Date post: | 13-Jan-2017 |
Category: |
Documents |
Upload: | dinhkhuong |
View: | 250 times |
Download: | 6 times |
KEMAMPUAN KETRAMPILAN INTERPERSONAL
1
Interpersonal Skills ?2
Key interpersonal skills
A B
ListeningGoal setting
Providing feedbackEmpowering people
Coaching Interviewing
Persuading Politicking
Running meetings Resolving conflictsnegotiating Building teams
(Stephen P. Robbins,1989)
I. Listening (mendengarkan)3
Penelitian oleh Crocker, 1978 menemukan fakta bahwa dari 300 organisasi yang diteliti, sebagian besar menempatkan
“listening” diurutan teratas, sebagai syarat manajer yang berhasil
Hearing Vs. Listening Hearing – mendengar suara
Listening – menangkap makna dari suara yang kita dengar. Listening requires paying attention, interpreting, and
remembering sound stimuli.
Active Vs. Passive Listening4 Mendengarkan secara pasif,
menempatkan diri kita seperti mesin perekam (recorder). Semua kata dimasukan ke dalam memori (yang penting dan yang tidak), sehingga kita tidak dapat membedakannya. Kita ingat apa yang dikatakannya, tetapi tidak mengerti apa maknanya.
Mendengarkan secara aktif menuntut kita agar mampu menempatkan diri sebagai pihak yang menyampaikan pesan (empati). Kita harus berkonsentrasi dan mau memahami sepenuhnya isi yang dikemukakan pembicara.
Empat tuntutan “active listening”
5
intensitas
Kemauan memperoleh
informasilengkap
menerima
empati
Active Listening
(Rogers & Farson, 1976)
Active listeners6
speaker
Words
Eyemovement
Facialexpressions
Bodyposture
Handgestures
Emotions
ears
eyes
mind
listen with their:
Pendengar yang efektif7
1. Make eye contact2. Exhibit affirmative head nods and
appropriate facial expression3. Avoid distraction actions or
gestures4. Ask questions5. Paraphrase 6. Avoid interrupting the speaker7. Don’t over-talk
1. Kontak mata8
Bagaimana perasaan anda ketika melihat orang yang anda ajak bicara tidak memandang anda, melainkan memandang ke tempat lain?. Seperti juga kebanyakan orang lain, anda akan mentafsirkan bahwa orang tersebut mungkin tidak tertarik akan apa yang anda bicarakan. Anda mendengarkan dengan telinga anda, namun orang lain menilai apakah anda mendengarkan atau tidak, dengan melihat mata anda.
2. Anggukan kepala dan ekspresikan wajah penuh perhatian9
Pendengar yang efektif menaruh minat atas apa yang sedang diucapkan orang lain dengan memberikan tanda “nonverbal”.
Menganggukan kepala, mengerutkan wajah, tertawa ketika pembicara mencoba melontarkan humor, menggeser posisi duduk ke arah pembicara, dan lain sebagainya.
3. Cegah tindakan atau gerakan yang berkesan negatif10
Ketika anda sedang mendengarkan pembicaraan orang lain, jangan terlampau sering melihat atau melirik ke arah jam, memainkan pinsil, membuka-buka halaman buku, atau mengerjakan sesuatu yang tidak berkaitan dengan isi pembicaraan. Tindakan-tindakan tersebut mengesankan bahwa anda bosan, atau tidak tertarik pada apa yang sedang diutarakan pembicara.
4. Ajukan pertanyaan11
Pendengar yang kritis menganalisis apa yang didengarkannya, dan lalu mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang relevan. Perilaku ini memberikan keyakinan kepada pembicara bahwa anda memang benar-benar mendengarkan.
5. Uraikan apa yang didengar dengan kata-kata sendiri12
Misalnya : “Anda mengatakan …..(kata-kata pembicara) “ “Apakah itu artinya adalah …….. (kata-kata anda sendiri) ?” Ada dua alasan perilaku ini ditampilkan.
Pertama: sebagai tanda bahwa anda memperhatikan baik-baik isi pembicaraan.
Kedua : sebagai tanda bahwa anda ingin jangan sampai salah mentafsirkan kata-kata pembicara.
6. Hindarkan menginterupsi atau memotong pembicaraan
13
Beri kesempatan kepada pembicara untuk menyelesaikan isi pembicaraannya. Setelah itu baru anda boleh mengajukan pertanyaan atau memberikan komentar.
Biasakan untuk bersabar mendengarkan pembicaraan orang lain.
7. Jangan terlalu banyak bicara
14
Memang, sebagian besar kita lebih suka mengemukakan gagasan kita ketimbang harus mendengarkan gagasan orang lain. Namun ketika kita sedang dalam posisi sebagai pendengar yang baik, tahanlah untuk tidak banyak bicara.
II. Providing feedback (memberikan umpan balik)
15
Umpan balik ?? Setiap bentuk komunikasi yang
disampaikan kepada seseorang dengan tujuan agar orang tersebut mengetahui dampak perilakunya terhadap anda atau
orang lain
Feedback positif dan negatif16
Umpan-balik positif lebih bisa diterima daripada yang negatif. Hal ini bisa dipahami karena sebagian besar manusia lebih menyukai “good news” ketimbang “bad news”.
Agar umpan balik negatif bisa diterima, maka utarakan seobyektif mungkin disertai oleh informasi atau data lain yang mendukung.
Beberapa tips pemberian umpan balik
17
1. Fokuskan pada perilaku yang spesifik. Hindarkan kalimat seperti ini : “ Perilakumu sangat jelek” atau “Saya
sangat terkesan pada pekerjaan anda”. Lebih baik jika kita katakan : “Kemarin
Anda terlambat sepuluh menit” atau “Laporan keuangan yang Anda susun
mudah dimengerti”
182. Jaga agar tetap bersifat
“impersonal”. Upayakan, walau anda dalam situasi
marah sekali pun, jangan mengkritik kepribadian seseorang. Mis: “Dasar
pemalas, pembohong” atau kata-kata yang menunjukan sifat seseorang.
Lebih baik kritik tindakannya Mis. : “Dalam satu minggu ini Anda sudah
dua hari tidak masuk tanpa pemberitahuan”
19
3. Segera Umpan-balik akan sangat bermakna bagi
pihak penerima, jika dilakukan segera setelah perilaku tertentu ditampilkan.
Misalkan memberikan tepuk tangan atas tampilan pembicara, atau teguran sopan
atas pelanggaran yang dilakukan seseorang
4. Dimengerti Pihak yang diberi umpan balik harus
mengerti isi dari umpan balik yang dilontarkan kepadanya
III. Persuading - Membujuk20
Definisi : Komunikasi tatap muka yang dilakukan dengan sengaja oleh
seseorang dengan tujuan agar pihak lain mau mengikuti dengan sukarela
kehendak seseorang tadi.
a bPlease ….dong
Strategi Membujuk21 Ada tiga strategi yang umumnya
dilakukan dalam membujuk seseorang untuk melakukan sesuatu.
1. Kredibilitas(anda bisa dipercaya)
2. Nalar (isinya masuk akal)
3. Sentuhan emosional(memunculkan perasaan suka)
Taktik pembujukan22 1. Memberikan kemudahan secara aktif
(active facilitative) . Kita harus melakukan persiapan matang guna meyakinkan pihak yang akan kita bujuk. Misalnya dengan mempersiapkan data atau informasi yang diperlukan.
2. Memberikan kemudahan pasif (passive facilitative) . Kadang, justru tidak melakukan tindakan apa pun, upaya membujuk seseorang akan lebih berhasil. Tenang, sabar menunggu, memberikan kesempatan berpikir.
Ketrampilan membujuk23 1. Bangun kredibilitas
Kembangkan pengetahuan anda di bidang pekerjaan yang memerlukan
bantuan orang lain. Jaga hubungan dekat dan akrab
Sajikan informasi yang dapat diandalkan.
Kembangkan rasa saling percaya Lakukan presentasi yang dinamis
Minta bantuan pihak ketiga
24
2. Gunakan pendekatan positif dan bijaksana
Kita harus berasumsi bahwa pihak yang akan kita bujuk adalah orang yang
pintar dan dewasa. Jangan meremehkannya. Hormat, sopan, dan
bijak.3. Jelaskan dengan baik maksud kita
Kita harus mengerti sekali sekali apa yang kita inginkan. Persiapkan dan
pelajari secara cermat apa yang menjadi tujuan kita yang sebenarnya.
25
4. Sajikan bukti yang kuat guna mendukung permintaan kita.
Kita harus mampu menjelaskan mengapa permintaan kita penting, dengan cara memberikan bukti yang mendukung
5. Sesuaikan alasan permintaan kita dengan karakteristik orang yang kita
bujuk. Jika orang yang kita bujuk termasuk orang yang cerdas dan rasional, alasan
yang harus dikemukakan juga harus bisa logis (diterima oleh akal)
26
6. Perhatikan kepentingan pihak yang sedang kita bujuk.
Kita harus memperrtimbangkan keuntungan apa yang bisa diperoleh
pihak yang kitabujuk, jika dia bersedia memenuhi permintaan kita.
7. Sentuh aspek emosionalnya Kadang alasan rasional dan obyektif
belum cukup, maka sentuh hal-hal yang bisa membangkitkan luapan
emosi pihak yang kita bujuk
IV. Resolving Conflicts 27 3 pemikiran tentang konflik.
1. Pandangan Tradisional : semua bentuk konflik harus dihindarkan.
2. Pandangan “Human Relations” : konflik adalah sesuatu yang natural yang senantiasa ada dalam semua kelompok dan organisasi, tidak bisa dihindari – bahkan positif – diterima.
3. Pandangan Interaksionis : konflik tidak hanya merupakan kekuatan positif, bahkan sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja kelompok. – diciptakan.
Jenis konflik28
1. Functional Conflict : Conflict that supports the goals of the group and improves its performance. – viable, self-critical, innovative.
2. Dysfunctional Conflict : Conflict that hinders group performance – disruptive, chaotic, uncooperative
Conflict and Unit Performance29
Situation Level of Conflict
Type of Conflict
Unit’s Internal Characteristics
Unit Performance
Outcome
A
Low or
noneDysfunctional
ApatheticStagnant
Non-responsive to change
Lack of new ideas
Low
B Optimal Functional Viable
Self-criticalinnovative
High
C High Dysfunctional Disruptive
ChaoticUncooperative
Low
Level of conflict and Unit Performance30
Level of conflictLow High
High
Unit Performance
A B COptimal
Gaya menghadapi konflik31 1. Kronfontatif / agresif /
I win, you lose2. Asertif / persuasif / kolaborasi
I win, you win3. Koperatif / konsiliasi.
I lose , you lose4. Menghindar / akomodasi
I lose, you win