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Manual de Usuario

Módulo de EACP

Captura de documentos (Gastos)

Página 2 de 83 FOR030-MUS-EACP Captura de Documentos v2.6.doc

Manual Usuario EACP Proyecto SEFLogiC

Identificación del documento

Código del documento FOR030-MUS-EACP Captura de Documentos v2.6.doc Nombre del documento Manual de EACP Gastos (Captura de documentos) Versión 2.6 Tipo documento: Manual Finalidad: Manual de Usuarios

Información del documento

Preparado por: Consultores UTE EACP Fecha de entrega: Validado por Fecha de revisión:

Firma:

Fecha de validación:

Control de cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

2.0 30/06/2015 Modificación tipo y subtipo en expedientes contables (punto 3.2 y 3.3). 2.1 28/07/2015 Se añade el punto 3.4

2.2 y 2.3 01/04/2016

Se actualiza el punto “2.7.1. Observaciones y aclaraciones iniciales” con motivo del mantis 61442 y una mejora en la funcionalidad de los complementarios de ajuste y se añade Ejemplo 3 al punto “2.7.2.2. Complementario de Ajuste.”

2.4 17/08/2016 Se añade el punto 3.5 con motivo del mantis 63830 2.5 14/03/2017 Se añade el punto 3.6 con motivo del mantis 66717 2.6 15/03/2017 Modificaciones solicitadas nota 88106 del mantis 66717



Índice 1. DATOS MAESTROS .............................................................................................4

2. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS - R A D y Nómina..........................................5

2.1. Generación de los documentos .....................................................................5

2.2. Alta de documento contable – Pasos Genéricos a seguir..............................5

2.2.1. Datos de alta .........................................................................................5

2.2.2. Datos de gestión....................................................................................8

2.2.3. Datos de Económicos.......................................................................... 11

2.3. Alta de documento contable Plurianual – Pasos Genéricos a seguir ........... 15

2.4. Alta de Retenciones de Crédito (RC)........................................................... 16

2.4.1. Datos de alta ....................................................................................... 16

2.4.2. Datos de Gestión................................................................................. 16

2.4.3. Datos Económicos............................................................................... 18

2.5. Alta de Autorizaciones de Crédito................................................................ 19

2.5.1. Autorización sin Referencia (A)............................................................ 19

2.5.2. Autorización con Referencia (A-RF)..................................................... 20

2.6. Alta de Disposiciones de Crédito (AD, AD-RF, D-RF).................................. 22

2.6.1. Autorización y Disposición sin referencia (AD)..................................... 22

2.6.2. Autorización y Disposición con referencia (AD-RF).............................. 23

2.6.3. Disposición con referencia (D-RF). ...................................................... 25

2.7. Alta de Documento complementario o barrado (COM – AJUST). ................ 27

2.7.1. Observaciones y aclaraciones iniciales................................................ 27

2.7.2. Proceso de captura del complementario.............................................. 28

2.7.2.1. Complementario Normal .................................................................. 30

2.7.2.2. Complementario de Ajuste............................................................... 31

2.7.3. Tabla de relación entre Documento Origen – Doc. Complementario.... 35

2.8. Documentos de nómina (AD nómina).......................................................... 36

2.9. Documentos de nómina (ADN complementario nómina) ............................. 38

2.10. Documentos de nómina (ADO Nómina)....................................................... 38

2.11. Documentos de nómina (ADO Complementario Nómina)............................ 43

2.12. Documentos de nómina (O Nómina con referencia) .................................... 45

2.13. Documentos de nómina (O Complementario Nómina)................................. 50

2.14. Errores comunes en la captura de documentos contables .......................... 51

2.14.1. Mensajes de advertencia en amarillo................................................... 51

2.14.2. Mensajes de error en rojo .................................................................... 51

3. ANEXOS.............................................................................................................. 53

3.1. Como consultar si una obligación está pagada o no.................................... 53

3.2. Modificación de tipo y subtipo en expedientes contables............................. 53

3.3. Log de modificaciones de tipo y subtipo. ..................................................... 55

3.4. Borrado de Nº Contrato en Barrados. .......................................................... 56

3.4.1. Borrado de Nº Contrato para Expedientes Barrados............................ 57

3.4.2. LOG Borrado de Nº Contrato para Expedientes Barrados ................... 58

3.5. Gestión de Terceros - Centros Gestores ..................................................... 58

3.5.1. FK03 - Visualización de terceros ......................................................... 59

3.5.2. FBL1N - Partidas abiertas de acreedor................................................ 67

3.5.3. Z82_FITR_CESIONES - Modificación de terceros. Cesiones y Suplidos 71

3.6. Registro de Fianzas por Descuentos en pagos ........................................... 75



1. DATOS MAESTROS a) Entidad CP: Es el elemento de SAP R/3, bajo el cual se realizará el Presupuesto del Ente de Sector Público correspondiente. Se ha definido la Entidad CP con el valor único 1000 para todas las sociedades. A este nivel es al que se presupuesta y de definen las estructuras presupuestarias. b) Centros Gestores: Se corresponde con la clasificación orgánica. Los centros gestores existentes actualmente se cargan mediante un proceso de carga. c) Posiciones presupuestarias: Se crea la estructura presupuestaria introduciendo la codificación y descripción de las clasificaciones siguientes:

• Clasificación funcional de Gastos (también se denomina programa). • Clasificación económica de Gastos • Clasificación económica de Ingresos

Se representará en el caso de gastos como G/funcional/económico y en el de ingresos como I/económico. Estas posiciones se darán de alta por ejercicio. d) Partida Presupuestaria: se compone de los siguientes elementos:

Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Programa financiación (Elemento PEP) + Fondo

e) Programa financiación (Elemento PEP): será el proyecto de inversión, formando parte también de la estructura presupuestaria en aquellos capítulos que se parametrice. f) Fondos: permite asociar partidas de Gastos e Ingresos a un nivel de estructura presupuestario adicional o representar un mayor desglose de la partida, se propone para identificar las partidas provenientes de incorporaciones de remanentes. g) Familia y procedimiento: sirven para agrupar documentos que tienen características comunes. Se creará una única familia de documentos, que englobará a todos los documentos del sistema, bajo el epígrafe de documentos contables. Habrá dos procedimientos, gastos para los documentos contables y otro diferenciado para las modificaciones de crédito. h) Código de circuito (fase del documento): este parámetro define la fase de la propuesta del documento que vamos a dar de alta, es decir, encontraremos un código de circuito para las autorizaciones, autorizaciones con referencia, retenciones, etc. i) Código de modelo (clase del documento): permite un mayor desglose del código de circuito, indicando la clase de documento que se quiere dar de alta para cada fase del documento.



2. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS - R A D y Nómina

2.1. Generación de los documentos

La ejecución del presupuesto de gasto se va a llevar a cabo a través de la denominada tramitación contable, cuya funcionalidad consiste en agrupar bajo un número de documento todas las acciones que se realizan sobre un documento desde su propuesta hasta su contabilización definitiva. El inicio de la tramitación contable comienza con la creación de un registro preliminar que ya consume presupuesto y que ya realiza chequeos y verificaciones sobre los datos en él introducidos. La creación de documentos preliminares supone el descuento automático del saldo de la partida o del importe abierto del documento de la fase anterior del que cuelga el documento que estamos registrando. El documento preliminar pasará a ser documento contable, cuando el usuario gestor lo contabilice. La captura de documentos sin factura, se realizará desde la transacción de Z82_TC_APER-Captura de Documentos Contables.

2.2. Alta de documento contable – Pasos Genéricos a seguir

2.2.1. Datos de alta

Los datos de introducción obligatoria a la hora de dar de alta un documento contable son los siguientes:



El alta de propuestas de documentos en el sistema se hará mediante documentos preliminares, los cuales ya consumen presupuesto de las partidas. Posteriormente al alta de la propuesta, el documento entrará en el circuito de tramitación correspondiente, hasta llegar a su aprobación y contabilización. El alta de las propuestas de los documentos en el sistema, vendrá dada siempre por 5 parámetros: • Familia: la familia y el procedimiento, agrupan documentos que tienen unas características comunes. En SEFLogiC, para la tramitación de documentos contables se ha creado una única familia CONTAB Documentos Contables. • Procedimiento: en SEFLogiC en el módulo de ejecución de gastos hay un solo procedimiento para los documentos:

GASTOS: Tramitación de Documentos de Gasto; • Órgano Gestor: con este Órgano Gestor, se indicará que órgano va a gestionar el alta y la tramitación del documento. Este campo tiene una ayuda para búsqueda que incluye todos los Órganos Gestores, así como una descripción de los mismos. Siempre estará formado por un número de 4 dígitos precedido de la letra G. • Código de circuito: este parámetro, nos marcará la fase de la propuesta del documento que estamos dando de alta. Así, habrá un código de circuito para las retenciones de crédito, para las autorizaciones, autorizaciones con referencia, etc... Posteriormente, desglosaremos los códigos de circuitos en diferentes códigos de modelo que nos indicarán, dentro de las retenciones de crédito por ejemplo, que clase de retención estamos dando de alta, retenciones de ejercicio corriente, retenciones para plurianuales, etc. Este campo tiene una ayuda para búsqueda en la que se describen todos los códigos de circuito implementados. Los códigos de circuito para los documentos contables implementados son los siguientes:



Ejercicio: es el ejercicio presupuestario en el que se está dando de alta el expediente contable. Por defecto, el sistema lo rellena con el ejercicio en curso, salvo en periodo transitorio, que hay que cambiarlo manualmente por el ejercicio anterior si fuera necesario. Una vez que han sido completados los datos de introducción obligatoria se procederá al alta del documento, pulsando el botón Captura de Documentos.

Se han dividido los datos de los documentos contables en dos pestañas:



Datos de gestión, que permitirán en un momento posterior que el documento siga una ruta u otra en el circuito de tramitación. Datos Económicos, en la que se introducirán los datos contables como la posición presupuestaria o el importe.

2.2.2. Datos de gestión

La pestaña de Datos de Gestión, estará dividida en 2 bloques: - Datos Generales - Datos Adicionales a) Datos Generales

Formarán parte de los datos generales los siguientes campos: • Código de Modelo: Viene determinado por el código de circuito que se ha seleccionado en la pantalla previa. Se corresponde con las clases de documento definidas en el sistema. Sería el tipo de documento que el usuario esté creando. Este campo tiene una ayuda para búsqueda que incluye todas las opciones posibles dentro de cada circuito. Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado.



Para la creación del contrato marco (desde el módulo de logística) deberá estar creado y contabilizado el documento logístico correspondiente que podrá ser un DA, DG, D8 o DB. • Título del expediente: Texto que hace referencia al documento que se está

creando, tiene 50 caracteres. • Fecha de apertura: Es la fecha del día de alta del documento. El sistema toma por

defecto la del día. • Entidad CP: Entidad de contabilidad presupuestaria, vendrá rellena por defecto. • Moneda: moneda en la que se va a dar de alta la propuesta. Será EUR y vendrá

dada también automáticamente. • Sociedad: código de la sociedad FI en la que se registra el expediente, el usuario

podrá utilizar la ayuda de búsqueda para localizar la sociedad que corresponda en cada caso particular.

Este campo aparecerá solo en los documentos con referencia.

• Expediente de origen. Si se introduce el documento al que se hace la referencia en este campo, se arrastrarán del documento origen los datos de sociedad, moneda y aquellos otros relacionados con el tipo de intervención, así como las partidas y los importes de las mismas.

c) Datos Adicionales En este campo se introducirán datos administrativos.



• Tipo de expediente: en este campo se indicará que tipo de expediente estamos dando de alta, diferenciando los distintos tipos.

• Subtipo de expediente desglosa en función del tipo de expediente

seleccionado en el campo anterior.

• Nº de expediente administrativo: en este campo se introducirá el número de expediente administrativo, es un campo de texto que no realiza ningún tipo de validación contra otras aplicaciones, si bien permitirá explotar información a través de él.

• Nº Contrato: este campo será obligatorio dependiendo del tipo, subtipo y código de circuito. En caso de tener que introducir un valor, será un dato generado por la aplicación Plyca, externa al sistema SEFLogiC. Existirán tres validaciones para este campo: - Que se rellene dependiendo del tipo, subtipo y código de circuito. - Que el valor incluido sea único en el sistema. - Que tenga la estructura correcta. Será AAAA-YYYYY donde AAAA es igual

al ejercicio e YYYYY es un numero entero de 1 a 5 cifras.

Para unos determinados “Tipos de expedientes” se permite capturar Obligaciones sin referencia a factura. Son los siguientes.

Tipo Descripción Tipo Subtipo Descripción Subtipo

01 OBRAS 0122 1% CULTURAL ORGANISMOS AUTÓNOMOS

08 SUBVENCIÓN ++++ Cualquier valor

09 TRANSFERENCIA Y OTRAS APORTACIONES DINER

++++ Cualquier valor

21 PROVISIONES DE FONDOS ++++ Cualquier valor

26 GASTOS PERSONAL PLURIANUALES


30 LIBRAMIENTOS CENTROS DOCENTES


31 PROVISIONES DE FONDOS DE CONSORCIO




2.2.3. Datos de Económicos

En esta pestaña como su propio nombre indica se introducen los datos propiamente contables (aplicaciones presupuestarias, importes, etc.). Cada documento requiere de diferentes campos para su gestión. A continuación, se detallan los campos de la pantalla de posiciones.

En esta pantalla se podrán introducir:

• Año EC: ejercicio. • Ce. Gestor (Centro Gestor): equivale a la clasificación orgánica. • Posición Presupuestaria: equivale a la clasificación funcional y económica. • Elemento PEP: proyecto presupuestario a nivel de ejecución. • Fondo: identifica aplicaciones presupuestarias con financiación condicionada. • Importe Propio: importe para la posición. • Acreedor: codificación del tercero, se podrá hacer una búsqueda por NIF.

Aparece a partir de documentos tipo D. Es opcional, si se introduce se validará que está dado de alta en el sistema. Al contabilizar se verifica que el acreedor está validado por Tesorería.

• Centro de Coste: este campo solo se mostrará al realizar obligaciones y es una subclasificación a nivel de contabilidad de costes.

• Territorio: es el área de origen del gasto. Los datos pueden introducirse bien manualmente, o bien mediante una utilidad (importar partidas) que permite al usuario realizar un filtrado de la estructura presupuestaria y capturar de una lista las partidas sin necesidad de tener que escribirlas.



Aparece un listado con todas las aplicaciones presupuestarias y sus importes disponibles, propios (campo Propio) y vinculados (campo Disponible NVJ), de forma que, desde ese propio listado, puedan capturarse los datos económicos sin que el gestor tenga que introducirlos manualmente. Además se muestra el Grupo de vinculación al que pertenece cada aplicación presupuestaria.

Este listado permitirá hacer filtros y subtotales por aquellos campos que se desee. Se pueden seleccionar múltiples aplicaciones haciendo clic en su cabecera (a la izquierda de cada fila) manteniendo pulsadas las teclas de mayúsculas y/o control, o bien, haciendo clic en una y arrastrando hasta otra sin soltar el botón del ratón. Una vez que se han seleccionado las aplicaciones, se hace clic en el botón exportar partidas.

El importe disponible real de la partida, es la cantidad de la columna “Importe Vinculado”. Este será el tope disponible para generar el expediente.



Una vez importadas las partidas, será posible introducir los importes y los demás datos necesarios (acreedor, centro de coste, territorio, etc.) dependiendo del tipo de documento que se está capturando. Esos datos tienen ayudas para la búsqueda del dato que necesitamos. � El campo Acreedor será obligatorio en documentos con fase D, por ejemplo AD,

ADO, D-RF, etc.

� El campo Centro de Coste y Territorio será obligatorio en documentos con fase O, por ejemplo ADO, O-RF, ON-RF, etc.

Situados en esta pantalla, en la que se visualizan las distintas posiciones que se llevarán al documento contable, se puede realizar diferentes operaciones, como son: • Importar Partidas: se recurrirá a esta opción en el caso de que sea necesario importar más partidas. Para realizar esta operativa se seguirán los pasos ya descritos con anterioridad.

• Borrar línea: marcando la partida o partidas que se quieran borrar y apretando este botón serán eliminadas. • Duplicar: marcando la/s partida/s podrán ser duplicadas.

Existe una opción para almacenar más datos referentes al expediente que estamos

dando de alta en el sistema: Con el botón Hipertexto: mediante este botón, el gestor podrá incorporar información adicional a la introducida en el título del expediente. Al hacer clic sobre él, aparece la siguiente ventana en la que se introduce el texto necesario.

Una vez introducido el texto se hace clic en grabar para grabar la informacion introducida.



El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación.

El sistema permite realizar una verificación en busca de errores antes de la grabación,

pinchando en verificar entradas si la verificación no fuera correcta, se obtendrá como resultado una ventana emergente informando de los errores.

Si todas las verificaciones han sido correctas el mensaje devuelto por el sistema será en cambio en la barra de estado.

Si aparece un mensaje y no es de éxito (color verde), vaya al punto 2.14 Errores comunes en la captura de documentos contables. Una vez que se quiera proceder a la generación del documento el gestor procederá a utilizar Generar Captura.

Tras lo cual si todas las validaciones han sido correctas el sistema devolverá un mensaje en la barra de estado informando del expediente creado.

Adoptará la forma CLASE EJERCICIO Nº EXPEDIENTE. En el caso de documentos de gasto, la codificación será GASTO EJERCICIO Nº EXPEDIENTE. Existirá una única numeración consecutiva para todas las clases de documentos, independientemente del servicio que los capture, comenzando el primer documento en el 1, siendo el rango de números posibles de 9.999.999.999



2.3. Alta de documento contable Plurianual – Pasos Genéricos a seguir

Los documentos Plurianuales están compuestos por partidas con importe para el ejercicio corriente más 1 a 4 años de futuro. Los pasos a seguir en un plurianual es exactamente la misma que un documento normal salvo en la pestaña de Datos Económicos.

Cuando ya hemos importado la partida que queremos utilizar, hay que marcarla y pulsar el icono de duplicar línea, tantas veces como años de futuro queramos. Una vez pulsado, hemos duplicado la misma línea para dicha partida. Ahora simplemente hay que modificar el valor de las columnas Importe Propio y Año.

Se podrán capturar un total de 4 ANUALIDADES. El control de disponibilidad para años futuros se realizará de acuerdo a los porcentajes definidos en la ley de presupuestos del año corriente. Una vez introducido el texto se hace clic en grabar para grabar la informacion introducida. El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación.



2.4. Alta de Retenciones de Crédito (RC)

2.4.1. Datos de alta

El código de Circuito será igual a C-RC

2.4.2. Datos de Gestión

• Código de Modelo: en el caso de las retenciones de crédito estos podrán ser:



Tabla de distinción de código de modelo según su uso

Procesos Facturas Presupuestarias

Procesos Logísticos *

Código de Modelo R0 – Corriente y Plurianual R7 – Anticipada

R5 – Corriente y Plurianual

RB – Anticipada

(* Necesarios para generación de AD-RF para contratos marcos).

Hay que completar los campos marcados como obligatorios:

� Título de expediente: Campo abierto y se rellena de forma manual � Entidad CP: siempre será 1000 � Sociedad: la que corresponda en cada caso particular. � Moneda: EUR en ambos campos

� Tipo de Expediente: podemos utilizar la ayuda del matchcode � Subtipo de Expediente: “” “” “” “”

El usuario tendrá también la posibilidad de rellenar un Texto de Propuesta a través del

botón .



Una vez rellenados todos los campos obligatorios y los opcionales que el gestor decidiera rellenar podrá acceder a la pestaña Datos Económicos.

2.4.3. Datos Económicos.

Las posiciones del expediente se pueden introducir mediante el botón.

El sistema facilita al gestor que está creando el expediente, una lista con todas aquellas aplicaciones presupuestarias a las que tiene acceso por su perfil de usuario.

En la siguiente pantalla se establecen los datos para filtrar el listado de aplicaciones

presupuestarias haciendo clic en o pulsando Intro. Una vez exportadas nos encontraremos de nuevo en la ventana de Datos Económicos. Hay que completar los datos de Importe propio. El territorio es opcional.

Si aparece un mensaje y no es de éxito (color verde), vaya al punto 2.14 Errores comunes en la captura de documentos contables.



Pinchamos sobre el botón de generar captura y si la información es correcta el sistema realizara la grabación del expediente de gasto y del documento contable que lo contiene informándonos de ello en la barra de estado.

En los expedientes referenciados con otro expediente origen, al igual que ocurre con los datos de gestión, también nos traerá toda la información económica, pudiendo las cantidades ser modificadas por el usuario.

2.5. Alta de Autorizaciones de Crédito.

El proceso a seguir es el mismo que para un RC o cualquier otro documento. Hay que rellenar los Datos de Creación del Expediente, Datos de Gestión y Datos Económicos. A continuación desglosaremos el proceso para capturar una Autorización con o sin referencia.

2.5.1. Autorización sin Referencia (A).

El código de Circuito será igual a C-A

• Código de Modelo: en el caso de las autorizaciones de crédito estos podrán ser:






Código de Modelo A0 – Corriente y Plurianual

A2 – Anticipada A5 – Corriente y Plurianual

A7 – Anticipada

(* Necesarios para generación de D-RF para contratos marcos).

Podemos continuar en la pestaña de Datos Económicos yendo al punto 2.2.3 del manual.

2.5.2. Autorización con Referencia (A-RF)

El código de Circuito será igual a C-A-RF

Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un RC. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del RC.



De esta forma, el documento que estamos realizando hereda todos los datos (Titulo del expediente, tipo, subtipo y expediente administrativo) del documento origen. Lógicamente, también hereda los Datos Económicos. • Código de Modelo: en el caso de las autorizaciones de crédito estos podrán ser:


Procesos Facturas Presupuestaria


Código de Modelo A3 – Corriente y Plurianual AA – Anticipada

A6 – Corriente y Plurianual

AB – Anticipada


El nuevo documento tendrá que ser de la misma naturaleza que el documento origen, es decir, si el padre es de carácter logístico, también este lo será (no podrá ser de presupuestaria).



Al pasar a la pestaña de Datos Económicos el importe que el gestor podrá ver en la columna de Importe Propio corresponde con el SALDO DEL DOCUMENTO ORIGEN.

Se pueden modificar estas cantidades para que el nuevo documento A-RF consuma de forma total o parcial el importe del RC. Se puede ver en el campo Nº Doc. Ref, el número interno del RC. Una vez introducido el texto se hace clic en grabar para grabar la informacion introducida. El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación.

2.6. Alta de Disposiciones de Crédito (AD, AD-RF, D-RF).

El proceso a seguir es el mismo que para un RC, un A o cualquier otro documento. Hay que rellenar los Datos de Alta, Datos de Gestión y Datos Económicos. A continuación se desglosa el proceso para capturar las distintas Disposiciones con o sin referencia.

2.6.1. Autorización y Disposición sin referencia (AD).

El código de Circuito será igual a C-AD

Nº Documento interno del RC



• Código de Modelo: en el caso de los AD estos podrán ser.




Código de Modelo D0 – Corriente y Plurianual

D2 – Anticipada

DA – Corriente y Plurianual

DG – Anticipada

(* Necesarios para generación de AD para contratos marcos).


2.6.2. Autorización y Disposición con referencia (AD-RF).

El código de Circuito será igual a C-AD-RF

Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un RC. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del RC.



De esta forma, el documento que está en proceso de creación hereda todos los datos (Titulo del expediente, tipo, subtipo y expediente administrativo) del documento origen. Lógicamente, también hereda los Datos Económicos. • Código de Modelo: en el caso de los AD-RF estos podrán ser.


Procesos Facturas Presupuestaria



DE – Anticipada D9 – Corriente y Plurianual

DC – Anticipada

(* Necesarios para generación de AD-RF para contratos marcos).

El nuevo documento tendrá que ser de la misma naturaleza que el documento origen, es decir, si el padre es de carácter logístico también este lo será (no podrá ser de presupuestaria). Si cambiamos a la pestaña de Datos Económicos el importe que vemos en la columna de Importe Propio corresponde con el SALDO DEL DOCUMENTO ORIGEN.



Podemos modificar estas cantidades para que nuestro nuevo documento A-RF consuma de forma total o parcial el importe del RC. También habrá que informar del campo Acreedor. Podemos ver en el campo Nº Doc. Ref, el número interno del RC.

Para continuar pulsamos sobre el botón Generar Captura

2.6.3. Disposición con referencia (D-RF).

El código de Circuito será igual a C-D-RF

Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un A. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del A.

Nº documento interno del RC



De esta forma, el documento que estamos realizando hereda todos los datos (Titulo del expediente, tipo, subtipo y expediente administrativo) del documento origen. Lógicamente, también hereda los Datos Económicos. • Código de Modelo: en el caso de los D-RF estos podrán ser.


Procesos Facturas Directas Procesos Logísticos *


D7– Anticipada D8 – Corriente y Plurianual

DB – Anticipada


El nuevo documento tendrá que ser de la misma naturaleza que el documento origen, es decir, si el padre es de carácter logístico también lo será (no podrá ser de directas). Si cambiamos a la pestaña de Datos Económicos el importe que vemos en la columna de Importe Propio corresponde con el SALDO DEL DOCUMENTO ORIGEN.

Podemos modificar estas cantidades para que nuestro nuevo documento D-RF consuma de forma total o parcial el importe del A origen.

Nº documento interno del A



También habrá que informar del campo Acreedor. Podemos ver en el campo Nº Doc. Ref, el número interno del A. Una vez introducido el texto se hace clic en grabar para grabar la informacion introducida. El sistema devuelve un mensaje en la barra de estado mostrando el resultado de la operación.

2.7. Alta de Documento complementario o barrado (COM – AJUST).

2.7.1. Observaciones y aclaraciones iniciales

Existen 3 tipos de complementarios en el sistema. Complementario positivo: es un documento que aumenta el importe del documento al que complementa Complementario negativo o Barrado: disminuirá el importe del documento origen. Complementario de ajuste: este documento permite añadir nuevas líneas con partidas presupuestarias nuevas al expediente origen. Cuando creamos un complementario positivo, automáticamente se retiene el importe de la partida presupuestaria o del documento de la fase anterior al crear dicho documento pero, no estará disponible para ejecución hasta que no se contabilice en documento complementario. En los complementarios negativos, resta el importe del documento al que barra pero no se incorpora a la partida presupuestaria o fase anterior hasta que no se contabilice. - No se permite capturar un complementario sobre un documento R A D O preliminar,

solo sobre documentos contabilizados.

- No se permite capturar un complementario sobre otro complementario.

- No se permite capturar un complementario sobre una posición que tenga a su vez otro complementario sin contabilizar.

- No se permite capturar un complementario sobre un expediente que tenga un complementario de ajuste en preliminar.

- Si se permite un complementario con varias partidas y anualidades al mismo tiempo.



- Si se permite capturar un complementario de ajuste sobre un expediente en fase D con un acreedor nuevo, distinto al que ya exista en el expediente origen.

- Para poder generar un ADO-COM, ADON-COM, O-COM o ON-COM es necesario que el expediente origen (ADO, ADON, O-RF, ON-RF) no esté pagado, tenga el bloqueo de pago en G y no esté ordenado.

Durante la captura de un complementario se podrá determinar si es positivo o negativo, excepto para los ADO-COM, ADON-COM, O-COM y ON-COM que siempre será negativo.

Se tramitan igual que los documentos R A D O desde órgano gestor hasta contabilizar.

2.7.2. Proceso de captura del complementario

Los Códigos de Circuito que se pueden elegir para dar de alta un documento complementario o barrado son:

Pulsamos y vamos a rellenar datos.



Estos documentos siempre tendrán un expediente origen y deberá estar contabilizado.

Tras informar el expediente origen, heredaremos todos los datos del mismo y tan solo tendremos que rellenar el Código de Modelo. Existen 2 códigos de modelo. Complementarios [ACOM – ADCOM – DCOM – RCCOM]

Este código se utilizará para aumentar o disminuir partidas o anualidades del documento origen que ya existen en el mismo. (Incremento de gasto, aumento por inversión de sujeto pasivo, ajuste contable, etc.) Ejemplo práctico: Un AD plurianual con anualidades 2013 y 2014. Necesito aumentar 2014 y disminuir 2013. Utilizaríamos un ADCOM

Ajuste de partidas [A_AJUST – AD_AJUST – D_AJUST – RC_AJUST]

Este código se utiliza para crear nuevas partidas o anualidades en el documento origen que no se incluyeron en el momento de su creación, es decir, que no existen y también para incorporar un Tercero distinto al de origen en el caso de Cesión de Contrato. (Prórrogas, ampliación de contrato a más años, cesión de contratos etc.) Ejemplo práctico: Un AD plurianual con anualidades 2013 y 2014. Necesito aumentar 2014 y crear 2015 y 2016. Utilizaríamos un AD_AJUST.

Finalmente rellenamos el campo obligatorio Incidencia.



Existen más valores para el campo Incidencia, se recomienda utilizar el matchcode. Este valor debe ser elegido por el gestor. A continuación vamos a diferenciar entre la captura de un Complementario Normal y un Complementario de Ajuste.

2.7.2.1. Complementario Normal

Para este ejemplo tenemos un AD plurianual con 2 anualidades. Vamos a aumentar la anualidad de 2013 en 250€ y depreciar 2014 en 120€.

Tras pasar a la pestaña de Datos Económicos…

Columna Aumentar / Depreciar: Aquí marcamos el signo del complementario. Si queremos añadir importe o restarlo. Columna Importe propio: El importe mostrado es el saldo actual del documento origen. Tenemos que poner la cantidad que queremos añadir al documento AD.

Nº documento interno del AD



Nunca el total definitivo que queremos que tenga el AD origen. El resto de campos, no es necesario modificarlos. Para este ejemplo, he cambiado el Importe Propio.

Y cuando pulsemos se generará el complementario.

2.7.2.2. Complementario de Ajuste

Ejemplo 1 para AJUST: tenemos un AD plurianual con 2 anualidades. Vamos a aumentar la anualidad de 2013 en 50€, depreciar 2014 en 25€ y CREAR UNA NUEVA ANUALIDAD para 2015 y 2016.

Tras pasar a la pestaña de Datos Económicos…

Primero, actualizo las anualidades 2013 (aumento) y 2014 (deprecio) que necesito. Después, para añadir nuevas líneas de 2015 y 2016 podemos hacer una de las dos opciones:

- Pulsar el botón Importar partidas: De esta forma añadimos nuevas partidas al documento.



- Utilizar el botón de Copiar líneas: Tenemos que marcar la línea que queramos y pulsar Copiar líneas

Como son 2 años los que vamos a añadir, hemos pulsado 2 veces y se han creado dos nuevas líneas con los campos abiertos.

Con los datos en pantalla tan solo debemos modificar las columnas de Aumentar / Depreciar Importe Propio Año

A mano, rellenamos los importes y ponemos las nuevas anualidades que correspondan.

Una vez con los datos completados, pulsamos y se generará el complementario.

Podemos visualizar el expediente origen.



Ejemplo 2 para AJUST: tenemos un AD plurianual con 2 anualidades. Solo vamos a crear una anualidad para 2015. Siguiendo los pasos de antes, tras poner el expediente origen y código de modelo AD_AJUST, pasamos a la pestaña de Datos Económicos.

1º Copiar una de las 2 líneas.

2º Relleno la nueva línea. Solo cambio el Importe propio y ejercicio.



3º Elimino las líneas que no voy a tocar, es decir, las anualidades 2013 y 2014.

Las marco y pulso sobre

4º Tras eliminar las líneas, me quedo solo con 2015.

Para terminar pulsamos y se generará el complementario.

Ejemplo 3 para AJUST: tenemos un AD corriente con una anualidad y un acreedor. Vamos a añadir una nueva línea con la misma partida, mismo anualidad 2016 pero distinto acreedor. Este es el AD origen de ejemplo con un acreedor.

Realizamos el documento AD_AJUST que añade un nuevo acreedor.

1º Copiamos la posición 1



2º Rellenamos la nueva línea con el nuevo acreedor y el importe que corresponda.

Para terminar pulsamos . Tras contabilizar este expediente complementario, el resultado del AD origen será:

2.7.3. Tabla de relación entre Documento Origen – Doc. Complementario.

Códigos de circuito

Documento Origen Documento Complementario

C-RC C-RC-COM

C-A :: C-A-RF C-A-COM

C-AD :: C-AD-RF C-AD-COM

C-ADN C-ADN-COM

C-D-RF C-D-COM

C-DO-RF C-DO-COM



C-ADO :: C-ADO-RF C-ADO-COM

C-ADON C-ADON-COM

C-ACF C-ACF-COM

C-O-RF C-O-COM

C-ON-RF C-ON-COM

C-RC-NOD C-RCND-COM

C-RC-NODPP C-RCNDPCOM

2.8. Documentos de nómina (AD nómina)

El código de Circuito será igual a C-ADN

• Código de Modelo: en el caso de los ADN solo podrá ser.



El valor para el campo tipo y subtipo siempre serán 35 y 3501 respectivamente.


En la pestaña de Datos Económicos, el acreedor será siempre el ACREEDOR NÓMINA por cada Sociedad y este valor será validado por el sistema.

Sociedad Acreedor Nómina

ACEC TES000165 APMU TES000150 ATC TES000002 CAC TES000015 CES TES000127 ICAP TES000091 ICCA TES000205

ICI TES000112 ICIA TES000072 ICV TES000184

ISTA TES000108 RTPC TES000211 SCE TES000087 SCS TES000001



2.9. Documentos de nómina (ADN complementario nómina)

El código de Circuito será igual a C-ADN-COM

Código de modelo: ADNCOM ó ADN_AJUS

La captura de un documento complementario de nómina (ADN-COM) no tiene diferencia alguna con respecto a un documento complementario normal (AD-COM). Se recomienda leer el punto 2.7 Alta de Documento complementario o barrado (COM – AJUST). En este apartado se explica cómo aumentar/depreciar las partidas de un ADN (Código

modelo = ADNCOM) o cómo añadir nuevas partidas presupuestarias al documento (Código modelo = ADN_AJUS). Está permitido incluir varias partidas presupuestarias nuevas para el mismo ejercicio en un solo documento ADN_AJUS.

2.10. Documentos de nómina (ADO Nómina)

El código de Circuito será igual a C-ADON

• Código de Modelo: en el caso de los ADON solo podrá ser N0.



Tras rellenar los datos de gestión…

… accedemos a la pestaña de Datos Económicos.

Dentro pulsamos el botón Importar Partidas:

Seleccionamos las partidas que queramos y pulsamos Exportar Partidas

A continuación rellenamos los campos que aparecen en blanco:

Nota: Las partidas para documentos de nómina son de capítulo 1. Para obtenerlas pondremos:

Económico: 1*



Importe propio Acreedor Centro de Coste Territorio

Tras completarlos, pulsamos sobre Generar Captura Al ser un ADON, vamos a generar una orden de pago. Tenemos que recorrer las posiciones (en este caso 5, tantas como líneas) e informar de la vía de pago.

Para los documentos de nómina la Vía de pago será siempre 7

El sistema recorrerá todas las posiciones del ADON por lo que es posible que necesitemos realizar la misma acción varios veces.



Podemos pasar de una a otra posición con los botones El sistema muestra cada posición y si el económico tiene asociado más de una cuenta de mayor, tendremos que seleccionar aquella que deseamos utilizar. Si la relación es un económico y una cuenta de mayor, el sistema la traerá automáticamente.



Para introducir las retenciones, procedemos de la siguiente forma:

El acreedor genérico de nómina tiene todas las retenciones grabadas, introducimos aquellas que deseamos utilizar (recordando que el importe total de las retenciones no podrá superar el de la posición, de ser así, tendríamos que grabar la parte que excede en la siguiente posición).

Indicador de Retención

Importe Base

Importe Retención



Una vez rellena la vía de pago y las retenciones en todas las posiciones, pulsamos

Verificar


Una vez completados los campos pulsamos en el botón grabar generándose la obligación de nómina. En ese momento se obtiene el número de expediente.

2.11. Documentos de nómina (ADO Complementario Nómina)

El código de Circuito será igual a C-ADON-COM

• Código de Modelo: en el caso de los ADON-COM solo podrá ser 0N.



Lo primero que haremos con estos documentos será introducir el documento de referencia, en este caso será un ADON. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del ADON.

Solo se permiten los barrados en obligaciones con bloqueo de pago G y sin ordenar. No se puede realizar un barrado sobre una obligación pagada*. Si se da alguno de estos casos, hay que contactar con Tesorería.

(* Ver anexo 3.1 Como consultar si una obligación está pagada o

no.¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)



En este caso, al ser un complementario de un ADON de nómina siempre será negativo, por eso no tenemos donde marcar aumentar o depreciar.

Para pasar a la siguiente pantalla pulsamos sobre Generar Captura

Y para finalizar y capturar el ADON-COM pulsamos sobre Grabar y automáticamente nos genera un número de documento de nuevo en la parte inferior izquierda

2.12. Documentos de nómina (O Nómina con referencia)

Se recomienda utilizar la transacción “Z82_INTE_NOM_01 - Carga del Fichero de Nóminas” para la generación de este tipo de documentos.

El código de Circuito será igual a C-ON-RF

• Código de Modelo: en el caso de los ON-RF solo podrá ser N1.



Lo primero que haremos será introducir el documento de referencia, en este caso será un ADN. Abrimos el matchcode del campo Exp. Origen e introducimos el número del ADN.

Tras esto, pasamos a la pestaña de Datos Económicos.

El sistema nos muestra todas las posiciones (partidas) que tiene el documento origen ADN. Los importes corresponden al Saldo actual de cada posición del AD Nómina. Podemos modificar los campos abiertos Importe Propio, Ce. Coste (obligatorio) y Territorio (obligatorio). Si no queremos generar la obligación con todas las posiciones, seleccionamos las que

no queramos y las eliminamos con el botón .

Nº documento interno de AD Nómina



Pulsamos sobre el botón de generar captura y pasamos a la última ventana antes de crear el documento. Al ser un ON-RF, vamos a generar una orden de pago. Tenemos que recorrer las posiciones (en este caso 4, tantas como líneas) e informar de la vía de pago.

Para los documentos de nómina la Vía de pago será siempre 7

Repito, el sistema recorrerá todas las posiciones del ADON por lo que es posible que necesitemos realizar la misma acción varios veces. El sistema muestra cada posición y si el económico tiene asociado más de una cuenta de mayor, tendremos que seleccionar aquella que deseamos utilizar. Si la relación es un económico y una cuenta de mayor, el sistema la traerá automáticamente.



Al seleccionarla y continuar, pasaremos a la siguiente posición. En la parte inferior vemos el número total de posiciones y aquella en la que nos encontramos.

Podemos pasar de una a otra posición con los botones

Para introducir las retenciones, procedemos de la siguiente forma:



El acreedor genérico de nómina tiene todas las retenciones grabadas, introducimos aquellas que deseamos utilizar (recordando que el importe total de las retenciones no podrá superar el de la posición, de ser así, tendríamos que grabar la parte que excede en la siguiente posición).

Una vez rellena la vía de pago y las retenciones en todas las posiciones, pulsamos

Verificar

Indicador de Retención

Importe Base

Importe Retención




Una vez completados los campos pulsamos en el botón grabar generándose la obligación de nómina. En ese momento se obtiene el número de expediente.

2.13. Documentos de nómina (O Complementario Nómina)

El código de Circuito será igual a C-ON-COM

• Código de Modelo: en el caso de los ON-COM solo podrá ser 1N.

La captura de este documento ON-COM, no tiene diferencia alguna con respecto a un documento complementario ADON-COM.



Solo se permiten los barrados en obligaciones con bloqueo de pago G y sin ordenar. No se puede realizar un barrado sobre una obligación pagada*. Si se da alguno de estos casos, hay que contactar con Tesorería.

(* Ver anexo 3.1 Como consultar si una obligación está pagada o no.¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)

Se recomienda leer el punto 2.11 Documentos de nómina (ADO Complementario Nómina)

2.14. Errores comunes en la captura de documentos contables

Durante la captura de documentos pueden surgir una serie de errores provocados por el disponible superado, complementarios en preliminar y otras razones. A continuación, se muestran una serie de errores y como solucionar el problema.

2.14.1. Mensajes de advertencia en amarillo

Estos mensajes aparecen cuando la cantidad del Importe Propio es superior al importe de la partida pero NO supera el importe vinculante. De esta forma, si podremos continuar con la captura del documento pulsando la tecla ENTER

2.14.2. Mensajes de error en rojo

Si al capturar un documento contable aparece este error, debes revisar la naturaleza del expediente origen con respecto al nuevo que estás generando. Es posible que el expediente sea de carácter logístico y el código de modelo que has introducido sea para facturas directas. Para corregir este problema, debes revisar el campo “Código de Modelo” e introducir el valor correcto.



Este error lo genera el Control de Disponibilidad. Si tenemos este mensaje, nos informa que el documento que estamos generando está superando en X euros el disponible del vinculante. Tenemos que revisar el importe disponible del vinculante de la partida y asegurarnos que podemos generar o no este expediente.

Este error se muestra cuando estamos generando una obligación cuya partida tiene PEP y no hemos puesto el territorio correcto.

Simplemente con pulsar verificar y poner el territorio asociado al Proyecto de Inversión, corregiremos el error.

Este mensaje aparece cuando estamos intentando barrar un ADO que ya ha sido ordenado para el pago por Tesorería. Tenemos que contactar con éstos para que anulen la ordenación del documento.

Este mensaje se muestra cuando el bloqueo de pago de la obligación tiene un valor distinto a G. Tenemos que contactar con Tesorería para que modifiquen dicho valor a G para que el sistema nos permita barrar.



3. ANEXOS

3.1. Como consultar si una obligación está pagada o no.

Accedemos a la transacción “Consulta de Obligaciones y Pagos”

He introducimos el número de captura de una obligación:

Se muestra el listado y buscamos la columna Fecha de Pago. De esta forma determinamos si la obligación está pagada o no.

3.2. Modificación de tipo y subtipo en expedientes contables.

Esta funcionalidad permite modificar el tipo y subtipo de múltiples expedientes contables, de forma automática por el sistema, una vez introducidos los valores deseados por el usuario, independientemente de cual sea el estado de los expedientes en cuestión, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:



- Los expedientes a modificar deben haber sido capturados en el ejercicio en curso, aunque estos procedan del arrastre de documentos de ejercicios anteriores e independientemente de que su importe para la posición del ejercicio en curso sea igual a cero. - Los valores de tipo y subtipo introducidos deben existir en el sistema y deben ser coherentes entre sí. La nueva transacción es la Z37_MODIF_TYS - Modificar tipo y subtipo y se encuentra dentro del menú de Ejecución de gastos, dentro de la carpeta “Captura de documentos”. Una vez se accede a la transacción se debe indicar la “clase”, “ejercicio” y “número del expediente” cuyos datos de tipo y subtipo queremos modificar:

Importante: El sistema modificará el tipo y subtipo de todos los expedientes relacionados con el anterior, ya sean de orden superior o inferior, y todos los que, a su vez, dependan de estos.

Al pulsar el sistema validará que los expedientes a modificar hayan sido capturados en el ejercicio en curso. De no cumplirse esta condición se emitirá, un mensaje similar al siguiente:

Por el contrario, si se cumplen las condiciones, se pasará a la siguiente pantalla, donde se introducirá el nuevo tipo y subtipo:



Una vez pulsado , el sistema informará de que el cambio ha sido realizado:

3.3. Log de modificaciones de tipo y subtipo.

A través de esta consulta se pueden ver los cambios realizados por los usuarios a través de la transacción descrita en el punto 3.2 de este manual. La transacción es la Z37 Z37_LOG_MODIF_TYS - LOG modificaciones tipo y subtipo y se encuentra dentro del menú de Ejecución de gastos, dentro de la carpeta “Captura de documentos”. Una vez se accede a la transacción se puede filtrar por los campos “clase”, “ejercicio”, número del expediente”, “fecha” y “usuario de modificación”:



Después de ejecutar, el sistema mostrará el log con los cambios realizados en los expedientes en cuestión:

3.4. Borrado de Nº Contrato en Barrados.

Esta funcionalidad permite borrar el Nº de Contrato en documentos con fase D y O que hayan sido barrados en su totalidad. El borrado de dicho campo, permite reutilizar el Nº de Contrato obtenido por Plyca en aquellos contratos que hayan sido barrados totalmente por error o algún cambio administrativo y se requiera realizar un nuevo expediente. Las dos nuevas transacciones se encuentran en el menú de Ejecución de Gastos / Captura de documentos:



3.4.1. Borrado de Nº Contrato para Expedientes Barrados

Transacción Z82_TC_BORRA_NCONT Esta primera transacción realiza la función principal de borrar el Nº de Contrato asociado a un expediente. Hay que introducir un número de expediente válido:

Para que se realice el borrado del Nº de Contrato, deben de cumplirse todos los siguientes casos: 1- Que el usuario que acceda tenga permisos para el mismo órgano gestor que el expediente.

2- Que el campo Nº Contrato este relleno.

3- Que el expediente introducido no esté en preliminar ni anulado.

4- Que el expediente introducido esté completamente barrado y además, en caso de ser un expediente con fase D, no tenga ninguna obligación generada. Esto excluye documentos con barrados parciales o expedientes con complementarios en preliminar.



3.4.2. LOG Borrado de Nº Contrato para Expedientes Barrados

Transacción Z82_TC_BORR_NCON_LOG Esta transacción es un Log de modificaciones.

Mediante la misma podemos ver el usuario, la fecha y hora en el que se borró el campo Nº de Contrato de un expediente contable determinado. De igual forma, quedará grabado el anterior Nº de Contrato antes de que se borrara.

Esta transacción tiene un control por órgano gestor por lo que solo se podrán ver los expedientes para los que el usuario que accede a la transacción, tenga permisos.

3.5. Gestión de Terceros - Centros Gestores

Existen tres transacciones para los usuarios de gastos que aportan más información sobre la gestión de acreedores. A continuación se explica el funcionamiento de cada una:



3.5.1. FK03 - Visualización de terceros

Descripción de la Transacción:

Esta transacción permite visualizar o consultar en el sistema los datos maestros de los Terceros acreedores que estén dados de alta en el mismo y que se relacionan con todas las entidades.

Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:

Si el usuario no visualiza directamente en su menú dicha transacción, puede acceder a la misma, como a cualquier otra transacción a la que tenga acceso, introduciendo en el campo correspondiente, únicamente, la denominación técnica de la transacción, que en este caso sería: "FK03".

� En la pantalla que nos aparece de selección introducimos el “Acreedor” y la “Sociedad” desde la cual estemos visualizando al acreedor. Si no conocemos el número o código que corresponde al Acreedor que queremos visualizar, lo podemos localizar por distintos criterios, como el nombre o el NIF usando el “Match Code “. Para una mayor seguridad de que vayamos a visualizar al acreedor correcto, se recomienda siempre utilizando la pestaña del NIF. Por otra parte, se deben marcar los flags donde se encuentran todos aquellos datos, tantos generales o de la sociedad, que quiere visualizar. Si se desconoce su ubicación

marcamos todos los flags o pulsamos sobre el botón que permite seleccionar todos.



Los siguientes grupos de cuentas de acreedores, pueden compartir NIF con otro grupo de cuentas:

– K005: HABILITADOS – K008: JUZGADOS – K017: COLEGIOS CAC – K018: COMEDORES CAC – K020: TESOREROS – AVALISTAS ENTIDADES FINANCIERAS – AVALISTAS: OTRAS ENTIDADES

Por tanto al introducir un NIF, nos pueden aparecer más de un código de acreedor, por ejemplo: un código de acreedor de rango o tipo 100000XXXX (acreedor normal), y con código de rango o tipo 500000XXXXX (acreedor tributario), y con código acreedor rango o tipo B00X (acreedor que también es una entidad avalista, ejemplo, una entidad financiera).

También puede aparecer con el mismo NIF, un código de acreedor de rango o tipo 300000XXXX. Este tipo de acreedor, que corresponde al grupo de cuentas “KINT - INTERLOCUTORES DE COMPRAS”, lo utilizan en el SCS como dirección de emisor de factura o dirección de pedido del acreedor principal (o normal, persona física o jurídica). Estos códigos de acreedores, tipo 300000XXX, solo se pueden utilizar como interlocutores para datos de dirección, puesto que los únicos datos que se graban, al darles de alta dentro del maestro de terceros, son los datos generales de dirección y de control. Por tanto, no se puede generar una obligación a favor de ellos y sólo son utilizados y registrados por los usuarios del SCS.

Seleccionamos el código del acreedor a visualizar, y los datos Generales y/o de Sociedad que queremos visualizar del mismo.



Pulsando en el siguiente icono o en el botón de “Intro” del ordenador se abre la pantalla principal desde la cual se pueden visualizar todos los datos que se deseen.

Nos aparece la primera pantalla con los datos personales del acreedor, denominación, domicilio, etc... Para avanzar a las siguientes o retroceder a la anterior, vamos

pulsando, sucesivamente, los botones :

Datos Generales: Datos personales (nombre, dirección, NIF) y los datos bancarios.



Para avanzar pulsamos los botones :




En los datos bancarios de los acreedores se ha de distinguir las cuentas normales, con código TpBc tipo: "000X", de las cuentas tributarias, con código TpBc tipo: "099X".

- Tipo de Banco Interlocutor (TpBc): Clave mediante la cual se indica, qué banco y cuenta corriente del tercero acreedor deberá utillizarse o seleccionarse para el pago cuando se elabora un documento de gasto (pago) a favor del acreedor. Para terceros tributarios, la clave debe ser con código tipo 099X, de forma que si se trata de la primera cuenta deberá ser 0999, y las siguienetes, 0998, 0997, etc...

- Referencia: Servirá para distinguir cuando un tercero tiene más de una cuenta corriente, es decir, la denominación de la misma a efectos de distinguir qué pagos se han de tramitar a cada una. En este campo se idicará en este campo "CTA REF" o “M@gin” a efectos de distinguirlas también de las cuentas normales.

Para avanzar pulsamos los botones .

Datos de la Sociedad: Datos relativos a la gestión contable y determinados parámetros que se utilizan para la gestión de tesorería respecto a los pagos (cuenta contable asociada, "Grupo de Tesorería", condiciones de pago, "vías de pago", "Suplemento vía de pago", "Endosos", "Cesiones", "Suplidos", etc...)



� El “Grupo de tesorería” es un parámetro que se utiliza para agrupar a los acreedores a efectos de gestión de los pagos a los mismos, de forma que se clasifican los acreedores y esto permite planificar o priorizar los pagos en función de dicho parámetro.




“Suplemento vía pago” y “Receptor Permitido de pago”

Estos campos son utilizados para poder registrar en el sistema un endoso o cesión de un pago. Normalmente el receptor del pago es la persona que ha prestado el servicio o vendido el bien correspondiente, pero en el caso de las cesiones, endosos y suplidos, el receptor del pago es otro tercero al que finalmente se le paga (cesionario, endosatario o tercero que ha adelantado el pago al tercero suplido). Para la gestión de cesiones y endosos de facturas, el sistema utiliza la funcionalidad del Receptor Permitido/ Alternativo de pago, para recoger al tercero cesionario o endosatario.

Para poder introducir receptores de pago alternativos en las facturas contabilizadas (o en una fase previa a la contabilización), y/o en una determinada obligación de pago, es decir, para poder ceder o endosar un documento de pago, es necesario introducir previamente, en el maestro del acreedor cedente/endosante (en los datos de sociedad FI), al acreedor cesionario/endosatario como “receptor permitido de pago”, es decir como “receptor alternativo”.

Se establece o graba una relación entre ambos terceros (cedente/ endosante y cesionario/endosatario). Esto implica que, para poder ceder facturas a un tercero cesionario/endosatario, éste tercero (cesionario/endosatario) siempre va a tener que estar dado de alta, previamente, en la base de datos de acreedores del sistema.



El pago material de estos documentos (cedidos/endosado) se realizará a favor del receptor alternativo, y se hará efectivo el pago a la cuenta bancaria indicada, a su vez, en el maestro de dicho tercero alternativo.

Esta relación previa se efectúa o graba en el maestro de terceros dentro de los datos de sociedad, pudiéndose indicar hasta 99 receptores “alternativos/permitidos” de pago diferentes que, una vez grabada dicha modificación, quedarán disponibles para su utilización en el documento de pago.

Aparecerá, adicionalmente el campo “suplemento de vía de pago”, según el caso, cumplimentado con los valores:

� CS: para Cesiones de Crédito

� EN: para Endosos

� SP: para pagos a suplidos (Habilitaciones)

El hecho de que figuren grabados o relacionados en el maestro de un acreedor determinado, un acreedor (o varios) como receptor alternativo (permitido), no implica que, todos los documentos que se registren en el sistema vayan a tramitarse o pagarse cedidos o endosados, a favor del receptor alternativo cesionario/endosatario. La cesión o endoso de un documento se ha de registrar o recoger, además, en el propio documento que se quiera ceder o endosar. Sin embargo, a los efectos de que se pueda registrar una obligación de pago a favor de un acreedor, y que se quiera ceder o endosar a otro (cesionario/endosatario-alternativo) una operación concreta (documentos), el sistema no lo va a permitir, si previamente no se han relacionado a ambos terceros en el maestro de terceros del cedente/endosante.




“Retenciones”

Los datos de Tipo de retención e Indicador de retención se aplican o graban a los maestros de acreedores a los efectos de que se pueda registrar una obligación de pago, a favor de un determinado acreedor, con un descuento o retención. Todo aquel descuento introducido en una Obligación de pago, debe ir asociado a un código (en SAP combinación de tipo + indicador de retención). Para que estos códigos estén disponibles en el documento de la Obligación, deben darse de alta previamente a estos códigos también, en el maestro del tercero acreedor de dicha obligación, ya que si no, el sistema no permite registrar el descuento en la obligación de pago.

Deben aparecer cumplimentado el campo “Tp retenc.” (Tipo de retención) y ha de estar el flag o tick del campo “Sujeto” marcado para activar el/los indicadores correspondientes.

Los tipos de retención 1M y 2M, son las relativas al "IGIC por INVERSIÓN DEL SUJETO PASIVO" (ISP). En el caso del tipo de retención que se ha de incorporar sea el 1M (que es para caso del tercero al que se le aplica la ISP, y que NO tiene establecimiento permanente en Canarias), existe una validación que obliga a rellenar además el

indicador de retención. Para el tipo de retención 2M (tercero al que se le aplica ISP, con establecimiento permanente en Canarias), NO se debe cumplimentar el indicador de retención. Un tercero acreedor puede tener incorporado en su maestro de terceros los dos tipos de retención, el 1M y el 2M, ya que, el hecho de tenerlos incorporados en su maestro de terceros, no obliga a su utilización en las operaciones (pagos) que se graben a su favor. La incorporación de estos tipos de retención en el maestro de terceros se hace a petición de los órganos gestores.

3.5.2. FBL1N - Partidas abiertas de acreedor


Esta transacción permite visualizar las partidas individuales de una o varias cuentas de acreedores. A través de la misma se puede comprobar las operaciones o pagos que tiene pendientes un acreedor (son las que aparecen como partidas pendientes, con el semáforo en rojo), así como las compensadas o pagadas (partidas compensadas, con el semáforo en verde).


Si el usuario no visualiza directamente en su menú dicha transacción, puede acceder a la misma, como a cualquier otra transacción a la que tenga acceso, introduciendo en el



campo correspondiente, únicamente, la denominación técnica de la transacción, que en este caso sería: "FBL1N". En la pantalla de selección introducimos los criterios por los que queremos filtrar la consulta de partidas individuales de uno o varios acreedores.

A continuación, mostramos el significado de diversos campos que aparecen en la pantalla:

- Cuenta Acreedor y Sociedad: Introducimos en este campo el número del acreedor del cuál queremos consultar sus operaciones. Se puede consultar varios acreedores o un rango de acreedores a la vez, cumplimentando el



segundo campo del acreedor (para un rango de acreedores) y pulsando el botón de la flecha que aparece a la derecha del 2º campo del acreedor, de forma que introduciremos en los campos que se nos ofrecen, los distintos códigos de acreedores a consultar, o bien un rango.

- Ayuda para búsqueda: Para una delimitación detallada de las cuentas de acreedor se puede utilizar la “selección por ayuda para búsqueda” en la que se hallan recogidas diferentes ayudas para entradas.

- Partidas abiertas: Partidas que han sido contabilizadas hasta la fecha clave que todavía no han sido compensadas, o pagadas. Como fecha clave se propone la fecha del día actual. Si el campo permanece vacío se toma la fecha del día actual igualmente. Con la datación retroactiva de la fecha clave también se pueden seleccionar partidas que no habían sido compensadas antes de dicha fecha. Estas aparecen con el indicador o status en rojo.

- Partidas compensadas: Partidas que están compensadas o pagadas, de acuerdo con las fechas que se indican. Las partidas todavía se pueden delimitar más si se indica una fecha de compensación y una fecha clave. Estas partidas que están compensadas aparecen con el indicador o status en verde.

- Todas las partidas: Partidas abiertas y compensadas, es decir, nos muestra lo que figura pendiente de pago (indicador en rojo), y lo que figura ya pagado (indicador en verde). Esta consulta también se puede delimitar a una fecha o rango de fechas de contabilización. Si estos campos no se delimitan, el sistema nos mostrará todas las partidas del acreedor (pagadas y pendientes de pago), hasta la fecha actual.

- Partidas normales: Partidas que no pertenecen a ninguna de las demás categorías que se pueden seleccionar. Esto es, partidas de documentos que no tienen ningún estatus de documento especial o lo que es lo mismo, no les representa una operación en cuentas de mayor especial.

- Operaciones CME: Se visualizan partidas para operaciones en cuenta de mayor especial. Si no se marca este apartado, el sistema no mostrará la información relativa a las operaciones extrapresupuestarias pagadas y/o pendientes de pago.

- Apuntes estadísticos: Notas y operaciones que no se consideran contabilizadas, sino solo informativas.

- Partidas registradas en forma preliminar. Nos muestra las operaciones aún no contabilizadas en el sistema, sino que figuran registradas sólo de forma preliminar.

- Partidas de deudor: En caso de que para un interlocutor comercial también se gestione una cuenta de deudor.



- Opciones de salida en lista:

� Variante de visualización: La variante del layout con la que se debe iniciar la lista.

� Cantidad máxima de partidas: Si se alcanza la cantidad máxima se cancela la selección y se visualiza la lista. Si no hay o faltan especificaciones, la selección se lleva a cabo sin restricciones.

Una vez completados todos los campos, pulsamos en el botón “Ejecutar” .

Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla donde se visualizan todas las partidas indicadas para el acreedor y sociedad indicados.

Cada usuario podrá elaborarse una consulta o layout con los campos que le interesen, y guardarlo como “variante” de consulta.

El usuario podrá ajustarse los informes de consulta a su gusto, suprimiendo los campos que no necesite y/o cambiando la posición de los mismos mediante la variante de visualización, creándose así sus propias consultas o informes estándar según sus necesidades. Para ello deberá de pulsar los siguientes iconos:

1. Modificar variante: a través de este icono puede introducir o suprimir campos para que aparezcan en el informe, con el orden y longitud que se desee, pasándolos a la parte izquierda para incluirlos y pasándolos a la parte derecha para suprimirlos utilizando para ello las flechas que se le muestran.

2. Grabar nueva variante: a través de este icono puede grabar y guardarse la o las variantes que se va creando, pudiendo grabarlas a nivel del propio usuario (para su uso exclusivo) o para todos los usuarios.

3. Seleccionar variante: a través de este icono puede seleccionar las variantes que previamente ha grabado, para que se le muestren los datos según el informe o variante que elija.



3.5.3. Z82_FITR_CESIONES - Modificación de terceros. Cesiones y Suplidos


Esta transacción permite modificar los datos maestros del acreedor a efectos de poder registrar en el sistema las operaciones que son objeto de cesiones y endoso. A través de la misma se registra en el sistema también la casuística de los suplidos. Estos registros se recogen sólo a nivel de una sociedad específica.

Para poder introducir receptores de pago alternativos en las facturas contabilizadas (o en una fase previa a la contabilización), y/o en una determinada obligación de pago, es decir, para poder ceder o endosar un documento de pago, es necesario introducir previamente, en el maestro del acreedor “cedente” / ”endosante” (en los datos de sociedad FI), al acreedor “cesionario” / ”endosatario” como “receptor permitido de pago”, es decir como “receptor alternativo”. Se establece o graba una relación entre ambos terceros (cedente/endosante y cesionario/endosatario), y esta relación entre ambos acreedores se efectúa a través de esta transacción.

En el caso del suplido, se establece la relación entre el tercero a favor del cuál se graba la operación (“suplido”) que es el que presta el servicio, y el tercero que realmente lo va a cobrar (porque ha adelantado el dinero), por ejemplo, para el caso de las dietas, el perceptor alternativo sería el funcionario o alto cargo que ya ha pagado previamente el servicio, a un hotel, restaurante, etc...


En la pantalla de selección introducimos el “Acreedor”. Si no conocemos el número o código que corresponde al Acreedor que queremos modificar, lo podemos localizar empleando el “Match Code” y pestaña del NIF:



Pulsando en el botón “Ejecutar” , el sistema abre la pantalla desde la cual podemos modificar o grabar el campo “Supl.vía pago”:



Si procede indicar un receptor alternativo del pago, cumplimentaremos el campo “Supl.vía pago” con uno de estos valores según proceda en cada caso:

1. CS - Cesiones

2. EN - Endoso

3. SP - Suplidos

El resto son específicos del SCS y se usan para indicar el modo de notificación de facturas.

Una vez cumplimentado el campo anterior, debemos pinchar en

para indicar el acreedor o los acreedores que pueden ser receptores permitidos de los pagos del acreedor principal, o del suplido, es decir, a el/los endosatario/s o cesionario/s:

Para cerrar esta ventana pinchamos en .

Una vez indicada la información correcta, pulsamos en el botón “Grabar” para que el sistema guarde las modificaciones introducidas.

El hecho de relacionar o grabar, en el maestro de un acreedor determinado, un acreedor (o varios) como receptor alternativo (permitido), no implica que, todos los documentos que se registren en el sistema vayan a tramitarse o pagarse cedidos o endosados, a favor del receptor alternativo cesionario/endosatario. La cesión o endoso de un documento se ha de registrar o recoger en el propio documento que se quiera ceder o endosar. Si embargo, a los efectos de que se pueda registrar una obligación de pago a favor de un acreedor, y que se quiera ceder o endosar a otro (cesionario/endosatario-alternativo), el sistema no lo va a permitir, si previamente no se han relacionado a ambos terceros en el maestro de terceros del



“cedente/endosante”. Se pueden indicar hasta 99 receptores “alternativos/permitidos” de pago diferentes que, una vez grabada dicha modificación, quedarán disponibles para su utilización en el documento de pago.

Finalmente aparece un mensaje indicando que todas las modificaciones se han realizado correctamente:



3.6. Registro de Fianzas por Descuentos en pagos

Cuando se trata de un descuento en pago tanto producido en la propia CAC, como en otra Sociedad FI distinta a la sociedad FI-CAC, los órganos gestores aplican un descuento en el correspondiente documento contable (“O” o “MP”). Este descuento se aplica mediante la grabación de los indicadores de retención CA/03, en el caso de los documentos “O”, para la constitución de “Fianzas por Adjudicación de Obras y Servicios”, y AT/01 en el caso de los documentos “MP” de la sociedad ATC, para la constitución de los depósitos derivados del procedimiento tributario de las Tasaciones Periciales Contradictorias, para poder registrar el depósito que ha de efectuar la sociedad ATC, en la Comunidad Autónoma de Canarias (sociedad CAC).

• Para el caso de la constitución por descuento en pago para la constitución de

fianzas por adjudicación de obras y servicios, indicador CA/03, el desarrollo que se ha definido busca documentos (“O”) que se encuentren pagados (compensados) y que tengan el indicador de retención CA/03. Las acciones a realizar dependen de la sociedad FI origen:

� CAC: Si el documento (“O”) compensado (pagado) es de la sociedad CAC, el programa hará la constitución del depósito.

� OO.AA: Si el documento (“O”) compensado es de cualquier Organismo

Autónomo, el programa hace un mandamiento de pago a favor de la CAC (documento FI) y el registro previo del depósito. Posteriormente se constituirá el depósito, una vez se pague, a su vez, este mandamiento de pago generado a favor de la CAC (este pago a favor de la CAC, se efectuará de forma automática también).

Para compensar las partidas abiertas al debe y al haber de la cuenta de retención asociada al indicador CA/03 se ejecutará diariamente en proceso de fondo el programa de compensación automática de partidas abiertas para esas cuentas.

Normalmente el programa de alta de depósitos procedentes de descuentos en pago, se ejecutará en proceso de fondo, planificando un JOB periódico y son procesos transparentes para los usuarios (tanto gestores como de depositaría). Los parámetros de selección se describen a continuación:



Si por ejemplo tenemos que se contabiliza por parte de un gestor de la Sociedad SCE, un descuento para constituir una fianza de importe 600 €, como documento origen un documento O, de importe 6.000€, identificado con el nº 8000000000:

En la posición del acreedor se ha de indicar por parte del gestor, el tipo / indicador de retención CA/03 (CA: OTRAS RETENCIONES CONCEPTOS ACREEDORES; 03:FIANZAS ADJUDICACIÓN OBRAS Y SERVICIOS), al ser una fianza para garantizar la ejecución de un contrato, concepto en el área de depósitos: “EO - FIANZAS ADJUDICACIÓN OBRAS Y SERVICIOS”:



Cuando se paga el documento en el que se registra el descuento, se genera el Documento de pago Documento 9000000000 y se contabiliza el descuento a la cuenta 1800020700:

Asimismo se produce el Alta de Depósito. En un proceso nocturno, se ejecuta el programa de alta de depósitos por descuentos en pagos. El sistema muestra una lista con todos los documentos que cumplen los requisitos y el resultado positivo o negativo de la operación. En ese caso se realizan las siguientes acciones: a) Creación del registro previo del depósito. Ejemplo: se genera el registro previo del depósito con el nº 2014000044.



Podemos comprobar y visualizar el registro creado en la transacción /IECI/FA_AVALFIN_003. El depósito se crea siempre para la sociedad CAC, independientemente de que el documento original sea de otra sociedad:

El registro previo del depósito no genera el documento contable. Las fianzas constituidas por descuentos se generan siempre con los siguientes parámetros:

� Para el caso de fianzas constituidas por descuentos en documentos de la CAC, la clase de depósito será siempre “ED” puesto que no es necesario realizar carga de extractos para contabilizar la fianza. Para el resto de casos donde el descuento se aplica en un documento de una sociedad diferente de la CAC, la clase de depósito será “EI”, puesto que para poder contabilizar el depósito es necesario la carga de extractos al haber un movimiento interno de fondos entre diferentes sociedades.

� El centro gestor o caja de los depósitos generados por descuentos será

SIEMPRE 0001- Servicios Centrales.



� En la pestaña “Textos” aparece la siguiente información:

1. En la primera línea aparece el documento origen. 2. En la segunda línea aparece el texto de cabecera del documento

origen. 3. En la tercera línea aparece el texto de la posición del Acreedor. 4. En la cuarta línea aparece el MP creado a favor del acreedor CAC si

fuera necesario para la constitución del depósito.

b) Creación de un mandamiento de pago a favor del Acreedor CAC, clase de documento MP:

Este documento se crea con la misma división que el documento (“O”) original. La posición del acreedor CAC tiene que tener el banco interlocutor que se haya indicado en los parámetros de selección al lanzar el programa. La vía de pago a utilizar en la posición del acreedor CAC es la que se haya indicado en los parámetros de selección al lanzar el programa. En el texto de la posición de la retención se relaciona con el documento origen.



En este momento si observamos los movimientos de la cuenta 1800020700, las dos posiciones (el documento de pago y el documento de ingreso del depósito) están abiertas. Posteriormente, todos los días se ejecutará un JOB nocturno que compensará las partidas abiertas de esta cuenta relacionadas con el mismo depósito. Esto producirá que al día siguiente aparezcan las partidas como compensadas:

Por tanto, al día siguiente de haberse producido el pago, los usuarios podrán consultar si el depósito se ha constituido correctamente y si las partidas se han quedado compensadas.

• Para el caso de las fianzas constituidas por descuentos, para las relativas al

procedimiento tributario de las Tasaciones Periciales Contradictorias, existe un desarrollo específico, cuyo origen es un descuento en un documento MP, que ha de registrar la sociedad ATC, desde la cuenta 4490010024, con líquido cero, a favor de Comunidad Autónoma de Canarias (Sociedad CAC), como tercero acreedor.

Son aquellos MP en los que en la posición del acreedor (en este caso la CAC, acreedor 1000006386) se ha de indicar por parte del gestor perteneciente a la Administración Tributaria Canaria (ATC) que lo elabora, el tipo / indicador de retención AT/01 (AT: RETENCIONES AGENCIA TRIBUTARIA CANARIAS; 01:TASACIONES PERICIALES CONTRADICTORIAS), el cuál está asociado a la cuenta de la sociedad ATC 1850020815: “Tasac. Pericial Contradictoria depósito de la Administración”. Además, en dicho MP se ha de indicar: División 1072; Órgano Gestor: 7201 Cuando se pague este MP se constituirá el depósito en la CAC, a favor de la sociedad ATC. Al ser un MP con líquido cero, también todos los días se ejecuta un JOB nocturno que compensa o paga de forma automática todos los documentos de líquido cero que se encuentran disponibles para el pago (en IHC y bloqueo blanco), es decir, diariamente en proceso de fondo, el programa de



compensación automática de partidas abiertas, compensa los documentos de líquido cero. Una vez pagado el MP registrado por la Administración Tributaria Canaria ATC, según lo descrito anteriormente, se constituirá el depósito en la CAC, en el cuál los parámetros serán:

� Tercero acreedor depositante será la ATC (código acreedor 1000152568)

� La clase de depósito será siempre “EI”.

� El centro gestor será 0001- Servicios Centrales.

� En la pestaña “Textos” aparece la siguiente información:

1. En la primera línea aparece el documento MP origen registrado por la ATC. 2. En la segunda línea aparece el texto de cabecera del documento origen. Por ello en dicho texto se ha de recoger, por parte de los gestores de la ATC, el número y año del expediente de TPC, a efectos de que quede reflejado el mismo en el registro del depósito que se genera. 3. En la tercera línea aparece el texto de la posición del Acreedor. Por ello en dicho texto se ha de recoger, por parte de los gestores de la ATC, si es la Administración de Cedidos de Las Palmas o de Tenerife, y el nombre del tercer perito/y o del contribuyente. 4. En la cuarta línea aparece también el MP creado automáticamente por el sistema, a favor del acreedor CAC.





Para que los códigos de retención citados: CA y AT, estén disponibles en el documento de la Obligación o MP, como ya se indicó en apartado 3.5.1

“Visualización de terceros”, del ANEXO 5.1, deben darse de alta previamente a estos códigos también, en el maestro del tercero acreedor del documento, ya que si no, el sistema no permite registrar el descuento en la obligación de pago o MP.

Date post:	28-Sep-2018
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