13
Lions Youth Camps & Exchange Handbuch für den Jugendaustausch MD 114 – Austria www.lionscamp.at Friedrich und David Drobesch mit YCE-Team
Lions Youth Camps & Exchange
Handbuch für den Jugendaustausch
MD 114 – Austriawww.lionscamp.at
Friedrich und David Drobesch mit YCE-Team
file:///Volumes/Daten/Projekte/Lionscamp/www.lionscamp.at
Inhaltsverzeichni
Inhaltsverzeichnis................................................................................................................................... 2
1. Ziele und Struktur des Jugendaustauschs....................................................................................... 3
2. Aufgaben der Clubbeauftragten (CB).............................................................................................. 4
4. Informationen für BewerberInnen................................................................................................. 5
5. Aufgaben der (Gast)-Eltern............................................................................................................. 6
6. Anleitung zum Ausfüllen der Application Form.............................................................................. 8
7. Regeln für die Kommunikation im YCEP........................................................................................12
8. Autorisierte Kontaktpersonen für den MD 114............................................................................ 13
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 2
1. Ziele und Struktur des Jugendaustauschs
Das YCEP ist ein Lionsprogramm zur Völkerverständigung und Friedenserhaltung und besteht seit mehr als 50 Jahren. Ziel ist es, dass in jedem der über 100 weltweit stattfindenden Camps möglichst viele verschiedene Nationen und Kulturen vertreten sind. Österreich (MD 114) entsendet dazu geeignete jugendliche „BotschafterInnen“.
Ziele:
Junge Menschen aus verschiedenen Ländern miteinander in Kontakt zu bringen. Möglichkeiten zum Austausch von Ideen, Bräuchen und kulturellen Ansichten zu bieten. Internationale Verständigung und guten Willen zu fördern und sich für ein gemeinsames Ziel
einzusetzen: Frieden und menschliche Verständigung. Das Führungspotential besonders begabter Jugendlicher zu fördern. Den jungen Menschen Toleranz für die Ansichten anderer beizubringen. Eine Reihe an Aktivitäten anzubieten, bei denen sich die Jugendlichen sowohl körperlich
betätigen als auch intellektuell weiterbilden können. Ein internationales Lionscamp hat nichts mit Tourismus zu tun und ist weder Sightseeing-
noch Sprachurlaub.
Struktur:
Der Jugendaustausch gliedert sich in der Regel in Camp- und Familienaufenthalt („Family-Hosting“) und dauert im Allgemeinen 3-6 Wochen. Es gibt für jedes Camp spezielle Altersvorgaben ( in der Regel 16-22).
Der Lions-Jugendaustausch basiert auf Gegenseitigkeit, d. h. wer Jugendliche ins Ausland schickt, muss bei Bedarf im selben Ausmaß Jugendliche aufnehmen. Der entsendende Club ist dafür letztverantwortlich.
Teilnehmen können Jugendliche aus Lions- und Nicht-Lions-Familien. Der entsendende Club trifft die Auswahl und bürgt für die Eignung der Jugendlichen und für die Einhaltung der Hostingpflicht. Manche Clubs übernehmen zusätzlich Outgoergebühr, Reisekosten und Campfee (z.B. als Prämie für einen Wettbewerb oder aufgrund sozialer Erfordernisse).
Kosten: Die Jugendlichen bzw. deren Eltern tragen die Kosten für Reise, evtl. Campfee, Versicherung, Taschengeld und die Anmeldegebühr.
Anmeldung: geht ausschließlich über den Jugendbeauftragten des zuständigen Lionsclubs.
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 3
2. Aufgaben der Clubbeauftragten (CB)
Jeder Club, der am YCEP teilnimmt, braucht einen Jugendbeauftragten, der die Kontaktpersonzum verantwortlichen YCEC (Youth Camps and Exchange Chairman) ist. Nur der Club-Jugendbeauftragte ist befugt, Bewerbungen an das YCE-Team zu schicken.
Die CB sind Ansprechpartner für alle Outgoing – Interessenten, die vom jeweiligen Lionsclub entsandt werden.
Der/die CB trifft die Auswahl der BewerberInnen. Dies kann z.B. durch einen organisierten Wettbewerb, aufgrund von Vorschlägen von Schulen oder Vereinen oder auf Empfehlung eines Lionsmitglieds geschehen. Er/Sie informiert über die Zielsetzungen und den Bewerbungsablauf.
Der bürgende Lionsclub soll jede/n BewerberIn in einem persönlichen Gespräch näher kennenlernen, bevor die Bewerbung weitergeleitet wird. Hierbei sollte speziell die Einstellung des Bewerbers berücksichtigt werden. Die Bewerber müssen eine gewisse Reife und Aufgeschlossenheit zeigen und den Wunsch haben, Menschen in anderen Ländern und ihre Lebensweisen näher kennenzulernen.
Körperlich behinderte Menschen sollen ermutigt werden, sich auch für die Teilnahme zu bewerben.
Bei mehreren Bewerbern für einen vorhandenen Platz wird ein Erstbewerber gegenüber Mehrfachteilnehmern am Jugendaustausch vorgezogen.
CB sind verantwortlich für die ordnungsgemäße Durchführung der Bewerbung und des Hostings. Bitte zu beachten, dass die Camps weltweit etwa im selben Zeitraum stattfinden. Das bedeutet, dass es sein kann, dass das eigene Kind zu der Zeit, in der die Incomer in Österreich sind, nicht zu Hause ist!
Wichtig wäre, das Hosting im eigenen Club bekannt zu machen, die jugendlichen Gäste ins Clubleben einzubinden und ihnen im besten lionistischen Sinn folgende Botschaft zu vermitteln:„Du bist unser Gast, wir heißen dich willkommen und freuen uns über deinen Besuch.“
3. Ablauf der Bewerbung
Folgende Unterlagen sind für die Bewerbung erforderlich.
Bewerbungsschreiben auf Deutsch, in dem der/die Jugendliche sich für einen Platz in einem Camp bewirbt (Motivationsschreiben)
Application als xls-Datei: Unbedingt das aktuelle Formular auf www.lions.at verwenden, keinesfalls händisch ausgefüllte Formulare oder Postversand.
Seite 3 der Application ausdrucken und mit allen Unterschriften versehen, dann scannen und als pdf – Datei schicken.
Angabe von drei Wunschcamps, wobei zwei davon in einem europäischen Land sein müssen. Die endgültige Entscheidung trifft der GDB.
Brief auf Englisch an die (noch unbekannte) Gastfamilie, in dem sich der Bewerber vorstellt und folgende Informationen enthält: Interessen, Schule-Studienfächer, Hobbies, Familienmitglieder und deren Berufe, Angaben über seinen Heimatort, bisherige Reisen, Erwartungen, Informationen über evtl. gesundheitliche, religiöse oder diätetische Vorschriften.
Kopie des Reisepasses und der e-card.
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 4
http://www.lions.at/
Ein Foto des Bewerbers und ein Familienfoto in guter Qualität als jpeg. Hosting- Verpflichtungserklärung, vom Präsidenten oder Jugendbeauftragten des Clubs
unterfertigt als pdf – Datei (Formular auf www.lionscamps.at/downloads )
Der CB kontrolliert, ob das Alter für die gewählten Camps stimmt und alle Unterlagen vollständig und korrekt sind. Wenn der Club den Jugendlichen für geeignet hält und die Papiere ordnungsgemäß und vollständig sind, bestätigt dies der CB mit seiner Unterschrift aufSeite 3 der Application. Mit dieser Unterschrift bürgt der Club auch für das Family – Hosting.Daraufhin schickt der CB von seiner eigenen Mailadresse in einem E-mail die Bewerbung an den GDB und zwar an folgende Adresse:[email protected]: im Betreff: entsendender LC und Name des Bewerbers
Verlauf der Bewerbung:
Anmeldebeginn ist der 01.11., Anmeldungen vor diesem Datum bleiben unberücksichtigt. Reservierungen sind nicht möglich, Bearbeitung erst nach Erhalt der vollständigen und
richtigen Unterlagen, alles in einem Mail mit Betreff Lionsclub und Name des Jugendlichen. Nach Anmeldung erfolgt durch den YCEC eine Bestätigung der Annahme. Die Auswahl des Zieles wird vom YCEC getroffen und ist darauf ausgerichtet, möglichst in alle
Veranstalterländer weltweit zumindest eine österreichische Vertretung zu entsenden. Nach Zuteilung in ein Camp Überweisung der 50,- € Outgoergebühr durch die Outgoerfamilie
(oder den Lionsclub, falls dieser den Jugendlichen sponsert), Übermittlung des Einzahlungsbelegs per E-Mail an [email protected]
Vom Gastland erhalten die Jugendlichen eine offizielle „Acceptance Form“ mit Angabe aller für das Camp relevanten Daten (Ankunfts-, Abreisedaten; Flughafen; Kontaktperson).
Mit Erhalt der Acceptance Form kann der Teilnehmer einen Reisebuchungsvorschlag an die Verantwortlichen des Camps und an den GDB ([email protected]) schicken. Nach Akzeptanz dieses Vorschlages kann die An-und Abreise gebucht werden.
Es ist normalerweise nicht möglich, die Aufenthaltsdauer in dem entsprechenden Land von sich aus zu verlängern. In begründeten Ausnahmefällen kann dies von den Aufnahmeländern akzeptiert werden. In jedem Fall ist jedoch die Erlaubnis des GDB in Österreich und des verantwortlichen GDB oder DB im Aufnahmeland erforderlich.
Die „Outgoerpakete“ (T-Shirt, Wimpel, Pins) werden an den CB geschickt und sollen feierlich an unsere „BotschafterInnen“ im Rahmen eines Clubabends übergeben werden. Die CB stellen in diesem Rahmen die Jugendlichen im Club vor und informieren noch einmal über Ziele, Ablauf und Verhaltensregeln beim Jugendaustausch. Die Jugendlichen sind auch die Repräsentanten des Clubs!
Bei Fragen bitte zuerst bei den FAQs nachlesen. Sollten danach noch Unklarheiten auftreten, bitte diese ausschließlich per E-Mail an [email protected] richten.
4. Informationen für BewerberInnen
1. Der/die BewerberIn nimmt Kontakt mit dem/der Jugendbeauftragten des zuständigen Lionsclubs auf und informiert sich über Zielsetzung und Rahmenbedingungen des Jugendaustausches.
2. Korrekte Erstellung der Bewerbungsunterlagen und Übersendung durch den CB an den YCEC. Die Kommunikation erfolgt nur über den CB!
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 5
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:///C:%5CUsers%5Cdrobesch%5CLIONS%5CLions%20GDB,DB%5CLions%20DB%202016%5CInfo,%20Brosch%C3%BCren%5Cwww.lionscamps.at%5Cdownloads
3. Kontaktaufnahme mit ausländischen Camps unter Umgehung des YCEC ist strikt untersagt. Keinesfalls dürfen Applikationen eigenmächtig geschickt werden. Dies führt zum sofortigen Ausschluss vom Jugendaustausch.
4. Vorbereitung einer Österreich-Präsentation (sowohl in elektronischer-, als auch in nicht-elektronischer Form). Österreichische Kultur, Traditionen, Tracht, Tanz, Musik, Essen etc. sollen im Camp ihren Platz haben.
5. Vorbereitung von kleinen Gastgeschenken für die Gastfamilie und evtl. CampkollegInnen wie z.B. Bücher oder CDs über Österreich, Mozartkugeln, Mannerschnitten …
6. Kontaktaufnahme mit der Gastfamilie, sobald diese bekannt ist (das kann oft bis kurz vor der Abreise dauern, in Einzelfällen lernt man die Gastfamilie erst bei Ankunft kennen!)
7. Verhalten bei der Gastfamilie und im Camp: die Jugendlichen sind angehalten, sich den Regeln in der Gastfamilie und im Camp entsprechend zu verhalten. Es ist möglich, dass sich sowohl Gastfamilie, als auch die Regeln im Camp nicht unbedingt mit den Erwartungen des Jugendlichen decken. Hier können kulturelle Unterschiede sichtbar werden. Das Leben in der Gastfamilie kann sehr verschieden sein (von großstädtisch bis hin zum Leben in äußerst einsamen Gegenden). Grundsätzlich sollen die Gastkinder wie Familienmitglieder behandelt werden. Das kann einerseits bedeuten, dass eine Gastfamilie sehr viel mit dem Gastkind unternimmt, kann aber auch heißen, dass die Jugendlichen einfach nur den Alltag miterleben und auch gewisse Arbeiten in der Familie übernehmen müssen.
8. Bei massiven Regelverstößen im Camp behalten sich die Organisatoren vor, die Jugendlichen auf eigene Kosten früher nach Hause zu schicken.
9. Bei Problemen in der Gastfamilie und im Camp sind die Jugendlichen dazu angehalten, vorerst selbst nach Lösungen zu suchen. Sollte dies zu keinem Erfolg führen, ist der YCEC zu verständigen.
10. Unmittelbar nach der Rückkehr schickt der/die OutgoerIn unaufgefordert einen Bericht über die Reise und das Erlebte an den Jugendbeauftragten des Clubs, das YCE-Team (allerspätestens jedoch bis zum 31.8.) und bietet seinem Club an, im Rahmen eines Clubabends einen kurzen Vortrag über seine/ihre Erlebnisse zu halten.
Liste aller weltweiten Camps: http://members.lionsclubs.org/GE/serve/youth/youth-camps-exchange/yce-directory.phpBankverbindung für die Outgoergebühr: IBAN: AT40 12000 10008186107, BIC: BKAUATWW
5. Aufgaben der (Gast)-Eltern
„Outgoer-Eltern“
1. Die Eltern unterstützen den Jugendlichen bei den Vorbereitungen der Bewerbung und im Falle der Annahme bei den Reisevorbereitungen.
2. Übernehmen die Kosten für die Anmeldegebühr in der Höhe von 50,- €. Dieser Betrag ist nacherfolgter Acceptance einzuzahlen und der Beleg dafür zu mailen.
3. Der Lions-Jugendaustausch ist für die Jugendlichen eine einmalige Chance, etwas Neues kennenzulernen. Das bedeutet auch, eigenständige Erfahrungen machen zu können. Aus diesem Grund gilt es als ein absolutes „no go“, dass die Eltern, Verwandte oder Freunde des Outgoers sich selbst in der Nähe des Jugendlichen im Gastland aufhalten.
4. Beim Auftreten von Problemen ist es primär die Aufgabe der Eltern, ihre Kinder zu ermutigen,nach Lösungen zu suchen, bzw. wenn das dem Kind nicht gelingt, Hilfe über den YCEC in Anspruch zu nehmen. Frühere Heimreisen sind absolut unerwünscht!!
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 6
http://members.lionsclubs.org/GE/serve/youth/youth-camps-exchange/yce-directory.php
Aufgaben der Gasteltern: Die Gasteltern geben dem/der Jugendlichen die Möglichkeit, das Leben in einer
österreichischen Familie kennenzulernen. Im Rahmen ihrer Möglichkeiten zeigen sie dem jungen Gast die Schönheiten und
Besonderheiten unseres Landes (Natur, Kultur, Essen etc.). Die Familie bereitet sich auf die Gastfamilienwoche(n) vor und nimmt Kontakt mit dem
Gastkind auf, sobald die Kontaktdaten bekannt sind. Es ist Aufgabe der Gasteltern, den jungen Gast vom Ankunftsort abzuholen und nach dem
Hosting in das entsprechende Camp zu bringen (oder dies zu organisieren). Die österreichische Gastfamilie muss sich bezüglich Ankunftsort (Flughafen) und beim
Zeitpunkt des Hostings der Gastkinder streng an die Vorgaben halten. Jede geplante Veränderung bedarf im Vorfeld der Zustimmung des österreichischen GDB. Dies gilt ganz besonders für sämtliche von den Gastjugendlichen oder deren Eltern herangetragenen Änderungswünsche.
Für die Dauer des Aufenthaltes sollen dem jungen Gast keine Kosten erwachsen (außer persönliche Ausgaben). Auch die Transportkosten übernehmen die Gasteltern.
Jegliche Änderung der Ankunfts- und Abreisedaten (Zeit und Ort) müssen mit dem MD und Distrikt- Jugendbeauftragten abgesprochen werden
Nach dem Family-Hosting bitte einen kurzen Bericht incl. Fotos schicken.
Mögliche Erleichterungen beim Hosting: Aufnahme von 2 (oder mehr) Jugendlichen in einer Familie. Aufnahme von mehreren Jugendlichen in verschiedenen Familien eines Clubs. Jede Familie
(auch Familien ohne Gastkinder) übernimmt die Gruppe für einen Tag. Die Familie kann sich (nach Möglichkeit) den Zeitpunkt des Hostings aussuchen (dasselbe Jahr
oder das Jahr danach). Die Periode (2 Wochen vor dem Camp) bleibt immer gleich. Es werden im Vorfeld Listen der Gastfamilien an alle am Hosting beteiligten Familien
geschickt, damit gemeinsame Aktivitäten möglich sind. Diese Kontakte zu den anderen CampteilnehmerInnen sind bei den Gästen immer sehr beliebt.
Gemeinsame Organisation der Abholung und Transport zum Camp durch die Gasteltern („Bündeln der Kräfte“).
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 7
6. Anleitung zum Ausfüllen der Application Form (Beispiel 2012)
Die erste Zeile ist bereits ausgefüllt, die letzten beiden Felder bitte freilassen (sind auf dem richtigen Formular ohnehin gesperrt)!
Bitte hier kein Foto einfügen, sondern Passfoto gesondert in guter Qualität als jpeg schicken.I. PREFERRED YOUTH EXCHANGE ALTERNATIVESPossible dates for exchange From: To:
Country (choose at least 2 European) Country (choose at least 2 European) Country (choose at least 2 European)
The Applicant prefers (X): Family stay and Camp Family stay only
Bitte 3 Ziele eingeben (werden gleichwertig behandelt), mindestens 2 europäische Ziele, die endgültige Auswahl trifft der YCEC. Falls keines davon verfügbar ist, wird mit dem Outgoer Kontakt aufgenommen. Bitte unbedingt auf die Termine (incl. Hosting) und auf Alterslimits in den Camps achten.
Bitte unbedingt vollständig ausfüllen, Mail-Adressen und Telefonnummern sorgfältig prüfen, das sind die Kontaktdaten für uns und die Beauftragen in den Zielländern! Falsche Angaben oder Schreibfehlerführen zu massiven Kommunikationsproblemen.
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 8
Dieser Teil ist bereits ausgefüllt und gesperrt.
Passnummer und Ablaufdatum prüfen! Das Einholen von Einreiseinformationen und Beantragung von Genehmigungen und/oder Visa ist Aufgabe der Teilnehmer.Hausarztdaten sind für viele Camps Bedingung, daher unbedingt ausfüllen!
Telefonnummer der Eltern prüfen.E-Mail Adresse der Eltern prüfen.
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 9
Ein ganz wichtiger Punkt, nicht ausgefüllt wird die Application nicht bearbeitet. Es sind die Clubdaten und Kontaktdaten des CB einzutragen.
Dieser Teil ist ausgefüllt und gesperrt
Seite 3 (siehe nächste Broschürenseite):Formular mit Computer ausfüllen, nur Namen und Datum in Spalte 1 – 3. Spalte 3 ist für den CB, der dann auch Ansprechpartner für den YCEC ist.Diese Seite ausdrucken, händisch unterschreiben (Spalte 1 – 3), scannen und als pdf oder jpeg schicken.Folgende Unterschriften werden benötigt:
Outgoer Eltern Clubbeauftragte(r)
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 10
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 11
7. Regeln für die Kommunikation im YCEP
1. Wichtigste Mailadresse ist : [email protected] Schreiben stets folgenden Betreff angeben: Lionsclub, Name des Bewerbers/der Bewerberin.Alle Unterlagen in einem Mail!
2. Bei auftretenden Fragen bitte zuerst das Handbuch genau lesen. Sollten dennoch Unklarheiten auftreten, bitte eine Anfrage per e-Mail. Telefonische Anfragen nur im äußersten Notfall!!!
3. CB sollten auf Mails von YCEC innerhalb von 24 Stunden antworten.
4. Schreibweisen:Telefonnummern: ++31(0)599-416 880
++31(0)6-1234 5678Datum: dd/mm/yyyy
3. Abkürzungen: AF: Application FormACF: Acceptance FormYCE: Youth Camp and ExchangeYCEC: Youth Camp and Exchange ChairpersonYCES: Youth Camp and Exchange StudentYCEP: Youth Camp and Exchange Program
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 12
mailto:[email protected]
8. Autorisierte Kontaktpersonen für den MD 114
YCEC Friedrich DrobeschGDB MD 114 und DB 114-M
(Outgoing)[email protected]
YCEC David DrobeschGDB MD 114
(Incoming, International Relations)[email protected]
BankverbindungIBAN: AT40 12000 10008186107
BIC: BKAUATWW
Handbuch für den Jugendaustausch Seite 13
mailto:[email protected]:[email protected]
1. Ziele und Struktur des Jugendaustauschs2. Aufgaben der Clubbeauftragten (CB)4. Informationen für BewerberInnen5. Aufgaben der (Gast)-Eltern6. Anleitung zum Ausfüllen der Application Form (Beispiel 2012)7. Regeln für die Kommunikation im YCEP8. Autorisierte Kontaktpersonen für den MD 114
