MANUAL INTELISIS 2800 - Talent for Information...

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Knowledge Management Contacto Ing. Carlos Villanueva Quevedo [email protected]

MANUAL INTELISIS 2800

INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P. 11950 Contáctanos Tel: + 52 (55) 50 81 12 12 Fax:+ 52 (55) 50 81 12 13 Web Site www.intelisis.com



MANUAL CONTABILIDAD

Versión 2800 Edición 03


Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión

2800 Fecha de Emisión 07 / Septiembre / 2005 Elaboró Lic. Araceli Mendoza Mendoza Revisó Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo

INDICE I. INTRODUCCION ................................................................................................................... 7

1.1 Objetivo................................................................................................................................ 7 II. ACCESO A INTELISIS..................................................................................................... 8

2.1. Descripción de campos ...................................................................................................... 8 III ESTRUCTURA DEL ERP ....................................................................................................... 10 IV MOVIMIENTOS DEL MÓDULO.............................................................................................. 10 V. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL .................................................................... 11

5. Elementos que integran el Tablero de Control............................................................... 11 5.1 Filtros de Búsqueda ....................................................................................................... 12

a) Buscar ........................................................................................................................ 12 b) Movimiento................................................................................................................. 12 c) Estatus........................................................................................................................ 12 d) Fecha ......................................................................................................................... 13 e) Usuario ....................................................................................................................... 14 f) Sucursal ...................................................................................................................... 15

5.2 Área de Movimientos Realizados .................................................................................. 15 5.3 Agrupadores por Moneda .............................................................................................. 18 5.4 Formas de Presentación................................................................................................ 19 5.5 Botones de Acceso ........................................................................................................ 19

VI. PANTALLA DE CAPTURA .................................................................................................... 20 6.1 Ruta de acceso ................................................................................................................ 20

6.2 Detalle ............................................................................................................................ 21 6.3 Menús del Movimiento ................................................................................................... 21 6.3.1 Archivo ........................................................................................................................ 21 6.3.2 Menú Edición .............................................................................................................. 24 6.3.3 Menú Ver..................................................................................................................... 26

VII. MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD................................................................................... 29 Ruta de Acceso.................................................................................................................... 29

7.1 Diario................................................................................................................................. 29 7.1.1 Clave de afectación..................................................................................................... 29 7.1.2 Funcionalidad.............................................................................................................. 29 7.1.3 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 29

7.2 Ingresos......................................................................................................................... 30 7.2.1 Clave de afectación.................................................................................................... 30 7.2.2 Funcionalidad.............................................................................................................. 30 7.2.3 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 30

7.3 Egresos............................................................................................................................ 30 7.3.1 Clave de afectación..................................................................................................... 30 7.3.2 Funcionalidad.............................................................................................................. 30 7.3.3 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 31

7.4 Cierre................................................................................................................................. 31 7.4.1 Clave de afectación..................................................................................................... 31 7.4.2 Funcionalidad.............................................................................................................. 31 7.4.3 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 31

7.5. Presupuesto .................................................................................................................... 32 7.5.1 Clave de afectación..................................................................................................... 32 7.5.2 Funcionalidad.............................................................................................................. 32 7.5.3 Afectación del Movimiento .......................................................................................... 32

VIII. EXPLORADORES ............................................................................................................... 33 Ruta de Acceso.................................................................................................................... 33

IX REPORTES ............................................................................................................................ 34 A. Reportes Contables .......................................................................................................... 34

9.1 Reporte Balanza de Comprobación............................................................................... 34 9.2 Libro Mayor .................................................................................................................... 35

9.3 Libro Diario General ....................................................................................................... 36 9.4 Auxiliares........................................................................................................................ 37 9.5 Acumulados ................................................................................................................... 39 9.6 Póliza Concentrada........................................................................................................ 41 9.7 Saldo Promedio Diario ................................................................................................... 41 9.8 Saldo Promedio Mensual ............................................................................................... 43 9.9 Catalogo de Cuentas ..................................................................................................... 44 9.10 Pólizas.......................................................................................................................... 45

B. Reportes Financieros ....................................................................................................... 46 1 Estado de Posición Financiera ......................................................................................... 47 2 Estado de Posición Financiera (Varios Ejercicios) ........................................................... 48 3 Estado de Resultados ....................................................................................................... 49 4 Estado de Resultados (Anual) .......................................................................................... 52 5 Estado de Resultados (Presupuesto) ............................................................................... 53 6 Estado de Resultados (Varios Ejercicios)......................................................................... 53 7 Origen y Aplicación de Recursos...................................................................................... 54 8. Sistema Detallista ...................................................................................................... 55

C. Reportes Fiscales ............................................................................................................. 56 1 Reporte de Activos Fijos ................................................................................................... 56 2 Reporte Depreciación ....................................................................................................... 57 3 Actualización del Capital Social ........................................................................................ 58 4 Actualización del Resultado del Ejercicio ......................................................................... 59 5 Actualización de los Activos Monetarios........................................................................... 60 6 Principales Clientes........................................................................................................... 62 7 Principales Proveedores ................................................................................................... 63

X HERRAMIENTAS .................................................................................................................... 64 10.1 Traspasar Movimientos................................................................................................. 64 10.2 Póliza de Cierre.............................................................................................................. 66

XI CONTABILIDAD AUTOMÁTICA............................................................................................. 68 11.1 Objetivo .......................................................................................................................... 68 11.2 Automatización de Cuentas Contables ....................................................................... 68

XII AUTOMATIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES................................................................ 72 ANEXO 1 – FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD........................................... 74 TABLA DE IMAGENES ............................................................................................................... 76 GLOSARIO Y SIGLAS ................................................................................................................ 79

MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA INTELISIS

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CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN:

No. De REVISIÓN: HOJA:

MI-MC-CONT-2800 07 / SEPTIEMBRE / - 2005 27 / JUNIO / 2007 1 7 de 80

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I. INTRODUCCION El Módulo de Contabilidad se utiliza para registrar la información y actividades involucradas con la actividad contable de la empresa, en donde se maneja información primordial para mantener una empresa sana y un buen control de los activos de la misma. Entre las ventajas que proporciona el un módulo de Contabilidad están:

♦ Control diario de movimientos. ♦ Administración confiable de los Ingresos y Egresos. ♦ Facilidad para la generación de cierres por sucursal o por empresa. ♦ Control de presupuestos. ♦ Permite generar reportes rápidamente sin necesidad de realizar ajustes y sin invertir

gran cantidad de tiempo. ♦ Concentra información de otros módulos, afectando su funcionamiento. ♦ Generación rápida de pólizas. ♦ Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.

Los movimientos del módulo de contabilidad reciben datos directamente de ventas, inventarios, Contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina y todo aquel módulo que involucre un movimiento contable generado por clientes, proveedores y personal. Al seleccionar Abrir o Nuevo aparece una forma Tipo Movimiento para generar/consultar/modificar Pólizas. Los Tipos de Pólizas con los que cuenta el Sistema por omisión son:

Diario Ingresos Egresos Cierre

1.1 Objetivo Mantener un control contable preciso, con información actualizada y segura, obteniendo reportes y control contable en tiempo real, con gran exactitud y confiabilidad.


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II. ACCESO A INTELISIS Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.

Imagen 1 – Icono Intélisis

En la ventana Acceso Intélisis registre los siguientes datos.

2.1. Descripción de campos

• USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente. • CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña

Imagen 2 – Acceso Intélisis

USUARIO CONTRASEÑA

DEMO DEMO NOTA: Se puede utilizar este usuario y contraseña, sin embargo es necesario que el administrador del sistema establezca permisos, roles y usuarios adecuados.

• EMPRESA: Seleccione la Empresa Correspondiente


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Imagen 3 – Selección de empresa

• SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.

Imagen 4 – Selección de sucursal

Presione el botón

Imagen 5 – Ejemplo Acceso Intélisis


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III ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen 6 – Pantalla Principal Intélisis

La estructura del ERP esta dada por Menús, Módulos y Movimientos.

• Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intélisis. P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc.

• Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una

serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc.

• Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura,

Transferencia, Gasto, etc.

IV MOVIMIENTOS DEL MÓDULO

Diario Ingresos Egresos Cierre Presupuesto


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V. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos / Módulo del sistema

Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control. NOTA: Para efectos de Ejemplo, se seleccionó el Módulo de Gastos, lo mismo aplica para cualquier otro módulo. La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana y el módulo al cual pertenece el tablero de control.

A. Filtros de búsqueda

B. Movimientos realizados

C. Agrupadores por moneda

D. Formas de presentación

E. Botones de Acceso

A. Filtros de búsqueda

B. Movimientos realizados

C. Agrupadores por moneda

D. Formas de presentación

E. Botones de Acceso

Imagen 7 – Tablero de Control Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.

5. Elementos que integran el Tablero de Control A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero, así como se describirá la funcionalidad de los mismos:


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5.1 Filtros de Búsqueda a) Buscar

Imagen 8 – Filtro Buscar

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro. Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena. Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>. b) Movimiento

Imagen 9 – Filtro Movimiento

Al presionar el botón de este filtro, se desplegará una lista de todos los movimientos que integran el Módulo en el cual se encuentre, y al seleccionar una de las opciones el tablero mostrará la información relacionada con dicha opción. c) Estatus

Imagen 10 – Filtro Estatus

Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el que se indico en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente. Al seleccionar el botón se desplegarán todas las posiciones que contempla el sistema de los movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla:

a) Todos, muestra todos los movimientos no importando el estatus que tuviesen.

b) Por Autorizar, se agregó esta opción en esta versión en los módulos de Ventas, Compras, Gastos, CXP y Tesorería. Por autorizar muestra los movimientos que se encuentren detenidos en espera de autorización. Por ejemplo, en Gastos si el gasto excede el presupuesto.

c) En firme, muestra todos aquellos movimientos que se encuentran validados o aprobados.


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d) Sin afectar, muestra aquellos movimientos que se han creado en el módulo pero que no han sido afectados. Se distingue por que no contempla ningún icono que indique alguna acción.

e) Por confirmar, muestra los movimientos que necesitan ser confirmados para poder continuar el flujo.

f) Borrador, esta opción muestra todos los movimientos que al ser afectados quedaron con estatus borrador hasta que se vuelvan a afectar.

g) Pendientes Se muestran aquellos movimientos que están por pasar a concluir su proceso o pasarán a otra etapa y que están esperando para ser ejecutados. Se distinguen o se marcan por el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

h) Sincronización, Se mostraran todos aquellos movimientos que se han generado por otras sucursales y los cuales el seguimiento especial lo tiene la matriz.

i) Recurrentes, son todos aquellos movimientos que se generan como una plantilla para gastos que se repetirán en un periodo definido o indefinido. Se distinguen porque se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

j) Concluidos, Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro del modulo se distinguen porque se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

k) Cancelados, Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de concluir su proceso por alguna razón dentro del módulo, se marca automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre del movimiento que se desglosa en el cuerpo de la pantalla.

d) Fecha

Imagen 11 – Filtro Fecha

Con este filtro se podrá indicar que se muestren los movimientos realizados agrupados por fecha. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información en el cuerpo de la pantalla:

a) Todo. Muestra todos los movimientos del módulo que contemplan fecha de vencimiento.

b) Vigente. Muestra todos aquellos movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes de su fecha de vencimiento.

c) Vencido. Muestra todos aquellos movimientos que ya sobrepasaron con la fecha establecida.

d) Hoy. Muestra aquellos movimientos del día. e) Ayer. Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior. f) Mañana. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse al día siguiente.


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g) Esta Semana. Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema.

h) Semana Pasada. Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días anteriores de la fecha de hoy.

i) Semana Próxima. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los próximos siete días de la fecha de hoy.

j) Este Mes. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido vencidos, durante el mes activo en el que se esta operando.

k) Mes Móvil. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido contemplando un rango determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado, por ejemplo, entre hoy 25 de septiembre y 25 de agosto del mismo año.

l) Mes Pasado. Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que estamos trabajando.

m) Mes próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el mes posterior en el que estamos trabajando.

n) Este año. Se muestra todos aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando.

o) Año Móvil. Se muestra aquellos movimientos vencidos, contemplan la fecha de hoy y la de hace un año.

p) Año Pasado. Se muestra aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que estamos trabajando.

q) Año próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el año posterior en el que se esta trabajando.

r) Específica. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido o se vencerán de acuerdo a una fecha indicada. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente pantalla la cual indica el periodo que se desea visualizar.

Imagen 12 – Ventana Fecha específica

e) Usuario

Imagen 13 – Filtro Usuario

Este filtro se utiliza para que el Tablero de Control muestre sólo los movimientos originados por un usuario especifico o de todos, con apoyo del botón se enlistan todos aquellos que están registrados en el sistema, a partir del Menú General/Configurar/Usuarios/Usuarios. (ver Manual de Configuración y Cuentas para mayor información.)


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f) Sucursal

Imagen 14 – Filtro Sucursal

Se utiliza para indicarle al Tablero de Control de que sucursal específicamente se desean ver los movimientos. Se debe considerar que la Matriz es quien da el seguimiento para la conclusión de los mismos, siendo esta, quien concentra todas las acciones de todas las sucursales dentro de este módulo, o en su caso se podrá visualizar todas las sucursales activas registradas en el Sistema. En la siguiente ventana se visualizan los movimientos realizados en el módulo de que se trate, y los que se muestran son resultado del uso de los filtros antes mencionados. Cabe mencionar que invariablemente al ingresar al Tablero de Control, los movimientos visualizados son los que se encuentran en estatus Pendiente y Sin Afectar.

Imagen 15 – Tablero de Control

Los nombres de columnas también son filtros de información que acomodan los movimientos en orden alfabético ascendente o descendente. Esto se puede realizar al presionar el nombre de la columna. NOTA: Al presionar el encabezado de la columna <Movimiento>, organizara los movimientos en orden alfabético ascendente y al volver a presionar cambiara el orden de los movimientos a descendente. El resto de las columnas tienen la misma lógica de funcionamiento.

5.2 Área de Movimientos Realizados Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del mouse sobre esta área.


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Imagen 16 – Menú secundario

Las opciones que presenta son las siguientes:

1. Abrir: Con esta opción se podrá acceder y visualizar el movimiento seleccionado.

2. Propiedades: Al seleccionar esta opción, aparecen las propiedades (resumen) del movimiento seleccionado en el Tablero de Control. La ventana de Propiedades del Movimiento sólo es información de consulta, ya que no podrá hacer cambio alguno.

Imagen 17 –Propiedades del movimiento

De forma adicional, aparecen botones para conocer a detalle la información como:

• Posición. Indica los movimientos que originaron el movimiento seleccionado (origen) y/o el movimiento que fue generado.


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• Examinar. Muestra una presentación preliminar del movimiento seleccionado con sus detalles.

• Anexos. Muestra los documentos digitalizados que se incluyeron en el movimiento.

• Póliza. En caso de tener una conexión contable para el movimiento, y haber generado las pólizas, aparecerá habilitado éste botón mostrando la información de la póliza contable generada para el movimiento

• Usuarios. Muestra los usuarios que afectaron el movimiento durante el proceso.

• Tareas. Muestra las tareas relacionadas con ese movimiento.

• Tiempos. Muestra el tiempo que se tardó el movimiento es ser afectado por uno o varios usuarios en el proceso.

• Cerrar. Cierra la ventana Propiedades del Movimiento

3. Localizar: Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. Por ejemplo: el Nombre del Movimiento, el Consecutivo, el Concepto, las Fechas de Emisión, etc.

Imagen 18 – Ventana Localizar

4. Localizar Siguiente: Una vez que se indicó en la opción la localización de algún valor, con ésta opción se puede repetir la búsqueda hacia otros movimientos.

5. Imprimir: Esta opción manda imprimir la vista del Tablero de Control con los movimientos que ahí aparecen.

6. Presentación Preliminar: Esta opción muestra una presentación preliminar de la impresión de la información del Tablero de Control.


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Imagen 19 –Ventana Presentación Preeliminar

7. Enviar a Excel: Envía la información del Tablero de Control a Excel en un archivo listo

para guardarse con otro nombre.

8. Personalizar Vista: Permite personalizar la vista de acuerdo a las necesidades particulares que se tengan.

Imagen 20 –Ventana Personalizar Vista

5.3 Agrupadores por Moneda

Imagen 21 – Agrupadores por Moneda


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Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de monedas registradas en el sistema se crean las mismas. Los movimientos generados con “X” moneda se concentrarán en la carpeta correspondiente. Se considera al agrupador de monedas un filtro más de búsqueda de movimientos.

5.4 Formas de Presentación

ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema.

Iconos grandes Indica al tablero generar una vista de la

información en forma de botones grandes.

Iconos pequeños

Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.

Vista con detalles Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista.

Crear o modificar plantillas

Permite crear plantillas o modificar las existentes.

5.5 Botones de Acceso

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él.

Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de este.

Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.

Permite utilizar una plantilla ya creada para la realización del movimiento.


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VI. PANTALLA DE CAPTURA La pantalla de captura de los Movimientos esta integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle.

Imagen 22 – Pantalla Principal Contabilidad

La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos de acuerdo a las necesidades de operación.

6.1 Ruta de acceso Utilice la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Gastos.

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Contabilidad Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control.

Los campos que presenta el encabezado son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN

Movimiento Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente.

Proyecto Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando


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Moneda Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.

Fecha emisión Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor

Fecha Contable Indica la fecha en que se registro contablemente el movimiento, Concepto Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento Referencia Detonador de un movimiento generado. Observaciones Campo abierto para registrar algún comentario sobre el movimiento.

Ínter compañía Al activar este check se registrar los movimientos contables de varias empresas.

6.2 Detalle Los campos que presenta esta sección son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN

Cuenta Cuenta contable asignada al movimiento.

Concepto Selecciona el concepto por el cual se va a contabilizar.

Debe Registra el importe por el cual se desea afectar la cuenta contable al cargo.

Haber Registra el importe por el que se desea afectar la cuenta contable al abono.

Presupuesto Indica si la cuenta contable es considerada para el presupuesto.

6.3 Menús del Movimiento 6.3.1 Archivo


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Imagen 23 –Menú Archivo

OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION

Nuevo Usando Permite generar un nuevo movimiento, utilizando una pantalla en blanco o una plantilla previamente hecha.

Imagen 24 – opción Nuevo Usando

Nuevo Ctrl+N Abre una pantalla de captura para realizar un movimiento Nuevo.

Copiar mayús.+F11 Copia todos los datos capturados en la pantalla y permite realizar otro movimiento evitando realizar nuevamente la captura de estos.


Abrir ctrl.+A Muestra el tablero de control, con la finalidad de ofrecer la opción de abrir un movimiento ya existente, independientemente del estatus en el que se encuentre


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Localizar Mayús.+F3 Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda, por ejemplo: El nombre del movimiento, el consecutivo, el Concepto, las Fechas de Emisión, etc.

Imagen 25 – opción localizar

Guardar Cambios

Ctrl+G Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura, independientemente del movimientos que se este realizando.

Personal Involucrado

Se registra el personal que tiene ingerencia para la realización del movimiento.

Evaluaciones Las evaluaciones son estadísticas que maneja el sistema y se pueden ocupar para llenar cuestionarios, o alguna forma de evaluación definida por la empresa.

Propiedades Muestra la pantalla de propiedades del movimiento.

Imagen 26 – Propiedades del Movimiento

La funcionalidad de los botones se describe a continuación: Posición: Muestra la pantalla de posición de movimiento. Examinar: Muestra información del empleado y/o empleados que se encuentren en la pantalla de captura. Anexos: muestra la pantalla para otros datos de los empleados. Póliza: En caso de que el movimiento tenga asignada una póliza automática, la muestra. Usuarios: Muestra la pantalla de los usuarios que han realizado algún tipo modificación al empleado.


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Tiempos: No aplica para este modulo. Cerrar: Cierra la pantalla Propiedades del movimiento

Imprimir Ctrl+P Imprime el Movimiento que se este realizando en el sistema. Nota: Los datos que imprime son los mismos que se muestran al ingresar a la pantalla oprimiendo el botón Examinar de la pantalla anterior. La forma de estos es la misma.

Presentación Preliminar

Alt.+F11 Muestra la vista preliminar de la impresión

Verificar Analiza si la información cumple con el requerimiento para la aplicación del movimiento, como son datos completos y match de información registrada con las políticas del cliente.

Situación ctrl.+F12 Se selecciona la situación a aplicar.

Sucursal Ctrl.+U Muestra el siguiente cuadro en el cual se puede ver la sucursal en la cual se encuentra el empleado y se ofrece la opción de cambiarla.

Afectar F12 Afecta el Movimiento que se este realizando.

Eliminar Elimina el movimiento que se esta realizando y en automático limpia la pantalla para poder realizar un movimiento nuevo.

Cancelar Ofrece la opción de Cancelar el Movimiento que se este realizando.

Desafectar Ctl-Alt+F12 Permite eliminar la afectación que se había realizado, o se cancela esta.

Enviar Recibir Datos Excel®.

Permite recibir o enviar datos al programa Excel®.

Cerrar Alt.+F4 Cierra la pantalla de captura en la cual se este trabajando.

6.3.2 Menú Edición


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Imagen 27 – Menú Edición


Totalizar F8 Genera la suma de los parciales del movimiento, generando un saldo final Totalizado.

Tareas Ctrl.+T Se despliegan las tareas por estatus de estas.

Anexos F4 Muestra la siguiente pantalla en la que se le puede anexar uno o más archivos al movimiento, ya sean imágenes, documentos, etc.

Imagen 28 - Anexos


Diferencias F5 Despliega las diferencias que existen entre los montos Debe y Haber


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Imagen 29 – opción Diferencia

Asistente Presupuesto

F7

Al aceptar el presupuesto se despliega en la pantalla de captura principal, los pagos por meses, desplegando el monto calculado, el periodo y el mes.

Imagen 30 – Asistente Presupuesto

6.3.3 Menú Ver


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Imagen 31 – Menú Ver


Anterior Ctrl+, Con esta opción se puede regresar a un movimiento realizado anteriormente.

Siguiente Ctrl+. Nos ayuda a avanzar a los siguientes movimientos realizados, Hasta llegar al movimiento actual.

Información de la Cuenta

Despliega una pantalla con información de la cuenta que se va a utilizar en el movimiento, pudiendo determinar si se va a utilizar y en que forma.

Imagen 32 – Información de la Cuenta


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Información del proyecto

Despliega una pantalla con toda la información del proyecto

Imagen 33 – Información del Proyecto

Tiempos No aplica para este modulo.

Posición del Movimiento

Se abre una pantalla en la cual podemos ver que afectaciones realizo nuestro movimiento y en que módulos.


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VII. MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo.

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Contabilidad Paso 3 En la pantalla <Tablero de Control - Gastos> presione el botón Nuevo, después

seleccione en el campo Movimiento el movimiento a realizar.

NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.

7.1 Diario 7.1.1 Clave de afectación CON.P 7.1.2 Funcionalidad La póliza de Diario o Auxiliar se utiliza para registrar las operaciones contables de la empresa a nivel detalle. 7.1.3 Afectación del Movimiento

Al afectar la Póliza de Diario pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.

En el menú Archivo / Presentación Preeliminar se pueden ver la póliza.

Imagen 34 – Pantalla Póliza Diario


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7.2 Ingresos 7.2.1 Clave de afectación CONT.P 7.2.2 Funcionalidad El movimiento Ingresos se puede utilizar para registrar únicamente las cantidades de dinero que entran a las cuentas de dinero bancarias o cuentas de dinero tipo Caja. 7.2.3 Afectación del Movimiento Al afectar la Póliza de Ingresos pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.


Imagen 35 – Pantalla Póliza Ingresos

7.3 Egresos 7.3.1 Clave de afectación CONT.P 7.3.2 Funcionalidad El movimiento Egresos se utiliza para registrar únicamente las cantidades de dinero que salen de las cuentas de dinero bancarias o cuentas de dinero tipo Caja.


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7.3.3 Afectación del Movimiento Al afectar la Póliza de Egresos pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.


Imagen 36 – Póliza Egresos

7.4 Cierre 7.4.1 Clave de afectación CONT.C 7.4.2 Funcionalidad La póliza de Cierre se utiliza para registrar los asientos contables necesarios para concluir un período tal como el traspaso de la cuenta “Resultados de Ejercicio” al Balance General. 7.4.3 Afectación del Movimiento Al afectar la Póliza de Cierre pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.

En el menú Archivo / Presentación Preeliminar se pueden ver la póliza


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Imagen 37 – Póliza Cierre

7.5. Presupuesto 7.5.1 Clave de afectación CONT.PR 7.5.2 Funcionalidad Tiene la finalidad de contabilizar los presupuestos que aparecen en cada módulo. 7.5.3 Afectación del Movimiento Al afectar la Póliza de Cierre pasa del estatus Sin Afectar a Concluido, este movimiento no repercute en ningún otro módulo.


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VIII. EXPLORADORES Los Exploradores, son reportes que permiten al usuario consultar información generada por los movimientos de Contabilidad de manera dinámica, ocupando los filtros de búsqueda para presentar la información más detallada, precisa y de acuerdo a las necesidades de quien realiza la exploración A continuación se detalla la funcionalidad de los exploradores de este módulo.

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Exploradores Paso 2 Seleccionar el Módulo de Contabilidad /Contabilidad

Este explorador sirve para verificar el estado de cada una de las Cuentas Contables que se tienen en el sistema, específicamente si el saldo final que tienen en el momento de la consulta es deudor o acreedor. Y a primera vista da la impresión de ser un Balance General resumido, el cual puede ser analizado de acuerdo a las Cuentas Contables que lo componen. Al acceder a la ruta antes indicada, aparece la ventana “Explorando – Contabilidad”.

Imagen 38 – Pantalla de Exploradores Del lado izquierdo de la Ventana se ubica un filtro tipo árbol que contiene los agrupadores de las Cuentas, del lado derecho se despliega el detalle de cada carpeta, como: la Clave, Descripción y aquella información en base al Personalizado de la Vista.


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IX REPORTES El Módulo de Contabilidad presenta tres tipos de Reportes los cuales son:

A. Reportes Contables

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes Paso 2 Seleccionar el Modulo de Contabilidad Paso 3 Seleccionar Contables /Seleccionar el reporte que se requiera

9.1 Reporte Balanza de Comprobación Es una lista de los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas de mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos. La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos.

Imagen 39 – Vista Previa Balanza de Comprobación

Campo Descripción Ejercicio Selecciona el ejercicio del cual se requiere el reporte. Del Período Indica a partir de cual período debe iniciar el reporte.


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Al Período Indica hasta cual período comprenderá el reporte. Con Movimientos Al seleccionar la opción SI el sistema mostrara a detalle cada

uno de los movimientos. Nivel Seleccionar el nivel al cual es requerido el reporte: Mayor,

Subcuenta o Auxiliar. De la Cuenta Indica la cuenta a partir de cual debe iniciar el reporte. A la Cuenta Indica la cuenta hasta la cual abarcara el reporte. Centro de Costos Selecciona el Centro de Costos que corresponda Sucursal Específica Indica la sucursal en caso de que se requiera el reporte de

una sucursal específica Moneda Indica el tipo de moneda para la emisión de reportes.

El sistema muestra la vista Preeliminar del Reporte “Balanza de Comprobación”.

Imagen 40 – Reporte Balanza de Comprobación.

9.2 Libro Mayor El reporte a Mayor se puede visualizar de dos formas:


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General. Presenta la suma de cargos y abonos registrados en el libro Diario por cada una de las cuentas por un período específico del ejercicio

Imagen 41 – Vista Previa Mayor Gral

Imagen 42 – Reporte Mayor General

Detalle: Presenta las sumas de los movimientos débitos y créditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario, y el saldo final del mismo mes.

Imagen 43 – vista Previa Mayor Detalle

Imagen 44 – Reporte Mayor Detalle

9.3 Libro Diario General Es un libro principal de Contabilidad, en él se registran en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. En este libro se encuentra información como:

La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.


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La descripción del comprobante. La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta

Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. La Forma Previa esta compuesta de tres campos y los iconos de tarea rápida, los campos a configurar para presentar la información son el rango de fechas que son dos y el Movimiento que interesa al usuario

Imagen 45 –Vista previa Diario Gral

CAMPO FUNCIONALIDAD De la Fecha Indicar la fecha en la que debe iniciar el período.

A la Fecha Indicar la fecha hasta la cual comprenderá el período.

Movimiento Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el reporte :Presupuesto, Apertura, Diario, Ingreso, Egreso, Cierre

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante el periodo delimitado.

Imagen 46 – Reporte Diario General

9.4 Auxiliares


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Genera un reporte de los auxiliares, en donde se presenta un resumen de los movimientos realizados.

La Forma Previa esta compuesta de diez campos, seleccionando primero el rango de fechas deseadas así como un rango de las Cuentas, la presentación de la información se puede ver mas detallada al seleccionar los agrupadores de éstas, también se puede seleccionar el Movimiento y el Nivel de la Cuenta seleccionada, en la parte inferior se presenta el titulo del Reporte.

Imagen 47 – Vista Preeliminar Auxiliares

Campo Descripción De l a Fecha Indica a partir de que fecha debe iniciar el reporte.

A la Fecha Indica hasta cual Fecha comprenderá el reporte.

De la Cuenta Indica la cuenta a partir de cual debe iniciar el reporte.

A la Cuenta Indica la cuenta hasta la cual abarcara el reporte.

Movimiento Específico Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el

reporte :Presupuesto, Apertura, Diario, Ingreso, Egreso, Cierre

Nivel Indica el nivel de detalle que se requiere el reporte: Concentrado, Desglosado, Desglosado por Día.

Titulo Registra el nombre de identificación o título del reporte.


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Imagen 48 – Reporte Auxiliares

9.5 Acumulados El Reporte presenta la información con base a las cuentas seleccionadas y al ejercicio indicado Muestra los Cargos y los Abonos Acumulados así como el saldo inicial y final.


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Imagen 49 – Vista Preeliminar Acumulados

Campo Descripción De la Cuenta Indica la cuenta a partir de cual debe iniciar el reporte.


Nivel Indica el nivel de detalle que se requiere el reporte:

Concentrado, Desglosado, Desglosado por Día.

Empresa Selecciona el nombre de la empresa de la cual se requiere el reporte.

Título Escribe el nombre o título del reporte.

Ejercicio Selecciona el ejercicio del cual se requiere el reporte.

El sistema muestra la vista Preeliminar del Reporte “Acumulados - Contabilidad”.

Imagen 50. – Reporte Acumulados


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9.6 Póliza Concentrada

Imagen 51 – Vista Preeliminar Póliza Concentrada

Campo Descripción Ejercicio Selecciona el ejercicio del cual se requiere el reporte. Período Selecciona el período del cual se requiere el reporte. Movimiento Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el

reporte : Presupuesto, Apertura, Diario, Ingreso, Egreso, Cierre.

El sistema muestra la vista Preeliminar del Reporte “Póliza Concentrada”.

Imagen 52 – Reporte Póliza Concentrada

9.7 Saldo Promedio Diario Este reporte presenta el saldo diario promedio (suma del saldo diario entre el número de días del mes) que mantienen las cuentas contables durante un período específico de un ejercicio.


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Imagen 53 – Vista Preeliminar Saldo Promedio Diario

Campo Descripción Ejercicio Selecciona el ejercicio del cual se requiere el reporte.

Período Selecciona el período del cual se requiere el reporte.




Imagen 54 – Reporte Saldo Promedio Diario


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9.8 Saldo Promedio Mensual Este reporte presenta el saldo promedio mensual (suma del saldo de cada mes entre el número de meses del ejercicio) que mantienen las cuentas contables durante un período específico de un ejercicio.

Imagen 55 –Vista previa Saldo Promedio Mensual


Período Selecciona el período del cual se requiere el reporte.





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Imagen 56 – Reporte Saldo Promedio Mensual

9.9 Catalogo de Cuentas Este reporte presenta en forma de listado el Catalogo de las cuentas contables clasificado por : Cuentas de Mayor, Subcuentas y Auxiliares según se requiera.

Imagen 57 – Vista Previa Catalogo de Cuentas

Campo Descripción Nivel: Indica el nivel de detalle que se requiere el reporte:

Concentrado, Desglosado, Desglosado por Día.

Titulo Escribe el nombre o título asignado al reporte.




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Imagen 58 – Reporte Catalogo de Cuentas

9.10 Pólizas Muestra una relación de las pólizas generadas por movimiento específico de un período determinado en un orden numérico o alfanumérico según de requiera

Imagen 59 – Vista Previa Pólizas

Campo Descripción Movimiento Selecciona el Tipo del movimiento del cual se requiere el

reporte : Presupuesto, Apertura, Diario, Ingreso, Egreso,


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Cierre.

Del consecutivo Registra el número de identificación asignado al movimiento.

Orden Indica si se requiere el reporte en orden numérico o alfanumérico.

De la Fecha Indica a partir de que fecha debe iniciar el reporte.

A la Fecha Indica hasta cual Fecha comprenderá el reporte.


Imagen 60 – Reporte Pólizas

B. Reportes Financieros

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes Paso 2 Seleccionar el Modulo de Contabilidad Paso 3 Seleccionar Financieros / Seleccionar el reporte que se requiera


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1 Estado de Posición Financiera Refleja los derechos y obligaciones que tiene la empresa, así como la integración de su capital.

Imagen 61 – Vista Previa Estado de Posición Financiera


Al Período Selecciona el período del cual se requiere la información.

Con Movimientos Al seleccionar si al emitir el reporte aparecerán detallados

todos los movimientos.

Moneda Indica la moneda en que se realizaron los movimientos.

Título Escribe el nombre o titulo del Reporte

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante el período del ejercicio contable.


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Imagen 62 – Estado de Posición Financiera

2 Estado de Posición Financiera (Varios Ejercicios) Refleja los derechos y obligaciones que tiene la empresa durante varios ejercicios fiscales.

Imagen 63 – Edo de Posición Financiera Anual


Al Período Selecciona el período del cual se requiere la información.


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Con Movimientos Al seleccionar si al emitir el reporte aparecerán detallados todos los movimientos.



Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante los ejercicios indicados.

Imagen 64 – Reporte Estado de Posición Financiera Anuales

3 Estado de Resultados Este reporte refleja el resultado de las operaciones propias del giro, muestra los conceptos que integran la utilidad en un período determinado.


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Imagen 65 – Vista Previa Estado de Resultados


Del Periodo Indica a partir de cual periodo abarcara el reporte.

Al Período Selecciona el período hasta el cual se requiere la

información.

Con Movimientos Al seleccionar si al emitir el reporte aparecerán detallados todos los movimientos.



Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante un período del ejercicio contable.


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Imagen 66 – Reporte Estado de Resultados


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4 Estado de Resultados (Anual) Este reporte refleja el resultado anual de las operaciones propias del giro.

Imagen 67 – Vista Previa Estado de Resultados Anual




Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante el ejercicio

Imagen 68 – Reporte Estado de Resultados Anual


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5 Estado de Resultados (Presupuesto)

Imagen 69 – Vista Preeliminar Edo Resultados (Presupuesto)

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante el ejercicio

Imagen 70 – Reporte Estado de Resultados (Presupuesto)

6 Estado de Resultados (Varios Ejercicios) Refleja la utilidad o pérdida obtenida en varios ejercicios específicos.


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Imagen 71 – Vista Preeliminar Estados de Resultados Anuales

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del movimiento el cual se selecciono durante varios ejercicios.

Imagen 72 – Reporte Estados de Resultados Anuales

Al seleccionar el botón <Preliminar>, se despliega el Reporte, presentando en el encabezado los datos de la empresa, el Modulo al cual pertenece el reporte, y el desglose del moviendo el cual se selecciono durante el ejercicio

7 Origen y Aplicación de Recursos Este reporte muestra todos los rubros en los que se originan los bienes e ingresos de la empresa así como presenta las deudas y obligaciones de la misma.


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Imagen 73 – Vista Preeliminar Origen y Aplicación de Recursos

Imagen 74 – Reporte Origen y Aplicación de Recursos

8. Sistema Detallista Este reporte muestra el registro y control en libros en los cuales aparecen las cifras de los inventarios a precio de venta. La determinación de las cantidades de Inventario al Costo bajo este método esta acompañado de la aplicación de los porcentajes acumulados de utilidad por departamento o línea.

Imagen 75 – Vista Preeliminar Sistema Detallista


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CAMPO FUNCIONALIDAD Del Departamento: Indicar a partir de cual departamento iniciara el reporte.

Al Departamento: Indicar el departamento hasta el cual se desea la actualización.

A la Fecha: Indicar la fecha a la que se desea el reporte.

Sucursal: Seleccionar la sucursal correspondiente.

Imagen 76 – Reporte Sistema Detallista

C. Reportes Fiscales

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes Paso 2 Seleccionar el Modulo de Contabilidad Paso 3 Seleccionar Fiscales /Seleccionar el reporte que se requiera

1 Reporte de Activos Fijos El origen de la información para la emisión del reporte proviene del Catálogo de Activos Fijos. Y muestra la reexpresión del valor de los activos fijos de la empresa de acuerdo al INPC de un período específico de un determinado ejercicio.


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Imagen 77 – Vista Preeliminar Actualización de Activo Fijo

Registra el rango del período y el ejercicio del cual se requiere el reporte y oprime el icono

El sistema muestra el reporte requerido.

Imagen 78 Reporte Actualización Activo Fijo

Campo Información Período: Indica el período del cual se requiere la actualización. Saldo: Valor del Activo Fijo. Índice: Índice Nacional de Precios al consumidor según la fecha en la que se

trata de reexpresar. Factor: Factor de actualización de acuerdo al INPC. Actualización: Importe de actualización. Ajuste: Diferencia entre el valor Histórico y el valor actualizado.

2 Reporte Depreciación Paralelamente al ajuste de los Activos Fijos se debe efectuar el de la Depreciación Acumulada. La Depreciación del ejercicio deberá basarse en el valor actualizado, vida probable, congruencia del sistema depreciación en costos históricos y valor actualizado en tasas, procedimientos y vidas probables.


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El origen de la información para la emisión del reporte proviene del movimiento de Depreciación del módulo de Activos Fijos. Indica la fecha en la que se requiere la actualización.

Imagen 79 – Vista Preeliminar Actualización de la Depreciación

Al seleccionar el icono el sistema muestra la vista preeliminar del reporte.

Imagen 80 – Reporte Actualización de la Depreciación

3 Actualización del Capital Social

Para la actualización del Capital Social, se deberán de aplicar los índices Generales de Precios para reestablecer el poder adquisitivo del capital aportado por los accionistas.

Imagen 81 – Vista Preliminar Actualización del Capital Social


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CAMPO FUNCIONALIDAD De la Cuenta: Indicar la cuenta de capital que desea actualizar.

A la Cuenta: Indicar la cuenta hasta la cual se desea la actualización.

Del Período: Indicar el período a partir del cual se desea el reporte.

Al Período: Indicar el período hasta el cual se desea el reporte

Ejercicio. Indica el período del cual es requerido el reporte.

Selecciona el icono Nota: Solo deberá de considerarse en este reporte las aportaciones al Capital, ya que cuando se realizan los retiros de Capital, se considera el índice del periodo de la aportación de la cual se está realizando el retiro y esto deberá de considerarse aparte, por ejemplo, se hace un retiro en mayo del 2004, pero que proviene de una aportación de noviembre del 2000, deberá de considerarse el índice de noviembre del 2000. El origen de la información para la emisión de este reporte proviene de la Contabilidad El sistema muestra el reporte de Actualización de Capital Social como se presenta a continuación.

Imagen 82 – Reporte Actualización de Capital Social

4 Actualización del Resultado del Ejercicio

La Actualización del Resultado del ejercicio tiene como objetivo mostrar el costo de lo vendido con valores de reposición, principalmente de las materias primas que se han consumido.


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Imagen 83 – Vista Preeliminar Actualización de Resultado del Ejercicio

Indica el ejercicio del cual se requiere el reporte y selecciona el icono

El sistema muestra el reporte como se muestra a continuación.

Imagen 84 – Reporte Actualización del Resultado del ejercicio

5 Actualización de los Activos Monetarios Con respecto a los Activos Monetarios se puede decir que estas partidas no requieren corrección ya que son todas aquellas cantidades cuyo valor representan derechos u obligaciones sobre valores nominales de dinero, independientemente de los cambios en el nivel general de precios. El origen de la información para la emisión de este reporte es la contabilidad en donde se consideran los activos y pasivos con categoría diferente a No monetario por lo que se deberán clasificar las cuentas contables indicando en el Campo Categoría los activos y pasivos No Monetarios ingresando al Menú Principal / Cuentas /Cuentas Contables /Cuentas Contables. En la pantalla Cuentas selecciona la carpeta Configuración para indicar con si se trata de una cuenta contable No Monetaria


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Imagen 85 – Pantalla Cuentas

Clasificadas la cuentas Contables ingresa al Menú Principal / Reportes / Contabilidad / Fiscales / Actualización de Activos Monetarios.

Imagen 86 – Vista Preeliminar Actualización de Activos Monetarios

CAMPO FUNCIONALIDAD Período: Indica el período del cual se requiere el reporte.

Ejercicio: Indica el ejercicio del cual se requiere el reporte.

Selecciona el icono El sistema muestra el reporte de Actualización de Activos Monetarios como se presenta a continuación.


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Imagen 87 – Reporte Actualización de Activos Monetarios

6 Principales Clientes Presenta una relación de los clientes cuyas compras excedan a $50 000.00 durante el ejercicio.

Imagen 88 –Principales Clientes

Selecciona el icono

Imagen 89 – Reporte Principales Clientes


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7 Principales Proveedores Presenta una relación de los clientes cuyas ventas excedan a $50 000.00 durante el ejercicio.

Imagen 90 – Principales Proveedores

Selecciona el icono

Imagen 91 – Reporte Principales Clientes


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X HERRAMIENTAS

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Herramientas Paso 2 Seleccionar el Modulo de Contabilidad Paso 3 Seleccionar Traspasar Movimientos

10.1 Traspasar Movimientos Esta herramienta permite traspasar los movimientos realizados de una cuenta contable a otra. Por ejemplo: se requiere traspasar los movimientos de la cuenta contable 113-02-001 a la cuenta 113-01-001 del movimiento Ingreso 1 en estatus Concluido del módulo de Contabilidad.

Imagen 92 –Vista Preeliminar Traspasar Movimientos

Se registran los datos solicitados y se presiona el icono El sistema muestra una ventana de Confirmación indicando los datos del movimiento a realizar, en caso de que los datos sean correctos presionar el botón

.

Imagen 93 - Ventana Confirmación del

Movimiento


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De inmediato se despliega la siguiente pantalla de Información indicando el número de movimientos

traspasados presiona el botón

Imagen 94 – Información Movimiento

Para verificar el movimiento de Traspaso de Movimiento ingresa al Tablero de Control del Módulo de Contabilidad y localiza el movimiento Ingreso 1 y presiona el botón Abrir.

Imagen 95 – Tablero de Control Contabilidad

En el Detalle de la pantalla de captura se observa en el campo Cuenta que efectivamente se realizo el cambio de la Cuenta contable de la 113-02-001 a la cuenta 113-01-001.

Imagen 96 – Pantalla Captura Contabilidad


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10.2 Póliza de Cierre Esta herramienta genera en automático un movimiento de cierre en el módulo de Contabilidad. Al ingresar al Menú Principal / Herramientas / Contabilidad / Póliza Cierre el sistema

muestra la siguiente ventana de Confirmación Presione el botón .

Imagen 97 – Confirmación Movimiento

Se despliega de inmediato la siguiente pantalla de Información la cual indica que se creo el movimiento de Cierre.

Imagen 98 – Información Movimiento

Ingresa al Menú Principal / Procesos / Contabilidad en el Tablero de Control localiza el Movimiento Cierre

Imagen 99 – Tablero de Control Cierre

Al abrir la póliza de Cierre generada es necesaria agregar manualmente, la cuenta contable respectiva (“Resultado del Ejercicio”, “Pérdida del Ejercicio” o “utilidad del ejercicio” ).


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Imagen 100 – Contabilidad Cierre

Una vez registrada la Cuenta Contable ingresa al Menú Edición / Diferencia para cuadrar la Póliza.

Imagen 101 – Menú Edición

Al afectar el movimiento el estatus cambia a Concluido.


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XI CONTABILIDAD AUTOMÁTICA La Contabilidad Automática es una herramienta del sistema que genera pólizas automáticas a partir de cualquier proceso administrativo de la empresa (Compras, ventas, gastos, etc.), tomando en cuenta para su automatización los conceptos, cuentas, catálogos, agrupaciones de catálogos y clasificaciones, siempre y cuando la póliza sea activada. Entre las ventajas que proporciona la Contabilidad Automática están:

♦ Control diario de movimientos. ♦ Administración confiable de los Ingresos y Egresos. ♦ Facilidad para la generación de cierres por sucursal o por empresa. ♦ Control de presupuestos. ♦ Permite generar reportes rápidamente sin necesidad de realizar ajustes y sin invertir

gran cantidad de tiempo. ♦ Concentra información de otros módulos, afectando su funcionamiento. ♦ Generación rápida de pólizas. ♦ Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.

11.1 Objetivo Identificar las funcionalidades del sistema Intélisis con la finalidad de eficientar el proceso Contable-Administrativo en las organizaciones

11.2 Automatización de Cuentas Contables

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Configurar Paso 2 Seleccionar Contabilidad Automática Paso 3 Seleccionar el módulo que corresponda

El sistema muestra la pantalla Contabilidad Automática – X en la cual se dan de alta las Pólizas correspondientes a cada Movimiento.


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Imagen 101 – Contabilidad Automática Ventas

La pantalla muestra los siguientes campos:

CAMPO FUNCIONALIDAD Folio: Número consecutivo asignado a cada Movimiento. Clave: Es la clave de afectación Contable del Movimiento.

Nombre(por omisión) Nombre de identificación de cada Movimiento.

Descripción: Campo libre para registrar la principal funcionalidad del

Movimiento.

Tipo Póliza: Permite indicar si es póliza de Diario, Ingresos, Egresos etc.

Estatus Contabilizar: Selecciona con ayuda del asistente el estatus del movimiento el sistema sugiere: Pendiente, vigente, Procesar y Concluido.

Posiciona el cursor sobre el Movimiento (para nuestro ejemplo: Factura del módulo de Ventas)

y oprime el icono .

Para dar de alta las Pólizas Contables se deberán de registrar los siguientes datos:


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Imagen 102 – Póliza Automática Ventas

CAMPO DESCRIPCION Nombre: Escribe el nombre de identificación de la partida de una póliza.

Condición: Se utiliza en Ventas y condiciona una Venta Normal o Venta

Mostrador

Debe: Cargos de la partida.

Haber: Abonos de la partida.

Cuenta Contable: Se elige la generalización para la asignación de la partida Cuenta (por omisión): Indica una cuenta fija.

Omitir Concepto: No toma en cuenta el Centro de Costos para efecto de esa partida.

Omitir Centro de Costos:

Al activar este check el sistema No considera los Centros de Costos Indicados.

Incluir Departamento: Al activar este check el sistema abre una columna adicional llamada Departamento en la vista de la póliza.

Continuando con el ejemplo. Al ingresar al Menú Principal/Procesos/Ventas y abrir un movimiento Factura en estatus Concluido se podrá observar la póliza contable emitida automáticamente.


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Imagen 103 – Tablero de Control Ventas

Ingresa al Menú Ver/Posición del Movimiento, el sistema muestra póliza contable.

Imagen 104 – Póliza Contable Ventas

Al capturar los datos requeridos presiona el icono . Una vez Configuradas las Pólizas Contables el sistema genera en cada movimiento realizado la póliza respectiva.


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XII AUTOMATIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES La generalización de una cuenta contable puede ser por:

Imagen 105 – Pantalla Captura Pólizas

Cuenta Contable Descripción

Por Omisión: Se aplica cuando se requiere una cuenta fija (se aplica a todos los módulos).

Tipo Contacto: Se utilizan para agrupar a sub tipos y asignar diferentes cuentas contables. *

Rama Contacto: Son estructuras personalizadas que el usuario crea de acuerdo a sus necesidades. La rama se utiliza en los siguientes catálogos del sistema: Clientes, proveedores, almacenes, cuentas de dinero, proyectos y en los centros de costos es configurable.


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Cuenta Contable Descripción Retención contacto: Esta función sirve para utilizar la cuenta de retenciones que se

carga en cada cliente, proveedor y personal.

Contacto: Se utiliza para contabilizar a detalle.

Almacén /AF Asigna una cuenta en función del almacén elegido.

Rama Artículo: Configura las cuentas contables por ramas de artículos.

Artículo: Configura por cada artículo una cuenta contable diferente.

Categoría AF: Asigna una cuenta en función de cada categoría de activos fijos.

Categoría AF Fiscal: Asigna una cuenta fiscal en unción de cada categoría de activos fijos.

Clasificación: Son agrupadores que muestran la estructura contable en los módulos de Ventas, Gastos y Atención.

Tabla %: Asigna la cuenta correspondiente según % de IVA.

Cuenta dinámica: Da de alta de manera automática una cuenta auxiliar en el catálogo de cuentas contables.

Concepto: Asigna cada concepto una cuenta contable.

Forma Pago: Asigna a cada forma de pago una cuenta contable.

Cuenta Dinero: Asigna a cada cuenta de dinero una cuenta contable.

Cuenta Destino: Sirve para transferencias bancarias.

Concepto Recibo Contabiliza los diferentes conceptos de la nómina.


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ANEXO 1 – FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD


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ANEXO 2 – CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE CONTABILIDAD

MOVIMIENTO CLAVE Diario Cont.P Ingresos Cont.P Egresos Cont.P Cierre Cont.C Presupuesto Cont.PR


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TABLA DE IMAGENES Imagen 1 – Icono Intélisis.............................................................................................................. 8 Imagen 2 – Acceso Intélisis........................................................................................................... 8 Imagen 3 – Selección de empresa................................................................................................ 9 Imagen 4 – Selección de sucursal ................................................................................................ 9 Imagen 5 – Ejemplo Acceso Intélisis ............................................................................................ 9 Imagen 6 – Pantalla Principal Intélisis ........................................................................................ 10 Imagen 7 – Tablero de Control.................................................................................................... 11 Imagen 8 – Filtro Buscar ............................................................................................................. 12 Imagen 9 – Filtro Movimiento ...................................................................................................... 12 Imagen 10 – Filtro Estatus .......................................................................................................... 12 Imagen 11 – Filtro Fecha ............................................................................................................ 13 Imagen 12 – Ventana Fecha específica..................................................................................... 14 Imagen 13 – Filtro Usuario .......................................................................................................... 14 Imagen 14 – Filtro Sucursal ........................................................................................................ 15 Imagen 15 – Tablero de Control.................................................................................................. 15 Imagen 16 – Menú secundario.................................................................................................... 16 Imagen 17 –Propiedades del movimiento................................................................................... 16 Imagen 18 – Ventana Localizar................................................................................................... 17 Imagen 19 –Ventana Presentación Preeliminar.......................................................................... 18 Imagen 20 –Ventana Personalizar Vista..................................................................................... 18 Imagen 21 – Agrupadores por Moneda ...................................................................................... 18 Imagen 22 – Pantalla Principal Contabilidad ............................................................................. 20 Imagen 23 –Menú Archivo .......................................................................................................... 22 Imagen 24 – opción Nuevo Usando.......................................................................................... 22 Imagen 25 – opción localizar....................................................................................................... 23 Imagen 26 – Propiedades del Movimiento.................................................................................. 23 Imagen 27 – Menú Edición.......................................................................................................... 25 Imagen 28 - Anexos .................................................................................................................... 25 Imagen 29 – opción Diferencia.................................................................................................... 26 Imagen 31 – Menú Ver................................................................................................................ 27 Imagen 32 – Información de la Cuenta ....................................................................................... 27 Imagen 33 – Información del Proyecto ....................................................................................... 28 Imagen 34 – Pantalla Póliza Diario ............................................................................................. 29 Imagen 35 – Pantalla Póliza Ingresos......................................................................................... 30 Imagen 36 – Póliza Egresos ....................................................................................................... 31 Imagen 37 – Póliza Cierre........................................................................................................... 32 Imagen 38 – Pantalla de Exploradores ....................................................................................... 33 Imagen 39 – Vista Previa Balanza de Comprobación ................................................................ 34 Imagen 40 – Reporte Balanza de Comprobación....................................................................... 35 Imagen 41 – Vista Previa Mayor Gral ......................................................................................... 36 Imagen 42 – Reporte Mayor General.......................................................................................... 36 Imagen 43 – vista Previa Mayor Detalle ..................................................................................... 36 Imagen 44 – Reporte Mayor Detalle ........................................................................................... 36 Imagen 45 –Vista previa Diario Gral ........................................................................................... 37 Imagen 46 – Reporte Diario General .......................................................................................... 37 Imagen 47 – Vista Preeliminar Auxiliares ................................................................................... 38 Imagen 48 – Reporte Auxiliares.................................................................................................. 39 Imagen 49 – Vista Preeliminar Acumulados ............................................................................... 40


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Imagen 50. – Reporte Acumulados............................................................................................. 40 Imagen 51 – Vista Preeliminar Póliza Concentrada.................................................................... 41 Imagen 52 – Reporte Póliza Concentrada ................................................................................. 41 Imagen 53 – Vista Preeliminar Saldo Promedio Diario............................................................... 42 Imagen 54 – Reporte Saldo Promedio Diario ............................................................................. 42 Imagen 55 –Vista previa Saldo Promedio Mensual .................................................................... 43 Imagen 56 – Reporte Saldo Promedio Mensual ......................................................................... 44 Imagen 57 – Vista Previa Catalogo de Cuentas ......................................................................... 44 Imagen 58 – Reporte Catalogo de Cuentas................................................................................ 45 Imagen 59 – Vista Previa Pólizas................................................................................................ 45 Imagen 60 – Reporte Pólizas ...................................................................................................... 46 Imagen 61 – Vista Previa Estado de Posición Financiera .......................................................... 47 Imagen 62 – Estado de Posición Financiera............................................................................... 48 Imagen 63 – Edo de Posición Financiera Anual ......................................................................... 48 Imagen 64 – Reporte Estado de Posición Financiera Anuales................................................... 49 Imagen 65 – Vista Previa Estado de Resultados....................................................................... 50 Imagen 66 – Reporte Estado de Resultados .............................................................................. 51 Imagen 67 – Vista Previa Estado de Resultados Anual ............................................................. 52 Imagen 68 – Reporte Estado de Resultados Anual .................................................................... 52 Imagen 69 – Vista Preeliminar Edo Resultados (Presupuesto).................................................. 53 Imagen 70 – Reporte Estado de Resultados (Presupuesto) ...................................................... 53 Imagen 71 – Vista Preeliminar Estados de Resultados Anuales............................................... 54 Imagen 72 – Reporte Estados de Resultados Anuales .............................................................. 54 Imagen 73 – Vista Preeliminar Origen y Aplicación de Recursos............................................... 55 Imagen 74 – Reporte Origen y Aplicación de Recursos ............................................................. 55 Imagen 75 – Vista Preeliminar Sistema Detallista ...................................................................... 55 Imagen 76 – Reporte Sistema Detallista..................................................................................... 56 Imagen 77 – Vista Preeliminar Actualización de Activo Fijo ....................................................... 57 Imagen 78 Reporte Actualización Activo Fijo.............................................................................. 57 Imagen 79 – Vista Preeliminar Actualización de la Depreciación............................................... 58 Imagen 80 – Reporte Actualización de la Depreciación ............................................................. 58 Imagen 81 – Vista Preliminar Actualización del Capital Social................................................... 58 Imagen 82 – Reporte Actualización de Capital Social ................................................................ 59 Imagen 83 – Vista Preeliminar Actualización de Resultado del Ejercicio ................................... 60 Imagen 84 – Reporte Actualización del Resultado del ejercicio ................................................. 60 Imagen 85 – Pantalla Cuentas .................................................................................................... 61 Imagen 86 – Vista Preeliminar Actualización de Activos Monetarios ......................................... 61 Imagen 87 – Reporte Actualización de Activos Monetarios........................................................ 62 Imagen 88 –Principales Clientes................................................................................................. 62 Imagen 89 – Reporte Principales Clientes.................................................................................. 62 Imagen 90 – Principales Proveedores ........................................................................................ 63 Imagen 91 – Reporte Principales Clientes.................................................................................. 63 Imagen 92 –Vista Preeliminar Traspasar Movimientos .............................................................. 64 Imagen 93 - Ventana Confirmación del Movimiento ................................................................. 64 Imagen 94 – Información Movimiento ......................................................................................... 65 Imagen 95 – Tablero de Control Contabilidad ............................................................................ 65 Imagen 96 – Pantalla Captura Contabilidad ............................................................................... 65 Imagen 97 – Confirmación Movimiento....................................................................................... 66 Imagen 98 – Información Movimiento ......................................................................................... 66 Imagen 99 – Tablero de Control Cierre....................................................................................... 66 Imagen 100 – Contabilidad Cierre............................................................................................... 67 Imagen 101 – Menú Edición........................................................................................................ 67


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Imagen 101 – Contabilidad Automática Ventas .......................................................................... 69 Imagen 102 – Póliza Automática Ventas .................................................................................... 70 Imagen 103 – Tablero de Control Ventas ................................................................................... 71 Imagen 104 – Póliza Contable Ventas........................................................................................ 71 Imagen 105 – Pantalla Captura Pólizas...................................................................................... 72


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GLOSARIO Y SIGLAS

CONCEPTO SIGNIFICADO Acreedor Aquel que tiene crédito a su favor, es decir, que se le debe. Activo: Es el conjunto de bienes y valores que posee en propiedad el

empresario. Activo circulante: Implica la idea de conversión a efectivo de los valores que la forman,

clasificando en ello al dinero en efectivo, depósito bancario en cuenta de cheques, mercancías, documentos por cobrar, clientes, etc.

Activo fijo:

Son inversiones permanentes cuya finalidad no es convertirse en dinero, sino prestar un servicio eficaz a la negociación, dividiéndose en tangible e intangible.

Amortización: La cantidad que debe entregarse periódicamente para extinguir una deuda

Balance

El balance general es el documento que muestra la situación financiera de un negocio a determinada fecha, mediante la exposición de su activo, Pasivo y Capital.

Balanza: Es el documento donde se listan las cuentas con indicación de los cargos y los abonos de cada una, para comprobar que los cargos han correspondido numéricamente a los abonos (balanza de movimientos). La balanza de saldos es el documento donde se listan los saldos deudores y los acreedores de las cuentas.

Capital:

Hacienda, caudal, patrimonio. Conjunto de valores y bienes invertidos por el empresario o los empresarios en un negocio y representa la diferencia entre el activo y el pasivo.

Capital contable: Está representado por el total de activos que se emplean en un negocio, menos el pasivo, sin distinción alguna según su procedencia.

Capital social

Es el invertido de manera positiva y permanente por los propietarios (socios, accionistas, etc.) sin obligación por parte de la empresa para devolverlo, salvo el caso de disolución o liquidación de la sociedad.

Cuenta:

Cada una de las páginas del Libro Mayor. Es el registro de una o más partidas referidas a un mismo objeto o persona.

Depreciación

Pérdida de valor de una cosa por el simple hecho de su uso cotidiano o del paso del tiempo.

Diario, Libro de Registro en orden cronológico de todas las operaciones de la empresa mediante escrituras o partidas denominadas asientos. De este libro se toman los datos necesarios para su pase al Mayor.

Egreso: Disminución del patrimonio en virtud de gastos o pérdidas, sin que haya necesidad de una salida material


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Entrada: Movimiento de valores tangibles en virtud del cual se aumentan los ya existentes.

Estados financieros:

Son los documentos contables que se formulan con el objeto de informar periódicamente a los propietarios, accionistas, administradores, acreedores y público en general sobre la situación y desarrollo financiero que ha tenido un negocio, como consecuencia de las operaciones realizadas.

Haber:

Es el lado derecho de una cuenta de mayor, por donde se abona o se acredita una cantidad.

Mayor, Libro: Segunda anotación que lleva el pase de las anotaciones del libro de Diario. Consiste en el registro de las cuentas de dicando para ellas una página o folio

Partida Cada uno de los asientos contables de una cuenta. pasivo: Conjunto de obligaciones y gravámenes a cargo de los propietarios o

empresarios de un negocio. Póliza Libranza o instrumento en que se da orden para recibir o cobrar

algún dinero. Saldo(s): Es la diferencia de las sumas de lo anotado en el Debe con las

sumas de lo anotado en el Haber Ganancia.

Valor positivo residual, que como consecuencia de un flujo bidireccional de ingresos y costos, incrementa el patrimonio neto de una organización, medido según ciertas reglas convencionales

Pérdida Valor negativo residual que como consecuencia de un flujo bidireccional de ingresos y costos, disminuye el patrimonio neto de una organización, medido según ciertas normas convencionales.

Estados Contables

Son documentos informativos que se efectúan para diversos fines, mediante una adecuada recopilación y el ordenamiento sintético de datos consignados en los registros contables. Deben circunscribirse al cumplimiento de formalidades legales. Los estados contables básicos son: Estados de Situación Patrimonial, Estado de Resultados, Estado de Evolución del Patrimonio Neto, Estado de Variaciones del Capital Corriente o Estado de Origen y aplicación de Fondos.

Depreciación.

Disminución del valor o precio de una cosa, ya sea con relación a la que antes tenía o comparándola con otras de su clase.

Asiento Contable

Anotaciones efectuadas en los registros contables, de las operaciones realizadas por la empresa, aplicando normas de contabilidad. Implica la teneduría de libros con aplicación de normas contables para el registro relativo a la representación patrimonial.

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