicaciones de cada
dependencia, es fundamental para el control de las comunicaciones internas y comunicaciones externas. La Coordinación de Archivo y Correspondencia no controla esa numeración, sin embargo su uso inapropiado afecta el S.G.C.
Absténgase de efectuar alguna modificación, por mínima que sea, a los formatos de comunicaciones internas y externas.
Gestión de Comunicaciones La recepción o entrega de documentos que no hayan
surtido su trámite a través del filtro centralizado de correspondencia, es una violación a una norma interna que ha sido establecida y acarrea sanciones. Máxime si esa norma hace parte del marco legal que se establece en el S.G.C.
La administración y control de las comunicaciones oficiales, se establece en el Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.
Administración Archivística Archivar los documentos respetando el
“principio de procedencia” y clasificarlos, ordenarlos y organizarlos de manera eficiente.
Archivar los documentos dejando en la parte superior el más antiguo y al final el más reciente, para ello se debe usar el gancho de modo que el ingreso de los documentos recientes resulte fácil.
Tener especial control con los expedientes que tienen un carácter importante o trascendental para la Institución.
Vigilar y custodiar los archivos de gestión. Los documentos deben archivarse en la medida
en que se producen. Acumularlos para archivarlos “después”, aumenta el riesgo de pérdida de los mismos.
Administración Archivística
Administración Archivística Al momento de transferir los documentos al archivo
central, se deberán realmacenar aquellos documentos que se encuentren en carpetas A-Z y pasarlos a carpetas de yute.
Usar ganchos legajadores plásticos, ya que los metálicos deterioran la documentación.
Al efectuar transferencias documentales, se debe eliminar todo tipo de material metálico como ganchos, grapas o clips.
Administración Archivística A partir del momento en que se aprueben las
TRD, la Coordinación de Archivo y Correspondencia, sólo recibirá aquellos documentos que se encuentren contemplados en las mismas. Cualquier otro documento, será susceptible de eliminación, a menos que la dependencia productora solicite su inclusión en las TRD, justificando su valor primario. (Valor legal, administrativo, etc.)
Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la administración documental de la Institución.
Seamos multiplicadores de toda la información que nos ha sido suministrada y colaboremos para darle cumplimiento a todas las políticas y directrices que, en materia de archivos, se establezcan en la Universidad del Magdalena y a aquellas normas externas que nos sean aplicables.
Gracias por su
atención.
