Kenniskringen DVS handreiking

KenniskringenDVS, juni 2009

tonzijlstra.euknowledge work, learning, social media

donderdag 11 juni 2009

Wat is een Kenniskring?


leren

domein

mensen praktijk

sponsors

facilitators

opinieleiders


Kenniskring steunt op 3 dingen (1 en 2)

1) Het DomeinDit is het thema van de Kenniskring. Vind een balans tussen te smal (waardoor je te weinig mensen kunt betrekken) en te breed (waardoor er geen gedeeld groepsgevoel kan zijn). Binnen een domein kunnen prima subdomeinen vallen, waar subgroepjes rondom actief zijn. Sturing op dit niveau door de organisatie is mogelijk op: signaleren welke domeinen voor de organisatie van strategisch belang zijn, in beleids-/afdelingsplannen aandacht te vereisen voor de inzet v.d. Kenniskring rond een bepaald domein, opname in het kennis(managment)plan v.d. organisatie.

2) De PraktijkKenniskringen richten zich op nu of spoedig spelende praktijkvraagstukken. Dit houdt de uitwisseling concreet en met beide benen op de grond, en voorkomt ‘afdwalen’ en ‘hobbyisme’. Tegelijkertijd garandeert het dat op individueel niveau snel de waarde van uitwisseling wordt ervaren. Sturing, naast individuele inbreng van vragen is hier op afdelingsniveau mogelijk. Door belangrijke issues mee te geven aan de Kenniskring. ‘Zou je deze vraag eens willen stellen in je Kenniskring?’


Kenniskring steunt op 3 dingen (3)

3) De MensenMensen maken de Kenniskring. Hier is het vinden van balans eveneens belangrijk: Betrek ik wel alle juiste stakeholders? Is de groep te breed/ te smal? Betrekken we mensen van buiten?Sturing vanuit de organisatie is hier mogelijk vanuit HRM. In ontwikkelingsplannen van medewerkers kun je deelname aan Kenniskringen opnemen als ontwikkelinterventie, en afspraken maken over inzet en resultaten voor die medewerker. Kenniskringen kunnen worden opgenomen in de lijst van ontwikkelinterventies (naast bijv opleiding en training on the job) die HRM ter beschikking staan.

Door als organisatie de inbedding van elke punt van de driehoek te regelen, en door als individu je eigen professionaliteit als toetssteen te hanteren, zorg je dat Kenniskringen altijd binnen de grenzen van het organisatiebelang opereren. De organisatie dient te beseffen dat ze via Kenniskringen ook sturing geeft aan onbetaalde tijd van medewerkers.


Kenniskring heeft leren als primair doel, met diverse resultaten

Professionele interactie, en daardoor leren, is het primaire doel van een Kenniskring

Dat gebeurt met de mensen voor wie het benoemde domein van belang is rondom vraagstukken uit de directe praktijk.

Dat wil niet zeggen dat de resultaten van een Kenniskring alleen individuele leerervaringen kunnen zijn. Kenniskringen zijn, zodra ze een beetje op gang zijn, in staat bijv. ervaringen beter te codificeren en zo handreikingen of bijv. checklists voor de lijnorganisatie op te stellen. Gezamenlijke initiatieven als een boek schrijven, een jaarlijks symposium houden, of voorstellen voor het wijzigen van (kwaliteits)procedures in de organisatie komen ook regelmatig voor.


Kenniskring wordt geholpen door 3 externe rollen (1 en 2)

1) De sponsorMeestal is dit iemand of een groep hoger uit de hierarchie van de betrokken organisatie(s). Sponsoring is niet primair financieel, maar veelal morele steun. Expliciet maken dat een Kenniskring waardevol is voor de organisatie bijvoorbeeld, dat deelname ook ‘echt’ werk is. Maar ook: heldere grenzen stellen aan wat toelaatbaar is, gedrag dat destructief is voor de Kenniskring aan de kaak stellen, en actief middelen aanreiken die constructief gedrag ondersteunen. (Bijv door het KM team)

2) De facilitator(s)Trekkers van Kenniskringen hebben ondersteuning en kennis nodig bij hoe je een Kenniskring laat bloeien. Ook is praktische ondersteuning nodig met hulpmiddelen die door de groep zelf niet georganiseerd kunnen worden (technische ondersteuning, gebruik van zalen/ruimtes bijv.). De facilitators zijn er ook om bruggen te slaan tussen Kenniskringen, en functioneren vaak als trekker van een Kenniskring over ‘het trekken van een Kenniskring’. De facilitators houden contact met de sponsors over hun rol als sponsor. (Bij DVS vooral het KM team)


Kenniskring wordt geholpen door 3 externe rollen (3)

3) De opinieleidersOpinieleiders in het domein van de Kenniskring versterken de Kenniskring door deze te koesteren. Door publiek steun te betuigen aan de Kenniskring, en deze bijvoorbeeld ook zelf als klankbord te zien voor discussies over het domein. Waar de sponsor een Kenniskring vooral organisatorisch steunt en legitimeert, doet een opinieleider dat vakinhoudelijk. In de praktijk zijn opinieleiders veelal actief lid van een Kenniskring. Zorg dus dat je opinieleiders betrekt in je Kenniskring.


Hoe creëer ik een Kenniskring?

Aspecten om altijd op te letten


Houd continu rekening met:

• Ritme

• Evolutie

• Perspectieven

• Ruimtes

• Betrokkenheid

• Balans vertrouwd-spannend

• Waarde

Deze aspecten beïnvloeden elkaar, en kunnen niet los van elkaar gezien worden!


Bij de start belangrijk:

• Ritme

• Actie-gerichtheid

• Mensen betrekken

• Verhalen verzamelen en delen

Deze aspecten beinvloeden elkaar, en kunnen niet los van elkaar gezien worden!


Wees altijd:

• Actief uitnodigend

• Reflectief

Deze aspecten beïnvloeden elkaar, en kunnen niet los van elkaar gezien worden!


Ritme

Ritme

http://www.flickr.com/photos/ferran-jorda/2670861280/donderdag 11 juni 2009

http://www.flickr.com/photos/ferran-jorda/2670861280/


RitmeRitme in een Kenniskring zorgt voor betrouwbaarheid en structuur. Maandelijkse of halfjaarlijkse bijeenkomsten bijvoorbeeld betekenen dat iedere deelnemer, ook als deze even minder betrokken was, weet wanneer hij weer op een natuurlijke wijze in de groep kan aanhaken. Ritme kan worden aangebracht in de frequentie van onderlinge contacten, in de wijze waarop de groep relevante thema’s aansnijdt, of bijv. de manier waarop rollen en taken in de groep worden verdeeld. In het algemeen spelen feestdagen en bijv. weekindeling/weekend zo’n rol t.a.v. ritme in ons leven.

Zorg voor ritme op alle niveau’s bijv:Jaarlijks een bijeenkomst van alle KenniskringenMaandelijkse bijeenkomsten van een KenniskringTwee-wekelijkse chatsessie of nieuwsbriefDagelijkse automatische updates van wijzigingen op intranet over de KenniskringMaandelijks een koffietafel/lunchsessie binnen je eigen locatie met bredere groep geinteresseerden.

Wees hier creatief in, maar zorg voor ritme, en houd dat vast.


Evolutie

Evolutie


EvolutieEen Kenniskring haakt aan op bestaande informele netwerken

binnen de organisatie, en voegt zich naar de behoeften van de deelnemers. Dit betekent dat in de loop der tijd onder invloed van deelnemers inhoud en koers van de Kenniskring kunnen wijzigen. Hetzelfde geldt voor de behoefte aan ondersteuning en sponsoring. Dit is normaal, en iets om actief mee om te gaan.

In de praktijk betekent dit: klein beginnen! Lukt het niet om mensen bij elkaar te krijgen? Begin dan eerst met een e-mail uitwisseling waarin je elkaar vragen stelt en een beetje leert kennen. Of kom eerst eens informeel bij elkaar voor een borrel of etentje (bijv. in de rand van een activiteit waar iedereen toch al is.)Vervolgens blijven praten over wat je nodig hebt als groep, en dat regelen. Niet bij voorbaat dus al allerlei organisatiestructuren of regels bedenken en vastleggen. Dat kan altijd op het moment dat je het echt nodig hebt. Eerder is zonde van je tijd en energie.


Intern / Extern

Verschillende perspectieven


In- en externe perspectievenGeef ruimte in je Kenniskring aan interne en externe perspectieven.Het is de interne kennis en het interne perspectief die bepaalt waar een Kenniskring zich mee bezighoudt, maar een extern perspectief is vaak nuttig om verschillende alternatieve mogelijkheden en ideeën zichtbaar te maken voor de deelnemers. Het op gezette tijden betrekken van ‘buitenstaanders’ helpt bij het niet geïsoleerd raken van een Kenniskring. Zo blijf je met beide benen in de realiteit.

In de praktijk betekent dit: Zijn er andere mensen in of buiten de organisatie (stakeholders) die je nog niet betrekt in de Kenniskring, maar eigenlijk wel betrokken zouden moeten zijn? Nodig die dan (bij tijd en wijle, of permanent) uit. Laat een keer per jaar iemand van buiten langskomen om een andere visie toe te lichten. Dit stimuleert de discussie en uitwisseling in de Kenniskring en werkt inspirerend.Houd contact met andere Kenniskringen over wat daar speelt, zodat kruisbestuiving van inzichten kan ontstaan.


Verschillende ruimten


Creëer verschillende ruimtenEen Kenniskring is feitelijk een leeromgeving, en een leeromgeving moet veilig zijn voor de lerenden. Tegelijkertijd is het nodig dat de Kenniskring naar buiten en de organisatie toe zichtbaar is. Om nieuwe mensen te kunnen aantrekken, om nuttig en effectief voor de organisatie te zijn, en om resultaten te delen.

Hierdoor is er behoefte aan verschillende ruimtes (zowel letterlijk als virtueel) waarin de Kenniskringleden interacteren. Soms durf je een vraag of case alleen in een beperkte groep, of 1 op 1, ter sprake te brengen, dus daar moet plek voor zijn. Soms wil je juist dat iedereen bij je resultaten kan. Vaak zoek je iets daar tussenin, voor een deel of het geheel van de groep leden. Dat betekent bijvoorbeeld dat naast groepsbijeenkomsten ook 1-op-1 gesprekken binnen de Kenniskring plaats moeten kunnen vinden. Thematische subgroepen vormen ook verschillende niveaus hierin. Soms wil je een sociaal karakter, soms een formeel. Als voor iedereen binnen de Kenniskring maar zichtbaar is dat er iets gebeurt, is het bovendien niet per se nodig dat iedereen bij alles betrokken is.

In de praktijk betekent dit: Kies per geval en situatie de juiste plek voor uitwisseling. 1 op 1 gesprek, e-mail, voor iedereen zichtbaar, kleinere bijeenkomsten, afgeschermde discussie, etc.


Betrokkenheid

Betrokkenheid


Houd rekening met diverse niveau’s van betrokkenheid

In iedere groep zijn mensen meer of minder direct betrokken bij wat er in de groep gebeurt. Bovendien verandert die betrokkenheid in de loop der tijd. Om een dynamische Kenniskring mogelijk te maken is het nodig dat mensen op het niveau van betrokkenheid dat op dat moment bij hen past kunnen participeren. Tevens dienen de verschillende niveaus van betrokkenheid met elkaar in balans te zijn. Het is ook nodig voor mensen de overgang van minder betrokken naar meer betrokken makkelijk te maken. Niveau’s van betrokkenheid en de beschikbare ruimtes beïnvloeden elkaar.

Als iemand alleen globaal geïnteresseerd is in wat er in de Kenniskring gebeurt is het dan mogelijk om makkelijk te zien welke thema’s er actueel besproken zijn? Zijn de resultaten van de Kenniskring makkelijk te bekijken? Als ik een keer bij een activiteit wil zijn, kan ik dan snel achterhalen met wie ik contact kan opnemen? Als ik actief lid ben kan ik dan makkelijk iedereen die lid is vinden en bereiken? Heb ik dan voldoende kanalen om met anderen te communiceren?Als ik even wat minder actief ben, voel ik me daarna nog welkom? Word ik dan nog actief geïnformeerd over wat er in de Kenniskring gebeurt?


Spannend én vertrouwd


Maak het spannend én vertrouwdKenniskring’s moeten een voldoende veilige en vertrouwde omgeving bieden om in een groep kennis en inzichten te kunnen delen, maar tegelijkertijd ook voldoende uitdaging bieden om als deelnemer geboeid en gestimuleerd te blijven. Beide aspecten dienen met elkaar in balans te zijn. In een veilige leeromgeving durf je immers makkelijker je grenzen te verleggen, iets nieuws te proberen, of van je gebaande paden af te wijken. Dat is de kern van leren. Tegelijkertijd motiveert het ervaren van nieuwe dingen, het verwerven van nieuwe inzichten, het afwijken van het vertrouwde om actief te blijven deelnemen.

Schep vertrouwdheid o.a. met sociale activiteiten, en ruimte voor sociale uitwisseling. ‘Hoe gaat het met je?’ Bevestig aan elkaar wat er belangrijk en waardevol is aan hoe je nu werkt, je waarde als professional. Maak het spannend door te spelen met werkvormen (niet vergaderen! ruimtes!), door externen een afwijkende visie te laten inbrengen (perspectieven!), nieuwe thema’s en lastige praktijkcases aan te snijden, naast vertrouwde of vaak terugkerende vragen.


Waarde

Waarde


Focus op de waarde voor betrokkenenRicht je altijd op nut en relevantie van de Kenniskring voor de deelnemers.Mensen blijven betrokken als een Kenniskring voor hen actueel relevantie heeft. Het op de hoogte zijn van wat voor de deelnemers waarde heeft in een Kenniskring, wat nuttig en relevant is voor het eigen werk is een cruciale taak van de voortrekkers van een Kenniskring. Dit stelt de groep in staat te blijven voorzien in de behoefte van de deelnemers en zo bij te dragen aan de doelstellingen van de organisatie.

Naast elkaar regelmatig vragen te stellen als ‘wanneer is voor jou de Kenniskring nuttig?’ en ‘wat heb je in de afgelopen maanden uit de Kenniskring gehaald?’ vergroot je de kans dat de Kenniskring waardevol is voor de deelnemers door:

1) Gericht te blijven op praktijkvragen/cases, en dan op die aspecten die in de normale taakuitvoering geen plek krijgen of onderbelicht blijven. 2) Gericht te blijven op de juiste diverse mix van mensen, zodat er voldoende variatie is van meningen en inzichten (perspectieven!)


Begin meteen met:

• Ritme

• Actie-gerichtheid

• Mensen betrekken

• Verhalen verzamelen en delen


Ritme

Ritme

http://www.flickr.com/photos/ferran-jorda/2670861280/donderdag 11 juni 2009



RitmeRitme in een Kenniskring zorgt voor betrouwbaarheid en structuur.

Zie de eerdere sheet.

Bij het opstarten van een Kenniskring is het cruciaal meteen een ritme te zetten, of dat nou op kleinschalig/individueel niveau is, of op hoger niveau. Zie het als het aftellen van de drummer voor een band begint te spelen: het ritme wordt meteen gezet, en iedereen weet meteen hoe aan te haken.

Plan dus meteen voor een heel jaar een paar contactmomenten in, maak met je zelf als trekker een afspraak dat je in een vast ritme even een paar dingen doet voor de Kenniskring (bijv. wekelijks) etc.


Actiegericht

Actie gericht


Wees actie gerichtZeker in het begin van een Kenniskring is het belangrijker te doen dan te plannen. Door concreet aan de slag te gaan (een bijeenkomst te organiseren, een vraag te stellen, bij iemand op locatie een probleem te helpen oplossen, een borrel, een excursie) zet je ritme (!), creëer je interactie en relaties tussen mensen (!), blijf je dicht bij de praktijk (!), wordt je zichtbaar (verhalen!) en voelen deelnemers, ook jij, waarde (!). Die dynamiek brengt deelnemers dichter bij elkaar, en trekt nieuwe deelnemers aan.

Plannen is goed als het gaat om bijvoorbeeld het kiezen van het juiste ritme, maar zorg dat alles altijd meteen concrete uitvoerbare acties oplevert die binnen de eigen invloedsfeer van de groep deelnemers liggen. Maak je dus niet afhankelijk van de omgeving daarin.Kies je acties in het begin ook kleinschalig, experimenteer rustig. Als iets niet lukt of niet oplevert wat je verwachtte probeer je gewoon iets anders. Variatie in acties houd het bovendien de moeite waard voor je zelf en anderen. Je achterhaalt zo beter wat deelnemers wel en niet interessant vinden bijvoorbeeld.


Mensen


Mensen betrekkenEen Kenniskring begint altijd met een beperkt groepje mensen. Om met elkaar energie te houden is het nodig om snel meer mensen te betrekken, die het domein (!) interessant vinden vanuit hun eigen praktijk (!). Je hebt een breder netwerk om de kerngroep nodig om de Kenniskring levendig en dynamisch te houden. Om uiteindelijk ook nieuwe actieve trekkers te kunnen vinden, en om diversiteit in perspectieven en ervaringen te kunnen aanboren.

Niet iedereen hoeft op hetzelfde niveau actief te zijn, maar zorg dat je sponsor, opinieleiders etc. op de hoogte zijn van wat je doet.Zorg dat je directe collega’s en je manager weten wat je in de Kenniskring doet, en hoe het voor jou de moeite waard is, en hoe het voor hen waardevol is/kan zijn. Zorg dat je locatie, je organisatie, de Zonnehuisgroep voldoende weet wat je Kenniskring doet en hoe ze je kunnen bereiken, of hoe ze kunnen bijdragen.


Verhalen

MensenVerhalen

http://www.flickr.com/photos/leelefever/3090999381/donderdag 11 juni 2009

http://www.flickr.com/photos/leelefever/3090999381/

http://www.flickr.com/photos/leelefever/3090999381/

Verhalen verzamelen en delenHet is soms lastig om tastbaar te maken wat een Kenniskring oplevert. Voor jezelf, voor je afdeling, en voor de organisatie als geheel. Het is soms ook lastig om uit te leggen wat de Kenniskring nou eigenlijk doet of inhoudt, en waarom het ook ‘echt’ werk is.

Het verzamelen van verhalen en anecdotes vanaf het begin van je Kenniskring helpt. Verhalen vormen de ruwe data van je effectmeting en zijn de motor achter de groepssamenhang. Bijv:Elkaar vertellen welk inzicht je hebt gewonnen, of wat je hebt gehad aan een discussie, versterkt je band met de andere deelnemers en jouw en hun betrokkenheid.Door die verhalen aan anderen te vertellen hebben zij beter zicht hoe de Kenniskring voor jou en ook voor hen waarde kan toevoegen.Door die verhalen snappen collega’s en managers beter hoe jouw lidmaatschap van de Kenniskring past in het gezamenlijke werk.Door bij alle Kenniskringen gezamenlijk de ‘top-tien’ verhalen te vergaren en die ook met cijfers te onderbouwen wordt ook meetbaar of de investering effect heeft.

Verhalen kunnen allerlei vormen hebben: anecdotes, verslagen, memo’s, foto’s van sessies, video-interviews etc. Wees creatief, maar verzamel actief en deel!


En wees altijd:

• Actief uitnodigend

• Reflectief


Actief uitnodigend

Actief uitnodigend

http://www.flickr.com/photos/dhammza/492882480/donderdag 11 juni 2009

http://www.flickr.com/photos/dhammza/492882480/

http://www.flickr.com/photos/dhammza/492882480/

Wees actief uitnodigendStraal in alles wat je vanuit de Kenniskring deelt of publiceert openheid uit en eindig altijd met de uitnodiging om ook deel te nemen. Maak van je Kenniskring geen exclusieve groep. Als je Kenniskring succesvol is wordt deze door de rest van de organisatie vanzelf als ‘exclusief’ ervaren.

Zorg er voor dat iedereen op diverse niveau’s (betrokkenheid!) kan ervaren wat de Kenniskring doet. Publiceer resultaten, maak een contactpersoon actief zichtbaar. Maak de mensen (!) van de Kenniskring zichtbaar (liever een groepsfoto delen dan de notulen van een sessie). Houd open bijeenkomsten naast de meer besloten settings die je nodig hebt voor inhoudelijke of lastige discussies (ruimtes!). Heb naast besloten discussies ook open discussies en laat van de besloten discussies als het kan zien dat de discussie er is (al houd je de inhoud voor jezelf) Verkondig jaarlijks (ritme!) wat de opbrengsten van je Kenniskring zijn geweest (verhalen!), betrek collega’s, managers, en anderen (verhalen!). Nodig je sponsor en opinieleiders af en toe uit om deel te nemen. Dat kan allemaal zonder dat iedereen overal bij hoeft te zijn, of overal even actief aan deel hoeft te nemen.

Het voortbestaan van je Kenniskring hangt direct samen met een uitnodigende houding.


Reflectie


Wees reflectiefReflectie is de motor van een goed draaiende Kenniskring op alle niveau’s.

Maak daarom alle hiervoor genoemde punten tot onderwerp van regelmatige reflectie. Voor jezelf, voor de groep deelnemers, en voor de sponsors, de opinieleiders en de facilitators.

De professional dient bij zichzelf na te gaan of de uitwisseling in de Kenniskring persoonlijk nuttig is. Of het voldoende voeling houdt met de praktijk. De groep dient bij zichzelf na te gaan of in alle behoeften is voorzien, of de juiste middelen en ruimten ter beschikking staan, of het ritme voldoet, of er voldoende gebeurt, of de juiste thema’s worden aangesneden. Kortom alle genoemde punten nalopen. Met enige regelmaat (ritme!).De facilitators lopen met de trekkers van Kenniskringen ook alle punten langs: waar is behoefte aan facilitering, en hoe kan die worden gegeven?Voor de sponsors geldt hetzelfde: is de inbedding in de organisatie nog op orde, is het effectief? En welke aanpassingen aan de genoemde punten zouden nodig zijn?


CreditsAll photos: Ton Zijlstra, by nc sa

Except: ‘Rhythm’ by Ferna Jorda, ‘Hand‘ by dhammza, ‘Story time’ by Lee Lefever, all

Theoretical framework taken from E. Wenger’s work on Communities on Practice.

Slides: http://slideshare.net/tonzijlstraBlog: http://zylstra.org/blogContact: [email protected]

tonzijlstra.euknowledge work, learning, social media


http://slideshare.net/tonzijlstra

http://slideshare.net/tonzijlstra

http://zylstra.org/blog

http://zylstra.org/blog

Date post:	05-Dec-2014
Category:	Documents
Upload:	ton-zijlstra
View:	1,141 times
Download:	0 times

Kenniskringen DVS handreiking

Documents