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GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA ABRIL DE 2013
GESTIÓN DOCUMENTAL
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1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente
documento “GESTIÓN DOCUMENTAL”
La gestión documental se originó a partir de la creación de documentos, los cuales
necesitan una manera de organizarlos para su posterior consulta, es así como casi
simultáneamente al descubrimiento de soportes (tablas de arcilla, papiros, pergaminos,
papel, etc.) va surgiendo la necesidad de gestionarlos, aunque a medida que fue
aumentando el flujo de información se fueron requiriendo nuevas maneras de adaptar esa
gestión documental.
Fue reconocida en Estados Unidos en los años 50’s por la gran producción de documentos
sobre la actividad científica y la influencia del ordenador es consecuencia directa de ello.
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2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el
Archivo General de la Nación.
Gestión documental son las acciones administrativas y técnicas que intervienen en el
proceso de conservación y manejo de un documento durante todo su ciclo vital, desde la
producción hasta la conservación o eliminación. La gestión documental optima da como
resultado mayor eficacia y rapidez en la consulta, entre otras ventajas.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la
definición que da del mismo el AGN.
Documento: información registrada de cualquier tema en cualquier medio o soporte, ya
sea escrito, audiovisual, electrónico, digital, etc.
Documento de Archivo: es un documento ya sea recibido o producido por una persona o
institución pública o privada, por la realización de sus funciones. Debe concebirse siempre
dentro de un conjunto de documentos y no debe considerarse un documento aislado.
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4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál
Ley fue creado?
Es una institución gubernamental que regula el tratamiento,
conservación y uso de los archivos y es encargada de velar
por el patrimonio documental del país.
El archivo General de la Nación fue creado mediante la ley
80 de 1989
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5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
Conjunto de instituciones públicas y privadas (con o
sin funciones públicas) que pertenecen al sistema con el interés de homogenizar y
normalizar sus procesos archivísticos; estas instituciones pueden ser del orden nacional,
distrital o municipal. El objetivo primordial es salvaguardar la información y el acceso de los
ciudadanos.
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
Ley 594 de 2000 que dice que los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas por tanto tienen carácter probatorio y es obligación de las entidades
públicas hacer una gestión adecuada de los documentos.
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7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo
21?
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez
y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
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8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación,
disposición final.
Resaltar la importancia de la documentación
de archivos para la transparencia en los
procesos públicos y la salvaguarda de los
derechos individuales y colectivos
Control de la producción documental mediante
la normalización de formatos
Normalizar los soportes adecuados
preservando el medio ambiente y la calidad de
la documentación
Normalizar de manera eficaz la recepción,
distribución y radicación de la correspondencia y el correo electrónico
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Regular el manejo y organización de archivos a partir de la noción de archivo total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
Aplicar las tablas de retención documentales y los procesos de planeación, producción,
gestión, organización, transferencia, disposición, preservación y valoración de los
documentos.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
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9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de
Gestión Documental?
Administrativos
Transparencia
Simplifcacion de tramites
Eficiencia
Económicos Reducción de
costos
Racionalización de recursos
Archivísticos Ley 594 de 2000
Ciclo vital del documento
Archivo Total
Principios de procedencia y orden
original
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10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
Son ocho pasos para realizar un eficaz programa de gestión documental.
Producción
Transferencia
Gestion y trámite
Planeación
Disposición de
documentos
Preservación a largo plazo
Organizacion
Valoración
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11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y
cuáles etapas comprenden.
Las TRD son importantes pues son fundamentales para la gestión documental ya que
racionalizan la producción documental y controlan el ciclo vital de los documentos.
Además proporcionan un fácil acceso del ciudadano a la información y contribuyen a la
normalización de la gestión documental haciendo que los procesos sean específicos y
adecuados.
Etapas:
Investigar sobre la institución y las fuentes documentales
Análisis e interpretación de la información
Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental para su aprobación
Aplicación
Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.
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12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la
implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
Facilitan el manejo de la información
Racionalización de la producción documental
Permiten a la administración prestar un servicio eficaz
Facilita el control y acceso de los documentos
Garantizan la conservación de documentos de carácter permanente
Sirven de apoyo al área administrativa porque hay control de procesos
Indican las funciones institucionales por departamento
Permiten el manejo integral de documentos
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El PGD es importante porque “resalta la importancia del papel de los documentos y
archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de
la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para
la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.”
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en
su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser
gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con
las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación
así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro
con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
Artículo 8. “Es obligación del
Estado y de las personas de
proteger las riquezas culturales
y naturales de la Nación”.
El estado y nosotros como individuos somos
responsables de proteger nuestro patrimonio cultural
y natural.
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Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
Las personas tienen derecho a su privacidad y a
gozar de buen nombre sin difamaciones y por lo
tanto existen leyes que los protegen, solo que la ley
disponga lo contrario para efectos judiciales.
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”.
Toda persona que considere expresar de opinar
respecto a cualquier tema es libre de hacerlo, tiene
derecho a acceder a la información y que esta sea
veraz, por tanto si lo quiere puede difundir
masivamente sus ideas.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Los individuos tienen acceso a los documentos
públicos siempre y cuando la ley lo permite, en los
casos como investigaciones judiciales existen límites
al acceso.
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Esta ley constituye la creación de una entidad que
vela por el debido tratamiento a documentos públicos
y se encarga de hacer los lineamientos para la
correcto tratamiento de los archivos, así como del
Sistema Nacional de Archivos para que instituciones
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públicas y privadas normalicen sus procesos.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.
ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y
a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo,
tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.
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Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia
e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad
y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la
Constitución y la Ley.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las
personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. 1
1-Legislación colombiana
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BIBLIOGRAFIA
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6351
http://es.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental
http://importanciadelpdg.blogspot.com/
http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/
Legislación colombiana